código de conducta

CÓDIGO DE CONDUCTA
El cómo que determina nuestro trabajo.
Índice
I. ¿Cuál es la conducta correcta? 3
II. Nuestro compromiso ético. 4
III. Nuestros estándares para la cooperación.
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IV. La Integridad de Nuestro Negocio. 8
V. Nuestra Responsabilidad Social. 10
VI. Conformidad con los Procedimientos, Renuncias y Modificaciones.
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VII. Políticas Relacionadas y Regulaciones. 13
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Contacto
Nuestro código de conducta.
Nuestro Código de Conducta es una formulación de los valores corporativos vigentes en todas
las regiones y unidades de negocio de Deutsche
Post DHL. La letra y el espíritu de este código
impregnan las políticas de la compañía y en las
normas que afectan diariamente a nuestra vida
laboral.
En él se describen y explican las normas y los
objetivos que reflejan nuestro compromiso de
actuar de forma responsable, ética y legal.
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I. ¿Cuál es la conducta
correcta?
Deutsche Post DHL mantiene compromisos con
una variedad de personas y organizaciones que
son nuestros accionistas. Nuestra imagen como
compañía depende de cómo sus empleados
actúen en el mundo de los negocios. La integridad personal no puede ser puesta en duda por
ningún tipo de rumor. Cuando te enfrentes a
una situación difícil hazte estas preguntas:
1. ¿Mi acción o decisión son legales?
2. ¿Cumplen con nuestros valores y nuestra política de empresa?
3. ¿Está libre de cualquier conflicto personal o de intereses?
4. ¿Podría mi acción o decisión soportar una revisión de los medios públicos?
¿Qué ocurriría si apareciera en los periódicos?
5. ¿Mi acción o decisión protegería los intereses de Deutsche Post DHL
como una compañía con altos estándares éticos?
Si la respuesta a todas las preguntas es “Si”, la
acción o decisión, basada en los principios de la
conducta correcta, es con casi toda seguridad, la
adecuada.
Si no estás seguro, pregunta. ¡Y continúa preguntando hasta que estés seguro!
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II. Nuestro compromiso ético.
Enfocados en la calidad
Nuestro compromiso con la calidad es vital para
nuestro negocio. Para conseguir los más altos
estándares trabajamos constantemente para
mejorar nuestras estructuras y procesos en beneficio de nuestros clientes. Esto se aplica a nuestros productos, servicios y gestión tanto como a
nuestro comportamiento.
Satisfacción del cliente
Colocamos en el lugar más alto de nuestras prioridades el contribuir al éxito de nuestros clientes,
porque sabemos que su éxito garantiza nuestro
éxito. Nuestras actividades están gobernadas por
el conocimiento de las necesidades globales y
locales de nuestros clientes y de los mercados.
Incluimos y priorizamos la visión del cliente en
todos nuestros procesos de negocio, proyectos y
negociaciones. Sabemos que nos medirán por
nuestras acciones éticas, sociales y de respeto al
medio ambiente tanto como por la calidad de
nuestro servicio. Por lo tanto nos esforzaremos
por adoptar las mejores prácticas en todas las
áreas para asegurarnos la confianza de los
clientes.
Estándares éticos y legales
Guiados por nuestros Valores Corporativos nos
aseguramos un desarrollo sostenible basado en
los tres pilares: resultados económicos, gestión
medioambiental y responsabilidad social.
Velaremos por los diversos intereses de nuestros
clientes, empleados y socios con integridad, rectitud y honestidad. Nos aseguraremos la excelencia
tanto en el resultado de nuestro negocio como en
nuestro comportamiento ético.
Deutsche Post DHL cumple con las leyes aplicables a su negocio en todas las regiones y países.
Sabemos de la diversidad de dichas leyes y trabajaremos con respeto a sus estándares éticos en
cada uno de los países en los que estamos presentes. Esto nos puede suponer retos y dilemas particulares que nos aseguraremos de resolver siempre
de acuerdo a nuestros Valores Corporativos.
Deutsche Post DHL se guiará por los principios
de los Acuerdos Mundiales de Naciones Unidas.
Respetamos los derechos humanos en nuestra
esfera de influencia y conduciremos nuestro
negocio de manera que haga de nosotros un
empleador con el que los trabajadores deseen trabajar. Respetamos los principios de la
“Declaración Fundamental de los Principios y
Derechos en el Trabajo” de 1998 de la
Organización Mundial del Trabajo de acuerdo
con la ley nacional y sus prácticas.
