Hämta - Kungsbacka kommun
Transcription
Hämta - Kungsbacka kommun
KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Upprättad 2015-06-10 Nämnden för Förskola & Grundskola Sammanträde 2015-06-16 klockan 17:00 Varlskolan OBS lokal! Ärende Beteckning Förslag 1. Val av justerare och tid för justering Digital justering, 2015-06-18. PerAxel Carlsson (M) 2. Upprättade handlingsplaner enligt FG/2015:152 rutin vid risk för underskott på enhetsnivå 2015. Information. Informationen noteras till protokollet. Kl. 17.00 Gerd Johansson, ekonomichef 3. Ansökan om rätt till bidrag av pedagogisk omsorg i fristående regi från BiMa solstrålar FG/2015:95 Kl. 17.10 med hänvisning till ansökan om rätt till bidrag i pedagogisk omsorg och vad huvudmannens förutsättningar innebär för barnsäkerheten. Annika Lovén Samuelsson, controller 4. Ny verksamhetschef för den medicinska och psykologiska delen i elevhälsan enligt HSL Kl. 17.20 Britt-Louise Johansson, utvecklingsledare Hanna Leissner Förskola & Grundskola Direkt:0300-834214 [email protected] Nämnden beslutar avslå ansökan från BiMa solstrålar, handelsbolag, FG/2015:71 Nämnden för Förskola & Grundskola beslutar att Åsa Bergström, anställs som verksamhetschef på 100 % för den medicinska och psykologiska delen av elevhälsan i Kungsbacka kommun från och med den 3 augusti 2015. Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon: 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se KUNGSBACKA KOMMUN 2 (3) 5. Ärende Beteckning Förslag Intern kontroll i nämndsbudget 2015 FG/2015:153 Informationen noteras till protokollet. Elevhälsan - tvärprofessionella team. Lägesrapport Kl. 17.25 Britt-Louise Johansson, utvecklingsledare Paus 6. Invånardialogen med nyanlända. Information Informationen noteras till protokollet. Kl. 18.00 Virpi Pikkarainen, enhetschef modersmål Christina Olsson, enhetschef modersmål Camilla Lindberg, samordnare nyanlända 7. REELL innovation. Regionalt Entreprenöriellt Livslångt Lärande och Innovationscenterprojektetet bildar huvudprojekt. Information FG/2014:185 Informationen noteras till protokollet. FG/2014:105 Informationen noteras till protokollet. Kl. 18.30 Lena Samuelsson 8. Rapport permanentande av projekt Framtid Kl. 18.30 KUNGSBACKA KOMMUN 3 (3) 9. Ärende Beteckning Förslag Konsekvensanalys av budget 2015. Information och förändrad rutin. FG/2015:76 Informationen noteras till protokollet. FG/2014:170 Informationen noteras till protokollet. FG/2015:98 I avsnitt 2.12, nämndens delegeringsförteckning antagen av nämnden 2014-06-17 § 62, ska lagrummen 9 kap. 15 § 2 st och 11 kap. 29 § 2 st skollagen läggas till på delgering nr 2.12. Kl. 18.40 10. Uppföljning ny organisation. Information Kl. 18.55 11. Tillägg till Förskola & Grundskolas delegeringsförteckning. Information Kl. 19.25 12. Anmälan av delegeringsbeslut Redovisning av beslut som fattats på nämnden för Förskola & Grundskolas vägnar, enligt bilaga till detta protokoll, noteras till protokollet. Kl. 19.30 13. Förvaltningschefen informerar Kl. 19.35 Anders Ekström (M) Hanna Leissner Ordförande Sekreterare TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2015-05-26 Diarienummer FG/2015:152 Upprättade handlingsplaner enligt rutin vid risk för underskott på enhetsnivå 2015. Information. Förslag till beslut Informationen noteras till protokollet. Sammanfattning Om en enhet har en prognos där den positiva budgetavvikelsen är större än + 1 % eller den negativa avvikelsen mer än - 0,5 % av nettobudgeten, ska en handlingsplan upprättas. Med nettobudget avses enhetens påverkbara intäkter och kostnader. Opåverkbara intäkter och kostnader, som till exempel hyra och städ, räknas inte in i nettobudgeten. Handlingsplan upprättas och kommenteras på särskild blankett av rektor/förskolechef/enhetschef per april och per augusti. Dialog förs om resultat och kommentarer mellan rektor/förskolechef/enhetschef, administratör, ekonom, verksamhetschef. En skola kan bestå av en eller flera skolenheter med flera rektorer med olika resultat. Tillsammans kan dessa ha ett balanserat resultat men handlingsplaner skrivs på respektive skolenhet. Kommentaren vid positiv budgetavvikelse är att man har ett kollegialt ansvar för att hela skolan har ett balanserat resultat. Om den pedagogiska enheten övergripande har en budget i balans behöver ingen handlingsplan upprättas på verksamhetschefsnivå. Visar prognosen på en negativ budgetavvikelse ska handlingsplan upprättas och verksamhetschef och förvaltningschef samråda I samband med uppföljning och prognos per april har ett flertal handlingsplaner upprättats på rektorsförskolechefs-/enhetschefsnivå inom samtliga pedagogiska enheter. Handlingsplan har dessutom upprättats på verksamhetschefsnivå för pedagogisk enhet Centrum och för enhet Utveckling. Förskola & Grundskola Gerd Johansson 0300-834151 [email protected] 1 (2) Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se KUNGSBACKA KOMMUN 2 (2) Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, 2015-05-26 Beslutet skickas till Vc PE, Administration, Planering, Utveckling Anette Liedström Hjorth Förvaltningschef TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2015-05-18 Diarienummer FG/2015:95 Ansökan om rätt till bidrag av pedagogisk omsorg i fristående regi från BiMa solstrålar Förslag till beslut Nämnden beslutar avslå ansökan från BiMa solstrålar, handelsbolag, Magdalena Glimmefelt och Birgitta Albertsson, organisationsnummer med hänvisning till ansökan om rätt till bidrag i pedagogisk omsorg och vad huvudmannens förutsättningar innebär för barnsäkerheten. Motivering till beslut Huvudmannen har ansökt om rätt till 16 bidrag vilket innebär 16 barn fördelat på två dagbarnvårdare. En dagbarnvårdare ansvarar själv för alla barnen i barngruppen under hela dagen, det krävs en god organisation vid exempelvis matlagning, blöjbyten och om ett barn behöver tröstas eller om en vårdnadshavare vill samtala vid lämning eller hämtning. Dagbarnvårdaren måste hela tiden ha uppsikt över alla barn och ska erbjuda omsorg upp till 13 timmar per dag alla vardagar under året. Vid en dagbarnvårdares frånvaro arbetar den andra dagbarnvårdaren tillsammans med en vikarie och då planerar huvudmannen en verksamhet med 16 barn i ett av hemmen med inne-och utomhusaktiviteter. Det finns inget lagligt stöd som ger nämnden rätt att reglera rätt till bidrag med hänvisning till barnens åldrar, exempelvis fyra förskolabarn och fyra skolbarn. Nämnden fattar beslut om rätt till ett visst antal bidrag och huvudmannen beslutar om organisationen. Förvaltningen har i möte och telefonsamtal frågat huvudmännen om de vill ändra antalet bidrag i ansökan. Huvudmännen har i sin ansökan planerat för att erbjuda både förskolebarn och skolbarn plats och uppger att de inte avser ändrar antalet. Planeringen av barngruppen i ansökan är inte bindande och ett nämndbeslut blir prejudicerande för alla huvudmän för pedagogisk omsorg i Kungsbacka kommun. Förvaltningens bedömning är att en dagbarnvårdare inte kan ansvara för 8 förskolebarn själv och att organisationen vid frånvaro med en organisation med upp till 16 förskolebarn och två dagbarnvårdare inte uppfyller kraven på barnsäkerhet och föreslår därför ett avslag på ansökan. Sammanfattning Kommunen är skyldig att besluta om rätt till bidrag där verksamheten uppfyller villkor, se under rubriken ”Beskrivning av ärendet” 25 kap 10§. Förvaltningens bedömning är att huvudmannen för BiMa soltrålars ansökan om att bedriva omsorg för 16 barn av två dagbarnvårdare inte uppfyller kvalitetskravet i skollagen 25kap 7§. Övriga kvalitetskrav enligt Skolverkets allmänna råd för pedagogisk omsorg skulle bedömas vara uppfyllda om barnantalet var lägre i ansökan, merparten av bedömningspunkterna (5av 8) påverkas. Förskola & Grundskola Annika Loven Samuelsson 0300-834152 [email protected] 1 (4) Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se KUNGSBACKA KOMMUN 2 (4) Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, 2015-05-18 Ansökan 2015-02-09 Verksamhetsplanering bilaga 10 2015-02-09 Komplettering Vikariesystem och barnsäkerhet 2015-03-18 Komplettering Vikarieplan och klagomålshantering 2015-04-16 Beslutet och överklagandehänvisning skickas till Beskrivning av ärendet Enligt 25 kap 10§ skollagen har fristående huvudman som bedriver pedagogisk omsorg rätt till bidrag om huvudmannen bedöms ha 1. förutsättningar att följa de föreskrifter som gäller för motsvarande offentlig verksamhet, 2. verksamheten inte bedöms innebära påtagliga negativa följder för kommunens motsvarande verksamhet, 3. verksamheten är öppen för alla barn som en kommun ska sträva efter att erbjuda motsvarande verksamhet, med undantag för barn som hemkommunen har beslutat att inte lämna tilläggsbelopp för och 4. avgifterna inte är oskäligt höga Enligt ansökan kommer huvudmannen att tillämpa samma öppettider som kommunens verksamheter som i Kungsbacka följer vårdnadshavarnas behov, skollagen 8 kap 5§. Huvudmannen kommer att tillämpa maxtaxan och har därmed rätt att ta ut lägre avgifter eller inga avgifter alls. Överväganden I allmänna råden för pedagogisk verksamhet rekommenderas att kommunerna granskar följande kvalitetskrav vid beslut om rätt till bidrag för pedagogisk omsorg. Övergripande krav på verksamheten: ”Huvudmannen bör säkerställa att barns särskilda rättigheter så som de beskrivs i barnkonventionen tillgodoses i verksamheten.” KUNGSBACKA KOMMUN 3 (4) I ansökan har huvudmannen beskrivit hur man avser arbeta med barns inflytande. Förvaltningen ställer sig tveksam till hur huvudmannen ska genomföra intentionerna i vardagen med hänsyn till antalet barn i gruppen. Förvaltningens bedömning är att huvudmannen inte uppfyller kraven. Utveckling och lärande: ”Huvudmannen bör säkerställa att personalen har förutsättningar att bedriva verksamheten så att den stimulerar och utmanar barnens utveckling och lärande samt förbereder för fortsatt lärande, till exempel genom personalens kompetens, relevant material och redskap samt lokalernas utformning.” I ansökan beskriver huvudmannen hur man avser att följa upp förutsättningarna för att bedriva verksamheten. Personalens kompetens, material, redskap och lokalerna bedöms som goda förutsättningar men förvaltningens bedömning är att organisationen med 8–16 barn tillsammans gör att huvudmannen inte uppfyller kraven. Särskilt stöd ”Huvudmannen bör ha fungerande rutiner för att uppmärksamma barn i behov av särskilt stöd i sin utveckling, och säkerställa att personalen har kompetens för att ge sådan omsorg till barn i behov av särskilt stöd i sin utveckling, att barnen förbereds för fortsatt lärande. ” I ansökan beskriver huvudmannen rutiner för hur man ska uppmärksamma barn i behov av särskilt stöd. Förvaltningens bedömning är att huvudmannen uppfyller kraven. Lokaler ”Huvudmannen bör säkerställa att lokalerna är trygga, säkra och hälsosamma för barn att vistas i, samt utformade så att de möjliggör en varierad verksamhet, som stimulerar barns lärande och utveckling såväl enskilt som i grupp.” I ansökan anges att den pedagogiska omsorgen kommer att bedrivas i de anställdas egna hem. Förvaltningen bedömer att situationer med 16 barn, en dagbarnvårdare och en vikarie i ett hem kan uppstå. Förvaltningens bedömning är att huvudmannen inte uppfyller kraven. Barngruppens storlek och sammansättning ”Huvudmannen bör anpassa barngruppens sammansättning och storlek så att det enskilda barnets och gruppens behov kan tillgodoses, samt vid utformningen av barngruppen ta hänsyn till faktorer som: personalens kompetens, barnens ålder, barn med annat modersmål än svenska, barn i behov av särskilt stöd i sin utveckling, lokalernas storlek och utformning, barnens närvarotider, samt förhållandet mellan personalens egna barn och andra barn i gruppen.” Förvaltningen bedömer att organisationen, barngrupper med 8–16 barn och två dagbarnvårdare, gör att huvudmannen inte uppfyller kraven. KUNGSBACKA KOMMUN 4 (4) Personal ”Huvudmannen bör anställa den som har utbildning med inriktning mot barn eller erfarenhet av att arbeta med barn i de åldrar som det gäller och ge personalen möjligheter till kompetensutveckling och pedagogisk handledning” Båda huvudmännen har utbildning och erfarenhet av att arbeta med barn i de åldrar ansökan gäller. Ansökan har kompletterats med en vikarieplan som visar hur huvudmannen planerar organisera vid frånvaro. Förvaltningens bedömning är att personalens kompetens uppfyller kraven men huvudmannens ansvar för planering av en vikarieplan uppfyller inte kraven. Uppföljning och utvärdering ”Huvudmannen bör i sin systematiska uppföljning och utvärdering kartlägga verksamhetens förutsättningar och genomförande, analysera kvaliteten och bedöma verksamhetens utvecklingsbehov, med utgångspunkt i analysen och i dialog med personalen planera och besluta vilka områden som behöver utvecklas för att stimulera barnens utveckling och lärande, samt följa upp att formerna för barnens delaktighet och medverkan i uppföljning och utvärdering är anpassade till deras ålder och mognad.” Förvaltningen har ställt fördjupande frågor vid samtal med huvudmannen och bedömer att det finns en grundstruktur som binder samman arbetet. Huvudmannen uppfyller därmed kraven. Klagomålsrutiner ”Huvudmannens skriftiga rutiner för att ta emot och utreda klagomål bör omfatta en tydlig anvisning om hur barn och vårdnadshavare kan lämna klagomål på verksamheten och hur dessa hanteras, samt en tydlig ansvarsfördelning över vem eller vilka hos huvudmannen som har ansvaret för att ta emot och utreda klagomål. Huvudmannens information om rutiner för klagomål bör vara tillgänglig för alla berörda genom olika informationskanaler, och anpassas utifrån barns och vårdnadshavares olika förutsättningar.” I ansökan finns rutiner för klagomålshantering, dessa har kompletterats med ett förtydligande. Förvaltningen bedömer att huvudmannen uppfyller de krav som ställs. Anette Liedström Hjorth Förvaltningschef ·;·.. ~UN~SBACKAKOMMUN/ ANSÖKAN OM RÄTT TILL BIDRAG FÖR PEDAGOGI k_P~§~Förskola &Grundskola · l ENSKILD REGI Enligt 25 kap. 1O§ skollagen samt Kungsbacka kommuns regler för pedag 2015 -02- u9 is k omsorg Kungsbacka BoX 104 09 _ 434 24 KUNGSBACKA Personuppgifter i ansökan behandlas i enlighet med Personuppgiffsfagen. Du godkänner att din i formation får lagras och bearbetas i register. Du har rätt att begära utdrag och rättelser. 1 (5) 1AHuvudman 1-E-ttemamll----··-···-··-- ----- ---- ---··· ----- ·- ····- ·- -- ··· ·-----·· ···· --· -· - -TFöniam·n·- -· ---- ·-- ------------· ·---- Tf>effiöilmimmer·-----------· ---- --; i M- ~ l -----------··-----------lFäSiJ-·g_h_ets_be_teekning··· Gl_; lj""Adress j r l -------···1i ! " • · Rågvägen 58 1 Må · ~-------------- ---·- ----------------------- ·--- ---·------ ··---···---·-------·-----------·-----·---·-i....·--------··----------------- ·-- .. _! : Telefon , Postadress l 43971 Fjärås ! ~~E:i)Os-ta-dress ___________________ --- -·-·-·----·-·· ---- -- ·--- ·---· ·- ------ -- ··---·----------·--------· ·------·-· ·-·· +MObii-tel_efi_o_n-·- -·· -· -·---·-- [email protected] / 1 Utbildnirig___ - - - - - · -- -----·- ---------------·--·---·------- l 1 Lärare i~ ! ·------ - - --------·--·--·---·· ---------·----·--· Bilagä-------------·-··------ ··-·--·---·-- ·-·-------------·-- --------- ·-·-···--··-..1_ ____ ~- ~---·--·· 1~.-~!C!9.f!~ h'!!l.!!!!!!ga~ som ~!yrker hll_yud_l!!anJ:!~n~lrättskapacitet __ r ~ Registreringsbevis från bolagsverket ; ~ F-skattebevis _------·---------·---·--------·--·----·------·] ~ Bevis från bank att bank-/postgiro tillhör företaget ~.:------------------------------------------~---·---------·---·------ ~--- .. -- ---·-- -·---·--·---·- ------. - le F-skattebevis med arbetsgivarregistrering -------- --·--- . -··- ·- --- -------- .. ---·-·------_L ____________ ···----- ~~terutdrag, belastningsregistret (1998:620) i obrutet kuvert för vikarie/anställda tf,·(·.:· . -----·----··---·----~- ---------------------~-------- ·1 1C:Oppgifter om vikarie/anställda i verksamheten i ~imamn · / Adress-.+------ ~~amn _j_ 14~ ~!~;re~!~s ------------------~ l ---------- ------·----·-----··-· ~ ~~{;~ 4~---- ------··-- ·---·--------- --------~~-------·---- ; ·i -------------·. ··--····· - - ...... -·- j_ t8l R~gistertJ!~~~-~~-~stni~i!~~is~~!-~~8:6~~!~_!>rute! k~ert för huvudman / [g} ) ---------··-------·---····-·-- ··---· -----------j f ~ersonnummer --\Telefon dagtid ---·------·1 · -----~------~ _J...___ ----------1 Telefon kvällstid _______ --·-··· ---~ -~-MobiltetefÖn_____ ------- ---! i i i ------·--·----------·-·---------- ·-- ·---···-·---·· --- -- -· ------ ··-·· ---- [email protected] i [_~;;~kn~~-=~=-==:=~===~-=~-~-l_;ga --=~=---=--~-----=~=~====---' __ l 1 1QJJp_Q_gift~ om_vikari~/a~tä~ld~__L~erk~af!!~eten .. --.--_-------·-------------------~-------------------·--l Efternamn Adress ----- --- ---~------ ------ - l i Fornamn : Personnummer 'j;___ j ____________ .______________ ~ TelefondaQtid __________ i' l ! . i Postadress - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - · - · - - - - - - - - - · - - · - - - · - - - - - - · - - - - - - - - ' Telefon kvällstid [ E-posladJeSS- - - - - - - - - - - -- l Utbifdning l / !.......------··-··---------·--------------··-·-- -·-----~·--·--- 2A Verksamheten 1 l Driftsf~:lsbolag · Dga L~o~:: ·-----j l -----1 l l ---------!.~---·- ---~-----·~-- ---------·~~------~~--------------· ~-· ------·---- ---· ___________.... - --~ / -- ·-· OrganiSaiionsnummer-· _, --------- -T~~~n~~~;atum--------- --~ - - - - - - - - · · · · - - · - - - - - - - - - - - - - - - - - - _ L__________________J ______________________________ ..J ; v inriktning och arbetssätt 1 Dagbarnvårdare. Ta emot barn mellan 1-12 år i sitt hem och bedriva pedagogisk omsorg. J·oppettider j --------·-··----·-·--·-----·-···-····---------------------------·---------·--·--·-·-··-----------···-·----·--·----------~ ~~~~.,:!~~.~=~omsorgsbehov ----~--------·---·----------~------·--------------------1 "' ~ ~ ö r.i l 16 l / Eftersom vi även kommer att ha skolbarn ansöker vi om att :fa ba tler än 6 barn i vruje grupp. Då inte alla barn är ) l heltidsbam. Exempelvis kan det vara 4 skolbarn och 4 yngre b~ i en grupp. ; [____________________________________ --·----------·-··.-·------·--------·------- ·-- --·--------·---------------; ~ &l ~ Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress stadshuset, stargatan 37 TeJefon 0300-83 40 00 [email protected] KUNGSBACKA KOMMUN - Pnncip-för roråldraavgifter Fritt upp till 20h, därefter maxtaxa efter kommunens regler. i 2 (5) Barngruppens sammansättning Huvudmannen bör anpassa barngruppens sammansättning och storlek så att det enskilda barnets och gruppens behov kan tillgodoses, samt vid utformningen av barngruppen ta hänsyn till faktorer som: personalens kompetens, barnens ålder, barn med annat modersmål än svenska, barn i behov av särskilt stöd i sin utveckling, lokalernas storlek och utformning, barnens närvarotider samt förhållandet mellan personalens egna barn och andra barn i gruppen. {Skolverkets allmänna råd med kommentarer, pedagogisk omsorg sid 25) 1 8esi<rtlifiur villkorenska uppryuas - Gruppen skall utformas så att alla barn har lekkamrater och utvecklas utefter deras egna rormågor. Eftersom det i gruppen finns många olika åldrar finns det stor chans att ta lärdom av varandra och . stimulera varandra. Genom träffar med andra dagmammor får både barn och vuxna ett bra i samarbete och kan ta tillvara på varandras olika kompetenser. Gruppen kommer variera i storlek och ålder från år till år, så är det viktigt att se vruje individ och dess behov. Viktigt att egna barn är som dagbarn under arbetstiden. Personalen agerar proffessionellt gentemot gruppen och ser vmje barn som den individ den är Alla individer är lika värda oavsett ålder, kön och härkomst. I de hus barnen kommer att befinna sig under dagen finns det ett lekrum där pedagogiskt lekmaterial ror alla åldrar finns tillgängligt för barnen under hela dagen. Det finns även möjlighet att dela upp barnen i olika grupper och rum efter olika behov, där de vill varalleka i lite mindre gruppsamansättningar. ---------------------~----- ---- ·------------- Barns och vårdnadshavares inflytande Barnens behov och intressen är en viktig utgångspunkt i utformningen av verksamheten. Personalens förhållningssätt är avgörande i detta arbete och det är därför viktigt att de strävar efter att alla barn ges möjlighet att komma till tals och påverka innehållet i verksamheten. (Skolverkets allmänna råd med kommentarer, pedagogisk omsorg sid 16) Beskriv hur villkoren ska uppfyllas Personalen lyssnar till barnen och deras intressen och behov. Genom exempelvis samlingar där alla som vill f'ar komma till tals. Där vi tränar både att vara en lyssnare och att vara en talare. Att man som vuxen kan snappa upp det barnen pratar om och leker så att det sedan kan användas vid planering av verksamheten. Viktigt :för vuxna att vara intresserad av/nyfiken på det barnen pratar om. Vi alla är olika och skall respekteras for dem vi är vilket också skall synas i verksamheten. Alla har rätt att tycka som de vill och uttrycka sina egna önskemål om verksamheten utan att bli ifrågasatta av gruppen. Vi visar varandra respekt och ömsesidighet Uppföijning och utvärdering Huvudmannen bör i sin systematiska uppföljning och utvärdering kartlägga verksamhetens förutsättningar och genomförande, analysera kvaliteten och bedöma verksamhetens utvecklingsbehov. Med utgångspunkt i analysen och i dialog med personalen planera och besluta vilka områden som behöver utvecklas för att stimulera barnens utveckling och lärande, samt följa upp formerna för barnens delaktighet och medverkan i uppföljning och utvärdering är anpassade till deras ålder och mognad. (Skolverkets allmänna råd med kommentarer, pedagogisk omsorg sid 31) 1-BeS-kriVhuf-Vnrkofefi-Ska- uppryuas·~-- --·~------------- --------------- : Kartläggning av verksamheten l g/termin och en mindre utvärdering varannan månad. Erbjuda i utvecklingssamtal med vårdnadshavare l g/termin. Stor utvärdering vruje termin både enskilt och i / grupp. Använda sig av frågor som är utformade och anpassade för att besvaras av barnen, där i barnen får berätta/uvärrlera hur de tycker att verksamheten fungerar. Särskilt stöd Huvudmannen bör ha fungerande rutiner för att uppmärksamma barn i behov av särskilt stöd i sin utveckling, och säkerstälta att personalen har kompetens för att ge sådan omsorg till barn i behov av särskilt stöd i sin utveckling, att barnen förbereds för fortsatt lärande. (Skolverkets allmänna råd med kommentarer, pedagogisk omsorg sid 22) :seskliV-Ilurvifil<orensiffi-uppfylfas-- - ----------- - --- ------- -- --- ---------- · l Genom daglig kontakt med barnen skaffar man sig en klar uppfattning om individen och dess i behov. Alla barn har olika behov, även om de inte klassas som särskilda. Skulle det uppstå i speciella särskilda behov hos någon individ är det viktigt att personalen snabbt uppmärksammar l det och använder sin kompetens ror att hjälpa barnet. Finns inte den kompetens som behövs söks ! det hjälp där kompetens finns om den inte redan gör det i gruppen. Exempelvis barnavårdcentral, l familjehuset etc. KUNGSBACKA KOMMUN Tystnadsplikt 3 {5) Den som är eller har varit verksam i enskilt bedriven pedagogisk omsorg har tystnadsplikt enligt bestämmelserna i 29 kap. 14§ skollagen. Huvudmannen ansvarar för att all personal har kunskap om innebörden av tystnadsplikt. (Skolverkets allmänna råd med kommentarer, pedagogisk omsorg sid 17) Beskriv hur villkoren ska uppfyllas : Kontinuerligt går vi igenom tystnadsplikt och vad det innebär. Ser till så att alla har kunskap om ! vad som står i paragraf 14 kap 29. Även informera föräldrar o~ att tystt_l:~~~P_l~en finns. Anmälningsplikt Bestämmelser om skyldighet att anmäla till socialnämnden att ett barn kan behöva nämndens skydd finns i 14 kap. 1§ socialtjänstlagen (2001 :453). Huvudmannen ansvarar för att all personal har kunskap om sin skyldighet enligt socialtjänstlagen 14 kap. 1§ att anmäla misstanke om att barn far illa till socialnämnden. · Beskriv hur villkoren ska uppfyllas Att se till att alla vuxna runt omkring barnen är väl insatta i anmälningsplikt. Kontinuerligt gås anmälningsplikten igenom och det diskuteras om vad den innebär. Viktigt att dela med sig till sina kollegor om något inte är som det borde. Då är vi fler som är uppmärksamma på situationen. D Bilaga Rutiner för klagomålshantering Huvudmannens skrittiga rutiner för att ta emot och utreda klagomål bör omfatta en tydlig anvisning om hur barn och vårdnadshavare kan lämna klagomål på verksamheten och hur dessa hanteras, samt en tydlig ansvarsfördelning över vem eller vilka hos huvudmannen som har ansvaret för att ta emot och utreda klagomål. Huvudmannens information om rutiner för klagomål bör vara tillgänglig för alla berörda genom olika informationskanaler, och anpassas utifrån barns och vårdnadshavares olika förutsättningar. (Skolverkets allmänna råd med kommentarer, pedagogisk omsorg sid 31) 1 Beskriv hur villkoren ska uppfyllas V arrlagliga klagomål tas upp med den det gäller. Större klagomål tas upp med huvudmannen antingen via direktkon~ mail eller telefon. OBilaga _lf:3__1SC?'