Referat fra prosjektstyremøte Prosjekt Campus PROSJEKTNR

UTKAST TIL MØTEREFERAT
PROSJEKT:
Referat fra prosjektstyremøte Prosjekt Campus
PROSJEKTNR:
MØTETYPE:
Prosjektstyremøte
DATO/TID:
15.10.2015 kl. 0900 – 1200
STED:
MØTELEDER / REFERENT:
TILSTEDE:
Adamstuen, Bygg1, 3. etg Hemsen
Olaf Melbø/Kristin Kreul
Olaf Melbø (leder)
Nina Kristiansen
Kjersti Sørlie Rimer
Yngvild Wasteson
Arild Espenes
Pål Adrian Ryen
Gudmund Holstad (observatør)
Lise Thoen (observatør)
Gry Tove Jæger (observatør)
Trond Furuberg (prosjektsjef)
IKKE TILSTEDE:
Kristin Kreul (sekr.)
Elin Børrud
Mariya Khanamiryan (vara)
Møte 07
REFERAT 20151015
Saksnr.
Sakstittel
PC 47/2015
Godkjenning av innkalling og saksliste med presentasjon av nye styremedlemmer
Oppsummering
Presentasjon av styremedlemmer rundt bordet.
Vedtak:
Prosjektstyret godkjenner innkalling og saksliste. Feil sted og tid rettes i referatet.
PC 48/2015
Godkjenning av referat fra møte 19.08.2015
Oppsummering
Referat skal skrives innen 3 virkedager. Sendes ut til styrets medlemmer for
kommentarer. Frist for tilbakemelding innen 5 virkedager. Kommentarer gjennomgås
med styreleder og endelig referat skrives. Dette godkjennes så i neste
prosjektstyremøte.
Vedtak:
Prosjektstyret godkjenner referat fra møte 19.08.2015.
PC 49/2015
Prosjektsjefens orientering – Statusrapport for Prosjekt
Campus pr 1.oktober 2015
Oppsummering
Prosjektsjefen orienterte –
Viktigste hendelse i SLP er at SB har meldt en økning i prosjekteringskostnader på ca 70
% fra 440 mill.kr. til 750/705 mill.kr. Noe av tilleggskostnadene i prosjektering skyldes
økt omfang i form av veier, fiskelaboratorier og barnehage, manglende erfaringer med
slike teknisk kompliserte byggeprosjekter, kort gjennomføringstid samt
brukermedvirkning fremmes som begrunnelser fra Statsbygg (SB).
Det er avtalt et nytt regime for brukermedvirkning samt at vi har bedt om at SB sørger
for gode rutiner for endringskontroll og endringsledelse. Kompleksiteten og
følgekonsekvenser ved endringer må komme tydelig fram. Det nye endringsregimet
vedlegges møtereferatet til orientering.
Vedtak:
Prosjektstyret tar statusrapport pr 1.oktober 2015 til orientering. Prosjektstyret ber om
mer utfyllende informasjon i statusrapportene fra Prosjekt Campus også om de øvrige
aktivitetene i prosjekt Campus ut over Statsbyggprosjektene i forbindelse med
rapporteringene. Statusrapporter fra Statsbygg til prosjektrådsmøtene som vedlegg er ok
som rapportering om utviklingen i deres prosjekter.
Prosjektstyret ber prosjektsjefen kontakte Statsbygg for å få fremlagt prosedyrene for
endringsledelse. NMBU må ha prosedyrer for behandling og godkjenning av
endringsforslag (interne og fra Statsbygg) inklusive en oppdatert fullmaktsmatrise.
PC 50/2015
Strategisk Campusplan
Oppsummering
Kristin Kreul orienterte kort om prosjektet.
Vedtak:
Prosjektstyret tar orientering om Strategisk Campusplan til etterretning og anbefaler at
det arbeides videre med Strategisk Campusplan med utgangspunkt i UiOs masterplan.
PC 51/2015
Flytteprosjektet SLP
Oppsummering
Knut Moksnes orienterte om bakgrunnen for sak om flytteprosjektet jfr. vedlegg.
