Riktlinjer för Administratörsgruppen

Riktlinjer för Administratörsgruppen
En sammanställning av riktlinjer för administratörsgruppen, med syfte att
hantera administrativa frågor inom CLINTEC på ett enhetligt sätt och enligt
KI:s intentioner
Ekonomi
Fakturor
Medlemsavgifter
Utifrån tidigare beslut i enhetschefsgruppen har vi på CLINTEC tillämpat nedanstående:
”CLINTEC skall ersätta medlemsavgifter som överstiger 1500 kr/medlemsavgift.
Medlemsavgifter på lägre belopp ersätts ej. Vid förmånsbeskattning skall blanketten
förmånsbeskattning fyllas i. Lokal administratör skickar ifylld förmånsblanketten till
lönekontoret samt scannar in blanketten i Contempus i samband med betalningen”
Efter beslut i ledningsgruppen ändras detta till en rekommendation. Enhetschefen beslutar om
medlemsavgift skall ersättas eller ej. Blankett för förmånsbeskattning skall fortfarande fyllas i
och skickas till lönekontoret oavsett belopp och kopia bifogas inbetalningen vare sig den görs i
Contempus eller som utlägg i PA-webben (201105)
I-pad
Det finns i två versioner Wi-Fi och Wi-Fi/3G. Vid inköp av 3G modellen fodras ett simkort och
därmed ett prefektbeslut jmf mobiltelefon. Bägge versionerna finns i ITportalen. Vid inköp av 3G modellen scannas prefektbeslutet i vanlig ordning in tillsammans
med fakturan. Eftersom I-pad ej är att betrakta som dator, behöver inköpet ej gå över Annika
utan kan ske direkt på enheten över KIs IT-portal (201101)
IT-avgiften
IT-avgiften läggs ut på projekt kvartalsvis när vi får IT-fakturan till institutionen.
När IT-fakturan kommer skickar Britt-Louise ut en lista från KIMKAT där respektive
administratör skall fylla i projektnummer för de personer som tillhör respektive enhet samt
returnera listan till Britt-Lousie. När en person skall avslutas måste respektive administratör
meddela det till Ann-Charlotte.
SF biobiljetter
För att erhålla en icke skattepliktig gåva i form av en biobiljett är det viktigt att KI:s logotyp
alltid finns på de biljetter vi ger bort. Det blir då en reklamgåva som ska bokföras
på konto 5541 Annonser, reklam i Agresso. SF, Avd Företagsbiljetter, har vår logotyp lagrad hos
sig och kommer att stämpla denna på de biljetter vi beställer. Ange på fakturan vilka som
ska få biobiljetterna, samt som syfte ”reklamgåva”. Vid varje tillfälle får högst två biljetter till ett
högsta värde av 200 kr lämnas till varje person. Detta för att kunna räknas som mindre värde och
inte behöva beskattas. Är det ersättning för arbete skall vi istället utbetala arvode och ej lämna
biobiljetter. Man kan inte ge en gåva som ersättning för utfört arbete, medverkande i olika försök
och dylikt. Då är alla ersättningar över 100 kr per inkomstår är underlag för beskattning.
Biobiljetter KI http://intra.ki.se/finances/purchase/signed_contracts_se.html#SF
Postgirokonto utanför KI
Det är absolut förbjudet att hantera ekonomiska transaktioner som berör KI utanför KIs
ekonomisystem. All KI-verksamhet måste underkastas normal kontroll och revisionsrisk
Karolinska Institutet
Den relativa frihet som enheterna har inom institutionen får ej äventyras genom egna kreativa
lösningar. Enheterna måste därför alltid ha förtroende för institutionens centrala administration
och hitta lösningar tillsammans med den. Det är viktigt att vi har ett öppet och förtroligt
förhållningssätt där det finns utrymme för frågor och problemlösning (200905)
Intern konferens
Intern konferens skall konteras som interna kurser med konto 4812 när KI anordnar kurs för
anställda. Verifikation: Räkning från restaurang eller konferensbolag. (200905)
Faktura/utlägg
Lagen om offentlig upphandling (LOU) reglerar all upphandling som sker vid statliga
myndigheter. Lagen gäller för all upphandling vid KI, oavsett om den finansieras
med anslagsmedel eller externa medel. Detta innebär att institutionerna och dess forskare
alltid skall handla varor eller tjänster från av KI upphandlade företag. Alla köp genom
upphandlade företag sker på faktura, vilket gör att det ej är aktuellt med utlägg. Finns ej ett
upphandlat företag, kan vi göra en direktupphandling också den på faktura. Endast i
undantagsfall skall ett utlägg behöva göras för en vara eller tjänst tex vid resa när ett akut
behov uppstår av tex en sladd till dator etc.
Upphandlade företag
Ingen medarbetare med verksamhet vid institutionen får medverka till att faktura upprättas med
CLINTEC som betalningsmottagare från företag som ej finns med på KIs lista över
upphandlade företag. Kontakt måste alltid tas med ekonomiadm avseende inköp inom det
statliga ramavtalet. Om ej inköp kan ske enligt ovanstående, kan enheten under ledning av
enhetens administratör göra en direktupphandling.
Upphandling
Upphandling KI http://intra.ki.se/finances/purchase/index_se.html
Arbetsrutin vid inköp CLINTEC http://ki.se/ki/jsp/polopoly.jsp?d=18927&a=47625&l=sv
Direkt upphandling CLINTEC : http://ki.se/ki/jsp/polopoly.jsp?d=18927&a=47625&l=sv
Leverantörsfakturor
Tänk alltid på att bifoga:
 Underlag i form av syfte, vem som gjort vad etc
 Kopia på reseorder vid rese-, hotell-faktura
 Representationskostnader agenda, program dylikt, deltagarlista
 Avtal när kostnader för lön eller hyra faktureras och beloppet överstiger 100 000 kr
Beloppet 100 000 kr gäller för helår och kan innefatta flera mindre fakturor.
Stora betalningar
Stora betalningar dvs över 100 000 kr skall bevakas särskilt. Innan betalningen skickas till
ekonomiadministratör skall varje enhet göra en extra kontroll av att utbetalningen sker till rätt
mottagare, med rätt belopp och vid rätt tidpunkt.
Moms
Grundskole-, gymnasie- samt högskoleutbildningar som sker i det allmännas regi är befriade
från moms. På förekommen anledning har KI varit i kontakt med Skatteverket hur de ser på
momsbefriad utbildning och fått följande svar:
Karolinska Institutet
Om en utbildningsanordnare (KI), som är ansvarig för en skattebefriad utbildning ger en
underentreprenör i uppdrag att hålla i en viss del av utbildningen, kommer även denna
utbildningstjänst att vara momsbefriad. Man skiljer dock mellan ”tillhandahållande av
utbildningstjänst”, som är en momsfri tjänst och ”uthyrning av personal” som är en momspliktig
tjänst. Skillnaden mellan dessa två har normalt att göra med vem som ska svara för innehållet i
undervisningen, dess utformning och vem som bestämmer vad läraren ska göra.
Vid utbildningstjänster är det den anlitade underentreprenören som ges ansvaret för att utforma
innehållet i undervisningen och lärarens arbetsuppgifter, samt ansvara för att genomföra
undervisningen i ett ämne i enlighet med läroplanen. Enligt Skatteverket anses det vara
tillhandahållande av en momsbefriad utbildningstjänst. Hyr däremot underentreprenören ut
personal till KI och KI ansvarar för arbetsledning, arbetsmetoder, arbetsuppgifter och innehåll i
utbildningen är det fråga om ”uthyrning av personal” som är momspliktigt.
