Innkalling og saksframlegg til universitetsstyrets møte 12.2.2015

Transcription

Dato:
MØTEINNKALLING
Utvalg:
Møtested:
Møtedato:
Tidspunkt:
Universitetsstyret
Styrerommet, UiT Administrasjonsbygget
12.02.2015
10:30
Eventuelt forfall til styremøtet, må meldes snarest til Inger-Torill bakke, tlf 77 64 49 86,
[email protected].
Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed.
Sakene ligger på hjemmesiden: http://uit.no/nyheter/referater?uit_referat_kat=6
Med hilsen
Anne Husebekk
Rektor
Lasse Lønnum
universitetsdirektør
Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / [email protected] / uit.no
Side1
Saksliste
Saksnr
Tittel/beskrivelse
U.off.
Arkivref.
S 1/15
Referatsaker til universitetsstyrets møte 12. februar 2015
2015/338
S 2/15
Årsregnskap 2014 - UIT Norges arktiske universitet
2014/5719
S 3/15
Statsbudsjettet 2015 - tildelingsbrev og sammensetning
av delegasjon til etatsstyringsmøtet
2014/4851
S 4/15
Gjennomgang av studieprogramporteføljen - forslag til
prosess og kriterier
2014/5753
S 5/15
Fordeling av reduksjon i driftsutgifter avbyråkratiserings- og effekstivseringsreformen
2015/858
S 6/15
Basisutstilling ved Tromsø Museum -tildeling fra styrets
strategiske midler
2014/2209
S 7/15
Styringssystem for informasjonssikkerhet ved UiT
Norges arktiske universitet
2014/1583
S 8/15
Årsrapport 2014 om HMS ved UiT Norges arktiske
universitet
2014/5237
S 9/15
Fusjonssamtaler med Høgskolen i Narvik og Høgskolen
i Harstad 2015
2014/2952
Orienteringssaker
OS 1/15
Forslag til nytt finansieringssystem for UH-sektoren rapport fra ekspertgruppen
Side2
2015/180
Universitetsledelsen
Arkivref: 2015/338/IBA006
Dato: 16.01.2015
SAKSFRAMLEGG
Til:
Universitetsstyret
Møtedato:
12.02.2015
Sak:
1/15
Referatsaker til universitetsstyrets møte 12. februar 2015
Innstilling til vedtak:
Referatsakene tas til orientering.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Møtebok/referat for universitetsstyrets møte 11.12.2014
Saker behandlet på fullmakt av rektor 1.-31.12.2014
Saker behandlet på fullmakt av rektor 1.1.- 31.1.2015
Det helsevitenskapelige fakultet, referat fra fakultetsstyremøte 1.12.2014
Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning, referat fra fakultetsstyremøte
4.12.2104
Fakultet for biovitenskap, fiskeri og økonomi referat fra fakultetsstyremøte 25.11.2014
Fakultet for naturvitenskap og teknologi, referat fra fakultetsstyremøte 10.12.2014
Det juridiske fakultet, referat fra fakultetsstyremøte 15.12.2014
Det kunstfaglige fakultet, referat fra fakultetsstyremøte 23.1.2015
UB, referat fra møte i bibliotekstyret 27.8.2014
UB, referat fra møte i bibliotekstyret 1.10.2014
UB, referat fra møte i bibliotekstyret3.12.2014
TMU, UB, referat fra møte i museumsstyret 4.12.2014
Saksbehandler: Inger Torill Bakke
Side3
Side4
Side5
Side6
Side7
Side8
Side9
Side10
Side11
Side12
Side13
Side14
Side15
Side16
Side17
Side18
Side19
Side20
Side21
Side22
Side23
Side24
Side25
Side26
Side27
Side28
Side29
Side30
Side31
Side32
Side33
Side34
Side35
Side36
Side37
Side38
Side39
Side40
Side41
Side42
Side43
Side44
Side45
Side46
Side47
Side48
Side49
Side50
Side51
Side52
Side53
Side54
Side55
Side56
Side57
Side58
Side59
Side60
Side61
Side62
Side63
Side64
Side65
Side66
Side67
Side68
Side69
Side70
Side71
Arkivref: 2014/5719/EMP026
Dato: 04.02.2015
SAKSFRAMLEGG
Til:
Universitetsstyret
Møtedato:
12.02.2015
Sak:
2/15
Årsregnskap 2014 - UIT Norges arktiske universitet
Universitetsstyret godkjenner avlagt årsregnskap 2014 for UIT Norges arktiske universitet.
Begrunnelse:
I tråd med Kunnskapsdepartementets krav til regnskapsavleggelse for institusjoner i
universitetsog høgskolesektoren, jf brev fra departementet av 18.12.2014, skal tertial- og
årsregnskap være behandlet av styret før det sendes til departementet. Frist for innsending av
årsregnskap 2014 til Kunnskapsdepartementet er 16.02.2015.
Avlagt årsregnskap er lagt frem på grunnlag av faglige krav gitt i ovennevnte brev,
tildelingsbrev fra Kunnskapsdepartementet (KD) av 19.12.2013 og regnskapsmal gitt
departementet og lagt ut på DBHs nettsider i januar 2014.
For nærmere kommentarer til regnskapet, vises det til “ledelseskommentarene” som er en del
av regnskapet og følger vedlagt. Øvrige detaljer for intern rapportering for UIT vil bli lagt
frem for styret til orientering i mars-møtet.
Godkjent regnskap skal underskrives av styret.
Vedlagt styresaken følger resultatregnskap, balanseoppstilling, kontantstrømoppstilling,
noter, saldobalanse, periodisert resultatbudsjett og ledelseskommentarer.
Lasse Lønnum
Eli M. Pedersen
økonomidirektør
Dokumentet er elektronisk godkjent og krever ikke signatur
Saksbehandler: Eli Margrete Pedersen
Vedlegg.
Side72
Side73
Side74
Side75
Side76
Side77
Side78
Side79
Side80
Side81
Side82
Side83
Side84
Side85
Side86
Side87
Side88
Side89
Side90
Side91
Side92
Side93
Side94
Side95
Side96
Side97
Side98
Side99
Side100
Side101
Side102
Side103
Side104
Side105
Side106
Side107
Side108
Side109
Side110
Arkivref: 2014/4851/SJO063
Dato: 14.01.2015
SAKSFRAMLEGG
Til:
Universitetsstyret
Møtedato:
12.02.2015
Statsbudsjettet 2015 - tildelingsbrev
delegasjon til etatsstyringsmøtet
og
Sak:
3/15
sammensetning
av
1. Styret tar tildelingsbrevet for 2015 for Universitetet i Tromsø – Norges arktiske
universitet til orientering.
2. Styret ser det som viktig at alle grupperingene i UiTs styre er representert ved
etatsstyringsmøte 26. mai 2015 og oppnevner følgende delegasjon til møte med
Kunnskapsdepartementet: Anne Husebekk, --------------------------------------------------------------------- samt én representant for studentene. Universitetsdirektøren deltar i egenskap
av styrets sekretær.
3. Styret gir rektor og universitetsdirektøren fullmakt til å ta ut påtalebegjæring i samsvar
med pkt. 1.3.5. i vedlegg 1 til Tildelingsbrevet for 2015. Universitetsdirektøren gis også
fullmakt til å forvalte de øvrige administrative fullmaktene i vedlegget i samsvar med
gjeldende retningslinjer og regelverk.
Begrunnelse:
I brev av 19.12.2014 til Universitetet i Tromsø – Norges arktiske universitet har
Kunnskapsdepartementet formidlet Stortingets budsjettvedtak for 2015 og hvilke forutsetninger
vedtaket bygger på. Tildelingsbrevet er Kunnskapsdepartementets årlige styringsdokument til de
statlige universitetene og høyskolene. I brevet innkalles det også til etatsstyringsmøte 26. mai
2015 kl. 11 – 13 i Kunnskapsdepartementets lokaler i Oslo.
Brevet er delt inn i 5 hovedkapittel og i dette saksfremlegget trekkes hovedinnholdet i disse
kapitlene frem. Departementets brev m/vedlegg følger som vedlegg til saken.
1. Innledning
I innledningen blir det pekt på styrets sentrale rolle og at tildelingsbrevet skal distribueres til alle
medlemmene av styret ved institusjonen. Eventuelle endringer eller ytterligere tildelinger vil bli
formidlet gjennom supplerende brev.
2. Regjerningens prioriteringer
Side111
Det pekes i tildelingsbrevet på de forventninger som stilles til UH-sektorens rolle for å løse de
store globale og samfunnsmessige utfordringene og for å bidra til næringslivets konkurransekraft.
Den enkelte institusjons rolle krever et utstrakt og gjensidig forpliktende samspill med andre
aktører.
Departementet peker på at ulike indikatorer og evalueringer tyder på at utdanningskvaliteten og
forventet læringsutbytte samlet sett kan styrkes betydelig i mange studier. I rapport fra Senter for
økonomisk forskning (SØF) som antyder uakseptabel stor variasjon i praksis for karaktersetting
på tvers av institusjonene, forventes det at institusjonene foretar en kritisk vurdering av faglig
ambisjonsnivå i studietilbudet. Regjeringen har også besluttet å innføre forsøk med nasjonale
deleksamener i enkelte profesjonsfag bl.a. for å gi fagmiljøene mulighet til å sammenligne seg
med tilsvarende fagmiljø ved andre institusjoner.
Regjeringen har satt i gang flere prosesser som vil medføre store endringer og som samlet skal
bidra til å forme en sektor som står bedre rustet til å møte de store forventningene
-
-
-
-
-
-
Stortingsmelding om struktur i universitetsog høyskolesektoren. Meldingen skal
legges fram våren 2015 og målet er studietilbud av høy kvalitet forankret i solide
fagmiljø. Færre institusjoner er ett av flere virkemiddel.
Langtidsplan for forskning og høyere utdanning. Langtidsplanens tidshorisont er
2015-2024 og skal bidra til å styrke Norges konkurransekraft, og innovasjonsevne,
løse store samfunnsutfordringer og utvikle fremragende miljø for forskning og høyere
utdanning.
Verdensledende fagmiljøer. Prioritering av å videreutvikle flere slike fagmiljø
gjenspeiles både i Langtidsplanen og i statsbudsjettet for 2015.
Strategi for forskningsog innovasjonsarbeid med EU. Målet med strategien er å øke
norsk deltakelse i og tildelingen fra EUs nye forskningsog innovasjonsprogram
Horisont 2020 betydelig.
Lærerløftet. Sentralt i satsingen er en god lærerutdanning og regjeringen har besluttet
å starte utvikling av en femårig lærerutdanning på masternivå. Et prosjekt for å gi
rammer for en ny femårig grunnskolelærerutdanning vil munne ut i en ny forskrift om
rammeplan for utdanningen.
Rekruttering og karrieremuligheter. Et modernisert regelverk om karriere og
stillingsinstruks i UH-sektoren skal gi større fleksibilitet og bedre muligheter for å
rekruttere og beholde attraktive ansatte.
Finansiering. Departementet nedsatte en ekspertgruppe for gjennomgå innretningen
på finansiering av sektoren. Gruppen leverte sin rapport i januar 2015. Departementet
tar sikte på å legge fram det konkrete forslaget til nytt finansieringssystem i
budsjettproposisjonen for 2016.
De viktigste nye satsingsområdene for UH-sektoren over programkategori 07.60 i statsbudsjettet
for 2015 er:
-
-
Verdensledende utdannings og forskningsmiljø. 100 mill kroner bevilges for å styrke
arbeidet med fremragende kvalitet og for å utvikle flere miljø. 70 mill kroner av dette
fordeles etter spissede kvalitetskriterier ved institusjoner mens 10 mill kroner er
øremerket Universitetet i Oslo og 20 mill kroner er øremerket et partnerskapsprogram
for forskning og utdanning.
Struktur i universitetsog høyskolesektoren. Det bevilges 75 mill kroner til
fusjonsprosesser.
Rekrutteringsstillinger. Det bevilges om lag 95 mill kroner til nye
rekrutteringsstillinger. 147 av disse er knyttet til oppfølging av Langtidsplanen for
UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / [email protected] / uit.no
Side112
2
-
-
forskning og utdanning mens 3 stillinger er øremerket Stipendiatprogrammet i
Program for kunstnerisk utviklingsarbeid (PKU).
Bygg og utstyr. 75 mill kroner bevilges til oppgradering av eksisterende bygg og
lokaler. Fordeling av disse midlene vil skje etter innspill fra aktuelle institusjoner og
forutsetter at tildelingene utløser tilsvarende beløp til samme formål fra institusjoner
som mottar midler. I tillegg bevilges 30 mill kroner til utstyr for sykepleier- og
ingeniørutdanningene.
Studentboliger. Det gis tilsagn om tilskudd til 2000 nye studentboliger i 2015. Dette
er en økning på 700 i forhold til 2014.
Styrket grunnfinansiering. Den resultatbaserte omfordelingen (RBO) til UH-sektoren
styrkes med 50 mill kroner gjennom EU-indikatoren.
3. Mål og budsjett 2015.
Kunnskapsdepartementet har revidert målstrukturen for universiteter og høyskoler for å
tydeliggjøre regjeringens mål og prioriteringer. Fire sektormål gjelder for 2015 og disse skal
være langsiktige og gi en stabil ramme som institusjonen kan utvikle egne strategier og planer
innenfor.
De nasjonale styringsparametrene er besluttet videreført med små justeringer fra 2014.
Departementet tar sikte på å revidere disse i 2016 og vil involvere sektoren i dette arbeidet. For
2015 gjelder følgende sektormål:
1.
2.
3.
4.
Høy kvalitet i utdanning og forskning
Forskning og utdanning for velferd, verdiskapning og omstilling
God tilgang til utdanning
Effektiv, mangfoldig og solid høyere utdanningssektor og forskningssystem
Totalt bevilges det 29,8 mrd kroner over kap 260 post 50 til universiteter og statlige høyskoler i
2015.
Universitetet i Tromsø – Norges arktiske universitet tildeles 2 446 355 000 kroner over kap kap
260 post 50. For en ytterligere detaljering av tildelingen, vises det til dokumentet Orientering om
statsbudsjettet 2015 for universiteter og høyskoler1.
Over kap. 281 bevilges det totalt 399,3 mill kroner til felles tiltak for universitetet og høyskoler.
I vedlegg til tildelingsbrevet er UiTs fullmakter for 2015 delegert og definert. Fullmaktene gjelder
budsjettfullmakter og administrative fullmakter. Departementet kan når som helst trekke tilbake
gitte fullmakter. Fullmaktene medfører ingen innskrenkning i departementets
instruksjonsmyndighet. De administrative fullmaktene gjelder:
- Fullmakt til å forvalte statens eierinteresser
- Delegering av innkallelse til generalforsamling i heleide selskap
- Fullmakt til å inngå leieavtaler utover budsjettåret
- Fullmakt til å inngå forlik eller innrømme erstatningsansvar
- Fullmakt til å ta ut påtalebegjæring
Link:
https://www.regjeringen.no/contentassets/31af8e2c3a224ac2829e48cc91d89083/orientering_om_statsbudsj
ettet_2015_for_universiteter_hoyskoler.docx.pdf
1
Side113
3
4. Andre forutsetninger og krav
EU-relatert arbeid:
Det forventes og forutsettes at UH-sektoren øker sin innsats i det europeiske
forskningssamarbeidet og at norske forskningsaktører henter hjem 2 % av midlene som fordeles.
Rekrutteringsstillinger:
Departementet forventer at institusjoner som er tildelt rekrutteringsstillinger finansierer minst
tilsvarende antall rekrutteringsstillinger som de er tildelt. Fra 2014 kan institusjoner med rett til å
tildele doktorgrad, fritt disponere sitt samlede antall tildelte rekrutteringsstillinger mellom
stipendiat- og postdoktorstillinger.
Kandidatmåltall:
Kandidatmåltall ble innført fra 2014 for helse- og lærerutdanningen og angir et minstekrav om
antall uteksaminerte kandidater den enkelte institusjon skal ha. UiTs kandidatmåltall for 2015
fremgår av Orientering om statsbudsjettet 2015 for universiteter og høyskoler.
Økning av antall lærlinger i statsforvaltningen:
Departementet forventer at UH-sektoren samlet sett øker tallet på lærlinger med minst 50 % i
forhold til resultatene i 2014 innen utgangen av 2016.
Eiendomsforvaltning for selvforvaltende institusjoner:
Institusjonene i sektoren skal sørge for tilstrekkelig informasjon om bygningsmassens tilstand og
utvikling og det skal foreligge langtidsplaner for verdibevarende vedlikehold med tilhørende
årlige budsjettavsetninger som også bidrar til å hente inn deler av vedlikeholdsetterslepet.
Oppfølging av revisjon og kartlegging i sektoren:
Dok. 1 (2013-2014) fra Riksrevisjonen for regnskapsåret 2013 peker på flere områder innenfor
økonomiforvaltningen hvor det er behov for ytterligere forbedringer.
Lønn er en vesentlig kostnadspost og flere virksomheter har ikke tilfredsstillende internkontroll på
området.
Bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet har et utfordrende regelverk og arbeidet med korrekt
klassifisering av prosjekter og tilstrekkelig belastning av kostnader skal prioriteres.
Anskaffelser er et område som Riksrevisjonen fortsatt vil følge særskilt opp, og det er behov for å
styrke etterlevelse av regelverket.
Belastning av indirekte kostnader på bidrags- og oppdragsfinansiert forskningsaktivitet skal
beregnes etter TDI-modellen med mindre prosjektets omfang eller kompleksitet er av en slik art at
en enklere beregningsmodell kan legges til grunn.
Samfunnssikkerhet og beredskap:
Kunnskapsdepartementets styringsdokument skal ligge til grunn for institusjonenes arbeid med
samfunnssikkerhet og beredskap i kunnskapssektoren. Institusjonen skal ha etablert
virksomhetstilpasset risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) på samfunnssikkerhets og
beredskapsfeltet. Analysen skal revideres minimum hvert annet år.
Digital postkasse:
Side114
4
Alle statlige forvaltningsorgan som sender post på papir, skal innen 1. juli 2015 lage en plan for å
ta i bruk Digital postkasse.
Tidstyver:
Arbeidet med å rapportere aktiviteter, prosedyrer, tiltak, regelverk m.m. som opplevdes som
tidstyver, startet i 2014. Forbedringsarbeidet videreføres i 2015 bl.a. gjennom prioritering av tiltak
som gir konkret effekt for brukerne. I årsrapporten for 2015 skal det rapporteres på egen mal om
arbeidet med å avvikle brukerrettede tidstyver i egen virksomhet.
5. Rapportering og resultatoppfølging
Frist for levering av Årsrapport (2015-2016) er 15. mars 2016 og frist for datarapportering til
DBH er 15. februar 2016. Frist for innsendelse av budsjettforslaget for 2017 er 1. november
2015.
UiT vil bli innkalt til etatsstyringsmøte 26. mai 2015 kl 11.00-13.00 i
Kunnskapsdepartementets lokaler. Videre utvikling av målstruktur og oppfølgingspunkter fra
tilbakemeldingen i 2014, samt planer for 2016, vil være sentrale punkter for møtet.
Departementet ber styret melde inn strategisk viktige saker for institusjonen til møtet samtidig
med innsending av Årsrapport (2014-2015). Departementet ønsker et representativt utvalg av
styret og ber styret selv sette sammen en delegasjon fra styret på inntil sju deltakere. Hvorav
styreleder og styremedlem valgt av studentene er obligatoriske deltakere. I tillegg til styrets
medlemmer ønsker departementet at styrets sekretær deltar.
Universitetsdirektørens vurderinger
Tildelingen til UiT over kap 260 på statsbudsjettet for 2015 beløp seg til mer enn det som ble lagt
til grunn i den interne budsjettfordelingen i styresak S 27/14. På bakgrunn av dette er det foretatt
en revisjon av fordelingen for 2015 – jfr. fullmaktsak F 11/14.
Som det fremkommer i departementets tildelingsbrev står både sektoren som helhet og UiT
fremfor store utfordringer i 2015. Ved siden av å opprettholde forskningsog
undervisningsproduksjonen, har UiT igangsatt et program for utbygging og renovering av
bygningsmessig infrastruktur over eget budsjett. I løpet av året vil også arbeidet med MH II
igangsettes.
I løpet av året vil det også foreligge avklaringer omkring den fremtidige strukturen i UH-sektoren
og omkring nytt finansieringssystem for universitet og høyskoler. UiT vil trolig bli berørt av
begge forhold.
(Universitetsdirektøren tar forbehold om at ingen av de foreslåtte representantene fra UiTs styre
til etatsstyringsmøtet med Kunnskapsdepartementet er forespurt i forbindelse med
saksbehandlingen.)
Lasse Lønnum
Eli M Pedersen
økonomidirektør
Side115
5
Universitetet i Tromsø – Norges arktiske universitet
Postboks 6050 Langnes
9037 Tromsø
Deres ref
Vår ref
Dato
14/5309
19.12.2014
Statsbudsjettet for 2015 kap. 260 - Tildelingsbrev for Universitetet i Tromsø –
Norges arktiske universitet
Tildelingsbrevet for 2015 består av følgende deler:
1.
2.
3.
4.
5.
Innledning ........................................................................................................................ 2
Regjeringens prioriteringer ........................................................................................... 2
Mål og budsjett for 2015 ................................................................................................. 6
Andre forutsetninger og krav ........................................................................................ 9
Rapportering og resultatoppfølging ............................................................................ 13
Postadresse
Postboks 8119 Dep
0032 Oslo
Kontoradresse
Kirkegt. 18
Telefon 22 24 90 90
[email protected]
Universitets- og høyskoleavdelingen Saksbehandler
Telefon 22 24 77 01
Immanuel Olaussen
www.kunnskapsdepartementet.no Telefaks 22 24 27 33
22247723
Org no. 872 417 842
Side116
Tildelingsbrev 2015 – Universitetet i Tromsø – Norges arktiske universitet
1. INNLEDNING
På bakgrunn av Stortingets behandling av statsbudsjettet for 2015 sender
Kunnskapsdepartementet med dette tildelingsbrev til institusjonen. Tildelingsbrevet er
Kunnskapsdepartementets årlige styringsdokument til institusjonen og skal distribueres
til alle medlemmer av institusjonens styre. Eventuelle endringer eller ytterligere
tildelinger vil bli formidlet gjennom supplerende tildelingsbrev i løpet av året.
2. REGJERINGENS PRIORITERINGER
2.1 En ny universitetsog høyskolesektor
Regjeringen har gjennom regjeringsplattformen uttrykt høye forventninger til universitetsog høyskolesektorens rolle for å løse de store globale og samfunnsmessige utfordringene,
og for å bidra til næringslivets konkurransekraft. Også arbeids- og næringslivet gir jevnlig
uttrykk for høye forventninger til institusjonenes bidrag til nasjonal og regional
kompetanseutvikling, vekst og verdiskapning. Studentene etterspør studietilbud av høy
kvalitet og god relevans. Institusjonenes viktige samfunnsrolle krever et utstrakt og
gjensidig forpliktende samspill med andre aktører.
Ulike evalueringer og indikatorer tyder på at utdanningskvaliteten og forventet
læringsutbytte samlet sett kan styrkes betydelig i mange studier. En illustrasjon er
resultatene fra studiebarometeret sammenholdt med karakterstatistikken i DBH. Ifølge
studiebarometeret arbeider studenter i gjennomsnitt 28 timer i uken med studier, med til
dels store variasjoner mellom ulike studier. Samtidig er to tredjedeler av karakterene som
innrapporteres C eller bedre. Gitt den beskrivelsen av forventet læringsutbytte for
karakteren C, indikerer dette at institusjonene kan ha vesentlig høyere faglige ambisjoner
på studentenes vegne. For den enkelte student og for samfunnet innebærer studier en
betydelig investering i form av tid og økonomiske ressurser. Institusjonene har et
betydelig ansvar for å forvalte disse investeringene ved å sikre at forventet læringsutbytte
holder høyt internasjonalt nivå. Rapporten om karaktersetting fra Senter for økonomisk
forskning (SØF) tyder på at det er uakseptabel stor variasjon i praksis for
karaktersettingen på tvers av institusjonene. Departementet forventer at institusjonene
foretar en kritisk vurdering av faglig ambisjonsnivå i studietilbud der studieinnsatsen
tilsynelatende er lav.
Regjeringen har klare forventninger til institusjonenes systematiske arbeid med
utdanningskvaliteten. Fra nasjonalt hold vil departementet fortsette å utvikle nasjonale
statistikker og bidra til kunnskapsgrunnlaget. NOKUT er i ferd med å utvikle en ny
tilsynsmodell som skal bidra til mer informasjon om tilstanden i sektoren og understøtte
institusjonenes eget kvalitetsarbeid. Regjeringen har også besluttet å innføre forsøk med
nasjonale deleksamener i enkelte profesjonsfag for å bidra til informasjon om studentenes
kunnskapsnivå og gi fagmiljøene mulighet til å sammenligne seg med tilsvarende
fagmiljøer ved andre institusjoner.
Side 2
Side117
Regjeringen har som ambisjon å løfte kvaliteten på høyere utdanning og forskning. Det er
utarbeidet syv punkter som skal være førende for arbeidet med å nå målene som er satt
for universitetsog høyskolesektoren. Regjeringen har satt i gang flere prosesser som vil
medføre store endringer og som samlet skal bidra til å forme en sektor som står bedre
rustet til å møte de store forventningene.
Stortingsmelding om struktur i universitetsog høyskolesektoren
Regjeringen har varslet at den vil legge fram en stortingsmelding om struktur i
universitetsog høyskolesektoren våren 2015. Utgangspunktet for arbeidet med
stortingsmeldingen om framtidig struktur i universitetsog høyskolesektoren, er at
sektoren er for fragmentert med for mange små og sårbare miljøer. Målet med arbeidet er
studietilbud av høy kvalitet forankret i solide fagmiljøer. Færre institusjoner er ett av flere
virkemidler for å lykkes med dette.
Langtidsplan for forskning og høyere utdanning
Sammen med Prop. 1 S (2014-2015) har regjeringen lagt fram en langtidsplan for
forskning og høyere utdanning, Meld. St. 7 (2014-2015) Langtidsplan for forskning og
høyere utdanning 2015-2024. Langtidsplanen skal bidra til å styrke Norges
konkurransekraft og innovasjonsevne, løse store samfunnsutfordringer og utvikle
fremragende miljøer for forskning og høyere utdanning.
Verdensledende fagmiljøer
Regjeringen vil prioritere å utvikle flere verdensledende fagmiljøer innenfor høyere
utdanning og forskning. Dette gjenspeiles tydelig i prioriteringene i langtidsplanen og i
statsbudsjettet for 2015. Departementet vil vurdere ytterligere tiltak i samråd med
institusjonene.
Strategi for forskningsog innovasjonssamarbeidet med EU
Regjeringen har lansert en strategi for forskningsog innovasjonssamarbeid med EU.
Kunnskapsdepartementet har ansvaret for oppfølgingen av denne overfor universitetsog
høyskolesektoren med mål om å øke norsk deltagelse i og tildeling fra EUs nye
forskningsog innovasjonsprogram Horisont 2020 betydelig. Norge skal delta fullt ut i EUs
neste rammeprogram for forskning og innovasjon, Horisont 2020 og i EUs program for
utdanning, ungdom og idrett, Erasmus +. EUs programmer er viktige drivere for kvalitet i
forskning og høyere utdanning. EU-samarbeidet byr på store muligheter for institusjonene
og fagmiljøene og er viktig for å delta i forskningsfronten, i internasjonalt
utdanningssamarbeid, og for å få tilgang til internasjonal kunnskapsutvikling.
Lærerløftet
Med Lærerløftet vil regjeringen utvikle en skole der elevene lærer mer. En god
lærerutdanning er sentral i denne satsingen. Regjeringen har besluttet å starte utviklingen
av en femårig lærerutdanning på masternivå.
Side 3
Side118
Som ledd i dette arbeidet har departementet iverksatt et prosjekt for å gi rammer til ny
femårig grunnskolelærerutdanning. Dette arbeidet vil munne ut i en ny forskrift om
rammeplan for grunnskolelærerutdanning. Regjeringen har satt kvalitet som øverste
prioritet i dette arbeidet. Prosjektet vil pågå i hele 2015. Et forhold som vil legge føringer
for tilbudsstrukturen, er minstekravene til førstestillingskompetanse for å kunne tilby
masterutdanning.
Regjeringen skriver i Lærerløftet at de nasjonalt prioriterte fagene skal være
lærerutdanningsfagene norsk, samisk, norsk tegnspråk, matematikk og engelsk.
Regjeringen vil kreve at alle lærerutdanningsinstitusjoner må tilby masterutdanning i
minimum to av de prioriterte fagene, før de kan tilby grunnskolemaster i øvrige fag.
Rekruttering og karrieremuligheter
Kunnskapsdepartementet tar sikte på å modernisere regelverk om karriere og
stillingsstruktur i universitetsog høyskolesektoren for å gi institusjonene større
fleksibilitet og dermed bedre muligheter for å rekruttere og beholde attraktive ansatte. Ny
forskrift om innstegsstillinger er sendt på høring. Departementet arbeider med endringer
som vil gi institusjonene større innflytelse over kompetansekrav og bedømminger ved
opprykk, bedre vilkår for å ansette doktorander direkte etter stipendiatansettelsen, samt gi
større muligheter for fast ansettelse av personer med ekstern finansiering uten at det
svekker rekrutteringen til ordinære undervisnings- og forskerstillinger.
Det er fortsatt for høy andel midlertidige ansettelser i sektoren. Enkelte institusjoner har
gjort en god jobb for å nå målet om reduksjon i andel midlertidig ansatte. Men situasjonen
er ikke tilfredsstillende ved andre institusjoner.
Finansiering
Kunnskapsdepartementet har nedsatt en ekspertgruppe for å gjennomgå innretningen på
finansieringen av universiteter og høyskoler. Gruppen er faglig uavhengig og skal levere
sin rapport i begynnelsen av januar 2015. Departementet vil ta med seg innspillene fra
ekspertgruppen i arbeidet med stortingsmeldingen om struktur. Tidlig i 2015 vil det bli
holdt et høringsmøte for institusjonene. Departementet tar sikte på å legge frem det
konkrete forslaget til nytt finansieringssystem i budsjettproposisjonen for 2016.
2.2 Prioriteringer i statsbudsjettet for 2015
Nedenfor følger en omtale av de viktigste nye satsingene for universitetsog
høyskolesektoren over programkategori 07.60 i statsbudsjettet for 2015. For en mer
utfyllende omtale av de nye satsingene, samt en oversikt over tiltak som videreføres fra
foregående budsjettår, viser vi til Innst. 12 S (2014-2015) og Prop. 1 S (2014-2015) for
Kunnskapsdepartementet. Se også Orientering om statsbudsjettet 2015 for universiteter og
høyskoler, jf. nettadresse på slutten av brevet.
Side 4
Side119
Verdensledende utdannings- og forskningsmiljø
Det bevilges 100 mill. kroner for å styrke arbeidet med fremragende kvalitet for å utvikle
flere verdensledende fagmiljøer. Av dette blir 70 mill. kroner fordelt etter spissede
kvalitetskriterier til institusjoner med fagmiljø som har særlige forutsetninger for å
strekke seg mot verdenstoppen. Midlene vil gi en langsiktig styrking av budsjettene til de
institusjonene som når opp i konkurransen, og skal brukes til rekruttering av
internasjonale toppforskere.
10 mill. kroner tildeles Universitetet i Oslo for å videreutvikle det etablerte utdannings- og
forskningssamarbeidet med Simula Research Laboratory og University of California, San
Diego i informatikk innenfor geovitenskap og livsvitenskap.
20 mill. kroner tildeles et partnerskapsprogram for forskning og høyere utdanning.
Programmet vil fremme langsiktig samarbeid mellom høyere utdannings- og
forskningsinstitusjoner i Norge og prioriterte land utenfor EU og vil bli konkurranseutsatt
for å sikre topp kvalitet og relevans.
Struktur i universitetsog høyskolesektoren
Bevilgningen for å stimulere til samarbeid, arbeidsdeling, konsentrasjon og
sammenslåinger økes til 75 mill. kroner. Midlene skal gå til fusjonsprosesser.
Rekrutteringsstillinger
Det bevilges om lag 95 mill. kroner til 150 nye rekrutteringsstillinger. 147 stillinger er
knyttet til oppfølging av langtidsplanen for forskning og høyere utdanning, Meld. St. 7
(2014-2015) Langtidsplan for forskning og høyere utdanning 2015-2024. Tre stillinger er til
Stipendiatprogrammet i Program for kunstnerisk utviklingsarbeid (PKU).
Bygg og utstyr
Oppdaterte bygg og utstyr er en forutsetning for ambisjonen om flere fremragende
forskningsog undervisningsmiljø. 75 mill. kroner bevilges til oppgradering av bygg ved
institusjoner som forvalter egen bygningsmasse. Oppgraderingen innebærer
rehabilitering og tilpassing av eksisterende bygg og lokaler, slik at de kan møte
byggtekniske krav og forventninger til forskning og utdanning av høy kvalitet.
Departementet forventer at tildelingene utløser tilsvarende beløp til samme formål fra
institusjonene som mottar midler. Departementet vil komme tilbake til fordeling av midler
i begynnelsen av 2015 etter innspill fra institusjonene.
30 mill. kroner bevilges til utstyr for sykepleier- og ingeniørutdanningene. Det er behov
for mer og bedre utstyr i disse utdanningene slik at studentene blir bedre forberedt på det
som venter dem i arbeidslivet.
Side 5
Side120
Studentboliger
En av de viktigste studentvelferdsoppgavene til studentsamskipnadene er å tilby
studentboliger. Det gis tilsagn om tilskudd til om lag 2 000 nye studentboliger i 2015.
Dette er om lag 700 flere nye studentboliger enn i 2014.
Styrket grunnfinansiering
Den resultatbaserte omfordelingen (RBO) til universiteter og statlige høyskoler styrkes
med 50 mill. kroner, som knyttes til EU-indikatoren. Finansieringen til private høyskoler
styrkes med 4 mill. kroner.
3. MÅL OG BUDSJETT FOR 2015
3.1 Mål for 2015
Kunnskapsdepartementet har, som varslet i tildelingsbrevene til universiteter og
høyskoler for 2014, revidert målstrukturen for universiteter og høyskoler. Hensikten med
revisjonen har vært å tydeliggjøre regjeringens mål og prioriteringer, jf.
regjeringsplattformen. Departementet har også vurdert mulighetene for forenkling.
Departementet har på bakgrunn av dette fastsatt fire sektormål for 2015. Sektormålene
skal være langsiktige og gi en stabil ramme som institusjonene kan utvikle egne strategier
og planer innenfor.
I tillegg til sektormålene setter departementet nasjonale styringsparametre innenfor
sektormålene på områder der institusjonene skal ha særskilt oppmerksomhet på
resultatutviklingen. De nasjonale styringsparametrene er ikke heldekkende for resultater
som bidrar til måloppnåelsen, men signaliserer resultatområder som vil ha særskilt
oppmerksomhet i styringen fra departementet.
Kunnskapsdepartementet har besluttet å videreføre styringsparametrene fra 2014 i ett år
til, med enkelte mindre justeringer. Det er lagt til en ny styringsparameter for oppfølging
av EU-strategien under sektormål 1.
Revisjonen av målstrukturen foregår i to trinn på grunn av arbeidet med framtidig struktur
i universitetsog høyskolesektoren og gjennomgangen av finansieringen til universiteter
og høyskoler. Disse prosessene kan medføre justeringer i styringsparametrene.
Departementet tar sikte på å revidere styringsparametrene fra 2016. Sektoren vil bli
involvert i arbeidet med reviderte styringsparametre.
Hovedtrekkene fra revisjonen av målstrukturen fra 2012 ligger fast. Da fikk statlige
universiteter og høyskoler delegert myndighet til å fastsette egne virksomhetsmål
innenfor sektormålene.
Side 6
Side121
Departementet viser til samfunns- og effektmålene som er satt for større bygge- og
rehabiliteringsprosjekter i sektoren og forutsetter at aktuelle institusjoner tar hensyn til
disse målene i sin virksomhetsstyring og planverk, jf. eget rapporteringskrav.
For 2015 gjelder følgende sektormål med tilhørende styringsparametre:
Sektormål 1: Høy kvalitet i utdanning og forskning
Evalueringer viser at utdanning og forskning i Norge er god, men at vi har flere svake og
fragmenterte utdannings- og forskningsmiljøer og at vi har få fremragende miljøer.
Regjeringen vil at alle utdannings- og forskningsmiljøer i Norge skal holde høy kvalitet og
at flere norske forskningsog utdanningsmiljøer hevder seg internasjonalt. Dette
inkluderer også faglig og kunstnerisk utviklingsarbeid.
 kvantitativ styringsparameter: gjennomføring på normert tid
 kvantitativ styringsparameter: andel uteksaminerte kandidater tatt opp på
doktorgradsprogram seks år tidligere
 kvalitativ styringsparameter: studentene skal lykkes med å oppnå læringsutbyttet som
er definert for studieprogrammene
 kvalitativ styringsparameter: resultatoppnåelse på forskning ut fra institusjonens
egenart
 kvalitativ styringsparameter: samspill mellom forskning og utdanning
 ny kvantitativ styringsparameter: deltakelse i Horisont 2020 og Erasmus+
Sektormål 2: Forskning og utdanning for velferd, verdiskaping og omstilling
Fundamentet for vår framtidige verdiskaping og velferd ligger i å realisere
kunnskapssamfunnet. Regjeringen har som ambisjon at Norge skal være et av de mest
innovative landene i Europa. For å få til dette trenger vi forskning, faglig og kunstnerisk
utviklingsarbeid, kunnskapsdeling og kandidater som bidrar til nødvendig omstilling,
innovasjon og verdiskaping i offentlig og privat sektor.
 kvantitativ styringsparameter: andel inntekter fra bidrags- og oppdragsfinansiert
aktivitet(BOA) utenom forskningsfinansiering fra EU og Forskningsrådet
 kvalitativ styringsparameter: samarbeid med samfunns- og arbeidsliv
 kvalitativ styringsparameter: forskningsinnsats i MNT- og profesjonsfag
Sektormål 3: God tilgang til utdanning
Regjeringen vil at alle skal ha tilgang til og muligheter for å ta høyere utdanning, uansett
kjønn, etnisitet, sosial og økonomisk bakgrunn og bosted. Utdanningstilbudet skal også
legge til rette for at det er tilgang til nødvendig arbeidskraft og kompetanse i alle deler av
landet. Livslang læring er viktig for å legge til rette for nødvendig omstilling og fornying
for den enkelte og for samfunns- og arbeidsliv.
 kvalitativ styringsparameter: fleksibel utdanning
Side 7
Side122
Sektormål 4: Effektiv, mangfoldig og solid høyere utdanningssektor og
forskningssystem
En effektiv, mangfoldig og solid høyere utdanningssektor og forskningssystem skal bidra
til best mulig måloppnåelse på de tre første målene. Universiteter og høyskoler forvalter
en betydelig andel av fellesskapets midler. Ressursene skal benyttes effektivt og til beste
for samfunnet. Institusjonene skal utvikle profiler i tråd med styrke og egenart, som bidrar
til en differensiert sektor med høy kvalitet, som møter samfunnets behov på ulike
områder, og som bidrar til at vi kan hevde oss internasjonalt. Institusjoner som har
grunnlag for det, forventes å dyrke frem utdannings- og forskningsmiljøer som kan hevde
seg helt i verdenstoppen.
 kvalitativ styringsparameter: langsiktig økonomisk planlegging
 kvalitativ styringsparameter: solide fagmiljøer
 kvantitativ styringsparameter: andel kvinner i dosent- og professorstillinger
 kvantitativ styringsparameter: andel midlertidig ansatte
 kvalitativ styringsparameter: andel av samlingene og objektene som er tilfredsstillende
sikret1
 kvalitativ styringsparameter: andel av samlingene og objektene som er tilfredsstillende
bevart2
3.2 Budsjett for 2015
Stortinget har gjort vedtak om bevilgning for 2015, jf. Innst. 12 S (2014-2015) og Prop. 1 S
(2014-2015).
3.2.1 Budsjettvedtak kap. 260 post 50
Det bevilges totalt 29,8 mrd. kroner over kap. 260 post 50 i 2015 til universiteter og statlige
høyskoler.
Følgende tildeling stilles med dette til disposisjon for Universitetet i Tromsø – Norges
arktiske universitet: 2 446 355 000 kroner. Tabellen nedenfor viser endringene i
budsjettrammen fra 2014 til 2015.
Tabell 1 Endring 2014-15
Konsekvensjustering
Pris- og lønnsjustering
Nye rekrutteringsstillinger
Andre endringer
Resultatbasert uttelling utdanningsinsentiver
Resultatbasert uttelling forskningsinsentiver
1
2
Gjelder universiteter med universitetsmuseum.
Gjelder universiteter med universitetsmuseum.
Side 8
Side123
Beløp (i kr 1 000)
-22 838
78 024
1 893
7 944
-3 726
-2 155
Andre endringer omfatter blant annet 3 000 000 kroner til utslippsreduserende tiltak for
F/F Helmer Hanssen. For en forklaring av de enkelte endringene vises det til Orientering
om statsbudsjettet 2015 for universiteter og høyskoler. Se nettadresse på slutten av brevet.
I supplerende tildelingsbrev kommer departementet tilbake til tildeling av midler til
oppgradering av bygg ved institusjoner som forvalter egen bygningsmasse, og tildeling av
midler å stimulere til samarbeid, arbeidsdeling, konsentrasjon og sammenslåinger.
3.2.2 Budsjettvedtak kap. 281
Det bevilges totalt 399,3 mill. kroner over kap. 281 i 2015 til felles tiltak for universiteter og
høyskoler.
3.2.3 Fullmakter
Stortinget har gitt de statlige universitetene og høyskolene særskilte fullmakter som
fornyes for ett år av gangen i forbindelse med Stortingets behandling av statsbudsjettet. I
tillegg har departementet delegert en rekke administrative fullmakter til institusjonene. En
fullstendig oversikt over delegerte fullmakter finnes på departementets hjemmesider
sammen med tildelingsbrevene for i år. Se nettadresse på slutten av brevet.
4. ANDRE FORUTSETNINGER OG KRAV
4.1 EU-relatert arbeid
Norge bidrar med betydelige midler til Horisont 2020, og regjeringen har satt et mål om at
norske forskningsaktører skal hente hjem 2 pst. av midlene som fordeles. Dette forutsetter
at UH-institusjonene øker sin innsats betydelig sammenliknet med innsatsen i
7. rammeprogram. Departementet har fastsatt en ny styringsparameter under sektormål 1
for å tydeliggjøre forventninger til resultater i dette arbeidet.
Engasjementet i det europeiske forskningssamarbeidet må sees i sammenheng med
utviklingen av nye karriereløp, samarbeid med samfunns- og næringslivsaktører og
internasjonale partnere. Universiteter og høyskoler skal formulere mål, strategier og tiltak
for sitt EU-arbeid.
4.2 Rekrutteringsstillinger
Fra og med 2014 kan institusjoner med rett til å tildele doktorgrad, fritt disponere sitt
samlede antall tildelte rekrutteringsstillinger mellom stipendiat- og postdoktorstillinger.
Departementet forventer at institusjonene finansierer stipendiat- og postdoktorstillinger
minst tilsvarende antallet tildelte rekrutteringsstillinger, jf. tabell med oversikt over
rekrutteringsstillinger i Orientering om statsbudsjettet 2015 for universiteter og høyskoler.
Departementet vil følge med på utviklingen.
Side 9
Side124
Forskningsrådet vil fra og med 2015 fjerne toppfinansiering av nye Marie Sklodowska
Curie Actions (MSCA)-stipendiater i Horisont 2020. Norske universiteter og høyskoler
kan fra og med 2015 bruke øremerkede midler til rekrutteringsstillinger for å
toppfinansiere MSCA-stipendiater. Departementet forventer at summen av KD-finansierte
rekrutteringsårsverk og MSCA-stipendiatårsverk tilsvarer minst måltallet for
rekrutteringsstillinger per institusjon oppgitt i Orientering om statsbudsjettet 2015 for
universiteter og høyskoler.
4.3 Kandidatmåltall for 2015
Departementet innførte fra 2014 kandidatmåltall for helse- og lærerutdanningene. Dette er
utdanninger der det er kritisk at samfunnets behov imøtekommes. Kandidatmåltallene
angir et minstekrav om antall uteksaminerte kandidater den enkelte institusjonen skal ha.
Beregningen for kandidatmåltallene ble redegjort for i Orientering om statsbudsjettet 2014
for universiteter og høyskoler. Endelig kandidatmåltall for 2014 ble justert etter dialog med
sektoren.
Kandidatmåltallene for 2015 er redegjort for i Orientering om statsbudsjettet 2015 for
universiteter og høyskoler.
4.4 Økning av antallet lærlinger i statsforvaltningen
For å sikre det framtidige behovet for faglært arbeidskraft og gi ungdom muligheter til å
gjennomføre videregående opplæring, må den statlige forvaltningen gjøre en større
innsats for å skape flere læreplasser. Kommunal- og moderniseringsdepartementet og
Kunnskapsdepartementet arbeider med en overordnet strategi for å forplikte og oppfordre
statlige virksomheter til å øke antall læreplasser. Vi viser også til informasjonsside for nye
lærebedrifter: lærlingløftet.no.
Universitetene og de statlige høyskolene har de seneste årene hatt en positiv utvikling i
antallet lærlinger, i tråd med fastsatte krav. Departementet ser imidlertid fortsatt et
betydelig potensial for å øke antall lærlinger i universitetsog høyskolesektoren.
Departementet forventer derfor at universitetene og de statlige høyskolene samlet sett har
økt antall lærlinger med 50 pst. i forhold til resultatene i 2014 innen utgangen av 2016. Vi
viser for øvrig til Statens personalhåndbok, kap. 9.10 Særavtale om lønns- og arbeidsvilkår
for lærlinger og lærekandidater i staten.
4.5 Eiendomsforvaltning for selvforvaltende institusjoner
Riksrevisjonen har gjennomført en undersøkelse om statens forvaltning av
eiendomsmasse i universitetsog høyskolesektoren, jf. Riksrevisjonens Dokument 3:4
(2012-2013). Som oppfølging må institusjonene sørge for tilstrekkelig informasjon om
bygningsmassens tilstand og utvikling. Institusjonene må ha langtidsplaner for
Side 10
Side125
verdibevarende vedlikehold med tilhørende årlige budsjettavsetninger, som også bidrar til
å hente inn deler av vedlikeholdsetterslepet.
4.6 Oppfølging av revisjon og kartlegginger i sektoren
Dok. 1 (2013-2014) fra Riksrevisjonen for regnskapsåret 2013 gir uttrykk for at kvaliteten
på regnskapene til Kunnskapsdepartementets underliggende virksomheter de seneste
årene, har hatt en positiv utvikling. Dette gjenspeiles i færre saker der Riksrevisjonen har
hatt vesentlige merknader til de avlagte regnskapene.
Riksrevisjonen peker imidlertid på flere områder der det er behov for ytterligere
forbedringer. Lønn er gjennomgående den vesentligste kostnaden for virksomhetene i
universitetsog høyskolesektoren, og flere av virksomhetene har ikke etablert
tilfredsstillende internkontroll på dette området. Dette øker risikoen for at virksomhetene
har avvik fra regelverket, foretar mangelfull innberetning til skattemyndighetene eller
utbetaler lønn på feil grunnlag.
Etterlevelse av regelverket for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet har vært
utfordrende for universitetsog høyskolesektoren i flere år. Utfordringene er fortsatt størst
når det gjelder tilstrekkelig kostnadsbelastning og klassifisering av prosjekter, der mange
virksomheter fremdeles ikke har etablert tilstrekkelig internkontroll og rutiner for å
unngå avvik fra regelverket. Kontroll- og konstitusjonskomiteen uttaler i likhet med
Riksrevisjonen at de største utfordringene gjelder korrekt klassifisering av prosjekter og
tilstrekkelig belastning av kostnader. Komiteen ber om at dette arbeidet blir prioritert.
Anskaffelser er et område som Riksrevisjonen fortsatt vil følge særskilt opp, og der det er
behov for å styrke etterlevelsen av regelverket.
Departementet ber derfor institusjonene fortsatt ha oppmerksomhet på disse områdene,
og videreføre arbeidet med å utvikle effektive arbeidsprosesser og god internkontroll.
Standardisering og digitalisering er viktige elementer i forbedringsarbeidet.
Departementet ber derfor institusjonene om å arbeide sammen og bidra til at det skapes
gode fellesløsninger som kommer hele sektoren til nytte. UNINETT er en viktig ressurs
som må utnyttes effektivt i dette arbeidet.
Når det gjelder bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet knyttet til forskning, skal
belastning av indirekte kostnader beregnes gjennom TDI-modellen3 med mindre
prosjektets omfang eller kompleksitet er av en slik art at en enklere beregningsmodell kan
legges til grunn.
TDI-modellen, TDI= tid, direkte kostnader og indirekte kostnader, er en totalkostnadsmodell som beregner
institusjonens reelle utgifter i prosjektene. Modellen er utarbeidet gjennom et samarbeid mellom sektoren
og Norges forskningsråd (NFR).
3
Side 11
Side126
4.7 Samfunnssikkerhet og beredskap
Kunnskapsdepartementets styringsdokument for arbeidet med samfunnssikkerhet og
beredskap i kunnskapssektoren skal ligge til grunn for institusjonens arbeid på dette
feltet. Institusjonen skal ha etablert en virksomhetstilpasset risiko- og sårbarhetsanalyse
(ROS) på samfunnssikkerhets- og beredskapsfeltet som revideres minimum hvert annet
år. ROS-analysen skal følges opp gjennom en egen handlingsplan med tiltak for å redusere
risiko og konsekvenser av uønskede hendelser. Institusjonen skal videre ha oppdaterte
krise- og beredskapsplaner og gjennomføre årlige kriseøvelser. Institusjonen skal påse at
informasjonssikkerhetsarbeidet er i samsvar med eForvaltningsforskriften og den
nasjonale strategien for informasjonssikkerhet med tilhørende handlingsplan.
Departementet vil også gjøre oppmerksom på dokumentet Veiledning i
beredskapsplanlegging, utarbeidet av Utdanningsdirektoratet og Politidirektoratet, og
veileder i styringssystem for informasjonssikkerhet i universitetsog høyskolesektoren,
utarbeidet av UNINETT. Dokumentene omtalt over, er tilgjengelige her:
http://www.regjeringen.no/nb/dep/kd/tema/grunnopplaring/krisehandtering.html?id=2
79675
https://www.uninett.no/infosikkerhet/styringssystemer
Institusjonen skal i årsrapporten for 2015 rapportere på følgende:
1. Er det gjennomført/revidert en ROS-analyse i 2014 eller 2015?
2. Følges ROS-analysen opp gjennom egen handlingsplan?
3. Er det gjennomført og evaluert en kriseøvelse i 2015?
4. Er styringssystem for informasjonssikkerhet innført?
Dersom spørsmål besvares med nei, må institusjonen opplyse om hvorfor tiltaket ikke er
gjennomført, samt presentere en forpliktende plan for når og hvordan tiltaket skal
gjennomføres.
4.8 Digital postkasse
Alle statlige forvaltningsorganer som sender post på papir, skal innen 1. juli 2015 lage en
plan for å ta i bruk Digital postkasse til innbyggere innen første kvartal 2016. Planen skal
lages i samråd med Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) og inneholde kostnader,
gevinster og omtale av arbeidet med gevinstrealisering.
4.9 Tidstyver
Statlige virksomheter har i 2014 rapportert aktiviteter, tiltak, prosedyrer, regelverk m.m.
gitt av andre som oppleves som tidstyver i det daglige arbeidet. Regjeringen følger nå opp
disse innspillene. Virksomhetene skal også rapportere i årsrapporten for 2014 om sitt
arbeid med å forenkle regelverk, bruke klart språk, og forenkle rutiner og ordninger de
kan gjøre noe med selv. Dette skal følges opp som et ledd i et kontinuerlig
forbedringsarbeid.
Side 12
Side127
I 2015 skal institusjonen prioritere tiltak som gir konkrete effekter for brukerne.
Institusjonen skal også vurdere, og eventuelt ta initiativ til, tiltak som vil forenkle
brukernes kontakt med det offentlige på tvers av flere statlige virksomheter.
Innen 1. juni 2015 skal institusjonen melde inn i Difis rapporteringsløsning, eller på annen
egnet måte, om brukerrettede tidstyver i egen institusjon. Institusjonene skal så i dialog
med sitt eierdepartement velge ut brukerrettede tidstyver de selv kan gjøre noe med og
igangsette tiltak for å redusere eller fjerne disse.
I årsrapporten for 2015 skal det rapporteres på en felles mal om arbeidet med å avvikle
brukerrettede tidstyver i egen virksomhet, og hvordan det skal arbeides videre med disse,
etter følgende mal:
 tidstyver virksomheten selv har prioritert å fjerne
 tiltak for å fjerne utvalgte tidstyver (planlagte, under arbeid og gjennomførte)
 resultater av arbeidet. Effektene for brukerne er spesielt interessante.
5. RAPPORTERING OG RESULTATOPPFØLGING
5.1 Rapportering om resultater for 2015 og planer for 2016
Universiteter og høyskoler skal innen 15. mars 2016 sende dokumentet Årsrapport
(2015-2016) elektronisk til [email protected]. Årsrapportene vil bli publisert på
departementets nettsider.
Årsrapporten skal ha følgende struktur:
I. Styrets beretning
II. Introduksjon til virksomheten og hovedtall
III. Årets aktiviteter og resultater
IV. Styring og kontroll i virksomheten
V. Vurdering av fremtidsutsikter
VI. Årsregnskap
Nærmere krav til innhold i årsrapporten fremgår av dokumentet Rapporteringskrav for
årsrapport (2015 – 2016) i DBH, se lenke nedenfor til nettsiden. Årsrapporten skal også
inneholde annen informasjon av betydning for departementets styring og oppfølging, jf.
Bestemmelsene om økonomistyring i staten, pkt. 2.3.3.
En oversikt over hovedtrekkene i styringsdialogen mellom departementet og
institusjonene finnes på departementets hjemmesider sammen med tildelingsbrevene, jf.
nettadresse på slutten av brevet.
Side 13
Side128
Frist for datarapportering til DBH er 15. februar 2016. I DBH fremgår også krav til
datarapporteringen og frister for dette.
http://dbh.nsd.uib.no/dokumentasjon/rapporteringskrav/index.action
5.2 Budsjettforslag for 2017
Institusjonene skal utarbeide budsjettforslag, dvs. satsingsforslag utenfor rammen.
Departementet bruker institusjonenes budsjettforslag i arbeidet med statsbudsjettet.
Frist for innsendelse av budsjettforslag for 2017 er 1. november 2015. Forslagene
sendes elektronisk til departementet ([email protected]). Se omtale og mal for
tabeller i dokumentet Budsjettforslag for 2017, jf. nettadresse på slutten av brevet.
5.3 Styringsdialogen i 2015
Etatsstyringsmøtene skal være en strategisk dialog mellom departementet og
institusjonens styre om institusjonens utvikling. Sentrale punkter vil være profil og
ambisjoner, strategiske prioriteringer og utfordringer, sett i lys av nasjonale mål og
prioriteringer, samt institusjonens resultater og rammebetingelser. En del av denne
dialogen vil ta utgangspunkt i målstrukturen og bruk av denne som styringsverktøy.
Departementet innkaller institusjonene som ikke hadde etatsstyringsmøte i 2014, til
etatsstyringsmøte i 2015. I tillegg innkalles institusjoner med et særskilt behov for dialog i
forbindelse med strukturendringer.
Departementet tar sikte på å gjennomføre styringsmøter med alle universitetsmuseene og
universitetsledelsene høsten 2015. Sist gang det ble gjennomført slike møter var høsten
2011. Departementet kommer tilbake med forslag til datoer per e-post.4
På bakgrunn av Årsrapport (2014-2015), tilstandsrapporten for universitetsog
høyskolesektoren 2015 og resultatrapporteringen til DBH vil departementet gjøre en
vurdering av alle institusjonene. Alle institusjonene, dvs. også de institusjonene som ikke
har etatsstyringsmøte i 2015, vil derfor få en tilbakemelding fra departementet i løpet av 1.
halvår 2015.
Universitetet i Tromsø – Norges arktiske universitet blir innkalt til etatsstyringsmøte
26. mai 2015 kl 11.00-13.00 i Kunnskapsdepartementets lokaler, Kirkegata 18.
Institusjonens videre utvikling av målstruktur og oppfølgingspunkter fra
tilbakemeldingene i 2014, samt planer for 2016, vil være sentrale punkter for møtet.
Departementet vil legge opp til en dagsorden som er omforent mellom departementet og
institusjonen. Departementet ber derfor om at styret melder inn strategisk viktige saker
4
Gjelder universitetene i Oslo, Bergen, Tromsø og Stavanger og NTNU.
Side 14
Side129
for institusjonen til etatsstyringsmøtet samtidig med innsending av Årsrapport (20142015) 15. mars 2015. Departementet vil sende institusjonen dagsorden i god tid før møtet.
Departementet ber om at styret selv setter sammen en delegasjon fra styret på inntil sju
representanter hvorav styreleder og styremedlem valgt av studentene er obligatoriske
deltakere. Departementet ønsker å møte et representativt utvalg av styret og ber styret
legge vekt på dette ved sammensetningen av delegasjonen til møtet. I tillegg til styrets
medlemmer ønsker departementet at styrets sekretær (dvs. direktør eller rektor) deltar.
Departementet ber om tilbakemelding om hvem som skal delta senest tre uker før
møtedato.
Med hilsen
Toril Johansson (e.f.)
ekspedisjonssjef
Hedda Huseby
avdelingsdirektør
Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer.
Nettadresse til dokumenter vist til i tildelingsbrevet:
www.regjeringen.no/tildelingsbrev_uh_2015
Kopi:
Riksrevisjonen
Fylkesmannen i Troms
Fylkesmannen i Finnmark
Studentsamskipnaden i Finnmark og Tromsø – Norges Arktiske Studentsamskipnad
Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste AS
Side 15
Side130
Tildelingsbrev 2015
Fullmakter 2015 - utvidet1
1.1. Generelt
Vi viser til Bevilgningsreglementet, Reglement for økonomistyring i staten, Bestemmelser om
økonomistyring i staten og Hovedinstruks for økonomiforvaltningen ved statlige universiteter
og høyskoler. For administrative fullmakter viser vi også til særskilte brev og rundskriv.
Eventuelle tilskuddsordninger må forvaltes i tråd med regelverket for staten.
Departementet kan når som helst trekke tilbake gitte fullmakter. Fullmaktene medfører ingen
innskrenkninger i departementets instruksjonsmyndighet.
1.2. Budsjettfullmakter
1.2.1. Vedtak om nettobudsjettering
Stortinget gir ved særskilt vedtak samtykke til unntak fra bruttoprinsippet, jf.
Bevilgningsreglementet § 4 annet ledd. Unntaket er bekreftet for 2015 ved at det er gitt
nettobevilgning under utgiftspost 50 i budsjett for 2015, jf. Budsjett-innst. 12 S (2014-2015)
og Prop. 1 S (2014-2015).
Stortingsvedtaket innebærer at institusjonen kan disponere eksterne inntekter fullt ut til sitt
formål, i tillegg til bevilgning på 50-post. Institusjonen disponerer eventuelt positivt
årsresultat og har ansvaret for å dekke eventuelt negativt årsresultat, jf. rundskriv R-106 fra
Finansdepartementet Hovedinstruks for økonomiforvaltningen ved statlige universiteter og
høyskoler.
Institusjoner med unntak fra bruttoprinsippet må sørge for at midler fra andre
statsinstitusjoner utbetales til institusjonenes arbeidskonti hos kontofører.
1.2.2. Eiendomsfullmakt
Institusjonen kan i henhold til vedtak II Merinntektsfullmakter nr. 3 i Prop. 1 S (20142015), jf. Budsjett-innst. 12 S (2014-2015), avhende fast eiendom, jf. Instruks om avhending
av statlig eiendom m.v., og bruke inntekter fra salg av eiendommer til kjøp, vedlikehold og
bygging av andre lokaler til undervisnings- og forskningsformål ved samme institusjon.
Institusjonene må legge frem for departementet saker som er av prinsipiell art eller som
innebærer større arealendringer.
1
Gjelder Universitetet i Oslo, Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet, Universitetet i Bergen,
Universitetet i Tromsø - Norges arktiske universitet, Norges miljø- og biovitenskapelige universitet, Norges
handelshøyskole og Norges idrettshøgskole.
Side131
Tildelingsbrev 2015
1.2.3. Fullmakt til å opprette og eie aksjer i selskaper
Institusjonenes adgang til å opprette selskaper og å kjøpe aksjer i eksisterende selskaper
forutsetter at departementet gir institusjonene særskilte fullmakter i henhold til vedtak IV
Andre fullmakter nr. 2, jf. Prop. 1 S (2014-2015), jf. Budsjett-innst. 12 S (2014-2015).
Kunnskapsdepartementet gir institusjonen fullmakt til å:
a) opprette nye selskap og eie aksjer i selskap som er av faglig interesse for institusjonen
b) bruke overskudd av oppdragsfinansiert aktivitet til kapitalinnskudd ved opprettelse av
nye selskaper eller ved kjøp av aksjer i selskaper, som er av faglig interesse for
virksomheten
c) bruke utbytte fra selskap som institusjonen har kjøpt aksjer i eller etter fullmakt
forvalter, til institusjonens drift eller til kapitalinnskudd
d) bruke inntekt fra salg av aksjer i selskap som institusjonen har ervervet med
overskudd fra oppdragsvirksomhet eller etter fullmakt forvalter, til institusjonens drift
eller til kapitalinnskudd.
Institusjonens eierskap i selskaper skal besluttes av styret, som skal kunne godtgjøre at dette
er av faglig interesse. Videre skal styret fastsette mål for eierskapet og retningslinjer for
forvaltningen, jf. rundskriv F-07/2013. Eierskap er ikke en forutsetning for samarbeid eller for
at ansatte ved institusjonen kan ha verv som styremedlem i et selskap.
Institusjonen skal legge departementets reglement til grunn ved sin utøvelse av myndighet
etter fullmaktene, jf. universitetsog høyskoleloven § 12-4. Det er ikke adgang til å benytte
tingsinnskudd og å opprette stiftelser.
1.3. Administrative fullmakter
1.3.1. Fullmakt til å forvalte statens eierinteresser
Kunnskapsdepartementet gir institusjonen fullmakt til å forvalte statens eierinteresser på
vegne av departementet, jf. ovennevnte fullmakter. Institusjonen skal legge departementets
retningslinjer for forvaltning av statens eierinteresser til grunn. For øvrig viser vi til Meld. St.
27 (2013–2014) Et mangfoldig og verdiskapende eierskap.
1.3.2. Delegering av innkallelse til generalforsamling i heleide selskap
Kunnskapsdepartementet delegerer med dette til institusjonen å innkalle til generalforsamling
i aksjeselskap der staten eier alle aksjene, og hvor institusjonen forvalter eierskapet, jf.
aksjeloven § 20-5 første ledd.
Delegeringen gjelder for 2015, og kan ikke delegeres videre. Departementet forutsetter at
institusjonen holder seg til bestemmelsene i aksjeloven, herunder varsler Riksrevisjonen om
generalforsamlinger i aksjeselskap der staten eier alle aksjene, jf. aksjeloven § 20-7.
Institusjonen skal sørge for kjønnsbalanse i styrene i statsaksjeselskaper, jf. aksjeloven § 20-6.
Departementet minner om at dette også er et mål i øvrige selskaper der staten eier aksjer.
2
Side132
Tildelingsbrev 2015
1.3.3. Fullmakt til å inngå leieavtaler utover budsjettåret
Kunnskapsdepartementet gir institusjonen fullmakt til å inngå avtale om leie av lokaler, jf.
departementets brev 26. mars 2001. Det er en forutsetning for bruk av fullmakten at
kostnadene dekkes innenfor uendret bevilgningsnivå for hele avtaleperioden.
Det er videre en forutsetning for bruk av fullmakten at institusjonen nøye vurderer behovet for
oppsigelsesklausuler. Hensynet til fremtidig handlefrihet skal veie tungt ved denne
vurderingen. Slike vurderinger skal foreligge som en del av grunnlagsmaterialet i den enkelte
sak om inngåelse av leieavtaler.
Fullmakten gjelder ikke for leieprosjekt som etter sin art eller omfang må klassifiseres som
byggesak. Fullmakten gjelder derfor ikke for avtale om leie av lokaler med varighet utover ti
år i markedet og der summen av fremtidige leieforpliktelser er 80 mill. kroner eller mer, jf.
Instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor av 20. januar 2012 nr. 39.
(Instruksen er under revidering.) Slike leieavtaler skal legges frem for
Kunnskapsdepartementet før de inngås med bindende virkning for staten.
Kunnskapsdepartementet gjør oppmerksom på Statsbyggs prosedyrer for håndtering av
byggeprosjekter innenfor kurantordningen. Kommunal- og moderniseringsdepartementet har
utarbeidet nye retningslinjer som gjelder fra 1. desember 2014, jf. Rundskriv H-11/4 av 7.
november 2014:
http://www.regjeringen.no/upload/KMD/STA/Rundskriv_kurantprosjekter_2014.pdf. Dette
innebærer at kurantprosjekter på 50 mill. kroner eller mer må meldes til
Kunnskapsdepartementet før institusjonene setter byggesakene i bestilling hos Statsbygg, jf.
punktet Større investeringsprosjekter i dokumentet Rapporteringskrav for årsrapport.
