Finansiella riktlinjer för Helsingborgs stad och Helsingborgs stads

Finansiella riktlinjer för Helsingborgs stad
och Helsingborgs stads förvaltning AB
Finansiella riktlinjer Helsingborgs stad och HSF AB
Innehållsförteckning
1
2
3
4
5
Inledning ..................................................................................................................................2
Organisation och ansvarsfördelning ........................................................................................3
Internbankens verksamhet och risker .....................................................................................6
Operativa risker .......................................................................................................................9
Rapportering ..........................................................................................................................10
Finansiella riktlinjer revisionshistorik
Datum
2010-02-10
Beskrivning
Finansiella riktlinjer antagna i kommunstyrelsen (§ 26)
2011-05-04
Reviderade finansiella riktlinjer antagna i kommunstyrelsen (§ 81)
2013-02-13
Reviderade finansiella riktlinjer antagna i kommunstyrelsen (§ 20)
2015-05-06
Reviderade finansiella riktlinjer antagna i kommunstyrelsen
(§ 100)
1
Finansiella riktlinjer Helsingborgs stad och HSF AB
1
Inledning
1.1 Målsättningar med finansverksamheten
De övergripande målsättningarna för finansverksamheten inom staden har fastställts av
kommunfullmäktige i stadens finanspolicy. Dessa är att:
a) säkerställa betalningsförmågan och trygga tillgången på kapital
b) inom ramen för detta mål, och inom finanspolicyn och de finansiella riktlinjerna, eftersträva
bästa möjliga finansnetto
c) inom kommunkoncernen ta vara på skalfördelar och optimera finansiering, kapitalflöden,
likviditetshantering, betalningsrutiner och övriga finansiella tjänster.
Finansverksamheten ska i enlighet med finanspolicyn bedrivas på ett betryggande sätt och i
enlighet med på området gällande lagstiftning samt EU-rättsliga principer. Verksamheten ska
kännetecknas av en hög kompetens, affärsmässighet och effektiva beslutsprocesser.
1.2 Finansiella riktlinjernas omfattning
Kommunfullmäktige har delegerat till kommunstyrelsen att inom ramen för finanspolicyn
fastställa finansiella riktlinjer för Helsingborgs stad och Helsingborgs stads förvaltning AB (HSF
AB). De finansiella riktlinjerna ska förtydliga principerna i finanspolicyn samt ange hur
målsättningarna med finansverksamheten ska uppnås.
De finansiella riktlinjerna omfattar den finansverksamhet som bedrivs inom Helsingborgs stad.
Med Helsingborgs stad avses stadens förvaltningar och koncernens moderbolag HSF AB. Med
finansverksamheten avses finansiering, utlåning, borgen, skuldförvaltning, likviditetshantering,
tillgångsförvaltning, valutahantering och därtill hörande likvidflöden.
De majoritetsägda bolagen omfattas inte av dessa finansiella riktlinjer.
1.3 Syftet med de finansiella riktlinjerna
Syftet med de finansiella riktlinjerna är att:
a)
b)
c)
d)
ange hur de finansiella riskerna ska hanteras;
ange hur de operativa risker som finansverksamheten är exponerad för ska hanteras;
ange ansvarsfördelning;
ange hur rapportering, uppföljning och kontroll ska ske.
1.4 Uppdatering av de finansiella riktlinjerna
I enlighet med finanspolicyn ska kommunstyrelsen bevaka behovet av revideringar av de
finansiella riktlinjerna. De finansiella riktlinjerna ska prövas och fastställas vid behov.
2
Finansiella riktlinjer Helsingborgs stad och HSF AB
2
Organisation och ansvarsfördelning
2.1 Organisationsschema för stadens finansverksamhet
Kommunfullmäktige
Helsingborgs stads förvaltning
AB (HSFAB)
Kommunstyrelse
Finansutskott
Stadsdirektör
Avdelningen för ekonomi
och styrning
Internbank
Riskkontrollfunktion
Finansadministration
2.2 Finansutskottet
Kommunstyrelsen har i dessa finansiella riktlinjer delegerat vissa beslut för finansverksamheten
till finansutskottet. Finansutskottet har det övergripande ansvaret för att hantera stadens
finansiella risker och ska agera som en styrelse för internbanken. Finansutskottet ansvarar för
att:
a) bevaka att riskmandatet för internbanken enligt 3.7.1 följs
b) bevaka stadens och koncernens långsiktiga kapitalbehov enligt rullande 7 årsprognoser
c) vid behov fatta beslut om stadens kapitalbindningsstrategi, d.v.s. strategi för hantering av
stadens kapitalöverskott när sådant finns och lånestrategi när staden har ett underskott av
kapital
d) vid behov fatta beslut om räntesäkringsstrategi, d.v.s. strategi för hantering av stadens
ränterisker när staden har underskott av kapital (lånar) och när staden har överskott av
kapital (placerar)
e) bevaka hur operativa risker som uppkommer i finansverksamheten hanteras
f) löpande ta emot och följa upp rapporter från riskkontrollfunktionen
3
Finansiella riktlinjer Helsingborgs stad och HSF AB
g) följa utvecklingen inom finansverksamheten samt ta del av den löpande finansiella
rapporteringen
h) årligen till kommunfullmäktige avge en rapport som beskriver finansverksamheten och
riskhanteringen i kommunkoncernen under året.
