Byggesaken

S T Y R E S A K # 20/01
STYREMØTET DEN 16.02.15
Vedrørende:
BYGGESAKEN – STATUS PR FEBRUAR 2015
Forslag til vedtak:
Styret tar statusgjennomgang for nytt bygg til orientering. Styret merker seg at det er god fremdrift i
brukerutstyrsprosjektet. Styret tar videre til orientering den nye sammensetningen av styrings- og
prosjektgruppene.
Vedlegg:

Saksfremlegg med 2 vedlegg
Tidligere dokumenter:

Saksfremlegg og orienteringer i styret
Bergen, den 09.02.15
1
Saksfremlegg
Byggesaken – status pr februar 2015
Det vises til tidligere skriftlige og muntlige orienteringer til styret. I det følgende gis en kortfattet
statusrapport for pågående aktiviteter i byggeprosjektet
1) Verifisering av bygget – avslutning av detaljprosjektet
5. februar 2015 overleverte KHiB til Statsbygg en kvalitetssikret gjennomgang av bygget og de
registreringer som er gjort i Statsbyggs romdatabase. Dette betyr at alt byggpåvirkelig utstyr er
registrert, samtidig som at bygget er tilrettelagt med nødvendig infrastruktur (strøm, røropplegg,
IKT m.m.). Der er noen uavklarte områder/rom, men disse er identifisert og behandles fortløpende i
et samarbeid mellom KHiB og Statsbygg.
2) Prosjektorganisering
På bakgrunn av at verifiseringsprosessen nå er fullført går vi over i neste fase av byggeprosjektet.
Vi vil fremover konsentrere oss om de prosessene vi har identifisert i byggeprosjektet:






Prosjektstyring
Brukerutstyr
Innkjøp
Flytting
Økonomi
HMS
I og med at de overordnete betingelsene nå i all vesentlig grad er lagt, vil prosjektgruppen kunne
arbeide mer konkret med prosessene ovenfor, og hver av prosjektgruppens medlemmer vil få
ansvar og oppgaver knyttet til disse. Styringsgruppen for prosjektet har derfor besluttet en ny
sammensetning av prosjektgruppen. Samtidig ønsker vi å tydeliggjøre tillitsvalgtes
medvirkningsrolle i prosjektet og utvider dermed styringsgruppen med KHiBs hovedtillitsvalgt.
Den nye prosjektorganiseringen fremkommer fra vedlegg 1, med en beskrivelse av mandat og
oppgaver i vedlegg 2.
3) Brukerutstyrsprosjektet
26-27. januar 2015 gjennomførte vi en to-dagers brukerutstyrssamling. Dette var et vellykket
seminar der brukergrupper ble opprettet og begynte arbeidet med å definere brukerutstyr i to
grupper: hva tar vi med oss og hva ønsker vi å anskaffe. For sistnevnte kategori skal det utarbeides
en prioritert liste.
For hver brukergruppe er det oppnevnt en leder som også har ansvar for å gjennomføre møter med
andre ansatte (som ikke er med i brukergruppen) slik at alle ansatte skal ha fått informasjon om og
fått anledning til å uttale seg om brukerutstyr som planlegges flyttet eller anskaffet.
1
Gruppene er godt i gang med sitt arbeid og er gitt frist til 13. februar med å komme med sine
innspill. Innspillene vil så bli behandlet i prosjektgruppen, før det gjennomføres en kvalitetssikring
med anskaffelseskonsulent. De ulike anskaffelsene vil bli delt inn i såkalte anskaffelsespakker,
dette vil forenkle selve gjennomføringen av anskaffelsene.
Uken før påske gjennomføres en ny brukerutstyrssamling der vi fullfører og oppsummerer
prosessen.
Det vises for øvrig til vedlegg 1 og 2 som inkluderer oversikt over brukergruppene og deres
oppgaver.
