Plan för Särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller ex

Transcription

Sida
TJÄNSTESKRIVELSE
1(1)
Datum
Referens
2015-03-30
Diarienummer 150248
Landstingsdirektörens stab
Kanslienheten
Landstingsstyrelsen
Plan för Särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse i Landstinget i Kalmar län
Förslag till beslut
Landstingsstyrelsen antar Plan för Särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse i Landstinget i Kalmar län.
Bakgrund
Av lagen om extra ordinära händelser i kommuner och landsting följer att
planen för Särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse
revideras vid varje ny mandatperiod. Detta grundar sig på att planen ska utgå
från uppdaterade risk- och sårbarhetsanalyser och ny lagstiftning.
Planen för särskild sjukvårdsledning beskriver arbetsformerna för sjukvårdsledning med stab på regional och lokal nivå samt på skadeplats och har tagits
fram av Kris och beredskap. Planen är övergripande och samtliga
förvaltningar utgår från denna vid framtagande av verksamhetsspecifika
instruktioner.
Eva Ingesson
Beredskapsplanerare
Bilagor
Bilaga 1
Bilaga 2
Bilaga 3
Bilaga 4
Plan för Särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse i Landstinget i Kalmar län.
Åtgärdskort.
Verktygslådan.
Manual för WIS - Webbaserat informationssystem.
Webbplats
E-post
Organisationsnr
Landstinget i Kalmar län
Ltkalmar.se
[email protected]
232100-0073
Postadress
Besöksadress
Telefon
Bankgiro
Landstinget i Kalmar län
Box 601
391 26 Kalmar
Strömgatan 13
391 26 Kalmar
0480-810 00 vx
833-3007
Plan för särskild sjukvårdsledning
– vid allvarlig eller extraordinär händelse
1
L A N DS T I N G E T I K A L M A R L Ä N 2 015 -X X-X X
Syfte:
Säkerställa krisberedskapen inom Landstinget i
Kalmar län så att verksamheten kan upprätthållas
vid allvarlig eller extraordinär händelse.
Mål:
Särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller
extraordinär händelse vid Landstinget i Kalmar län
ska bedrivas enligt de rutiner som beskrivs i planen,
Giltighet:
Tills vidare,
Målgrupp:
Medarbetare, chefer/ledare och förtroendevalda
inom landstinget,
Ansvarig för dokumentet:
Planeringsenheten, Kris och beredskapsenheten,
Revideras och följs upp:
Vid behov eller minst vart fjärde år,
Beslutsdatum:
2015-xx-xx
Beslutat av:
Landstingsstyrelsen.
L ANDSTINGET I K ALMAR L ÄN
P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E
F O T O : B J Ö R N WA N H ATA L O, I N F O R M AT I O N S E N H E T E N
P R O D U K T I O N : I N F O R M AT I O N S E N H E T E N
2
|
LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218
Innehåll
INNEHÅLL SFÖR TECKNING2
INRIK TNINGSBESLUT18
FÖRORD4
STABEN – ET T STÖD TILL
S JUK VÅRDSLEDNINGEN19
PLAN FÖR SÄRSKILD SJUKVÅRDSLEDNING OCH
INSTRUK TIONER – SÅ HÄNGER DET IHOP
STABSCHEF
5
L AGSTIF TNING6
ALLVARLIG HÄNDEL SE OCH
E X TR AORDINÄR HÄNDEL SE
Exempel på hot och risker som kan komma
att definieras som allvarlig eller extraordinär
händelse
7
7
PRINCIPER FÖR ARBETE VID ALLVARLIG/
E X TR AORDINÄR HÄNDEL SE
8
Ledningsnivåer
Ledningskomponenter
Beredskapslägen
Ledningsroller
8
8
8
8
10
Inledande kontakter och arbete
Larmning och inkallning
10
12
SYSTEMATISK T KRISHANTERINGSARBETE
13
FUNKTIONEN FÖR INSATS
26
FUNKTIONEN FÖR SAMVERKAN
28
FUNKTIONEN FÖR KOMMUNIKATION
30
FUNKTIONEN FÖR DOKUMENTATION
34
ÖVRIGA FUNKTIONER
37
Funktionen för personal
Funktionen för logistik och service
Funktionen för experter
Funktionen för IT
Funktionen för telefoni
37
37
37
37
FUNKTIONEN FÖR KRISSTÖD
38
OCH LOK AL SJUK VÅRDSLEDNING
37
40
L ANDSTINGSDIREK TÖREN41
POLITISK LEDNING
41
SÄRSKILD SJUKVÅRDSLEDNING PÅ SK ADEPLATS 42
Inledande arbete
Olika roller
SÄRSKILD SJUK VÅRDSLEDNING PÅ REGIONAL
15
43
44
ORGANISATIONSSCHEMA46
SÄRSKILD SJUK VÅRDSLEDNING PÅ LOK AL
NIVÅ MED STAB
25
INFORMATIONSDELNING MELL AN REGIONAL
9
L ARM – NÅGOT HAR HÄNT
NIVÅ MED STAB
22
FUNKTIONEN FÖR ANALYS
RUTINER FÖR AT T SÄKR A SAMORDNING OCH
SÄRSKILD SJUK VÅRDSLEDNING
– ÖVERGRIPANDE BESKRIVNING
20
FUNKTIONEN FÖR LÄGESBILD
16
3
|
Förord
L ANDSTINGETS ARBETE VID EN ALLVARLIG
ELLER E X TR AORDINÄR HÄNDEL SE ST YRS AV FLER A
OLIK A L AGAR OCH FÖRORDNINGAR.
En av dessa är Lagen (2006:544) om kommuners och landstings
åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och
höjd beredskap. Bestämmelserna i denna lag syftar till att kommuner och landsting skall minska sårbarheten i sin verksamhet
och ha en god förmåga att hantera krissituationer i fred.
Enligt Hälso- och sjukvårdslagen (SFS 1982:763, HSL) ska
landstinget erbjuda en god hälso- och sjukvård åt dem som
befinner sig inom landstingets geografiska område samt säkerställa att en ändamålsenlig ambulansorganisation finns inom
landstinget. Enligt § 7 skall landstinget planera sin hälso- och
sjukvård så att en katastrofmedicinsk beredskap upprätthålls.
Även andra styrdokument av betydelse för den katastrofmedicinska beredskapen ska beaktas i arbetet.
Med stöd av gällande lagar, förordningar och bestämmelser
har en plan för särskild sjukvårdsledning upprättats för landstinget i Kalmar län. Vid utarbetande av planen har hänsyn tagits
till barnperspektivet enligt krav i Regeringens proposition Strategi för att stärka barnets rättigheter (Prop. 2009/10:232).
Planen för särskild sjukvårdsledning är gemensam för hela
Landstinget i Kalmar län och är utgångspunkten för instruktioner som finns för varje förvaltning. Arbetsrutiner som beskrivs i planen ska tillämpas vid alla typer av allvarlig eller
extraordinär händelse som påverkar någon eller några av
verksamheterna inom Landstinget i Kalmar län. Störningar
av mindre omfattning hanteras enligt ordinarie rutiner.
Revidering av planen för särskild sjukvårdsledning för Landstinget i Kalmar län genomförs av kris- och beredskapsenheten
och fastställs av landstingsstyrelsen efter synpunkter från regionala säkerhets- och krisberedskapskommittén (RSBK). Varje
ny mandatperiod inleds med en revidering och fastställande av
plan.
Respektive chef i linjeorganisation ansvarar för att all personal får information om gällande plan för särskild sjukvårdsledning för Landstinget i Kalmar län.
4
|
Plan
PL A N F Ö R SÄ R S K I L D S J U K VÅ R DS L E D N I N G O C H
I N S T R U K T I O N E R – SÅ H Ä N G E R D E T I H O P
pletterar varandra. Samtliga verksamheter utgår från
planen för särskild sjukvårdsledning och kompletterar
denna med verksamhetsspecifika instruktioner. Detta
innebär att respektive sjukhus och förvaltning utarbetar:
Detaljerade instruktioner för egen verksamhet oavsett händelsens art
Instruktioner för specifika händelser som kan drabba
sjukhuset/förvaltningen och/eller samhället och som
påverkar verksamheten
Planen för särskild sjukvårdsledning beskriver arbetsformer för sjukvårdsledning med stab på regional och lokal
nivå samt på skadeplats. Planen är av generell karaktär
och utgör en grund vid alla typer av händelser. Som
komplement till planen för särskild sjukvårdsledning
finns mer detaljerade instruktioner för respektive sjukhus samt för IT-förvaltningen, Primärvårdsförvaltningen,
Smittskyddsläkaren, Psykiatriförvaltningen, Folktandvården, Landstingsservice, Kalmar Länstrafik (KLT) och
Bildningsförvaltningen. Representant från IT-förvaltningen deltar alltid i regional sjukvårdsledning med stab. Övriga förvaltningar
deltar beroende på typ av händelse. Skissen nedan
beskriver på vilket sätt planen och instruktionerna kom-
Instruktionerna för de olika sjukhusen och förvaltningarna upprättas i samverkan för att säkerställa
synkroniserat arbetssätt n
PL A N FÖ R SÄ R SK I LD S J U K VÅ R DSLE DN I N G
Beskriver arbetsformer för särskild sjukvårdsledning på regional och lokal nivå samt på skadeplats. Innefattar rutiner för
sjukvårdsledning med stab
INSTRUK TIONER FÖR
L ÄNSS JUKHUSET I K ALMAR
INSTRUK TIONER FÖR
OS K A R S H A M N S S J U K H US
INSTRUK TIONER FÖR
VÄ S T E R V I K S S J U K H US
INSTRUK TIONER FÖR
F Ö R VA LT N I N G A R *
I N N E H Å LL
Instruktioner för oavsett händelsens art, t ex (alla förvaltningar har inte samtliga delar):
Larmning, larmvägar, beredskapslägen
n Bemanning vid respektive beredskapsläge, telefonlista
n Organisatoriska frågor vid olika beredskapslägen
n Registreringsrutiner för inkommande patienter
n Fördelning av patienter till olika avdelningar och mottagningar
n Anhöriga
n Media
n Utrustning och materiel vid allvarlig händelse
n
Instruktioner för hantering av specifika händelser som kan drabba sjukhuset/förvaltningen, t ex:
n Bortfall av vatten, el, värme, tele och gas
n IT-avbrott
n Brand i byggnad
n Bombhot Utgår från risk- och sårbarhetsanalysen
Instruktioner för hantering av specifika händelser som kan drabba samhället, t ex:
n Smitta
n CBRNE-händelse
n Extremt väder
Utgår från risk- och sårbarhetsanalysen
Instruktioner för respektive enhet/klinik vid olika beredskapslägen
* Med förvaltningar avses: IT-förvaltningen, Primärvårdsförvaltningen, Smittskyddsläkaren, Psykiatriförvaltningen, Folktandvården, Landstingsservice, Kalmar Länstrafik (KLT) och Bildningsförvaltningen.
5
|
Lagstiftning
A R B E T E T V I D A L LVA R L I G E L L E R E X T R AO R D I N Ä R
H Ä N D E L S E S T Y R S AV FL E R A O L I K A L AG S T I F T N I N G A R .
Socialstyrelsens föreskrift och allmänna råd, Katastrofmedicinsk beredskap (SOSF 2013:22)
Enligt föreskriften ställs krav på Landstinget att vid allvarlig händelse ha förmåga att larma och aktivera nödvändiga funktioner samt leda och samordna berörd
sjukvårdsenhet. Landstinget ska även ha förmåga att
genomföra sjukvårdsinsatser i skadeområdet, utföra
sjuktransporter, omhänderta drabbade på vårdenheter
samt samverka med andra aktörer på lokal, regional och
nationell nivå.
Hälso- och sjukvårdslagen (SFS 1982:763, HSL)
Enligt HSL 7§ skall landstinget planera sin hälso- och
sjukvård så att en god katastrofmedicinsk beredskap
upprätthålls. Genom HSL 4a § får landstinget ställa resurser till förfogande för att bistå ett annat landsting
som drabbats av en extraordinär händelse.
Lag om kommuners och landstings åtgärder inför
och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd
beredskap (SFS 2006:544)
Lagen om skydd mot olyckor (SFS 2003:778)
Förordningen om skydd mot olyckor (SFS 2003:789)
I denna lagstiftning fastställs samhällets ansvar för räddningstjänsten. Landstinget har enligt hälso- och sjukvårdslagen skyldighet att svara för medicinska insatser
i samverkan med statlig och kommunal räddningstjänst.
Förordning om kommuners och landstings åtgärder
inför och vid extraordinära händelser i fredstid och
höjd beredskap (SFS 2006:637)
Enligt denna lag ska det finnas en nämnd inom landstinget för att fullgöra uppgifter under extraordinära
händelser. Nämnden kallas krisledningsnämnd och ska
utses för varje ny mandatperiod. Krisledningsnämnden
får fatta beslut om att överta hela eller delar av ett verksamhetsområde från övriga nämnder i landstinget.
Ordförande, eller vid förhinder vice ordförande, bedömer när en extraordinär händelse medför att nämnden skall träda i funktion. Ordförande, eller vid förhinder
vice ordförande, får fatta beslut på nämndens vägnar om
ärendet är så brådskande att nämndens avgörande inte
kan avvaktas. För varje ny mandatperiod skall landstingsfullmäktige fastställa en plan för hur man skall hantera extraordinära händelser.
Smittskyddslagen (SFS 2004:168)
I samband med en händelse som faller under denna lag
träder smittskyddsläkaren in som egen myndighet. I Kalmar län finns en speciell plan för hantering av händelser
som går under smittskyddslagen n
6
|
Allvarlig händelse och
extraordinär händelse
Extraordinär händelse
Med extraordinär händelse menas en händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller
överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en
kommun eller ett landsting enligt lagen (2006:544) om
extraordinära händelser i fredstid hos kommuner och
landsting. Vid extraordinär händelse aktiveras krisledningsnämnden inom landstinget.
Allvarlig händelse
Allvarlig händelse används som ett samlingsbegrepp
inom hälso- och sjukvård, hälsoskydd, smittskydd och
socialtjänst för olika typer av händelser, inklusive risk för
eller hot om sådana.
Med allvarlig händelse menas en händelse som kräver
att verksamheten leds på ett särskilt sätt. Händelser som
inte är direkt patientrelaterade, men som ändå påverkar
hälso- och sjukvården betydligt, kan också definieras
som allvarlig händelse. Allvarliga händelser kan i vissa
fall få så stora konsekvenser att lagen (2006:544) om
extraordinära händelser i fredstid hos kommuner och
landsting kan behöva tillämpas.
Exempel på hot och risker som kan komma att definieras
som allvarlig eller extraordinär händelse
Stora omfattande trafikolyckor
Bränder
Extremt väder
Olycka vid publika evenemang
Störnings i vatten-, el- eller teleförsörjningen
Omfattande IT-störning
Förtroendekris
Psykosocial påverkan på samhället som en följd av traumatiska händelser
Explosioner
Spridning av biologiska smittämnen/giftiga ämnen
Utsläpp av kemiska ämnen
Radiologiska och nukleära händelser
Mottagande av asyl- och hjälpsökande med stort vårdbehov
Terrorhändelse
7
|
Principer
PR I N C I PE R F Ö R A R B E T E V I D A L LVA R L I G /
E X T R AO R D I N Ä R H Ä N D E L S E
Vid en allvarlig/extraordinär händelse måste målsättningen för landstingets arbete förändras. Situationen
kan t ex kräva extra resurser, omfattande samordning
med andra aktörer eller långvarig mediehantering. Detta förutsätter en ledning som kan prioritera mellan den
allvarliga/extraordinära händelsen, normal verksamhet
och kraven på beredskap.
Strategisk ledning Beslutar om inriktningen för en sjukvårdsinsats och prioriterar sjukvårdsresurser mellan olika pågående sjukvårdsinsatser. Tillför ytterligare sjukvårdsresurser och
fördelar dessa på ett optimalt sätt. Upprätthåller en normal beredskap för övriga sjukvårdsinsatser. Utövas till
största delen av den regionala nivån.
Vid allvarlig/extraordinär händelse leds Landstinget i Kalmar län enligt ledningsmodellen
”Särskild sjukvårdsledning vid allvarlig händelse” vilket beskrivs i detta dokument.
Operativ ledning
Leder insatsen inom givna ramar och utifrån den inriktning som finns för sjukvårdsinsatsen. Utövas till största
delen av lokal nivå, dvs skadeområde och det enskilda
sjukhuset.
Beredskapslägen
Vid beslut av tjänsteman i beredskap (TiB) om allvarlig
händelse upprättas en särskild sjukvårdsledning på regional nivå. Denna ledning har dispositionsrätt över all
verksamhet som landstinget bedriver och kan använda
de samlade resurserna fritt för att lösa uppgiften. En
särskild sjukvårdsledning på lokal nivå upprättas på
skadeplats (om sådan finns) och på berört sjukhus. Ledningsmodellen för arbete under allvarlig/extraordinär
händelse bygger på fyra grundstenar:
Stabsläge Ledningen etableras och situationen identifieras. Nödvändiga åtgärder vidtas och händelseutvecklingen följs.
Förstärkningsläge Ledningen etableras och vissa funktioner förstärks.
Katastrofläge Ledningen etableras och tar alla sjukvårdsresurser i anspråk. Hela staben larmas in på regional och lokal nivå
(berörda sjukhus).
Ledningsnivåer
Nationell nivå Ledningsfunktion för nationell samordning. Samordnar
vid behov kontakten med andra myndigheter och med
den nationella politiska ledningen.
Ledningsroller
Sjukvårdsledaren Beslutsfattare och övergripande ansvarig för sjukvårdsinsatsen.
Regional nivå
Ledningsfunktion som är landstingsövergripande och
omfattar samordning av landstingets samlade resurser
och aktiviteter. Säkerställer kontakten med andra landsting samt andra myndigheter. Resurssamordningen mellan landsting utgår från det landsting där händelsen har
inträffat.
Medicinskt ansvarig Ansvarar för de medicinska besluten under sjukvårdsinsatsen.
Stabschef Leder stabens arbete.
Lokal nivå Ledningsfunktion som omfattar samordning av resurser
Samtliga ledningsroller finns på regional och
och aktiviteter i skadeområde och på sjukhus.
lokal nivå samt på skadeplats. När ledningen
bara består av en person, innehar denne
person både rollen som sjukvårdsledare och
medicinskt ansvarig. Den medicinskt ansvarige ska ha lägst sjuksköterskeutbildning.
Ledningskomponenter
Normativ ledning Tolkar och beslutar om sjukvårdsorganisationens roll
och uppgift utifrån gällande lagstiftning. Utövas till
största delen av den nationella nivån, landstingsdirektören och den politiska ledningen.
8
|
Särskild sjukvårdsledning
– övergripande beskrivning
V I D E N A L LVA R L I G / E X T R AO R D I N Ä R H Ä N D E L S E S O M Ä R B E K R Ä F TA D AV T I B, U PPR ÄT TA R L A N DS T I N G E T I K A L M A R
L Ä N O M G Å E N D E E N SÄ R S K I L D S J U K VÅ R DS L E D N I N G PÅ R EG I O N A L N I VÅ , PÅ B E R Ö R T S J U K H US O C H PÅ E V E N T U E L L
S K A D E PL AT S ( V I D V I SSA T Y PE R AV H Ä N D E L S E R F I N N S I N G E N S K A D E PL AT S ).
vid behov representerade i sjukvårdsledningen på regional nivå. Deltagandet varierar beroende på typen av händelse.
I kommande kapitel ges en fördjupad beskrivning av
landstingets arbete enligt modellen särskild sjukvårdsledning. I bilaga finns mer detaljerade åtgärdskort för varje funktion. Dessa utgör stöd för både regional och lokal
nivå. I bilaga finns även en verktygslåda med underlag för
arbetet i särskild sjukvårdsledning på regional och lokal
nivå n
Den övergripande organisationen för Landstinget i Kalmar län vid allvarlig/extraordinär händelse beskrivs i figur
nedan. Organisationen gäller vid alla typer av allvarlig/extraordinär händelse. Typen av händelse, omfattning och
komplexitet avgör hur stor bemanning som krävs, vilka
sjukhus som blir berörda och om skadeplats finns.
IT-förvaltningen är alltid representerad i sjukvårdsledning på regional nivå. Primärvårdsförvaltningen, Smittskyddsläkaren, Psykiatriförvaltningen, Folktandvården,
Landstingsservice, KLT samt Bildningsförvaltningen finns
M O D E L L F Ö R SÄ R S K I L D S J U K VÅ R DS L E D N I N G V I D A L LVA R L I G / E X T R AO R D I N Ä R H Ä N D E L S E
LARM
NÅGOT HAR HÄNT
POLITISK LEDNING
TJÄ N S T E M A N I B E R E DS K A P
TIB
L A N DS T I N G S D I R E K TÖ R
SÄ R SK ILD S J UK VÅ R DSLE D IN G
PÅ SK A DE PL AT S
SÄ R S K I L D S J U K VÅ R DS L E D N I N G
R EG I O N A L N I VÅ
VÄ S T E R V I K
OS K A R S H A M N
K ALMAR
Särskild sjukvårdsledning lokal nivå.
9
|
Larm – något har hänt
Inledande kontakter och arbete
Oavsett om händelsen är externt eller internt initierad
genomförs det inledande arbetet på likartat sätt. Det är
alltid TiB som fattar det inledande inriktningsbeslutet,
vilket inkluderar beslut om beredskapsläge. Nedan beskrivs inledande kontakter och åtgärder.
Vid en händelse tas alltid inledande kontakter med TiB.
En händelse kan initieras externt eller internt:
Extern initiering: TiB blir larmad av SOS Alarm (exempelvis omfattande olycka).
Intern initiering: TiB blir kontaktad av någon verksamhet inom landstinget (exempelvis IT-problem).
I N L E DA N D E KO N TA K T E R O C H A R B E T E
SOS AL ARM
A LT E R N AT I V T N ÅG O N
I EGEN VERKSAMHET
Larmar TIB.
TIB
Inhämtar information
Fattar inledande inriktningsbeslut:
n Beredskapsläge
n Eventuellt revidering av fast fördelningsnyckel
n Övrig initial inriktning
Kontaktar:
Sjukvårdsledare regional nivå
n Sjukvårdsledare lokal nivå
n Kommunikationsansvarig
n Landstingsdirektören
n IT-tekniker
n
Upprätthåller kontakt med sjukvårdsledare på ev skadeplats.
Startar händelse i WIS o dokumenterar vad som hänt.
Begär UMS från SOS-Alarm till
för-kännedom-grupp. Information
om beredskapsläge och att mer
uppgifter finns i WIS.
Överlämnar ledning av händelsen till
sjukvårdsledaren.
S OS A L A R M
Skickar UMS till förvaltningsgrupp efter begäran från TiB.
S J U K VÅ R DSLE DA R E R EG I O N A L N I VÅ
Tar över ledningen av händelsen från TiB.
n Kontaktar medicinskt ansvarig och stabschef
på regional nivå.
S J U K VÅ R DSLE DA R E LO K A L N I VÅ
Inleder hanteringen av händelsen på aktuellt
sjukhus.
n Kontaktar medicinskt ansvarig och stabschef
på lokal nivå.
KO MMU N I K AT I O NSA NS VA R I G
F Ö R - K Ä N N E D O M - G R U PP
Får information om beslutat beredskapsläge. Tar del av mer information genom
WIS och eventuellt Navet. Agerar fortsatt
utifrån de direktiv som ges.
S TA BS C H E F
R EG I O N A L R E S PE K T I V E
LO K A L N I VÅ
Inleder stabens arbete enligt
direktiv från sjukvårdledaren.
n Kontaktar personal till stab.
A K U T M OT TAG N I N G A R
Tar del av första informationen
via RAKEL.
Inleder kommunikationsarbetet och utser talesperson i samverkan med sjukvårdsledare.
n Kontaktar talesperson.
L A N DS T I N GSD I R E K TÖ R E N
Tar del av information om händelsen.
n Kontaktar eventuell politisk nivå.
I T-T E K N I K E R
Säkerställer fungerande teknik i regional ledningscentral och att kontakt kan upprättas med
övriga ledningscentraler och förvaltningar.
10
* ”För-kännedom-grupp” består av
landstingsdirektör, sjukhuschefer och
förvaltningschefer
|
Kommunikationsansvarig
Gör bedömning av internt och externt kommunikationsbehov i samråd med TiB/sjukvårdsledare (beroende på om sjukvårdsledare tagit över eller om TiB
fortfarande leder händelsen).
Genomför inledande kommunikationsåtgärder internt och externt.
Utser talesperson i samråd med TiB/sjukvårdsledaren
på regional nivå.
Ansluter till regional stab då denna upprättas och leder därefter arbetet i kommunikationsfunktionen.
SOS Alarm alternativt någon i egen verksamhet
Larmar Tjänsteman i Beredskap (TiB) och ger information om vad som inträffat.
TiB
TiB arbetar på landstingsdirektörens mandat och utgör
sjukvårdsledare och medicinskt ansvarig till dess att
särskild sjukvårdsledning på regional nivå är etablerad.
Inhämtar information om vad som hänt och vad situationen innebär. Tar del av första information från
eventuell skadeplats med hjälp av ”Genom vindrutan
rapport” och RAKEL. Om händelsen saknar skadeplats söker TiB information på annat sätt, t ex genom
dialog internt eller med andra berörda aktörer.
Bedömer situationen och fattar vid behov beslut om
beredskapsläge. (Om situationen kan hanteras med
normala rutiner avvisar TiB allvarlig händelse.)
Fattar inledande inriktningsbeslut.
Överväger om fast fördelningsnyckel behöver revideras direkt. Fattar vid behov beslut om ny fördelningsnyckel.
Kontaktar sjukvårdsledare på regional och lokal nivå,
kommunikationsansvarig, landstingsdirektören samt
IT-tekniker. Sjukvårdsledare på samtliga sjukhus kontaktas även om endast ett sjukhus är berört av aktuell
händelse. Detta görs för att säkra informationsdelningen och för att förbereda för eventuellt agerande
vid övriga sjukhus om detta behövs längre fram i händelseförloppet.
Startar händelse i dagbokssystemet WIS och dokumenterar vad som hänt, vilka åtgärder som genomförts och vad som kommer ske närmaste tiden. Säkerställer att WIS-anteckningarna kan läsas internt.
Begär via SOS Alarm att UMS skickas ut till ”För - kännedom-gruppen” med information om beredskapsläge och att mer uppgifter om aktuell händelse finns i
WIS och eventuellt på Navet.
Överlämnar ledningen av aktuell händelse till sjukvårdsledaren på regional nivå.
Tar kontakt med annan TiB och överlämnar TiB-rollen.
Går därefter in i regionala stabens samverkansfunktion.
Landstingsdirektören
Tar del av information om aktuell händelse.