2.3 Stadsdirektören
Stadsdirektören ansvarar för att:
a) följa utvecklingen inom finansverksamheten som representant i finansutskottet och ta del
av den fortlöpande finansiella rapporteringen
b) besluta om tillfälliga avsteg från finansiella riktlinjer om särskilda skäl föreligger och
rapportera detta vid nästa rapporteringstillfälle till finansutskottet
c) utse riskkontrollfunktionen och utforma uppdragsbeskrivningen för denna funktion.
2.4 Ekonomidirektören
Ekonomidirektören ansvarar i sin roll som ansvarig för finansenheten för nedanstående.
a) rapportera koncernens långsiktiga kapitalbehov enligt rullande 7 årsprognoser till
finansutskottet
b) ta fram förslag till kapitalbindningsstrategi för staden åt finansutskottet
c) ta fram förslag till räntesäkringsstrategi för staden åt finansutskottet
d) ta fram förslag till uppdatering av finanspolicy och finansiella riktlinjer
e) leda internbanken och säkerställa att systemstöd, processer, rutiner och kompetens finns så
att de finansiella riktlinjerna kan följas
f) avge skriftligt utlåtande för utlånings- och borgensramar samt för extern utlåning och
borgensteckning
g) tillhandahålla löpande rapportering och information till finansutskottet
h) besluta om finansiell leasing inom koncernen
2.5 Riskkontrollfunktionen
Riskkontrollfunktionen kan utgöras av en intern eller extern part. Riskkontrollfunktionen
ansvarar för att:
a) månadsvis kontrollera, följa upp och rapportera att den i finansiella riktlinjer fastställda
riskhanteringen efterlevs.
2.6 Internbanken
Internbanken är den centrala delen av finansverksamheten inom staden och utgör front office
för alla de viktiga delarna i finansverksamheten som t ex utlåning, placering, inlåning och
upplåning.
4
Finansiella riktlinjer Helsingborgs stad och HSF AB
Internbanken ansvarar för att:
a) hantera upplåning för koncernen
b) hantera inlåning från bolagen
c) hantera utlåning och borgen
d) hantera placeringar
e) matchning mellan tillgångsförvaltning (utlåning och placeringar) och skuldförvaltning
(upplåning och inlåning) ryms inom uppsatt riskmandat enligt avsnitt 3.5
f) följa upp och löpande dokumentera utvecklingen av internbankens prissättning för
utlåning. Dels för att styrka konkurrenskraftig finansiering gentemot bolagen, dels för att
otillbörlig konkurrens enligt EG-rätten ej ska uppstå. Internbankens prissättning ska
löpande redovisas till finansutskottet
2.7 Finansadministrationen
Finansadministration utgör back office för administration av finansverksamheten. Funktionen
rapporterar direkt till stadsdirektören.
Finansadministrationen ansvarar för att:
a) administrera de av internbanken genomförda affärstransaktionerna
b) kontrollera att avräkningsnotan stämmer överens med underlag från internbanken
c) redovisa de genomförda affärsavsluten och bokföra dessa
d) löpande hantera all övrig finansadministration
e) rapportera till riskkontroll om avvikelser uppstår
f) omedelbart rapportera väsentliga avvikelser från finansiella riktlinjer och andra
felaktigheter eller incidenter till stadsdirektören
Finansadministrationen ansvarar vidare för att utarbeta arbetsprocesser, rutiner och
instruktioner för att upprätthålla god intern kontroll för finansverksamheten i staden.
