Avtalsuppföljning i praktiken Erfarenheter från Stockholms

Landstingsstyrelsens förvaltning
SLL Juridik och Upphandling
Avtalsuppföljning i praktiken
Erfarenheter från Stockholms Läns Landsting
Erik Guldbrand, Avtalscontroller
SLL Juridik och Upphandling
SLL
Stort
landsting
Ganska
stort
landsting
Mindre
landsting
SLL
Stort
(komplext)
landsting
Fakta SLL:
- Utför många bra saker
- Upphandlar/omsätter
många miljarder
- 1 100 gemensamma
avtal/10 st. avtalscontroller
..och självfallet har organiserats på bästa möjliga sätt…
Landstingsfullmäktige
Revisorskollegiet
Revisionskontoret
Landstingsstyrelsen
Landstingsrådsberedningen
Landstingsstyrelsens
förvaltning
Aktiebolag
Gemensamt bolag
med Norrtälje kommun
Aktiebolag
Aktiebolag
med
medpolitiska
i huvudsak
externa
repr
i
styrelseledamöter
styrelsen
• Södersjukhuset AB
Färdtjänstförvaltningen
Patientnämndens
förvaltning
• TioHundra AB
Regionplanenämnden
Färdtjänstnämnden
Patientnämnden
Regionplanekontoret
• Danderyds
sjukhus AB
• S:t Eriks
Ögonsjukhus AB
• Södertälje
Sjukhus AB
• Folktandvården
Stockholms län AB
• Ambulanssjukvården i
Stockholm AB,
AISAB
• MediCarrier AB
Aktiebolag
med politiska
styrelseledamöter
 AB Storstockholms
lokaltrafik; SL
 Locum AB
 Waxholms
Ångfartyg AB
Kulturnämnden
Förvaltningsstyrelse
med externa
styrelseledamöter
Kulturförvaltningen
• Karolinska
Universitetssjukhuset
• Stockholms läns
sjukvårdsområde
 Landstingshuset i
Stockholm AB;
LISAB
Strategiska utskottet
3 geografiska sjukvårdsstyrelser
Produktionsutskottet
5 programberedningar
Nya Karolinska
Solna, NKS
Styrelser för bolag och produktion i förvaltningsform
Hälso- & sjukvårdsnämndens förvaltn
3 geografiska utskott
FoUU utskottet
Politisk organisation
TioHundranämnden
Gemensam nämnd
med Norrtälje kommun
Allmänna utskottet
• Stockholm Care AB
+
Hälso- & sjukvårdsnämnden
Förvaltning och verksamhet
TioHundraförvaltningen
”Upphandling”
”Avtalsförvaltning”
”Den goda
affären”
”Bygg mig sjukhus för 150 000 Riksdaler!”
”Upphandling”
”Avtalsförvaltning”
Merde!
”Den goda
affären”
..verklig slutkostnad: 300 000 Riksdaler
Hållbart samhälle
Likabehandling
Arbetsmiljö
Skattebetalare
Överprövning
Mångfaldsperspektiv
Kommunikation
Politiska visioner
Skadestånd
Småföretag
Upphandling
Avtalsförvaltning
Miljöhänsyn
LOU/LUF
”Relationer"
Rangordning
Förhandlat förfarande
Vitesföreläggande
Media
Affärsutveckling
Prioriteringar
Priskontroll
Brukare
Finansiering
Stödfunktioner
”Den goda
Resursfördelning
Närproducerat
IT-stöd KKV
Näringslivet
Direktupphandling
affären”
Kollektivavtal
Etiska krav ”Lärande organisation”
Kvalitetsnivå
Social hänsyn
Hushållning
Karteller
Transportsamordning
Upphandling
Avtalsförvaltning
”Den goda
affären”
Aktiv avtalsförvaltning medför via bättre generell kvalitet att
- vägvalen blir tydligare: sparar tid
- fallgropar undviks: sparar pengar
- anskaffningen lyckas: sparar resurser
Vi ger oss först ut på en
organisatorisk resa..
