Konkurransegrunnlag Del II
Transcription
Konkurransegrunnlag Del II
Trondheim bydrift Konkurransegrunnlag rådgivertjenester Del II – kontraktsgrunnlaget (oppdraget) for ”Utarbeidelse av konkurransegrunnlag for drift og vedlikehold av gatelys” Konkurransegrunnlag rådgivertjenester – Del 2 – Kontraktsgrunnlaget Prosjekt-/Kontraktsnavn: ”Utarbeidelse av konkurransegrunnlag for drift og vedlikehold av gatelys” Innhold A. GENERELL DEL 3 A.1 A.2 A.3 A.4 3 3 3 3 INNLEDNING KORT OM KONTRAKTSARBEIDET – OMFANG OG ORGANISERING TILBUDSSKJEMA OPPDRAGETS VARIGHET / FRIST FOR GJENNOMFØRING B. KONTRAKTSBESTEMMELSER 3 B.1 B.2 3 3 ALMINNELIGE KONTRAKTSBESTEMMELSER SPESIELLE KONTRAKTSBESTEMMELSER C. OPPDRAGSBESKRIVELSE 4 C.1 C.2 C.3 C.4 4 4 4 5 TEKNISKE KRAV KRAV TIL LEVERANDØR BESKRIVELSE AV OPPDRAGET YTELSER SOM INNGÅR I OPPDRAGET D. ADMINISTRATIVE RUTINER 5 E. FRISTER OG DAGMULKT 6 F. TILBUDSSKJEMA 7 F.1 F.2 F.3 F.6 7 8 8 9 MAL FOR TILBUDSBREV TILBUDSSKJEMA – KOMPETANSE OG TIMEPRISER REFERANSEPROSJEKTER MILJØERKLÆRING, RÅDGIVERE G. AVTALEDOKUMENT 10 G.1 AVTALEDOKUMENT OG KONTRAKTSHÅNDTERING 10 Dato: 23.05.2016 Side 2 av 11 Konkurransegrunnlag rådgivertjenester – Del 2 – Kontraktsgrunnlaget Prosjekt-/Kontraktsnavn: ”Utarbeidelse av konkurransegrunnlag for drift og vedlikehold av gatelys” A. Generell del A.1 Innledning Trondheim kommune, Trondheim bydrift, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse på konsulenttjenesten i forbindelse med et nytt anbud på drift og vedlikehold av gatelys i 2017. Mer informasjon om Trondheim kommune finnes på https://trondheim.kommune.no/ A.2 Kort om kontraktsarbeidet – omfang og organisering Trondheim kommune ønsker bistand til å vurdere og beskrive faglige, tekniske og økonomiske grunnlag som er nødvendig for oppfylling av ny kontrakt på drift og vedlikehold av gatelys. Konsulenttjenesten skal innebære: - Evaluering av dagens kontrakt. - Vurdering av innmeldingssytem for feilretting og FDV-system, alternative forslag til hvordan dette skal utføres og hvem som skal utforme dette. - Vurdering av relevant kontraktsform, utforming av anbudsgrunnlag og innhenting av anbud. - Forslagsbeskrivelse til ny kontrakt på drift og vedlikehold av gatelys. - Bidrag til evaluering av tilbydere. Konsulenten skal være tilgjengelig en dag pr uke på kontoret til Bydrift i tidsperioden fra 18.08.2016 til 31.12.2017 (omfanget kan øke). A.3 Tilbudsskjema Tilbudsskjema, jf. dette dokumentets kapittel F, skal leveres i utfylt stand, dateres, signeres og stemples med firmaets stempel. Dersom tilbyderen ønsker å gi detaljspesifikasjon og priser ut over det som framgår av skjemaene, skal dette dokumenteres i tilbudsbrevet eller i eget skjema. Dersom det foreligger motstrid mellom opplysningene i tilbudsbrevet og tilbudsskjema, har opplysningene i tilbudsskjemaet forrang. A.4 Oppdragets varighet / frist for gjennomføring Oppdragsgiver ser for seg følgende framdriftsplan for prosjektet: Framdrift: Dato: Ferdig beskrevet konkurransegrunnlag 01.05.2017 Kontrakt entreprise B. 01.11.2017 Kontraktsbestemmelser B.1 Alminnelige kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet reguleres av kontraktsbestemmelser i henhold til NS 