5
Finansiella riktlinjer Helsingborgs stad och HSF AB
3
Internbankens verksamhet och risker
3.1 Upplåning
All extern upplåning samordnas av stadens internbank och sker i stadens namn. I undantagsfall
kan extern upplåning ske i annat namn, sådan upplåning sker i samråd mellan Internbanken,
finansutskottet, HSF ABs styrelse och det berörda dotterbolaget.
Följande upplåningsformer är tillåtna:
a)
b)
c)
d)
e)
utgivande av certifikat;
utgivande av obligation eller annat löpande skuldebrev;
banklån från svensk eller utländsk bank;
reverslån från annan finansiell institution eller placerare;
finansiell leasing jämställs med upplåning.
Sker upplåning enligt a-d) i utländsk valuta ska valutarisken i största möjliga grad begränsas.
Följande riktlinjer gäller vid upplåning:
a) Staden ska eftersträva en god diversifiering avseende lånens förfallostruktur
b) Internbanken ska i god tid ombesörja att låneprogram och lånefaciliteter finns så att
kommunkoncernens kapitalbehov tillgodoses.
3.2 Inlåning
Med inlåning avses inlånade medel i Internbanken ifrån bolag som ingår i kommunkoncernen.
Inlåningen kan ske via konto i koncernkontostrukturen eller via separat tidsbestämt avtal.
Inlåningsvillkoren ska vara marknadsmässiga.
3.3 Utlåning och borgensteckning
Internbanken hanterar stadens utlåning.
3.3.1 Följande riktlinjer gäller generellt för utlåning och borgensteckning:
a) utlåning får ske i enlighet med kommunstyrelsen beslutade utlånings- och borgensramar
eller enligt separata beslut i kommunstyrelsen, se bilaga 1-3
b) all utlåning och borgensteckning ska vara belopps- och tidsbegränsad
c) all utlåning ska dokumenteras i avtal mellan parterna
d) utlåning eller borgensteckning till delägda bolag eller kommunalförbund får ske
motsvarande stadens andel enligt konsortialavtal eller motsvarande avtal. I händelse att
staden för andra delägares eller medlemmars räkning lånar ut medel ska borgen lämnas av
andra delägare eller medlemmar.
3.3.2 Följande riktlinjer gäller vid borgensteckning:
a) utlåning ska alltid prövas före borgensteckning
b) borgensteckning ska ske i form av proprieborgen
6
Finansiella riktlinjer Helsingborgs stad och HSF AB
c) borgensteckning får inte avse generell borgen
d) vid borgensteckning ska borgensavgift tillämpas
e) underliggande kreditavtal ska i dess helhet granskas innan borgen tecknas.
Utlåning eller borgensteckning till externa bolag och organisationer får ske endast om det kan
anses vara av allmänt intresse att så sker och endast gällande ändamål som hör till stadens
kompetensområde. För extern utlåning och borgensteckning till bolag och organisationer
beslutar kommunstyrelsen i varje enskilt fall. Fastställda ramar för extern utlåning och
borgensteckning för externa bolag och organisationer finns i bilaga 3.
Internbankens prissättning ska baseras på marknadsmässiga villkor, vilket innebär att
internbankens villkor inte ska vara sämre än de villkor låntagaren skulle kunna uppnå på egna
meriter. Prissättningen ska inte vara så fördelaktig att EUs krav på konkurrensneutralitet för
bolag som verkar på konkurrensutsatta marknader äventyras eller så ofördelaktig att det finns
anledning att befara förtäckt utdelning.
3.4 Placeringar
För att effektivt kunna hantera och förränta likviditetstoppar kan Internbanken placera i externa
räntebärande värdepapper.
Placeringar ska göras i tillgångar med god kreditvärdighet. Placeringar i externa värdepapper
begränsas enligt nedanstående tabell.
Kategori1
Maximal exponering per emittent
Maximal exponering per kategori
Ingen begränsning
Ingen begränsning
AAA
500 MSEK
Ingen begränsning
AA
200 MSEK
500 MSEK
K1
50 MSEK
200 MSEK
Svenska Staten
3.5 Likviditetshantering
Med likviditetshantering avses här matchningen av in- och utbetalningar samt kortfristiga låneoch placeringsbehov i kommunkoncernen.
Internbanken ska upprätthålla en likviditetsreserv för att möta oförutsedda händelser. Den ska i
normalläget uppgå till minst 300 miljoner plus stadens upplåningsbehov innevarande och
kommande två kalendermånader. I likviditetsreserven inräknas medel på bank, innehav av korta
värdepapper med en löptid understigande 3 månader, outnyttjad del av certifikatsprogrammet
samt kreditlöften till fast pris.