Avgör om information behöver ges till politisk nivå.
Säkerställer i så fall att denna information ges.
Sjukvårdsledare lokal nivå
Inleder hanteringen av händelsen på aktuellt sjukhus.
Fattar lokalt inriktningsbeslut utifrån det regionala inriktningsbeslutet.
Kontaktar medicinskt ansvarig och stabschef på lokal
nivå. Inleder dialog med sjukvårdsledare på regional
nivå.
Ger direktiv kring var och när sjukvårdsledare och
medicinskt ansvarig på lokal nivå samt stabschef ska
samlas.
Stabschef regional och lokal nivå
Bedömer tillsammans med sjukvårdsledaren vilka delar av staben som behöver kallas in.
Kallar in personal till staben.
Startar upp och organiserar stabens arbete.
För-kännedom-grupp
TiB begär av SOS Alarm att information skickas ut via
UMS till ”För-kännedom-grupp” (landstingsdirektör,
sjukhuschefer, förvaltningschefer). I meddelandet beskrivs beredskapsläget och att mer fakta går att få via
WIS och eventuellt Navet. Landstingsdirektören, sjukhuschefer och förvaltningschefer ska:
Ta del av information i WIS och eventuellt på Navet.
Agera utifrån de direktiv som ges.
Sjukvårdsledare regional nivå
Tar över ledningen av händelsen från TiB.
Kontaktar medicinskt ansvarig och stabschef på regional nivå samt sjukvårdsledare på lokal nivå. Det är
mycket viktigt att sjukvårdsledare på regional respektive lokal nivå tidigt inleder dialog kring hanteringen
av händelsen.
Samråder med kommunikationsansvarig kring inledande kommunikationsarbete.
Ger direktiv kring var och när sjukvårdsledare
och medicinskt ansvarig på regional nivå, kommunikationsansvarig samt stabschef ska samlas.
Akutmottagningar
För att säkerställa att akutmottagningar får information
tidigt vid en händelse som kräver akutvård i stor omfattning, finns RAKEL-apparater utplacerade på samtliga
akutmottagningar. Genom detta kan den inledande
dialogen och bedömningen följas direkt.
11
Larmning och inkallning
|
UMS
UMS betyder Unified Messaging Systems. Genom UMS
skickas meddelande till många personer samtidigt. Den
enskilde får meddelandet på sin telefon. UMS används för
att skicka meddelande till ”För-kännedom-gruppen”. Genom UMS får landstingsdirektören, sjukhuscheferna och
förvaltningscheferna samma information om att något har
hänt och var mer information går att hämta. UMS-funktionen kan även användas för inkallning av stabspersonal.
Ansvarig för UMS-grupper: Kris- och beredskap är ansvarig
för att UMS-grupper upprättas och ajourhålls n
Inkallning
Stabschefen ansvarar för inkallning av personal till staberna
på lokal respektive regional nivå. Vid omfattande inkallningsbehov tar stabschefen kontakt med TiB som via SOS
Alarm hjälper till med inkallningen.
Telefonlistor
Telefonlistor anger alternativa sökvägar för personal i särskild sjukvårdsledning (arbetsnummer och hemnummer).
Ansvarig för telefonlistor: Stabschefen i lokal respektive regional sjukvårdsledning ansvarar för att telefonlistor upprättas och ajourhålls. Uppdaterade telefonlistor skickas till
kris- och beredskap som ansvarar för att dessa finns tillgängliga hos SOS Alarm.
12
|
Systematiskt
krishanteringsarbete
S O M T I D I G A R E B E S K R I V I T S TA R S J U K VÅ R DS L E DA R E N ÖV E R H A N T E R I N G E N AV H Ä N D E L S E N
FR Å N T I B O C H L E D E R DÄ R E F T E R E T T S YS T E M AT I S K T K R I S H A N T E R I N G SA R B E T E .
Skissen nedan med efterföljande text beskriver den systematiska krishanteringsprocess som leder fram till åtgärder i verksamheterna.
Arbetsprocessen bygger på många olika arbetsuppgifter
som görs ute i verksamheterna och i staben. Staben är ett
stöd åt sjukvårdsledningen och säkerställer att:
• Relevant underlag inhämtas inför beslut.
• Beslut omsätts till genomförande.
• Utvärdering av genomförda åtgärder görs.
S YS T E M AT I S K T K R I S H A N T E R I N G SA R B E T E
Något har hänt
Händelsebeskrivning
- detta vet vi
Informationsinhämtning för att
få en bild av vad som hänt, vad
som görs och hur händelsen
uppfattas.
Genomförande
Olika delar i organisationen
ges uppdrag om åtgärder
utifrån beslut.
Sjukvårdsledaren beslutar.
Stabschefen med stab
levererar underlag för beslut
och säkerställer att beslut
genomförs.
Beslut
Samverkan:
Inriktningsbeslutet ligger i linje
med övriga aktörers hantering.
Sjukvårdsledaren fattar
inriktningsbeslut.
utformar kommunikativ
strategi som en del av
inriktningsbeslutet.
13
Analys och prognos
- detta tror vi
Löpande analys av den information som finns om händelsen.
Vilka konsekvenser och behov
tror vi uppstår?
|
inriktningsbeslut med kommunikativ strategi utgör grunden för lokalt inriktningsbeslut och kommunikationsarbetet på det enskilda sjukhuset. Ett mycket nära samarbete
krävs mellan sjukvårdsledningar och staber på regional
och lokal nivå. På motsvarande sätt utgör regionalt inriktningsbeslut med kommunikativ strategi grunden för
arbetet i de olika förvaltningarna (IT-förvaltningen, Primärvårdsförvaltningen, Smittskyddsläkaren, Psykiatriförvaltningen, Folktandvården, Landstingsservice, Kalmar
Länstrafik (KLT) och Bildningsförvaltningen).
Händelsebeskrivning - detta vet vi:
Något har hänt och arbetet med att inhämta information
om händelsen inleds. Fakta behövs kring vad som hänt,
hur de direkta konsekvenserna ser ut och hur situationen
upplevs av de drabbade. Detta görs genom flera olika
aktiviteter, exempelvis information från skadeplats eller
drabbad verksamhet, samverkan med andra aktörer och
omvärldsbevakning. Inledningsvis är informationen oftast mycket begränsad. Staben stödjer sjukvårdsledaren
i arbetet med att inhämta information. Utifrån den information som finns att tillgå utformas en första lägesbild,
dvs ett beslutsunderlag.
I de allra flesta fall är fler aktörer inblandade i
händelsen. Samtliga aktörer har ett gemensamt ansvar för helheten, dvs att händelsen
hanteras på ett sätt som bäst hjälper de drabbade. De beslut som fattas av landstingets regionala sjukvårdsledning måste vara koordinerade med andra aktörer och ligga i linje med en
aktörsgemensam inriktning. Samverkan med
andra aktörer är av avgörande betydelse.
Analys och prognos - detta tror vi:
Genom att analysera inhämtad information skapas en
förståelse för vad händelsen innebär och troligen kommer att innebära framöver. Analysen innebär att vi skapar en bild av troliga konsekvenser och behov. Analysen
är en tolkning av informationen och bygger på vad vi
tror utifrån erfarenheter och expertkunskap. Här skapas grunden för ett pro-aktivt tänkande. Staben stödjer
sjukvårdsledaren i arbetet med att analysera situationen. Resultatet av analys och prognos blir en del av lägesbilden, dvs beslutsunderlaget fördjupas.
När sjukvårdsledaren tagit över ansvaret hanteras händelsen till situationen har nått normalläge, dvs när sjukvårdsledaren bedömer att normala arbetsmetoder kan ta vid
och sjukvården kan bedrivas utan extra resurser. Arbetet
i krisledningsorganisationen avslutas på ett tydligt sätt
och beslutet kommuniceras med samtliga inblandade.
Det är viktigt med tydlighet kring vem som fattar beslut
om beredskapsläge och vem som fattar beslut om att avsluta hanteringen och återgå till normala rutiner. Ansvarsfördelningen kan sammanfattas enligt nedan.
Beslut:
Utifrån händelsebeskrivningen och analysen fattar sjukvårdsledaren inriktningsbeslut om vad som ska göras.
Samtidigt utformar kommunikationsansvarig en kommunikativ strategi, dvs vad som ska kommuniceras och
på vilket sätt detta ska ske.
Det är viktigt att landstingets inriktningsbeslut ligger
i linje med den aktörsgemensamma inriktning som finns
för händelsen som helhet. För att säkra detta krävs löpande samverkan med övriga aktörer. Se mer om detta
under beskrivningen av funktionen för Samverkan.
TiB: Beslutar initialt om beredskapsläge på regional nivå och
lokal nivå.
Genomförande:
Inriktningsbeslut med kommunikativ strategi ligger till
grund för de direktiv som ges till organisationens olika
verksamheter kring genomförande av åtgärder och
kommunikation med drabbade, allmänhet och media.
Regional sjukvårdsledare: Kan vid behov besluta om förändrat beredskapsläge på
både regional och lokal nivå. Fattar även beslut om återgång till normal verksamhet på regional och lokal nivå.
Lokal sjukvårdsledare: Kan vid en händelse som endast berör ett sjukhus fatta
beslut om beredskapsläge på det enskilda sjukhuset. Kan
vid sådan händelse även fatta beslut om återgång till normal verksamhet. Lokal sjukvårdsledare fattar alltid beslut
i samråd med TiB.
Krishanteringsprocessen fortsätter:
Inriktningsbeslut med kommunikativ strategi tillförs
lägesbilden, vilket innebär att beslutsunderlaget uppdateras inför kommande nya beslut. Arbetet med informationsinhämtning fortsätter, nya analyser görs, inriktningsbeslut med kommunikativ strategi revideras och
nya åtgärder genomförs ute i organisationen. Lägesbilden fördjupas successivt och beslutsunderlaget blir allt
bättre.
Krishanteringsarbetet utgår från samma modell på regional och lokal nivå. Arbetet görs med ett övergripande
perspektiv på regional nivå och med ett lokalt och mer
detaljerat perspektiv på respektive sjukhus. Regionalt
Följande kapitel beskriver de olika funktioner som krävs
för att bedriva ett långsiktigt systematiskt krishanteringsarbete i samverkan med övriga aktörer n
14
|
på regional nivå med stab
DÅ T I B TAG I T B E S LU T O M B E R E DS K A P S L ÄG E O C H G E N O M F Ö R T I N I T I A L A ÅTG Ä R D E R , TA R SÄ R S K I L D S J U K VÅ R DS L E D N I N G PÅ R EG I O N A L N I VÅ ÖV E R L E D N I N G E N AV H Ä N D E L S E N R EG I O N A LT. S J U K VÅ R DS L E DA R E N FAT TA R
B E S LU T I SA M R Å D M E D D E N M E D I C I N S K T A N S VA R I G E . SÄ R S K I L D S J U K VÅ R DS L E D N I N G PÅ R EG I O N A L
N I VÅ S TÅ R I KO N TA K T M E D S K A D E PL AT S .
Utformar fördelningsnyckel och inriktningsbeslut och
kommunicera ut denna till sjukvårdsledare på skadeplats och berörda sjukhus.
Följer löpande upp och reviderar fördelningsnyckel
och inriktningsbeslut.
Säkerställer tillsammans med kommunikationsansvarig att den interna och externa kommunikationen sker
samordnat.
Säkerställer att hanteringen av händelsen är samordnat med och ligger i linje med övriga aktörers agerande.
Beslutar om förändrat beredskapsläge och återgång
till normal verksamhet.
Särskild sjukvårdsledning på regional nivå består av sjukvårdsledare och medicinskt ansvarig
med stab.
Uppgifter i stort för särskild sjukvårdsledning på regional nivå med stab
Leder krishanteringsarbetet för landstingets verksamhet.
Analyserar påverkan på sjukvårdsprocessen.
Utformar inriktningsbeslut och säkerställer att åtgärder vidtas.
Säkerställer att landstingets inriktningsbeslut ligger i
linje med eventuellt aktörsgemensamt inriktningsbeslut för händelsen som helhet.
Samordnar resurserna mellan sjukvårdens olika verksamheter.
Säkerställer samordnad intern och extern kommunikation.
Säkerställer samverkan med övriga aktörer.
Säkerställer samverkan med andra landstings TiB/särskilda sjukvårdsledningar.
Medicinskt ansvarig
Den medicinskt ansvarige ansvarar för de medicinska besluten. Uppgifterna kan sammanfattas enligt följande:
Fattar medicinskt inriktningsbeslut som löpande omprövas.
Kommunicerar det medicinska inriktningsbeslutet i
organisationen.
Gör övergripande medicinska bedömningar och prioriteringar.
Håller fortlöpande kontakt med medicinskt ansvariga
på skadeplats och berörda sjukhus.
Gör löpande bedömningar om sjukhus eller andra involverade enheter behöver förstärkning av personal,
utrustning eller läkemedel.
Etablerar kontakt med andra landsting, nationella
myndigheter och sakkunniga.
Staben, som leds av en stabschef, är en förstärkning av
den särskilda sjukvårdsledningen och fungerar som ett
stöd åt sjukvårdsledaren för att genomföra ovanstående uppgifter.
Sjukvårdsledare
Sjukvårdsledaren leder arbetet med aktuell händelse.
Uppgifterna kan sammanfattas enligt följande:
Upprättar kontakt med medicinskt ansvarig.
Utformar inriktningsbeslut (se sidan 18 under Inriktningsbeslut).
Etablerar en stab tillsammans med stabschefen och
skapar förutsättningar för genomförande av beslut.
Etablerar kontakt med särskild sjukvårdsledning på
skadeplats och lokal nivå.
Säkerställer kontakt med IT-förvaltningen, Primärvårdsförvaltningen, Smittskyddsläkaren, Psykiatriförvaltningen, Folktandvården, Landstingsservice, Kalmar
Länstrafik (KLT) och Bildningsförvaltningen beroende
på händelsens art.
Stabschef med stab
Staben är ett stöd till sjukvårdsledaren och medicinskt
ansvarig. Staben leds av en stabschef. Bryggan mellan
sjukvårdsledaren och staben är alltid stabschefen.
Sjukvårdsledaren ska alltid ge staben uppdrag
genom stabschefen.
Stabens arbete beskrivs i särskilt i kapitel ”Staben – ett
stöd till sjukvårdsledningen” n
15
|
på lokal nivå med stab
LO K A L S JUK VÅ R DSLE DA R E H A R DE T Y T TE RS TA A NS VA R E T FÖ R FAT TA DE BE SLU T PÅ A K T UE LLT S JUK HUS.
FUN K T I O N E N A K TI V E R A S AV TIB/S JUK VÅ R DSLEDA R E PÅ R EG IO N A L N I VÅ V ID FÖ R HÖJD BER EDSK A P PÅ S JUK HUSE T.
Följer löpande upp och reviderar inriktningsbeslut.
Säkerställer att information lämnas internt samt till anhöriga och media.
Säkerställer att intagna patienter blir inskrivna och identifierade av polisen om så krävs samt att anhöriga informeras.
Säkerställer att informationscentralen för anhöriga blir
bemannad så att information kan lämnas.
Säkerställer återgång till normal verksamhet vid sänkt
beredskapsläge efter beslut av regional ledning/TiB.
Sjukvårdsledaren på lokal nivå kan vid en händelse
som endast berör ett sjukhus fatta beslut om beredskapsläge på det enskilda sjukhuset. Lokal sjukvårdsledare kan vid sådan händelse även fatta beslut om
återgång till normal verksamhet. Lokal sjukvårdsledare fattar alltid ett sådant beslut i samråd med TiB.
Särskild sjukvårdsledning på lokal nivå består av
sjukvårdsledare och medicinskt ansvarig med
stab.
Uppgifter i stort för särskild sjukvårdsledning på lokal
nivå med stab
Leder krishanteringsarbetet på sjukhuset.
Informerar berörda enheter inom sjukhuset om händelsen.
Analyserar hur den egna vårdenheten påverkas.
Fattar beslut inom ramen för den egna vårdenhetens
befintliga resurser och tilldelade uppgifter.
Disponerar och omfördelar egna resurser för att kunna möta ett akut ändrat vårdbehov.
Samordnar resurserna mellan det egna sjukhusets
olika verksamheter.
Säkerställer att anhöriga till drabbade tas om hand på
ett professionellt sätt.
Säkerställer att massmedia som kommer till sjukhuset
informeras och erbjuds lokal att arbeta i (görs utifrån
direktiv från regional nivå).
Medicinskt ansvarig
Den medicinskt ansvarige ansvarar för de medicinska besluten. Uppgifterna kan sammanfattas enligt följande:
Efterfrågar medicinskt inriktningsbeslut från regional
nivå.
Fattar medicinskt inriktningsbeslut för aktuellt sjukhus
och meddelar medicinskt ansvarig på regional nivå om
detta.
Kommunicerar det medicinska inriktningsbeslutet med
respektive klinik och regional sjukvårdsledning.
Gör övergripande medicinska bedömningar och prioriteringar.
Håller fortlöpande kontakt med respektive klinik.
Meddelar övriga kliniker som kan bli berörda av händelsen.
Mottar löpande patientinformation från akutmottagningen.
Gör löpande bedömningar om sjukhus eller andra involverade enheter behöver förstärkning av personal, utrustning eller läkemedel.
Följer löpande upp och reviderar det medicinska inriktningsbeslutet.
Undersöker om sjukhusets eller andra involverade
enheter behöver förstärkning av personal, utrustning
och läkemedel.
Staben, som leds av en stabschef, är en förstärkning av
den särskilda sjukvårdsledningen och fungerar som ett
stöd åt sjukvårdsledaren för att genomföra ovanstående
uppgifter.
Sjukvårdsledare
Sjukvårdsledaren leder arbetet med aktuell händelse.
Upprättar kontakt med medicinskt ansvarig.
Meddelar särskild sjukvårdsledning på regional nivå
att sjukvårdsledning på lokal nivå är etablerad och
därmed övertar ledningsansvaret för sjukhuset.
Efterfrågar regionalt inriktningsbeslut.
Utformar inriktningsbeslut för aktuellt sjukhus och
meddelar sjukvårdsledare på regional nivå om detta
(se sid 18 under Inriktningsbeslut).
Etablerar en stab tillsammans med stabschefen och
skapar förutsättningar för genomförande av beslut.
Analyserar situationen, vårdbehovet och resurserna.
Säkerställer att åtgärder genomförs enligt lokala rutiner.
16
|
sjukvårdsledaren och staben är alltid stabschefen.
För att organisera arbetet inom den egna vårdenheten
ska följande speciellt beaktas:
Akutmottagningens ledning, struktur, mottagande,
personal, kompetens och övriga patienter.
Röntgenavdelningens kapacitet och organisation.
Operationsavdelningens flöden och typer av operationer.
Tillgång till IVA-platser och möjlighet att skapa nya.
Driftorganisation med IT och landstingsservice.
Krisstöd till patienter och anhöriga.
Mottagande och kommunikation med anhöriga.
Övriga patienter på avdelningarna.
Möjliga hemskrivningar.
Sjukvårdsledaren ska alltid ge staben uppdrag
genom stabschefen
Stabens arbete beskrivs i särskilt i kapitel ”Staben – ett
stöd till sjukvårdsledningen” n
Stabschef med stab
Staben är ett stöd till sjukvårdsledaren och medicinskt
ansvarig. Staben leds av en stabschef. Bryggan mellan
17
|
Inriktningsbeslut
landstingets arbete som helhet. Inriktningsbeslutet på
lokal nivå är mer detaljerat och anger riktningen för det
enskilda sjukhusets arbete. Även berörda förvaltningar
bör utforma inriktningsbeslut som ger stöd i den egna
hanteringen.
Enligt ovanstående beskrivning utformar sjukvårdsledaren inriktningsbeslut som revideras löpande då förutsättningar och behov förändras. Inriktningsbeslutet
visar det mål som verksamheten strävar mot men också
hur vägen dit ser ut. Inriktningsbeslutet på regional nivå
är av övergripande karaktär och anger riktningen för
ETT INRIKTNINGSBESLUT BÖR INNEHÅLLA
FÖLJANDE TRE DELAR:
1. Mål - beskriv vad som ska uppnås.
2. Prioriteringar - definiera vilka uppgifter som är viktigast för att uppnå
målen.
3. Förutsättningar - beskriv resursmässiga, organisatoriska och
ekonomiska förutsättningar för att lösa uppgiften.
18
|
Staben – ett stöd till
sjukvårdsledningen
Vid en begränsad händelse utförs arbetsuppgifterna i samtliga funktioner av ett fåtal personer. Detta innebär i praktiken att en och samma person utför arbetsuppgifter som beskrivs
i flera olika funktioner. Vid en mer omfattande
händelse bemannas varje funktion av en eller
flera personer. Stabschefen ansvarar för bemanning av staben utifrån aktuell situation.
Staben är en förstärkning av sjukvårdsledningen och säkerställer att:
Relevant underlag inhämtas inför beslut.
Beslut omsätts till genomförande.
Utvärdering av genomförda åtgärder görs.
Nedan beskrivs de olika funktionerna som kan ingå i en
stab. Funktionerna är ett sätt att strukturera de olika arbetsuppgifterna som ska utföras. I bilaga finns mer detaljerade checklistor för de olika funktionerna på regional respektive lokal nivå.
S TA B E N S O L I K A FU N K T I O N E R
S J U K VÅ R DS L E DA R E O C H M E D I C I N S K T A N S VA R I G
Direktiv från
sjukvårdsledare
till stabschef
Underlag från stabschef
till sjukvårdsledare
S TA BSC H E F
I N SAT S
L ÄG E S B I L D
SA M V E R K A N
KO M M U N I K AT I O N
A N A LYS
D O K U M E N TAT I O N
LO G I S T I K O C H S E R V I C E
PE R S O N A L
SÄ K E R H E T
K R I SS TÖ D
E X PE R T E R
IT OCH TELEFONI
19
|
Stabschef
Stabschefen leder arbetet i staben:
Omsätter sjukvårdsledarens beslut i arbetsuppgifter
och direktiv till staben.
Planerar och leder stabens arbete och säkrar uthålligheten.
Upprättar stabsarbetsplan, dvs en planering för arbetet.
Säkerställer expertkompetens i staben utifrån händelsens art.
Säkerställer att staben levererar beslutsunderlag till
sjukvårdsledaren.
Säkerställer samverkan med andra aktörer så att beslutsunderlaget speglar händelsen som helhet.
Säkerställer att sjukvårdsledarens beslut genomförs
ute i organisationen.
Säkerställer att stabens arbete loggas.
stabsorienteringar på respektive sjukhus. Vid dessa
stabsorienteringar omsätts inriktningen från regional
nivå till lokal nivå.
Som komplement till ovanstående stabsorienteringar
genomför respektive stabschef kortare genomgångar
med staben för att säkerställa genomförande av givna
uppdrag.
En stabsarbetsplan ger överblick över det arbete som
bedrivs i staben. En stabsarbetsplan upprättas på både
regional och lokal nivå. Följande struktur ger stöd för arbetet med stabsarbetsplanen.
Som tidigare beskrivits leder stabschefen arbetet i en
stab. Stabens olika funktioner utför olika arbetsuppgifter. Vid en begränsad händelse utförs arbetsuppgifterna i samtliga funktioner av ett fåtal personer. Detta
innebär i praktiken att en och samma person utför arbetsuppgifter som beskrivs i flera olika funktioner. Vid
en mer omfattande händelse bemannas varje funktion
av en eller flera personer. Stabschefen ansvarar för bemanning av staben utifrån aktuell situation.
n
n
n
n
n
Stabschefen planerar och genomför stabsorienteringar. Stabsorienteringarna genomförs med struktur enligt tabell ”Struktur för stabsorientering” på nästa sida
som grund. Upplägget bygger på samma huvudpunkter som finns i lägesbilden (se vidare under ”Funktionen
för lägesbild”). Genom detta kan stabschefen använda
lägesbilden som grund vid genomgångarna av de olika
punkterna.
Vad ska göras?
Vem gör det?
När ska det vara klart?
Hur ska det göras?
Speciellt viktigt
Vid en omfattande händelse då samtliga funktioner är
bemannade kan det underlätta för såväl stabschef som
funktionschefer att arbetet inom de olika funktionerna
struktureras synligt i rummet. Som hjälp för detta kan
följande struktur användas:
Mall för stabsarbetsplan finns i verktygslådan.
Genom stabsorienteringar ges en bild av aktuell händelse, konsekvenserna, behoven och möjlig händelseutveckling. Här ges även inriktning och direktiv för kommande arbete.
n
n
Stabsarbete bedrivs parallellt på regional och lokal nivå,
vilket kräver en arbetsmodell som säkerställer att de två
nivåerna agerar utifrån ett gemensamt arbetssätt. Stabsorienteringar är ett verktyg för att hålla ihop arbetet på
de två nivåerna:
Vid regionala stabsorienteringar närvarar både regional och lokal sjukvårdsledning. Stabsorienteringarna
har en förutbestämd struktur som grund. Hela staben
bör inte delta i stabsorienteringarna. Stabschefen säkerställer att relevant kompetens närvarar, att föredragande är förberedda och att de olika föredragningarna inte drar ut på tiden.
Utöver regionala stabsorienteringar genomförs lokala
n
n
Uppdrag/arbetsuppgift
Tid för rapportering
Ansvarig för uppdraget
Speciellt viktigt
Mall för verksamhetsplanering finns i
verktygslådan.
Det är viktigt att notera att stabschefen och samtliga
funktioner har ett ansvar för att stabens arbete loggas.
Ansvaret innebär även att viss typ av information ska
delges internt och till övriga externa aktörer. Hur detta
ska gå till finns beskrivet under ”Funktionen för dokumentation”.
20
|
S TRUK TUR FÖR S TABSORIENTERING
H U V U D PU N K T E R
F Ö R E D R AG A N D E
KO M M E N TA R
Inledning
Närvarokontroll
Syfte med stabsgenomgången
Stabschef
Beskrivning av varför stabsgenomgången genomförs
Händelsebeskrivning – detta vet vi
