plan for kommunikasjonstiltak
Transcription
plan for kommunikasjonstiltak
Plan for kommunikasjonstiltak i prosessen mot Færder kommune Mai 2016 Telefon: 33 40 20 00 (Nøtterøy) | 33 06 78 00 (Tjøme) E-post: [email protected] | [email protected] Innledning Tiltakene i denne planen er basert på kommunikasjonsstrategien for prosessen mot Færder kommune. Kommunikasjonsstrategien beskriver retningslinjene for kommunikasjonen: målsettinger, prinsipper for kommunikasjon, målgrupper og kommunikasjonskanaler. Tiltaksplanen vil være et dynamisk dokument, der det vil bli gjort justeringer underveis i prosessen frem til 1.januar 2018.. Organisering, ansvar og økonomi Kommunikasjonsgruppe Det etableres en kommunikasjonsgruppe med mandat fra rådmennene om å bedrive kommunikasjonsarbeid knyttet til sammenslutningsprosessen. Gruppen består av medlemmer fra Nøtterøy og Tjøme kommune: Helen Wedberg, leder service og kommunikasjon i Nøtterøy kommune Koordinerer arbeidet i gruppen Jan Wiggo Wiger, webredaktør i Nøtterøy kommune Kommunikasjonsrådgiver fra august 2016, Nøtterøy kommune Janne Berg, webredaktør i Tjøme kommune . Ansvar For at kommunikasjonsgruppa skal kunne utføre de vedtatte kommunikasjonstiltakene på en god måte, er det nødvendig at prosjektleder for sammenslåingen holder kommunikasjonsgruppa informert. Rådmennene i de to kommunene har også et særlig ansvar for å formidle informasjon ut i organisasjonen. Ressurser Det estimeres at tidsbruk for kommunikasjonsarbeidet med kommunesammenslutning inngår som en del av de daglige oppgavene for medlemmene i kommunikasjonsgruppa. Det innebærer at det må settes av tid for kommunikasjonsgruppa til å jobbe med aktivitetene. 2 I tillegg vil det være behov av bistand fra leverandører. Det vil være behov av noe bistand fra et kommunikasjonsbyrå når det gjelder tiltak i sosiale medier, og å utarbeide informasjonsbrosjyre. Det settes derfor av midler til følgende tiltak i 2016: Felles nettportal om sammenslåing Informasjonsbrosjyre (inkl trykk og distribusjon) Ekstern bistand fra kommunikasjonsbyrå 15 000,200 000,50 000,- Parallelt med kommunikasjonsoppgavene i forbindelse med kommunesammenslutningen, skal det gjennomføres prosesser på kommunikasjonssiden, som forberedelser til oppstart av Færder kommune 1.januar 2018. Av disse vil utarbeidelse av en nettportal, som inkluderer alle tjenestene i en kommune, være et omfattende arbeide. Det skal også utarbeides en ny grafisk profil for Færder kommune. 3 Kanal Aktivitet Målgrupper Formål/begrunnelse Periode Ansvarlig Beskrivelse Nettside 1. Felles nettportal Innbyggere Det etableres en felles portal for å sikre at informasjonen som deles er entydig og samkjørt. Kontinuerlig Rådmennene og kommunikasjonsgruppa Det etableres en felles portal som blir hovedkilden til all informasjon om sammenslutningen, både for eksterne og interne målgrupper. Ansatte Folkevalgte Nasjonale og regionale myndigheter Andre kommuner Dette vil også være ressursbesparende for de som jobber med kommunikasjon i prosessen En felles portal viser at de to kommunene er samkjørte i prosessen, og kommuniserer med en stemme. Portalen er oppdatert til enhver tid. Media Sosiale medier 1. Kommunenes helhetlige Facebooksider Innbyggere Potensialet er større enn antall følgere av sidene, da interessante/populære innlegg deles av Facebookbrukerne. Kontinuerlig Publisister i de respektive kommunene Facebooksiden fungerer også slik at den er åpen, og innbyggerne kan aktivt gå inn og ta del av informasjonen. 