Åpne PDF i eget vindu - Vestre Toten Kommune
Transcription
Åpne PDF i eget vindu - Vestre Toten Kommune
Prosjektrapport for modellkommuneprosjektet Samhandling Tjenester for barn Helse Åpen helsestasjon Barnehage PPt MI Jordmor COS Barnevern Lege/fastlege Drøftingsteam NAV Småtrølltræff Tjenester for voksne Januar 2015 Psykisk helse Innholdsfortegnelse Forord .......................................................................................................................................... 3 1 Målgrupper og rammer.......................................................................................................... 4 1.1 Målgrupper.................................................................................................................... 4 1.2 Bakgrunn ....................................................................................................................... 4 1.2.1 Lokale forhold / historikk ......................................................................................... 4 1.2.2 Statlige føringer til grunn for satsingen ..................................................................... 4 1.3 Rammer for Modellkommuneprosjektet .......................................................................... 5 1.4 Organisering .................................................................................................................. 5 2 Brukermedvirkning ................................................................................................................ 8 3 Mål ....................................................................................................................................... 9 4 5 6 7 3.1 Hovedmål ...................................................................................................................... 9 3.2 Delmål 1 ........................................................................................................................ 9 3.3 Delmål 2 ........................................................................................................................ 9 3.4 Effektmål ....................................................................................................................... 9 Gjennomføring av modellkommuneprosjektet........................................................................12 4.1 Gjennomført kompetanseheving ....................................................................................14 4.2 Samhandlingsarenaer ....................................................................................................15 4.3 Tiltak som er startet opp................................................................................................15 4.4 Veiledning.....................................................................................................................19 Risikoanalyse og suksessfaktorer ...........................................................................................20 5.1 Erfaringer med organiseringen .......................................................................................20 5.2 De fem suksessfaktorene: ..............................................................................................21 5.3 Fallgruver......................................................................................................................21 5.4 Innspill fra brukerne ......................................................................................................22 Veien videre .........................................................................................................................24 6.1 Organisering .................................................................................................................24 6.2 Møtehyppighet videre ...................................................................................................25 6.3 Forpliktelser til samhandling ..........................................................................................25 6.4 Refleksjon rundt resultater og forbedringer ....................................................................25 Økonomi ..............................................................................................................................27 2 Vedlegg: Handlingsveileder i word – versjon: http://www.vestretoten.kommune.no/internett/resource2.nsf/files/domo9fthfrsammeniundring_handlingsveileder_22012014/$FILE/sammeniundring_handlingsveil eder_22012014.pdf, Vedleggene: http://www.vestre-toten.kommune.no/vedlegg-til-handlingsveileder Handlingsveilederen i web – modellen: http://www.vestretoten.kommune.no/artikler/bekymring-for-barn --------------------------------------------------------------------------------------------------- Forord «Det trengs en hel landsby for å oppdra et barn» (gammelt afrikansk ordtak) Denne rapporten og medfølgende modell er utarbeidet som en følge av modellkommuneprosjektet fra 2007-2014. Dette er en statlig satsing mot gravide og barn 0-6 år av psykisk syke og foreldre med et rusmisbruk, samt voldsutsatte. Hensikten er å fange opp og å utvikle langsiktige og systematiske tiltak for denne gruppen. 