Omstilling til Færder kommune

Side 1 av 3
Omstilling til Færder kommune
Ledergruppen
Møtereferat ledergruppe Færder kommune 2018
Tid:
Sted:
13.10.2016
Tinghaugveien 18
Navn
Toril Eeg
Christine Norum
Per Ole Bing-Jacobsen
Laila Rognalsen
Christian Thaulow
Hilde Kari Maugesten
Margrethe Løgavlen
Jorunn Estensen
Saksliste:
Sak
1
2
3
4
5
Tilstede
X
X
X
X
X
X
X
X
Fravær
Referent
Neste referent
X
X
Sakstittel/Merknad
Formidling av informasjon om prosessen Færder 2018
Det er holdt orientering for verneombud og eget møte med
Delta etter forespørsel.
Det er også holdt orientering i Bø i Telemark, og det foreligger
forespørsel fra Volda.
Møter med kommunaldepartementet og KS er planlagt.
Status arbeid helse og omsorg
Det er nedsatt en prosjektgruppe som betår av Hilde Kari,
Johnny og hovedtillitsvalgt.
Det er utarbeidet en fremdriftsplan
Orienteringsmøte er avholdt for alle ledere i sektoren.
Prosjektgruppa har arbeidet med effektmål. Dette må vurderes
nærmere av ledergruppen i Færder.
Foreløpig skisse til organisasjonskart ble presentert og drøftet.
Status oppvekst og kunnskap
Det er laget fremdriftsplan for prosessen. Det skal avholdes
møte med hovedtillitsvalgte. Leder skal besøke alle barnehager
og skoler.
Status kultur
Det er ønskelig å forlenge dagens lederengasjementer innenfor
kultur i Nøtterøy og Tjøme kommuner frem til og med
sommeren 2017.
Status teknisk
Det skal gjennomføres 4 informasjonsmøter for ansatte, hvorav
3 er gjennomført.
Skisse til organisasjonskart ble presentert og drøftet. Stabsfunksjonen skal vurderes nærmere.
Ansvar/
Frist
Toril
Hilde Kari
Christian
Christian
Margrethe
C:\Users\noyhewed\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\DR5652B6\Ref 131016.docx
24.10.2016
Side 2 av 3
Omstilling til Færder kommune
Ledergruppen
6
7
8
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Status administrasjon og støtte
Laila skal besøke alle avdelinger i løpet av oktober
Arbeidet med organisasjonskart og prosjektplan er startet.
Det legges opp til å levere i løpet av 2016.
Utlegging av informasjon
Sentrale konklusjoner og veivalg for tjenesteområdene avklares
i ledergruppen før kunngjøring. Det legges ut informasjon om
fremdrift og prosess for tjenesteområdene.
Næring
Struktur og oppgavefordeling avklares i løpet av oktober.
Laila
Stillingsstruktur
Stillingskoder og funksjonsbetegnelser for ledere ble
gjennomgått og drøftet.
IKT
Det etableres en prosjektgruppe for IKT. Rolf Sundklakk leder
prosjektgruppen. Sektorlederne pluss Jorunn Estensen deltar i
prosjektgruppen.
Ledergruppen lager et mandat for prosjektgruppen.
NOU rapport om digitalisering benyttes som basis.
Arkiv
Det er etablert en prosjektgruppe for arkiv. Det er også
gjennomført et møte IKA for å drøfte samarbeidet.
Utgangspunkt for videre arbeid: beholder WEBsak, beholder
IKA
Temaer til behandling: kartlegge og avslutte aktive arkiver, lage
arkivplan, lage struktur for dokumentsenter med
post/arkiv/politisk sekretariat, kartlegge arkivrelevante avtaler
og bistå arkivrelevans for fagsystemer.
Christine oversender presentasjon.
Valg 2017.
Det er avholdt 2 møter med valgdirektoratet.
Valgdirektoratet har meddelt at valgdirektoratet og
departementet ikke kan bidra i møter med folkevalgte. Dette
følges opp.
Utlysning HR-sjef
Utlysningstekst og krav til kompetanse ble drøftet. Søknadsfrist
tidlig i november
Jorunn
Budsjett omstilling til Færder for 2017
Laila og Kristian lager utkast i samarbeid med prosjektleder/
rådmannen.
Budsjett Færder kommune 2018
Modellen som i dag benyttes i NK med blant annet
utfordringsdokument legges til grunn. Rådmannen vil
fremlegge og drøfte dette med fellesnemnda 24.11.
Laila
Alle
Per Ole
Toril
Christine
Christine
Jorunn
Toril
C:\Users\noyhewed\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\DR5652B6\Ref 131016.docx
24.10.2016
Side 3 av 3
Omstilling til Færder kommune
Ledergruppen
16.
17.
18.
19.
20
21
Henvendelse fra ansatte i prosessen
Det er mottatt henvendelse fra ansatte om lokalisering.
Det lages et notat som klargjør rettigheter og konsekvenser av
flytting til nytt arbeidssted.
Saken tas opp i felles møte med tillitsvalgte
Egenbetaling
Begge kommuner ser på tilnærming av ulike satser for
egenbetaling i Nøtterøy og Tjøme i 2017 budsjettet.
Saker til fellesnemnda
Saker til fellesnemdas møte den 21.10 er klare for utsending.
Det er planlagt en pressekonferanse på fredag om forslag til
nytt kommunevåpen.
Tilskudd brannforbygging
Det er en tilskuddsordning for brannforebygging for svake
grupper. Begge kommuner bør søke.
Arbeidsgiverstrategi
Politisk temagruppe har startet arbeidet og det foreligger et
første skisse til strategi.
Neste møte:
27.10 kl. 9.00 på Tinghaug
Toril / Jorunn
Toril
Christine
Toril
Toril
Christine
Jorunn
Alle
C:\Users\noyhewed\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\DR5652B6\Ref 131016.docx
24.10.2016