Møtereferat 5.september 2016

Side 1 av 5
Møtereferat felles ledergruppe Tjøme og Nøtterøy 05.09.2016
Sted: Tinghaug – møterom A
Navn
Toril Eeg
Christine Norum
Christian Thaulow
Anne Larsen Johansson
Hilde Kari Maugesten
Johnny Steinsvåg
Margrethe Løgavlen
Gunnar Rougnø
Jorunn Estensen
Dag Breirem
Kristian Lægreid
Laila Rognaldsen
Per Ole Bing-Jacobsen
Kommune
Nøtterøy
Tjøme
Nøtterøy
Tjøme
Nøtterøy
Tjøme
Nøtterøy
Tjøme
Nøtterøy
Tjøme
Nøtterøy
Tjøme
Nøtterøy
Tilstede
X
X
X
Fravær
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Saksliste:
Sak
1
Sakstittel/Merknad
Ansvar/
Frist
Revidert prosjektplan
Revidert prosjektplan ble utsendt 29.8.16. Fellesnemnda ble orientert
25.8.16.
Det er ført inn noen nye oppgaver. Det er også foretatt justering av en del
punkter, herunder tidsplanen.
Toril
I forhold til prosjektplan utsendt før sommeren er det følgende
hovedendringer:
 Skolekretser
 Valg av målform
 Informasjonsplan ansatte/ tillitsvalgte
 Registrering av kunst i kommunene
 Utrede svømmehall i Færder
 Småbåthavn – avtale med kommunen
 Fysiske politikerarenaer – kommunestyresal, kontorer m.v.
 Etikk reglement
Ved utsending av senere revisjoner merkes endringer.
Etikk – vurderes som tema i seminar for fellesnemnda
KS advokater kommer med vurdering av avtaler i forbindelse med
kommunesammenslåing
09.09.2016
Side 2 av 5
2
Ledergruppe Færder
Ledergruppe Færder trer nå i kraft med egne møter. Rådmann Tjøme deltar
i ledermøtene.
Toril
Nåværende møtestruktur med et fellesmøte mellom ledergruppene i Tjøme
og Nøtterøy utgår som fast ordning. Prosjektplanen justeres på dette
punktet.
Første ledermøte i Færder ledergruppe blir mandag 26. september.
Møteplan fremover vil bli vurdert.
Ledig kommunaldirektørstilling utlyses.
Ledig personalsjefstilling lyses ut.
3
Samordning av tjenester i overgangsfasen mot Færder
kommune
For å lette overgang til ny kommune vurderes samordning av tjenester der
det er naturlig.
Det tas utgangspunkt i at politiske strukturen i de to kommunene
opprettholdes, men at administrative tjenester vurderes samordnet.
På enkelte områder vil det være nødvendig med delegasjoner, blant annet
innen teknisk sektor.
Rådmennene jobber videre med nødvendige delegasjoner med tanke på
samordning på enkelte områder.
4
Status tjenesteområder / organisering av sektorprosjekter
Arbeidet med organisering av tjenesteområdene pågår som
delprosjekter. Det innebærer tjenestekartlegging og utredning av
innhold, organisering og struktur for tjenesteområdene. Det er viktig
å få til nytenkning i forbindelse av ny organisering.
Toril
og
Christine
Alle
Status på områdene:
Gunnar:
Bistå Margrethe med arbeidet med teknisk sektor.
Beredskap Færder:
 Planlegging av øvelse for kriseledelse i Tjøme,
 Startet arbeidet med beredskap for Færder. Prosjektplan under
arbeid. Det skal utvikles nytt planverk for Færder kommune.
Starter med å utvikle adm. beredskapsplan for Færder. Får ca 2
ukers arbeidsinnsats fra fylkesmannen (fylkesmannprosjekt).
 Drøfter tidspunkt for felles beredskaps øvelse for Nøtterøy og
Tjøme i 2017 der nytt planverk for Færder legges til grunn.