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II. Nuestro compromiso ético.
Transparencia
Estamos comprometidos con ser sinceros en
nuestras relaciones y comunicación con los
accionistas. La transparencia y la honestidad
serán los principios que nos guíen en la comunicación de todas nuestras actividades tanto internas como externas. El público tendrá acceso a la
información concerniente a la compañía que sea
requerida o recomendada por los estándares de
reconocimiento internacional del gobierno corporativo.
estándares de auditoría. Los registros contables
deben reflejar y describir la naturaleza de las
transacciones soportadas.
Blanqueo de Dinero
Deutsche Post DHLt cumple estrictamente con
las leyes y regulaciones para combatir las actividades de blanqueo de dinero. Esto incluye aquellas reglas y regulaciones que requieren el reporte
de transferencias económicas a personas que
poseen sus cuentas bloqueadas.
Estándares Contables y de Reporte
Deutsche Post DHL confía en la autenticidad y
precisión de la información presentada en los
registros contables que se usará para tomar las
decisiones adecuadas. Es de máxima importancia
que dichos registros sean tratados con absoluta
seguridad y confidencialidad así como que los
datos financieros estén protegidos. Todas las
transacciones del negocio deben estar reflejadas
con absoluta precisión en nuestras cuentas de
acuerdo con los procedimientos establecidos y los
Responsabilidad e Involucración
Individual
Las habilidades y el compromiso de nuestra gente
son nuestros principales activos. Fomentamos en
nuestros empleados una actitud con visión de
empresa y la asunción de sus responsabilidades
individuales. Nos aseguraremos de incluir a nuestros colegas en nuestros proyectos y procesos de
toma de decisiones para conseguir nuestros objetivos comunes con fiabilidad y compromiso.
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III. Nuestros estándares para
la cooperación.
Respeto Mutuo y Sinceridad
Diversidad y Discriminación
Todas las relaciones entre Directores, Gerentes
y Empleados de cualquier nivel, Unidades de
Negocio y ubicación deben estar marcadas por el
respeto mutuo, la sinceridad, la honestidad y el
espíritu de confianza y cooperación. Debemos
ofrecer y buscar las opiniones y nos comunicaremos de forma sincera entre todos. Estamos comprometidos con el debate limpio y abierto y con
la diversidad de opiniones. Motivamos a nuestros
colegas para que expresen sus ideas y preocupaciones siempre que lo estimen oportuno. El espíritu de equipo se sustenta en una mentalidad
abierta. Nosotros apoyamos la política de puertas
abiertas y las iniciativas de compartir e intercambiar conocimientos.
Entendemos la diversidad de nuestros empleados
como una guía a seguir en nuestra política de
empleo. Esto significa promover la diversidad y
la heterogeneidad de los individuos en la compañía para obtener de ellos su máxima productividad, creatividad y eficiencia. Las habilidades, el
rendimiento y su conducta ética deben ser nuestros indicadores para calificar a un empleado.
No discriminaremos ni permitiremos la discriminación debido al género, raza, religión, edad,
discapacidad, orientación sexual, origen o cualquier otra característica protegida por la ley.
Cada empleado debe contribuir a crear una
atmósfera de respeto mutuo en el trabajo que
excluya cualquier tipo de acoso incluido el laboral o sexual.
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III. Nuestros estándares para
la cooperación.
Gestión de la Salud Laboral
Nuestros empleados merecen trabajar en un
entorno seguro y saludable. Estamos comprometidos con los lugares de trabajo seguros y saludables según nuestra política de Prevención de
Riesgos Laborales. Nuestros objetivos son reducir
al mínimo posible tanto los accidentes de trabajo
como las enfermedades laborales. Promovemos el
cuidado de la salud cómo un elemento clave de
productividad sostenida y de la calidad de nuestros servicios. Nuestra política de Salud y
Seguridad Laboral, en activo en todas nuestras
delegaciones alrededor del mundo, incluye la
prohibición de las drogas en el lugar de trabajo.
Rechazamos cualquier tipo de ataques o de violencia en los lugares de trabajo incluida la intimidación o las amenazas.