26 kommuner fra de 5 helseregionene i landet har deltatt i prosjektet. I vår kommune har tjenester for barn og tjenester for voksne deltatt aktivt i prosjektet. Vi ønsket fra første stund å få fram familieperspektivet. 3 1 Målgrupper og rammer 1.1 Målgrupper Barnet (0-6 år), den gravide eller foreldre til barn (0-6 år) opp mot utfordringer innen psykisk helse, rus og vold. 1.2 Bakgrunn 1.2.1 Lokale forhold / historikk Vestre Toten hadde allerede igangsatt et samordningsprosjekt for tjenester for barn og unge i kommunen. Dette samordningsprosjektet startet opp med fokus på gravide og barn 0-6 år, og ble sluttført våren 2012. Det foreligger en sluttrapport og videre anbefaling av dette samordningsprosjektet (vedtatt i UVO 12. juni 2012 - vedlegg 1). Den videre samordningen i dette prosjektet, som skulle omfatte skolebarn og ungdom, er utsatt pga. andre satsningsområder for disse gruppene. Mens samordningsprosjektet var i gang, fikk kommunen vinteren 2010 tilbud om å delta i det statlige prosjektet ”Modellkommunesatsingen”. I og med at målgruppen også her var gravide og ”utsatte barn”, innlemmet Vestre Toten kommune denne satsingen som en del av det allerede eksisterende samordningsprosjektet. 1.2.2 Statlige føringer til grunn for satsingen ”Psykisk helsearbeid for barn og unge i kommunene”. Veileder utgitt av Sosial- og Helsedirektoratet i 2007 – IS - 1455. Rapport fra Helsetilsynet 5/2009: Utsatte barn og unge – behov for bedre samarbeid (oppsummering av landsomfattende tilsyn i 2008 med kommunale helse, sosial- og barneverntjenester til utsatte barn). Utgitt av Barne- og likestillingsdepartementet i mars 2009. Rapporten omhandler barn / unge med ulike typer problematferd. Problematferd (her vidt definert) er en type vanske med multifaktoriell årsakssammenheng, og tverrfaglig innsats rundt denne gruppa er viktig. NOU: 2009:22 Det du gjør, gjør det helt. Bedre samordning av tjenester for utsatte barn og ungdom. NOVA Rapport: 2011:18, Evaluering av prosjektet: Sammen for barn og unge – bedre samordning av tjenester til utsatte barn og unge. Aina Winsvold 4 Samhandlingsreformen ”Fra bekymring til handling”. Veileder utgitt av Helsedirektoratet i 2010. IS – 1742 1.3 Rammer for Modellkommuneprosjektet Tidsrammer for vårt arbeid: 1. juli 2010 – 31. desember 2014 Personell: Ansatte i tjenester som jobber med gravide, barn 0-6 år og med foresatte som strever i hverdagen (psykiatri, rus og vold) i kommunen, samt samarbeidspartnere fra instanser utenfor kommunen. Kostnader: 20 % stilling til prosjektledelse (tilførte midler fra Modellkommuneprosjektet) Medgått tid i styrings-, prosjekt-, arbeids-, og ad hoc-grupper Kompetanseheving (medgått tid til opplæring, kurs og konferanser) 1.4 Organisering Organisering fram til 1. juli 2012 Når modellkommuneprosjektet ble en del av samordningsprosjektet, var det allerede en etablert organisering: Styringsgruppe: Rådmann (PA), barnehagesjef (PL), helsesjef, grunnskolesjef, omsorgssjef, NAV-leder, kommuneoverlege, HTV fellesorganisasjonen (FO) og politikerrepresentant (UVO). Prosjektgruppe: PL Barnehagesjef, NAV avdelingsleder serviceavdeling, ledende helsesøster, leder barneverntjenesten, leder av PP-tjenesten, helsesøster (leder arbeidsgruppen). Arbeidsgruppe: Representant fra helsesøstertjenesten (leder gruppa), jordmor, fastlege, representanter fra barnevern, PPT, barnehagene, voksenpsykiatri, NAV og voksenopplæringen. Det ble også satt ned mindre arbeidsgrupper (ad hoc-grupper) etter behov. Eksterne ressurspersoner var: Voksne for Barn, rektorer / skoleledere, styrere barnehagene, Øverby kompetansesenter, BUP Gjøvik, Bufetat, fagteam Gjøvik, KORUS Øst, Høgskolen i Lillehammer, leder helsesøstergruppen i Oppland, Bufetat v / regionkoordinator modellkommunesatsingen og en representant fra Sykehuset Innlandet, avdeling Reinsvoll, (barnerepresentant). 