KI har varit i kontakt med Skatteverket om det här och i de fall då personer enbart hyrts in för
att hålla en föreläsning fick KI som svar att det är korrekt att det ska vara moms på fakturan, att
hålla en föreläsning (uthyrning av personal) anses inte vara tillräckligt för att det ska anses som
att han tillhandahåller oss en momsfri utbildningstjänst. Hade han ansvarat för och hållit i en
viss del av utbildningen (exempelvis en kurs) hade det varit en utbildningstjänst och fakturen
varit utan moms.
Originalkvitton
Originalkvitton till tex Eurocardfakturor häftas efter inskanning på ett A4 papper, med idnumret i Contempus angivet. Papperet skickas sedan till ekonomiadministratör för arkivering
Kreditfaktura
Om vi inte ska betala en faktura, måste den krediteras hos leverantören. Vi kan inte bara skicka
fakturan vidare själva till t ex sjukhuset. Risk finns för att fakturan ej betalas och vi får ett
inkassokrav. Det åligger administratören att ringa och be om en kreditfaktura. Parkera
debetfaktura med en kommentar om att en kreditfaktura inväntas.
Intrastat
Vid köp av varor från andra EU-länder fodras att vi redovisar Intrastat.
Vad är intrastat?
Intrastat är ett statistiksystem för in- och utförsel av varor mellan EU-länder. Det är nödvändigt
som underlag till nationalräkenskaper mm. EU:s ministerråd har konstaterat att information om
varuhandeln mellan medlemsländer är väsentlig för att kunna visa den inre marknadens
utveckling. Denna måste baseras på detaljerade varuuppgifter för att kunna belysa olika sektorer
av näringslivets varuhandel inom gemenskapen och dess medlemsländer.
Viktiga användare av statistiken är bl a Finansdepartementet, Sveriges riksbank,
Konjunkturinstitutet, Sveriges Exportråd, Svenskt Näringsliv, branschorganisationer,
massmedier, forskningsinstitut, Europeiska centralbanken och EU-kommissionen.
Intrastatblanketten, som finns i biblioteket under ekonomi, skall fyllas i samt bifogas fakturan.
Kostnader i förväg - ex reseorder
När vi betalar kostnader i förväg för en planerad resa tex flygbiljett, kongressavgift etc ska det
bifogas en kopia på reseorder och om syftet ej klart framgår av reseordern även en kopia på
tex kongressinbjudan, mail etc.
Karolinska Institutet
Utläggskvitton
För att momsen ska bli rätt, kan vi ej ta emot utläggskvitton som innehåller andra
kostnader än de som institutionen ska betala dvs kvitton med strukna utgiftsposter
(privata kostnader) accepteras ej.
Contempus
Prefekt för attest
När enhetschefen skall skicka faktura vidare till prefekt för attest, måste lokal administratör
skriva in i kommentarerna att adm har hanterat fakturan. Endast närmast föregående hanterare
är synlig i Contempus. Dvs när enhetschef hanterat fakturan är det ej synligt för prefekt att
fakturan passerat adm för kontering etc, vilket är viktig information för prefekt. (201010)
Till alla fakturor som går över 100 000 kr (om det kommer fler fakturor som för tex.
hyreskostnader är det totalsumman som gäller) måste det bifogas ett avtal för att fakturan ska
kunna betalas. Det är viktigt att avtalet tas fram i god tid så att fakturan inte förfaller. Avtalet
ska hos oss skrivas under av både enhetschef, prefekt.
Datorer
Alla datorer skall läggas in i inventarieregistret oavsett pris och konteras 5600 för ombokning
av ekonomiadm. Inventarieblanketten fylls i på ett sådant sätt att nedanstående textrutor i
Agresso kan fyllas i av ekonomiadm.
Beskrivning: Dator stationär/Bärbar dator/Handdator och Märke
Information: Kst, Projekt, ägare och lokalisering.
Bifoga en ifylld inventarieblankett i samband med godkännandet. Fakturan hanteras som
vanligt. I efterkontrollen tar ekonomiadm ut ett inventarienummer.
Ändring av uppgift
Om lokal adm behöver få någon uppgift ändrad, t ex momsbelopp eller annan valuta. Skicka
fakturan till Ekonomi med en kommentar om vad som ska ändras.
SVE-fakturor
Internfakturor samt övriga SVE-fakturor kan ej skickas med bilagor. Dessa kommer separat i
internkuvert eller på mailen. Det som ekonomiadm får centralt vidarebefordras sedan ut till
lokal adm.
Arbetsgång
Vår arbetsgång i Contempus bygger på att lokal adm garanterar att betalningen är rätt konterad
och åtföljs av nödvändiga underlag. Enhetschefen som attestant verifierar att enheten tar på sig
kostnaden.
Enskilda forskare
Enskilda forskare får ej använda sitt eget KI-id vid beställning av varor, utan lokal adm
referens skall alltid användas
Karolinska Institutet
Attestordning
I attestordningen i Contempus, går belopp på 100 tkr vidare från enhetschef till prefekt.
Prefekten kan då ej se att fakturan passerat lokal adm utan enhetschefen syns då i Contempus
som godkännare istället för som attestant. För att prefekt ska vara säker på att betalningen är rätt
konterad och åtföljs av nödvändiga underlag måste lokal adm, i kommentarsrutan, skriva att
betalningen är korrekt. Samma sak gäller enhetschefens egna kostnader som skall attesteras av
prefekt. Lokal adm anger i kommentarsrutan att kostnaden efter attest av enhetschef skall
skickas vidare till prefekt för slutattest samt att den är korrekt.
Kreditfaktura
När lokal administratör har en debetfaktura som helt eller delvis skall krediteras parkeras debet
fakturan med en kommentar om att kreditfaktura inväntas. När kreditfakturan kommer skall en
kommentar skrivas till på kreditfakturan vilken debet faktura som kreditfakturan avser samt en
kommentar på debetfakturan vilket fakturanr kreditfakturan har.
Beställning från annat EU-land
Be leverantören skriva KI´s momsregnr på fakturan.
Detta behövs för att man ej ska debitera moms mellan EU-länder. Momsregistreringsnr:
SE202100297301
Rutan ”text”
Tänk på att rutan ”text” på konteringsraden är den text som följer med till Agresso. Skriv där
kort så man förstår vad kostnaden gäller, t ex en flygresa, skriv då tex Li Tsai, Chicago,
kongressnamn eller inköp av tex bärbar dator skriv då, användare samt bärbar dator. 3:e person
ska alltid enkelt kunna förstå vad kostnaden gäller.
EFH
Arbetsgång
Vår arbetsgång i EFH bygger på att lokal adm garanterar att betalningen är rätt konterad och
åtföljs av nödvändiga underlag. Enhetschefen som attestant verifierar att enheten tar på sig
kostnaden.
Attestordning
Belopp över 100 000 kr: I attestordningen i EFH går belopp på 100 000 kr vidare från
enhetschef till prefekt för attest.
Egen kostnad: Om en kostnad gäller attestanten ska adm skriva ”Egen kostnad” i
kommentarsfältet. Detta för att ekonom lätt ska kunna välja ”Egen kostnad” så att den går rätt i
attestordningen.
Referens
Lokal adm referens skall alltid användas. Enskilda forskare får inte använda sitt eget KI-id vid
beställning av varor. Fakturan hamnar då fel i flödet och det tar onödig tid att lokalisera rätt
godkännare (admin).
•
•
Tänk alltid på att bifoga:
Underlag i forma av syfte, vem som gjort vad etc
Kopia på reseorder vid rese- och hotellfaktura. Syfte ska framgå på reseorder
Karolinska Institutet
•
•
•
•
•
Representationskostnader agenda, program eller dylikt, deltagarlista
Avtal när kostnader för lön eller hyra faktureras och beloppet överstiger 100 000 kr
Avtal över 100 000 ska attesteras av prefekt
Vid övriga återkommande, bifoga ett samarbetsavtal
Direktupphandlingsblankett för inköp av belopp 100 000 kr samt syfte med inköpet
Direktupphandling
blanketten används vid dokumentation av direktupphandlingar över 100 000 kr. Beställaren
ansvarar för att blanketten fylls i korrekt. Dokumentationen sänds till institutionens
inköpssamordnare.
