Gevinstrealiseringsprosjektet innen e-handel for kommunene

Gevinstrealiseringsprosjektet innen e-handel
for kommunene på Øvre Romerike
13. mai 2015
E-handel brukersamling Difi
Torbjørn Bjørklund leder
e-handelsprogrammet
1
Vi er en region i betydelig vekst!
Kommune
Hurdal
13. mai 2015
Innbyggere per
1/1 2015 (SSB)
2 752
Nannestad
11 882
Gjerdrum
6 326
Eidsvoll
23 238
Nes
20 410
Ullensaker
33 310
Sum
97 918
E-handel brukersamling Difi
2
Vedtaket i kommunestyrene
1 Kommunene på Øvre Romerike skal bruke e-handelssystemet for alle
innkjøp.
2 e-handelssystemet skal dekke hele innkjøps- og betalingsprosessen i
kommunene ”fra behov til betaling.”
3 Innkjøps- og betalingsprosessen skal være integrert og elektronisk.
4 For å få anledning til levere produkter og eller tjenester til kommunene skal
leverandørene benytte e-faktura som faktureringsform.
5 Arbeidet med å innføre e-handelssystemet i kommunene organiseres som
et fellesprosjekt og seks kommunevise prosjekter.
6 Fellesprosjektet og de seks kommunevise prosjektene har ikke bare
ansvaret for innføre et system for alle innkjøp, men også ansvaret for å
avdekke og dokumentere de faktiske gevinstene som følge av praktisk
bruk av e-handelssystemet.
13. mai 2015
E-handel brukersamling Difi
3
Gevinstrealisering er definert som
egen fase i prosjektplanen
Hva bør vi gjøre nå?
2013/2014
Forprosjekt
e-handel
2015
e-handelsprogrammet
2017
Tid
Gevinstrealisering
• Leverandørprosjektet
• EHF-prosjektet (teknisk del)
• Organisasjonsprosjektet
13. mai 2015
E-handel brukersamling Difi
4
Arbeidet med gevinstrealisering er
organisert som et prosjektet
Styringsgruppe
Sentral prosjektgruppe
13. mai 2015
Arbeidsgruppe
tema 1
Arbeidsgruppe
tema 2
Arbeidsgruppe
tema n-1
Arbeidsgruppe
tema n
E-handel brukersamling Difi
• 6 økonomisjefer
• Leder av felles Innkjøpskontor (ØRIK)
• Leder av systemutvikling eStab
• Leder e-handelsprogrammet
• 6 prosjektleder (innkjøpsansvarlige, økonomi og
regnskap)
• Medlemmer fra den sentrale
prosjektgruppen
• Ressurspersoner i kommunene /
ØRIK / DGI
5
Overordnet gevinstkart som grunnlag for
planlegging, gjennomføring, oppfølging og
kommunikasjon
Forutsetninger for gevinster i e-handel
Vedtak om 100 %
bruk av e-handelssystemet
E-handelssystem
som håndterer EHFformatet
• Ulike bestillingsformer/avropsmetoder
• Ordre og
ordrebekreftelse
• Varemottak
• Faktura
• Kreditnota
Egnet statistikk og
rapporteringssystem
Felles support ehandel
Hensiktsmessig
forvaltningsmodell/
2015
regime13.
for mai
e-handel
Nødvendige
rammeavtaler/avtal
er på plass
Riktig sortiment i
forhold til
kommunenes behov
Nødvendige
kataloger og riktige
priser for produkter
og tjenester
”Ivaretagelse av
andre bestillingsformer/avropsmetoder”
Definerte roller,
tilhørende personer
og prosesser innen
e-handel
Gjennomført
opplæring,
prosedyre og
rutinebeskrivelser
Aktiv ledelse for
læring, utvikling og
omstilling
Løpende oppfølging
av leverandørene
Bruk av ehandelssystemet for
alle bestillinger,
varemottak,
fakturabehandling
og utbetalinger
Løpende
rapportering ehandel
Spesialanalyser ehandel
E-handel brukersamling Difi
Videreutvikle
rollene og
kompetansen innen
e-handel
Standardisere
arbeidsprosessene i
e-handel
Standardisere
innkjøpene (type,
mengde og
hyppighet)
Sortimentsstyring av
produkter og til dels
tjenester
Innovasjon i
tilnærmingen mot
leverandørmarkedene
Gevinster
Mer lovmessige
innkjøp
Fornøyde brukere av
e-handel
Effektive
arbeidsprosesser
Bedre styring og
kontroll
(internkontroll)
Bedre priser og
betingelser
Avtalt mengde og
kvalitet
Lavere transaksjonskostnader/
prosesskostnader
Lavere
6
systemkostnader
Eksempel på bruk av ehandelssystemet
13. mai 2015
E-handel brukersamling Difi
7
Gevinstrealiseringsprosjektet e-handel
2015
2016
1 kv.
2 kv.
3 kv.
4 kv.
1 kv.
2 kv.
3 kv.
4 kv.
Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des
Prosjektledelse
Ekstern prosjektledelse (Torbjørn)
Intern prosjektledelse
Utrulling av e-handelsløsningen i kommunene - kommunenes prosjektledere
Gevinstrealiseringsmetodikk - Torbjørn
Kvantifisering av gevinster e-handel - Lars Vegard og Sturla
Internkontroll innkjøpsområdet - kommunenes prosjektledere
Support e-handel - Sturla
Holdninger til e-handel (elektronisk spørreskjema - baseline) - Torbjørn
Forvaltningsmodell/-regime Agresso (e-handel) - Liv
Statistikk, analyser og rapporteringer innkjøpsområdet - ?
Presentasjoner av mulige løsninger
Utarbeidelse av anbudsmateriale og evalueringskriterier
Utarbeidelse av tilbudsmateriale
Valg av løsning
Utvikling/implementering av løsning
Oppfølging av leverandører - Sturla
"Opplevd hastighet i bruken av Agresso e-handel" - DGI
Mottak av elektronisk EHF-faktura IKS-er etc. - Liv
Forslag til rutiner og systemforbedringer e-handel - Liv
Tilrettelegging for prosessforbedringer håndtering av EHF faktura
(abonnement) - Liv
Utredning brutto versus nettohåndtering av mva - Hilde
Innkjøp som fagområde i kommunene - Tor og innkjøpsansvarlige
Utvidelse av produkt/tjenestespekteret - Lars Vegard og Sturla
Katalog vikarkjøp
e-handel minikonkurranser
e-handel dialog tjenestekjøp
e-handel bygg, eiendom og teknisk drift
Standardisering av innkjøp og innkjøpsprosessen - ?
Arbeidsprosessen
Innkjøpene (type, mengde og hyppighet)
Videreutvikle rollene innen innkjøp - Tor og innkjøpsansvarlige
Produkt og kategoriansvarlig
Avtaleansvarlig
Innkjøpsansvarlig
13. mai 2015
Andre
E-handel brukersamling Difi
8