5 Denne organiseringen opplevdes som lite hensiktsmessig og ble endret fra 1. juli 2012 (mer om bakgrunn for endring i kapittel 5). Ny og nåværende organisering (fra 1. juli 2012) (Styringsgruppe og prosjektgruppe ble slått sammen). Styringsgruppe (SG) / prosjektgruppe (PG) Ledende helsesøster (PL) Barnevernleder NAV-leder Barnehagesjef Teamleder psykiatritjenesten Leder PP tjenesten Helsesjef (PA) Arbeidsgrupper Opprettet ad hoc ut fra konkrete arbeidsoppgaver Eksterne ressurspersoner: Bufetat v / regionkoordinator for modellkommunesatsingen Bufetat v / Fagteam Gjøvik Bufetat v / familievernkontoret Gjøvik BUP v / spe- og småbarns-teamet Korus Øst Avklaring / definisjon av roller i prosjektet: Organisert etter PLP modellen Prosjektansvarlig (PA): Totalt prosjektansvar, dvs. initierer, endrer retning og eventuelt avbryter prosjektet. PA har ansvar for at prosjektplanen er i overensstemmelse med prosjektets mål, realistisk ressursdimensjonering, overordnet ansvar for framdrift. Prosjektleder (PL): Operativt ansvar for prosjektet Styringsgruppe (SG): Gi råd / støtte til PA og følge opp beslutninger som blir tatt Prosjektgruppe (PG): Aktive prosjektdeltakere 6 Eksterne ressurspersoner: Ressurspersoner som har sagt seg villig til å gi råd til prosjektorganisasjonen. Kan konsulteres som gruppe eller enkeltvis. Ingen myndighet i prosjektet. Arbeidsgrupper (ad hoc): Skal utføre konkrete oppgaver i prosjektet Møtestruktur Møter med styringsgruppen ca. 1 gang i måneden. Møter i ad hoc arbeidsgrupper etter behov. 7 2 Brukermedvirkning I løpet av prosjektperioden, har vi hatt flere former for brukermedvirkning Det er foretatt fokusintervju av tre grupper mht. bruk og drift av «Åpen helsestasjon». De tre gruppene er; brukere som har benyttet seg av tilbud / hatt tiltak, vanlige helsestasjonsbrukere og ansatte som har vært med i arbeidet. Foreldre til barn på 7/8 måned spedbarnsgruppe på helsestasjonen har svart på en spørreundersøkelse om hvordan de synes samhandlingen mellom de forskjellige tjenestene på helsestasjonen fungerer. En bruker (mor) deltok i planleggingen av «Småtrølltræff». Gravide hos jordmor og på legekontorene og foreldre i gruppene på helsestasjonen, har svart på en spørreundersøkelse om hvilke tilbud de som gravide kunne ha ønsket seg i en gruppe. Denne spørreundersøkelsen ble gjennomført før oppstart av gruppen for gravide med fysioterapeut og helsesøster. Det blir viktig fremover å hente inn brukers erfaring / evaluering av modellen nå som modellen også er ute på nett. 8 3 Mål 3.1 Hovedmål Legge til rette for en bedre samordning av tjenestene for barn og unge. Hensikten med en bedre samordning er «tidlig intervensjon», dvs. at problemer hos gravide, barn og småbarnsfamilier blir avdekket på et tidlig tidspunkt slik at riktige, sammenhengende tiltakskjeder vil kunne bli satt inn. Dette betyr å styrke tverrfaglig kommunalt samarbeide innenfor tidlig innsats 3.2 Delmål 1 Etablere felles plattform for tjenestene, blant annet ved hjelp av felles kompetanseheving, avklaring av roller, felles begrepsforståelse med mer. 3.3 Delmål 2 Utarbeide gode arbeidsprosesser rettet mot gravide og barn 0-6 år. Dette betyr å: - kartlegge eksisterende tiltak - etablere rutiner for samarbeid - utarbeide langsiktige, sammenhengende tiltakskjeder - foreslå nye tiltak om eksisterende tiltak ikke er tilstrekkelige 3.4 Effektmål Ved tidligere intervensjon og bedre samordning, vil fagressursene få til en høyere effektivitet, det vil si at vi setter følgende mål (samme mål som i samordningsprosjektet): Mål: Senke gjennomsnittsalder på barn som blir meldt til barnevern 9 a) Og vi ønsker økt fokus på å melde fra de som jobber med de yngste barna, og at de som jobber med voksenproblematikk, også har med seg et barneperspektiv. Fortrinnsvis et ønske om å komme inn tidligere, uansett hvem som melder. Totaloversikt over et utvalg meldere: Meldingsinstans 2010 2011 2012 2013 2014, pr 25.10.2014 Helsestasjon 13 7 12 11 10 Barnehage 8 3 14 6 5 Nav 0 4 13 11 6 Politi 26 30 29 22 38 Psykisk helsevern barn/ungdom/voksne 8 5 3 13 4 DPS rusmiddelteam 0 0 0 0 0 b) Oversikt over barneverntiltak 0-6 år i samme årsgrupper som over: Årstall Hjelpetiltak/akutt Omsorgstiltak 2011 8 0 2012 17 1 2013 23 1 2014 pr 25/10-14 23 2 Det er viktig å være klar over at tallene beskriver enkelttilfeller som over tid viser seg å beskrive en økende grad av komplekse og sammensatte tilfeller. Ved å jobbe forebyggende, redusere antall vedtak etter Opplæringslova §5-7 (ikke barn med diagnose) 7 vedtak 0-6 år i 2011 8 vedtak i barnehageåret 2012/2013 16 vedtak i barnehageåret 2013/2014 13 vedtak inneværende år (2014/2015) 10 Vi mener å se en større bruk av tverrfaglig tilnærming til utfordringene vi har. Så her kunne vi ha hatt en telling av saker før vi startet opp, og så en telling etter en periode med gjennomførte tiltak med bakgrunn i modellkommunesatsningen. Det er ikke lett å finne fram til effektmålene – at antall barn i PPt har gått ned med bakgrunn i at deres tidlige utfordringer med foreldrene er blitt mindre, færre med konsentrasjonsvansker og lignende. Dette må ses på i et langtidsperspektiv. Med økt fokus på barnet i familiene, vil også mange barn med behov for støtte fra PPt oppdages tidligere. Når ansatte som jobber opp mot familiene blir mer oppmerksomme på hva som gjør et barns oppvekst vanskelig og utfordrende, vil