Gunnar
09.09.2016
Side 3 av 5
Hilde Kari:
Arbeider med organisering av sektor for helse og omsorg.
Skal nå besøke tjenestene. Ledere, hovedtillitsvalgte og verneombud
samles. Det høstes erfaring fra prosessen i Sandefjord. Vurderer å lage en
rekrutteringsfilm. Startet prosess med å lage lederstrukturen i sektoren.
Hilde Kari
Margrethe:
Arbeider med organisering av sektor for teknikk og miljø.
Prosessen er startet. Skal besøke tjenestesteder, starter først på Tjøme.
Starter kompetansekartlegging. Vurderer organisasjonsmodell og
stillingsprofiler. Evt. rettskrav skal avklares. Planlegger å starte ansettelser
av ledere i uke 44. I uke 45 planlegges en prosess rundt lokalisering i
sammen med ansatte. Forslag til lokalisering forventes i uke 48.
Margrethe
Christian:
Arbeider med organisering av sektor for oppvekst og kunnskap.
Har flere samhandlingsmøter. Det er laget utkast til organisasjonsplan for
sektoren. Denne vil blir drøftet i nær fremtid med ansattes representanter.
Kultur har vært hovedtema i drøftelsene selv om det skal ut av
Oppvekstsektoren.
Christian
Laila:
Arbeider med organisering av sektor for administrasjon og støtte.
Skisser for organiseringen er under vurdering. Det ble avholdt kickoff samling med Færder økonomiavdeling sist fredag. Det
samhandles med Jorunn innenfor personal.
Det er et kapasitetsproblem i planlegging av Færder på grunn av høy
produksjon innenfor dagens ansvarsområde i Tjøme kommune.
Laila
Per Ole:
Arbeider med organisering av stabsfunksjoner som beredskap,
internkontroll og næringsutvikling. Samhandler med Gunnar innen
beredskap. Prosessen med organisering av næringsområdet pågår, både i
forhold til samhandlingsorgan mellom næringslivet og kommunen og
kommunens internorganisering. Samtaler med dagens næringssjefer i
Tjøme og Nøtterøy er gjennomført.
Jorunn:
Arbeider med personalprosessen. Perm med styringsdokumenter for
personalprosessen ble utdelt. Organisasjonsplaner skal forankres i
HT møter og AMU før de kunngjøres. ROS vurdering skal gjøres
sammen med verneombud og tillitsvalgte.
Tjøme og Nøtterøy samarbeider om stillinger, kompetansebank og
utlysninger fra 1.9.16. Sjekkliste er utarbeidet for å sjekke ut
internrekruttering. Prosedyrer for stillinger i omstillingsprosessen
utarbeides.
Politisk temagruppe arbeidsgiverstrategi er igangsatt. Jobber mot et
kort og konsist dokument på et par sider.
Per Ole
Jorunn
09.09.2016
Side 4 av 5
5
Egenbetalinger og gebyrer.
Det er ulikheter i egenbetalinger og gebyrer mellom Tjøme og Nøtterøy.
Harmonisering av egenbetalinger og gebyrer bør starte i budsjett 2017.
Følgende igangsettes med frist 20. september:
- Kartlegging og grunnlag for beregninger. Ta inn antall brukere
på de ulike kategorier
- Se på muligheter for harmonisering i 2017.
VAR er styrt av regelverk. Her engasjeres ekstern bistand.
Laila og
Kristian,
med bistand
fra alle
kommunaldir
.
Viktig med politiske signaler i kommunene i forbindelse med
budsjettprosessen for 2017.
6
Prinsipper for vurdering av fagsystemer
Definisjon av hvilke prinsipper som skal ligge til grunn ble drøftet. Det er
ønskelig at anskaffelse av fremtidige fagsystemer ses i lys av
digitaliseringsprosesser og nytenkning/ innovasjon. Det må lages en
kravspesifikasjon på forhånd.
