Riktlinje för dagskassor med kontanthantering

Tjänsteskrivelse
2015-02-16
FHN 2013.0051
Handläggare:
Madelene Hedström
Folkhälsonämnden
Riktlinje för dagskassor med kontanthantering
Sammanfattning
En kommunövergripande riktlinje för Dagskassor med kontanthantering
fastställdes av Kommunstyrelsens ledningskontor den 12 februari 2014.
Detta styrdokument är generellt för samtliga verksamheter som redovisar
dagskassor. Om kassahanteringen ska ske på annat sätt än som anges i
styrdokumentet så ska respektive nämnd ta beslut om avvikande
hantering på grund av till exempel verksamhetens art eller omsättningens
storlek.
Folkhälsonämnden beslutade om en rutin för kontanthantering i
nämndens verksamheter den 8 maj 2013, det vill säga innan den
kommunövergripande riktlinjen fastställdes. Folkhälsonämndens rutin för
kontanthantering uppdaterades utifrån det kommunövergripande
styrdokumentet och en ytterligare revidering är nödvändig på grund av
blanketten kassavstämning samt löneavdrag för måltider inom
kostverksamheten.
Beslutsunderlag
Folkhälsoförvaltningens tjänsteskrivelse den 16 februari 2015
Folkhälsonämndens protokoll den 9 april 2014, § 41
Bilaga 1 – Riktlinje dagskassor med kontanthantering
Bilaga 2 – Rutin för kontanthantering i Folkhälsonämndens verksamheter
2015-02-16
Bakgrund
Kontanthantering förekommer inom Folkhälsonämndens verksamheter
och detta innebär en ökad risk för ekonomisk skada för kommunen. Det
finns alltid en risk för oegentligheter vid kontanthantering och det är
därför extra viktigt med noggrant utformade rutiner. Folkhälsonämnden
antog en rutin den 8 maj 2013 (FHN § 86) som gäller nämndens samtliga
verksamheter med kontanthantering.
Den riktlinje som Kommunstyrelsens ledningskontor fastställde den 12
februari 2014 (KS 2013.0409) gäller kommunens samtliga verksamheter
där kontanthantering förekommer och respektive nämnd ansvarar för
dokumentets efterlevnad. Om en nämnd finner att en eller flera
c:\temp\mhem9tsghp.doc
2 (2)
2015-02-16
dagskassor ska hanteras på ett annat sätt får nämnden fatta ett beslut om
avvikande hantering på grund av till exempel verksamhetens art och
omsättningens storlek.
Det har efter beslut i Folkhälsonämnden den 9 april 2014 (FHN § 41)
framkommit att den del som avser blanketten kassaavstämning i
riktlinjen för kontanthantering inte fungerar fullt ut i ett
verksamhetsperspektiv och skapar administrativt merarbete för
personalen. Så som rutinen fungerar i dagsläget ska den kassaansvarige
vid dagens slut ska den kassaansvarige räkna samman kassan och
kontrollera utfallet enligt blanketten kassaavstämning (se bilaga 1).
Kassaavstämningen ska bifogas den kassarapport som skickas till
Ekonomiavdelningen. På de enheter där det finns kassaapparater görs en
kvittoavstämning av kassan dagligen och redovisas för en bestämd period
enligt Folkhälsonämndens rutin. På övriga enheter finns ingen utställd
handkassa (växelkassa) och samtliga intäkter ska redovisas på
kassarapporten. Utifrån detta beslutades det att det var möjligt att
använda blanketten kassaavstämning på de enheter där det finns en
utställd handkassa (växelkassa). Övriga enheter rapporterar direkt på
kassarapport vid insättning.
Folkhälsoförvaltningens förslag till beslut
Folkhälsonämnden godkänner
1. Att Folkhälsoförvaltningen frångår den kommunövergripande
riktlinjen då det gäller blanketten kassaavstämning på samtliga enheter
som har kontanthantering. Blanketten kassaavstämning ska endast
användas om det uppstår differenser i den dagliga redovisningen och
bifogas redovisningen för insättning av kontanter.
2. Att Folkhälsoförvaltningens verksamheter frångår den
kommunövergripande riktlinjen då det gäller insättning av kontanter två
gånger per månad och istället följer förvaltningens upprättade rutin för
insättning av kontanter.
