Exposiciones exitosas - Preparatoria Enrique Esqueda

Transcription

Gu ía
práctica
para
hacer
Exposiciones exitosas
ISBN: 970689327-X
9 789706893277
“Guía práctica para hacer exposiciones exitosas”
Autor:
Giovanni M. Martínez Castillo
Primera edición: noviembre de 2007
Universidad de Sonora
División de Ciencias Sociales
Licenciatura en Ciencias de la Comunicación.
Portada: Platón y Aristóteles en “La escuela de Athena” de Rafael Sanzio 1510-1511 ( fragmento)
Publicación arbitrada por: M.C. Zoila Pablos Lugo y M.C. Carlos Tena Figueroa.
Universidad de Sonora
Rosales y Boulevard Luis Encinas
C. P. 83000
© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo
2
Agradecimientos:
Mi más sincero agradecimiento a todas aquellas personas,
empresas e instituciones que colaboraron para la realización de
esta guía, en especial a aquellos que me motivaron a realizarla:
Dra. Silvia Molina y Vedia
Dr. Aquiles Fuentes Fierro
Dr. Daniel Carlos Gutiérrez Rohán
C. Dra. Norma Guadalupe Pesqueira Bustamante
M. C. Karina Ávila Dominguez
Lic. Jesús Moreno Durazo
A quienes revisaron y corrigieron este trabajo gracias por sus
consejos, observaciones y sugerencias:
M. C. Carlos Tena Figueroa
M. C. Zoila Pablos Lugo
A quienes me externaron su apoyo y me motivaron para la
consumación de este esfuerzo:
M. C. Lisset Oliveros Rodríguez
M. C. Manuela Matuz Verduzco
M. C. Joaquín Félix Anduaga
Y, lo más importante, a quienes dedico este trabajo, a mi esposa
María Esthela y a mis hijos:
Gabriel Elías, Paul Abraham,
Charity Victoria y José Miguel
3
Índice
Descripción general
El método expositivo
El modelo de entrenamiento S3P3
1. Planeación
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1.1 Visualización
1.1.1 El tema
1.1.2 La audiencia
1.1.2.1 Tipos de Audiencia
1.1.2.2 Estilos de la toma de decisión en ejecutivos
1.1.2.3 Métodos de aprendizaje de la audiencia
1.1.3 Su propósito
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19
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1.2 Proyección
1.2.1 La evidencia
1.2.1.1 Tipos de evidencias
1.2.1.2 En dónde investigar
1.2.2 La Estructura
1.2.2.1 Organice la estructura
1.2.2.2 Patrones estructurales de organización
1.2.2.3 La estructura inversa, el sistema 3-1-2
1.2.2.4 Aplique la estructura inversa en su proyección
Tres: Diseñe su conclusión
Uno: Planee su introducción
Dos: Organice el desarrollo del tema
1.2.3 Mida su tiempo
1.2.4 Materiales de apoyo
1.2.4.1 ¿Por qué usar materiales impresos?
1.2.4.2 ¿Por qué usar una presentación digital?
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1.3 Realización
1.3.1 La forma
1.3.1.1 Concepto del diseño
1.3.1.2 Diseño en pantalla
1.3.1.3 Elaboración de materiales impresos
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2. Preparación
2.1 La práctica hace al maestro
2.1.1 Prepárese para entregar de la exposición
2.1.2 Practique en voz alta
2.1.3 Practique usando tecnología
2.1.4 Practique el “Consejo de Expertos”
2.1.5 Eliminando hábitos molestos
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4
2.2 Busque asesoría profesional
Consejos y técnicas de los expertos para las grandes presentaciones
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3. Performance
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70
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3.1 El discurso público acertado
3.1.1 Comunicación no verbal
3.1.2 Comunicación verbal - la voz
3.1.3 Escuche activamente
3.1.4 Estilo
3.1.5 ¿Nervios…?
3.1.5.1 En la situación de… “me olvidé de lo que iba a decir”
3.1.5.2 Concentración
3.2 Sesión de preguntas y respuestas
3.3 Dé el salto hacia la excelencia
3.4 Logística
3.5 Evaluación
Actividades
Uno Presentación del tema
Dos
Aprenda a definir su audiencia
Tres
El Método de planeación 3-1-2
Cuatro Performance
Cinco Auto-evaluación
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Resumen ejecutivo de la exposición
Fuentes
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5
6
Descripción general
Lo que se oye tiende a olvidarse,
lo que se ve queda en nuestra memoria,
lo que se hace se aprende.
Lo que se escucha, se observa y se realiza, se domina.
Para tener control sobre la realización de una exposición, el hecho de argumentar en
público una idea, un proyecto, una propuesta de solución a un problema o simplemente
compartir información, es necesario que cumpla con los estándares de calidad, atributos y
características que lleven a efectuar el propósito para el que fue diseñada, es decir, que
logre el éxito.
El método expositivo
El método expositivo, que consiste en la declaración de un tema lógicamente estructurado,
en donde el recurso principal es el lenguaje oral, es uno de los más antiguos y
probablemente es el recurso de enseñanza, capacitación y promoción más utilizado.
De esta manera, la exposición como método provee de estructura y organización de
temas complejos pero también permite extraer los puntos importantes de esa amplia gama
de información. Para realizarla, es preciso lograr que nuestros interlocutores reciban un
mensaje claro, concreto, específico y acorde a los objetivos trazados. La posibilidad de
contar con el tiempo y la atención de un grupo de personas, muchas veces con poder de
decisión, es una oportunidad estratégica que puede aprovecharse al máximo si se cuenta
con los conocimientos y técnicas adecuadas.