For kurantprosjekter og leie av arealer i det private markedet er det en forutsetning at alle
kostnader dekkes innenfor uendret bevilgningsnivå for hele avtaleperioden.
1.3.4. Fullmakt til å inngå forlik eller innrømme erstatningsansvar
Institusjonen har fullmakt til å inngå forlik eller innrømme ansvar i saker om erstatning opp til
250 000 kroner. Fullmakten gjelder de saker der institusjonen selv skal dekke beløpet
innenfor egne budsjettrammer. I saker som gjelder erstatning over 250 000 kroner, skal saken
legges frem for departementet til avgjørelse.
Institusjonen har fullmakt til å møte i forliksrådet i saker der departementet ellers ville vært
part, jf. universitetsog høyskoleloven § 12-2 tredje ledd, jf. første ledd. Dersom en sak som
har vært behandlet i forliksrådet skal behandles for de alminnelige domstolene, vil
departementet vurdere å delegere til institusjonene å representere staten også for disse
instansene.
Erstatning på grunnlag av alminnelige erstatningsregler, med unntak av ansvar i
kontraktsforhold og ansvar i forbindelse med statens forretningsdrift, kan belastes Justis- og
beredskapsdepartementets budsjett, kap. 471 Statens erstatningsansvar. Øvrige utbetalinger av
erstatning må universiteter og høyskoler dekke innenfor egne rammer.
3
Side133
Tildelingsbrev 2015
Institusjonen har ansvar for juridisk kvalitetssikring av erstatningsrettslige spørsmål før
avgjørelse treffes. Det forutsettes at institusjonen foretar en grundig vurdering av
grunnleggende vilkår for erstatning, dvs. ansvarsgrunnlag, økonomisk tap,
årsakssammenheng, påregnelighet og adekvans – og eventuelt om det skal inngås forlik uten å
erkjenne ansvar.
Saker av prinsipiell betydning eller saker der det kan være tvil om den juridiske vurderingen,
skal forelegges Kunnskapsdepartementet, som vurderer om det er aktuelt å be
Regjeringsadvokaten om bistand.
1.3.5. Fullmakt til å ta ut påtalebegjæring
Kunnskapsdepartementet viser til straffeloven § 79 fjerde ledd, Statens personalhåndbok
(SPH) og PM 1995-17 6. september 1995 og PM 1995-26 27. november 1995 om påtale ved
økonomiske misligheter i statstjenesten.
Departementet har delegert til styret for institusjonen å påtale økonomiske misligheter ved
institusjonen. Styret kan delegere denne fullmakten til rektor og direktør, som ikke kan
delegere den videre.
Begjæring om offentlig påtale må settes frem senest seks måneder etter at den som er
berettiget til å begjære påtale, er kommet til kunnskap om den straffbare handling og hvem
som har foretatt den, jf. straffeloven § 80. Rask behandling av saken er viktig, både av hensyn
til bevisene, fristen for påtale og fordi straffereaksjon ikke bør komme for lenge etter
lovbruddet.
Underslag og tyveri fra statlig arbeidsgiver påtales av det offentlige, enten etter begjæring av
staten som fornærmet, eller når allmenne hensyn mv. krever påtale, jf. straffeloven § 264
første og andre ledd. Det samme gjelder alminnelig bedrageri og utroskap, jf. straffeloven §
280 første og andre ledd. Grovt bedrageri og grov utroskap er undergitt ubetinget offentlig
påtale, men også her vil i praksis anmeldelse og påtalebegjæring fra fornærmede normalt
måtte foreligge for at etterforskningen skal komme i gang.
Institusjonen må orientere Riksrevisjonen, Kommunal- og moderniseringsdepartementet
(KMD) og Kunnskapsdepartementet (KD) om den avgjørelse som er fattet. I saker hvor
institusjonen er i tvil om påtale bør begjæres, eller hvor institusjonen ønsker å unnlate påtale,
skal spørsmålet forelegges KD, som vil innhente KMDs uttalelse. Hvis det på grunn av
beløpets størrelse eller av andre årsaker er åpenbart at tiltale og straff må begjæres, kan
institusjonen likevel gjøre dette uten at saken på forhånd er tatt opp med KMD og KD. KMD
har utferdiget retningslinjer som må følges i saker om underslag, korrupsjon, tyveri, bedrageri
og utroskap i statstjenesten, jf. SPH punkt 10.19..
4
Side134
Tildelingsbrev 2015
Tildelingsbrev 2015 – Hovedtrekkene i styringsdialogen
Årshjul med tidsfrister for rapportering 20151)
Tema
Tidsfrist
Mål, føringer og endelig budsjettramme
Desember
for 2015
2014
Kilde
Tildelingsbrev for 2015
(Informasjon fra KD)
Rapportering til DBH
(Rapportering fra institusjonene)
Resultatrapportering for 2014 og planer
for 2015 Årsrapport (2014 – 2015)til KD
15. februar
2015
(hovedfrist)
15. mars
2015
Rapportering til Cristin
Etatsstyringsmøter 2015
Tilbakemeldinger fra KD på Årsrapport
(2014 – 2015)
15. april 2015
kl 15
April – juni
2015
April-juni
2015
Målstruktur og foreløpige
Oktober 2015
budsjettrammer for 2016, dokumentasjon
av finansieringssystemet og
kandidatmåltall (Informasjon fra KD)
Budsjettforslag for 2017
1. november
(Forslag fra institusjonene)til KD
2015
Mål, føringer og endelig budsjettramme
Desember
for 2016
2015
Se oversikt over alle tidsfrister på
nettsidene til DBH.
Brev av 12.03.14: Rapporteringskrav
for årsrapport 2014
Brev til institusjonene
Orientering om forslag til
statsbudsjettet2016 for universiteter
og høyskoler
Tildelingsbrev for 2015, jf . vedlegg
med mal for satsingsforslag
1)Informasjon
om regnskapsrapportering sendes i eget dokument.
Side135
Tildelingsbrev 2015 – Universiteter og høyskoler– Budsjettforslag 2017
Budsjettforslag for 2017 – omtale og tabeller for
satsingsforslag
Institusjonenes budsjettforslag skal inneholde satsingsforslag utenfor rammen.
Institusjonene må kort beskrive satsingsforslagene og redegjøre for behovet for midler til det
enkelte tiltaket. Videre må det redegjøres for ønskede effekter av tiltaket og hvordan tiltaket
er knyttet til institusjonens profil.
Satsingsforslagene må oppsummeres i tabell, og kostnadene for det enkelte tiltaket må
tallfestes per år, jf. mal for tabell nedenfor.
Tiltak
Tiltak 1
Tiltak 2
Sum
2017
2018
2019
Søknad om endret innplassering av utdanningsprogram
Institusjonene kan søke om endret innplassering av kategori for eksisterende
utdanningsprogram, jf. Orientering om statsbudsjettet 2015 for universiteter og høyskoler.
Eventuell søknad må sendes departementet som en del av institusjonens samlede
satsingsforslag. Departementet behandler ikke søknader om endret innplassering av
utdanningsprogram som sendes utenom institusjonens årlige satsingsforslag.
Side136
Arkivref: 2014/5753/HSV000
Dato: 02.02.2015
SAKSFRAMLEGG
Til:
Universitetsstyret
Møtedato:
12.02.2015
Sak:
4/15
Gjennomgang av studieprogramporteføljen - forslag til prosess og
kriterier
Universitetsdirektøren anbefaler at styret gir sin tilslutning til prosess og kriterier som er foreslått
for gjennomgang av studieprogramporteføljen. Universitetsdirektøren gis ansvar for å iverksette
prosessen og gjøre eventuelle justeringer underveis dersom det viser seg å være nødvendig.
Innledning
Universitetsstyret behandlet i sitt møte den 11.12.2014 sak S 53/14 Gjennomgang av
studieprogramporteføljen og gjorde følgende vedtak:
1. Universitetsstyret ber om at universitetsdirektøren innhenter erfaringer og resultater fra
tidligere gjennomganger av studieporteføljen, og igangsetter prosess med å utarbeide
forslag til målsetninger og prosess for ny gjennomgang av studieporteføljen i samarbeid
med fakultetene.
2. Universitetsstyret fastsetter målsetninger og prosess for gjennomgang av
studieporteføljen i egen sak våren 2015.
Styret har videre bedt om at saken skal adresseres på alle styremøter våren 2015, og at forslag til
prosess og kriterier legges fram på møtet den 12. februar d.å. Universitetsdirektøren vil i det
følgende legge frem forslag til videre prosess, samt redegjøre for kriterier som bør legges til grunn
for prosessen.
Gjennomgangen skal omfatte årsstudier, bachelorprogram, masterprogram og ph.d.-program med
tilhørende emner. For program som har flere studieretninger, skal både programmet og hver
enkelt studieretning gjennomgås. Eksternt finansierte studietilbud omfattes ikke av denne
gjennomgangen.
Prosess for gjennomgang av studieprogramporteføljen
Universitetsdirektøren legger til grunn at målet med prosessen er både å bedre studiekvaliteten, å
gjøre mer effektiv bruk av universitetets ressurser og å gi oss større fleksibilitet. Diskusjoner i
styret og i utvidet ledermøte har vært tydelig på at frigjorte ressurser skal disponeres av det
fakultet der de frigjøres, og universitetsdirektøren legger derfor dette til grunn som et premiss for
prosessen.
Side137
For å forankre prosessen hos fakultetene har universitetsdirektøren satt ned en arbeidsgruppe.
Arbeidsgruppen består av representanter fra fakultetene, Avdeling for utdanning, Avdeling for
forskning- og utviklingsarbeid og Senter for karriere og arbeidsliv. Fakultetsrepresentantene er
oppnevnt av dekanene. Avdeling for utdanning er sekretær for gruppen. Arbeidsgruppen vil ha
som hovedoppgave å utarbeide tydelige definisjoner på kriteriene. Arbeidsgruppen skal videre
operere som støtte for fakultetene i det videre arbeidet med prosessen, og bidra til å sikre at felles
problemstillinger adresseres på tvers av fakultetsgrensene.
Potensielt frigjorte ressurser er knyttet til både program- og emneporteføljen, og en gjennomgang
må ha som mål å redusere begge. I universitetsdirektørens forslag til prosess åpnes det derfor for
at både emner og program gjennomgås. Det er imidlertid viktig at tid og ressurser knyttet til
prosessen benyttes hensiktsmessig, og at det ikke benyttes uforholdsmessig mye tid på emner og
program som av ulike faglige og/eller utdanningspolitiske grunner uansett ikke skal endres eller
reduseres. Universitetsdirektøren legger derfor opp til en prosess i flere trinn med den hensikt å
tidlig skille ut program som ikke skal gjennomgås i dybden. Prosessen foreslås derfor oppdelt i
følgende fire trinn:
Trinn 1: Grovsortering av studieprogram
I dette trinnet gjøres et første utvalg av program som skal gjennomgås nærmere. Hensikten er å
tidlig velge ut program som det av ulike grunner ikke er nødvendig å se nærmere på. Program
med tilfredsstillende rekruttering tas ikke med i den videre gjennomgangen. Det gjør heller ikke
studietilbud som universitetet har et nasjonalt og/eller regionalt ansvar for å gi, eksempelvis
sykepleierutdanning, lærerutdanning og samisk, uavhengig av rekrutteringssituasjonen.
Universitetsdirektøren foreslår at det utarbeides fakultetsvise oversikter over studieprogram med
mindre enn et bestemt antall studenter i kullet 1 . Universitetsdirektøren gjør grovsorteringen i
samarbeid med arbeidsgruppen og foreslår hvilke program som skal gjennomgås grundigere av
fakultetene i trinn 2.
Trinn 2: Gjennomgang av studieprogram i henhold til fastsatte kriterier
Målet med dette trinnet i prosessen er å gjennomgå studieprogrammene som velges ut i trinn 1
med henblikk på hvorvidt, og i hvor stor grad, de imøtekommer de nedfelte kriteriene. Emnene
som inngår i de utvalgte programmene skal også gjennomgås. Fakultetene gjør denne
gjennomgangen av sine respektive program, inkludert tverrfakultære program. Eventuelle
spørsmål og uklarheter som dukker opp underveis i dette arbeidet kan adresseres til
arbeidsgruppen.
Trinn 3: Forslag til reduksjon/endring i programporteføljen
Program som i liten eller ingen grad møter de fastsatte kriteriene adresseres i denne fasen
gjennom forslag til endringer, sammenslåinger og nedleggelser. I denne fasen er det også
avgjørende at programmenes emneportefølje foreslås endret og redusert.
Trinn 4: Styrebehandling
Resultatet av gjennomgangen skal behandles på fakultetsnivå før det legges fram for
universitetsstyret. Endringer som skal implementeres fra og med studieåret 2016/2017, legges
fram for universitetsstyret i november 2015. Endringer som er av en slik art at de ikke trenger
1
Arbeidsgruppen fastsetter hvilket studenttall som er hensiktsmessig å ta utgangspunkt i for UiT.
Side138
2
styrets godkjenning, behandles i henhold til gjeldende retningslinjer. Plan for langsiktig
oppfølging av prosessen legges også fram for universitetsstyret i november 2015.
Forslag til kriterier for gjennomgang av studieprogramporteføljen
Med utgangspunkt i kriteriene som ble fastsatt i forrige gjennomgang av programporteføljen, og
på bakgrunn av diskusjoner i universitetsstyret, foreslår universitetsdirektøren at følgende
kriteriesett benyttes:
1. Nasjonalt og/eller regionalt ansvar for studietilbud, forpliktelser som
breddeuniversitet og muligheter for nasjonal arbeidsdeling
2. Strategiske prioriteringer og satsinger
3. Sammenhengen mellom utdannings- og forskningsvirksomheten
4. Studentenes læringsmiljø
5. Nylig oppstartede studietilbud
6. Ressurssituasjonen
7. NOKUTs kriterier og standarder for akkrediterte studietilbud
I det følgende gis en nærmere beskrivelse av hvilke tema de foreslåtte kriteriene skal omhandle.
Arbeidsgruppen gis i oppdrag å definere nærmere hva fakultetene skal vektlegge i sin
gjennomgang.
1. Nasjonalt og/eller regionalt ansvar for studietilbud, forpliktelser som
breddeuniversitet og muligheter for nasjonal arbeidsdeling
Det kan være fag- og forskningspolitiske grunner som taler for at et fagmiljø bør opprettholdes
selv om utdanningsvirksomheten er liten eller eventuelt bortfalt. Dersom dette er tilfelle for noen
fagmiljø ved UiT etter fakultetenes gjennomgang av studieprogramporteføljen, må dette vurderes
og begrunnes særskilt.
I gjennomgangen må det redegjøres for om det eksisterer fagmiljø og studietilbud i det aktuelle
faget andre steder i Norge og/eller i landsdelen. Det må også redegjøres for en eventuell nasjonal
arbeidsdeling innen fagområdet som forplikter UiT til å gi det aktuelle studietilbudet.
UiT er et breddeuniversitet som tilbyr både tradisjonelle universitetsutdanninger og
profesjonsutdanninger. Mangfold i utdanningstilbudet og en spissing i retning av UiTs strategiske
satsninger kan utfordre ivaretakelsen av små tradisjonelle fagdisipliner. Denne utfordringen må
UiT ta sammen med landets øvrige breddeuniversitet, og jobbe for å inngå forpliktende samarbeid
og arbeidsdeling innen utvalgte fagområder.
2. Strategiske prioriteringer og satsinger
«Drivkraft i nord: Strategi for UiT mot 2020» ble vedtatt av universitetsstyret den 13.3.2014. Det
er satt i gang prosesser for å implementere den nye strategien på alle nivå i organisasjonen og
UiTs studieprogramportefølje må vurderes opp mot dette. Vi må blant annet se porteføljen i
sammenheng med strategiens fem tematiske satsningsområder og gjennomgangen skal
tydeliggjøre hvilke satsninger eksisterende studietilbud bidrar til å oppnå, hvilke nye studietilbud
vi trenger, og hvilke studietilbud som skal utgå.
Side139
3
3. Sammenhengen mellom utdannings- og forskningsvirksomheten
Fagmiljøene har arbeidsoppgaver knyttet både til utdanning, forskningsog utviklingsarbeid og
formidling. I vår strategi heter det at UiT skal tilby forskningsbaserte utdanninger med kvalitet på
høyt internasjonalt nivå. Vi ønsker å videreutvikle koblingen mellom forskning og undervisning,
spesielt på lavere grad. I gjennomgangen må vi identifisere fagmiljø med lav forskningsaktivitet
og vurdere om det er grunnlag for å opprettholde miljøet.
4. Studentenes læringsmiljø
UiT skal legge til rette for et godt og kreativt læringsmiljø med fasiliteter som gjør universitetet
attraktivt som studiested (Strategi for UiT mot 2020). Et godt læringsmiljø er en av flere
indikatorer på studiekvalitet, og størrelsen på studentgruppene det undervises til vurderes å ha stor
betydning for læringsmiljøet.
Rekrutteringen til UiTs studieprogrammer skal være god nok til at et tilfredsstillende læringsmiljø
og et stabilt studium kan etableres og opprettholdes over tid. Hvilket studenttall som gir et
tilfredsstillende læringsmiljø kan variere mellom ulike studier. Potensielt frafall fra studiene er
også av betydning i vurderingen av læringsmiljøet. Program og fag med få studenter og marginale
læringsmiljø er spesielt sårbare fordi frafall kan føre til at læringsmiljøet nærmest faller helt bort.
5.
Nylig oppstartede studietilbud
Studietilbud som er nyetablert og under oppbygging tas ikke med i denne gjennomgangen. For å
sikre god kvalitet i nye studieprogram skal ansvarlig fakultet følge opp disse programmene
særskilt og foreta evaluering av emner og studieprogram i henhold til kravene i UiTs
kvalitetssystem. Videre skal rekrutteringssituasjonen for nye studier følges opp spesielt. Ved lav
rekruttering må nødvendige tiltak iverksettes for å øke rekrutteringen, eller programmet må fases
ut.
6. Ressurssituasjonen
I forbindelse med strukturdebatten er det ikke kommet frem at det vil bli tildelt nye studieplasser.
Utvikling av nye studier må gjøres internt ved institusjonene og for å etablere nye studier innenfor
egen ramme må vi nødvendigvis gjøre endringer i eksisterende studieportefølje, enten i form av
revisjoner eller nedleggelser.
Universitetets studieprogramportefølje binder opp store ressurser til undervisnings-, veiledningsog eksamensaktiviteter. For stor spredning av ressursene og manglende samsvar mellom
ressursinnsats og resultat må unngås. Ressurser må ikke bindes opp i dublering av fag- og
kompetansemiljøer og i liten grad også i studieprogram med dårlig studenttilfang. Fakultetene må
i gjennomgangen av studieprogramporteføljen vurdere ressurssituasjonen med sikte på å kunne
tilby høy kvalitet i studieprogrammene som skal videreføres, samt skape større handlingsrom for
strategiske prioriteringer og satsninger i studietilbudet.
I fakultetenes forslag til endringer i studieprogramporteføljen skal det redegjøres for hvilke
avveininger som er gjort i forhold til ressurssituasjonen. Frigjorte ressurser som følge av endring
og reduksjon i studietilbudet tilfaller det aktuelle fakultetet.
Side140
4
7. NOKUTs kriterier og standarder for akkrediterte studietilbud
Med hjemmel i Forskrift om tilsyn med utdanningskvaliteten i høyere utdanning
(Studietilsynsforskriften) kan NOKUT på fritt grunnlag iverksette tilsyn med all virksomhet i
norsk høyere utdanning (jf. § 8.1). NOKUT gjennomførte tilsyn med UiTs masterutdanninger
innfor humanistiske fag i 2014 og vi må i gjennomgangen ta hensyn til anbefalinger som kom
frem gjennom tilsynet.
Oppsummering og forslag til vedtak
Universitetsdirektøren har i denne saken lagt fram for styret forslag til en prosess for
gjennomgang av UiTs studieprogramportefølje, samt forslag til et sett kriterier som skal legges til
grunn for gjennomgangen. Universitetsdirektøren anbefaler at styret gir sin tilslutning til
prosessen og kriteriene som er foreslått. Universitetsdirektøren gis ansvar for å iverksette
prosessen og til å gjøre eventuelle justeringer underveis dersom det viser seg å være nødvendig.
Den nedsatte arbeidsgruppen bistår universitetsdirektøren i dette arbeidet. Arbeidsgruppens
viktigste oppgave før prosessen iverksettes er å utarbeide utfyllende definisjoner av de foreslåtte
kriteriene slik at disse blir et godt verktøy for fakultetenes gjennomgang og vurderinger.
Lasse Lønnum
Saksbehandler: Heidi Adolfsen, Julia Holte Sempler og Hege Svendsen
Side141
5
Arkivref: 2015/858/SAT000
Dato: 04.02.2015
SAKSFRAMLEGG
Til:
Universitetsstyret
Møtedato:
12.02.2015
Sak:
5/15
Fordeling av reduksjon i driftsutgifter - avbyråkratiserings- og
effektiviseringsreformen
1. Styret slutter seg til universitetsdirektørens forslag til fordeling av reduksjonen i
driftsutgiftene slik det fremgår av dette saksfremlegget.
2. Styret ber universitetsdirektøren følge opp reformarbeidet ved UiT.
Begrunnelse:
Et gjennomgående tiltak i statsbudsjettet for 2015, er en «avbyråkratiserings- og
effektiviseringsreform».1 Reformen medfører for UiT en reduksjon i driftsutgiftene for 2015 på
14,745 millioner kroner (0,6 % av driftsutgiftene). I Kunnskapsdepartementets
budsjettproposisjon, fremgår det at regjeringen forutsetter at alle statlige virksomheter
gjennomfører årlige tiltak for å øke produktiviteten. Det er derfor grunn til å tro at man vil få
tilsvarende årlige kutt under hele regjeringsperioden. Dette vil ha betydelige konsekvenser for
UiT, og det er derfor behov for en grundig vurdering av hvordan reformen skal håndteres.
UiT har allerede en gjennomgående strategi relatert til arbeidsmiljø og organisasjon, hvor det er
uttrykt at UIT skal etablere en effektiv, robust og fleksibel organisasjon som bidrar til at vi når
våre mål. I dette arbeidet vil det være sentralt å invitere til en prosess som sikrer bred og god
involvering og medvirkning, og hvor man klarer å se reformen i sammenheng med egne
strategiske prioriteringer. Arbeidet må ha som målsetting å dyrke en organisasjon som er egnet til
å støtte opp om “Drivkraft i nord – strategi mot 2020” og våre fem satsingsområder. Reformen
aktualiserer behovet for å jobbe langsiktig, og det er derfor naturlig å koordinere dette arbeidet
med de pågående forbedringsprosessene.
Det legges til grunn at reformen og innsparingstiltakene gjelder det som er underlagt
universitetsdirektørens virkeområde, og dermed den samlede administrative virksomhet
gjennomgående på alle nivåer. Dette betyr at kravet gjelder den ressursbruken som universitetet
har til ledelse, administrasjon og tekniske tjenester som finansieres av eget grunnbudsjett. Kravet
1
Se vedlegg 1: Omtale av reformen i Prop. 1. S. (2014-2015) Regjeringens budsjettforslag (gul bok)
Side142
kan oppfattes slik at UiT skal oppnå samme eller bedre produksjon/resultater i
kjernevirksomheten med lavere ressursinnsats innenfor de administrative områdene.
En videreføring av innsparingen på 0.6 pst. i hele regjeringsperioden, vil for UiT bety reduksjoner
i driftsinntektene på omlag 15 millioner årlig. Dette tilsier at man i 2018 vil ha ca. 60 millioner
mindre til driftsutgifter enn hva man disponerer i dag.
Følgende modell illustrerer dette:
Reduksjoneridriftsutgifter,imillNOK
70
60
50
40
30
20
10
0
2015
2016
år1
2017
år2
år3
2018
år4
UiT baserer sin virksomhetsstyring på risikovurdering, og det er sentralt å ha dette med seg i det
påfølgende reformarbeidet. Det er viktig å unngå at kuttet rammer tilfeldig og steder der hvor det
ikke vil være gode effektivitets- eller avbyråkratiseringsgevinster å hente. Konsekvensen vil i
verste fall kunne bli motsatt, gjennom at man ser økt tidsbruk og flere uønskede resultater/utfall.
Det er også sentralt å trekke frem at en reduksjon i administrativ kapasitet vil kunne ha negative
konsekvenser for utførelsen av våre kjerneoppgaver innenfor forskning, undervisning og
formidling. Dette er utfordrende samtidig som vi skal bygge opp verdensledende miljøer og
håndtere ny fusjoner.
Side143
2
Fordeling av kutt på fakulteter og enheter 2015
For å synliggjøre kuttet vil reduksjonen i driftsutgiftene fordeles pro rata med utgangspunkt i
antall egenfinansierte årsverk innen administrasjon på de enkelte fakultet/avdelinger.
En gjennomgang av antall årsverk finansiert over eget grunnbudsjett knyttet til administrasjon,
drift og vedlikehold og støttestillinger for undervisning, forskning og formidling gir følgende tall:2
Drift. og
vedl.
Støttest.
69,2
Adm.
Helsefak
143,9
Jurfak
20
Kunstfak
16
0,8
BFE-fak*
54,4
9
43,2
HSL-fak**
116,4
0,3
7
NT-fak
69,7
1,8
28,9
Finnfak
33,2
TMU
25,6
6,3
19,3
UB
25,5
39,1
Sentraladm***
160
ITA
104,1
BEA
148,3
Andre enheter
9
SUM
926,1
17,4
207,5
* 9 stk overenstkomst lønnet
** Inkl. Kvinnforsk, SESAM og Barentsinst.
*** 412,4 minus ITA og BEA. Uvett er fordelt på UB og
KSA
Total
213,1
20
16,8
106,6
123,7
100,4
33,2
51,2
64,6
160
104,1
148,3
9
1151
% inkl. drift/
% av Adm. vedl/støttest.
15,54
18,51
2,16
1,74
1,73
1,46
5,87
9,26
12,57
10,75
7,53
8,72
3,58
2,88
2,76
4,45
2,75
5,61
17,28
13,90
11,24
9,04
16,01
12,88
0,97
0,78
Tallene er hentet fra DBH og inkluderer alle årsverk i 2014 finansiert over eget grunnbudsjett, minus
undervisnings- og forskningsstillinger.
2
Side144
3
Kuttet kan fordeles på de forskjellige enhetene basert på antall administrative årsverk (A), eller
inkludere drift, vedlikehold og støttestillinger for undervisning, forskning og formidling (B).
Fordelingen for 2015 vil da kunne se slik ut:
Helsefak
Jurfak
Kunstfak
BFE-fak*
HSL-fak**
NT-fak
Finnfak
TMU
UB
Sentraladm***
ITA
BEA
Andre enheter
SUM
Kuttfordeling (i tusen kr)
A) Adm
B) Støttest.
2291,12
2729,94
318,43
256,21
254,75
215,22
866,14
1365,61
1853,28
1584,67
1109,74
1286,18
528,60
425,31
407,59
655,90
406,00
827,56
2547,46
2049,70
1657,44
1333,58
2361,17
1899,81
143,29
115,30
14745,00
14745,00
Universitetsdirektøren mener det er sentralt å komme frem til en fordelingsnøkkel for 2015 som er
samstemt med det enkelte fakultet/enhets relative størrelse og aktivitetstype. Fordelingsnøkkelen
er i forarbeidet diskutert med avdelingsdirektørene, fakultetsdirektørene og i utvidet ledermøte.
Valget av fordelingsnøkkel gir forskjellig utslag for de enkelte fakultetene/enhetene.
Universitetsdirektøren ønsker derfor å foreslå at man baserer beregningen på et gjennomsnitt av
de to beregningsgrunnlagene, for på denne måten inkludere støttestillinger, men uten at dette gir
en for stor effekt for de fakultetene/avdelingene som har mange ansatte i denne
stillingskategorien.
Foreslått fordeling for det enkelte fakultet/avdeling (*1000):
Helsefak
Jurfak
Kunstfak
BFE-fak*
HSL-fak**
NT-fak
Finnfak
TMU
UB
Sentraladm***
ITA
BEA
Andre enheter
SUM
2510,53
287,32
234,98
1115,87
1718,97
1197,96
476,95
531,75
616,78
2298,58
1495,51
2130,49
129,29
14745,00
Side145
4
Det videre arbeidet med reformen
Det er ønskelig med en bred og konstruktiv tilnærming til avbyråkratisering- og
effektiviseringsreformen, med mål om å etablere gode og effektive administrative tjenester som
støtter opp under kvaliteten i utdanning, forskning og formidling. Kravet om effektivisering og
avbyråkratisering berører hele organisasjonen, både på langs og på tvers av nivåer. Det betyr at
fakulteter, avdelinger, tillitsvalgte og ledelse må involveres og påregne å foreslå tiltak som treffer
innenfor reformen. I forarbeidet til saksfremlegget har UiTs håndtering av reformen vært drøftet i
utvidet ledermøte, fakultetsdirektørmøte, avdelingsdirektørmøte og med fagforeningene gjennom
IDF-møtet.
Universitetsdirektøren vil legge opp til en todelt tilnærming i dette reformarbeidet:
1. Gjennomgående tiltak for hele UiT
2. Fakultets-/avdelingsdrevne tiltak
Ad. 1 - Gjennomgående tiltak for hele UiT
Eksempel på aktuelle gjennomgående tiltak kan være (lista er ikke fullstendig):
 Innkjøpsfunksjoner
 Eksamensavvikling
 HMS-funksjoner
 Vurdere fullmaktsstruktur og delegasjonsgrad ved UiT
 Etablering av administrasjonsstrategi for perioden
 Digitalisering av virksomhetsprosesser
 Implementering av allerede gjennomførte forbedringsprosesser
 Mv.
Ad. 2: Fakultets- og avdelingsdrevne prosjekter
Det foreslås at fakultetene/avdelingene har frist frem til 20. april 2015 med å synliggjøre hvordan
foreslåtte kutt skal håndteres. Dette skal inkludere:
 Tiltaksoversikt internt ved fakultetet/avdeling
 Forventet gevinstrealisering
 Forslag til gjennomgående reformer utover nevnte tiltakskategorier
Organisering av reformarbeidet
Siden hele institusjonen er underlagt reformen, er det viktig å sørge for samkjøring av arbeidet.
Direktøren ønsker derfor å benytte avdelingsdirektørene og fakultetsdirektørene som
styringsgruppe for arbeidet. I tillegg vil det etableres et sekretariat for reformarbeidet, med en
koordinerende og saksforberedende funksjon.
Lasse Lønnum
Saksbehandlere: André Løvik og Svein Are Tjeldnes
Side146
5
Vedlegg 1: Omtale av reformen i Prop. 1. S. (2014-2015) Regjeringens budsjettforslag (gul
bok)
I regjeringens budsjettforslag for 2015 er det gitt denne omtalen av reformen:
7.1 Innføring av avbyråkratiserings- og effektiviseringsreform
Regjeringen vil bygge sin politikk på en effektiv bruk av fellesskapets ressurser. Som i
næringslivet vil det også i offentlig forvaltning være et potensiale for å bli mer effektiv. For å
hente ut potensialet må det stilles klare krav om mindre byråkrati og mer igjen for
skattebetalernes penger.
Regjeringen innfører derfor en avbyråkratiserings- og effektiviseringsreform fra og med 2015.
Regjeringen vil forutsette at alle statlige virksomheter gjennomfører tiltak for å bli mer effektive.
Kravet om mindre byråkrati og mer igjen for pengene vil gjelde det meste av statlig forvaltning.
Reformen vil også omfatte sektorer som er politisk prioritert. Det er ikke mindre viktig å sikre
effektiv ressursbruk i prioriterte sektorer.
Innføringen av avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen vil gi insentiver til mer effektiv
statlig drift og skape handlingsrom for prioriteringer i statsbudsjettet. Reformen innebærer at deler
av gevinstene fra mindre byråkrati og mer effektiv bruk av pengene overføres i de årlige
budsjettene til fellesskapet. Den årlige overføringen til fellesskapet settes til 0,5 pst. av alle
driftsutgifter som bevilges over statsbudsjettet. Samlet sett er overføringen til fellesskapet som
følge av reformen beregnet til 1,4 mrd. kroner i 2015.
For å oppnå en varig effekt må tiltakene være en del av en planlagt prosess. Regjeringen vil derfor
la dette inngå som en fast del av budsjettarbeidet framover. Reformen vil stimulere forvaltningen
til å avbyråkratisere og bruke ressurser mer effektivt også i årene framover.
Tiltaket er i tråd med anbefalinger fra OECD. Flere land reduserer på tilsvarende måte
bevilgningene til drift for å oppnå effektiviseringsgevinster og handlingsrom for nye satsinger.
Blant annet har Danmark, Sverige og Finland tilsvarende ordninger for å effektivisere driften.
Kravet om mindre byråkrati og mer igjen for pengene gjelder alle statlige virksomheter som
mottar driftsbevilgninger fra statsbudsjettet. Det legges til grunn at forslaget gjelder
forvaltningens driftsutgifter på postene 01 til 29. Nettobudsjetterte virksomheter som
universiteter, høyskoler og forskningsinstitusjoner er inkludert i reformen. I tillegg er
spesialisthelsetjenestene med i ordningen. Driftsresultatene i statlig forretningsdrift holdes
imidlertid utenfor.
Driftsutgiftene til departementer og etater hvor deler av virksomheten finansieres av gebyrer
inkluderes også i reformen. For disse virksomhetene stilles det krav om at tiltak for mindre
byråkrati og mer igjen for pengene skal komme publikum til gode. Det er forutsatt at gebyrsatser
som hovedregel tilpasses et lavere utgiftsnivå.
Utgangspunktet for overføringen til fellesskapet i de årlige budsjettforslagene vil være saldert
budsjett for foregående år. Dette bidrar til forutsigbarhet for statlige virksomheter i årene
framover.
Side147
6
Dato: 20.01.2015
SAKSFRAMLEGG
Til:
Universitetsstyret
Møtedato:
12.02.2015
Sak:
6/15
Tildeling fra styrets strategiske midler
1. Universitetsstyret bevilger 1 mill kroner av styrets strategiske midler til utvikling av den nye
basisutstillingen, Tellus, ved Tromsø Museum Universitetsmuséet.
2. Universitetsstyret bevilger 1,4 mill kroner til finansiering av oppbygging av siviløkonomstudiet
ved Campus Alta i påvente av en permanent grunnfinansiering av studiet.
Begrunnelse:
Tellus – Tromsø Museum Universitetsmuséet.
Tromsø Museum Universitetsmuséet (TMU) utvikler for tida ei ny basisutstilling. Utstillinga
behandler de sentrale geologiske og biologiske prosessene som har gjort intelligent liv og en
teknologisk prega sivilisasjon mulig. Målsetningen er å formidle relevant og ny kunnskap om
jordens ressurser, liv og prosesser i og fra nord. Utstillinga har fått navnet TellUs (Tellus)
som henspeiler på vår klode og på formidling av kunnskap som fagmiljøer ved UiT Norges
arktiske universitet besitter. Basisutstillinger er ett av universitetsmuseets samfunnsoppdrag
og skal etter planen stå ferdig i april 2015.
Med dette prosjektet søker TMU å sprenge grenser for vitenskapelig formidling og internt
universitetssamarbeid. Institutt for informatikk har utviklet en enestående visningsvegg Tromsø Large Display Wall som åpner for nye teknologiske løsninger med mulighet for høy
og eksperimentell interaktivitet. Veggen er 7,5x3 m og det bygges sitteplasser samt
arbeidsbenker til 30 personer i tilknytning til visningsveggen. Det er inngått tett samarbeid
med Senter for fremragende forskning, CAGE, og arktisk petroleumssenter, ARCEx, samt
Institutt for geologi (IG) for å kunne formidle deres utfordrende spørsmål og spennende
perspektiv. Visningsveggen er en dynamisk infrastruktur for formidling av ny viten i feltet. I
tillegg til de nevnte miljøer, er IT-avdelinga sterkt inne med både hardware- og
softwarekompetanse. Det tverrfaglige samarbeidet har utløste nye muligheter og nye
innsikter.
Side148
Veggen kan videreutvikles til en unik undervisningsplattform som kan virke inspirerende og
utviklende på andre fagmiljøer miljøer ved UiT og ikke minst være en ressurs for
lærerutdanninga som kan gjøre veggen til et utviklings- og forskningsfelt for strategiens krav
om digital kompetanse i utdanning.
I tillegg er det et eminent verktøy for
forskningskommunikasjon for alle fagmiljøer og kan utløse tverrfakultære og tverrfaglige
prosjekter. Ved å løfte veggen som felles satsingsprosjekt for UiT kan miljøer inviteres til å
benytte den til formidling av egen forskning, til å utforske undervisningsmetoder og til å
posisjonere seg i front i digital formidling.
Prosjektet Tellus har et totalbudsjett på 10,8 mill kroner. Den vesentligste delen av dette
finansieres gjennom egeninnsats/egne midler og det jobbes kontinuerlig for å skaffe til veie
eksterne bidragsytere for å sikre fullfinansiering.
Siviløkonomstudiet Campus Alta.
BFE-fakultetet ble i 2014 tildelt 1,6 mill kroner av SAK-midlene (S 27 -14) til oppbygging av
siviløkonomstudiet ved Campus Alta. Midlene utgjorde en del av finansieringsbehovet på 3 mill
kroner som grunnfinansiering av studiet. I styrets vedtak om tildeling midlene, var det en
forutsetning at oppbyggingen av dette studietilbudet måtte skje gjennom omdisponering av
tidligere tildelte studieplasser på fagområdet.
Universitetsdirektøren vil anbefale at fakultetet tildeles 1,4 mill kroner av styrets strategiske
midler for å sikre finansiering av oppstarten av studietilbudet i påvente av en avklaring av en mer
permanent grunnfinansiering.
Lasse Lønnum
Eli M Pedersen
økonomidirektør
Side149
2
Arkivref: 2014/1583/NIS000
Dato: 03.02.2015
SAKSFRAMLEGG
Til:
Universitetsstyret
Møtedato:
12.02.2015
Sak:
7/15
Styringssystem for informasjonssikkerhet ved UiT Norges arktiske
universitet
1. Universitetsstyret godkjenner Styringssystem for informasjonssikkerhet. Styringssystemet
erstatter dokumentet Informasjonssikkerhet ved Universitetet i Tromsø vedtatt av
universitetsdirektøren 01.09.2011
2. Delegasjon vedtas som beskrevet i styringssystemet under punkt 3 om Roller, ansvar og
oppgaver
3. Universitetsdirektøren bes om å følge opp anbefalinger fra arbeidsgruppa for
Styringssystem for informasjonssikkerhet
Bakgrunn:
UiT Norges arktiske universitet (UiT) er pålagt å innføre et styringssystem for
informasjonssikkerhet. Dette følger både av lovgivningen som gjelder i universitetsog
høyskolesektoren og av nye krav som Kunnskapsdepartementet stiller til institusjonene i
tildelingsbrevet. Styringssystemet for informasjonssikkerhet skal sørge for at UiTs
informasjonsverdier håndteres på en systematisk, planmessig og tilfredsstillende måte. Dette
innebærer at all informasjon som UiT forvalter er sikret mot brudd på:
 Konfidensialitet – vi beskytter sensitiv eller viktig informasjon mot uautorisert innsyn,
tilgang eller misbruk,
 Integritet – vi beskytter sensitiv eller viktig informasjon mot uautorisert endring eller
sletting
 Tilgjengelighet – vi sørger for at all informasjon er tilgjengelig for alle som skal ha
tilgang til den
Universitetsdirektøren nedsatte en arbeidsgruppe som fikk i oppdrag å utarbeide et forslag til
styringssystem for informasjonssikkerhet. Arbeidsgruppa leverte forslag til styringssystem
1.6.2014 sammen med et notat med anbefalinger til oppfølging av systemet.
Forslaget fra arbeidsgruppa ble sendt på høring til enhetene ved UiT 3.7.2014. Avdeling for IT
(ITA) mottok fem høringssvar, fra henholdsvis Universitetsbiblioteket (UB), Tromsø Museum
(TMU), Det juridiske fakultet (JurFak) og Det helsevitenskapelige fakultet (Helsefak). JurFak og
Helsefak hadde ingen merknader til høringsdokumentet. UB har kommentarer til selve
styringssystemet, mens TMU i hovedsak har kommentarer til anbefalingene fra arbeidsgruppa.
Side150
Etter at arbeidsgruppa hadde levert sitt forslag, har UNINETTs sekretariatet for
informasjonssikkerhet i universitetsog høgskolesektoren utarbeidet en veileder for innføring av
styringssystem for informasjonssikkerhet i UH-sektoren. 1 Arbeidsgruppa fikk i oppdrag å
omarbeide forslaget til styringssystem ut fra enhetenes kommentarer og UNINETTs veileder.
Endringer i forslaget til styringssystem på bakgrunn av høringssvar og veilederen
Endringer som følge av høringssvarene
Arbeidsgruppa har tatt inn punktene som høringsinstansene har kommentert som går på
styringssystemet. Spesielt gjelder dette punktet om akseptabel risiko. UB påpeker at punktet var
mangelfullt eller til å misforstå. Arbeidsgruppa har på bakgrunn av dette gjort vesentlige
endringer i dette punktet. Videre har POA spilt inn at det i forbindelse med HMS-prosjektet ved
UiT ble utviklet et rammeverk for helhetlig styringssystem ved UiT og at det ble utarbeidet en
felles beskrivelse for dokumentstyring. Arbeidsgruppa anbefaler at styringssystemet tilpasses
dette rammeverket og beskrivelsen for dokumentstyring. Det samme gjelder rutinene og
retningslinjene som bør endres etter at styringssystemet er vedtatt.
Endringer som følge av UNINETTs veileder
I hovedsak har arbeidsgruppa sett behovet for å endre på hvilke roller som beskrives under pkt. 3
om roller, ansvar og oppgaver. I UNINETT sin veileder foreslås at styringssystemet vedtas av
Universitetsstyret. Universitetsstyret sin rolle er derfor også beskrevet i styringssystemets punkt 3.
UNINETT har også inkludert Avdeling for bygg og eiendom (BEA) som heller ikke var beskrevet
tidligere. BEA har allerede en rolle i arbeidet med informasjonssikkerhet blant annet gjennom
sikring av bygninger. I tillegg har arbeidsgruppa slått sammen lederrollene for å få bedre oversikt
da disse i hovedsak var sammenfallende.
Anbefalinger til oppfølgning av styringssystemet
Behov for økte ressurser
Den største endringen som fremkommer etter arbeidet med rolleavklaringer og ansvarsfordeling
er beskrivelsen av en delvis ny rolle som informasjonssikkerhetsrådgiver. Mange av oppgavene
som er beskrevet inngår allerede i stillingen til IT-sikkerhetsansvarlig på ITA. Arbeidsgruppa
mener imidlertid at ITA per i dag ikke har tilstrekkelig kapasitet og forvaltningskompetanse til å
gjøre det nødvendige løftet som kreves for å ivareta det helhetlige arbeidet med
informasjonssikkerhet. Arbeidsgruppa foreslår derfor at det etableres et team hvor eksisterende
IT-sikkerhetsansvarlig har fokus på det operative og tekniske, og at det tilsettes en rådgiver som
har fokus på det strategiske og forvaltningsmessige informasjonssikkerhetsarbeidet. Ettersom det
er en forutsetning at disse to jobber tett og delvis overlappende (eksempelvis ROS-analyser,
rådgivning og oppfølgning av avvik), har arbeidsgruppa beskrevet disse rollene sammen under
punkt 3 Roller, ansvar og oppgaver som Informasjonssikkerhetsrådgiver(e).
Arbeidsgruppa ser det som en fordel at det ansettes noen med juridisk og
risikostyringskompetanse til å forvalte og følge opp arbeidet med styringssystemet. Dette er
særlig viktig siden vedkommende bør få ansvar for å sørge for at UiT til enhver tid oppfyller
kravene som blant annet stilles i gjeldende personvernregelverk. I dette ligger blant annet
vedlikehold av strategier, rutiner og styringssystemet for øvrig. Det er også tenkelig at dette vil
inkludere oppfølgning av databehandleravtaler og leverandøravtaler. En annen ny oppgave som er
Jf. https://www.uninett.no/infosikkerhet/styringssystemer-informasjonssikkerhet-er-i-fokus-p%C3%A5suhs-konferansen
1
Side151
2
beskrevet er utforming av rapport for årlig gjennomgang av styringssystemet til ledelsen. Det vil
være en fordel med juridisk kompetanse for å kunne holde seg faglig oppdatert over konstante
endringer i regelverk innenfor området, samt erfaring innen generell saksbehandling. I sær vil det
være viktig at denne personen kan fungere som en pådriver for at styringssystemet gjøres kjent på
enhetene og som rådgiver for linjeorganisasjonen. Arbeidsgruppa foreslår at stillingen legges
under ITA i team med eksisterende stilling.
Opplæring
En av de klassiske feilene med informasjonssikkerhet som Datatilsynet peker på, er at rutinene i
virksomheten ikke er kjent hos de ansatte eller hos databehandler. Det er derfor svært viktig med
kontinuerlig opplæring for å bevisstgjøre ansatte og studenter om betydningen av
informasjonssikkerhet og bidra til å bygge en god sikkerhetskultur ved UiT.
Styringssystemet legger opp til en del ordninger som det per i dag ikke gis opplæring i, som for
eksempel risikovurderinger og kryptering av sensitiv informasjon. Det bør tilbys kurs på disse
områdene slik at de ansatte er i stand til å ivareta sine roller i styringssystemet. Arbeidsgruppa
anbefaler at det kjøpes inn et verktøy som kan brukes i risikovurderinger som vil gjøre
risikovurderinger enklere å utføre, samt sikrer en felles tilnærming til risikovurderinger.
Arbeidsgruppa foreslår at opplæring i første omgang spisses mot:
- Ledere på alle nivå
- Inngå i planlagt saksbehandleropplæring for administrativt ansatte2
- Generell opplæring/informasjon om informasjonssikkerhet til alle studenter og ansatte
gjennom Nasjonal sikkerhetsmåned
Nye nettsider
Informasjon, retningslinjer og rutiner må være enkle, tilgjengelige og relevante. Arbeidsgruppa
anbefaler at nettsidene endres og oppdateres slik at det kan brukes både som ledd i
markedsføringen av styringssystemet og som reelt hjelpemiddel for brukere av styringssystemet.
Informasjonssikkerhetsforum
Arbeidsgruppa anbefaler at det opprettes et informasjonssikkerhetsforum på UiT. Formålet med
forumet vil være å sikre at enhetene ved UiT har en enhetlig tilnærming til informasjonssikkerhet.
Forumet er nærmere beskrevet under punktet om roller, ansvar og oppgaver i styringssystemet.
De som deltar i forumet bør ha daglig ansvar og forhold til informasjonssikkerhet. Det kan være
gjennom å lede eller delta i risikovurderinger, opplæring eller å inneha en kontrollfunksjon.
Forumet bør ledes av informasjonssikkerhetsrådgiver(e). Enhetene bør få anledning til å gi
tilbakemelding om hvem som bør inngå i forumet.
Elektronisk melding av avvik
Arbeidsgruppa har tidligere meldt tilbake om ønske om felles elektronisk avviksskjema for HMS
og informasjonssikkerhet. Universitetsdirektøren vil vurdere generell funksjonalitet i systemet slik
at det også kan dekke behovene for avviksrapportering om informasjonssikkerhet.
Internrevisjon
2
Sølvi Anderssen leder arbeidsgruppen som utarbeider saksbehandleropplæring for adm. ansatte. Kurset ble kjørt
første gang 1. og 2. oktober 2014. Det er tatt inn 30 minutter foredrag om informasjonssikkerhet. Kurset skal
arrangeres to ganger årlig og er obligatorisk for alle nytilsatte i administrative stillinger.
Side152
3
Universitetsdirektøren vil utrede organisering av et samlet opplegg for internrevisjon ved UiT. I
og med at utredningsarbeidet enda er i startfasen har ikke arbeidsgruppa gjort noen endringer i
styringssystemet på bakgrunn av dette. Arbeidsgruppa støtter imidlertid at internrevisjon av
styringssystemet for informasjonssikkerhet eventuelt skal utføres av et revisjonsteam på UiT, som
kjenner til metodikk og fagfeltet internrevisjon.
Universitetsdirektørens vurdering
Fram til nå har dokumentet «Informasjonssikkerhet ved Universitetet i Tromsø», vedtatt 1.9.2011,
beskrevet hvordan informasjonssikkerhet ivaretas ved UiT. Når det nye styringssystemet er
implementert vil dokumentet «Informasjonssikkerhet ved Universitetet i Tromsø» ikke lenger
være aktuelt. Universitetsdirektøren mener styringssystemet vil bidra til økt oppmerksomhet og
bevissthet rundt viktigheten av god informasjonssikkerhet på alle nivå i organisasjonen.
Universitetsdirektøren mener at arbeidsgruppas anbefalinger vil være en forutsetning for å lykkes
med å få styringssystemet operativt ute på enhetene. Universitetsdirektøren ser at innføring av
systemet vil medføre en ny forvaltningsoppgave for ITA som de ikke har hatt tidligere. ITA
mangler denne forvaltningskompetansen i dag, og det er nødvendig at det settes av ressurser til å
styrke ITA på dette området. Midler til dette vil bli vurdert i forbindelse med
budsjettbehandlingen våren 2015. For å sikre en suksessfull implementering av styringssystemet i
organisasjonen er det essensielt at det arbeides videre med nettsider, rutiner og opplæring. ITA vil
ha et særskilt ansvar for å følge opp arbeidsgruppas anbefalinger som krever koordinering og
organisering på flere områder.
Lasse Lønnum
Stig Ørsje
IT-direktør
Saksbehandler: juridisk rådgiver Jannicke Hudson
Side153
4
Styringssystem for
informasjonssikkerhet
7.1.2015
-
0
Side154
Side155
Styringssystem for informasjonssikkerhet
Innhold
1
2
Innledning .............................................................................................................1
1.1
Formål og hensikt.................................................................................................1
1.2
Styringssystemet for informasjonssikkerhet ved UiT ..........................................1
1.3
Avgrensning av styringssystemet .........................................................................2
1.4
Behandlingsansvarlig og databehandlere............................................................2
Sikkerhetspolicy.....................................................................................................2
2.1
Sikkerhetsmål.......................................................................................................3
2.2
Sikkerhetsstrategi .................................................................................................3
2.3
Klassifisering av informasjon ..............................................................................4
2.4
Akseptabel risiko ..................................................................................................5
3
Roller, ansvar og oppgaver....................................................................................6
4
Risikovurdering.....................................................................................................9
5
Opplæring............................................................................................................10
6
Kontroll og oppfølging........................................................................................11
7
6.1
Internrevisjon.....................................................................................................11
6.2
Rapportering av avvik........................................................................................11
6.3
Ledelsens gjennomgang......................................................................................11
Vedlegg.................................................................................................................13
7.1
Relevant regelverk ..............................................................................................13
7.2
Prosedyrer, instrukser og rutiner .......................................................................13
7.3
Mal for ROS- vurdering (risiko- og sårbarhetsvurdering) ................................13
7.4
Mal for databehandleravtale fra Datatilsynet ..................................................13
7.5
Mal for leverandøravtale ...................................................................................13
Side156
Side157
1 Innledning
1.1 Formål og hensikt
Universitetet i Tromsø – Norges arktiske universitet (UiT) er et nasjonalt og
internasjonalt kraftsenter for kompetanse, vekst og nyskaping i nordområdene. Dette
skal blant annet vises gjennom høy kvalitet på UiTs kunnskapsforvaltning og
informasjonsverdier: forskningsdata, forskningsresultater og informasjon eller
kunnskap som inngår i undervisning, forskning og formidling.
Et systematisk og planmessig arbeid for å sikre våre informasjonsverdier er derfor en
sentral del av UiTs kunnskapsforvaltning. Både interne og eksterne aktører - ledere,
ansatte, studenter, samarbeidspartnere og offentligheten for øvrig - skal kunne stole
på at UiT ivaretar
1. informasjonens konfidensialitet - vi beskytter sensitiv eller viktig informasjon
mot uautorisert innsyn, tilgang eller misbruk,
2. informasjonens integritet - vi beskytter sensitiv eller viktig informasjon mot
uautorisert endring eller sletting,
3. informasjonens tilgjengelighet - vi sørger for at all informasjon er tilgjengelig
for alle som skal ha tilgang til den.
UiT er underlagt en rekke lover og forskrifter som pålegger oss å ha tilfredsstillende
informasjonssikkerhet. Dette gjelder blant annet forvaltningsloven med forskrift (eforvaltningsforskriften),
personopplysningsloven
med
forskrift
og
helseforskningsloven med forskrift. I tillegg inneholder andre lovverk, blant annet
offentlighetsloven og arkivloven, bestemmelser som har betydning for arbeidet med
sikring av informasjonen ved UiT. I Kunnskapsdepartementets (KD) tildelingsbrev til
UiT for 2014 kreves det innføring av et styringssystem for informasjonssikkerhet som
bygger på grunnprinsippene i anerkjente sikkerhetsstandarder. Styringssystemet for
informasjonssikkerhet ved UiT ivaretar de kravene som lovverket og KD stiller til
arbeidet med informasjonssikkerhet i universitetsog høyskolesektoren.
1.2 Styringssystemet for informasjonssikkerhet ved UiT
Styringssystemet for informasjonssikkerhet skal sørge for at UiTs informasjonsverdier
håndteres på en systematisk, planmessig og tilfredsstillende måte. I dette dokumentet
beskrives hovedtrekkene i styringssystemet, det vil si mål, strategi og organisering av
arbeidet med informasjonssikkerhet. Styringssystemet inneholder blant annet
beskrivelse av roller og ansvar, oversikt over informasjonsverdier og retningslinjer.
1
Side158
Styringssystemet består av tre hovedelementer:
1. Styrende - overordnet policy, herunder sikkerhetsmål og -strategi, roller og
ansvar.
2. Gjennomførende - risikovurderinger samt konkrete rutiner og retningslinjer i
vedleggene.
3. Kontrollerende – internrevisjon, rapportering av avvik og ledelsens
gjennomgang.
1.3 Avgrensning av styringssystemet
Informasjonssikkerhet er et topplederansvar. Det operative ansvaret og det praktiske
arbeidet med å ivareta informasjonssikkerheten kan delegeres til de enkelte enhetene
ved UiT, jf. beskrivelsen av sikkerhetsorganisasjonen med roller og ansvar i punkt 3.
Styringssystemet for informasjonssikkerhet ved UiT omfatter
 alle brukere av UiTs IT-ressurser1
 alle UiTs studiesteder/campuser
 alle organisatoriske enheter2
 all teknologi3
 alle informasjonsverdier
Med informasjonsverdier menes utstyr, prosesser eller data som er tilknyttet
informasjon og som virksomheten anser som nødvendig å beskytte. Hvordan man
skal beskytte informasjonsverdiene avhenger av resultatene fra risikovurderinger.
Informasjonssikkerhet knyttet til data er medie- og formatuavhengig, gjelder både
informasjon som lagres og brukes i mobile enheter, cd-rom og på papir. Det kan være
et IT-system, for eksempel personalsystem, læringsplattform og arkivsystem, eller en
type informasjon, for eksempel studentinformasjon, pasientinformasjon eller data
som inngår i et forskningsprosjekt.
1.4 Behandlingsansvarlig og databehandlere
To sentrale begrep går igjen i styringssystemet og personvernlovgivningen;
behandlingsansvarlig og databehandler. Den behandlingsansvarlige er den som
bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger, og hvilke
hjelpemidler som skal benyttes. Databehandleren er den som behandler
personopplysninger på oppdrag fra den behandlingsansvarlige. Det skal alltid inngås
en databehandleravtale før eksterne aktører kan behandle personopplysninger for
UiT, også i småskala.
2 Sikkerhetspolicy
God informasjonssikkerhet skal bidra til at UiT oppnår sine strategiske målsettinger
og ivaretar sitt samfunnsoppdrag. Konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet for
Studenter, ansatte, gjester, samarbeidspartnere etc.
Avdelinger, fakulteter, institutter, sentre, museum, databehandlere
3
IT-systemer, datanettverk, databaser/-registre etc.
1
2
2
Side159
UiTs informasjonsverdier skal ivaretas på en enhetlig og systematisk måte i hele
organisasjonen. Informasjonsverdiene skal være tilgjengelig for de som skal ha tilgang
(tilgjengelighet), de skal sikres mot utilsiktet og urettmessig endring (integritet), og de
skal ikke være tilgjengelig for uvedkommende (konfidensialitet).
2.1 Sikkerhetsmål
Sikkerhetsmålene skal understøtte UiTs kjerneområder utdanning, forskning og
formidling.
Følgende sikkerhetsmål skal oppnås:
 Arbeidet med informasjonssikkerhet skal til enhver tid være i tråd med de krav
som stilles i lov og forskrifter som gjelder for UiT.
 Informasjonen som behandles ved UiT skal ha riktig sikkerhetsnivå basert på
klassifisering og risikovurderinger.
 Ansatte, studenter, besøkende og samarbeidspartnere skal være kjent med
UiTs krav til informasjonssikkerhet og etterleve disse kravene.
 UiT skal sørge for at sentrale tjenester, infrastruktur og informasjon er
pålitelig og tilgjengelig for de som skal ha tilgang. Avvik og ekstraordinære
hendelser skal håndteres på en planmessig og forutsigbar måte.
2.2 Sikkerhetsstrategi
Arbeidet med informasjonssikkerhet er viktig i alle ledd av organisasjonen.
Sikringstiltakene skal være både av teknisk, organisatorisk og personellmessig
karakter.
Følgende strategi er førende for hvordan UiT skal oppnå sine sikkerhetsmål:
 UiTs sikkerhetsorganisasjon med tilhørende roller og ansvar skal være tydelig
og kjent.
 Ledere har et særskilt ansvar for sikkerheten, og skal gis nødvendig opplæring
og oppfølgning. De skal tilrettelegge for god informasjonssikkerhet innen sitt
ansvarsområde og følge dette opp på lik linje med økonomi- personal- og
fagansvar.
 Opplæring og tilgjengelige retningslinjer skal bidra til at den enkelte ansatte og
student skal være i stand til å etterleve kravene til informasjonssikkerhet.
 Det skal være en felles tilnærming til risikovurderinger med tilhørende
akseptkriterier, jf. punkt 2.4.
 UiT skal etablere og ivareta kontinuitetsog beredskapsplaner for kritiske
tjenester og infrastruktur.
 Styringssystem for informasjonssikkerhet og underliggende rutiner og policyer
skal revideres jevnlig og minst hvert tredje år.
 Universitetets informasjonsbehandling skal beskyttes mot alle identifiserbare
trusler. Dette omfatter både interne og eksterne, samt tilsiktede og utilsiktede,
trusler.
 Sikkerhetstiltak skal forhindre at ansatte, studenter og andre skal kunne
forårsake informasjonssikkerhetsbrudd, både uaktsomt og forsettlig.
3
Side160
2.3 Klassifisering av informasjon
En forutsetning for å kunne si noe om behovet for sikkerhetstiltak er at det er foretatt
en klassifisering av informasjonen som behandles. Blant annet så er det nødvendig
med en slik oversikt for å oppfylle plikter i personopplysningsloven med forskrift.
Dette innebærer for eksempel å etablere formål og hjemmel til å behandle
personopplysninger, plikt til å gi innsyn og informasjon, samt ivareta melde- og
konsesjonsplikt. All informasjon skal klassifiseres med hensyn til akseptabelt
sikkerhetsnivå, tilgangsbegrensning og akseptabel bruk. Denne klassifiseringen er med
på å avgjøre hvilken grad av sikring, både IT-teknisk og fysisk, informasjonen skal
underlegges.
Klassifisering av informasjon er delt inn i tre nivåer4:
1. Åpen informasjon er informasjon der det ikke påhviler noen restriksjoner for
hvem som kan ha tilgang. Denne informasjonen kan fritt sendes i e-post, per
post og lagres hos tredjepart uten spesiell avtale. Denne informasjonen kan
behandles og lagres på alle deler av UiTs IT-systemer. Eksempler kan være en
nettside som presenterer UiT som virksomhet eller beskriver en enhet, eller
studiemateriell for et emne eller kurs som ligger åpent men som likevel er
merket med lisens eller opphavsrett.
2. Intern informasjon er informasjon som er beregnet kun på ansatte eller
studenter ved UiT, eller andre navngitte enkeltpersoner eller grupper som UiT
samarbeider med. Dette omfatter blant annet informasjon som er unntatt
offentlighet, upubliserte artikkel- eller bokmanus, ikke-konfidensielle
forskningsdata som ikke er godkjent for publisering/offentliggjøring av
prosjektleder, utkast til strategier/planer eller ikke-publiserte forslag til
forskningsprosjekter.5
3. Konfidensiell informasjon er informasjon som er omfattet av lovbestemt og
avtalemessig taushetsplikt. Dette kan være taushetsbelagt informasjon,
sensitive personopplysninger, konfidensielle forskningsdata, medisinske data,
økonomiske data eller data med konfidensialitetsklausuler. Denne
informasjonen skal kun være tilgjengelig for medarbeidere med strengt
kontrollerte rettigheter. I spesielle tilfeller kan konfidensiell eller sensitiv
informasjon også gjøres tilgjengelige for eksterne aktører, for eksempel når
personopplysninger etter spesielle avtaler skal formidles til andre. Dette skal i
så fall skje under de samme strengt kontrollerte tilgangsrettighetene som
gjelder for UiTs egne medarbeidere med slike rettigheter. Slik informasjon kan
ikke lagres hos tredjepart uten at det finnes en spesifikk avtale for dette. All
overføring og behandling av konfidensiell informasjon må sikres tilstrekkelig
mot uautorisert innsyn.
Nivåene samsvarer med det som er anbefalt i UNINETTs Fagspesifikasjon - UFS136: Retningslinjer for
klassifisering av informasjon (https://www.uninett.no/webfm_send/758).
5
Jf. Uninetts veileder i styringssystem for informasjonssikkerhet i UH-sektoren versjon 1.0 s. 16
4
4
Side161
2.4 Akseptabel risiko
Ved all informasjonsbehandling eksisterer det en risiko for brudd på kravene om
integritet, konfidensialitet og tilgjengelighet. Det er derfor viktig å ha en forsvarlig
risikostyring. For å oppnå dette må det fastsettes kriterier man kan styre etter
(akseptkriterier), slik at det er mulig å avgjøre når en risiko overstiger et på forhånd
akseptert nivå. Dette nivået betegnes som akseptabel risiko, og kan omtales som den
risikoen UiT godtar i informasjonsbehandlingen. Denne vurderingen er ikke
nødvendigvis fritt opp til UiT å avgjøre, men kan også være underlagt lovpålagte
krav6.
For å oppnå tilfredsstillende informasjonssikkerhet skal informasjonen klassifiseres
enten som åpen, intern eller konfidensiell, jf. punkt 2.3. Det presiseres at dette gjelder
både elektroniske og fysiske data.
UiT har fastsatt følgende kriterier for informasjonssikkerhet innenfor UiTs
kjerneområder;
Personopplysninger
 Universitetet behandler personopplysninger av stor betydning for
studenter og ansatte, herunder opplysninger om søkere til studieplasser,
tidligere studenter/ansatte og søkere til fond som universitetet forvalter.
Feil i disse opplysningene kan medføre forsinkelser og økonomisk tap for
denne gruppen.
 For personopplysninger aksepteres ikke brudd på konfidensialitet eller
integritet. Dette gjelder i særlig grad for sensitive personopplysninger7.
Kortere avbrudd i personopplysningers tilgjengelighet aksepteres.
Forskningsdata
 Det må skilles mellom forskningsdata som ikke er klar for publisering og
forskningsresultater som kan publiseres.
 Det aksepteres ikke brudd på konfidensialiteten og integriteten til
konfidensielle
forskningsdata
som
ikke
er
godkjent
for
publisering/offentliggjøring av prosjektleder. Kortere avbrudd i
forskningsdataens tilgjengelighet aksepteres.
 For forskningsresultater som er klar for publisering skal tilgjengelighet og
integritet prioriteres foran konfidensialitet.
 Elektroniske systemer som benyttes til lagring av forskningsdata skal
oppfylle kravene til oppbevaring av personidentifiserende opplysninger
stilt i personopplysningsloven med forskrift.
Eksempelvis for personopplysninger så inneholder personopplysningsforskriften flere bestemmelser for
ivaretakelse av tilfredsstillende informasjonssikkerhet.
7
I personopplysningsloven § 2 defineres sensitive personopplysninger som opplysninger om rasemessig eller
etnisk bakgrunn; politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning; at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller
dømt for en straffbar handling; helseforhold; seksuelle forhold eller medlemskap i fagforeninger.
6
5
Side162


