dokumentationen

Sentensia – IT-management och upphandling
Sentensia är ett oberoende
konsultbolag som levererar
verksamhetsutveckling åt
offentlig sektor.
Vår styrka är kombinationen av
verksamhetskunnande samt
ledande kompetens inom ITmanagement och upphandling.
Jörgen Samuelsson, vd
2
Copyright © 2014 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
Sentensias erbjudande
3
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
Kontakter och samverkan
med leverantörer
- möjligheter och begränsningar
enligt LOU
4
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
När en upphandling ska genomföras har
leverantörerna nästan undantagsvis den
bästa kunskapen om det som ska
upphandlas och hur branschens villkor ser ut
5
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
I det privata utnyttjas det för att fastställa
vilka behov som finns, genom
presentationer, förhandlingar, RFI och
POC etc.
Men… Upphandlande myndigheter ska
följa LOU och dess grundläggande
principer
6
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
Hur kan man samverka och ta hjälp av
leverantörernas branschkunskap i offentlig
verksamhet utan att bryta mot LOU?
7
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
Jag ska prata om….
Hur samverkan kan ske i
upphandlingens olika faser
Och särskilt om POC och RFI
8
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
LOU´s grundläggande principer
Principerna om:
Icke-diskriminering
Likabehandling
Proportionalitet
Öppenhet (transparens)
Ömsesidigt erkännande
9
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
Vilka begränsningar ger LOU?
Principerna innebär att….
En leverantör som verkar i den bransch
som ska upphandlas aldrig enskilt får
medverka i eller påverka utformningen av
förfrågningsunderlag
10
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
Hur kan man samverka i upphandlingens
olika faser?
Förstudie
Framtagande av
förfrågningsunderlag
Annonsering
Utvärdering och tilldelning
Under avtalstiden
11
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
Med samverkan menar jag….
Olika sätt att dra nytta av leverantörens
kunskap och branschkännedom, t.ex.
•
•
•
•
•
•
Möten
Intervjuer
Demonstrationer
Work-shops
RFI
POC
12
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
RFI och POC?
•
RFI – Request för Information
Att samla in skriftlig information för
beslutsfattande eller konkurrensutsättning
•
POC – Proof of Concept
Demonstration av ett visst koncept eller en
produkt för bekräfta funktionalitet eller
kravuppfyllnad
13
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
Under förstudien
Inga ”regler” i LOU hindrar samverkan
under förstudien
Men!
Förstudien brukar ofta vara en del av
kravfångstarbetet
Luddigt när förstudien övergår till
utformning av förfrågningsunderlag
•
•
14
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
Under förstudien
Samverkan är ok, förutsatt att inte en
enskild leverantör tillåts påverka enskilda
krav på ett sätt som begränsar
konkurrensen
Viktigt att förhålla sig objektiv och behålla
helikopterperspektivet!
15
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
Under förstudien, forts…
RFI och POC bör genomföras så ”brett”
som möjligt.
Urvalet av leverantörer bör ”spegla”
konkurrensen…
Annonsera gärna!
16
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
Förfrågningsunderlaget (FFU)
LOU och de grundläggande principerna styr
arbetet och utformningen
Absolut sekretess enligt Offentlighets och
sekretesslagen (OSL)?
Nej!
Men arbetet med förfrågningsunderlaget är
inte en allmän handling förrän det publicerats
•
•
17
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
Förfrågningsunderlaget (FFU)
•
Och! Det skulle bryta om LOU´s
grundläggande principer att delge
förfrågningsunderlaget till en enskild
leverantör innan det publiceras.
18
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
Förfrågningsunderlaget (FFU)
Alltså!
Samverkan bör ske innan det att arbetet
med förfrågningsunderlagets utformning
startar
Gråzon….
19
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
Förfrågningsunderlaget (FFU)
FFU på remiss? Är det ok?
Ok? Förutsatt att remissen annonseras så
att samtliga leverantörer i branschen får
möjlighet att påverka?
20
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
Förfrågningsunderlaget (FFU)
Men!
Hur ska man använda den information
som inkommit?
Hur säkerställer man likabehandling?
21
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
Under anbudstiden
Under anbudstiden är FFU en allmän
handling
Absolut sekretess gäller för anbud enligt
OSL
Samverkan är reglerad i LOU genom
öppna och skriftliga frågor och svar
22
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
Under anbudstiden
Annan samverkan är inte möjlig under
anbudstiden
Viktigt att tänka på vid utformning av frågor
och svar!
Inte möjligt att låta en leverantör styra
kompletteringar till underlaget eller
avbrytande…
•
23
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
Utvärdering
Under utvärderingen gäller absolut sekretess
för anbud och utvärdering
Enligt LOU är det inte möjligt att ge
leverantörer möjlighet att påverka
utvärderingen.
Men!
24
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
Utvärdering
Samverkan som en del av utvärderingen?