Vedtak:
Prosjektstyret anbefaler at prosjektet skifter navn til «flytte- og ibruktakelsesprosjektet»
og at det avklares med NMBU hva som skal ligge i Prosjekt Campus og hva som skal ligge
hos instituttene som skal flyttes og hva som skal ligge hos NMBUs drift.
Prosjektstyret ber prosjektsjefen organisere en workshop med Ahus, Sykehuset i Østfold og
St. Olav Hospital innen prosjektstyremøte 6. januar 2016, og deretter bearbeide innspillene
fra dette til et forslag til momenter som bør være med i et felles plandokument for NMBUs
interne organisasjon, Prosjekt Campus og Statsbygg.
Grensesnitt for alt medtakbart brukerutstyr mellom Statsbygg og NMBUs
organisasjon/organisering må avklares. Dvs. å avklare hvem som har ansvaret for hva når
det gjelder brukerutstyr som man kan ta med fra eksisterende anlegg.
Prosjektstyret anbefaler at det ansettes en intern ressurs ved NMBU som
prosjektkoordinator for flytte- og ibruktakelsesprosjektet og at det kan engasjeres noe
ekstern bistand i forbindelse med utarbeidelse av styringsdokument.
PC 52/2015
IKT-prosjektet SLP
Oppsummering
Utsettes da man ønsker å ha med prosjektkoordinator for IKT – Geir Tutturen for å
presentere saken. Det er også ønskelig med visse presiseringer jfr. vedtak under.
Vedtak:
Saken utsettes til neste prosjektstyremøte og ber om at det i tillegg kommer en utdypning
på grensesnitt mot Statsbygg, dvs. hvilke oppgaver som ligger innenfor NMBUs ansvar og
hvilke oppgaver Statsbygg har ansvaret for.
PC 53/2015
Budsjettforslag 2016 for Prosjekt Campus
Oppsummering
Styreleder har konkludert med at det ikke ble avsatt nok tid til behandlingen av dette i
møte 15. oktober og budsjettet vil derfor bli gjennomgått på nytt i neste styremøte
11.november.
PC 54/2015
Møteplan for 2016 for prosjektstyret
Oppsummering
Vedtak:
Prosjektstyrets møter i 2016 legges til følgende datoer – onsdag 6.januar, onsdag
17.februar, onsdag 6.april, onsdag 25.mai, onsdag 17.august, onsdag 28.september og
onsdag 2.november.
PC 55/2015
Budsjettforslag for 2017 utenom ramme
Oppsummering
Styret for Prosjekt Campus ser at omfanget i arbeidet og utfordringene for prosjektet vil
øke og intensiveres i årene 2017, 2018 og 2019. Det skal utarbeides en rekke detaljerte
planer. Det skal utføres mange forberedende oppgaver. Systemer og prosedyrer skal
kartlegges, vurderes, oppdateres, utarbeides og implementeres. Dette vil være et
omfattende og krevende oppdrag som vil kreve mye ressurser både i selve Prosjekt
Campus og i NMBUs linjeorganisasjon.
Prosjektstyret kan ikke se at det pt. er satt av midler til dette arbeidet i noe budsjett og
ber derfor om at det utarbeides en første analyse av hvilke oppgaver som vil måtte løses
og et første utkast til kalkyle for disse kostnadene.
Vedtak:
Prosjektstyret har gjort en første, overordnet vurdering og har som foreløpig antagelse at
prosjektets samlede kostnader i perioden 2017 – 2019/2020 vil ligge i størrelsesorden 150
– 200 millioner NOK, jfr. vedlagt budsjettoppsett. Prosjektstyret konstaterer at man er i en
svært tidlig fase for grunnlaget for et slikt budsjett og ber prosjektsjefen fortsette arbeidet
med tanke på avklaring av premisser, organisering og kostnader; spesielt for IKT, flytting
og ibruktakelse.
PC 56/2015
Eventuelt
Oppsummering
Ingen saker
Vedtak: