EBH-STOÖDETS BESLUTANDEGRUPP, möte 3

Sida 1(6)
ANTECKNINGAR
Mötesdatum
2015-04-15
EBH-STOÖ DETS BESLUTANDEGRUPP, mö te 3
Namn
Carl Mikael Strauss (CMS)
Ulf Larsson (UL)
Magnus Langendoen (ML)
Annelie Johansson (AJ)
Pär Nilsson (PN)
Nicklas Boussard (NB)
Karin Olsson (KO)
Paula Nilsson (PaN)
Sektionschef, Naturvårdsverket
Handläggare, Naturvårdsverket
Enhetschef Miljöenheten, Lst Västerbotten
Objektägare Miljöskydd, Lst Skåne
EBH-samordnare, Lst Jönköping
Projektledare, Kommunaccessen
Samordnare EBH-stödets användarråd
Samordnare EBH-stödets användarråd
Närvarande
x
x
x
x
x
x
x
1. Utveckling av EBH-stödet
Om vad som ingår i leverans 1 och 2 under 2015
Med leverans 1 2015 innefattas alternativ 2, i enlighet med det beslut som togs på möte
med EBH-stödets beslutandegrupp den 17 mars 2015. Alternativ 2 beskrivs i
utvecklingskonsulten Altrans dokument Förstudie avveckling av EPiServer för EBHstödet, 2015-02-12 samt Förstudie avveckling av EPiServer för EBH-stödet
Kompletterande frågor och svar, 2015-02-23.
Arbetet med kravställan inför leverans 1 började med en workshop den 25 mars. I denna
workshop deltog kollegor som arbetat länge med EBH-stödet, förvaltningsledare som
arbetar med EBH-stödet samt två utvecklingskonsulter från Altran. Syftet var att ha en
”brainstorming” om vad som behöver förändras och förbättras när EBH-stödet ska kodas
om och EPiServer ska avvecklas. Det kom fram många kreativa och intressanta förslag
som samordnarna för EBH-stödet tar med sig som utvecklingsuppgifter i det fortsatta
utvecklingsarbetet.
Under den utvecklingsinsats som nu inleds kommer vi att arbeta agilt tillsammans med
Altran, vilket innebär att vi inte kommer att specificera alla krav i förväg. Användarrådets
samordnare har gjort en översiktlig kravspecifikation som den 10 april skickades till
Länsstyrelsens IT-enhet, Altran samt andra berörda. Under vecka 17 arbetade Altran med
lösningsspecifikation och estimat. Veckan därefter, vecka 18, var planerat att IT-enheten
tar fram en offert inför den beställning som sedan kommer att skrivas av användarrådets
samordnare. I beställningen beskrivs vad som ska ingå i leverans 1 2015.
Postadress:
403 40 Göteborg
Besöksadress:
Ekelundsgatan 1
Telefon/Fax:
010-224 40 00 (vxl)
010 224 50 31 (fax)
Webbadress:
www.lansstyrelsen.se/vastragotaland
E-post:
[email protected]
2(6)
Det agila arbetssättet innebär att utvecklingsarbetet delas in i treveckors perioder, så
kallade sprintar. Varje sprint börjar med ett uppstarsmöte, när konsulter och beställare – i
vårt fall representerade genom användarrådets samordnare – gemensamt diskuterar och
specificerar detaljerna för vad som ska utvecklas under den närmaste sprinten. Varje sprint
avslutas med ett demomöte, när Altran visar vad som utvecklats under den senaste
sprinten. Sprintstartmötena är fysiska möten på plats på Altrans kontor i Göteborg, med
EBH-stödets samordnare och konsulterna på Altran. Demomötena går via lync, vilket
innebär att flera personer kan ges möjlighet att delta för att se vad konsulten har utvecklat
under den senaste sprinten.
Leverans 2 2015 kommer att omfatta framför allt databasen (SQL) och
databashanteringen, bland annat upphämtningen av data till rapportuttag och sökningar. I
den leveransen kommer många av de förslag och behov som framkom i samband med
workshopen den 25/3 att kunna tas med samt att själva databasen kommer att kodas om,
vilket kommer att innebära både förbättringar av dess prestanda och helt andra möjligheter
än idag att utveckla sökmöjligheter och rapportuttag. Detta innebär en vidareutveckling av
rapporter och sökmöjligheter där exempelvis nya fält kan läggas till.