Dokumenter og andre opplysninger i forskningsprosjekter som faller inn
under
helseforskningsloven,
skal
behandles
i
tråd
med
Internkontrollsystem for helseforskning.
Direkte identifiserbare og avidentifiserte forskningsdata skal overføres
kryptert.
Eksamensoppgaver og eksamensbesvarelser
 Det aksepteres ikke brudd på konfidensialiteten og integriteten til
eksamensoppgaver (tekster/forslag) og eksamensbesvarelser. Det samme
gjelder uferdige eller innleverte studentoppgaver (bachelor/master) og
avhandlinger (ph.d./dr. philos) som ikke skal publiseres eller
offentliggjøres.
 Korte avbrudd i tilgjengelighetene aksepteres kun der det ikke
vanskeliggjør gjennomføring av eksamen eller innlevering og sensurering
av eksamensbesvarelser, studentoppgaver eller avhandlinger.
3
Roller, ansvar og oppgaver
Oversikt over de som har roller, ansvar og oppgaver i styringssystemet for
informasjonssikkerhet ved UiT:











universitetsstyret
IT-direktør
informasjonssikkerhetsrådgiver(e)
Avdeling for IT
Avdeling for bygg og eiendom
enhetsledere (dekaner, avdelingsdirektører, museumsdirektør
biblioteksdirektør)
systemeiere
brukere
Computer Security Incident Response Team (CSIRT)
og
I det følgende gis en nærmere beskrivelse av hvilket ansvar og hvilke oppgaver som er
lagt til de ulike rollene.
Universitetsstyret
 behandler og vedtar styringssystemet for informasjonssikkerhet ved UiT
 kan stille krav til det videre arbeidet med informasjonssikkerhet ved UiT
Universitetsdirektør
6
Side163






er behandlingsansvarlig for alle personopplysninger, dette omfatter også å
bestemme formålet med behandling av personopplysninger, samt å ha
dokumentert oversikt over disse
har ansvar for informasjonssikkerhet på et overordnet nivå, herunder å sette
av tilstrekkelige ressurser til arbeidet med informasjonssikkerhet, inkludert
opplæring og kompetanseheving
har ansvaret for at styringssystemet for informasjonssikkerhet blir
implementert og vedlikeholdt, samt for organiseringen av sikkerhetsarbeidet
skal iverksette årlig internrevisjon, jf. punkt 6.1.
skal årlig gjennomgå status for arbeidet med informasjonssikkerhet8
skal oppnevne medlemmer av informasjonssikkerhetsforumet
IT-direktør
 er informasjonssikkerhetsansvarlig og har forvaltningsansvaret for
informasjonssikkerheten ved UiT
 har instruksjonsmyndighet overfor alle andre enheter ved UiT i saker som
angår informasjonssikkerhet
 skal påse at holdningsskapende programmer gjennomføres
Informasjonssikkerhetsrådgiver(e)
 skal utøve IT-direktørens myndighet i saker om informasjonssikkerhet
 skal være rådgiver for linjeorganisasjonen i spørsmål relatert til
 skal lede CSIRT-teamet og Informasjonssikkerhetsforum
 skal utarbeide og vedlikeholde overordnet beredskapsplan for IKT
 skal følge opp avvik på overordnet nivå og sørge for at disse blir kanalisert til
og fulgt opp av berørte enheter
 skal drive opplysningsvirksomhet, rådgivning og opplæring innen
 skal vedlikeholde overordnet policy og rutiner for informasjonssikkerhet
 skal iverksette og delta i revisjoner og risikovurderinger ved behov
 skal utarbeide årlig rapport til ledelsens gjennomgang
 skal holde oversikt over databehandleravtaler som inngås på UiT
Avdeling for IT
 skal bistå systemeier ved utforming av krav til informasjonssikkerhet ved
anskaffelse av nye system
 har ansvar for drift av IT-systemene, og skal ivareta tilfredsstillende
informasjonssikkerhet på IT-infrastruktur basert på risikovurderinger
 skal, på bakgrunn av risiko- og sårbarhetsanalyser, utarbeide en kontinuitetsog beredskapsplan (KBP) som dekker kritiske og viktige informasjonssystemer
og infrastruktur
 skal dokumentere systemer/infrastruktur med tilhørende sikkerhetstiltak
8
Jf. ledelsens gjennomgang
7
Side164