För direktupphandlingar över 250 000 kr skall institutionens inköpssamordnare vidarebefordra
dokumentationen till inköps- och upphandlingsenheten.
(Länk till Arbetsrutin vid direktupphandling och blankett osv.)
Prefekt för attest
Till alla fakturor som går över 100 000 kr (om det kommer fler fakturor som för tex.
hyreskostnader är det totalsumman som gäller) måste det bifogas ett avtal för att fakturan ska
kunna betalas. Det är viktigt att avtalet tas fram i god tid så att fakturan inte förfaller. Avtalet
ska hos oss skrivas under av både enhetschef och prefekt.
Ändring av uppgift
Om lokal adm behöver få någon uppgift ändrad, t ex momsbelopp eller annan valuta.
Vidarebefordra fakturan till Ekonomi med en kommentar om vad som ska ändras.
Vidarebefordra fakturor
Om en faktura kommit fel och ska till en annan enhet – vidarebefordra till Ekonomi med
kommentar om vem den ska till och vilken enhet. Ska fakturan inom CLINTEC,
vidarebefordrar adm själv till rätt godkännare (adm).
Beskrivningstext
Tänk på att rutan ”Beskrivning” på konteringsraden är den text som följer med till Agresso.
Skriv där kort men att så man förstår vad kostnaden gäller, t ex en flygresa, skriv då tex Li Tsai,
Chicago, kongressnamn eller inköp av tex bärbar dator skriv då, användare samt bärbar dator.
3:e person ska alltid enkelt kunna förstå vad kostnaden gäller.
Kreditfaktura
Det åligger administratören att ringa och be om kredit.
När lokal administratör har en debetfaktura som helt eller delvis skall krediteras parkeras debet
fakturan med en kommentar om att kreditfaktura inväntas.
När kreditfakturan kommer skall en kommentar skrivas till på kreditfakturan vilken debet
faktura som kreditfakturan avser samt en kommentar på debetfakturan vilket fakturanr
kreditfakturan har. Skriv kort kommentar fakturan ska krediteras.
Interna konton
EFH känner inte av om det är en extern eller internfaktura. Var därför extra uppmärksam på att
en internfaktura från andra institutioner ska konteras med ett interkonto.
Bifoga
När man bifogar ett underlag till fakturan är det viktigt att göra det i rätt mapp:
Karolinska Institutet
”Bilagor till Leverantörsfakturor”.
Väljer man inte den mappen läggs bilagan framför fakturan, vilket gör att fakturan inte syns i
fakturabilden för ekonom och attestant.
Kunder
”Egna” fakturor
Det är ej tillåtet att upprätta ”egna” fakturor. Vid fakturering skall därför avsett
faktureringsunderlag användas, finns i biblioteket. Faktureringsunderlaget skickas till
ekonomiadm, som registrerar fakturan i Agresso och skickar den till mottagaren, se nedan
Kundfakturor
Det är ej tillåtet att upprätta ”egna” fakturor. Vid fakturering skall därför avsett
faktureringsunderlag användas (internt eller externt) och finns i biblioteket.
Faktureringsunderlaget skickas till [email protected]. På det interna fakturaunderlaget
skall även korrekt KI-id fyllas i. Ekonomiadm registrerar fakturan och skickar original till kund
och kopia till enheten samt följer upp att betalning kommer in (201102). Ingen får skicka en
kundfaktura på egen hand. Den måste alltid vara registrerad i OLFI av ekonomiadm Vid sk
lönefakturering (varje kvartal) räcker det om faktureringsunderlag och avtalskopia skickas vid
första faktureringstillfället. Nytt avtal innebär nytt faktureringsunderlag.
Fakturaunderlag CLINTEC http://ki.se/ki/jsp/polopoly.jsp?d=18927&a=47625&l=sv
Utför arbete
Vi kan inte fakturera utfört arbete vid KI om vi inte har en lönekostnad vid KI. Det gäller tex
SLL-läkare som medverkat i tex extern utbildning utan att ha varit anställd vid KI och vill
ha sin ersättning fakturerad till sitt forskningsprojekt vid KI. Vid avtal gällande
lönefaktureringar mot FoU och SLL skall alltid en kontakt tas med Elizabeth eller Britt-Louise.
Rapportering
SALDOH
Det finns en saldotabell i Agresso som heter SALDOH. Det är samma saldotabell som SALDO
fast den innehåller ett beräknat belopp för de indirekta kostnader som ännu inte dragits, dvs
indirekta kostnader på de kostnader som bokförts på projekten men där månadsdragningen ännu
inte skett. (201004)
Månadsuppföljning
CLINTEC månadsuppföljning innehåller följande delar:
Efter lönekörning i Primula (runt den 20:e i varje månad) skickar Emil ut:
 Anställningar och ledigheter som upphör. Bevaka om någon anställning eller ledighet
ska förnyas. Speciellt viktigt under sommaren.
 Lönekostnader för månaden. Gå igenom och kontrollera att lönerna ser OK ut och
Karolinska Institutet
bekräfta med ett mail till Emil om ni hittat något fel eller om allt ser bra ut.
Efter periodstängning i Agresso (runt den 8:e i varje månad) skickar Britt-Louise ut:
 Månadens intäkter, för att ni ska kunna följa upp att rekvirerade bidrag kommer in.
 Enhetens resultat mailas ut samt 1 ex läggs i respektive enhets fack.
Underskott
Vid varje kvartal (mars, juni, sept. och dec) ska alla underskottsprojekt vara reglerade. Har vi
underskott på ett projekt måste enhetschefen tala om för Britt-Louise var pengarna ska tas
för att täcka underskottet. För att undvika att underskott uppstår av misstag, ska lokal adm
innan kontering av leverantörsfaktura, ha tagit ut aktuell aggregerad saldorapport GL19Y
och kontrollerat att pengar finns på aktuellt projekt.
Övriga utskick är enbart för information och egen uppföljning och behöver ej återrapporteras till
Britt-Louise.
Omföring
Om en enhet önskar göra en omföring av kostnad/intäkt, fylls blanketten bokföring/omföring
i. Det räcker med att fylla i kst, projekt, belopp samt från/till och anledning/syfte med
omföringen. Tänk på att en utomstående ska begriper vad vi menar. Enhetschefen attesterar
blanketten innan den skickas till Britt-Louise.
Bokföring/omföring KI http://intra.ki.se/documents/templates/index_se.html
Övrigt
Avtal med externa företag
När det gäller avtal med externa företag är det viktigt att skicka dessa till Elizabeth som för
diskussionen vidare med KI:s jurister innan detta skrivs under.
Alla avtal som överstiger 99 999 kr ska skrivas under av prefekten, se delegationsordningen.
Avtal med Sjukhusen
Enhetsadministratören skriver med hjälp av de mallar som Elizabeth har tagit fram avtalsförslag
för uppdrags- och bidragsavtal med Sjukhusen. Alla avtal som finansieras med FOUU-medel
måste skrivas med tydlig hänvisning till att det finansieras av FOUU-medel. Detta för att vi ska
kunna få avsteg från INDI:n.
Alla avtal som överstiger 100 000 kr måste skrivas under av prefekten, se delegationsordningen.
Det är viktigt att det i avtalet framgår aktuell tidsperiod, vad avtalet avser och en summa.