8402. Alminnelige kontraktsbestemmelser for prosjekteringsoppdrag med presiseringer som følger av Trondheim kommunes kontraktsformular. Se kapittel G Dato: 23.05.2016 Side 3 av 11 Konkurransegrunnlag rådgivertjenester – Del 2 – Kontraktsgrunnlaget Prosjekt-/Kontraktsnavn: ”Utarbeidelse av konkurransegrunnlag for drift og vedlikehold av gatelys” B.2 Spesielle kontraktsbestemmelser Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gjelder for denne konkurransen. https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2008-02-08-112 For Trondheim kommune gjelder: Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel i kontraktsperioden dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår. C. Oppdragsbeskrivelse C.1. Krav til leverandør Følgende roller og fagdisipliner/rådgivere kreves for gjennomføring av oppdraget: • • Rådgivende ingeniør elektro, med erfaring fra tilsvarende arbeid Kontraktskompetanse Spesifikk for denne konkurransen gjelder krav om konsulentkvalitet/kompetanse. Det forventes tidligere dokumentert tilsvarende oppdrag med beskrivelse av gjennomføring. Konsulenten må ha erfaring fra prosjektering og plan for drift og vedlikehold av gatelys, inkludert kontraktskompetanse. Leverandøren er ansvarlig for at oppdraget blir utført av de personene som er navngitt og med grad av deltakelse slik det fremkommer i kapittel F.3. Dersom en angitt person slutter i sin stilling hos leverandøren, sykemeldes eller tas ut i permisjon i løpet av kontraktsperioden, plikter leverandøren straks å erstatte vedkommende med en annen med samme faglig kompetanse. Oppdragsgiver skal godkjenne endringen. Nødvendig opplæring av ny person, som kreves for at skiftet ikke skal innebære kvalitetsforringelse av tjenesten eller forsinkelse i henhold til avtalte fremdriftsplaner, bekostes av leverandøren og belastes ikke oppdragsgiver. Med opplæring forstås også den tid som går med til å sette seg inn i arbeidet. Det forventes godt samarbeid mellom alle fagdisipliner. Kvalitetssikringen til leverandøren må ta vare på dette. C.3 Beskrivelse av oppdraget Trondheim kommune eier gatelys langs kommunale og drifter delvis langs private veger. Det er ca. 24.000 lyspunkter som driftes av Trondheim kommune via Trønderenergi Elektro AS. Kontrakten med Trønderenergi Elektro AS går ut 31.12.2017. Trondheim kommune ønsker bistand til å vurdere og beskrive faglige, tekniske og økonomiske grunnlag som er nødvendig for oppfylling av ny kontrakt. Dato: 23.05.2016 Side 4 av 11 Konkurransegrunnlag rådgivertjenester – Del 2 – Kontraktsgrunnlaget Prosjekt-/Kontraktsnavn: ”Utarbeidelse av konkurransegrunnlag for drift og vedlikehold av gatelys” Trondheim kommune ønsker bidrag ved kontrahering av entreprenør inkl. kontrollregning av innkomne anbud, utarbeidelse internt notat vedr kontrollregning og vurdering av tildelingskriterier og annonsering av avgjørelse. Det forventes at konsulenten skal definere fremdriftsplan for utførelse av anbudet, utforme kontraktsmodell, beskrive anbudsposter, vurdere investeringsrådgivning. Framdriftsplanlegging Her skal det angis forhold om framdrift som: • Krav til rådgiverens framdriftsplanlegging • Eventuell informasjon om samordning • Framdrift og frister knyttet til oppdragsgivers ytelser, for eksempel tidsplan for offentlig saksbehandling, arbeidstegninger og materiell levert av oppdragsgiver C.4. Prosjektadministrative oppgaver • Koordinere og lede gjennomføringen av oppdraget hos oppdragsgiver • Styre og rapportere oppdraget på kvalitet, tid og økonomi • Planlegge og gjennomføre nødvendige møter (interne og eksterne møter) • Forberede prosjekteringsmøter og sende ut saksliste og nødvendige dokumenter minimum tre dager i forkant av alle prosjekteringsmøter • Være initiativtaker og pådriver i å foreslå løsninger • Samarbeide med oppdragsgiver, andre leverandører og andre etater • Følge opp at rådgivningen er i henhold til gjeldende lover og forskrifter • Utarbeide nødvendige brev og notater for å løse oppgaven. D. Administrative rutiner Faktureringsrutiner og faktura Faktureringen skal være i norske kroner. Betalingsvilkår: Netto pr. 30 dager. Se for øvrig avtaledokument, kapittel 11.4. Kuttdato for fakturering er første dag i måneden, dersom ikke annet avtales. Avregning av endrings- og tilleggsordrer og regningsarbeider skal spesifiseres på egne fakturaer. Se for øvrig avtaledokument, kapittel 8. Faktura skal angi om det er en ordinær faktura eller kreditnota. Hvis det er beregnet og belastet merverdiavgift knyttet til leverte varer/tjenester gjelder følgende tilleggskrav: • • Spesifikasjon av merverdiavgiftsbeløpene, fordelt på hver enkelt sats. Registreringsnummer i merverdiavgiftsregisteret med bokstavene "MVA" bak registreringsnummeret. Fakturaadresse: Trondheim kommune fakturamottak Tkorgkode: 610000 Referanse: Tatiana Wedvik Sentralt fakturamottak Dato: 23.05.2016 Side 5 av 11 Konkurransegrunnlag rådgivertjenester – Del 2 – Kontraktsgrunnlaget Prosjekt-/Kontraktsnavn: ”Utarbeidelse av konkurransegrunnlag for drift og vedlikehold av gatelys” 7004 TRONDHEIM EHF-faktura (elektronisk faktura) Trondheim kommune krever at fakturaer og kreditnotaer fra leverandører leveres som e-faktura. Trondheim kommune aksepterer kun elektroniske fakturaer fra sine leverandører i det offentlige standardformatet – Elektronisk HandelsFormat (EHF). Ved sending av elektroniske faktura er det ekstra viktig at enhetene oppgir korrekt kode, ettersom den leses maskinelt og det ikke er rom for tolking av fakturaen.TK org.koden skal være 6-sifret og eventuell tekst skal komme etter koden. Vedlegg til EHF-faktura Som vedlegg til faktura skal det leveres en statusrapport. Det vises til eget skjema fra Trondheim kommune for rapportering av status vedlagt avtaledokumentet. Trondheim kommune ønsker en vedlagt PDF-fil eller TIFF-fil i selve EHF-transen med en referanse mellom transen og filen slik den er beskrevet i standarden for EHF-formatet. Vedlegg i andre formater enn pdf og tiff blir ikke akseptert. Forsikring Se avtaledokument, kapittel 10. Kvalitetssikring Rådgiveren skal etablere et kvalitetssikringssystem for prosjektet. Leverandøren er ansvarlig for koordinering av de forskjellige systemer. Opplegget skal dokumenteres og godkjennes av oppdragsgiver før arbeidet påbegynnes. Senere endringer i opplegget skal godkjennes tilsvarende. Kvalitetssikringssystemet skal omfatte: • Organisasjonsplan som angir ansvarsforholdene i prosjektet, med navngitte personer. • Kontrollplan med sjekklister som angir selvpålagte kontroller samt kontroller som er påkrevet at tegninger er iht. gjeldende regler og standarder. • Rutiner for registrering av kontrollresultater, med blankett for dokumentasjon. • Rutiner for registrering og behandling av avvik. Språkkrav All kommunikasjon med oppdragsgiver og andre involverte, alle møter og lignende skal foregå på norsk. Alle skriftlige leveranser skal være på norsk. E. Frister og dagmulkt Dagmulkt Regler iht. angitt Norsk Standard legges til grunn (NS 8402). F. Tilbudsskjema F.1 Mal for tilbudsbrev Dato: 23.05.2016 Side 6 av 11 Konkurransegrunnlag rådgivertjenester – Del 2 – Kontraktsgrunnlaget Prosjekt-/Kontraktsnavn: ”Utarbeidelse av konkurransegrunnlag for drift og vedlikehold av gatelys” Tilbud på ”Utarbeidelse av konkurransegrunnlag for drift og vedlikehold av gatelys”. Vårt firma har gleden av å inngi tilbud på ovennevnte prosjekt. Til kr………………… - ekskl. mva. Firmanavn: Adresse: Tilbyders kontaktperson: Telefonnummer: E-post: […] […] […] […] […] Vi bekrefter at tilbudet er samsvar med konkurransegrunnlaget og at alle vilkår og krav er akseptert. Eventuelle avvik/forbehold mot konkurransegrunnlaget er oppsummert i det følgende: Tilbudet inneholder ingen avvik eller forbehold mot konkurransegrunnlaget. Tilbudet inneholder følgende avvik/forbehold mot konkurransegrunnlaget Beskrivelse av avvik/forbehold Årsak til avvik/forbehold Prissatt forbehold Tilbudet inneholder opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte (jfr. Konkurransegrunnlagets del I, pkt. 3.4.1) Tilbudet inneholder ikke noen opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte (jfr. Konkurransegrunnlagets del I, pkt. 3.4.1) Signert av representant for tilbyder med fullmakt til å forplikte [Firma] og som også er bemyndiget til å underskrive kontrakt. Trondheim, den ................. .................................................................... NN Prosjekterende Dato: 23.05.2016 Side 7 av 11 Konkurransegrunnlag rådgivertjenester – Del 2 – Kontraktsgrunnlaget Prosjekt-/Kontraktsnavn: ”Utarbeidelse av konkurransegrunnlag for drift og vedlikehold av gatelys” F.2 Tilbudsskjema – Kompetanse, timepriser og totalpris I timepris skal bl.a. kopiering til internt bruk, EDB-utgifter og alle reisekostnader til og fra møter med oppdragsgiver være inkludert. Andre utlegg honoreres etter avtale. NAVN Formalkompetanse Ansiennitet ant. år Timepris Total F.3 Antatt timerforbruk Totalpris 600 Referanseprosjekter, CV for nøkkelpersoner Fagansvarlig viktigste arbeider siste ti år, hvor tilbudte ressurser har medvirket og som er relevant for tilbudet. Oppdrag 1 Oppdrag 2 Oppdrag 3 Oppdragets navn Sted Oppdragsgiver Referanseperson, oppdragsgiver Tid for utførelse (fra-til) åå.mm Oppdragets størrelse, mill. kr. ekskl. mva. Prosjektdeltakernes rolle i prosjektet F.4 Oppgaveforståelse Beskrivelse og vurdering av arbeidsopplegg og fremdrift. Dato: 23.05.2016 Side 8 av 11 Konkurransegrunnlag rådgivertjenester – Del 2 – Kontraktsgrunnlaget Prosjekt-/Kontraktsnavn: ”Utarbeidelse av konkurransegrunnlag for drift og vedlikehold av gatelys” F.5 Miljøerklæring, rådgivere TRONDHEIM KOMMUNE MILJØKRAV (kvalifikasjonskrav) MILJØERKLÆRING (Avgis av leverandør av rådgivnings- og prosjekteringsoppdrag for Trondheim kommune) 1. FORMÅL Miljøerklæringen skal dokumentere at kvalifikasjonskrav i forhold til miljø er oppfylt hos prosjektleder og rådgiver som tar oppdrag for Trondheim kommune. 