Det legges til grunn at Færder kommune bør kun et fagsystem på ulike
områder ved oppstart. Prosessen med samordning av fagsystemer går
videre foreløpig uavhengig av en eventuell opprettelse ev et
interkommunalt Jarlsberg IKT.
7
Færder revy
Kick-off for Færder-revy den 14.september. Revyen er av og med ansatte i
Færder kommune. Det er viktig å rekruttere inn ressurser til revyen, så
ansatte oppfordres til å møte opp den 14.9. Det blir den største satsingen
innen kultur fremover.
Det vil være behov for lokale eller sektorvise arrangementer. Dette
vurderes løpende.
8
Christine
Alle
Status for anskaffelse av lønn – personalsystem.
Det har vært anbudsåpning på anskaffelse av nytt lønn og personalsystem.
6K gruppa ser på dette sammen. Tilbyderne presenterer seg 19-20 sep.
9
Alle
Laila/Kristian
Status for forhandlinger med Acos
Hvilke varianter av Acos som nå benyttes av kommunene i 6K er under
kartlegging. Det jobbes deretter mot en felles kontraktsforhandling.
Det er et ønske fra kirken (Tjøme og Nøtterøy) å innlemmes i kommunens
saksbehandlersystem. Mulighetene for dette sjekkes ut.
Jorunn
09.09.2016
Side 5 av 5
10
Status for Jarlsberg IKT
6 K kommunene arbeider med etablering av et interkommunalt samarbeid
for IKT etter kommunelovens § 27. Politisk sak planlegges fremlagt i
kommunene i løpet av noen måneder. Løsningen vil omfatte alle IT
avdelinger i de 6 kommunene. Per Ole har overtatt som prosjektleder for
prosjektet.
11
Per Ole
Nødnett
Kommunene i Vestfold og Sogn- og Fjordane er invitert til å delta i
pilotprosjekt for innrulling av nødnett i kommunene i Norge. Kommunene
oppfordres til å delta innenfor mange områder i kommunen. Pilotprosjektet
transformeres til ordinær drift i løpet av 2017.
12
Rådmennene besluttet at Nøtterøy og Tjøme deltar i pilotprosjektet.
Sektorene vurderer graden av deltagelse.
Alle
Frist for tilbakemelding om deltagelse for Nøtterøy og Tjøme er 16.
september.
Per Ole
Gunnar
Skytjenester
Skoleadm system (IST) ønsker å flytte servere til København. Vi har sagt
at data skal lagres i Norge. Datatilsynet sier OK til løsningen, men
arkivloven sier at kommunene ikke kan lagre sine arkivverdige data i
utlandet. Løsningen vil da innebære at noe data kan lagres i utlandet og
noe må lagres i Norge.
Christian innstiller på å gå videre med IST løsningen.
13
Vold i nære relasjoner
Fylkesmannen gjennomfører nå tilsyn av kommunens plikt til å
sørge for et krisesentertilbud for utsatte grupper i alle fylkets
kommuner. I tillegg til tilsynet ved krisesenteret skal hver enkelt
kommune redegjøre for hvordan de sikrer et tilbud til voldsutsatte
med problemer knyttet til rus og/eller psykiatri, tilbud til personer
med nedsatt funksjonsevne og tilbud til voldsutsatte menn.
Kommunenes egen redegjørelse skal rettes spesielt inn mot
reetableringsfasen i kommunen og samordning av tjenestene.
Christian
Hilde Kari
Tjøme og Nøtterøy kommuner har vedtatt tiltaksplaner mot vold i
nære relasjoner i barnefamilier. Alle innbyggere har krav på
beskyttelse mot vold i nære relasjoner slik dette er tematisert blant
annet i folkehelsemeldingen og primærhelsemeldingen. Felles
ledermøte anbefaler at en handlingsplan mot vold i nære relasjoner
utarbeides som del av planstrategien for Færder kommune. Planen
anbefales å omfatte alle livsfaser.
Referent
Per Ole Bing-Jacobsen
09.09.2016