Undervisningsarvoden
De rekommenderade undervisningsarvodena är exklusive LKP och INDI. Vilket innebär att vi
ska lägga på först LKP och sedan INDI vid fakturering för att erhålla full kostnadstäckning.
(201012)
Karolinska Institutet
BCD-Travel

Från och med den 2 december 2013 har KI ramavtal med en ny resebyrå - BCD Travel.
Avtalet gäller alla sorters resor (flyg, tåg, hyrbil, etc) och du kan också få hjälp med
hotellbokningar, marktransporter, visum, mm. Undantag är lokala/kortare resor med
egen bil, taxi, SL.
Alla bokningar som gjorts via TICKET BIZ före den 2 december 2013 avseende resor som äger
rum efter den 1 december 2013 är giltiga.
Bokning av resa görs från och med den 2 december 2013 via ett webbaserat system som heter
Reseportalen. För att kunna boka en resa hos resebyrån måste man antingen ha en egen
resenärsprofil eller så kan man vända sig till en resebeställare på sin institution.
Läs mer om resebokningar på sidan Boka resa
En lista på aktuella resenärsprofiler har skickats in till BCD-Travel. Om man vill registrera en
ny resenärsprofil behöver detta göras i god tid då det tar upp till 2 veckor innan profilen blir klar
hos BCD-Travel.
Resebeställningar ska behandlas som vilka andra beställningar som helst. Dvs resenären gör sin
beställning men anger enhetens administratörs ZZ referens.. På detta sätt kommer fakturan att
gå till administratören för rätt verifikation och kontering. Alla uppgifter skall fyllas i samt att
namnet skall överensstämma med passet (mycket viktigt). Om namnet skiljer sig mellan passet
och biljetten kan man nekas att resa. Administratören kan också boka resa åt resenären i
bokningssystemet om profilen i profildatabasen är ifylld.
Postgirokonto utanför KI
Som tidigare påpekats är det absolut förbjudet att hantera ekonomiska transaktioner som berör
KI utanför KIs ekonomisystem. All KI-verksamhet måste underkastas normal kontroll och
revisionsrisk. Den relativa frihet som enheterna har inom institutionen får ej äventyras genom
egna kreativa lösningar. Enheterna måste därför alltid ha förtroende för institutionens centrala
administration och hitta lösningar tillsammans med den. Det är viktigt att vi har ett öppet och
förtroligt förhållningssätt där det finns utrymme för frågor och problemlösning (200905)
Rekvisition
Rekvisition ska alltid ske av lokal adm, som också ska bevaka att rekvirerade medel kommer in.
Bevakning av rekvisitioner sker lämpligen genom uppföljning av månadens intäkter i mitt
utskickade excelfil.
Rekvisition CLINTEC http://ki.se/ki/jsp/polopoly.jsp?d=18927&a=47625&l=sv
Hemmagjorda blanketter
Vi ska ej använda hemmagjorda blanketter om det finns färdiga mallar på KI eller på
CLINTEC. Det ser ej bra ut om vi inom KI och institutionen använder olika blanketter.
Blanketter och mallar KI http://intra.ki.se/documents/templates/index_se.html Bibliotek
CLINTEC http://ki.se/ki/jsp/polopoly.jsp?d=18927&l=sv
Full kostnadstäckning
Karolinska Institutet
Ny regel för full kostnadstäckning. För KI gäller principen om full kostnadstäckning. Det
innebär att varje offert på uppdrag eller ansökan om bidrag skall täcka sina direkta och
indirekta kostnader. Genom att slå samman andelen indirekta kostnader för universitets-,
fakultets- och institutionsgemensamma kostnader erhålls det slutgiltiga pålägget för
grundutbildning respektive forskning vid varje institution, som ska användas vid ansökan av
bidrag. INDI-modellen innebär att de procentuella påslagen kommer att skilja sig mellan
institutionerna.
http://ki.se/ki/jsp/polopoly.jsp?d=18927&a=47625&l=sv
Resebidrag
Britt-Louise mailar ut underlag till enheterna när resebidrag från KI rekvirerats.
Pengarna sätts in på ett gemensamt projekt. När det är aktuellt att resa rekvirerar enheten
pengarna genom att skicka över godkänd reseorder till Britt-Louise, med angivande av
mottagande projekt.
Disputation
CLINTEC lämnar ett bidrag till disputation för doktorsgrad med totalt 25 000 kr. Detta bidrag
ska utgöra ett bidrag till tryckkostnader samt opponentarvode och övriga kostnader för
opponent. Enheten erhåller bidraget genom att en kopia på disputationsprotokollet skickas till
ekonomiadministratören med uppgift om vår andel av den disputerade (%-sats) samt projekt.
AC attesterar sedan utbetalningen.
Sedan lönerevisionen 2012 ska anställda doktorander vid disputation få ett bidrag på 3 000 kr
utbetalt från enheten. Detta görs via blanketten ”Lönebeslut” . Detta engångsbelopp betalas bara
ut till anställda doktorander.
Öppna projekt
För personer som önskar öppna projekt och ej tidigare har projekt vid CLINTEC, skall ansökan
skickas till Britt-Louise. Ansökningsblanketten finns i biblioteket och skall fyllas i samt
undertecknas av enhetschefen.
Ansökan om projekt CLINTEC http://ki.se/ki/jsp/polopoly.jsp?d=18927&a=47627&l=sv
Personal
Anställning
Utlysning av tjänst
Alla tjänster som omfattar minst 6 månader skall utlysas (något undantag finns). Lokal
administratör kontaktar Emil och får en annonsmall. Denna skrivs sedan på enheten tillsammans
med enhetschefen och skickas sedan tillbaka till Emil. Han samverkar med de fackliga
organisationerna och publicerar annonsen i Netrecruter på KI:s hemsida. Han hjälper också till
med publicering på andra ställen t ex. Natures hemsida.
Alla ansökningar ska gå via Netrecruter. Om det kommer in ansökningar på mail ska
administratören ta kontakt med sökande och be dem söka via Netrecruter.
Karolinska Institutet
Alla ansökningar diarieförs av Registrator centralt.
När ansökningstiden är slut kommer enhetschef/administratör överens med Emil om de vill få
alla ansökningar utskrivna eller om de vill ha behörighet till rekryteringssystemet och själva
hämta dem.
När enhetschefen fattat beslut om vilken kandidat som ska rekryteras meddelas detta till Emil
som skriver ett beslut/anslag som Elizabeth skriver på och som anslås på KI:s anslagstavla.
Emil skickar också besked till alla andra sökande att tjänsten är tillsatt. Dessa har då 3 veckor
på sig om de vill överklaga.
Anställningsavtal skrivs av den lokala administratören.
Anställningsrutin
Vi har följande anställningsrutin.



Enhetsadministratören skriver ut två avtal. Tänk på att det är olika avtal till tillsvidare
och visstidsanställd. Det finns även ett avtal för adjungerade.
Påskrift av enhetschef och anställd (Inget avtal till den anställde i detta skede). Avtalen
skickas till Emil för kontroll. Sedan skriver Elizabeth på.
Emil skickar sedan tillbaka avtalet till enhetsadministratören som ser till att den
anställde skriver på och tar en kopia och lägger i akten. Enhetsadministratören skickar
sedan ett originalavtal till Emil som skickar in det färdiga anställningsavtalet till
lönekontoret.
Anställningsavtal http://internwebben.ki.se/sv/node/2104
Stipendier
Stipendier är ett bidrag som alltid måste kostnadsbelasta ett bidragsprojekt dvs projektet måste
ha 3 som slutsiffra. Administratören handlägger stipendiet enligt checklistan och skickar sedan
underlagen till Emil. Checklista finns på hemsidan
Lägsta belopp för ett postdoktorstipendie är 20 000 kr från 2013-10-01
”Omfattas ej av lönerevision under förordnandeperioden”
Vi har i samverkansgruppen enats om följande. Vid nyanställningar kan man ha förhandlat om
en lön som även ska gälla efter kommande lönerevision. I dessa fall ska det under ”övrigt” stå:
”Omfattas ej av lönerevision 20xx”.
