Granskning utbygging Snåsa helsehus

Transcription

G RANSKING
B YGGING / OMBYGGING VED
HELSEHUSET 2011-2014
Prosjektorganisering, økonomi og rapportering
SNÅSA KOMMUNE
FEBRUAR 2015
KomRev Trøndelag IKS
FORORD
Denne granskingen er gjennomført av KomRev Trøndelag IKS på oppdrag fra
kontrollutvalget i Snåsa kommune i perioden desember 2014 til februar 2015.
Granskingen er, så lang det er mulig, gjennomført i henhold til NKRFs standard for
forvaltningsrevisjon, RSK 001.
Vi takker alle som har bidratt med informasjon i prosjektet.
En oversikt over tidligere gjennomførte prosjekter fra KomRev Trøndelag IKS finner
du på vår hjemmeside www.krt.no.
Namsos/Levanger
18.02.15
Unni Romstad
Oppdragsansvarlig revisor
Gransking Bygging/ombygging ved helsehuset 2011 – 2014
Rikke Haave
Prosjektleder
1
INNHOLDSFORTEGNELSE
Sammendrag ................................................................................................................. 3
1. Innledning ............................................................................................................ 6
1.1 Bakgrunn ....................................................................................................... 6
1.2
Bestilling........................................................................................................ 6
1.3
Metodisk tilnærming og gjennomføring ........................................................ 7
2.
Politiske saker/vedtak som berører utbyggingen ................................................. 8
2.1 Data................................................................................................................ 8
3.
Prosjektorganisering, ansvar og fullmakter ........................................................ 16
3.1 Kommunale reglement/stillingsbeskrivelser ............................................... 16
3.1.1
Delegasjonsreglement med økonomibestemmelser ............................. 16
3.1.2
Reglement for planog byggekomité ................................................... 16
3.1.3
Arbeidsavtale for enhetsleder ............................................................... 17
3.1.4
Byggeleder ........................................................................................... 17
3.2
3.2.1
Oppnevning og mandat ........................................................................ 18
3.2.2
Om arbeidet i komiteene ...................................................................... 19
3.3
4.
5.
6.
7.
Prosjektkomité for helsehusutbyggingen .................................................... 18
Administrasjonens oppgaver og ansvar ....................................................... 22
3.3.1
Rådmannen ........................................................................................... 22
3.3.2
Enhetsleder teknisk .............................................................................. 22
3.3.3
Byggeleder ........................................................................................... 23
Økonomi ............................................................................................................. 24
4.1 Budsjett og budsjettreguleringer.................................................................. 24
4.2
Prosjektregnskap og finansiering ................................................................ 26
4.3
Momskompensasjon .................................................................................... 27
Rapportering ....................................................................................................... 28
5.1 Rapportering i administrasjonen.................................................................. 28
5.2
Rapportering fra planog byggekomité ...................................................... 29
5.3
Rapportering til politisk nivå ....................................................................... 29
Oppsummering og kommentarer ........................................................................ 31
Rådmannens kommentarer ................................................................................. 35
2
SAMMENDRAG
Første fase i ombygging av helsesenteret i Snåsa ble ferdig våren 2013.
Sluttrapporten ble lagt fram for kommunestyret 27.11.14 (sak 86/14). Regnskapet
viste et merforbruk på vel 5 millioner kroner i forhold til igangsettingsvedtakene med
kostnadsramme på til sammen 28. 2 millioner kroner. I tillegg ble det opplyst om at
kommunen var i dialog med entreprenør om fakturaer på rundt 2 millioner kroner.
Kommunestyret vedtok å sende saken over til kontrollutvalget for en gjennomgang.
Kontrollutvalget behandlet kommunestyrets henvendelse 17.12.14, og ba KomRev
Trøndelag IKS gjennomførte en gransking med følgende mandat:



hvilke formannskaps- og kommunestyrevedtak som er gjort i saken fom.
2010
hvordan prosjektorganiseringen – inkl. ansvarsfordeling og fullmakter – har
fungert
hvordan informasjon og rapportering – inkl. økonomisk rapportering - har
fungert, både internt i administrasjonen og mellom administrativt og politisk
nivå
Granskingen er gjennomført ved dokumentanalyse og intervju av sentrale personer i
planlegging og gjennomføring av byggeprosjektet.
Politisk behandling
Utbygging ved Snåsa helsehus har vært gjenstand for behandling i politiske organer
gjennom mange år. Det ble fattet 2 ”igangsettingsvedtak”; ett for hovedutbyggingen
og ett for ambulansestasjonen. Gjennom disse to vedtakene ble rammen angitt å være
28,2 millioner kroner. Gjennom saker om årsbudsjett og budsjettreguleringer er det
gitt konkrete bevilgninger til utbyggingen, vår oversikt viser at det er bevilget ca.
29,2 millioner kroner til prosjekt 7435. Sluttregnskapet viser at total kostnad ble ca
33,5 millioner kroner.
Det kan se ut som det allerede da første igangsettingsvedtak ble fattet var fare for
overskridelser; nemlig kostnader til byggeledelse og lite avsatt til uforutsette
kostnader.
Organisering og ansvar
Gjennomgangen viser at det er noe uklar forståelse av hvordan ansvaret for
gjennomføring av byggeprosjekter er å forstå.
Økonomireglementet sier at byggekomiteen er ansvarlig for gjennomføring av
bygningsprosjekter, mens teknisk har dette ansvaret for kommunaltekniske anlegg.
Her ser det altså ut til å være et skille i ansvarsfordeling. De gamle retningslinjene
for planog byggekomiteen er ganske detaljerte når det gjelder å beskrive et ganske
3
betydelig ansvar som ligger til komiteen, både for økonomi, gjennomføring og
rapportering.
Rådmannen mener at planog byggekomiteen har ansvaret for at byggeprosjekter
gjennomføres som forutsatt av kommunestyret, samtidig som han sier at alt ansvar
for utbyggingssaker ligger til teknisk enhet. Også enhetsleder mener at enheten har et
ansvar for utbyggingsprosjekter, et ansvar som han i denne saken sier han ikke har
fulgt opp godt nok. Dette ansvaret er tydeliggjort ved at enhetsleder gjennom
anvisning av fakturaer har et formelt ansvar.
Leder i planog byggekomiteen mener at komiteen har et gjennomføringsansvar som
også handler om økonomi, men han understreker samtidig at komiteen er avhengig
av å få informasjon slik at den kan ivareta dette ansvaret.
Komitéstruktur og arbeid i komiteen
I dette prosjektet ble en komité med planleggingsmandat fusjonert med en politisk
planog byggekomité i gjennomføringsfasen. Dette skjedde uten at det ble diskutert i
komiteene, og førte til at det i gjennomføringsfasen var en stor komité som hadde det
økonomiske ansvaret for byggeprosjektet. Det kan stilles spørsmål ved om alle
medlemmene var klar over sitt ansvar, og om det var en hensiktsmessig organisering.
I gjennomføringsfasen ble det kalt inn til møter etter behov. Det var ikke alltid en
klar sakliste for møtene, og referatene var mangelfulle med hensyn på hva som ble
besluttet. økonomi var ikke tema på møtene, og det kommer ikke fram hvilke
beslutninger med økonomiske konsekvenser som ble fattet. Det ble derfor heller ikke
diskutert hvorvidt det ville være behov for å fremme saker om ekstrabevilgning til
politisk nivå.
Økonomioppfølgingen i komiteen var fraværende helt til prosjektet var ferdig. Selv
ikke da komiteen ba om økonomisk informasjon (29,30) ser det ut til at slik konkret
informasjon ble gitt i plenum og protokollført.
Arbeidsbelastning og byggelederrolle
Det kommer fram både i intervjuer og i årsmeldinger i perioden at
arbeidsbelastningen på teknisk enhet var stor. Det ble derfor tatt opp hvorvidt
byggeledelsen for prosjektet skulle ivaretas internt. Til tross for både stor
arbeidsbelastning og at rådmannen mente at ivaretakelsen av byggelederrollen ikke
alltid hadde vært god nok, ble det også i dette prosjektet bestemt at byggelederrollen
skulle ivaretas internt. Her kunne rådmannen ha gitt enda tydeligere signaler om kjøp
av ekstern byggeleder da spørsmålet ble diskutert med enhetsleder.
Rapportering
4
Under gjennomføringen av prosjektet har både rådmann og enhetsleder forventet å få
informasjon dersom noe uforutsett dukket opp underveis. Vårt inntrykk er at ingen av
dem har spurt direkte om hvordan situasjonen har vært. Økonomireglementet sier at
administrasjonssjefen skal holde seg løpende orientert om regnskapssituasjonen og
ved eget initiativ påse at delegert myndighet utøves som forutsatt.
Byggeleder tok ikke opp med sine overordnede at det lå an til betydelige
overskridelser i 2013. Selv om tallene da var usikre er dette informasjon som burde
ha blitt gitt umiddelbart.
Det kan også stilles spørsmål ved om planog byggekomiteen har fått tilstrekkelig
informasjon om den økonomiske situasjonen til å kunne ivareta sitt ansvar for
gjennomføringen. At det kommer fram motstridende opplysninger om hva som er
sagt i komitémøter med hensyn til konkretisering av overskridelser forsterker dette
inntrykket.
Referatene fra komitémøtene inneholder lite konkret informasjon med hensyn til
økonomi, noe som gjør at det er vanskelig for leserne å få inntrykk av situasjonen.
Hovedinntrykk

Gjennomgangen viser at helsehusutbyggingen har vært tema på mange møter
både i formannskap og kommunestyre. Sak om konkret tilleggsbevilgning har
bare i ett tilfelle kommet til behandling, ellers er det foretatt
budsjettreguleringer på mer generell basis.

Ansvar og ansvarsfordelingsfordeling ved gjennomføring av byggeprosjekter
bør tydeliggjøres. Dette gjelder internt i administrasjonen, og i samarbeidet
mellom administrasjon og komiteer. Byggelederfunksjonen er omfattende.
Det bør avklares og beskrives hva som ligger til oppgaven, og dersom denne
funksjonen skal ivaretas av egne ansatte, er det viktig at det avsettes tid til
dette arbeidet.