man tenke at flere barn får tidlig hjelp. Alle tjenester vil få økt fokus på situasjoner som er vanskelig for barnet, og samtidig se situasjoner barnevernet bør vurdere. Når medarbeidere i tjenestene får fokus inn mot familiene, vil også saker på eldre barn økes. 11 4 Gjennomføring av modellkommuneprosjektet Som svar på målsettingene våre, starter vi med en skjematisk oversikt over kommunens gjennomføring av modellen, opp mot kommunenivå, tjenestenivå og individnivå. Kulturdimensjon Kommunenivå Forankring og oppslutning om modellen hos kommunens toppledelse: Tjenestenivå Helsesjef er prosjektansvarlig. Utviklingen av modellen er tatt opp i rådmannens ledergruppe underveis i arbeidet. Politisk presentasjon og behandling i Utvalg for velferd og opplæring (UVO) er gjennomført under utviklingen av modellen. Ledere av de involverte tjenestene sitter i styrings- / prosjektgruppen. Vi har utviklet samarbeidsarenaer hvor det er muligheter for tverrfaglig samhandling (se tiltaksoversikten). Vi diskuterer mellom tjenesteområdene: Tverrfaglige metoder som verktøy, ved siden av faglig utvikling internt. Vi har laget en handlingsveileder som «viser vei» inn til de forskjellige tjenester og tiltak. Vi har laget felles opplæringspakke til bruk i hver avdeling. Strukturdimensjon Politisk vedtak i Kommunestyret er bestemt til januar / februar 2015 etter sluttføring. Det er gitt overordnede føringer, og ledere skal sitte i styringsgruppe / prosjektgruppe. Denne organiseringen er forandret underveis etter erfaringer / evalueringer. Tjenestene skal følge opp de ulike tiltakene man kommer frem til i prosessen. Evaluering av modellen skal utføres høst 2014 / vår 2015. En opplæringsdag / oppfølgingsdag for alle tjenestene, halv dag hvert år – vår. WEB-modell tilgjengelig på Vestre Toten kommune sin hjemmeside, under fanen: «Sammen i undring rundt barnet». Justeringer utføres hele veien. Både mht. brukernes bruk av tiltakene, og tjenestenes tanker / evalueringer underveis i prosessen. Det er laget tverrfaglige rutiner som forsøkes gjøres kjent i organisasjonen. Ekstern informasjon og informasjon innad. Opplæring av kartleggingsmetoder. Kompetanse- og tiltaksutvikling mellom tjenesteområdene. Noe felles kompetanseheving, noe utveksling av kompetansetilbud på tvers av tjenestene, og noe kompetanseoverføring fra en tjeneste til en annen. Kompetanseplan tverrfaglig – lage felles kurs. Opplæringspakke (PowerPoint) gjennomføres på hvert tjenesteområde årlig – hver høst (for nyansatte). 12 Individnivå Vi har forsøkt å sikre en tverrfaglig tilnærming til familiens og forelderens / barnets, utfordringer gjennom fagdager og opplæringstilbud i tjenestene med handlingsveilederen som utgangspunkt. Diskusjoner på fagdager, men også info. / diskusjon når et fagområde besøker et annet på interne møter. Brukermedvirkning; innspill på tiltakene, både i forkant av enkelte tiltak og etter en periode med mulighet for bruk av tiltaket. Handlingsveileder med prosedyrer og retningslinjer, mandat og planer Prosedyrer / EPL (ettpunktleksjon) for hvordan den enkelte fagperson går frem når de står i en sak med rus / psykisk / psykososial utfordring eller vold. Drøftingsteam som veiledning når det er en tverrfaglig vinkling opp mot familien som helhet. Laget oversikt over kommunens eksisterende tiltak. Igangsatte tiltak for å hjelpe individet videre når kartlegging viser et behov. Det var viktig med en tilrettelegging for samhandling mellom tjenester som jobber med barn, men også en samhandling opp mot tjenester som jobber med de voksne som har foreldreansvar eller er gravide. For å styrke dette tverrfaglige arbeidet opp mot familiene, startet vi med å: a) Gjennomføre kompetanseheving a. Interne kursdager / kompetanseheving i kommunen med opplæring på tvers av tjenestene b) Etablere samhandlingsarenaer, hvor informasjon kan gis til familier og hverandre a. Informasjon på hverandres fellesmøter c) Etablere tiltak a. Tverrfaglig samarbeid i tiltakene d) Felles veiledning i samhandlingsutfordringer (veiledere fra familierådgivningen på Gjøvik og fra BUP Gjøvik). 