2. OMFANG Erklæringen skal være vedlegg til tilbud ved all tilbudsinnhenting på prosjektleder-, prosjekteringsog rådgivertjenester, og omfatter også underkonsulenter knyttet til oppdraget/kontrakten. Spørsmål nr. 1. Tema Ja Har bedriften/virksomheten (videre kalt bedriften) rutiner/prosedyrer og kompetanse knyttet til håndtering av miljøpåvirkninger ved utførelse av det aktuelle oppdrag, og kan i så fall dette dokumenteres ved at bedriften er Miljøfyrtårnssertifisert iht.aktuelle bransjekrav, ISO 14001-sertifisert, EMASgodkjent eller har annen tilsvarende 3.parts godkjenning? Oppgi bransje og type godkjenning Hvis nei på spørsmål nr 1, besvares spørsmålene 2 til og med 5. Disse kan ved positiv bekreftelse evt. aksepteres som relevant alternativ dokumentasjon. 2. Har bedriften rutiner for oppdrags- / prosjektgjennomføring som sikrer: • • • • identifisering av prosjektets miljøpåvirkninger (miljøgjennomgang) oppfyllelse av prosjektets eventuelle miljømål at lover og forskrifter med miljørelevans for prosjektet følges utarbeidelse og oppfølging av prosjektets eventuelle miljøplan 3. Utarbeider bedriften en årlig miljørapport for egen virksomhet, og kan denne eventuelt forevises? 4. Har bedriften årlige miljømål og miljøhandlingsplan / miljøforbedrings-program for virksomhetens kjerneprosesser, og kan denne eventuelt forevises? 5. Har bedriftens utpekt en person som er miljøansvarlig/miljøkoordinator? Dato: 23.05.2016 Side 9 av 11 Nei Konkurransegrunnlag rådgivertjenester – Del 2 – Kontraktsgrunnlaget Prosjekt-/Kontraktsnavn: ”Utarbeidelse av konkurransegrunnlag for drift og vedlikehold av gatelys” Evt. supplerende kommentarer: Hvis bedriften verken oppfyller punkt 1 eller punktene 2 til og med 5, forplikter bedriften seg til å oppfylle enten punkt 1 eller punktene 2 til og med 5 i løpet av 6 måneder fra kontraktsinngåelse. Evt. kan det avtales konkrete krav i forhold til punktene 2 - 5 innen de tema spørsmålene omhandler. Bedriften vil selv ha ansvar for at denne forpliktelsen dokumenteres rettidig. Dette vil kunne bli knyttet opp mot en dagmulktbelagt milepæl. Jeg bekrefter at opplysningene gitt i dette skjemaet er gitt etter beste skjønn og inneholder etter mitt vitende ikke feilaktige opplysninger. Jeg er kjent med at feilaktige opplysninger kan medføre at avtalen heves. Jeg er videre inneforstått med at kredittopplysninger og annen offentlig informasjon om bedriften kan bli innhentet. ………………………………………………………… sted / dato ………………………………………………. forpliktende underskrift Dato: 23.05.2016 Side 10 av 11 Konkurransegrunnlag rådgivertjenester – Del 2 – Kontraktsgrunnlaget Prosjekt-/Kontraktsnavn: ”Utarbeidelse av konkurransegrunnlag for drift og vedlikehold av gatelys” G. Avtaledokument G.1 Avtaledokument og kontraktshåndtering NS 8402 skal benyttes. Dato: 23.05.2016 Side 11 av 11