Rapporteringen har sviktet, både internt i administrasjonen og mellom
administrasjonen og politisk nivå. Ikke minst gjelder dette forhold omkring
økonomien i prosjektet. Det vises til anbefaling gitt i tidligere
forvaltningsrevisjonsrapport om å innføre reglemessig rapportering fra
investeringsprosjekter, og vedtak i kommunestyret høsten 2014 om å forbedre
rapporteringsrutiner fra plan og byggekomiteen og byggeledelsen.
5
1. INNLEDNING
1.1
Bakgrunn
Snåsa kommune startet planlegging av bygging/utbygging av helsehus i 2007.
Kommunestyret vedtok i 2010 sak 6/10 Handlingsplan for helse-, pleie-, og
omsorgstjenesten 2010-2020. Kommunestyret vedtok i samme møte at ”Det
opprettes en plankomité for å avklare handlingsplanenes punkt 2,3 og 4 nærmere,
inkludert kostnadsramme og framdrift. Formannskapet(planutvalget) nedsetter
komiteene i februar 2010.”
Kommunestyret fattet igangsettingsvedtak for tiltakene 01.09.11 sak 44/11. Total
kostnadsramme inklusiv moms var på 25 millioner kroner. Kommunestyret vedtok i
sak 27/12 å øke kostnadsrammen med 3,2 millioner kroner fordi det skulle bygges ny
ambulansestasjon.
Byggeprosjektet ble ferdig våren 2013. Sluttrapporten ble lagt fram for
kommunestyret 27.11.14 sak 86/14, og regnskapet viste et merforbruk på vel 5
millioner kroner i forhold til igangsettingsvedtakene. I tillegg ble det opplyst om at
kommunen var i dialog med entreprenør om fakturaer på rundt 2 millioner kroner.
1.2
Bestilling
Kommunestyret vedtok i forbindelse med behandling av sluttrapporten, og på grunn
av økonomiske overskridelser, blant annet følgende (vedlegg 1):
”Saka utbyggingsprosjekt Helsesenter oversendes kontrollutvalget.”
Kontrollutvalget behandlet saken i et ekstraordinært møte 17.12.14 sak 21/14 og
fattet følgende vedtak:
”1. Kontrollutvalget iverksetter gransking av saken Snåsa helsesenter – tilbygg/
ombygging, og ber KomRev Trøndelag IKS legge fram forslag til plan for
granskingen til utvalgets møte 21.01.2015.
2. Mandatet for granskingen er å klarlegge
 hvilke formannskaps- og kommunestyrevedtak som er gjort i saken fom. 2010
 hvordan prosjektorganiseringen – inkl. ansvarsfordeling og fullmakter – har
fungert
 hvordan informasjon og rapportering – inkl. økonomisk rapportering - har
fungert, både internt i administrasjonen og mellom administrativt og politisk
nivå”
6
1.3
Metodisk tilnærming og gjennomføring
En undersøkelse/gransking er ikke en forvaltningsrevisjon der valgte
problemstillinger skal besvares ved at data blir vurdert opp mot revisjonskriterier
utledet fra for eksempel lov, forskrift, retningslinjer osv. Temaet for granskingen er
gitt gjennom kontrollutvalgets mandat, og hensikten er å finne ut hva som har skjedd
i en avgrenset periode. Vi gir likevel en oppsummering og kommentarer til enkelte
opplysninger som har kommet fram (kapittel 6).
Rapporten bygger på informasjon innehentet gjennom dokumentanalyse og intervju.
Følgende personer er intervjuet:
 Rådmann Truls Eggen
 Enhetsleder teknisk enhet i prosjektperioden Ola Sørhøy
 Avdelingsingeniør, byggeleder, i byggeperioden Per Ornæs
 Leder i planog byggekomitéen Harald Kavli
Referat fra intervju er verifisert av informantene i etterkant for å rette opp eventuelle
faktafeil og misforståelser.
Vi har drøftet forståelse av prosjektøkonomien, budsjett og regnskap med
økonomisjef Kurt Moen. Videre har vi hatt telefonsamtale med 2 medlemmer i planog byggekomiteen: Jon M. Seem og Olav Moe.
Vår samlede vurdering er at metodebruk og kildetilfang i denne granskingen gir et
tilstrekkelig grunnlag til å belyse kontrollutvalgets bestilling.
7
2. POLITISKE SAKER/VEDTAK SOM BERØRER
UTBYGGINGEN
2.1
Data
Vedtak i kommunestyret (KST) og Formannskap (FSK) som berører
helsehusutbyggingen etter 2010 presenteres i tabell 1. Dette inkluderer vedtak i
budsjett- og økonomiplansaker. Det er også lagt inn tidspunkt der det er protokollført
at det har blitt orientert om denne utbyggingssaken. Tidspunkt for når det er tatt opp
generelle tema omkring utbyggingssaker/teknisk enhet er også lagt inn, da dette må
anses å ha vært muligheter for å komme med spørsmål omkring helsehusutbyggingen
også. Detaljer fra rapporteringen har ikke blitt protokollført. Økonomi og
rapportering vil bli omtalt nærmere i kapitlene 4 og 5.
Revisor har i enkelte saker uthevet tekst som anses å ha spesiell betydning i denne
undersøkelsen, og har også gitt noen tilleggsopplysninger/kommentarer underveis.
Tabell 1. Oversikt over politiske vedtak og orienteringer vedrørende
helsehusutbyggingen
Dato
09.02.
10
Hvem
FSK
Sak
14/10
23.02.
10
FSK
Sak
21/10
KST
sak
6/10
25.02.
10
Saken gjelder
Plan for gjennomføring av tiltak - investeringsbudsjettet 2010
12. Prosj.nr. 7435 Ombygging/ utbygging helsesenter/ sykeheim:
Tiltaket har vært under planlegging i perioder i 2009, og den oppnevnte
plankomiteen fortsetter planleggingen i 2010.
I slutten av 2009 ble også sykeheimsutbygging/ omgjøring, innlemmet i
planleggingen av helsesentret. Rom for de hjemmebaserte tjenestene var
allerede medtatt i planleggingen.
Helsesentret er budsjettert med 10 mill. kr. i både 2010 og 2011.
Vedtak:
Gjennomføring av investeringstiltakene for 2010, som skjematisk er vist
på framdriftsplan dat.03.02.10, godkjennes.
Plan for helse, sosial og omsorg
Se detaljer under KST 25.02.
Plan for helse, sosial og omsorg
Vedtak:
1. Forslag til Handlingsplan for helse-, pleie- og omsorgstjenesten 20102020 godkjennes.
2. Det opprettes en plankomité for å avklare handlingsplanens punkt
2, 3 og 4 nærmere, inkludert kostnadsrammer og framdrift.
Formannskapet (planutvalget) nedsetter komiteen i februar 2010.
3. Administrasjonen bes fremlegge sak i første kvartal 2010 vedrørende
etablering av et koordinerende ledd som skal aktivere frivillige lag og
organisasjoner som uformelle omsorgsytere med videre.
4. Administrasjonen bes om å framlegge for sluttbehandling i 2010 planer
for demensomsorgen, plan for kreftomsorgen samt plan for rekruttering
og kompetanseheving i helse-, pleie- og omsorgssektoren samt planer for
fagtjenester i Familiesentralen som nevnt i handlingsplanens kapittel 9.
5. Administrasjonsutvalget bes innen utgangen av 2010 om å fremme
8
27.04.
10
FSK
Sak
93/10
forslag overfor kommunestyret til hvordan kommunen skal løse
utfordringene vedrørende rekruttering, kompetanse, bemanning og
sykefravær i de enheter som blir berørt av om- og utbygging ved
sjukeheim og helsesenter
6. Handlingsplanen rulleres etter behov, og parallelt med rullering av
kommunens langtidsbudsjett (økonomiplan).
7. De økonomiske og ressursmessige konsekvenser av tiltak som
vedtas som del av handlingsplanen tas løpende inn i kommunens
arbeid med økonomiplaner og årsbudsjetter
Oppretting av komité for planlegging av utbygging i samband med
HPLO-planen
Vedtak:
1 Det opprettes en plankomité for å avklare handlingsplanens for helse,
pleie og omsorg punkt 2, 3 og 4 nærmere, inkludert kostnadsrammer og
framdrift. Plankomiteen sammensettes med følgende representasjon;
1) Harald Kavli, leder
2) Per Ornæs
3) Oddbjørn Tvestad
4) Enhetsleder Snåsa sjukeheim
5) Enhetsleder Heimetjenestene
6) Ergoterapeut Klara Pettersen
7) TV Snåsa sjukeheim
8) TV Heimetjenestene
9) Leder i utvalg for omsorg og helse
Enhetsleder Familiesentralen tiltrer etter behov
Kommentar: Tvestad var på dette tidspunktet leder i den kommunale
byggekomiteen.
2. Komiteen gis følgende mandat;
a. Avklare behov (også økonomiske), muligheter, mulig framdrift, og
foretrukne løsninger ved påbygging av sykeheimen med erstatning av 13
rom/plasser som bortfaller i 1. etg. og erstatning av 6 rom/plasser i 2.etg.;totalt 19 nye rom/plasser.
b. Avklare behov (også økonomiske), muligheter, mulig framdrift, og
foretrukne løsninger vedrørende bruken av nytt fellesareal i 2. etg. og til
areal til andre fellesfunksjoner (tidligere Mettistuggu).
c. Avklare behov (også økonomiske), muligheter, mulig framdrift, og
foretrukne løsninger for 1 etg. i sykeheimen. Dette inkluderer flytting av
hjemmetjenesten fra Kløvertunet, innpassing av Fysio/ergo og tjeneste for
barn og unge med nedsatt funksjonsevne, aktivitetstilbud/trening knyttet
til fysio-, ergoterapi for hjemmeboende med Side 8 av 13
funksjonsnedsettelse, evt. dagtilbud/aktivitetstilbud/trening til gruppen av
psykisk utviklingshemmede/psykiatri.
d. Sammen med ambulansetjenesten vurdere innplassering av denne
tjenesten for om mulig å se kompetansen sammen med resten av
tjenestene, evt. i sokkel i påbygg Helsesenteret.
e. Vurdere og komme med forslag til strakstiltak iht. planens punkt 4,
herunder også klargjøring av økonomiske behov.
f. Komiteen redegjør nærmere for realistisk framdriftsplan for de
ulike punktene i mandatet, og melder dette til formannskapet/planutvalget
for formell fastsetting av framdrift innen 15. mai 2010. Dersom komitéen
har behov for midler til egen drift, meldes dette samtidig.
g. Komiteen rapporterer via rådmann til planutvalget i henhold til
framdriftsplanen i punkt 6.
9
Under eventuelt
Det går fram at det i møtet ble det orientert om planene så langt ved Kavli
og Ornæs.
25.02.
10
27.05.
10
27.05.
10
FSK
Sak
117/
10
KST
Sak
34/10
KST
sak
35/10
02.09.
10
KST
Sak
58/10
02.11.
10
FSK
Sak
204/
10
KST
Sak
74/10
25.11.
10
Kommentar: Mandatet handler om å avklare, vurdere og komme med
forslag til tekniske og økonomiske behov, og å rapportere til planutvalget
(FSK).
Se vedlegg 2 for innhold i handlingsplanens punkt 2, 3 og 4
Budsjettregulering 1. tertial 2010
Se sak 35 27.05.10 KST
Helsesenter/sykehjem – Fase 1 og 2, helsesenter; tilbygg og
ombygging, forprosjekt – prosjektering
Vedtak:
1. Det godkjennes å fortsette prosjekteringen av helsesentret fram til
ferdigstillelse av ”forprosjekt” for fase 1 og 2, iht. siste reviderte
tegninger (15.03.10) vedr. rom- og arealutnyttelse, og iht. foreliggende
kostnadsoverslag, 21,5 mill. kr.
2. Det avsettes kr. 400.000 i budsjett 2010 til prosjektering av nytt
tilbygg sykeheimen, samt til forprosjekt - prosjektering av helsesentret.
Budsjettregulering 1. tertial 2010
Fra saksframlegg:
Når det gjelder prosjekt 7435 Helsesenteret ombygging som i
investeringsbudsjettet for 2010 er budsjettert med en utgift på kr. 10,0
mill. er prosjekteringen i full gang. Sak om dette blir lagt fram til politisk
behandling med det første. Likevel vil en ikke greie å begynne med selve
utbyggingen av dette før ved årsskifte 2010/2011. Det foreslås derfor at
budsjettet reguleres ned til kr. 1,0 mill. i 2010 og at økonomiplanen
2011 – 2014 justeres i forhold til dette, og hva som eventuelt blir vedtatt
omkring de endrede planene som foreligger vedrørende utbyggingen av
helsesenteret/sjukeheimen.
Vedtak:
Følgende budsjettreguleringer vedtas vedrørende Prosjekt 7435
Helsesenter ombygging:
Bruk av lån kr. 9.000.000,Tjenester vedr. påkostning bygninger og anlegg kr. - 9.000.000,Sak om Økonomiplan 2011 – 2014
Omtalt bevilgning for prosjekt 7435:1 mill i 2010, 21,2 mill i 2011
Vedtaket berørte ikke endringer for helsehusprosjektet.
Se sak 74/10, 25.11 KST
Helsesenter - fase 1 og 2, tilbygg/ ombygg. - forprosjekt - videre
prosjektering
Vedtak:
Forprosjektet for Helsesentrets tilbygg, og omgjøringer i eksisterende
bygg, (fase 1 og 2), godkjennes som grunnlag for videre prosjektering,
(detaljprosjektering og anbudsinnhenting), med et totalkostnadsoverslag
på kr. 25 mill. (inkl. mva.).
10
14.12.
10
FSK
16.12.
10
KST
Sak
82/10
11.01.
11
FSK
15.02.
11
FSK
28.04.
11
KST
Sak
21/11
Under eventuelt
Anders Mona ønsket at det blir gitt en orientering om organisering av
tekniske tjenester i et formannskapsmøte tidlig i 2011.
Kommentar: kan ikke se av etterfølgende protokoller at det ble gjort
Budsjett og handlingsplan
Fra saksframlegg:
Investeringer
Investeringene som ble vedtatt i økonomiplan 2011-2014 er utgangspunkt
for investeringsbudsjettet 2011. Utover investeringstiltakene til Teknisk
enhet har det ikke kommet nye tiltak. Sak 10/1409 Helsesenter – fase 1 og
2 videre prosjektering og 10/1401 Snåsa skole – valg av utbyggingsalternativ har vært til politisk behandling i formannskapet kan påvirke
budsjetterte kostnader i 2011 på prosjekt 7435 og 7472.
Prosjekt 7435 vedtatt budsjett 21,2 millioner kroner
Under eventuelt
Rådmann Truls Eggen orienterte om framdriftsplan for utbygging av
Snåsa Helsesenter og Snåsa skole.
Under eventuelt
Avd. ing. Per Ornes orienterte om status i prosjekteringsarbeidet med
ombygging og utbygging av Snåsa Helsesenter. Eventuell lokalisering av
ambulansen i tilknytning til sokkeletasjen i Snåsa Helsesenter ble drøftet.
Forvaltningsrevisjon ”Følge byggeprosjekt”
Vedtak:
Kommunestyret tar rapporten til orientering, og ber administrasjonen
følge opp innholdet i rapportens kap.7.1
Kommentar: I kap 7.1 er bl.a. gitt følgende anbefaling:
Delegasjonsreglementet (inkludert økonomireglement)bør endres slik
at det framgår krav om tidfestet skriftlig rapportering på
investeringers økonomi, avvik og framdrift til både til rådmann og
folkevalgt organ.
19.05.
11
FSK
Sak
104/
11
Snåsa helsesenter – tilbygg/ombygging, fase 1 og 2.