skal utarbeide og vedlikeholde sikkerhetspolicy, retningslinjer og prosedyrer
for den tekniske infrastrukturen
skal overvåke vesentlige endringer i trusler mot UiTs informasjonsverdier
Avdeling for bygg og eiendom
 skal sørge for at sikring av tilgang til bygninger, rom og områder er i tråd med
kriterier for akseptabel risiko
 skal bistå enheter ved risikovurderinger av fysisk sikkerhet og ved
gjennomføring av nødvendige fysiske sikringstiltak
Enhetsledere
 er ansvarlig for å tilfredsstille krav til informasjonssikkerhet i egen enhet
 skal gjennomføre risikovurderinger
 skal iverksette tiltak dersom det er nødvendig for å ivareta
informasjonssikkerheten i egen enhet
 skal rapportere resultat fra risikovurderinger med handlingsplan og avvik til
informasjonssikkerhetsrådgiver
 skal følge opp avviksmeldinger i egen enhet og sørge for at disse blir lukket
 skal informere ansatte i egen enhet om de rutiner og retningslinjer som gjelder
til enhver tid og sørge for at kravene i styringssystemet til egen enhet blir fulgt
Systemeier
 skal etablere og vedlikeholde rutiner for å ivareta sikkerhetsmålene
 skal stille krav til informasjonssikkerhet i anskaffelse, utvikling og vedlikehold
av informasjon og informasjonssystemet, i samråd med Avdeling for IT
 skal sørge for at tilganger blir gitt etter tjenstlig behov, avsluttet når behovet
opphører, samt at nødvendig opplæring blir gitt
 skal, i samråd med informasjonssikkerhetsrådgiver, sørge for at
databehandleravtaler inngås
 skal utføre risikovurdering av systemet i henhold til punkt 4, og dokumentere
at risikovurderinger er utført
 skal iverksette eventuelle tiltak på bakgrunn av risikovurderinger
Brukere av IT-tjenester (ansatte/studenter)
 har plikt til å gjøre seg kjent med og følge de sikkerhetsrutiner og
retningslinjer som til enhver tid gjelder for sikker håndtering av
informasjonsverdier og personopplysninger
 har plikt til å forhindre og rapportere hendelser som kan innebære avvik, samt
rapportere avvik når disse oppstår, gjennom avviksmeldingssystemet
Computer Security Incident Response Team (CSIRT)
 skal iverksette, eller beordre iverksatt, ethvert tiltak som vurderes som tjenlig
for å avverge skade på UiTs IT-systemer og data
8
Side165

skal rapportere om sikkerhetshendelser, skadepotensial, skadeomfang og
iverksatte tiltak til IT-direktøren
 skal gi råd om tiltak/initiativ som fremmer informasjonssikkerheten
 skal koordinere planleggingen og gjennomføringen av tiltak og initiativ på
informasjonssikkerhetsområdet som omfatter hele institusjonen
 skal gjennomgå rapporterte avvik og sikkerhetshendelser, og påse at disse blir
lukket
 skal gjennomgå rapport til ledelsens gjennomgang
 skal bidra til implementering av styringssystemet i organisasjonen
 skal jevnlig gjennomgå styringssystemet for informasjonssikkerhet med
tilhørende dokumenter og generelle ansvarsforhold, samt vurdere behov for
endringer
4 Risikovurdering
Risikovurderinger skal avdekke mulige uønskede hendelser/trusler som kan føre til
brudd på informasjonssikkerheten ved UiT. Vurderingene er derfor sentral i arbeidet
med å sikre trygg og sikker behandling av UiTs informasjonsverdier. I tillegg til å
avdekke hva som kan gå galt, skal de avdekke hva vi har gjort og hva vi ytterligere kan
gjøre for å hindre at uønskede hendelser inntreffer, samt redusere konsekvensene
dersom de likevel skjer.
Risikovurderingen må videre sees i sammenheng med etablerte akseptkriterier for
risiko (jf. punkt 2.3), og akseptabel risiko må fastsettes før risikovurderingen foretas.
Dersom risikoen for at en eller flere uønskede hendelser skjer er større enn det som er
definert som akseptabelt, må denne risikoen håndteres ved at forebyggende tiltak
iverksettes.
Risikovurderinger skal foretas
 når trusselbildet endres
 før oppstart av behandling av personopplysninger
 ved oppstart av forskningsprosjekter
 ved etablering eller endring av IKT-systemer
 ved organisatoriske endringer som kan påvirke informasjonssikkerheten
Alle risikovurderinger skal dokumenteres. Dersom risikovurderinger avdekker tilfeller
som skal følges opp, skal det navngis hvem som har ansvar for å fastsette relevante
tiltak og plan for oppfølgning av disse. Risikovurderingen skal leveres til
informasjonssikkerhetsrådgiver(ne) som skal benytte disse i ledelsens gjennomgang
og sørge for at dokumentene lagres i UiTs arkivsystem.
9
Side166
5 Opplæring
Opplæring skal bidra til å bygge en god sikkerhetskultur ved UiT. Den skal
bevisstgjøre ansatte og studenter om betydningen av informasjonssikkerhet og gjøre
dem i stand til å etterleve UiTs sikkerhetspolicy i sitt daglige virke. Opplæring i
informasjonssikkerhet må derfor tas inn som en naturlig del av opplæringen av
studenter og ansatte på alle nivå i organisasjonen. Systemeiere er spesielt ansvarlig for
opplæring i sine respektive systemer.
Ledere har et overordnet ansvar for at nødvendig informasjon blir gitt til de ansatte,
og at det blir satt av tid og ressurser til opplæring. For å sikre at dette ansvaret blir
ivaretatt skal informasjonssikkerhet inngå i UiTs lederopplæring. Videre skal
universitetsdirektøren sørge for at informasjonssikkerhet tas opp som tema i egnede
lederfora minst en gang i året.
Informasjon om informasjonssikkerhet ved UiT skal være lett tilgjengelig for alle via
universitetets nettsider og andre relevante kanaler.
Alle som er tildelt sentrale roller og oppgaver i sikkerhetsarbeidet skal gis spesiell
opplæring. Eksterne kurs, seminarer og deltakelse i relevante nettverk er viktig for å
sikre utveksling av informasjon og øke kompetansen hos denne gruppen ansatte.
10
Side167
6 Kontroll og oppfølging
6.1 Internrevisjon
Hensikten med internrevisjon er å kontrollere at det vedtatte styringssystemet for
informasjonssikkerhet innføres, driftes og vedlikeholdes i alle deler av organisasjonen.
Det skal gjennomføres årlig systematisk kontroll av universitetets behandling av
informasjon der det er krav til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet.
Kontrollen skal identifisere eventuelle avvik og behov for justeringer i selve
styringssystemet og/eller i opplæringen. Det skal føres kontroll av de interne
retningslinjene og hvorvidt disse er oppdatert i forhold til regler og praksis i
virksomheten. Det skal også kontrolleres at de etterlever krav i lov og forskrifter. Den
årlige kontrollen skal danne grunnlag for ledelsens gjennomgang.
6.2 Rapportering av avvik
Avvik er brudd på lover, forskrifter eller interne bestemmelser på UiT. Melding av
avvik er viktig- både for å kartlegge årsaken til at de skjer, og for å eventuelt iverksette
nye sikringstiltak for å unngå liknende avvik i fremtiden. Avvik handler således om
kvalitet og forbedring.
Eksempler på avvik:
 Tyveri av datautstyr,
 misbruk av IT-tjenester,
 misbruk av passord,
 dataangrep for eksempel ved virusangrep eller hacking,
 datalekkasje,
 svakheter i IT-systemer eller rutiner på UiT,
 sensitiv informasjon på avveie,
 personopplysninger på avveie,
 uautorisert tilgang til opplysninger.
Fremgangsmåte ved avvik:
1. Den som oppdager et avvik skal rapportere dette via avviksmeldingssystemet.
2. Informasjonssikkerhetsrådgiver(ne) undersøker årsakene til avviket og
iverksetter korrigerende tiltak for å lukke avviket.
3. Informasjonssikkerhetsrådgiver(ne) skal føre en samlet oversikt over alle avvik
som er meldt inn. Disse skal blant annet inngå i ledelsens gjennomgang og
benyttes for læring på tvers i organisasjonen for å hindre gjentakelse.
6.3 Ledelsens gjennomgang
Informasjonssikkerhet er et lederansvar på lik linje med andre sentrale lederoppgaver
ved UiT. Det er ledelsen som har det øverste ansvaret for å sikre at UiT ivaretar
pålagte krav til informasjonssikkerhet, og som skal passe på at medarbeidere og
studenter har tilstrekkelig kjennskap til informasjonssikkerhet. For at ledelsen skal
kunne ivareta sine oppgaver, skal det årlig utarbeides en rapport som gjennomgår
arbeidet med informasjonssikkerhet. Informasjonssikkerhetsrådgiver(ne) har ansvar
for at denne rapporten blir utarbeidet.
11
Side168
Ledelsens gjennomgang skal omhandle
 resultater fra internrevisjonen
 resultater fra risikovurderinger
 rapporterte avvik og iverksatte tiltak
 eventuelle nødvendige justeringer av styringssystemet
Ledelsen skal etter gjennomgangen ta stilling til
 om ansvars- og oppgavefordelingen er hensiktsmessig
 om det er behov for endringer i styringssystemet
 om det er spesielle ressurs- og opplæringsbehov for kommende år
12
Side169
7 Vedlegg
7.1 Relevant regelverk
7.2 Prosedyrer, instrukser og rutiner
7.2.1 Instruks for behandling av personopplysninger ved Universitetet i
Tromsø
7.2.2 Retningslinjer for bruk av Universitetets IT-ressurser
7.2.3 Rutiner for behandling av studentopplysninger ved Universitetet i
Tromsø
7.2.4 Rutiner for behandling av personopplysninger som forvaltes av
Avdeling for personal og organisasjon og av Avdeling for økonomi
7.2.5 Rutiner for behandling av personopplysninger i forskningsog
studentprosjekter ved Universitetet i Tromsø
7.2.6 Systemlandskap ved UiT
7.2.7 Klassifikasjon av informasjonsverdier ved UiT
7.2.8 Rutiner for helseforskning for Helsefak og UNN
7.2.9 Prosedyre for bestilling av leverandørkonto og fjerntilgang
7.2.10 Prosedyre for taushetsplikt og taushetserklæring
7.2.11 Prosedyre for fysisk sikring, tilgangskontroll og systemanskaffelser
7.2.12 Rutine for søknad om overføring av personopplysninger fra FS, Paga
og System X til andre datasystemer
7.3 Mal for ROS- vurdering (risiko- og sårbarhetsvurdering)
7.4 Mal for databehandleravtale fra Datatilsynet
7.4.1 Mal for databehandleravtale etter helseregisterloven
7.4.2 Mal for databehandleravtale etter personopplysningsloven
7.5 Mal for leverandøravtale
13
Side170
Vedlegg 7.1
Relevante regelverk for informasjonssikkerhet
Rettsregler som stiller krav til informasjonssikkerhet finnes i mange lover, forskrifter og
instrukser. I tillegg kan det være et krav i kontrakter. Generelt er det ingen regelverk eller
kontrakter som utelukkende handler om informasjonssikkerhet og kravene kan være
vanskelig å finne i de forskjellige regelverkene.
Det finnes generelle regler knyttet til alle typer saksbehandling som for eksempel
forvaltningsloven, offentleglova og personopplysningsloven. Det finnes også spesielle regler
som kommer til anvendelse på spesielle områder, som for eksempel helseregisterloven og
helseforskningsloven. Der det finnes særlovgivning med forskrifter, går disse foran de
generelle lovene. De generelle lovene kan også være utfyllende på områder som
særlovgivningen ikke regulerer.
Nedenfor følger en liste med de mest relevante rettsreglene som gjelder for
informasjonssikkerhet.
-
Lov:
Generelle regler om personopplysninger
Personopplysningsloven
Regulerer behandling av personopplysninger også i tilknytning
til forskning på mennesker, helseopplysninger og humant
biologisk materale.
Personopplysninger kan bare behandles hvis den
opplysningene gjelder har samtykke, eller det står i en særlov at
slik behandling kan gjøres, eller en av de seks andre særlige
grunnene som er nevnt i loven er tilstede. For sensitive
personopplysninger, må det søkes om konsesjon/tillatelse fra
Datatilsynet, med mindre behandlingen har hjemmel i egen
lov.
Virksomheten kan bare behandle personopplysninger dersom
ledelsen sørger for ”tilfredsstillende informasjonssikkerhet
med hensyn til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet…”.
Dette skal skje gjennom planlagte og systematiske tiltak som
skal dokumenteres. Det stilles også krav om at det etableres et
system for internkontroll for hele loven.
Forskrift: Personopplysningsforskriften Ytterligere krav til særlig ledelsens ivaretakelse av
informasjonssikkerhet. Det er den daglige ledelsen som har
ansvaret for å påse at reglene etterleves. Dette innebærer krav
om klar fordeling og dokumentasjon av ansvar og myndighet
for bruk av informasjonssystemet. Ledelsen skal også sørge for
at det formuleres sikkerhetsmål og sikkerhetsstrategi, der
formålet med personopplysningene skal fremgå, og hvilke valg
og prioriteringer som skal gjøres for å nå formålet. Det skal
jevnlig undersøkes om bruken av informasjonssystemet er god
1
Side171
i forhold til virksomhetens behov, og om sikkerhetsstrategien
gir god nok informasjonssikkerhet som resultat.
Forskriften krever at resultatet av gjennomgangen skal
dokumenteres og brukes til forbedringer.
Kriterier for akseptabel risiko skal bestemmes,
risikovurderinger skal gjennomføres, som grunnlag for
revidering av om kriteriene er hensiksmessige. Resultatene skal
dokumenteres. Det skal også jevnlig gjennomføres
sikkerhetsrevisjon.
Sikkerhetsbrudd/avvik skal rapporteres og gi grunnlag for
forbedring.
Lov:
Generelt forvaltningslovverk
Forvaltningsloven
Har generelle bestemmelser om forvaltningens
saksbehandling. Inneholder regler om taushetsplikt for
opplysninger om noens personlige forhold eller om
konkurranseutsatte opplysninger (§13 flg). Fødested,
fødselsdato, personnummer, statsborgerforhold,
sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted er ikke omfattet,
med mindre det er fare for å røpe forhold som må anses
som personlige.
Offentleglova
Regulerer allmennhetens rettigheter til innsyn i offentlige
saksdokument. Hovedregelen er at saksdokumenter skal
være offentlige.
Arkivlova
Arkivlova er en lov for alle typer offentlige arkiv. Den har
som formål å sikre arkiv som har omfattende kulturell
eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettslig
eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, at disse
blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertida.
Forskrift: Forskrift om offentlege
arkiv
Regulerer de fleste sider ved arkivfunksjonen i offentlig
forvaltning, ved UiT ivaretatt i ePhorte.
Forskrift om elektronisk Gir bestemmelser om tilrettelegging, samordning og
kommunikasjon
sikring av elektronisk kommunikasjon med
(eForvaltningsforskriften) virksomheten, og for elektronisk saksbehandling i
virksomheten. Stiller krav til informasjonssikkerhet for å
støtte eller bidra til at forskriftens formål nås.
Forvaltningsorgan som benytter elektronisk
kommunikasjon skal ha beskrevet sikkerhetsmål og
sikkerhetsstrategi for informasjonssikkerhet i
virksomheten. I praksis betyr dette at dersom
virksomheten skal utvikle og ta i bruk nytt IKT-system,
må det utarbeides mål og strategi for
informasjonssikkerhet som skal danne grunnlag for
utvikling og bruk av systemet.
Annet:
Beskyttelsesinstruksen
Gir konkrete regler for behandling av taushetsbelagt
2
Side172
informasjon.
- Særlovgivning
Lov:
Helseforskningsloven
Regulerer all forskning på mennesker, helseopplysninger
og humant biologisk materiale som har til hensikt å
fremskaffe ny kunnskap om helse og sykdom.
Helseregisterloven
Helseregisterloven omhandler innsamling, lagring og
bruk av helseopplysninger i helseregistre.
Sikkerhetsloven
Forskrift: Forskrift om
Skal fremme forsvarlig organisering og gjennomføring av
organisering av
medisinsk og helsefaglig forskning og er hjemlet i
medisinsk og helsefaglig helseforskningsloven.
forskning
3
Side173
Vedlegg A til “Informasjonssikkerhet ved Universitetet i Tromsø”
Arkivref. 2010/2582
INSTRUKS FOR BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER VED
UNIVERSITETET I TROMSØ
Fastsatt av universitetsdirektøren 24.8.2011
1. Behandlingsansvarlig
1.1. Universitetet i Tromsø ved universitetsdirektøren er behandlingsansvarlig, jf. lov om
behandling av personopplysninger § 2, for behandling av personopplysninger som helt
eller skjer med elektroniske hjelpemidler ved universitetet.
1.2. Ved Universitet i Tromsø skjer elektronisk behandling av personopplysninger i
forskningsog studentprosjekter og ved administrativ behandling vedrørende studenter og
tilsatte.
1.3. Behandlingsansvarlig er ansvarlig for at behandlingen av personopplysninger skjer i
overensstemmelse med lov om behandling av personopplyninger
(personopplysningsloven) forskrift om behandling av personopplysninger
(personopplysningsforskriften).
1.4. Behandlingsansvarlig skal fastsette hvem som har det daglige ansvaret for den enkelte
behandling av personopplysninger ved universitetet, se Informasjonssikkerhet ved
Universitetet i Tromsø punkt 3.1.
1.5. Behandlingsansvarlig skal utarbeide gjennomførende rutiner for behandling av
personopplysninger i forskningsog studentprosjekter, og for den administrative
behandlingen av personopplysninger vedrørende studenter og tilsatte.
1.6. I alle forskningsog studentprosjekter ved Universitetet i Tromsø skal respondentene
informeres om at Universitetet i Tromsø er behandlingsansvarlig.
1.7. Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste skal være personvernombud for forskningsog
studentprosjekter som gjennomføres helt eller delvis ved Universitetet i Tromsø.
2. Grunnkrav til behandling av personopplysninger
2.1. Behandlingsansvarlig skal sørge for at personopplysningene som behandles
a) bare behandles når dette er tillatt etter personopplysningsloven §§ 8 og 9,
b) bare nyttes til uttrykkelig angitte formål som er saklig begrunnet i universitetets
virksomhet,
c) ikke brukes senere til formål som er uforenelig med det opprinnelige formålet med
innsamlingen, uten at den registrerte samtykker,
d) er tilstrekkelige og relevante for formålet med behandlingen, og
e) er korrekte og oppdatert, og ikke lagres lenger enn det som er nødvendig ut fra
formålet med behandlingen.
2.2. Behandlingsansvarlig skal sørge for at bare tilsatte eller studenter som har et saklig behov
for det skal ha tilgang til personopplysningene som behandles.
2.3 Senere behandling av personopplysningene for historiske, statistiske eller vitenskapelige
formål anses ikke uforenelig med de opprinnelige formålene med innsamlingen av
opplysningene jf. 2.1. c), dersom samfunnets interesse i at behandlingen finner sted, klart
overstiger ulempene den kan medføre for den enkelte.
3. Innformasjonsplikt ved innsamling av personopplysninger
3.1. Når det samles inn personopplysninger fra den registrerte selv, skal behandlingsansvarlig
av eget tiltak først informere den registrerte om
Side174
a)
b)
c)
d)
e)
at Universitetet i Tromsø er behandlingsansvarlig, inkludert adresse,
formålet med behandlingen av personopplysninger,
opplysningene vil bli utlevert, og eventuelt hvem som er mottaker,
det er frivillig å gi fra seg opplysningene, og
annet som gjør den registrerte i stand til å bruke sine rettigheter etter
personopplysningsloven på best mulig måte, for eksempel informasjon om retten
til å kreve innsyn og retten til å kreve retting.
3.2. Når det samles inn opplysninger fra andre enn den registrerte selv, skal
behandlingsansvarlig av eget tiltak informere den registrerte om hvilke opplysninger som
samles inn og gi informasjon som nevnt i punkt 3.1. så snart opplysningene er innhentet.
4. Plikt til innhenting av samtykke
4.1. Ved behandling av personopplysninger hvor samtykke fra den registrerte er nødvendig,
jf. personopplysningsloven §§ 8 og 9, skal det innhentes en frivillig, uttrykkelig og
informert erklæring fra den registrerte om at hun eller han godtar behandling av
opplysninger om seg selv.
5. Plikt til å gi innsyn
5.1. Enhver som ber om det skal få vite hva slags behandling av personopplysninger
universitetet foretar, og kan kreve å få følgende informasjon om en bestemt type
behandling:
a) hvem som har det daglige ansvaret for å oppfylle pliktene som er tillagt
behandlingsansvarlig,
b) formålet med behandlingen
c) beskrivelser av hvilke typer personopplysninger som behandles,
d) hvor opplysningene er hentet fra, og
e) om personopplysningene vil bli utlevert, og eventuelt hvem som er mottaker
5.2. Dersom den som ber om innsyn er registrert, skal behandlingsansvarlig opplyse om
a) hvilke opplysninger om den registrerte som behandles, og
b) sikkerhetstiltakene ved behandlingen så langt innsyn ikke svekker sikkerheten.
5.3. Den registrerte kan kreve at den behandlingsansvarlige utdyper informasjonen som nevnt
ovenfor i punkt 5.1. og 5.2 i den grad dette er nødvendig for at den registrerte skal kunne
vareta egne interesser.
5.4. Retten til informasjon etter punkt 5.2. og 5.3. gjelder ikke dersom personopplysningene
behandles utelukkende for historiske, statistiske eller vitenskapelige formål og
behandlingen ikke får noen direkte betydning for den registrerte.
6. Plikt til å rette mangelfulle personopplysninger
6.1. Dersom det er behandlet personopplysninger som er uriktige, ufullstendige eller som det
ikke er adgang til å behandle, skal den behandlingsansvarlige av eget tiltak eller på
begjæring av den registrerte rette de mangelfulle opplysningene. Den
behandlingsansvarlige skal om mulig sørge for at feilen ikke får betydning for den
registrerte.
Side175
6.2. Retting av uriktige eller ufullstendige personopplysninger som kan ha betydning som
dokumentasjon, skal skje ved at opplysningene tydelig markeres og suppleres med
korrekte opplysninger.
6.3. Sletting bør suppleres med registrering av korrekte og fullstendige opplysninger. Dersom
dette ikke er mulig, og dokumentet som inneholdt de slettede opplysningene av den grunn
gir et åpenbart misvisende bilde, skal hele dokumentet slettes.
7. Forbud mot å lagre unødvendige personopplysninger
7.1. Behandlingsansvarlig skal ikke lagre personopplysninger lenger enn det som er
nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen. Hvis ikke personopplysningene
deretter skal oppbevares i henhold til arkivloven eller annen lovgivning, skal de slettes.
7.2. Behandlingsansvarlig kan lagre personopplysninger for historiske eller vitenskapelige
formål, dersom samfunnets interesse i at opplysningene lagres klart overstiger de
ulempene den kan medføre for den enkelte. Behandlingsansvarlig skal i disse tilfellene
sørge for at opplysningene ikke oppbevares på måter som gjør det mulig å identifisere
den registrerte lenger enn nødvendig.
7.3. Den registrete kan kreve at opplysninger som er sterkt belastende for ham eller henne skal
sperres ellet slettes dersom dette
a) ikke strider mot lov, og
b) er forsvarlig ut fra en samlet vurdering av blant annet andres behov for
dokumentasjon, hensynet til den registrerte, kulturhistoriske hensyn og ressurser
gjennomføring av kravet forutsetter.
7.4. Hvis dokument som inneholdt de slettede opplysningene gir et åpenbart misvisende bilde
etter slettingen, skal hele dokumentet slettes.
8. Frist for å svare på henvendelser om informasjon med mer
8.1. De behandlingsansvarlige skal svare på henvendelser om innsyn, retting og sletting, jf.
punkt 5, 6 og 7 uten ugrunnet opphold og senest innen 30 dager fra den dagen henvendelsen
kom inn.
9. Meldeplikt til Datatilsynet
9.1. Den behandlingsansvarlige skal gi melding til Datatilsynet før
a) behandling av personopplysninger med elektroniske hjelpemidler,
b) opprettelse av manuelt personregister som inneholder sensitive
personopplysninger, jf. personopplysningsloven § 2 første ledd nr. 8.
9.2. Meldingen skal gis 30 dager før behandlingen tar til.
9.3. Meldingen skal inneholde opplysninger som fastsatt i personopplysningsloven § 32.
9.4 Melding om behandling av personopplysninger i forskningsog studentprosjekter skal
meldes til Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste.
9.5 Behandling av personopplysninger om studenter som skjer i medhold av lov om
universiteter og høyskoler eller etter samtykke fra den enkelte student, er unntatt fra
meldeplikten.
Side176
10. Krav om konsesjon fra Datatilsynet
10.1 Det kreves konsesjon fra Datatilsynet for å behandle sensitive personopplysninger, se
personopplysningsloven § 2 første ledd nr. 8.
10.2. Søknad om konsesjon fra Datatilsynet for behandling av sensitive personopplysninger i
forskningsog studentprosjekter skal foregå i henhold til universitetets avtale med Norsk
samfunnsvitenskapelig datatjeneste.
10.3 Behandling av personopplysninger om studenter som skjer i medhold av lov om
universiteter og høyskoler eller etter samtykke fra den enkelte student, er unntatt fra
konsesjonsplikten.
11. Internkontroll
11.1. Den behandlingsansvarlige skal etablere og holde ved like planlagte og systematiske
tiltak som er nødvendige for å oppfylle ovennevnte plikter og krav, som følger av
personopplysningsloven, herunder sikre personopplysningenes kvalitet.
11.2. Den behandlingsansvarlige skal dokumentere tiltakene. Dokumentasjonen skal være
tilgjengelig for medarbeiderne hos behandlingsansvarlig. Dokumentasjonen skal også være
tilgjengelig for Datatilsynet og Personvernnemnda.
12. Risikovurdering
12.1. Den behandlingsansvarlige skal klarlegge sannsynlighet for, og konsekvens av
sikkerhetsbrudd ved hjelp av risikovurdering. Risikovurdering skal gjennomføres før
behandling av personopplysninger med elektroniske hjelpemidler settes i gang, og deretter
ved endringer av betydning for informasjonssikkerheten.
12.2. Den behandlingsansvarlige skal holde oversikt over de personopplysninger som
behandles med elektroniske hjelpemidler, samt angi hvilke opplysninger det er nødvendig å
sikre konfidensialitet, tilgjengelighet eller integritet for. Denne oversikten skal benyttes som
en del av grunnlaget for risikovurderingen.
12.3. Resultatet av risikovurdering skal sammenlignes med de fastlagte kriterier for
akseptabel risiko forbundet med behandlingen av personopplysninger, jf.
Informasjonssikkerhet ved Universitetet i Tromsø punkt 1.1.
13. Databehandler
13.1. Dersom en ekstern enhet skal behandle personopplysninger på vegne av universitetet
som behandlingsansvarlig, skal det foreligge en avtale mellom databehandleren og
universitetet som regulerer behandlingen. Av avtalen skal det gå frem at databehandleren
plikter å gjennomføre sikringstiltak som følger av personopplysningsloven § 13.
13.2. En databehandler kan ikke behandle personopplysninger på annet måte enn det som er
skriftlig avtalt med universitetet. Opplysningene kan heller ikke uten slik avtale overlates til
noen andre for lagring eller bearbeidelse.
Side177
Retningslinjer for bruk av Universitetets
IT-ressurser
Fastsatt av universitetsdirektøren 01.04.05. Sist endret
27.03.08. Ref: 2010/2582
Innhold:
1.0 Begrepsforklaringer
2.0 Formål
3.0 Anvendelse
4.0 Lojalitet
5.0 Datasikkerhet
6.0 Respekt for andre brukere, personvern
7.0 Sømmelig bruk
8.0 Ressursbevissthet
9.0 Rettigheter
10.0 Erstatningsansvar
11.0 Privat bruk
12.0 Logging
13.0 Taushetsplikt
14.0 Utlevering og sletting av data ved brukerforholdets opphør
15.0 Sanksjoner
16.0 Klageinstans
1.0 Begrepsforklaringer
Forklaringer av ord og uttrykk som brukes i retningslinjene.
Brukere
Alle som får tilgang til og benytter IT-ressursene ved Universitetet. Dette gjelder bl.a.
arbeidstakere, studenter og andre som får tildelt tilgang til IT-ressursene.
Brukerkontrakt
Avtale mellom bruker og avdeling(er) ved Universitetet som regulerer brukerens
aksessrettighet til IT-ressursene. Brukerkontrakten er også en bekreftelse på at disse
retningslinjene er akseptert av brukeren.
Data
Informasjon som befinner seg på Universitetets IT-anlegg. Dette inkluderer både innhold i
datafiler og programvare.
Datanett
Side178
Maskinvare og/eller programvare som gjør det mulig å opprette forbindelser mellom to eller
flere maskiner. Dette inkluderer både private, lokale, nasjonale og internasjonale datanett som
man får tilgang til gjennom Universitetets IT-ressurser.
Driftsforstyrrelser
Forstyrrelser og/eller unormaliteter som i uakseptabel grad hemmer brukeres utnyttelse av ITanlegget.
IT-ressurs
Inkluderer maskinvare, data, tjenester og datanett.
Maskinvare
Maskinelt utstyr som kan brukes til databehandling.
Private data
Data som befinner seg på et område som er markert som privat.
2.0 Formål
Formålet med retningslinjene er å bidra til et utviklende IT-miljø hvor de mulighetene ITressursene gir kan utnyttes på best mulig måte, både i forhold til samfunnet og til fellesskapet
ved Universitetet. Dette for å fremme utdanning og forskning, samt spre kunnskap om
vitenskapens metoder og resultater.
3.0 Anvendelse
Disse retningslinjene gjelder for bruk av Universitetets IT-ressurser, og gjelder alle brukere
som får tilgang til disse ressursene. Bruk av IT-ressursene fordrer også at brukeren kjenner
eventuelle supplerende bestemmelser.
4.0 Lojalitet
En bruker skal alltid opptre under fullt navn og det skal ikke herske tvil om brukerens
identitet. I tillegg skal brukeren klargjøre tilknytningen til Universitetet. En bruker skal altså
alltid identifisere seg med navn, egen brukeridentitet, passord eller på annen regulær måte ved
bruk av tjenester i datanettet. Det er ikke tillatt å bruke Universitetets IT-ressurser uten å få
tillatelse til dette i forkant. Det å være en bruker ved Universitetet innebærer at tillatelse er gitt
til formålstjenlig bruk.
Eksterne miljøer skal ikke misbrukes ved at bruker tilegner seg informasjon som ikke er
tiltenkt den, eller ved å bruke tjenestene til annet enn det de forutsetter. Bruker må vise
særskilt aktsomhet med taushetsbelagte opplysninger.
En bruker skal følge driftspersonalets anvisninger om bruk av IT-ressursene. Brukeren skal
Side179
også i tilstrekkelig grad sette seg inn i bruksanvisning, dokumentasjon m.v. for å redusere
muligheten for at uvitenhet skal skape risiko for driftsforstyrrelser eller tap av data eller
utstyr.
Ved opphør av ansettelses- eller studieforhold er brukeren ansvarlig for at kopier av data som
eies/disponeres av Universitetet sikres for Universitetet.
5.0 Datasikkerhet
En bruker plikter å treffe tiltak som er nødvendig for at tap av data eller lignende skal få minst
mulig følger gjennom sikkerhetskopiering, forsvarlig oppbevaring av media, m.v. Dette kan
gjøres ved å forsikre seg om at driftspersonellet tar seg av dette.
Egne filer er i utgangspunktet personlige, men bør likevel beskyttes slik at de ikke kan leses
av andre.
En bruker plikter å ikke gjøre passord eller andre sikkerhetselementer kjent for andre, samt
forhindre at uvedkommende får tilgang til IT-ressursene. Dette gjelder også å gi fra seg
Universitets interne brukernavn og passord til maskiner som ikke tilhører Universitetet. Dette
kan være å lagre Universitetets brukernavn/passord i nett-lesere på eksterne maskiner.
Innførsel av data medfører en risiko for uønskede elementer som f.eks. virus, orm og
trojanere. Bruker plikter å gjennomføre tiltak som beskytter IT-ressursene mot slikt. Alle
maskiner (deriblant hjemme- og bærbare maskiner) som skal bruke Universitetets IT-ressurser
skal være beskyttet med relevante sikkerhetsmekanismer (antivirus, brannmur, system for
jevnlige oppdateringer etc.).
En bruker plikter å rapportere forhold som kan ha betydning for anleggets sikkerhet eller
integritet til nærmeste foresatte eller den som har ansvar for datasikkerheten.
6.0 Respekt for andre brukere, personvern
En bruker må ikke søke å gjøre seg kjent med andres passord o.l., eller søke å oppnå
uautorisert tilgang til andres data. Dette gjelder uavhengig av om dataene er beskyttet eller
ikke. Det er viktig å understreke at det å anvende IT-ressurser i andres navn er strengt
forbudt. Det er mange handlinger som kan begås i eller ved hjelp av IT-ressurser som er
belagt med straffe- eller erstatningsansvar. Det kan derfor være svært belastende om noen
begår handlinger i andres navn.
En bruker som behandler eller har tenkt å starte med elektronisk behandling av
personopplysninger, administrativt eller i forsknings- eller studentprosjekter, plikter å gjøre
seg kjent med personopplysningsloven og personopplysningsforskriften, samt å sette seg inn i
Universitets egne retningslinjer for behandling av personopplysninger. Før behandling av
personopplysninger tar til i forsknings- eller studentprosjekter skal behandlingen meldes til
Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste. Kopi av meldingen skal sendes til avdelingen
(fakultetet/Norges fiskerihøgskole).
Brukere har taushetsplikt om personlige forhold, jf. forvaltningsloven § 13, som brukeren får
kjennskap til gjennom bruk av Universitetets IT-ressurser.
Side180
7.0 Sømmelig bruk
Universitetets IT-ressurser må ikke brukes til å fremsette ærekrenkelser eller diskriminerende
uttalelser, formidle pornografi eller spre taushetsbelagte opplysninger, krenke privatlivets fred
eller oppfordre eller medvirke til ulovlige handlinger. Utover dette skal brukere avholde seg
fra usømmelig kommunikasjon på nettet.
IT-ressursene skal brukes i overensstemmelse med formålet til Universitetet. Dette utelukker
direkte kommersiell bruk.
8.0 Ressursbevissthet
Universitetets IT-ressurser skal styrke og understøtte faglig virksomhet, administrasjon,
utvikling, forskning og undervisning. Brukeren har et medansvar for at ressursene utnyttes
best mulig. Bruk som ikke er begrunnet i institusjonens formål er for eksempel privat bruk.
Dette er det vanlig å tillate, men ikke slik at det opptar store ressurser eller skjer til fortrengsel
for oppgaver som inngår i forskning, undervisning, formidling og administrasjon.
9.0 Rettigheter
Til data er det normalt knyttet rettigheter som gjør bruk avhengig av avtale med
rettighetshaver. Bruker forplikter seg til å respektere andres rettigheter, herunder også vilkår
ihht lisensavtaler Universitetet har inngått. Dette gjelder også når Universitetet gjør data
tilgjengelig.
Kopiering av dataprogrammer via Universitetets datanett tillates bare når brukeren har rett til
å bruke dataprogrammet.
Det er ikke tillatt å gjøre datafiler, herunder musikk- og mediafiler, tilgjengelig på
Universitetets datanett uten tillatelse fra opphavsmannen. Det tillates ikke at bruker legger ut
linker, herunder ved bruk av fildelingsprogram, på Universitets datanett til ulovlig materiale.
10.0 Erstatningsansvar
Brukerne har selv ansvaret for bruk av data som gjøres tilgjengelig ved bruk av IT-ressursene.
Universitetet fraskriver seg ansvar for økonomisk tap som følge av feil eller mangler ved ITanlegget, herunder f.eks. feil eller mangler i data, bruk av data fra tilgjengelige databaser eller
andre data innhentet gjennom datanettet m.v.
Universitetet er ikke ansvarlig for skader som måtte påføres brukeren som følge av manglende
sikring av egne data.
11.0 Privat bruk
All informasjon en ansatt mottar i kraft av sin stilling ved Universitetet, herunder e-post, har
Universitetet som arbeidsgiver full innsynsrett i. Samtidig har Universitetet full innsynsrett i
det universitetseide datautstyret og det som måtte være lagret der. Ved fravær vil Universitetet
ha rett til å skaffe seg tilgang til data som ligger lagret på den ansattes område, for å sikre at
oppgaver utføres i rett tid og med best mulig datagrunnlag. Skulle den ansatte motta privat epost eller lagre private data på Universitetets utstyr, må dette lagres i mapper merket
Side181
(navngitt) «Privat». Universitetet vil respektere slik merking og vil ikke skaffe seg tilgang til
data lagret på slike områder uten at særskilt hjemmel kan påvises.
12.0 Logging
Enhver pålogging på Universitetets IT-ressurser blir logget. Loggene blir brukt til å
understøtte driften av institusjonens IT-systemer. Utlevering av logger av trafikkdata eller
innhold i kommunikasjoner utleveres til politi, påtalemyndighet eller andre utenforstående
etter beslutning av en norsk domstol.
13.0 Taushetsplikt
Driftsansvarlige har taushetsplikt med hensyn til opplysninger om brukeren eller brukerens
virksomhet som driftsansvarlige får på denne måte, med det unntak at forhold som kan
representere brudd på retningslinjene kan meddeles til overordnede instanser.
14.0 Utlevering og sletting av data ved brukerforholdets opphør
Når brukerens forhold til Universitetet opphører, for eksempel ved endt studium eller avsluttet
arbeidsforhold skal brukeren selv sørge for å fjerne sine data fra Universitetets IT-ressurser.
Dataene vil bli slettet 3 måneder etter opphør av brukerforholdet.
Ved brukers død slettes privat mappe som er lagret på arbeidsplassmaskinen etter 3 måneder.
Utlevering av privat mappe vil ikke bli foretatt uten at særskilt hjemmel kan påvises.
15.0 Sanksjoner
Ved brudd på gjeldende regelverk/retningslinjer for bruk av Universitetets IT-ressurser skal
det vurderes reaksjon. Reaksjonsform og eventuell av utstenging eller begrenset tilgang til
datasystemer/IT ressurser skal vurderes ut fra alvorlighetsgraden av handlingen eller
unnlatelsen av å handle (sikre personopplysninger). For ansatte vil dette variere fra muntlig
orientering om gjeldende regelverk (muntlig tjenstlig tilrettevisning) til andre reaksjoner etter
lov om statens tjenestemenn. For studenter skal det vurderes stenging av brukerkonto for en
periode eller for alltid. For alle brukergrupper kan det ved vesentlige brudd på
sikkerhetsbestemmelser som medfører vesentlige kostnader, vurderes å søke regress for
kostnadene hos brukeren.
Sanksjoner mot brukere skal begrunnes, og kan ilegges av den som er tillagt slik myndighet i
henhold til de regler som gjelder for Universitetet. Eventuell stenging av en students
brukerkonto besluttes av Universitetsdirektøren.
16.0 Klageinstans
Klager på sanksjoner (for eksempel utestengelse eller nektelse av brukertilgang) skal rettes til
den myndighet som ilegger sanksjonene. Dersom klagen ikke blir imøtekommet, sendes den
videre til Universitetsstyrets klagenemnd for endelig avgjørelse. Klager på overvåkning følger
samme prosedyre som for sanksjoner.
Side182
Vedlegg C til “Informasjonssikkerhet ved Universitetet i Tromsø”
Arkivref. 2010/2582
RUTINER FOR BEHANDLING AV STUDENTOPPLYSNINGER VED
UNIVERSITETET I TROMSØ
Fastsatt av universitetsdirektøren 04.07.05, jf. pkt. 1.5 i Instruks for behandling av personopplysninger ved
Universitetet i Tromsø(instruksen). Sist endret 14.06.11.
1. Formål og definisjon
Formålet med rutinebeskrivelsen er å ivareta de sikkerhetsmål og strategier for behandling av
studentopplysninger som er fastsatt av universitetsdirektøren. Rutinene gjelder for registrering
og behandling av personopplysninger som helt eller delvis skjer med elektroniske
hjelpemidler ved Universitetet i Tromsø.
Med personopplysning menes opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en person jf.
personopplysningsloven § 2 første ledd.
2. Ansvarsforhold og roller
Universitetsdirektøren er behandlingsansvarlig og har det overordnede ansvaret for at
behandling av studentopplysninger skjer i samsvar med personopplysningsloven og
personopplysningsforskriften.
Utdanningsdirektøren har det daglige ansvaret for at pliktene som personopplysningsloven
tillegger behandlingsansvarlig, er oppfylt for den administrative behandling av
studentopplysninger som skjer ved Universitetet i Tromsø.
3. Formål med behandlingen av personopplysninger
Ved Universitetet i Tromsø behandles personopplysninger vedrørende studenter elektronisk i
personregisteret Felles studentsystem (FS). Som støttesystem i behandlingen brukes arkiv- og
saksbehandlingssystemet ePhorte.
Formålet med behandlingen av personopplysningene er å organisere opptaket og forhold i
tilknytning til studiesituasjonen til den enkelte student ved Universitetet i Tromsø.
Personopplysninger skal bare registreres i FS i forbindelse med studentopptaket,
semesterregistrering, undervisning, eksamensavvikling og oppnådde grader.
Felles studentsystem leverer elektronisk studentopplysninger til følgende interne systemer:
System
BibSys
Brukeradministrativ system (BAS)
Fronter
Orakeltjenesten
Syllabus
Studentweb
Søknadsweb
Formål
Lånekort til Universitetsbiblioteket
Aktivere IT-rettigheter og adgangskort
Læringsadministrasjon
Brukerstøtte for IT-tjenesten
Timeplanlegging og romreservasjon
Semesterregistrering, eksamensoppmelding m.v.
Søknadsregistrering
Side183
4. Personopplysninger som behandles
Registeret kan inneholde følgende opplysninger om både søkere og studenter:
- fødselsnummer
- navn
- adresse(r)
- telefon
- språk
- opptaksgrunnlag, herunder generell studiekompetanse
- personkode
- e-postadresse
- særlig tilrettelegging (ikke grunnlaget)
Registeret kan inneholde følgende opplysninger om søkere:
- svaradresse
- svartelefon
- og andre opplysninger som er saklig begrunnet og nødvendig for å behandle søknaden
- søknadsdokumentene
Registeret kan inneholde følgende opplysninger om utenlandske studenter:
- boligønske
- behov for lån
- oppholdstillatelse
- statsborgerskap
- dato ankomst Norge
- fødselsnummerering
- og andre opplysninger som er relevante for søknadsbehandlingen
Registeret kan inneholde følgende opplysninger om studenter:
- studentnummer
- semesteradresse
- språk
- studentkortnummer
- studiekull
- permisjon
- personbilde
Registeret kan inneholde ytterligere opplysninger om den enkelte i sammenheng med:
- semesterregistrering
- undervisning
- eksamensavvikling
- sensur
- oppnådde/ønskede grader
- godkjenning av tidligere studium
- stipendsøknadsopplysninger
- utestegning/tap av eksamensrett
Opplysningene skal kun registreres når de er saklig begrunnet og nødvendig ut fra formålet
med behandlingen.
Side184
5. Konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet
Konfidensialitet
I FS skal det ikke registreres sensitive personopplysninger jf. personopplysningsloven § 33
første ledd og 2 nr. 8. Enkelte personopplysninger som registreres kan være taushetsbelagt i
henhold til forvaltningsloven § 13. Omfanget av taushetsbelagte opplysninger vil være liten.
For det meste vil det dreie seg om opplysninger som indirekte kan indikere noens personlige
forhold, som igjen kan være taushetsbelagt. Eksempelvis vil dette kunne gjelde studenter som
har institusjonsadresse og opplysninger om innvilget særlig tilrettelegging ved eksamen.
Bare administrativ tilsatte, med et arbeidsmessig behov for det, skal ha tilgang til FS. Den
enkelte student skal ha tilgang til deler av sine egne opplysninger gjennom StudentWeb.
FS skal bare være tilgjengelig ved pålogging, brukernavn og passord. FS-brukerne skal årlig
endre passord. Alle datamaskiner som kan brukes for å logge seg inn på FS, skal ha
skjermbeskytter med passord. Tilgangen via StudentWeb, skal bare være mulig ved personlig
brukernavn og pinkode.
Utdanningsdirektøren ved FS-administrator skal hvert kvartal sjekke om noen av FS-brukerne
er inaktive. Brukere som ikke har vært aktive de siste to månedene skal sperres.
Integritet
Personopplysningene registrert i FS skal ikke kunne endres utilsiktet eller av uvedkommende.
Særlig viktig er dette for opplysninger om den registrertes fødsels- og personnummer,
karakterer og oppnådde grader. Dette må informasjonssikkerheten og kontrollrutinene spesielt
ivareta. Bare FS-brukere som har et arbeidsmessig behov for det skal ha mulighet til å
registrere eller endre personopplysninger i FS.
Maksimalt to FS-brukere på det enkelte fakultet skal ha tilgang til eksamensprotokollen i FS.
All aktivitet i eksamensprotokollen skal synliggjøres ved at saksbehandler legger igjen sitt
elektroniske visittkort. Hvert semester skal aktiviteten i eksamensprotokollen kontrolleres av
utdanningsdirektøren ved FS-administrator.
Studenter skal via StudentWeb ha mulighet til å registrere seg som student, inngå
utdanningsplan og melde seg opp til eksamen. Studentene skal selv kunne legge inn eller
endre sin adresse, e-postadresse og/eller telefonnummer. Søkere kan gjøre dette i
Søknadsweb.
Tilgjengelighet
Omfanget av personopplysninger registrert i FS er omfattende og registeret er sentralt i
virksomheten ved universitetet. Det er således svært viktig at FS til enhver tid er tilgjenglig
for brukerne. Teknisk arbeid med FS, som medfører at FS må gjøres utilgjengelig for
brukerne, skal så langt det er mulig legges utenfor ordinær arbeidstid. Det må daglig kjøres
backup av personopplysningene registrert i FS.
Side185
6. Innsamling av opplysninger
Opplysningene i registeret kan innhentes
- fra den registrerte selv
- med hjemmel i lov eller forskrift
- fra Database for Samordna opptak i forbindelse med opptak av nye studenter
- fra nasjonal vitnemåldatabase
- internt i utdanningsinstitusjonen i forbindelse med opptaket og administrasjonen av
studietilbudet
- fra tilsvarende registre ved annen utdanningsinstitusjon
7. Informasjon ved innsamling av personopplysninger
Ved innsamling av personopplysninger skal daglig ansvarlig/FS-bruker sørge for at den
registrerte gis informasjon om innsamlingen i samsvar med punkt 3 i instruksen.
8. Behandling av innsynsforespørsler
Alle innsynsforespørsler om hva slags behandling av personopplysninger vedrørende
studenter som universitetet foretar, skal henvises til utdanningsdirektøren ved
FS-administrator. Forespørslene behandles i samsvar med punkt 5 og 8 i instruksen.
9. Utlevering av personopplysninger
Personopplysninger fra FS skal ikke utleveres til utenforstående. Utlevering kan likevel skje
1. med samtykke fra den registrerte,
2. med hjemmel i lov eller forskrift,
3. som ledd i betalingsinnkreving, inkasso,
4. til Lånekassen i forbindelse med lånesøknader,
5. til Samordna opptak,
6. til Nasjonal klagenemnd for opptakssaker og Felles klagenemnd i forbindelse med
klage fra den registrerte,
7. til Norsk institutt for studier av forskning og høyere utdanning (NIFU)
8. til Database for høyere utdanning(DBH)/Norsk samfunnsvitenskaplig datatjeneste
NSD,
9. til Nasjonal database for godkjenning av utenlandsk høyere utdanning (NAG),
10. til Helsetilsynet,
11. studentens navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse kan utleveres til
Studentsamskipnaden,
12. opptaksopplysninger, opplysninger om karakterer og opplysninger om oppnådd
grad, kan utleveres til andre utdanningsinstitusjoner når en student søker opptak
ved denne,
13. til databehandler som ved avtale med Universitetet i Tromsø plikter å gjennomføre
sikkerhetstiltak som følger av personopplysningsloven § 13.
14. verifisering av karakteropplysninger og opplysninger om fullført utdanning ved
Universitetet i Tromsø
Forespørsler om studentopplysninger fra forvaltningsorganer, som for eksempelvis NAV og
UDI, skal henvises til Avdeling for utdanning. Forespørsler om studentopplysninger fra
Politiets sikkerhetstjeneste skal henvises til utdanningsdirektøren.
Den registrertes telefonnummer kan gis til offentlig helseinstitusjon eller liknende ved
ulykker, dødsfall eller andre tilfeller, hvor det er viktig å få hurtig kontakt med den registrerte.
Side186
Andre som ber om utlevering og ikke kan få utlevert studentopplysninger, er henvist til å be
om innsyn i eventuelle saksdokumenter som inneholder personopplysningene, jf.
offentlighetslova.
10. Retting av mangelfulle personopplysninger
FS-bruker som blir kjent med at det er registrert personopplysninger i FS som er uriktige,
ufullstendige eller som det ikke er adgang til å behandle, skal av eget tiltak eller etter krav av
den registrerte, rette de mangelfulle opplysningene i samsvar med instruksens punkt 6.
Dersom den som oppdager feil ikke er autorisert til å utføre rettingen, skal feilen meldes til
systemansvarlig eller til bruker som har nødvendig autorisasjon.
11. Sletting av personopplysninger
Det skal ikke lagres personopplysninger i FS lenger enn det som er nødvendig for å
gjennomføre formålet med behandlingen.
Opplysninger i tilknytning til opptaket og vedrørende personer som har søkt om opptak, men
ikke tatt opp ved universitetet, skal slettes senest ett år etter det opprinnelige
opptaket/vurderingen ble foretatt. Forvaltningsopplysninger, det vil si opplysninger om
studentens generelle studiekompetanse og opplysninger i forbindelse med
søknadsalternativene, kan lagres ut over ett år selv om personen ikke blir tatt opp til studier
ved universitetet.
Opplysninger om at en student er blitt utestengt fra institusjonen, skal slettes når
utestegningsperioden er over. Opplysninger om studentens navn, fødselsnummer,
eksamenresultater, studenthistorikk og oppnådde grader skal ikke slettes. Med
studenthistorikk menes her opplysninger om semesterregistreringer og hvilke eksamener
studenten har meldt seg opp til.
FS-administrator ved Avdeling for utdanning skal hvert semester foreta sletting i tråd med
ovennevnte retningslinjer.
12. Sikkerhet og risikovurdering
FS brukere har et selvstendig ansvar for sikring av at datamaskiner og passord er i tråd med
retningslinjene i punkt 7.1.2 i Informasjonssikkerhet ved Universitetet i Tromsø.
Rutiner for behandling av studentopplysninger forvaltes av Avdeling for utdanning og skal
revideres minst hvert tredje år.
For å sikre at informasjonssikkerhet ivaretas på en tilfredsstillende måte, skal Avdeling for
utdanning minst hvert tredje år foreta en risikovurdering av behandlingen av
studentopplysninger.
Side187
Vedlegg D til “Informasjonssikkerhet ved Universitetet i Tromsø”
Arkivref. 2010/2582
side 1 av 5
Side188
side 2 av 5
Side189
side 3 av 5
Side190
side 4 av 5
Side191
side 5 av 5
Side192
RUTINER
for behandling av personopplysninger i forskningsog studentprosjekter ved Universitetet i Tromsø ”
Vedlegg E til “Informasjonssikkerhet ved Universitetet i Tromsø
Fastsatt av:
Dato:
Universitetsdirektøren
11.2.2005
Ansvarlig enhet:
Avdeling for forskning og utviklingsarbeid
Kode:
(AFU)
Sist endret av:
Dato:
Universitetsdirektøren
20.4.2012
Erstatter:
Versjon av 14.6.2011
Arkivref.: 2010/2582-17
Hjemmel:
Pkt. 1.5 i Instruks for behandling av personopplysninger ved Universitetet i
Tromsø
1. Virkeområde og definisjoner
Disse rutinene gjelder for alle forskningsog studentprosjekter ved Universitetet i Tromsø som
innbefatter behandling av personopplysninger helt eller delvis med elektroniske hjelpemidler.
Definisjoner:
Personopplysninger: Opplysninger som direkte eller indirekte kan identifisere en person. Direkte
personidentifiserende opplysninger er navn, personnummer eller andre personlige kjennetegn.
Indirekte personidentifiserende opplysninger er bakgrunnsopplysninger som kan gjøre det mulig å
spore opplysningene tilbake til en enkeltperson, for eksempel bostedskommune eller
institusjonstilknytning kombinert med opplysninger om alder, kjønn, yrke, nasjonalitet, etc.
Behandling av personopplysninger: Enhver bruk av personopplysninger, som f.eks. innsamling,
registrering, sammenstilling, lagring og utlevering eller en kombinasjon av slike bruksmåter.
Behandlingsansvarlig: Universitetsdirektøren, jf. instruksen pkt. 1.
Daglig ansvarlig: Den personen som har det daglige ansvaret for oppfylling av pliktene som den
behandlingsansvarlige har, jf. instruksen pkt. 1.
Enhet: Fakultet, TMU eller senter.
Instruksen: Instruks for behandling av personopplysninger ved Universitetet i Tromsø.
Respondent: En som har svart på en undersøkelse/som er undersøkt.
2. Ansvar
Prosjektleder for det enkelte forskningsprosjekt er daglig ansvarlig. Ved tvil avgjør enheten hvem
som skal ha det daglige ansvaret. Daglig ansvarlig for studentprosjekter (også ph.d.-prosjekter) er
oppnevnt faglig veileder.
Den aktuelle enheten må sørge for etablering av gode rutiner slik at de prosjektene som skal meldes
inn blir meldt.
483795.DOCX
Side193
Side 1 of 4
3. Melding til personvernombud
Meldeplikten til Datatilsynet, jf. pkt 9 i instruksen, er erstattet av meldeplikt til personvernombud.
Personvernombud for prosjekter som ikke faller inn under helseforskningsloven
Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste (NSD) er personvernombud for forskningsog
studentprosjekter som gjennomføres helt eller delvis ved Universitetet i Tromsø og som ikke faller
inn under helseforskningsloven.
Planene for behandling av personopplysninger må være godkjent før prosjektet settes i gang. Den
daglig ansvarlige skal så snart som mulig, og senest 30 dager før behandlingen av
personopplysningene tar til, melde prosjektet. Meldeskjema og veiledning til det finnes på NSDs
internettsider: http://www.nsd.uib.no/personvern/
Prosjekter som faller inn under helseforskningsloven
Regionale komiteer for medisinsk og helsefaglig forskningsetikk (REK) er personvernombud for
forskningsog studentprosjekter som faller inn under helseforskningsloven og som gjennomføres
helt eller delvis ved Universitetet i Tromsø.
Planene for behandling av personopplysninger må være godkjent før prosjektet settes i gang. Daglig
ansvarlig skal melde prosjektet så snart som mulig. Meldeskjema med veiledning og informasjon om
behandlingstid finnes på REKs internettsider:
http://helseforskning.etikkom.no/ikbViewer/page/forside?lan=2
4. Informasjon ved innsamling av personopplysninger
Daglig ansvarlig skal sørge for at informasjon blir gitt til respondenten i samsvar med pkt. 3 i
instruksen.
5. Innhenting av samtykke
Daglig ansvarlig skal sørge for at samtykke blir innhentet fra respondenten i samsvar med pkt. 4 i
instruksen.
6. Behandling av innsynsforespørsler
Alle forespørsler om hva slags behandling av personopplysninger universitetet foretar i forskningsog studentprosjekter, skal henvises til universitetsdirektøren ved Avdeling for forskning og
utviklingsarbeid (AFU). Forespørslene behandles i samsvar med instruksen pkt 5.
Henvendelser om innsyn skal besvares uten ugrunnet opphold og senest innen 30 dager fra den
dagen henvendelsen kom inn.
7. Utlevering av personopplysninger
Personopplysninger i forsknings- eller studentprosjektene må ikke utleveres til utenforstående.
Utlevering kan likevel skje
1. som informert om ved innhenting av personopplysningene,
2. med samtykke fra respondenten,
3. med hjemmel i lov, eller forskrift gitt med hjemmel i lov.
8. Retting av mangelfulle personopplysninger
Personer som behandler personopplysninger i forsknings- eller studentprosjekter som blir kjent med
at det er registrert personopplysninger i prosjektet som er uriktige, ufullstendige eller som det ikke er
adgang til å behandle, skal av eget tiltak eller etter krav fra respondenten rette de mangelfulle
opplysningene i samsvar med pkt 6 i instruksen.
Dersom den som oppdager slike feil ikke er autorisert til å utføre rettingene, skal feilen meldes til
brukere som er autorisert for det.
483795.DOCX
Side194
Side 2 of 4
Henvendelser fra respondenten om retting skal besvares uten ugrunnet opphold og senest innen 30
dager fra den dagen henvendelsen kom inn.
9. Lagring og sletting av personopplysninger
Det skal ikke lagres personopplysninger i forsknings- eller studentprosjekter lenger enn det som er
nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen. Daglig ansvarlig skal sørge for at
opplysningene blir slettet.
Personopplysninger kan lagres ved universitetet ut over dette for vitenskapelige formål, dersom
samfunnets interesse i at opplysningene lagres klart overstiger de ulempene den kan medføre for
den enkelte respondent. Slik beslutning skal treffes av universitetsdirektøren etter forslag fra daglig
ansvarlig for behandlingen. Dersom slik lagring besluttes, skal universitetsdirektøren sørge for at
opplysningene ikke oppbevares på en måte som gjør det mulig å identifisere respondenten lenger
enn nødvendig.
Personopplysninger kan etter søknad fra den daglig ansvarlige lagres hos NSD. Personopplysninger
ved alle prosjekter som er støttet av Norges forskningsråd, skal lagres hos NSD.
Daglig ansvarlig skal informere universitetsdirektøren skriftlig når personopplysningene er slettet
eller overført til NSD.
10. Risikovurdering
Universitetsdirektøren skal holde oversikt over alle forskningsog studentprosjekter hvor det
behandles personopplysninger.
Enheten skal årlig risikovurdere minst 5 % av sine pågående forskningsog studentprosjekter. I
risikovurderingen skal det klarlegges om sikkerhetskravene i punkt 11 er oppfylt, og sannsynlighet
for og konsekvensen av sikkerhetsbrudd skal vurderes.
Risikovurderingen skal foretas av en gruppe nedsatt av administrativ leder av enheten. Minst en
forsker og en med IKT-kunnskaper skal være med i gruppen. Universitetet har fastsatt kriterier for
akseptabel risiko forbundet med behandlingen av personopplysninger i dokumentet
”Informasjonssikkerhet ved Universitetet i Tromsø” punkt 1.1 Sikkerhetsmål. Disse kriteriene skal
benyttes som et grunnlag for risikovurderingen.
Resultatet av risikovurderingen skal dokumenteres og kopi sendes universitetsdirektøren og den
daglig ansvarlige for prosjektet.
11. Sikkerhetskrav
Ved elektronisk behandling av personopplysninger i forskningsog studentprosjekter, som
Universitetet i Tromsø er behandlingsansvarlig for, skal universitetets IT-ressurser benyttes så langt
det er mulig.
Direkte personidentifiserbare opplysninger skal ikke lagres elektronisk. Personopplysninger skal
avidentifiseres. Direkte personidentifiserbare opplysninger kan unntaksvis lagres elektronisk på
universitetets filserver når dette er klart nødvendig ut fra formålet med behandlingen.
Kodeliste, eller annet materiale som kan brukes til å identifisere personene, skal ikke lagres på samme
maskin eller filserver.
Hvis private maskiner blir benyttet, skal data lagres i kryptert form slik at ingen andre har tilgang til
dataene.
Alle maskiner, deriblant hjemme- og bærbare maskiner, som skal brukes i behandlingen av
personopplysningene skal være beskyttet med relevante sikkerhetsmekanismer, herunder blant
annet antivirus, brannmur og system for jevnlige oppdateringer.
483795.DOCX
Side195
Side 3 of 4
Den som er daglig ansvarlig er ansvarlig for at det blir tatt jevnlig sikkerhetskopi, backup, av
datamaterialet.
Ved bruk av bærbar pc og eksterne lagringsmedier må brukeren være aktsom i forhold til
oppbevaring og frakt av utstyret for å minimalisere risikoen for tyveri og skader. Med eksterne
lagringsmedier menes minnepinner, CD-/DVD-er, eksterne harddisker, kameraer og lignende.
Dersom opplysningene skal behandles elektronisk ved ekstern virksomhet, skal den som er daglig
ansvarlig informere virksomheten om behandlingen og påse at virksomheten oppfyller kravene til
informasjonssikkerhet etter personopplysningsloven § 13 og kan dokumentere sitt
informasjonssystem og sikkerhetstiltakene.
Privat e-postadresse skal ikke brukes i korrespondanse vedrørende prosjektet.
Universitetet vil etter risikovurdering kunne stille ytterligere sikkerhetskrav til det enkelte prosjekt.
12. Internkontrollrutiner
Avdeling for forskning og utviklingsarbeid (AFU) skal ha ansvaret for revisjon av universitets
internkontrollsystem for behandling av personopplysninger i forskningsog studentprosjekter ved
Universitetet i Tromsø, herunder kontrollere ledelsens valg av rutiner og etterlevelsen av rutinene.
NSDs system og register over forskningsog studentprosjekter og REK Nords register skal brukes som
et grunnlag i dette arbeidet.
En utpekt tilsatt ved AFU med egen særskilt fullmakt, skal være oppnevnt som kontaktperson overfor
NSD og ha ansvaret for å gi informasjon til universitetets forskere og studenter om
personvernlovgivningen, melde- og konsesjonsplikt, ordningen med personvernombud, ordningen
med arkivering av persondata etter prosjektslutt og universitetets rutiner for behandling av
personopplysninger i forskningsog studentprosjekter.
AFU skal årlig foreta kontroll av et utvalg av pågående forskningsog studentprosjekter som er meldt
til NSD og REK Nord. Formålet med kontrollen er å se om behandlingen av personopplysningene
skjer i henhold til universitetets retningslinjer, som opplyst om i melding til NSD, i henhold til
eventuelle konsesjonsvilkår og avdelingens eventuelle anbefalte spesielle sikkerhetsrutiner for
prosjektet.
Når prosjektet er avsluttet skal AFU kontrollere om personopplysningene har blitt slettet eller
overført til lagring, jf. punkt 9.
AFU skal evaluere internkontrollsystemet minst hvert tredje år.
483795.DOCX
Side196
Side 4 of 4
1
Systemlandskap ved UiT (vedtatt av ASF 21.09.2010)
Bygg og eiendom
Side197
System
NSM adgangskotroll
(Tidligere
Securimaster)
Beskrivelse/Funksjon
Adgangskontrollanlegg for alle
bygg på Campus og Tromsø
Museum
Leverandør
Niscayah as
Driftes av
ITA/UiT
Systemeier
Bygg- og
eiendomsdirektør
Kommentar
Securimaster
adgangskontroll
Adgangskontrollanlegg
Mellomveien og Strandveien.
Niscayah as
ITA/UiT
Bygg- og
eiendomsdirektør
Planlegges oppgradert og innfaset i
NSM adgangskontroll i løpet av
våren 2010
Nøkkelbanken
Nøkkelhåndteringssystem med
persondatabase for alle
nøkkelinnehavere
Administrasjon av elektroniske
nøkler på Teorifagbygget,
driftssentralen og adm. bygget.
Database med persondata for
alle nøkkelinnehavere.
Adgangskontrollanlegg på
Strandveien, innvendige dører.
Planlegges utfaset i løpet av
2010.
BEA/UiT
Bygg- og
eiendomsdirektør
Bygg- og
eiendomsdirektør
TrioVing SNAP
TrioVing
adgangskontroll
SALTO
adgangskontroll
Off-line adgangskontroll som skal
samkjøres med NSM
Låsgruppen/TrioVing ITA/UiT
Låsgruppen/
TrioVing
ITA/UiT
Bygg- og
eiendomsdirektør
Møller Undall/
Norsk Nøkkel
ITA/UiT
Bygg- og
eiendomsdirektør
2
System
TAC-Vista Sentral
Driftskontroll (SDanlegg)
Universitetets styrings- og
overvåkingssystem for
byggkontroll - vann, varme,
sanitær, ventilasjon og lignende
Leverandør
TAC
Driftes av
BEA/ITA/UiT
Systemeier
Bygg- og
eiendomsdirektør
Plania
Aktivitetsstyring, areal- og
branndokumentasjon,
renholdsstyring
Grafisk visning og betjeneing av
brannalarmsystem.
Plania
ITA/UiT
ELTEK
?
Detec ITV
Videoovervåkning
Niscayah as
?
Siemens ITV (ex-HiTø
anlegg)
Videoovervåkning
Bravida
?
Al-Tel alarmsendere
Brann- og innbruddsvarsling
Securinett
BEA
Parkeringskortløsning
Administrasjon av universitetets
parkingspolicy for ansatte,
studenter og gjester.
ITA/UiT
ITA/UiT
Bygg- og
eiendomsdirektør
Bygg- og
eiendomsdirektør
Bygg- og
eiendomsdirektør
Bygg- og
eiendomsdirektør
Bygg- og
eiendomsdirektør
Bygg- og
eiendomsdirektør
Eltek FireWin
Kommentar
ITA drifter servere. BEA drifter
applikasjon.
Side198
3
Utdanning
System
FS (prod, test og
kurs)
StudentWeb (FS,
FS kursbase, FS
Unis)
Side199
SøknadsWeb
(FS, FS kursbase,
FS Unis)
EVUWeb (FS, FS
kursbase, FS
Unis)
EpN (FS)
FagpersonWeb
FS-Coversheet
Syllabus
Studentadministrativt system
Leverandør
USIT, UiO
Driftes av
UiT/ITA
Systemeier
Utdanningsdirektør
Utdanningsdirektør
Webapplikasjon knyttet til FS,
selvbetjening for adresseendring,
melding til undervisning/eksamen,
semesterregistrering, innsyn i
resultater, innsyn i data sendt til
Lånekassen.
selvbetjeningssystem for søknad om
opptak til studier.
selvbetjeningssystem for påmelding til
etterutdanningskurs og til
videreutdanning.
oppretting, nedlegging av emner, samt
vedlikehold av emnebeskrivelser, inkl.
godkjenning ved sekvensiell
arbeidsflyt.
Ikke foreløpig i bruk.
USIT, UiO
UiT/ITA
USIT, UiO
UiT/ITA
Utdanningsdirektør
USIT, UiO
UiT/ITA
Utdanningsdirektør
USIT,UiO
USIT, UiO
Utdanningsdirektør
USIT/UiO
UiT/ITA
Produksjon av forsider som benyttes
ved scanning av vitnemålsrelevant
søknadsdokumentasjon slik at
dokumentene legges i søkerens
dokumentarkiv i FS.
Timeplanlegging og rombooking.
UiT
UiT/ITA
Utdanningsdirektør
Utdanningsdirektør
Scientia
UiT/ITA
Utdannings-
Kommentar
Overført fra NTNU til USIT/UiO.
Programvaren er laget ved UiT.
4
System
Leverandør
Driftes av
Søknadsweb
utenlandske
søkere
Webapplikasjon for søknad om
studieplass for søkere uten 11-sifret
fødselsnummer. Programvaren er
laget ved UiT.
Design og produksjonssystem for
studentkort. Ble benyttet ved
Høgskolen i Tromsø. Benyttes fortsatt
for generering av løpenummer i en
bestemt serie.
Follow-me-løsning for tidligere
studenter ved Høgskolen i Tromsø.
Knyttet til data fra ID-works.
UiT/UiO
UiT/ITA
Datacard Group
Kjell Arnesen AS
ID-Works
Kopi/printsystem
Side200
Aqua Datastudio
Oracle XE/APEX
Questback
Spesiell
tilrettelegging
LIST
Produksjon av egenutviklede
datauttrekk fra FS.
Produksjon og distribusjon internt av
egenutviklede datauttrekk fra FS for
kvalitetskontroll, dataeksport for
spesielle formål, samt utarbeidelse av
kravspesifikasjoner overfor USIT.
Primært for studentevalueringer
(spørreskjema).
Svaksynte studenter får tilgang til
programvare hos fakultetene.
Webapplikasjon med
ledelsesinformasjon og statistikk, data
hentes fra FS.
Systemeier
direktør
Utdanningsdirektør
Kommentar
UiT/ITA
Utdanningsdirektør
Skal fases ut så snart som mulig,
helst i løpet av våren 2010.
UiT/ITA
Utdanningsdirektør
Skal fases ut og erstattes av evt.
nytt system som vil gjelde for hele
organisasjonen.
Forankres hos ITA.
UiT/ITA
Utdanningsdirektør
Utdanningsdirektør
Oracle
UiT/ITA
Questback
UiT/ITA
USIT
USIT
Utdanningsdirektør
Utdanningsdirektør
Utdanningsdirektør
Funksjonalitet skal overtas av
Søknadsweb (FS).
Systemeierskap og ansvar? UTA
sjekker opp.
5
Økonomi
System
Agresso Økonomi
Økonomisystemet
Leverandør
Agresso
Driftes av
UiT/ITA
Agresso Budget
Manager (ABM)
BFS
System for budsjettoppfølging
Agresso
UiT/ITA
Bestillings- og
fakturahåndteringssystem
Skanning av faktura
Agresso
UiT/ITA
(ReadSoft/Kodak
gjennom) Agresso
Riksrevisjonen
UiT/ITA
ITA
UiT/ITA
Agresso
UiT/ITA
Leverandør
USIT/UiO
Driftes av
USIT/UiO
Fakturaskanning
Tomas
Side201
Økonomirapporter på
Web
Agresso Batch Input
Formatter
Programpakke for levering av
transaksjonsdata til
Riksrevisjonen
Nettspørring på Økonimidata
Excel tillegg
UiT/ITA
Systemeier
Økonomidirektør
Økonomidirektør
Økonomidirektør
Økonomidirektør
Økonomidirektør
Kommentar
Fases ut 2011 til ekstern leverandør
Økonomidirektør
Økonomidirektør
Forskning og utviklingsarbeid
System
Frida
Forskningsresultater,
informasjon og dokumentasjon
av vitenskapelige aktiviteter
Systemeier
Forskningsdirektør
Kommentar
6
Personal og organisasjon
Side202
System
Paga
Lønns- og personalsystem
Leverandør
Bluegarden AS
Driftes av
Bluegarden AS
PagaWeb
Webportalen til Paga
Bluegarden AS
Bluegarden AS
SLP4
Lønns- og personalsystem (frem
til 31.03.09)
Bluegarden AS
ITA
SystemX
ePhorte
Registering av gjester++
Elektronisk arkiv- og
saksbehandlingssystem.
Saksbehandling,
dokumentproduksjon og
elektronisk arkivering iht.
arkivforskriften
Elektronisk arkiv- og
saksbehandlingssystem.
Saksbehandling,
dokumentproduksjon og
elektronisk arkivering iht.
arkivforskriften
Rolle- og autorisasjonssystem
ITA
Ergo Group AS
ITA
ITA
Software Innovation
Database med
sikkerhetsdatablad
DocuLive
SystemY?
Fleksitid,
avspaserings-tid
overtid/reisetid?
Chess
Systemeier
Personal- og
Organisasjonsdirektør
Personal- og
Personal- og
IT-direktør
Personal- og
Kommentar
ITA
Personal- og
Konvertering til historisk base i
ePhorte i 2010
?
?
?
?
Trenger gjennomgang/forankring
Trenger gjennomgang/forankring
Bureau Veritas
Norway AS
ErgoGroup AS
?
Personal- og
Personal- og
Historiske data som delvis er
konvertert inn i Paga
Trenger revisjon
7
System
ChessWeb
Jobbadmin.no
Arbeidstakerregister
over eksponerte
arbeidstakere
Webportalen til
sikkerhetsdatablad, risikomodul,
historisk modul og rapportmodul
Webportal for administrasjon av
søkere til stillinger ved Uit
Leverandør
Bureau Veritas
Norway AS
Driftes av
ErgoGroup AS
Jobbnorge.no
Jobbnorge.no
Register over arbeidstakere
eksponert for visse
helseskadelige forhold. Pålagt fra
Arbeidstilsynet
Side203
Systemeier
Personal- og
Personal- og
Personal- og
Kommentar
Kommentar
Studieemner, program-, kull- og
undervisningsrom med tilhørende
studenter/lærere fra FS via BAS
Fullt integrert i Fronter.
Under anskaffelse/etablering
Uvett
System
Fronter
Læringsplattform (LMS) for UiT.
Leverandør
Fronter as
Driftes av
Fronter / USIT
Systemeier
Daglig leder
UVETT
Creaza
Et internettbasert verktøy for
produksjon av multimedia
(Cartoonist, Mindomo,
MovieEditor og AudioEditor)
Creaza
Fronter /
Creaza
Daglig leder
UVETT
Ephorus –
Plagiatkontroll
Et verktøy som undersøker
graden av samsvar mellom
Ephorus, Nederland
Ephorus
Daglig leder
UVETT
Fullt integrert med
innleveringsmapper i Fronter.
8
Side204
System
tekster.
Leverandør
Driftes av
Systemeier
Kommentar
Elluminate Live
Program som gir fagmiljøene
muligheter til å gi sanntids (”her
og nå”) undervisning fra sin PC
ved blant annet å kunne dele
skjermbilder, vise video av
deltakerne og snakke sammen
ved hjelp av IP telefoni.
Elluminate
Elluminate
Daglig leder
UVETT
Elluminate Live er fullt integrert i
Fronter.
Mediasite WebTV
Produksjonsenhet / server for
webTV-produksjon.
U-vett administrerer nettsted for
Tele- og videokonferanse og
Web TV tjenester for
Universitetet i Tromsø
Sonicfoundry
Avikom as
Avikom as
Avikom as
Daglig leder
UVETT
Daglig leder
UVETT
Har pr i dag 1300 webTVproduksjoner i basen
se http://uit.meeting.no/
Portal for
videokonferanse
Kommunikasjons- og samfunnskontakt
System
IknowBase (UiT.no)
UiTs Internettportal
Leverandør
Evita
Driftes av
UiT/ITA
Intranettløsning
Intranett for UiT
?
UiT/ITA
Cumulus
Bildedatabase
Imentor
UiT/ITA
Systemeier
Kommentar
Kommunikasjonsdirektør
Kommunikasjons- Leverandør og system er ikke valgt.
direktør
Kommunikasjonsdirektør
9
Tromsø museum
System
FotoStation
Lagring /gjenfinning av bilder,
film osv.
Leverandør
FotoWare
Driftes av
TMU
Systemeier
Kommentar
Museumsdirektør
Side205
10
Universitetsbiblioteket
System
Munin/iPortal
Septentrio Academic
Publishing
Side206
Bibsys
Ofelaš (lokalt navn)
Arkitekturguiden for
Nord-Norge og
Svalbard
Benytter systemet DSpace for
lagring og distribusjon av
vitenskapelige resultater og
høyere grads studentarbeider.
iPortal er en egen instans av
DSpace som omfatter det lukka
innleveringssystemet for
mastergradsoppgaver og
dr.avhandlinger
Infrastruktur for publisering av
digitale tidsskrift (utgivelse).
Benytter systemet Open Journal
System.
Katalogiserings og
beholdningsadminstrasjon av
fysiske og elektroniske
biblioteksressurser
Søkeportal med fullteksttilgang
til ektroniske ressurser i
abonnement. Basissystem er
MetaLib og SFX.
Inneholder bilder og
beskrivelser om byggverk og
landskapsarbeider i Nordland,
Troms, Finnmark og på
Svalbard. Bygger på systemet
4Images.
Leverandør
Opensource/
DuraSpace/
Driftes av
Systemeier
Univ. Bibl./IFU Biblioteksdirektør
Kommentar
Opensource/Public
Knowledge Project/
Univ.bibl./IFU
Biblioteksdirektør
Bibsys
Bibsys
Biblioteksdirektør
Nytt system planlagt tatt i bruk i
2012
ExLibris
USIT/UB
Biblioteksdirektør
Systemene MetaLib og SFX er
fellesinstallasjon for UiO, UiB
NTNU og UiT
Opensource/
4homepages.de/
Univ. Bibl./IFU Biblioteksdirektør
1
Klassifikasjon av informasjonsaktiva ved UiT (vedtatt av ASF 23.09.2010)
Personal og organisasjon
Informasjonsaktiva
Funksjon/beskrivelse Lagres i
Opplysninger om stilling,
lønn, skatt, bankkonto
og reiser
Opplysninger om
Familieopplysninger
tilsattes nærmeste
pårørende og barn
Opplysninger om
Fraværsopplysninger
fravær, eksl. sykefravær
Opplysninger om
Fraværsopplysninger
sykefravær, krav og
mottak av sykepengerefusjoner fra NAV
Fagforeningstilhørighet Fagforeningstilhørighet
og fagforeningstrekk
Saksbehandling og
Personopplysninger
dokumentasjon av
personlige forhold om
søkere, ansatte og
studenter
Saksbehandling og
Helseopplysninger
dokumentasjon av
ansatte og studenters
rettigheter under
Lønns- og
stillingsopplysninger
Side207
Generell
rangering
for UiT
Kritisk
Tilgjengelig- Konfidensialitet
het
Integritet
Kommentar
Kritisk
Personinformasjon
Kritisk
bilag i
papirarkiv
Paga
Kritisk
Kritisk
Personinformasjon
Kritisk
Paga
Kritisk
Kritisk
Personinformasjon
Kritisk
Paga og
Agresso
Kritisk
Kritisk
Sensitiv
personinformasjon
Kritisk
Paga og
Agresso
ePhorte
DocuLive
Kritisk
Kritisk
Kritisk
Kritisk
Kritisk
Sensitiv
personinformasjon
Personopplysninger
ePhorte
DocuLive
Kritisk
Kritisk
Sensitive
personopplysninger
Kritisk
Paga og
Agresso
Kritisk
bilag i
papirarkiv
bilag i
papirarkiv
bilag i
papirarkiv
Eldre
materiale på
papir
Eldre
materiale på
papir
2
Informasjonsaktiva
Disiplinære forhold
Annet arkivmateriale
Side208
Risikovurderinger
Curriculum Vitae (CV)
sykdom, vedtak om
dispensasjon/fritak o.a.
Saksbehandling og
dokumentasjon av
ansatte og studenters av
straffbare forhold og
disiplinære forhold iht.
U&H-loven
Saksbehandling og
dokumentasjon av
korrespondanse med
eksterne og interne
aktører, utredninger,
reglementer,
møtebøker, avtaler,
kontrakter m.m.
Register over
eksponerte
arbeidstakere
Utdanning,
yrkeskarriere,
personopplysninger,
nasjonalitet
Generell
rangering
for UiT
het
Integritet
Kommentar
ePhorte
DocuLive
Kritisk
Kritisk
Sensitive
personopplysninger
Kritisk
Eldre
materiale på
papir
ePhorte
DocuLive
Kritisk
Kritisk
Øvrig informasjon.
Kritisk
Firmahemmeligheter.
Eldre
materiale også
på papir.
Ikke avgjort
hvor
opplysninger
skal lagres.
Viktig
Viktig
Sensitive
personopplysninger
Kritisk
Under
etablering.
Inneholder
muligens
helseopplysninger.
Oppretting
meldt
Datatilsynet
Jobbadmin.no Viktig
ephorte
Viktig
Sensitiv
personopplysninger
Kritisk
3
Økonomi
Informasjonsaktiva Funksjon/beskrivelse Lagres i
Regnskapsopplysninger
– personer
Side209
– personer
–øvrige
Økonomimodell
Kundeopplysninger
– personer
Kundeopplysninger
–øvrige
Leverandøropplysninger
– personer
Generell
rangering
for UiT
Kritisk
het
Integritet
Kritisk
Sensitive
Kritisk
personopplysninger
Opplysninger fra
Paga
Agresso
(og Paga)
Kritisk
Kritisk
Personinformasjon
Kritisk
Opplysninger fra
Paga
Opplysninger om mottak
av sykepengerefusjoner
fra NAV.
Opplysninger om
fagforeningstrekk og
andre trekk
Opplysninger om lønn,
skatt, bankkonto og
reiser
Alle transaksjonsdetaljer
Agresso
(og Paga)
Agresso
Kritisk
Kritisk
Øvrig informasjon
Kritisk
Alle dimensjoner/
dimensjonstrær, regler
og relasjoner
Kundereskontro
(adresse)
Agresso
Kritisk
Kritisk
Øvrig informasjon
Kritisk
Agresso
Viktig
Viktig
Personinformasjon
Kritisk
Kundereskontro
Agresso
Viktig
Viktig
Øvrig informasjon
Kritisk
Leverandørreskontro, leverandøropplysninger
(f.nr. bankkonto,
adresse)
Agresso
Kritisk
Kritisk
Personinformasjon
Kritisk
Kommentar
Enkelte opplysninger
fra Paga
4
Informasjonsaktiva Funksjon/beskrivelse Lagres i
– øvrige
Anleggsregister
Leverandørreskontro, leverandøropplysninger
Agresso
Generell
rangering
for UiT
Kritisk
Informasjon om utstyr
m.m.
Agresso
Viktig
het
Integritet
Kritisk
Øvrig informasjon
Kritisk
Viktig
Øvrig informasjon
Viktig
Kommentar
Side210
5
Forskning og utvikling
Informasjonsaktiva
Metadata om og
oversikt over
vitenskapelig
publisering.
Forskningsformidling Oversikt over
forskningsformidling
Kompetansekatalog
Informasjon om
forskere
med presentasjon
av/oversikt over
forskere
Oversikt over
Informasjon om
forskningsprosjekter forskningsprosjekter ved
institusjon/enhet.
Oversikt over
Omformasjon om
forskningsenheter –
forskningsenheter ved
grupper, sentre,
institusjon.
institutter etc.
Informasjon om omfang
Informasjon om
forskermobilitet
av inn-/utgående
mobilitet + oversikt over
land og institusjoner
som forskerne har hatt
oppholdt ved.
Oversikt over FoUInformasjon til
årsrapportering
terminer, priser,
Vitenskapelige
publikasjoner
Side211
Tilgjengelig- Konfidenhet
sialitet
Integritet
Kommentar
Frida
Generell
rangering
for UiT
Kritisk
Viktig
Øvrig
informasjon
Viktig
Data rapporteres til
DBH
Frida
Viktig
Ikke viktig
Ikke viktig
Frida
Viktig
Ikke viktig
Øvrig
informasjon
Øvrig
informasjon
Frida
Viktig
Ikke viktig
Øvrig
informasjon
Ikke viktig
Frida
Viktig
Ikke viktig
Øvrig
informasjon
Ikke viktig
Frida
Viktig
Viktig
Øvrig
informasjon
Viktig
Frida
Viktig
Ikke viktig
Øvrig
informasjon
Ikke viktig
Ikke viktig
Data rapporteres til
DBH
6
Informasjonsaktiva
Generell
rangering
for UiT
sialitet
Integritet
Kommentar
arrangementer etc.
Bygg og eiendom
Informasjonsaktiva
Side212
Tilgangsopplysninger
Aktivitetsstyring
Internkontroll
Funksjon/beskrivelse
Lagres i
Generell
rangering
for UiT
Adgangskontroll
NSM
Viktig
Adgangskontroll
Securimaster(Hitø) Viktig
Adgangskontroll
TrioVing
Viktig
Access(Hitø)
Adgangskontroll
?(Kunstfag)
Viktig
Elektronisk nøkkelsystem TrioVing SNAP
Viktig
Nøkkelhåndteringssystem Nøkkelbanken
Ikke viktig
sialitet
Aktivitetsstyring, drift og
renhold
Internkontroll,
branndokumentasjon
Integritet
Viktig
Viktig
Viktig
Personinformasjon Viktig?
Viktig
Viktig
Ikke viktig
Plania
Ikke viktig
Viktig
Personinformasjon
Plania
Viktig
Viktig
Personinformasjon
Kommentar
Må vurderes
nærmere
Må vurderes
nærmere
Må vurderes
nærmere
7
Utdanning
Informasjonsaktiva
Informasjon om
studenters
studiesituasjon
Funksjon/beskrivelse Lagres Generell Tilgjenge- Konfideni
rangering lighet
sialitet
for UiT
FS
Kritisk
Kritisk
Integritet Kommentar
PersonKritisk
informasjon
Side213
Gjelder: -oppnådde
grader/kvalifikasjoner. studenters startår/termin,
kulltilhørighet, datointervall for
studierett, studierettstatus og
studentstatus-undervisning,
undervisningsmeldinger,
undervisningstimeplandata semesterregistrering
(registerkort) - karakterutskrift,
vitnemål og diploma
supplement, kursbevis vurderings/eksamensmeldinger
- Studentkortopplysninger Utdanningsplan inkl.
bekreftelse av planens del 1 og
del 2 - Vurderings/eksamensresultater
8
Informasjonsaktiva
rangering lighet
sialitet
for UiT
Side214
Logg som viser
endringer i eksamens/
vurderingsprotokoll og
eksamens/
vurderingsmeldinger
FS
Kritisk
Kritisk
Personinfor
masjon
Kritisk
Opplysninger om en
persons søknad om
opptak til studier, inkl.
søknadsalternativer,
hvorvidt personen er
kvalifisert eller ikke,
poengsummer, vitnemål
fra videregående skole,
kontaktinformasjon i
søknadsperioden
Opplysninger som
gjelder fakura for
semesteravgift (og SAIHstøtte) og hvorvidt dette
er betalt
(fakturareskontro)
Basisinformasjon om
personer
FS
Kritisk
Kritisk
Personinfor
masjon
Kritisk
FS
Kritisk
Kritisk
Personinfor
masjon
Kritisk
FS
Kritisk
Kritisk
Personinfor
masjon
Kritisk
(tabell VURDKOMBPROTLOGG,
oppretting, sletting, endring,
resultater, endring av resultater
inkl. årsakskode) - (tabell
VURDKOMBMELDLOGG,
resultater oppnådd)
(studenter, søkere,
fagpersoner): fødselsnummer,
navn, adresse, epostadresse,
telefonnr.
9
Informasjonsaktiva
rangering lighet
sialitet
for UiT
FS
Kritisk
Kritisk
Personinfor
masjon
Kritisk
FS
Viktig
Kritisk
Personinfor
masjon
Kritisk
Søknad om godkjenning
av utdanning fra annen
norsk eller utenlandsk
institusjon, samt
konklusjonene av
søknadsbehandlingen
Søknad om
utvekslingsopphold
FS
Kritisk
Viktig
Personinfor
masjon
Kritisk
FS
Kritisk
Viktig
Personinfor
masjon
Kritisk
Side215
Informasjon om den
enkelte saksbehandler i
systemet og dennes
tilganger
Logg som viser
endringer i protokoll
som gjelder oppnådde
grader/kvalifikasjoner
og utdanningsplaner
Gjelder tabell
OPPNADD_GRAD_PROT_LOGG
(Oppretting, sletting,
endring/sletting av resultat,
vitnemålsdato) og
UTDPLANLOGG (oppretting,
sletting, endring, studentstatus,
studierettsdatointervall,
undervisnings- og
vurderingsinfo i
utdanningsplan,
eksterneksamen,
kulltilhørighet, studieretning,
emne i utdanningsplan)
10
Informasjonsaktiva
rangering lighet
sialitet
for UiT
Dokumentarkiv for
studenter og søkere
inneholder utgående
brev og eposter, samt
innscannet
vitnemålsrelevant
dokumentasjon
innhentet i forbindelse
med opptaksarbeidet
Side216
FS
Viktig
Viktig
Personinfor
masjon
Kritisk
Informasjon om
studenters
studiesituasjon
FS
Viktig
Viktig
Personinfor
masjon
Kritisk
Gjelder informasjon om
hvorvidt en student har
permisjon fra et gitt
studieprogram og studenters
klage på vurdering/
eksamensresultat (sensur) og
resultatet av klagen
Logg som viser
endringer i ulike
tabeller
FS
Viktig
Viktig
Personinfor
masjon
Kritisk
tabell TABELLENDRINGSLOGG
(tabell, endringstype,
datostempel, bruker som har
foretatt endring og
fødselsnummer for person
endringen gjelder) og tabell
GODKJSAKLOGG (Oppretting,
sletting, endringer av sakstype,
sakstatus og vekting godkjent)
11
Informasjonsaktiva
rangering lighet
sialitet
for UiT
Side217
Logg som viser
endringer i
undervisningsmelding
FS
Ikke viktig
Viktig
Personinfor
masjon
Kritisk
Logging som viser
endringer av datafeltet
Status_betalt for
fakturadetaljer
(FAKTURALOGG)
Informasjon om
bygning/rom
FS
Ikke viktig
Ikke viktig
Personinfor
masjon
Kritisk
Brukes ved
FS
administrasjon av
eksamen og
undervisning
Grunnlag for mye
FS
utdanningsadministrasjo
n samt emne- og
studieprogramkataloger
på nett
FS
Kritisk
Kritisk
Øvrig
Kritisk
informasjon
Kritisk
Kritisk
Øvrig
Kritisk
informasjon
Kritisk
Viktig
FS
Viktig
Viktig
Øvrig
Viktig
informasjon
Øvrig
Viktig
informasjon
FS
Viktig
Viktig
Informasjon om emner,
studieprogrammer,
kvalifiaksjoner og
vurderingsordninger
Informasjon om
timeplaner
Informasjon om kurs
(ikke studiepoenggivende)
Logg som viser
endringer i
vurderingsenhet
Øvrig
Kritisk
informasjon
(tabell UNDMELDINGLOGG,
oppretting, endring, kvalifisert,
tilbud, svar på tilbud,
partiplassering, prioritet)
(tabell
VURDKOMBENHETLOGG,
tid, form og varighet på
eksamen/vurdering, frister)
12
Informasjonsaktiva
rangering lighet
sialitet
for UiT
Side218
Logg som viser
endringer i sentrale
data om
studieprogrammer og i
sentrale emnedata og
data om vurderingskombinasjoner
FS
Ikke viktig
Viktig
Øvrig
Kritisk
informasjon
Opplysninger om at en
person er utestengt fra
adgang til eksamen
Informasjon om en
student har krav på
særlig tilrettelegging
under eksamen/studiet
Opplysning om at en
person er død
FS
Kritisk
Kritisk
FS
Kritisk
Viktig
FS
Ikke viktig
Viktig
Grenser mot Kritisk
sensitiv
informasjon
Grenser mot Kritisk
sensitiv
personinfor
masjon
Grenser mot Kritisk
sensitiv
informasjon
Hindrer utsending av
post/epost, samt at
vedkommende listes i
rapporter
tabell STUDIEPROGRAMLOGG
(opprettinger, slettinger,
endringer av sted, navn,
studium,
egenfinansieringsandel,
heltidsandel, vekting) og tabell
EMNELOGG (opprettinger,
slettinger, endringer som
gjelder vurderingsordninger,
knytning til studieprogram,
knytning til sted, navn på emne
og vurdering)
13
Informasjonsaktiva
Side219
Generell
rangering
for UiT
Kritisk
sialitet
Integritet
Kommentar
Kritisk
Øvrig informasjon
Kritisk
Kritisk
Godkjente
avhandlinger
eksporteres til
Munin
Godkjente
oppgaver som kan
gjøres åpent
tilgjengelig blir
eksportert til
Munin
Doktorgradsavhandlinger Innleveringssystem for
– innlevering til
avhandlinger og
bedømming
saksbehandling frem til
avsluttet disputas
Mastergradsoppgaver –
Innleveringssystem for
eksamensinnlevering
mastergradsoppgaver
og saksbehandling
frem til avsluttet
evaluering
iPortalMunin
iPortalMunin
Kritisk
Kritisk
Informasjon om
saksbehandlere i
innleveringssystemet
iPortalMunin
Kritisk
Kritisk
Øvrig informasjon,
men kan være
sensitiv (oppgaver
som skal
klausuleres av
hensyn til
personvern eller
andre forhold)
Øvrig informasjon
Munin
Viktig
Viktig
Øvrig informasjon
Kritisk
Munin
Viktig
Viktig
Øvrig informasjon
Kritisk
Mastergradsoppgaver
Navn på
saksbehandlere ved
institutt/fakultet og på
UB, og hvilke
rettigheter de har i
systemet
Metadata om oppgaven
og selve oppgaven i
fulltekst
Doktorgradsavhandlinger Metadata om
Kritisk
Data leveres
til/høstes av
nasjonale og
internasjonale
meta-arkiv
Data leveres
14
Informasjonsaktiva
Generell
rangering
for UiT
sialitet
Integritet
avhandlingen og selve
avhandlingen i fulltekst
Side220
Vitenskapelige
publikasjoner
Metadata om
publikasjonen og selve
publikasjonen i
fulltekst
Munin
Viktig
Viktig
Øvrig informasjon
Viktig
Tidsskriftsartikler
Infrastruktur for
publisering av artikler i
digitale tidsskrifter,
forfatteropplysninger,
metadata om artikkel og
selve artikkelen i
fulltekst
Navn, adresse, fnr., epostadr., tlf.nr.,
tilhørighet/enhet,
kategori (ansatt,
student/
laveregradsstud.)
Utlånte objekter,
bestillinger, purringer,
misligholdte lån
Bibliotekkatalog med
opplysninger om alle
objekter som inngår i
samlingene
Septentrio Viktig
Academic
Publishing
Viktig
Øvrig informasjon
Kritisk
BIBSYS
Viktig
Viktig
Personinformasjon Kritisk
BIBSYS
Viktig
Viktig
Sensitiv
Kritisk
personinformasjon
BIBSYS
Viktig
Viktig
Øvrig informasjon
Basisinformasjon om
lånetaker
Lånetakerstatus
Beholdningsdata
Viktig
Kommentar
til/høstes av
nasjonale og
internasjonale
meta-arkiv
Data leveres
til/høstes av
nasjonale og
internasjonale
meta-arkiv
Data leveres
til/høstes av
nasjonale og
internasjonale
meta-arkiv
Informasjon fra FS
for studentene
Opplysningene
deles med andre
BIBSYS-bibliotek
15
Informasjonsaktiva
og prisinformasjon
Spesielt for tidsskrifter
med historisk og
fremtidig
prisinformasjon
Litteraturbudsjettet
fordelt på det enkelte
fag eller faggruppe og
regnskapstall på samme
nivå for litteraturkjøp
Inneholder informasjon
om alle elektroniske
ressurser i abonnement
Budsjett og regnskapstall
for litteratur på
fagkategorier
Beholdningsdata –
elektroniske ressurser
Integritet
Viktig
Øvrig informasjon
Viktig
BIBSYS
Viktig
Viktig
Øvrig informasjon
Viktig
Aggregert
budsjett og
regnskap i
Agresso
Ofelaš
Viktig
Viktig
Øvrig informasjon
Viktig
Opplysningene
deles med UiO,
UiB og NTNU og
eksporteres til
bibliotekkatalogen
Side221
sialitet
BIBSYS
Generell
rangering
for UiT
Viktig
Kommentar
Beskrivelse av feltene
Informasjonsaktivai Funksjon/beskrivelse Lagres i
i
Generell
rangering
for UiTii
Tilgjengelighetiii
Konfidensialitetiv
Informasjon som er knyttet til spesifikk arbeidsprosess og som skiller seg fra annen informasjon ut fra klassifisering.
Integritetv
Kommentar
16
ii
Vurder på generelt grunnlagt viktigheten av informasjon er for den daglige av driften av UiT. (Kritisk, Viktig, Ikke viktig).
iii
Vurder viktigheten av at informasjon er tilgjengelig, herunder konsekvens av nedetid/utilgjengelighet. (Kritisk, Viktig, Ikke viktig)
iv
Vurder viktigheten av at kun personell som er autorisert har tilgang til informasjonsaktiva. (Sensitiv personinformasjon, Personinformasjon, Firmahemmeligheter, Øvrig
informasjon)
v
Vurder viktigheten av at informasjonaktiva er korrekt, at kun autorisert personell har tilgang til å gjøre endringer, samt behov for logging av slik endring. (Kritisk, Viktig,
Ikke viktig).
Side222
Vedlegg 7.2.9
Prosedyre for bestilling av leverandørkonto og fjerntilgang
Noen systemer ved UiT har leverandøravtaler som forutsetter tilgang til UiTs systemer.
Når avtaler om slik tilgang blir gjort skal følgende punkter avklares:
 Ved tilgang fra ekstern leverandør skal behovet for tilgang spesifiseres. Bruk av systemet
utover spesifisert behov anses som avtalebrudd.
 Leverandøren må dokumentere tilfredsstillende sikkerhetstiltak.
 Kun autorisert personell fra leverandør skal gis tilgang. Disse skal være forhåndsgodkjent og
den enkelte gis tilgang ved bruk av en unik tilpasset bruker-id. Avdeling for IT har ansvaret for
å gi bruker-id til disse.
 Hvis ekstern leverandør har tilgang til system som behandler konfidensielle og/eller interne
opplysninger, jf. styringssystemet for informasjonssikkerhet pkt. 2.1, skal det kreves
taushetserklæring fra de som skal ha tilgang.
 Ekstern tilgang skal kun skje ved VPN-tilkobling basert på forhåndsutvekslet
krypteringsnøkkel eller sertifikat. Der det er mulig skal dette gjøres via en terminalserver.
 Avdeling for IT åpner porter i egen brannmur/aksessliste for nødvendig
administrasjonsverktøy iht. avtale med leverandøren.
 Avdeling for IT må sikre at tilgangen fjernes når den ikke lenger er nødvendig.
Side223
Vedlegg 7.2.10
Prosedyre for taushetsplikt og taushetserklæring
Alle ansatte ved UiT er omfattet av Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (fvl.), og
taushetsplikten er beskrevet i lovens § 13 som lyder slik:
«Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller
kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om:
1) noens personlige forhold, eller
2) tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av
konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår.
Som personlige forhold regnes ikke fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand,
yrke, bopel og arbeidssted, med mindre slike opplysninger røper et klientforhold eller andre forhold som må
anses som personlige. Kongen kan ellers gi nærmere forskrifter om hvilke opplysninger som skal reknes som
personlige, om hvilke organer som kan gi privatpersoner opplysninger som nevnt i punktumet foran og
opplysninger om den enkeltes personlige status for øvrig, samt om vilkårene for å gi slike opplysninger.
Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Han kan heller
ikke utnytte opplysninger som nevnt i denne paragraf i egen virksomhet eller i tjeneste eller arbeid for
andre.»
Etter § 13 plikter tjenestemenn ikke bare å selv bevare taushet, men må også sørge for at taushetsbelagte
opplysninger ikke gjøres kjent, eller tilgjengelig, for andre.
Utover lovbestemt taushetsplikt vil også beskyttelse av UiTs forretningshemmeligheter være omfattet av
ansattes ulovfestede lojalitetsplikt. Det samme vil også kunne gjelde samarbeidspartneres
forretningshemmeligheter. Utlevering av opplysninger om kundeforhold, tekniske innretninger og
forretningshemmeligheter til uvedkommende vil utgjøre et brudd på ansattes lojalitetsplikt. Med
forretningshemmeligheter menes blant annet opplysninger om tekniske forhold, innretninger og
kundeopplysninger.
Brudd på taushetsplikt vil være et pliktbrudd og en tjenesteforsømmelse, og vil kunne medføre
tjenestemessig reaksjon fra arbeidsgivers side. Advarsel/tjenstlig tilrettevisning vil kunne være aktuelt.
Strengere reaksjoner etter tjenestemannsloven §§ 14 og 15 vil også kunne bli vurdert. Brudd på
taushetsplikt er også straffbart etter straffeloven § 121. Utlevering av forretningshemmeligheter kan også
rammes av straffeloven § 294 nr. 2. Utlevering av forretningshemmeligheter vil også kunne gi grunnlag
for erstatningsansvar både for den enkelte ansatte personlig eller mot arbeidsgiver.
En skriftlig bekreftelse av taushetsplikten er ikke nødvendig, da taushetsplikten følger av lov og av
lojalitetsplikten. Rutinemessig informasjon om taushetsplikt og dens omfang er mer hensiktsmessig enn
en skriftlig erklæring som underskriver og arkiveres. Det er seksjonsledere og linjelederes ansvar at de
ansatte informeres regelmessig om taushetsplikten og dens omfang på de enkelte områder.
Side224
Vedlegg 7.2.11
Prosedyre for fysisk sikring, tilgangskontroll og
systemanskaffelser
Fysisk sikring og adgangskontroll
 All adgang til driftsutstyr1 skal være sikret på en slik måte at kun autorisert personell får
adgang til slikt utstyr. Tilgang til driftsutstyr skal gjennomgås periodisk.
 Utstyret skal vernes mot misbruk, tyveri og skade.
 Avdeling for IT har ansvaret for sikring av driftsutstyr.
 Serverrom skal ha system for varsling av innbrudd. Systemet skal varsle vaktsentral.
 Adgang til serverrom skal registreres. Det skal til enhver tid finnes en oversikt hvem som har
adgang til serverrommene. Eksterne parter/leverandører som skal ha tilgang skal registreres
med navn, leverandør, oppdragsbeskrivelse og servicemedarbeidernes signatur.
 På kritiske steder som datarom/maskinhall skal det være brann- og røykvarslingssystem, og
temperatur- og fuktighetsfølere med spesifiserte nivåer for utløsning av alarm.
Brukertilgang til IT-systemer
 Brukere skal ha nødvendige tilganger for å utføre sitt virke ved UiT.
 UiTs retningslinjer for bruk av IT-ressurser skal leses og aksepteres ved tildeling av ITbrukerkonto.
 Pålogging til IT-systemer skal kreve at brukeren identifiserer seg med tildelt brukernavn og
passord. Unntatt fra dette kan være publikumsterminaler, undervisningsrom o.l. Ved slike
løsninger skal det være iverksatt sikkerhetstiltak som hindrer misbruk av systemene.
Sikkerhetstiltakene skal baseres på en risikovurdering.
 Systemeier skal ha oversikt over hvem som til enhver tid har hvilke tilganger.
 Avdeling for IT skal i tillegg ha oversikt over tilganger til systemer som Avdeling for IT spesielt
har ansvar for2.
 Tilgangene skal slettes når tilknytningen til UiT opphører.
Systemanskaffelser, utvikling og vedlikehold
 Ved anskaffelser av nye systemer skal det utpekes en systemeier.
 Systemeier skal i samråd med Avdeling for IT utforme krav til sikkerhet som skal inngå i
kravspesifikasjonen. Det skal alltid gjennomføres en risikoanalyse for å definere kravene til
sikkerhet. Ved anskaffelse av nye systemer skal Avdeling for IT også bistå systemeier i å
vurdere leverandørens løsningsforslag i forhold til kravspesifikasjonen.
 Ansvaret for å vedlikeholde systemets integritet skal tillegges systemeier og leverandør av
systemet.
 Avdeling for IT har ansvar for at drift av systemet skjer etter systemeiers og leverandørens
anvisning og anbefalinger. Det skal være streng kontroll med gjennomføring av endringer for
å begrense forringelse av informasjonssystemene.
1
2
Med driftsutstyr menes serverrom, koblingssteder, fordelere o.l.
Med systemer menes her databaser, servere, nettverksutstyr o.l.
Side225
Rutine for søknad om overføring av personopplysninger fra FS,
Paga og System X til andre datasystemer.
Ifølge instruks for behandling av personopplysninger skal behandlingsansvarlig pkt. 2.1
sørge for at personopplysningene som behandles
a)
bare behandles når dette er tillatt etter personopplysningsloven §§ 8 og 9,
b)
bare nyttes til uttrykkelig angitte formål som er saklig begrunnet i
universitetets virksomhet,
c)
ikke brukes senere til formål som er uforenelig med det opprinnelige
formålet med innsamlingen, uten at den registrerte samtykker,
d)
er tilstrekkelige og relevante for formålet med behandlingen, og
e)
er korrekte og oppdatert, og ikke lagres lenger enn det som er nødvendig
ut fra formålet med behandlingen.
Universitetsdirektøren er behandlingsansvarlig og har det overordnede ansvaret for at
behandling av personopplysninger skjer i samsvar med personopplysningsloven og
personopplysningsforskriften.
Utdanningsdirektøren har det daglige ansvaret for at pliktene som
personopplysningsloven tillegger behandlingsansvarlig er oppfylt for den administrative
behandlingen av studentopplysninger som skjer ved UIT Norges arktiske universitet.
Utdanningsdirektøren er systemeier for Felles studentsystem, FS.
Personal- og organisasjonsdirektøren har det daglige ansvaret for at pliktene som
personopplysningsloven tillegger behandlingsansvarlig er oppfylt for den administrative
behandlingen av personalopplysninger, opplysninger om gjester og andre eksterne
medarbeidere som skjer ved UIT Norges arktiske universitet. Personal- og
organisasjonsdirektøren er systemeier for Lønns- og personalsystemet, Paga og System
X.
Før personopplysninger overføres til andre datasystemer må systemeier godkjenne
overføringen etter søknad. Dette gjelder også ved endringer i tidligere godkjente
overføringer og ved endringer i formålet til datasystemet som personopplysningene
overføres til. Søknad om overføring av personopplysninger fra FS, Paga og System X
rettes til de respektive systemeiere. Søknaden registreres som egen sak i sakarkivsystemet med benevnelsen:
Søknad om overføring av personopplysninger fra <system> til <system>.
Systemeier må vurdere søknaden opp mot vilkårene knyttet til lov om behandling av
personopplysninger (personopplysningsloven) og universitetets sikkerhetsmål og
sikkerhetsstrategi, jf. Informasjonssikkerhet ved Universitetet i Tromsø, pkt 1.1 og 1. 2. I
I tillegg må systemeier foreta en risikovurdering før overføring av personopplysninger
kan godkjennes.
Side226
Søknaden om overføring av personopplysninger må inneholde følgende informasjon:
1. En beskrivelse av formålet som datasystemet er ment å dekke.
2. En vurdering av grunnlaget for behandling av personopplysninger i datasystemet,
jf. personopplysningsloven § 8.
3. En beskrivelse av datasystemet som personopplysningene søkes overført til.
Dersom datasystemet driftes av ekstern leverandør må det inngås en
databehandleravtale med den eksterne leverandøren før personopplysningene
overføres.
4. Hvem er systemeier?
5. Hvem skal ha tilgang til datasystemet? Beskriv hvilken gruppe/funksjoner som
skal ha tilgang til datasystemet, eks interne/eksterne brukere og omtrentlig antall
brukere.
6. En beskrivelse av tilgangsstrukturen.
7. Rutine for tilgang/avgang for brukere av datasystemet.
8. Hvilke personopplysninger søkes overført til datasystemet? Det overordnede i
forbindelse med overføring av personopplysninger fra FS, Paga og System X er å
begrense risikoen så mye som mulig. Utvalget av informasjon knyttet til den
enkelte person må derfor begrenses til det som er nødvendig i forhold til formålet
med datasystemet. Det må også vurderes om fødselsnummer kan erstattes med
ansattnummer, brukerid eller lignende. Søknaden må inneholde en begrunnelse
for utvalget.
9. Hvilket utvalg personer søkes overført til personregisteret? Med utgangspunkt i de
samme hensyn som ligger i nr. 8 må utvalget av personer som søkes overført
begrenses til det som er nødvendig i forhold til formålet med datasystemet.
10. En beskrivelse om hvordan sikring av konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet
blir ivaretatt, se personopplysningsforskriften §§ 2-11, 2-12 og 2-13.
11. En risikovurdering av datasystemet som personopplysningene skal overføres til.
12. Informasjon om prosedyrene for retting og sletting av personopplysningene i
datasystemet.
Side227
Side228
Vedlegg 7.3
Mal for ROS-vurdering (risiko- og sårbarhetsvurdering)
Formålet med ROS-vurderingen er å kartlegge hvilke trusler som eksisterer i universitetets systemer
som inneholder personopplysninger.
ROS-vurderingen ved UiT ble gjennomført våren 2012. Vurderingen ble avgrenset til systemene
ePhorte, FS, Agresso og Paga, som alle inneholder personopplysninger.
Begreper som benyttes
Akseptabel risiko: Det risikonivået virksomheten er villig til å akseptere
Autentisering: Bevis for at en person er den man utgir seg for å være
Autorisasjon: Tillatelse til å utføre visse oppgaver eller få tilgang til bestemte
informasjonsressurser
Behandlingsansvarlig: Den som formelt er ansvarlig for hvordan informasjon behandles og
forvaltes i henhold til lover og forskrifter
Integritet: At informasjonen og informasjonsbehandlingen er korrekt og fullstendig, og et
resultat av autoriserte aktiviteter
Konfidensialitet: At informasjonen bare er tilgjengelig for de som er autorisert
Konsekvens: Mulig følge av en hendelse
Kritisitet (kritikalitet): Relativ viktighet av informasjonen eller informasjonssystemet basert på
hvor stor skade som kan oppstå ved brudd på konfidensialitet, integritet eller tilgjengelighet
Personopplysninger: Opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson, jf.
Personopplysningsloven
Risiko: En funksjon av sannsynligheten for at en hendelse skal inntreffe, og den forventede
skadevirkning (konsekvens) hendelsen kan medføre
Risikoanalyse: Systematisk bruk av informasjon for å identifisere kilder og anslå risiko
Risikoevaluering: Prosess for å sammenligne anslått risiko med risikokriterier for å bestemme
risikoens betydning
Risikovurdering: Samlet prosess som består av risikoanalyse og risikoevaluering
Risikostyring: Koordinerte aktiviteter for å styre og kontrollere en virksomhet med hensyn til
risiko
Side229
Risikohåndtering: Prosess for å velge og å iverksette tiltak som skal endre risiko
Sårbarhet: Et uttrykk for de svakheter og mangler som finnes i systemet, og som kan øke
sannsynligheten for at en hendelse inntreffer
Tilgjengelighet: At informasjonen eller systemet er tilgjengelig til riktig tid og i riktig format
Trussel: Potensiell årsak til en uønsket hendelse som kan skade
Metodikk
Når en analyse skal gjøres på tvers av organisasjon og fagmiljøer er det viktig å bruke en klar
metodikk for å sikre konsistens i resultatene. En sentral del av metodikken for ROS-analyser,
slik anbefalt fra UNINETT, er en konsistent bruk av en matrise som vurderer sannsynlighet,
konsekvens og akseptabelt nivå på faktoren for disse. Den valgte metoden følger fem steg:
Steg 1 er å identifisere hvilke systemer som inneholder personopplysninger og sensitive
personopplysninger, inklusive hjemmel og omfang.
Steg 2 er å identifisere hvilken skadevirkning UiT frykter. For UiT formål ble det valgt “skadet
omdømme, renommé og tillit.
Steg 3 er å bestemme hvor grensen mellom betydelig og utydelig skade skal trekkes. Dette
avhenger blant annet av organisasjonens økonomiske bæreevne, størrelse, virksomhetens art,
og regulatoriske krav for bransjen. Skalaen som ble benyttet er gjengitt under steg 5.
Steg 4 er å vurdere hva slags hendelser som kan føre til de identifiserte skadevirkningene og
hvor alvorlige konsekvensene kan bli. Skadevirkningene vurderes innenfor rimelighetens
grenser for å få et nøkternt og realistisk bilde av risikoen. Konfidensialitet, integritet og
tilgjengelighet vurderes, og det settes en karakter fra 1-4. (1=lav sannsynlighet, 2=moderat
sannsynlighet, 3=høy sannsynlighet, 4=svært høy sannsynlighet).
Steg 5 er å vurdere sannsynligheten for at skadevirkningene skal vise seg. Sannsynlighet
kvantifiseres ved å anslå hvor ofte en bestemt hendelse forventes inntreffe.
Side230
Sannsynlighetsmatrise
Frekvens
Letthet
Motivering
Lav sannsynligher (1)
Moderat sannsynlighet (2)
Hendelser som kan inntreffe 1
Hendelser som kan inntreffe 1
gang pr 5 år eller sjeldnere
gang pr 2 år eller sjeldnere
For brann: hvert 50. år eller
For brann: hvert 10. år eller
sjeldnere.
sjeldnere
Sikkerhetstiltak er etablert i
Sikkerhetstiltak er etablert i
forhold til sikkerhetsbehovet og
forhold til sikkerhetsbehovet og
fungerer etter hensikten. Tiltakene fungerer etter hensikten. Tiltakene
kan kun omgås/brytes av egne
kan likevel omgås/brytes av egne
medarbeidere med gode ressurser, medarbeidere med små til normale
og god/fullstendig kjennskap til
ressurser, som i tillegg har normal
tiltakene. Utenforstående kan ikke kjennskap til tiltakene.
omgå/bryte tiltakene.
Utenforstående trenger gode
ressurser, og god/fullstendig
kjennskap til tiltakene for å
omgå/bryte disse.
Høy sannsynlighet (3)
Svært høy sannsynlighet (4)
Hendelser som kan inntreffe flere Hendelser som kan inntreffe flere
ganger pr. år
ganger pr. halvår.
For brann: årlig eller sjeldnere
For brann: flere ganger pr. år.
Sikkerhetstiltak er ikke fullt
etablert, eller fungerer ikke etter
hensikten. Egne medarbeidere
trenger kun små til normale
ressurser for å omgå/bryte
tiltakene, og det er ikke nødvendig
med forutgående kjennskap til
tiltakene. Utenforstående trenger
små til normale ressurser, samt
normal kjennskap til tiltakene,
f.eks. hvilke rutiner som gjelder
eller hvordan sikkerhetsteknologi
er implementert.
Sikkerhetstiltak er ikke etablert,
eller kan omgås/brytes av egne
medarbeidere og utenforstående
med små til normale ressurser.
Det er ikke nødvendig med
forutgående kjennskap til tiltakene
Sikkerhetsbrudd kan kun skje ved
at egne medarbeidere opptrer med
overlegg og har spesiell
kompetanse eller kunnskap.
Utenforstående må ha
spisskompetanse og et samarbeid
med personer i virksomheten
Sikkerhetsbrudd kan skje ved
uaktsomhet av egne
medarbeidere. Utenforstående må
ha noe kompetanse, og forsettelig
(bevisst eller aktivt) gå inn for å
bryte sikkerhetstiltakene.
Sikkerhetsbrudd kan skje ved
uaktsomhet (ubevisst eller uten
forsett) av egne medarbeidere
eller utenforstående. Det er ikke
nødvendig med spesielle
kunnskaper om interne forhold.
Sikkerhetsbrudd kan skje ved at
egne medarbeidere opptrer med
forsett og har en viss kompetanse.
Utenforstående må opptre med
overlegg og noe kunnskap om
interne forhold (med hensikt og
plan, eksempelvis ved at flere
tiltak brytes i riktig rekkefølge) for
å omgå/bryte sikkerhetstiltakene
Konsekvensmatrise, vedtatt under workshop
Konsekvensmatrise for personvern og virksomhetskritisitet
Konfidensialitet
Ubetydelig (1)
Ingen uautorisert innsyn i ikke
sensitive personopplysninger der
konfidensialitet er nødvendig.
Alvorlig (3)
Katastrofal (4)
Uautorisert innsyn i ikke sensitive
personopplysninger eller
personopplysninger der
Uautorisert innsyn i enkelte
sensitive personopplysninger eller
Fullt uautorisert innsyn i alle
Brudd på lov.
Brudd på lov.
Brudd på lov.
I forhold til enkeltpersoner
En eller få kan få innsyn
Mange kan få innsyn der
Hele/deler registeret avdekket på
fakultets-/avdelingsnivå
Integritet
Journal/ nedtegnelser er tilnærmet
komplett
Tilgjengjelighet
Moderat (2)
Systembrudd er uvesentlig.
Utfall 1 dag
(studentregistrering /eksamen 1-2
timer)
Noen mangler i Journal/
nedtegnelser
Hele registeret avdekket på
institusjonsnivå
Viktig informasjon mangler i journal/ Kritisk informasjon mangler i journal/
nedtegnelser
nedtegnelser og brudd på lov.
Mulighet for endring av
personopplysninger
Registeret har tapt integritet for
enkeltperson.
Mulighet for endring av enkelte
personopplysninger der integritet er
nødvendig.
Systembrudd kan føre til skade
dersom reservesystem ikke fins.
Utfall opptil 5 dager.
(studentregistrering /eksamen = 2
t).
System settes ut av drift opptil 14 System settes ut av drift mer enn 4
dager
uker
(studentregistrering /eksamen = 5 t) (studentregistrering /eksamen = 1
dag)
Side231
Mulighet for omfattende uautorisert
endring av alle sensitive
personopplysninger eller
personopplysninger der integritet er
nødvendig.
I vurderingen av risiko for de enkelte systemer foretas en gjennomgang av tenkelige hendelser
knyttet til disse, og hver enkelt hendelse vurderes med en score for sannsynlighet og en score
for konsekvens jf. tabellene ovenfor. Hver tenkte hendelse vurderes i forhold til
konfidensialitet (K), integritet (I) og tilgjengelighet (T) og score for hver av disse multipliseres
og gis en sum som representerer risikonivået. Risikonivået er rangert etter følgende
prinsipper:
-
Grønn/akseptabel risiko:
Gul/evalueres:
Rød/uakseptabel risiko:
1-3
4-6
8-16
Eksempel:
Aksepttabell
Konsekvens
Liten/ ubetydelig(1)
Stor/ alvorlig (3)
Katastrofal/Svært
alvorlig (4)
Hendelse 1
Høy (3)
Hendelse 3
Høy risiko
Sannsynlighet
Svært høy (4)
Moderat/ mindre
alvorlig (2)
Moderat (2)
Lav (1)
Hendelse 2
Lav risiko
Middels risiko
Score for hver enkelt tenkte hendelse avgjør følgelig hvor i aksepttabellen hendelsen rangeres.
I dette eksempelet må det utarbeides tiltak for hendelse 3 og hendelse 1 må evalueres
nærmere.
Side232
Avtaleskisse– databehandleravtale etter helseregisterloven (NB – gjelder
i hovedsak helse/forskning)
Databehandleravtale
I henhold til helseregisterlovens § 16, jf. § 18 og
personopplysningsforskriftens kapittel 2.
mellom
………………………….
databehandlingsansvarlig
og
………………………….
databehandler
Side233
1. Avtalens hensikt
Avtalens hensikt er å regulere rettigheter og plikter etter Lov av 18. mai 2001 nr. 24 om
helseregistre og behandling av helseopplysninger (helseregisterloven) og forskrift av 15.
desember 2000 nr. 1265 (personopplysningsforskriften). Avtalen skal sikre at
personopplysninger om de registrerte ikke brukes urettmessig eller kommer uberettigede i
hende.
Avtalen regulerer databehandlers bruk av personopplysninger på vegne av den
databehandlingsansvarlige, herunder innsamling, registrering, sammenstilling, lagring,
utlevering eller kombinasjoner av disse.
2. Formål
Her skal det redegjøres for formålet med databehandleravtalen. Herunder:

hvilke personopplysninger som skal behandles

hvilke behandlinger som omfattes av avtalen

hva som er rammene for databehandlers håndtering av personopplysninger
3. Databehandlers plikter
Databehandler skal følge de rutiner og instrukser for behandlingen som
databehandlingsansvarlig til enhver tid har bestemt skal gjelde.
Databehandler plikter å gi databehandlingsansvarlig tilgang til sin sikkerhetsdokumentasjon,
og bistå, slik at databehandlingsansvarlig kan ivareta sitt eget ansvar etter lov og forskrift.
Databehandlingsansvarlig har, med mindre annet er avtalt eller følger av lov, rett til tilgang til
og innsyn i personopplysningene som behandles og systemene som benyttes til dette formål.
Databehandler plikter å gi nødvendig bistand til dette.
Databehandler har taushetsplikt om dokumentasjon og personopplysninger som
vedkommende får tilgang til iht. denne avtalen. Denne bestemmelsen gjelder også etter
avtalens opphør.
4. Bruk av underleverandør
Dersom databehandler benytter seg av underleverandør eller andre som ikke normalt er ansatt
hos databehandler skal dette avtales skriftlig med databehandlingsansvarlige før behandlingen
av personopplysninger starter.
Avtale med underleverandører
En slik avtale bør gjøres som et tillegg til denne avtalen.
Samtlige som på vegne av databehandler utfører oppdrag der bruk av de aktuelle
personopplysningene inngår, skal være kjent med databehandlers avtalemessige og
lovmessige forpliktelser og oppfylle vilkårene etter disse.
Side234
5. Sikkerhet
Databehandler skal oppfylle de krav til sikkerhetstiltak som stilles etter
personopplysningsloven og personopplysningsforskriften, herunder særlig helseregisterlovens
§§ 16 – 18 og personopplysningsforskriftens kap. 2 og 3. Databehandler skal dokumentere
rutiner og andre tiltak for å oppfylle disse kravene. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig
på databehandlingsansvarliges forespørsel.
Avviksmelding etter personopplysningsforskriftens § 2-6 skal skje ved at databehandler
melder avviket til databehandlingsansvarlig. Databehandlingsansvarlig har ansvaret for at
avviksmelding sendes Datatilsynet.
6. Sikkerhetsrevisjoner
Databehandlingsansvarlig skal avtale med databehandler at det gjennomføres
sikkerhetsrevisjoner jevnlig for systemer og lignende som omfattes av denne avtalen.
Revisjon
Revisjonen kan omfatte gjennomgang av rutiner, stikkprøvekontroller, mer
omfattende stedlige kontroller og andre egnede kontrolltiltak.
7. Avtalens varighet
Avtalen gjelder så lenge databehandler behandler personopplysninger på vegne av
databehandlingsansvarlig.
eller
avtalen gjelder til ______________
Ved brudd på denne avtale eller personopplysningsloven kan databehandlingsansvarlig
pålegge databehandler å stoppe den videre behandlingen av opplysningene med øyeblikkelig
virkning
Avtalen kan sies opp av begge parter med en gjensidig frist på ______, jf. punkt 8 i denne
avtalen.
8. Ved opphør
Ved opphør av denne avtalen plikter databehandler å tilbakelevere alle personopplysninger
som er mottatt på vegne av den databehandlingsansvarlige og som omfattes av denne avtalen.
Tilbakelevering
Videre kan det avtales at det skal gis en utskrift og kopi av alt innhold i databaser
og lignende med data som er omfattet. Kostnader ved dette, eller om
opplysningene skal leveres i et særskilt format, kan også inngå i en slik avtale.
Side235
Det skal avtales at databehandler skal slette eller forsvarlig destruere alle dokumenter, data,
disketter, cd-er mv, som inneholder opplysninger som omfattes av avtalen. Dette gjelder også
for eventuelle sikkerhetskopier.
Avtalen bør spesifisere på hvilken måte sletting og/eller destruksjon skal skje etter avtalens
opphør.
Databehandler skal skriftlig dokumentere at sletting og eller destruksjon er foretatt i henhold
til avtalen innen rimelig tid etter avtalens opphør.
9. Meddelelser
Meddelelser etter denne avtalen skal sendes skriftlig til: ___________
10. Lovvalg og verneting
Avtalen er underlagt norsk rett og partene vedtar XXXXXX tingrett som verneting. Dette
gjelder også etter opphør av avtalen.
Valg av verneting kan avtales
***
Denne avtale er i 2 – to eksemplarer, hvorav partene har hvert sitt.
Sted og dato
Databehandlingsansvarlig
Databehandler
………………………..
………………………
(underskrift)
(underskrift)
Side236
Avtaleskisse – databehandleravtale etter personopplysningsloven
NB: Les veilederen på www.datatilsynet.no/databehandler
Databehandleravtale
I henhold til personopplysningslovens § 13, jf. § 15 og personopplysningsforskriftens kapittel
2.
mellom
………………………….
behandlingsansvarlig
og
………………………….
databehandler
Side237
1. Avtalens hensikt
Avtalens hensikt er å regulere rettigheter og plikter etter Lov av 14. april 2000 nr. 31om
behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) og forskrift av 15. desember
2000 nr. 1265 (personopplysningsforskriften). Avtalen skal sikre at personopplysninger om de
registrerte ikke brukes urettmessig eller kommer uberettigede i hende.
Avtalen regulerer databehandlers bruk av personopplysninger på vegne av den
behandlingsansvarlige, herunder innsamling, registrering, sammenstilling, lagring, utlevering
eller kombinasjoner av disse.
2. Formål
Her skal det redegjøres for formålet med databehandleravtalen. Herunder:

hvilke personopplysninger som skal behandles

hvilke behandlinger som omfattes av avtalen

hva som er rammene for databehandlers håndtering av personopplysninger
3. Databehandlers plikter
Databehandler skal følge de rutiner og instrukser for behandlingen som behandlingsansvarlig
til enhver tid har bestemt skal gjelde.
Databehandler plikter å gi behandlingsansvarlig tilgang til sin sikkerhetsdokumentasjon, og
bistå, slik at behandlingsansvarlig kan ivareta sitt eget ansvar etter lov og forskrift.
Behandlingsansvarlig har, med mindre annet er avtale eller følger av lov, rett til tilgang til og
innsyn i personopplysningene som behandles og systemene som benyttes til dette formål.
Databehandler plikter å gi nødvendig bistand til dette.
Databehandler har taushetsplikt om dokumentasjon og personopplysninger som
vedkommende får tilgang til iht. denne avtalen. Denne bestemmelsen gjelder også etter
avtalens opphør.
4. Bruk av underleverandør
Dersom databehandler benytter seg av underleverandør eller andre som ikke normalt er ansatt
hos databehandler skal dette avtales skriftlig med behandlingsansvarlige før behandlingen av
personopplysninger starter.
Avtale med underleverandører
En slik avtale bør gjøres som et tillegg til denne avtalen.
Samtlige som på vegne av databehandler utfører oppdrag der bruk av de aktuelle
personopplysningene inngår, skal være kjent med databehandlers avtalemessige og
lovmessige forpliktelser og oppfylle vilkårene etter disse.
Side238
5. Sikkerhet
Databehandler skal oppfylle de krav til sikkerhetstiltak som stilles etter
personopplysningsloven og personopplysningsforskriften, herunder særlig
personopplysningslovens §§ 13 – 15 med forskrifter. Databehandler skal dokumentere rutiner
og andre tiltak for å oppfylle disse kravene. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig på
behandlingsansvarliges forespørsel.
Avviksmelding etter personopplysningsforskriftens § 2-6 skal skje ved at databehandler
melder avviket til behandlingsansvarlig. Behandlingsansvarlig har ansvaret for at
avviksmelding sendes Datatilsynet.
6. Sikkerhetsrevisjoner
Behandlingsansvarlig skal avtale med databehandler at det gjennomføres sikkerhetsrevisjoner
jevnlig for systemer og lignende som omfattes av denne avtalen.
Revisjon
Revisjonen kan omfatte gjennomgang av rutiner, stikkprøvekontroller, mer
omfattende stedlige kontroller og andre egnede kontrolltiltak.
7. Avtalens varighet
Avtalen gjelder så lenge databehandler behandler personopplysninger på vegne av
behandlingsansvarlig.
eller
avtalen gjelder til ______________
Ved brudd på denne avtale eller personopplysningsloven kan behandlingsansvarlig pålegge
databehandler å stoppe den videre behandlingen av opplysningene med øyeblikkelig virkning
Avtalen kan sies opp av begge parter med en gjensidig frist på ______, jf. punkt 8 i denne
avtalen.
8. Ved opphør
Ved opphør av denne avtalen plikter databehandler å tilbakelevere alle personopplysninger
som er mottatt på vegne av den behandlingsansvarlige og som omfattes av denne avtalen.
Tilbakelevering
Videre kan det avtales at det skal gis en utskrift og kopi av alt innhold i databaser
og lignende med data som er omfattet. Kostnader ved dette, eller om
opplysningene skal leveres i et særskilt format, kan også inngå i en slik avtale.
Det skal avtales at databehandler skal slette eller forsvarlig destruere alle dokumenter, data,
disketter, cd-er mv, som inneholder opplysninger som omfattes av avtalen. Dette gjelder også
for eventuelle sikkerhetskopier.
Side239
Avtalen bør spesifisere på hvilken måte sletting og/eller destruksjon skal skje etter avtalens
opphør.
Databehandler skal skriftlig dokumentere at sletting og eller destruksjon er foretatt i henhold
til avtalen innen rimelig tid etter avtalens opphør.
9. Meddelelser
Meddelelser etter denne avtalen skal sendes skriftlig til: ___________
10. Lovvalg og verneting
Avtalen er underlagt norsk rett og partene vedtar XXXXXX tingrett som verneting. Dette
gjelder også etter opphør av avtalen.
Valg av verneting kan avtales
***
Denne avtale er i 2 – to eksemplarer, hvorav partene har hvert sitt.
Sted og dato
Behandlingsansvarlig
Databehandler
………………………..
………………………
(underskrift)
(underskrift)
Side240
Databehandleravtale og avtale om ekstern tilgang for
underleverandør av UiT Norges Arktiske universitet (UiT)
til UiTs nettverk for support og vedlikeholdsarbeid.
I henhold til personopplysningslovens § 13, jf. § 15 og
personopplysningsforskriftens kapittel 2.
er det inngått avtale mellom
UiT Norges arktiske universitet
Behandlingsansvarlig
OG
(leverandør).. (org nr)
Leverandør/databehandler
(heretter referert til som Leverandøren).
Databehandleravtele med underleverandør
Side 1 av 4
Side241
1
BRUKSOMRÅDE FOR AVTALEN
Formålet med avtalen er å beskrive ansvars- og myndighetsforhold overfor andre virksomheter som
behandler personopplysninger på vegne av UiT. Databehandler skal ikke behandle
personopplysninger på annen måte enn det som er skriftlig avtalt med Behandlingsansvarlig.
Opplysningene skal heller ikke uten slik avtale overlates til noen andre for lagring eller bearbeidelse.
Avtalen er utformet for å regulere ansvaret mellom UiT og Leverandøren ved ekstern tilgang, og skal
være knyttet opp mot den support/vedlikeholdsavtale som er gjort mellom partene.
Formålet med avtalen er, i tillegg til ovennevnte, å regulere Leverandørens bruk og sikring av
personopplysninger som er stilt til dennes rådighet av UiT eller som Leverandøren får tilgang til via
support/vedlikeholdsavtalen. Det skal fremgå klart dersom Leverandøren kan overlate
personopplysninger til andre for oppbevaring, bearbeiding eller annet bruk.
2
VARIGHET OG OPPSIGELSE
Avtalen trer i kraft …………………..
Avtalen fornyes deretter automatisk for ett år av gangen, med gjensidig rett for partene til å si opp med
tre måneders skriftlig varsel før utløpet av hver periode.
3
DEFINISJONER
Databehandlingsansvarlig: den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger
og hvilke hjelpemidler som skal brukes,
Databehandler: den som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige.
4
PARTENES ANSVARSOMRÅDE UNDER LOV OM BEHANDLING AV
PERSONOPPLYSNINGER MED FORSKRIFTER
UiT er i henhold til Lov om behandling av personopplysninger (POL) å anse som
behandlingsansvarlig, jfr. Lovens § 2 nr. 4.
Den behandlingsansvarlige har ansvaret for å påse at krav, herunder krav til sikkerhet, som stilles i
POL med forskrifter er oppfylt.
Leverandøren skal følge de rutiner og instrukser for behandling av personopplysninger og tilgang som
Behandlingsansvarlig til enhver tid har bestemt skal gjelde. Bilag 1
Leverandøren skal sikre at eventuelle personopplysninger stilt til rådighet av UiT holdes atskilt fra
egne og andres materiale.
Ved utløp av avtalen skal Leverandøren påse at eventuelle personopplysninger som er stilt til dennes
disposisjon av UiT makuleres slik at opplysningene ikke kan gjenfinnes. I stedet for makulering kan
Leverandøren levere tilbake alt utlevert/tilsendt materiale som omfatter person opplysninger tilbake til
UiT.
5
SPESIFIKASJON AV FJERNTILGANG
5.1
KONTAKTPERSONER
Følgende kontaktpersoner er oppnevnt i forbindelse med Leverandørens fjerntilgang til UiTs
informasjonssystem:
Kontaktpersoner ved administrative avvik:
UiT: <navn og kontaktinformasjon>
Side 2 av 4
Side242
For Leverandøren:
<navn og kontaktinformasjon>
Kontaktpersoner ved tekniske avvik:
For UiT <navn og kontaktinformasjon>
For Leverandøren:
<navn og kontaktinformasjon>
5.2
LEVERANSE
Metode for fjerntilgang og oversikt over de applikasjoner og systemer som skal nås av Leverandøren
er spesifisert i Bilag 2 til denne kontrakten.
For å gi Leverandøren fjerntilgang til ressursene beskrevet over skal personlige tilgangsrettigheter
tildeles de av Leverandørens medarbeidere som skal gjennomføre leveransen/tjenesten.
Leverandørens tilgangsrettigheter begrenses til kun å gjelde den applikasjon/system og tjenester som
er beskrevet i support og vedlikeholdsavtalen.
UiT skal til enhver tid ha oversikt over hvilke av Leverandørens medarbeidere som er gitt fjerntilgang.
5.3
PLIKTER
Leverandøren skal iverksette rutiner for tilgangsautorisasjon og – styring som sikrer at de av
Leverandørens medarbeidere som skal gjennomføre leveransen/tjenesten til enhver tid har riktig
fjerntilgang.
6
TAUSHETSPLIKT
Partene skal bevare taushet om alle konfidensielle opplysninger, noens personlige forhold,
sikkerhetsmessige og forretningsmessige forhold, opplysninger som kan skade en av partene eller
som kan utnyttes av utenforstående i næringsvirksomhet.
Taushetsplikten gjelder partenes ansatte og andre som handler på partenes vegne i forbindelse med
gjennomføring av kontrakten. Alle ansatte skal ha undertegnet taushetserklæring. Partene plikter å ta
de forholdsregler som er nødvendig for å sikre at materiale eller opplysninger ikke blir gjort kjent for
andre i strid med dette punktet.
Punktet gjelder også etter at kontrakten er opphørt. Ansatte og andre som fratrer sin tjeneste hos en
av partene skal pålegges taushet også etter fratredelse om forhold som nevnt ovenfor.
7
MISLIGHOLD
Mislighold foreligger dersom en av partene ikke oppfyller sine plikter etter denne avtalen og dette ikke
skyldes forhold som den andre parten har ansvaret for eller risikoen for.
Dersom en av partene ønsker å påberope seg mislighold, skal dette meddeles den andre parten
skriftlig uten ugrunnet opphold.
8
SANKSJONER VED MISLIGHOLD
Ved mislighold kan den krenkende part holde tilbake sin motytelse, men ikke åpenbart mer enn det
som synes påkrevd for å avhjelpe virkningene av misligholdet, og bare inntil forholdet er brakt i
overensstemmelse med avtalen.
Hvis det foreligger vesentlig mislighold, kan den andre parten – etter å ha gitt skriftlig varsel og rimelig
frist til å bringe forholdet i orden – heve hele eller deler av avtalen med øyeblikkelig virkning og kreve
erstatning for eventuelle tap dette har medført.
Side 3 av 4
Side243
9
ANSVAR FOR UNDERLEVERANDØRER
Dersom en av partene engasjerer utenforstående (underleverandører) til å utføre ytelser som følger av
denne avtalen, er parten fullt ansvarlig for utførelsen av disse ytelsene på samme måte som om han
selv stod for utførelsen.
10
RETTSVALG OG VERNETING
Partenes rettigheter og plikter etter denne avtalen bestemmes i helhet av norsk rett.
Eventuelle tvister som springer ut av denne avtalen skal behandles ved de ordinære domstoler. NordTroms tingsrett vedtas som verneting.
11
AVTALEENDRINGER
Avtaleendringer mellom partene tas inn i Bilag3
12
BILAG
Denne avtalen har 3 Bilag.
Bilag 1 Instruks for leverandørtilgang
Bilag 2 Bestilling leverandørkonto UiT og Taushetserklæring
Bilag 3 Avtaleendring
13
UNDERTEGNING
Denne avtalen er undertegnet i 2 – to – eksemplarer, hvorav hver av partene beholder 1 – ett –
eksemplar.
Tromsø, den _____________
________________________
UiT
_______________________
Leverandøren
Side 4 av 4
Side244
Arkivref: 2014/5237/ANP002
Dato: 03.02.2015
SAKSFRAMLEGG
Til:
Universitetsstyret
Møtedato:
12.02.2015
Sak:
8/15
Årsrapport for 2014 om HMS ved UiT Norges arktiske universitet
1. Universitetsstyret tar Årsrapport om HMS for 2014 til etterretning.
2. Universitetsstyret ber Universitetsdirektøren om å følge opp identifiserte
utviklingsområder og iverksette nødvendige tiltak slik at universitetets mål for helse,
miljø, sikkerhet og beredskap kan nås.
3. Alle fakulteter, TMU og UB bes om å behandle årsrapporten som egen sak i sine
beslutningsorganer.
Bakgrunn
Universitetsdirektøren legger med dette frem årsrapport om helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet
for 2014. Rapporten gir en oversikt over aktiviteter, utfordringer og tiltak innen HMS ved UiT.
Rapporten skal bidra til å sikre kontinuerlig fokus på institusjonens arbeid med organisatorisk og
psykososialt arbeidsmiljø, sikkerhet og beredskap, og miljøledelse. Rapporten er behandlet av
Arbeidsmiljøutvalget i møtet 29. januar 2015.
Det foregår mye godt helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS-arbeid) ved Universitetet i Tromsø
- Norges arktiske universitet (UiT). I 2014 har det blant annet vært arbeidet aktivt med å følge opp
funn fra arbeids- og klimaundersøkelsen og å etablere samhold og treffpunkt i arbeidsmiljøet. Det
legges til rette for medvirkning i HMS-arbeidet, og samarbeidet mellom leder og verneombud
synes å fungere godt ved de fleste arbeidsstedene. Det er arrangert arbeidsmiljødag, og
arbeidsmiljøprisen er utdelt for andre gang. Arbeidet med å videreutvikle universitetets beredskap
er godt i gang, det er inngått ny avtale om bedriftshelsetjenester, og vernetjenesten har blitt
gjennomgått og revidert. Funn fra tilsyn og revisjoner er fulgt opp i organisasjonen. Et godt HMSarbeid kan også være en del av forklaringen til at UiT samlet sett fortsatt har et lavt sykefravær.
Det er også i 2014 registrert få HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker og ingen svært
alvorlige hendelser med personskader. UiT vil i 2015 prøve ut elektronisk system for innmelding
og behandling av HMS-avvik. Ansatte og studenter må fortsatt stimuleres til økt rapportering i
forbindelse med HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker.
Kvaliteten på rapportene fra fakultetene og enhetene på samme nivå er gjennomgående styrket.
De fleste rapporterer at de har etablert skriftlige mål for HMS-arbeidet og utarbeidet skriftlig
Side245
oversikt over hvordan ansvar og oppgaver for HMS-arbeidet er fordelt. Det fremgår også av
rapportene at de har nådd egne målsettinger for HMS-arbeidet for 2014, og at ledere er oppdatert
med hensyn til hvordan lover og forskrifter regulerer HMS-arbeidet ved enheten.
Ledernes risikoforståelse og kjennskap til egne risikoområder har økt i løpet av de siste årene. Det
er likevel skuffende at kun halvparten av enhetene har gjennomført pålagte beredskapsøvelser i
2014 og ført oversikt over ansatte på tjenestereise eller studieopphold i utlandet.
Det er utfordringer knyttet til opplæring innen helse, miljø og sikkerhet, og sentral HMSopplæring etterspørres av ulike brukergrupper. Gjennomføring av medarbeidersamtaler er
fremdeles lav. Ledere må dermed også i 2015 følge opp dette ved å gå i dialog med ansatte og
verneombud om opplæring samt ved å tilby og gjennomføre medarbeidersamtaler.
Ledere må fortsatt prioritere å tilrettelegge for gode arbeidsforhold slik at ansatte opprettholder
fysisk og psykisk god helse og bevarer motivasjon og arbeidsglede. Viktige tiltak her er
gjennomføring av analyse av sykefravær, videreføring av forbyggende tiltak samt iverksetting av
nye tiltak ved behov. Resultater fra arbeids- og klimaundersøkelsen anbefales brukt for nærmere
analyse av sykefraværet ved enhetene.
I 2014 ble det fastsatt ny handlingsplan for miljøledelse ved UiT. For at universitetet skal lykkes i
sitt arbeid med å redusere belastningen på det ytre miljø, er det viktig at hele organisasjonen
bidrar med tiltak knyttet til satsingsområdene avfall, innkjøp, transport og energi.
Med unntak av én enhet, rapporterer fakulteter og enheter som har et risikofylt arbeidsmiljø at
lokal sikkerhetsopplæring gjennomføres før oppstart av risikofylte aktiviteter. Når det gjelder
dokumentasjon av gjennomført opplæring, må resultatet forbedres.
Universitetsledelsen ser alvorlig på at kun fem av ni fakulteter/enheter rapporterer at de fulgte
UiTs retningslinjer og fakultetets/enhetens rutiner for alt risikofylt arbeid som ble utført i 2014.
Tre av fakultetene/enhetene hadde heller ikke utarbeidet skriftlige rutiner for risikofylt arbeid som
kan medføre særlig fare for liv og helse, og som fakultetet/enheten har ansvar for. Kravene til
arbeidsgiver om å føre register over eksponerte personer ble heller ikke oppfylt ved hele
universitetet. Fakulteter og enheter må dermed også i 2015 ha sterkt fokus på risiko- og
eksponeringsvurderinger, vedlikehold av stoffkartotek, sikker utførelse av arbeid og føring av
register over eksponerte.
Det er fremdeles noen fakulteter som i 2015 må prioritere å beskrive kravene til
sikkerhetsopplæring i emnebeskrivelser og studieprogram der risikofylt arbeid inngår.
Universitetsdirektøren anbefaler at Universitetsstyret på bakgrunn av rapporten fatter vedtak om
prioriteringer og satsinger for HMS-arbeidet ved UiT for 2015.
Lasse Lønnum
Odd Arne Paulsen
personal- og organisasjonsdirektør
Saksbehandler: Anita Pettersen
Side246
2
Vedlegg:

Årsrapport om HMS 2014
Side247
3
Årsrapport om HMS
Universitetsdirektøren, Avdeling for personal og organisasjon
Arkivref. ePhorte: 2014/5237
Side248
2014
Sammendrag
Det foregår mye godt helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS-arbeid) ved Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet (UiT). I 2014 har det blant annet vært arbeidet aktivt med å følge opp funn
fra arbeids- og klimaundersøkelsen og å etablere samhold og treffpunkt i arbeidsmiljøet. Det legges til
rette for medvirkning i HMS-arbeidet, og samarbeidet mellom leder og verneombud synes å fungere
godt ved de fleste arbeidsstedene. Det er arrangert arbeidsmiljødag, og arbeidsmiljøprisen er utdelt for
andre gang. Arbeidet med å videreutvikle universitetets beredskap er godt i gang, det er inngått ny
avtale om bedriftshelsetjenester, og vernetjenesten har blitt gjennomgått og revidert. Funn fra tilsyn og
revisjoner er fulgt opp i organisasjonen. Et godt HMS-arbeid kan også være en del av forklaringen til at
UiT samlet sett fortsatt har et lavt sykefravær.
Det er også i 2014 registrert få HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker og ingen svært alvorlige
hendelser med personskader. UiT vil i 2015 prøve ut elektronisk system for innmelding og behandling
av HMS-avvik. Ansatte og studenter må fortsatt stimuleres til økt rapportering i forbindelse med HMSrelaterte avvik, skader og nestenulykker.
Kvaliteten på rapportene fra fakultetene og enhetene på samme nivå er gjennomgående styrket. De
fleste rapporterer at de har etablert skriftlige mål for HMS-arbeidet og utarbeidet skriftlig oversikt over
hvordan ansvar og oppgaver for HMS-arbeidet er fordelt. Det fremgår også av rapportene at de har
nådd egne målsettinger for HMS-arbeidet for 2014, og at ledere er oppdatert med hensyn til hvordan
lover og forskrifter regulerer HMS-arbeidet ved enheten.
Ledernes risikoforståelse og kjennskap til egne risikoområder har økt i løpet av de siste årene. Det er
likevel skuffende at kun halvparten av enhetene har gjennomført pålagte beredskapsøvelser i 2014 og
ført oversikt over ansatte på tjenestereise eller studieopphold i utlandet.
Det er utfordringer knyttet til opplæring innen helse, miljø og sikkerhet, og sentral HMS-opplæring
etterspørres av ulike brukergrupper. Gjennomføring av medarbeidersamtaler er fremdeles lav. Ledere
må dermed også i 2015 følge opp dette ved å gå i dialog med ansatte og verneombud om opplæring
samt ved å tilby og gjennomføre medarbeidersamtaler.
Ledere må fortsatt prioritere å tilrettelegge for gode arbeidsforhold slik at ansatte opprettholder fysisk
og psykisk god helse og bevarer motivasjon og arbeidsglede. Viktige tiltak her er gjennomføring av
analyse av sykefravær, videreføring av forbyggende tiltak samt iverksetting av nye tiltak ved behov.
Resultater fra arbeids- og klimaundersøkelsen anbefales brukt for nærmere analyse av sykefraværet ved
enhetene.
I 2014 ble det fastsatt ny handlingsplan for miljøledelse ved UiT. For at universitetet skal lykkes i sitt
arbeid med å redusere belastningen på det ytre miljø, er det viktig at hele organisasjonen bidrar med
tiltak knyttet til satsingsområdene avfall, innkjøp, transport og energi.
Med unntak av én enhet, rapporterer fakulteter og enheter som har et risikofylt arbeidsmiljø at lokal
sikkerhetsopplæring gjennomføres før oppstart av risikofylte aktiviteter. Når det gjelder dokumentasjon
av gjennomført opplæring, må resultatet forbedres.
Universitetsledelsen ser alvorlig på at kun fem av ni fakulteter/enheter rapporterer at de fulgte UiTs
retningslinjer og fakultetets/enhetens rutiner for alt risikofylt arbeid som ble utført i 2014. Tre av
fakultetene/enhetene hadde heller ikke utarbeidet skriftlige rutiner for risikofylt arbeid som kan
medføre særlig fare for liv og helse, og som fakultetet/enheten har ansvar for. Kravene til arbeidsgiver
UiT Norges arktiske
universitet
N-9037 Tromsø
Sentralbord: 77 54 40 00
Faks: 77 64 49 00
[email protected]
www.uit.no
Side249
2
om å føre register over eksponerte personer ble heller ikke oppfylt ved hele universitetet. Fakulteter og
enheter må dermed også i 2015 ha sterkt fokus på risiko- og eksponeringsvurderinger, vedlikehold av
stoffkartotek, sikker utførelse av arbeid og føring av register over eksponerte.
Det er fremdeles noen fakulteter som i 2015 må prioritere å beskrive kravene til sikkerhetsopplæring i
emnebeskrivelser og studieprogram der risikofylt arbeid inngår.
UiT Norges arktiske
universitet
N-9037 Tromsø
Faks: 77 64 49 00
[email protected]
www.uit.no
Side250
3
Innhold
Sammendrag .......................................................................................................................................... 2
1
2
3
4
Sentralt organisert HMS-arbeid ved UiT ................................................................................... 5
1.1
Arbeidsmiljøutvalget (AMU) ..............................................................................................................5
1.2
Læringsmiljøutvalget (LMU) ..............................................................................................................5
1.3
Verneombud og hovedverneombud (VO og HVO).............................................................................6
1.4
Bedriftshelsetjenesten ..........................................................................................................................7
1.5
Opplæring og informasjon ...................................................................................................................7
1.6
Sykefravær ...........................................................................................................................................9
1.7
Beredskap ..........................................................................................................................................10
1.8
Strålevern...........................................................................................................................................11
1.9
Melding om skader og nestenulykker ................................................................................................11
1.10
Tilsyn og revisjoner ...........................................................................................................................12
Rapport om fakultetenes HMS-arbeid for 2014....................................................................... 13
2.1
HMS organisatorisk ...........................................................................................................................14
2.2
HMS-kompetanse ..............................................................................................................................15
2.3
Fysisk og psykososialt arbeidsmiljø ..................................................................................................15
2.4
Beredskap ..........................................................................................................................................16
2.5
Ytre miljø...........................................................................................................................................17
2.6
Risikofylt arbeidsmiljø ......................................................................................................................17
2.7
Måloppnåelse og tiltak som har fungert spesielt godt........................................................................19
2.8
Oppsummering av lokale utfordringer...............................................................................................19
2.9
Utfyllingen av årsrapporten ...............................................................................................................20
Oppfølging av særskilte satsingsområder................................................................................. 20
3.1
HMS-tiltak i henhold til Årsplan 2014 for Avdeling for personal og organisasjon...........................20
3.2
Arbeidsmiljø- og klimaundersøkelse (ARK) .....................................................................................21
3.3
Inkluderende arbeidsliv......................................................................................................................22
3.4
Arbeidsmiljødag.................................................................................................................................22
3.5
Ytre miljø og miljøledelse .................................................................................................................22
Utfordringer og områder som bør vies spesiell oppmerksomhet i 2015 ................................ 23
UiT Norges arktiske
universitet
N-9037 Tromsø
Faks: 77 64 49 00
[email protected]
www.uit.no
Side251
4
1
Sentralt organisert HMS-arbeid ved UiT
Universitetets sentrale HMS-arbeid var i 2014 organisert gjennom Avdeling for personal og
organisasjon (POA) og følges av Arbeidsmiljøutvalget (AMU), hovedverneombudene (HVO) og
verneombudene (VO), som skal se til at Universitetet i Tromsø – Norges arktiske universitet (UiT) som
arbeidsgiver ivaretar sitt HMS-ansvar. Læringsmiljøutvalget (LMU) har også en rolle i HMS-arbeidet.
1.1
Arbeidsmiljøutvalget (AMU)
AMU er et partssammensatt samarbeidsorgan som skal legge de grunnleggende premissene for
arbeidsmiljøarbeidet ved UiT. Hovedverneombud, arbeidstakere, arbeidsgiver, hovedtillitsvalgte og
bedriftshelsetjenesten er representert i AMU. Toppledelsen skal være representert i AMU, LMU og
HMS-personalet i POA har observatørstatus.
AMU har både besluttende, koordinerende og rådgivende rolle i arbeidet med å gjennomføre
arbeidsmiljølovgivningen ved UiT. I saker som angår både ansattes og studenters arbeidsmiljø
samarbeider AMU med LMU. AMU behandler videre universitetets årlige rapport om HMS-arbeidet
ved UiT. AMU har et spesielt ansvar for å overvåke sykefraværet ved UiT.
AMU har i 2014 hatt spesielt fokus på oppfølging av sykefravær og gjennomføring av arbeidsmiljø- og
klimaundersøkelsen (ARK) ved UiT.
Det ble foretatt nyvalg av AMU for perioden 1. august 2014 til 31. juli 2016. I forbindelse med
fusjonen med Høgskolen i Finnmark ble det besluttet at tidligere Høgskolen i Finnmark skulle ha to
representanter i AMU, og at denne ordningen skulle vurderes i første halvdel av 2014. AMU besluttet i
sak 6/14 at denne ordningen ikke skulle videreføres, men at det skulle oppfordres til at både
arbeidsgiver- og arbeidstakersiden oppnevnte minst én representant fra campus utenfor
Tromsø. Retningslinje for Arbeidsmiljøutvalget (AMU) er oppdatert med hensyn på dette.
AMU har avholdt fire møter og behandlet 25 saker i 2014.
For mer informasjon vises det til årsrapport 2014 fra Arbeidsmiljøutvalget (AMU) ved UiT.
1.2
Læringsmiljøutvalget (LMU)
LMU fører tilsyn med at UiT oppfyller bestemmelsene om læringsmiljøet gitt i Lov om universiteter og
høyskoler. Utvalget skal også påse at UiT følger opp Handlingsplan for tilrettelegging og
tilgjengelighet, og generelt være en pådriver i arbeidet for et bedre læringsmiljø ved
universitetet. LMU består av fire studentrepresentanter med vararepresentanter, studiedirektøren, en
fakultetsdirektør, en dekan og en ansatt med universitetspedagogisk kompetanse.
Det har vært avholdt fem møter i LMU i studieåret 2013/2014. Ett av møtene var et besøk ved
Finnmarksfakultetet der LMU fikk en grundig presentasjon om hvordan Utdannings- og
læringsmiljøutvalget ved tidligere Høgskolen i Finnmark (HiF) jobbet med læringsmiljø og
studiekvalitet. De fire resterende møtene ble avholdt i Administrasjonsbygget, campus Tromsø.
UiT Norges arktiske
universitet
N-9037 Tromsø
Faks: 77 64 49 00
[email protected]
www.uit.no
Side252
5
I forbindelse med NOKUTs evaluering av UiTs system for kvalitetssikring av utdanningsvirksomheten
ble det anbefalt at UiT etablerer et studentmobiliserende prosjekt i samarbeid med Studentparlamentet
for å få en sterkere representasjon av studenter i ulike råd og utvalg ved UiT. Saken
Studentmobiliserende prosjekt har vært diskutert som en egen sak på alle fem møtene i LMU i
studieåret 2013/2014. Prosjektet er stort og rommer flere temaer innen læringsmiljø og studiekvalitet,
og vil være en stor del av LMUs arbeid i de neste årene. Hovedtemaene i Studentmobiliserende prosjekt
overlapper noe, men kan oppsummeres som følger: (1) innføring av en formalisert tillitsvalgtordning på
alle fakultet, (2) beskrivelse av hvilke arbeidsoppgaver som tilhører de ulike verv som studenter
innehar, (3) poenggivende tillitsvalgtkurs, (4) honorering av studenter i verv og (5) evaluering av
program og emner.
Universitetsstyret vedtok våren 2009 å innføre økonomiske sanksjoner ved sensur på eksamen som
kunngjøres mer enn én uke etter sensurfristen. Midlene skal gå til studiekvalitetsfremmende tiltak og
fordeles av LMU etter søknad fra enhetene og Studentparlamentet. Studieåret 2012/2013 utgjorde
midlene til sammen kr 286 000,-. Midlene ble lyst ut i desember 2013, og LMU fordelte midlene i
februar 2014. Det kom inn totalt 21 søknader fra enhetene og studentorganisasjonene. Prosjekter som
gir en langsiktig merverdi for læringssituasjonen for en større gruppe studenter ble prioritert.
Læringsmiljøutvalget har bestilt en evaluering av ordningen med økonomiske sanksjoner ved forsinket
sensur på eksamen. Det er viktig å se om ordningen har fungert i tråd med intensjonen.
For nærmere informasjon om studiekvalitet vises det til LMUs årsrapport for studieåret 2013/2014.
1.3
Verneombud og hovedverneombud (VO og HVO)
Verneombudene skal ivareta arbeidstakernes interesser i verneområdet i saker som angår arbeidsmiljøet
og virke som en støtte for arbeidsgiverne. God kommunikasjon mellom ledelsen og verneombudene er
vesentlig for å ivareta et godt arbeidsmiljø ved UiT.
I 2014 ble det foretatt en gjennomgang av universitetets inndeling i verneområder. Fra høsten 2014 ble
UiT delt inn i elleve hovedverneområder og 66 verneområder. UiT hadde elleve HVO, ni vara HVO,
66 VO og 59 vara VO. Ombudene er valgt for perioden 1. august 2014 til 31. juli 2016.
I 2014 har HVOene:
 Gjennomført fem fellesmøter, tre formøter i forkant av AMU-møter og jevnlige møter med
verneombudene, i tillegg til løpende møter vedrørende enkeltsaker
 Gjennomført ett møte med universitetsdirektøren
 Deltatt på to AMU-møter og på det årlige arbeidsmøtet for sentrale hovedverneombud fra
universitetene. Representant på disse møtene er koordinator for hovedverneombudenes aktivitet
 Arrangert ett verneombudsforum med tema Byggesaker og medvirkning av verneombudet.
Leder for Prosjektseksjonen ved Avdeling for bygg og eiendom Øistein Hansen var foreleser.
 Deltatt i forarbeid og møter i tilknytning til ARK
 Deltatt ved ulike tilsyn ved UiT
 Deltatt på Nasjonal konferanse for universitetshovedverneombudene på Svalbard samt
Arbeidsmiljøkongressen i Bergen
I 2014 har flere hovedverneombuds-/verneombudsmøter blitt avviklet på tvers av campusene ved at
møtene avholdes via toveis lyd/bilde.
UiT Norges arktiske
universitet
N-9037 Tromsø
Faks: 77 64 49 00
[email protected]
www.uit.no
Side253
6
HVOene har bedt UiT iverksette dekkende 40 timers opplæring for verneombudene samt fastsette én
tidsplan for 2015 som spesifiserer når de forskjellige delene i opplæringen skal avholdes.
For mer informasjon vises det til årsrapport 2014 om hovedverneombudenes fellesaktiviteter ved UiT.
Områder med behov for oppfølging:
 Tilby verneombudene opplæring i bruk av HMS-informasjon i HR-portalen
1.4
Bedriftshelsetjenesten
I 2013 ble kjøp av bedriftshelsetjeneste ved UiT konkurranseutsatt, og Hemis ble valgt som
leverandør.
Hemis deltar ved gjennomføring av kartlegginger og risikovurderinger og gjennomfører lovpålagte
helsekontroller. De deltar også ved sykefraværsoppfølging. Innenfor psykososialt helsearbeid bistår de
både på organisasjonsnivå, på enhetsnivå og på individnivå.
Universitetsledelsen og Hemis har to samarbeidsmøter hvert semester.
For mer informasjon vises det til årsrapport 2014 fra Hemis.
1.5
Opplæring og informasjon
Ledere skal, i samarbeid med verneombud, ansatte og studenter, sørge for at det arbeides systematisk
med HMS. En viktig målsetting for UiT er at ledere, verneombud, ansatte og studenter skal ha god og
riktig HMS-kompetanse. Ledere har et særskilt ansvar for å motivere og inspirerer alle ansatte og
studenter til forpliktende og aktiv deltagelse i HMS-arbeidet og til å sørge for nødvendig HMSkompetanse ved eget ansvarsområde.
Informasjon om HMS-opplæring som arrangeres ved UiT finnes på nettsidene om HMS i HR-portalen.
Opplæring som tilbys skal også annonseres under interne kurs på nettsidene til UiT.
I henhold til årsrapporten for 2013 om HMS ved UiT skulle iverksetting av HMS-opplæring for
samtlige brukergrupper ved UiT prioriteres. Dagskurs i HMS for ledere skulle gjennomføres våren
2014.
HMS-opplæring gitt av UiT i 2014:
 Grunnopplæring i HMS (20 t) for ledere, VO, HVO samt representanter i AMU og LMU og
deres stedfortredere er gjennomført 30. september 2014 med 68 deltagere, hvorav elleve er
ledere, fire HVO, 35 VO, 15 vara VO, én LMU-representant og to HMS-rådgivere.
 Grunnleggende førstehjelp for ansatte på norsk og engelsk er i 2014 gitt til 41 personer.
Deltakerne er fordelt på fire kurs. I tillegg har Sikkerhetskursene hatt 64 deltakere på
Grunnleggende førstehjelp, 36 deltakere på Førstehjelp for arbeid i felt og tokt og 64 deltakere
på Førstehjelp i laboratorium.
 Lederopplæring 10. februar og 4. september 2014: 20 minutters presentasjon av beredskap,
herunder sentral beredskapsplan og lokale beredskapsplaner, oppbygging av
UiT Norges arktiske
universitet
N-9037 Tromsø
Faks: 77 64 49 00
[email protected]
www.uit.no
Side254
7

beredskapsorganisasjonen ved UiT, oppgavefordeling innen beredskapsorganisasjonen,
varsling, øvelser, eksempler på praktisk beredskapsarbeid ved UiT ved øvelser og skarpe
hendelser.
Sikkerhet i laboratorium, felt og tokt (emne HMS-0500): Kurset har vært gjennomført to
ganger i 2014 med til sammen 108 deltagere, hvorav 32 var ansatte, 61 mastergradsstudenter
og 19 PhD. studenter. Opplæringen omhandler følgende tema:
 Systematisk HMS-arbeid
 Stoffkartotek
 Beredskap
 Brannvern med praktiske øvelser
 Elektriske installasjoner
 Risikovurderinger
 Arbeid med kjemikalier
 Førstehjelp – grunnleggende
 Førstehjelp – felt og tokt
 Førstehjelp – laboratorium
 Genmodifisert materiale
 Sikkerhetskabinett
 Arbeid med biologisk materiale
 Zoonoser
 Hanskebruk
 Allergi
 Gass under trykk og flytende nitrogen
 Tokt- og feltopplæring med praktiske øvelser
 Bruk av gummibåt
 Strålevern introduksjonskurs
 Ikke-ioniserende stråling
 Grunnkurs strålevern (20 timer)
 Videregående kurs for strålevernkontakter
Lokal sikkerhetsopplæring skal alltid være gjennomført før oppstart av risikofylte arbeidsaktiviteter.
Opplæringen skal dokumenteres lokalt.
Det gis dessuten mye lokal opplæring og informasjon ved UiT som samlet sett har HMS-aspekter i seg,
men disse beskrives ikke her.
 Gjennomføre HMS-opplæring for samtlige brukergrupper ved UiT
 Gjennomføre dagskurs i HMS for ledere våren 2015
UiT Norges arktiske
universitet
N-9037 Tromsø
Faks: 77 64 49 00
[email protected]
www.uit.no
Side255
8
1.6
Sykefravær
Tabellen nedenfor viser utviklingen av legemeldt sykefravær ved UiT i perioden 2009-2014.
Legemeldt sykefravær ved UiT i prosent (%):
År
2009
2010
1.kvartal
4,7
3,7
2.kvartal
4,1
3,5
3.kvartal
4,5
4,1
4.kvartal
4,4
3,9
2011
4,6
4,3
5,0
4,1
2012
4,4
4,0
5,0
4,6
2014
4,1
3,7
4,7
2013
4,6
3,4
4,0
4,1
Det legemeldte sykefraværet i 1. kvartal 2014 er 0,5 % lavere enn samme kvartal i 2013, men høyere
enn i 2010. Fraværet har gått opp 0,7 % i 3. kvartal 2014 sammenlignet med tall for 2013, men ligger
likevel under nivåene i 2011 og 2012.
Andel sykemeldte per diagnose av totalt årlig legemeldt sykefravær ved UiT i prosent (%):
Årstall
2012
2013
2014
Kvartal
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
Almenne og
uspesifiserte lidelser
5,3 9,0 6,8 9,9 9,0 9,2 8,0 7,5 6,3 5,8
4,1
Sykdommer i
fordøyelsesorganene
5,0 3,8 5,0 4,1 6,0 6,7 8,2 6,5 4,3 5,2
5,4
Sykdommer i
hjerte/kar-systemet
2,3 3,0 1,8 4,6 3,7 3,0 2,3 5,4 5,3 4,5
2,6
Muskel- og skjelett lidelser
33,1 27,5 34,4 32,3 31,7 35,1 36,4 35,6 35,4 37,9 43,2
Sykdommer i
nervesystemet
6,0 5,3 4,9 5,3 5,7 6,7 7,8 5,4 5,0 5,3
4,7
Psykiske lidelser
Sykdommer i
luftveiene
Svangerskapssykdommer
Andre lidelser
20,2 27,6 25,4 21,7 19,4 19,1 18,2 23,8 19,4 18,6
7,9
18,7
9,7
7,8
5,5
4,2
9,9
6,8
6,6
4,2
6,0
5,4
7,0
11,3
7,1
8,9
6,6 7,6
9,5 10,3
5,0
9,6
4,1
9,3
3,8
8,8
3,3 4,2 2,9
8,4 12,1 13,8
3,5
12,3
Muskel-/skjelettlidelser og psykiske lidelser er fortsatt de to mest dominerende årsakene til
sykefraværet. De utgjør til sammen 61,9 % i 3. kvartal 2014. Muskel-/skjelettlidelser fortsetter å stige.
Økningen fra 3. kvartal 2013 er på 6,8 %. Andelen psykiske lidelser holder seg stabilt og er 0,5 % over
tallet fra samme kvartal i 2013. Samleposten «andre lidelser» har gått noe ned fra 2. kvartal 2014, men
ligger fortsatt høyere enn samme kvartal i 2013.
Kjønnsfordeling for sykefraværet frem til 3. kvartal 2014 er 70 % for kvinner og 30 % for menn. Det
er samme fordeling som i 2013.
I løpet av 2014 har fem enheter ved UiT hatt kvartalsvis sykefravær over 5 %. Disse er:
Administrasjonen, Finnmarksfakultetet, Det kunstfaglige fakultet, Tromsø museum og
Universitetsbiblioteket.
Den kvartalsvise fordelingen av det legemeldte sykefraværet viser at det høyeste fraværet ligger i 3.
kvartal, det vil si i og etter sommerferier.
UiT Norges arktiske
universitet
N-9037 Tromsø
Faks: 77 64 49 00
[email protected]
www.uit.no
Side256
9
 Det er fortsatt behov for systematisk oppfølging av arbeid med sykefravær på individ- og
virksomhetsnivå
1.7
Beredskap
Beredskapshåndboka for UiT er et verktøy for å bidra til at organisasjonen skal kunne reagere raskt og
effektivt ved kritiske og pressede situasjoner. For å mestre en kritisk hendelse må virksomheten trene
på potensielle fare- og ulykkessituasjoner som kan oppstå, inkludert kommunikasjon og samhandling
med andre aktører. Beredskapen skal tilpasses risikobildet i organisasjonen.
I henhold til årsrapporten for 2013 om HMS ved UiT skulle det i 2014 tas en gjennomgang av det
samlede risikobildet ved UiT og av beredskapen knyttet til tilsiktede uønskede hendelser. I tillegg
skulle en fullskalaøvelse med trussel/terror som tema gjennomføres.
Med bakgrunn i styringssignaler fra KD har UiT igangsatt arbeid med å velge metodikk for ROSanalyse. Fakulteter og enheter på samme nivå skal innen juni 2015 ha gjennomført ROS-analyser etter
universitetets metodikk. Resultater sammenstilles i et overordnet risikobilde.
Universitetet hadde våren 2013 en sikkerhets- og beredskapsmessig gjennomgang av tilsiktede,
uønskede hendelser og deres innvirkning på verdiområder for universitetet. Rapporten fra
gjennomgangen forelå i juni 2013. Universitetsdirektørens beslutning om hvilke tiltak som skal
gjennomføres ble fattet i april 2014. Oversikt over tiltak som skal gjennomføres i løpet og 2014 med
ansvar for gjennomføring er oversendt fakulteter og enheter på samme nivå.
UiT gikk i desember 2014 til innkjøp av et elektronisk styringssystem for sikkerhet og beredskap
(KunnskapsCIM). Systemet skal bidra til å sikre effektiv informasjonshåndtering, loggføring og
rapportering mellom UiT og KD samt internt ved universitetet ved kriser og katastrofer.
En storskala kriseøvelse for sentral beredskapsgruppe er under planlegging ved UiT. Øvelsen skal
gjennomføres i samarbeid med UNN og vil finne sted i vårsemesteret 2015. Overordnet avtale om
beredskapssamarbeid mellom UiT og UNN er under utforming. ROS-analyse av områder der UiTs og
UNNs beredskap må koordineres danner grunnlag for avtalen. Videre planlegger UiT i samarbeid med
Sjømannskirken å gjennomføre en kriseøvelse som berører ansatte og studenter som oppholder seg i
utlandet.
Det har ikke vært registrert svært alvorlige hendelser med personskader ved UiT i 2014. Mindre
hendelser er håndtert av sentral og/eller lokale beredskapsgrupper i tråd med UiTs beredskapsorganisasjon og håndbok for beredskap.
Sentralt gitt lederopplæring innen beredskap er beskrevet ovenfor under punkt 1.5.
 Gjennomføre planlagte beredskapsøvelser
 Implementere av KunnskapsCIM
 Gjennomføre ROS-analyser og sammenstille resultater i overordnet risikobilde
UiT Norges arktiske
universitet
N-9037 Tromsø
Faks: 77 64 49 00
[email protected]
www.uit.no
Side257
10
1.8
Strålevern
UiT har godkjenning fra Statens strålevern (SSV) for forskningsmessig bruk av ioniserende stråling og
industriell radiografi, samt tillatelse til avfallshåndtering og utslipp knyttet til forskningsmessig bruk av
åpne radioaktive kilder. Godkjenningene gjelder for perioden 2011-2015. Til godkjenningene følger
generelle og konkrete krav, deriblant krav om årlig rapportering om strålebruk og avfallshåndtering ved
UiT innen utgangen av mars hvert år.
I etterkant av årsrapporteringen til SSV om strålebruken ved UiT for 2013 mottok UiT brev fra SSV
datert 4. desember 2014 der det gis avvik på vilkår 3 i tillatelsen grunnet brudd på leveringsplikten i
avfallsforskriftens § 16-7. UiT hadde ikke overholdt plikten til å oversende avfall med I-125 og uran til
mottaker med tillatelse til å motta denne type avfall minst en gang pr år.
I-125 og uranavfallet ble den 19. desember 2014 oversendt godkjent mottak. UiT avventer nå
tilbakemelding fra SSV på om avviket er behandlet tilfredsstillende og om søknad om dispensasjon fra
avfallsforskriftens § 16-7 godkjennes.
I henhold til årsrapporten for 2013 om HMS ved UiT skulle Retningslinje for håndtering av ulike typer
stråling revideres og implementeres i 2014. I tillegg skulle strålebruken ved tidligere HiF kartlegges og
tilrettelegges.
Retningslinje for håndtering av ulike typer stråling, herunder rutine for innkjøp av åpne radioaktive
kilder og kontaminasjonskontroller, er fortsatt under revisjon, men vil ferdigstilles i løpet av februar
2015. Informasjonsmøter vil bli gjennomført ute på de enkelte enhetene for implementering av de
reviderte retningslinjene med tilhørende rutiner.
Alt arbeid med ioniserende stråling er registrert som egne prosjekter. Kartlegging og tilrettelegging av
strålebruken ved tidligere HiF ble gjennomført høsten 2014. Det er registrert ett prosjekt ved fakultetet.
Det skal føres register over ansatte og studenter som arbeider med ioniserende stråling, jf. punkt 2.6.
Universitetsdirektøren har i forbindelse med årsrapportering om bruk av stråling for 2014 bedt
enhetsledere om å gjennomføre registreringen innen utgangen av mars 2015. Enheter som ikke
overholder fristen kan miste retten til å håndtere ioniserende stråling.
 Føring av register over personer som arbeider med ioniserende stråling
 Sluttføre revisjon av retningslinje for håndtering av ulike typer stråling. Endringer må
implementeres i virksomheten
 Utarbeidelse av ny søknad til SSV om forskningsmessig strålebruk for 2015-2020
1.9
Melding om skader og nestenulykker
Alle HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker ved UiT skal meldes og følges opp av ledelsen for å
sikre forebygging og kontinuerlig kvalitetssikring av arbeidsmiljøet. Oppsummering fra rapporter om
HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker gis i AMU-møter.
I 2014 ble det meldt totalt 36 HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker ved UiT. De meldte
avvikene, skadene og nestenulykkene hadde varierende alvorlighetsgrad. Ingen av meldingene
resulterte i at personer ble eksponert for helseskadelige faktorer.
UiT Norges arktiske
universitet
N-9037 Tromsø
Faks: 77 64 49 00
[email protected]
www.uit.no
Side258
11
Sammendrag av avviksmeldinger og fraværsdager forårsaket av skade for 2010-2014:
Totalt
År
Kjemikalier
Stikk,
Fall,
og
kutt
skli,
biologisk
strekk
materiale
og
involvert
løft
Transport
Fallende
Andre
gjenstander
personskader
2014
Avviksmeldinger
36
7
5
14
0
4
4
2014
Fraværsdager
166
0
14
153
0
0
0
2013
Avviksmeldinger
27
7
6
4
0
0
10
2013
Fraværsdager
99
0
0
24
0
0
75
2012
Avviksmeldinger
29
10
3
6
0
3
7
2012
Fraværsdager
119
0
0
88
0
31
0
2011
Avviksmeldinger
49
21
2
9
1
2
7
2011
Fraværsdager
45
0
5
37
0
0
3
2010
Avviksmeldinger
41
8
4
10
0
3
5
2010
Fraværsdager
403
0
0
403
0
0
0
Det er sannsynlig at det fremdeles er underrapportering av både HMS-relaterte avvik, skader og
nestenulykker ved UiT. UiT vil i 2015 prøve ut et elektronisk system for håndtering av HMS-avvik, jf.
punkt 3.1 nedenfor.
 Elektronisk system for håndtering av HMS-avvik skal prøves ut
 Stimulere til økt rapportering av HMS-relaterte avvik, skader og nestenulykker
 Fortsatt fokus på risiko- og eksponeringsvurderinger og enhetenes vedlikehold av register over
eksponerte arbeidstakere og studenter ved UiT
1.10 Tilsyn og revisjoner
All kontakt med tilsynsmyndigheter koordineres av Universitetsdirektøren. Det er en utfordring at
tilsynsmyndigheter gjennomgående henvender seg til underliggende enheter og at underliggende
enheter ikke henviser varsel om tilsyn til Universitesdirektøren.
Brann og redning Tromsø kommune gjennomførte i juni 2014 tilsyn ved Tromsø museum (TMU).
Tilsynet omfattet alle forhold av betydning for brannsikkerheten, herunder bygningsmessige, tekniske,
utstyrsmessige og organisatoriske brannsikringstiltak, forhold av betydning for gjennomføringen av
brannbekjempelse og øvrig redningsinnsats. Tilsynet medførte ingen avvik, men derimot tre
anmerkninger knyttet til manglende/mangelfull kontroll, ettersyn og vedlikehold av branntekniske
installasjoner og dokumentasjon.
Alta brann- og redningskorps gjennomførte i november 2014 branntilsyn ved campus Alta. I rapporten
fremkommer fire avvik knyttet til branntekniske tegninger, intern organisering og risikovurdering samt
person- og materiell sikkerhet. Det fremkom under oppsummeringsmøtet at eier/virksomheten/bruker
vil finne løsninger for å rette opp de avvik som er angitt i rapporten.
UiT Norges arktiske
universitet
N-9037 Tromsø
Faks: 77 64 49 00
[email protected]
www.uit.no
Side259
12
Ved branntilsyn skal enhetene kunne fremvise dokumentasjonen for tilsynsmyndighetene. Arbeidet
med en enhetlig mal for utforming av enhetenes samlede branndokumentasjon ble sluttført i 2013.
Implementering ved UiT gjenstår.
Arbeidstilsynet gjennomførte i april 2014 tilsyn knyttet til det psykososiale- og organisatoriske
arbeidsmiljøet ved NT-fakultetet og ved Administrasjonen. Ved NT-fakultetet ble det gitt pålegg
knyttet til HMS-opplæring, samarbeidsplan med bedriftshelsetjenesten samt kartlegging og
risikovurdering av forhold som kan påvirke arbeidstakernes fysiske eller psykiske helse eller sikkerhet.
Avvikene ble fulgt opp ved UiT og deretter lukket av Arbeidstilsynet. Tilsynet ved Administrasjonen
medførte ingen avvik.
Det Lokale Eltilsynet gjennomførte i februar 2014 tilsyn ved BFE-fak. Det ble ikke gjort funn av feil på
det elektriske anlegg. Derimot ble det ble påpekt mangler knyttet til internkontrollarbeidet for det
elektriske anlegget.
Kunnskapsdepartementet varslet i november 2014 at de vil gjennomføre tilsyn med universitets arbeid
med samfunnssikkerhet og beredskap. Tilsynet vil finne sted 12. januar 2015, og departementet har
bedt hele kriseledelsen ved UiT om å møte.
Statoil utførte i 2013, som et ledd i arbeidet med inngåelse av rammeavtale mellom Statoil og UiT, en
ekstern HMS-revisjon ved FF Helmer Hanssen. Det ble i revisjonen funnet tre avvik. Disse er under
oppfølging.
I henhold til årsrapporten for 2013 om HMS ved UiT skulle det utarbeides metodikk for interne
revisjoner ved UiT. Finansdepartementet har i 2013 og 2014 utredet bruk av internrevisjon i
statsforvaltningen. Formålet er å etablere mer forutsigbare rammer for bruk av internrevisjon i staten.
Forslaget var høsten 2014 til høring ved universiteter og høgskoler. Arbeidet med interne revisjoner
ved UiT vil bli fult opp i 2015 og i tråd med departementets anbefaling og beslutning.
 Følge opp avvik og pålegg fra tilsyn og revisjoner
 Etablere samlet branndokumentasjon basert på eier- og brukeransvaret ved alle bygg
 Utarbeide metodikk for interne revisjoner ved UiT
2
Rapport om fakultetenes HMS-arbeid for 2014
Ved UiT rapporterer alle fakulteter og enheter på samme nivå årlig om status for eget HMS-arbeid.
Rapportene skal bygge på informasjon innhentet fra institutter og andre enheter på underliggende nivå.
Rapporteringen ble i 2014 gjort i form av en elektronisk sjekkliste. Utfyllingen innebærer en
egenvurdering opp mot spørsmål knyttet til UiTs systematiske HMS-arbeid og fakultets/enhetens
HMS-mål og handlingsplan for HMS-arbeidet. Rapporten bekreftes utfylt av enhetens leder og
hovedverneombud.
For 2014 har ti av ti fakulteter/enheter levert årsrapport om lokalt HMS-arbeid. Disse omfatter:




Administrasjonen (Uadm)
Finnmarksfakultetet (Fifak)
Det juridiske fakultet (Jurfak)
Universitetsbiblioteket (UB)
UiT Norges arktiske
universitet
N-9037 Tromsø
Faks: 77 64 49 00
[email protected]
www.uit.no
Side260
13