13 4.1 Gjennomført kompetanseheving Opplæring i regi av Modellkommunesatsingen: En nasjonal og en regional konferanse hvert år, og vi har deltatt med fem personer fra ulike tjenester de årene vi har deltatt. Samlingene har hatt fokus på erfaringsdeling, samt forelesere på ulike tema. Seminarrekke (4 dager) med opplæring i kartleggingsverktøyene (EPDS;TWEAK;AAS, motiverende samtalemetodikk (MI) og støttesamtaler. Antall deltakere varierte, men det var ca. 25 på de 3 første dagene og 45 på den siste (nov 2011 - jan 2012). Opplæringsseminar i COS (Cirkel of security) høsten 2012, seks deltakere fra helsestasjon, tre fra barnevern og en fra spesialpedagogisk team og høsten 2013 med to deltakere fra helsestasjonen og to fra barnevern. Oppfølgingsseminar over 2+1dag i motiverende intervju (MI) høsten 2013. Antall deltakere ( fra legetjenesten, fysio- / ergotjenesten, psykiatritjenesten, kostveileder, barnevern og helsestasjon). Ulrika Håkansson er koordinator for modellkommuneprosjektet og er utdannet psykolog. Hun har hatt følgende opplæring: Seminar om ”Barn av psykisk syke og / eller rusmisbrukende foreldre og barn som lever med vold i familien - fokus på de minste". Seminaret den 19. januar 2011 hadde 104 påmeldte fra barnehage, helse, barnevern, NAV, psykiatri, PP-tjenesten og spesialpedagogisk team. Kurset i «Når barns atferd gjør deg bekymret» 19. oktober 2011 hadde 160 deltagere fra barnehage, helse og barnevern. Kurs for psykiatritjenesten ”Barn av psykisk syke”. Høst 2012. Deltatt på planleggingsdager for barnehagene. Høst 2014. Bufetat v / Fagteam Gjøvik, BUP og Fylkesmannen i Oppland har i februar - mars 2011 arrangert en seminarrekke (5 dager) for ansatte i helsesøster- og barneverntjenestene i Oppland med hensikt å skape helhetsforståelse for utredning og valg av tiltak. Ca. 20 deltakere fra VTk. Prosjektgruppen har arrangert kurs / opplæring i februar 2012 og februar 2014, for involverte tjenester hvordan handlingsplanene og drøftingsteamet skal brukes. Ca. 60 deltakere – tverrfaglig deltakelse. 14 4.2 Samhandlingsarenaer Samtidig med en kompetanseheving, opplæring av kartlegginger for å finne disse familiene og opplæring i bruk av metodene, handlingsplaner og prosedyrer, måtte vi aktivt etablere samhandlingsarenaer. Et mål var at klientene skulle møte en samhandlende, tydelig tjeneste hvor en ikke blir henvist fra sted til sted, hvor man kommer raskt til selve utfordringene i familiene og får en sammenhengende kjede mot tiltakene en trenger. En skal som klient få hjelp til å gå over tersklene samtidig som klienten fortsatt skal eie sin egen sak. Det skal være tydelig for klienten at tjenestene samhandler, men selvfølgelig slik at også taushetsplikten blir godt ivaretatt. Den enkelte tjenesteyter skal ha et godt verktøy for å hjelpe klienten raskest mulig gjennom en tverrfaglig tilnærming, og hvor man sikrer voksenperspektivet i tjenester som jobber med barn (eks. helsestasjon, barnevern, barnehage, PPt) og hvor man sikrer barneperspektivet i tjenester som jobber med voksne (eks NAV, psykiatritjenesten, fysioterapeutene og fastlegene). 4.3 Tiltak som er startet opp Det vil være uetisk å fange opp en bekymring rundt en gravid, en sped- eller småbarnsfamilie eller et barn, uten å ha tiltak å tilby. For den gravide, forelderen eller for barnet, vil en avdekking av en stor eller liten utfordring kreve en videre oppfølging. Uten en oppfølging vil disse påføres enda en utfordring. Utfordringen er at de blir stående i mellomrommet mellom to tjenester. Den ansatte som har kartlagt den gravide, forelderen eller barnet, vil også bli stående i en uholdbar situasjon / i et etisk dilemma, om man ikke her har noe å tilby for å avhjelpe det man har kartlagt. Det å kartlegge hvilke tiltak som fantes i kommunen og finne fram til tiltak vi manglet, ble derfor den første oppgaven arbeidsgruppen gikk i gang med. Og det ble satt opp en oversikt over hvilke tiltak som fantes under de forskjellige tjenesteområder, slik at veien fram til et eventuelt tiltak skulle bli kortest mulig. 15 Nye tiltak som er satt i gang: Tiltak Intensjon Oppstart og ansatte Handlingsveilederen «Sammen i undring rundt barnet». Både ansatte og gravide / foreldre skal kunne få en oversikt over kommunens tjenester, kartlegginger og tiltak. Februar 2014. Kortest mulig vei for gravide / foreldre og barn, til en kommunal oppfølging. Dette er en effekt av arbeidet hele veien. Både papir med vedlegg og WEB-modell på kommunens hjemmeside. Økt oppmerksomhet rundt en tverrfaglig tilnærming. Bruke kommunens tjenester på tvers der det er behov. Åpen helsestasjon Lavterskeltilbud for foreldre, der de kan treffe flere tjenester uten timeavtale og hvor tjenester kan komme og gi informasjon ut til foreldrene. Høst 2010. Småtrølltræff: Gratis treff med musikk fra livets begynnelse, kafé og trilletur. Intensjonen er nettverksbygging, fysisk aktivitet og hygge. Vår 2011. Faste grupper på helsestasjonen (når barnet er 2 mnd., 4 mnd. og 7/8 mnd.). Tverrfaglig informasjon til foreldre, og samhandling mellom flere faggrupper på en arena. Vår 2011. NAV, barnevern, psykiatritjenesten, foreldreveileder, helsesøster. Kultur, Frivilligsentralen og Foreldreveileder fra helsestasjonen. Helsesøstre, barnevern, fysioterapeut, førskolelærer. 