!!I?l~t!~!~_QQ~_QQ~l:Jr:nent som _f:?~~_g_gs ansökan i l [8.1 Verksamhetsplan . [8] Dokumenterade regler för kö hantering r-·----·~·------"-·-~-----------~"- : [8.1 Vikarieplan 3A Lokaler Huvudmannen bör säkerställa att lokalerna är trygga, säkra och hälsosamma för barn att vistas i, samt utformade så att de möjliggör en varierad verksamhet, som stimulerar barns lärande och utveckling såväl enskilt som i grupp. (Skolverkets allmänna råd med kommentarer, pedagogisk omsorg sid 23) Skalenliga ritningar som styrker lokalens yta ska bifogas ansökan. Kommunen har tillsynsansvar och kommer att granska lokalerna inför godkännandet. rsesknv. tiui-vmkon:!nslffi[ipprylias_____ --··-·· --- · · ----·- Det finns tillgång till separat lekrum. Ett stort kök där måltiderna intas. Det finns möjlighet att sitta i i olika rum och leka, pyssla, måla eller spela spel. Tillgång till utevistelse på stor gräsmatta i i respektive trädgård. 1 Eventuell gemensam lokal i Fasilghetsbeteel<ning____ _ i l-1\ctress- --- 1 1-·----· ··------! Postadress 38 Barnsäkerhet Huvudmannen är ansvarig för barnens säkerhet. Huvudmannen ansvarar för att dokumentera rutiner för barnsäkerhet, brand, kriser och katastrofer finns och att dessa uppdateras varje år. · Beskriv hur villkoren ska uppfynas ! Genomgång med barnen om hur huset/lokalerna ser ut. En årlig genomgång av barnsäkerheten i l 1 hemmet. Vid utevistelse bär alla barnen reflexväst. ····-··---··-·--·· KUNGSBACKA KOMMUN :_4_!:kQ!lOffii ______________________________________________ -··----------------------·--------------------· --4-.(5) IJZJ_g~~ktlig ~~~~jintä~~~~~-~~!!!erL!?!_?_et fö~~~~~-~~~he~~~~~~~nas ~om_~~~_f!~~!:'~~~~':!_: ____________________j Sökandes underskrift !-DatUm----_____________.... ·----~-Namnfflrtvrllin.,~~------- ~ 2015-02-09 /M L_ ~~~ ~-·~·~~- .~"-- ------------·--------·----- ---······-·· ···----- ·- ---·-- ... ---------- ·- ··- ------ ··- - ···-- [sehörig firmatecknari.."lindef8~---L- ---,.----------~--;:--7--- ·-···---------------------------·-·---·----- Blanketten skicKas till Förskola & Grundskola stadshuset 434 81 Kungsbacka -· · ---------------------·------- - -·-· - KUNGSBACKA KOMMUN 5 (5) BILAGOR- CHECKLISTA FÖR HANDLINGAR SOM SKA BIFOGAS ANSÖKAN. Samtliga bilagor utan * krävs for att påbörja handläggningen. Bilagor som ska komptetteras till ansökan är markerade * ,---····-----·-·--------··-------·---·-------·----------------·-----·-------------··---------------T-Bilaga nummer - l Utbildningsbevis (1A) . . -----------------------·-·-- ---------·--·-----------··---------- från skattemyndighet för F-skatt (1 B) l,--Registreringsbevis ------------·--------·--·--- ·------ ------- -------·---·--·---l Registreringsbevis från Bolagsverket i förekommande fall (1B) 1 ···--·-----· /1-2 -,. ----·----·---------~-------·-- / 3 ; --·------------·-··--·-·-·-·-·-·---- ---·------- --··--· --- .. -·; ·• /4 j t-·---·-· -----·---·----------·---···--·------- -----·-------·---------------------·-------------------·- ·--~ ·-- ________ i Bevis från bank att bank-/postgiro tillhör företaget (1 B) l5 l J (---- ·----· -------·- ----·-·----- --- ---·--·-·--·---.- -·-- . ------ ----- ··-··-. ----· -·-·------ ---------· --·---------+---·--------- -· -·! ' i l : Registerutdrag BelastningsregistretJ 1998:620 för huvudman (1 B) i6 / Registerutdrag Belastningsregistret, 1998:620 för vikarie/anställda* (1B) J i :---·--··--------·-····-----------------------------·---·-------------- -·---- -·---- ---------····------·--- -----····---·--+------ ·-----! 7 j .... ------·-· . . -----·- ·---------------·-- --------·--·---·-· ----------- -·-- ------ ------··------· -------------------------+---··-;e15ir--··· .... ' Utbildningsbevis för anställda* (1C) i ~01 ~- -! : J ··---------------·------------ ··------·----· ----------- --·--------- ·-----·· ---------- ----·-·-·----------------"--------j----------------~ l : ~----·-·----- ---·------·- --------------- --------------- ---·--·----·----------·-··--·--·---------------- ··-- l j1 O , Verksamhetsplan {2B) --------- · - - · · - - - --{-----------· l Vikarieplan (2B) i 11 / !-· ------------------··--------· ----------------------·----··--------------------------------------------------------r'·------ - ----1 l ' i Dokumenterade regler för köhantering (28) Il l i-- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - · - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - · - ---···--·----·- -------· --···------ - - - - - ---·------1 l i j l l Kopia på anmälan till Förvattningen för Miljö & Hälsa för livsmedelskontroll och hantering av livsmedel* 1--------------·-----·---------·--·---··----·-----·-··-------------·----------·-----------------------,_____________ l Ritning på husllägenhetJiokal med tydligt markerade ytor för verksamheten (3A) / 12-13 l ----·-----·----·-------------·---- -------------------··----------·-· ----··---------·------- ----------- - ~----- -----, l Godkännande från Räddningsverket för ev. gemensam lokal* (3A) r l }-------··-·-----·--- -- ----·-----·----· · - - - - -------· -·-· ·--- ------ ·--· --·- ·---------· .. --- -- ·--------l Kopia på anmälan till Förvaltningen för Miljö & Hälsa för godkännande av ev. gemensam lokal* (3A) i l Handlingsplan för barnsäkerhet (38) i 14 j f--------·- ----------------------··-----·-·----·----- -----··---------i ----~ l Ekonomisk kalkyl för första verksamhetsåret (4) j15 ,- ! ----------- -~--- ~---------- ---~·-------__j.! r-----------·--------·-----------·------·--·---·---------------,--------···----~ j' r----------------·-----·----·-------·------------ l Kopia på försäkringsbrev* ----------·--··--------·--------·---------r·-·------·----·~ j --·-----~------·-------------------·---- - - - - - - - - - - • ------- -------~ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - · - - - - - - - - · - - - - ---··-·-- - - - - --~----- ---~ ·- - - - - - - · · - - - i --~---- Underskrift [DäiUrrJ--------·· ---·---r-N(lrtmfnrl..-'1'::-.=-:;-:-·------------·--·---··------- ----------·-------- / 2015-02-09 lM 0 --"".ucnJ\ 1 ----- fndersl<rfft~--~-·------ ----------------------_----~--~---·----------·------- 1 1._ __________1 __ ------------·-·--------------- ---·------··--- __ j Klagomål inom BiMa's Solstrålar Namnuppgifter på den som framför klagomålet: Namn: Telefon nr: Beskriv klagomålet som avses: jUnderskrift Namnförtydligande Ort och datum Lämnas till huvudman Barnsäkerhetsrond INOMHUs Eluttag och el-sladdar skall vara petsäkra alternativt utrustade med petskydd. Ordentligt fastsatta, oskadade sladdar. Fönster o ballrangdörrar godkända säkerhetsbeslag skall finnas. Lekhyllor; skall vara fastsatta i vägg. Spis; ev. hällskydd/tippskydd och fungerande låsanordning på ugnslucka skall finnas. säkerhetsspärrar; skall finnas för skåp och lådor där ex knivar, kemisktekniska produkter och tändstickor förvaras. Tomma plastpåsar; skall fårvaras ex med knut eller i skåp med säkerhetsspärr Medicinskåp; skall vara låst eller utanfår barnens räckvidd Levande ljus, oljelampor, fotogenlampor; skall placeras utanfår barnens räckvidd Spjälsäng,.skötbo:rd, barnstolar; skall vara säkerhetsgodkända Grindar/annat skydd i trappor; skall finnas där det finns små barn Ok Brister/kommentarer Åtgärdat INOMHUS Persiennsnören; skall vara uppsatta/uppknutna Ok Brister/Kommentarer Åtgärdat Tvättstuga; tvättmedel skall förvaras barnsäkert i t. ex. låst skåp, tvättmaskinen utrustad med huvudströmbrytare, torkskåp ej låsbart. AJkohol, tobak; skall förvaras låst eller utanför barnens räckvidd Barnvagn; genomgång av bromsar, hopfållningsmekanism och sufflett skall ske regelbundet Leksaker; översyn av lekmaterial och leksalcer skall ske regelbundet ;Brandvarnare; skall finnas och skall testas regelbundet Säkerhetsvästar; skall vara märkta med telefonnummer Farliga krukväxter; skall vara placerade så att barnen absolut inte når dem Förbandslåda/material; skall finas Mandel, nötter och skaldjur; $kall förvaras väl tillslutna och utom räckhåll for b amen Halkskydd; bör finnas under lösa mattor samt på hala trappsteg Barnsäkerhetsronden genomförd datum: Namn: N am:ntedmingar: ---- ·---------·--····- Rutiner för BiMa's Solstrålar vid Olycksfall Svåra sjukdomar Dödsfall 1 SVARARE OLYCKSFALL OCH AKUT SJUKDOM Följande råd är enkla och kortfattade. De bör ses som korta anvisningar om vad man kan göra i en akut situation. Försök uppträda lugnt! Det är det första rådet som är både det enklaste och det svåraste. Panik hos den drabbade eller i omgivningen kan leda till psykisk chock. Kallsvettig, blek hud, oro och förvirring kan vara de första tecknen. Kan ibland förhindras genom ett lugnt uppträdande och värme (en filt, jacka eller dylikt). OLYCKSFALL- LIVSHOTANDE TILLSTAND • • • • • Tillkalla närmaste vuxna person som hjälp. Larma ambulans - ange förtur, största brådska. larmtelefon 112. När ambulansen har anlänt, överlåt omhändertagandet-till ambulanspersonalen. Följ med ambulansen. Meddela föräldrarna om situationen, vart barnet har förts, be dem bege sig dit. stanna på sjukhuset tills anhöriga har anlänt. Meddela snarast huvudman om situationen. OLYCKSFALL • • • • Underrätta förälder/anhörig. Om barnet behöver uppsöka vårdcentral eller sjukhus, ska en vuxen följa med barnet - i första hand· en förälder. Lämna inte barnet förrän en annan vuxen person tagit ansvaret. Försäkringen står för alla kostnader. Förälder måste göra anmälan. Spara alla kvitton för utlägg. 2 VIKTIGA TELEFONNUMMER Akuta ärenden larmcentralen, ambulans Tfn: 112 Vårdcentralen/distriktsläkare Fjärås Tfn: 0300-56 52 50 Barnmottagningen Kungsbacka Tfn: 0300-56 50 09 sjukvårdsupplysningen Tfn: 1177 Giftinformationen Tfn: 08-33 12 31 3 Blir allvarligt sjukt, skadas eller dör under vistelse hos dagbarnvårdare. Allvarlig händelse såsom olycksfall, akut sjukdom, allergichock mm 1. Dagbarnvårdaren ger första hjälpen 2. Ring SOS-centralen, tel. 112 3. Underrätta barnets föräldrar 4. Underrätta huvudman 5. Meddela medarbetare, som kan ta hand om övriga barn i gruppen 6. Se till att telefonnummer till övriga barn i gruppen finns tiflgängliga 7. Huvudman informerar övriga barns föräldrar om vad som har hänt 8. Huvudman tar ställning till behov av stödåtgärder 9. Uppföljning på arbetsplatsträff inom 14 dagar 4 Drabbas av allvarlig sjukdom 1. Då huvudman eller dagbarnvårdare har fått kännedom om ett barns sjukdom, kontaktar denna barnets föräldrar för att kommer överens om hur barngruppen och övriga föräldrar skall informeras • Planera hur informationen skall gå till • Försök påverka till öppen kommunikation 2. Informera barngruppen på ett konkret och lättförståeligt sätt om vad sjukdomen innebär. Ge utrymme för bearbetning. Notera och följ upp barnens funderingar 3. Håll kontakt med barnet genom t ex sjukhusbesök, hembesök, skicka brev, teckningar 4. Håll kontinuerlig kontakt med föräldrarna Nära anhörigs bortgång • Visa barnet uppmärksamhet, ge trygghet och ha kontakt med familjen. Det är betydelsefullt för henne/honom att känna att vi vet och förstår • Informera barngruppen på ett sakligt sätt om kamratens situation. Detta måste göras i samförstånd med familjen och, om det är möjligt, med det enskilda barnet • Innan barnet kommer tillbaka till gruppen är det bra om vi kan tala med henne/honom och familjen i förväg, och fråga hur de vill ha det, och respektera detta Att tänka på: • Sorg hos barn och unga tar också tid • Försök möta barnet i dess känsla av sorg • Om man möter ett barn i sorg präglas barnet av det som händer därhemma och eventuellt kommer ett förändrat beteende hos henne/honom att visas. l vårt arbete med barnet söker vi hjälp och stöd av varandra. -5- Våld och hot om våld Definition: Barn i gruppen misshandlas eller drabbas av hot från ett annat barn Direkta åtgärder: • Den utsatte bör omedelbart tas om hand. Ytterligare någon tar hand om det attackerande barnet • Kontakta huvudmannen • Händelsen skall alltid polisanmälas. Anmälan görs av huvudman. Ytterligare åtgärder: • Huvudman tar kontakt med de inblandades föräldrar • Eventuella skador bör/ska bedömas av läkare och dokumenteras • Att föra en diskussion om hur liknande situationer skall kunna förebyggas och undvikas • Att en utvärdering av vårt agerande samt en avstämning av hur denna händelse har påverkat vår grupp bör göras inom 3 månader Tänk på: -6- Kompletteringar till Ansökan om rätt till bidrag för pedagogisk omsorg i enskild regi för BiMa's Solstrålar Enligt kalkylen för första verksamhetsåret (som är en fiktiv barngrupp) kommer dagbarnvårdare 1 att ha: 2 barn 1-3 år, 3 barn 3-5 år och 2 skolbarn. Dagbarnvårdare 2 kommer att ha: 1 barn 1-3 år] 3 barn 3-S år (varav 1 är 15h) och 3 skolbarn. Särskilt stöd Vi observerar barnet under en tid och dokumenterar detta. Därefter har vi samtal med föräldrarna där vi talar om att vi tänker upprätta en handfingsplan. All dokumentation kring barnet samt samtal med föräldrarna har vi som underlag när vi upprättar en handlingsplan. Vi följer barnet en tid och arbetar utefter det vi kom fram till när vi skrev vår handlingsplan. Därefter har vi uppföljningssamtal med föräldrarna med jämna melfanrum. Ibland räcker inte detta till utan vi behöver extra stöd för att gå vidare. Skulle det bli aktuellt köps tjänsten in av fristående specialister. Vi tar kontakt med andra privata förskolor/dagmammor för att få reda på deras olika erfarenheter av specialister. Rutiner för klagomålshantering Se bilaga 1 Detta dokument får alla föräldrar vid inskolning] det kommer även senare ligga på hemsidan/bloggen. Vikariesystem När någon av oss blir sjuka eller behöver vara ledig, kommer vi att ta in en eller två timvikarier beroende på hur stor barngruppen är just den dagen. Vi kommer att ta in timvikarierna i vårt hus, så det blir en extra vuxen under den del av dagen då det är många barn. Vi är väl medvetna om att man ej kan ha många 1-5 åringar själv en hel dag (vi har båda arbetat med barn i dessa åldrar och vet vad de kräver). Skulle det bli verklig kris kommer vi att köpa in plats/platser på förskola/dagmamma. Barnsäkerhet Vid vardagliga uteaktiviteter: • Ha alltid mobiltelefon med inlagda aktuella telefonnummer. • Ha alltid en tydlig ansvarsfördelning av barnen vid gruppaktivitet. • Var alltid övertydlig i trafikmiljö gällande trafiken. • säkerhetsvästarna gör barnen väl synliga, västarna är märkta med telefonnummer. • Ha alltid med förbandsmateriaL • Familjedaghemmet skall vara rökfritt. • Nöt- och mandelförbud. Giftinformation: • Ring 112 vid inträffade förgiftningstillbud och begär Giftinformation -dygnet runt • Ring 08-33 12 31 vid övriga frågor om ej akuta förgiftningar- dagtid Checklista för barnsäkerhet i hemmet, se bilaga 2 &. 2: 1 Krisplan l en pärm har vi den krisplan som används i kommunens barnomsorg. l pärmen har vi även 1 skolverkets ' När det värsta händer". Vi bifogar en del av krisplanen. Se bilaga 3-3:5 l fiL. \ i .i/ ., {/ l~ , 2015-04-15 Kompletteringar till Ansökan om rätt till bidrag för p·edagogisk omsorg i enskild regi för BiMa's Solstrålar Vikarieplan Blir det aktuellt att det är 14 barn samtidigt i ett hus, delar vi exempelvis vid måltiden upp barnen då det finns möjlighet att sitta i två olika rum och äta, eller att barnen delas upp i två grupper och äter efter varandra. Det kommer då finnas en pedagog i varje grupp. Även under hela dagen finns det möjlighet att dela upp barnen i olika grupper och vistas i olika rum och även utomhus. Exempelvis: en grupp är ute, en grupp målar/pysslar och en grupp i lekrum. Närheten till alla rum gör att man inomhus har god överblick över alla barnen. Detta innebär att 14 barn inte behöver vistas på samma ställe samtidigt och alla kan få sina intressen tillgodosedda. Klagomålshantering När det kommer in ett klagomål från vårdnadshavare diskuterar vi huvudmän situationen omgående och avgör hur vi skall gå vidare. Vid mildare klagomål tar berörd pedagog upp saken med föräldrarna, för att hitta en lösning. Vid större klagomål träffas vårdnadshavare och huvudmän för att gemensamt diskutera situationen och hitta en bra lösning och fortsättning. Efter några veckor har vi ytterligare ett återkopplingsmöte med vårdnadshavarna. l J' A TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2015-03-20 Diarienummer FG/2015:71 Anställning av Verksamhetschef för den medicinska och psykologiska delen av elevhälsan. Förslag till beslut Nämnden för Förskola & Grundskola svarar enligt nämndens reglemente för skolhälsovården enligt 14 kapitlet skollagen för eleverna i grundskola och i särskola. Det motsvarar elevhälsan enligt 2 kapitlet i 2010 års skollag. Nämnden för Förskola & Grundskola beslutar att Åsa Bergström, anställs som verksamhetschef på 100 % för den medicinska och psykologiska delen av elevhälsan i Kungsbacka kommun från och med den 3 augusti 2015. Åsa arbetar som timanställd på 20% under våren 2015. Verksamhetschefens ansvarsområden och uppgifter Enligt Socialstyrelsens allmänna råd om verksamhetschef inom hälso- och sjukvård samt dess föreskrifter (SOSFS 2008:14) om informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården, faller följande uppgifter inom verksamhetschefens ansvarsområde: Verksamhetschefen ska avseende Systematiskt kvalitetsarbete - Känna till de författningar, styrdokument och vetenskapliga rön för hälso- och sjukvårdsväsendet respektive utbildningsväsendet som berör medicinsk och psykologisk elevhälsa - Ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten - Med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten - I ett dokument ange hur uppgifterna som ingår i arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten är fördelade i verksamheten Britt-Louise Johansson Förskola & Grundskola 0300-83 44 69 [email protected] 1 (6) Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se KUNGSBACKA KOMMUN 2 (6) - Inom ramen för ledningssystemet ta fram, fastställa och dokumentera processer, rutiner och metoder för hur det systematiska kvalitetsarbetet kontinuerligt ska bedrivas för att styra, följa upp och utveckla verksamheten och dess resultat - Varje år upprätta en sammanhållen kvalitetsberättelse - Senast den 1 mars varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse - Ansvara för att redovisa verksamhetens resultat för nämnden Löpande verksamhet - Ansvara för den löpande verksamheten inom sitt område och se till att den fungerar på ett tillfredsställande sätt - Se till att den medicinska och psykologiska insatsen tillgodoser kraven på hög patientsäkerhet och god vård - Ansvara för att det finns de direktiv, instruktioner och rutiner som den löpande verksamheten kräver - Ansvara för att den medicinska och psykologiska elevhälsan har de lokaler, den utrustning och de resurser som behövs för att god vård ska kunna ges - Ansvara för att inköp av tjänster, produkter, försörjnings- och informationssystem sker i enlighet med gällande rätt och kommunens riktlinjer Avvikelser - Ansvara för att egenkontroll i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd utövas - Ta emot och utreda klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet från elever och vårdnadshavare, personal, andra myndigheter, föreningar, organisationer och intressenter - Ta emot rapporter om avvikelser i enlighet med 6 kap. 4 § patientsäkerhetslagen från verksamhetens personal - Utreda händelser i verksamheten som har medfört eller hade kunnat medföra vårdskada (avvikelse) - Vidta nödvändiga omedelbara och andra åtgärder i anledning av en avvikelse - Vid behov göra anmälan enligt Lex Maria - I ett dokument analysera och sammanställa inkomna rapporter om risk för vårdskada eller vårdskada, klagomål och synpunkter och utifrån vad som framkommer vidta åtgärder som krävs för att säkra verksamhetens kvalitet KUNGSBACKA KOMMUN 3 (6) Personal - Säkerställa att verksamhetens personal känner till och arbetar i enlighet med processerna och rutinerna i ledningssystemet - Säkerställa att det finns skolläkare och skolsköterskor och skolpsykologer i den omfattning som tillgodoser behovet - Ansvara för att skolläkare och skolsköterskor och skolpsykologer har rätt kompetens för att kunna bedriva medicinsk respektive psykologisk elevhälsa av hög säkerhet och god kvalitet - Medverka i meritvärdering och anställningsintervju vid nyanställning av skolsköterskor och skolläkare och skolpsykologer - Ansvara för rutiner för individuell introduktion av personal och bevaka personalens möjligheter till fortbildning - Ansvara för att skolläkare och skolsköterskor och skolpsykologer är informerade om de bestämmelser som gäller för hantering av patientuppgifter och behörighet - Anmäla till IVO om legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal på grund av sjukdom eller missbruk bedöms inte kunna utöva sitt yrke tillfredsställande Personuppgiftshantering - Ansvara för att rutiner finns för att journaler förs i enlighet med lag - Ansvara för uppföljning av patientuppgifternas kvalitet och ändamålsenlighet - Ansvara för informationssäkerhetsarbetet inom verksamheten - Ansvara för att det finns ett dokument ”Informationssäkerhetspolicy” i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter (SOSFS 2008:14) - Ansvara för att det finns fungerande rutiner för styrning av behörigheter i det digitala journalsystemet och för spårning (inloggning) av användare - Tilldela behörigheter i det digitala journalsystemet - Ansvara för att utdelade behörigheter för åtkomst av patientuppgifter är ändamålsenliga och förenliga med hälso- och sjukvårdspersonalens och andra befattningshavares aktuella arbetsuppgifter - Ansvara för att hälso- och sjukvårdspersonalen och andra befattningshavare är informerade om de bestämmelser som gäller för hantering av patientuppgifter - Ansvara för