Easit Periodisk fakturering™

Easit Periodisk fakturering™
Automatisera återkommande fakturering och debitering
Återkommande fakturering på det enkla sättet
– för tid är pengar!
Förenkla, automatisera och kvalitetssäkra din
fakturahantering på ett tids- och kostnadseffektivt sätt
•
•
•
•
•
Automatisera er kostnadsfördelning och fakturering.
Öka medvetandet genom tydliga kostnader.
Höj kvaliteten.
Minska administrationen.
Frigör resurser.
Kontakta oss: 0771- 25 00 00 | www.easit.se
Varför Easit Periodisk fakturering?
Det blir allt vanligare att verksamheter ser sin IT-avdelning
som en resultatenhet som ska ta betalt av övriga verksamheten för sina tjänster, IT-utrustning, abonnemang,
avtal etc. Denna typ av fakturering är ofta tidsödande och
resurskrävande. Ett annat problem är att intäkterna endast
hanteras schablonmässigt istället för att med precision
fördela de interna kostnaderna. Lösningen på denna problematik finner du i vår produkt Easit Periodisk fakturering.
Easit Periodisk fakturering har fått ett stort genomslag hos
kommuner och landsting eftersom det tidigare saknats ett
effektivt och kvalitetssäkert sätt att kunna ta betalt av den
övriga verksamheten.
system får våra kunder kontroll på organisationens ärendeflöden, inventarier, avtal och projekt.
För drygt 10 år sedan fick vi denna fråga från ett flertal av
våra kunder:
”Kan Easit hjälpa oss att
automatisera våra intäktsflöden
för vår interna kostnadsfördelning
och fakturering?”
Bakgrund
Trots ordning och reda upplever många att det är omständligt och resurskrävande med förfarandet att ta betalt
för det man levererar till den övriga verksamheten. Känslan
är ofta att tiden det tar att kostnadsfördela och fakturera
gör att det inte är värt det – det kostar helt enkelt mer än
det smakar.
Easit har sedan 1999 utvecklat system och processer som
hjälper företag och offentliga verksamheter att skapa
ordning och reda. Med hjälp av Easits ärendehanterings-
Utifrån detta behov utvecklades produkten Easit Periodisk
fakturering.
Hur?
Easit Periodisk fakturering håller ordning på och sammanställer antal utrustningar, abonnemang, avtal etc. per kostnadsställe. Easit Periodisk fakturering hanterar både intäkt
och utgiftskonton och skapar färdiga bokföringstransaktioner och/eller fakturaunderlag till ert ekonomisystem enligt
de intervall som passar just er. Många steg som tidigare
gjorts manuellt kan automatiseras och på så sätt förbättras
kvaliteten – samtidigt som ni gör stora tidsvinster.
Kunder som arbetar i Easits ärendehanteringssystem och
dessutom har moduler för ärenden, tid och projekt kan
även administrera kostnader för löpande fakturering i
samma system. På så sätt kan alla bidra i processen genom
att utföra sina dagliga arbetsuppgifter. Löpande arbete
Utrustning
Avtal
(ärenden) tidskrivs i systemet, beställningar attesteras,
leveranser av utrustningar och tjänster dokumenteras,
avtal och abonnemang underhålls och projekt administreras genom de dagliga rutinerna. Inga extra arbetsinsatser
tillkommer.
Spårbarhet
Alla steg för debitering/fakturering sker inne i systemet
och historikposter skapas för spårbarhet.
Easit Periodisk fakturering har också inbyggda kontroller för varje enskild debitering så att inget tappas mellan
stolarna eller råkar debiteras flera gånger.
Abonnemang
Easit Periodisk fakturering™
Bokföringstransaktion
Tid
På objektet som ska debiteras eller faktureras bör det finnas uppgifter om:
– pris
– datum när debitering/fakturering skall starta
– hur ofta debitering/fakturering ska ske
(exempelvis månadsvis, kvartalsvis, årsvis)
– vem som ska debiteras/faktureras.
Kontering och annan information
Förutom grundinformationen kan även uppgifter om
kontering för kostnad och intäkt hanteras. Uppgifterna om
Ärenden
Löpande fakturering
Kundens ekonomisystem
Grundinformation
Projekt
Bokföringstransaktion
konton lagras där de bäst hör hemma och förenklar därmed
administrationen.
Även annan information som finns lagrad i Easits ärendehanteringssystem kan användas i debiteringen/faktureringen och
överföras sedan genom en koppling till ert ekonomisystem.
Utdata – underlag för debitering
Filer för bokföring och intern eller extern debitering skapas
som standard i formatet XML. Om ert ekonomisystem inte
kan ta emot filer i detta format kan de konverteras i en
integrationsplattform som antingen tillhandahålls av er
eller Easit.
Easit finns med hela vägen
Med Easits Införandemodell™ säkerställer vi en lyckad implementation. Vår personal har lång erfarenhet av stödsystem
för olika verksamheter. ­Easit hjälper till från intresseanmälan till dess att systemet är installerat och kunden u
­ tbildad.
För den kund som önskar, hjälper Easit självfallet till med att identifiera eller förankra förändringar i en process både
innan och efter en driftstart. Easits supportavdelning i Sverige finns alltid till hands för kunder som behöver hjälp.
Easits Införandemodell™
1. Uppstartsmöte & projektplan
Vid uppstartsmötet upprättar vi tillsammans en projektplan med aktiviteter,
ansvarsfördelning och tidsplan. Vi tar även
fram en teknisk checklista för plattformen
och en plan för löpande tekniskt stöd.
2. Installation och konfiguration
Installation och konfiguration av
systemet görs antingen på plats
eller via fjärrinstallation.
3. Workshop
Vi genomför en eller flera gemensamma workshops som kommer att
ligga till grund för hur system och
arbetssätt ska anpassas till varandra.
6. Testperiod
Under en testperiod provkör vi
systemet för att säkerställa att
allt vi kom fram till under workshopen verkligen fungerar.
5. Utbildning
Allmän utbildning för användarna
samt fördjupande utbildning för
systemadministratörer.
4. Projektmöten
Vi sätter upp löpande
projektmöten där vi går igenom
tidplanen och andra frågor som
dyker upp längs vägen.
7. Produktionsstart
Produktionssättning av systemet.
Vi finns givetvis tillgängliga för att
ge den support som behövs.
8. Utvärdering
Vi på Easit strävar efter att
bli bättre och utvärderar
därför alltid våra införanden
tillsammans med kunden.
9. Support
Efter införandet finns vi självklart
tillgängliga via vår support.
Ni behåller även kontakten med ert
införandeteam från Easit.
8-10 veckor