Händelse
Konsekvenser
Genomförda åtgärder
Bilden hos drabbade, allmänhet,
media
Yttre förutsättningar, t ex väder
Stabschef med stöd av funktionen
för lägesbild
Beskrivningen utgår från sammanställd lägesbild som
visas på smartboard om möjlighet finns
Samtliga närvarande funktioner
ges möjlighet att komplettera
Komplettera eventuellt med ytterligare information
från respektive funktion
Analys, prognos – detta tror vi
Konsekvenser i närtid
Behov i närtid
Konsekvenser på längre sikt
Behov på längre sikt
Möjliga handlingsalternativ
Yttre förutsättningar, t ex väderprognos
Funktionen för analys
Analysfunktionen sammanställer de viktigaste slutsatserna innan stabsgenomgången och presenterar detta
på ett överskådligt sätt
Diskussion
Förslag på inriktning för fortsatt
arbete diskuteras kort
Sjukvårdsledare
Sjukvårdsledare ger förslag på inriktningsbeslut
Kommunikationsansvarig förslag kommunikativ
strategi
Utrymme för viss diskussion ges.
Beslut
Beslut om inriktning för fortsatt
arbete
Prioriterade åtgärder
Kommunikativ strategi
Sjukvårdsledare
Sjukvårdsledare formulerar inriktningsbeslut och kommunikationsansvarig formulerar kommunikativ strategi
Om inte beslut kan tas direkt: meddela när beslut
kommer
Genomförande
Detta ska genomföras av XX
Tidpunkt för genomförande och
avrapportering
Stabschef
Stabschefen fördelar arbetsuppgifter utifrån inriktningsbeslut och kommunikativ strategi
Avslut
Tid för nästa stabsgenomgång
Stabschef
Samtliga närvarande funktioner
ges möjlighet att komplettera
Mall för stabsorientering finns i verktygslådan.
21
|
Funktionen för lägesbild
bilden av länsstyrelsen.
Funktionen för lägesbild har till uppgift att löpande utforma och uppdatera lägesbilden för Landstinget i Kalmar
län. Arbetet kan sammanfattas i tre punkter:
Kommunicera: Säkerställer i dialog med andra delar av
staben att lägesbilden utformas och löpande uppdateras. I denna uppgift ligger även ett ansvar att löpande
ta del av andra aktörers information i WIS.
Avväga: Strukturerar och avväger insamlad information och ställer löpande frågan: vad är viktigt att lyfta
fram i lägesbilden just nu? Detta görs i samråd med
stabschefen.
Dokumentera och visualisera: Lyfter i samverkan
med stabschefen fram det som är extra viktigt just nu.
Sammanställer informationen i lägesbilden på ett överskådligt sätt.
Funktionen för lägesbild arbetar med att löpande utforma och revidera en lägesbild. Lägesbilden består av
ett urval av särskilt viktig information från en mycket stor
informationsmängd. Lägesbilden beskriver bl a :
Vad vi vet om situationen.
Vad vi bedömer att situationen innebär nu och framöver samt vilka behov som finns.
Vilka beslut vi har fattat.
Vad vi gör just nu och troligtvis behöver göra för att
hantera situationen framöver.
Vad vi kommunicerar just nu och troligtvis behöver
kommunicera framöver.
Samordningen med övriga aktörer.
Lägesbilden beskriver alltså inte endast vad vi vet och
gör just nu utan innehåller även en bedömning av situationen. Lägesbilden är ett sätt att skapa överblick, strukturera informationen och öka förståelsen för skeendet.
Lägesbilden utgör grunden för stabsorienteringarna.
Informationen i lägesbilden struktureras på ett tydligt
sätt för att utgöra ett effektivt beslutsunderlag. Tabellen
”Lägesbild” nedan är ett stöd för att tydliggöra och visualisera lägesbilden. Inledningsvis finns mycket lite information i lägesbilden. Under arbetets gång fördjupas
lägesbilden och därmed även beslutsunderlaget. Strukturen för lägesbilden är överensstämmande med upplägget för stabsorienteringarna.
För att hålla isär lägesbilderna från en respektive flera aktörer används två begrepp:
Lägesbild: Skapas av en aktör och speglar aktörens
perspektiv på händelsen.
Samlad lägesbild: Består av information från flera aktörer och ger ett sektorsövergripande helhetsperspektiv. Ger överblick över händelsen och hanteringen som
helhet. På regional nivå utformas den samlade läges-
L ÄG E S B I L D F Ö R X X X X X | 2 014 0 0 0 0 | K L 0 0 : 0 0
H Ä N D E L S E B E S K R I V N I N G - D E T TA V E T V I
Händelse, detta har inträffat:
Genomförda åtgärder:
Bilden hos drabbade, allmänhet, media:
Konsekvenser som vi vet:
Resursbehov:
Inblandade aktörer:
Yttre förutsättningar, t ex väder just nu:
A N A LYS O C H PR O G N OS - D E T TA T R O R V I
Konsekvenserna i närtid:
Konsekvenserna på längre sikt:
Möjliga handlingsalternativ:
Behoven i närtid:
Behoven på längre sikt:
Yttre förutsättningar, t ex väderprognos:
B E S LU T
Inriktningen (prio) för vårt arbete (regionalt och lokalt):
Aktörsgemensamma inriktningen:
Kommunikativ strategi:
GENOMFÖR ANDE
Planerade åtgärder:
Budskap:
Kommunikativa aktiviteter:
Stöd till/från andra aktörer:
F Ö R D J U PA D I N F O R M AT I O N
I N PL A N E R A D E M ÖT E N
Exempelvis kartor, detaljinformation:
Stabsorientering regionalt: kl 00:00
Stabsorientering lokalt i XXXX: kl 00:00
Regionalt samverkansmöte (Lst): kl 00:00
Regionalt kriskomm.möte (Lst): kl 00:00
Struktur för lägesbild finns i verktygslådan.
22
Om arbetet med lägesbilden sker löpande utgör denna
ett mycket tydligt beslutsunderlag vid stabsorienteringarna. Stabsorienteringarna kan då utgå från en avvägd
och visualiserad lägesbild som vid behov kompletteras
av de olika funktionernas representanter vid sittande
bord. Genom detta kan stabschefen genomföra en effektivare stabsorientering samtidigt som förutsättningarna för kvalitetssäkrade beslut ökar. Detta förutsätter att
funktionen för lägesbild löpande arbetar med att uppdatera innehållet i lägesbilden genom täta kontakter med
övriga funktioner i staben och stabschefen. Från början
|
innehåller lägesbilden begränsad information som successivt fylls på under händelsen gång.
Smartboard kan med fördel användas för att göra underlaget tillgängligt för lokal och regional nivå.
Nedan visas ett exempel på vilken typ av underlag som
inhämtas till lägesbilden och från vilken funktion.
L ÄG E S B I L D E N S I N N E H Å L L KO M M E R FR Å N O L I K A D E L A R AV S TA B E N - E X E M PE L
FU N K T I O N S O M L E V E R E R A R
H Ä N D E L S E B E S K R I V N I N G - D E T TA V E T V I
n
n
n
n
n
Information från skadeplats, avdelningar, ambulans, operation osv
insats
Information från berörd förvaltning experter
Information från samverkande aktörer samverkan
Medias och allmänhetens bild av händelsen kommunikation
Information från andra landsting, centrala myndigheter samverkan, landstingdirektören
A N A LYS O C H PR O G N OS - D E T TA T R O R V I
Underlag från kring konsekvenser och behov som vi tror finns just nu
och uppstår framöveranalys, kommunikation
n Möjliga handlingsalternativanalys, kommunikation
n
B E S LU T
n
n
Inriktningsbeslut sjukvårdsledare
Kommunikativ strategikommunikation
GENOMFÖR ANDE
n
n
n
Åtgärder stabschef
Kommunikativa åtgärder och budskapkommunikation
Stöd till/från andra aktörer samverkan
23
Lägesbilden utformas genom ett nära samarbete mellan
den regionala och lokala nivån. Regional nivå ansvarar
för att löpande utforma och uppdatera lägesbilden för
landstinget i Kalmar län. Här ska aspekterna från samtliga sjukhus och förvaltningar vara avvägda och inarbetade. Detta kräver att respektive sjukhus och förvaltning
ansvarar för att tillföra lägesbilden information från den
egna verksamheten utifrån samma struktur som beskrivits ovan.
Lägesbilden ska alltid publiceras i dagbokssystemet
WIS. Detta säkerställer att regional och lokal sjukvårdsledning utgår från samma beslutsunderlag. Se mer under ”Funktionen för dokumentation”.
Genom WIS är det möjligt att ta del av den
samlade lägesbilden som utformas på regional nivå av Länsstyrelsen. Den samlade lägesbilden är utgångspunkten för alla inblandade
aktörers samordnade åtgärder i länet. Vid utformningen av den samlade lägesbilden kommer länsstyrelsen begära in lägesbilder från
samtlig inblandade aktörer i länet. Detta innebär i praktiken att landstingets lägesbild ska
göras tillgänglig för länsstyrelsen i WIS. Mer
om WIS går att läsa under ”Funktionen för dokumentation”:
24
|
|
tionen förstärks med experter beroende på händelsens
art. Det är viktigt att tänka på att analysarbetet även
innehåller kommunikativa aspekter. Detta kräver ett
nära samarbete med kommunikationsfunktionen.
Pro-aktivitet innebär att förutse vad som kan hända
och med hjälp av dessa antaganden stoppa vissa konsekvenser. Analysfunktionen är en del i det pro-aktiva
arbetssättet. Genom att tolka händelsen nu och framåt
skapas förutsättningar för att inriktningsbesluten ligger
rätt i tiden och ger önskad effekt. Analysarbetet utgår
från fakta som finns kring händelsen och gör utifrån detta omfallsplaner, dvs beskriver vad vi tror:
Bedömer vad händelsen innebär just nu och vilka konsekvenser och behov det ger.
Bedömer vad händelsen kan innebära på längre sikt
och vilka konsekvenser och behov det ger.
Utarbetar möjliga handlingsalternativ.
Sammanställer och illustrera resultatet av analysarbetet
på ett sätt så att sjukvårdsledningen lätt kan ta till sig
analysresultatet. Lyfter fram det som är extra viktigt just
nu.
Analysfunktionens arbete är ofta omfattande
till sin karaktär. Det är viktigt att analysfunktionen bryter ut de viktigaste slutsatserna och
sammanfatta dessa på ett överskådligt sätt så
att analysresultatet blir en del av lägesbilden.
Analysarbetet genomförs som ett samarbete mellan lokal och regional nivå. Genom arbetet får beslutsfattarna
en bedömning av situationen just nu och möjlig utveckling framöver. I analysarbetet är det även viktigt att ta del
av den aktörsgemensamma analys som görs i länet och
kanske även på nationell nivå. Analysen för landstinget
måste ha sin grund i den aktörsgemensamma analysen
av händelsen.
Analysarbetet bedrivs i mycket nära samarbete med
funktionen för lägesbild.
Följande struktur kan användas som utgångspunkt i arbetet med analys:
Det inledande analysarbetet görs av TiB. När staben är
bemannad och analysfunktionen på plats genomförs
analysarbetet på ett mer omfattande sätt. Analysfunk-
S T R U K T U R F Ö R A N A LYSA R B E T E
FR ÅG E S TÄ L L N I N G
Vilka konsekvenser tror vi att
händelsen ger just nu?
n För den enskilde
n För vår verksamhet
n För samhället
S VA R PÅ FR ÅG E S TÄ L L N I N G
M Ö J L I G ÅTG Ä R D/ H A N D L I N G SA LT E R N AT I V
KO M M E N TA R
Var tror vi att hjälp- och åtgärdsbehoven är som störst just nu?
Hur påverkar det vårt agerande?
Vilka möjliga händelseutvecklingar och konsekvenser ser vi
framåt?
n För den enskilde
n För vår verksamhet
n För samhället
Finns problemställningar där
fördjupat arbete krävs?
Struktur för analysarbete finns i verktygslådan.
25
|
Funktionen för insats
för insats på regional nivå ansvarar för att sammanställa
underlag. Kontaktvägarna beskrivs i skiss nedan.
Beslut om fördelningsnyckel fattas av sjukvårdledaren
på regional nivå. Som underlag för beslutet krävs aktuell information om läget ute i de olika verksamheterna.
Funktionen för insats i regional och lokal sjukvårdsledning ansvarar för att inhämta information. Funktionen
KO N TA K T VÄG A R F Ö R FU N K T I O N E N F Ö R I N SAT S I R EG I O N A L O C H LO K A L S J U K VÅ R DS L E D N I N G
VÅ R DAV D E L N I N G
VÅ R DAV D E L N I N G
I N T E N S I V VÅ R DS AV D E L N I N G
O PE R AT I O N ,
R Ö N TG E N , L A B
A K U TM OT TAG N I N G
LO K A L FU N K T I O N F Ö R I N SAT S
R EG I O N A L FU N K T I O N F Ö R I N SAT S
S K A D E PL AT S
A M B U L A N S V E R K SA M H E T
26
A N D R A L A N DS T I N G
|
Informationen som inhämtas av funktionen för
insats är en mycket viktig del av analysarbetet
och lägesbilden.
Funktionen för insats på lokal nivå står i dialog med
funktionen för insats på regional nivå som sammanställer en helhetsbild. Eventuellt behov av revidering av fördelningsnyckeln förmedlas via stabschef till sjukvårdsledare på regional nivå. Vid behov av omfördelning eller
förstärkning av personal sker ett samarbete mellan funktionen för insats och funktionen för personal på regional
nivå.
U N D E R L AG F Ö R I N SAT S PL A N E R I N G
L Ä N SS J U K H US E T
K ALMAR
OS K A R S H A M N S
S J U K H US
Lediga vårdplatser
Tillgång till personal med
relevant kompetens
Möjliga överbeläggningar
KO M M E N TA R
Tillgång till respiratorer
Tillgång till operationssalar
Tillgång till IVA-platser
Materielbehov
Övrigt
Underlag för insatsplanering finns i verktygslådan.
27
VÄ S T E R V I K S
S J U K H US
TOTA LT
|
Funktionen för samverkan
Koordinering av beslut. Landstingets åtgärder utgår
från samma inriktning som övriga aktörers för aktuell
situation. Genom detta säkerställs att planerade åtgärder inte motverkar varandra och att insatserna riktas dit behoven är som störst.
Användning av de samlade resurserna på ett optimalt
sätt och där de gör mest nytta för drabbade.
Kommunikationen med allmänhet, patienter och media enas med övriga aktörer. (Samordningen av detta
säkerställs genom kommunikationsfunktionen.)
Genom samverkan hanteras konsekvenserna av händelsen samordnat och samhällets resurser utnyttjas effektivt. I Kalmar län bedriver aktörerna genom Krissamverkan Kalmar län ett systematiskt samverkansarbete före,
under och efter en händelse. Samverkan under en händelse kan kortfattat beskrivas med följande punkter:
Aktörerna tänker och agerar utifrån en helhetssyn.
Detta innebär att landstinget har ansvar för att tillsammans med övriga aktörer analysera behov, konsekvenser och tänkbara utvecklingar.
Samtliga aktörer bidrar till den gemensamma samlade
lägesbilden som ligger till grund för de gemensamma
bedömningarna och analyserna. Detta innebär att
landstinget levererar sin egen lägesbild till länsstyrelsen som löpande utformar den samlade lägesbilden
för länet.
Berörda aktörer deltar i samverkanskonferenser som
leds av länsstyrelsen. Se vidare nedan under beskrivning av OmRådet.
Samtliga aktörer deltar i den gemensamma analys
och omvärldsbevakning som aktuell händelse kräver.
Samtliga aktörer hjälper varandra under en händelse
med exempelvis personal, materiella resurser, experter och analysresurser.
Huvuduppgifterna för funktionen för samverkan kan
sammanfattas enligt följande:
Identifierar samverkande aktörer.
Identifierar löpande behovet av samverkan. Vilka frågeställningar är viktigast att samverka kring? Detta
görs i samverkan med stabschef och sjukvårdsledare.
Etablerar kontakt med samverkande aktörer.
Genomför samverkansarbete genom telefonkontakter, samverkansmöten, mejl, videokonferenser osv.
Tar del av den information som läggs ut av andra aktörer i WIS (gemensamt nationellt krisinformationssystem).
Sammanfattar resultatet av samverkansåtgärder och
säkerställer att detta blir en del av lägesbilden.
Säkerställer löpande att stabschef och sjukvårdsledare har kunskap om resultatet av samverkan. Detta
är en garanti för att landstingets hantering ligger i linje
med den aktörgemensamma hanteringen av händelsen.
OmRådet
I Kalmar län finns ett regionalt råd som kallas
OmRådet. Detta är en arena för samverkan
mellan myndigheter och organisationer före,
under och efter en kris eller svår påfrestning
i Kalmar län. OmRådet kallas samman vid kriser som ställer krav på samverkan och/eller
samordning av kommunikation mellan myndigheter eller till allmänheten. Länsstyrelsen
är sammankallande och svarar för ordförandeskap och dokumentation. OmRådet tar inte
över respektive myndighets eller organisations
befogenheter eller kommunikationsansvar.
Landstinget i Kalmar är en av aktörerna i OmRådet och deltar vid samverkanskonferenser.
Landstingets samverkansarbete leds av den TiB som
beslutat om beredskapsläge. När sjukvårdsledaren tagit
över ledningen av aktuell händelse går TiB in i samverkansfunktionen i regional krisledning. Ordinarie TiBfunktion övertas av annan TiB.
Samverkansfunktionen på regional nivå säkerställer deltagande på de regionala samverkankonferenser (OmRådet) som genomförs i länet. Den representant som deltar från landstinget vid samverkanskonferenser bör ha
ledningens mandat att föra landstingets talan vid mötena.
Förutom samverkan inom Kalmar län måste samverkan
med övriga berörda län och centrala myndigheter säkerställas.
Resultatet av samverkansarbetet innebär bl a:
28
|
Stora delar av samverkansarbetet genomförs av samverkansfunktionen på regional nivå. Viss samverkan
sker dock också på den lokala nivån. En löpande dialog
måste föras mellan de två nivåerna så att inte samverkan
sker dubbelt eller inte alls. Följande underlag kan utgöra
stöd i samverkansarbetet.
I länet genomförs även regionala konferenser för kommunikationssamordning. Vid dessa möten deltar representant från kommunikationsfunktionen på regional
nivå. Det är viktigt med tät dialog mellan de personer
som representerar landstinget vid samverkansmöten
respektive kommunikationsmöten.
n
Inför regionala samverkanskonferenser måste
sjukvårdsledningen tydliggöra vilka frågor
som är viktiga att lyfta på mötet ur landstingets
perspektiv. Det är också viktigt att frågor som
avhandlats på samverkansmötet, och som påverkar landstinget, efteråt delges sjukvårdsledningen och blir en del av lägesbilden.
n
n
n
n
Aktör att samverka med
Om vad?
När ska samverkan ske?
Hur ska samverkan ske?
Resultat av samverkan
Underlag för samverkansbehov finns i verktygslådan.
29
|
Funktionen för
kommunikation
För att ytterliga betona hur beslutsfattande och kommunikation hänger ihop går vi tillbaks till figur ”Systematiskt
krishanteringsarbete”, som tidigare beskrivits under systematiskt krishanteringsarbete. Kommunikationsarbetet utgår alltså alltid från en kommunikativ strategi som
formuleras i samband med att inriktningsbeslut fattas
för händelsen som helhet. Arbetet leds av kommunikationsansvarig på regional nivå som ger inriktning och
stöd till kommunikationsarbetet på såväl regional som
lokal nivå. Beroende på händelsens omfattning görs en
situationsanpassning och kommunikationsfunktionen
dimensioneras utifrån de behov som finns. Arbetet med
kommunikation kräver ofta stora resurser och personalplanering måste göras löpande.
Kommunikationsfunktionen skapar förutsättningar för
intern och extern kommunikation under en händelse.
Genom ett pro-aktivt agerande bidrar kommunikationsarbetet till att landstinget hanterar situationen på
ett professionellt sätt. Pro-aktivitet handlar om att tänka
framåt i tiden och därmed vinna tid, vilket är speciellt
viktigt i kommunikationsarbetet. Kommunikation som
ligger rätt i tiden skapar trygghet och ett rationellt agerande hos drabbade, allmänhet och personal i de olika
verksamheterna.
Kommunikationsarbetet ska alltid vara en del
i beslutsfattandet och utgå från individens
behov. När beslut fattas om åtgärder för att
hantera händelsens ska dessa alltid innefatta
beslut om vilka kommunikativa åtgärder som
krävs och vilket budskap som ska kommuniceras. Detta är ett ansvar som sjukvårdsledare,
stabschef och kommunikationsansvarig har
tillsammans.
De olika delarna i kommunikationsarbetet i regional
sjukvårdsledning kan beskrivas enligt följande process
på nästa sida (fördjupad beskrivning för varje ruta finns
på efterföljande sida och i åtgärdskort, se bilagor).
S YS T E M AT I S K T K R I S H A N T E R I N G SA R B E T E
Något har hänt
Händelsebeskrivning
- detta vet vi
Informationsinhämtning för att
få en bild av vad som hänt, vad
som görs och hur händelsen
uppfattas.
Genomförande
Olika delar i organisationen
ges uppdrag om åtgärder
utifrån beslut.
Sjukvårdsledaren beslutar.
Stabschefen med stab
levererar underlag för beslut
och säkerställer att beslut
genomförs.
Beslut
Samverkan:
Inriktningsbeslutet ligger i linje
med övriga aktörers hantering.
Sjukvårdsledaren fattar
inriktningsbeslut.
utformar kommunikativ
strategi som en del av
inriktningsbeslutet.
30
Analys och prognos
- detta tror vi
Löpande analys av den information som finns om händelsen.
Vilka konsekvenser och behov
tror vi uppstår?
|
PR O C E SS F Ö R KO M M U N I K AT I O N SA R B E T E T
R A M A R N A F Ö R KO M M U N I K AT I O N E N U T F O R M A S
Kommunikationssamordning
Den kommunikativa strategin samordnas med övriga berörda aktörer enligt fastställda samordningsrutiner
Kommunikationsansvarig utformar i samråd med sjukvårdsledaren
en kommunikativ strategi. Denna är en del av inriktningsbeslutet
och ligger till grund för fortsatt kommunikationsarbete i hela organisationen. Strategin revideras löpande.
B I L D E N AV H Ä N D E L S E N A N A LYS E R A S
B U DS K A P F O R M U L E R A S O C H KO M M U N I C E R A S
Intern kommunikation
Interna budskap formuleras och kommuniceras med hela
organisationen. Verksamheterna framför ytterligare kommunikationsbehov som uppkommer i hanteringen av händelsen.
Omvärldsbevakning och kommunikationsanalys
Allmänhetens och medias bild av händelsen analyseras
och sammanställs.
Extern kommunikation
Externa budskap formuleras. Fakta rekommendationer och
uppmaningar kommuniceras löpande med:
n Drabbade/patienter
n Anhöriga
n Allmänhet
n Media
Tillsammans med funktionen för analys görs bedömningar
kring framtida utveckling ur ett kommunikativt perspektiv.
Utifrån omvärldsbevakning och kommunikationsanalys
föreslås proaktiva kommunikativa åtgärder.
Den kommunikativa strategin ska ses som ramar för
kommunikationsarbetet och säkerställer att kommunikationsarbetet integreras med övriga åtgärder som görs
för att hantera händelsen. Kommunikationsansvarig på
regional nivå synliggör strategin för samtliga som arbetar med kommunikation på regional respektive lokal
nivå.
Kommunikativa åtgärder måste ligga i linje med inriktningen för hanteringen av händelsen som helhet. För att
säkerställa detta utformas en kommunikativ strategi av
sjukvårdledare och kommunikationsansvarig på regional nivå i samverkan. Den kommunikativa strategin utgår
från den information som finns att tillgå om händelsen
men också de analyser som görs kring konsekvenser
och behov. Den kommunikativa strategin samordnas
med övriga berörda aktörer.
Kommunikationssamordning
I de flesta händelser är fler aktörer än landstinget inblandade. Varje aktör har ett eget kommunikationsansvar.
Det är dock viktigt att de olika budskapen inte talar mot
varandra och därigenom skapar förvirring. Därför krävs
samordning kring kommunikationsarbetet. Syftet med
samordningen är bland annat att:
Få en gemensam bild av hur kommunikationsbehovet
ser ut i stort.
Formulera huvudbudskap till allmänhet och media som
utgör grunden för respektive aktörs budskapsformuleringar.
Fatta beslut om eventuella gemensamma kommunikationsaktiviteter.
Fördela arbetsinsatser mellan aktörerna (till exempel
hjälpa varandra med omvärldsbevakning).
Exempel på delar som kan ingå i en kommunikativ strategi:
Målet med kommunikationen just nu – detta vill vi
uppnå.
Vilka signaler vi vill förmedla med vår kommunikation.
Viktigaste huvudbudskapen just nu samt målgrupperna.
Kommunikationsåtgärder som är viktigast just nu eller
planeras för (t ex pressträff, deltagande i lokalradion,
aktiviteter på sociala medier).
Talespersoner.
Behov hos allmänhet och/eller media som ska mötas
aktivt och på ett systematiskt sätt.
Direktiv för arbetet på sociala medier.
Resultatet av samverkan återförs till kommunikationsansvarig för att bli en del i den kommunikativa strategin.
31
|
överbeläggningar. Kommunikationsfunktionen lyssnar
