Här kan du läsa klubb-inbjudan till Höstsimiaden 2015

KLUBB-INBJUDAN
Höstsimiaden 2015
Arrangör:
Plats:
Bassäng:
Tävlingsdatum:
SK Ägir
Storsjöbadet, Östersund
25 m, 6 banor, inomhus och eltidtagning
21-22 oktober 2015
Höstsimiaden är vår egen hemmatävling för yngre simmare och vi kommer få besök av
andra klubbar från regionen, t.ex. Sundsvall, Härnösand, Njurunda och Sollefteå m.fl.
Har du varit med på några Utmanartävlingar redan och känner att du kanske vill prova
på din första riktiga tävling kan detta vara rätt tillfälle.
Pass
Pass 1
Pass 2
Pass 3
Dag
Lördag
Söndag
Söndag
Start
14:00
09.00
14.00
Insim
12:30-13:45
08:00-08:45
13:00-13:45
Åldersklasserna:
12 år – födda 2003
11 år – födda 2004
10 år – födda 2005
9 år o yngre – födda 2006 och yngre
Nybörjare – födda 2003-2005
Lagkapper genomförs som öppna lagkapper i åldrarna 2003 och yngre samt 2005 och
yngre. Varje lagkappslag får innehålla max 2 killar men valfritt antal tjejer.
Fullständig information om tävlingen – se inbjudan på SK Ägirs hemsida .
Extralopp
Under tävlingarna kommer vi erbjuda de simmare som vill att simma extralopp. Vem
som hellst kan simma ett extralopp oavsett ålder. Extraloppen kommer gå sist under pass
1 och 2 samt först under pass 3.
Postadress:
SK Ägir
Krondikesvägen 95 B
831 46 Östersunds
Besöksadress:
Krondikesvägen 95 B
Telefon:
063-63 63 466
Organisationsnr:
892001-0249
Bankgiro:
5119-7127
E-postadress:
[email protected]
Hemsida:
www.skagir.se
Klubbanmälan:
Anmälan till tävlingen gör du direkt till din simtränare i samband med någon träning
eller via mail till [email protected]
Vi behöver din anmälan senast onsdag den 11 november.
Avgifter:
I och med att Höstsimiaden är vår egen tävling så har vi ingen egenavgift för denna
tävling. Dock förutsätter vi att ni som är föräldrar till våra simmande barn hjälper till
under tävlingen på ett eller annat sätt. Vi behöver hjälp med allt från funktionärer runt
simbassängen till föräldrar som hänger upp resultatlistor, säljer lotter, kopierar heatlistor,
håller snyggt och rent i samhallen under tävlingen, bygga läktare, dela ut medaljer och
0-priser mm (se detaljerad lista nedan). Med andra ord finns det arbetsuppgifter för alla
så att vår tävling blir en riktigt lyckad tillställning.
Anmälan om vilken arbetsuppgift ni kan hjälpa till med under tävlingarna samt under
vilka pass mailar ni enklast till [email protected].
Mat:
Genom att det inte är någon egenavgift för tävlingen ingår det heller ingen mat för
simmarna. Dock finns det möjlighet att köpa lunch och middag på Scandic Östersund
Syd. Kostnaden för lunch är 90 kr/måltid och för middag 100 kr/måltid.
För att Scandic Östersund Syd ska kunna planera hur många måltider de ska förbereda
behöver vi få in intresseanmälan för mat av er innan tävlingen. Anmälan om mat mailar
ni till [email protected].
Betalningen av luncher och middagar sker direkt till Scandic Östersund Syd i samband
med att ni äter er måltid.
