Standardiserat vårdförlopp

Transcription

Standardiserat vårdförlopp
Standardiserat vårdförlopp
Rapport
Datum: 2015-10-26
Version: 1
Dnr: 150164
1 Sammanfattning
Regeringen satsar för att skapa en mer jämlik och tillgänglig cancervård med ökad kvalitet, med fokus på att korta väntetiderna och att minska de regionala skillnaderna.
De standardiserade vårdförloppen beskriver vilka utredningar och första behandlingar
som ska göras inom respektive cancerdiagnos, samt vilka maximala tidsgränser som
gäller för de olika åtgärderna.
Cancerprocessen har under flera år varit en av landstingets prioriterade processer och
införandet av standardiserat vårdförlopp är nu en central del i det arbetet. Implementering har skett genom att avsätta resurser för en processorganisation som har planerat
och genomfört handlingsplanen gällande standardiserat vårdförlopp (SVF) i landstingets olika förvaltningar och enheter via styrgrupp, projektledningsgrupp, projektgrupper
och berörd verksamhet.
Kommunikationen har i huvudsak skett genom forum för information och dialog i all
berörd verksamhet, inklusive privata vårdgivare, vid flertalet tillfällen. I dessa forum
har också utbildning i remissrutiner och mallar ingått. Information och dialog i
verksamheterna har varit av största vikt för ett effektivt införande.
Tilldelade stimulansmedel har bl. a. använts till köförkortande åtgärder, utbildningsfilm
samt projektanställning av koordinatorer i införandefasen.
Den 21 september 2015 implementerades SVF för fem pilotdiagnoser dessa följs av
ytterligare tretton under 2016. Den 23 oktober hade 62 patienter ingått SVF.
Författare:
Helena Berglund, projektledare
Standardiserat vårdförlopp
Innehåll
11.
Sammanfattning
...............................................................
Sammanfattning
.......................................................23
22.
Bakgrund...........................................................................
..................................................................44
Bakgrund
33.
Handlingsplanoch
och
redovisning
av hur
Handlingsplan
redovisning
av hur
landstinget
landstinget
arbetat
utifrån
en
..................................
arbetat utifrån den ............................................................ 55
44.
Övergripandefrågor
frågor
besvara
.............................66
Övergripande
attatt
besvara
.....................................
4.1 Förankring och information i verksamheten .......................................... 6
4.1 Förankring och information i verksamheten ............................................ 6
Involvering
andra
............................................................................11
11
4.24.2Involvering
avav
andra
..............................................................................
4.3 Stöd av utvecklingsarbetet..................................................................... 12
Stöd av utvecklingsarbetet
..................................................................
12
4.44.3Implementering
av de fem standardiserade
vårdförloppen ................... 15
4.54.4Uppföljning
av ledtider
indikatorer
i vårdadministrativt system ....... 17
Implementering
av deoch
fem
SVF ..........................................................
15
4.6 Ansvar och aktiviteter för att IT-stöd blir funktionellt .............................. 18
4.5 Uppföljning av ledtider och indikatorer i vårdadministrativt system .... 17
5
4.6 Ansvar ochoch
aktiviteter
för att ...............................................
IT-stöd blir funktionellt ...........................21
18
Utmaningar
åtgärder
6
5.
Goda exempel på lösningar vid införandet av
Utmaningar och2015
åtgärder
....................................... 23
21
pilotdiagnoserna
....................................................
76.
Goda exempel
lösningarSVF
vid2016
införandet
Utmaningar
införpå
kommande
........................ 24
8
Ekonomi........................................................................... 25
98.
Bilagor
.............................................................................
Ekonomi
.................................................................. 26
25
9.
Bilagor..................................................................... 26
7.
4.7 Införande av SVF 2016 ....................................................................... 19
av pilotdiagnoserna 2015....................................... 23
Utmaningar inför kommande SVF 2016 ................ 24
3
Standardiserat vårdförlopp
2 Bakgrund
Regeringen satsar för att skapa en mer jämlik och tillgänglig cancervård med
ökad kvalitet, med fokus på att korta väntetiderna och att minska de regionala skillnaderna.
De standardiserade vårdförloppen (SVF) beskriver vilka utredningar och
första behandlingar som ska göras inom respektive cancerdiagnos, samt vilka