3. Rutin för kontanthantering i Folkhälsonämndens verksamheter 201502-16, som ersätter tidigare version från 2013-04-17.
Madelene Hedström
Ekonom
Expedieras till
Förvaltningschef
Verksamhetschefer
Kökschefer
Redovisningschef
Riktlinje
Dagskassor med
kontanthantering
Fastställd av: KSL 2013-11-29
Revideras senast: 2014-12-31
Innehåll
Riktlinje - Dagskassor .................................................................................................................... 3
Omfattning ...................................................................................................................................... 3
Angränsande styrdokument ........................................................................................................................... 3
Syfte ............................................................................................................................................... 3
Ansvar för efterlevnad ..................................................................................................................... 3
Allmänt om dagskassor .................................................................................................................................. 3
Begreppsförklaring ......................................................................................................................................... 3
Hantering av dagskassor................................................................................................................................ 4
Bilaga 1........................................................................................................................................................... 5
Vision. Övergripande beskrivning av ett önskvärt framtida tillstånd. Ska ange i
vilken riktning kommunen är på väg. För Karlskoga kommun finns en vision
– Vision 2020.
Mål och budget. Dokumentet Mål och budget sammanfattar vad kommunens
verksamheter ska uppnå (mål och resultat) inom den närmaste treårsperioden i
syfte att nå Vision 2020 samt vilka ekonomiska resurser som finns till
verksamheternas förfogande.
Mål och resultat följs upp tre gånger om året – efter april, augusti och december
Program. En översiktlig politisk viljeriktning inom ett sakområde. Särskild definition
i plan- och byggsammanhang eller annat.
Policy. Kommunens grundläggande förhållningssätt/värderingar och vägledande
principer.
Riktlinje. Beskriver tillvägagångssätt i olika sakfrågor och är ett stöd för hur frågor
bör hanteras och genomföras.
Diarienummer: KS 2013.0409
Ansvarig enhet: Ekonomiavdelningen
Riktlinje - Dagskassor
Alla anställda inom Karlskoga kommun arbetar för dem som lever och verkar i Karlskoga.
•
•
•
•
Vi kännetecknas av öppenhet och nytänkande
Vi visar respekt för uppdrag, individ och omvärld
Vårt arbetssätt präglas av enkelhet
Vårt arbete kännetecknas av helhetssyn
Ur ”Gemensamma värderingar i Karlskoga kommun”
Kassaansvarig ska höra av sig till
ekonomiavdelningen om någon förändring
sker.
Omfattning
Riktlinjen omfattar kommunens hantering av
dagskassor.
När en ny person utses till kassaansvarig ska
denne ta kontakt med redovisningschefen för
genomgång av detta styrdokument samt om
verksamheten har beslutat om något som
frångår styrdokumentet.
Angränsande styrdokument
Kommunens attestreglemente.
Syfte
En god intern kontroll för att minimera risken
för avsiktliga eller oavsiktliga fel.
Begreppsförklaring
Ansvar för efterlevnad
Beslutsattestant och attestansvar
Beslutsattestant och attestansvar regleras i
kommunens attestreglemente.
Attestreglementet omfattar kontroll av
kommunens samtliga ekonomiska
transaktioner.
Respektive nämnd ansvarar för dokumentets
efterlevnad.
Allmänt om dagskassor
Kontanthantering är alltid förknippat med
risker. En god intern kontroll är därför viktig
för att minimera risken för avsiktliga eller
oavsiktliga fel.
Beslutsattestant är den kontrollansvarige som
utför attest. Attestantens uppgift är att
tillämpa attestreglementet och fastställda
anvisningar samt när brister upptäcks
rapportera dessa till närmast överordnad chef,
förvaltningsledning eller till ekonomichef.
Inom kommunen finns i dagsläget cirka 80
dagskassor som skiljer sig åt avseende
omfattning och inriktning. Detta
styrdokument är generellt för samtliga
verksamheter som redovisar dagskassor. Om
en nämnd finner att en eller flera dagskassor
ska hanteras på ett annat sätt får nämnden
fatta ett beslut om avvikande hantering på
grund av till exempel verksamhetens art och
omsättningens storlek.
Syftet med beslutsattesten är att säkerställa
korrekt beslut, redovisning och att
sakgranskning är utförd.