Detaljprosjektering, endret arealforutsetning, innhenting av anbud
Vedtak:
Helsesentrets tilbygg og omgjøringer i eks. bygg, (fase 1 og 2), fortsettes
prosjektert iht. vedtak i KOM-styret den 25.11.10, sak 74/ 10, for
innhenting av pristilbud.
23.08.
11
FSK
sak
133/
11
KST
Sak
44/11
Snåsa helsesenter - tilbygg/ ombygging (fase 1 og 2) igangsettingsvedtak
Se sak 44/11, 01.09 KST
01.09.
11
Snåsa helsesenter - tilbygg/ ombygging (fase 1 og 2) igangsettingsvedtak
Vedtak:
1. Utførelse av tilbygg til Helsesentret og restaurering/ ombygging av
eksisterende Helsesenter iht. tegninger 1 A og D godkjennes igangsatt.
Grunnlaget for utførelsene er prosjektert tilbudsmateriale og innhentede
anbud.
2. Det inngås kontraktsavtaler med anbefalte firmaer.
3. Utbygnings-/ ombygningskostnadene finansieres ved låneopptak,
investeringsbudsjettet; budsjettert sum kr. 25 mill.
Prosjektnr.: 7435.
11
21.09.
11
FSK
Under eventuelt
b) Harald Kavli stilte spørsmål om byggeledelse ved Helsesenteret.
Rådmannen undersøker saken og melder tilbake til formannskapet så
snart dette er avklart.
25.10.
11
KST
Sak
60/11
Etter kommunevalget.
Valg av ny planog byggekomité, Harald Kavli ny leder. Olav Moe var
leder i forrige periode og er med videre.3. medlem er Mari W Riseth.
Byggekomité er i henhold til økonomireglementet ansvarlig for
planlegging og gjennomføring av byggeprosjekter.
Kommentar: Kavli er på dette tidspunktet også leder av byggekomité
oppnevnt for helsehusprosjektet 27.04.10, sak FSK 93/10.
15.12.
11
KST
Sak
76/11
Budsjett 2012
Fra skjema lagt ut til offentlig ettersyn/saksframlegg: Avsatt 22,2 mill
tidligere år, avsettes 2,8 mill i 2012, til sammen 25 millioner kroner.
Vedtak:
2,8 millioner kroner i 2012
Under eventuelt
Ordfører Vigdis H. Belbo tok opp til drøfting oppfølging av investeringsprosjekter og bestillinger vedtatt i budsjett for 2012. Enhetsleder Ola
Sørhøy orienterte om gjennomføring av investeringsprosjekter i 2012. De
enkelte investeringsprosjekt ble gjennomgått og kommentert.
Teknisk enhet vil klargjøre de nye investeringsprosjektene i løpet av
vinteren slik at prosjektene kan gjennomføres i løpet av barmarksperioden
2012. Øvrige bestillinger ble gjennomgått og kommentert.
Det framlegges saker på bestillinger vedtatt i tilknytning til budsjett 2012.
10.01.
12
FSK
06.03.
12
FSK
Under eventuelt
Rådmann Truls Eggen orienterte om oppgraderingsbehov av
tannklinikken i samband med utbygging og ombygging av Snåsa
Helsesenter.
20.03.
12
FSK
Sak
46/12
Snåsa helsesenter – tilbygg/ombygging (fase 1 og 2) –
ambulansestasjon – igangsettingsvedtak
Se KST 29.03.12
29.03.
12
KST
Sak
27/12
Snåsa helsesenter – tilbygg/ombygging (fase 1 og 2) –
ambulansestasjon – igangsettingsvedtak
Vedtak:
1. Utbygging og innredning av ny ambulansestasjon med garasje i
underetasje på tilbygget til Snåsa Helsesenter godkjennes innenfor en økt
kostnadsramme på 3,2 mill. kr og en samlet kostnads-ramme på 28,2
mill. kr., og vedtas igangsatt iht. Helseforetakets kravspesifikasjoner for
slike etableringer, og iht. utarbeidde tegninger for tiltaket.
Tilleggskostnadene på kr. 3,2 mill. kr. finansieres ved låneopptak. Samlet
lånesum for prosjekt 7435; kr. 28,2 mill.
2. Tilleggsarbeidene justeres i forhold til etablerte kontraktsavtaler med
allerede engasjerte entreprenører, og arbeidene gjennomføres innenfor
avtalt tidsramme.
12
3. Investeringsbudsjett 2012 reguleres slik;
Art
Ansvar Prosjektnr. Budsjett 2012
02310
02310
05.06.
12
FSK
21.06.
12
FSK
Sak
156/
12
KST
Sak
63/12
28.06.
12
17.12.
12
18.12.
12
18.12.
12
FSK
Sak
236/
12
KST
Sak
95/12
KST
Sak
104/
12
4862
4862
7435
7435
kr. 2.800.000,- kr. 2.800.000,-
Revidert B.
2012
kr. 6.000.000,- kr. 6.000.000,-
Under eventuelt
Harald Kavli stilte spørsmål om framdrift i forhold til å søke Husbanken
om lån og tilskudd til ombygging og utbygging av Snåsa sjukeheim.
Rådmann Truls Eggen orienterte om at det arbeides med å klargjøre en
søknad i forhold til å innlemme de krav som stilles i forhold til muligheter
for bl.a. heldøgns pleie i eksisterende boligmasse og et samlet helhetlig
tilbud for pleie og omsorg.
Budsjettregulering 1. tertial
Se sak KST 63/12
Budsjettregulering 1. tertial
Fra saksframlegg:
Snåsa helsesenter - tilbygg/ombygging - ambulansestasjon igangsettingsvedtak KOM 27/12. Økt kostnadsramme kr 3.200.000
Finansiering økt bruk av lån -3.200.000. Tiltaket er med i opprinnelig
investeringsbudsjett med en kostnadsramme på kr 2.800.000,-.
I vedtaket er regulering av samlede investeringer omtalt. Det bes om at
administrasjonen fordeler budsjettet på bakgrunn av denne
budsjettreguleringen.
Budsjettregulering investeringsbudsjett
Se KST sak 104/12 18.12
Budsjett og økonomiplan 2013 -16
Fra framlagt skjema: Avsatt tidligere år 24 mill, forslag 2013 4,2 mill
Vedtatt avsatt 4,2 millioner i 2013, med dette avsatt til sammen 28,2
mill gjennom budsjett.
Budsjettregulering investeringsbudsjett
Fra saksframlegg:
Prosjekt 7435 Helsesentret ombygging. Budsjettert inn i 2011 med 21.2
mill og ca 4 mill i regnskapsført utgift. Budsjettert i 2012 med 2.8 mill,
regulert opp til 6 mill. Regnskapsført i 2012 18,3mill. Jf teknisk enhet vil
utgiftene i 2012 bli ca 24 mill. Foreslås derfor regulert opp med 18 mill.
I vedtaket er endring i samlede investeringskostnader angitt og at
administrasjonen får fullmakt til å fordele budsjettreguleringen.
22.01.
13
FSK
Under eventuelt
Harald Kavli stilte spørsmål hva som kan forventes av adm. bistand og
oppfølging for planog byggekomiteen. Rådmann Truls Eggen orienterte
at forholdet vil bli avklart med enhetsleder teknisk.
Harald Kavli orienterte om status for byggearbeidene ved Snåsa
Helsesenter og Snåsa skole. Det framlegges oppdatert informasjon for
formannskapet så snart det er mulig.
13
07.05.
13
28.05.
13
FSK
13.08.
13
FSK
Endring av medlemmer i komité for planlegging av utbygginger i
samband med HPLO-planen
Fra saksframlegg:
Vedtatte plankomité har ikke kommet formelt i arbeid knyttet til pkt. 2, 3
og 4 i Handlingsplan for H/P/O 2020. Hovedfokus har så langt vært
planlegging og ferdigstillelse av påbygging/ombygging/rehabilitering av
Snåsa Helsesenter/Familiesentralen. Nå er det viktig å komme i gang med
det videre arbeidet knyttet til plankomiteen og det vedtatte mandatet.
Videre:
I planutvalget for planlegging og ferdigstillelse av påbygging/
ombygging /rehabilitering av Snåsa Helsesenter/Familiesentralen har hele
den kommunale planog byggekomiteen vært med. Derfor foreslås dette
også her, i tillegg til at representant/sekretær frateknisk bør være den som
kan følge hele prosessen.
Vedtak:
Plankomiteen sammensettes med følgende representasjon;
1) Harald Kavli, leder
2) Representant/sekretær fra teknisk enhet - utnevnes av rådmann.
3) Olav Moe - medlem i kommunal planog byggekomité
4) Mari Riseth- medlem i kommunal planog byggekomité
5) Enhetsleder Snåsa sjukeheim
6) Enhetsleder Heimetjenestene
7) Ergoterapeut Klara Pettersen
8) TV Snåsa sjukeheim - det sendes henvendelse til organisasjonene for
oppnevning
9) TV Heimetjenestene - det sendes henvendelse til organisasjonene for
oppnevning
Enhetsleder Familiesentralen tiltrer etter behov
19.11.
13
FSK
03.12.
13
FSK 2
Sak
214/
13
KST
Sak
79/13
Under eventuelt
Harald Kavli orienterte fra planog byggekomiteen om drøftinger knyttet
til deres mandat for utbygging av Snåsa sjukeheim fase 3. Saken sees i
sammenheng med prosessen i komiteen for partssammensatt utvalg. Det
framlegges sak til formannskapsmøte den 3. desember på saken.
Budsjettregulering investeringsbudsjettet 2013
Se sak 12.12 KST
12.12.
13
FSK
Under eventuelt
Orientering om arbeidet i byggekomiteen v/Harald Kavli
Under eventuelt
Ragnheid Ona- Hauffen tok opp til drøfting endringer i
investeringsprosjekt og økonomiske konsekvenser. Forholdet ble drøftet.
Budsjettregulering investeringsbudsjettet 2013
Fra saksframlegg:
Pr. november 2013 er investeringsregnskapet er gjennomgått sammen
med teknisk enhet, som har anslått en årsutgift pr prosjekt. Prosjekter som
ikke i sin helhet vil gjennomføres i 2013, er foreslått lagt inn iht forslag til
økonomiplan 2014-17.
Prosj Navn på prosjektet
Regnskap Budsjett Rev.budsjett
7435 Helsesentret ombygging 2 774 649 4 200 000 4 200 000
Avvik kr
1 425 351
Her forventes det fortsatt utgifter på ca. kr. 800.000,-. Hvorvidt dette
14
30.10.
14
KST
04.11.
14
18.11.
14
FSK
27.11.
14
FSK
Sak
219/
14
KST
Sak
86/14
kommer til å skje før nyttår er noe usikkert, må antagelig avsluttes og så
oppføres i 2014. Det foreslås derfor at budsjettet reguleres ned med
kr. 1.400.000,- i 2013 til kr. 2.800.0000,- og at det budsjetteres med en
utgift på kr. 800.000,- i 2014. Prosjektet må legges inn økonomiplan
2014-2017.
Vedtak Som innstilling. Presisert i KST sak 02./14
Under eventuelt.
Rådmannen orienterte. Leder i byggekomiteen orienterte.
Vedtak om at administrasjonene bes om å gjennomgå og forbedre rutiner
for håndtering av post samt rapporteringsrutiner fra planog
byggekomiteen og byggeledelse til administrativ og politisk ledelse.
Under eventuelt
Oppfølging byggesak Helsesenteret. Saken ble gjennomgått og drøftet.
Snåsa helsesenter – Tilbygg/ombygging (fase 1 og 2) sluttrapport
Se KST 27.11
Snåsa helsesenter – Tilbygg/ombygging (fase 1 og 2) sluttrapport
Vedtak:
Sluttregnskap vedrørende prosjekt 7435 ”Helsesenter ombygging ,
ferdigstilles og godkjennes med en total kostnad på kr 33.528.730.inkludert moms. Prosjektregnskapet viser en overskridelse på kr
5.328.730.- inkl mva i forhold til igangsettingsvedtakets budsjetterte
kostnader.
Sluttregnskap vedrørende prosjekt 7435 «Helsesenter
ombygging», ferdigstilles og godkjennes med en total
kostnad på kr. 33.528.730,- inkludert moms.
Prosjektregnskapet viser en overskridelse på
kr.5.328.730,- inkl mva i forhold til igangsettingsvedtakets
budsjetterte kostnader.
Saka utbyggingsprosjekt Helsesenter oversendes
kontrollutvalget.
Administrasjonen skal legge fram sak senest i februar med
forsalg til tiltak på avdekkede svakheter som gjelder styring
og kontroll, prosjektplanlegging, -organisering, -ledelse osv.
Vurdere om org. modell er hensiktsmessig, byggekomiteens
rolle, ansvar og myndighet.
Kommentar: Oppført saksbehandler på saken
(Arkivsaksnr: 14/9005-1) hadde sluttet i kommunen.
02.12.
14
FSK
Under eventuelt
Harald Kavli tok opp drøfting at planog byggekomiteen har behov for
avklaring av mandat for utbygging av sjukeheimen. Forholdet ble drøftet.
Det framlegges sak på planog byggekomiteens mandat.
15
3. PROSJEKTORGANISERING, ANSVAR OG
FULLMAKTER
3.1
Kommunale reglement/stillingsbeskrivelser
3.1.1 Delegasjonsreglement med økonomibestemmelser
I Snåsa kommunes delegasjonsreglement (vedtatt 2010), som også inneholder
økonomibestemmelser (kapittel 2), er investeringer omtalt i kapittel 2.2
Investeringsbudsjettet. Her står følgende: ”Byggekomiteen er ansvarlig for
planlegging og gjennomføring av bygningsprosjekter, mens Teknisk enhet har dette
ansvaret for kommunaltekniske anlegg”. Videre heter det at bygge- og
anleggsarbeider kan settes i gang når forprosjekt er vedtatt, og det er gitt
underretning fra administrasjonssjefen om at finansieringen er i orden. Dersom det i
forprosjektet, eller senere i arbeidet viser seg at investeringene blir større enn
budsjettert, skal kommunestyret behandle og vedta omprioritering innen
investeringsbudsjettet. Det skal føres prosjektregnskap for alle investeringsoppgaver
som det er vedtatt forprosjekt for. Formannskapet skal på forlangende få
statusoversikt over alle prosjekt som det er vedtatt forprosjekt for.
Kapittel 2.1 inneholder generelle bestemmelser, og i underkapittel 2.1.1. (planog
rapporteringsbestemmelser) står det: ”Administrasjonssjefen har ansvaret for å
rapportere hvordan politisk vedtatte mål er nådd både faglig og økonomisk i forhold
til økonomiplan, budsjett, styringskort og vedtatte handlingsplaner, og på en slik
måte at det gir politikeren et godt grunnlag for å avdekke eventuelle behov for
justeringer tidligst mulig i perioden”. Det står også at: ”Administrasjonssjefen er
ansvarlig for å utarbeide tertialvise rapporter som viser kommunens inntekter og
utgifter i forhold til vedtatt budsjett”
Administrasjonssjefen kan delegere anvisningsmyndighet til andre i administrasjonen
(punkt 2.4.1). ”Administrasjonssjefen skal likevel holde seg løpende orientert om
regnskapssituasjonen og ved eget initiativ påse at delegert myndighet utøves som
forutsatt”.
3.1.2 Reglement for planog byggekomité
Kommunestyret vedtok reglement for planog byggekomité i Snåsa kommune i 1992
(sak 117/92). Dette ble, som et ledd i gjennomgang av investeringsprosjekter,
oversendt revisjonen i 1998. Rådmannen og de andre vi har snakket med i
forbindelse med denne granskingen, var ukjent med dette reglementet. Vi gjengir
noen hovedpunkter fra reglementet under.
Komiteen er et underutvalg under formannskapet og har ansvaret for at det føres
fortløpende prosjektregnskap. Videre må komiteen sikre fagkompetansen innen
bygg- og anleggsvirksomhet. Teknisk etat er sekretariat. Komiteen skal bl.a.;
16