maximala tidsgränser som gäller för de olika åtgärderna. Alla steg i processen och samtliga ledtider är beräknade utifrån vad som är värdeskapande tid
ur patientens perspektiv – det vill säga hur många dagar som krävs för att genomföra optimal handläggning och medicinsk behandling – utan hänsyn till
nuvarande organisation och arbetssätt.
Standardiserat vårdförlopp inleds med beslut om remiss till följd av välgrundad misstanke och avslutas i och med första behandling. Vårdförloppen kan
i framtiden komma att utökas med fortsatta behandlingar och uppföljningar.
Vårdförloppen har ett multidisciplinärt upplägg och involverar både primärvården och den somatiska sjukhusvården, som var för sig eller tillsammans
ansvarar för delar av vårdprocessen.
Välgrundad misstanke om cancer kan uppstå i såväl primärvård som somatisk sjukhusvård. Oavsett var den välgrundade misstanken uppstår ska patienten remitteras enligt ett standardiserat vårdförlopp. I det standardiserade
vårdförloppet ska en individuell vårdplan upprättas för varje enskild patient
med cancerdiagnos. En kontaktsjuksköterska ska utgöra den fasta vårdkontakten och ska tillsammans med patienten ta fram en vårdplan.
Under 2014 har standardiserade vårdförlopp utarbetats för fem pilotdiagnoser för vuxna patienter. Dessa är
1.
2.
3.
4.
5.
Akut myeloisk leukemi (AML)
Huvud- och halscancer
Matstrups- och magsäckscancer
Prostatacancer
Cancer i urinblåsa och övre urinvägar
Beslut om införande av SVF i landstinget togs vid framställan till beslut vid
landstingsstyrelsens möte i mars 2015. Handlingsplanen överlämnades till
Socialdepartementet samma månad.
Denna redovisning gällande pilotinförandet av SVF koordineras tillsammans
med de andra båda landstingen inom sydöstra regionen. Arbetet kommer att
samordnas inom Regionalt cancercentrum Sydöst (RCC).
Standardiserat vårdförlopp
3 Handlingsplan och redovisning av hur
landstinget arbetat utifrån den
Enligt regeringens anvisningar för pilotinförande av SVF fanns ett antal frågeställningar att beakta i handlingsplanen och denna redovisning är uppbyggd utifrån dessa frågor. I redovisningen ska det framgå att pilotdiagnosernas SVF har införts samt hur arbetet utförts i relation till handlingsplanen.
Detta är en redovisning till Socialdepartementet hur vi arbetat utifrån handlingsplanen och skall vara redovisat senast den 1 november 2015.
5
Standardiserat vårdförlopp
4 Övergripande frågor att besvara
4.1 Förankring och information i verksamheten
Fråga 1
Hur har landstinget informerat och fört dialog om SVF inom
verksamheterna i syfte att skapa förank ring och ett effektivt
införande av de fem pilotdiagnosernas SVF?
Hur har lands tinget samverkat med regionala cancercentrum (RCC)
under införandet av SVF och vilka erfarenheter kan ni dela med er
av inför 2016 års arbete?
Cancerprocessen har under flera år varit en av landstingets prioriterade processer och införandet av standardiserat vårdförlopp är nu en central del i det
arbetet. Införandet är inskrivet i Landstingsplanen för 2015-2017.
Redan under hösten 2014 började landstinget att informera om standardiserat
vårdförlopp (SVF) på bred front. I och med detta skapades en medvetenhet
och diskussioner kunde inledas på ett tidigt stadium. I januari 2015 hölls en
uppstartskonferens med verksamhetsföreträdare, chefer och medarbetare från
samtliga berörda förvaltningar och enheter.
Den huvudsakliga spridningsvägen för information om SVF sker via cheferna i respektive förvaltning (linjeorganisationen) och hos de privata vårdgivarna. Utöver denna väg har olika forum för samverkan varit centrala.
Kommunikationsplan för förankring och effektivt införande
Informatörfunktion är knuten till projektet lokalt men också genom RCC utifrån det regionala/nationella perspektivet. Landstingets kommunikationsplan
blev klar under våren 2015 grundad på SKL:s kommunikationsplan och informationsmaterial och i samverkan med RCC Sydöst. Planen förmedlar
landstingets strategi, målgrupper, anpassning av nationella budskap, kanaler
och former för dialog. Förutom den sammanhållande informatörsfunktionen
ingår berörda förvaltningarnas informatörer i kommunikationsarbetet.
Kommunikationen har i huvudsak skett genom forum för information och
dialog i all berörd verksamhet, inklusive privata vårdgivare, vid flertalet
tillfällen. I dessa forum har också utbildning i remissrutiner och mallar
ingått.
Det övergripande målet med kommunikationen är:
 Kunskap och förståelse: att sprida kunskap och förståelse för satsningen inom de delar av vården som berörs.
 Motivation och dialog: att motivera medarbetarna att delta i förbättringsarbetet och skapa dialog som möjliggör införandet.
 Nya rutiner och arbetssätt: att bidra till att skapa och införa nya rutiner
och arbetssätt, samt att sprida goda exempel.
Standardiserat vårdförlopp
Ett informationsstöd för chefer har tagits fram bestående av:





övergripande informationsfilm
bildspel med textstöd
utbildningsfilmer remissmallar
flödesscheman
lathundar för rutiner
Stödet har bland annat används då chefer på olika nivåer ska förstå och förklara för medarbetare hur verksamheterna påverkas och motivera dem att
delta i utvecklingen av det nya arbetssättet.
Utöver det har även det nationellt framtagna informationsstödet som appen
Cancervård, informationsblad till patient och frågor och svarfunktionen använts.
En särskild plats för standardiserat vårdförlopp har skapats på landstingets
intranät där information har publicerats löpande. Informationen har kopplats
till uppdateringar i nyhetsflödet på intranätets ingångssida och från det digitala nyhetsbrevet för chefer. IT-relaterad information om SVF har gått ut i
ITs nyhetsbrev via sändlistor till chefer, lokalt systemansvariga och privata
vårdgivare.
I landstingets personaltidning har artiklar om arbetet med SVF publicerats
vid flertalet tillfällen.
Information till länets kommuner har skett via länsgemensam ledning för
landsting och kommuner. Genom pressmeddelanden har medborgare informerats om arbetet.
Skärmbild: Landstingets intranätssidor om SVF
7
Standardiserat vårdförlopp
Nästa steg är att fortsätta beskriva arbetet och motivera genom att i olika
kanaler bland annat lyfta goda exempel och berättelser från verksamheten
om arbetssätt och resultat. Dessutom behöver informationen fortsätta att
anpassas efter specifika målgruppers behov. Kommande vårdförlopp ingår i
kommunikationsplanen där samma kanaler och forum används.
Fler forum för dialog och utvärdering är inplanerade under höst/vinter 2015.
Där arbetssätt, rutiner och IT-stöd ska vidareutvecklas i dialog med verksamheten och där även goda exempel lyfts. Dessutom kommer vi vid dessa tillfällen utvärdera kommunikationsarbetet med verksamheten.
Inom kommunikationen SVF har landstinget samverkat med regionalt cancercentrum sydöst vad gäller kommunikationsplanen. Dessutom har samverkan inom området skett genom dialog och även spridning om artiklar och
annat informationsmaterial.
Processorganisation – verksamheten delaktig i införandet
Utöver information och förankring via ordinarie kanaler sker också en kommunikation, dialog och utveckling genom den processorganisation som bildats (se illustration, nedan) och som i huvudsak består av verksamhetsföreträdare.
Processorganisationen för införandet av SVF leds av en styrgrupp. Styrgruppen består av medlemmarna i landstingets Sjukvårdsledningsgrupp. Processamordnare för prioriterade processer finns sedan tidigare och har samverkat
med projektledaren för att knyta ihop det arbete som gjorts tidigare med det
arbete som nu görs avseende SVF.
Projektledningsgruppen håller samman läns- och regionfrågor och verksamhetsanknutna projektgrupper för förankring finns på varje enskilt sjukhus i
länet, i primärvården samt i form av en partsammansatt grupp för välgrundad misstanke.
Illustration: Landstingets processorganisation SVF
Standardiserat vårdförlopp
Projektgrupperna har samverkat med ledningsgrupper och med berörda
enheter genom möten och ordinarie kommunikationskanaler. Grupperna har
bland annat processkartlagt vårdförloppen, genomfört förändringar och planerat hur kommunikationen mellan enheterna ska fungera, vad behöver
kommuniceras till vem och när.
9
Standardiserat vårdförlopp
Stödresurser
IT-förvaltningen stödjer projektet genom resurs från IT Vårdsystem och Utdata-enheten i projektlednings–och projektgrupp. Stödresurser har kopplats
in i varje del där det blir aktuellt i form av kompetenser från till exempel
patologi, radiologi, onkologi samt av personer i organisationen som tidigare
arbetat med denna typ av frågor.
Samverkan med RCC
Utöver kommunikationsarbetet har samarbete i sydöstra regionen gällande
SVF implementerats via utsedda processcoacher. Erfarenhetsutbyte har skett
vid återkommande avstämningsmöten i regionen. RCC har levererat statistik
samt initierat regionalt IT-arbete gällande SVF.
Projektledare för SVF samt processcoach har deltagit i flertalet lärandeseminarier som anordnats av RCC/sydöst.
Standardiserat vårdförlopp
4.2 Involvering av andra
Fråga 2
Hur har landstinget involverat patientrepresentanter i arbetet med
SVF?
Hur har landstinget involverat representanter från de privata
vårdgivarna i arbetet med SVF?
Landstinget i Kalmar län (LKL) har en politiskt beslutad strategi för utveckling av patientmedverkan. Sedan flera år bedrivs ett målmedvetet arbete kring
kvalitet och patientsäkerhet där patientmedverkan spelar en viktig roll. Både
patienterna och sjukvården har mycket att vinna på att patienters och närståendes engagemang och kunskap bättre tas tillvara. Etablerade tanke- och
arbetssätt förändras och leder till en kulturförändring när patienter och närstående blir medskapare i hälso- och sjukvården.
I landstingsplanen 2015-2017 står att
”patient/närstående aktivt ska delta som teammedlem i förbättringsarbetet samt att metoder och verktyg ska utvecklas och anpassas för att
ge förutsättningar för att lyfta in patienter och närståendes kunskap och
erfarenhet i förbättringsarbetet.”
Vi har valt att ha patientmedverkan med egen erfarenhet av akut myeloisk
leukemi i projektledningsgruppen för SVF, detta har fallit mycket väl ut och
varit lärorikt i diskussioner och planering inför start av SVFs pilotdiagnoser.