Visstidsanställningar
När visstidsanställningar ska förnyas är det viktigt att kontrollera att en medarbetare med sin
nya eventuella anställning ej passerar 2 års-gränsen för tillsvidareanställning. 3 månader innan
en anställning upphör kommer den första påminnelsen från Emil. Alla avtal ska vara inlämnade
till KI centrala löneavdelning senast den 10:e varje månad för att de ska kunna garantera att lön
kan betalas ut.
”Anställningar som upphör”
Karolinska Institutet
I månadsutskicket av ”anställningar som upphör” finns en kommentarskolumn för de
anställningar som berörs av ALVA, PKA, VIK och adjungeringar. Om anställningen ska pågå
mer än 6 månader ska den utlysas. Om personen varit anställd längre än 1 år under en 3årsperiod ska den varslas. Meddela Emil detta. Varslet skrivs av den lokala administratören
och måste skrivas minst en månad innan anställningen går ut. Varslet skrivs under av
Elizabeth. Varslet skickas sedan tillbaka till enhetsadministratören som lämnar det till
enhetschefen för överlämnande till aktuell person. Det är viktigt att personen i god tid innan
varslet lämnas över fått information om att anställningen inte kommer att förlängas.
Även anställda doktorander ska varslas. Viktigt: De har inte företrädesrätt!
Ny anställningsordning
Ny anställningsordning för läkare och forskare. Huvudprincipen är att alla anställningar längre
än 6 månader ska utlysas både internt och externt med undantag för kallelse till professor samt
adjungerade lärare (adjungerad professor, adjungerad universitetslektor, adjungerad
universitetsadjunkt) och gästprofessor.
Alla postdoktorstjänster ska utlysas.
https://internwebben.ki.se/sites/default/files/anstallningsordning_2.pdf
Befattningar
Från den juni 2013 har vissa befattningar bytt namn.
Lektor- Universitetslektor
Adjunkt- Universitetsadjunkt
Postdoc-postdoktor
Lönekostnader
Varje månad skickar Emil ut en excelbok till respektive enhet (lokal administratör och
enhetschef) med uppdaterade lönekostnader. Varje enhet skall gå igenom enhetens kostnader
och återkoppla till Emil om det ser rätt ut eller om något är felaktigt. Detta ska ske via mail.
Ersättning till anställd
Oavsett inom vilken organisatorisk enhet som arbete utförs, är KI att betraktas som en
arbetsgivare. Det innebär att om en anställd utför arbete åt en annan KI- institution/avdelning
eller enhet ska detta regleras genom internfakturering. Eventuell ersättning för arbete utöver
ordinarie arbetstid ersätts i form av mertid- eller övertidsersättning och utbetalas av den
institution var man är placerad. Även denna ersättning ska således internfaktureras
Vi tillämpar följande arvodesregler:
 Arvode utgår ej till KI- anställd lärare för utbildning inom institutionen, eventuellt sker
kompensation mellan enheterna.
 Arvode utgår ej till KI- anställd lärare för utbildning på annan institution, fakturering
mellan institutionerna.
 Arvode utgår ej till lärare/läkare anställd av landstinget om kliniken frigör tid för
läraren/läkaren genom utnyttjande av FOUU-medel. Om kliniken ej har FOUU- medel
faktureras CLINTEC av kliniken. Undervisning räknas som en del av arbetet för en
Karolinska Institutet

landstingsanställd läkare på ett universitetssjukhus och är meriterande i den fortsatta
yrkesutövningen.
Arvode utgår till lärare/läkare anställd av landstinget för insatser i SK-kurser, under
förutsättning att dessa sker på tid som lärare/läkare är lediga från sin tjänst på SLL.
Avtal
Lathund för hur avtal (anställnings- och uppdragsavtal) ska hanteras, finns tillgänglig i
biblioteket
Hantering av avtal http://ki.se/ki/jsp/polopoly.jsp?d=18927&a=47627&l=sv
Sjukfrånvaro
Administratörer ska vid sjukfrånvaro anmäla det till sin närmaste chef och informera växel,
samt kontakta Elizabeth som rapporterar sjukfrånvaron i PA-webben. Alla måste sedan gå in
själva och friskanmäla sig PA-webben.
Om någon på Kansliet, Lotta, Britt-Louise, Shamima, Annika, Emil och Elizabeth, är sjuk
informeras övriga administratörerna per mail.
Forskar – AT
Vid anställning av forskar-AT ska pengarna rekvireras från KI. Elizabeth handlägger dessa
ärenden i samarbete med KI centralt.
Arbetsglasögon
Rekvisition för arbetsglasögon finns publicerad på CLINTEC:s hemsida. Rekvisitionen ska
åtföljas av KI:s policy i ämnet finns på KIs internwebb under ”personal”. Rekv arbetsglasögon
CLINTEC http://internwebben.ki.se/sites/default/files/rekvisitionsblankett.pdf
Semesterdagar ej schablonsemester
Anställd som för året har rätt till högst 20 semesterdagar ska ta ut samtliga dessa dagar under
innevarande år. Anställd som för året har rätt till mer än 20 semesterdagar ska ta ut minst 20
dagar under innevarande år. Resterande semesterdagar får, om så önskas, sparas till ett senare
semesterår. Det sammanlagda antalet sparade dagar får aldrig överstiga 35. Din anställning KI
http://intra.ki.se/staff/anstallningsvillkor_se.html
Schablonsemester
KI tillämpar enl avtal schablonsemester för lärare, forskare och forskarstuderande. Vad som
finns skrivet om schablonsemester finns i KI:s lokala ALFA-avtal bil 5 "Arbetstid
och arbetstidsberoende ersättningar för lärare vid Karoliniska Institutet" 8 § Semesterns
förläggning: "Utöver det som följer av semesterlagen skall ifråga om semesterns förläggning
följande gälla. Semester för lärare förutsätts normalt förläggas under de studerandes ferier eller
annan undervisningsfri tid. Om inte annat överenskommits skall anses att den årligen intjänade
semestern lagts ut under månaderna juni - augusti." (Lokala ALFA-avtalet finns på
internwebben under Personal) Det finns också ett beslut från 93- 10- 18 som lyder: "Beslöts att
om inte annat överenskommits skall anses att den årligen intjänade semestern lagts ut under
månaderna juni till augusti för lärare, forskare och forskarstuderande." Till skillnad från
lydelsen i lokala ALFA-avtalet omfattar beslutet från 93-10-18 inte enbart lärarpersonal utan
Karolinska Institutet
också forskare och forskarstuderande. Personalavdelningen har pga de många tidsbegränsade
anställningarna valt att lägga ut schablonsemester i två perioder i stället för en under juni - aug.
Halva semestern förläggs under juni-juli och resten i nov-dec. Detta innebär att ovanstående
personalkategorier ej skriver semesteransökan i PA-webben, utan det räcker med att chefen
godkänner semestern. Med andra ord så registrerar varken löneadministratören eller Elizabeth
någon semester Om man önskar spara överskjutande semester måste det rapporteras till lokal
adm. Dvs enheterna rapporterar eventuellt sparade semesterdagar till Elizabeth, så följer hon
upp dagarna.
