Elevarkiv - rutiner og bestemmelser - rutiner og bestemmelser

Elevarkiv
- rutiner og bestemmelser
Rådgiver Turid Holen, IKAVA
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Dagens program
09.00 – 09.15
9.15 – 10.00
10.15 - 11.00
11.15 - 12.00
12.00 - 13.00
13.00 -13.45
14.00 -14.30
Velkommen
Arkiv i skolen?
Hva skal arkiveres?
Innhold elevmappe
LUNSJ
Elektronisk arkiv
Oppsummering
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Hvorfor arkiv?
Arkivets primærfunksjon
Arkivets sekundærfunksjon
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Skolens arkiv
Skolens arkiver er kommunale arkiver,
hva innebærer det?
Arkivansvar
Behandlingsansvar
Arkivplan
Retningslinjer - rutiner
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Hvilke arkivtyper har
skolene?
Møtebøker
Kopibøker (?)
Postjournal (?)
Saksarkiv
Personalarkiv
Elevarkiv
Ulike typer
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Elevarkiv
Elevregistre
Klasselister
Karakterprotokoller
Vitnemålsprotokoller
Klassedagbøker
Elevmappene
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Postrutiner
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Rutiner for postbehandling
Postmottak
Papir og elektronisk post
Sortering og åpning
Informasjonspost eller sakspost
E-post, sms, twitter, facebook?
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Arkivverdig eller ikkearkivverdig?
Arkivverdig
Saksbehandling
Vedtak
Oppfølging
Saksdokument
Saksbehandlerens ansvar
Personlige notater?
Underlagt saksbehandling
og/eller har verdi som
dokumentasjon
Arkivuverdig
Informasjonsskriv
Rundskriv
Brev til orientering
Utskrift av møtebøker
Utkast, kladder
Trykksaker
Dokumentasjon som ikke er
gjenstand for saksbehandling
eller har verdi som
dokumentasjon
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Hvilket arkiv?
3.
Elevarkiv
Personalarkiv
Saksarkiv
4.
Stempling?
1.
2.
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Postjournal
Journalføringsdato
Saks- og dokumentnr.
Sender og/eller mottaker
Opplysninger om sak,innhold, emne
Datering på dokumentet
Arkivkode
Ekspedisjons- eller avskrivningsdato
Avskrivingsmåte
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Utgående post/notater
Saksbehandlers ansvar
Før utsending kopi til arkiv kopibok(?)
Journalføring umiddelbart
Faks og e-post
Sensitive opplysninger?
Journalføre notater?
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Saken avsluttes
Saksbehandlers ansvar
Besvart/avskrevet
Alle dokumenter på plass
Ryddig
Uten kladder, stifter og binders, plast
Hvem kontrollerer?
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Utlån av elevmapper
Lånekort
Bare brukes på skolen
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Melde- eller konsesjonsplikt
Nei
Personopplysninger
Skole, SFO
Relevante, saklige, tilstrekkelige,
korrekte og brukes til de formålene
som opplæringsloven oppgir.
Personopplysningsloven med
forskrifter
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Utlevering/overføring av
elevopplysninger
Utlevering til publikum og presse
Offentleglova
Utlevering av opplysninger om seg
selv
Partsinnsyn forvaltningslova
Personopplysningslova
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Når eleven flytter til annen
kommune
Overføring av opplysninger
Nødvendige for videre skolegang
Elev/foresatt orienteres/uttalerett
Med samtykke kan andre sensitive
opplysninger overføres
Disiplinære forhold
Overføring – bare kopier
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Overgang barneskole til
ungdomsskole
Elevmappen følger eleven
MEN Bare opplysninger som er
nødvendige for videre skolegang
IKKE
Disiplinære forhold/oppførsel
Ikke helseopplysninger
Disse krever samtykke
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Overgang
barnehage til skole
Informasjon som er relevant for videre
opplæring kan sendes som kopi.
Foresatte underrettes
Øvrig dokumentasjon om helse og
oppførsel krever samtykke
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Elevsaker til behandling i
folkevalgte organer
Anonymisert
Uten navn, fødselsdato eller
referanser som kan identifisere eleven.