att uppföljning av informationssystemens användning sker genom regelbunden kontroll av loggarna - Utreda misstanke om obehörig åtkomst KUNGSBACKA KOMMUN 4 (6) Samverkan - Ansvara för att det finns rutiner kring samverkan och samarbete med andra myndigheter och internt Information - Svara på frågor från myndigheter, elever, vårdnadshavare och medier vad gäller verksamheten - Bedriva ett aktivt informationsarbete utåt och inåt Övrigt - Eventuellt ytterligare uppgifter som nämnden vill ge verksamhetschefen i uppdrag att utföra. Nämndens motivering till beslut att anställa Åsa Bergström som verksamhetschef är att hon är legitimerad sjuksköterska med bred erfarenhet av hälso- och sjukvård och att hon har en vidareutbildning som barnsjuksköterska. Vidare arbetar Åsa idag som medicinskt ledningsansvarig för skolsköterskor och skolläkare i Göteborg. Åsa har i sin nuvarande tjänst tagit fram ett kvalitetsledningssystem enligt Socialstyrelsens allmänna råd, SOSFS 2011:9, där skolsköterskor och skolpsykologer ingår. Åsa har god erfarenhet och insikt från politiskt styrd organisation. Åsa tänker strategiskt och arbetar mot mål och fokuserar på resultat. Är positiv till förändringar och kommer ofta med idéer och nya angreppssätt. Har ett nytänkande som kan omsättas i praktiken och som leder till resultat. Planerar och prioriterar arbetet effektivt. Har goda vitsord kring gott samarbete och relaterar till dem på ett lyhört och smidigt sätt. Motivering till beslut Nämndens motivering till beslut att anställa Åsa Bergström som verksamhetschef är att hon är legitimerad sjuksköterska med bred erfarenhet av hälso- och sjukvård och att Åsa har en vidareutbildning som barnsjuksköterska. Vidare arbetar Åsa idag som medicinskt ledningsansvarig för skolsköterskor och skolläkare i Göteborg. Åsa har i sin nuvarande tjänst tagit fram ett kvalitetsledningssystem enligt Socialstyrelsens allmänna råd, SOSFS 2011:9, där skolsköterskor och skolpsykologer ingår. Åsa har god erfarenhet och insikt från politiskt styrd organisation. Åsa tänker strategiskt och arbetar mot mål och fokuserar på resultat. Är positiv till förändringar och kommer ofta med idéer och nya angreppssätt. Har ett nytänkande som kan omsättas i praktiken och som leder till resultat. Planerar och prioriterar arbetet effektivt. Har goda vitsord kring gott samarbete och relaterar till dem på ett lyhört och smidigt sätt. KUNGSBACKA KOMMUN 5 (6) Sammanfattning Nämnden för Förskola & Grundskola svarar enligt nämndens reglemente för skolhälsovården enligt 14 kapitlet skollagen för eleverna i grundskola och i särskola. Det motsvarar elevhälsan enligt 2 kapitlet i 2010 års skollag. Både den medicinska delen och den psykologiska delen av elevhälsan faller inom hälso- och sjukvårdslagens område (HSL 1982:763). Enligt HSL måste den medicinska och psykologiska delen av elevhälsan ledas av en verksamhetschef. Verksamhetschef ska utses av nämnden då nämnden är vårdgivare enligt HSL. I beslutet ska namnet på verksamhetschefen anges. Beslutet ska även innehålla en motivering av personens lämplighet samt en beskrivning av verksamhetschefens ansvarsområden. Beslutet ska anmälas till Inspektionen för vård och omsorgs (IVO) vårdgivarregister. Beskrivning av ärendet Nämnden för Förskola & Grundskola svarar enligt nämndens reglemente för skolhälsovården enligt 14 kapitlet skollagen för eleverna i grundskola och i särskola. Det motsvarar elevhälsan enligt 2 kapitlet i 2010 års skollag. Både den medicinska delen och den psykologiska delen av elevhälsan faller inom hälso- och sjukvårdslagens område (HSL 1982:763). Enligt HSL måste den medicinska och psykologiska delen av elevhälsan ledas av en verksamhetschef. Verksamhetschef ska utses av nämnden då nämnden är vårdgivare enligt HSL. I beslutet ska namnet på verksamhetschefen anges. Beslutet ska även innehålla en motivering av personens lämplighet samt en beskrivning av verksamhetschefens ansvarsområden. Beslutet ska anmälas till Inspektionen för vård och omsorgs (IVO) vårdgivarregister. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, 2015-03-20 KUNGSBACKA KOMMUN 6 (6) Beslutet skickas till Åsa Bergström, verksamhetschef för den medicinska och psykologiska delen av elevhälsan Lars Clemensson, verksamhetchef Enhet Utveckling Annika Hellström, verksamhetschef Pedagogisk enhet Söder Tommy Korsell, verksamhetschef Pedagogisk enhet Norr Jesper Edlind, verksamhetschef Pedagogisk enhet Centrum Åsa Fri, kommunjurist Anette Liedström Hjorth Förvaltningschef TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2015-01-29 Diarienummer FG/2014:105 Framtid till SkolFam Förslag till beslut Informationen noteras till protokollet. Sammanfattning Projekt Framtid – Framgång genom tidiga skolinsatser – inleddes i januari 2012 som ett samarbete inom kommunen mellan skola och socialtjänst. Det riktar sig till barn i grundskolan som är familjehemsplacerade av och i Kungsbacka kommun där man tillsammans arbetar förebyggande för att ge barnen goda resultat i skolan och därmed bättre framtidsutsikter. Projektet är nu permanent och ingår i det nationella nätverket SkolFam. Familjehemsplacerade barn har generellt sämre studieresultat och uppnår lägre utbildningsnivå än andra, trots att de i grunden har samma förutsättningar som andra barn att lyckas. En förklaring kan vara att de möts av låga förväntningar och att de underskattar sin egen förmåga. Forskningen visar att bland de familjehemsplacerade barnen får ungefär två av tre pojkar och nästan hälften av flickorna lägre skolresultat än genomsnittet. Skolprestationer går att påverka. Skolan är därför den självklara arenan för att stötta barnen så att de kan slutföra sin skolgång med godkända betyg. SkolFam team bestående av psykolog, specialpedagog och socionom kartlägger barnets behov och utvecklingsområden. Resultatet analyseras och ligger till grund för en Framtidsplan för barnets skolgång som tas fram i samarbete med barnet, skolans personal, socialsekreterarna, familjehemsföräldrarna och eventuellt vårdnadshavare. Under två år upprätthålls samarbetet mellan de olika parterna, arbetet och Framtidsplanen följs regelbundet upp och mynnar ut i en andra kartläggning för att få syn på framsteg och eventuella fortsatta utvecklingsområden. Projektet har resulterat i en väl fungerande arbetsgång, rutiner kring dokument och dokumenthantering samt ökad kompetens inom teamet men också hos familjehemsföräldrar och aktörer inom skola och socialtjänst. Man har dessutom kunnat identifiera flera framgångsfaktorer för familjehemsplacerade barns skolgång. 1 (2) Förskola & Grundskola [email protected] Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se KUNGSBACKA KOMMUN 2 (2) Man kan konstatera att projektet har gett positiva effekter på de aktuella barnens skolgång, på samarbetet mellan skola och socialtjänst samt att man har skapat goda förutsättningar för fortsatta framgångar. I och med projektets avslutande och beslut om permanentande sker nu en övergång till det nationella nätverket SkolFam med samma fokusområde som projekt Framtid. Resurserna består av totalt 1,5 tjänster fördelat på psykolog, specialpedagog och socionom på vardera 50 % tjänst. Förutom arbetskostnad budgeteras 30 000 kr per år för att täcka omkostnaderna för: Handledare, testmaterial, litteratur, resor samt kompetensutveckling. Teamet leds av enhetschefer från respektive förvaltning. Samtliga kostnader fördelas lika mellan förvaltningen för Förskola & Grundskola samt förvaltningen för Individ- & familjeomsorg. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, 2015-01-29 Anette Liedström Hjorth Förvaltningschef PM Samtliga pedagogiska enheter Uppföljning av rektorers och förskolechefers konsekvensanalys av utbildnings- och arbetsmiljö utifrån budget 2015 Samtliga förskolor och skolor har skrivit fram konsekvensanalyser utifrån enhetens förutsättningar, barn/elevers behov och budget. Dessa har samverkats i lokal samverkan och därefter rapporterats till verksamhetscheferna. 1 (3) Datum 2015-03-03 Inledning Analysen nedan bygger på de budgetförutsättningar och den tilldelning av resurser 2015, som är känd idag. Med hänsyn till det komplicerade parlamentariska läge som råder på riksnivå saknas ännu de statsbidrag som förväntas komma förskola och skola tillgodo. Det är alltså svårt att göra en korrekt konsekvensbeskrivning eftersom de ekonomiska förutsättningarna för verksamheterna ännu inte är utklarade för innevarande år. Vi bedömer att läget kommer att vara mer gynnsamt efter besked om kommunens tilldelning av statsbidrag till förskola och skola 2015. Förskolor De förändringar som kan få konsekvenser i verksamheten beror på volymförändringar i förskolan. Generellt har verksamheten fler barn på våren och något färre under hösten. I stället för ett ökat antal barn i grupperna är det snarare ett stagnerande eller minskande antal barn vilket påverkar organisationerna. Det innebär att den ordinarie personalen i större utsträckning kan arbeta med barn i behov av stöd vilket ger en högre kvalitet. uniForm KUB101 v 1.0, 2005-11-25 Kraven på samarbete ökar inom förskolan och mellan arbetslag eftersom visstidspersonal finns i mindre utsträckning, vilket kan leda till en ökad likvärdig kvalitet. Uppfattningen om och retoriken kring barn- och elevgruppers storlek behöver problematiseras, genomlysas och fokusera på barngruppens Förskola & Grundskola Jesper Edlind Direkt 0300-83 36 80 [email protected] Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 Fax 0300-83 41 64 [email protected] www.kungsbacka.se KUNGSBACKA KOMMUN sammansättning. Verksamheten ska i större utsträckning använda det underlag som är framtaget av förvaltningen med stöd av Skolverket för att kunna genomföra en barnkonsekvensanalys av barngruppernas storlek och sammansättning. Enheterna behöver rusta sig för att hushålla med läromedel, timanställd personal och visstidsanställningar. Organisationen behöver bli mer flexibel och inte avvakta omstruktureringar och förändringar av arbetsorganisationen. Förskoleklassen Föregående års stora förändring av resursfördelning till förskoleklassens elever kommer även behöva hanteras under innevarade budgetår. Förskoleklasserna behöver organiseras i nya modeller och det tidigare Lek & Lär- konceptet är inte längre normerande. Gruppstorleken kan komma förändras utifrån minskad ersättningsnivå. Skolbarnsomsorg Inga förändringar beträffande ersättningsnivåer i budget 2015. Verksamheten har volymökningar i yngre årskurser. Skolbarnomsorgens verksamhet påverkas av vårdnadshavarnas behov av omsorg, medarbetares rätt till heltidsanställning, olika arbetstidsavtal och verksamheternas uppfattning om samarbete samt en gemensam uppdragsmedvetenhet. Under året görs en stor kompetensutvecklingsinsats med Borås Högskola för all personal som arbetar på fritidshemmen. Genom denna insats blir möjligheterna till verksamhetsutveckling goda därför kompetensen förstärks vilket kan leda till en ökad handlingsberedskap utifrån verksamhetens kontinuerliga förändringar. Även i denna verksamhet ska barnkonsekvensanalyser göras utifrån barngruppernas storlek och sammansättning där förskolans material kan vara vägledande. Lokalernas utformning och storlek påverkar möjligheterna till omstrukturering av fritidsverksamheten. Grundskolor Ersättningsnivåerna är minskade utifrån föregående års budget. Detta får framförallt betydelse för undervisningen kvalité. För att eleverna ska nå högre måluppfyllelse påvisar forskning att relationen mellan pedagog och elev har en stor betydelse. Om lärartätheten minskar finns färre möjligheter att bygga trygga relationer. Forskning visar också på att undervisningen behöver vara utformad utifrån individuella behov och formativ bedömning. Även här finns svårigheter att åstadkomma en kvalitativ undervisning i relation till vetenskaplig grund. Under dessa förutsättningar är det viktigt att rektor i samarbete med lärarna, organiserar undervisningen effektivt. Att möjligheter till kollektivt lärande för pedagogerna nyttjas så att förhållningssättet att dela och lära kan ge effekt. Kompetensen hos pedagogerna att utforma särskilda anpassningar inom ordinarie gruppens ram behöver öka. Förstelärarna kan 2 (3) KUNGSBACKA KOMMUN vara en resurs för att utveckla och förbättra undervisningen enligt vetenskaplig grund och behoven i verksamheten för högre måluppfyllelse. Grundsärskolan Inga förändringar att uppmärksamma för innevarande budgetår. Kungsbacka den 3 mars 2015 Tommy Korsell Jesper Edlind Annika Hellström Verksamhetschefer Pe 3 (3) TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2015-05-27 Diarienummer FG/2014:170 Ny organisation FG 2014-05-01 – återrapportering av genomförandet och dess effekter Förslag till beslut Informationen noteras till protokollet. Sammanfattning Då nämnden vid möte 2013-10-31, § 80/13 beslutade om ny organisation med tre pedagogiska enheter för Förskola & Grundskola, beslutades också att förvaltningschefen ska återrapportera genomförandet av den nya organisationen och dess effekter ett år efter införandet. Nämndens syften med ny organisation var två, den ena var att genomföra en reglementsenlig styrning av den kommunala skolverksamheten, inklusive de före detta kommunala självstyrande skolorna, då dessa inte hade stöd i nya skollagen som började gälla 2011. De hade heller inte stöd i kommunens reglemente. Det andra syftet var att minska kostnaderna för den administrativa överbyggnaden. Mot bakgrund av att den nya organisationen endast varit i drift under ett år och att förändring tar tid är min bedömning att den förväntade förändringen är uppfylld i så hög grad det är rimligt i dagsläget. Vi befinner oss fortfarande i en genomförandefas. De strukturella delarna börjar ta sin form medan mycket återstår vad gäller den kulturella förändringen. Rapporten som upprättats och som beskriver förbättringsområden på kort och på lång sikt är värdefull som utgångspunkt för det fortsatta förändringsarbetet, liksom de förbättringsområden som lyfts i Skolinspektionens och Arbetsmiljöverkets tillsynsrapporter. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2015-05-27 Bilaga: Rapport uppdrag utvärdering ny organisation: 2015-05-26 Bilaga: Tjänsteskrivelse, lägesrapport 2, rev 2015-01-15? Bilaga: Tjänsteskrivelse 2014-05-27 samt beslut NFG 2014-06-17 , § 57. Förskola & Grundskola Anette Liedström Hjorth 0300-83 40 00 [email protected] 1 (7) Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se KUNGSBACKA KOMMUN 2 (7) Beslutet skickas till Förvaltningens ledningsgrupp, Förskolechefer, enhetschefer, rektorer Beskrivning av ärendet Bakgrund Då nämnden vid möte 2013-10-31, § 80/13 beslutade om ny organisation med tre pedagogiska enheter för Förskola & Grundskola, beslutades också att förvaltningschefen ska återrapportera genomförandet av den nya organisationen och dess effekter ett år efter införandet samt presentera en första lägesrapport i december 2014. Två lägesrapporter är presenterade för nämnden, i juni och december 2014. Dessa bifogas ärendet som bilagor i syfte att minimera upprepningar av information. Nämndens syften med att besluta om ny organisation var två, där den ena var att genomföra en reglementsenlig styrning av all kommunal skolverksamhet, inklusive de före detta kommunala självstyrande skolor (KSS), då dessa inte hade stöd i nya skollagen som började gälla 2011. De hade heller inte stöd i kommunens reglemente. Det andra syftet var att minska kostnaderna för den administrativa överbyggnaden. En sådan överbyggnadskostnad var dåvarande antal verksamhetschefer och KSS-chefer. Organisationsförändringen samverkades, innan den beslutades av nämnden i oktober 2013, i enighet med de fackliga organisationerna. Nuläge genomförande och effekter Efter lägesrapport 2 har ytterligare åtgärder genomförts vad gäller: - Tillhörighet för särskilda undervisningsgrupper (SU-grupp) – fördelning pedagogiska enheter from 2015-01-01 - Koordinatorer har utsetts på de tre pedagogiska enheterna för att samordna barn- och elevhälsan - Verksamhetschef för den medicinska och psykologiska delen av elevhälsan anställd from mars 2015. - Modell för hur budget för barn i behov av särskilt stöd 1-5 år (BIBSS) ska fördelas efter behoven inom pedagogisk enhet. Verksamheterna De tre pedagogiska enheterna och verksamheterna administration, planering och utveckling har under året uthålligt arbetat med att utveckla respektive verksamhet i en anda av ansvar och delaktighet. Mycket av arbetet finns beskrivet i lägesrapport 2. KUNGSBACKA KOMMUN 3 (7) Ett fokusområde för de pedagogiska enheternas arbete är hur vi kan fortsätta att öka måluppfyllelsen för våra elever i en trygg, säker och rolig lärmiljö. Detta arbete ligger ansvarsmässigt på rektorerna och är inte avhängigt organisation eller organisationsform. Det finns dock vid en organisationsförändring, risk för att utvecklingsarbete får stå tillbaka för det strukturella och kulturella förändringsarbetet under en tid. Min bedömning är att så inte är fallet i våra pedagogiska enheter. Bland organisationens förskolechefer, enhetschefer och rektorer finns en stark vilja att utveckla för förbättrad måluppfyllelse och förbättrade resultat. Det är ännu för tidigt att mäta om organisationens syften och mål givit några effekter på elevernas lärande. Som skolkommun ligger vi resultatmässigt redan i Sverige-toppen och vi förbättrar oss ständigt. Undervisningen i klassrummet, kollegialt lärande, feedback och formativ bedömning är fortsatta utvecklingsområden för att nå ännu längre. Ett annat fokusområde för de pedagogiska enheterna är att arbeta för en rimlig arbetsbelastning för skolledarna. Uppdragen utförs olika bland våra skolledare och här finns mycket att dela kunskap om och lära av varandra. För verksamhet utveckling har det första året sedan start har varit ett år fyllt av en stor ökning av nyanlända samt genomförande av många stora kompetensutvecklingsinsatser. För att lyckas med uppdraget krävs lyhördhet och ett nära samarbete med kärnverksamheten. Sedan enheten bildades 1 augusti 2014 har ett arbete pågått med att finna rollen i den nya organisationen. För att fortsatt möta kärnverksamhetens behov och för att bistå huvudmannen i utvecklingsarbete krävs en organisation som snabbt kan förändras och utvecklas. Verksamhet planering arbetar med organisationens dimensionering av lokalresurser i relation till kommunens tillväxt och med kontakter med de delar av kommunens verksamhet som ingår i beställarutförarorganisationen. En annan del av enhetens uppdrag är att utforma adekvata och spetsiga uppdrag för kvalificerat administrativt stöd som ska avlasta rektorer och förskolechefer – initialt benämnt intendenter. Bedömningen är att behovet av administrativ avlastning för cheferna ska tillgodoses under senare delen av 2015. Verksamhet administration är ny i denna organisation och syftar till att förbättra och samordna systemstöd, akutrekrytering och barnomsorgsadministration och därmed underlätta för kärnverksamheten och bidra till att den kan ha sitt fokus på huvuduppdraget – en bra verksamhet för barn och elever. Översyn av utbildningsförvaltningarnas systemstöd samt överförande av löneadministrationen till förvaltningens för Service pågår under ledning av verksamhetschef Administration. Inom enheten ligger också ansvaret för nämndadministration och att effektivisera detta arbete genom implementering av nya förenklande rutiner. KUNGSBACKA KOMMUN 4 (7) Skolledare och förvaltning Inför denna uppföljning har en utvecklingsledare med bred skolerfarenhet anställts temporärt med särskilt uppdrag att utvärdera skolledningens och förvaltningens syn på genomförandet av den nya organisationen och att identifiera fortsatta förbättringsområden. Uppdraget har genomförts genom att ta del av dokumentstudier, forskning och att genomföra intervjuer med ett statistiskt urval av förskolechefer och rektorer, samtliga verksamhetschefer, ekonomichef och jurist. I uppdraget har särskilt fokus lagts på utveckling av ansvarskultur, förskolechefers, enhetschefers och rektorers frirum för utveckling av verksamheten utifrån det nationella uppdraget och inom kommunens mål- och resultatstyrning. Andra viktiga områden har varit likvärdighet i stor skolorganisation, lärande organisation och hur verksamheten tagit vara på och lärt av de erfarenheter som gjorts i kommunal och KSS-verksamhet under tiden för den alternativa styrningen. Uppdragets resultat har sammanställts i en konstruktiv rapport som utgör ett av fler underlag för fortsatt utvecklingsarbete inom organisationen. Rapporten bifogas ärendet som bilaga. Utifrån rapportens slutsatser kan konstateras att det finns många olika bilder bland skolledarna av hur organisationsförändringen har genomförts och flera värdefulla förslag till fortsatt arbete med genomförandet. Utredarens förslag på förbättringsområden på kort och lång sikt ska tas om hand i förvaltningen och tidsättas med start efter sommaren. - Genomför dialog om organisationens syfte och mål så att systemförståelse uppnås och förändringsprocessen ägs och bärs av samtliga skolledare. - Tydliggör vad i organisationens struktur och utformning som ligger fast och vad som kan påverkas och utvecklas genom delaktighet från cheferna - Kommunicera och visa vilket stöd förvaltningsstabens roller och funktioner har och hur uppdragen ser ut för dessa. - Synlig- och tydliggör utvecklingsenhetens uppdrag. - Bygg transparens i ekonomi och resursfördelning, Visa hur resurserna från före detta specialpedagogiskt centrum fördelats ut. - Förbättra information- och kommunikation i det fortsatta genomförandet av organisationen. - För dialog om hur ett nära stöd för avlastning för rektorer ska utformas. - Utveckla det systematiska kvalitetsarbetet på enheterna till att omfatta även de av huvudmannen beslutade uppföljningarna eller kontrollstationerna under året. Det stärker chefernas fokus på helheten i uppdraget, såväl det kommunala som det statliga. - Stärk arbetet med att bilda ledarteam och styr mötena mot ökad kunskaps- och erfarenhetsutbyte. Utveckla dela-kulturen ytterligare. - Fortsätt dialogen om frirum/ofrirum, likvärdighet, ansvarskultur och skapa en gemensam bild av vad begreppen betyder i relation till de olika delarna i chefs och ledaruppdraget- KUNGSBACKA KOMMUN 5 (7) Påverkat arbetet under året Effekterna av genomförandet av ny organisation är inte möjlig att isolera från andra större händelser som påverkat arbetet under året som gått sedan organisationen infördes. I förra lägesrapporten beskrevs resultatet av Skolinspektionens regelbundna tillsyn. Därefter har Arbetsmiljöverkets nationella tillsyn av skolan tillkommit. Båda beskrivs kort nedan. Skolinspektionens regelbundna tillsyn Under 2014 genomförde Skolinspektionen sin regelbundna tillsyn av skolorganisationen i Kungsbacka. I lägesrapport 2 redovisades Skolinspektionens slutsatser kring förbättring av verksamheten. Det systematiska kvalitetsarbetet, och hur det hålls samman på alla nivåer, lyftes som skolkommunens förbättringsområde samt att utveckla organisationens analysförmåga på alla nivåer. Detta jobbar vi nu med att utveckla ytterligare. Återrapporteringen till Skolinspektionen är ännu inte avslutad. Några av åtgärderna som redan vidtagits är införande av huvudmannamöten, två gånger per år, där hela skolledningsorganisationen deltar samt inköp av uppdragsutbildning från Göteborgs universitet i analyskompetens för skolledare och