följd av inblick i och
fördjupad bild av
controllerrollen samt
upplever konkreta
förvaltningsexempel..
och får i slutänden
förhoppningsvis ”valuta för
pengarna” via presentation
av erhållna lärdomar samt
tankar om framtiden
SLL Upphandling: ”Den organisatoriska resan”
”Upphandling”
”1.0”
”Förvaltning”
”Upphandling”
”2.0”
”Förvaltning”
”Upphandling”
”3.0”
”Förvaltning”
”Upphandling”
”4.0”
”Förvaltning”
X
Landstingsstyrelsens förvaltning
De övergripande syftena med controllerfunktionen är att
genom ett nära samarbete med upphandlaren,
uppdragsgivare och dess representanter
skapa bra förutsättningar för genomförandet av de
anskaffningar som ska utföras och
genom en aktiv förvaltning vidmakthålla och förbättra
utfallet av den genomförda anskaffningen.
Landstingsstyrelsens förvaltning
Avtalscontrollerns tillkommande uppdrag
Förekomma;
ej reaktivt;
funktionalitet
Affärsutveckling;
omvärldsbevakning;
”lärande”
”Skapa”
”Aktiv”
”Samarbeta”
Möjliggörare;
verksamhetsresurs;
brandsläckare
Landstingsstyrelsens förvaltning
Förvaltningsexempel
”Skapa” (Banktjänster) medförde:
50 % kostnadssänkning
Löpande nytta – okänd
”Samarbeta” (Kommunikationstjänster; Telefoni) medförde:
X % kostnadssänkning
Löpande nytta – okänd
”Aktiv” (Medicinsk gas) medförde:
Smidig avtalsimplementering och X % kostnadssänkning
Löpande nytta – okänd
Område
Tankar
Gaser/Behållare
Företeelse
Identifierare/Problemorientering
Argumentation/Avtalsanalys
Köp av tankar
SLLu. "Färdigutredd". Tanken är att se som
läkem.behållare; (dock övergår till rör inne i
sjukhusen..)
Break even 6 år; livslängd 35?
Flytande and.oxygen
SLLu. Avtalsutformningen.
Nu enligt avtal
Tele till tank
Krav eller ej; fördelar?
Önskvärt men inget krav. Q-höjning
genom att AL övervakar nivån. Två av
13 har ej. DIVA kostnad ung. 20 tkr.
Tankfylling
Sporadisk fyllning. Kostnadsstrukturen.
Ex, 25%-ig nivå; fylldes till 56%-ig
S:t Görans tank
Överfyllningen.
Normalt lämnas säkerhetsnivå. Blev ej
skador och såg mer dramatiskt ut än de
de facto var
Lustgaspaket
SLL. För kalla paket; från Mullsjö. Även under
föregående vinter erhålls för kalla paket;
verksamheter litade inte på innehållet varför "de
fick stå varmt".
Numera lagrad varmt hos transportören,
dock begäran om att AL redovisar
varifrån leveranser sker, vid olika
årstider.
Flaskplombering
Vidtagna åtgärder
Problemstatus
Förestående åtgärder/Förslag
Förstudie genomförd.
Diskussion med ansvarig
analytiker. Kontroll med LV:
"Att se som en primär
förpackning, d.v.s. AL ska ha
ansvaret."
Status okänd
Kommentarer
Leveranstid: "Upptil sju
månader". Får AL fylla SLL:s
egenägda tankar; frågan
ställd till LV vid upprepade
tillfällen. Nu utredd.
Fortsatt diskussion AL/Locum.
Kommunikation ang SÖS med AL.
Pågående ärenden. Där SLL
ger signal att det är klart för
inkoppling via teleledning
kopplar AL omgående in
övervakning.