Det är ännu inte klart när leverans 2 ska starta, men målsättningen är att komma igång så
tidigt som möjligt under hösten för att så mycket utveckling som ekonomin räcker till ska
kunna genomföras under kalenderåret. Vid tiden för detta beslutandegruppsmöte var
bemanningen för Altrans utvecklingsarbete med EBH-stödet ännu inte klar, det saknades
ännu resurser.
För att klara allt som inryms i leverans 1 behövs ytterligare en utvecklare på heltid, men
Altran hade vid tiden för mötet ännu inte kunnat lösa detta. Användarrådets samordnare
hade bett om att få ett möte med den person hos Altran som ansvarar för våra
beställningar, i avsikt att få möjlighet att vid en direktkontakt beskriva hur behovet ser ut
för oss under året. På mötet skulle även vår förvaltningsledare från IT-enheten vara med,
Lars Svensson.
Beslut om utvecklingsmedel för leverans 1
En fråga som användarrådets samordnare hade diskuterat på förhand med ML, CMS och
UL gäller fördelningen av ekonomiska medel mellan leverans 1 och 2 under 2015. Frågan
gäller alltså de medel som redan är ansökta och tilldelade för EBH-stödets utveckling
under 2015.
Leverans 1 fokuserar i huvudsak på det som inom förstudien kallas alternativ 2. I
kravspecifikationen, som beslutandegruppen fick ut den 10 april, beskrivs att vid
framtagandet av kravspecifikationen har användarrådets samordnare identifierat vissa
utvecklingsuppgifter som vi ser behov av att de om möjligt tas med inom leverans 1 2015.
Dessa utvecklingsuppgifter går dock helt klart utöver vad som kan anses inrymmas inom
förstudiens alternativ 2.
Användarrådets förslag är därför att inom leverans 1 använda medel sökta för
avvecklingen av EPi-Server till allt det som inryms inom förstudiens alternativ 2, men att
3(6)
därutöver även en begränsad del av årets medel för vidareutveckling kan användas till
några få, i kravspecifikationen beskrivna utvecklingsuppgifter som uppenbart går utöver
alternativ 2. Detta gäller exempelvis att utveckla den händelsestyrda loggningen, som hör
nära samman med att kommunerna ska få tillgång till EBH-stödet. Denna
utvecklingsuppgift framkom som ett förbättringsförslag även i samband med den
riskanalys som genomfördes på EBH-stödet den 5 mars i år.
Beslut: Alla deltagande på mötet var överens om att medlen kan användas på detta sätt.
Även Carl Mikael, som inte kunde delta på mötet, har i telefonsamtal med Paula den
13 april godkänt förslaget.
2. Projektet Kommunernas tillgång till EBH-stödet
Projektplan
Nicklas fortsätter arbetet med att skriva på projektplanen för Kommunernas tillgång till
EBH-stödet. Utkastet på projektplan kommer att skickas ut till styrgruppen och övriga
berörda den 17 april. Nästa styrgruppsmöte är den 23 april. Då kommer deltagarna att få
möjliget att lämna synpunkter på utkastet. Efter inkomna synpunkter kommer Nicklas att
arbeta vidare med projektplanen.
Referensgrupp
Till projektet har en referensgrupp knutits med handläggare från kommunala miljökontor.
Namnen har samlats in från handläggare på Länsstyrelsen. Det är 21 personer i
referensgruppen som representerar 24 olika kommuner, vilka både är geografiskt spridda
över landet samt att kommuner av olika storlek finns med. Syftet är att personerna i
referensgruppen ska vara delaktiga i projektet genom att bland annat lämna synpunkter i
olika frågor och delge projektledningen erfarenheter från de respektive kommunerna,
vilket exempelvis skulle kunna handla om att beskriva kommunernas arbete med
förorenade områden.
Referensgruppen har redan hjälpt till med snabbt svar via e-post på en utskickad fråga om
vilken webbläsare och vilket system för registrering av förorenade områden som
kommunen använder. Referensgruppens svar avgjorde vilka webbläsare som
användarrådets samordnare i kravställan till leverans 1 anger att det nya EBH-stödet ska
anpassas för.