förvaltningsstab. Nämndens presidium har dessutom kompletterat sina regelbundna möten med skolledare i grupp till att också omfatta särskilda möten med pedagoger. Arbetsmiljöverkets tillsyn Arbetsmiljöverkets tillsyn 2013 - 2016 av alla kommuners skolverksamhet genomfördes hos oss under mars månad 2015. Kommunrapporten till Förskola & Grundskola innehöll tre områden för förbättring och uppföljning; en förnyad och bättre riskanalys behöver göras efter införandet av ny organisation, som av myndigheten beskrivs som mycket omfattande, med fokus på medarbetare och barn/elever. Rektorers arbetsbelastning behöver förbättras. Rutinen i det systematiska arbetsmiljöarbetet för tillbud och olycksfall, behöver bli känd och användas av alla, på alla nivåer. Arbete pågår kring samtliga förbättringsområden och rapport över arbetet kommer att lämnas från nämnden till Arbetsmiljöverket i september månad. I den riskanalys som gjordes i det ursprungliga beslutsdokumentet inför ny organisation bedömdes organisationen inte påverka arbetsmiljön för barn, elever och medarbetare då den primärt berörde chefsledet ovanför förskolechefer, rektorer och enhetschefer. I lägesrapport 2 beskrevs att förändringsarbetet identifierades som ansträngande för de inblandade cheferna och att det i sin tur kunde medföra parallella processer hos medarbetarna. I ledningen av förändringsarbetet är det därför även fortsättningsvis av största vikt att vi delar kunskap och förståelse för vad som händer i och omkring människor vid förändring. Det innebär att uthållighet, delaktighet och medskapande fortfarande är nyckelord i förändringsarbetet. KUNGSBACKA KOMMUN 6 (7) Ekonomi Nämnden lade ett effektiviseringskrav om 2,5 miljoner kronor då beslutet togs om att införa en ny organisation, varav förvaltningscentral effektivisering 1,5 miljoner kronor. Denna har genomförts genom att inte återbesätta utvecklingsledare stab, handläggare förvaltning och tjänster inom barnomsorgsadministrationen. Resterande 1 miljon kronor avsåg, enligt beslutet, effektivisering i kärnoch stödverksamhet. För denna del har effektiviseringen genomförts genom att minska antalet verksamhetschefer och att till viss del inte återbesätta lednings- och handläggartjänster inom ramen för verksamhet i före detta Specialpedagogiskt centrum. Uppdrag Omfattning Verksamhetschefer i gammal organisation 8,5 åa Verksamhetschefer i ny organisation 6,0 åa Minskning 2,5 åa Stabsfunktioner i gammal organisation 8,0 åa Stabsfunktioner i ny organisation 7,0 åa Minskning 1,0 åa Förvaltningsstöd i gammal organisation 6,75 åa Förvaltningsstöd i ny organisation 3,75 åa Minskning 3,00 åa TOTAL 6,5 åa 4,05 mkr Ej tillsatta tjänster 2014 (- 3,0 åa) Budget som avsatts för ”Intendenter” aug- dec 2014 kvarstår 2015 med plan att rekrytera 2 st. Dialog pågår om nyttan av dessa. * åa = årsarbetare Kommentar KUNGSBACKA KOMMUN 7 (7) Vid upprättande av nämndbudget 2015 avsattes medel för tre intendenttjänster. Vid avrapportering i Lägesrapport 2 redovisades plan att endast inrätta två tjänster. Detta är ännu inte genomfört och synpunkter har framförts angående nyttan av dessa, rörande avlastning av arbetsuppgifter för skolledarna. Diskussion pågår om att endast inrätta en tjänst som handläggare av skolskjutsfrågor på förvaltningsnivå. Parallellt pågår diskussion inom kommunen om att den skolskjutshandläggning som hanteras på kommunstyrelsens förvaltning kan komma att överföras till förvaltningen på Förskola & Grundskola. Det kan eventuellt innebära delfinansiering av tjänsten. Vid budgetuppföljning per april 2015 återstår budgetmässigt medel för dessa intendenttjänster. Om det slutligen endast tillsätts en tjänst hösten 2015 och den delfinansieras kommuncentralt, innebär det en effektivisering under 2015 på uppskattningsvis 2,75 åa och motsvarar cirka 2 mkr. Före detta Specialpedagogiskt centrum I förvaltningsbudget 2015 har 2,4 mkr för specialpedagoger fördelats till de pedagogiska enheterna och den fristående verksamheten. Dessutom har de pedagogiska enheterna övertagit ansvar och tillförts medel, 7,7 mkr, för de särskilda undervisningsgrupperna. LSS-verksamheten tillhör organisatorisk pedagogisk enhet Centrum och motsvarande resurser, 8,2 mkr, har överförts dit. Mot bakgrund av att den nya organisationen endast varit i drift under ett år och att förändring tar tid är min bedömning att den förväntade förändringen är uppfylld i så hög grad det är rimligt i dagsläget. Vi befinner oss fortfarande i en genomförandefas. De strukturella delarna börjar ta sin form medan mycket återstår vad gäller den kulturella förändringen. Rapporten som upprättats och som beskriver förbättringsområden på kort och på lång sikt är värdefull som utgångspunkt för det fortsatta förändringsarbetet, liksom de förbättringsområden som lyfts i Skolinspektionens och Arbetsmiljöverkets tillsynsrapporter. Anette Liedström Hjorth Förvaltningschef Utvärdering av ny organisation för förskola & grundskola Kungsbacka kommun 2015 Den längsta resan för var och en är den inre resan Dag Hammarskjöld Kungsbacka 26 maj 2015 Fredrik Höper Den längsta resan för var och en är den inre resan Dag Hammarskjöld Innehållsförteckning Utvärdering av ny organisation för förskola & grundskola Kungsbacka kommun 2015 ..................................................................................................................................................... 1 SAMMANFATTNING ........................................................................................................................ 3 UPPDRAGET ...................................................................................................................................... 4 Nämndens beslut ....................................................................................................................................... 4 Utvärderingsuppdrag ............................................................................................................................... 4 Bakgrundsmaterial ................................................................................................................................... 4 Genomförande av intervjuer ................................................................................................................. 5 REDOVISNING ................................................................................................................................... 5 Övergripande för ny organisation ....................................................................................................... 5 Förvaltningsstab ....................................................................................................................................................... 6 Verksamheten ............................................................................................................................................................ 7 Rektor och förskolechefs frirum .......................................................................................................... 7 Förvaltningsstab ....................................................................................................................................................... 8 Verksamheten ............................................................................................................................................................ 9 Likvärdighet i kommunen – vägar mot gemensamt mål .............................................................. 9 Förvaltningsstab ....................................................................................................................................................... 9 Verksamheten ......................................................................................................................................................... 10 Administrativt stöd ................................................................................................................................ 10 Förvaltningsstab .................................................................................................................................................... 11 Verksamheten ......................................................................................................................................................... 11 Organisation av stöd till barn i behov av särskilt stöd 1-‐5 år .................................................. 11 Förvaltningsstab .................................................................................................................................................... 12 Verksamheten ......................................................................................................................................................... 12 Elevhälsa .................................................................................................................................................... 12 Förvaltningsstab .................................................................................................................................................... 12 Verksamhet .............................................................................................................................................................. 12 ÖVERVÄGANDEN OCH FÖRSLAG TILL FÖRBÄTTRINGSOMRÅDEN ............................... 13 2 SAMMANFATTNING Den bild som tonar fram i samtalen med delar av den nya organisationens chefer och deras syn på, dels året som gått och dels vilka förbättringsområden som efterfrågas, har många dimensioner. Kunskap och förståelse för hur organisationen konstruerats, dess syfte, mål och tänkta förtjänster delar chefsgruppen. Det finns förespråkare för organisationens potential och framtid och det finns de som hävdar att det borde börjas om med en helt ny organisationsform. Detta ska naturligtvis ses utifrån det faktum att organisationen varit igång endast ett år med allt vad det innebär av oro i förändring. I all organisationsförändring, oavsett om planeringen är kort och implementeringen lång eller vice versa, krävs uthållighet och långsiktighet. Uthållighet, delaktighet och medskapande är tre viktiga begrepp som förvaltningschefen anger som viktiga värdeord för organisationens implementering och utveckling. Värdeorden bör få ett tydligare innehåll och större tyngd för utvecklingen av organisationen. Cheferna behöver gemensamma konkreta bilder kring dessa värdeord så att de stärker deras arbete med att förstå, implementera och utveckla organisationen i den riktning som förväntas av dem. Förståelsen kring uppdraget att arbeta i en politiskt styrd organisation bör stärkas. Det finns en lojalitet mot uppdraget och organisationen. Det finns också ett tydligt önskemål om ökad delaktighet, förbättrad kommunikation samt förtydliganden om riktningen för organisationen och dess förväntade utveckling. Det framgår tydligt av samtalen att kommunikation på specifika områden, kopplade till organisationsförändringen, varit en bristvara. När förståelsen för organisationens syfte och mål satt sig hos alla chefer kommer det att synas ännu mer i det pågående förändringsarbete i verksamheten t.ex. genom att förbättrade förutsättningar för barns lärande skapats. Ökat ansvar för att ta del av information och en löpande dialog kring strategiska frågor rörande den nya organisationen, skulle öka förståelsen. Därmed skulle mycket kraft kunna återföras implementeringen och positiv energi frigöras. Det finns en vilja hos cheferna att stärka ansvarskulturen i organisationen och att var och en står för och bidrar med förbättringsarbete som leder framåt. Huvudmannens förtroende och tillit till rektor och förskolechefs uppdrag och förmåga att förbättra verksamheten är tydlig. Processerna med att stärka ledarskapet på de pedagogiska enheterna likaså. Genom att tydliggöra styrkedjan från huvudman till verksamheten och kommunicera den i dialog kommer organisationen att stärka cheferna och deras uppdrag, såväl som viljan och intresset att utnyttja frirummet. Frirummet bör naturligtvis balanseras mot ett ”ofrirum” bestående av det som är ålagts chefer i deras uppdrag. Det kommer också att stärka och tydliggöra likvärdigheten i Förskola & Grundskola men vägarna mot målet kommer att se olika ut. Mångfalden berikar. Ett tydligt ansvar vilar på verksamhetscheferna att skapa gott samarbetsklimat och ett tillitsfullt förhållningssätt organisationen så att likvärdigheten i förskola och skola i Kungsbacka kommun alltid kan vara föremål för dialog. Föräldrar och huvudman ska kunna känna sig trygga med att deras barn utvecklas och får stöd oavsett var de bor i kommunen. 3 UPPDRAGET Nämndens beslut 2013-‐10-‐31 beslutade nämnden för Förskola & Grundskola om en ny organisation. Nämnden beslutade också om att förvaltningschefen ska återrapportera genomförandet av den nya organisationen och dess effekter ett år efter start. Utvärderingsuppdrag Utvärderingen ska belysa hur den nya organisationen inverkat på utveckling, samverkan mellan skolor och de pedagogiska områdena, likvärdig verksamhet i den kommunala skolorganisationen och rektors pedagogiska ledarskap. Utvärderingen ska också ge en bild av de pedagogiska områdenas olika vägar mot de gemensamma målen i kommunens förskole och grundskoleverksamhet. Fokusområden för utvärderingen ska vara rektors frirum och likvärdigheten i kommunen som bl.a. syftar till att skapa det som benämns Ett Kungsbacka samt förbättringsområden i Skolinspektionens tillsyn av verksamheten 2014 vad avser rektor/förskolechef i styrkedjan i relation till förvaltning och huvudman. Utvärderingen avgränsas från den nya organisationens ekonomiska effekter då den utvärderingen hanteras av ekonomichefen för Förskola & Grundskola. Resursfördelningsmodellen kan dock komma att beröras i utvärderingen i någon form. Utvärderingen ska följa upp och beskriva den rådande ansvarskulturen i organisationen och dess effekter på utveckling och resultat utifrån ett arbetsgivar-‐ och chefsperspektiv. Relationer ansvar och befogenheter – frirum och likvärdighet. Vidare ska utvärderingen omfatta konsekvenser av beslutade förändringar i samband med den nya organisationens genomförande. Dessa förändringar gäller: • Organisation av stöd till BIBSS 1-‐5 år • Stöd till skolledare och hur det på verkar deras arbetsmiljö • Organisering av Elevhälsan • Administrationen • Rektors/förskolechefs frirum – insikt om och användande av frirummet. Bakgrundsmaterial Underlag för samtal och frågeställningar hämtas från beslut och andra kommunala dokument kopplade till organisationsförändringen men även från aktuell forskning bl.a. Gunnar Berg – Skolledarskap och skolans frirum, Olof Johansson – rektor och styrkedjan SOU 2015:22, Olof Johanssons forskningsöversikt ”struktur, kultur och ledarskap”, Peter Senge – Den femte disciplinen (Lärande organisation). 4 Genomförande av intervjuer Underlag för analys av information ges via samtal med: • Rektorer och förskolechefer via gruppsamtal • Förvaltningsjuristen • Ekonomichefen för förskola & grundskola • Samtliga verksamhetschefer, individuella samtal Utvärderingen av ny organisation inom förvaltningen förskola & grundskola i Kungsbacka är genomförd utifrån femton samtal med grupper och enskilda tjänstemän. Rektorer och förskolechefer fördelade över de tre pedagogiska områdena var slumpvis utvalda att delta i samtalen. Samtalen med chefer i organisationen och på förvaltningsstaben har präglats av ett genuint engagemang och en uttalad vilja att bidra med tankar och reflektioner kring ny organisation. Alltifrån det som är positivt och framgångsrikt till vilka förbättringsområden som cheferna ser som viktiga för den nya organisationens utveckling. De av förvaltningschefen angivna fokusområden som har legat till grund för samtalen utifrån ett nulägesperspektiv, ett år efter att ny organisation sjösatts var följande. Ø Ø Ø Ø Ø Ø Ø Ny organisation utifrån ett övergripande perspektiv och med fokus på styrkedjan. Rektors och förskolechefs frirum. Likvärdigheten - Ett Kungsbacka. Stöd till rektor och förskolechef för att stödja deras arbetsmiljö En lärande organisation. Organisation av stöd till BIBSS (barn i behov av särskilt stöd) i förskolan. Elevhälsan REDOVISNING Under varje fokusområde nedan redovisas bakgrundsfakta samt de synpunkter som framförts i samtalen. Övergripande för ny organisation I SOU 2015:22 – Rektor och styrkedjan - beskriver Olof Johansson ledarskapsproblemen i svensk skola. Svagheter i styrkedjan, rektors arbetsbelastning och dubbla uppdrag, det nationella via skollagen och det kommunala via huvudmannen, är några problemområden som beskrivs i utredningen. Bristande tid för pedagogiskt ledarskap och uppföljning av verksamhetens resultat är andra problemområden. I Johanssons undersökning angav rektorer att i snitt 32 % av deras tid hade kopplingar till pedagogiskt ledarskap Ett av den nya organisationens syfte är att stärka rektors och förskolechefs uppdrag och skapa förutsättningar för avlastning och ökat frirum och därmed stärka det pedagogiska ledarskapet. Införandet av ny organisation påverkar människor, om än i olika grad. Förväntningar på förändring finns uttalat och processer till stöd för förändring har påbörjats. Det finns ett värde i att redan efter ett år få en bild av hur färden gestaltar sig för att göra eventuella korrigeringar av färdriktningen och sådant som påverkar implementeringsarbetet positivt. 5 Förändring tar tid och det krävs tålamod och uthållighet av dem som ansvarar och driver förändringsarbetet. Att tänka långsiktigt och göra kontinuerliga avstämningar stärker arbetet. En framgångsfaktor för organisationen är att åstadkomma en ökad systemförståelse bland chefer. John Kotter, forskare vid Harvard Business School i Boston, beskriver i sin bok ”Leading Change” åtta viktiga faktorer för att nå framgång med att skapa större förändringar i organisationer eller företag. En av de viktigare faktorerna är att i alla led i organisationen etablera en känsla av att förändringen är viktig och har hög prioritet. En annan faktor är att skapa grupper inom organisationen som är positiva till förändringen och har styrkan att leda implementeringen och arbeta i team. En tredje faktor är att utveckla en gemensam vision för organisationen som ska fungera som stöd och guide i allt förändringsarbete och det som arbetet ska leda till. Förskola & Grundskola har skapat förutsättningar för att förändringsprocessen ska vara framgångsrik bl.a. genom kontinuerlig uppföljning och utvärdering av organisation och förändringsprocesser samt tänka långsiktigt. Förvaltningsstab Här finns en stark tro på organisationen, att den över tid kommer att skapa förbättrade förutsättningar för cheferna att stärka sitt pedagogiska ledarskap och fokusera på barnens utveckling och förbättrade resultat. Verksamhetscheferna har pratat sig samman hur ansvar, frirum och stöd skall kunna kombineras till en förbättrad arbetsmiljö för cheferna och därmed ge dem ökad tid för kärnverksamheten. Utvecklingen ser inte likadan ut på de pedagogiska enheterna, vilket inte heller eftersträvas. Mångfald är bättre enfald och gynnar utveckling. Teamarbete eftersträvas och utvecklas på samtliga områden liksom nätverkandet. ”Rektorer och förskolechefer är väl införstådda med fördelen av att samarbeta, men gör det inte på riktigt eller i tillräckligt stor utsträckning så att det tillför dem värdefull kunskap.” Den nya organisationen har tre pedagogiska enheter där verksamhetschefernas styrning och ledning ska leda till att finna egna vägar för större autonomi och självständighet för varje enhet utifrån dess förutsättningar. Rektor och förskolechefs frirum, att utveckla sin egen organisation inom ramen för gällande styrdokument, uppmuntras. Verksamhetschefer blir huvudmannens förlängda arm och har uppdraget att stödja och styra förändringsprocessen. Efter ett år med förändringsprocesser finns det fortfarande de som behöver tid att hitta sin nya roll i organisationen. Stödet till dem är viktigt. För andra har förändringen inneburit en nytändning och glädje över att få ett större frirum och ta ansvar fullt ut. En tredje grupp kämpar lojalt på, gör sitt bästa men har fortfarande svårt att helt släppa det som var tidigare. Förändringsprocessens långsiktighet är viktig. Uthållighet, delaktighet och medskapande måste ännu tydligare bli en del av utvecklingen. “Jag tror på vårt koncept. Pratar mig varm för en tydligare rektorsstyrning. Den autonoma, myndighetsutövande rektorn som skapar sina egna välfungerande organisationer.” ”Vi lever inte riktigt som vi lär, hela vägen ända ut. Det brister i delaktighet och många frågor blir obesvarade.” 