Propiedades de la Compañía
El uso de las propiedades de las compañía, incluyendo equipos, repuestos, edificios…, etc, son
para uso profesional y no para beneficio personal. Si se utilizara para éste último se debe contar
con un acuerdo explícito que lo autorice. Cada
empleado tiene la responsabilidad de salvaguardar y hacer un uso adecuado de las propiedades
de la Deutsche Post DHL. La propiedad intelectual es un bien altamente valorado y debe ser
protegido de un uso no autorizado o su divulgación. Deben ser protegidas aquellas propiedades
consideradas como secretos del negocio, información confidencial, copyrights, marcas registradas, logos así como los listados de clientes, oportunidades de negocio, especificaciones de productos tanto propiedad de Deutsche Post DHL
como de sus compañías afiliadas o de sus socios
laborales.
Procedimientos Jurídicos
Los empleados deben evitar las actividades que
induzcan o puedan inducir a Deutsche Post DHL
o a su personal a cualquier práctica ilegal, incluyendo el empleo de nuestro personal o la utilización de bienes de la compañía para obtener beneficios ilegales. Cualquier pleito, procedimiento legal
o investigación concerniente a Deutsche Post DHL
debe ser manejada de forma rápida y efectiva para
proteger y defender a la compañía. Los empleados
que estén incursos en un pleito o cualquier otro
procedimiento legal o investigación, relacionado
con el negocio, deben contactar inmediatamente
con el departamento legal de Deutsche Post DHL.
Información Interna Confidencial
Cualquier persona que posea información interna confidencial tiene prohibido por la ley comprar o vender acciones de Deutsche Post DHL
utilizando dicha información. Los empleados se
exponen a penas civiles y criminales si revelan
información confidencial o privada que un inversor pudiera usar para comprar o vender acciones
de forma ventajosa. Comerciar con dicha información es ilegal tanto para los propios empleados que intenten obtener beneficios, como para
que otros lo hagan en su nombre.
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IV. La Integridad de Nuestro
Negocio.
La Confianza de los Accionistas
Es necesario ofrecer una gestión corporativa transparente y limpia para mantener la confianza de nuestros inversores y accionistas. Estamos comprometidos con el aumento del valor de nuestras acciones.
Diálogo con Nuestros Socios
Es importante fomentar el diálogo y cooperación
con nuestros socios alrededor del mundo.
Compartimos los principios de comportamiento
ético, compromiso social y respeto por el medio
ambiente con nuestros proveedores, subcontratistas, agentes y consultores. Comunicaremos
nuestros principios a nuestros socios y les motivaremos para que se adhieran a los mismos
estándares que nosotros.
Conflictos de Intereses
Requerimos de nuestros Directivos, Mandos
Intermedios y Empleados que mantengan los más
altos estándares éticos cuando deban manejar conflictos de intereses. Deberán evitar cualquier relación con personas o empresas con quienes nosotros realicemos negocios (“Socios de negocio”)
que puedan generar conflictos de intereses; en el
caso de que existan, los empleados deben hacer
saber este hecho a su superior. Dichas relaciones
incluyen especialmente aquellas con miembros de
la misma familia y cónyuges, asociados o inversores y poseedores de acciones de la compañía.
deben ser dirigidos basándose exclusivamente en
las bases del mérito y respeto a las reglas de la competencia. Contrataremos a los proveedores, agentes
y otros intermediarios basándonos exclusivamente
en una evaluación honesta. Estamos legalmente
obligados a tomar las decisiones del negocio de
modo que beneficien a la compañía de la mejor
manera posible, independientemente de cualquier
acuerdo o entendimiento con un competidor.
Como resultado, la compañía y sus empleados
deben evitar cualquier conducta que viole o pueda
parecer que viola las leyes antimonopolio.
Sobornos y Corrupción
Confiamos en que la excelencia de nuestros servicios es la clave de nuestro éxito. Por lo tanto negociaremos con nuestros clientes, proveedores y
agencias del gobierno de manera franca y sincera y
de acuerdo con los estándares internacionales antisobornos regulados en las leyes locales anticorrupción y sobornos. Esto incluye cualquier transacción que pueda parecer que haya sido realizada
para otorgar concesiones o beneficios.
Juego Limpio
Estamos comprometidos con la libertad de empresa y el juego limpio. Los negocios de la compañía
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IV. La Integridad de Nuestro
Negocio.