2. Åpen gruppe på Innbyggere Hensikten med gruppen er å spre Kontinuerlig Rådmennene og Viktige saker som gjelder kommunesammenslutning publiseres på begge kommunesidene på Facebook. Spørsmål fra publikum må også følges opp på begge Facebooksidene. Det publiseres saker som linkes til felles portal om kommunesammenslutning. Men noen saker vil kun publiseres på Facebook. Det kan være videosnutter, bilder eller saker som skal skape entusiasme for Færder kommune og bygge felles tilhørighet. Vi inviterer innbyggerne til å 4 Facebook: «Bli kjent i Færder kommune" Utsendelser kunnskap, skape entusiasme og bygge tilhørighet i Færder kommune. Innbyggerne oppfordres til å legge ut bilder og beskrivelser av steder, historiske personer, informasjon om arrangementer og andre ting. Hvis gruppen vokser seg stor, vil innholdet bli en viktig del av kommunikasjonsarbeidet. kommunikasjonsgruppa legge ut bilder og beskrivelser av steder, historiske personer, turområder, informasjon om arrangementer etc. Emneknaggen #færderkommune. etableres. Det inviteres til konkurranser om å legge ut bilder fra Tjøme og Nøtterøy med forskjellige temaer. F eks «Mitt vakreste turområde», «Rare trær», «Fineste badeplassen»,» Det beste med Færder kommune» osv Det utarbeides en profesjonell og tiltalende brosjyre, med fine bilder og kortfattet tekst, som i første omgang forteller innbyggerne om hovedtrekkene i prosessen fram til 1. januar 2018. Senere i prosessen vil informasjonen i brosjyren ha hovedvekt på hva som vil være nytt for innbyggerne i den nye kommunen. Nyhetsbrevet lages som pdf, som distribueres på 3. Instagram Innbyggere Gjennom å bruke Instagram og invitere til konkurranser, vil vi nå mange, særlig yngre innbyggere. Det kan bidra til å skape entusiasme og bygge felles tilhørighet. Ca fire ganger i året Rådmennene og kommunikasjonsgruppa 1. Informasjonsbrosjyre Innbyggere Det distribueres en informasjonsbrosjyre til alle husstander i Nøtterøy og Tjøme kommune. Hensikten er å sikre at viktig informasjon når frem til samtlige innbyggere samt å skape en økt bevissthet og et positivt engasjement rundt sammenslutningen. Ca to ganger per år Kommunikasjonsgruppa 2. Nyhetsbrev til ansatte Ansatte i Tjøme og Det etableres et nyhetsbrev til ansatte. I nyhetsbrevet samles Ca hver måned Kommunikasjonsgruppa 5 Nøtterøy kommune, folkevalgte Media aktuelle saker om sammenslutningsprosessen Media er en viktig samarbeidspartner når det gjelder å informere om sammenslutningsprosessen og ulike milepæler lokale medier som Tønsbergs Blad, Øyene og NRK Vestfold vil være interesserte av informasjon om prosessen. Kontinuerlig Kommunikasjonsgruppa 1. Bli-kjent-samlinger etatsvis Ansatte 2016 Kommunaldirektører i de to kommunene. Rådmennene? 2. Bli-kjent-samling hele organisasjonen Ansatte 2016 Rådmennene 3. Diverse «Bli kjent i Færder kommune»arrangement Innbyggere Møter for å spre kunnskap om parallelle virksomheter. Ansatte, som snart er kolleger, blir bedre kjent En fellessamling for alle ansatte i de to kommunene. Hensikten er å bygge lagånd og felleskap blant de ansatte. Tiltak og arrangementer som skaper entusiasme og felles tilhørighet. 2016/2017 Rådmennene 3. Pressemeldinger Arrangementer og samlinger mail, på fellesportalen og på kommunenes intranett. Vi er proaktive og tar kontakt med media for å informere om viktige møter, eller beslutninger som er tatt. Noen ganger kan det være relevant å sende pressemeldinger, for å sikre at informasjonen når ut til media Virksomhetene drar på «studietur» til hverandre. Viktig at alle ansatte blir involvert Samling med aktiviteter som bidrar til samarbeide. Samarbeide med frivillige organisasjoner, idrettsforeninger, kulturenhetene i kommunene med mer. 6