6 Verksamheten Det uppskattas att möten på central nivå har blivit färre och frivilliga att delta i till förmån för arbete på den egna enheten. Dock saknar många en ersättning för den gemensamma informationen som delgavs på mötena. För några innebär det att vision och mål förblir otydliga. Synen på om styrningen har blivit tydligare eller inte i samband med införandet av ny organisation, skiljer sig mellan rektorer och förskolechefer. Förskolechefer uttalar sig mer positivt om förändringen. ”Styrningen har förändrats genom att jag känner mig vara i ett annat sammanhang. ”Frirummet som rektor har, har blivit större på ett sätt.” ”Kontroll har bytts ut mot stöd, motivation, inspiration och uppmuntran.” ”Styrningen har förändrats väldigt tydligt. Mer frihet under ansvar.” ”Styrningen upplever jag som diffus och rörig.” ”Det finns en upplevelse om att det kommunala uppdraget ibland överskuggar det nationella.” Verksamhetschefsnivån har både sina förespråkare såväl som sina kritiker. Orsaken till detta kan man finna i den tidigare organisationen och det autonoma chefskapet som utvecklades bl.a. i de tidigare kommunalt självstyrande skolorna. Även hur styrningen i den nya organisationen sker från huvudman till verksamhetschef har vållat problem när det gäller förståelse för hela styrkedjan. Här ska också nämnas att det finns få avtryck i den nya organisationen från de tidigare kommunala självstyrande skolorna. Den uppfattningen delas inte bara av dem som tidigare varit i den tidigare kommunalt självstyrande verksamheten utan även av andra. ”Verksamhetschefsnivå bara förvirrar.” ”Verksamhetschefen är helt osynlig för personalen vilket verksamhetschefen är tydlig med att det inte är hens uppdrag. Perspektivet att verksamhetschef är representant för huvudmannen är tydlig och betonas.” ”Kulturkrockar mellan de tidigare kommunalt självstyrande skolorna och övriga kommunala skolor måste bearbetas.” Det finns en tydlig och gemensam kritik mot förvaltningsstabens storlek och den bristande kommunikationen om de olika funktionernas uppdrag och stöd till verksamheten. Bristen på insyn, delaktighet och information skapar negativa bilder och frustration som tar onödigt kraft och får för stort fokus. Viktigt att påpeka att kritiken inte är riktad till person utan till funktion och organisation. ”Skala ner de övergripande funktionerna. Vi utvecklar vår verksamhet inom vårt geografiska område.” ”Staben växer och vi har ingen information om bakgrunden till varför tjänster har tillsatts.” ”Man säger att vi skall ha självstyrande enheter men å andra sidan bygger man en kolossal överbyggnad.” ”Alla ska göra allt och det blir ingen kvalitet i det. Det skapar mycket oro.” ”Jag får mycket stöd när jag efterfrågar det och behöver inte gå via verksamhetschef. Det känns som om det finns stödfunktioner när jag efterfrågar det. Rektor och förskolechefs frirum Gunnar Bergs forskning om och beskrivning av skolledarskapets frirum är i många stycken en komplex beskrivning som inte är självklar ta till sig. Han beskriver frirummets arena utifrån 7 tre spelplaner i förhållande till olika skolinstitutionella strukturer – spelplan slipsen, spelplan molnet och spelplan ellipsen. De tre spelplanerna ställer krav på olika typ av skolledarskap. Forskningen kring frirumsbegreppet utgår från kultur, organisation, styrning, arbetsvillkor, skolutveckling. I denna kontext finns ett frirum. Gunnar Berg kopplar tydligt frirumsstrategier till den egna skolans skolutveckling. Gunnar Berg skriver – ”Att upptäcka och erövra frirummet innebär att arbeta för en – till elevers bästa – förändring av det gängse vardagsarbetet som ligger inom ramen för en av stat och samhälle sanktionerad skolverksamhet.” Förvaltningsstab Verksamhetscheferna strävar efter att skapa goda förutsättningar för rektor och förskolechef att använda sitt frirum för att hitta sina vägar mot förbättrade resultat och en effektivare organisation. Chefer som strävar efter ökad autonomi tenderar att använda frirummet i större utsträckning än andra. Det finns en tydligt uttalad förväntan från huvudmannen i samband med införande av ny organisation, att rektors och förskolechefs frirum ska stärkas, stödjas och uppmuntras. Det ska öka mångfalden av skolutvecklingsprocesser till stöd för barn- och elevers lärande. Frirummet ska också bidra till att stärka och synliggöra ansvarskulturen i organisationen. ”Mångfald skall råda i organisationen. Styrningen måste tillåta att vi har en mångfald och låter olika blommor blomma.” ”Man bör stimulera olikheter inom frirummets ram.” ”Samtalen med chefer leder till en ökad förståelse, systemförståelse och därmed bidrar det till att individerna känner att de kan och får utvidga sitt frirum.” ”Svårt att skapa en ansvarskultur om kontrollmekanismerna blir för omfattande och obegripliga.” Frirumsbegreppet tolkas i stor utsträckning individuellt av chefer i organisationen. Det kopplas till rektors och förskolechefs strävan att vara autonoma och ta ansvar. Frirummet kopplas också i hög grad till att huvudmannen har tillit och förtroende för cheferna att de fullgör sitt uppdrag. Det ger ett outtalat mandat att våga pröva och ta risker. Upplevelsen hos många chefer är att uppmaningen med att ta sig an frirummet inte överensstämmer med det som verkligen sker i organisationen. Rädslan att göra fel när frirummet tas i anspråk och konsekvenserna av det skapar osäkerhet som kan leda till och en någon form av passivitet i utvecklingsarbetet. Alltså motsatsen till vad som är tänkt att uppnås med ny organisationen. Frirumsbegreppet måste bli föremål för innehållslig dialog och ges en synligt gemensam definition som gäller hela Kungsbacka. Det finns en problematik i begreppen frirum - likvärdighet – ansvar som påverkar cheferna i sina beslut. Huvudmannen och dess företrädare kan genom att beskriva ofrirummet, allt det som chefer måste göra enligt lagar och förordningar, tydliggöra bilden av det som är ”intecknat” och vad som kan hänföras till ett frirum. ”Det finns brist på tillit i organisationen som inte är nyttig för utvecklingen. Vi måste genom symboliska handlingar visa att vi litar på folk.” 8 ”Tilltro och förtroende måste finnas i båda riktningarna, från huvudmannen och från verksamheten. Verksamheten Det framgår att rektorer och förskolechefer har olika tolkningar och bilder av frirummet och vad det står för. Gemensamt för dem är att de beskriver att de upplever sig ha ett större frirum som pedagogiska ledare än som chefer. Det grundas bl.a. på chefsuppdragets tydliga styrning och arbetsgivaransvar. ”Pedagogiska ledarskapet har ett frirum, inte chefskapet” ”Chefskapet begränsar friutrymmet till viss del jämfört med det pedagogiska ledarskapet.” ”Vi har fått frirum in elevhälsan och barn i behov av särskilt stöd. Sedan är det en annan sak att vi kanske inte gillar det.” Många upplever att den nya organisationen uppmuntrar dem till frihet att skapa utrymme för alternativt öka sitt eget frirum medan andra anser att de blivit mer styrda och därmed begränsade. Cheferna uttalar att huvudmannen har en tillit och ett förtroende för deras förmåga att göra ett kvalificerat jobb, sett till uppdraget med mål och resultat. ”Man säger – utnyttja frirummet – men Kungsbacka är oerhört linjestyrt.” ”Det är skönt att jag får ta ansvar och välja.” ”Jag tar ansvar oavsett om någon ser mig eller inte. Jag har ett ansvar och tar det oavsett kontroll eller uppföljning.” ”Du har en möjlighet att skapa ditt frirum men det kan innebära både risktagande och misslyckande.” ”Spontant kan jag säga att det finns en stor tillit.” ”Tillit och förtroende har jag känt genom alla år.” Likvärdighet i kommunen – vägar mot gemensamt mål Ett av syftena med den nya organisationen är att åstadkomma ett likvärdigt Kungsbacka för förskola & grundskola. Ett likvärdigt Kungsbacka, där verksamheterna kan välja delvis olika vägar men där likvärdighet ändå uppnås. Vägar mot målet ska kunna se olika ut och mångfalden stödjas. Likvärdigt betyder inte att göra likadant. Även på detta område måste en pågående dialog prioriteras eftersom begreppet – Ett likvärdigt Kungsbacka – tolkas och förstås på olika sätt i organisationen. Verksamhetschefsnivån kan bidra till att dialogen om vad som är likvärdigt i Kungsbacka inom förskola & grundskola prioriteras och kommuniceras i organisationen. Det kommer att skapa stabilitet och trygghet för alla. En ökad systemförståelse för att stödja likvärdighetsdialogen kommer att skapa trygghet och ge fler chefer stöd i att utveckla sina enheter i olika riktningar i ökad omfattning än idag. Förvaltningsstab Reflektioner om hur man skapar ett likvärdigare Kungsbacka består till stor del av att det finns en överspridning av erfarenheter av utvecklingsarbete mellan de pedagogiska områdena. Ekonomi, budgetarbete och resursfördelning har en framträdande roll i att skapa likvärdiga förutsättningar för barn. 9 ”Vi måste eftersträva någon form av kunskapsöverspridning mellan skolor som leder till en ökad likvärdighet.” Erfarenheter från de tidigare kommunalt självstyrande skolorna bör tas tillvara och jämföras i en kontext i den nya organisationen. Det kommer att stimulera både till ett ökad användande av frirummet men även för utvecklingsprocesser mot förbättrade resultat. Som exempel kan anges resultatet av skolinspektionens tillsyn av hur skolorna uppfyller författningarnas krav där resultatet är mycket gott. Det framhålls även att skolorna bedriver ett positivt och framgångsrikt samarbete med föräldrar som stärker eleverna och skolans verksamhet. Framgångsrika erfarenheter som andra skolor i organisationen kan dra nytta av. ”Personerna i KSS har tillfört mycket i våra organisationer då de är starka drivande personer och intresserade av att utveckla skolan.” “KSS har skapat en gemensam idé och ett vi som vi kan fundera över hur vi kan använda.” ”Å andra sidan finns inget i KSS idén om likvärdighet.” ”KSS-tanken om att genomföra uppdraget utan att uppdraget kompletteras med styrning uppifrån är kanske en underförstådd förväntan på organisationens utveckling.” Verksamheten Elevhälsans utformning och uppdrag i de olika områdena betraktas generellt som ett bra exempel på ett likvärdigt Kungsbacka. Möjligheten att jobba olika men mot samma mål i exempelvis grannskolor emellan har blivit tydligare. Likvärdighetsbegreppet – Ett likvärdigt Kungsbacka – och vad det i sak betyder kräver fortsatt dialog och förtydliganden. Det finns en upplevelse av att erfarenheter från de tidigare kommunalt självstyrande skolorna inte tillvaratagits i tillräcklig omfattning hos ett antal chefer. ”Definition och problematisering av begreppet – Ett likvärdigt Kungsbacka – har inte gjorts förutom för elevhälsans verksamhet.” ”Likvärdighetsbegreppet har inte lyfts lika starkt som friutrymmet i planeringen av den nya organisationen.” ”Alla ska ha en chans att lyckas oavsett var man bor i kommunen.” ”Ansvaret för likvärdigheten delas av oss alla” Rektorer och förskolechefer önskar också att förvaltningsstabens medarbetare får sina uppdrag synliggjorda så att chefernas vet vart man skall vända sig för stöd. Det finns förståelse för att allt inte kommit på plats i den nya organisationen under det första året. Administrativt stöd Rektors arbetsbelastning har under decennier varit föremål för utredningar och forskning. Olof Johansson konstaterar i sin SOU 2015:22 att inte mycket har förändrats i syfte att underlätta för rektor och minska på arbetsbördan. Han beskriver att den tidigare kända problembilden förstärkts och fördjupats. Det finns en medvetenhet hos huvudmännen om problematiken men ingen medveten satsning på att lösa rektor problem, står vidare att läsa i utredningen. Förskole & Grundskol har valt att fokusera på rektors och förskolechefs arbetsmiljö i den nya organisationen och utöka stödet och avlastningen. Det finns en problematik i synen på hur 10 detta ska ske och vad stödet och avlastningen ska innehålla. Här måste huvudmannen och cheferna ännu skapa en samsyn. Ett antal administrativa rutiner har utvecklats under året för att stödja rektorer och förskolechefer och dessa är föremål för ständig utveckling. Det kan gälla allt från digitala system till rutiner om återrapportering till nämnd eller att utveckla administratörernas kompetens. Erfarna rektorer och förskolechefer som är har av förklarliga skäl mindre svårigheter att söka stöd på staben p.g.a. att de har en personkännedom som nya chefer ej hunnit skaffa sig. Förvaltningsstab ”Rapporterings- och delegationsrutiner till nämnden har upprättats och därmed får nämnden in all information.” ”Detta har fått till resultat att vid resursfördelningen gör nämnden sina prioriteringar för barn i behov av stöd innan övrig budget fördelas.” ”Det finns ett problem i organisationen att det finns brist på inflytande och delaktighet” ”Initiativet måste komma inifrån organisationen och samordnas på staben.” ”Vi behöver fler omedelbara åtgärder för att stärka stödet” ”Intendenttjänsten är en otroligt svår fråga – det finns olika uppfattningar om detta.” Verksamheten ”Vi behöver stöd i frågor rörande fastigheter, brand, arbetsmiljö, kontakter med service, skolskjutsar mm.” ”Vi behöver fokusera på funktion och inte på person i staben när det gäller att söka stöd.” ”Intendent löser inte stödet till rektor. Vi behöver avlastning på plats.” ”Biträdande rektor vore ett bättre stöd för rektor.” ”Vi har ett rejält stöd av verksamhetschef administraion som leder och utvecklar administratörerna vilket gynnar oss rektorer. Ett strålande arbete.” Organisation av stöd till barn i behov av särskilt stöd 1-‐5 år Fler förskolor har organiserat barn- och elevhälsoteam på sina enheter i samband med nya organisationens införande och ser det som en positiv utveckling som gynnar barnen. Det finns en djup och väl förankrad insikt hos cheferna om att ju tidigare barnen får stöd desto större möjligheter för dem att lyckas. Förändringen gällande organisation och fördelning av resurser till stöd för barn i behov av särskilt stöd i förskolan har hanterats väl både ur ett likvärdighetsperspektiv men också ur ett frirumsperspektiv för förskolechefen. Lösningarna på hur resurserna fördelas ser lite olika ut på de pedagogiska enheterna. Här har man hittat olika lösningar som är anpassade till de önskemål som chefer uttryckt på respektive pedagogisk enhet. Förändringen av det tidigare specialpedagogiska centrum nämligen att till vissa delar decentralisera organisationen så att pengar fördelas till de pedagogiska områdena och vidare ut till enheterna, har inte landat fullt ut bland förskolecheferna. De saknar helhetsbilden av hur ekonomin från specialpedagogiskt centrum är fördelat. I brist på specialistkompetens inom specifika områden eller extra pengar, som beskrivningen lyder, har det skapats andra och kreativa lösningar på hur stödet till barnen kan lösas inom befintlig ram. Förskolechef och medarbetare har lyckats att använda den interna kompetensen på enheterna annorlunda bl.a. genom att skapa förändrade organisationer kring barnen i behov av särskilt stöd. Här finns en mycket god grund att bygga vidare på visa upp som ett gott exempel i kommunen. 11 Resurser från det tidigare specialpedagogiskt centrum har fördelats till de pedagogiska enheterna i form av medarbetare eller pengar. Efter ett år i den nya organisationen uppfattar utredaren att det pågår ett arbete med att hitta former för att använda resursen på ett sätt så att de stödjer barnen bäst. Förvaltningsstab ”Införandet av barn- och elevhälsoteam har varit positivt för att kunna upptäcka och möta behoven hos barnen.” ”I organisationen läggs ofta problemen på barnen i stället för att utgå från oss vuxna och hur vi bör förändra och anpassa vårt arbete till barnens bästa.” Verksamheten ”Ta tillvara de goda exempel som finns för att utveckla stödet till barnen och man behöver inte göra lika för att lyckas.” ”Besluten och stödet för barn i behov av särskilt stöd kommer närmare verksamheten och stärker därmed ansvarskulturen.” ”Bra att ansvaret ligger närmare oss.” ”Vi upplever ett stort kompetenstapp efter nedläggningen av specialpedagogiskt centrum.” Elevhälsa Elevhälsans betydelse för barnens utveckling och för att barnen skall få rätt stöd för att lyckas i sin skolgång har en tydlig och framträdande roll i förändringsarbetet. Nya strukturer för elevhälsans arbete håller på att skapas och ansvaret har decentraliserats. Det finns en gemensam uppfattning att likvärdigheten för elevhälsans arbete i Kungsbacka är tydlig och transparent i organisationen. Det förebyggande arbetet och inkluderingstanken är prioriterat sett ur ett längre perspektiv. Koordinatorernas arbete uppskattas och är ett bra exempel på hur man kan arbeta mellan enheter och därmed dra nytta av och delge varandra erfarenheter. Delar av organisationen saknar specialistkompetens för elever i behov av särskilt stöd och avsaknaden av denna kopplas till nedläggningen av specialpedagogiskt centrum. Förvaltningsstab ”Koordinatorer för elevhälsoteamen är sprunget ur decentraliseringen av specialpedagogiskt centrum.” ”Två medarbetare har ett väldigt tydligt förbyggande uppdrag.” ”Verksamhetschefens uppdrag med elevhälsan är att skapa likvärdighet kring dessa frågor i Kungsbacka.” ”Redovisa hela ekonomiska bilden av var pengarna från specialpedagogiskt centrum hamnat så undanröjer det mycket irritation och frustration hos chefer.” Verksamhet ”Kunskapen om hur barn i behov av särskilt stöd får hjälp utan stora insatser av specialpedagogiskt centrum tidigare, är en bra erfarenhet att föra in i nya organisationen. Allt behöver inte kosta pengar.” ”Trots allt efterlyses kompetenser som med andra ögon och andra lösningar bidrar till utvecklingen att möta dessa barns behov.” ”Det går att göra mycket mer på skolorna.” Vi behöver skapa en organisation som bättre möter behoven vi har med barn i behov av stöd. Allt från kritisk vän till någon som tänker utanför boxen.” 12 ÖVERVÄGANDEN OCH FÖRSLAG TILL FÖRBÄTTRINGSOMRÅDEN Implementeringsarbetet med en ny organisation är en långsiktig process som kräver uthållighet och tydlig styrning. Förändringsprocesser måste kopplas till organisationens vision och framgångar i förändringsarbetet ska uppmärksammas och bli en del av den nya kulturen. Att synliggöra framgångar, stora som små, stärker cheferna i deras arbete och visar att resultatet av förändringsarbetet leder framåt, mot målen med ny organisation. De är av vikt att fatta ett antal strategiska beslut utifrån det som utvärderingen visar. Det kommer att stärka implementeringsprocessen på kort och lång sikt samt skapa ökad tillit och förtroende i organisationen. Positiv input i organisationen som t.ex. beslut kopplade till denna del i utvärderingen kommer att skapa energi och arbetsglädje i alla led. v Den nya organisationens mål och syfte (gemensam vision) måste förstås och ägas av alla chefer utifrån en systemförståelse. En dialog måste föras mellan huvudman och samtliga skolledare. v Tydliggör vad i organisationens struktur och utformning som ligger fast och vad som kan påverkas och utvecklas genom delaktighet från cheferna. v Kommunicera och visa vilket stöd förvaltningsstabens roller och funktioner har och hur uppdragen ser ut för dessa. v Synlig- och tydliggör utvecklingsenhetens uppdrag. v Transparens i ekonomi och resursfördelning måste bli tydligare för att skapa förståelse och tillit i organisationen. Efterfrågan på ekonomisk redovisning av decentraliseringen av före detta specialpedagogiskt centrum. v Tillse att kommunikation- och informationsaspekten finns med i alla delar av det fortsatta arbetet med den nya organisationen och i detta identifiera målgruppernas förförståelse. v Prioritera dialogen och delaktigheten i arbetet med att hitta former för ett nära stöd för avlastning för rektor, förskolechef och enhetschef. v Stärk arbetet med att bilda ledarteam och styr mötena mot ökad kunskaps- och erfarenhetsutbyte. Utveckla ”dela-kulturen” ytterligare. v Utveckla det systematiska kvalitetsarbetet på enheterna till att omfatta även de av huvudmannen beslutade uppföljningarna och kontrollstationerna under året. Det stärker chefernas fokus på helheten i uppdraget, det kommunala såväl som det statliga. v Fortsätt dialogen kring begreppen frirum/ofrirum, likvärdighet, ansvarskultur och skapa en övergripande, gemensam bild av begreppens innehåll och betydelse i relation till de olika delarna i chefs- och ledaruppdraget. 13 Utredarens förslag är att förbättringsområdena prioriteras enligt fyrfältaren nedan för att få bra effekt på den fortsatta utvecklingen och implementeringen av organisationen. STÖRST%UTVÄXLING%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%NU% Den$nya$organisa,onens$mål$och$sy2e$(gemensam$vision)$ måste$förstås$och$ägas$av$alla$chefer$u,från$en$ systemförståelse.$En$dialog$måste$föras$mellan$huvudman$ och$samtliga$skolledare.$ $ Tydliggör$vad$i$organisa,onens$struktur$och$u@ormning$som$ ligger$fast$och$vad$som$kan$påverkas$och$utvecklas$genom$ delak,ghet$från$cheferna.$ $ Kommunicera$och$visa$vilket$stöd$förvaltningsstabens$roller$ och$funk,oner$har$och$hur$uppdragen$ser$ut$för$dessa.$$ $ SynligE$och$tydliggör$utvecklingsenhetens$uppdrag.$ $ ANGELÄGET % %%%%%%%%%%%%%%%%%%NU %%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%% Transparens$i$ekonomi$och$resursfördelning$måste$bli$ tydligare$för$aF$skapa$förståelse$och$,llit$i$organisa,onen.$ E2erfrågan$på$ekonomisk$redovisning$av$decentraliseringen$ av$före$deFa$specialpedagogiskt$centrum.$ $ Tillse$aF$kommunika,onE$och$infroma,onsaspekten$finns$ med$i$alla$delar$av$det$fortsaFa$arbetet$med$den$nya$ organisa,onen$och$i$deFa$iden,fiera$målgruppernas$ förförståelse.$ $ Prioritera$dialogen$och$delak,gheten$i$arbetet$med$aF$hiFa$ former$för$eF$nära$stöd$för$avlastning$för$rektor,$förskolechef$ och$enhetschef.$$ $ $ $ $ STÖRST%UTVÄXLING%%%%%%%%PÅ%LÅNG%SIKT%% ANGELÄGET %%%%%%%%%%%%%%%%%PÅ%%LÅNG%SIKT% Stärk$arbetet$med$aF$bilda$ledarteam$och$styr$mötena$ mot$ökad$kunskapsE$och$erfarenhetsutbyte.$Utveckla$ delaEkulturen$yFerligare.$ $ Utveckla$det$systema,ska$kvalitetsarbetet$på$ enheterna$,ll$aF$omfaFa$även$de$av$huvudmannen$ beslutade$uppföljningarna$och$kontrollsta,onerna$ under$året.$Det$stärker$chefernas$fokus$på$helheten$i$ uppdraget,$det$kommunala$såväl$som$det$statliga.$ $ FortsäF$dialogen$kring$begreppen$frirum/ofrirum,$likvärdighet,$ ansvarskultur$och$skapa$en$övergripande,$gemensam$bild$av$ begreppens$innehåll$och$betydelse$i$rela,on$,ll$de$olika$ delarna$i$chefsE$och$ledaruppdraget.$$ 14 Tålamod övervinner allt! 15 Tålamod övervinner allt! Tålamod övervinner allt 16 TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2015-01-16 Diarienummer FG/2014:170 Revidering - Ny organisation - lägesrapport 2 Förslag till beslut Informationen noteras till protokollet. Sammanfattning Ärendet är den andra lägesrapporten rörande Förskola & Grundskolas nya organisation och innehåller hur långt den genomförts, fram till och med årsskiftet 2014/2015. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, 2015-01-16 Tjänsteskrivelse, 2014-11-28 Bilaga: Tjänsteskrivelse 2014-05-27 samt beslut NFG 2014-06-17 , § 57. Beslutet skickas till Förvaltningens ledningsgrupp, Skolledare. Beskrivning av ärendet Då nämnden vid möte 2013-10-31, § 80/13 beslutade om ny organisation med tre pedagogiska enheter för Förskola & Grundskola, beslutades också att förvaltningschefen ska återrapportera genomförandet av den nya organisationen och dess effekter ett år efter start och presentera en första lägesrapport i december 2014. En första lägesrapport presenterades vid nämndsammanträdet 17 juni. Detta ärende, som utgör den andra lägesrapporten, innehåller hur långt genomförandet av den nya organisationen kommit fram till och med årsskiftet 2014/2015. Den första lägesrapporten bifogas som bilaga till ärendet i syfte att minimera upprepningar av information. 