16 Samarbeid og kartlegging rundt gravide. Bruk av kartleggingsskjemaene EPDS,TWEAK AAS Helsesøster 5 min. inn i en konsultasjon hos jordmor. Tettere samarbeid der det er en sårbar gravid. Innhenting av samtykke for tverrfaglige tilbud. Informere og lage en naturlig overgang mellom tilbudene. Høst 2011? Jordmor, føden, fastleger, helsesøstre, helsesøster i psykisk helsevern. Veiledning fra BUP og Familierådgivning opp mot vår samhandling. Bli kjent med veiledningsmetoder. En periode på et år 2012 Utarbeide skjemaer / metoder / prosedyrer til bruk i konsultasjoner. Sikre at de som jobber med de voksne har med et barneperspektiv og at de som jobber med barn har med et voksenperspektiv. Åpen omsorg med psykiatri, rus og kronisk sykdom, NAV, barnehager, helsestasjon. Utarbeide handlingsplaner som viser vei ved bekymring inn mot psykisk sårbarhet, rus, vold, sosialt og en generell bekymring. Hvordan tjenesteyter i en hvilken som helst kommunal tjeneste skal reagere når en er bekymret, og ikke vet hva en skal gjøre videre. Der hvor bekymringen er tydelig, følger man sin egen tjenestes vanlige prosedyrer. Høsten 2010. Drøftingsteam. Ansatte kan drøfte sine tanker / bekymringer anonymt, eller de kan møte sammen med foreldrene Februar 2013. Få veiledning inn mot tverrfaglige spørsmål rundt kartlegginger. finne frem til rett tiltak i det enkelte tilfelle. Barnevern, barnehage, NAV, PPt , psykiatritjenesten og helsesøster. 17 COS individuelt. Tiltak for foreldre som strever. Høst 2012. Barnevern, barnehage og helsestasjon. COS foreldregrupper på helsestasjonen. Foreldrerefleksjon for alle foreldre. Høst 2012. «Gravidgrupper» Nettverksbygging, fysisk aktivitet og informasjon. Vår 2014. Administrativt samarbeid helsestasjon / barnehage. Oversikt over barn i barnehagene. Høst 2013. Samarbeid mellom helsestasjon og barnehage. Etablere samhandlingsarenaer for at barn og foreldre får en tidligere intervensjon. Under arbeid Bli kjent med hverandre i det kommunale tjenesteapparatet. Skjer underveis i en slik prosess som dette prosjektet er. Fast trefftid 1 time i uken. Ved oppstart, 2 år og 4 år. Tjenestene ønsker å gi hverandre informasjon. Helsesøster, helsesøster i psykisk helse, foreldreveileder, jordmor. Helsesøster, fysioterapeut, Frivilligsentral. Barnehageleder og adm. helsestasjon 18 4.4 Veiledning Vestre Toten kommune ønsker å kunne veilede hverandre i saker vi ofte har stått alene i. Saker som også andre tjenester kanskje er inne i med tiltak. Det er etablert drøftingsteam hvor det veiledes på sak – anonym eller kjent med samtykke, og vi har hatt en periode med ekstern veiledning – noe vi ønsker mer av. Men vi har også fått en «bonuseffekt» av at tjenester snakker mer med hverandre og henter inn hverandres kompetanse i saker der det ikke kun dreier seg om barnet eller kun om forelderen. Eks. sykehjemmet med en kreftsyk forelder henter inn kompetanse fra helsestasjonen om barnet i familien. Dette etableres det nå rutiner på. Et annet eksempel er der barnevernet er inne og omplasserer barn. Hvem skal støtte foreldrene? Psykiatritjenesten? Dette jobbes det med i Vestre Toten kommune nå. 19 5 Risikoanalyse og suksessfaktorer Når det gjelder risikoanalyse og suksessfaktorer, har vi delt dette i fire avsnitt. a) Erfaringen vi så underveis spesielt fra sluttrapporten av samordningsprosjektet (2012) og mht. organiseringen b) De fem kritiske suksessfaktorene vi satte opp i starten av prosjektet c) Hvilke fallgruver de involverte tjenestene ser nå i sluttfasen av prosjektet. Her med innspill fra de forskjellige tjenesteområdene. d) Tanker vi har og innspill vi har fått vedrørende brukerne våre - både de gravide, foreldrene og barnet. 5.1 Erfaringer med organiseringen Våren 2012 ble det skrevet en sluttrapport for det utvidede prosjektet. Et sitat fra sluttrapporten:«Samhandling av tjenester for gravide og barn 0-6 år»: Der ble blant annet organiseringen evaluert og konklusjonen ble at denne ikke fungerte optimalt. Med både prosjektgruppe og arbeidsgruppe, samt styringsgruppe ble hele prosjektet «overorganisert». Dette skyldtes nok at da hele prosjektet startet opp, var det i tillegg til modellkommunens mål, også andre beslutninger som skulle tas – dvs. en samorganisering og en samlokalisering av tre tjenester. Disse avklaringene ble gjort før prosjektet startet opp igjen høsten 2010 og prosjektet kunne da vært organisert annerledes. Det var i denne perioden en del utskiftninger av medlemmer i prosjektgruppen, og en del frafall fra medlemmene på møtene. Flere tjenester hadde vansker med å prioritere dette prosjektet fremfor andre arbeidsoppgaver. Tjenestene hadde ikke samarbeidet godt nok, og hadde startet opp flere store prosjekter som involverer andre uten at «alle» ble forespurt om gjennomføring var mulig. Av de kritiske suksessfaktorer som ble vurdert i oppstarten, ble det vurdert utilstrekkelige tidsressurser til å jobbe med oppgaver i prosjektet og manglende motivasjon hos medarbeidere forsinket prosessen mest. Fordelen ved denne organiseringen var at arbeidsgruppen omfattet så mange tjenester at man fikk en bevissthet om sin tjenestes betydning opp mot målgruppene i Modellkommuneprosjektet. Vi fikk gode innspill til utviklingen av modellen, og til tiltaksoversikten. Den bredt sammensatte arbeidsgruppen jobbet med å kartlegge tjenester for voksne og tjenester for barn, og hadde mange diskusjoner rundt hvilke tiltak som faktisk var reelle opp mot brukergruppene når tiltaksoversikten ble 20 utarbeidet. Det er å håpe at dette er med på å spre bevisstheten rundt brukergruppene og behovet man har for samhandlende kommunetjenester.» 