Tränare:
Ansvarig tränare under Höstsimiaden kommer vara Patrik Axenbo. Han kommer också
ha övriga tränare i klubben till sin hjälp
Frågor och funderingar besvaras av:
Hjälpa till under tävlingen:
Niklas Fagrell Eriksson
tel. 070-645 15 10
E-post: [email protected]
Postadress:
SK Ägir
Krondikesvägen 95 B
831 46 Östersunds
Besöksadress:
Krondikesvägen 95 B
Tävlingstekniska frågor:
Patrik Axenbo
070-812 90 97
E-post: [email protected]
Telefon:
063-63 63 466
Organisationsnr:
892001-0249
Bankgiro:
5119-7127
E-postadress:
[email protected]
Hemsida:
www.skagir.se
Grenordning Höstsimiaden 2015
Pass 1 - Lördag 21 nov - första start kl. 14:00
1 100 fjäril
Pojkar
2003
2 100 fjäril
Flickor
2003
3 200 frisim
Pojkar
2004
4 200 frisim
Flickor
2004
5 25 bröst
Pojkar 2006 och senare
6 25 bröst
Flickor 2006 och senare
7 25 frisim
Pojkar
Nybörjare
8 25 frisim
Flickor
Nybörjare
9 25 fjäril
Pojkar
2005
10 25 fjäril
Flickor
2005
11 100 frisim
Pojkar
2003
12 100 frisim
Flickor
2003
13 100 medley
Pojkar
2004
14 100 medley
Flickor
2004
15 50 frisim
Pojkar 2006 och senare
16 50 frisim
Flickor 2006 och senare
17 50 bröst
Pojkar
Nybörjare
18 50 bröst
Flickor
Nybörjare
19 50 rygg
Pojkar
2005
20 50 rygg
Flickor
2005
21 4x100 medley Öppen 2003 och senare
Postadress:
SK Ägir
Krondikesvägen 95 B
831 46 Östersunds
Besöksadress:
Krondikesvägen 95 B
Pass 2 - Söndag 22 nov - första star kl. 09:00
22 25 rygg
Pojkar 2006 och senare
23 25 rygg
Flickor 2006 och senare
24 25 bröst
Pojkar
Nybörjare
25 25 bröst
Flickor
Nybörjare
26 100 frisim
Pojkar
2005
27 100 frisim
Flickor
2005
28 400 frisim
Pojkar
2003
29 400 frisim
Flickor
2003
30 100 frisim
Pojkar
2004
31 100 frisim
Flickor
2004
32 50 bröst
Pojkar 2006 och senare
33 50 bröst
Flickor 2006 och senare
34 50 frisim
Pojkar
Nybörjare
35 50 frisim
Flickor
Nybörjare
36 50 bröst
Pojkar
2005
37 50 bröst
Flickor
2005
38 100 rygg
Pojkar
2003
39 100 rygg
Flickor
2003
40 50 fjäril
Pojkar
2004
41 50 fjäril
Flickor
2004
42 4x50 medley Öppen 2005 och senare
Telefon:
063-63 63 466
Organisationsnr:
892001-0249
Bankgiro:
5119-7127
E-postadress:
[email protected]
Hemsida:
www.skagir.se
Pass 3 - Söndag 22 nov - första star kl. 14:00
43 4x50 frisim
Öppen 2005 och senare
44 4x100 frisim Öppen 2003 och senare
45 25 frisim
Pojkar 2006 och senare
46 25 frisim
Flickor 2006 och senare
47 25 fjäril
Pojkar
Nybörjare
48 25 fjäril
Flickor
Nybörjare
49 50 frisim
Pojkar
2005
50 50 frisim
Flickor
2005
51 200 medley Pojkar
2003
52 200 medley Flickor
2003
53 100 bröst
Pojkar
2004
54 100 bröst
Flickor
2004
55 25 fjäril
Pojkar 2006 och senare
56 25 fjäril
Flickor 2006 och senare
57 25 rygg
Pojkar
Nybörjare
58 25 rygg
Flickor
Nybörjare
59 100 medley Pojkar
2005
60 100 medley Flickor
2005
61 100 bröst
Pojkar
2003
62 100 bröst
Flickor
2003
63 100 rygg
Pojkar
2004
64 100 rygg
Flickor
2004
Organisationskiss för en simtävling, t.ex. Höstsimiaden 2015
Nedan följer ett antal arbetsområden som behöver bemannas inför en simtävling. Som ni ser
så är det många olika arbetsuppgifter och i stort sett varje arbetsuppgift behöver fler personer
än den som är ansvarig för uppgiften.