Regalos y Beneficios
Los empleados no deben solicitar servicios, regalos
o beneficios de nuestros clientes o proveedores
que influyan o puedan parecer que influyen en la
conducta de los empleados en su representación
de la compañía. Los regalos y hospitalidad pueden
ser ofrecidos siempre que no excedan de las costumbres locales de cortesía de acuerdo con la ética
empresarial y la ley correspondiente. En caso de
duda los empleados deben consultar con su superior o con el departamento de Recursos Humanos.
por la ley, los Directores de Area o CEO’s regionales pueden aprobar el pago de comisiones,
exclusivamente para el pago de pequeñas cantidades de dinero en metálico o para la compra de
pequeños regalos, cuando exista dicha costumbre
y sea necesaria para asegurar o permitir la realización de las acciones rutinarias. Cualquier pago
será registrado y deberá aparecer con precisión
en los libros de cuentas y asientos contables de la
compañía.
Protección de los Datos
Pago de comisiones para
“obtener ventajas”
Deutsche Post DHL no permitirá como norma
general los “pagos de comisiones” incluso cuando estén legalmente permitidos. Donde sea una
práctica habitual en el mundo de los negocios y
no esté específicamente prohibido por la ley, las
empresas de Deutsche Post DHL no obstante,
tratarán con sumo cuidado de evitar el pago de
comisiones, que estarán en todo momento, altamente desaconsejadas. Excepcionalmente y bajo
circunstancias claramente especificadas en su
política regional y exclusivamente en aquellos
lugares donde estas acciones no estén prohibidas
Nuestros empleados no difundirán información
privada de la compañía al público en general para
obtener cualquier ganancia personal o para beneficio de otros que no sea la compañía. Esta información incluye datos técnicos, financieros, operativos, información relativa a los clientes,
memorandums u otra información relativa a los
negocios de la compañía, sus actividades operativas o planes de futuro. Los empleados respetarán
las leyes y las regulaciones de la compañía respecto a la protección de datos personales, lo que
requerirá que los empleados sean protegidos
legalmente de acuerdo a la ley como personas
individuales, incluyendo a los empleados, accionistas y clientes.
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V. Nuestra Responsabilidad
Social.
Comunidades
Medio Ambiente
Estamos comprometidos a apoyar a las comunidades en las que trabajamos y reconocemos la
necesidad de contribuir a su bienestar con nuestro conocimiento y habilidades profesionales.
El respeto y comprensión a las diferentes culturas
y el trato sensible hacia sus aspectos importantes,
es clave para nosotros porque aumentará el respeto y la credibilidad hacia la compañía en el
entorno internacional. Hemos apoyado y continuaremos apoyando su desarrollo cómo sponsors
y asociados de Organizaciones no gubernamentales y de caridad de acuerdo con nuestras reglas
fundacionales. Debemos pensar que se nos mide
por nuestras acciones fuera de nuestro lugar de
trabajo y por ello pedimos a nuestros empleados
que respeten la cultura local y entiendan las particularidades de las comunidades, allá donde
trabajen.
Reconocemos el impacto de nuestras actividades
empresariales en el medio ambiente y estamos
comprometidos en mejorar nuestro registro
medioambiental a través de medidas preventivas
y del uso de tecnología favorable al medio
ambiente. Por ello, evaluaremos y monitorizaremos nuestro impacto en el medio ambiente.
Sistemáticamente identificaremos y pondremos
en marcha iniciativas potencialmente ecológicas,
apoyando la mejora constante de nuestro impacto medioambiental e incrementando la eficiencia
de nuestros recursos. Esto incluye auditorias
medioambientales y gestión de los riesgos.
Queremos medir nuestros procesos y servicios
de acuerdo a los estándares de calidad más altos.
Estándares nacionales e internacionales, como la
serie ISO14000, serán nuestras guías.
En calidad de grupo corporativo, difundiremos
y apoyaremos la conciencia medioambiental y
social, con los estándares precisos a través del
mundo. Buscamos que nuestros empleados estén
comprometidos e implicados activamente con el
medioambiente en un esfuerzo conjunto ya que
son una importante fuente de innovación.
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VI. Conformidad con los
Procedimientos, Renuncias
y Modificaciones.