engasjere byggeleder og konsulenter
lede prosjektarbeidet
ha generell kontroll av byggeledelse/byggearbeider
ha ansvar for økonomisk oppfølging/kontroll i alle faser av prosjektet
Komiteens leder skal fortløpende orientere ordfører/formannskap om komiteens
arbeid. Komiteens sekretær skal fortløpende orientere rådmann om komiteens arbeid.
Plankomiteen som ble oppnevnt av kommunestyret etter kommunevalget i 2011 var
heller ikke kjent med retningslinjene for komiteen. Det ble ikke gitt spesiell
opplæring til komiteen eller til lederen. Han oppfatter at komiteen representerer
kommunens om tiltakshaver.
I kommunens delegasjonsreglement med økonomibestemmelser fra 2010 står det
som tidligere nevnt at byggekomiteen er ansvarlig for planlegging og
gjennomføring av byggeprosjekter.
3.1.3 Arbeidsavtale for enhetsleder
Snåsa kommune har utarbeidet arbeids- og lederavtale for ledere i kommunen. I
denne er det listet opp krav og forventninger til lederen bl.a.:
Leder er
 innenfor sin enhet øverste faglige og administrative leder (formelt ansvar)
 leder har ansvar for effektiv bruk og forvaltning av tildel økonomiske
ressurser i henhold til budsjett og økonomireglementer (økonomiansvar)
 leder skal holde rådmannen orientert om viktige saker som hans/hennes
avdeling arbeider med.
Avtalen inneholder også kapitler om arbeidsgivers forpliktelser, resultatkrav,
evaluering av resultatoppnåelse, retrettstilling, avviklingsordning som leder.
3.1.4 Byggeleder
Snåsa kommune har brukt egen avdelingsingeniør som byggeleder i dette prosjektet.
Dette ble besluttet høsten 2011 etter en intern diskusjon i administrasjonen (omtales
nærmere i kapittel 3.3). Å bruke egne ansatte som byggeledere har vært vanlig
praksis i Snåsa kommune.
Kommunen har, ifølge enhetsleder teknisk, ikke egen beskrivelse for rollen som
byggeleder. En vanlig forståelse av byggelederfunksjonen er at vedkommende skal
være en byggeteknisk fagkyndig rådgiver for en byggherre i et byggeprosjekt.
Vedkommende vil være byggherrens representant på bygge- og anleggsplassen.
Oppgavene vil først og fremst være å føre tilsyn og kontroll med entreprenørenes
ytelser i produksjonsfasen. Ordinære oppgaver vil vanligvis bl.a. innebære å avholde
17
byggemøter, referatskriving, rapportering i forhold til økonomi, framdrift, avvik osv,
attestasjon av fakturaer og eventuelle time-/materiallister.1
3.2
Prosjektkomité for helsehusutbyggingen
Figur 1 viser sammenhengen mellom komité oppnevnt av kommunestyret og komité
oppnevnt av formannskapet. Komiteene hadde samme leder.
Figur 1 Organisering av arbeidet med helsehusutbyggingen
Kommunestyret
Formannskapet
Valg 2011
Plan- og
byggekomité
Oppnevnt 2010
Plankomité for
helsehusutbygging
Fusjonert 2011/2012
Plan- og byggekomité
for helsehusutbygging
3.2.1 Oppnevning og mandat
I 2010 oppnevnte formannskapet en plankomité for å avklare enkelte punkter i
handlingsplanen for helse. Mandatet handlet om å avklare behov, vurdere og komme
med forslag til strakstiltak (Se sak FSK 93/10). Komiteen hadde sitt første møte
01.12.10. Dette var samtidig møte nr 21 i møteserien for plankomiteen for
helsehusutbygging. Harald Kavli var oppnevnt som leder i komiteen. I tillegg ble
leder i kommunestyrets plan og byggekomité oppnevnt. Komiteen overtok for
tidligere plankomité som hadde arbeidet siden 2007, første møte i komiteen var
10.05.07. Kavli var også med i den første komiteen.
Etter kommunevalget 2011 oppnevnte kommunestyret ny fast planog byggekomité
(PBK) med 3 medlemmer, Kavli ble nå valgt til leder for denne komiteen.
Leder i planog byggekomiteen mener at alt formelt ansvar for gjennomføring ligger
til komiteen. I ettertid ser han at det at det ikke var gode nok rutiner og avklarte
1
Wikipedia, NTFK: Arbeidsbeskrivelse for byggeleder
18
ansvarsforhold for hva komiteen skulle ha seg forelagt for at den skulle kunne utføre
sitt oppdrag. Enhetsleder sier at i forhold til delegasjonsreglementet kan det se ut
som leder i byggekomiteen ikke har vært klar over sitt ansvar, eller at ansvaret hadde
”forsvunnet” over tid.
Rådmannen sier at komiteens ansvar blant annet er å sørge for framdrift innenfor
økonomisk ramme, og å sørge for at det blir fremmet saker til politisk nivå dersom
uforutsette ting/endringer oppstår. Han medgir at rutinene for arbeidet i komiteen
burde vært klarere.2
Byggestart var høsten 2011. Ut fra referatene ser det ut til at den nye planog
byggekomiteen ble innlemmet i den eksisterende plankomiteen fra og med møte nr
25 (06.03.12). Leder i komiteen sier at det ble naturlig at komiteene ble slått
sammen. Dette ble diskutert i den ”store” komiteen, men uten at det kom fram i
referat fra møtene, og det ble aldri tatt formelt stilling til dette. Byggeleder oppfattet
at dette var en politisk avgjørelse for å få kontinuitet i komitéarbeidet.
Den ”gamle” plankomiteen hadde ett møte (01.11.11) etter byggestart før den
”fusjonerte” planog byggekomiteen ble involvert. Enhetslederen hadde stusset på at
antall medlemmer i planog byggekomiteen hadde vært så høyt i byggeperioden,
men hadde ikke gått nærmere inn på dette.
Rådmannen forteller at det i forbindelse med oppstart av nytt byggetrinn i
helsehusutbyggingen har vært møte i utvidet planog byggekomité. Det var ikke noe
klart skille mellom den politiske byggekomiteen og referansegruppen i første fase;
dette ønsket han å få presisert ved oppstart av nytt byggetrinn.
3.2.2 Om arbeidet i komiteene
Organisering
I perioden fra 2007 fram til formannskapets planleggingskomité startet sitt arbeid i
2010 ble det avholdet 20 møter. Den ”nye” plankomiteen hadde sitt første møte
01.12.10.
Leder var oppnevnt av formannskapet og teknisk enhet v/avdelingsingeniør Per
Ornæs var sekretær for komiteen. Møtene ble ikke gjennomført i henhold til
møteplan; det ble innkalt til møter ved behov. Leder mener at innkallingene ikke
alltid inneholdt en tydelig sakliste over saker til behandling. Leder- og
sekretæroppgaven var den samme da komiteen gikk over til å bli en planog
byggekomité. Referater fra møtene ble sendt på e-post til deltagerne, rådmann og
hovedverneombud. Referatene ble ikke journalført i kommunens post/arkivsystem.
2
I forvaltningsrevisjonsrapporten fra 2012 ”Prosjektorganisering i Snåsa kommune” som omhandlet
prosjekter utenom investeringsprosjekter peker KomRev Trøndelag på at det er viktig å tydeliggjøre
hvilke rammer styringsgruppa, som er styre for prosjektet, skal jobbe innenfor. Sentralt her er å
avklare budsjettmyndighet til styringsgruppa.
19
Rådmannen sa i KU-møtet i desember 2014 at han oppfattet referatene som
uformelle, både på grunn av manglende journalføring og distribusjon på e-post, og at
han derfor ikke alltid hadde satt seg inn i innholdet.
Til tross for at referatene har overskrift ”Ombygging helsesenteret/sykehjemmet
Referat fra planog byggekomitémøte nr xx” går det i enkelte referat fram at det også
er behandlet andre saker. I møte nr 30 går det fram at også andre prosjekter som
varmebasseng, idrettshall, skolen, nærvarmeanlegg og utleieboliger er behandlet.
Disse prosjektene er egne investeringsprosjekter, og har etter avslutning av
helsehusprosjektet fått egne nummerserier for sine møter. I noen av disse er bare den
faste planog byggekomiteen med, mens det i andre også er med personer som
ivaretar brukere og ansattes interesser.
Oppstart
Plankomiteen gjennomgikk i sitt møte nr 23 (11.08.11) anbudet for utbyggingen og
arkitektens og rådgiveres anbefalinger om valg av entreprenører. Forslag til budsjett
for utbyggingen ble lagt fram samtidig, og dette ble senere lagt fram for formannskap
og kommunestyre. Komiteen uttalte i samme møte at den ikke hadde noe imot at
oppfølgingen av prosjektet i byggeperioden (byggeledelse) ivaretas av
administrasjonen. Det går fram av referatet at kostnad til byggeledelse ikke var tatt
med i budsjettet. Det går ikke fram av referatet hvorvidt størrelsen på posten
uforutsette kostnader ble drøftet. Ifølge våre informanter hadde dette heller ikke vært
tema på møtet.
Arbeid i byggekomiteen
Plan- og byggekomiteen hadde sitt første møte 06.03.12 (møte nr 25). Fra og med
dette møtet går det fram av referatene at ulike nye tiltak og endringer ble drøftet.
Ifølge byggeleder lå godkjenning av tillegg og endringer til byggekomiteen.
Kostnadene på endringene som ble drøftet går i liten grad fram av referatene, og det
går heller ikke entydig fram hva som ble bestemt. Dette inntrykket bekreftes av leder
i komiteen som ser at det i liten grad ble fattet konkrete beslutninger i komiteen.
Byggeleder sier imidlertid at når det er referert at et tillegg ble diskutert, betyr det at
det var drøftet og at det ikke var framkommet innvendinger. Han sier videre at
enkelte endringer/tillegg, som det ikke var mulig å unngå på grunn av pågående
arbeid, kunne bli avgjort på byggemøter. Endringer/tillegg kunne også, av praktiske
hensyn, gjøres utenom byggemøter Byggeleder sier at formannskapets møtefrekvens
gjorde det umulig å vente med bestillinger i påvente av at en sak skulle legges fram
til politisk behandling.
Bok 0/prosjektadministrativ bok beskriver bl.a. hvordan prosjektorganiseringen skal
være og hvordan endringer som får økonomisk konsekvens skal håndteres. Det
skilles mellom endringsmeldinger (fra entreprenør) og endringsordre (fra
20
tiltakshaver). Meldingen skal være skriftlige, og endringsordre skal undertegnes av
prosjektleder eller byggeleder. I dette prosjektet var det samme person.
Utbyggingsarbeidet foregikk nært arbeidsplassen til flere av komitemedlemmene.
Byggeleder og leder i byggekomiteen fortalte at det derfor kom mange innspill til
oppgraderingstiltak etter at arbeidet var igangsatt. Etter det leder i byggekomiteen
vet, førte dette til flere små og større endringer. Formelt sett burde dette etter hans
mening blitt avslått etter tatt opp i komiteen. Det var bare byggeleder som foretok
bestillingene, noe som også er leder i byggekomiteens inntrykk.
Fra referatene går det fram at økonomisk status for prosjektet ikke var tema på
møtene før møte nr 29, 17.01.13. Under pkt 4 i referatet står følgende:
”Forutsatte "bevarelser" av eksisterende bygningsdeler, innredninger og inventar
m.m. under prosjekteringen, har ved gjennomføringen "måttet" utbedres av
forskjellige årsaker. Dette har vært tilfellet også med tekniske installasjoner, som elopplegg, røropplegg og vent.kanaler.
Budsjettet inneholder kr. 1,3 mill til uforutsette kostnader. Dette utgjør ca. 6 % av
entreprisekostnadene.
De enkelte entreprisene har fått mindre og større tilleggskostnader under
byggeperioden. Alle tilleggsårsakene og de rene tilleggene er det tatt stilling til
underveis etterhvert som disse har oppstått.
Nøyaktig oppsett over kostnader ivaretas snarlig.”
I neste møte 24.04.13, møte nr 30, står det om kostnader:
”Ønsket stilling vedr. byggeregnskapet nå, var å kunne orientere noe konkret og
nøyaktig om totalt forbruk, men alle sluttoppgjør gjenstår, og en del av disse er i
forhold til framsatte krav nokså uryddige.
Oversiktsnivå tilsier at i tillegg til kostnadene for ambulanse-stasjonen og
tannklinikkoppussingen, har det påkommet tilleggsarbeider for bestilte og uforutsette