Pensioner och arvoden
När du går i pension får du en avgiftsbestämd och en förmånsbestämd del, PA03. Se mer
information http://internwebben.ki.se/sv/tjanstepension-allmant
Det finns också ett gammalt pensionsavtal PA01. Detta avtal gäller för de anställda som är födda
före 1943 samt anställda som 2002-12-31 uppbar sjukersättning. Se mer information
http://internwebben.ki.se/sv/tjanstepension-pa-91
Att erhålla ett arvode är ej att betrakta som anställning och ger därmed ej heller någon
avtalspension. Däremot är arvodet en inkomst och finns med i underlaget för lagstadgad
pension. Den som är anställd vid KI och också uppbär tex ett studierektorsarvode får dock det
arvodet medräknat i avtalspensionen.
Ledighet lärare
Att ha en anställning som lärare/forskare förenad med anställning vid sjukvårdsenheten sk
"kombinationstjänst" innebär att innan någon anställs som lärare vid
KI skall sjukvårdsenheten ges tillfälle att yttra sig i frågan, enligt HL och HF.
Av detta följer att läraren/forskaren är anställd av KI till 100%, för detta arbete erhåller läraren
lön till 100% från KI.
Lärarens arbetsuppgifter kan indelas i tre lika stora delar:
 Undervisning
 Forskning
 Sjukvård, sjukvården bedrivs i syfte att dels förkovra sig, dels för att ha ett
patientunderlag för forskning.
Sjukvårdsinsatsen kommer landstinget till nytta och därför betalar landstinget den KI- anställde
ett befattningsarvode för detta specifika arbete.
Lärare/forskare skall vara tillgängliga på arbetsplatsen i den omfattning som verksamheten och
arbetsuppgifterna kräver, vilket fastställs av enhetschefen. Lärare/forskare är skyldiga
att tjänstgöra under de studerandes undervisningsfria perioder om inte semester eller annan
ledighet har beviljats av enhetschefen, även tjänstledighet skall vara godkänd av
enhetschefen. När den anställde ska vara ledig måste den anställde följaktligen begära ledigt
från sin KI- anställning av sin chef på enheten, skriftligt eller muntligt det bestämmer
enhetschefen. Om den anställde ska vara ledig en vecka begär den anställde en veckas ledighet
hos enhetschefen. Landstinget betalar dock den KI-anställde ett arvode för utförd
sjukvård, varför den anställde måste reglera även denna del, i detta fall gentemot landstinget.
Detta sker genom att den anställde begär ledighet för den tid som den anställde
hade förväntas utföra sjukvård åt landstinget och som landstinget betalat den anställde ett
arvode för. I denna fråga beslutar klinikchefen
Karolinska Institutet
Tidsbegränsade doktorandanställningar el dyl
Vid tidsbegränsade doktorandanställningar e dyl, skall det anges under anteckningar att
”semester uttages under förordnandetiden”, annars riskerar vi att få betala semesterersättning i
efterhand.
Löner
PA-webben
PA-webben - innebär att alla anställda själva ska göra en del av rapporteringen för sina
lönehändelser via webben. I dag är det semester och resor/utlägg som den anställde ska
registrera. From 2011-10-01 sker egenrapportering även för ledigheter, Vab och sjuk- och
friskanmälan.
Adressen till PA-webben är primula.ki.se
Där finns det manualer både för anställda, attesterare och personaladministratörer. Manualerna
hittar ni även på intranätet under http://internwebben.ki.se/sv/primulapa-webben
Som anställd söker man samtliga ledigheter och gör friskanmälan via PA-webben.
Vad det gäller sjukanmälan görs den till varje enhets lokala administratör som registrerar
anmälan för enhetens personal. Om den lokala administratören är sjuk meddelas Elizabeth, så
registrerar hon den sjukfrånvaron.
Som chef/attesterare innebär det att han/hon även får ledigheter att bevilja. Det går till på
samma sätt som för semester.
Ny semesterlag
Från 1 januari 2011 ska semesterersättning särredovisas på lönespecifikationen.
Det som är nytt i blanketten är att timlön eller arvode ska anges exklusive semesterersättning.
http://internwebben.ki.se/sv/node/2104
Löneförskott
Löneförskott ska alltid till Elizabeth för attest innan utbetalning i Corporate Netbank. Generellt är
vi mycket återhållsamma med löneförskott, så det är alltid bra att diskutera ett eventuellt
löneförskott med Elizabeth innan arbetet påbörjas.
I och med EFH, måste alla löneförskott göras genom Corporate Netbank. Det innebär att
Enhetsadministratören fyller i en blankett om förskottsutbetalning. Ta alltid kontakt med
löneadministratören på löneavdelningen (Ingvar Sundqvist) för att få den summa som ska
utbetalas. Fyll i vilken löneadministratör som hjälp till med beräkningen på blanketten. Det är
också viktigt att alltid fylla i bankkonto till den aktuelle personen, då denna utbetalning går in
direkt på dennes konto. Ekonomiadministratören tar ut vernummer i samband med betalningen.
Efter att betalningen är gjord skickas en kopia av underlaget tillbaka till enheten med
vernummer angivet. Den lokala administratören arkiverar utbetalningen i akten eller i en pärm
för arvodister tillsammans med arvodesblanketten.
Ekonomiadministratören skickar upp underlaget till lönekontoret.
Löneförskott till utland http://ki.se/ki/jsp/polopoly.jsp?d=18927&a=47627&l=sv
Skicka aldrig in underlag om löneförskott till lönekontoret. När vi ska betala ut löneförskott till
utrikes bosatta måste alltid SINK-skattebeslutet skickas med plus sk. TIN-nummer fyllas i. Alla
Karolinska Institutet
arvoden till personer bosatta utomlands måste gå via ett förskott. Det är därför viktigt att
bankkonto, IBAN-nummer och SWIT-adressen finns med på underlaget.
Löneunderlag
Alla löneunderlag måste skickas till Elizabeth i början på varje månad. Hon skall hinna med att
titta igenom underlagen samt skicka dem till lönekontoret, så att de är lönekontoret
tillhanda senast den 10: i varje månad. Inget underlag får inkomma till lönekontoret efter den
10:e i varje månad. Inga underlag får mailas till lönekontoret utan OK från Elizabeth.
Arvoden
Alla arvoden som attesteras av enhetschefen skall vidare till Elizabeth för rimlighetsbedömning
och signatur. Elizabeth skickar dem sedan vidare till lönekontoret för utbetalning i vanlig
ordning och skickar en kopia tillbaka till enhetsadministratören för arkivering.
”Beslut om utbildningsbidrag”
Blanketten ”Beslut om utbildningsbidrag” ska alltid användas vid beslut om utbildningsbidrag.
Vid kombination med assistenttjänst ska blanketten ”Anställningsavtal” användas för
assistenttjänsten – Alltså två blanketter vid kombination Anställningsavtal KI
http://internwebben.ki.se/sv/node/2104
Utbildningsbidrag KI http://internwebben.ki.se/sv/node/2104
Bostadsförmån
Om KI helt eller delvis betalar hyreskostnad för någon anställd/icke anställd person, skall
personen beskattas för bostadsförmån Ovanstående gäller inte alla personer, undantagna är
stipendiater som har stipendium inrättat av KI samt utländska medborgare som ska vistas i
Sverige kortare tid än sex månader.
http://internwebben.ki.se/sites/default/files/ersattningar_icke_anstallda.pdf
Studierektorsarvode
Studierektorsarvode beslutas av prefekten. Ge Elizabeth besked om period, belopp och person så
skriver hon ett beslutsunderlag åt prefekten. Elizabeth skriver också ett beslut om tidsbegränsat
uppdragstillägg till lönekontoret för utbetalning.
Blodprov
Biopsi är ett vävnadsprov. Blodprov är tex inte en biopsi. Blod är ingen vävnad utan en vätska.
Dock, om blodprov tas samtidigt som man tar biopsi - vävnadsprov etc är även blodprovet att
betrakta som biopsi. Annars inte.
