Presentasjon

Bevaring og kassasjon
Eirik Netteland
• Sentral lovgivning:
– Arkivloven § 9
– Arkivforskrifta §3-19, §3-20 og §3-21
– Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige
bestemmelser om behandling av offentlige arkiver
(kapittel 4)
– Veiledning til bevarings- og
kassasjonsbestemmelsene for fylkeskommunale
arkiv skapt etter 1950
• § 3-20.Bevaringspåbod
– Dersom ikkje Riksarkivaren fastset noko anna, skal følgjande materiale alltid
bevarast:
• arkivmateriale eldre enn 1950, etter at arkivavgrensing er utført,
• møtebøker, forhandlingsprotokollar, referatprotokollar, møtereferat og eventuelle
vedleggsseriar til desse,
• organets eigne årsmeldingar,
• kopibøker (kopiar av utgåande dokument) og kopibokregister,
• journalar, medrekna journaldatabasar, og journalregister,
• alle andre former for register og hjelpemiddel som kan brukast til framfinning, t.d. arkivnøklar
som organet har brukt,
• arkivplanar,
• presedenssaker og andre saker av prinsipiell karakter, også innanfor saksgrupper der det i
godkjende kassasjonsreglar er gitt kassasjonspåbod utan spesifiserte unntak,
• kart, unnateke trykte kart utan påteikningar,
• teikningar og fotografi som har inngått som eit ledd i den verksemda organet har drive,
• grunnlagsmateriale, innstillingar, protokollar/referat og endelege vedtak frå styre, råd,
nemnder og utval.
• § 3-21.Kassasjon
– For kommunar og fylkeskommunar utarbeider Riksarkivaren generelle kassasjonsreglar.
Dersom materiale som etter reglane kan kasserast ikkje er skilt ut frå det
bevaringsverdige før avlevering til arkivdepot, må alt materialet oppbevarast i
spesialrom for arkiv, jf. kap. IV.
– Det er forbode for tenestemenn å medverke til at arkivmateriale blir kassert i strid med
føresegnene i § 3-20 og paragrafen her, med mindre Riksarkivaren har gitt særskilt
samtykke, jf. arkivlova § 9. Brot på denne føresegna kan straffast etter arkivlova § 22.
• § 3-19 Arkivavgrensing
– Arkivavgrensing bør gjennomførast i samband med postbehandling eller arkivlegging.
Dersom dette ikkje er skjedd, skal det gjerast ved bortsetjing eller seinast ved avlevering
til arkivdepot. Materiale som blir skilt ut ved arkivavgrensing, kan oppbevarast separat
utanfor arkivet, slettast eller kastast.
• De «gamle» kassasjonsbestemmelsene:
– Fra orginal innledning 1987:
• Hovedformålet med arkivbegrensnings- og
kassasjonsbestemmelsene er å begrense omfanget av
kommunale arkiv mest mulig.
• Kassasjonsreglene slår fast hva som kan og bør
kasseres.
• 2002: Bevaringsutvalget utledet 4 hovedkriterier
for bevaring av offentlig arkivmateriale fra
formålsparagrafen i Arkivloven:
• § 1.Føremål.
– Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har
monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller
som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig
dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på
og gjorde tilgjengelege for ettertida.
• Formålet med bevaring av offentlig
arkivmateriale:
– F1: å dokumentere offentlige organers funksjoner i samfunnet, deres
utøvelse av myndighet, deres rolle i forhold til det øvrige samfunn og
deres rolle i samfunnsutviklingen.
– F2: å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i
samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen.
– F3: å dokumentere personers og virksomheters rettigheter og plikter i
forhold til det offentlige, og i forhold til hverandre.
– F4: å dokumentere de arkivskapende organers rettigheter og plikter i
forhold til andre instanser.
• Ny forskrift februar 2014:
– §4-1 Bestemmelsene i denne forskriften har
følgende formål:
• å sikre at kommunalt og fylkeskommunalt arkivmateriale med langvarig
bevaringsverdi blir bevart for ettertiden, jf. arkivloven § 1. Bestemmelsene
i dette regelverket utgjør et minimumskrav og angir hvilke sakstyper som
ikke kan kasseres.
• å legge til rette for kassasjon av kommunalt og fylkeskommunalt
arkivmateriale uten langvarig bevaringsverdi, for å spare kostnader knyttet
til langtidsbevaring, så som oppbevaring, vedlikehold og gjenfinning.
