DOKUMENTASJON AV BALANSEN OG INTERNKONTROLL

DOKUMENTASJON AV BALANSEN OG
INTERNKONTROLL
ADRA AS
Morten Jensen
CISA
Alliance & Partner Manager
>
>
>
>
Internasjonal produsent av programvare
25 års erfaring med periodeavslutningsoppgaver
Over 3000 kunder
Kontorer i Oslo, Stockholm, Copenhagen, London
www.adramatch.com
2
ADministrative RAtionalization
Tilbyr software innenfor
 Periodeavslutning
 Finansiell kontroll og etterlevelse
 Transaksjonsavstemming
www.adramatch.com
3
UTFORDRINGER MED
PERIODEAVSLUTNING
> 83% rapporterer balanse og åpne poster i Excel
> 62% bruker permer for arkivering
> 90% er under press for å stenge bøkene raskere
> 61% er ikke fornøyde med kvaliteten og oversikten under
månedsavslutningen
> 28% er sikre på sine rapporterte tall
Gjennomført mot økonomisjefer/CFO Nord-Europe + USA
4
«THE LAST MILE OF FINANCE»
Periodeavslutning
Unit4
Business
World
Internkontroll og lovetterlevelse
Avstemminger
Rapportering
Transaksjonsavstemming
Produktivitet
Periode
avslutning
Kontroll
Internkontroll og
etterlevelse
Pålitlighet
www.adramatch.com
9
UTFORDRINGER
>
>
>
>
>
7 personer involvert
Ca 260 kontoer som skal dokumenteres
Årsoppgjøret kreve mye ressurser
Sliter med å få oversikt over status
Permer er et problem (revisor tar de blant annet med seg for
kontroll i 7-8 uker)
> Avstemte manuelt i Excel:
−
−
−
−
−
Bankkontoer
Lønnskontoer
Leverandørgjeld
Kundereskontro
Sykepenger fra NAV
ÅS KOMMUNES INNSTILLING
> Behov for forbedret internkontroll
−
−
−
−
Økte krav til internkontroll
Behov for å fokusere på viktigste konti
Sporbarhet mellom regnskap og dokumentasjon
Samlet digital lagring av informasjon
> Effektivisering, oversikt og kontroll
− Få bedre oversikt over balanseavstemming
− Samle alt på ett sted
− Ha samlet oversikt over oppgaver, ansvarlige, tidsfrister
og status
− Full lesetilgang for revisor
www.adramatch.com
PERIODEAVSLUTNING OG
DOKUMENTASJON AV
BALANSEN
12
DOKUMENTASJONS AV BALANSEN
LOVKRAV
Bokføringslovens §11
§ 11.Dokumentasjon av balansen mv.
Ved utarbeidelse av årsregnskap og
næringsoppgave skal det foreligge dokumentasjon
for alle balanseposter med mindre de er
ubetydelige……..
Bokføringsforskrift §6
§ 6 Dokumentasjon av balansen
§ 6-1 Varelager
§ 6-2 Bankinnskudd, lånegjeld etc.
§ 6-3 Finansielle instrumenter
§ 6-4 Avsetninger, nedskrivninger
www.adramatch.com
13
STATENS ØKONOMIREGLEMENT
4.4.5 Dokumentasjon av balansen (avstemminger)
For hver måned og ved årets slutt skal virksomheten foreta
avstemminger og spesifiseringer av regnskapsførte tall som benyttes
ved rapportering til statsregnskapet, intern styring og rapportering til
overordnet departement. Avstemmingene og spesifiseringene skal
omfatte alle balansekonti, herunder interimskonti. Videre skal det
foreligge kommentarer til eldre, uidentifiserte poster. Den som utfører
avstemminger, skal signere og datere for utført arbeid på
dokumentasjonen som oppbevares. Avhengig av virksomhetens
kompleksitet og størrelse, skal det vurderes behov for å etablere
rutiner med at en annen signerer for ettersyn av avstemmingene eller
spesifiseringene. Bokføring på interimskonti ved ut- eller innbetalinger
som ikke er postert på kapittel og post, eller hvor det er gjort postering
på kapittel og post uten tilhørende ut- eller innbetaling, skal fremgå av
balansen og inngå i den saldo som rapporteres som mellomværende til
statsregnskapet. Ved utarbeidelse av regnskap ved årets slutt skal det
foreligge dokumentasjon for alle balanseposter.
www.adramatch.com
14
www.adramatch.com
RISIKOHÅNDTERING OG
INTERNKONTROLL
