Refusjon av utlegg - skjema

IU – INNENLANDS UTBETALING / REFUSJON AV UTLEGG
Dette skjemaet, som utlegg av refusjon, kan bare unntaksvis benyttes ved liv og helse, feltarbeid og lokale
reiser i Tromsø, Hammerfest, Narvik, Alta og Harstad. Hovedregelen er at alle innkjøp faktureres UiT med
innkjøpsordre. Ved tildelinger og lignende der det ikke foreligger faktura kan dette skjemaet benyttes.
o
o
o
o
o
Skjemaet skal fylles ut maskinelt
Skjemaet må lagres "skrives ut" som en ikke-redigerbar PDF-fil og sendes som e-post til [email protected]
Se på brukerveiledningen for å vite hvordan du sender skjemaet via e-post (det finnes 2 måter)
Det må sendes maks. et skjema av gangen
Dersom skjema og vedlegg legges til e-posten som separate vedlegg, skal IU-skjemaet stå som FØRSTE vedlegg i
e-posten
o
Originalkvittering skal vedlegges og være leselig (kassakvittering eller faktura). Se side 2.
Betalingsmottaker:
Adresse:
Postnummer / -sted:
For firma, organisasjonsnummer: (9 siffer)
For ansatte, ansattnummer: (6 siffer)
Totalbeløp: (kr)
Betal til bankkonto: (11 siffer)
Fakturanr: Maks 12 tegn, vises hos mottaker
Må være unik, ikke registrert i Agresso tidligere
For ansatte kan denne stå tom
Utfylt dato:
Forfallsdato: (Kun ved firma)
Saksbehandler:
Navn:
Ansattnummer:
Begrunnelse for utbetaling: (og ePhortenr hvis det
eksisterer)
Informasjon om belastning: (minimum avdeling)
Konto:
Avdelingsnummer: (f.eks. 331100)
Prosjekt/ Tiltak:
Fakturamottak, Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / uit.no
Revidert: 14.12.2015
Instruks for økonomiforvaltningen ved UiT, pkt. 4.2
Fastsatt av universitetsstyret 24.11.2005, oppdatert pr 1.1.2009
Arkivref:
2012/1989
Generelt
Hovedregelen for UiT Norges arktiske universitet er at alle innkjøp av varer og tjenester skal følge universitetets
innkjøpsregelverk. Det er pålegg om forhåndsgodkjenning av alle innkjøp (rekvisisjon/innkjøpsordre).
UiT faktureres etter gjeldende regler og ved bruk av innkjøpsordre. Bare unntaksvis (liv og helse, feltarbeid og
lokale reiser i Tromsø, Hammerfest, Alta, Harstad eller Narvik) åpnes det for at den ansatte kjøper/legger ut for
varen/tjenesten. Slike utlegg kan refunderes av UiT etter avklaring med nærmeste overordnede. For refusjon
kreves innlevering av originalkvittering sammen med skjema: «IU Innenlands utbetaling/refusjon av utlegg».
Med lokale reiser menes utlegg til lokale møter, kurs, konferanser og seminarer der det ikke påløper andre utgifter
som krever reiseregning. Det kan være småutlegg som taxi, buss, parkering o.l. i forbindelse med lokale reiser i
Tromsø, Hammerfest, Harstad, Narvik eller Alta.
Alle reiser utover 15km. skal føres på reiseregning i Paga.
Krav til utfylling
Behandling av bilag skjer elektronisk, noe som stiller krav til kvalitet.
o Skjema skal fylles ut maskinelt, lagres "skrives ut" som PDF-fil og sendes via e-post
o Originalkvittering for betalt utlegg vedlegges og skal være leselig
o Originalkvitteringene må enten sendes som: PDF, TIF, TIFF, GIF, JPEG eller JPG
Skjema med bilag/vedlegg sendes på e-post til [email protected] for videre behandling. Det er viktig at krav til
utfylling og dokumentasjon overholdes, hvis ikke blir skjema returnert til saksbehandler eller den ansatte,
avhengig av hvem som har sendt inn skjemaet.
Dersom skjema og vedlegg legges til e-posten som separate vedlegg, skal IU-skjemaet stå som FØRSTE vedlegg i eposten.
Krav til vedlegg
Som originalkvittering godtas følgende:
1. Kassakvittering som viser kjøpets art, dato og beløp som kontantkjøp
2. Faktura som viser kjøpets art, dato og beløp, dokumentasjon som viser at fakturaen er betalt/trukket fra
konto må vedlegges.
3. Faktura som viser kjøpets art, dato og beløp, dokumentasjon som viser at beløpet er belastet kredittkort
må vedlegges
Dersom original dokumentasjon har gått tapt, kan attestasjonsansvarlig godta kopi med påført forklaring.
Ved betaling av kontingenter eller medlemskap hvor det ikke utstedes ordinær faktura, godtas dokumentasjon
for innbetalt beløp (for eksempel kontoutskrift) til aktuell mottaker med henvisning til hva beløpet gjelder.
UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / [email protected] / uit.no