endast av verksamheterna ur ett kommunikativt perspektiv.
Extern kommunikation
Extern kommunikation utgår alltid från den kommunikativa strategin. Regional kommunikationsfunktion är ett
stöd till lokal kommunikationsfunktion vid utformningen
av specifika budskap från respektive sjukhus.
Extern information ska i första hand publiceras på Ltkalmar.se och 1177.se. Här ges en beskrivning av var allmänhet, anhöriga och patienter kan vända sig för att få
hjälp och ställa frågor. Informationen bör inte innehåll
alltför många budskap på en gång utan vara komprimerad. Det är viktigt att informera även när läget är under
kontroll. Växeln ska löpande förses med uppdaterad extern information.
För att möta media ska en eller flera talespersoner utses. Kommunikationsansvarig på regional nivå ansvarar
för detta i samverkan med sjukvårdsledare på regional
nivå. Uttalanden från talespersonerna baseras på den kommunikativa strategin. Medieansvarig på regional nivå
ansvarar för att stödja talespersoner med underlag samt
att planera och genomföra presskonferenser. Kommunikationsfunktionen på lokal nivå säkerställer att lämpliga
lokaler iordningställs om presskonferensen ska hållas på
ett sjukhus.
Sociala medier är ett sätt att nå stora målgrupper.
Genom att använda sociala medier för extern kommunikation, driver organisationen trafiken till webbplatsen
där mer information finns. Via sociala medier ges även
möjligheter till omvärldsbevakning, dvs hur situationen
uppfattas och vilka ytterligare behov som finns hos
drabbade och allmänhet. Detta möjliggör ett pro-aktivt
agerande.
I ett inledande skede är det mycket viktigt att snabbt
identifiera vilka aktörer som landstinget bör samverka
med kring kommunikationsfrågor. Detta bör göras tillsammans med funktionen för samverkan som arbeta
med samverkansfrågor ur ett bredare perspektiv. Genom initiala kontakter med övriga aktörer undviks motstridiga budskap. Vid en händelse med snabbt förlopp
är det möjligt att den initiala kontakten tas av kommunikationsansvarig.
Vid en mindre händelse med få aktörer inblandade
kan den löpande kommunikationssamordningen ske
via till exempel telefonkontakt. Vid en mer omfattande
händelse sker samverkan genom kommunikationsmöten på regional nivå som leds av länsstyrelsen. Kallelse
till dessa möten ges på samverkansmöten och via epost till samverkansadressen eller vid behov genom
SOS Alarm. Deltagare vid kommunikationsmöten är de
aktörer som är berörda av händelsen.
I Kalmar län finns ett väl etablerat nätverk för kommunikatörer. Detta nätverk utgör grunden för kommunikationssamordningen vid en händelse.
Intern kommunikation
Genom intern kommunikation skapas förutsättningar för
att de olika delarna i landstingets organisation får relevant fakta om händelsen.
Regional kommunikationsfunktion stödjer lokala kommunikationsfunktioner på de tre sjukhusen med underlag kring budskap och kommunikativa åtgärder utifrån
den kommunikativa strategin. Eventuella anpassningar
av budskap för respektive sjukhus görs i samverkan
mellan regional och lokal kommunikationsfunktion.
Regional kommunikationsfunktion uppdaterar Navet
regelbundet. Om representanter för IT-förvaltningen,
Primärvårdsförvaltningen, Smittskyddsläkaren, Psykiatriförvaltningen, Folktandvården, Landstingsservice, Kalmar Länstrafik (KLT) och Bildningsförvaltningen
är närvarande i regional sjukvårdsledning förmedlar
dessa representanter den kommunikativa strategin till
respektive organisation. Om förvaltningarna inte finns
representerade i regional sjukvårdsledning säkerställer
stabschefen att den kommunikativa strategin förmedlas
till representant för varje berörd förvaltning. Detta sker
genom exempelvis stabsorienteringar där förvaltningen
deltar via länk. Den kommunikativa strategin ligger till
grund för kommunikationsarbetet inom respektive förvaltning.
Följande är viktigt att tänka på kopplat till sociala medier:
Den kommunikativa strategin utgör alltid grunden för
kommunikationen på sociala medier.
Närvaron på sociala medier ska planeras. Riktlinjer för
närvaron ges av kommunikationsansvarig.
Hanteringen av enskilda inlägg på sociala medier beror på hur mycket resurser som tillsätts för just denna
arbetsuppgift. Om få personer arbetar med social
medier finns inte förutsättningar att möta enskilda
frågor eller inlägg från allmänheten. Då formuleras istället generella svar. Om stora resurser avsätts för att
hantera sociala medier ökar förutsättningarna för att
möta enskilda inlägg. Vilket arbetssätt som väljs beslutas av kommunikationsansvarig vid varje enskild
händelse.
Arbetet med sociala medier förutsätter en mycket hög
grad av situationsanpassning och en dialog mellan de
som arbetar i sociala medier och kommunikationsansvarig.
Lokal kommunikationsfunktion på de tre sjukhusen stödjer verksamheterna på respektive sjukhus utifrån det
underlag som regional nivå formulerat. Lokal kommunikationsfunktion lyssnar dessutom av de olika verksamheterna och för tillbaks ytterligare kommunikationsbehov eller behov om förtydliganden till regional nivå.
Observera att det är funktionen för insats som har dialogen med verksamheterna kring t ex vårdplatser och
32
Omvärldsbevakning och kommunikationsanalys
Genom omvärldsbevakning och kommunikationsanalys
får organisationen en uppfattning av hur händelsen och
hanteringen av händelsen uppfattas. Omvärldsbevakning ska löpande sammanfatta:
Hur drabbade och allmänheten uppfattar händelsen.
Hur media uppfattar händelsen.
Detta är en del av den information som tillförs lägesbilden och blir en del av det underlag som ligger till grund
för beslut och kommunikativ strategi. Detta innebär att
organisationen tidigt kan:
Dra slutsatser kring behov hos drabbade och allmänhet och genom detta agera och kommunicera proaktivt.
Korrigera eventuella felaktigheter som sprids i media.
Motverka att felaktiga rykten sprids på sociala medier.
Omvärldsbevakning görs genom att följa vad som
sägs i traditionella och social medier samt på webbplatser. Genom analysarbete görs bedömningar kring
framtidens kommunikationsbehov. Kommunikationsanalysen görs i samverkan med funktionen för analys.
Sammanfattning av kommunikationsarbetet
Kommunikationsarbetet sammanfattas löpande och
resultatet finns tillgängligt för regional och lokala kommunikationsfunktioner genom smartboard. Kommunikationsansvarig på regional nivå ansvarar för detta. Sammanfattningen innehåller alltid följande delar:
Kommunikativ utgångspunkt
Beskriver det kommunikativa läget just nu
Ger ramarna för kommunikationsarbetet just nu
Målsättning med kommunikationsarbetet
– detta vill vi uppnå:
Signaler vi vill förmedla med vår kommunikation:
Huvudbudskap internt | Delbudskap internt
Huvudbudskap externt | Delbudskap externt
Talesperson
Medieaktiviteter
Obs! Speciellt viktigt att tänka på:
Mall för sammanfattning av kommunikationsarbetet finns i verktygslådan
33
|
|
Funktionen för
dokumentation
5.Samlar ärenden som ska diarieföras. Stämplar ärendena med ankomstdatum.
Funktionen för dokumentation säkerställer att hanteringen dokumenteras på ett systematiskt sätt. Arbetet
innebär följande deluppgifter:
Funktionen för dokumentation har två olika verktyg till sin
hjälp för att genomföra ovanstående punkter. För punkt
1-3 används ett verktyg som heter WIS. För punkt 4 används en intern logg. Nedan beskrivs hanteringen av respektive verktyg.
1.Säkerställer att följande underlag löpande delges
externa aktörer som är inblandade i händelsen samt
samtliga i särskild sjukvårdsledning på regional och lokal
nivå:
a. Beslut som fattats av Landstinget i Kalmar län
b. Pressmeddelanden från Landstinget i Kalmar län
c. Lägesbild från Landstinget i Kalmar län
2.Säkerställer att följande underlag delges alla i särskild sjukvårdsledning:
a. Minnesanteckningar från olika typer av möten
b. Analyser gjorda av Landstinget i Kalmar län
c. Övrigt underlag
3.Säkerställer att stabsgenomgångar dokumenteras
och delges samtliga i särskild sjukvårdsledning.
4.För löpande logg över den egna stabens arbete.
Redaktör
Hantera utdelning
och behörigheter
X
Talesperson*
Delge information via WIS
WIS är ett webbaserat nationellt krisinformationssystem.
Genom WIS kan aktörerna som är inblandade i en händelse dela information. WIS är händelsebaserat, dvs allt
som sparas är knutet till en händelse. En händelse kan
vara specifik eller utgöras av en verksamhet som löper
över lång tid, exempelvis TiB-logbok.
I WIS finns olika roller som delas ut. Rollerna innebär olika behörigheter, se nedan.
Publicera noteringar
Spara noteringar
som utkast
Läsa noteringar
X
X
X
X
X
X
Avsluta aktörens
deltagande i händelsen
X
Skribent XX
LäsareX
* Med talesperson menas i WIS exempelvis en expert som fått mandat att publicera direkt
Rollfördelningen inom Landstinget i
Kalmar län beskrivs i denna figur .
Rollerna förbereds i WIS innan en
händelse.
R E DA K TÖ R
TiB
Dokumentationsfunktionen på regional och lokal nivå
Kommunikationsansvarig på regional nivå
TA L E S PE R S O N
Med talesperson menas i WIS t ex en expert som har
mandat att publicera direkt. Utses vid behov
SKRIBENT
Samtliga som ingår i särskild sjukvårdsledning
L Ä SA R E
Samtliga som ingår i särskild sjukvårdsledning
34
|
kallad talesperson) som har möjlighet att publicera i WIS.
Skribenten sparar noteringar som utkast som därefter publiceras av en redaktör. Arbetsflödet i WIS kan beskrivas
med nedanstående bilder:
WIS bygger på att en händelse för den aktuella situationen skapas. Om flera aktörer är inblandade kan händelsen skapas av en annan aktör. Det är därför viktigt att
kontrollera att händelsen inte redan finns. Landstinget
i Kalmar län bestämmer vilken information som ska läggas ut externt och vilka andra aktörer som ska kunna se
den informationen som läggs ut externt. Det är endast
redaktören, kommunikationsansvarig (och i vissa fall så
A R B E T S FLÖ D E I W I S
Skribent
Skribent
Utkast
n
Redaktör
Redaktör
Talesperson
Utkast
n
Publiceringsförfrågan
Publicerad
Publiceringsförfrågan
Redaktör
Redaktör
Talesperson
Syns aldrig för andra aktörer
Bara senaste versionen sparas
Publicerad
n
n
Kan delas ut andra aktörer
Kan korrigeras men tidigare
versioner finns också kvar
A R B E T S PR O C E SS E N M E D D O K U M E N TAT I O N I W I S
1.
4.
Nu är det dags att börja dokumentera i WIS! Följande noteringar ska föras in i WIS:
Synligt internt
Synligt externt
MinnesanteckningarBeslut
AnalyserPressmeddelande
Underlag
Lägesbild för Landstinget
TiB startar upp en händelse i WIS om inte annan aktör
redan startat upp en händelse för aktuell situation.
Logg för respektive funktion förs INTE i WIS
2.
5.
Stabschefen på regional nivå fattar i dialog med TiB/sjukvårdsledare beslut om vilka aktörer Landstinget i Kalmar län
ska dela sin externa information med (om händelsen berör
flera aktörer).
Om endast ett sjukhus är berört: stabschefen på lokal nivå
fattar motsvarande beslut i samråd med TiB/sjukvårdsledare.
Varje person i särskild sjukvårdsledning på regional och
lokal nivå har ett gemensamt ansvar för att underlag enligt
ruta 4 förs in i WIS.
3.
6.
Funktionen för dokumentation säkerställer att WIS är utdelat till till de aktörer som ska kunna se Landstingets externa
information (enligt beslut i ruta 2). Kvalitetssäkringen innebär även att plocka bort eventuella aktörer som inte är
berörda av aktuell händelse.
Funktionen för dokumentation ansvarar för att noteringarna
publiceras internt eller externt. Redaktören stämmer alltid
av med stabschefen innan publicering vilket innebär en
kvalitetssäkring.
Även kommunikationsansvarig kan publicera, t ex pressmeddelande.
35
Rubriceringen i WIS är mycket viktig för att läsaren ska få
överblick. Rubriceringen ska göras enligt följande:
Minnesanteckningar från … (ange mötesnamn, datum, klockslag)
Analys av …. (ange vilken fråga analysen avser, datum,
klockslag)
Underlag kring…(ange vilken fråga underlaget avser,
datum, klockslag)
Beslut om…(ange vad beslutet handlar om, datum,
klockslag)
Pressmeddelande...(ange datum, klockslag)
Lägesbild Landstinget Kalmar län …(ange datum och
klockslag)
|
Observera att den samlade loggen inte är samma sak som lägesbilden. Den samlade loggen
beskriver i kronologisk ordning vad staben gör.
Lägesbilden är en avvägd sammanställning av
händelsen, dess konsekvenser och de åtgärder
som görs. Loggen är en hjälp för att dokumentera stabens arbete medan lägesbilden utgör ett
beslutsunderlag.
Arbetsfördelning mellan regional och lokal nivå
Funktionen för dokumentation finns på regional och lokal
nivå. Arbetsfördelningen mellan den regionala och lokal nivån är uppdelad enligt nedan:
Löpande logg över stabens arbete
Ansvaret för att föra samlad logg över stabens arbete
ligger på funktionen för dokumentation. Respektive
funktion har ett ansvar för att delge funktionen för dokumentation sådan information som är av betydelse att
dokumentera.
Loggen görs med följande struktur:
n Tid
n Från
n Ärende
n Beslut
n Övrigt
Mall för logg finns i verktygslådan.
FU N K T I O N E N F Ö R D O K U M E N TAT I O N
PÅ LO K A L N I VÅ
FU N K T I O N E N F Ö R D O K U M E N TAT I O N
PÅ R EG I O N A L N I VÅ
Kvalitetssäkrar inledningsvis att Landstingets noteringar delas internt och med externa aktörer enligt beslut
från stabschef på regional nivå.
Publicerar följande noteringar externt i WIS:
n Beslut som fattas på regional nivå
n Pressmeddelande
n Lägesbild för Landstinget i Kalmar län
Kompletterar kvalitetssäkringen som görs på regional
nivå kring delning av noteringarna.
Publicerar följande noteringar externt i WIS:
n Beslut som fattas på lokal nivå (som är förankrat på regional nivå)
Publicerar följande noteringar internt i WIS:
n Minnesanteckningar från möten i lokal sjukvårdsled-
ning (t ex lokala stabsorienteringar)
n Analyser som genomförts i lokal sjukvårdsledning
n Underlag som utarbetas i lokal sjukvårdsledning
Publicerar följande noteringar internt i WIS:
n Minnesanteckningar från möten i regionala sjukvårds
ledning-en (t ex regionala stabsorienteringar)
n Analyser som genomförts i regionala sjukvårdsled
ningen
n Underlag som utarbetas i regionala sjukvårdsled
ningen
För minnesanteckningar vid lokala stabsgenomgångar.
Loggar stabens arbete i lokal sjukvårdsledning
Samlar ärenden som ska diarieföras. Stämplar med
ankomstdatum
För minnesanteckningar vid regionala stabsgenomgångar.
Loggar stabens arbete i regional sjukvårdsledning
Samlar ärenden som ska diarieföras. Stämplar med
ankomst datum
36
|
Andra funktioner
Funktionen för personal
inriktningsbeslut och kommunikativ strategi till egen
organisation.
Expert som kallas in i regional ledning för att förstärka
ett specialområde, t ex RN-expertis eller expertis inom
juridik eller miljö.
Funktionen för personal planerar för att aktuell händelse
kan hanteras under lång tid och under goda arbetsmiljöförhållanden:
Utarbetar underlag inför eventuell omfördelning av
personal inom ett sjukhus eller mellan olika verksamheter.
Utarbetar i samverkan med stabschefen underlag för
personalplanering och arbetsscheman för de olika
funktionerna i sjukvårdsledning med stab.
Säkerställa att arbetsmiljölagen följs. Noterar eventuella avvikelser och framför dessa till stabschefen.
Säkerställa att arbetstidslagen följs. Noterar eventuella avvikelser och framför dessa till stabschefen.
Säkerställer att principer för lönesättning följs vid inkallning av personal.
Personalplaneringen måste göras genom ett nära samarbete mellan regional och lokal nivå.
Funktionen för IT
IT-förvaltningen ska under en allvarlig/extraordinära
händelser delta i regional sjukvårdsledning som expert
kring IT-frågor. Förvaltningen ska även genom IT-tekniker
säkerställa att IT-funktionerna fungerar i respektive ledningscentral.
Utgör expert i staben kring IT-frågor.
Säkerställer att landstingets IT fungerar, t ex 1177 och
journalsystem.
Säkerställer att IT fungerar i respektive ledningscentral och att förbindelse finns mellan ledningscentralerna.
Arbetet med att säkra IT sker i samverkan mellan den regionala och lokala nivån.
Funktionen för säkerhet
Funktionen för säkerhet planerar, samordnar och följer
upp beslutade säkerhetsåtgärder. Exempel på detta är
att tillgodose behov av väktare eller ordningsvakter på
vårdinrättningar eller låsning av vårdinrättningar.
Funktionen för telefoni
Funktionen för telefoni ska under en allvarlig/extraordinära händelser delta i regional sjukvårdsledning som expert kring telefonifrågor. Förvaltningen ska även säkerställa att telefonin fungerar i respektive ledningscentral.
Utgör expert i staben kring telefonifrågor.
Säkerställer att landstingets telefoni fungerar, t ex
växel och 1177.
Säkerställer att telefoni fungerar i respektive ledningscentral och att förbindelse finns mellan ledningscentralerna.
Säkerställa att växeln alltid har uppdaterat underlag
för att ge korrekt information.
Säkerställer att växeln regelbundet förmedlar till kommunikationsansvarig vilken typ av frågor som ställs
från allmänheten.
Arbetet med att säkra telefonin sker i samverkan mellan
den regionala och lokala nivån. Vid en allvarlig händelse
där behov av omfattande anhöriginformation uppstår
kan 1177 öppna upp särskild telefonlinje. Detta görs genom att funktionen för telefoni meddelar stabschefen
om stort tryck på växeln från anhöriga. Stabschefen säkerställer att primärvårdens representant ger 1177 i uppgift att bemanna anhörighetsnummer.
Funktionen för logistik och service
Funktionen för logistik och service ansvarar för att praktiska och tekniska förutsättningar fungerar:
Gör en bedömning av vilka logistiska utmaningar som
kan uppstå och arbetar för att lösa dessa, exempelvis
försörjning av läkemedel och livsmedel.
Säkerställer att sjukvårdsledning och stab har praktiska förutsättningar för att bedriva krishanteringsarbete. Detta innebär att lokalerna är ändamålsenliga
för arbetet som ska genomföras.
Tillhandahåller mat för personal som arbetar i sjukvårdsledning, stab samt ute i verksamheterna.
Funktionen för experter
Varje händelse är unik och kräver olika form av kompetens. Stabschefen beslutar vilka experter som kallas in
i staben. Experterna fördjupar arbetet genom sin kompetens och säkerställer samverkan med de olika förvaltningarna. Experter kan komma från någon av landstingets förvaltningar eller från annan organisation:
Expert från förvaltning som är direkt berörd av händelsen, t ex psykiatriförvaltningen, primärvårdsförvaltningen, smittskyddsläkare eller Folktandvården.
Experten är en länk mellan regional sjukvårdsledning
och förvaltningen. Experten ansvarar för att delge information från egen verksamhet samt att föra tillbaks
37
|
Funktionen för krisstöd
förs med regional krisstödsamordnare.
Lokal krisstödsamordnare säkerställer att tolkservice
finns tillgängligt vid behov.
Funktionen för krisstöd ger stöd till personer som kommit till sjukvårdsinrättningar eller är anhöriga till drabbade. Krisstödsamordnare finns på regional och lokal nivå.
Vid sjukhusen finns en krisstödsgrupp med olika professioner som utför det konkreta krisstödsarbetet.
Krisstödsresurser vid respektive sjukhus genomför det
konkreta krisstödsarbetet genom att möta patienter och
anhöriga i samtal. Krisstödjaren står via telefon i kontakt
med den lokale krisstödsamordnaren för att få information om händelsen och för att framföra eventuella behov
som uppstår.
Krisstödet är en viktig del i analysarbetet där olika antaganden om framtiden görs. I detta arbete finns möjligheter att vara pro-aktiv och till viss del förutse behovet
av krisstöd. Detta är en förutsättning för att rätt resurser
ska finnas tillgängliga och möta aktuellt behov. Det är
därför viktigt att regional och lokala krisstödsamordnare
deltar i det analysarbete som bedrivs för händelsen som
helhet.
Vid en allvarlig händelse där behov av omfattande anhöriginformation uppstår kan 1177 öppna upp särskild
telefonlinje. Detta görs genom att funktionen för telefoni meddelar stabschefen om stort tryck från anhöriga
på växeln. Stabschefen säkerställer därefter att primärvårdens representant ger 1177 i uppgift att bemanna anhörighetsnummer.
Landstingets egen personal får stöd av landstingshälsan
vid behov. Detta hanteras av personalfunktionen i linjeorganisationen.
Kommunerna ansvarar för krisstöd till allmänheten.
Regional krisstödsamordnare är placerad i den regionala ledningen och leder och samordnar krisstödet
inom landstinget. Detta innebär bl a att löpande bedöma behovet av krisstöd och formulera en gemensam
övergripande inriktning för arbetet med krisstöd. En
gemensam inriktning kan exempelvis innehålla nivån på
krisstödet och att kontakt ska upprättas mellan lokala
krisstödsamordnare och kommunalt krisstöd (kommunfördelning i figur på nästa sida).
Regional krisstödsamordnare sätter igång krisstödsarbetet. Det är dock möjligt för lokal krisstödsamordnare
att sätta igång den lokala krisstödsgruppen vid en lokal
händelse. Detta görs i samråd med TiB och lokal sjukvårdsledare.
Regional krisstödsamordnare har möjlighet att omfördela krisstödresurser inom landstinget. Vid mycket stora
behov kan det bli aktuellt att ta hjälp av primärvården i
krisstödsarbetet. Detta sker genom samordning mellan
regional krisstödsamordnare och primärvårdens representant i regionala ledningen.
Regional krisstödsamordnare står i löpande kontakt
med psykiatriförvaltningen.
Lokal krisstödsamordnare är placerad i den lokala
ledningen och leder och samordnar vårdenhetens krisstödsinsatser utifrån det inriktningsbeslut som tagits i
regional ledning. De personer som inte befinner sig på
sjukhusinrättning men som ändå behöver stöd hanteras
genom det kommunala krisstödet. Det är ytterst viktigt
att samverkan sker mellan respektive sjukhus krisstödsamordnare och det kommunala krisstödet. Genom
detta kan till exempel information ges på kommunens
kriscentrum om att anhöriga finns på sjukhus. Samverkan säkerställer även att krisstöd ges i hemkommunen i
det sena skedet av händelsen.
Lokal krisstödsamordnare står i löpande i kontakt
med verksamhetsledning inom psykiatri på respektive
sjukhus. Genom detta kan krisstödsamordnaren snabbt
få en bild av om några speciella behov går att notera i
denna verksamhet och om detta påverkar krisstödsverksamhetens inriktning och omfattning. Dialog kring detta
38
|
KRISSTÖD
A NS VA R A R FÖ R K R ISS TÖ D T I LL PAT I E N T E R O C H A N H Ö R I G A
Lokal krisstödsamordnare och
krisstödsresurser
Västerviks sjukhus
Regional
krisstödsamordnare
K R ISS TÖ
DSA M O R D N A R E
i Regional krisledning
krisstödsresurser
Oskarshamns sjukhus
krisstödsresurser
Kalmar länssjukhus
39
A NS VA R A R FÖ R K R ISS TÖ D
T I LL A LLM Ä N H E T E N
Kommunalt krisstöd
Västervik, Vimmerby
Kommunalt krisstöd
Högsby, Mönsterås, Hultsfred, Oskarshamn
Kommunalt krisstöd
Kalmar, Nybro, Emmaboda,
Torsås, Mörbylånga,
Borgholm
|
Rutiner för samordning
och informationsdelning
MELLAN REGIONAL OCH LOKAL SJUKVÅRDSLEDNING
Samverkan med IT-förvaltningen, Primärvårdsförvaltningen, Smittskyddsläkaren, Psykiatriförvaltningen,
Folktandvården, Landstingsservice, Kalmar Länstrafik
(KLT) och Bildningsförvaltningen säkerställs genom
representation i sjukvårdsledning på regional nivå vid