Denna modell kommer att användas i det fortsatta arbetet med SVF. Projektledare för SVF har medverkat i RCC Sydösts patientråd.
Alla hälsocentraler, såväl offentliga som privata, utgår från samma uppdrag i
landstinget. Verksamhetsutvecklare från primärvården och hälsovalsstrateg
på Hälsovalsenheten är representerade i projektledningsgrupp och projektgrupp som arbetat med välgrundad misstanke samt en grupp gällande primärvårdsfrågor. Samma information har getts till såväl offentliga som privata vårdgivare.
Privata specialister inom urologi ingår liksom övrig verksamhet. Projektledaren för SVF har ansvarat direkt för dessa kontakter, information och implementering av SVF, parallellt med det arbetet har införande av Cosmic vårdsystem skett hos privat specialist för enhetlig remittering- och dokumentation i LKL.
11
Standardiserat vårdförlopp
4.3 Stöd av utvecklingsarbetet
Fråga 3
Hur har stödet inom landstinget sett ut för införandet av välgrun dad miss tanke i primärvården och den specialiserade vården?
Vilka första observationer har ni gjort avseende effekter utifrån pa tient- och verksamhetsperspektiv efter införandet av SVF?
Hur har landstinget lö st införandet av koor dinatorfunktion för re spektive diagnosspecifikt SVF?
Hur har landstinget definierat koordinator funktionens uppdrag?
Vid vilken tidpunkt infördes koordinatorfunktionen för respektive
pilotdiagnos?
Vilka första observationer har ni gjort avseende effekter utifrån pa tient- och verksamhetsperspektiv efter införandet av SVF?
Hur har landstinget lö st obokade tider för respektive pilotdiagnos?
Vilka första observationer har ni gjort avseende effekter utifrån pa tient-och verksamhetsperspektiv efter införandet av SVF?
Projektorganisationen har i samarbete med berörda verksamheter arbetat
med implementering av pilotdiagnoserna.
Välgrundad misstanke
Definition av välgrundad misstanke finns beskriven i de olika SVF och har
använts som beslutsunderlag.
Remisser för välgrundad misstanke (VGM) om cancer och för filterfunktioner finns utarbetade i vårdsystemet Cosmic. Arbetet med remisser har bedrivits av projektgruppen för VGM och beslutats i samråd med företrädare
från primärvård (PV) och slutenvård (SV). Remisserna är sorterade efter kliniktillhörighet och utformade som en checklista, utifrån definitionen VGM
för respektive vårdförlopp, med tvingande fält att fylla i för tydlighetens
skull. I verksamheternas remissinkorgar finns möjlighet att sortera på respektive remissmall, detta för att få en överskådlig bild av inflödet och kontroll
på SVF. Önskemål finns att koppla beslutsstöd till remissen men detta har
hittills inte varit möjligt.
Samverkande patientflöde
Flödesbeskrivningar har upprättas i PV och SV för att underlätta för verksamheten att upprätthålla patientflöde och vårdkvalitet inom varje SVF. För
att säkra patientflödet har det krävts en tydlig beskrivning av ansvar och roller mellan primärvård och den somatiska sjukhusvården.
Den remitterande enheten har till ansvar att informera patienten att välgrundad misstanke om cancer föreligger. Patienten får information om SVF och
vilka väntetider hen kan förvänta sig. I remissmallen finns en fråga att besvara om patienten fått information om, och önskar delta i SVF. Ett anpassat
vårdförlopp krävs för de patienter som avböjer deltagande i SVF.
Eftersom remissen för välgrundad misstanke är den sammanhållande länken
i kommunikationskedjan är det av stor vikt att IT-vårdstödet fungerar fullt ut.
I och med att remissen sänds alt. då vårdåtagande för SVF skapats i specialistverksamheten för det aktuella förloppet, fångas mätpunkt 1.
Observationer gällande välgrundad misstanke efter införandet av SVF
Standardiserat vårdförlopp
Vid samtal med de läkare i PV som har skickat remiss för välgrundad misstanke
enligt standardiserade vårdförlopp eller remiss till filterfunktion, så anser läkarna
att det har varit lätt att följa såväl flödesschema som att fylla i och skicka
remisser. Patienterna har varit positiva och har kommenterat att det har gått
snabbt. Det är däremot för tidigt att dra några långtgående slutsatser ännu.
Rapport från SV säger att de nya remissmallarna gör det tydligt för
remissmottagaren att urskilja SVF-remiss i Cosmic. Koordinator kan följa
patienten i journalsystemet och se när olika undersökningar är inbokade vilket
förenklar för koordinator att boka in efterföljande besök på kliniken.
Samordnande koordinatorfunktion
Koordinatorfunktionen finns i linjeorganisationen och är utsedda i respektive
vårdförlopps verksamhet då komplexiteten kräver verksamhetsspecifik kunskap.
I syfte att säkra verksamheten har flera medarbetare på berörda kliniker
koordinatorfunktion.
Koordinatorn kan vara sjuksköterska, undersköterska eller medicinsk sekreterare.
Koordinatorrollen har avgränsats gentemot rollen som kontaktsjuksköterska.
Koordinatorfunktionen är länken mellan primärvård och sjukhus, är den som har
kontakt med patienten och planerar hens väg genom vården genom att säkra
kontinuitet i vårdförloppet avseende alla bokningar av tider, från välgrundad
misstanke till behandlingsstart, och därmed uppnå ett snabbt vårdförlopp.
Det finns en upprättad funktionsbeskrivning för koordinatorerna, bilaga 1.
Koordinatorfunktionen infördes som projektanställning i de verksamheter som är
berörda vid pilotinförandets start den 21 september. Onkologiska kliniken inför