Nyhetsbrev
Arbetet med att ta fram ett nytt nyhetsbrev har påbörjats. Det kommer liksom tidigare att
skickas ut till alla inom projektet och övriga som kan vara intresserade av vad som händer
inom projektet.
Samrådsmöte om juridik och system
Den 29 april är det inbokat ett samrådsmöte i Göteborg för att komma en bit längre med
en del juridiska frågor. Det som ska tas upp är i huvudsak frågor relaterade till
Personuppgiftslagen (PuL), Lagen om offentlighet och sekretess, arkivering och ansvar
för information. Deltagare på mötet förutom Nicklas, Paula och Karin kommer att vara
4(6)
personer från Göteborgs stad verksamma inom kunskapsområdena juridik, handläggning
och IT-frågor samt kollegor från Lst verksamma inom områdena juridik, arkiv,
ärendehantering och arbete med förorenade områden. Ulrika Samulesson,
Miljöskyddsdirektör och Avdelningschef vid Miljöskyddsavdelningen på Länsstyrelsen i
Västra Götalands län kommer att delta. Leif Schöndell, Miljöchef i Borås Stad som även
ingår i projektets styrgrupp, är också inbjuden och har tackat ja. Syftet med mötet är att
deltagare från Länsstyrelsen och kommunen får möjlighet att gemensamt diskutera olika
frågeställningar.
AJ föreslog att kontakt tas med personerna som arbetar med generellt handläggningsstöd,
för att få mer vägledning i hur de juridiska frågorna ska hanteras. Projektledare för
verksamheten är Gull-Maj Carlsson, Lst Skåne. Ewa Larsson, Länsstyrelsen Västra
Götaland är stationerad i Göteborg. Hon är förvaltningsledare IT och arbetar med generellt
handläggningsstöd. Kontakt kan också tas med Maria Rånge, som kommer att dela
ansvaret som förvaltningsledare med Ewa framöver.
AJ föreslog också att projektet kommunaccessen kan se hur generellt handläggningsstöd
har sett på e-tjänster och formulär för att få in data i länsstyrelsen databaser. Detta skulle
eventuellt kunna vara något att ta upp även för EBH-stödet i framtiden och i sådant fall
skulle det finnas en färdig funktionalitet som vi kan använda. Det är generellt en fördel att
ta del av vad andra kommit fram till som redan har sett på samma frågeställningar. Ännu
ett annat IT-system som använder e-tjänster är Vindbrukskollen.
Exempel från andra projekt och system
De juridiska frågor som kommer att tas upp på mötet den 29 april är inte specifika för
EBH-stödet. Exempelvis arbetar både generellt handläggarstöd och samverkansprojektet
IED med likande frågeställningar. NB, PaN och KO har bokat in ett möte med Elisabet
Dimming, som är projektledare för Informationsprojektet IED för att ta en första kontakt.
Det kan finnas beröringspunkter mellan projekten, där erfarenhetsutbyte kan vara
värdefullt.
Förslaget är att se på andra systems hantering av inkomna handlingar och ändringar i
systemen där flera olika myndigheter har behörighet. Vindbrukskollen exempel på ett
system där det finns möjlighet för såväl myndigheter som verksamhetsutövare att lägga in
information. När verksamhetsutövarna har lagt in information finns möjlighet att skicka in
denna till respektive myndighet, som ska ta emot ärendet. Om ärendet ska till
Länsstyrelsen ska den inkomna handlingen diarieföras i Platina.
Ett annat exempel är SMP. Där finns möjlighet för verksamhetsutövaren att skicka in en
handling/en miljörapport till myndigheten. När handlingen har skickats in får berörd
myndighet en e-post att miljörapporten är inlämnad. Siffrorna sparas i SMP och
handlingen sparas i Platina.
Inom kommunaccessprojektet måste utredas hur de respektive Personuppgiftsombuden
från kommuner och Länsstyrelse ser på situationen när en uppgift har lagts in i EBH-
5(6)
stödet och en allmän handling därmed har kommit in till Länsstyrelsen. När är
informationen en inkommen handling? Är det en allmän handling eftersom Länsstyrelsen
har efterfrågat informationen och kommunen har svarat på den förfrågan? Dessa och
närbesläktade frågor måste besvaras, även när det gäller den planerade utvecklingen av
möjlighet till informationsöverföring mellan EBH-stödet och kommunala register som
Miljöreda, Ecos och Castor.