behov. De förvaltningar som inte närvarar i den regionala staben ska alltid erbjudas möjlighet att delta vid
stabsorienteringar via videolänk. Representant från
IT-förvaltningen närvarar alltid i den regionala staben.
Vid stabsorienteringar på regional nivå görs lägesbilden tillgänglig för lokala staber via smartboard. Stabschefen på regional nivå ansvarar för detta. Även kommunikationsstrategin görs tillgänglig via smartboard,
vilket kommunikationsansvarig ansvarar för.
Arbetet med särskild sjukvårdsledning kräver tydliga
samordningsrutiner mellan regional och lokal sjukvårdsledning. De olika ledningsnivåernas måste utgå från samma lägesbild vid beslut och åtgärderna måste sträva mot
samma mål.
Följande rutiner ska följas:
Stabsarbetet på regional och lokal nivå utgår från
samma arbetsrutiner.
Lägesbilden finns tillgänglig i WIS.
Stabsorienteringar genomförs utifrån en förutbestämd struktur.
Vid stabsgenomgångar som genomförs på regional
nivå deltar sjukvårdsledningen på lokal nivå via videolänk. Lokal sjukvårdsledning förbereder de punkter
som kräver information från lokal nivå. Efter regionala
stabsgenomgångar ger stabschefen på lokal nivå direktiv och uppdrag till staben på lokal nivå.
De lokala och regionala stabsgenomgångarna planeras tidsmässigt så att information från de regionala
genomgångarna kan tillföras de lokala och vice versa.
Detta innebär att de inte bör äga rum samtidigt utan
planeras med jämna intervall. Stabschef på regional
nivå ansvarar för samordningen.
Ansvariga för motsvarande stabsfunktioner på regional och lokal nivå genomför avstämningsmöten med jämna mellanrum. Avstämningsmötena är
korta och utgår från en förutbestämd struktur. Ansvariga för genomförande är den regionala nivån:
- Detta gör vi på regional nivå just nu
- Detta gör vi på lokal nivå just nu
- Har vi missat något?
- Är det något som vi gör dubbelt?
- Hur ser arbetet på respektive nivå ut framöver?
40
|
Landstingsledning
LEDER LANDSTINGETS ORDINARIE VERKSAMHET MEN HAR DELEGERAT LEDNINGEN AV
ALLVARLIG ELLER EXTRA ORDINÄR HÄNDELSE TILL SÄRSKILD SJUKVÅRDSLEDNING
Landstingsdirektören
Politisk ledning
Landstingsdirektören är länken mellan politisk ledning
och sjukvårdsledaren på regional nivå. Landstingsdirektören lyfter frågor av speciellt viktigt strategisk karaktär
till den politiska nivån, även om situationen inte per definition är en extraordinär händelse med aktiverad krisledningsnämnd. Exempel på detta är resursomfördelning mellan olika verksamheter eller beslut att bistå annat
landsting. Landstingsdirektören har alltid det yttersta
tjänstemannaansvaret för landstingets verksamhet, även
vid allvarlig/extraordinär händelse. Detta innebär i praktiken att han/hon kan ändra på beslut som sjukvårdsledaren tagit om situationen hanteras på ett sätt som skadar
eller är påtagligt olämpligt. Det är viktigt att notera att
detta endast sker i undantagsfall och alltid föregås av en
dialog mellan sjukvårdsledare och landstingsdirektör. Ett
sådant beslut innebär inte att landstingsdirektören tar
över rollen som sjukvårdsledare.
Vid en kris som bedöms som en extraordinär händelse
kan ordförande i krisledningsnämnden sammankalla
nämnden som då har rätt att överta hela eller delar av
verksamheten. För landstinget i Kalmar innebär detta i
praktiken hela verksamheten eftersom det bara finns en
nämnd, landstingsstyrelsen, förutom patientnämnden.
Beslut som tas i krisledningsnämnden är av mycket övergripande karaktär, exempelvis stängning av ett sjukhus n
41
på skadeplats
V I D V I SSA T Y PE R AV H Ä N D E L S E R U PPR ÄT TA S E N S K A D E PL AT S . E X E M PE L PÅ D E T TA Ä R O LYC KO R .
Sjukvårdsledning på skadeplats består av
sjukvårdsledare och medicinskt ansvarig.
Sjukvårdsledning på skadeplats innehas av
personal i första ambulans på plats. Denna personal behåller funktionen under hela händelsen. Funktionen kan tas över av annan personal
från ambulanssjukvården. Finns tillgång till PS
plus utbildad personal* äger de rätt att ta över
sjukvårdsledarrollen. PS plus utbildad personal
kan även utgöra bakre stöd.
Utifrån METHANE fattar sjukvårdsledaren på skadeplats
ett inriktningsbeslut för sjukvårdsinsatsen på skadeplats.
Detta kommuniceras med Polisinsatschef och Räddningsledare samt TiB. Genom detta sker en samordning
mellan polisens och räddningstjänstens verksamhet. Utifrån inriktningsbeslut på skadeplats fattar TiB ett inriktningsbeslut för landstingets verksamhet som helhet.
Medicinskt ansvarig på skadeplats etablerar så snart som
möjligt kontakt med medicinskt ansvarig i regional sjukvårdsledning, så att dessa gemensamt kan fatta beslut
om prioriteringar.
* PS Plus är en påbyggnadsutbildning till PS – Prehospital Sjukvårdsledning
Sjukvårdledaren och medicinskt ansvarig leder tillsammans arbete på skadeplats och skapar förutsättningar för
annan sjukvårdspersonal att arbeta effektivt.
Vid en olycka med skadade och eventuellt döda är det
mycket viktigt att samtliga inblandade organisationer
vid skadeplats har samma bild av skadeläget. Sjukvårdsledaren på skadeplats för därför löpande en dialog om
skadeläget med Polisinsatschef och Räddningschef för
att säkra att samma information sprids från de olika organisationerna.
Uppgifter i stort för sjukvårdsledning på skadeplats
Lämnar vindruterapport vid ankomst till SOS Alarm och
TiB.
Säkerställer säkerheten på skadeplats.
Säkerställer att livsuppehållande behandling genomförs.
Inventerar behov och begär eventuell resursförstärkning.
Lämnar löpande verifieringsrapport (bedömning av
omfattningen).
Gör den medicinska bedömningen.
Triagerar patienterna på skadeplatsen.
Samordnar ledningen mellan alla inblandade sjukvårdsenheter på skadeplats (personal på plats).
Rapportering ska fortsättningsvis ske kontinuerligt från
skadeplats till TiB/särskild sjukvårdsledning på regional
nivå och SOS Alarm enligt följande rutiner:
Verifieringsrapport
Rapporten ska ges inom 10 minuter efter ankomst och
ges enligt strukturen ”METHANE”. Rapporten ska innehålla:
Bekräftat antal skadade
Hur stor del av skadeområdet som är genomsökt
Beräknad tidpunkt för första transport
Speciella omständigheter
Inledande arbete
Sjukvårdsledningen ska inom 2 minuter lämna en ”Genom vindrutan rapport” till SOS Alarm. SOS Alarm förmedlar rapporten vidare till TiB. Rapporten ska ges enligt
strukturen nedan:
Uppdateringsrapport
Ges fortlöpande till TiB/särskild sjukvårdsledning på regional nivå vid bekräftad allvarlig händelse. Ska ges kontinuerligt var 30 minut eller när viktig information tillkommit.
”METHANE”:
Misstänkt allvarlig händelse
Exakt lokalisation
Typ av skadehändelse, allvarlighetsgrad
Hot och risker
Ankomstväg
Numerär på antal skadade, uppskattat
Extra resurserser om behövs
42
|
Kall zon
(inget krav på skyddsutrustning)
Uppsamlingsplats
för skadade
Kall zon
(krav på skyddsutrustning)
Het zon
Uppsamlingsplats
för oskadade
Ledningsplats
(krav på särskild
skyddsutrustning)
SKADEPLATS
Uppsamlingsplats
för gods
Uppsamlingsplats
för döda
Inre avspärrning
Yttre avspärrning
Varm zon: Arbetet i den varma zonen kräver skyddsutrustning till exempel andningsskydd, hjälm etc. Varm zon finns vid alla
olyckor.
Indelning i zoner på skadeplats- Het, varm och kall zon
Arbete på skadeplats utförs enligt konceptet PS- Prehospital sjukvårdsledning. En indelning görs i tre olika zoner.
Het zon: För arbete i den heta zonen krävs särskild skyddsutrustning
som bestäms av räddningsledaren eller vid polisiär insats av
polisinsatschefen. Det kan till exempel vara personlig skyddsutrustning.Det är inte alla olyckor som kräver en het zon.
Kall zon: I den kalla zonen krävs ingen skyddsutrustning utan där
bärs ordinarie utryckningsklädsel. Kall zon finns vid alla
olyckor.
43
Olika roller
|
Uppsamling av skadade
Uppsamlingsplats för skadade upprättas i samverkan
mellan sjukvården och räddningstjänsten om transport av
drabbade till vårdenhet inte kan ske omedelbart. Ambulanspersonal arbetar med prioritering och behandling av
drabbade. Syftet med uppsamlingsplatsen:
Ge kvalificerad första hjälpen och livsuppehållande
behandling så tidigt som möjligt och därigenom göra
transporten till sjukhuset mindre brådskande för flertalet skadade.
Ge de skadade skydd mot kyla och nederbörd.
Inom skadeområdet finns olika roller som måste fungera
enskilt och i samverkan med varandra.
Sjukvårdsledaren
Sjukvårdsledaren leder sjukvårdsarbetet i skadeområdet
och har det övergripande ansvaret för sjukvårdsinsatsen.
Rollen kan inom Landstinget i Kalmar län endast innehas
av sjukvårdspersonal från landstingets organisation. Sjukvårdsledaren står i kontakt med särskild sjukvårdsledning
på regional nivå.
På uppsamlingsplatsen ska merparten av det medicinska
ske enligt gällande traumaprinciper:
Medicinsk registrering (skadekort).
Prioritering för fortsatt behandling och transport.
Uppgifter:
Etablerar prehospital sjukvårdsledning och tydliggör
vem som har rollen som sjukvårdsledare genom att
bära avsedd väst och hjälm.
Fattar inriktningsbeslut, bestämmer översiktligt hur
sjukvårdsarbetet skall organiseras och följer upp hur
arbetet löper.
Söker uppgifter om säkerhet och brytpunkt hos räddningsledare och polisinsatschef.
Bedömer och ansvarar för sjukvårdspersonalens säkerhet vid arbete inom skadeområdet. Försäkrar sig om
att all sjukvårdspersonal använder personlig skyddsutrustning
Samverkar med övriga aktörer, t ex räddningstjänst
och polis.
Upprättar kommunikation med SOS Alarm och särskild sjukvårdsledning på regional nivå (inledningsvis
TiB).
Samordnar resurserna inom skadeområdet.
Dokumenterar egna ledningsbeslut enligt framtagna
dokument inom ambulansverksamheten.
Transport
För sjuktransporter vid större skadehändelser sker begäran om resursförstärkning hos SOS Alarm. Vid ett mycket stort antal skadade kan det vara lämpligt att snarast
transportera lätt skadade till i förväg utsedd hälsocentral
(mottagande enhet). Vid en sådan händelse rekvirerar
sjukvårdsledaren bussar och avtransport sker efter triage
och registrering.
Ambulanser som är larmade till skadeplatsen dirigeras initialt av SOS-alarm. Därefter leds involverade ambulanser
av sjukvårdsledaren. Sjukvårdsledaren fördelar skadade
enligt den fördelningsnyckel som lämnats av TIB/sjukvårdsledning på regional nivå.
Vid behov av helikopter tas kontakt med TIB/särskild sjukvårdsledning på regional nivå.
Medicinskt ansvarig
Medicinskt ansvarig fattar initialt medicinskt inriktningsbeslut på skadeplats. Sjuksköterska i första ambulans är
medicinskt ansvarig för sjukvårdsarbetet. OBS! Läkare
som kommer till skadeområdet tar inte automatiskt över
rollen som medicinskt ansvarig men kan utgöra medicinskt stöd till medicinskt ansvarig. Vid behov av ändrat
medicinskt inriktningsbeslut fattas detta i samråd med
sjukvårdsledning på regional nivå.
Mottagande av skadade
Rutinerna för respektive sjukhus innehåller var prioritering, undersökning och behandling av de skadade ska
ske och hur lokaler, personal och resurser i övrigt skall
disponeras.
Alla skadade bör oavsett ankomstsätt passera en prioriterings- och registreringsfunktion. På akutmottagningen
finns förberedda system för registrering av inkommande
patienter vid en allvarlig händelse.
Uppgifter:
Initierar triage och omhändertagande av drabbade.
Fattar initialt medicinskt inriktningsbeslut som klargör
den medicinska ambitionsnivån.
Förser sjukvårdsledaren med medicinskt underlag.
Inhämtar fördelningsnyckel från sjukvårdsledaren på
regional nivå.
Beslutar om prioriteringsordning för avtransport.
Dokumenterar alla medicinska ledningsbeslut.
Krisstödet är en betydelsefull del av den totala krisberedskapen. Drabbade ska tidigt få stöd och riskpersoner
ska identifieras. Anhöriga och närstående ska snabbt ges
korrekt information. Planering för detta ska finnas för
respektive sjukhus (se speciellt avsnitt om krisstöd under
”Staben – ett stöd till sjuvårdsledningen”)
Vissa i förväg utsedda hälsocentraler har en planering för
att kunna ta emot lätt skadade från skadeplats. På hälsocentralen ges de skadade definitiv behandling eller stabiliserande behandling inför transport till sjukhus. Hälsocentralen meddelar sjukvårdsledningen på regional nivå
antal skadade och skadetyp.
Avtransportledare
Medicinskt ansvarig har ansvaret för avtransporter inom
och från ett skadeområde. Sjukvårdsledaren kan utse annan avtransportledare vid behov, t ex sjuksköterska ur annan ambulansbesättning.
44
|
Säkerhets- och
krisberedskapsorganisation,
SÄBE
L A N DS T I N G SS T Y R E L S E N
KRISLEDNINGSNÄMND
L A N DS T I N G S D I R E K TÖ R E N
TJÄ N S T E M A N I B E R E DS K A P
TIB
K R IS O CH BE R E DSK A P
R EG I O N A L SÄ K E R H E T S - O C H
K R I S B E R E DS K A P S KO M M I T T É
I N F O R M AT I O N S SÄ K E R H E T S G R U PP
SÄ BE N ÄT V E R K
SÄ B E KO M M I T T É E R
A R BE T SGRUPPE R IN OM
SÄ BE N ÄT V E R K E T
SÄ B E SA M O R D N A R E
BR A ND O CH T ILLTR Ä DE
SÄ B E O M B U D O C H K ATA S T R O F A N S VA R I G S J U K S KÖT E R S K A
46
Anteckningar
47
|
Landstinget i Kalmar län n Box 601, 391 26 Kalmar n Telefon 0480 - 840 00 n Ltkalmar.se
ÅTGÄRDSKORT
Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse
Tjänsteman i beredskap - TiB
TÄ N K PÅ ! D E ÅTG Ä R D E R S O M B E S K R I V S I ÅTG Ä R DS KO R T E T M Å S T E I B L A N D G Ö R A S PA R A L L E L LT.
S E I N T E U PP G I F T E R N A I S T R I K T K R O N O LO G I S K O R D N I N G .
Inhämta information:
Vad har hänt och vad innebär det?
Ta del av ”Genom vindrutan rapport” från eventuell skadeplats eller sök information på annat sätt,
t ex genom RAKEL.
Bedöm situationen och fatta beslut om beredskapsnivå för aktuell händelse.
Ta kontakt med:
Regional sjukvårdsledare.
Lokal sjukvårdsledare.
Kommunikationsansvarig.
Landstingsdirektör.
IT-tekniker.
Kontakta sjukvårdsledare på samtliga sjukhus även om endast ett sjukhus är berört av aktuell händelse. Detta görs för att säkra informationsdelningen och för att förbereda för eventuellt agerande vid övriga sjukhus
om detta behövs längre fram i händelseförloppet.
Behåll kontakten med sjukvårdsledare på eventuell skadeplats.
Överväg om den fasta fördelningsnyckeln behöver revideras omgående. Fatta i så fall beslut om ny fördelningsnyckel och meddela detta till ambulanser och akutmottagningar via SOS Alarm.
Formulera ett inriktningsbeslut som baseras på inriktningsbeslut på eventuell skadeplats.
Skicka via SOS Alarm ett USM till ”För-kännedom-gruppen”. UMS ska innehålla information om beredskapsläge och var mer information om händelsen och förväntat agerande går att hämta.
Starta en händelse i WIS och skriv in information om händelsen, det initiala agerandet och nästa steg i hanteringen.
Överlämna regional ledning till sjukvårdsledaren.
Delta vid första stabsorienteringen.
Övergå därefter till samverkansfunktionen i regional krisledning.
Respektive funktion ansvarar för uppdatering av åtgärdskorten
ÅTGÄRDSKORT
Sjukvårdsledare
PÅ R EG I O N A L O C H LO K A L N I VÅ
S E I N T E U PP G I F T E R N A I S T R I K T K R O N O LO G I S K O R D N I N G . I E T T I N L E DA N D E S K E D E K A N U PP G I F T E R N A
G Ö R A S AV T I B O C H S J U K VÅ R DS L E DA R E N I SA M A R B E T E .
Regional nivå
Lokal nivå
Meddela övriga nivåer vem som leder händelsen på
regional nivå.
Meddela övriga nivåer vem som leder händelsen
på lokal nivå.
Upprätta kontakt med:
Medicinskt ansvarig och stabschef på regional
nivå.
Sjukvårdsledare på skadeplats och lokal nivå.
Kommunikationsansvarig på regional nivå.
Landstingsdirektören.
Upprätta kontakt med:
Medicinskt ansvarig och stabschef på lokal nivå.
Kommunikationsansvarig på lokal nivå.
Sjukvårdsledare på regional nivå.
Analysera situationen:
Vad har hänt?
Vad är gjort?
Vad kommer behöva göras?
För en dialog med TiB för att få överblick av situationen.
Analysera situationen:
Vad har hänt?
Vad är gjort?
Vad kommer behöva göras?
För en dialog med sjukvårdsledare på regional nivå
för att få överblick av situationen.
Säkerställ att landstingsorganisationen som helhet
har kunskap om beslutad beredskapsnivå.
Säkerställ att sjukhusets verksamheter har kunskap
om beslutad beredskapsnivå.
Gör en resursbedömning av helheten:
Hämta in underlag från medicinskt ansvarig: hur
ser
resursbehovet ut nu och framöver?
Om ytterligare resurser behövs: säkerställ att
omfördelning sker eller att resurser begärs från
annat landsting.
Gör en resursbedömning på sjukhuset:
Hämta in underlag från medicinskt ansvarig: hur
ser resursbehovet ut nu och framöver?
Om ytterligare resurser behövs: se till att detta
framförs till sjukvårdsledning på regional nivå.
Revidera fördelningsnyckel om detta behövs:
Fatta beslut om fördelningsnyckel tillsammans
med medicinskt ansvarig.
Kommunicera ut fördelningsnyckeln till skadeplats
och lokal nivå.
Ta del av fördelningsnyckel från regional nivå:
Kommunicera ut fördelningsnyckeln till berörda
enheter på sjukhuset.
Fatta vid behov nytt inriktningsbeslut. Utgå från det
inriktningsbeslut som fattats av TiB. Uppdatera detta vid behov.
Fatta vid behov nytt inriktningsbeslut. Uppdatera
lokalt inriktningsbeslut utifrån uppdaterat regionalt
inriktningsbeslut.
Säkerställer att landstingets inriktningsbeslut
ligger i linje med eventuellt aktörsgemensamt inriktningsbeslut för händelsen.
Forts. nästa sida
ÅTGÄRDSKORT
Regional nivå
Lokal nivå
För dialog med kommunikationsansvarig kring den
kommunikativa strategin. Den kommunikativa strategin är en del av inriktningsbeslutet.
Ta del av kommunikativ strategi från regional nivå.
Upprätta stab tillsammans med stabschefen utifrån
behov:
Besluta om stabens sammansättning.
Säkerställ via stabschefen att stabsmedlemmar
rings in.
Öppna upp lokaler för stabsarbete.
Upprätta stab tillsammans med stabschefen utifrån
behov:
Besluta om stabens sammansättning.
Säkerställ via stabschefen att stabsmedlemmar rings
in.
Öppna upp lokaler för stabsarbete.
Säkerställ att dokumentationen påbörjas direkt.
Säkerställ att dokumentationen påbörjas direkt.
Upprätta samband. Säkerställ att kommunikationen
fungerar med övriga funktioner som är inblandade
i händelsen.
Upprätta samband. Säkerställ att kommunikationen
fungerar med övriga funktioner som är inblandade
i händelsen.
Samverka:
Identifiera vilka aktörer som landstinget bör samverka med initialt och genomför inledande samverkan. Säkerställ att detta samordnas med eventuellt samverkansarbete som sker på lokal nivå.
Besluta om annan sjukvårdshuvudman behöver
kontaktas.
Samverka:
Identifiera om sjukhuset behöver samverka direkt
med någon lokal aktör. Säkerställ att detta samordnas med samverkansarbetet på regional nivå.
Säkerställ uthålligheten:
Gör en bedömning av personal- och utrustningsbehov över en tidsskala.
Säkerställ att bedömt behov kan mötas.
Säkerställ uthålligheten:
Gör en bedömning av personal- och utrustningsbehov över en tidsskala.
Säkerställ att bedömt behov kan mötas.
Säkerställ stab för hantering av händelsen. Se över
att rätt personal är på plats för att hantera händelsen:
Är organisationen rätt dimensionerad?
Finns rätt funktioner på plats eller på väg in?
Är stabschefen klar över vad som ska göras utifrån
fattat inriktningsbeslut?
Säkerställ att stabschefen tillsammans med staben
påbörjar arbetet.
Säkerställ stab för hantering av händelsen. Se över
att rätt personal är på plats för att hantera händelsen:
Är organisationen rätt dimensionerad?
Finns rätt funktioner på plats eller på väg in?
Är stabschefen klar över vad som ska göras utifrån
fattat inriktningsbeslut?
Säkerställ att stabschefen tillsammans med staben
påbörjar arbetet.
Revidera inriktningsbeslutet vid behov:
Revidera inriktningsbeslut utifrån händelsens
utveckling.
Använd stabsgenomgångar för att tydliggöra och
förklara besluten.
Undvik att arbeta med detaljer. Ställ uppdrag till
staben!
Revidera inriktningsbeslutet utifrån övergripande inriktning från regional sjukvårdsledning:
Revidera inriktningsbeslut utifrån händelsens
utveckling.
Använd stabsgenomgångar för att tydliggöra och
förklara besluten.
Undvik att arbeta med detaljer. Ställ uppdrag till
staben!
Säkerställ med hjälp av kommunikationsansvarig på
lokal nivå att lokalt kommunikationsarbete utgår från
den kommunikativa strategin.
Forts. nästa sida
ÅTGÄRDSKORT
Regional nivå
Lokal nivå
Avsluta den allvarliga/extraordinära händelsen då
verksamheten kan bedrivas med ordinarie resurser.
Efter direktiv från sjukvårdsledare på regional nivå:
Avsluta särskild sjukvårdsledning och meddela verksamheterna att återgå till normal drift.
Meddela hela organisationen att händelsen är avslutad.
Vid en händelse som endast berör ett sjukhus kan lokal sjukvårdsledare fatta beslut om beredskapsläge
på det enskilda sjukhuset. Sjukvårdsledaren på lokal
nivå kan vid en sådan händelse även fatta beslut om
återgång till normal verksamhet. Detta görs alltid i
samråd med TiB.
Utvärdera arbetet efter insatsens slut.
ÅTGÄRDSKORT
Medicinskt ansvarig
TÄ N K PÅ ! D E ÅTG Ä R D E R S O M B E S K R I V S I ÅTG Ä R DS KO R T E T M Å S T E I B L A N D
G Ö R A S PA R A L L E L LT. S E I N T E U PP G I F T E R N A I S T R I K T K R O N O LO G I S K O R D N I N G
Regional nivå
Lokal nivå
Inhämta information från sjukvårdsledaren.
Inhämta information från sjukvårdsledaren.
Överta rollen som medicinskt ansvarig.
Överta rollen som medicinskt ansvarig.
Upprätta kontakt med medicinskt ansvarig på lokal
nivå (skadeplats och sjukhus).
Upprätta kontakt med medicinskt ansvarig på regional nivå.
Gör medicinsk bedömning:
Hur ser skadepanoramat ut?
Vilka risker finns för de drabbade?
Gör medicinsk bedömning
Hur ser skadepanoramat ut?
Regional nivå gör en bedömning av skadepanoramat i ett övergripande perspektiv.
Lokal nivå tar del av den medicinska bedömning
som görs på regional nivå och omsätter detta till sin
egen verksamhet utifrån fördelningsnyckel.
Fatta medicinskt inriktningsbeslut. Fastslå:
Ambitionsnivå.
Princip för prioritering.
Speciell inriktning för det medicinska arbetet.
Fatta medicinskt inriktningsbeslut för den egna
verksamheten. Fastslå:
Ambitionsnivå.
Beslut på lokal nivå utgår från det regionala beslutet.
Utforma medicinskt underlag. Klargör hur resursbehovet ser ut nu och framöver.
Utforma medicinskt underlag. Klargör hur resursbehovet ser ut nu och framöver.
Håll löpande kontakt med medicinskt ansvarig på
(skadeplats och sjukhus).
Håll löpande kontakt med medicinskt ansvarig på
regional nivå samt ansvarig på respektive klinik.
Upprätta även kontakt med kliniker som kan bli berörda framöver.
Säkerställ att extra resurser finns om behov uppstår.
Detta avser exempelvis personal, utrustning och läkemedel.
Meddela direkt eventuella behov till medicinskt ansvarig på regional nivå.
Etablera expertkontakt. Ta kontakt med sakkunniga
inom andra landstig, på nationella myndigheter etc.
Fatta löpande medicinskt inriktningsbeslut.
Fatta löpande medicinskt inriktningsbeslut.
ÅTGÄRDSKORT
Stabschef
TÄ N K PÅ ! D E ÅTG Ä R D E R S O M B E S K R I V S I ÅTG Ä R DS KO R T E T M Å S T E I B L A N D G Ö R A S
PA R A L L E L LT. S E I N T E U PP G I F T E R N A I S T R I K T K R O N O LO G I S K O R D N I N G .
Regional nivå
Lokal nivå
Bemanna staben:
Säkra bemanning av de funktioner i staben som
sjukvårdsledaren beslutat om.
Säkerställ att rätt kompetens finns i staben utifrån
aktuell händelse.