1
Rating enligt Standard & Poor's eller motsvarande
7
Finansiella riktlinjer Helsingborgs stad och HSF AB
3.6 Derivatinstrument
Internbanken ansvarar för hanteringen av derivatinstrument i staden. Derivatinstrumenten
används främst för att hantera och eliminera de finansiella riskerna som uppstår i
utlåningsverksamheten, men även för att säkra framtida gynnsamma nivåer i de finansiella
marknader där kommunkoncernen har exponeringar.
Det vanligaste derivatinstrumentet är ränteswappen som kan användas för att säkra en
räntenivå, både som låntagare eller som placerare. Swappen används också för att omvandla ett
fastförräntat lån (obligation) till ett rörligt lån och vice versa. Andra förekommande
derivatinstrument är terminer, optioner, FRA-kontrakt eller kombinationer av dessa instrument.
Internbanken ska ha avtal om handel med derivatinstrument med minst tre motparter och
ingångna derivataffärer ska fördelas på minst två motparter. All användning av
derivatinstrument förutsätter goda kunskaper om produkten och varför användandet är lämpligt
samt noggrann dokumentation vid affärer.
3.7 Riskhantering
3.7.1 Kreditmarknadsrisk
Internbankens riskmandat för kreditmarknadsrisk:

Summan av ränterisken och kreditmarginalrisken får ej överstiga 20 miljoner kronor vid
en omedelbar ofördelaktig ändring av räntan på 1 procentenhet.
Förklaring av riskmandat:
För att kunna tillhandahålla en effektiv allokering av kapital måste ett visst mått av risk tillåtas
mellan Internbankens tillgångar (utlåning och placeringar) och skulder (upplåning och inlåning).
Riskmandatet begränsar storleken på denna risk till 20 miljoner.
Kreditmarginalrisken avspeglar den prisrisk som förknippas med tillgång till kapital. Den
påverkas av stadens rating men också av kapitaltillgången på kreditmarknaden.
Ränterisken avspeglar prisrisken vid förändringar i allmänt ränteläge.
För att hantera risker använder Internbanken derivatinstrument. Riskerna från derivataffärer
ingår vid beräkning av riskmandatet.
3.7.2 Valutarisk
Målsättningen är att valutarisker inom förvaltningarnas verksamheter och finansverksamheten i
möjligaste mån ska begränsas enligt nedan:
a) valutarisker i förvaltningarnas verksamheter ska säkras om summan av valutaexponeringarna för förvaltningarna överstiger 50 miljoner kronor.
De enskilda förvaltningarna ansvarar för att identifiera och till internbanken rapportera
valutarisker i verksamheten om motvärdet på hela valutaexponeringen bedöms motsvara 10
miljoner kronor eller mer.
b) valutarisker som uppkommer i finansverksamheten ska säkras med derivatinstrument.
8
Finansiella riktlinjer Helsingborgs stad och HSF AB
4
Operativa risker
Med operativ risk avses risken att drabbas av förluster till följd av bristfälliga interna processer,
fel orsakade av den mänskliga faktorn eller felaktiga system. De operativa riskerna ska
begränsas genom uppdaterade och väl dokumenterade rutinbeskrivningar och
arbetsinstruktioner.
Finanspolicyn anger att de operativa riskerna ska begränsas genom en organisation med en
ansvarsfördelning där dualitetsprincipen alltid upprätthålls. Varje transaktion ska administreras
så att risken för fel och eventuell skada minimeras. En person som gjort affärsavslut och
registrerat denna i finanssystemet får under inga omständigheter godkänna samma affär. Detta
hanteras praktiskt genom olika behörighetsnivåer i finanssystemet vilket säkerställer att annan
person än den som genomfört affären kontrollerar och godkänner den.
Målet med hanteringen av de operativa riskerna är att minimera förluster på grund av fel i
processer, system eller bristande kontroll.
Följande gäller för att säkerställa att god intern kontroll upprätthålls:
a) alla transaktioner och betalningar ska utföras i enlighet med upprättade fullmakter enligt
attestordning eller andra delegeringar;
b) alla transaktionsverifikationer ska vid transaktionstillfället kompletteras med ett dokument
som anger viktiga villkor för transaktionen;
c) alla transaktioner ska registreras i finanssystem samt i affärssystemets huvudbok utan
dröjsmål;
d) alla transaktioner ska kontrolleras mot interna beslutsunderlag och externa
affärsbekräftelser;
e) alla transaktioner och mellanhavanden mellan staden/internbanken och stadens bolag ska
löpande och minst i samband med tertialbokslut stämmas av och bekräftas. Differenser ska
omedelbart utredas och klaras upp.