Bankning
Begreppet bankning används när pengar läggs
in i värdeskåpet som finns hos
kommunstyrelsens ledningskontor,
Katrinedalsgatan 2-4.
Vid ekonomiavdelningen finns en samlad
förteckning över vilka verksamheter som har
dagskassor för mynt och/eller sedlar.
3 (5)
Dagskassa
Med dagskassa avses redovisning av belopp
som kommunen får vid försäljning av varor
och tjänster. Det kan till exempel handla om
servering, kioskförsäljning eller försäljning av
materiel vid kommunens anläggningar.
Intern kontroll
Enligt attestreglementet ansvarar kommunens
nämnder för den interna kontrollen och har
därmed att se till att attestreglementet följs.
Kassaansvarig
Kassaansvarig är den person som i det dagliga
arbetet är ansvarig för dagskassan och som
redovisar och hanterar pengarna.
Kassaansvarig utses av verksamheterna.
Kassaansvarig och beslutsattestant ska vara
olika personer.
•
Kassaansvarig, eller annan person som
verksamheten bestämt, ansvarar även
för att pengarna transporteras till
värdeskåpet. Verksamheten ansvarar
för att transporten sker på ett säkert
sätt för de inblandade.
•
Värdeskåpet töms varje dag av ett
värdetransportföretag. Företaget
redovisar sedan beloppet till
ekonomiavdelningen.
•
Kassaansvarig ansvarar för att sedeloch myntpåsar för bankningen finns.
Kassaansvarig beställer nya påsar hos
värdetransportsföretaget.
•
I samband med bankningen ska en
kassarapport skickas till
ekonomiavdelningen. Samma dag som
bankning sker ska kassarapporten
faxas (faxnummer 61395) till
ekonomiavdelningen eller skickas via
mail till
[email protected].
Originalet ska, tillsammans med
eventuella kvitton, kassaavstämning,
slagremsor eller kassautslag samt
underlag från kortbetalning, skickas
till
3.KS Ekonomiavdelning.
•
Kassarapporten ska attesteras av
attestberättigad för verksamheten. För
att säkerställa en god intern kontroll
får inte attestanten vara samma person
som är kassaansvarig.
Hantering av dagskassor
•
Den verksamhet som hanterar
dagskassor ska alltid lämna kvitton till
sina kunder.
•
Vid dagens slut ska kassaansvarig
räkna samman kassan och kontrollera
utfallet enligt blanketten
kassaavstämning (bilaga 1).
Eventuella brister ska noteras i
blanketten samt skrivas under av
kassaansvarig och attestberättigad.
Blanketten skickas med
kassarapporten till
ekonomiavdelningen.
•
Tiden innan pengarna lämnas i
värdeskåpet ska kassaansvarig se till
att de förvaras inlåsta på ett säkert sätt.
Om fler personer förutom
kassaansvarig kan komma åt pengarna
ska verksamheten anteckna vilka
personer det rör sig om.
•
Brister ska utredas av verksamheten,
eventuellt tillsammans med
säkerhetssamordnare och
personalavdelning. Verksamheten får
tillsammans med
säkerhetssamordnaren besluta om en
eventuell brottsanmälan ska göras.
•
Verksamheten ska regelbundet, minst
två gånger per månad, lämna pengarna
i värdeskåpet.
•
För att säkerställa en god intern
kontroll ska kassaregister/kassaapparat
användas för alla dagskassor.
4 (5)
Bilaga 1

KASSAAVSTÄMNING
Dagens datum
Växelkassa vid dagens början
Kassaavstämning vid dagens slut
(+) Kontanter i kassan
(+) Ev. kvitto från
kortförsäljning
(-) Växelkassa vid dagens
början
(=) Dagens försäljning
Jämför med försäljning enligt
kassaregister/kassaapparat
Eventuell differens mellan
försäljning och kassaregister
Växelkassa till nästa dag
Förklaring till eventuell differens:
Underskrift kassaansvarig
Namnförtydligande
Underskrift
beslutsattestant
Namnförtydligande
Skicka in kassaavstämning tillsammans
med kassarapporten
till 3.KS Ekonomiavdelningen
5 (5)
Tjänsteskrivelse
2015-02-16
FHN 2013.0051
Handläggare:
Madelene Hedström
Rutin för kontanthantering inom Folkhälsonämndens
verksamheter
Denna rutin är ett komplement till den kommunövergripande riktlinjen
för dagskassor med kontanthantering fastställd av Kommunstyrelsens
ledningskontor.