Utöver detta vädjar jag till alla föräldrar att hjälpa till att plocka ihop och städa efter att sista
passet är avslutat så att det inte blir som jag varit med om många gånger förr att alla tycker de
gjort sitt då tävlingen är över och åker hem och att jag då står själv och i bästa fall har någon
enstaka tapper själ som hjälper mig med det sista (som brukar vara vår tidanläggning) och vi i
bästa fall hinner hem till någon gång strax före kl. 22:00.
För frågor och erbjudande om att hjälpa till, vänligen kontakta mig, Niklas Fagrell Eriksson,
hellst via E-post: [email protected]. Det går också bra att ringa på 070-645 15 10.
Tävlingschef (vem???)
- Ser till att det finns funktionsansvarig (en eller flera personer) till alla poster
- Ansvarar för att vi har en speaker
- Ansvarar för att vi har en tävlingsledare (Niklas FE har varit i kontakt med Tom
Sandgren som ställer upp)
- Följer upp med alla funktionsansvariga att planeringen flyter på som det ska
- Resurs under tävlingsdagarna att rycka in där det behövs.
- Beställa medaljer till tävlingen – obs inte bra med gravyr utan ska det stå något på
baksidan av medaljen så i så fall på en klisterlapp. Detta för att medaljer som inte går
åt ska kunna återanvändas (faktureringen ska gå till MNSF)
- Plocka ihop och städa efter tävlingen
Ansvarig för sekretariatet/tidtagningen (Niklas Fagrell Eriksson)
- Före tävlingen
o Skapar GRODAN-tävling
o Lägger upp tävlingen på Livetiming
o Kollar upp så att tidanläggningen fungerar som den ska
o Vid behov ta kontakt med t.ex. Sundsvall för hjälp med utrustning och hyra av
tidanläggning (Niklas FE har varit i kontakt med Peter Hedlund som ställer
upp)
o Lägga upp tävlingen i Octostatistik för anmälan
o Ta emot anmälningar
o Fixa brevfack till klubbarna
o Fixa blanketter för Efteranmälan, Strykningar, Laguppställningar samt
Diskningsprotokoll
o Se till att Startlistor hamnar på Livetiming och på Ägirs hemsida
o Ställa iordning tidanläggningen fredag kväll + lördag förmiddag
o Fixa bredbandskabel från kansliet till simhallen
o Att handdukar kommer upp från kansliet fredag kväll för att täcka kablar
- Under tävlingen
o Ta emot och lägga in efteranmälningar i GRODAN
o Ta emot och ta bort strykningar ur GRODAN
o Ta emot och lägga in lagkappslag i GRODAN
o Se till att startlistor uppdateras och heatlistor skapas på Livetiming
Postadress:
SK Ägir
Krondikesvägen 95 B
831 46 Östersunds
Besöksadress:
Krondikesvägen 95 B
Telefon:
063-63 63 466
Organisationsnr:
892001-0249
Bankgiro:
5119-7127
E-postadress:
[email protected]
Hemsida:
www.skagir.se
-
o Ta tid för varje heat
o Se till att resultat hamnar på Livetiming
Efter tävlingen
o Lägga ut resultat på hemsidan
o Skicka in resultat till Svenska Simförbundet
o Plocka ihop och städa efter tävlingen
Ansvara för kopiering av startlistor inför varje pass (vem???)