Contactos
Si necesitas ayuda para interpretar las políticas de
la compañía, tomar decisiones difíciles o ayudar a
la compañía a cumplir su Código de Conducta,
te ofrecemos las siguientes opiniones:
•
Consulta a tu superior
•
Habla con tu responsable de Recursos Humanos
•
S írvase contactar el Regional Compliance Office (RCO) o bien el
Global Compliance Office (GCO).
Reportar una violación del código
Si detectas alguna anomalía o posible falta de
acuerdo a este Código de Conducta te animamos
a que lo reportes a los contactos mencionados
anteriormente. También puedes hacer uso de
nuestro HOTLINE o nuestros servicios WEB.
No obstante la Hotline y los servicios de Web
deben utilizarse únicamente para reportar
irregularidades relativas a:
•
Situaciones contables y financieras
• Sobornos y corrupción
•
Blanqueo de dinero
• Pago de comisiones
•
Propiedades de la compañía
• Regalos y beneficios
•
Información interna
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VI. Conformidad con los
Procedimientos, Renuncias
y Modificaciones.
Los empleados de ciertos países como por ejemplo los Estados Unidos también pueden utilizar
la Hotline y los servicios Web para reportar asuntos adicionales como se especifica en la política
regional aplicable.
Por el bien de un entorno de trabajo abierto y
por un sistema eficiente de seguimiento de tu
comunicación, es importante que te identifiques
correctamente cuando comuniques una violación
del Código de Conducta. No obstante, si consideras necesario realizar una notificación anónima
nuestro Hotline y nuestros servicio Web registrarán dicha notificación.
Ningún empleado se encontrará en desventaja de
ninguna manera por cualquier esfuerzo de buena
fe para actuar de acuerdo con este Código de
Conducta. Todas las notificaciones que reporten
un incumplimiento del Código de Conducta
serán tratadas de manera confidencial. Si lo
requiere la ley a aplicar en cada caso, la información relativa al empleado que presenta la notificación puede ser revelada a las personas relevantes que estén involucradas en la investigación
y en los subsiguientes procesos judiciales.
Cualquier investigación deberá ser iniciada de
manera inmediata.
Acciones y Cambios
En el caso de no cumplir con este Código de
Conducta, la compañía podrá tomar acciones y
designará los recursos adecuados para gestionar
de manera adecuada cualquier anomalía. Sin
embargo, en primer lugar se intentará explicar la
importancia de nuestros valores y motivar a los
involucrados para que cambien su actitud. No
obstante la no adhesión o cumplimiento de éste
Código de Conducta podrá conllevar la aplicación de medidas disciplinarias, conforme a la
normativa que sea de aplicación.
La compañía no otorgará dispensas a los requerimientos del Código de Conducta sin una buena
razón. Las dispensas de las provisiones del Código
de Conducta solo serán otorgadas por el Comité
de Dirección exclusivamente.
Deutsche Post DHL revisará periódicamente este
Código de Conducta y la Junta Directiva decidirá
sobre eventuales modificaciones.
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VII. Políticas Relacionadas y
Regulaciones.
El Código de Conducta establece los principios
para todas las políticas y regulaciones del grupo
Deutsche Post DHL. Divisiones, Unidades de
Negocio, Entidades Regionales y compañías de
Deutsche Post DHL podrán adoptar su propio
código específico, incorporando la esencia del
Código de Conducta de Deutsche Post DHL pero
modificándolo para reflejar requerimientos de las
leyes locales y regulaciones de sus costumbres
sociales y características de las operaciones del
negocio.
Los códigos locales pueden incluir estándares
específicos adicionales. De cualquier manera,
ningún término puede ser contradictorio o
menos exigente que este Código de Conducta de
Deutsche Post DHL. Todos los Códigos locales
deben ser aprobados por la Oficina de Global
Compliance (Global Compliance Office).
Sírvase observar las siguientes regulaciones concretizantes en sus versiones vigentes para este
Código de Conducta: la Directiva Anticorrupción
y los Estándares de Ética de Negocios, así como la
Directiva sobre Competencia.
Contacto:
Teléfono: +49-228-182-93454
Fax: +49-228-182-93639
Email: [email protected]
Dirección: Deutsche Post DHL
Global Compliance Office
Charles-de-Gaulle-Straße 20
53113 Bonn, Alemania
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Deutsche Post AG
Central
Global Compliance Office
53250 Bonn
Alemania
Versión: 11/2009