• å ivareta viktig rettslig eller forvaltningsmessig dokumentasjon både for
borgerne og kommunen/fylkeskommunen, og sikre at arkivmateriale ikke
blir kassert før dokumentasjonsbehovene som materialet ivaretar, er
bortfalt.
• § 4-2.Virkeområde
– Bestemmelsene i dette kapittelet gjelder for kommuner, fylkeskommuner og
andre organer som skaper kommunale arkiver iht. arkivloven § 2 d.
– Bestemmelsene tar utgangspunkt i kommunens og fylkeskommunens
funksjoner og omfatter alt arkivmateriale som skapes som ledd i utførelsen av
kommunale og fylkeskommunale oppgaver.
– Forskriften gjelder ikke for andre enn de funksjonene og oppgavene som er
konkret beskrevet. For funksjoner og oppgaver som kommer til som nye eller
som av andre grunner ikke er beskrevet i disse bestemmelsene, skal alt
arkivmateriale bevares. Kassasjon kan ikke skje før det eventuelt er innhentet
tillatelse fra Riksarkivaren, jf. arkivloven § 9.
– I tilfeller der kommuner eller fylkeskommuner utfører funksjoner og oppgaver
på vegne av staten gjelder de statlige bestemmelsene for arkivmaterialet.
– Bestemmelsene gjelder arkivmateriale som er skapt etter 1950, jf.
arkivforskriften § 3-20 bokstav a.
• § 4-4.Kassasjon
– Kommunen og fylkeskommunen kan bestemme at materiale som i henhold til
denne forskriften ikke skal langtidsbevares, skal kasseres.
– Det er kommunens og fylkeskommunens plikt å påse at materiale som skal
kasseres, faktisk blir tilintetgjort. Forbudet mot å avhende arkiv og å føre arkiv
ut av landet uten Riksarkivarens samtykke, jf. arkivloven § 9, gjelder også for
arkivmateriale som skal kasseres.
• § 4-5.Fastsettelse av kassasjonsfrister
– For sakstyper som skal kasseres skal kommunen og fylkeskommunen fastsette
kassasjonsfrister slik at arkivmateriale ikke kasseres før
dokumentasjonsbehovene bortfaller. En kassasjonsfrist angir når saker som er
gjenstand for kassasjon, tidligst kan kasseres.
– Ved vurdering av kassasjonsfristenes lengde skal kommunen og
fylkeskommunen ta i betraktning hvor lenge det er behov for å oppbevare
materialet, av hensyn til
• bestemmelser om tidsbegrenset oppbevaringstid i annet lovverk
• egne administrative og juridiske dokumentasjonsbehov
• borgernes dokumentasjonsbehov.
– Kassasjonsfristene skal nedfelles skriftlig. Kassasjonsfristene skal være felles
for alle saker innen en bestemt sakstype i hele kommunen eller
fylkeskommunen.
• § 4-6.Vurdering av merbevaring
– Bestemmelsene i dette kapittelet angir hvilke sakstyper som skal bevares for
ettertiden og som derfor ikke kan gjøres til gjenstand for kassasjon.
Bestemmelsene er minimumskrav. Det er opp til den enkelte kommune og
fylkeskommune å avgjøre om den ønsker å bevare mer dokumentasjon, fra en
eller flere sakstyper, enn det denne forskriften pålegger.
– I tilfelle av merbevaring skal arkivmaterialet håndteres iht. de bestemmelsene
som ellers gjelder for kommunale og fylkeskommunale arkiv.
Del 2 – Fagspesifikke bestemmelser
§ 4-12.Opplæring og oppvekst
– 1.) Tjenestetilbud, planer, rutiner, rapporter og evalueringer, samarbeid mellom
enhetene, jf. opplæringslova kap. 13.
– 2.) Barnehage
– 3.) Grunnskoleopplæring
– 4.) Videregående opplæring
– 5.) Skolefritidsordning
– 6.) Musikk- kulturskolen
– 7.) Pedagogisk-psykologisk teneste
– 8.) Oppfølgingstjenesten
– 9.) Barnevern
– 2.) Barnehage
• a) Planer for etablering, drift og tilsyn av barnehager
• b) Retningslinjer for godkjenning og etablering, retningslinjer for
tildeling av tilskudd, retningslinjer for inntak og opphold i
barnehagec)
• c) Saker om godkjenning av barnehager, oppfølging av avvik med
betydning for barnehagens godkjenning, dispensasjoner fra krav
• d) Årsplaner og årsmeldinger, avviksrapportering og
kriseberedskap
• e) Om enkeltindivider bevares følgende dokumentasjon:
– Register over barnehagebarn
– Skademelding.