15
INTERNKONTROLL
LOVKRAV
SOX Section 404
(Sarbanes-Oxley Act)
2002
EU 8th Company law directive
(named Eurosox by media)
2008
Country specific legislations
2010
LOV OM KOMMUNER OG
FYLKESKOMMUNER, §23
….
2. Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram
for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir
iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at
administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og
overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende
kontroll.
……
18
REGLER FOR ØKONOMISTYRING I
STATEN §14
Alle virksomheter skal etablere systemer og rutiner som har innebygd intern kontroll for
å sikre at:
a) beløpsmessige rammer ikke overskrides og at forutsatte inntekter kommer inn
b) måloppnåelse og resultater står i et tilfredsstillende forhold til fastsatte mål og
resultatkrav, og at eventuelle vesentlige avvik forebygges, avdekkes og korrigeres i
nødvendig utstrekning
c) ressursbruken er effektiv
d) regnskap og informasjon om resultater er pålitelig og nøyaktig
e) virksomhetens verdier, herunder fast eiendom, materiell, utstyr, verdipapirer og andre
økonomiske verdier, forvaltes på en forsvarlig måte
f)
økonomistyringen er organisert på en forsvarlig måte og utføres i samsvar med
gjeldende lover og regler
g) misligheter og økonomisk kriminalitet forebygges og avdekkes.
19
HVA ER INTERNKONTROLL?
Internkontroll er en prosess, igangsatt og gjennomført av
virksomhetens styre, ledelse og ansatte. Den utformes for å gi rimelig
sikkerhet vedrørende måloppnåelse innen følgende områder:
○ Målrettet og kostnadseffektiv drift
○ Pålitelig regnskapsrapportering
○ Overholdelse av gjeldende lover og regler
20
COSO’S 5 KOMPONENTER
Kontrollmiljø
Har styret, ledelsen og
de ansatte en
forståelse for risiko I
selskapet?
Risikokartlegging
Har selskapet evaluert
drift, rapportering og
målsetninger om
etterlevelse og forstått
hvordan risiko kan
påvirke dette?
Kontroll aktiviteter
Har selskapet
utabeidet
risikoreduserende tiltak
for å oppnå akseptabel
risiko?
Informasjon og
kommunikasjon
Har selskapet informert
og kommunisert om
sine mål knyttet til
risiko?
Monitorering
Hvordan sørger
selskapet for at
kontrollene fungerer
tilfredstillende
www.adramatch.com
ET EKSEMPEL…
22
PRODUKTER
Oppgavestyring for alle oppgaver som gjøres i en
økonomiavdeling. Økonomiavdelings årshjul. Gir
status på internkontroll
Organiserer arbeidet med periodeavslutning og
dokumentasjon av balansen. Støtter jobben
knyttet til internkontroll.
Transaksjonsavstemming. Avstemmer
transaksjoner mellom to ulike data-kilder. Eks.
bankavstemming, avstemming av sykepenger
NAV
23
RISIKOKARTLEGGING
Transkasjonsfly innkjøpsordre
Masterdata
Risiko for å
bastille uten
rekvisisjon
Risiko for at
varene ikke
mottas
Risiko for at feil
beløp blir betalt.
Risiko for at det
blir betalt til feil
konto.
Accounting
Varemottak
Varelager
Leverandør
Innkjøpsordre
Rekvisisjon
Mottak
Leveringsbekreftelse
Betaling
Fakturamottak
Innkjøp
Bank
Lev.reskontro
Produkt
Risiko for å
godkjenne egen
rekvisisjon
Risiko for at
leveringsinformasjon blir
endret
Risiko for at det blir
registrert feil beløp
på faktura
MVA
KONTROLLTILTAK
Accounting
Internal controls tasks:
Control Activities:

System Check

Goods receipt

AP check

Reconciliation, Month end

Reconciliation, Year end

Reconciliation, tertial
Varemottak
Varelager
Innkjøp
Bank
Lev.reskontro
MVA
NY TIDSALDER
Fra perm….
…til digital lagring i Balancer
= Dokumentasjon av balansen
= En involverende prosess knyttet til internkontroll
www.adramatch.com