Kontroll med AL: Rutinerna; kostnad för helt Tankar utan övervakning
fylld tank eller per tillfällig fyllning.
fylls kontinuerligt med
restvolymer för att hålla en
så jämn nivå som möjligt.
Ingen extra transportkostnad
för SLL vid flera fyllningar,
bara avgift per m3 gas.
Analys av hur föregående
vinterperiod tett sig är ytligt
gjord; har ej fungerat till fullo.
SLLu ber AL förklara sig.
Leveranserna kommer alltid gå från
Uppsala via Express Service. SLL styr upp
avvikelserapporteringen.
Det är en nyhet för oss då vi
inte blivit informerade om
någon avvikelse på
leveranserna av Lustgas, vi
saknar alltså såväl datum
som leveransställe för att
kunna bemöta detta
påstående.
SLL. Osäkert om behållaren är använd eller ej,
d.v.s. plomberingen hade fallit bort.
"Engångsföreteelse"; reklamera direkt
om uppträder igen.
Tydlig och likartad plombering. "Som AGA:s;
exempelvis sigill". Olikartad plombering skapar
osäkerhet. Central gaskommitté vidhåller frågans
stora vikt.
Ej införa plasthölje. Höljet ingen garranti Frågan ställd ånyo till AL
för full flaska. Plastplomberingen
med önskar om ny utredning
standard i hela Europa (för AL)
och eller nedskriven
argumentation om inte
förfrågan kan tillgodoses.
AL säger att det är en pågående process i
den här frågan. (Datum för besked är dock
ej givet.) AL har "förstått frågans betydelse
för SLL."
Tillslut löst. Flaskorna täcks
av plasthölje vilket enkelt kan
dras bort.
Manometer
Lustgaspaketen hade tidigare manometer; nu
Togs bort eftersom den skapade
borttagen. Om manometern tas bort är det ej
förvirring.
möjligt att se att paketen är för kalla; därför har den
tagits.
Compactflaskan
Skral och dubiös information i frågan.
Upphängningsanordningen inte optimal - hur
vidareutveckla hos företaget. Risk med att
Kan nu hängas på sängen.
Kommer ej att återinföras då
den saknar funktion. Skall
innehållet följas bör paketen
vägas i sjukhusen.
Manometer också vansklig,
då trycket varierar p.g.a.
gasens koncistens:
temperatur/vätskeform; ex.
som gasol.
Ny hållare framtagen.
Order nu lagd hos tillverkaren.
Området hanterades ej
adekvat i själva
upphandlingen.
Landstingsstyrelsens förvaltning
Sammanfattning erfarenheter avtalsförvaltning
Stockholms Läns Landsting
Lärdomar
Generella erfarenheter:
- Förståelig och anpassad grundorganisation
(för oss själva och för koncernen)
- Dedikera resurser – om ej åtminstone:
- ”Guerilla-förvaltning”
- Eftersträva områdesspecificering/Interna specialister
- Chefers syn på förvaltning
- Processbeskrivningar … okej, men kulturen viktigare
- Den normala arbetssituationen är inte cyklisk
- Tillåtande/Flexibel
Lärdomar
Specifika erfarenheter:
-
Kommunikation utgör ”skelett”
Kontinuerlig nätverksöversyn
Skanna avtalssituationen; förkom problem; prioritera
Inhämta/sprid kunskap
Arkivera kunskap
Olik förvaltning för olika problem. Lös enkla – enkelt
Låt organisationen arbeta för dig
”Relationsmarknadsföring”: Företag inte onda/av ondo
Stegra konflikter gradvis
”5.0:an” – ?
”Upphandling”
”Förvaltning”
- Mätning av förvaltningsresultat/Nyckeltal/Mål
- Kategorimanagement
- Utveckla kommunikationen
Landstingsstyrelsens förvaltning
SLL Juridik och Upphandling
Tack för oss!
Frågor/Funderingar?
Erik Guldbrand, Avtalscontroller
SLL Juridik och Upphandling