• Eksempel på sakstyper som kan kasseres:
– Søknad om barnehageplass, kommunens kvittering eller foreløpig svar om at
søknaden er mottatt, søknadens saksbehandling i kommunen, kommunens
svar om at søkeren har fått tildelt plass i barnehage, alternativt svar om at
søkeren står på venteliste.
– Søknad om inntektsgradert betaling: Søknad med vedlegg, søknadens
saksbehandling i kommunen eventuelt barnehagekontoret, inkl kontroll av at
barnet går i barnehagen, svarbrev.
– Søknad om søskenmoderasjon: Søknaden, kontroll av at barna har
barnehageplass, enkeltvedtak med kopi til barnehagen, sakens behandling i
kommunens fakturabehandlingssystem.
– Kopier av søknad, utredning, tilråding og vedtak vedrørende pedagogiskpsykologisk tjeneste så fremt slike er bevart andre steder, jf pkt 7.
– Kartlegginger i den enkelte barnehage, herunder skjema og notater etter
observasjoner som ikke fører til at faginstansen involveres. I tilfelle der
barnevern eller pedagogisk-psykologisk tjeneste har vært involvert bevares
dokumentasjonen i fagenheten.
– Tillatelser til foto, henting, informasjon om allergier, o. l.
• Dere er pålagt å bevare!
• Forskriften forteller hva kommunen må
bevare.
– Utover dette kan kommunen velge å kassere eller
merbevare
• Veilederen gir forslag til hva som kan kasseres.
• Dersom kassasjon skal utføres må det
nedfelles skriftlig.
• Utforming av en bevarings- og kassasjonsplan
– Planen blir en del av kommunens arkivplan
– Planen skal gi oversikt over kassabelt materiale med
kassasjonsfrister
– Merbevaring: Gi oversikt over hva kommunen ønsker å
bevare ut over det forskriften krever
• Organisering av arbeidet
– Skal ikke defineres som et arkivprosjekt, men som et
virksomhetsprosjekt!
– Hvem bør konsulteres?
•
•
•
•
Fagmiljøene
Personer i organisasjonen med juridisk kompetanse
Fagansvarlig og/eller it-personale som har ansvar for fagsystemer
IKAH
– Ta utgangspunkt i kommunens oppgaver
– Eller ta utgangspunkt i i tjenestestedene.
• Avdelingene som utgangspunkt
– Hvilke oppgaver utførte/utfører avdelingene i den
gjeldende perioden?
– Hvordan var saksbehandlingsprosessen til den enkelte
oppgaven og hva slags dokumentasjon resulterte
saksbehandlingsprosessen i?
– Skal dokumentasjonen bevares eller kasseres i henhold til
bevarings- og kassasjonsbestemmelsene?
• Bevaringsvurdering av fagsystemer
– Hvert system må vurderes individuelt
– Bevaringsvurdering bør (må) skrives før systemet tas ut av drift!
–
–
–
–
Hvilken/hvilke arkivskaper/e har benyttet systemet?
Systemets formål, hvilke oppgaver håndteres av systemet?
Registreringsrutine og saksbehandlingsprosessen i systemet
Tidsrom systemet er benyttet.
– Inneholder systemet bevaringsverdig dokumentasjon? Viss ikke kan
det kasseres. Eks. bibliotekssystemer, tidsregisteringssystemer.
Arkiv:
Innhald:
Merkn./ Kor lenge
ta vare på?
TT- kort
(Transportordn. for
menneske med
nedsett
funksjonsevne)
Søknader,
legeerklæring, vedtak,
skriv, oversiktslister
Hordaland
Fylkeskommune gjer
vedtak. Kommunen
formidlar.
Parkeringsløyve for
Søknader,
menneske med
legeerklæring, vedtak,
nedsett funksjonsevne skriv, oversiktslister
Kommunen gjer
vedtak.
Bustønad frå
Husbanken
Husbanken gjer
vedtak. Kommunen
formidlar.
Søknader, vedtak,
skriv, oversiktslister,
leige- kontraktar
•
§ 4-17.Tekniske
tjenester, brannvesen og samferdsel
– 5) Samferdsel
• Transportordningen for funksjonshemmede: retningslinjer for ordningen, klagesaker
• Tildeling av behovsprøvde løyver og retningslinjer for tildeling av alle typer løyver.