Försöksersättning
Alla försöksersättningar som ej är biopsier skall gå genom lönekontoret oavsett belopp. Biopsier
däremot, utbetalas genom Agresso. Det finns alltså enbart två sätt att hantera
försöksersättningar:
 Det är biopsi och utbetalas över Agresso, ingen kontakt med lönekontoret projektets
diarienummer skall anges på utbetalningen
 Det är ej biopsi och utbetalas oavsett belopp över lönekontoret.
Försökspersonsersättning KI http://intra.ki.se/documents/templates/index_se.html
Karolinska Institutet
Det är viktigt att blanketten ovan används och att den fylls i rätt.
Det är också viktigt om Nordeas blankett används att den fylls i rätt.
Överföringsuppdrag Nordea: http://ki.se/ki/jsp/polopoly.jsp?d=18927&a=47627&l=sv
Blanketten ska skrivas under av enhetschefen och skickas till Elizabeth som skickar dem till
lönekontoret.
Resor och traktamente
Utlägg
Det ligger ett Word dokument under ”Blanketter och mallar” på KIs internwebb som heter
utlägg, ersättning för icke anställd. Denna blankett skall användas för utbetalningar i girovision.
Utbetalningar via Girovision får endast ske till personer som bor i utlandet där utbetalning ej
kan ske via Nordea (framgår av resereglementet). (201006)
Reseorder
Reseorder skall enbart upprättas på den Word blankett som ligger i CLINTECs bibliotek eller
under ” Blanketter och mallar” på KIs internwebb. Vi använder aldrig PA- webbens reseorder
pga. följande:
Efter det att en reseorder upprättats i PA-webben och skickats till granskaren försvinner den
och ligger vilande i systemet tills den godkänns av granskare. Den går alltså ej till enhetschef
som är den enda som har mandat att godkänna resan. Därmed blir den enbart liggande i
systemet hos granskaren till ingen nytta och man blir ändå tvungen att fylla i reseräkningen i sin
helhet. Eftersom en reseorder även behövs i fakturasammanhanget, blir man tvungen att skriva
en ny i Word om man glömt ta en kopia innan den skickades vidare i systemet. Alltså, skriv
alltid reseorder i Word ej i PA-webben (201006)
Bokning av resor
Alla resor och flygbiljetter ska alltid bokas av KIs upphandlade leverantör/resebyrå BCD
Travel. Flygbiljetter som ej är inhandlade via BCD Travel ersätts ej.
Avsteg från upphandlad resebyrå
Avsteg från upphandlad resebyrå får ske om det har funnits en oklarhet kring huruvida
resurser funnits för resan t.ex. om ett resebidrag för den resande skulle komma att bli beviljat
eller ej och där personen då haft som planerad alternativ lösning att begära ersättning via
reseräkning till landstinget eller privat finansiera resan. Kravet för att KI ska ersätta
kostnaderna är då att resebidraget blivit beviljat.
Avsteg får även ske om en person inte har varit anställd vid tillfället när resan bokades men
där personen senare anställs och resan kan kopplas till personens arbete.
Fullmakt
Om någon annan än enhetschefen skall attestera tex reseräkning utlägg pga frånvaro, fodras en
fullmakt. Fullmakt finns i biblioteket (200906)
Reseräkning
Från och med den 7 januari kan alla med KI-login skapa reseräkning och lägga in utlägg direkt i
Karolinska Institutet
PA-webben, se PA-nytt 2009-01. Vi bibehåller våra rutiner från T&R och tillämpar flödet i
biblioteket istället för det som är beskrivet på sid 2 i manualen. (200901)
Betalkort
Betalkort, med personligt betalningsansvar, uppmuntras av KI. Personligt betalningsansvar
innebär att kortinnehavaren själv betalar sin räkning. Kortinnehavaren redovisar sedan sina
ersättningsanspråk på vanligt sätt i en utläggsräkning eller reseräkning. Företagskort faktureras
däremot KI direkt och får endast användas i begränsad omfattning av enhetschef /lokal adm och
ej lämna kontoret.
Betalkort KI http://intra.ki.se/finances/charge_card/index_se.html
Reseförskott
Reseförskott utbetalas endast i undantagsfall (till land där man ej accepterar kort eller lång
bortovaro), attesteras av enhetschef samt godkänns av mig med signatur. Den resande
kan istället ansöka om Eurocard med personligt betalningsansvar Betalkort
KI http://intra.ki.se/finances/charge_card/index_se.html
Representation
Representation studenter
Studerande som bjuds på lunch skall enl. RSV förmånsbeskattas. Med anledning av detta bjuder
vi ej studenter på lunch. Med lunch menas en måltid som består av en lagad rätt. Med lagad rätt
avses enl RSV en beredd och tillredd varm eller kall måltid. I detta inkluderas även lättare
måltider såsom fil och flingor, hamburgare, kebab, lunchsmörgås och dryck. Enklare förtäring
av typen kaffe och ostfralla är sådant som kan inrymmas i gruppen skattefria
personalvårdsförmåner enligt RSV

”Kollo” för nyantagna studenter i samband med kursstart är befriat från
förmånsbeskattning. Med det menas: Hyra av kursgård samt inköp av livsmedel

Ekonomiavdelningen på KI föreslår, att för att göra det lite extra festligt i samband
med kursavslut, att istället för kaffe och ostfralla eller bulle bjuda på lite cider eller
läsk + lite chips (inhandlat på typ ICA). Vilket är jämförbart med enklare
tilltugg/förtäring. (201201)
Intern representation




Informationsmöten gäller för all personal alt forskargrupper och får ej vara oftare än var
3:e vecka. Anställda kan vi dessa tillfällen bjudas på enklare förtäring som kaffe, kaka
eller ostfralla. Konteringen blir 4969 som är personalvård, ringa värde.
Medarbetare som bjuds på lunch skall enl RSV förmånsbeskattas. Med anledning av
detta bjuder vi ej medarbetare på lunch. Med lunch menas en måltid som består av en
lagad rätt. Med lagad rätt avses enl RSV en beredd och tillredd varm eller kall måltid. I
detta inkluderas även lättare måltider såsom fil och flingor, hamburgare, kebab,
lunchsmörgås och dryck.
Intern konferens samt planeringskonferens med middag kräver att 6 timmar är
schemalagda per heldag samt att middagen ligger i anslutning till konferensen.
Mötesagenda samt deltagarlista skall bifogas fakturan.
Personalfest får förekomma max 2 ggr per år för samtliga anställda eller en grupp av
Karolinska Institutet
anställda inom fastställda beloppsgränser (201201)
Konteringsguide för representation
KI har uppdaterat sin konteringsguide för representation
http://intra.ki.se/finances/chart_of_accounts/konteringsguide_2010_12_30.pdf
KIs regler och riktlinjer bygger i stort på att det som anges som tillåtet är OK, allt annat är ej
tillåtet. För utförligare information , se
http://intra.ki.se/staff/representation/Representationsregler_2008_org.pdf
Dvs det som ej står upptaget i konteringsguiden med förtydliganden i Regler och riktlinjer är
ej tillåtet och kan ej heller godkännas som kostnad i KIs redovisning (201102)
Gåvor till doktorand
KI ger ej gåvor till doktorand i samband med disputation. Blommor OK, gåvor ersätts ej
(201102)
Kursavslut
På förekommen anledning har vi frågat ekonomiavd vad som gäller vid kursavslut etc. Enklare
förtäring av typen kaffe och ostfralla är sådant som kan inrymmas i gruppen skattefria
personalvårdsförmåner enligt Skatteverket. Ekonomiavd föreslår att vi istället för kaffe och
ostfralla eller bulle bjuder på lite cider /läsk, chips etc, vilket är jämförbart med enklare tilltugg.