koordinator den 21 oktober bl.a. för att vid MDK ge patienten tid för behandling.
Observationer gällande koordinatorfunktionen efter införandet av SVF
Olika verksamheter har valt olika lösning med vilken yrkeskategori som innehar
koordinatorfunktionen. Funktionsbeskrivning för koordinator har tagits i bruk.
Koordinatorernas närvaro har varit avgörande för möjligheterna att starta upp
arbetet. De har också haft en nyckelroll i utformandet av gemensamma processer
och kommunikationsvägar. Initialt vid pilotinförandet av SVF har det efterfrågats
koordinator från onkologen som ska delta i alla MDK för att ytterligare förbättra
för patienterna och kunna ge tider för behandling vid sittande konferens, denna
tillträdde först den 21 oktober.
Obokade tider
Obokade tider finns avsatta för de undersökningar och behandlingar som utlovas
inom ramen för SVF och som koordinatorfunktionen använder för att boka in
patienten i hela vårdförloppet. Verksamheterna har ansvarat för att frigöra ett
anpassat antal tider för detta. Rutin för hur länge tider ska förbli obokade har
upprättas på verksamhetsnivå. Stödprocesser som radiologi och operation har i
synnerhet utökat det utrymme som tidigare varit vikt för akut verksamhet.
Produktions- och kapacitetsplaneringen har under en tid varit ett utvecklingsområde. Erfarenheterna från detta arbete kan bli värdefulla i detta sammanhang.
13
Standardiserat vårdförlopp
Observationer gällande obokade tider efter införandet av SVF
Inför pilotens start har enstaka verksamhet kunnat operera bort köer, vilket
gör det möjligt att snabbt kunna boka in patienter för operation enligt SVF. I
viss utsträckning har man sparat för mycket lediga tider, bl.a. på operation,
vilket renderat i mycket jobb att boka in patienter för att fylla programmet.
De specialistmottagningar som bedömts behöva ta emot en större mängd patienter med kort framförhållning har lagt in obokade tider i anslutning till tider för telefonmottagning där man har lättare att vara lite mer flexibel. Gällande Öron- och Medicinkliniken har de sedan tidigare ett fungerande flöde
för att kunna ge tid direkt till patienterna. I övrigt har vi varit igång för kort
tid för att kunna dra några större slutsatser.
Standardiserat vårdförlopp
4.4 Implementering av de fem standardiserade
vårdförloppen
Fråga 4
Om och i så fall hur har landstinget implementerat de fem pilotdia gnosernas SVF under 2 015?
Hur många patienter har startat utredning i respektive SVF efter
beslut om välgrundad misstanke?
Hur många av de patienter som utretts med SVF har fått diagnosen,
AML, Huvud- och halscancer, Matstrupe - och magsäckscancer,
Prostatacancer, Cancer i urinblås a och övre urinvägar?
Hur många patienter inom respektive SVF har avslutats genom start
av behandling?
Hur många patienter har avslutat SVF av annan anledning, ex. medi cinska skäl eller annat?
Finns delar av SVF so m inte implementerats och hur ser tids planen
ut för att det ska geno mföras?
Finns det rutiner för ö verföring utan fördröjning av patient till be handlande enhet när denna är annan än utredande?
Implementering har skett genom att avsätta resurser för en processorganisation som har planerat och genomfört handlingsplanen gällande SVF i landstingets olika förvaltningar och enheter via styrgrupp, projektledningsgrupp,
projektgrupper och berörd verksamhet.
Implementering av diagnosspecifika SVF har skett med hjälp av representanter från hela vårdkedjan i de verksamhetsanknutna projektgrupperna. Verksamhetsutvecklare och processledare är resurspersoner och har haft ett verksamhetsnära ansvar i projektgrupperna.
GAP-analys med kartläggning av flöden i förhållande till SVFs mål gjordes i
uppstartsfasen. Denna analys gav underlag till förbättringsåtgärder i verksamheterna för att nå målen. Varje projektgrupp upprättade en aktivitetsplan
att arbeta efter.
Parallellt med införandet av SVF har arbete pågått med införande av vårdöverenskommelse, kontaktsjuksköterskor, individuella vårdplaner samt att
alla patienter med nyupptäckt cancer ska diskuteras på multidisciplinär konferens (MDK) med utgångspunkt från gällande nationella vårdprogram och
riktlinjer. En riktlinje för MDK är framtagen och implementerad i verksamheten. Cancerrehabilitering och palliativ vård är samtidiga utvecklingsområden som också kommer att bidra till en god och sammanhållen cancervård
framåt.
Ledningens engagemang har varit en viktig faktor vid förändringen. Kontinuerlig rapportering har därför skett i linjeorganisationen, styrgruppen och
landstingsstyrelsen i syfte att supportera.
15
Standardiserat vårdförlopp
Standardiserat
vårdförlopp
H u r m å n ga
patienter har
startat
utredning i
r e s p e kt i v e
S V F e ft e r
beslut om
vä l g r u n d a d
misstanke?
H u r m å n ga a v
de patienter som
utretts med SVF
har fått
c a n c e r d i a gn o s
inom det
fö r l o p p e t ?
H u r m å n ga
patienter
inom
r e s p e kt i v e
SVF har
avslutats
ge n o m s t a r t
av
b e h a n d l i n g?
H u r m å n ga
patienter har
avslutat SVF
av annan
a n l e d n i n g,
ex.
medicinska
skäl eller
annat?
Akut myeloisk
leukemi (AML)
-
*
-
-
Huvud- och
halscancer
2
*
-
-
Matstrups- och
magsäckscancer
6
*
-
1
Prostatacancer
21
*
1
5
Cancer i
urinblåsan och
övre urinvägarna
33
*
-
18
Totalt antal
62
*
1
24