5.2 De fem suksessfaktorene: Vi satte opp fem suksessfaktorer i starten av prosjektet, og våre erfaringer opp mot disse gjennom prosjektperioden, er som følger: 1. Manglende forankring i politisk og administrativ ledelse. Vår erfaring nå i sluttfasen: Denne forankringen er viktig for at tjenestene skal sette av tid til samhandlingen rundt Modellkommunen. Delaktighet i tiltakene er bestemt fra kommunens administrative og politiske ledelse. 2. Ikke satt av tilstrekkelig tidsressurser for medarbeidere til å jobbe med oppgaver i prosjektet. Vår erfaring nå i sluttfasen: Dette er fortsatt et vanskelig område. Flere tjenester blir pålagt andre, nye kompetanseløp og nye oppgaver. 3. Manglende motivasjon hos medarbeidere. Vår erfaring nå i sluttfasen: Dette er nok fortsatt tilfelle. Men vi har fått noen gode ambassadører i de forskjellige tjenestene. Og det tar vel syv år å få ting etablert som et varig tiltak. De som har fått kompetanse ser behovet og er positive, men punkt 2 virker inn på hverdagen på mange. 4. Langvarig sykdom hos PL eller andre prosjektmedarbeidere. Vår erfaring nå i sluttfasen: Her har vi vært heldige, lite sykdom. 5. Urealistisk tidsplan. Vår erfaring nå i sluttfasen: Dette har gått greit. Tiltak er stort sett satt i gang etter tidsplanen, selv om enkelte tiltak har måttet settes på vent. 5.3 Fallgruver Innspill fra de involverte tjenestene nå i sluttfasen av prosjektet: Det er en fare i det at de som jobber med prosjektet blir en egen liten klubb. Utfordringen er å gjøre handlingsveileder kjent for alle som har nytte av den. Ha faste arenaer. 21 Noen deltjenester har ikke vært involvert og ikke informert om prosjektet. Viktig å sikre at informasjonen går ut til alle små enheter. Viktig med rett person på rett plass. I psykiatritjenesten er barneansvarlig en nøkkelperson. Som treffpunkt mellom tjenestene. En viktig suksessfaktor er kontinuitet, at en person holder tråden og drifter det videre. Både med innkallinger til styringsmøter, referater, få opp saker som er utfordrende til diskusjon i styringsgruppen, stå for evalueringer av tiltak og opplæringstilbud. Videre ledelse av dette arbeidet må ligge fast i en stilling, og ikke hos en person, slik at driften går videre hvis personen blir borte. Enkel oppdatering om modellen for nyansatte - PowerPoint. Tjenesteledere må stimulere at ansatte fremmer saker i drøftingsteam, slik at ansatte og foreldre får erfaring med veiledning derfra. Både saker den ansatte ikke vet veien videre med, men også saker der den ansatte kan tenke seg en bekreftelse. Få til en struktur som gjør det enklere å finne frem til tiltak og til å få til en samhandling mellom flere tjenester. Jobbe for at dette arbeidet blir en naturlig del av «de vanskelige sakene». Evalueringer, nå GAP analyse for å se hva de ansatte har av kunnskap om feltet og kartleggingsredskaper. Kanskje gå enda videre ut enn det vi nå gjør ved å starte opp «tidlig inn» opp mot behandlingslinjen i Sykehuset Innlandet sitt opplæringstilbud. Ha en forutsigbarhet i tiltakskjedene. Det gir trygghet å vite at en ikke står alene som ansatt i de vanskelige sakene. Jobbe videre med en grunnleggende forståelse for tverrfaglig arbeid med bakteppe: «Man trenger en hel landsby for å oppdra et barn». Viktig at alle innen de forskjellige tjenestene har en forståelse av hvor godt verktøy tverrfaglig samhandling er, spesielt i perioder med knapphet på ressurser. 5.4 Innspill fra brukerne Tanker og innspill fra brukerne våre - både de gravide, foreldrene og barnet: Det er av avgjørende betydning å opprettholde tillit. Et tverrfaglig tilbud må ikke bli utydelig. Hvis tilbud / oppfølging / tiltak ikke har et klart mål som den gravide / foreldrene har forstått og godtatt, kan det oppstå forvirring om hvilken faggruppe som gjør hva. 22 En suksessfaktor ute i lokalmiljøet er at fagfolk må gi informasjon / veiledning / tiltak som gjør at den gravide eller forelderen føler seg møtt og forstått, og ikke at de føler seg overkjørt. Gravid, foreldre og barn må være den viktigste part i egen sak. God kunnskap om taushetsplikt, meldeplikt og ansattes samtykkekompetanse er viktige områder for faggruppene. Tydelig informasjon med et samtykke relatert til den gitte situasjonen er viktig, slik at det ikke kan misforstås på hvilken måte samarbeidet mellom fagfolkene foregår. 