Det kunstfaglige fakultet (Kunstfak)
Det helsevitenskapelige fakultet (Helsefak)
Tromsø Museum – Universitetsmuseet (TMU)
Fakultet for naturvitenskap og teknologi (NT-fak)
Fakultet for biovitenskap, fiskeri og økonomi (BFE-fak)
Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning (HSL-fak)
Finnmarksfakultetet avga årsrapport om HMS for første gang.
Formålet med årsrapportering er å se til at elementene i det systematiske HMS-arbeidet ved UiT
stemmer overens med interne og eksterne krav samt vurdere om aktivitetene i HMS-arbeidet er
hensiktsmessig i forhold til UiTs overordnede mål for HMS. Årsrapportene vil også avdekke
forbedringspotensialer slik at tiltak kan vurderes og prioriteres ved UiT.
Universitetsdirektøren utarbeider årlig rapport om HMS-arbeidet ved hele universitetet. Denne
rapporten behandles av AMU og Universitetsstyret. Universitetsdirektøren gir deretter en skriftlig
tilbakemelding til fakulteter og enhetene på samme nivå. Rapporten skal følges opp ved enhetene.
2.1
HMS organisatorisk
Fakultetene, UB, TMU og Uadm rapporterer at enhetens leder er oppdatert med hensyn til hvordan
lover og forskrifter regulerer HMS-arbeidet. Det rapporteres videre at det legges til rette for
medvirkning i HMS-arbeidet og at det tilrettelegges og iverksettes nødvendige tiltak før igangsetting av
aktiviteter og arbeidsoppgaver. Det avholdes jevnlige møter med verneombud ved ni fakulteter/enheter.
Fakultater/enheter som har hatt HMS-relaterte avvik, nestenulykker eller ulykker har fulgt disse opp
som angitt i Retningslinje for oppfølging av skader, nestenulykker og yrkessykdommer.
Åtte av ti fakulteter/enheter rapporterer at de har etablert skriftlig oversikt over virksomhetens
organisasjon, herunder hvordan ansvar, myndighet og oppgaver for HMS-arbeidet er fordelt. I 2013
hadde sju av ni enheter beskrivelsen på plass. I 2012 hadde kun halvparten av fakultetene/enhetene som
avga årsrapport en slik beskrivelse på plass.
Med unntak av Jurfak og Helsefak rapporterer fakultetene/enhetene at de har kartlagt farer og
problemer og på denne bakgrunn vurdert risiko samt utarbeidet tilhørende planer og tiltak for å
redusere risikoforholdene knyttet til arbeidsmiljøet for ansatte og studenter. Planlagte tiltak for å
redusere risikoforholdene er gjennomført ved seks enheter. Helsefak opplyser imidlertid at de er godt i
gang med arbeidet, men at det fremdeles gjenstår noen risikovurderinger.
Åtte av ti enheter rapporterer at de hadde fastsatt skriftlige mål for HMS-arbeidet for året som gikk.
Seks av disse hadde også en samlet, skriftlig og ajourført handlingsplan for HMS-arbeidet. I 2013
hadde sju av ni enheter etablert skriftlige mål for HMS-arbeidet, hvorav fem også hadde ajourført egen
handlingsplan.
Det er gledelig at Fifak som avgir årsrapport om HMS for første gang i 2014, bekrefter at de har alt
organisatorisk HMS-arbeid på plass.
UiT Norges arktiske
universitet
N-9037 Tromsø
Faks: 77 64 49 00
[email protected]
www.uit.no
Side261
14
 Utarbeidelse av HMS-mål og HMS-handlingsplan på alle nivå i organisasjonen
 Utarbeidelse av skriftlig oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar,
myndighet og oppgaver for HMS-arbeidet er fordelt. Samordningsavtaler må utarbeides når
fakultetet/enheten er én av flere arbeidsgivere på samme arbeidssted
2.2
HMS-kompetanse
Helse, miljø og sikkerhet er et lederansvar. For å sikre et forsvarlig arbeids- og læringsmiljø og aktivitet
med hensyn til systematisk utvikling og forbedring av arbeidsmiljøet er UiT avhengig av at alle ledere
har tilstrekkelig HMS-kompetanse. Opplæringen er personlig og skal dokumenteres skriftlig.
UB og TMU rapporterer at alle ledere med personalansvar har nødvendig og dokumentert opplæring
innen HMS. I 2013 var dette på plass kun ved Universitetsbiblioteket.
Det ble i 2014 gjennomført nyvalg av verneombud ved UiT. Åtte av ti enheter rapporterer at alle
verneombudene innehar nødvendig kompetanse til å utøve sine oppgaver innen helse, miljø og
sikkerhet.
Personer som har fått delegert HMS-oppgaver som innebærer ledelse eller kontroll av andre
arbeidstakere eller studenter skal påse at hensynet til HMS blir ivaretatt under planleggingen og
utførelse av de arbeidsoppgavene de har fått delegert. Tre av ti fakulteter/enheter rapporterer at disse
personene har nødvendig og dokumentert opplæring innen HMS. På dette området er det ingen
forbedring sammenlignet med 2013.
Leder skal også se til at nytilsatte blir introdusert til og får opplæring i HMS ved UiT. Behovet for
opplæring kan blant annet kartlegges ved bruk av Veiledende rutine for ledere ved mottak av nytilsatte.
Åtte av ti enheter praktiserer rutinen ved mottak av nytilsatte.
Sentral HMS-opplæring for ulike brukergrupper gjennomført i 2014 er beskrevet ovenfor under punkt
1.5. Behovet for tilpasset HMS-opplæring for ulike brukergrupper rapporteres fremdeles å være stort
ved UiT. TMU, UB og Helsefak ber UiT iverksette øvrige moduler i den sentrale HMS-opplæringen.
Opplæring må annonseres i god tid før gjennomføring.
 Iverksette HMS-opplæring tilpasset ulike brukergrupper
 Ledere må prioritere gjennomføring og dokumentasjon av egen og ansattes HMS-opplæring
2.3
Fysisk og psykososialt arbeidsmiljø
Samtlige fakulteter/enheter rapporterer at kontor- og laboratoriearbeidsplasser for ansatte og studenter
utformes og tilpasses på en ergonomisk hensiktsmessig måte. Fakulteter/enheter som har mottatt varsel
om diskriminering, vold, trusler, trakassering eller annen utilbørlig opptreden har fulgt disse opp som
angitt i Retningslinjer for varsling.
Det er videre svært positivt at samtlige fakulteter/enheter bekrefter at de følger UiTs rutiner for
oppfølging av sykemeldte. Uadm og TMU rapporterer at de har hatt sykefravær på over 5 % i løpet av
UiT Norges arktiske
universitet
N-9037 Tromsø
Faks: 77 64 49 00
[email protected]
www.uit.no
Side262
15
ett eller flere kvartal i 2014. Dette avviker fra kvartalsvis sykefravær rapportert under punkt 1.6.
Ekstraordinære analyser av sykefraværet ble iverksatt ved Uadm.
I henhold til Handlingsplan for inkluderende arbeidsliv (IA) skal det gjennomføres et årlig møte
mellom ledelsen ved fakultetet/enheten, tillitsvalgte og hovedverneombud med IA/HMS som eneste
tema. Seks av ti fakulteter/enheter har i 2014 gjennomført et slikt møte. I 2013 hadde fem av ni
fakulteter /enheter avholdt et slikt møte.
UiT har de senere år hatt fokus på viktigheten av medarbeidersamtaler. Fire av ti fakulteter/enheter
rapporterer at alle ansatte har fått tilbud om medarbeidersamtaler. Medarbeidersamtaler er gjennomført
for alle som har ønsket dette. I 2013 ble medarbeidersamtaler tilbudt og gjennomført for alle ansatte
ved to av ni fakulteter/enheter.
Måloppnåelsen for fysisk og psykisk arbeidsmiljø er økt sammenlignet med resultatene for 2013.
 Gjennomføre årlig møte mellom ledelsen, tillitsvalgte og HVO med IA/HMS som eneste tema
 Tilby og gjennomføre årlig medarbeidersamtale for alle ansatte
2.4
Beredskap
Hvert fakultet/enhet skal ha en lokal beredskapsplan som bygger på risikovurderinger (se punkt 2.1
ovenfor) og som viser hvordan enheten arbeider med hendelser av mindre omfang.
Lederes kjennskap til egne risikoområder og prioritering av beredskapsarbeidet ved egen enhet har økt i
løpet av de siste årene. Ni av ti fakulteter/enheter har, etter risikovurdering og gjennomføring av
risikoreduserende tiltak, utarbeidet en lokal beredskapsplan for den risikoen som fremdeles ligger der.
Kunstfak har tilbakemeldt at de skal oppdatere beredskapsplanen i løpet av 2015. I 2013 rapporterte sju
av ni fakulteter/enheter at de hadde utført arbeidet.
Ledere skal være kjent med beredskapshåndboka for UiT og fakultetets/enhetens beredskapsplan,
herunder hvordan lokal beredskapsgruppe er sammensatt og hvordan de øver. Ledere skal også være
kjent med funn fra øvelser, tiltak som iverksettes og resultater fra oppfølging av tiltak. Kun halvparten
av fakultetene/enhetene rapporterer at lokal beredskapsgruppe har hatt de to pålagte
beredskapsøvelsene i 2014. I 2013 rapporterte sju av ni fakulteter/enheter at lokal beredskapsgruppe har
hatt to beredskapsøvelser. Tiltak etter beredskapsøvelser følges i overveiende grad opp.
Lederopplæring innen beredskap gjennomført i 2014 er beskrevet under punkt 1.5.
Ved fem av ti fakulteter/enheter gjøres ansatte og studenter kjent med den lokale beredskapsplanen,
herunder rutinene for varsling av kritiske hendelser og for evakuering av bygg. I 2013 rapporterte sju
av ni fakulteter/enheter at de ivaretok denne oppgaven.
TMU, HSL-fak, Jurfak, NT-fak og UBT registrerer ansatte på tjenestereise eller studieopphold i
utlandet som angitt i Beredskapshåndboka for UiT. På dette området er måloppnåelsen den samme som
i 2013.
NT-fak, TMU og UB har fulgt opp arbeidet på alle områder som etterspørres ved årsrapportering om
beredskap.
UiT Norges arktiske
universitet
N-9037 Tromsø
Faks: 77 64 49 00
[email protected]
www.uit.no
Side263
16
 Fakulteter/enheter må følge opp etablerte rutiner for registrering av ansatte på tjenestereise eller
studieopphold i utlandet, jf. Skjema for registrering av opphold i utlandet for ansatte
 Fortsatt sikre gjennomføring av pålagte beredskapsøvelser og oppfølging av tiltak etter
hendelser og øvelser
 Sikre at ansatte og studenter gjøres kjent med lokal beredskapsplan, herunder evakuerings- og
varslingsrutiner
2.5
Ytre miljø
Det er positivt at universitetets video- og telefonkonferanseutstyr er i utstrakt bruk ved alle
fakulteter/enheter. Åtte av ti fakulteter/enheter har også innført tiltak for å redusere årlig innkjøpt
mengde A4 papir, og ni av ti har lagt til rette for kildesortering. Når det gjelder tiltak for å redusere
energibruken, er det fremdeles kun halvparten av fakultetene/enhetene som har gjennomført tiltak.
Kun fire av ti fakulteter/enheter har gjennomført holdningsskapende arbeid knyttet til mer miljøvennlig
innkjøp, transport, energi og avfall. Dette er en nedgang fra 2013 da seks av ni fakulteter/enheter
rapporterte at de hadde utført tiltak.
Helsefak og BFE-fak har gjennomført samtlige tiltak som etterspørres innen miljøledelse. For de øvrige
fakultetene/enhetene er måloppnåelsen sammenlignbar med eller lavere enn i 2013.
Sentralt organisert arbeid med miljøledelse er beskrevet under punkt 3.5.
 For at universitetet skal lykkes i sitt arbeid med å redusere belastningen på det ytre miljø er det
viktig at fakulteter/enheter bidrar med arbeid knyttet til satsingsområdene
2.6
Risikofylt arbeidsmiljø
I 2014 ble det utført risikofylt arbeid ved ni av ti fakulteter/enheter. Disse er: Uadm, Fifak, UBT,
Kunstfak, Helsefak, TMU, NT-fak, BFE-fak og HSL-fak.
Med unntak av ved Uadm rapporteres det at lokal sikkerhetsopplæring gjennomføres før oppstart av
risikofylte arbeidsoppgaver. Gjennomført lokal opplæring dokumenteres derimot kun ved fem
fakulteter/enheter. Fakultetene og enhetene opplyser at de vil arbeide for å forbedre dette resultatet.
Uadm, Kunstfak, Helsefak, TMU, NT-fak, BFE-fak og HSL-fak har stoffkartotek. Instituttene og
enhetene ved Uadm, Helsefak, TMU, BFE-fak og HSL-fak har rapportert at de har oppdatert både
elektronisk og papirbasert utgave av stoffkartoteket. Søk i det elektroniske stoffkartoteket verifiserer
imidlertid ikke dette til fulle.
Kun fem av ni fakulteter/enheter rapporterer at de følger UiTs retningslinjer og fakultetets/enhetens
egne rutiner for alt risikofylt arbeid som utføres ved fakultetet/enheten.
Seks av ni fakulteter/enheter har utarbeidet skriftlige rutiner for alt arbeid som fakultetet/enheten har
ansvar for som kan medføre særlig fare for liv og helse.
UiT Norges arktiske
universitet
N-9037 Tromsø
Faks: 77 64 49 00
[email protected]
www.uit.no
Side264
17
Forskrift om utførelse av arbeid, bruk av arbeidsutstyr og tilhørende tekniske krav (forskrift om
utførelse av arbeid) fastsatt av Arbeidsdepartementet i 2011, sist endret ved forskrift av 24. februar
2014, setter krav til at arbeidsgiver skal ha oversikt over ansatte og studenter som er eller kan bli utsatt
(eksponert) for stoffer som kan gi alvorlige sykdommer over tid.
Kravet til å føre register omfatter ansatte og studenter som:
1
 Er eller kan bli eksponert for kreftfremkallende eller arvestoffskadelige kjemikalier
 Arbeider med bly og blyforbindelser
 Har vært eller kan bli utsatt for støv med asbestfiber
 Er eller har vært eksponert for biologiske faktorer (smitterisikogruppe 3 og 4)
 Arbeider med ioniserende stråling
 Er utsatt for helseskadelige stoffer ved bergarbeid
Det er videre krav om at det skal være mulig for andre å finne tilbake til disse personene etter lang tid,
ofte 40 eller 60 år. Personer som er oppført i et slikt registrer, skal gjøres kjent med dette og ha adgang
til opplysningene som gjelder egen person.
Ved UiT skal det for alle studentkurs/metoder/arbeidsoppgaver som kan medføre eksponering for
helseskadelige stoffer, gjennomføres risiko- og eksponeringsvurderinger etter UiTs systematikk. Funn
skal gjennomgås, og institutt- og fakultetsledelsen skal fatte endelige beslutning om tiltak som skal
gjennomføres ved arbeidsstedet og om ansatte, gjester og studenter skal føres i register over eksponerte.
Ved UiT utfører Uadm, Kunstfak, Helsefak, TMU, NT-fak, BFE-fak og HSL-fak arbeid som kan
medføre innlegging i slikt registret.
NT-fak, HSL-fak, Kunstfak, TMU og Uadm opplyser at de fører arbeidstakerregister. Helsefak
rapporterer at noen personer er ført inn i registeret, men at de har utfordringer med å få systematikken
til å fungere godt ved fakultetet. Ved BFE-fak er de fleste risiko- og eksponeringsvurderingene
gjennomført. Resultatene er oversendt bedriftshelsetjenesten for vurdering og anbefaling vedrørende
hvem som skal føres i registeret.
Fra høsten 2011 skal det gå fram av alle emnebeskrivelser for emner med laboratoriearbeid, tokt,
feltarbeid, studier i utlandet og lignende hvilken sikkerhetsopplæring som er nødvendig for at
studentene skal kunne gjennomføre emnet. Nødvendig sikkerhetsopplæring skal defineres som et
arbeidskrav i de emnene der dette er aktuelt, og gjennomført opplæring skal registreres som et utført
arbeidskrav i Felles Studentsystem. Manglende beskrivelse av krav til sikkerhetsopplæring i emner og
studieprogram har i 2014 vært fulgt opp ved Avdeling for utdanning.
I 2014 rapporterer Helsefak, HSL-fak, Kunstfak og Fifak at de har spesifisert kravene til nødvendig
sikkerhetsopplæring i fakultetets emner og studieprogram. BFE-fak og NT-fak må i 2015 prioritere å
beskrive krav til sikkerhetsopplæring i alle emnebeskrivelser og studieprogram der risikofylt arbeid
inngår.
1
Klassifisert som Kreft1, Kreft2, Mut 1 eller Mut 2 etter forskrift 16. juli 2002 nr. 1139 om klassifisering, merking mv. av
farlige kjemikalier, eller klassifisert som Carc. 1A, Carc. 1B, Muta. 1A eller Muta. 1B etter forskrift 16. juni 2012 nr. 622 om
klassifisering, merking og emballering av stoffer og stoffblandinger (CLP).
UiT Norges arktiske
universitet
N-9037 Tromsø
Faks: 77 64 49 00
[email protected]
www.uit.no
Side265
18
 Fakulteter og enheter skal fortsette å ha sterkt fokus på risko- og eksponeringsvurdering og
føring av register over eksponerte
 Fakulteter og enheter må se til at gjennomført lokal sikkerhetsopplæring dokumenters
 NT-fak og BFE-fak må angi kravene til sikkerhetsopplæring i alle emnebeskrivelser og
studieprogram der risikofylt arbeid inngår
 Fakultetene/enhetene skal utarbeide nødvendige rutiner for arbeid som kan medføre særlig fare
for liv og helse
2.7
Måloppnåelse og tiltak som har fungert spesielt godt
Åtte av ti fakulteter/enheter rapporterer at de hadde fastsatt skriftlige mål for HMS-arbeidet for 2014.
Disse nådde også egne målsettinger for HMS-arbeidet.
For at UiT skal kunne utvikle arbeidsmiljøet for ansatte og studenter, anses det som viktig å dele og dra
nytte av gode tiltak som er gjennomført i organisasjonen. Åtte av ti fakulteter/enheter rapporterer at de i
2014 har gjennomført tiltak som har fungert spesielt godt.
Det har vært arbeidet for å etablere samhold og treffpunkt i arbeidsmiljøet, styrking av
medarbeidersamtalen samt gjennomføring av dialogmøter og faglige og sosiale tiltak.
Arbeidsplassgjennomganger med påfølgende arbeidsplasstilrettelegging ved aktiv bruk av
bedriftshelsetjenesten har gitt gode resultater både ved nyansettelser og ved løpende behov.
Blant tiltakene som ellers neves er arbeid med risikoreduksjon og HMS-opplæring. Ved Kunstfak har
låseanordninger knyttet til verkstedsmaskiner og anskaffelse av individuelt tilpassede formstøpte
ørepropper for forebygging av hørselsskader hos studenter og ansatte fungert godt.
Helsefak melder at arbeid i tilknytning til ARK har fungert godt ved fakultetet. Ved NT-fak har
gjennomførte tiltak for ivaretagelse av arbeidsmiljøet ved flytting til Teknologibygget gitt gode
resultater. BFE-fak gjennomførte søppelinnsamling på strender i Tromsø kommune som et felles sosialt
tiltak ved fakultetet.
2.8
Oppsummering av lokale utfordringer
I forbindelse med årsrapportering av helse, miljø og sikkerhet er fakulteter og enhetene på samme nivå
bedt om skissere enhetens viktigste HMS-utfordring i 2015.
Enheter som er berørt av fusjoner, omorganisering eller flytting vil i 2015 ha fokus på arbeidsmiljø,
kulturbygning, fjernledelse og rolleavklaring. Utfordringer knyttet til ivaretagelse og inkludering av
nytilsatte nevnes også. Ved NT-fak har mangler ved Teknologibygget blitt en HMS-sak, både fysisk og
psykososialt.
Enhetene vil ha fokus på oppfølging av ARK og gjennomføring av systematiske medarbeidersamtaler
med alle ansatte også i 2015. Det skal også arbeides med etablering av tilstrekkelig
kontorarbeidsplasser for arbeidstakere og studenter. Samordningsavtaler skal etableres der enheter er
samlokalisert med andre virksomheter.
UiT Norges arktiske
universitet
N-9037 Tromsø
Faks: 77 64 49 00
[email protected]
www.uit.no
Side266
19
Flere fakulteter/enheter vil i 2015 styrke arbeidet med å identifisere opplærings- og
kompetanseutviklingsbehov innen HMS og beredskap samt dokumentasjon av gjennomført opplæring.
Arbeidet med gjennomføring av risikoreduksjon og arbeidstakerregister er fortsatt en høyt prioritert
oppgave ved fakulteter/enheter.
2.9
Utfyllingen av årsrapporten
Også i 2014 er samtlige rapporter utfylt i samarbeid mellom leder og HVO.
3
3.1
Oppfølging av særskilte satsingsområder
HMS-tiltak i henhold til Årsplan 2014 for Avdeling for personal og organisasjon
Tiltak/aktivitet
Dokumentstyring
- Videreføre arbeidet med helhetlig
opplegg for dokumentstyring
- Underlegge UiTs dokumenter kontroll
mht. den styringen som fastsettes
IA-avtale
- Sammen med
tjenestemannsorganisasjonene utforme
mål og tiltak for det lokale IA-arbeidet
Sykefravær
- Identifisere grupper med særlig høyt
sykefravær og gjøre konkrete
vurderinger på om det skal settes inn
spesielle tiltak
Sentral HMS-opplæring
- Iverksette sentral modulbasert HMSopplæring for alle brukergruppene ved
UiT
- Kampanje i forbindelse med
iverksetting
Styringssystemet for HMS og beredskap
- Revidere BHB og HMS-håndboka
- Revidere retningslinjer HMS og BER
- Etablere opplegg for interne HMSrevisjoner
- Implementering
- Samarbeide med enhetene med det
siktemål å etablere enhetlig
struktur/oppbygging av informasjonen
på lokale nettsider
- Gjennomføre sikkerhetstiltak i henhold
til ROS analyser
- Gjennomgang av samlet risikobilde for
UiT
- Vurdere innkjøp av krisestøtteverktøy
CIM
UiT Norges arktiske
universitet
N-9037 Tromsø
Kommentarer
Dokumentstyringen beskrevet og besluttet
innført i 2014
Ny IA-avtale inngått november 2014
Det er tatt initiativ til å etablere et prosjekt for
se nærmere på årsaker bak stipendiaters
sykefravær.
Igangsatt. HMS-opplæring må prioriteres i
2015.
Disse punktene er i progresjon på ulike stadier
KunnskapsCIM innkjøpt desember 2014. CIM
implementeres i 2015
Faks: 77 64 49 00
[email protected]
www.uit.no
Side267
20
Tiltak/aktivitet
Elektronisk stoffkartotek
- Utforme anbudsdokument
Kommentarer
Det er besluttet å videreføre CHESS inntil
videre.
Avvikssystemet til CIM besluttet utprøvd ved
UiT
Avvikshåndtering
- Innhente tilbud på system for
elektronisk avvikshåndtering og
implementere dette
Miljøledelse
- Implementere handlingsplan for
miljøledelse
Det er et mål å synliggjøre UiTs miljøledelse
gjennom nettsider
 Implementere dokumentstyring ved UiT
 Utprøve elektronisk system for håndtering av HMS-avvik
 Følge opp arbeidet med styringssystemet for HMS, herunder implementere KunnskapsCIM
 Iverksette gjenstående moduler i den sentrale HMS-opplæringen
3.2
Arbeidsmiljø- og klimaundersøkelse (ARK)
Universitetsstyret vedtok i SAK 63-13 at UiT skulle gjennomføre arbeidsmiljø- og klimaundersøkelse i
2014 med bruk av verktøyet ARK. Undersøkelsen ble sendt ut til 2953 ansatte 15. september 2014.
Svarprosenten var på 63,3 %.
Universitetsdirektøren overleverte rapporter fra undersøkelsen til alle fakulteter, TMU, UB og
Administrasjonen. Rapportene ble så formidlet videre til ledere for institutter, avdelinger og seksjoner.
Ledere og ansatte har kun fått innsyn i rapporter der de selv inngår, f.eks. eget institutt, fakultet og UiT
som helhet. Rapportene ble utformet som ferdige presentasjoner. Disse ble brukt på
tilbakemeldingsmøter ved hver enhet. Møtene ble planlagt av de respektive lederne sammen med
verneombud og prosessdrivere. Det var et mål at deltakelsen på tilbakemeldingsmøtene skulle være på
minst 50 %.
Rapportene viste hva ansatte har svart på en skala fra 1-5. Basert på alle spørsmålene i spørreskjemaet,
ble det laget 28 indekser
UiT har gjennomgående gode resultater. Noen gjennomgående funn i undersøkelsen:
 UiT skårer høyest på ressursområdene jobbengasjement og mening i jobben samt på felleskap
mellom kolleger og romslighet/sosialt ansvar
 Det er positive vurderinger av jobbressurser i den enkeltes oppgaveutførelse og i den
organisatoriske enheten
 Ledere blir vurdert ganske positivt, og de fleste vurderer nærmeste leder høyere enn
overliggende ledelse
 Mange oppgir at krav til kompetanseutvikling ikke er tydelig
 Mange opplever tidspress og det er noen utfordringer i samspillet mellom arbeid og hjem samt
at arbeidet kan påvirke helsa negativt
 Over 70 % har svart ja mht. gjennomførte medarbeidersamtaler, mot 50 % ved
medarbeiderundersøkelsen i 2011.
UiT Norges arktiske
universitet
N-9037 Tromsø
Faks: 77 64 49 00
[email protected]
www.uit.no
Side268
21
 Tiltaksplaner skal utarbeides og integreres i øvrig planarbeid ved enhetene
 Faktaark II skal leveres
 Planlagte tiltak skal gjennomføres, og resultatene skal publiseres for alle ansatte ved enheten
 Det skal utarbeides overordnet tiltaksplan for UiT
3.3
Inkluderende arbeidsliv
UiT har vært IA-virksomhet siden 1. september 2002. Avtalen mellom partene lokalt ved UiT har vært
fornyet flere ganger, sist for perioden 2014-2018. Avtalen er delt inn i tiltak knyttet til de tre delmålene
i avtalen. Ved en gjennomgang av avtalen viser det seg at UiT fortsatt har lavt sykefravær. Dersom
sykefraværet overstiger fem prosent ved en av UiTs enheter, foretas det særskilt analyse med
påfølgende tiltak. Oppfølging av sykemeldte arbeidstakere skjer etter fastsatte retningslinjer, og når det
gjelder IA-plasser som stilles til disposisjon, er målet på ti plasser overoppfylt. UiT har fortsatt en høy
avgangsalder.
 Gjennomføring av årlig IA/HMS-møte for UiT
 Gjennomføring av årlige IA/HMS-møter ved fakulteter og enheter på samme nivå
3.4
Arbeidsmiljødag
Arbeidsmiljødag 2014 ble arrangert torsdag 6. november 2014 ved Campus Tromsø og ved Campus
Alta. Arrangementet besto av to deler: Én felles del hvor arrangementet ble overført med lyd/bilde fra
Tromsø til Alta, Kirkenes og Hammerfest, og én separat del for Tromsø og Alta. Det var mellom 250300 deltakere på arrangementet i Tromsø og ca. 70 deltakere i Alta. Arbeidsmiljøprisen på 50 000
kroner ble tildelt Gunhild Guttvik ved Helsefak for hennes mange tiltak for godt arbeidsmiljø og
medarbeiderskap.
 Arrangere ny Arbeidsmiljødag til fastsatt tid
3.5
Ytre miljø og miljøledelse
Universitetsstyret vedtok i styremøtet 13. februar 2014 ny handlingsplan for miljøledelse ved UiT.
Nærmere informasjon om mål og tiltak innen satsingsområdene transport, innkjøp, energi og avfall
finnes i Handlingsplan for miljøledelse 2014-2017. I henhold til handlingsplanen skal det være en årlig
gjennomgang og analyse av arbeidet med miljøledelse ved UiT.
 Iverksette den nye handlingsplanen for miljøledelse
 Utarbeide årlig rapport om miljøledelse ved UiT
 Enhetene må bidra med arbeid knyttet til satsingsområdene for miljøledelse
UiT Norges arktiske
universitet
N-9037 Tromsø
Faks: 77 64 49 00
[email protected]
www.uit.no
Side269
22
4
Utfordringer og områder som bør vies spesiell oppmerksomhet i 2015




Videreutvikling av beredskapen ved UiT
Oppfølging av arbeidsmiljø- og klimaundersøkelsen i hele organisasjonen
Sikre god HMS-kompetanse blant ledere, vernetjenesten og ansatte på alle nivå
Gjennomføring av risiko- og eksponeringsvurderinger og føring av register over eksponerte
Vedlegg:




Årsrapport 2014 fra Arbeidsmiljøutvalget (AMU) ved UiT (2014/4221)
Årsrapport 2014 om hovedverneombudenes fellesaktiviteter ved UiT (2014/402)
Årsrapport 2014 fra Hemis (2013/5945)
Rapporter om lokalt HMS-arbeid for 2014 (2014/5237)
_
UiT Norges arktiske
universitet
N-9037 Tromsø
Faks: 77 64 49 00
[email protected]
www.uit.no
Side270
23
Arkivref: 2014/2952/ALO000
Dato: 09.02.2015
SAKSFRAMLEGG
Til:
Universitetsstyret
Møtedato:
12.02.2015
Sak:
9/15
Fusjonssamtaler med Høgskolen i Narvik og Høgskolen i Harstad
2015
1) Rektor og universitetsdirektør gis fullmakt til å gå i fusjonssamtaler med
Høgskolen i Narvik og Høgskolen i Harstad.
2) Styret får forelagt ny sak når en plan for det videre arbeidet er utarbeidet.
Begrunnelse:
I brev av 26.05.2014 – Oppdrag til statlige høyere utdanningsinstitusjoner: Innspill til arbeidet
med framtidig struktur i universitetsog høgskolesektoren, dialogmøte i Bodø 5. september
2014 og brev av 8.10.2014 – Stortingsmelding om struktur i høyere utdanning – avklaringer og
presiseringer i oppfølgingen av dialogmøtet, fremgår Kunnskapsdepartementets ønske om å
styrke faglig kvalitet og robusthet i sektoren gjennom endringer i institusjonsstruktur.
UiT kommer med tilsvar på oppdraget i brev av 29.10.2014 – Innspill til arbeidet med
fremtidig strukturer i høyere utdanning, behandlet i styresak S 39/14. I svaret fremkommer
UiTs perspektiv på fremtidig struktur og innfor hvilke områder man særlig ser for seg at det
vil være faglige gevinster å hente på en tettere samhandling mellom utdanningsinstitusjonene
i Nord-Norge. UiT skriver at man ser Kunnskapsdepartementets initiativ til å stryke faglig
kvalitet og robusthet i sektoren som en god anledning til å styrke teknologifagene gjennom en
faglig integrasjon mellom UiT og Høgskolen i Narvik (HiN), og åpner for en sammenslåing
mellom de to lærestedene. Videre fremgår det at UiT også vil være positive til andre
institusjoner som ønsker nærmere samtaler om fusjoner, under forutsetningen av at det skjer
en faglig integrasjon hvor samfunnsoppdraget og kvalitet innen forskning og utdanning er i
fokus.
Kunnskapsdepartementet innkalte alle nordnorske institusjoner med unntak av Samisk
høgskole til et felles møte i Oslo 9.januar. Statsråden gjorde på dette møtet det klart at den
fremtidige strukturen i Nord-Norge vil bestå av to universiteter og Samisk høgskole. Alle
institusjonene fikk innledningsvis presentere sine innspill til struktur og status, og deretter ble
det diskusjons- og spørsmålsrunder. Statsråden understreket at han ville legge styrenes vedtak
til grunn, men gav et sterkt signal til Høgskolen i Nesna om å revurdere sitt vedtak om fortsatt
selvstendighet.
Side271
Struktur og Høgskolen i Narvik
Høgskolestyret ved Høgskolen i Narvik vedtok i møte 10. 12. 2014 en prioritert rekkefølge for
høgskolens fusjonsarbeid. Som et første alternativ satte høgskolestyret opp en videre prosess
med NTNU, med tanke på å inngå i en flercampusmodell. En videre prosess med UiT, med
tanke på en fusjon, var satt opp som prioritet nr. to. Høgskolestyret hadde som et tredje
alternativ satt opp en videre prosess med Universitetet i Nordland.1
NTNU vedtok i styremøte 28.01.2015 å fusjonere med Høgskolen i Gjøvik, Høgskolen i
Ålesund og høgskolen i Sør-Trøndelag, en løsning som dermed ikke inkluderte Høgskolen i
Narvik.2 Høgskolen i Narviks første alternativ falt med dette bort. Høgskolen i Narvik
gjennomførte 30.01.2015 et ekstraordinært styremøte, som opprettholdt prioriteringslisten fra
styremøtet 10.12.2014.
Struktur og Høgskolen i Harstad
Høgskolestyret ved Høgskolen i Harstad (HiH) vedtok i møte 28.10.2014 oversendelse av
Innspill til arbeidet med fremtidig struktur i universitets- høgskolesektoren.3 I Innspillet
fremgår det: «Etter en samlet vurdering vurderer Høgskolestyret ved Høgskolen i Harstad at
det største potensialet for å kunne realisere oppdraget fra Kunnskapsdepartementet er
gjennom et tettere og mer formalisert samarbeid og på sikt, en fusjon med UiT Norges
arktiske universitet».
Direktørens anbefaling for videre arbeid
UiT har gjennomført uforpliktende samtaler med begge institusjonene i løpet av de siste
ukene. Siden fusjonene er tenkt å være gjeldene fra 1. januar 2016 vurderes det som
avgjørende å starte opp arbeidet så raskt som mulig og utarbeide overordnede mål og
klargjøre fremgangsmåte i det videre arbeidet.
Det bør umiddelbart etableres et fusjonssekretariat med medlemmer fra UiT, HiN og HiH.
Hovedoppgaven til sekretariatet vil være å legge en plan for implementering av fusjonen fra
1.1.2016 i samarbeid med ledelsen ved de tre institusjonene, samt å følge opp og drive
fusjonsarbeidet i organisasjonen.
Fusjonen må ta utgangspunkt i det opprinnelige oppdraget fra Kunnskapsdepartementet, og
ønsket om mindre fragmenterte miljøer, styrket kvalitet og robusthet i organiseringen av UHsektoren. Framtidig organisering må avspeile dette. UiT har lagt faglig integrasjon til grunn
for tidligere fusjoner, og det anbefales å følge dette prinsippet også i disse fusjonene (Jf
styresak 39/14).
UiT har de siste årene nedlagt betydelig arbeid for å sikre effektive og hensiktsmessige
administrative systemer og rutiner i etterkant av to fusjoner. Det legges til grunn at dette feltet
Vedtaksprotokollenertilgjengeligher:
https://nuc.hin.no/sites/default/files/case_meetings/styresaker_hin/2014/10-12-2014_meeting.pdf
(Hentet 4.februar2015)
2 Vedtaksprotokollenertilgjengeligher:
http://www.ntnu.no/styret/saker_prot/28.01.15web/Protokoll%2028.01.2015.pdf (Hentet4.
februar2015).Saksfremleggetertilgjengeligher:
http://www.ntnu.no/styret/saker_prot/28.01.15web/S-1.15%20SAKS.pdf (Hentet4.februar2015)
3 Dokumentetertilgjengeligher:
http://www.hih.no/neted/services/file/?hash=2d6fec6403ef3270cd26b2f93a4561a1 (Hentet4.
februar2015)
1
Side272
2
er tilstrekkelig utredet og at UiTs nåværende administrative systemer, regelverk og rutiner
skal benyttes.
Ledelsene ved de tre institusjonene har planlagt et felles møte 2-3. mars med tanke på de
overordnede mål og en plan for det videre arbeidet. Universitetsdirektøren vil derfor på neste
styremøte legge frem en sak hvordan prosessen videre kan organiseres etter at vi har fått
samordnet oss med HiN og HiH.
I UiTs tilsvar på statsrådens oppdrag til institusjonene har vi ikke nevnt fusjon med HiH
spesifikt. For å kunne gå konkrete samtaler med HiH trenger rektor og universitetsdirektør de
nødvendige fullmaktene fra styret.
Lasse Lønnum
Saksbehandlere: André Løvik og Bjarte Toftaker
Side273
3
Orienteringssaker
Side274
Orienteringssaker
Side275
Dato: 26.01.2015
ORIENTERINGSSAK
Til:
Universitetsstyret
Møtedato:
12.02.2015
Sak:
1/15
Forslag til nytt finansieringssystem for UH-sektoren - rapport fra
ekspertgruppen
Regjeringens ekspertgruppe som har utredet finansiering av universiteter og høyskoler overleverte
sin rapport "Finansiering for kvalitet, mangfold og samspill" til kunnskapsminister Torbjørn Røe
Isaksen 7. januar 2014. Kunnskapsdepartementet holder 2. februar en høringskonferanse der
institusjonene og andre aktører kan gi innspill til ekspertgruppens vurderinger og forslag.
Høringskonferansen er et ledd i KDs videre arbeid med å vurdere ekspertgruppens forslag. Fristen
for skriftlige innspill fra institusjonene til departementet er satt til 9. februar.
Ekspertgruppens oppgave var å gjennomgå finansieringen av universiteter og høyskoler, med
mandat til å komme med forslag til endringer;
- vurdere hvordan dagens finansiering påvirker institusjonenes prioriteringer og sektorens samlede
resultater.
- komme med konkrete anbefalinger om hvordan universiteter og høyskoler bør finansieres i
fremtiden.
I den framlagte rapporten foreslår gruppen å videreføre hovedtrekkene i dagens
finansieringssystem. I gruppens forslag er en like stor andel (30 prosent) av institusjonenes
bevilgning avhengig av resultater som i dag, resterende del går inn som
grunnfinansiering/basisfinansiering. I resultatfinansieringen foreslås det noen endringer i
indikatorer som det gis økonomisk uttelling for. Blant annet foreslås det å gi uttelling for ferdig
utdannede kandidater, og det foreslås en styrking av insentivene for satsing på kvalitet i forskning.
Hovedkonklusjonen i gruppens rapport er:
- Ekspertgruppen fremhever institusjonenes eget strategiske ansvar for å fremme kvalitet og
løse sitt samfunnsoppdrag innen utdanning, forskning og formidling. Med bakgrunn i dette
anbefaler gruppen at Kunnskapsdepartementet ikke bør redusere institusjonenes strategiske
handlingsrom ved å øremerke ulike deler av bevilgningen.
-
Et nytt grep fra ekspertgruppen er forslaget om at det innføres flerårige utviklings-, kvalitetsog profilavtaler mellom departementet og den enkelte institusjon. Hensikten er å gi hver
institusjon rom for å utvikle sin profil og kvalitet i utdanning og forskning.
-
Ekspertgruppen mener det er nødvendig å stimulere institusjonene til å forbedre seg på disse
områdene, men at det ikke finnes gode indikatorer som kan benyttes til å gi direkte finansiell
Side276
uttelling i et system som er felles for alle institusjoner. Ved å benytte flerårige avtaler kan
dette gi mulighet for å premiere egen profil og kvalitetsforbedring basert på helhetlige
vurderinger. Det foreslås at deler av institusjonenes budsjettramme knyttes til måloppnåelse i
avtalene.
-
I rapporten understreker gruppen at de ikke har gjort en vurdering av bevilgningsnivå for den
enkelte institusjon, men at forslaget er en nasjonal budsjettfordelingsmodell for universiteter
og høyskoler.
Forholdet mellom basis- og resultatuttelling.
Rammebevilgningen omfatter både langsiktige og strategiske midler (tidligere kalt basis), og den
resultatbaserte uttellingen for utdannings- og forskningsresultater.
 Den langsiktige og strategiske bevilgningen bygger på særskilte prioriteringer (historiske og
politiske) over tid for de ulike institusjonene, og utgjør på sektornivå om lag 70 pst. av samlet
rammebevilgning i budsjettet for 2014.
 Resultatbasert uttelling tar utgangspunkt i resultater innen utdanning og forskning fra to år
tidligere, og utgjør på sektornivå om lag 24 pst. (utdanning) og 6 pst. (forskning) av samlet
rammebevilgning i budsjettet for 2014.
 Forholdet mellom langsiktig og strategisk bevilgning, utdanningsinsentiver og
forskningsinsentiver varierer mellom institusjonene.
I forslaget til ny finansieringsmodell vil forholdet mellom forskningsog utdanningsinsentivene
beholdes uforandret på sektornivå ift dagens modell. Prosentfordelingen vil derimot variere
mellom institusjoner ut i fra hvor godt de scorer på resultatsiden. Innføring av den nye modellen
skal gjøres budsjettnøytral, som innebærer at i innføringsåret (2016) vil institusjonene motta
samme totale ramme som de ville gjort med dagens modell. Dette gjøres ved å kalibrere
resultatbevilgningen mot basisbevilgningen.
Et av temaene for ekspertgruppens diskusjoner har vært om det er grunnlag for å re-komponere
basisbevilgningen, og eventuelt omfordele basisbevilgning mellom institusjoner.
Basisbevilgningen er historisk bestemt gjennom politiske prioriteringer, f.eks. gjennom økt
bevilgning til nye studieplasser og rekrutteringsstillinger, og over lang tid. Ekspertgruppens
konklusjon er at det ikke finnes grunnlag for å si at dagens basisbevilgning er skjevfordelt mellom
Side277
2
institusjoner. Den historiske rammen er i prinsippet korrekt, da den gjenspeiler summen av
vedtatte bevilgninger over tid.
Utdanningsinsentivene
Ekspertgruppen foreslår som i dag å gi utdanningsinsentivene gjennom en åpen ramme, dvs. at det
er et lineært forhold mellom bevilgning og produksjon. Dagens seks satser for belønning av
studiepoengproduksjon endres til fire, og går fra å skille mellom fagmiljø og studienivå (bachelor
og master) til å kun skille mellom fagmiljø. Hovedeffekten av de nye satsene er at teori-, medisinog kunstfag vektes lavere enn i dag, mens utstyrsintensive fag vektes høyere. På sektornivå legges
det mindre midler i studiepoenginsentivet enn i dag. Differansen brukes til å opprette et insentiv
for kandidatproduksjon. Kandidatproduksjonen belønnes gjennom stykkpriser, 10 000 kr for en
bachelorgrad og 30 000 kr for mastergrad, også dette gjennom en åpen ramme.
Forskningsinsentivene
Forskningsinsentivene, i dagens modell kjent som RBO (resultatbasert omfordeling av
forskningsinsentivene oppnådd via avlagte doktorgrader, publikasjonspoeng, EU- og NFRinntekter), endres til tre indikatorer; EU-inntekter, avlagte doktorgrader og publiseringspoeng.
Dette utgjør på sektornivå 6 pst, som er på samme nivå som dagens RBO. EU-indikatoren endres
til å inneholde alle EU-inntekter (før bare forskningsprogrammet). Denne indikatorens styrke
settes til 1 kr per krone inntekt fra EU, og gis som en åpen ramme. I tillegg foreslås det å gi 2 kr
per krone inntekt fra ERC. Avlagte doktorgrader foreslås å belønnes med en stykkpris på 340 000
kr, og åpen ramme. Indikatoren for publikasjonspoeng foreslås endret slik at publikasjoner på
nivå 2 vektes høyere enn i dag i tillegg til at medforfatterskap belønnes høyere enn i dag.
Publikasjonspoeng belønnes fortsatt innenfor en lukket ramme, men rammen økes. I tillegg settes
det av en pott på 30 mill. kr for å belønne publikasjoner i særlig anerkjente kanaler.
Utvikling- kvalitet- og profilavtaler
Ekspertgruppen foreslår et nytt element inn i finansieringsmodellen kalt utvikling- kvalitet- og
profilavtaler. Avtaledelen utgjør 5 pst av grunnbevilgningen og ligger innenfor basis-delen av
bevilgningen. Avtalen skal inneholde målsettinger for institusjonen, og knyttes til
finansieringsmodellen gjennom at institusjonens måloppnåelse skal ha en finansiell konsekvens
etter avtaletidens utløp (3-4 år). Avtaledelen utgjør som sagt 5 pst av grunnbevilgningen, som
også er grensen for hvor mye midler som enten kan inndras eller økes som belønning etter
evaluering. Ekspertgruppen påpeker at det er meget usannsynlig at noen vil kunne tape hele
beløpet som legges i denne delen.
Nyskaping og innovasjon
Ekspertutvalget konstaterer at det ikke finnes indikatorer som fanger opp bredden i nyskaping- og
innovasjonsvirksomheten, og foreslår derfor ikke en egen indikator for dette.
Effekten av ny modell for UiT.
Slik forslaget ligger fra ekspertgruppen ville effekten for UiT av den nye modellen på 2015budsjettet være redusert resultatuttelling med 28 mill kroner. I innføringsåret kompenseres dette
ved at samme beløp flyttes over til basisfinansieringen. Merk at dette er kun effektene for
innføringsåret. På sikt vil balansen mellom utdannings- og forskningsinsentiver kunne endres
ettersom de fleste insentivene for både utdanning og forskning er foreslått gitt gjennom en åpen
ramme. Dette betyr at vekst i produksjon vil få direkte positiv budsjetteffekt, noe som ikke
nødvendigvis er tilfelle i en lukket ramme.
Estimert effekt for UIT for 2015, følger i tabellen under.
Side278
3
UiT - 2015
Resultatbevilgning
Utdanning
Basis
Forskning
Sum bevilgning
Sum resultat
Dagens modell – 1.000 kroner
458 775
129 541
588 316
1 858 039
2 446 355
Ny modell – 1.000 kroner
437 898
122 318
560 215
1 886 140
2 446 355
Endring – 1.000 kroner
-20 877
-7 223
-28 101
28 101
-
Dagens andel - UiT
18,8 %
5,3 %
24,0 %
76,0 %
100,00 %
Ny modell - andel UiT
17,9 %
5,0 %
22,9 %
77,1 %
100,00 %
Ny modell - snitt statlige institusjoner
23,90 %
5,40 %
29,30 %
70,70 %
100,00 %
Foreløpige vurderinger av forslag til ny finansieringsmodell
Ekspertgruppens forslag synes å være godt gjennomarbeidet og begrunnet. Nivået på
basiskomponenten styrkes. Det sikrer langsiktighet og god planleggingshorisont samtidig som det
sikrer strategiske muligheter til prioritering. Resultatkomponenten får i all hovedsak en åpen
ramme. Det sikrer riktig innretning og ansporer til økt resultatoppnåelse. I tillegg beholder man et
enkelt finansieringssystem med tydelige insentiver. Det er også positivt at basiskomponenten kan
inneholde en avtaledel som gir mulighet til å belønne resultater som tydeliggjør institusjonens
egenart, profil samt kvalitet.
Det videre arbeidet
Ved UiT er rapporten distribuert til alle enhetene med anmodning om å komme med synspunkter
og innspill til høringsbrevet til KD. Universitetsdirektøren vil samle innkomne innspill og
utarbeide høringsuttalelse til KD innen 9.februar 2015.
Ny fordelingsmodell i sektoren fordrer en revisjon av UITs interne fordelingsfordelingsmodell.
Universitetsdirektøren foreslår at det settes sammen en intern arbeidsgruppe som får i oppdrag å
utarbeide ny fordelingsmodell for UIT. Det er et mål at denne vedtas av universitetsstyret på
høsten 2015 slik at det kan legges frem en revidert budsjettfordeling av 2016-budsjettet på ny
modell ved årsskiftet 2015/2016. Sak om prinsipper i ny fordelingsmodell legges frem for styret
gjennom 2015 og slik at dette blir førende for det interne arbeidet med modellen.
Direktøren foreslår at foreløpig fordeling av UITs budsjett for 2016 foretas i styremøtet i juni
2015 på eksisterende struktur, og at denne justeres på ny modell etter at statsbudsjettet og
tildelingsbrevet for 2016 foreligger.
Med vennlig hilsen
Lasse Lønnum
Eli M Pedersen
økonomidirektør
Side279
4
Saksbehandler: Steinar L. Johansen
Side280
5

Innkalling og saksframlegg til universitetsstyrets møte 12.2.2015

Transcription

Similar documents

Referat/vedtak fra sak på sirkulasjon til Læringsmiljøutvalget 27.03

Presentasjon

Refusjon av utlegg - skjema

VÅR

Referat fra møte i Arbeidsgruppe sikker drift 21.04.2015

Referat fra møte 24.februar og 10.mars 2015

Timeplan kurs «Analyse av registerdata i forskning» vår 2015

Referat fra møte i Forskningsutvalget 15. september 2015

Referat fra møte i Læringsmiljøutvalget 28.05.2015

arbeidsgrupper 7-15