*Under vecka 43 fick vi återkoppling från Cambio kring hur vi ska göra för
att lyckas få ut diagnosen ur canceröversikten. Vid rapportskrivningen är vi
inte i mål med den punkten men är nära en lösning.
Samtliga fem pilotdiagnoser implementerades den 21 september 2015 i LKL.
Överföring av patienter utan fördröjning sker genom tidigare utarbetade
rutiner, SVF har i dagsläget inte ändrat rutinerna för det.
Standardiserat vårdförlopp
4.5 Uppföljning av ledtider och indikatorer i
vårdadministrativt system
Fråga 5
Hur har landstinget tillsett att SVF från välgrundad misstanke till
start av behandling går att följa i de vårdadministrativa systemen?
Finns åtgärder som ska genomföras för att uppföljningen ska kunna
ske och hur ser tidplanen för dessa ut?
Vilka av de nationella ledti derna kan re dovisas via
vårdadministrativt system för SVF vid rap portskrivandet?
Sydöstra sjukvårdsregionen har startat ett utvecklingsarbete så att en gemensam struktur för dokumentation och uppföljning av SVF skapas. Denna
struktur är viktig för att kunna skapa gemensamma rutiner för registreringar,
dokumentation och rapportering. Detta är särskilt viktigt för de SVF som innebär åtgärder mellan landstingen.
En systematisk användning av koder, termer och begrepp är nödvändigt för
att få en fungerande ledtidsmätning. Vi har använt existerande funktioner i
journalsystemet och skapat en lösning där verksamheten uppdaterar journalen med tillbörlig information för att vi ska kunna följa upp ledtiderna.
Genom att utforma remisser, sökord och dokumentationsmallar så att de
stödjer processen och de fastställda mätpunkterna, är det möjligt att ledtiden
kan fångas i utdatarapporter. Remissmallar och canceröversikt för dokumentation är framtagna i samråd regionalt. Mätpunkt 1, remissbeslut om välgrundad misstanke, fångas då remissmall för det enskilda förloppet fyllts i
och sänts eller då vårdåtagande för SVF skapats i specialistverksamheten för
det aktuella förloppet. Mätpunkt 5, start av första behandling, fångas i canceröversikten via fasta val och datum. I det regionala samarbetet har säkring
gjorts att mätpunkterna innebär samma sak även om de i enstaka fall är benämnda olika i respektive vårdsystem. e-remiss som ska gälla för remittering
över landstings- och regiongränser är under framtagande men inte klart vid
rapportskrivningen. Remittering till radiologisk och patologisk undersökning
är ännu inte implementerat i vårdsystemet Cosmic utan sköts med hjälp av
manuell rutin vilket måste utvecklas.
LKL har underlag för att redovisa alla efterfrågade ledtider, och kommer
fr.o.m. mitten av oktober 2015 manuellt rapportera in SVFs mätpunkter 1
och 5, datum för välgrundad misstanke samt start av första behandling. I januari 2016 kommer denna rapportering att vara automatiserad, arbetet pågår
med lösningar för detta. I dokumentationssystemet finns övriga, från början
tänkta, mätpunkter inbyggda med fasta val och datum för uppföljning.
Utdatarapporter till verksamheten kommer att skapas, möten är inplanerade
under hösten 2015 för att systematiskt efterfråga vad som önskas utifrån
verksamheternas behov. Realtidsdata efterfrågas av verksamheten och en
mall framtagen av Region Jönköping diskuteras i den regionala utvecklingsgruppen.
17
Standardiserat vårdförlopp
4.6 Ansvar och aktiviteter för att IT-stöd blir
funktionellt
Fråga 6
Hur har landstinget utvecklat de stödpro cesser som behövs för att
följa och följa upp SVF i respektive IT -stöd?
Landstinget har genom att kartlägga processen för olika händelser i SVF definierat ansvar och behov av aktiviteter så att uppföljning kan ske. Utgångspunkt är den kartläggning som tidigare gjorts avseende ledtidsmätning (se
bild).
Patientperspektiv
Vårdgivarperspektiv
Första
symtom
Första
kontakt med
vårdgivare
1. Remissbeslut
3.
Information
om diagnos
2. Första
besök hos
specialistläk
are
4. Med
patienten
upprättad
och beslutad
vårdplan
5.
Behandling
startar
Behandlings
-beslut
Kartläggningen ger nedanstående mätpunkter (se bild) som måste vara möjliga att fånga så att SVF kan följas upp avseende händelser och ledtider.
Genom ett aktivt samarbete i regionen har lösningar i vårdsystemet arbetats
fram där fokus legat på att kunna fånga nödvändig indata på ett sätt som
medger användarvänlighet för verksamheten. Koordinatorn har till uppgift
att säkra att alla mätpunkter dokumenteras.
Verktyg för att följa upp indata utvecklas och förvaltas av landstingets utdataenhet, där även ansvaret för dessa ligger.
Forum för att fånga upp krav kring dessa verktyg kommer att sättas samman
framöver.
Standardiserat vårdförlopp
4.7 Införandet av fler standardiserade vårdförlopp 2016
Fråga 7
Hur har landstinget planerat för införandet av fler SVF 2016?
Hur har landstinget samverkat och löst övergångar för patienter
som går över landstingsgränserna?
Pilotinförandet av SVF under 2015 kommer att stå som modell för det fortsatta införandet av SVF för andra grupper under 2016 och framåt. Vi bedömer att såväl själva implementeringsarbetet som de erfarenheter av nya arbetssätt som skapats i verksamheten kommer att ge bra och tillräcklig ledning av hur det fortsatta implementeringsarbetet ska bedrivas.
Uppföljning av pilotinförandet kommer att göras kontinuerligt under hösten
2015 och utvärdering kommer att göras under januari 2016. De cancerdiagnoser som ska implementeras under 2016 är:





Tjock- och ändtarmscancer
Bröstcancer
Lungcancer
Lymfom
CUP, cancer utan känd primärtumör
Dessa diagnoser kommer att flödeskartläggas under hösten 2015 och planeras för införande under januari-mars 2016.








Äggstockscancer
Myelom
Malignt melanom
Hjärntumör
Cancermisstanke vid allvarliga symtom
Levercancer
Cancer i galla och gallvägar
Bukspottscancer
Dessa diagnoser kommer att flödeskartläggas under januari/februari 2016
och planeras för införande under maj 2016. I nedanstående tabell anges antal
patienter med cancerdiagnos 2013 i Kalmar län (RCC Sydöst):
Diagnos
Antal (st)
Bröstcancer
195
Lungcancer
113
Lymfom
64
Tjock- och ändtarmscancer
165
Levercancer
17
Cancer i galla och gallvägar
11
Hjärntumörer
29
Malignt melanom
106
Myelom
27
Äggstockscancer
15
Bukspottscancer
46
Totalt antal
788
Sedan många år finns en god samverkan i regionen vid överföring av patienter över region- och landstingsgränser. SVF har i det korta perspektivet inte
ändrat rutinerna för det. Detta är dock en fråga som kommer att diskuteras
regionalt i november 2015.
19
Standardiserat vårdförlopp
Standardiserat vårdförlopp
5 Utmaningar och åtgärder
Fråga 8
Vilka har varit de stora utmaningarna vid införandet av de fem
första SVF och hur har ni hanterat dem?
Vilka goda exempel på lös ningar har ni erfarenhet av från
införandet under 2015?
Vilka utma ningar ser ni inför kommande SVF 2016?
Utmaningar vid införandet av de fem första SVF samt åtgärder
Aspekt
Utmaning
Åtgärd
Förankring
Chefernas engagemang och kommunikation i verksamheterna.
Att rätt personer fått rätt information och utbildning.
Kommunikationsplan.
Information om SVF på olika nivåer
och forum. Skriftliga instruktioner
rutiner och checklistor.
Samarbete mellan projektgrupper
och berörda verksamheter.
Att komma överens mellan vårdinstanser om vem som gör vad.
Resurser
Samarbete över verksamhetsgränser.
Förändra arbetssätt och släppa invanda mönster.
Att ha tid i verksamheterna för utvecklingsarbete.
Obokade tider
IT/Vårdstöd/
Utdata
Köförkortande åtgärder inför SVF för att kunna erbjuda obokade tider.
Tilldelning av stimulansmedel för
köförkortande åtgärder.
Obokad SVF-tid som inte utnyttjas, hur får man in en annan patient med kort varsel?
Uppföljning av utfall, verksamhetsrutin för hur man fyller tiderna och
när.
Att anpassa och förenkla remittering och dokumentation i
Cosmic efter vårdens behov.
Att rigga systemet så att mätpunkterna blir rätt genom ett enkelt handhavande för verksamheterna i den dagliga dokumentationen av SVF.
Att ha en överskådlig bild över aktiva patienter som ingått SVF.
Stimulansmedel avsatta för att
säkra IT vårdstöd och utdata i SVF.
Fasta val och datum i canceröversikten.
Ett fungerande verktyg för hur verksamheterna ligger till i vårdförloppen i realtid.
Lång handläggningstid på ändringar i vårdsystemet Cosmic.
Koordinator
Sammansättningen i de olika projektgrupperna.
Flödeskartläggning och dialog, planera schema efter verksamhet.
SVF-arbetet har prioriterats. Annat
som fått stå tillbaka?
Hur ska rollen fungera, vilket behov ska den fylla.
Hur koppla Koordinatorfunktionen till Kontaktsjuksköterska och
Medicinsk sekreterare?
Försök pågår på ett av länets sjukhus att via Excelfil följa detta i väntan på integration i Cosmic gällande
realtidsdata.
Arbete pågår med realtidsdata
samt rapporter till verksamheten.
Har vi inte löst.
Funktionsbeskrivning för koordinator.
Tydlig fördelning av vem som gör
vad i verksamheten.
Patient-information
Patient och närståendeinformation gällande respektive förlopp
samt ledtidsinformation.
Använda det material som SKL och
1177 utarbetar, dock tar utarbetande och ändringar för lång tid.
Ledtidsinformation till patient är
svår i början då vi i uppstartsfasen
är en bit ifrån målvärdena i respektive förlopp.
Kunskapsstöd
Beslutsstöd i remisser i Cosmic önskvärt från flera verksamheter.
Inte möjligt då Cosmics nuvarande
version inte stödjer det.
Uppföljning
Viktigt att få veta hur införandet av SVF har fungerat i verksamheterna och dra lärdom av det inför kommande förlopp.
Att hinna dra lärdom av pilotinförandet innan planering av kommande förlopp.
Uppföljning och utvärdering av införandet av SVF 2015/2016.
Får LKLs patienter de undersökningar och behandlingar som be-
Hur vi fångar det är inte klart i
Övrigt
21
Kontinuerlig uppföljning under hösten 2015.
Standardiserat vårdförlopp
hövs ifrån regionen inom utsatt tid?
dagsläget.
Standardiserat vårdförlopp
6 Goda exempel på lösningar vid införandet av
pilotdiagnoserna 2015