Tag beslut om vilka förvaltningar som ska vara representerade i staben. Gör detta i samverkan med
berörda förvaltningar.
Bemanna staben:
Säkra bemanning av de funktioner i staben som
sjukvårdsledaren beslutat om.
Säkerställ att rätt kompetens finns i staben utifrån
aktuell händelse.
Organisera stabens arbete. Utse ansvariga för respektive funktion.
Organisera stabens arbete. Utse ansvariga för respektive funktion.
Led stabens arbete:
Planera, samordna och följ upp stabens arbete utifrån fattade beslut.
Var noga med att löpande kontrollera att varje
funktion är klar över sin uppgift.
Led stabens arbete:
Planera, samordna och följ upp stabens arbete utifrån fattade beslut.
Var noga med att löpande kontrollera att varje
funktion är klar över sin uppgift.
Upprätta en stabsarbetsplan, dvs en planering över
olika aktiviteter som ska äga rum, tid för rapportering osv. Använd underlag för stabsarbetsplan i verktygslådan.
Upprätta en stabsarbetsplan, dvs en planering över
olika aktiviteter som ska äga rum, tid för rapportering osv. Använd underlag för stabsarbetsplan i
verktygslådan.
Förbered och genomför stabsorienteringar enligt
fastslagen rutin. Använd underlag för stabsorienteringar i verktygslådan.
Förbered och genomför stabsorienteringar enligt
fastslagen rutin. Använd underlag för stabsorienteringar i verktygslådan.
Säkerställ att efterfrågat beslutsunderlag utarbetas
och levereras till sjukvårdsledaren.
Säkerställ att efterfrågat beslutsunderlag utarbetas
och levereras till sjukvårdsledaren.
Säkerställ samverkan med stabschef på lokal nivå så
att arbetet i de olika staberna samordnas.
Samverka med stabschef på regional nivå:
Säkerställ att arbetet i den egna staben görs i linje
med arbetet för händelsen som helhet.
Dra nytta av det arbete som görs i staben på regional nivå. Undvik dubbelarbete.
Säkerställ löpande kontakt med de förvaltningar
som inte finns representerade i regionala staben.
Utvärdera stabens arbete. Ställ frågan: Arbetar vi
med rätt saker utifrån det övergripande inriktningsbeslut som sjukvårdsledaren fattat?
Utvärdera stabens arbete. Ställ frågan: Arbetar vi
med rätt saker utifrån det övergripande inriktningsbeslut som sjukvårdsledaren fattat?
Forts. nästa sida
ÅTGÄRDSKORT
Regional nivå
Lokal nivå
Säkerställ löpande att information som ska tillföras
stabens logg delges funktionen för dokumentation.
Säkerställ löpande att noteringar som ska delges internt och till externa aktörer skrivs in i WIS.
Säkerställ löpande att noteringar som ska delges
internt och till externa aktörer skrivs in i WIS.
Se rutiner under ”Funktionen för dokumentation”
i planen.
i planen.
Avsluta stabsarbetet efter beslut av sjukvårdledaren.
Avsluta stabsarbetet efter beslut av sjukvårdsledaren.
ÅTGÄRDSKORT
Lägesbild
G Ö R A S PA R A L L E L LT. S E I N T E U PP G I F T E R N A I S T R I K T K R O N O LO G I S K O R D N I N G .
Regional nivå
Lokal nivå
Meddela att funktionen för lägesbild är igång. Säkerställ att övriga funktioner är medvetna om att
funktionen för lägesbild är upprättad och att arbetet
med att bygga lägesbilden är påbörjat.
Meddela att funktionen för lägesbild är igång. Säkerställ att övriga funktioner är medvetna om att
funktionen för lägesbild är upprättad och att arbetet med att bygga lägesbilden är påbörjat.
Synliggör lägesbilden. Var tydlig med var och hur lägesbilden löpande kommer att publiceras och uppdateras så att sjukvårdsledning och resten av staben
kan del av informationen.
Synliggör lägesbilden. Var tydlig med var och hur
lägesbilden löpande kommer att publiceras och
uppdateras så att sjukvårdsledning och resten av
staben kan del av informationen.
Ta kontakt med funktionen för lägesbild på lokal
nivå. Kom överens om hur arbetet med lägesbild ska
delas upp mellan de två nivåerna.
Ta kontakt med funktionen för lägesbild på regional nivå. Kom överens om hur arbetet med lägesbild ska delas upp mellan de två nivåerna.
Börja direkt med faktainsamling från stabens olika delar.
Börja direkt med faktainsamling ur ett lokalt perspektiv.
OBS! Om faktainsamling ska ske utanför den egna
krisorganisationen – kontrollera med stabschef så att
ingen annan funktion redan har efterfrågat denna information.
OBS! Om faktainsamling ska ske utanför den egna
krisorganisationen – kontrollera med stabschef så att
ingen annan funktion redan har efterfrågat denna information.
Strukturera all information och gör avvägningar
kring vad som ska lyftas in i lägesbilden.
Gör löpande bedömningar tillsammans med stabschefen kring vad som är viktigt just nu.
Gör löpande bedömningar kring vad som ska lyftas
in i lägesbilden ur ett lokalt perspektiv. Gör detta i
samverkan med stabschefen och funktionen för lägesbild på regional nivå.
Säkerställ att lägesbilden presenteras på ett sätt så
att den blir en tillgång för beslutsfattaren. Använd
förslaget på struktur som finns i verktygslådan.
Säkerställ att lägesbilden presenteras på ett sätt så
att den blir en tillgång för beslutsfattaren. Använd
förslaget på struktur som finns i verktygslådan.
Genomför löpande uppdateringar av lägesbilden.
Säkerställ att viktig och avgörande information
snabbt tillförs lägesbilden.
Genomför löpande uppdateringar av lägesbilden.
Säkerställ att viktig och avgörande information
snabbt tillförs lägesbilden.
i planen.
i planen.
ÅTGÄRDSKORT
Analys
Regional nivå
Lokal nivå
Säkerställ att rätt typ av kompetens kallas in till analysfunktionen. Olika typer av händelser kräver olika
typer av experter. Tänk på att kompetensbehovet
kan variera över tiden.
Säkerställ att rätt typ av kompetens kallas in till analysfunktionen. Olika typer av händelser kräver olika
typer av experter. Tänk på att kompetensbehovet
kan variera över tiden.
Säkerställ att samverkan kring analysarbete sker mellan lokal och regional nivå.
Säkerställ att samverkan kring analysarbete sker
med den regionala nivån.
Utgå från den information som finns om händelsen
och genomför analysarbetet på ett metodiskt sätt.
Förslag på struktur för analysarbete finns i verktygslådan.
Samverka med lokal nivå.
Utgå från den information som finns om händelsen
och genomför analysarbetet på ett metodiskt sätt.
Förslag på struktur för analysarbete finns i verktygslådan.
Samverka med regional nivå.
Samarbeta med kommunikationsfunktionen i analysarbetet så att de kommunikativa aspekterna integreras i analysarbetet.
Ta reda på vilket analysarbete som görs hos övriga
inblandade aktörer (genom funktionen för samverkan). Tillför relevanta delar av detta till landstingets
analysresultat.
Strukturera analysarbetet och gör avvägningar kring
vad som ska lyftas fram i lägesbilden. Gör löpande
bedömningar kring vad som är viktigt just nu i samarbete med stabschefen.
Strukturera analysarbetet och gör avvägningar
kring vad som ska lyftas fram ur ett lokalt perspektiv. Gör löpande bedömningar kring vad som är viktigt just nu i samarbete med stabschefen. Säkerställ
att detta tillförs analysen genom att föra en löpande dialog med regional nivå.
Åskådliggör analysresultatet. Säkerställ att analysresultatet presenteras på ett sätt så att det blir en tillgång för beslutsfattaren och en del av lägesbilden.
Åskådliggör analysresultatet i samverkan med regional nivå.
Genomför löpande uppdateringar av analysen utifrån förändrad lägesbild.
Genomför löpande uppdateringar av analysen utifrån förändrad lägesbild.
Se rutiner under ”Funktionen för dokumentation” i
planen.
i planen.
ÅTGÄRDSKORT
Insats
Regional nivå
Lokal nivå
Etablera kontakt med insats på lokal nivå.
Etablera kontakt med insats på regional nivå.
Utifrån behov – etablera kontakt med:
Skadeplats.
Ambulansverksamhet.
Andra landsting (vid eventuell resursbrist i Kalmar
län).
Utifrån behov - etablera kontakt med:
Vårdavdelningar.
Intensivvårdsavdelning.
Akutavdelning.
Operationsavdelning.
Röntgenavdelning.
Laboratorium.
Inhämta löpande uppgifter om:
Tillgång till personal med relevant kompetens.
Materielbehov.
Inhämta löpande information om:
Lediga vårdplatser.
Tillgång till personal med relevant kompetens.
Möjliga överbeläggningar.
Tillgång till respiratorer.
Tillgång till operationssalar.
Tillgång till IVA-platser.
Materielbehov.
Ta del av underlag från insats på lokal nivå. Sammanställ uppgifterna för länet som helhet.
Sammanfatta uppgifterna och för löpande dialog
med insats på regional nivå.
Gör bedömning om eventuell omfördelning av
resurser mellan olika verksamheter.
Gör bedömning om eventuell omfördelning av
resurser mellan det egna sjukhusets verksamhet.
Framför ett eventuellt behov till stabschefen.
Framför eventuellt behov till stabschefen.
Framför eventuellt behov om omfördelning av resurser mellan sjukhusen till insats på regional nivå.
Säkerställ att sammanställningen av materielbehov,
beläggningar samt eventuell bedömning om resursomfördelning blir en del av lägesbilden och därmed sjukvårdsledningens beslutsunderlag.
Inhämta och sammanställ löpande information från
olika verksamheter. Överväg eventuella omfördelningar. För dialog med stabschef och sjukvårdsledare.
Inhämta och sammanställ löpande information från
olika verksamheter. Överväg eventuella omfördelningar. För dialog med stabschef och sjukvårdsledare.
planen.
Se rutiner under ”Funktionen för dokumentation” i planen.
ÅTGÄRDSKORT
Samverkan
Regional nivå
Lokal nivå
Identifiera samverkande aktörer utifrån lägesbild
och analys av händelsen. Gör detta ur ett regionalt
perspektiv. Stäm av med lokal nivå så att ingen aktör
”hamnar mellan stolarna”.
Identifiera samverkande aktörer utifrån lägesbild
och analys av händelsen. Gör detta ur ett lokalt perspektiv. Stäm av med regional nivå så att ingen aktör ”hamnar mellan stolarna”.
Identifiera behovet av inledande samverkan:
Med vilka aktörer måste samverkan inledas direkt?
Vilka frågeställningar är viktigast att samverka
kring direkt?
Hur ska vi samverka?
Identifiera behovet av inledande samverkan ur ett lokalt perspektiv:
Vilka frågeställningar är viktigast att samverka
kring direkt?
Hur ska vi samverka?
Gör detta tillsammans med sjukvårdsledare, stabschefen och funktionen för samverkan på regional
nivå.
Gör detta tillsammans med sjukvårdsledare, stabschefen och funktionen för kommunikation.
Etablera samverkanskanaler med regionala berörda
aktörer. Ta reda på:
Telefonnummer
E-postadress
RAKEL
Etablera samverkanskanaler lokala berörda aktörer.
Ta reda på:
Telefonnummer
E-postadress
RAKEL
Genomför den initiala samverkan som krävs för att
landstingets inriktningsbeslut ska ligga i linje med övriga aktörers agerande.
Fokusera på:
Hur bedömer övriga aktörer situationen?
Hur ser behoven ut?
Vilka gemensamma åtgärder är viktigast just nu?
Om det finns behov av samverkan med lokala aktörer:
landstingets inriktningsbeslut ska ligga i linje med
övriga aktörers agerande.
Fokusera på:
Hur bedömer övriga aktörer situationen?
Hur ser behoven ut?
Vilka gemensamma åtgärder är viktigast just nu?
Säkerställ att resultatet av inledande samverkan delges sjukvårdsledare och stabschef på lokal nivå.
Säkerställ att resultatet av samverkan delges sjukvårdsledaren, stabschefen och kommunikationssamordning.
Håll löpande dialog med lokal nivå.
Ta reda på när regionala samverkansmöten ska genomföras och förbered underlag ur ett landstingsperspektiv:
Möjliga händelseutvecklingar
Behovs- och resursbild
Egen uthållighet
Samverkanskapacitet
För dialog med kommunikationsfunktionen om deltagande vid samverkansmöten för att säkra samordningen av kommunikationsfrågor.
Håll löpande dialog med regional nivå (funktionen
för samverkan).
Forts. nästa sida
ÅTGÄRDSKORT
Regional nivå
Lokal nivå
För tillbaks informationen från samverkan till sjukvårdsledare, stabschef och lägesfunktion, t ex:
Aktörsgemensam inriktning för arbetet.
Information som framkommit från andra aktörer
och som är avgörande för landstingets hantering.
Eventuellt resultat av analys av händelsen som
gjorts av länsstyrelsen ur ett helhetsperspektiv.
Resursfrågor.
Aktörsgemensam strategi för kommunikation (åtgärder, aktiviteter).
Aktörsgemensamma budskap till allmänhet och media.
Det två sista punkterna säkerställs genom kommunikationsfunktionens deltagande vid samverkansmöte
med inriktning kommunikation.
För tillbaks information från samverkan till sjukvårdsledare, stabschef och lägesfunktion.
Ta del av samverkansresultat från regional nivå.
Kontrollera löpande funktionsbrevlådan
[email protected]
Revidera löpande behovet av samverkan:
Samverkar vi med rätt aktörer?
Vilka frågor är viktigast att samverka kring just nu?
Revidera löpande behovet av samverkan:
Samverkar vi med rätt aktörer?
Vilka frågor är viktigast att samverka kring just nu?
Var offensiv i samverkansarbetet. Håll löpande kontakt med övriga inblandade aktörer. Vänta inte på att
andra ska höra av sig!
Var offensiv i samverkansarbetet. Håll löpande kontakt med övriga inblandade aktörer. Vänta inte på
att andra ska höra av sig!
Ta löpande del av den information som läggs ut av
andra externa aktörer på WIS. Säkerställ att viktig information delges stabschefen.
planen.
planen.
ÅTGÄRDSKORT
Kommunikation
F Ö R S TA KO M M U N I 8 K ATÖ R PÅ PL AT S
Regional nivå
Lokal nivå
Ta reda på vilka som är kontaktade inom kommunikationsfunktionen och när i så fall den/de förväntas ansluta till krisledningsgruppen. Under tiden får du själv
agera.
Ta reda på vilka som är kontaktade inom kommunikationsfunktionen och när i så fall den/de förväntas ansluta till krisledningsgruppen. Under tiden får du själv
agera.
Försök i första hand få tag på kommunikationsansvarig
och pressansvarig.
Försök i första hand få tag på en kommunikatör på regional nivå.
Skapa en bild av händelsen. Identifiera om det är några
kommunikationsinsatser som omedelbart måste göras.
Identifiera om kommunikationssamverkan med andra
aktörer måste göras direkt.
Skapa en bild av händelsen. Identifiera om det är några
kommunikationsinsatser som omedelbart måste göras.
Detta görs i samråd med kommunikatör på regional
nivå, sjukvårdsledare och stabschef.
Detta görs i samråd med TiB, alternativt sjukvårdsledare och stabschef. Finns ingen annan kommunikatör på
plats får du själv agera, exempelvis skicka pressmeddelande. Det ska göras inom 30 min.
Notera och skriv ner klockslag för det du gör.
Notera och skriv ner klockslag för det du gör.
F Ö R S TA PR E SSA N S VA R I G PÅ PL AT S
Regional nivå
Ta med dig nödvändiga arbetsredskap.
Första pressmeddelandet ska lämnas inom 30 minuter.
Gör en kortfattad beskrivning av händelsen. Uppge i
pressmeddelandet när nästa information kommer.
Ställ om telefonen, via växeln, så att pressjoursnumret
841 31 går till din telefon.
Följ händelsen i media och rapportera till kommunikationsansvarig.
Hämta Akutinformationslådan på Rolf Asmundssons rum.
Säkerställ att talesperson har korrekt underlag att uttala sig utifrån.
Gå till förutbestämd lokal eller lokal som anvisas.
Kontrollera vilka publiceringsvägar som är tillgängliga
(internet, e-post, telefon osv).
Upprätta kontakt med den person som är utsedd till talesperson av kommunikationsansvarig och sjukvårdsledare.
Om inget sådant beslut är taget: för dialog med kommunikationsansvarig kring talesperson.
ÅTGÄRDSKORT
KO M M U N I K AT I O N SA N S VA R I G
Regional nivå
Lokal nivå
Skapa en bild av situationen. Be om en rapport från TiB
eller regional sjukvårdsledare om vad som hänt. Ta kontakt med kommunikationsansvarig på lokal nivå.
Skapa en bild av situationen. Be om en rapport från lokal sjukvårdsledare om vad som hänt. Ta kontakt med
kommunikationsansvarig på regional nivå.
Bemanna kommunikationsfunktionen med de resurser
som behövs.
Bemanna kommunikationsfunktionen med de resurser
som behövs.
För dialog med sjukvårdsledningen kring talesperson.
Gör klart vem eller vilka som ska vara talespersoner i
media.
Ta del av information från regional nivå om vem som ska
vara talesperson i media. Säkerställ att även den lokala
sjukvårdsledningen får denna information.
Utforma kommunikativ strategi tillsammans med sjukvårdsledningen. Se till att denna innehåller riktlinjer för
aktiviteter och budskap. Delge kommunikationsansvarig på lokal nivå.
Ta del av den kommunikativa strategin för kommunikationsarbetet som formuleras på regional nivå.
Tydliggör kommunikationsfrågor som är speciellt viktiga att samverka kring med andra aktörer.
Delge kommunikationsstrategin till hela kommunikationsfunktionen regionalt och lokalt. Säkerställ att alla
förstår och att fortsatt arbete utgår från strategin.
Omsätt den regionala övergripande strategin för kommunikationsarbetet till lokal nivå. Ta vid behov stöd av
regional nivå.
Ge vid behov stöd till lokal nivå för att omsätta strategin
till lokala aktiviteter och budskap.
Säkerställ att alla förstår och att fortsatt arbete utgår
från strategin.
Ge direktiv om genomförande av kommunikativa åtgärder utifrån strategin.
Ge direktiv om genomförande av kommunikativa åtgärder utifrån strategin.
Kontrollera och säkerställ att information nått den egna
växeln samt 1177 sjukvårdsrådgivningen.
Kontrollera att informationen nått de olika enheterna
på det egna sjukhuset.
Kontrollera och säkerställ kommunikationssamordningen med övriga aktörer.
Beakta om det finns behov av informationsanpassning
till grupper med särskilda behov, exempelvis översättning till andra språk.
Beakta om det finns behov av informationsanpassning
till grupper med särskilda behov, exempelvis översättning till andra språk. Framför ett eventuellt sådant behov till kommunikationsansvarig på regional nivå.
Utforma löpande kommunikativ strategi för kommunikationsarbetet. Håll samman kommunikationsarbetet
på de olika nivåerna.
Ta löpande del av den övergripande strategin för kommunikationsarbetet och omsätt denna till aktiviteter
och budskap på lokal nivå. Ta vid behov stöd av den regionala nivån.
Säkerställ att kommunikationsfrågorna ALLTID är en del
i övergripande beslut om åtgärder och delge samtliga
som arbetar med kommunikationsfrågor riktlinjer för
arbetet utifrån strategin.
Forts nästa sida
ÅTGÄRDSKORT
KO M M U N I K AT I O N SA N S VA R I G F O R T S .
Regional nivå
Lokal nivå
Säkerställ löpande att information som ska tillföras stabens logg delges funktionen för dokumentation.
ÅTGÄRDSKORT
KO M M U N I K AT I O N SSA M O R D N I N G
Regional nivå
Lokal nivå
Skapa en bild av situationen. Be att få en rapport om
vad som hänt och hur läget ser ut.
Prata med den funktion som arbetar med samverkan i
stort i den regionala staben. Bestäm hur ni tillsammans
ska arbetar med samverkan så att ni inte missar vissa
delar eller arbetar med samma frågor.
Identifiera inledande samordningsbehov tillsammans
med funktionen för samverkan:
Vilka frågeställningar är viktigast att samverka kring
direkt ur ett kommunikativt perspektiv?
landstingets kommunikativa strategi ska ligga i linje
med övriga aktörers agerande.
Fokusera på:
Hur bedömer övriga aktörer kommunikationsbehovet?
Hur ser det gemensamma målet för kommunikationen
ut?
Hur ser det gemensamma övergripande budskapet
ut just nu?
Delge kommunikationsansvarig resultatet av samverkan.
Ta reda på när eventuella kommunikationssamordningsmöten ska genomföras.
Kontrollera funktionsbrevlådan
[email protected].
Samverka löpande med övriga aktörer för att säkerställa att landstingets kommunikationsarbete är samordnat med övriga aktörers kommunikationsarbete. Detta
görs genom kommunikationsmöten men också genom
direktkontakt med andra aktörer. Använd kommunikationsnätverket som finns i Kalmar län.
Delta vid kommunikationsmöten i länet och vid behov
nationellt. Förbered deltagandet:
Hur ser landstingets kommunikativa strategi ut just nu?
Hur upplever landstinget kommunikationsläget allmänt?
Vilket kommunikationsbehov finns just nu?
Vilka frågor är speciellt svåra ur ett kommunikationsperspektiv för landstingets del?
Vilka kommunikationsfrågor kräver samordning just nu?
Återför resultatet från mötet direkt till kommunikationsansvarig. Speciellt viktigt:
Aktörernas gemensamma strategi för kommunikation just nu.
Viktigaste delarna i det gemensamma budskapet.
Eventuella gemensamma aktiviteter.
Ta löpande del av resultatet från kommunikationssamordning på regional nivå. Säkerställ att detta resultat
blir en del i den egna hanteringen.
Säkerställ att kommunikationsansvarig på lokal nivå löpande får del av samverkansresultatet.
ÅTGÄRDSKORT
I N T E R N KO M M U N I K AT I O N
Regional nivå
Lokal nivå
Etablera kontakt med lokal nivå.
Etablera kontakt med regional nivå.
Analysera interna kommunikationsbehovet tillsammans
med kommunikationsansvarig och kommunikationsfunktionen på lokal nivå. Förslå vilka insatser som ska
genomföras:
Vilken information behöver ges internt just nu?
Vilka interna målgrupper bör prioriteras?
Vilka kanaler kan användas?
Var delaktig i analysen av det interna kommunikationsbehovet. Delge regional nivå det behovet som finns
ute i verksamheterna på lokal nivå.
Samordna kommunikationsinsatserna med ansvarig för
externt kommunikation och presskontakter. Sträva efter
att den interna informationen går ut först.
Genomför interna kommunikationsinsatser i samråd
med lokal nivå.
Genomför interna kommunikationsinsatser i samråd
med regional nivå.
Förmedla huvudbudskap till växeln och 1177 (telefon) i
samverkan med ansvarig för extern kommunikation.
ÅTGÄRDSKORT
E X T E R N KO M M U N I K AT I O N
Regional nivå
Lokal nivå
Skapa en bild av situationen. Be att få en rapport om vad
som hänt och hur läget ser ut.
Analysera externa kommunikationsbehovet tillsammans
med kommunikationsansvarig och kommunikationsfunktionen på lokal nivå. Föreslå utifrån den kommunikativa
strategin vilka insatser som ska genomföras:
Vilken information behöver ges externt just nu?
Vilka externa målgrupper bör prioriteras?
Vilka kanaler kan användas?
Delta i det analysarbete som göra på regional nivå
kring det externa kommunikationsbehovet.
Samordna kommunikationsinsatserna med ansvarig för
intern kommunikation och presskontakter. Sträva efter
att den interna informationen går ut först.
Tänk på:
All information ska vara baserad på fakta och inte spekulationer, ryktesspridningar och gissningar.
Den information som ges ska var samordnad med
övriga aktörer.
Informationen ska vara entydig. Samma budskap ska
gå ut genom de olika kanalerna.
Ha inte för många budskap åt gången. Komprimera
och gör slagkraftigt. Målgruppsanpassa (patienter,
medborgare eller anhöriga).
Förmedla huvudbudskap till växeln och 1177 (telefon) i
samverkan med ansvarig för intern kommunikation.
Publicera extern information i första hand på Ltkalmar.se
och 1177.se. Ange vart allmänhet, anhöriga och patienter
kan vända sig för att få hjälp och ställa frågor. Ange även
när ny information kan komma att läggas ut. Arbeta med sociala medier utifrån direktiv från kommunikationsansvarig.
Genomför externa kommunikationsinsatser utifrån direktiv från regional nivå.
Tänk på:
Försök att besvara frågorna: Vad? Var? När? Hur?
Vem? Varför? Om frågorna inte går att besvara: Var ärlig och konstatera att detta inte går att besvara just nu
men att vi återkommer så fort vi vet.
Det är viktigt att informera, även när läget under längre tid är oförändrat och/eller under kontroll.
Var klar och tydlig i budskapet. Använd inga fackuttryck. Se till att få sagt det du vill säga och bemöt felaktigheter omedelbart.