9
Finansiella riktlinjer Helsingborgs stad och HSF AB
5
Rapportering
5.1 Allmänt
Rapporter upprättas i syfte att utgöra underlag för planering och beslut, samt att vara ett styroch kontrollmedel över hur finansverksamheten följer finanspolicyn och de finansiella
riktlinjerna.
Utöver nedanstående rapportering ska den rapportering som kommunfullmäktige eller
kommunstyrelsen efterfrågar utföras i enlighet med deras instruktioner.
5.2 Månadsrapport
Internbankens månatliga rapportering ska innehålla basfakta för upp- och utlåning, derivat samt
externa placeringar och visa att Internbanksverksamheten bedrivs inom det i finansiella riktlinjer
specificerade riskmandaten. Månadsrapporteringen ska levereras till finansutskottet,
kommunstyrelsen samt till stadsrevisionen senast den 9:e bankdagen i varje månad.
5.3 Incidentrapportering
All finansiell verksamhet innebär risker. Att förutse alla risker är omöjligt. Varje medarbetare
inom staden är skyldig att omedelbart rapportera avvikelser och incidenter till stadsdirektören.
Stadsdirektören har befogenhet att besluta om temporära avvikelser från de finansiella
riktlinjerna och att besluta om hur risker som inte omfattas av riktlinjerna tillfälligtvis ska
hanteras.
5.4 Riskrapport
Riskkontrollfunktionen skall kontrollera och följa upp att den i finansiella riktlinjer fastställda
riskhanteringen efterlevs. Riskrapporten ska innehålla en incidentlogg över alla inträffade
incidenter i finansverksamheten under de senaste två åren. Riskrapporten ska levereras till
finansutskottet och stadsrevisionen månadsvis.
5.5 Årsrapport
Finansutskottet ska årligen till kommunfullmäktige avge en rapport med en redogörelse av
finansverksamheten i staden.
10
Finansiella riktlinjer Helsingborgs stad och HSF AB
Bilaga 1 - Limit för utlåning och borgen för helägda bolag
AB Helsingborgshem
Helsingborg Arena och Scen AB
Helsingborgs Hamn AB
Kuriren 6 AB
Sobeln 28 AB
Tegskiftet 2 AB
Vårdfastigheter i Helsingborg AB
Öresundskraft AB (4 300 000)
Helsingborgs Stads Förvaltning AB
Total utlåning och borgenslimit (exkl. HSFAB)
Limit för utlåning och borgen
(kr)
6 000 000 000
250 000 000
250 000 000
1 450 000
330 000
1 700 000
145 000 000
2 000 000 000
300 000 000
8 648 480 000
Bilaga 2 - Limit för utlåning och borgen för delägda bolag samt kommunalförbund
Nordvästra Skånes Renhållnings AB*
Nordvästra Skånes Vatten och Avlopp AB
Nöjesparken Sundpärlan AB
Räddningstjänsten Skåne Nordväst
Sjökrona Exploatering AB
Sydvatten AB
Total utlåning och borgenslimit
Limit för utlåning och borgen
(kr)
181 253 000
6 250 000
5 000 000
65 000 000
2 000 000
220 000 000
479 503 000
* Utöver borgensåtagandet finns en ansvarsförbindelse avseende miljöfarlig verksamhet på
Filborna, vilken uppgår till 73 mnkr.
11
Finansiella riktlinjer Helsingborgs stad och HSF AB
Bilaga 3 Limit för utlåning och borgen för externa föreningar och bolag
Riksbyggen Brf Helsingborgshus nr 58
Påarps Scoutkår
Helsingborgs Simsällskap
Ramlösa Södra IF
H K S D Croatia
IFK Helsingborg
Stiftelsen Gymnastikens Hus
Vasatorps Golfklubb
Stiftelsen Göta-Drottninglundens Tennishall
Stiftelsen Olympiahallen
Helsingborgs Tennisklubb
Råå Hamnförening
Total utlåning och borgenslimit
Limit för utlåning och borgen (kr)
11 000 000
150 000
100 000 000
850 000
800 000
300 000
5 600 000
8 100 000
5 100 000
16 900 000
550 000
2 000 000
151 350 000
12