1 (5) Förskola & Grundskola Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se KUNGSBACKA KOMMUN 2 (5) Övergripande Den nya organisationen trädde i kraft 2014-05-01. Förändringarna gällande Specialpedagogiskt Centrums verksamheter trädde i kraft 2014-08-01. Organisationsförändringen förväntas förbättra effektivitet och resultat genom en tydligare styrning och att ett större fokus läggs på uppföljning och på uppdrag utifrån efterfrågat stöd från enheterna. Den ska ge utrymme för förvaltningschef att i högre grad arbeta övergripande strategiskt med ovan och med en aktiv omvärldsbevakning. Under hela 2014 har vår tillsynsmyndighet Skolinspektionen, i sin regelbundna tillsyn, granskat utbildningen i Kungsbacka. Slutrapport på huvudmannanivå överlämnades till kommunen 2014-11-28. Det systematiska kvalitetsarbetet, och hur det hålls samman på alla olika nivåer, lyftes som skolkommunens förbättringsområde. De åtgärder som behöver genomföras för att utveckla det systematiska kvalitetsarbetet utgör en del av det fortsatta arbetet med att forma organisation och arbetssätt. Juristkompetensen i organisationen har utökats. Under tiden förvaltningsledning och skolledarorganisation arbetar med att utveckla former och arbetssätt för den nya organisationen kan förändringsarbetet upplevas som ansträngande för de inblandade och ge parallella processer hos medarbetarna. I ledningen av förändringsarbetet är det därför av största vikt att vi delar kunskap och förståelse för vad som händer i och omkring människor vid förändring. Det innebär att uthållighet, delaktighet och medskapande är nyckelord i processarbetet när vi fortsätter att bygga den nya organisationens struktur och kultur. Vi skyndar långsamt men målvetet mot bakgrund av den kunskap vi har om att det tar tid att åstadkomma förändring. Förvaltning Utvecklingsledare, verksamhetschefer och verksamhetscontollers är nu inplacerade organisatoriskt. Former för innehåll och beredning av ärenden i olika fora har setts över internt och nya modeller har börjat tillämpas. Facklig samverkan Facklig samverkansgrupp finns nu enbart på två nivåer i organisationen, förvaltningscentral inklusive pedagogisk enhetsnivå samt lokal nivå. Förändringen innebär en förstärkning av arbetsplatsträffens roll som arena för de flesta verksamhetsnära frågorna. En planeringsdag med ny facklig samverkansgrupp har genomförts i oktober. KUNGSBACKA KOMMUN 3 (5) Kärnverksamhet Under ledning av de tre verksamhetscheferna, arbetar de pedagogiska enheterna med att utveckla vår lärande organisation och att förstärka kulturen där vi delar kunskap med varandra och att förstärka förutsättningarna för rektorers/förskolechefers/enhetschefers friutrymme. Verksamhetscheferna har ett nära samarbete med varandra och med övriga verksamhetschefer i det förvaltningsövergripande stödet Matrisuppdrag som ska finnas på alla nivåer i hela organisationen är en del av det sammanhållande kitt som behövs för att uppnå likvärdig verksamhet i en stor kommun. Det ska också stödja rektorers/förskolechefers och enhetschefers möjligheter att vara pedagogiska ledare för sin verksamhet enligt skollagens bestämmelser, det gemensamma lärandet och den gemensamma nyttan. Min bedömning är att enheterna är på god väg i detta förändringsarbete. Barn- och elevhälsa Elevhälsan är ett eget verksamhetsområde i skollagen. Chefskapet för elevhälsans personalkategorier är nu fördelat till rektorer på de tre pedagogiska enheterna. Varje enhet har infört en roll som koordinator för samordning av enhetens barn- och elevhälsoarbete Koordinatorerna har i uppdrag att samordna gemensamma frågor för elevhälsan. Samordnaren har också i uppdrag att leda arbetet med utveckling av elevhälsa på organisationsnivå. Det pågår rekrytering av verksamhetschef för den medicinska och psykologiska delen av elevhälsan. Särskilda undervisningsgrupper De särskilda undervisningsgrupperna fördelas ut till de pedagogiska enheterna från och med 2015-0101 under fyra enhetschefer/rektor. - Södergruppen, årskurs 4-6, PE Norr och tar emot elever från hela kommunen. - Borgmästaren, årskurs 6-9, PE Söder - Bäcken, årskurs 6-9, PE Centrum - Mixgruppen, årskurs 6-9, PE Norr De pedagogiska enheterna samarbetar via elevhälsokoordinatorerna genom att: • systematiskt utvärdera och utveckla arbetet med särskilt stöd • bibehålla och utveckla spetskompetens • skapa möjlighet till kollegialt lärande KUNGSBACKA KOMMUN 4 (5) Verksamhet Utveckling Verksamheten är ny och innehåller i sin nuvarande form sex olika funktioner/områden, - Kompetens och projekt - Modersmål och nyanlända, (2 enheter) - Innovation - Kontakt Särskola - Fristående verksamheter, bidrag och tillsyn I enhet Utveckling ingår utvecklingsledare samt de delar av Specialpedagogiskt Centrum (SpC) som inte fördelats ut till de tre pedagogiska enheterna och till den fristående verksamheten. Verksamhetschefen för enheten har det övergripande ansvaret för att fortsatt utforma en ändamålsenlig, utvecklande och stödjande organisation. Under hösten har vi haft ett starkare fokus än i tidigare organisation på stöd och utveckling utifrån vad som efterfrågas från kärnverksamheten vilket kräver ett nära samarbete med verksamhetscheferna för de pedagogiska enheterna. Verksamheten förväntas arbeta i en anda av ständig utveckling. Verksamhet Planering Eftersom tillväxten i Kungsbacka är fortsatt hög har verksamhet Planering, som i huvudsak arbetar med organisationens dimensionering av lokalresurser, förstärks med en utvecklingsledare. En annan del av enhetens uppdrag är att utforma adekvata och spetsiga uppdrag för kvalificerat administrativt stöd som ska avlasta rektorer och förskolechefer – intendenter. Dialog förs kring innehållet i uppdragen. Bedömningen är att behovet av administrativ avlastning för cheferna ska tillgodoses under första delen av 2015. Verksamhet Administration Verksamheten är ny och syftar till att förbättra och samordna systemstöd, akutrekrytering och barnomsorgsadministration. Inom enheten ligger också ansvaret för nämndadministration och att effektivisera detta arbete genom implementering av nya förenklande rutiner. Ekonomi Nämnden lade ett effektiviseringskrav om 2,5 miljoner kronor då beslutet togs om att införa en ny organisation, varav förvaltningscentral effektivisering 1,5 miljoner kronor. Denna har genomförts KUNGSBACKA KOMMUN 5 (5) genom att inte återbesätta utvecklingsledare stab, handläggare förvaltning och tjänster inom barnomsorgsadministrationen. Resterande 1 miljon kronor avsåg, enligt beslutet, effektivisering i kärnoch stödverksamhet. För denna del har effektiviseringen genomförts genom att minska antalet verksamhetschefer och att till viss del inte återbesätta lednings- och handläggartjänster inom ramen för verksamhet i före detta Specialpedagogiskt centrum. Uppdrag Omfattning Verksamhetschefer i gammal organisation 8,5 åa Verksamhetschefer i ny organisation 6,0 åa Minskning 2,5 åa Stabsfunktioner i gammal organisation 8,0 åa Stabsfunktioner i ny organisation 7,0 åa Minskning 1,0 åa Förvaltningsstöd i gammal organisation 6,75 åa Förvaltningsstöd i ny organisation 3,75 åa Minskning 3,00 åa TOTAL 6,5 åa 4,05 mkr Ej tillsatta tjänster 2014 (- 3,0 åa) Budget avsatt för ”Intendenter” aug- dec 2014 används ej. Rekryteras 2015, men enbart 2 st. * åa = årsarbetare Anette Liedström Hjorth Förvaltningschef Kommentar TJÄNSTESKRIVELSE Nämnden för Förskola & Grundskola Ny organisation - lägesrapport 1 (3) Datum 2014-05-27 Förslag till beslut Informationen noteras till protokollet. Beskrivning av ärendet Då nämnden vid möte 2013-10-31, § 80/13 beslutade om ny organisation med tre pedagogiska enheter för Förskola & Grundskola, beslutades också att förvaltningschefen ska återrapportera genomförandet av den nya organisationen och dess effekter ett år efter start och presentera en första lägesrapport i december 2014. Detta ärende innehåller en kort samlad information om hur långt vi kommit med genomförandet av den nya organisationen fram till nu. Övergripande Organisationen har trätt i kraft 2014-05-01 och de nya verksamhetscheferna för pedagogiska enheter och i förvaltning har påbörjat sina anställningar. De tidigare KSS-enheterna ingår nu i den pedagogiska enhet där de geografiskt hör hemma. En gemensam uppstartsdag för de pedagogiska enheterna har genomförts med samtliga verksamhetschefer och skolledare den 9 maj. En ny delegeringsförteckning är klar och läggs fram för beslut vid nämndens junimöte. KUB1001, v2.0, 2013-02-26 Höstens inre arbete kommer i hög grad att innehålla frågor rörande struktur och kultur i lärande organisation och förvaltning. Fokuserade utvecklingsområden ses över utifrån huvudmannens perspektiv och verksamhetens. Syftet är att säkerställa ett ökat handlingsutrymme för förskolechefer och rektorer och ge dessa förutsättningar att självständigt och kreativt leda sina verksamheter och att aktivt använda sig av sitt Förskola & Grundskola Anette Liedström Hjorth Direkt 0300-83 41 49 [email protected] Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 Fax 0300-83 41 64 [email protected] www.kungsbacka.se KUNGSBACKA KOMMUN 2 (3) friutrymme. En del av det pågående arbetet är att utforma adekvata och spetsiga uppdrag för kvalificerat administrativt stöd - intendenter - som ska avlasta rektorer och förskolechefer. De ska med denna nya stödfunktion kunna lägga mer tid och större fokus på det pedagogiska ledarskapet och på sitt utvecklingsuppdrag utifrån skollagen. Facklig samverkan Förvaltningens struktur för facklig samverkan har förändrats från tre nivåer av samverkan till två. De frågor som ska tas upp för samverkan på pedagogisk enhetsnivå samverkas i ny organisation i den förvaltningscentrala samverkansgruppen som leds av förvaltningschef. Förändringen innebär en förstärkning av arbetsplatsträffens roll som forum för de flesta verksamhetsnära frågorna. Barn- och elevhälsans personalkategorier Elevhälsan är ett eget verksamhetsområde i skollagen. Tre pedagogiska enheter som vardera leds av en verksamhetschef innebär att denne/denna har ett stort antal direkt underställda chefer. Därför överförs chefskapet för elevhälsans personalkategorier från verksamhetscheferna till ett antal rektorer på de tre pedagogiska enheterna. Samtidigt införs, på varje enhet, en koordinatorroll som håller ihop enhetens barnoch elevhälsoarbete. Den planerade förändringen av elevhälsans organisation och chefskap är samverkad i förvaltningens samverkansgrupp 2014-05-13 och träder i kraft efter att medarbetarnas placering på individnivå MBL-förhandlats 2014-06-03. Specialpedagogiskt centrum Parallellt med arbetet med att ta fram förslag till ny organisation med färre enheter har en genomlysning av Specialpedagogiskt centrum gjorts. Syftet har varit att lämna rekommendationer till förvaltningschef om förändringar av verksamheterna i relation till den nya organisationen med de tre stora enheterna. Rekommendationerna har värderats utifrån framtida nytta och ett uttalat behov av närhet till stödet. De förändringar som genomförs för Specialpedagogiskt centrum träder i kraft 2014-08-01. Viss del av verksamheten fördelas ut till de pedagogiska enheterna och i bidraget till den fristående verksamheten och resterande organiseras centralt under ansvaret för Verksamhetschef Utveckling, tex modersmål, studiehandledning och introduktionsteam för nyanlända samt mottagande och utveckling särskola. Förändringen är samverkad 2014-03-11 och 2014-03-20. Mer detaljerad information om förändringen lämnas vid uppföljningen i december 2014. Verksamhetschef Utveckling har det övergripande ansvaret för att fortsatt utforma en ändamålsenlig, utvecklande och stödjande organisation av de delar av Specialpedagogiskt centrum som inte fördelas ut till respektive enhet och fristående verksamhet. Ekonomi Det är fortfarande för tidigt att i detalj värdera den ekonomiska effektiviseringen av förändringarna ovan. Bland annat behöver vi pröva behovet av återbesättningar för pensionsavgångar, för medarbetare som väljer att lämna sina anställningar i samband med förändringen och där medarbetare fått nya uppdrag och roller i den nya organisationen. Nämnden lade ett effektiviseringskrav om två miljoner kronor då beslutet togs om att införa en ny organisation, detta kommer att genomföras. KUNGSBACKA KOMMUN 3 (3) Beslutsunderlag Nämnden för Förskola & Grundskola, 2013-10-31, § 80/13 Genomlysning av Spc:s funktion inför ny organisation, 2013-10-13 Anette Liedström Hjorth Förvaltningschef Beslutet skickas till Verksamhetschefer, Skolledare, Koordinator kommunikation a TJANSTESKRIVELSE . . . Kungsbacka Ny organisation för Förskola & Grundskola 2014 l (9) Förslag till beslut Tjänsteskrivelsen godkänns som svar på återremissen från nämnden 2013-03-21, § 17. Datum 2013-10-11 Nämnden beslutar att anta fårslaget till ny organisation med fYra pedagogiska enheter enligt fårvallningschefens förslag i tjänsteskrivelsen. Dnr 12-00171164 Ny organisation träder i kraft 2014-05-0 l. Motivering till beslut Beslutet att minska förvaltningens administrativa överbyggnad och införa en organisation med fYra pedagogiska enheter motiveras bland annat av effektivitetskravet till samtliga nämnder 2014 och 2015. Ny organisation träder i kraft 2014-05-0 l eftersom rimlig tid behövs får rekryteringsprocess och omställning av verksamhet. Sammanfattning Tjänsteskrivelsen lämnas som svar på nämndens uppdrag i återremiss av ärendet "Utredning om konununala självstyrande skolors (KSS) framtida organisation", nämndens beslut 2013-03-21, § 17. I återremissen uppdrog nämnden åt förvaltningschefen att återkomma till nämnden med förslag om en ny geografisk distriktsindelning med fYra verksamhetsområden som ska gälla från och med januari 2014. Nuvarande organisation är indelad i sex geografiskt pedagogiska enheter och en förvaltningsövergripande specialpedagogisk enhet (SpC). Utöver de ordinarie pedagogiska enheterna finns tre små kommunala självstyrande enheter som styrs direkt Kungsbacka- Sveriges Kvalitetskommun Förskola & Grundskola Anette Liedström Hjorth [email protected] Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 Fax 0300-83 41 64 forskola,[email protected] www.kungsbacka.se KUNGSBACKA KOMMUN 2 (9) av nämndens presidium. Förslaget som utgörs av fyra geografiskt sammanhållna pedagogiska enheter, bygger på en gemensam skolorganisation for åldrarna 1-16 år. För centrala Kungsbacka föreslås att en samlad pedagogisk enhet bildas. De delar av SpC:s verksamheter som omfattar stöd och service åt vissa funktionshindrade (LSS) läggs organisatoriskt tillsammans med särskolan under denna enhet. Därutöver bildas ytterligare tre geografiskt indelade enheter. Kullenskolan föreslås tillhöra Kullavik/Malevik!Särö/Älvsåker då den geografiskt ligger i Kullavik De särskilda undervisningsgrupperna som idag tillhör SpC föreslås tillhöra de pedagogiska enheter där de geografiskt hör hemma. Detta behöver utredas vidare i förvaltningsarbetet och var grupperna lokalmässigt placeras kan komma att förändras. Samtliga fyra pedagogiska enheter i förslaget har någon ny del som införlivas i den nya enheten. Var och en av de tre KSS-enheterna har tillforts den pedagogiska enhet de geografiskt tillhör. Förslaget innebär att 8,5 verksamhetschefer for nuvarande pedagogiska enheter, SpC och KSS minskas till totalt fyra, samtidigt som tre nya verksamhetschefsbefattningar införs i samband med att ny organisation träder i kraft 2014-05-01. Nettominsirningen av verksa1nhetschefsuppdraget blir således l ,5 årsarbetare. En total kalkyl for den nya organisationens minskade kostnader är för närvarande inte möjlig att göra. Organisationsförändringen ger helårseffekt 2015. Det är dock rimligt att räkna med en minskning av kostnaderna med minst l ,5 mkr 2014. Beskrivning av ärendet Uppdrag Redovisning av uppdrag från återremiss av ärendet "Utredning om kommunala självstyrande skolors (KSS) framtida organisation", nämndens beslut 2013-03-21, § 17. Nämnden uppdrog till förvaltningschefen att återkomma till nämnden med förslag om en ny distriktsindelning med fyra verksamhetsområden som ska träda i kraft från och medjanuari 2014. I beslutsmotiveringen till det ursprungliga ärendet (bilaga l) var den ekonomiska ingången med ett effektivitetskrav från kommunfullmäktige till samtliga nämnder 2014 och 2015 ett skäl för att minska förvaltningens administrativa överbyggnad och återkomma med nytt förslag. Det finns också ett uttalat laav att de erfarenheter som gjorts i kommunal organisation och KSS under tiden KSS funnits, ska tas till vara. De delar som lyftes i Preeras slutrapport Utredning om KSS framtida organisering 2013-03-02 var det lokala engagemanget, närheten till politiken, brukarinflytandet, ekonomistyrningen av SpC och ekonomistyrning lokalt till enhet. I rapporten betonas att det arbetet måste göras med stor delaktighet och ömsesidig respekt från respektive verksamhet. Nämnden fattade 2013-09-26 beslut om nämndbudget for 2014. En del av beslutet var att den nya organisationen för Förskola & Grundskola (FG) skulle minska nämndens totala kostnader med l ,5 mkr. Detta beslut hör samman med uppdraget i återremissen. Inledning Kungsbacka kommun är en av Sveriges tillväxtkommuner, har drygt 77000 invånare och växer med cirka 1000 personer/år. Kommunens genomsnittliga befollmingsökning under åren 2002-2012 är drygt 15% medan rikets genomsnitt är 6 %. Till sin storlek KUNGSBACKA KOMMUN 3 (9) är Kungsbacka den 26:e största av rikets 290 kommuner. En normalstor kommun i Sverige har 14000 till 16000 invånare. Att hålla ihop försko le- och skolverksamheten i en organisation i en så stor kommun som Kungs backa, så att den utvecklas likvärdigt, kräver strukturer och förhållningssätt som gynnar, utvecklar och bibehåller förståelsen för totalbilden av kommunen som skolhuvudman. Bakgrund Nuvarande organisation trädde i kraft januari 2006 och hade då nio pedagogiska enheter. Därefter har flera mindre justeringar gjorts så att det för närvarande är sex geografiskt indelade pedagogiska enheter och en förvaltningsövergripande specialpedagogisk enhet. Utöver de ordinarie pedagogiska enheterna finns tre små kommunala självstyrande enheter som styrs direkt av nämndens presidium. Ar 2007 beslutades att två kommunala skolor med tillhörande förskolor och dagbarnvårdare skulle bli självstyrande skolor som projekt och med utvärdering efter två år, MaJevik från Särö/Malevik som då slogs ihop med Kullavik till Särö/Kullaviks pedagogiska enhet, och Friliesås från Asa/Frillesås, där Asa fortsatte att vara en egen enhet. Ar 20 Il fick ytterligare en skola med tillhörande förskolor bli kommunal självstyrande skola, Asa Gård. I samband med detta slogs Asaskolan med tillhörande förskolor och pedagogiska omsorger (f.d. dagbarnvårdare) samman med Hålabäcks pedagogiska enhet till Hålabäck/Asa pedagogiska enhet. Enheten har inte någon geografisk närhet men blev nödvändig att tillskapa då Asaskolan med tillhörande förskolor och dagbarnvårdare var en för liten enhet för att passa in i den ordinarie FGorganisationens styrning och effektivitet. 2012 delades Torås/Presse pedagogiska enhet. Presse införlivades i Onsala pedagogiska enhet och Torås i Varla/Furulid, som då bytte namn till Varla/Valida pedagogiska enhet. Utvecklingen av centralorten Kungsbacka fanns med som en framtida faktor att ta hänsyn till vid fortsatt organisationsutveckling redan inför organisation 2006. Kommunfullmäktige hade då fattat beslut om utbyggnaden av stadsdelama/områdena Tölö ängar, Aranäs stadsdel (Söderstaden), Björkris och Kolla. Andra blivande områden i centralorten som bidrar till att den fortsätter att växa kraftfullt de närmaste åren och som inom de närmsta åren börjar bli aktuella att genomföra är kvarteren Valand och Ejdern, Vaxlöv och Varlaberg. Förslaget Bärande utgångspunkter då fårslaget till ny organisation har arbetats fram, utöver att minska den administrativa överbyggnaden, har varit • Organisation som är långsiktigt hållbar och bidrar till god styrning. • Organisation med en tjänsteman, forvaltningschef, direkt ansvarig for all verksamhet gentemot nämnden. • Likvärdig kommunal skolorganisation i en stor kommun. • Decentraliserad organisation med hög grad av ansvar och befogenheter långt ut i kärnverksamheten vilket kräver gott stöd och en stark centralledning - men inte mer än nödvändigt. KUNGSBACKA KOMMUN 4 (9) • Behovsanpassning av SpC, utifrån slutsatser i den nya genomlysningen denna • • • • • verksamhet*. Utvecklingen av centralorten. Lärande organisation 1-16 år med ledarlag och "dela-kultur" . Lärmiljöer, där lärandet sätts i centrum . Organisationsstruktur som understödjer ansvarskultur . Att möjliggöra för rektorer, förskolechefer och enhetschefer att lättare kunna agera som pedagogiska ledare genom kvalificerad administrativ avlastning. *Rapporten kring organisering av SpC:s verksamhet slutrapporteras till förvaltningschefen 2013-10-14. Kompletterande förslag kring denna verksamhet föredras på Au 2013-10-15. De verksamheter ur SpC som föreslås organiseras annorlunda än nu bör etappvis övergå till de nya placeringarna. Tidplan för övergången ska tas fram i förvaltningens strategidokument Fyra pedagogiska enheter Förslaget som utgörs av fYra geografiskt sammanhållna pedagogiska enheter, bygger på Kungsbacka FG som en gemensam skolorganisation för ål drama 1-16 år. För centrala Kungsbacka föreslås att en samlad pedagogisk enhet bildas. Detta för att överblicka och hålla samman de processer som pågår och som kommer att initieras på grund av befolkningsökningen i den delen av kommunen. De delar av SpC:s verksamheter som omfattar stöd och service åt vissa funktionshindrade (LSS) läggs organisatoriskt tillsammans med särskolan under denna enhet. Därutöver bildas ytterligare tre geografiskt indelade enheter. Kullenskolan föreslås tillhöra Kullavik/Malevik/Särö/Älvsåker då den geografiskt ligger i Kullavik De särskilda undervisningsgruppema som idag tillhör SpC föreslås tillhöra de pedagogiska enheter där de geografiskt hör hemma. Detta behöver utredas vidare i förvaltningsarbetet och var gruppema lokalmässigt placeras kan komma att förändras. Samtliga fYra pedagogiska enheter i förslaget har någon ny del som införlivas i den nya enheten. Var och en av de tre KSS-enheterna har tillförts den pedagogiska enhet de geografiskt tillhör. Där förväntas enheterna ta vara på de erfarenheter som gjorts i kommunal och KSS-verksamhet under tiden de båda formerna funnits. Verksamhetschef ansvarar för att man inom respektive enhet arbetar aktivt med att lära av varandra. Förvaltningschef ansvarar för att de positiva erfarenheterna också delas inom hela organisationen. Varje pedagogisk enhet leds av en verksamhetschef vars uppdrag är att hålla samman, leda och styra den pedagogiska enheten. Verksamhetschefen har parallellt i förvaltningen ett matrisuppdrag med ansvar för en del som omfattar hela organisationen. En strävan har varit att göra enhetema någorlunda lika i storlek. Det finns inget självändamål i tanken kring lika storlek. Blir det förändringar i förslaget behöver förvaltningen se över storleken på stödet till verksamhetschef. Likaväl behöver chefsansvaret för elevhälsoteamens kompetenser ses över. KUNGSBACKA KOMMUN 5 (9) Pedagogisk enhet Barn/Elever Medarbetare Verksamhetschef (juni 2013) +rektorer/ förskolechefer/ enhetschefer Centrum; 127012272 Varia, Hede, Björkris/Hålabäck Norr; Kullavik/Malevik/ 724/2082 Särö/Älvsåker Väster; 1121/2758 Torås, Furulid/Onsala/ Söder; Fjärås/Gällinge/ 946/2273 Åsa!Frillesås TOTALT 406119385 Budget t kr 725 l+ 20 339.781 509 l+ 13 283.841 667 l+ 16 368.465 557 l+ 17 291.396 2458 70 1283.483 Beräknat utifrån 2013 års orgamsatwn och budget. SpC:s medarbetare, utvecklingsledare och chefer är inte inräknade i ovan. Organisationsschema på förslaget Forvaltnlngschef Barnomsorgsadministration ~Wi§!!i§#i@li!S systemstöd -- 11 Jntendenter"pla.nenng o admmistration KUNGSBACKA KOMMUN 6 (9) *Köps från förvaltningen för Service Det politiska beslutet utifrån uppdraget avser de mörkröda fälten. Övrigt, vad avser organisation och tillsättning av tjänster, är delegerat till förvaltningschef och närmsta chef. Sicollagen gav rätt tilllokal styrning och självbestämmande Nya skollagen trädde i kraft 2011. I den förväntades ett regelsystem kring så kallade kommunala friskolor. När lagen kom fanns denna del inte med. Istället valdes en styrning där alla rektorer och förskolechefer generellt har ett stort friutrymme. I detta avseende uppfYllde förändringen av skollagen de intentioner dåvarande nämnden hade med KSS-projektet. Redan innan projektet med KSS tillkom styrde nämnden genom att ge ett stort friutrymme till verksamheterna, med hög grad av decentraliserat ansvar och befogenheter. Skolorna och förskolorna har använt sig av detta i olika omfattning. I det förslag till organisation, uppbyggnad och struktur, som läggs fram i återremissen påverkas inte verksamheten för barn, elever och medarbetare. Rektorer, förskolechefer och enhetschefer kan få en ny närmsta chef, verksamhetschefen. Ledarteamen består fortfarande av både rektorer, förskolechefer och enhetschefer i den del av verksamheten där dessa finns. Samverkan mellan vårdnadshavare och lärare och mellan vårdnadshavare och rektor, förskolechef eller enhetschef pedagogisk omsorg påverkas inte heller av förslaget till ny organisation. Sicollagen ställer krav på vårdnadshavares inflytande på individnivå kring den egna elevens lärande och mål som ska fungera oavsett organisation. Sicollagen ställer också krav på att varje skolenhet och förskoleenhet har ett eller flera formn för samråd kring de vardagsnära frågorna på skolan och förskolan. Arbete pågår i hela