(201102)
Lunch vid kurs
Studerande antagna genom antagning som bjuds på lunch skall förmånsbeskattas. Lunchen
konteras 5732 studentkostnad
Studerande i uppdragsutbildning förmånsbeskattas av sin arbetsgivare dvs den som
betalar kursen. Lunchen konteras 5543 kongressarrangemang i KIs regi.
Representationsregler
Reglerna för representation har förtydligas. Det innebär bla att inga restaurangnotor eller
fakturor som överstiger KIs representationsregler accepteras i KIs räkenskaper. Det
kommer alltså ej att vara möjligt att vid utlägg begära ersättning för del av restaurangnota.
I särskilda fall av representation kan rektor besluta om avsteg från riktlinjerna. Tillstånd av
rektor skall begäras för varje enskilt tillfälle och ges inte retroaktivt. Avsteg från riktlinjerna
utan rektors medgivande innebär att den som fungerat som värd blir personligt
betalningsansvarig för kostnaden som överskrider gällande representationsbelopp.
Ansökan om dispens från dessa regler handläggas av ekonomidirektören efter att administrativ
chef har tillstyrkt ansökan.
Representation KI http://intra.ki.se/staff/policy_se.html
Övrigt
Forskarutbildning
Rapport från besök av forskarutbildningsstyrelsen. Det framhölls bla att institutionen tagit fram
en utmärkt checklista inför ansökan om antagning till forskarutbildning. Det ligger på
enhetschefens ansvar att kontrollera att den ansökan vars checklista enhetschef och handledare
skriver under, är komplett och korrekt innan den går vidare till antagningskommittén. (201012)
Karolinska Institutet
Rutiner och riktlinjer
Rutiner och riktlinjer som vi kommit överens om på administratörsmöten publiceras under
riktlinjer i CLINTEC:s bibliotek. http://ki.se/ki/jsp/polopoly.jsp?d=18927&a=66649&l=sv
KI s regler finns samlade under ”Kis regler riktlinjer och råd”
http://intra.ki.se/documents/rules/index_se.html
KIMKAT
Anknutna i KIMKAT. Har man tidigare varit aktuell på KI finns man kvar i rullorna. Därför
behövs bara ett mejl med uppgifter till Lotta som får upp personöversikten vid sökning. Endast
nya behöver fylla i anknytningsformuläret via länken. Länken leder till intranätet, vilket gör att
den inte fungerar om man inte kommer åt intranätet. Anknytningen aktiveras när Li har skrivit
på anknytningsformuläret som tillsammans med checklistan kommit åter till Lotta från enheten.
Då distribueras login och lösenord. Nytt är att postdoktorer skall registreras i KIMKAT,
antingen via anställningen eller anknytning. De som har icke anställda postdoktorer kan mejla
personuppgifterna till Lotta så att de kan anknytas med rätt funktion.
Vid avslut av anställning, doktorandutbildning och anknytning hamnar man i olika kontostatus
 Grace, under 31 dagar efter avslut. Kontot kan användas som vanligt.
 Limbo, under 1 år efter avslut. Kontot låst, men allt finns kvar. Kan aktiveras efter att
man fått nytt lösenord.
 Karantän. Efter avslutat år i limbo. E-posten raderas.
Nya "Hur man anknyter sig till CLINTEC" finns i biblioteket. (200909)
KIMKAT registrering sker nu på institution enligt följande:
Lotta registrerar anknutna, Inga-Lill och Agneta registrerar forskarstuderande och Emil
registrerar anställda.
Avslut i KIMKAT. För anställda hanteras avslut via Primula. Om personens anställning ska
upphöra men man vill fortsätta att ge personen tillgång till KI:s IT-resurser så anknyter man
personen. För alla konton finns en så kallad graceperiod som innebär en viss fördröjning av
stängningen, den är för närvarande 1 månad.
För forskarutbildningsstudenter hanteras avslut via Ladok. När personen disputerar eller
ett avbrott registrerats så stängs kontot (för e-post och inloggning) efter ovan nämnda
graceperiod. Om personen ska fortsätta att vara aktiv på KI och inte har någon form av
anställning måste personen anknytas. För anknytningsbeslut som har skrivits med ett slutdatum
kommer anknytningen att avslutas när tiden går ut. För de anknytningsbeslut som saknar
slutdatum gäller fortfarande att enheten faxar in enavslutningsblankett till IT-supporten som
kommer att avsluta personen i KIMKAT.
KID-medel
KID-medel är ett ramanslag för delfinansing (utfyllnad till lönemedel) av utbildning på
forskarnivå vid KI. Utbetalningar görs från styrelsen för forskarutbildning till aktuell institution.
Utbetalningar till institutionen ett år i taget
Beloppet (gäller från hösten 2012) för ramanslaget är 265 000 kronor inklusive indirekta
kostnader per år i maximalt fyra år som ska användas som utfyllnad till lönemedel. Beloppet är
Karolinska Institutet
beräknat efter en schablon som motsvarar 50% av den totala kostnaden för
doktorandförsörjningen (utbildningsbidrag i ett år samt doktorandtjänst i tre år).
Beviljade KID-medel betalas ut maximalt fyra gånger för ett år i taget. Utbetalning till
institutionerna sker i mitten av januari alternativt i mitten av juli. Pengarna skickas automatiskt
när följande är rapporterat i LADOK:
 vid antagning (första utbetalningen, antagning av student till utbildning på forskarnivå
följs automatiskt upp i LADOK)
 årlig uppföljning av studieplanen (andra utbetalningen)
 efter genomförd halvtidskontroll (tredje utbetalningen)
 årlig uppföljning efter halvtidskontroll (fjärde utbetalningen)
Tillgodoräknanden
Tillgodoräknanden för de av våra studenter som studerat utomlands, skall diarieföras av Emil
innan resultaten registreras i Ladok.
Kontraktsdatabas
Karolinska Institutet använder sedan 2013-01-01 ett diarieföringssystemet W3D3. På den här
sidan hittar du praktisk information om systemet.
W3D3 används för att registrera (diareföra) samtliga KIs ärenden och handlingar. I nuläget har
ca 50 personer åtkomst till systemet. Planer finns för att utöka användningen av systemet till att
inbegripa hela KI och att handlägga ärenden helt elektroniskt.
De gamla diarieföringssystemen Diabas och Platina har nu avvecklats och i W3D3 finns
samtliga KIs diarieförda ärenden sedan 1989.
Checklista anknytning
Checklista för anknytning ska alltid bifogas anknytningsbeslut.
Anknytning CLINTEC http://ki.se/ki/jsp/polopoly.jsp?d=18927&a=47627&l=sv
Administratör
Som administratör är det viktigt att reagera om ni stöter på något i er verksamhet som ni
upplever som tveksamt ur ekonomisk eller annan synvinkel. Kontakta alltid mig om något
sådant inträffar, så kan vi reda ut frågan och vid behov kan jag prata med aktuell forskare och
klargöra regelverket.
Doktorandantagning
Vid doktorandantagning, hänvisa alltid till vår forskarutbildningssida. Avprickad checklista med
enhetschefens underskrift skall alltid medfölja doktorandanmälan. Forskarutbildning CLINTEC
http://ki.se/ki/jsp/polopoly.jsp?d=9968&l=sv
Uppdragsutbildning
Prefekt eller enhetschef får ej träffa avtal om uppdragsutbildning.
All uppdragsutbildning skall gå genom avdelningen för uppdragsutbildning.
Uppdragsutbildning KI http://intra.ki.se/documents/rules/index_se.html#U
Diarieföring
Karolinska Institutet
Alla ärenden som ska diarieföras ska skickas med tydlig ärendemening till vår funktionsmail
[email protected].
Karolinska Institutet