Projektorganisation med bred kompetens, inkluderat patientmedverkan, och samma mål

Bra samarbete över förvaltningsgränser och mellan berörda verksamheter för att hitta lösningar

Korta beslutsvägar

Projektledningsgrupp med förankring i olika verksamheter och projektgrupper

Informationspaket med film om SVF, PPP- presentation för verksamheterna att använda vid personalinformation, lathundar

Remissmallar i form av checklista

Canceröversikt för sammanhållen dokumentation för cancerpatienten
 Tydliga skriftliga rutiner i verksamheterna
 Patientöversikt SVF för registrering av remisser, undersökningar och
behandling i Excel, på försök på ett av länets sjukhus i väntan på integration i Cosmic
23
Standardiserat vårdförlopp
7 Utmaningar inför kommande SVF 2016

Tillgängligheten för andra patientgrupper, är vi säkra på att det är de
som kan vänta som väntar?

Köer i köerna, blir det fler köer nu?

Fler diagnoser som konkurrerar om tider, behandling etc.

Mängden av vissa undersökningar och behandlingar ökar, hur möter
vi det? En ökad press på våra stödkliniker att leverera på kort tid

Hur mäter vi undanträngningseffekt?

IT-lösningar, e-remiss, samlad dokumentation, realtidsdata

Tekniken vid MDK

Hur kan vi påverka andra landsting och regioner som vi skickar SVFpatienter till så att tiderna hålls?

CUP- vem ska vara remissmottagare?

Vid brist i vårdförloppen, hur länge ska man vänta på ändring?

Många av punkterna som varit utmaningar inför pilotstart 2015 kommer att vara utmanande även inför kommande diagnoser då det är
nya verksamheter och företrädare som ska kopplas på
Standardiserat vårdförlopp
8 Ekonomi
En översiktlig bild av hur stimulansmedlen har använts och vad
återstående stimulansmedel kommer att användas till.
Hur mycket medel från 2015 kommer att överföras till 2016?
Stimulansmedel fördelade 2015
Kostnadsfördelning
Projektorganisation (projektledare, processledare, resor,
lokaler)
975 000 kr
Arvode patientmedverkan
15 000 kr
Koordinator Onkologiska kliniken, projektanställning 100 %
145 000 kr
Koordinator Kirurgiska kliniker i länet, projektanställning
100 %
280 000 kr
IT-vårdsystem, projektanställning 50 %
100 000 kr
IT-utdata, projektanställning 50 %
100 000 kr
Informationsfilm PV/HV
140 000 kr
Köförkortande åtgärder Radiologiska kliniker i länet
1 500 000 kr
Köförkortande åtgärder Kirurgiska kliniker, urologi, i länet
800 000 kr
Administrativt system för realtidsdata i regionen
50 000 kr
Summa:
4 105 000 kr
Stimulansmedel som tilldelats Landstinget i Kalmar län, 5 003 284 kr, av
dessa överförs 898 284 kr till 2016.
25
Standardiserat vårdförlopp
9 Bilagor
9.1 Funktionsbeskrivning koordinator
Bilaga 1
Standardiserat vårdförlopp
Bilaga 1
Funktionsbeskrivning för Koordinator
Standardiserat vårdförlopp
Uppdragets avgränsning och plats i organisationen

Funktionen benämns koordinator
Önskvärd utbildning/kunskap

Hälso och-sjukvårdsutbildning, såsom medicinsk sekreterare,
undersköterska eller sjuksköterska

Kunskap om den aktuella diagnosen och det standardiserade
vårdförloppet

God IT-vana
Funktion
Koordinatorns roll är att boka in undersökningar inkluderade i de
standardiserade vårdförloppen, att säkra att vårdförloppen följs, att beställda
undersökningar genomförs samt att följa tillgänglighet och aktuella
väntetider
I koordinatorns uppgifter ingår att:
 Vara första kontakt med remittent vid behov

Ta emot remisser som uppfyller kriterierna för standardiserat
vårdförlopp

Boka in tider för undersökning i enlighet med det standardiserade
vårdförloppet

Ta kontakt med patienten och meddela undersökningstider

Följa undersökningstider

Följa det standardiserade vårdförloppet och ansvara för
dokumentation i journalsystemet

Se till att svar på undersökningar och provtagning föreligger vid ex.
läkarbesök

Förmedla kontakt med kontaktsjuksköterska om behov uppstår

Tillsammans med ansvarig läkare och kontaktsjuksköterska
säkerställa överlämning till annan vårdgivare

Informera verksamhetsansvarig vid avvikelser i det standardiserade
vårdförloppet
Tillgänglighet
Koordinatorn,
 är den som remittent i första hand kontaktar då de har frågor kring
en patient med välgrundad misstanke för en cancersjukdom som
ingår i vårdförloppet.

är tillgänglig på telefon, kontorstid måndag – fredag, med
direktnummer för remittent, patient och närstående
27