4) Kommunikasjon
Det legges opp til to løp, internt og eksternt. I tilknytning til nybygget skal det utarbeides en egen
kommunikasjonsstrategiplan der den eksterne delen samkjøres med Statsbygg sin.
Den interne kommunikasjonen skal være utfyllende og bidra til at alle ansatte får best mulig
innsikt i byggeprosessen, og tilrettelegge for at spørsmål underveis besvares, samt tilby de ansatte
en kanal der de kan komme med tilbakemeldinger. Det vil legges ut informasjon på khib.no
fortløpende om byggeprosjektet (hva skjer på byggeplassen og hva som er nært forestående) med
oppdaterte bilder. Parallelt med dette skal det informeres om brukerutstyrsprosjektet og status for
prosjektgruppens arbeid. Det vil etter hvert tilbys guidede turer til byggeplassen, i samarbeid med
prosjektledelsen. Det har vist seg å være en suksess i tidligere byggeprosjekter, og vil være med på
å gi eierskapsfølelse til nybygget. Det må vurderes om det trengs det jevnlige informasjonsmøter til
ansatte og studenter.
Til den eksterne kommunikasjonen trengs en helhetlig fortelling om KHiB som er forankret i
ledelsen og styret, som redegjør hva bygget betyr for den faglige virksomheten ved KHiB, samt
visjonene for nybygget på et overordnet institusjonelt plan. Sammen med Statsbygg vill det
samarbeides om felles medieutspill, visuelt pressemateriale og arrangementer som nabomøter
etc.
Kommunikasjonen om nybygget skal rettes mot utvalgte redaksjoner, lokalt, nasjonalt og
internasjonalt, også for å formidle milepæler underveis. Det er også andre aktører det bør vurderes
om vi skal samarbeide med: skal vi f.eks. inngå dialog med Kulturseksjonen i
Utenriksdepartementet og Utenriksstasjonene (ambassadene) og Visit Bergen? Dette er aktører
som kan løfte prosjektet internasjonalt, og som har ressurser til å gjøre det. Er KHiB villig til å ta i
bruk egne økonomiske midler for å få internasjonal oppmerksomhet? Snøhettas internasjonale
renommé vil være av stor betydning for å lykkes i et slikt arbeid. Det vil også være relevant at det
nå for første gang bygges et bygg til dette formålet her i landet (også sjelden i europeisk kontekst).
Andre kanaler som vil benyttes utover egen hjemmeside: sosiale medier som alt er i bruk (som
Facebook og Twitter), nyhetsbrev i ny drakt, og dessuten opprette en Instagram-konto.
2
Forslag til vedtak:
Styret tar statusgjennomgang for nytt bygg til orientering. Styret merker seg at det er god fremdrift i
brukerutstyrsprosjektet. Styret tar videre til orientering den nye sammensetningen av styrings- og
prosjektgruppene.
Bergen, 09.02.15
Cecilie Ohm
høgskoledirektør
2 vedlegg
3
Vedlegg 1. KHiBs prosjektorganisasjon – Prosjekt nybygg
Styringsgruppe
Cecilie Ohm, høgskoledirektør (leder)
Gerd Tinglum, rektor
Referansegruppe
Johan Sandborg, prorektor
Arbeidsmiljøutvalg
Endre Laastad,
HiB
Michael Jensen, prosjektleder
Ellen Lien-Hicks, ass. prosjektleder
Øystein Hauge, tillitsvalgt
Læringsmiljøutvalg
Prosjektgruppe
Michael Jensen
Ellen Lien-Hicks
Bente Irminger
Eamon O'Kane
Eli Winther
Bjarte Bjørkum
Øivind Skaar
Interiør-Ark
Utstyrsprosjekt
Scenario:
Inventura:
Camilla Krogh,
prosjektleder
Matias Haukom,
leder
Eli Kirstin Eide
Frans Jacobi
Ellen Lien-Hicks
Ellen Lien-Hicks
IT/AV
Dørmiljø
Per Steinar
Bendiksen
(leder)
Per Steinar
Bendiksen
(leder)
Diego Valle
Roald Steensen
Torkell Bernsen
Kristian Skjold
Rådgiver: Sweco
Vidar Lidtun
Michael Jensen
Michael Jensen
Brukerutstyrs-
Flytting
Økonomi/husleie
HMS
Bjarte Bjørkum
(leder)
Inventura:
Øivind Skaar
Matias Haukom
(leder)
Eli Winter
(leder)
Ellen Lien-Hicks
Flyttekonsulent
Cecilie Ohm
Øystein Hauge
Bjarte Bjørkum
Michael Jensen
Michael Jensen
Ellen Lien-Hicks
Michael Jensen
dRofus
Ellen Lien-Hicks
gruppene
Beskrivelse av KHiBs prosjektorganisasjon
Styringsgruppen
Styringsgruppen har det overordnede ansvaret for styringen av prosjektet. Leder av
styringsgruppen er prosjekteier. Styringsgruppen er ansvarlig for prosjektets resultat, og
bistår og følger opp prosjektleder for å sikre at prosjektet når sine mål. Medlemmene i
styringsgruppen er ansvarlige for realiseringen av prosjektet og for å sikre gode
arbeidsforhold for prosjektet.