organisationen för att utveckla dessa. Uppdrag och uppdragshandlingar Nuvarande uppdragshandlingar för verksamhetscheferna behöver ses över och förändras i och med förslaget. Nya uppdragshandlingar behöver upprättas för de nya befattningarna. Uppdragshandlingarna beslutas av fårvaltningschef, efter samverkan med fackliga organisationer. Tre nya cheftuppdrag införs; Verksamhetschefer for Administration, Planering och Utveckling. Samtliga dessa uppdrag lyder direkt under förvaltningschef Utvecklingsledarna kommer att inordnas de tre verksamhetscheferna på förvaltningen. Tf förvaltningschef Två av de sju verksamhetscheferna utses att vara första och andra tf. förvaltningschef Övrig förvaltning Utöver de sju verksamhetschefstjänsterna kommer jurist, registrator, koordinator kommunikation samt controller ekonomi och HR vara placerade direkt under förvaltningschef Samverkan fackliga organisationer Dialog kring vilka samverkansnivåer som ska finnas inom en så stor organisation som FG, utifrån kommunens tecknade samverkansavtal, pågår. Nivåerna ska bidra till att KUNGSBACKA KOMMUN 7 (9) samverkan inför beslut görs på den nivå där beslut tas. Nivåerna ska vara samverkade och klara senast vid ingången av den nya organisationen. Samverkan politik och skolledarorganisation Seminariedagar med uppföljning och dialog mellan verksamhetschefer och politiker fortsätter som tidigare. Systemet med kontaktpolitiker utvecklas så att del av tiden får kontaktpolitikeruppdraget används till några årliga dialoger kring uppföljning av verksamhetens mål och direktiv. Detta återkommer senare i ett särskilt ärende till nämnden. Samverkan politik, vårdnadshavare och invånare Samverkan politik, vårdnadshavare och invånare ska utvecklas. Det samråd som idag finns och som genomfårs två gånger per termin ska ha ett innehåll som är klart avskilt från rektors/färskolechefs ansvar i skollagen, med ett eller flera forum för samråd på varje förskoleenhet/skolenhet. Invånardialog genomförs minst en gång per år. Denna kan kopplas till bmkardialog. Övrigt inflytandefomm kan utvecklas genom sociala medier eller med exempelvis öppet hus. Detta kommer fårvallningen tillbaka med i ett annat ärende. Ekonomi Förslaget innebär att 8,5 verksamhetschefer för nuvarande pedagogiska enheter, SpC och KSS minskas till totalt fyra samtidigt som tre nya verksamhetschefsbefattningar införs i samband med att ny organisation träder i kraft 2014-05-01. Nettominskningen av verksamhetschefsuppdraget blir således l ,5 årsarbetare. Under första halvåret 2014 pensioneras en utvecklingsledare, en handläggare FG och en barnomsorgsadministratör. Dessa tjänster återbesätts inte. Minst två årsarbetare intendenter (det ska bli ett nytt namn på befattningen) som ska avlasta verksamhetschef, rektor, färskolechef och enhetschef administrativa uppgifter, anställs i anslutning till införandet av den nya organisationen. En del av kostnaden för dessa tas från minskad omfattning av köp från Serviceförvaltningen. Budget får stabsuppdragen minskas med en årsarbetare enligt ovan. Beroende på om någon av utvecklingsledarna söker och erhåller något av chefsuppdragen påverkas budgeten för stabsuppdragen. Organisatoriskt kommer stabsuppdragen att ligga under de tre verksamhetscheferna på förvaltningen. En total kalkyl för den nya organisationens minskade kostnader är för närvarande inte möjlig att göra. Organisationsfårändringen ger helårseffekt 2015. Det är dock rimligt att rälrna med en minskning av kostnaderna med minst 1,5 mkr 2014. Omställningskostnader med anledning av organisationsfårändringen kommer sannolikt att belasta 2014 års budget. Dessa kostnader tas ut förvaltningens resultatfond. De nuvarande enheternas resultatfonder ses över med anledning av organisationsförändringen och de nya enheterna. Uttag ur resultatfonderna kommer därför föreslås endast att få göras med de uttag som redan amnälts. I övrigt "fryses" fonderna tills ny organisation tas i drift. KUNGSBACKA KOMMUN 8 (9) Riskanalys/Konsekvensbeskrivning Riskanalysen görs i förhållande till förändringens påverkan på medarbetare och elever utifrån arbetsmiljölagens regelverk Verksamhet Vad Konsekvens Riskbedömning Åtgärder Ansvarig Pedagogisk enhet Enheter slås ihop och blir större. Ny arbetsorganisation för Ve. l Nyrekrytering till de förändrade Vc-uppdragen för att säkerställa att Vc har rätt kompetens för uppdragen. Information till övriga medarbetare om förändringen. Tydlig uppdragsbeslaivning. Vid behov stöd och handledning för berörda. V c för pedagogisk enhet får stöd av de nyinrättade intendenterna. Fe Ve med enhetsansvar på förvaltning Uppdrag införs. Ny arbetsorganisation för stab och Ve. l Nyrelaytering till de nya uppdragen för att säkerställa rätt kompetens för uppdragen. Information till övriga medarbetare om förändringen. Tydlig uppdragsbeslaivning. Vid behov stöd och handledning för berörda. Fe SpC Funktion kvar, organisation och omfattning förändras Ny arbetsorganisation för SpC:s medarbetare l Hänvisas till förvaltningens strategidokument som tas fram när rapporten Iaing organisering av SpC:s verksamhet har slutrapporterats 2013-10-14. Ve med ansvar får funktionen Rektorerna kan få nya chefer l Information till övriga medarbetare. Ve Kärnverksamhet Oförändrad Min bedömning är att risken laing förändringen hamnar på en klass l-bedömning vilket innebär ringa eller liten påverkan. Förändringen kan initialt bidra till oro bland cheferna vilket kan påverka medarbetarna. Som stöd för eventuell oro finns KUNGSBACKA KOMMUN 9 (9) samtalsstöd via företagshälsovård eller Falck (alternativ företagshälsovård). Färre pedagogiska enheter kan innebära en ökad arbetsmängd för verksamhetschef för pedagogisk enhet. Detta motverkas dock av inrättandet av intendenter som avlastar verksambetschefema. Förändringen kan också under implementeringsfasen innebära att stort fokus läggs på den inre utvecklingen av organisationen. Det innebär i sin tur att utvecklingen riktad mot högre måluppfYllelse kan tappa i styrfart under en period. På sikt kommer förändringen enligt min bedönming dock leda till högre måluppfYllelse genom tydligare ansvarsfördelning och strukturer som gynnar, utvecklar och bibehåller förståelsen för totalbilden av kommunen som skolhuvudman. Förändringen påverkar inte barn och elevers arbetsmiljö. Barnkonsekvensanalys Förslaget till ny organisation medför inte förändringar i kärnverksambeten för barn och elever eller deras lärare och pedagoger. SpC, som i första hand riktas mot organisationens kompensatoriska uppdrag gentemot barn och elever i behov av särskilt stöd, kommer organisatoriskt att placeras under verksamhetschef utveckling och i högre grad än tidigare kopplas till uppdrag utifrån mål, förändrade behov i organisationens verksamheter och i omvärlden. Detta sammantaget gynnar barnen och eleverna i Kungsbacka. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, daterad 2013-10-08 Au-protokoll2013-10-15, §l Au-protokoll20 13-10-09, § 13 Nänmdens beslut 2013-09-26, § 73 Nänmdens beslut 2013-03-21, § 17 Au beslut2013-03-13 § 33 Tjänsteskrivelse 2013-03-06 Preera slutrapport Utredning om KSS framtida organisering 2013-03-02 Au beslut 2012-03-06, § 25 Nänmdens beslut 2012-09-20, § 67 Au beslut2012-09-12, § 77 Au beslut 2012-09-05, § 71 Skrivelse från nänmdens ordförande Anders Ekström (M) 2012-08-13 Anette Liedström Hjorth Förvaltningschef Bilagor Återremiss nämndens beslut 2013-03-21, § 17 2013-10-14 Uppdrag – genomlysning av SpC:s funktion inför ny organisation Margareta Ljungqvist, utredare Bakgrund Under våren 2013 gav nämnden för Förskola & Grundskola förvaltningschefen i uppdrag att utarbeta en organisation som bygger på färre distrikt än nuvarande (sex pedagogiska enheter) och att i denna införliva de enheter som idag är organiserade som små kommunala självstyrande enheter, KSS (tre KSS-enheter). För att kunna anpassa organisationen till kommande utmaningar är det viktigt för förvaltningschefen att genomlysa olika verksamhetsdelar så som de bedrivs idag. Den nya organisationen är planerad att börja gälla från januari 2014. SpC:s verksamhet genomlystes 2009 i syfte att kartlägga och föreslå förbättringsområden avseende effektivitet och ändamålsenlighet. Verksamheten har därefter arbetat med att utveckla de förbättringsområden som framkom i rapporten. För att tillvarata de kunskaper och erfarenheter som finns kring SpC initierade förvaltningschefen en utredning med fokus på SpC:s funktion idag och hur den kan komma att se ut i en ny organisation. - Utredningen ska innehålla skolledningens syn på SpC:s funktion och utbud ur ett nytto- och effektivitetshänseende i nuvarande organisation. - Utredningen ska utifrån denna kartläggning av nuläget föreslå och rekommendera anpassning och förnyelse i relation till ny organisation med färre distrikt/enheter. - Utredningen ska utgå från SpC:s förmåga och insatser för att stödja kärnverksamheten med fokus på elevers måluppfyllelse Organisationsram I det uppdrag som förvaltningschefen har fått ingår att ta hänsyn till följande organisatoriska ramar. Organisationen ska: - bygga på rättsäkerhet - bestå av färre enheter än idag (2013) - införliva de självstyrande kommunala enheterna (KSS) med samma ledning och med samma villkor - kännetecknas av att vara decentraliserad med stort ansvar och stora befogenheter långt ut i organisationen och beslut ska tas nära verksamheten i så hög grad som möjligt. - genomsyras av ett 1-16-årsperspektiv med ”röd tråd” och med inkludering som grundsyn (vidgat normalitetsbegrepp) 2 - kännetecknas av Lärande organisation med ”dela-kultur” - ska ha en resurseffektiv förvaltningsövergripande stödenhet med såväl utvecklings- som stöduppdrag inom främst det kompensatoriska uppdraget. - kännetecknas av att utvecklingsinsatser genomförs på olika sätt och på olika nivåer. Arbetsformer I utredningen ska skolledningen avgränsas till förvaltningsorganisationens verksamhetschefer, rektorer och förskolechefer. Som underlag för utredningen, utöver skolledningens bild av nuläget ska en mindre benchmarking genomföras där jämförelse görs mellan uppdraget för SpC med några andra kommuner med liknande struktur. Avgränsning Fokus för utredningen ska vara den kommande organisationsförändringen. Utredningen ska inte fokusera utveckling av SpC:s inre processer. Sedan förra utredningen har även kommunens förvaltningsövergripande arbete med "En dörr in" utvecklats och är nu välfungerande. Detta ska tillsammans med övrigt utgöra bakgrundsbeskrivning till kontexten, i vilken SpC verkar. Utredningen genomförs under tiden: 15 augusti – 15oktober 2013. Uppdragstagare är utredare Margareta Ljungqvist och utredningens resultat ska levereras i form av en rapport till förvaltningschefen. Utredningen ska ge svar på följande frågor: - Vad är/ska vara kärnan i SpC:s verksamhet? - I vilken form ska SpC finnas, vad ska levereras och hur ska det gå till? - Vem ska äga initiativen till insatser från SpC utifrån uppföljning av resultat och spaning i omvärlden? - Hur kan SpC:s legitimitet i organisationen förstärkas och bibehållas? - Vilka verksamheter ska rymmas i SpC? 3 - Hur kan spetskompetensen på SpC bibehållas och vidareutvecklas? - Hur SpC:s funktion och insatser bidrar till elevernas måluppfyllelse? - Var kan SpC placeras i den nya organisationen? Genomförande Uppdraget har genomförts under 15 augusti -15 oktober 2013. Som underlag för arbetet har jag tagit del av SpC:s verksamhet genom olika dokument och utvärderingar som har gjorts samt den information som står att läsa på kommunens hemsida och dessutom har jag genomfört intervjuer både enskilt och i grupp. Intervjuer har ägt rum med: Förvaltningschefen Utvecklingsledare i förvaltningschefens stab Verksamhetschef för SpC Verksamhetschefer, pedagogiska enheter Verksamhetschef för KSS Malevik Rektorer Förskolechefer Sammanlagt har 28 personer intervjuats och urvalet av dessa har gjorts av uppdragsgivaren. I uppdraget ingår även att göra en mindre benchmarking i syfte att jämföra SpC:s uppdrag med motsvarande verksamhet i kommuner med liknade struktur. Som utgångspunkt för benchmarkingen användes SKL:s kommungruppslista. Först gjordes en genomgång av motsvarande verksamhet i 14 kommuners via deras hemsidor. Därefter valdes nio kommuner ut av förvaltningschefen. Chefen för verksamhet motsvarande SpC i dessa nio kommuner intervjuades per telefon: Alingsås, Borås, Danderyd, Härryda, Lerum, Lidingö, Lomma, Partille och Vallentuna. Redovisning Uppdraget handlar om att ta reda på skolledningens syn på SpC:s funktion och utbud ur ett nytto- och effektivitets hänseende. Utifrån denna nulägeskartläggning ska utredningen föreslå och rekommendera anpassning och förnyelse i relation till ny organisation med färre distrikt/enheter. Utgångspunkt för utredningens arbete är SpC:s förmåga och insatser för att stödja kärnverksamheten med fokus på elevers måluppfyllelse. Utredningen ska vara 4 framåtsyftande med fokus på den planerade organisationsförändringen. Det etablerade förvaltningsövergripande arbetet med ”En dörr in” ska tillsammans med övrigt utgöra bakgrundsbeskrivning till kontexten, i vilken SpC verkar. I uppdraget formulerade åtta frågeställningar som förvaltningschefen vill att utredningen ska ge svar på. Utredningen ska ge svar på följande frågor: Vad är/ska vara kärnan i SpC:s verksamhet? Intervjuerna visar på en stor samstämmighet när det gäller att en viss kommungemensam verksamhet behövs för att ge alla barn/elever rätt till en likvärdig förskola/skola. Idag upplevs verksamheten på SpC som omfattande och diversifierad. Verksamhetschefer och rektorer/förskolechefer upplever att det är svårt att ha överblick över vad som finns och vad som görs på SpC. De verksamheter som i dag inryms i SpC och som man anser ska vara kvar centralt placerade är: Modersmålsundervisning och studiehandledning, ansvaret för de särskilda undervisningsgrupperna. Man lyfter också fram behovet av att samordna mottagandet av nyanlända som är en relativt ny företeelse i Kungsbacka kommun. Mottagandet i särskolan och LSS-verksamheten anser man hör nära samman. Det framkommer olika förslag till att organisera detta arbete. Ett alternativ som föreslås är att det ligger centralt på SpC som det gör idag. Det andra alternativt som föreslås är att ansvaret för både utredning, inskrivning och mottagande i särskolan läggs ut på en särskolenhet under ansvar av rektor. På samma sätt menar man att ansvaret för LSS-verksamheten kan läggas ut på särskolerektor där eleverna går i skolan och på så sätt underlättar det att samutnyttja personal. Det framkommer tydligt att sedan SpC inrättades har mycket hänt och nu är speciallärarna på väg att gå i pension och i stället har specialpedagoger och coacher anställts på förskolor och skolor. Detta gör att behovet av att ha centralt placerade specialpedagoger har minskat. På de enheter där specialpedagoger och coacher är anställda menar rektor/förskolechef att detta har ökat både kvalitet och effektivitet genom att specialpedagoger och coacher kan arbeta både förebyggande och snabbt vara på plats när behov uppstår. Skoldatateket ingår idag i SpC:s uppdrag och en idé som framkommer i intervjuerna är att denna verksamhet med fördel skulle kunna kopplas till skolbiblioteken och IKT-arbetet som bedrivs i kommunen. De verksamheter som ligger en bit utanför tätorten har svårt att ta sig till 5 Skoldatateket av både praktiska och tidsmässiga skäl. Om skoldatatekets verksamhet skulle samordnas med skolbibliotekens verksamhet och IKT-arbetet skulle det även medverka till inkludering på ett positivt sätt, att hjälpen och stödet kommer ut till alla elever och lärare i verksamheten. I vilken form ska SpC finnas, vad ska levereras och hur ska det gå till? Att det finns behov av central samordning inom vissa områden (se ovan) framkommer tydligt i intervjuerna. Det som också framkommer tydligt är att SpC:s uppdrag ska formuleras utifrån de behov som framkommer genom dels uppföljning och utvärdering och dels genom omvärldsspaning i form av t.ex. forskning. Detta visar på vikten av att SpC:s verksamhet är väl förankrad i verksamhetsutvecklingen på central nivå. Det framhålls också som viktigt att den verksamhet som tillhandahålls av SpC är kostnadsfri för alla kommunala verksamheter för att slippa ifrån köp- och säljsystemets administration. Att studiehandledningen idag inte är kostnadsfri upplevs som problematiskt då detta begränsar elevernas tillgång till studiehandledning på ett negativt sätt. Det ställer stora krav på rektors ekonomiska prioriteringsförmåga. Vem ska äga initiativen till insatser från SpC utifrån uppföljning av resultat och spaning i omvärlden? Bland de intervjuade är samstämmigheten också stor angående att initiativen till insatser från SpC ska komma från förvaltningsledningen via verksamhetschef och utvecklingsledare. Idag upplevs det som förvirrande att initiativ till kompetensutveckling tas utifrån egna antaganden på SpC som man upplever inte är kopplade till verksamhetsutvecklingen. Det sker heller ingen samordning mellan de centralt placerade utvecklingsledarnas initiativ till utvecklingsinsatser och SpC:s initiativ, vilket upplevs som splittrande. Varje insats kan vara helt relevant utifrån sitt perspektiv men är insatserna inte synkroniserade med varandra kan resultatet bli helt kontraproduktivt. Exempel på insatser som SpC tagit initiativet till är KUL (Kungsbacka utvecklar läsning) och KUR (Kungsbacka utvecklar räkning) som man anser har lett till ett lyckat resultat trots att man från början inte upplevde att insatserna grundades på en gemensam behovsanalys utifrån genomförda utvärderingar/uppföljningar. 6 Hur kan SpC:s legitimitet i organisationen förstärkas och bibehållas? Förutsättningen för legitimitet är tydlighet och god service, att det är tydligt vilka uppdrag SpC har och vad som ska levereras och att det sker med god kvalitet i rätt tid. Genom att renodla SpC:s verksamhet ökar både legitimitet och effektivitet. Organisationen med att rektor ska ansöka om stöd för enskilda elever är upplevs som byråkratisk även om den har blivit effektivare och att ärendehanteringen går snabbare än vad som framkom vid genomlysningen 2009. Fortfarande framkommer bilden av att SpC ”överprövar” de bedömningar som gjorts i verksamheten innan man kontaktar SpC och ansöker om stöd. Detta är bl.a. en av orsakerna till att rektorer valt att anställa specialpedagoger och coacher direkt på skolorna. En annan synpunkt som framkommer är att specialpedagogerna på SpC inte alltid är lika uppdaterade på utvecklingen inom det specialpedagogiska kunskapsfältet som man är ute i verksamheten och det framkommer särskilt att detta gäller förskolan. Vilka verksamheter ska rymmas i SpC? Det råder stor enighet i nuvarande organisation om att följande verksamheter ska inrymmas i SpC: - Modersmålundervisningen och studiehandledning - Mottagande av nyanlända - Samordning av EHT-verksamheten genom nätverksträffar - Särskilda undervisningsgrupper och Kullenskolan - ”En dörr in” De uppräknade verksamheterna är av kommungemensam karaktär och därför är det viktigt att verksamheten styrs och leds centralt. En dörr in är ett kommungemensamt samverkansarbete över förvaltningsgränser och i samarbete med Landstinget i Halland för att ge bästa möjliga stöd för barn och ungdomar i behov av särskilt stöd. Det är viktigt att det kommungemensamma och övergripande drivs vidare och samordnas centralt. När det gäller den verksamhet som idag finns inom SpC råder det stor enighet kring att specialpedagogerna bör arbeta nära och tillhöra verksamheten i förskola/skola. Det som också framkommer är att när SpC inrättades så var det ovanligt med specialpedagoger på skolorna och förskolorna. Idag är läget ett annat då specialpedagogerna har ersatt de ursprungliga 7 speciallärarna som nu är på väg att pensioneras. Specialpedagogerna har en annan utbildning och yrkesprofession i förhållande till de ursprungliga speciallärarna vilket gör att arbetet bedrivs på ett annat sätt genom t.ex. handledning och utredning. Genom att flera rektorer har anställt egna specialpedagoger och coacher så använder de därför specialpedagogerna från SpC i liten utsträckning och det medför att nyttjandet av SpC:s specialpedagoger varierar mellan enheterna . Hur kan spetskompetensen på SpC bibehållas och vidareutvecklas? Den spetskompetens som finns kan bibehållas och utvecklas genom en tydlig central styrning samt att aktuell forskning och utveckling kopplas till arbetet. Genom att ge SpC samordnande ansvar för nätverksträffar för EHT-personal och specialpedagoger kan spetskompetensen bibehållas och utvecklas. Hur SpC:s funktion och insatser bidrar till elevernas måluppfyllelse? SpC:s funktion är och ska vara kompensatorisk d.v.s. den är till för att stödja de barn/elever som behöver mera stöd och hjälp för att kunna nå målen. Inom ramen för SpC:s arbete ska det övergripande arbetet med fokus på barn/elever i behov av särskilt stöd samordnas och följas upp för att säkra likvärdigheten för barn/elever i Kungsbacka. Det är viktigt med tydlighet när det gäller vad som ska göras centralt respektive lokalt. Var kan SpC placeras i den nya organisationen? Att ha ett centralt organ som kan ha överblick över hela kommunens verksamhet och som kan väga olika behov mot varandra råder det stor samstämmighet kring från både KSS-enheter och förskolor/skolor. I intervjuerna framkommer att SpC bör placeras centralt som en del av stabens verksamhet. En annan tanke som framförs är att det kan finnas en SpC-enhet i vardera av de nya pedagogiska enheterna. Detta förslag bygger på att det är färre enheter än idag vilket innebär att det blir mer samlad resurs per pedagogisk enhet och i detta kan även den specialpedagogiska verksamheten inrymmas. 8 Sammanfattning benchmarking Den genomförda benchmarkingen visar på att många kommuner har någon form av central placering eller samordning av de specialpedagogiska insatserna. I en del kommuner har man valt att ha lokal placering med central organisering av de specialpedagogiska insatserna. Tendensen bland de nio kommunerna är att den vägledande principen är inkludering. Därför har man lagt ner särskilda undervisningsgrupper (Lerum) eller försökt att hålla nere antalet grupper (Härryda). Det som framhålls är att detta inte har lett till att man varit tvungen att köpa fler externa platser än tidigare. Det som också framkommer är olika lösningar där personalen med ansvar för specialpedagogiska insatser är organiserade i en central enhet/avdelning med gemensam chef medan de är lokalt placerade (Alingsås). Denna organisation framhålls som ändamålsenlig för att säkra likvärdigheten i förskola/skola. En annan fördel som framförs är att organisationen är flexibel och mindre personkänslig. Det är lätt att styra om resurser om någon blir sjuk eller om det är ett extra krävande arbete som ska utföras. Det som också framkommer är att personalen stöttar varandra när de har samma chef och nära till varandra. Organisationen underlättar även i planering och genomförande av kompetensutvecklingsinsatser när alla är organiserade i samma enhet. EHT-teamen är ofta placerade ute i verksamheten vilket säkert är en följd av den tydligare skrivningen i Skollagen (2010:800) 2 kap. 25§ :”För medicinska, psykologiska och psykosociala insatser ska det finnas tillgång till skolläkare, skolsköterska, psykolog och kurator. Vidare ska det finnas tillgång till personal med sådan kompetens att elevernas behov av specialpedagogiska insatser kan tillgodoses” Genom att EHT-personalen är placerad ute på skolorna underlättar det att ta kontakt och att de är väl förtrogna med barnen/eleverna i området. I flera kommuner har man lagt ett centralt samordnaransvar på någon chef som är centralt placerad. Det innebär att hålla i nätverksträffar för respektive personalkategori och att samordna kompetensutvecklingsinsatser för EHT-personalen. Sammanfattningsvis säger man att denna organisation upplevs mer positiv av rektorer och lärare än av EHT-personalen som gärna vill vara organiserade utifrån yrkeskategoritillhörighet. 