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Hva skal en elevmappe
inneholde?
VIKTIG:
Bare en elevmappe per elev
Dokumenter i elevmappe:
Alle elever:
Vedtak skoleplassering
Skriftligvurdering
Fravær
Skademelding og
skaderapportering
forsikringsselskap
Samtykke til
overføring av
opplysninger til
annen komm. el.
skole
Klage på karakter
Flyttemelding
Søknad innsyn
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Dokumenter i elevmappe:
Spesialundervisning ol
IOP – sakkyndig
vurdering
Dokumentasjon
søknad, tildeling
tilrette-legging av
spesialundervisning
Referat ansvarsgruppemøter
Vedtak
morsmålsundervisning,tospråklig
fagopplæring
Søknad fritak for
fag, fritak for
vurdering i fag
Dokumentasjon
tilrettelegging
eksamen og
heldagsprøver
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Dokumenter i elevmappe:
Orden og oppførsel
Varselbrev
Fravær, nedsatt
karakter, nedsatt
orden og
oppførsel
Disiplinære
forseelser
Dokumentasjon
vedrørende
bortvisning
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Dokumenter i elevmappe:
Barnevern
Notater som har/
kan få betydning
for skolegang
Bekymringsmelding,
korrespondanse
barnevern ol
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Dokumenter i elevmappe:
Avbrutt opplæring
Melding om elev
som avbryter
opplæringen
Skolens notat om
avbrutt opplæring
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Journalføringsplikt
dokumenter i elevmappe
Krav :
1 Saksbehandling
2 Verdi som dokumentasjon
Eksempel:
Forhåndsvarsel og enkeltvedtak
skoleplassering
Søknad fra foresatte om fri
Enkeltvedtak om spesialundervisning
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Vanskelig dokumentasjon..
Kontakt skole-hjem
Rundskriv i sekken fra skole til hjem
Dette er utgående dokumentasjon som
skal bevares.
Dette kan gjøres enkelt og elektronisk
vha sak/arkiv-systemet
I saksmappe hvert kull:
Ting som går ut til hele kull/klasser:
Ukeplan
Foreldremøter (innkalling/referat)
”Turinfo”
Annen korrespondanse om
klassen/trinnet
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Saksmapper for hele skolen:
Dokumentasjon som går felles til hele
skolen:
Om ordensreglementet
Skolerute
”Velkommen til skoleåret”
Lus
Idrettsdag/temauker/mobbeprosjekter osv.
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Andre saksmapper:
Annet som ikke er rundskriv til deler eller
hele skolen:
Foreldreutvalg (Innkalling/referat osv)
Elevråd (Innkalling/referat osv)
Samarbeidsutvalg (Innkalling/referat
osv)
Intern administrasjon (budsjett,
innkjøp, stillinger, høringsuttalelser
m.v.)
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Bevaring og kassasjon
Bevaringspåbud
Arkivmateriale
eldre enn 1950
Møtebøker,
eventuelle
vedleggsserier
Egne
årsmeldinger
Kopibøker
Journaler
Andre register
Arkivplaner
Presedenssaker
Kart
Tegninger og
fotografi
Referat m.m.
styre, råd,
nemnder, utvalg
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Kassasjon
Som basisår skal 1950 være felles for
alle landets kommuner hvor
avgangsprøver, elevmapper,
klientjournaler og annet materiale
som behandler elevenes utvikling i
forhold til skolen, bevares i sin helhet.
Deretter bevares materialet i sin
helhet for hvert 10. år.
og elever født 1.11.,21. hver mnd
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Kassasjon
212.13 Spesialpedagogiske tiltak
Enkeltsaker
vedrørende elevene
25
Deretter bevares 20% etter de ovenfor
gitte regler.
Kassasjon
210.4 Undervisning i institusjoner
10
210.5 Elever i utlandet
10
210.6 Inn- og utmelding, flytting/overføring
av elever
10
212.04 Fag- og timefordeling
10
212.05 Timeplaner
10
212.06 Klassedeling, elev-/klasselister
Elev-/klasselister bevares.
Klassedeling
10
212.07 Skoletid, -ferier og -fridager
10
Elektronisk arkiv i skolen
Hva kan det være?