Presentationer
Intervjuer
POC för att verifiera ska- och bör-krav?
•
•
•
Möjligt under förutsättning att OSL och LOU
efterlevs!
25
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
Utvärdering
D.v.s.
Det måste vara tydligt i FFU hur samverkan
kommer att ske och hur den kommer att
bedömas (principen om öppenhet)
•
•
Alla leverantörer måste behandlas lika och
ges samma möjligheter (principen om
likabehandling)
26
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
Utvärdering
Samverkan kan aldrig leda till att krav och
villkor i FFU eftersätts, förändras eller
justeras
Lätt att bli ”efterklok” om en POC genomförs
under utvärderingen…. (mer om det sen)
27
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
Särskilt om RFI
RFI (Request For Information)
Genomförs som en del av en förstudie
för att kartlägga information inför ett
beslut om t.ex. upphandling
Skriftligt förfarande
28
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
RFI
Används för att inhämta information inför
beslut t.ex.
•
•
•
•
29
Marknad och konkurrens
Utbud
Funktionalitet
Möjliga krav och villkor
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
RFI
T.ex. för att avgöra upphandlingsform eller
om avrop är möjligt
Eller för att fastställa att vissa krav är
möjliga att ställa
Eller om viss funktionalitet kan uppnås
30
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
RFI
Bra verktyg inför upphandling eller avrop!
Alltid bra när skriftligt vid upphandling…..
Kretsen av leverantörer som tillfrågas bör
”spegla konkurrensen” eller annonseras
31
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
RFI
Bra vid avrop där leverantörerna redan är
definierade
Viktigt att informationen används på ett
likabehandlande och proportionerligt sätt….
32
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
POC
POC (Proof of Concept)
Praktisk verifiering av krav och
funktionalitet på plats
Ofta i beställarens miljö (IT)
•
33
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
POC
En utmaning i förhållande till LOU men bör
vara ok förutsatt att;
•
•
Genomförs objektivt
Att LOU och de grundläggande principerna för
upphandling följs
Att sekretess enligt OSL efterlevs
Att urvalet av leverantörer ”speglar konkurrensen”
eller att förfarandet annonseras, och…
•
•
34
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
POC
•
Att leverantörerna informeras om förutsättningarna
Men!
Lätt att påverkas av leverantörens ”bästa”
lösning. Svårt att förhålla sig opartisk!
Klurigt att navigera i förhållande till LOU och
sekretess…
Ta hjälp av en duktig upphandlare eller en
jurist!
•
•
•
35
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
POC
Är det ok med POC under
utvärderingen för att verifiera
ska- och bör-krav?
36
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
Särskilt om POC
Ja! Bra för att verifiera krav och
utvärdering
Men!
Svårt att hålla upphandlingssekretessen
Lätt att inse begränsningen i
kravställningen och lägga in ”nya krav”
Lätt att hamna i ”förhandlingsläge”
•
•
•
37
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
Samverkan under avtalstiden
Ger LOU några begränsningar för
samverkan under avtalstiden?
Nej! Förutsatt att avtalet följs och inte
utvidgas i strid med LOU
Men!
38
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
Samverkan under avtalstiden
Annorlunda förutsättningar än i det privata….
Var försiktig med:
Att bli beroende av en leverantör
Samverkan som sträcker sig längre än avtalet
Allt för nära relationer med leverantören
Jäv, muta
•
•
•
•
39
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
Samverkan under avtalstiden
Samverkan med leverantören under
avtalstiden är avgörande för ett bra avtal!
•
•
•
40
För att följa upp att avtalet följs
För att enkelt kunna föra upp och åtgärda
problem
För att utveckla avtalet
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
Samverkan under avtalstiden
Tänk på:
Samverkan under avtalstiden ska vara en del
av kravställningsarbetet under
upphandlingen/avropet.
•
•
Ställ inte fler och mer långtgående krav än ni
kan efterleva själva!
41
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
Samverkan under avtalstiden
Kräver tid och resurser!
Viktigt med en modell som är anpassad
efter:
Behoven
Föremålet och omfattningen på avtalet
Organisationen
•
•
•
42
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
Samverkan under avtalstiden
Organisationen
Finns rollerna i organisationen?
Kan man utkräva rollerna från
andra sidan?
Har organisationen möjlighet
att möta behovet?
•
•
•
43
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
Generellt om samverkan under
avtalstiden
Kostsamt både för beställare och
leverantör!
Viktigt att inte blir en papperstiger!
44
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB
Sentensia – IT-management och upphandling
Kontakt
Adress: Sentensia Q AB
Bibliotekstorget 8, 2 tr.
SE - 171 45 Solna
Tel:
08-446 33 60
Webb: www.sentensia.se
E-post: [email protected]
45
Anna Lönnerberg
[email protected]
0733-210 544
Copyright © 2015 Sentensia Q AB