Kassaansvariga
Minst en kassaansvarig per köksområde ska utses av verksamheten, det
är den personal som i det dagliga arbetet är ansvarig för dagskassan och
som redovisar och hanterar kontanterna. Kassaansvarig och
beslutsattestant ska vara olika personer.
Beslutsattest
I kommunens attestreglemente (KS 2009.0224) regleras ansvar och
rutiner för den interna kontrollen av ekonomiska transaktioner. Nämnden
ges ett helhetsansvar för den interna kontrollen inom sin förvaltning.
Vidare ska nämnd, inom sitt ansvarsområde, utse attestanter och samt
ersättare till dessa.
Attest är den namnteckning, eller vid elektronisk attest unik
användaridentitet plus lösenord, med vilken av nämnd därtill utsedd
person, bekräftar att ekonomisk transaktion är sakligt motiverad och att
erforderligt kontrollmoment utförts.
Kostverksamheter med tillgång till kassaapparat
Kost – Äldreomsorg
Vid servicehusen förekommer kontanthantering i samband med köp av
måltider i restaurangerna. Alla köp registreras i en kassaapparat och
kassan räknas ut dagligen. Vid avvikelser ska blanketten för
kassaavstämning fyllas i och lämnas tillsammans med kassarapporten.
Caféverksamhet
Kostverksamheten har café i Kommunstyrelsens ledningskontor samt
ledningskontoret på Skrantahöjdsvägen i Karlskoga. Alla köp registreras
i en kassaapparat och kassan räknas ut dagligen. Vid avvikelser ska
blanketten för kassaavstämning fyllas i och lämnas tillsammans med
kassarapporten.
c:\temp\mhem9tshp8.doc
POSTADRESS
FAKTURAADRESS
TELEFON
E-POSTADRESS
PLUSGIRO
691 83 KARLSKOGA
Fakturahantering
0586-610 00
[email protected]
12 27 80-0
BESÖKSADRESS
Box 50755
202 71 MALMÖ
TELEFAX
WEBBADRESS
ORG NR
0586-622 49
www.karlskoga.se
212000-1991
Skrantahöjdsvägen 35
Tjänsteskrivelse
2015-02-16
Verksamheter utan tillgång till kassaapparat
I övriga kostverksamheter inom förvaltningen där det inte finns tillgång
till kassaapparat för registrering av köp såsom förskolekök, skolkök och
äldreomsorgskök så ska intäkterna redovisas av kökschefen.
Personal som köper frukost/lunch/kaffe/mellanmål skriver upp inköpen
på listor som finns i varje kök. Listan sammanställs efter varje månad och
betalning sker via avdrag på den anställdes lön.
Inom förskola/skola/gymnasiet finns häften med lunchkuponger att köpa
hos Folkhälsoförvaltningens ledningskontor. Betalning för
lunchkupongerna sker via avdrag på den anställdes lön.
Räkna kassan och banka kontanter
Kökschef som beslutsattestant, är ansvarig för att kassan redovisas.
Kassan ska räknas samman för aktuell försäljningsperiod och
insättningskvittot till Loomis samt kassarapporten ska fyllas i.
Kassaansvarig och beslutsattestant (kökschef) undertecknar
kassarapporten och en kopia ska faxas (613 95) eller mailas till
redovisningsenheten ([email protected]) och originalet
skickas med internposten till 3. Redovisningsenheten. Detta ska göras
samma dag som insättningen sker.
Bankning av kontanter
Nickkällans restaurang
Solbringens restaurang
Bergmästarens restaurang
Café KS
Café 35
Övriga
1 gång/vecka
1 gång/vecka
1 gång/varannan vecka
1 gång/månad
1 gång/månad
4 gånger/år1 eller då summan av
kontanter uppgår till 5 000 kronor
Det är beslutsattestant (kökschef) eller dennes ersättare, enligt beslutad
attestlista, som är ansvarig för bankningen av kontanter.
Madelene Hedström
Ekonom
Folkhälsoförvaltningen
1
Insättningar görs oavsett summa den 25 april, 25 juni, 25 aug, 23 dec. Om något av
datumen infaller på en helgdag görs insättningen närmsta vardagen innan.