SKL:s miljöchefsnätverk
Den 7-8 maj kommer SKL:s chefsnätverk för kommunala miljöchefer att träffas. NB, PaN
och KO har fått möjlighet att delta en morgon och hålla en presentation om projektet
Kommunernas tillgång till EBH-stödet. Det är ett välkommet tillfälle att få möjlighet att
informera om syftet med projektet och samtidigt ge de kommunala miljöcheferna
möjlighet att ställa frågor till oss och delge oss sina tankar och åsikter om projektet och
vad de anser kan vara av intresse eller inte av intresse för de kommuner de representerar.
Kommunala handläggningsregister
Inför att informationsöverföring mellan kommunala handläggningsregister och EBHstödet ska utvecklas har Altrans projektledare Mats Högberg fått i uppdrag att ansvara för
kontakten med utvecklingssidan hos Tekis och EDP, som utvecklar Ecos respektive
Miljöreda. En första kontakt togs mellan Altran och båda dessa företag i samband med att
förstudien avveckling av EPiServer skrevs. Både Tekisk och EDP uttryckte då att de vill
vara med från start och vill veta så tidigt som möjligt vad vi planerar. Det kommer att
krävas nyutveckling i samtliga berörda system för att informationsöverföringen ska kunna
bli verklighet.
AJ informerade om att det finns ett tredje system som kommunerna använder, Castor och
utvecklas av Prosona. Altran kommer att ta kontakt även med dem för att samråda om hur
informationsöverföringen kan utvecklas parallellt mellan systemen.
I dagsläget använder cirka 130 kommuner Miljöreda, cirka 100 kommuner Ecos och cirka
20-30 kommuner Castor. Tillsammans täcker dessa tre system in i storleksordningen 98%
av landets kommuner. I övriga kommuner används Excel eller någon form av
accessdatabas.
3. Projektet Information om förorenade områden i fastighetsregistret
I slutet av februari höll en av deltagarna i arbetsgruppen, Christer Idström från
Länsstyrelsen i Blekinge, en presentation om projektet för att flagga för förorenade
områden i fastighetsregistret för länsrådsgrupp 6. De ställde sig bakom förslaget om att
informationen ska skrivas in i fastighetsregistret och Susanna Löfgren, länsråd i Jämtland,
kommer att vara den som undertecknar skrivelsen i sin egenskap av ordförande i Lg6.
Arbetsgruppen arbetar därför vidare med framställan till Lantmäteriets styrelse för en
ändring i Lantmäteriets författningssamling om att en textrad ska läggas till på de
fastigheter som finns med i EBH-stödet.
6(6)
Senaste förslaget på textraden är:
Misstänkt förorenat område. Mer information finns hos Länsstyrelsen.
I framställan ska det också ingå en konsekvensutredning enligt förordningen om
konsekvensutredning vid regelgivning. Konsekvenser ska beskrivas både för Lantmäteriet
och för Länsstyrelsen.
Arbetsgruppen har tagit fram ett första utkast, som har skickats till Lantmäteriets
chefsjurist som ska få möjlighet att lämna synpunkter. Nästa möte med arbetsgruppen är
den 16 april. Då kommer man att arbeta vidare för att få klart det slutliga förslaget.
Arbetsgruppen har också börjat tala om att ta fram en strategi för hur man ska informera
alla berörda parter om att detta kommer att införas och hur informationen ska uppdateras.
AJ föreslog att arbetsguppen också kan ta hjälp av Pär Söderström, som sitter med i
Geodatasamverkans styrelse. Ännu en person som kan kontaktas är Maria Rånge, som
också är med i Informationsprojektet IED.
Ytterligare hjälp med att driva frågan vidare är att AJ kan tänka sig att lyfta frågorna som
uppkommer i samband med detta till chefsforum EBH och ta upp dessa med
Naturvårdsverket.
4. Övriga frågor
Inga övriga frågor.
Nästa möte: den 18 maj kl. 14:45-15:30 via Lync