- Kolla upp kopiator innan tävlingen
- Kolla upp så det finns papper
- Kolla upp så det finns reservtoner om det börjar ta slut
- Hämta startlista i sekretariatet ca 1 tim innan varje pass startar
- Kopiera upp varje startlista i 50 ex (är ca 10-15 sidor/pass)
- Sätta in ca 25 ex i ”blå block” till alla funktionärer
- Lämna ca 25 ex till försäljning (hos lotteriansvarig)
- Plocka ihop och städa efter tävlingen
Uppsättning av heatlistor och resultat (Vem???)
- Kolla upp lämplig plats där heatlistor och resultat kan tejpas upp
- Se till att de finns tejp
- Ca 1 timme före varje pass ska starta hämta heatlista i sekretariatet för uppsättning
- Efter att varje gren är klar tejpa upp resultatet för grenen
- Efter att varje gren är klar lämna resultatlista till ansvarig för prisutdelningen
- Efter att varje gren är klar lämna resultatlista till ansvarig för 0-priser
- Plocka ihop och städa efter tävlingen
Ansvarig för Inbjudan, Grenordning och PM till tävlingarna (Niklas Fagrell Eriksson)
- Kontakt med ansvarig för boende och mat vad som ska stå i inbjudan
- Skapa Inbjudan
- Skapa Grenordning och stämma av den med Ägirs huvudtränare innan inbjudan
skickas ut
- Skicka ut inbjudan till klubbar inom MNSF och Norska klubbar
- Lägga ut Inbjudan och Grenordning på Ägirs hemsida samtidigt som den skickas ut till
klubbarna
- Inbjudan ska helst skickas ut 3 månader innan tävlingen
- Skapa PM till tävlingen och stämma av den med Tävlingschefen
- Skicka ut PM till anmälda klubbar måndag innan tävlingen
- Lägga ut PM på Ägirs hemsida måndag innan tävlingen
- Plocka ihop och städa efter tävlingen
Ansvarig för tävlingsfunktionärer runt bassängen för alla passen (vem???)
- Ha kontakt med tävlingsledaren inför tävlingen
- Utse starter
- Bemanna alla tävlingsfunktionärer på alla pass
- Se till att det finns reserver
- Vid behov ta kontakt med andra klubbar att vi behöver hjälp – utbyte mot 1 mat/pass
(ej boende)
- Se till så att det finns någon som är sjukvårdskunnig på plats under tävlingarna
- Skicka lista på funktionärer för alla pass till tävlingsledaren innan tävlingen
Postadress:
SK Ägir
Krondikesvägen 95 B
831 46 Östersunds
Besöksadress:
Krondikesvägen 95 B
Telefon:
063-63 63 466
Organisationsnr:
892001-0249
Bankgiro:
5119-7127
E-postadress:
[email protected]
Hemsida:
www.skagir.se
-
-
Skicka information till alla funktionärer om vilka tider som gäller under helgen,
inklusive vilken tid de ska vara på Storsjöbadet för avprickning samt viken tid det är
funktionärssamling inför varje pass
Kolla upp funktionärströjor så att detta finns till alla funktionärer (tror vi skaffade nya
blå för ett år sedan men vet inte om de fått tryck ännu)
Kolla så att stoppur finns och fungerar
Kolla så att blå blocken finns till alla funktionärer
Se till att det finns visselpipor
Se till så att det finns plats att hålla möte med alla funktionärer innan och efter varje
pass
Se till att det finns plats att hålla lagledarmöte innan pass 1
Organisera inmarsch av funktionärerna tillsammans med ansvarig för inramningen till
varje simpass
Se till att erhålla Diskningsprotokoll från Sekretariatet
Se till att ”Funktionärslådan” från kansliet kommer upp till Storsjöbadet fredag kväll
(en stor trälåda med diverse saker i)
Plocka ihop och städa efter tävlingen
Ansvara för funktionärsfika och tränarfika (vem???)
- Utse plats där funktionärsfika kan ske
- Utse plats där ledarfika kan ske
- Se till att det finns fika för funktionärerna till pausen under simpasset
- Se till att det finns fika för tränarna under simpasset
- Se till att det finns vattenflaska till funktionärerna inför passen (typ för egen påfyllning
av t.ex. Arlaflaskor om vi har sådana kvar)
- Plocka ihop och städa efter tävlingen
Kontakter med kommunen om att boka Storsjöbadet och försöka få rabatt på hyran av
Storsjöbadet. (vem???)