Sakarkivsystemer
Fagsystemer
Wis skole, Oppad, IST Extens
Læringsplattformer
ePhorte, Public 360, WebSak
It’s learning, Fronter
Skolens hjemmeside
MinSkole
Sak/arkiv-system
Kan brukes til
Generell saksbehandling
Personalsaker
Elevmapper?
Fordel: NOARK-4 / NOARK-5
Fullelektronisk
Fagsystem
Elevlister
Karakterer
Vitnemål
Meldinger /vurderinger
Timeplaner og lignende
Eksempler: Oppad, IST Extens, SATS, Wis
skole
Elektronisk, men …
Fagsystemer
og bevaring
Arbeidsverktøy men ikke
lagringsverktøy
Lagring – import til NOARK-4
NOARK-5..
Skriv ut på PAPIR!! Og bevar på
gamlemåten
Læringsplattformer
Samhandling skole/lærer – med elev
og foresatte.
Meldinger
Oppgaver
Vurdering av oppgaver
Vurdering
It’s learning, Fronter, Learning Gateway
Er dette saksdokumenter?
Oppgave = saksdokument
Vurdering = Vedtak med klagerett
DVS Journalføring §2-6 og §2-7
Men dette har aldri vært praksis
Kreves ikke journalføring
avoppgaver/eksamen
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Arkivverkets mann sier:
MEN det fritar ikke lærestedene for å sørge for dokumentasjon
som kan vise at de oppfyller de lovverket de er underlagt, at
prosedyrene for karaktersetting og vurdering er korrekte og
pålitelige, og at studentenes rettigheter til innsyn og klage
oppfylles.
Arkiveringsplikten går ut over journalføringsplikten, og den er
uavhengig av om dokumentasjonen finnes på papir eller
elektronisk.
I utgangspunktet ikke krav om NOARK-standard for LMS
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Journalføring, arkivering,
bevaring
LMS ikke tilfredsstillende
Arkivverdig (administrativt, juridisk,
fastsatt bevaring RA)
Bevares som papirarkiv
Ikke sletting i LMS før vurdering av RA
Unngå journalføringspliktige dok. i LMS
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Sosiale medier?
Deltagelse i nettsamfunn:
Facebook, Twitter, Nettby
Journalføring?
Opplyse om man må henvende seg via
e-post/brev for å få formelt svar
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Fagsystemer og integrasjon
Oppad
IST Extens
Vigo
LMS Fronter
EDB ESA Sak og
arkiv
ePhorte
P360
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Eksempelet Rett i mappa
Mål
Sikre arkivverdig elevdok.
Integrasjon sak/arkiv og 3 fagsystemer
Spare tid og penger
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Forslag til rutiner
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Hvordan gjør vi?
En, men bare en elevmappe på hver
elev delt inn i ulike saker/omslag
Elevmappe opprettes på hver eneste
elev i 1. og 8. klasse
I tillegg kommer karakaterlister,
eksamens-protokoller og fraværslister
Hvordan gjør vi/
forslag til rutiner:
Egen arkivdel for elevmapper
sak/arkiv-systemet
Arkivkode personnummer
Finn passende sakstittel
Ressurser til spesialundervisning for
skoleåret 2009/2010 for Ole Hansen.
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Hvordan gjør vi/
forslag til rutiner:
Unnta fra offentlighet bare dersom
nødvendig
Ver obs på skjerming av tittel og
adressefelt
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Hvordan gjør vi?
Hvorfor elevmappe i sak/arkivsystem?
Alle skal ikke ha tilgang på alt
Bevaring og journalføring sikres!!!
Sensitiv helsedokumentasjon for seg
Orden og oppførsel for seg
Interne notater?
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Elektronisk
Del opp elevmappen i flere saker som
i et personalarkiv, gnr/bnr -arkiv
Tilgangsstyring
Avslutning av saker
Overføring av dokumentasjon
Viktig
Alt som går ut fra skolen skal bevares!
Vurderinger
Rundskriv
Det viktigste er likevel fortsatt viktigist
• Tilrettelagt
undervisning/spesialundervisning,
barnevern