9 Slutsatser Efter genomförda intervjuer, benchmarking och inläsning av dokument framstår vissa drag tydligt. Den verksamhet som idag bedrivs inom ramen för SpC är diversifierad vilket gör att den är svår att överblicka för ”brukarna”. Samtidigt som detta sägs framhåller man också att tydligheten har ökat sedan förra utredningen gjordes 2009. De insatser som SpC levererar är av bra kvalitet vilket också visar att kompetensen finns och att den är god. Detta visar även de egna uppföljningar som SpC har genomfört. I utredningen från 2009 framkom tydliga funderingar kring SpC.s tillhörighet i organisationen och jag formulerade det så här: ”Bestäm och tydliggör om SpC ska vara en del av stabsorganisationen eller om det är en egen verksamhet”. Resultatet av detta är att SpC fortsatt att vara en egen verksamhet med en verksamhetschef. Inför den kommande organisationsförändringen ska jag inom ramen för denna utredning ”föreslå och rekommendera anpassning och förnyelse i relation till ny organisation med färre distrikt/enheter”. I rapporten ”Utredning om KSS framtida organisering” som gjordes av Preera i februari 2013 lämnas rekommendationen” att utforska hur relationen mellan SpC och alla kommunala skolor bör se ut framåt.” Min slutsats är att den centrala samordningen som specialpedagogiskt centrum är idag bör inordnas som en del i en ny enhet som är underställd förvaltningschefen och centralt placerad. Vägledande princip för denna organisation är att i görligaste mån skilja på ansvaret för drift och utveckling. Ansvaret för driften bör ligga ute i de pedagogiska enheterna medan ansvaret för det övergripande kvalitets- och utvecklingsarbetet bör samordnas och lokaliseras centralt. Utvecklingsledarna i staben som nu är direkt underställda förvaltningschefen bör samlas i en ”enhet för kvalitet, utveckling och stöd”. Denna enhet bör ledas av en verksamhetschef. Utvecklingsledarna ska vara underställda verksamhetschefen och ha olika ansvarsområden, varav det som idag samordnas av SpC är ett sådant område. Genom denna placering blir det en viktig signal om att arbetet med måluppfyllelse för alla elever är allas ansvar och att det ingår som en del av det övergripande uppdraget i F&G-förvaltningen i Kungsbacka. Min uppfattning är att det är viktigt att benämningen ”specialpedagogiskt centrum” (SpC) tas bort för att markera att ansvaret för dessa insatser ingår som en naturlig del i arbetet med inkludering och fokus på alla elevers möjlighet att nå målen. Det innebär att arbetet betraktas som en del i kvalitets- och utvecklingsarbetet och att detta arbete ska vara evidensbaserat med 10 tydlig koppling till aktuell forskning vilket också ökar legitimiteten och underlättar kommunikationen. Den följande genomgången av verksamheter som SpC idag ansvarar gör inte anspråk på att vara komplett. De uppräknade verksamheterna är av övergripande karaktär och det finns även flera projekt som idag bedrivs av SpC som man får ta ställning till var de ska bedrivas i den nya organisationen. 1. Verksamheter som bör organiseras och samordnas centralt är: - Modersmålundervisningen och studiehandledning - Mottagande av nyanlända - Nätverksträffar för EHT-teamen - Nätverksträffar för specialpedagoger - ”En dörr in” - Utredning och mottagande i särskolan samt utvecklingsinsatser i särskolan - Skoldatateket - Specialpedagoger inom språk, tal och hörsel Den centrala samordningen av modersmålsundervisning och studiehandledning bör fortsatt vara centralt placerad. I vad mån kostnaderna för studiehandledning ska vara centralt finansierade eller vara avgiftsbelagda bör ses över då det framkommer att de ekonomiska övervägandena i förhållande till behovet kan vara ett svårt dilemma för den enskilde rektorn med konsekvenser för elevernas rättssäkerhet. Till denna verksamhet är det naturligt att knyta mottagandet av nyanlända och för detta arbete behöver strategier och rutiner utvecklas då detta är en relativt ny företeelse i Kungsbacka. Det kommungemensamma arbetet inom ramen för ”En dörr in” bör fortsatt samordnas centralt då det spänner både över förvaltnings- och kommungränser. För att säkra likvärdigheten i förskolan och skolan behöver det finnas en central samordning i form av nätverksträffar för specialpedagoger och personalen i EHT-teamen. I denna samordning ingår även ansvar för kompetensutvecklingsinsatser för olika personalgrupper. Alla kompetensutvecklingsinsatser ska ha tydlig koppling till kvalitet och måluppfyllelse och 11 detta underlättas om den nya ”enheten för kvalitet, utveckling och stöd” får ansvaret för all kompetensutveckling inom F&G-förvaltningen. Ansvaret för utredning och mottagande i särskolan bör samordnas centralt av en utvecklingsledare för att säkerställa rättssäkerheten och likvärdigheten för eleverna. Samordningen av utvecklingsinsatser i särskolan utifrån omvärldsanalys och uppföljning bör också ingå i den centralt placerade utvecklingsledarens uppdrag. Skoldatateket är idag en av verksamheterna som ryms inom SpC. I samband med intervjuerna framkommer en idé om att denna verksamhet med fördel skulle kunna kopplas till skolbiblioteken och IKT-arbetet som bedrivs i kommunen. Det skulle underlätta för skolor som ligger utanför centralorten att ta del av Skoldatatekets verksamhet om personal från Skoldatateket regelbundet fanns till hands på det lokala skolbiblioteket. Att stödet och hjälpen på detta sätt kommer ut i nära anslutning till verksamheten underlättar för både elever och lärare. Det är också viktigt att den centrala IKT-utvecklingen även har fokus på barn/elever i behov av särskilt stöd och därför bör dessa insatser kopplas samman med Skoldatatekets verksamhet. Genom att kvalitets- och utvecklingsarbete samt stödverksamhet placeras i en gemensam enhet underlättas kommunikation och överblick av det interna arbetet vilket ökar effektiviteten. Specialpedagogerna som arbetar inom språk, tal och hörsel kan organiseras centralt i den nya ”enheten för kvalitet, utveckling och stöd”. Alternativt placeras de i de pedagogiska enheterna och lokaliseras på förskolor/skolor. 2. Verksamheter som idag bedrivs av SpC som bör organiseras i de pedagogiska enheterna och lokaliseras lokalt på förskolor/skolor är: - Specialpedagoger - Specialpedagoger inom språk, tal och hörsel Det som framkommer mycket tydligt i intervjuerna och i den genomförda benchmarkingen innebär att jag drar slutsatsen att specialpedagoger bör vara organisatoriskt placerade i de pedagogiska enheterna med lokal placering på förskolor/skolor. Detta leder till ökad effektivitet och flexibilitet genom att specialpedagogerna kan arbeta mera förebyggande om de har sin placering nära verksamheten i förskola/skola. Flera rektorer har redan anställt 12 specialpedagoger och coacher på enheterna och erfarenheterna från detta arbete är goda. Placeras specialpedagogerna i verksamheten i förskola/skola kan även dagens upplägg med ansökan om stöd tas bort. I policydokumentet för Barn och elevhälsan i Kungsbacka kommun (2013-04-25) framgår att det är rektor/förskolechef som ska leda arbetet med att ta fram elevhälsoplan och att ”barn- och elevhälsoteamet ska bedriva sitt arbete i nära samarbete med förskolans/skolans personal.” Detta anser jag bör gälla även för specialpedagogerna och därför är det logiskt att de är organiserade i de pedagogiska enheterna med lokal placering på förskolor och skolor. Detta ger även en bra flexibilitet genom att chefen för den pedagogiska enheten kan styra om resurser om t.ex. någon blir sjuk eller om en större utredning behöver göras. På samma sätt kan specialpedagogerna som arbetar inom språk, tal och hörsel organiseras i de pedagogiska enheterna och lokaliseras på förskolor/skolor. Alternativt placeras de centralt i den nya ”enheten för kvalitet, utveckling och stöd”. 3. Verksamheter som idag bedrivs av SpC som bör organiseras och lokaliseras lokalt på förskolor/skolor är: - LSS-verksamheten (korttidstillsyn) - Särskilda undervisningsgrupper och Kullenskolan Ansvaret för LSS-verksamheten (korttidstillsyn) överföras till enheter där särskolans verksamhet bedrivs. Detta skulle underlätta inkludering och öka effektiviteten när det gäller att t.ex. samutnyttja personal som kan arbeta både i särskolan och i LSS-verksamheten. På samma sätt kan ansvaret för de särskilda undervisningsgrupperna och Kullenskolan läggas ut på rektor på den skola där gruppen är lokaliserad alt. näraliggande skola. På detta sätt underlättas inkludering och samarbete för både elever och personal. Slutord Genomlysningen av specialpedagogiskt centrum (SpC) funktion inför ny organisation visar på att verksamheten bör omstruktureras och inrymmas i en ny central enhet tillsammans med förvaltningens övergripande arbete med kvalitet och utveckling. Verksamheten ska bygga på rättssäkerhet och genomsyras av 1-16-årsperspektivet med inkludering och vidgat normalitetsbegrepp som grundsyn. Den nya ”enheten för kvalitet utveckling och stöd” ska 13 vara ett kraftfullt stöd för barn/elever i behov av särskilt stöd med fokus på alla barn/ elevers rätt till en likvärdig utbildning med kvalitet i Kungsbacka. 14 KUNGSBACKA KOMMUN Nämnden för Förskola & Grundskola SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (18) Sammanträdesdatum 2013-10-31 § 80 12-00171/64 Ny organisation Beslut Nämnden beslutar att från och med 2014-05-0 l organisera förskolor och grundskolor i tre pedagogiska enheter utifrån geografiska områden Norr: Kullavik, Särö, Malevik, Onsala, Torås, Furulid Centrum: Älvsåker, Hede, Varia, Hålabäck Söder: Fjärås, Gällinge, Asa, Asa Gårdsskolan, Frillesåsskolan samt att för övrigt notera förvaltningschefens avsikter vad gäller ny organisation av stabs- och stödverksarnheter. Nänmden beslutar att till det organisatoriska beslutet foga följande yttrande och direktiv: Förskola och grundskola i Kungsbacka är en stor organisation som kräver en tydlig administrativ ledning och styrning. Nänmden väljer nu att organisera denna i tre geografiska distrikt. Detta skapar en effektiv organisation, främst avsedd för att leda färskolechefer och rektorer. Omorganisationen kommer att följas av en ny organisation av stöd- och stabsresurser. Omorganisationen medför en relativt kraftig besparing, mer än två miljoner kr per år. En större del av resurserna skall fördelas direkt till färskolechefer och rektorer. Detta är enligt intentionerna i den förändrade skollagen och i tidigare beslut om s.k. kommunala självstyrande skolor (KSS). Förvaltningschefen skall vidta åtgärder för att säkerställa ett ökat handlingsutrymme för färskolechefer och rektorer. Genom detta vill nänmden stötta olika lokala initiativ. Det nu avslutade KSS-försöket är ett exempel på sådana initiativ. Nänmdens förväntan är att färskolechefer och rektorer genom detta skall ges ännu bättre förutsättningar att självständigt och kreativt leda sina verksamheter och att man aktivt skall använda detta. I det ligger en möjlighet för Förskola & Grundskola att ytterligare förbättra sin tätposition bland landets skolkommuner. Återrapportering av genomförande och effekter skall göras ett år efter genomförandet med en första avstämning i december 2014. Nämnden beslutar vidare att ge förvaltningschefen i uppdrag att föreslå en förändring i delegationsorduingen, som innebär att förvaltningschefen från och med 2014-05-01 ges delegation att, inom budgetram, besluta om organisatoriska förändringar som ej påverkar upptagningsområden för barn och elever. Paragrafen fortsätter Justerare Expedierat/bestyrkt KUNGSBACKA KOMMUN Nämnden för Förskola & Grundskola SAMMANTRÄDESPROTOKOLL l o(18) Sammanträdesdatum 2013-10-31 § 80 fortsätter Sammanfattning Nämnden beslutade i mars 2013 att återremittera ärendet om kommunala självstyrande skolors framtida organisation till forvaltningschefen. Vid återremissen fick forvaltningschefen i uppdrag att återkomma med forslag till nänmden om en ny geografisk distriktsindelning med fyra verksamhetsområden att gälla fi·ån januari 2014. Anette Liedström Hjorth går igenom sitt forslag till ny organisation. Hon redogör även for synpunktema från de fackliga representanterna i Förskola & Grundskolas samverkansgrupp (FSG). De fackliga representanterna har uttryckt att de stöttar forvaltningschefens forslag om fyra pedagogiska enheter och att de kommunala självstyrande skoloma inordnas i de pedagogiska enheter under ledning av forvaltningschefen dit de geografiskt hör hemma. Förslag under sammanträdet Maj-Britt Rane Andersson (S) framställer yrkande i enlighet med bilaga l till protokollet. Anders Ekström (M) fi·amställer tillsammans med Christian Haneson (FP) yrkande i enlighet med bilaga 2 till protokollet. Karin Green (C) forklarar att hon instämmer i Maj-Britt Rane Anderssons (S) huvudyrkande och framställer tilläggsyrkande i enlighet med bilaga 3 till protokollet. Beslutsgång huvudförslag Ordforanden ställer eget forslag och Christian Hanesons (FP) rorslag utan tilläggsyrkanden, Maj-Britt Rane Anderssons (S) förslag samt förvaltningschefens forslag mot varandra och finner att nänmden bifaller ordforandens och Christian Hanesons (FP) forslag. Omröstning Omröstning begärs vad gäller ordforandens m. fl. förslag och Maj-Britt Rane Anderssons (S) forslag. Nänmden godkäuner foljande beslutsgång for huvudomröstning: Ja-röst for ordforandens m.fl. forslag Nej-röst for Maj-Britt Rane Anderssons (S) forslag. Därefter tar nänmden ställning till tilläggsyrkanden. Omröstningsresultat Med 7 ja-röster mot 4 nej-röster finner ordfåranden att nänmden har antagit ordforandens m.fl. huvudforslag. Paragrafen fortsätter Justerare Expedierat/bestyrkt KUNGSBACKA KOMMUN Nämnden för Förskola & Grundskola SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Il (18) Sammanträdesdatum 2013-10-31 § 80 fortsätter Ledamot Christian Haneson (FP) Maj-Britt Rane Andersson (S) Karin Fahlström Augustsson (M) Åke Moberg (M) Lisa Andersson (M) Marianoe Pleijel (M) Anna Säve (M) Karin Green (C) Jan Byvik (S) Mikaela Zackrisson (KB) Anders Ekström (M) Summa Ja-röst x x x x x x x 7 Nej-röst Avstår x x x x 4 Reservationer Maj-Britt Rane Andersson (S) och Jan Byvik (S) reserverar sig till förmån för eget förslag i enlighet med bilaga l till protokollet. Karin Green (C) och Mikaela Zackrisson (KB) reserverar sig i enlighet med MajBritt Rane Anderssons (S) förslag. Anteckningar till protokollet Ersättarna Renee Sylvan (S) och Charlotte Gärde (MP) antecknar till protokollet att de stödjer Maj-Britt Rane Anderssons (S) m.fl. reservation. Beslutsgång tilläggsyrkanden Ordfåranden ställer ordfårandens m.fl. tilläggsyrkande i enlighet med bilaga 2 till protokollet mot Karin Greens (C) tilläggsyrkande i enlighet med bilaga 3 till protokollet mot varandra och finner att nämnden bifaller ordfårandens m.fl. tilläggsyrkande. Reservationer Karin Green (C) reserverar sig i enlighet med bilaga 3 till protokollet vad gäller tilläggsyrkande. Maj-Britt Rane Andersson (S), Jan Byvik (S) och Mikaela Zackrisson (KB) reserverar sig i enlighet med Karin Greens (C) tilläggsyrkande. Paragrafen fattsätter Justerare Expedierat/bestyrkt KUNGSBACKA KOMMUN Nämnden för Förskola & Grundskola SAMMANTRADESPROTOKOLL 12 (18) Sammanträdesdatum 2013-10-31 § 80 fortsätter Anteckningar till protokollet Ersättruna Renee Sy1van (S) och Charlotte Gfu·de (MP) antecknar till protokollet att de stödjer Karin Greens (C) reservation vad gäller tilläggsyrkande. Beslutsunderlag Arbetsutskottet 2013-10-21 § 115 Förvaltningens skrivelser inför nfunndsannnanträde 2013-10-31 om belysning av alternativen 2 pedagogiska enheter, 3 pedagogiska enheter, 3 pedagogiska enheter plus en KSS-enhet, 4 pedagogiska enheter med Älvsåker flyttad till pedagogisk enhet centrum satnt 5 pedagogiska enheter (4 pedagogiska enheter plus en KSS-enhet) Arbetsutskottet2013-10-15 § 114 Förvaltningens skrivelse 2013-10-11 Arbetsutskottet 2013-10-09 § 111 Nfunndens beslut 2013-09-26 § 73 Nfunndens beslut 2013-03-21 § 17 Arbetsutskottet 2013-03-14 § 33 Arbetsutskottet 2013-03-06 § 25 Förvaltningens skrivelse 2013-03-06 Preera slutrapport Utredning om KSS fratntida organisering 2013-03-02 Beslutsexpediering Samtliga ve, samtliga KSS-chefer. Justerare ExpedieraUbestyrkt ;Vdrmden {'Jr .. .fi!j:rt:kv la f' 6trnntk~l~~, 2013-10-31 Namnden för Förskola och Grundskola sammanträde 31 oktober 2013 Ärende 6 Ny organisation 2DJ}-JD-•31 JFil /3l)t!JCl l f&.-, v1114-J51fp/-t}.ne . !'h1cl&;1JtJY'(J) fVI,{J. Förslag: Pedagogiska enheter i ny organisation,5 pedagogiska enheter dvs 4 enheter och KSS som egen enhet. Socialdemokraterna har sedan starten 2007 varit de sorn upmuntrat,stöttat,de kommunala friskolorna (KSS). Nar inte kommunledningen kunde förmå sig att andra regelverket så att KSS skulle förbli helt fristående,ar det andå vår mening att KSS skolorna har visat att de uppfyllt de förväntningar och krav som vi stalit på dem. Vi vill peka på: att de tagit tillvara engagemanget hos elever, personal och föräldrar De har åstadkommit en större narhet i en liten enhet De har kunna anvanda friutrymmet på ett sakert satt KSS skolorna vill och skall ha större frihet och utveckla verksamheten,inom såval pedagogik, ekonomi och organisation Vi anser att det engagemang och entusiasm personalen visat blir större vid ökad självständighet. Mer inflytande för föräldrar och elever genom att snabbt och informellt få kunskap om sina barns skolgång,KSS chefen kan fatta snabba beslut, direkt med sin personal på platsen Självklart måste KSS som alla andra skolor följa kommunens regler, men på det sättet skolorna arbetar gynnar detta elever, personal och föräldrar. Socialdemokraterna föreslår 5 enheter i den nya organisationen med KSS som egen enhet Maj-Britt Rane Andersson( s) vice ordf. Namnden för Förskola och Grundskola Jan Byvik,ledamot Renee Sylvan,ersattare Nämnden för Förskola & Grundskola 2013-10-31 § 80 Bilaga 2 Från Anders Ekström (M) och Christian Haneson (FP) m.fl. Beslutsförslag Att besluta att from 2014-05-01 organisera förskolor och grundskolor i tre geografiska områden (förslag 3), samt att f.ö. notera förvaltningschefens avsikter vad gäller ny organisation av stabs- och stödverksam heter. Tilläggsyrkanden Att besluta att till det organisatoriska beslutet foga följande yttrande och direktiv: Förskola och grundskola i Kungsbacka är en stor organisation som kräver en tydlig administrativ ledning och styrning. Nämnden väljer nu att organisera denna i tre geografiska distrikt. Detta skapar en effektiv organisation, främst avsedd för att leda färskolechefer och rektorer. Omorganisationen kommer att följas av en ny organisation av stöd- och stabsresurser. Omorganisationen medför en relativt kraftig besparing, mer än två milj. kr per år. En större del av resurserna skall fördelas direkt till färskolechefer och rektorer. Detta är enligt intensionerna i den förändrade skollagen och i tidigare beslut om s. k. "Kommunala självstyrande skolor". Förvaltningschefen skall vidta åtgärder för att säkerställa ett ökat handlingsutrymme för färskolechefer och rektorer. Genom detta vill vi stötta olika lokala initiativ. Det nu avslutade KSSförsöket är ett exempel på sådana initiativ. Vår förväntan är att färskolechefer och rektorer genom detta skall ges ännu bättre förutsättningar att självständigt och kreativt leda sina verksamheter, och att man aktivt skall använda detta. l det ligger en möjlighet för oss att ytterligare förbättra vår tätposition bland landets skolkommuner. Återrapportering av genomförande och effekter skall göras ett år efter genomförandet med en första avstämning i december 2014. Att besluta att ge förvaltningschefen i uppdrag att föreslå en förändring i delegationsordningen, som innebär att förvaltningschefen from 2014-05-01 ges delegation att, inom budgetram, besluta om organisatoriska förändringar som ej påverkar upptagningsområden för barn och elever. Nämnden för Förskola & Grundskola 2013-10-31 § 80 Bilaga 3 Från Karin Green (C) 6. Ny organisation • Centerpartiet yrkar att en ny organisation bildas med fem pedagogiska enheter - fyra enligt förvaltningens förslag samt en bestående av de tre KSS-skolorna. Reserverar mig till förmän för eget förslag vad gäller organisationen, men att Älvsäkersskolan inordnas i pedagogisk enhet Centrum, istället för i en enhet tillsammans med Kullavik/Särö, överensstämmer med Centerpartiets uppfattning. Tillläggsyrkande: • Centerpartiet yrkar att intentionerna med KSS-skolorna genomförs pä alla enheter genom att: -Skolorna uppmuntras att utnyttja sitt friutrymme att profilera sig. -Föräldraräd liknande de pä KSS finns pä alla skolor. -Systemet med kontaktpolitiker utvecklas sä att alla skolor i kommunen får närmare kontakt med politikerna i nämnden. -Skolorna ska kunna styra i vilken utsträckning de vill utnyttja SPCs personalresurser alternativt anstä Ila sj ä lva. -De ekonomiska medlen fördelas tilllägsta möjliga nivä. Reserverar mig till förmän för eget förslag vad gäller tilläggsyrkanden. TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2015-06-08 Diarienummer FG/2015:98 Nämnden för Förskola & Grundskola Tillägg till Förskola & Grundskolas delegeringsförteckning, antagen av nämnden 2014-06-17 § 62 Förslag till beslut Beslut I avsnitt 2.12, nämndens delegeringsförteckning antagen av nämnden 2014-06-17 § 62, ska lagrummen 9 kap. 15 § 2 st och 11 kap. 29 § 2 st skollagen läggas till, så att delegeringen får följande formulering: Nr Ärende 2.12 Beslut om Fc placering vid skolenhet som frångår vårdnadshavarnas önskemål med hänvisning till betydande organisatoriska eller ekonomiska svårigheter för kommunen. Förskola & Grundskola Åsa Fri Jurist 0300-834000 [email protected] Delegat Beslutsrum Anm. Fc del. till SL 9 kap. 15 § 2 st Beslut enligt SL 10 kap. 30 § 2 st 2 p eller SL 11 kap. 29 § 2 st 2 p beslutas av nämnden. R SL 10 kap. 30 § 2 st p 1 SL 11 kap. 29 § 2 st 1 p Beslut enligt 1 st 9 kap. 15 §, 10 kap. 30 § och 11 kap. 29 § SL är verkställighet inom ramen för rektorernas inre organisation. 1 (2) Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se KUNGSBACKA KOMMUN 2 (2) Motivering till beslut Avsnitt 2.12 gäller beslut om placering vid skolenhet som frångår vårdnadshavarnas önskemål med hänvisning till betydande organisatoriska eller ekonomiska svårigheter för kommunen. I avsnittet står lagrummet som avser grundskolan angivet, 10 kap. 30 § skollagen, men inte lagrummen avseende förskoleklass och grundsärskola, 9 kap. 15 § och 11 kap. 29 § skollagen. Även om ärendelydelsen omfattar även de lagrummen, bör lagrummen uttryckligen anges för att det inte ska råda någon otydlighet kring delegeringens omfattning. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, 2015-06-08 Delegeringsförteckning 2014-06-17 § 62 Beslutet skickas till Insidan/K Fredberg Anette Liedström Hjorth Förvaltningschef