- Boka Storsjöbadet, vi behöver hyra badet 1/2 lördagen (from kl. 12:00) och hela
söndagen - 25m bassängen + undervisningsbassängen
- Vi skulle behöva komma in fredag kväll för att ställa i ordning allt med läktare och
tidanläggningen
- Ta reda på vilka tider som är ordinarie tider så vi vet och kan hålla oss utanför extra
debiteringa av övertid mm
- Förmedla information som kommit fram till ansvarig mot Storsjöbadet under
tävlingarna
- Plocka ihop och städa efter tävlingen
Ansvarig mot Storsjöbadet gällande kontakter av bl.a. band för skåpen, högtalare mm
(vem???)
- Ta reda på information som kommit fram från ansvarig för bokningen av Storsjöbadet
i samband med att det blivit klart
- Klargör vad som gäller omklädningsskåp och hur nyckelbrickorna ska hanteras
- Klargör vad som gäller städning av olika slag under tävlingen
- Kolla upp så att Storsjöbadets högtalarsystem fungerar inkl headset till speakern
- Tillsammans med Storsjöbadet kolla av att alla simlinor fungerar (minst 2 veckor
innan)
- Plocka ihop och städa efter tävlingen
Postadress:
SK Ägir
Krondikesvägen 95 B
831 46 Östersunds
Besöksadress:
Krondikesvägen 95 B
Telefon:
063-63 63 466
Organisationsnr:
892001-0249
Bankgiro:
5119-7127
E-postadress:
[email protected]
Hemsida:
www.skagir.se
Ansvarig för grovstädning under och efter simpassen så det ser fräscht ut (vem???)
- Kolla över toaletterna regelbundet om inte Storsjöbadet gör detta
- Städar av läktaren efter varje pass
- Plocka ihop och städa efter tävlingen
Ansvarig för byggnation av läktaren och tidtagningsbryggan (vem???)
- Boka läktare som vi får låna
- Hämta läktare och montera upp den fredag kväll
- Hämta tidtagningsplattorna från kansliet fredag kväll
- Hämta sektionerna för att bygga sekretariatspodiet fredag kväll
- Ansvara att det finns bord (3 st) till sekretariatet och ställa upp dessa fredag kväll
- Hämta scoreboarden och sätta upp den fredag kväll
- Att hinkar kommer upp från kansliet och placeras vid startpallarna
- Att funktionärerna vid kortsidorna får varsin stol
- Att det finns en handduk vid varje stol bakom startpallarna så att tidtagaren/tävlande
kan torka av startpallen från vatten vid behov
- Att simlinorna läggs i vattnet fredag kväll – stäm av med Storsjöbadet om någon lina
måste läggas i under lördag förmiddag för att reningen av bassängen ska fungera
- Kolla av med Storsjöbadet innan varje pass startar att vattencirkulationen är avstängd
- Sätta upp ryggsimslinorna och tjuvstartslinan lördag förmiddag – finns i källaren på
kansliet (kolla upp dessa i god tid innan tävlingen).
- Se till att träningsklockorna i simhallen är avstängda under tävlingen
- Plocka ihop och städa efter tävlingen
Ansvarig för sponsorer (vem???)
- Se till att utskick om att vi behöver grensponsorer görs via KanslietOnLine till alla
som finns med där
- Ta emot intresseanmälan för grensponsorer
- Se till så att ansvarig för sekretariatet får information om vilka som köper grenar
- Organisera ”tiggning” av 0-priser
- Organisera ”tiggning” av lotteripriser
- Plocka ihop och städa efter tävlingen
Ansvarig för inramningen av tävlingen (vem???)