Inled arbetet med FAQ (Frequently Asked Questions).
FAQ är en sammanställning av sådana frågor som ofta
ställs och där svar kan läggas ut på hemsidan. Underlaget kan även användas av de personer som svarar på frågor från exempelvis allmänheten.
Stöd regional nivå med FAQ-arbete.
Identifiera löpande kommunikationsbehovet och genom-för åtgärder utifrån den kommunikativa strategin.
Identifiera löpande kommunikationsbehovet ute i
verksamheterna och delge regional nivå.
ÅTGÄRDSKORT
PR E SS J O U R / M E D I E A N S VA R I G
Regional nivå
Lokal nivå
Ta reda på vem sjukvårdsledare och kommunikationsansvarig har utsett som talesperson.
Ta reda på vem sjukvårdsledare och kommunikationsansvarig har utsett som talesperson.
Formulera inledande budskap utifrån den information
som går att ge även om den är begränsad. Formulera
budskapet utifrån den kommunikativa strategin som
ges av kommunikationsansvarig.
Ta del av inledande budskap från regional nivå.
Informera växeln om vem/vilka som medierna ska hänvisas till vid frågor.
Gå utifrån uppdrag från kommunikationsansvarig tidigt
ut med ett pressmeddelande. Utgå från den kommunikativa strategin. Berätta kortfattat:
Vad som hänt.
När ny information kan förväntas komma.
Vem/vilka som är kontaktpersoner för media.
Ta del av pressmeddelande.
Följ bevakningen av händelsen i media. Ha tät kontakt
med omvärldsbevakning för att få en bild av faktafel,
behov etc. Korrigera omedelbart om felaktigheter förekommer.
Säkerställ att information i pressmeddelande och intervjusituationer är baserade på fakta och inte spekulationer, rykten eller gissningar. Säkerställ att samma budskap går ut i samtliga kanaler.
Säkerställ att den information som går ut till media är
samordnad med övriga aktörer. Samverka löpande
med den person som ansvarar för kommunikationssamordning.
Gå tillsammans med talespersonerna igenom de frågor
som kommer att ställas: Vad?, Var?, När?, Hur?, Vem?,
Varför?
Följande frågor måste kunna besvaras under krisens olika skeden:
Händelseförlopp och omfattning.
Antal drabbade/inblandade.
Innebörden och konsekvenserna av det som hänt.
Om det är farligt.
Vilka åtgärder som görs.
Ansvar, skuld.
Kostnader.
Skriv pressmeddelande löpande. Skriv hellre ett pressmeddelande för mycket än för lite, även om det bara rör
sig om begränsad information som tillkommit.
Forts nästa sida
ÅTGÄRDSKORT
PR E SS J O U R / M E D I E A N S VA R I G F O R T S .
Regional nivå
Lokal nivå
Förbered vid behov presskonferens. Alternativt förbered deltagande i gemensam presskonferens med övriga aktörer.
Förbered vid behov presskonferens tillsammans med
regional nivå. Se till att lokal finns tillgänglig, skyltningen är tydlig osv.
Välj lämplig lokal beroende på vad händelsen handlar om.
Förbered talesperson. Om fler aktörer deltar bör gemensamma förberedelser genomföras, t ex gemensamt huvudbudskap och speciellt viktiga frågeställningar.
Om landstinget är värd för presskonferensen fördelar
pressjouren frågorna och ser till att sätta streck när utsatt tid nåtts. Möjligheter bör ges till korta egna intervjuer efter presskonferensen. Ny tid för nästa presskonferens lämnas.
Förbered och upprätta vid behov ett presscenter. Bestäm lokal och bemanning. Klargör hur personal på
presscentra löpande ska uppdateras med relevant fakta.
Förbered vid behov presscentra tillsamman med regional nivå.
Förbered tidigt krisens andra fas då mediernas fokus
kommer att ligga på vem som bär ansvaret, kostnader
osv.
Förbered önskemål från media. Media kommer att ha
önskemål om att komma nära händelsen, prata med
vittnen, fotografera lokaler osv. Förbered detta tillsammans med lokal nivå innan frågorna kommer.
Förbered önskemål från media. Media kommer att ha
önskemål om att komma nära händelsen; prata med
vittnen, fotografera lokaler osv. Förbered detta tillsammans med regional nivå innan frågorna kommer.
Om medierna får tillgång till arbetslokaler ska det vara
på anpassat geografiskt avstånd från händelsen och
bemannas med en kontaktperson som kan förmedla
frågor och önskemål till kommunikationsansvarig och
talesperson. Medierna ska inte kunna komma in i ”händelseområdet” av misstag eller utan tillstånd.
Om medierna får tillgång till arbetslokaler ska det vara
på anpassat geografiskt avstånd från händelsen och
bemannas med en kontaktperson som kan förmedla frågor och önskemål till kommunikationsansvarig
och talesperson. Medierna ska inte kunna komma in i
”händelseområdet” av misstag eller utan tillstånd.
ÅTGÄRDSKORT
O M VÄ R L DS B E VA K N I N G O C H KO M M U N I K AT I O N SA N A LYS
Regional nivå
Lokal nivå
Skapa en bild av situationen. Be att få en rapport om vad
som hänt och hur läget ser ut.
Samordna omvärldsbevakningen med övriga inom kommunikationsfunktionen. Extern kommunikation, medieansvarig och omvärldsbevakning bör arbeta tillsammans
för att löpande beskriva:
Mediebilden av händelsen (traditionella och sociala
medier).
Allmänhetens och drabbades bild av händelsen.
Direkta felaktigheter.
Gör tillsammans med funktionen för analys bedömningar
kring händelsen kan komma att innebära i framtiden. Föreslå proaktiva kommunikativa åtgärder utifrån analysen.
Sammanställ löpande resultatet av analysarbetet till
kommunikationsansvarig.
Ta löpande del av resultatet av omvärldsbevakningen
för att få en bild av hur händelsen uppfattas.
B I L AG O R KO M M U N I K AT I O N
Interna målgrupper
Externa målgrupper
Samverkanspartner
Externa kanaler
Interna kanaler
Mall för kontaktuppgifter övriga aktörer
Mall för kommunikationsplanering (vem, vad, hur, när, ansvar)
Lista med möjliga presskonferenslokaler
Checklista kriskommunikation på Facebook
Krisinfolåda på Rolfs rum
Speciell text för förtroendekris – pressjour
Speciell text för allvarlig händelse/svår påfrestning – pressjour
Speciell text större olycka – pressjour
Översättning av vanligt förekommande uttryck för pressmeddelande på engelska
Tillståndsbevis för fotografering/filmning
Meddelande till allmänheten
Viktigt meddelande till allmänheten
ÅTGÄRDSKORT
Dokumentation
Regional nivå
Lokal nivå
Kontrollera att TiB har startat en händelse i WIS.
Säkerställ att delningen internt och till andra aktörer
blir genomförd i WIS enligt beslut från stabschefen.
Komplettera eventuellt delningen i WIS i dialog med
funktionen för dokumentation på regional nivå.
Påbörja en logg för de aktiviteter som görs i staben.
Utgå från den mall som finns i verktygslådan.
Påbörja en logg för de aktiviteter som görs i staben.
Utgå från den mall som finns i verktygslådan.
Säkerställ att övriga funktioner i staben är medvetna
om att:
Underlag till logg ska lämnas till funktionen för dokumentation
Noteringar ska föras i WIS och skickas för publicering till redaktörerna enligt formulerade rutiner (se
beskrivning i plan)
Säkerställ att övriga funktioner i staben är medvetna om att:
Underlag till logg ska lämnas till funktionen för dokumentation
Noteringar ska föras i WIS och skickas för publicering till redaktörerna enligt formulerade rutiner (se
beskrivning i plan)
Logga löpande stabens arbete.
Logga löpande stabens arbete
Publicera löpande noteringar i WIS enligt rutiner
som beskrivs i planen. Förankra med stabschefen
innan publicering.
Publicera löpande noteringar i WIS enligt rutiner
som beskrivs i planen. Förankra med stabschefen
innan publicering.
För mötesanteckningar vid stabsorienteringar.
Om både regional och lokal nivå är närvarande: bestäm vem som för anteckningar.
För mötesanteckningar vid stabsorienteringar.
Om både regional och lokal nivå är närvarande: bestäm vem som för anteckningar.
Samla ärenden som ska diarieföras i en mapp.
Stämpla med ankomstdatum. Säkerställ att diarieföring sker i efterhand.
Samla ärenden som ska diarieföras i en mapp.
Stämpla med ankomstdatum. Säkerställ att diarieföring sker i efterhand.
ÅTGÄRDSKORT
Personal
Regional nivå
Lokal nivå
Bedöm personalbehovet. För en dialog med stabschefen kring trolig utveckling av händelsen:
Hur lång tid kan vi anta att hanteringen kommer fortgå?
Vilken omfattning på stab kommer vi att behöva?
Kommer vi behöva arbeta dygnet runt?
Bedöm personalbehovet. För en dialog med stabschefen och verksamhetsansvariga kring trolig utveckling av händelsen:
Hur lång tid kan vi anta att hanteringen kommer fortgå?
Hur mycket personal kommer behövas i verksamheterna?
Vilken omfattning på stab kommer vi att behöva?
Kommer vi behöva arbeta dygnet runt?
Säkerställ samverkan med funktionen för personal
på lokal nivå.
Säkerställ samverkan med funktionen för personal
på regional nivå.
Utarbeta underlag för personalbemanning utifrån
den analys som görs tillsammans med stabschef och
funktionen för insats. Planen ska innefatta:
Eventuella omfördelningar av personal mellan olika verksamheter.
Resurser för att bedriva arbetet i regional stab.
Utarbeta underlag för personalbemanning utifrån
den analys som görs tillsammans med stabschef och
funktionen för insats. Planen ska innefatta:
Eventuella omfördelningar av personal inom sjukhuset.
Resurser för att bedriva arbete i lokal stab.
Säkerställ att arbetspass förläggs så att arbetstidslagarna följs och att möjlighet till vila ges.
Säkerställ att arbetspass förläggs så att arbetstidslagarna följs och att möjlighet till vila ges.
Säkerställ att arbetsförhållandena för samtlig personal är sådana att arbetsmiljölagstiftningen följs.
Säkerställ att arbetsförhållandena för samtlig personal är sådana att arbetsmiljölagstiftningen följs.
Säkerställ att principer för lönesättning följs vid inkallning av personal.
Säkerställ att principer för lönesättning följs vid inkallning av personal.
ÅTGÄRDSKORT
Säkerhet
Regional nivå
Lokal nivå
Gör löpande säkerhetsbedömningar och föreslå utifrån dessa eventuella åtgärder, t ex skalskydd och
personskydd.
Gör löpande säkerhetsbedömningar och föreslå utifrån dessa eventuella åtgärder, t ex skalskydd och
personskydd.
Håll kontakt med polis och vaktbolag för att säkerställa allmän ordning. Gör detta i dialog med lokal
nivå.
Håll kontakt med polis och vaktbolag för att säkerställa allmän ordning. Gör detta i dialog med regional nivå.
Kontrollera att uppdaterad säkerhetsinformation
sprids till berörda.
Kontrollera att uppdaterad säkerhetsinformation
sprids till berörda.
ÅTGÄRDSKORT
Logistik och service
Regional nivå
Lokal nivå
Utifrån händelsens art: gör direkt en bedömning av
vilka logistiska utmaningar som kan uppstå. Planera för att lösa detta. Gör löpande nya bedömningar
och justera planeringen utifrån dessa.
Utifrån händelsens art: gör direkt en bedömning av
vilka logistiska utmaningar som kan uppstå. Planera för att lösa detta. Gör löpande nya bedömningar
och justera planeringen utifrån dessa.
Tänk speciellt på försörjning av läkemedel, sjukvårdsmaterial, tvätt, medicinska gaser, livsmedel.
Tänk speciellt på försörjning av läkemedel, sjukvårdsmaterial, tvätt, medicinska gaser, livsmedel.
Säkerställ att samverkan sker mellan regional och lokal nivå och med skadeplats.
Samverka med regional nivå.
Kontrollera krisorganisationens lokaler. Säkerställ att
nödvändig utrustning finns.
Kontrollera krisorganisationens lokaler. Säkerställ att
nödvändig utrustning finns.
Ordna så att mat serveras regelbundet till beslutsfattare och stab.
Ordna så att mat serveras regelbundet till berörda
verksamheter, beslutsfattare och stab.
Fråga inte vilka som vill ha – ordna så att det finns till
samtliga.
Fråga inte vilka som vill ha – ordna så att det finns till
samtliga.
Ordna övernattningsmöjligheter om detta behövs.
Ordna övernattningsmöjligheter om detta behövs.
Säkerställ att ekonomisk uppföljning är möjlig i efterhand.
Säkerställ att ekonomisk uppföljning är möjlig i efterhand.
ÅTGÄRDSKORT
IT
Regional nivå
Lokal nivå
Säkerställ att IT fungerar i respektive ledningscentral
och att det finns förbindelse mellan ledningscentralerna.
Säkerställ att IT och telefoni fungerar i respektive
ledningscentral och att det finns förbindelse mellan
ledningscentralerna.
Säkerställ att landstingets övriga IT fungerar, t ex
journalsystem och 1177.
Säkerställ att landstingets övriga IT fungerar, t ex
journalsystem och 1177.
Regional nivå säkerställer att samverkan med lokal
nivå sker löpande.
Se mer under åtgärdskort för experter och specialfunktioner.
ÅTGÄRDSKORT
Telefoni
Regional nivå
Lokal nivå
Säkerställ att telefoni fungerar i respektive ledningscentral och att det finns förbindelse mellan ledningscentralerna.
Säkerställ att telefoni fungerar i respektive ledningscentral och att det finns förbindelse mellan ledningscentralerna.
Säkerställ att landstingets övriga telefoni fungerar,
t ex växel, 1177.
Säkerställ att landstingets övriga telefoni fungerar,
t ex växel och 1177.
Samverka löpande med lokal nivå.
Meddela stabschefen vid stort tryck på växeln från
anhöriga. Detta möjliggör att 1177 kan bemanna ett
anhörignummer.
Se mer under åtgärdskort för experter och specialfunktioner.
ÅTGÄRDSKORT
Experter och specialfunktioner
Regional nivå
Lokal nivå
För representant från IT-förvaltningen, Primärvårdsförvaltningen, Smittskyddsläkaren, Psykiatriförvaltningen, Folktandvården, Landstingsservice, Kalmar
Länstrafik (KLT) och Bildningsförvaltningen:
Säkerställ att samverkan fungerar mellan din förvaltning och den regionala staben.
Delge staben information från din förvaltning så
att det blir en del av lägesbilden.
Delta i analysarbetet av händelsen med din expertkunskap.
Delge din förvaltning aktuell lägesbild med inriktningsbeslut och kommunikativ strategi.
För expert inom ett speciellt område, t ex RN, juridik,
ekonomi:
Klargör vilka olika typer av experter som är inkallade och hur just din roll ser ut
Definiera tillsammans med stabschefen initiala
uppgifter och uppgifter på lite länger sikt för expertrollen
För expert inom ett speciellt område, t ex RN, juridik,
ekonomi:
Klargör vilka olika typer av experter som är inkallade och hur just din roll ser ut
Definiera tillsammans med stabschefen initiala
uppgifter och uppgifter på lite länger sikt för expertrollen
i planen.
i planen.
ÅTGÄRDSKORT
Krisstödsamordnare
Regional nivå
Lokal nivå
Bedöm behovet av krisstöd och i så fall inriktningen på
detta stöd. Bedömningen görs i samverkan med stabschef och lokal krisstödsamordnare
Behövs krisstöd?
Var behövs i så fall krisstöd?
För dialog med krisstödsamordnare på regional nivå
kring behovet av krisstöd.
Inventera resurser för krisstöd i länet som helhet.
Klarlägg krisstödsresurser i egen organisation.
Ge underlag till regional nivå kring tillgängliga krisstödsresurser.
Formulera övergripande inriktning för krisstödsarbetet
och delge detta till lokal krisstödssamordnare.
Ta del av övergripande inriktning för krisstödsarbetet.
Ge direktiv till lokal krisstödssamordnare om att starta
upp krisstödorganisationen utifrån övergripande inriktningsbeslut.
Efter direktiv om att starta upp krisstödet
Utse krisstödjare så att arbetet kan genomföras utifrån den övergripande inriktningen.
Bedöm behov av att öppna anvisad plats för att samla anhöriga/drabbade.
Bestäm vilka lokaler som ska användas för krisstödet.
Säkerställ att hänvisningsskyltar sätts upp vid akutmottagning och huvudentré.
Ordna så att personer finns vid huvudentrén och tar
emot anhöriga.
Plocka fram västar till krisstödjare.
Säkerställ att skyltar om fotoförbud sätts upp.
Ta hjälp av funktionen för logistik och service med praktiska frågor.
Ge direktiv till krisstödjare om vad som ska göras.
Delge senaste lägesbilden.
Resursomfördela vid behov mellan sjukhusen.
Samordna löpande krisstödsarbetet på vårdenheten
utifrån aktuell övergripande inriktning. Säkerställ att
den enskilde krisstödjaren är uppdaterad kring senaste
lägesbilden.
Bedöm vilka externa kontakter som ska etableras
Kontakta polisens informationsavdelning för anhöriga och etablera samarbete.
Vid behov kontakta primärvården för uppstart av
extra telefonlinje från 1177.
Kontakta kommunalt krisstöd angående krisstöd, via
Räddningschef i beredskap (söks genom SOS Alarm).
Meddela krisstödsamordnare på regional nivå att kontakt är upprättad.
Forts nästa sida
ÅTGÄRDSKORT
Regional nivå
Lokal nivå
För dialog med krisstödsamordnare på regional nivå
om läget på psykiatriförvaltningen. Revidera den övergripande inriktningen för krisstödsarbetet om speciella
behov uppkommer.
Upprätta kontakt med psykiatriförvaltningen och håll
därefter löpande kontakt för att fånga upp om speciella behov uppstår. Gör bedömningen om inriktningen
för krisstödsverksamheten behöver förändras på något
sätt utifrån de behov som framkommer. För dialog med
krisstödsamordnare på regional nivå om läget på psykiatriförvaltningen.
Omfallsplanera löpande
Vad kan hända framöver?
Vad innebär detta för resursfördelningen? Krävs omfördelning mellan sjukhusen?
Håll löpande kontakt med stabschef på lokal nivå och
krisstödsamordnare på lokal nivå.
Säkerställ att krisstödsåtgärder genomförs.
Gör avstämningar kring bemanningen.
Håll löpande kontakt med stabschef på regional nivå
och krisstödsamordnare på regional nivå och rapportera genomförda åtgärder och läget.
Identifiera stödbehov hos sjukvårdspersonalen som helhet.
Säkerställ att sjukvårdspersonal på aktuellt sjukhus får de
stödinsatser som behövs genom personalfunktionen i
linjeorganisationen.
Avsluta krisstödsinsatsen i samråd med stabschefen.
Avsluta krisstödsinsatsen i samverkan med krisstödssamordnare på regional nivå.
Krisstödjare lokal nivå
Vid inringning – gå till anvisad plats för information.
Hämta information kring
Vad har hänt?
Hur har det skett?
Hur många är inblandade?
Vad planeras?
Genomför krisstödsåtgärder enligt direktiv från lokal krisstödssamordnare.
Håll fortlöpande kontakt med lokal krisstödssamordnare för att få aktuellt läge och för att framföra ytterligare behov.
Kontakta bårhuset vid visning av avliden. Vid behov kontakta sjukhuskyrkan.
Gör en bedömning om fortsatt stöd behövs. Informera om möjligheter kring fortsatt stöd och förmedla kontakt till
annan vårdinsats.
Dela ut broschyr ”Reaktioner vid svår fysisk eller psykisk stress”.
ÅTGÄRDSKORT
Sjukvårdsledare skadeplats
Lämna inom 2 minuter ”Genom vindrutan rapport” till SOS Alarm.
Ta kontroll av situationen och meddela vem som är chef.
Etablera kontakt med Räddningsledare och Polisinsatschef. Utbyt nödvändig information för att komma igång
med arbetet.
Fastslå vad som gäller för sjukvårdpersonalens säkerhet och kontrollera att all personal är informerad om detta.
Detta kan t ex vara i samband med brand eller CBRNE-händelse.
Fatta inriktningsbeslut för sjukvårdsinsatsen. Bestäm översiktligt hur arbetet ska organiseras och genomföras.
Kommunicera detta med Räddningsledare, Polisinsatschef och TiB.
Inventera behov
Hur ser behovet ut just nu och framöver?
Inventera tillgängliga resurser
Vilka resurser finns i skadeområdet?
Vilka är larmade?
Behövs ytterligare resurser?
Begär ytterligare resurser om det behövs. Säkerställ uthålligheten.
Dokumentera ledningsbeslut.
Rapportera löpande
Verifieringsrapport ges till TiB inom 10 minuter från ankomst.
Uppdateringsrapport ges till TiB/regional krisledning var 30 minut eller när viktig information tillkommit.
Säkerställ genom uppdaterade inriktningsbeslut att arbete på skadeplats fortgår enligt inriktningsbeslut från regional
ledning. Kontakt med regional nivå sker genom funktionen insats i regional krisledning.
Avsluta insatsen och meddela regional ledning då sista ambulans lämnat skadeområdet.
ÅTGÄRDSKORT
Medicinskt ansvarig skadeplats
Gör medicinsk bedömning:
Hur ser skadepanoramat ut i stort?
Vid behov av medicinskt stöd kan detta ges av sjukvårdsledning på regional nivå, medicinskt ansvarig.
Fatta medicinskt inriktningsbeslut. Beslutet bör innehålla:
Ambitionsnivå.
Ge medicinskt underlag till sjukvårdsledaren på skadeplats:
Hur ser resursbehovet ut just nu?
Hur kan det förväntas se ut framöver?
Prioritera. Säkerställ att de drabbade hanteras i rätt ordning enligt det medicinska inriktningsbeslutet.
Säkerställ att det drabbade behandlas enligt inriktningsbeslutet.
Se till att de drabbade transporteras på ett säkert sätt till rätt destination och att transportorganisationen används optimalt.
Dokumentera medicinska inriktningsbeslut.
Verktygslådan
– Plan för särskild sjukvårdsledning
L A N DS T I N G E T I K A L M A R L Ä N 2 015 -X X-X X
1
Stabsarbetsplan
Vad ska göras?
Vem gör det?
Ur Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig händelse
När ska det vara klart?
Hur ska det göras?
Speciellt viktigt
2
Verksamhetsplanering för funktionen
Uppdrag/arbetsuppgift
Tid för rapportering
Ansvarig för uppdraget
Speciellt viktigt
3
Struktur stabsorientering
Huvudpunkter
Föredragande
Kommentar
Inledning
Närvarokontroll
Syfte med stabsgenomgången
Stabschef
Beskrivning av varför
stabsgenomgången genomförs
Händelse
Konsekvenser
Genomförda åtgärder
Bilden hos drabbade, allmänhet, media
Yttre förutsättningar, t ex väder
Stabschef med stöd av
funktionen för lägesbild
Samtliga närvarande
funktioner ges möjlighet att
komplettera
Beskrivningen utgår från
sammanställd lägesbild som visas på
smartboard om möjlighet finns
Komplettera eventuellt med ytterligare
information från respektive funktion
Analys, prognos – detta tror vi
Konsekvenser i närtid
Behov i närtid
Konsekvenser på längre sikt
Behov på längre sikt
Möjliga handlingsalternativ
Yttre förutsättningar, t ex väderprognos
Samtliga närvarande
funktioner ges möjlighet att
komplettera
Analysfunktionen sammanställer de
viktigaste slutsatserna innan
stabsgenomgången och presenterar
detta på ett överskådligt sätt
Diskussion
Förslag på inriktning för fortsatt arbete
diskuteras kort
Sjukvårdsledare
Stabschef
Sjukvårdsledare ger förslag på
inriktningsbeslut
Kommunikationsansvarig förslag
kommunikativ strategi
Utrymme för viss diskussion ges.
Beslut
Beslut om inriktning för fortsatt arbete
Prioriterade åtgärder
Sjukvårdsledare
Sjukvårdsledare formulerar
inriktningsbeslut och
kommunikationsansvarig formulerar
Om inte beslut kan tas direkt:
meddela när beslut kommer
Genomförande
Detta ska genomföras av XX
Tidpunkt för genomförande och
avrapportering
Stabschef
Stabschefen fördelar arbetsuppgifter
utifrån inriktningsbeslut och
Avslut
Tid för nästa stabsgenomgång
Stabschef
Ur Plan för särskild sjukvårdsledning
4
Lägesbild för xxxx
20xx-xx-xx, kl 00:00
Händelse, detta har inträffat:
Genomförda åtgärder:
Bilden hos drabbade, allmänhet, media:
Yttre förutsättningar, t ex väder just nu:
Konsekvenser som vi vet:
Resursbehov:
Inblandade aktörer:
Analys och prognos – detta tror vi
Konsekvenserna i närtid:
Konsekvenserna på längre sikt:
Möjliga handlingsalternativ:
Behoven i närtid:
Behoven på längre sikt:
Yttre förutsättningar, t ex väderprognos:
Beslut
Inriktning (prio) för vårt arbete (regionalt och lokalt):
Aktörsgemensamma inriktningen:
Kommunikativ strategi:
Genomförande
Planerade åtgärder:
Kommunikativa aktiviteter:
Budskap:
Stöd till/från andra aktörer:
Fördjupad information
Inplanerade möten
Exempelvis kartor, detaljinformation
Stabsorientering regionalt
Stabsorientering lokalt i xxxx
Regionalt samverkansmöte
Regionalt kriskommunikationsmöte
Ur Plan för särskild sjukvårdsledning
kl 00:00
kl 00:00
kl 00:00
kl 00:00
5
Struktur för analysarbete
FRÅGESTÄLLNING
SVAR PÅ FRÅGESTÄLLNING
Vilka konsekvenser tror vi att händelsen
ger just nu?