utførelser.”
Avslutningsvis står det:
”Det tas sikte på et avsluttende komitemøte for helsesentret når byggesaken
avsluttes. Innkalles.”
Slikt møte ble ikke avholdt.
Vi har fått motstridende informasjon om hvorvidt det i disse møtene var blitt nevnt
beløpsstørrelse for eventuelle overskridelser. Ifølge til byggeleder hadde han til
møtet i januar 2013 forberedt et notat der en foreløpig oversikt kunne tyde på at det
dreide seg om overskridelse på ca 5 millioner kroner inkl. mva. Dette ble ”flyktig”
nevnt i slutten av møtet, men han var i ettertid usikker på om dette ble oppfattet eller
21
var presisert godt nok. Leder i byggekomiteen kan ikke erindre at slik informasjon
ble gitt i møtet.
Byggeleder mener at han også i byggekomiteens aprilmøte antydet en overskridelse
på ca 5 millioner kroner. Tallet ble heller ikke denne gangen tatt med i referatet fordi
de ble ansett som usikre og prosjektet var i sluttfasen. Ett medlem i komiteen mener
at det i aprilmøtet ble nevnt en overskridelse i størrelsesorden 3-4 millioner kroner,
mens verken komitéleder eller et tredje medlem i komiteen husker dette. Det som
imidlertid er klart er at komitélederen skulle orientere i formannskapet i etterkant av
møtet, og at han derfor ba byggleder sende over informasjon om mulige
overskridelser. Byggeleder skrev følgende i e-post til komitélederenn 24.04.13:
”Mht. totalbeløp for utbyggingen av Helsesenteret ber jeg om at du ved
orienteringen i morgen ordlegger deg litt ”rund-aktig”, gjerne legger på et beløp,
minst 500.000.- - 700.000.-. Fikk nemlig i dag (igjen) et oppsett fra FD på krav som
jeg mener ikke er berettiget, men er nødt til å gå gjennom dette også i forhold til
norm for beskrivelse og eksakte tidligere avregninger osv.” Mer om økonomi i
kapittel 4.
Enhetsleder forteller at han i forkant av kommunestyremøtet 30.10.14 ble oppsøkt av
et medlem i byggekomiteen som fortalte at det (trolig) i aprilmøtet i byggekomiteen
var blitt nevnt en mulig overskridelse på 3-4 millioner kroner. I alt 3 personer skulle
være kjent med dette.
3.3
Administrasjonens oppgaver og ansvar
3.3.1 Rådmannen
Rådmannen har det øverste administrative ansvaret i kommunen.
Økonomireglementet har blant annet bestemmelser om hva som ligger i dette
ansvaret, rapportering i forhold til økonomi og oppfølging av delegert
anvisningsansvar er omtalt i kapittel 3.1.1. Han sier imidlertid at han ikke har
kapasitet til å følge opp delegert anvisningsansvar, og antydet også at han oppfatter
tertialrapporteringen til å skulle ha hovedfokus på driftsbudsjettet.
Gjennom lederavtaler er det øverste administrative og faglige ansvaret for enhetene
overført til enhetsledere. Det samme gjelder økonomiansvar for forvaltning av
tildelte ressurser i henhold til budsjett og økonomireglement.
3.3.2 Enhetsleder teknisk
Ifølge rådmannen var teknisk enhet ved enhetsleder ansvarlig for alle
utbyggingsoppdragene (inklusive helsehusutbyggingen).
Rådmannen har inntrykk av at det er en uklar oppfatning om ansvaret for
utbyggingssaker. I det legger han at det en tid rådet en oppfatning hos enhetsleder at
22
det ikke var noen ”direkte link” mellom teknisk enhet og byggekomiteen selv om all
administrativ oppfølging av alle byggeprosjekter er lagt til enheten. At enheten skal
forholde seg til en byggekomité og ikke til formannskapet forandrer etter
rådmannens mening ikke på det administrative ansvaret for å føre kontroll med
saken.
For helsehusprosjektet var det enhetsleder for teknisk enhet som anviste for
prosjektet, mens byggeleder attesterte. Enhetsleder fortalte at han med denne
ansvars- og rollefordelingen forventet å bli holdt orientert og få informasjon dersom
prosjektet kom ut av kurs på noen måte.
3.3.3 Byggeleder
I planleggingsfasen for prosjektet anså avdelingsingeniøren at hans rolle var å være
prosjektleder, i tillegg til å være sekretær for planleggingskomiteen.
Etter at leder i plankomiteen hadde tatt opp spørsmålet om byggeledelse i
formannskapet for å forsikre seg om at det var kapasitet i administrasjonen til å påta
seg oppgaven, tok rådmannen spørsmålet om byggeledelse opp med enhetsleder
teknisk. Det pågikk mange større utbyggingsprosjekter på denne tiden, og erfaring
fra tidligere var, ifølge rådmannen, at det hadde vært krevende å følge opp
byggeledelsen og uoversiktlig rapportering fra prosjektene. Det var tidligere blitt
påpekt overfor byggeleder at ikke all korrespondanse, e-postutveksling og annet
arkivverdig materiale var blitt journalført i saksbehandlersystemet underveis. Kjøp
av supplerende byggeledelse ble også diskutert, og rådmannen ønsket endring og
styrking av funksjonen. Han sier det ikke ble konkludert over disse signalene i
møtet, men han erfarte senere at avdelingsingeniøren hadde fått byggelederansvaret
for helsehusutbyggingen med begrunnelse i at han selv ønsket det.
Enhetsleder bekrefter at det ble diskutert i enheten hvorvidt det var kapasitet til å
påta seg byggelederoppgaven for helsehuset da det samtidig pågikk flere andre
utbyggingsprosjekter som enheten hadde ansvar for. Det ble konkludert i enheten
med at byggeledelsen skulle ivaretas av avdelingsingeniøren som hadde fulgt
prosjektet i planleggingsfasen. Avdelingsingeniøren mente at oppgaven ikke ville
medføre mye arbeid, og at han dersom ekstern byggeleder ble valgt ville måtte bistå
denne i en overgangsfase.
Leder i planog byggekomiteen sier at han tok spørsmålet om byggeledelse opp i
formannskapet for å forsikre seg om at det ble diskutert i administrasjonen om det
var kapasitet til å ta denne oppgaven internt.
Rådmannen beskriver byggeleders ansvar som å være ansvarlig for framdrift på
vegne av administrasjonen og byggekomiteen. Byggeleder forteller om daglig
kontakt mellom ham og enhetsleder, og at informasjon om prosjektet var tilgjengelig
selv om enhetsleder ikke hadde fått tilsendt referatene fra møtene i byggekomiteen.
23
Byggeleder hadde i byggeperioden et godt og tett samarbeid med leder i
byggekomiteen. Sistnevntes forventning til byggeleders rolle er at han skal sørge for
at det blir bygget som planlagt, opprettholde kontakt med entreprenørene underveis,
og orientere komiteen eller lederen ved endringer.
Byggelederen har fortsatt å arbeide for Snåsa kommune etter han ble pensjonist.
Dette for å avslutte 2 pågående byggeprosjekter og bistå kommunen i forhold til
rettssak i forbindelse med helsehusutbyggingen. Han har ved flere anledninger blitt
orientert om hvordan dette arbeidet kunne avlønnes (timeregistrering/timelønn), men
han har ikke ønsket en slik ordning.
4. ØKONOMI
4.1
Budsjett og budsjettreguleringer
Kommunestyret har fattet to igangsettingsvedtak for første fase av
helsehusutbyggingen. I august 2011 ble det godkjent en ramme på 25 millioner
kroner, og i mars 2012 ble det godkjent en tilleggsramme på 3,2 millioner kroner til
utbygging for ambulansetjenesten.
Budsjettet ble vedtatt med vel 5 % avsatt til uforutsette kostnader. Våre respondenter
sier at dette erfaringsmessig er alt for lite for et prosjekt som omfatter ombygging.
Uforutsette utgifter i størrelsesorden 10 – 15 % ble antydet som ”normalt” for denne
type prosjekter. Dette ble, ifølge leder for planog byggekomiteen, tatt opp i en eller
annen sammenheng, men ikke diskutert da komiteen behandlet budsjettet. Det ble
heller ikke omtalt i saksframlegget som lå med saken til formannskap og
kommunestyre. Rådmannen sier at det kunne vært tatt med som et forbehold i
saksframlegget.
Enhetsleder antyder at en årsak til merkostnader kan være at prosjektgrunnlaget og
kvaliteten på grunnlaget har vært for dårlig, særlig innen VVS og EL. Dette til tross
for at det var engasjert rådgivende ingeniører innenfor de ulike fagene. Både
byggeleder og enhetsleder understreker at de tilleggene som ble godkjent var
nødvendige for prosjektets gjennomføring. Leder for planog byggekomiteen stiller i
tillegg spørsmål om det kan skyldes dårlig bestilling/ kravspesifikasjon. I tillegg
hadde han forventet at innleid ekspertise skulle hatt formening om andel uforutsette
utgifter og gitt råd om dette. Byggeleder understreker at det alltid er tiltakshaver som
bestemmer hva som skal tas med i planleggingen, men at kommunen kanskje kunne
ha forlangt mer av innleide rådgivere.
I plankomitémøtet der budsjettet ble behandlet (nr 23) går det av referatet fram at det
ble opplyst at utgifter til byggeledelse ikke var tatt inn i budsjettet.
24
Allerede da kostnadsrammen ble vedtatt kjente altså administrasjonen til to forhold
som ville kunne føre til overskridelser i rammen som ble vedtatt.
I saksframlegget i forbindelse med sluttrapporten står det: ”I opprinnelig
investeringsbudsjett og budsjettreguleringssaker vedtatt av kommunestyret i perioden
2010 – 2014 er størstedelen av både merforbruket og finansieringen vedrørende
dette prosjektet blitt tatt hensyn til, og nødvendig låneopptak er allerede foretatt.
Investeringsbudsjettene i de ulike årene tiltaket har pågått er blitt budsjettregulert,
men uten at kommunestyret har blitt informert tilstrekkelig om de konkrete
overskridelsene og foretatt tilleggsbevilgninger basert på konkrete enkeltsaker slik
reglene tilsier. Samlet bevilgning (finansiering) til prosjektet etter
budsjettreguleringer i 2011. 2012, 2013 og 2014 beløper seg til kr 31,6 millioner
kroner”.
Tabell 2 viser en samlet oversikt over utgifter, opprinnelig budsjett og regulert
budsjett fra 2007 til og med 2014 for prosjekt 7435. Tallene er oversendt fra
økonomisjefen. De enkelte budsjettvedtakene er presentert i oversikten i kapittel 2.
Tabell 2: Prosjekt 7435 Budsjett og regnskap
År
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
Sum
Sum utgifter Budsjett
Rev. budsjett
Avvik
74 577
100 000
100 000
25 423
146 335
-146 335
17 890
120 911
103 020
1 102 490
10 000 000
1 400 000
279 619
4 392 839
21 200 000
21 200 000
17 227 469
22 715 430
2 800 000
24 000 000
1 284 570
4 164 998
4 200 000
2 800 000
- 834 998
914 171
800 000
800 000
- 114 171
33 528 730
39 100 000
50 420 911
17 824 598
Det kan se ut som det til sammen er bevilget vel 50 millioner kroner gjennom
regulert budsjett til helsehusprosjektet. Vi har forsøkt å tolke tallene i revidert
budsjett, og antar at det i 2011 ble avglemt å regulere ned budsjettet ut fra forbruk det
året. Sum av regulert budsjett 2011 og budsjett 2012 er 24 millioner; her kan det se ut
som 21,2 millioner er tatt med to ganger.
Vi har summert tallene fra revidert budsjett slik vi mener intensjonene i
budsjettvedtakene har vært, og kommet fram til en samlet bevilgning på 29 221 911
kroner. Tallet er lagt fram for økonomisjefen som er enig i vår oppstilling. Dette er
ca.1 million kroner mer enn igangsettingsvedtakene og ca. 2,4 millioner kroner
mindre enn antydet i sluttrapporten til kommunestyret.
I sluttrapporten listes opp årsakene til merforbruket. Tannklinikken ble nevnt
spesielt. Administrasjonen var klar over at det skulle legges fram sak om
25
tilleggsbevilgning, men dette ble imidlertid avglemt på alle nivåer. Leder i planog
byggekomiteen mener at det ikke alltid var hensiktsmessig å legge fram saker når
uforutsette ting oppstod; ofte måtte det forholdet ordnes umiddelbart for ikke å føre
til forsinkelser. Han nevner imidlertid to større endringer som kunne ha blitt lagt fra
til behandling: innredning av sokkeletasjen (ble sett i sammenheng med bygging av
lokaler til ambulansestasjonen) og renovering av gammel kontorfløy som ble mer
omfattende enn forutsatt.
Gjennomomgang av notene i regnskapet for prosjekt 7435 vises i tabell 3.
Tabell 3: Prosjekt 7435 Noter
År
Vedtatt
kostnadsNotenr ramme
Regnskapsført
tidligere år
Regnskapsført
i år
Årets
budsjett
Sum
regnskaps
-ført
Gjenstår
Kostnads
-ramme
2011
13
22 820 911
1 341 292
4 292 839
21 200 000
5 734 131
17 086 780
2012
12
34 100 000
5 734 131
22 715 430
22 720 911
28 449 560
5 650 440
2013
12
34 100 000
28 449 560
3 634 998
2 800 000
32 084 558
2 015 442
Tallene som framkommer i kolonnen ”Vedtatt kostnadsramme” har vi ikke funnet
noen forklaring på. Dette har ikke blitt sjekket i forbindelse med revisjon av
årsregnskapene, da revisors kontroll rettes mot kolonnen ”Regnskapsført i år”.
Heller ikke dagens økonomisjef kan forklare dette.
I investeringsbudsjettet for 2012 ble det i tillegg opprettet et prosjekt 7494 ”Inventar
helsesenter” med en samlet bevilgning på kr 550 000. Dette ble revidert til kr
600 000, samlede utgifter i følge regnskapet ca 500 000 kroner. Dette omtales ikke
nærmere.
4.2
Prosjektregnskap og finansiering
Det er ført prosjektregnskap i kommuneregnskapet som har fulgt prosjektet fra 2007,
og som har oversikt over bevilgning (budsjett og regulert budsjett) og forbruk for
hvert år.
Byggeleder har fulgt med på økonomien gjennom eget manuelt oppsett over mottatte
fakturaer fra hver enkelt entreprenør, fordelt på kontraktsarbeider, tilleggsarbeider,
og prisstigning. Oppsettet ble oppbevart i ringperm. Enhetsleder er kjent med at det
er ført slike oversikter, men har ikke hatt automatisk tilgang til disse, og har heller
ikke etterspurt slike oversikter. Byggeleder sier at byggeperioden var så kort at det
var vanskelig å få oversikt over totaløkonomien før prosjektet var ferdig.
Leder i byggekomiteen har hatt jevnlig kontakt med byggeleder i byggeperioden, og
har spurt om hvordan det gikk med økonomien i prosjektet. Svaret var at ”det gikk
sin gang” og han fikk forståelse av at det ble betalt á konto for leveranse/framføring i
26
henhold til inngåtte kontrakter. Hans inntrykk var at byggeleder hadde kontroll over
økonomien i startfasen. Han ble kjent med uoverensstemmelsene med
hovedentreprenøren sommeren 2012. Etter hvert kom det opp tillegg i prosjektet, og
leder i byggekomiteen sier at det ble vanskelig å få oversikt over hvor mye penger
som var brukt. Han sier han tok dette opp med byggeleder uten å ha fått noe klart
svar. Byggeleder hadde gitt uttrykk for at det var vanskelig, og at han måtte bruke
mye tid på å kontrollere fakturaer som ikke var korrekte etter hans syn.
Da prosjektet ble vedtatt igangsatt i 2011og 2012 ble det vedtatt at kostnadene skulle
finansieres ved låneopptak med henholdsvis 25 millioner kroner for
hovedombyggingen og 3,2 millioner kroner for ambulansestasjonen.
I 2013 fikk kommunen et tilskudd fra Nord-Trøndelag fylkeskommune på 530 000
kroner.
4.3
Momskompensasjon
Bestemmelsene rundt kompensasjon av merverdiavgift for kommuner og
fylkeskommuner mv er hjemlet i en egen lov: Lov om kompensasjon av
merverdiavgift for kommuner, fylkeskommuner mv av 12.12.2003. Loven gir
kommunen anledning til å få kompensasjon for merverdiavgift ved kjøp av varer og
tjenester fra registrerte næringsdrivende såfremt anskaffelsen skjer til bruk i den
kompensasjonsberettigede virksomheten.
Diverse bestemmelser:
§ 7 Oppgavefrist: Det skal sendes inn tomånedlige oppgaver innen 1 måned og 10
dager etter utløpet av hver periode.
§ 10 Foreldelse: Foreldelsesfristen for kommuner er sammenfallende med fristen for
innsendelse av mva. kompensasjonsoppgave for neste periode.
I forvaltningsrevisjonsrapporten om økonomistyring i Snåsa kommune understreket
revisor viktigheten av at regnskapet til enhver tid er oppdatert og at alle enheter
oversender nødvendig dokumentasjon rettidig. At fakturaer ikke kommer fram og
kan medføre tap av momskompensasjon er påpekt av revisor i flere sammenhenger.
Vårt inntrykk er at økonomikontoret i forbindelse med bokføring av
innkjøpsfakturaer har fokus på foreldelsesfristen som gjelder og forholder seg til
bestemmelsene. Hvis fakturadato er foreldet, føres bilag med mva-kode 0 – det vil si
uten mva-fradrag.
I forbindelse med bestilling av gransking av byggeprosjektet, ble det fra
kontrollutvalget bedt om at vi også skulle se på mulig tap av mva-kompensasjon. Det
ble derfor tatt ut en regnskapsrapport på prosjekt 7435 Helsetunet som viste bilag
som var ført med mva-kode 0. Rapporten omfattet hele prosjektperioden.
27
Det ble stilt spørsmål til økonomikontoret angående fem større beløp hvor det ikke
var foretatt fradrag for inngående mva. Tilbakemeldingen fra økonomisjefen viste at
fire av beløpene hadde en naturlig forklaring (feilposteringer mm). Det siste tilfellet
gjaldt en faktura som var forfalt ved bokføring. Tapt mva. berettiget inngående mva.
beløper seg til kr 191 837,-.3
5. RAPPORTERING
5.1
Rapportering i administrasjonen
Etter de samtalene vi har hatt er hovedinntrykket at det har vært liten
informasjonsflyt om prosjektet i administrasjonen.
Rådmannen sier at han i dette prosjektet har opplevd manglende rapportering både
fra enhetsleder, leder i byggekomiteen og byggeleder, og at dette blir særlig klart når
det i ettertid viser seg at vital informasjon ikke er tatt videre.
Ansvar for oppgaver innenfor teknisk sektor er delegert til enhetsleder gjennom
lederavtale. I henhold til lederavtalen forventer rådmannen å bli informert om alle
vesentlige økonomiske forhold som ikke var i henhold til forutsetningene og
eventuelt andre uforutsette hendelser ved enheten. Enhetsleder teknisk er ikke med
på rådmannens stabsmøter, men kalles inn til enkeltsaker. Ifølge rådmannen har de
jevnlige møter.
Rådmannen har ifølge enhetsleder ikke etterspurt informasjon om status for
byggeprosjektet, og enhetslederen har heller ikke etterspurt slik informasjon fra
byggeleder. Han sier at han i prosjektperioden hadde tillit til at prosjektet ble
håndtert som forutsatt av byggeleder, og at han ville bli informert av byggeleder
dersom det prosjektet ikke utviklet seg som planlagt. På grunn av stor
arbeidsbelastning på enheten hadde han ikke kapasitet til å følge prosjektet nærmere.
Han fikk ikke kopi av referatene fra planog byggekomiteen, og han sier i ettertid at
han burde ha stilt spørsmål om prosjektet underveis.
Enhetslederen ser i ettertid at han burde ha tatt initiativ til mer aktiv oppfølging av
prosjektet. Han ser også at han har hatt for stor tillit til byggeleder, men at det ikke
ble gitt signal underveis om at prosjektet var ute av kurs i forhold til bevilgningen.
Han oppfattet at dialogen mellom de to var god, og han hadde tillit til at jobben som
byggeleder ble gjort som forutsatt.
Ifølge byggeleder var den store arbeidsmengden på teknisk enhet i denne perioden
årsaken til at han ikke hadde ”presset på” med orienteringer overfor enhetsleder
3
I nummerert brev nr 4 2013 til Kontrollutvalget går det fram at kommunen i 2013 mistet i alt kr
276 195 på grunn av foreldelse.
28
underveis. Han sier i ettertid at dette var noe han selvsagt skulle ha gjort. Han
bekrefter den daglige kontakten mellom de to, men sier at helsesenteret ikke var
samtaleemne til enhver tid. Når det gjelder informasjon til rådmannen, sa byggeleder
at det ikke var så enkelt å finne tidspunkt der rådmannen var tilgjengelig i en travel
hverdag.
Notat om mulig overskridelse på ca 5 millioner kroner var ukjent for både
enhetsleder og rådmann. Byggeleder sier at han hadde nevnt overskridelser i
prosjektet overfor rådmann (uten å understreke eksakt størrelse på eventuell
overskridelse), men at dette hadde skjedd i sammenheng med orientering om andre
forhold, bl.a. stevningen fra entreprenør som krevde tilsvar høsten 2014.
Leder i planog byggekomiteen forventer at byggeleder skal ha oversikt over
økonomien og rapportere status til komiteen. Han sier at komiteen og han som leder
ikke fikk tilstrekkelig informasjon om økonomisk status for prosjektet.
5.2
Rapportering fra planog byggekomité
Det ble skrevet referat fra møtene i komiteen. Referatene er ikke journalført og ble
sendt pr e-post til møtedeltagere, rådmann og hovedverneombud. Referatene
inneholder tema som ble berørt, men er uklare med hensyn til hva som eventuelt ble
besluttet. Dette inntrykket bekreftes av leder i komiteen som sier at det i liten grad
ble tatt beslutninger i møtene.
Da referatene ikke ble journalført i kommunens sakssystem, kan de ikke søkes opp
elektronisk, og vil være ukjent for dem som ikke mottar dem direkte. Rådmannen
kunne ha tatt konkret tak i dette og sørget for annen praksis.
Plankomiteen fra 2010 hadde i sitt mandat å rapportere via rådmannen til
formannskapet. I og med at denne komiteen også var med inn i gjennomføringsfasen
er det naturlig å tenke at rapporteringskravet bestod.
Økonomi og muligheter for overskridelser ble diskutert i 2 møter i planog
byggekomiteen 2013. Det ble lagt opp til nytt møte for å få sikre tall for dette, men
slikt møte ble aldri avholdt. Leder i komiteen etterlyste ikke slikt møte.
5.3
Rapportering til politisk nivå
Delegasjonsreglementet med økonomibestemmelser har som nevnt i kapittel 3.1.1.
omtalt administrasjonssjefens rapporteringsansvar. I tilegg fikk komiteen som ble
oppnevnt av formannskapet i 2010 ansvar for å rapportere til formannskapet.
29
Vi har gjennomgått møteprotokoller fra formannskapets møter fra og med 2010 til og
med 2014. Eventuelle orienteringer og spørsmål er protokollført under eventuelt. Vi
har i denne oversikten tatt med spørsmål/tema som vi mener berører prosjektet i
større og mindre grad (tabell 1).
Gjennomgangen viser at det i perioden fra det ble oppnevnt plankomité for
utbyggingen i 2010 og fram til igangsettingsvedtaket 01.09.11 ble rapport om
utbyggingen 3 ganger (27.04.10, 11.01.11, 15.02.11).
I perioden etter byggestart orienterte leder i planog byggekomiteen om arbeidet
med helsehuset 22.01.13. Til tross for at økonomi hadde vært tema på det siste møtet
i planog byggekomiteene går det ikke fram av referatet hvorvidt økonomi ble
omtalt. Nå i ettertid mener han å huske at økonomi ikke ble berørt. I tillegg stilte han
spørsmål om hva som kan forventes av administrativ bistand for planog
byggekomiteen. Dette på bakgrunn av at byggeleder nærmet seg pensjonsalder, og
han ville vite hvordan dette skulle løses i prosjektets sluttfase.
Det ble også gitt orientering om arbeidet i byggekomiteen 07.05.13 av leder for
byggekomiteen. På dette møtet ble økonomi omtalt, leder i byggekomiteen hadde da
fått en e-poset fra byggeleder med antydet overskridelse i størrelsesorden 600 000 700 000 kroner.
Rådmannen sier at han opplevde informasjonen som ble gitt i formannskapet som så
usikker at han valgte å avvente en avklaring før det eventuelt var noe å ta tak i.
19.11.13 ble det orientert om drøftinger knyttet til planog byggekomiteens mandat
for utbygging av fase 3. Det ser ikke ut som formannskapet benyttet anledningene til
å følge opp uavklarte spørsmål fra møtet i mai 2013.
Det er også gitt informasjon til politisk nivå gjennom årsregnskap og årsmelding.
For årene 2011 – 2013 går følgende fram av investeringsskjema 2B for prosjekt 7435
Helsesenteret ombygging:
Regnskap 2011
4 392 839
Revidert budsjett 2011
21 200 000
Budsjett 2011
21 200 000
Regnskap 2010
1 102 490
Regnskap 2012
22 715 430
24 000 000
Budsjett 2012
2 800 000
Regnskap 2011
4 392 839
Regnskap 2013
4 164 998
2 800 000
Budsjett 2013
4.200 000
Regnskap 2012
22 715 430
30
I årsmelding for 2011 rapporterer ikke teknisk enhet spesifikt for
utbyggingsprosjektene. Det står imidlertid at: ”For lite tid er avsatt til regelmessig
økonomisk oppfølging innenfor hele arbeidsområdet for Teknisk enhet.”
I årsmelding for 2012 rapporterer teknisk enhet følgende om måloppnåelse
utbygging: ”Vurderes som tilfredsstillende. I 2012 har det vært to store byggesaker:
Helsesenteret med ambulansestall og Snåsa skole.” Om negative forhold står det:
”For lite tid er avsatt til regelmessig økonomisk oppfølging innenfor hele
arbeidsområdet for Teknisk enhet.”
I Årsmeldingen for 2013 står det med hensyn til mål for utbygginger følgende:
”Utføre størsteparten av planprosessen i egenregi. Ansatte i Teknisk enhet vil være
prosjektleder for de fleste utbyggingsprosjekter. Kommunen har ikke innleid
prosjekt- og byggeledelse for større utbyggingsoppgaver. Måloppnåelse utbygging:
Tilfredsstillende, men meget krevende i perioder med store, samtidige prosjekter.
Målet må revideres.” Om negative forhold er det bl.a. nevnt: ”For lite tid er avsatt
til regelmessig økonomisk oppfølging innenfor hele arbeidsområdet for Teknisk
enhet. Særlig gjelder dette prosjekter.”
I tillegg gis det opplysninger gjennom noter til regnskapet, jf. tabell 3.
6. OPPSUMMERING OG KOMMENTARER
Politisk behandling
Utbygging ved Snåsa helsehus har vært gjenstand for behandling i politiske organer
gjennom mange år. Det er gitt økonomiske rammer for utbygging av fase 1 etter
hvert som planene tok form. Det ble fattet 2 ”igangsettingsvedtak”; ett for
hovedutbyggingen og ett for ambulansestasjonen. Gjennom disse to vedtakene ble
rammen angitt å være 28,2 millioner kroner.
Det kan se ut som det allerede da første igangsettingsvedtak ble fattet var fare for
overskridelser; nemlig kostnader til byggeledelse og lite avsatt til uforutsette
kostnader.
Gjennom saker om årsbudsjett og budsjettreguleringer er det gitt konkrete
bevilgninger til utbyggingen, vår oversikt viser at det er bevilget ca. 29,2 millioner
kroner til prosjekt 7435.
Sluttregnskapet viser at total kostnad ble ca 33,5 millioner kroner.
Det er ikke fremmet saker om tilleggsbevilgninger. I sluttrapporten ble utbygging av
tannklinikken nevnt. Leder for plan og byggekomiteen sier nå at også innredning av
31
underetasje og mer omfattende ombygging av kontorfløy enn planlagt burde ha blitt
fremmet som tilleggssaker. Han mener at mange av tilleggene var av en slik karakter
at de måtte gjennomføres og besluttes fortløpende.
Organisering og ansvar
Gjennomgangen viser at det er noe uklar forståelse av hvordan ansvaret for
gjennomføring av byggeprosjekter er å forstå.
Økonomireglene sier at byggekomiteen er ansvarlig for gjennomføring av
bygningsprosjekter, mens teknisk har dette ansvaret for kommunaltekniske anlegg.
Her ser det altså ut til å være et skille i ansvarsfordeling. De gamle retningslinjene
for plan og byggekomiteen er forholdsvis detaljerte når det gjelder å beskrive et
ganske betydelig ansvar som ligger til komiteen, både for økonomi, gjennomføring
og rapportering.
Rådmannen mener også at byggekomiteen har ansvaret for at byggeprosjekter
gjennomføres som forutsatt av kommunestyret, samtidig som han sier at alt ansvar
for utbyggingssaker ligger til teknisk enhet. Han mener at det har vært uklarhet på
dette området, men ser ikke ut til å ha fått ryddet opp i dette. Også enhetsleder mener
at enheten har et ansvar for utbyggingsprosjekter, et ansvar som han i denne saken
ikke har fulgt opp godt nok. Dette ansvaret er tydeliggjort ved at enhetsleder
gjennom anvisning av fakturaer har et formelt ansvar.
Leder i planog byggekomiteen mener at komiteen har et gjennomføringsansvar som
også handler om økonomi, men han understreker samtidig at komiteen er avhengig
av å få informasjon slik at den kan ivareta dette ansvaret.
Byggeleder skal ha oversikt over framdrift og økonomi, og både leder i
byggekomiteen og enhetsleder er avhengige av å få tilstrekkelig og god nok
informasjon for å kunne ivareta sine oppgaver. Enhetsleder forventet å bli informert
dersom noe ikke gikk som forventet. Leder i byggekomiteen kunne ha bedt om å få
bedre informasjon om den økonomiske situasjonen.
Komitéstruktur og arbeid i komiteen
I dette prosjektet ble en komité med planleggingsmandat fusjonert med en politisk
byggekomité i gjennomføringsfasen. Dette skjedde uten at det ble diskutert i
komiteene, og førte til at det i gjennomføringsfasen var en stor komité som hadde det
økonomiske ansvaret for byggeprosjektet. Det kan stilles spørsmål ved om alle
medlemmene var klar over sitt ansvar, og om det var en hensiktsmessig organisering.
Arbeidet med retningslinjer/rutiner for byggekomiteen som er igangsatt vil bidra til
klarhet i ansvar og oppgaver. Sammenslåingen førte også til at det kan se ut som en
komité som skulle jobbe med helsehusutbygging fikk andre prosjekter på sin sakliste,
noe som gir et uryddig inntrykk.
32
I gjennomføringsfasen ble det kalt inn til møter etter behov. Det var ikke alltid en
klar sakliste for møtene, og referatene var mangelfulle med hensyn på hva som ble
besluttet. Siden økonomi ikke var tema på møtene, kommer det ikke fram hvilke
beslutninger med økonomiske konsekvenser som ble fattet. Det ble derfor heller ikke
diskutert hvorvidt det ville være behov for å fremme saker om ekstrabevilgning til
politisk nivå. At det underveis dukker opp saker det må tas beslutninger til mellom
planog byggekomiteens møter er forståelig, men dette kunne ha blitt referert for
komiteen med et anslag for påløpte kostnader.
Økonomioppfølgingen i planog byggekomiteen var fraværende helt til prosjektet
var ferdig. Selv ikke da komiteen ba om økonomisk informasjon (møte nr 29,30) ser
det ut til at slik konkret informasjon ble gitt i plenum og protokollført. Her mener vi
komitélederen burde ha vært mer aktiv for å sørge for at det ble avholdt møte der
økonomi var hovedtema.
Fravær av økonomi som tema i møtene er i strid med reglement fra 1992, men da
dette ikke var kjent for komiteen, kan ikke dette vektlegges. I planleggingskomiteen
fra 2010 er det imidlertid lagt inn i mandatet at økonomi skal vurderes, og når det ble
valgt å videreføre denne komiteen burde også økonomiske betraktninger blitt et
selvskrevet tema på møtene.
Dersom leder i byggekomiteen følte at arbeidet i komiteen ikke var slik han forventet
med hensyn til formaliteter og innhold (innkalling, økonomisk informasjon,
beslutninger) er dette forhold han kunne ha tatt tak i.
Dersom rådmannen oppfattet referatene som mangelfulle, både med hensyn til
innhold og formalia, kunne han ha sørget for å bringe dette i orden.
Arbeidsbelastning og byggelederrolle
Det kommer fram både i intervjuer og i årsmeldinger i perioden at
arbeidsbelastningen på teknisk enhet var stor. Det ble derfor tatt opp hvorvidt
byggeledelsen for prosjektet skulle ivaretas internt. Til tross for både stor
arbeidsbelastning og at rådmannen mente at ivaretakelsen av byggelederrollen ikke
alltid hadde vært god nok, ble det også i dette prosjektet bestemt at byggelederrollen
skulle ivaretas internt. Her kunne rådmannen ha gitt enda tydeligere signaler om kjøp
av ekstern byggeleder da spørsmålet ble diskutert med enhetsleder.
Utfordringer med oppfølging av økonomi ble nevnt i flere årsmeldinger, men vi har
ikke fått opplysninger som tyder på at det ble satt inn ekstra ressurser for å avhjelpe
dette.
Rapportering
Under gjennomføringen av prosjektet har både rådmann og enhetsleder forventet å få
informasjon dersom noe uforutsett dukket opp underveis. Vårt inntrykk er at ingen av
33
dem har spurt direkte om hvordan situasjonen har vært. Økonomireglene sier at
administrasjonssjefen skal holde seg løpende orientert om regnskapssituasjonen og
ved eget initiativ påse at delegert myndighet utøves som forutsatt.
Byggeleder tok ikke opp med sine overordnede at det lå an til betydelige
overskridelser i 2013. Selv om tallene da var usikre er dette informasjon som burde
ha blitt gitt umiddelbart. At han nevnte faren for overskridelse høsten 2014 er alt for
sent i forhold til mistanken han hadde tidlig i 2013.
Det kan også stilles spørsmål ved om byggekomiteen har fått tilstrekkelig
informasjon om den økonomiske situasjonen til å kunne ivareta sitt ansvar for
gjennomføringen. At det kommer fram motstridende opplysninger om hva som er
sagt i komitémøter med hensyn til konkretisering av overskridelser forsterker dette
inntrykket. Vi finner det merkelig at byggeleder sier at han i komitémøtet i april 2103
hadde nevnt en mulig overskridelse på ca 5 millioner kroner, og samme ettermiddag i
e-post antyder overfor leder i byggekomiteen en overskridelse på minst 600 000 til
700 000 kroner.
Referatene fra komitémøtene inneholder lite konkret informasjon med hensyn til
økonomi, noe som gjør at det er vanskelig for leserne å få inntrykk av situasjonen.
Økonomibestemmelsene sier at det skal rapporteres tertialvis om kommunens
inntekter og utgifter i forhold til budsjett. Slik rapport om helsehusutbyggingen ble
ikke gitt i byggeperioden (heller ikke generell informasjon om prosjektet), men det
ble framlagt budsjettreguleringssaker der prosjektet ble berørt. Da formannskapet på
våren 2013 fikk informasjon om prosjektet ble det, slik vi har forstått det, gitt
informasjon om at det lå an til overskridelser, og at man ville komme tilbake til dette.
Verken rådmann eller formannskap ser ut til å ha etterspurt mer konkrete
opplysninger om den økonomiske situasjonen før saken igjen kommer opp høsten
2014.
Kommunestyret vedtok i 2011 å be administrasjonen om å endre
delegasjonsreglementet slik at det framgår krav om tidfestet skriftlig rapportering på
økonomi, avvik og framdrift i investeringsprosjekter, både til rådmann og folkevalgt
organ. Dette er ikke gjort og ikke fulgt opp av kommunestyret før høsten 2014.
Byggekomiteen, som i henhold til møtereferat nr 30 skulle kalles inn til et siste møte
for å behandle sluttregnskapet har heller ikke etterspurt dette. Vi mener at leder i
byggekomiteen kunne ha krevd et slikt møte, og eventuelt involvert rådmannen med
sin uro for prosjektøkonomien. At det samtidig dukket opp uoverensstemmelser med
hovedentreprenør forsterker inntrykket av at det var behov for å ta tak i dette.
34
Hovedinntrykk
Vårt hovedinntrykk kan presenteres i tre kulepunkter:
 Gjennomgangen viser at helsehusutbyggingen har vært tema på mange møter
både i formannskap og kommunestyre. Sak om konkret tilleggsbevilgning har
bare i ett tilfelle kommet til behandling, ellers er det foretatt
budsjettreguleringer på mer generell basis.

Ansvar og ansvarsfordelingsfordeling ved gjennomføring av byggeprosjekter
bør tydeliggjøres. Dette gjelder internt i administrasjonen, og i samarbeidet
mellom administrasjon og komiteer. Byggelederfunksjonen er omfattende.
Det bør avklares og beskrives hva som ligger til oppgaven, og dersom denne
funksjonen skal ivaretas av egne ansatte, er det viktig at det avsettes tid til
dette arbeidet.

Rapporteringen har sviktet, både internt i administrasjonen og mellom
administrasjonen og politisk nivå. Det vises til anbefaling gitt i tidligere
forvaltningsrevisjonsrapport om å innføre reglemessig rapportering fra
investeringsprosjekter, og vedtak i kommunestyret høsten 2014 om å forbedre
rapporteringsrutiner fra plan og byggekomiteen og byggeledelsen.
7. RÅDMANNENS KOMMENTARER
En foreløpig rapport ble sendt på høring til rådmannen i Snåsa kommune 12.02.15.
KomRev Trøndelag IKS mottok svar fra rådmannen 17.02.15 der det går fram at han
ikke har kommentarer til rapporten.
35
KILDER
Snåsa kommunes hjemmeside med saksframlegg og protokoll fra møter i
formannskap og kommunestyret.
Referat fra møter i plankomité og planog byggekomité for helsehusutbyggingen
Delegasjonsreglement for Snåsa kommune – inntatt økonomibestemmelser.
Snåsa kommune 1992. Retningslinjer for planog byggekomité
KomRev Trøndelag IKS 2011 Forvaltningsrevisjonsrapport Snåsa kommune
Følge byggeprosjekt. Restaurering av basseng og garderober
KomRev Trøndelag 2012 IKS Forvaltningsrevisjonsrapport Snåsa kommune
Prosjektorganisering i Snåsa kommune
KomRev Trøndelag IKS 2014 Forvaltningsrevisjonsrapport Snåsa kommune
Økonomistyring. Rutiner og tiltak som sikrer god økonomistyring og rapportering
36
VEDLEGG
Vedlegg 1
Kommunestyrets vedtak 27.11.2014, sak 86/14:
«Sluttregnskap vedrørende prosjekt 7435 «Helsesenter – ombygging» ferdigstilles og
godkjennes med en total kostnad på kr 33.528.739,- inkludert moms.
Prosjektregnskapet viser en overskridelse på kr 5.328.730,- inkl. mva i forhold til
igangsettingsvedtakets budsjetterte kostnader.
Saka utbyggingsprosjekt Helsesenter oversendes kontrollutvalget.
Kommunestyret ber rådmannen legge fram en sak til kommunestyret senest i februar
med forslag til tiltak på de svakheter og kritikkverdige forhold som har framkommet;
- Styring og kontroll i utbyggingsprosjekter både på overordnet og
administrativt nivå
- Prosjektplanlegging, prosjektorganisering,
prosjektledelse/styring/rapportering, herunder systemer, rutiner, prosedyrer
og etterlevelse av disse
herunder en vurdering av
- Har Snåsa kommune en hensiktsmessig organisasjonsmodell i dag (2nivåmodell), eller er det behov/hensiktsmessig å gjøre en mer overordnet
organisasjonsendring for å styrke muligheten for god styring av kommunen.
- Hvilken rolle, ansvar og myndighet byggekomitéen skal ha i
utbyggingsprosjekter byggekomitéen er engasjert i.
37
Vedlegg 2
Utdrag fra prioritert handlingsplan
TILTAK I PRIORITERT REKKEFØLGE – VEDR.
PÅBYGGING/OMBYGGING
2 Påbygging av sykeheimen med erstatning av 13
rom/plasser som bortfaller i 1. etg. og erstatning av 6
rom/plasser i 2.etg.- totalt 19 nye rom/plasser. Dagens
Mettistuggu vil gå til nytt fellesareal i 2. etg. og til areal til
andre fellesfunksjoner.
I tillegg til 19 rom/plasser må det også bygges nytt areal til
nytt inngangsparti, 1-2 observasjonsplasser, gangareal, felles
bad, medikamentrom, lager med mer.(19 nye rom med
dusj/toalett utgjør ca. 24 m2 x 19 =450 m2.) Total
påbyggingsbehov er ca.: …..m2
3 Istandgjøre 1 etg. i sykeheimen: Flytting av hjemmetjenesten fra Kløvertunet, innpassing av Fysio/ ergo og
tjeneste for barn og unge med nedsatt funksjonsevne,
aktivitetstilbud/trening knyttet til fysio- ergoterapi for
hjemmeboende med funsjonsnedsettelse, evt.
dagtilbud/aktivitetstilbud/trening til gruppen av
psykisk utviklingshemmede/psykiatri. Sammen med
ambulansetjenesten vurdere innplassering av den for
om mulig å se denne kompetansen sammen med
resten av tjenestene. Evt. i sokkel på påbygg Helsesenteret?
4 Strakstiltak vedr. ombygging av en liten del 2. etg. på
sykeheimen for å få det funksjonelt inntil bygging er
ferdig
ØKONOMISK
KONSEKVENS/NÅR
Det må snarest opprettes et
planutvalg for å se på
detaljerknyttet til pkt. 2 og
pkt. 3 sammen med tidsfrist.
Ansatterepresentasjon i
planutvalg. Vurdere
kostnader som må inn
i økonomiplan.
Se under pkt. 2.
2010. Vurdere kostnader
som
må inn i budsjett 2010.
38
Postadresse: Postboks 2565, 7735 Steinkjer
Hovedkontor: Fylkets Hus, Steinkjer
Tlf. 994 01 480
www.krt.no
39

Granskning utbygging Snåsa helsehus

Transcription

Similar documents

Diagnoseveileder for fastleger

Rådmann Johnny Nielsen Konstituert Kultur og

Deres referanse Vår referanse Saksbehandler Dato 14/05641

Diagnose veileder for fastleger

Søndre Follo Brannvesen IKS

SØRSAMISK SPRÅKNETTVERK den 23 - 24

Styremøte 02.02.2015