• Hva sier veilederen
– Samferdsel: Eksempler på sakstyper som kan
kasseres:
• Søknader om transport for funksjonshemmede (med
unntak av klagesaker)
• Ikkje-behovsprøvde løyver
• Saker vedrørende parkering
• Bostøtte – Husbanken?
• § 4-14.Sosial- og velferdstjenester
– 1) Sosialtjenesten (NAV)
• Kommunens planer og prosjekter for sosial- og velferdstjenestene, inkl.
sosialberedskapsplan
• Årsplaner, årsmeldinger, lokale forskrifter, rutinebeskrivelser,
samarbeidsavtalen om oppgavefordeling og satser for utbetaling av
økonomisk stønad
• Om enkeltindivider bevares følgende dokumentasjon:
– Saker om rettigheter og plikter med hjemmel i helse- og omsorgstjenesteloven med
forskrifter og lov om sosiale tjenester med forskrifter som kan danne grunnlag for
erstatning
– Saker som involverer umyndige barn av sosialklienter.
• I veilederen om endringer fra tidligere
retningslinjer
– «I retningslinjene av 1987 skulle det tas 10 % utval
av en rekke sosialsaker, for eksempel
bostøtteordninger, bidrag forskottsaker eller
farskapssak».
Arkiv:
TT- kort
(Transportordn. for
menneske med
nedsett
funksjonsevne)
Innhald:
Søknader,
legeerklæring, vedtak,
skriv, oversiktslister
Merkn./ Kor lenge
ta vare på?
Hordaland
Fylkeskommune gjer
vedtak. Kommunen
formidlar.
Bevaring/kassasjon
Retningslinjer og
klagesaker bevares
(§4-17)
Enkeltsaker kasseres
Parkeringsløyve for
Søknader,
menneske med
legeerklæring, vedtak,
nedsett funksjonsevne skriv, oversiktslister
Kommunen gjer
vedtak.
Retningslinjer for
tildeling bevares
(§4-17)
Parkeringsløyve
kasseres
Bustønad frå
Husbanken
Søknader, vedtak,
skriv, oversiktslister,
leige- kontraktar
Husbanken gjer
vedtak. Kommunen
formidlar.
Arkiv:
Innhald:
Utbetaling av
økonomisk sosialhjelp
Samlelister/
oversiktslister
Timeavtalebøker
Oversikt klientavtalar
sosialkontoret
Kartotek AA- register
Kort med inn- og
utmelding av
sjukemelde
Revisjonsmerknader
Merknader frå
Nordhordland
revisjonsdistrikt
Folkeregisterlister
Liste med oversikt
over
folkeregistrerte i
Meland frå KDV
Merkn./ Kor lenge
ta vare på?
Lister levert
økonomiknt. for
utbetaling
Økonomiknt.
ansvarleg ?
KDV:
«Kommunedata
Vest»
Bevaring/kassasjon
• § 4-14.Sosial- og velferdstjenester
– 1) Sosialtjenesten (NAV)
• Kommunens planer og prosjekter for sosial- og velferdstjenestene,
inkl. sosialberedskapsplan
• Årsplaner, årsmeldinger, lokale forskrifter, rutinebeskrivelser,
samarbeidsavtalen om oppgavefordeling og satser for utbetaling
av økonomisk stønad
• Om enkeltindivider bevares følgende dokumentasjon:
– Saker om rettigheter og plikter med hjemmel i helse- og
omsorgstjenesteloven med forskrifter og lov om sosiale tjenester med
forskrifter som kan danne grunnlag for erstatning
– Saker som involverer umyndige barn av sosialklienter.
• Veilederen om klientopplysninger:
• «Med dette menes vedtaksbrev,
journalopplysninger, klager på vedtak med
eventuelle vedlegg samt individuell plan. Alle
saker som involverer umyndige barn av
sosialklienter skal bevares.»
• AA-register?
• Timeavtalebøker
• Revisjonsmerknader
– § 4-9.Økonomi, virksomhetsstyring, regnskap og
innfordring
• 2) Regnskap og revisjon
– Saker vedrørende kommunens og fylkeskommunens
årsregnskap jf. kommuneloven § 48.
• Veilederen:
– «Det er ikke tilstrekkelig å bevare sluttdokumentet i saken
altså dokumentet som heter årsregnskap. For å
dokumentere kommunens (…) vurderinger og prioriteringer
på området må hele saken bevares, til og med revidert og
godkjent årsregnskap.»
• Folkeregisterlister?