Styringsgruppen foretar nødvendige prioriteringer og løser eventuelle prioriteringskonflikter
som måtte oppstå. Gruppen sikrer at KHiB lever opp til sine forpliktelser overfor prosjektet.
Det er styringsgruppens ansvar å sikre at prosjektets ressursbehov dekkes.
Mandat: Fatter beslutninger knyttet til prosjektet, herunder endringer til Statsbygg.
Møtefrekvens: Møtes ukentlig. Møtene skal ha en agenda, og det skal føres referat som
arkiveres i P360.
Prosjektgruppen
Mandat: Tett oppfølging av byggeprosjektet fra brukerståstedet. Sikre brukernes
medvirkning i de ulike fasene i prosjektet. Sikre at KHiBs ordinære oppgaver forløper som
normalt gjennom hele byggeprosessen.
Leveranser fra prosjektgruppen følger prosjektbeskrivelsen daterte 10.1.2014
Møtefrekvens: Møte ukentlig. Møtene skal ha en agenda, og det skal føres referat som
arkiveres i P360
Referansegruppe
Rolle i prosjekt Nybygg: Siden Høgskolen i Bergen nettopp har vært igjennom et tilsvarende
byggeprosjekt, er de involverte herfra en viktig bidragsyter i KHiBs prosjekt. Gjennom
erfaringsutveksling og diskusjoner håper KHiB å kunne dra nytte av HiBs kompetanse.
Møtefrekvens: Ved behov
Arbeidsmiljøutvalg
Rolle i prosjekt Nybygg: AML kapittel 7. AMU skal delta i arbeidet for et fullt forsvarlig
arbeidsmiljø i prosjektet. Det skal behandle planer for hele HMS-området i prosjektet. Disse
planene utarbeides i HMS-delprosjektet.
Læringsmiljøutvalg
Rolle i prosjekt Nybygg: LMU er studentenes inngang til innflytelse. Her sitter tre
studentrepresentanter. LMU har ca. 3 møter i semesteret
InteriørARK – Leder: Eli Kerstin Eide
Mandat: Sørge for et godt, faglig samarbeid mellom KHiBs egne ressurser på interiør,
brukergruppene, interiørarkitektene Scenario, prosjektgruppen og Inventura. Kvalitetssikring.
Følges opp av ass. prosjektleder.
Utstyrsprosjekt – Leder Inventura v/Matias Haukom
Mandat: Forvalte tilgjengelige midler etter KHiBs ønsker/vedtatte budsjett. Inventura styrer
anskaffelsene, og inngår disse kontraktene. Brukergruppene, IT/AV, dørmiljø og flytting er
svært viktige ressurser inn i arbeidet for å sikre gode innkjøp. Følges opp av ass.
prosjektleder.