För den enskilde

För vår verksamhet

För samhället
Var tror vi att hjälp- och åtgärdsbehoven är
som störst just nu? Hur påverkar det vårt
agerande?
Vilka möjliga händelseutvecklingar och
konsekvenser ser vi framåt?

För den enskild

För vår verksamhet

För samhället
Finns problemställningar där fördjupat
arbete krävs?
MÖJLIG ÅTGÄRD/HANDLINGSALTERNATIV
6
Underlag för insatsplanering
LÄNSSJUKHUSET KALMAR
Lediga vårdplatser
Tillgång till personal med relevant
kompetens
Möjliga överbeläggningar
Tillgång till respiratorer
Tillgång till operationssalar
Tillgång till IVA-platser
Materielbehov
Övrigt
OSKARSHAMNS SJUKHUS
VÄSTERVIKS SJUKHUS
TOTALT
7
Underlag för samverkansbehov
Aktör att samverka med
Om vad?
När ska samverkan ske?
Hur ska samverkan ske?
Resultat av samverkan
8
Sammanfattning av kommunikationsarbetet
Kommunikativ utgångspunkt
Beskriver det kommunikativa läget just nu
Ger ramarna för kommunikationsarbetet just nu
Målsättning med kommunikationsarbetet – detta vill vi uppnå
Huvudbudskap internt
Huvudbudskap externt
Delbudskap internt
Delbudskap externt
Talesperson
Medieaktiviteter
Obs! Speciellt viktigt att tänka på
9
Logg för stabens arbete
Tid
Från
Ärende
Beslut
Övrigt
1
9
Tid
Från
Ärende
Beslut
Övrigt
2
Manual för WIS - Webbaserat informationssystem
WIS är ett nationellt webbaserat informationssystem framtaget för att underlätta informationsdelning mellan aktörerna i
det svenska krishanteringssystemet före, under och efter en kris.
WIS-support
Telefon: 010-240 4300, e-post: [email protected]
Utanför kontorstid besvaras telefonsamtal av MSBs beredskapsfunktioner, för akut hantering av driftproblem och
inloggning. E-post samt metodfrågor relaterat till hantering av systemet och liknande besvaras så snart som möjligt, av
ordinarie personal under kontorstid.
Hur får man tillgång till WIS?
Om du inte har något konto i WIS kan den som är lokal WIS-administratör (aktörsadministratör) hos er skapa ett konto åt
dig. Om du inte vet vem som är aktörsadministratör kan supporten hjälpa dig.
Inloggning i WIS: https://www.swis.se/Login?ReturnUrl=%2f
1
Så här skapar du en gemensam händelse
Gå till Händelser och kontrollera
att händelsen inte redan finns
Klicka på Skapa händelse
(du måste ha standardroll Redaktör)
2
Välj Delad händelse
Välja första händelsetyp
som passar
Skriv datum för händelsens början
(för att skilja på flera snarlika händelser)
Fyll i händelsenamn
respektive beskrivning
3
Välj vilka personer eller grupper som
ska ha vilken roll i denna händelse
Klicka på en grupp för
att se vilka som ingår
De utan bock kommer inte ens
att få läsa denna händelse!
OBS! Att neka läsrätt bland
kollegor bör endast användas i
undantagsfall!
4
D ela ut: välj aktörer eller
aktörsgrupper som ska kunna läsa
era noteringar
Aktörerna är
uppdelade i olika
grupper
Enskilda aktörer
väljs genom att
veckla ut listan
”Alla-pilen” används för
att flytta alla de
r egionala aktörsgrupperna (länen)
5
Skicka händelsetips till de
närmast berörda aktörerna
(men spamma inte)
• Händelsetips syns som
”gula lappar” hos aktörens
standardredaktörer.
• Prenumerera på ”ärenden till
mig som redaktör” för att få
dem som e-post eller SMS.
Klicka Spara!
6
Så här skriver och publicerar du en notering
Klicka på
Skriv notering
7
Klicka på
Skriv notering
Er aktör måste delta i händelsen för att kunna skriva:
8
Välj typ av notering.
Välj synlighet.
Egen aktör =
noteringen kan bara läsas av
dina kollegor
Valda aktör er =
noteringen kan läsas av alla
de aktörer ni delar ut denna
händelse till
9
Skriv ett noteringsnamn
(rubrik).
Skriv längre text här…
Man kan bifoga filer
Riktigt korta meddelanden
skriver man direkt här
Redaktör er och
talesper soner kan
publicera direkt. Övriga
skickar för godkännande till
redaktör.
10

Plan för Särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller ex

Transcription

Similar documents

Särskild sjukvårdsledning US, Krisstödsgruppen Linköping

förändrat ansvar för tjänsteman i beredskap på Socialstyrelsen och

Krishanteringsplan - Östhammars kommun

PM anthraxbrev RS

Handlingsplan för hantering av misstänkta - RäddSam-F

Vindlastberäkning enligt EUROKOD SS-EN-1991-1-4

Artesian Platinum Elite 2011 (svenska)

Räddning vid bussolycka Målsättning En länsövergripande samsyn

PM - Att förstå & möta människor i kris 15 hp