23 6 Veien videre Når det gjelder ressursene man trenger opp mot dette arbeidet, tenker vi man må skille oppstart og veien videre. Dette fordi man i en oppstartsperiode er avhengig av flere viktige prosesser: Politisk forankring for å komme godt i gang og få forankret dette i alle tjenestene det omfatter. Prioritering må skje fra ledelsen sin side, men også fra hver enkelt ansatt, og da må det ligge en god prosess med informasjon til grunn. Det kreves da økonomiske midler til mye kursvirksomhet / kompetanseheving. Styring / ledelse er noe man er avhengig av om det er oppstart eller videre drift. Her mener vi man er avhengig av noe ledelse (20 %), og samtidig at det bestemmes fire årlige «styringsmøter» for lederne i de aktuelle tjenester. Dette for å få informasjon ut til alle på en god måte. Holdninger, både i ledelsen og blant alle medarbeidere, til at en samhandlende tjeneste er veien å gå for å få til et godt arbeid inn mot familiene. Bruk av forskning, fagkunnskap og viste resultater for det arbeidet vi skal utføre. Dette gjelder innen hver tjeneste og på tvers av tjenester. Det ultimate mål: At innbyggere skal oppleve å få hjelp til rett tid. Vi tenker derfor at selve oppstarten trenger mer midler til disse prosessene. For å vedlikeholde dette arbeidet anslår vi en 20 % stilling til samhandlingsledelse (oppdatere modellen, planlegge kurs / opplæring, jobbe med holdninger). Må prioriteres for å sikre videre drift. 6.1 Organisering For å sikre at arbeidet videreføres, må det være en person som har ansvar for å koordinere arbeidet. Denne bør være ansatt i helsesøstertjenesten (primært ledende helsesøster). I tillegg bør det være en arbeidsgruppe (oppfølging modellkommune- OMP) (tidl. styringsgruppen) som er med og støtter koordinator og bistår med 24 videreføring / implementering i sine respektive tjenester. Dette er NAV-leder, leder av psykisk helsetjeneste for voksne, leder PP-tjenesten, helsesjef, barnehagesjef, leder barnevern og leder helsesøstertjenesten. 6.2 Møtehyppighet videre To ganger i halvåret Ved behov – og under evaluering 6.3 Forpliktelser til samhandling Tjenestene forplikter seg til: De tjenestene som har roller i samhandlingstiltakene forplikter seg til deltagelse i disse ved å planlegge et godt oppmøte med reserveordninger ved frafall. Det varierer noe om hvilke tjenester som ønskes fast inn i tiltak eller team. Noen kan også kalles inn ad hoc, men i det tverrfaglige arbeidet generelt, forplikter tjenestene seg til: Kompetanseheving rundt samhandling og mot målgruppene som prosjektet har omhandlet Bruk av rutiner internt vedrørende målgruppen Bruk av kartleggingsverktøy opp mot målgruppen Bruk av samhandlingsrutiner, handlingsplaner og handlingsveileder Bruk av fora for samhandling Bruk av etablerte tiltak, holde seg orientert Være med i videreutviklingen av dette arbeidet rundt målgruppen, komme med innspill – spesielt der en ser at ting ikke fungerer optimalt og har ideer for andre tilnærminger Rapportere inn til koordinator Aktiv evaluering og følge med på effekten av tiltakene i egen tjeneste. Spesielt med tanke på effektmålet – det å få ned gjennomsnittsalder på barnet i de meldte barnevernssakene 6.4 Refleksjon rundt resultater og forbedringer Kommunen forventer å oppnå at ansatte og foreldre / gravide bruker de tverrfaglige tilbudene enda mer aktivt. 25 De sentrale resultatene og forbedringene er at vi har fått en handlingsveileder som ligger på nett og kan brukes av foreldre og ansatte. Denne skal gjøre tjenestene i kommunen mer synlige for den gravide, for foreldrene og for ansatte. Et annet sentralt område vi har jobbet med, er å få inn barneperspektivet hos de som jobber med voksne og voksenperspektivet med de som jobber med barn. Forståelsen hos de ansatte for at det ikke er de alene som skal jobbe videre med begge perspektivene, men bruke hverandre aktivt, er ikke lett å innarbeide hos alle på så kort tid. Men vi mener at ved struktur, verktøy / prosedyrer og opplæringstimer, vil disse metodene etter hvert bli sett på som en hjelp inn mot de familiene som strever – en hjelp på tvers i samhandling. Den ansatte slipper å måtte stå alene i situasjonen. 26 7 Økonomi Kostnader: Arbeidskostnader for medgått tid i styrings-, og ad hoc-arbeidsgrupper. Kompetanseheving Utgifter pr år Ressursbruk PL, 20 % stilling Ressursbruk styringsgruppen Ressursbruk deltagere i arbeidsgrupper Reise- og oppholdsutgifter kurs ifm prosjektet Inntekter pr år Modellkommuneprosjektet Kommunens egenandel Her er ikke ressurser knyttet opp mot ulike tiltak og medgått tid i drøftingstemaet tatt med. Raufoss 19.12.14 Elisabeth Skaar Dyrud Kristin Brevik / Gunn Roterud Prosjektleder Prosjektansvarlig 27