IT/AV – Leder: Per Steinar Bendiksen
Mandat: Utarbeide behovsanalyse. Utarbeide planer for alt AV/IT-utstyr i nybygget. Sikre
fremtidsrettede og best mulige anskaffelser av IT/AV-utstyr. Følges opp av prosjektleder.
Dørmiljø – Leder: Per Steinar Bendiksen
Mandat: Utarbeide behovsanalyse. Utarbeide planer for alle Lås- og sikringssystemer i
bygget. Sikre fremtidsrettede og best mulige anskaffelser av IT/AV-utstyr. Følges opp av
prosjektleder.
dRofus – Leder: Bjarte Bjørkum
Mandat: Sikre best mulige data i dRofus, og legge til rette for en god prosess i forhold til
anskaffelser. Følges opp av prosjektleder.
Flytting – Leder: Inventura v/Matias Haukom
Mandat: Sikre en god flytteprosess. Gjenbruk/avskaff. Koordinering/tidsplan.
Byggeplass/Installasjon. Entrepriser med Statsbygg. Lede prosessene som er knyttet til
flyttingen. Følges opp av ass. prosjektleder.
Økonomi/husleie – Leder: Øivind Skaar
Mandat: Sikre gode rutiner for økonomien i prosjektet. Samarbeid med Inventura knyttet til
utstyrsprosjektet.
Brukergrupper – Leder: Ellen Lien-Hicks
Mandat: Gjennomgang og verifisering av dRofus. Fatte beslutninger knyttet til hva man
ønsker å beholde, hva man ønsker å kjøpe nytt, utarbeide prioriteringslister og kuttlister.
Utarbeide oversikt over brukerutstyr og inventar, samt kostnader med dette. Det er til
sammen 8 brukergrupper, og hver av disse har en egen leder som beskrevet over.
HMS – Leder: Eli Winter
Mandat: Utarbeide ROS-analyse for byggeprosessen, forberede og iverksette tiltak.
Utarbeide mål for HMS i prosjektet. Følges opp av ass. prosjektleder.
Prosjektleder Michael Jensen
Prosjektleder er gitt myndighet til å styre prosjektet slik at det når sine mål innenfor mandatet;
økonomi, tid og ressurser. Prosjektleder har daglig ledelse av prosjektet og prosjektgruppen.
Ass. Prosjektleder Ellen Lien-Hicks
Ass. Prosjektleder skal:












Konkrete oppgaver i prosjektet: Bistår PL med prosjekt casens leveranser punkt. 2. B
utarbeidet d. 10.01.2014
Bistå prosjektleder, gjennom nært samarbeid, i å sikre prosjektets praktiske og
ledelsesmessige gjennomføring når det gjelder økonomi, fremdrift, kvalitet og arbeidsmiljø
Bistå prosjektleder i arbeidet som operasjonelt bindeledd mellom KHiB og øvrige aktører i
byggeprosjektet, og sikre et konstruktivt samspill mellom alle partene
Bistå prosjektleder i å sørge for at nødvendig dokumentasjon sikres, både i KHiBs
arkivsystem, Public 360 og i MS Project
Bistå prosjektleder i utarbeidelsen av tidsplaner og praktisk gjennomføring
Bistå prosjektleder i å utarbeide utkast til styrende dokumenter
Ha oversikt over status i prosjektet hva gjelder hendelser, frister, problemer, endringer og
leveranser
Ha koordineringsansvar for oppfølging av enkeltsaker
Samarbeide med ansatte i KHiB i brukerutstyrsprosjektet og flytteprosjektet
Være fast medlem av prosjektgruppen
Delta i styringsgruppemøtene og her ha rollen som referent
Rapporterer til prosjektleder
Undergruppene
Undergruppene er beskrevet på neste side. Hver gruppe har en leder som har ansvar for å drive
fremdriften innenfor sitt område i tråd med prosjektet for øvrig. Hver gruppe blir fulgt opp av enten
prosjektleder eller ass. prosjektleder.