- Se till att prispallen och flaggor kommer upp från kansliet och ställs i ordning i
simhallen under fredags kvällen
- Organisera inmarsch av funktionärer inför alla pass inkl musik
- Organisera musik under insimmet
- Ordna inmarsch av finalheaten till varje gren, inkl musik
- Se till att någon sjunger Sveriges Nationalsång inför första passet
- Plocka ihop och städa efter tävlingen
Ansvarig för boende och mat (Nicki Eby)
- Kontakter med Scandic för att bestämma avgifter för boende och mat
- Samordna klubbarnas bokningar av mat och boende
- Ha kontakt med ansvarig för funktionärerna hur många funktionärer som ska äta mat
respektive måltid
- Plocka ihop och städa efter tävlingen
Postadress:
SK Ägir
Krondikesvägen 95 B
831 46 Östersunds
Besöksadress:
Krondikesvägen 95 B
Telefon:
063-63 63 466
Organisationsnr:
892001-0249
Bankgiro:
5119-7127
E-postadress:
[email protected]
Hemsida:
www.skagir.se
Ansvarig för lotterier (vem???)
- Ha kontakt med ansvarig för sponsorer om vilka priser vi kan ha till lotterier
- Ordna lotteriringar (tro det finns 2-3 stycken på kansliet)
- Fixa bord att lägga upp lotteripriserna på
- Fixa med växel till lotteriet
- Sälja 1 lottring/tävlingsdag alternativt ha flera igång samtidigt
- Bestämma lottpris utifrån värde på priserna
- Fixa färdig vinstlista alternativ lottdragning då lotterna är slut
- Ha kontakt med ansvarig för tryckning av heatlistor
- Sälja heatlistor för 10 kr/styck under varje pass
- Lämna över pengarna efter tävlingen till klubbens kassör (Joackim)
- Plocka ihop och städa efter tävlingen
Ansvarig för 0-priser (vem???)
- 0-priser delas ut till alla som får 0 som hundradel i sin sluttid
- Planera plats dör 0-priserna kan delas ut
- Fixa borde att lägga upp 0-priserna på
- Erhålla resultatlista från ansvarig för att sätta upp resultaten
- Dela ut pris till de som ska ha 0-pris och bocka av dem
- Plocka ihop och städa efter tävlingen
Ansvarig för medaljprisutdelningarna (vem???)
- Erhålla medaljerna från Tävlingschefen
- Erhålla resultatlista från ansvarig för att sätta upp resultaten
- Dela ut medaljerna
- Notera vilka som inte får sin medalj = inte dyker upp till prisutdelningen så dessa kan
få sina medaljer i efterskott då de efterfrågar medaljerna (vi skickar inga efter
tävlingen)
- Plocka ihop och städa efter tävlingen
Ansvarig mot media (vem???)
- Ta reda på mailadresser till aktuella medier (minst till LT, ÖP, Z-sport oc Radio
Jämtland)
- Skicka ut information om tävlingarna till media ca 2 veckor innan
- Om media kommer på tävlingen hjälpa dem att ”hitta rätt”
- Under tävlingen ta bilder som kan skickas till media efter tävlingen
- Efter tävlingen skriva ihop ett reportage och skicka det med bilder och resultat till
media enligt listan ovan. Viktigt att detta görs under söndag kväll direkt efter
tävlingen
- Plocka ihop och städa efter tävlingen
Försäljning/beställning av SK Ägirs profilkläder (vem???)
- Planera en bra plats
- Ordna bord att lägga upp saker på
- Ta emot beställningar
- Sälja befintligt material
- Efter tävlingen lämna över kontanter till kassören (Joakim)
- Plocka ihop och städa efter tävlingen
Postadress:
SK Ägir
Krondikesvägen 95 B
831 46 Östersunds
Besöksadress:
Krondikesvägen 95 B
Telefon:
063-63 63 466
Organisationsnr:
892001-0249
Bankgiro:
5119-7127
E-postadress:
[email protected]
Hemsida:
www.skagir.se