Mientras que el trabajo duro y las buenas ideas son esenciales para el éxito, la
habilidad para expresar esas ideas y conseguir que otros se sumen a ellas es igual de
importante. Cuando el discurso es uno a uno, en grupos pequeños, depende mucho de la
expresión verbal y no-verbal del orador, pero en discursos más formales como un examen
de grado o la venta de un proyecto, o una conferencia ante públicos numerosos, lo primero
que se requiere es capacitarse, ya que en el mundo actual frecuentemente se producen
situaciones en las que es necesario exponer un tema determinado ante públicos específicos.
En la actualidad, con las facilidades que ofrecen las nuevas tecnologías de la
información y las posibilidades de mayor acceso a la misma, este recurso ha ido variado sus
características originales al integrar herramientas de diversa índole para que el expositor
pueda estructurar y organizar un determinado material para hacerlo más accesible a su
audiencia. Actualmente el discurso oral se ha visto enriquecido hasta convertirse en
verdaderas experiencias multimedia; la principal virtud de las presentaciones digitales es
que permiten integrar fácilmente información de diferentes fuentes y tipos (texto, imagen,
sonido, vídeo, interacción).
Esta guía profundiza aquellos aspectos que se refieren a la preparación, forma y
ejecución de las exposiciones en diferentes ámbitos –académicos o empresariales.
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Si este pensamiento lo pone nervioso, recuerde que no está solo; muchos expositores
carecen de las habilidades y la confianza para hacer exposiciones eficaces, en algún
momento todos hemos sido víctimas de oradores que nos pusieron a dormir y, aunque
probablemente ellos sabían de su ineficacia se enfrentaron al reto, a pesar de tener las
mejores intenciones, puede ser que usted no lo haga mejor. Puede conocer el tema y anotar
las ideas, pero en el momento de exponerlo todavía no lo hace bien: ¿Será por la manera en
que entrega su discurso? ¿O quizá la audiencia no está interesada en el tema?
Ésta es una descripción bastante exacta de lo que sucede, una y otra vez, a estudiantes
de nivel superior y posgrado, profesores, profesionistas y ejecutivos de muchas compañías.
¿Por qué estas personas talentosas dudan en el momento de diseñar una buena exposición?
Quizá porque no saben organizar lógicamente los puntos cómo crear un mensaje claro y
preciso, cómo incluir historias vívidas en su charla, cómo desarrollar el tema, cómo motivar
a la audiencia, cómo sacarle provecho a todas las herramientas y recursos audiovisuales,
cómo practicar su exposición de la manera correcta y cómo llamar a la acción. En pocas
palabras, dudan porque desconocen cómo hacer exposiciones exitosas.
La clave para lograr el éxito en esas situaciones, supone los siguientes aspectos:
▪ Conocimiento del tema
▪ La selección y estructuración de los contenidos
▪ Facilidad a la hora de comunicarlos
▪ Comodidad ante los interlocutores
▪ La utilización eficaz de herramientas tecnológicas de apoyo
Sin embargo, cuando la comunicación es escasa y el contenido deficiente no se puede
solucionar ni con la más moderna tecnología ni con un libro, un curso y, ciertamente, no
por la presente guía; lo que se necesita es aprender a investigar.
Cuando el método de exposición se aplica de manera apropiada, con el contenido
adecuado a los espacios de tiempo disponible e integrado otras estrategias didácticas, puede
contribuir enormemente a lograr su objetivo. No obstante, cuando estas premisas no se
cumplen y sólo se emplean los recursos tecnológicos sin sentido algunos autores, como
Tufte,1 denominan a este fenómeno el “síndrome de PowerPoint”, “PowerPointlessness” o
“PowerPointitis”; es decir, el abuso del medio digital para intentar suplir la deficiencia de
contenidos, aunado al desconocimiento del lenguaje audiovisual en una herramienta
eminentemente multimedia; en la que se intenta saturar de texto como si fuese un medio
impreso al desconocer todos sus potenciales. No estamos en contra del empleo del software
1
Edward R. Tufte. Profesor emerito de ciencia política, ciencias computacionales y estadística, y diseño grafico de la
Universidad de Yale. En “The Cognitive Style of PowerPoint” escribió: “las diapositivas con movimiento a menudo reducen la
calidad analítica de las presentaciones. En particular, las populares plantillas de PowerPoint* (prediseñadas y listas para
usarse)”.
* PowerPoint® es una marca registrada de Microsoft Corporation® de esta particular aplicación del software; pero también
se domina así a las presentaciones digitales alrededor del mundo, por lo que la palabra “PowerPoint” ha venido a ser
esencialmente sinónimo de charlas a toda clase de público apoyadas con laminas o diapositivas digitales.
Microsoft tiene una demanda de 400 millones de usuarios por todo el planeta de Suite Office®, el paquete que contiene
PowerPoint®. Aunque no existe ninguna estimación de la firma con números reales de los usuarios de este software ni para
programas de usos similares tales como Keynote® de Apple, Lotus Freelance Graphics® de IBM o programas libres como
OpenOffice Impress, tales datos es probablemente que sumen centenares de millones (Card 2005, estimación basada
sobre respuesta del E-mail del departamento de la comercialización de Microsoft Corporation).
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sino de su uso deficiente; de hecho, lo que aquí se propone es el empleo adecuado tanto del
método de exposición como del uso didáctico de las presentaciones digitales –el problema
no es el software, por el contrario, si se le aplica un enfoque sistemático relacional de
manera que el expositor pueda emplearla de forma no-lineal es una magnífica herramienta
para comunicar información, para motivar y enseñar. Entonces, aprender a hacer
exposiciones exitosas es una habilidad crítica.
Una exposición exitosa es un proceso de comunicación en el que cada uno de los
componentes cumple con su objetivo: el expositor (emisor) intenta que su información
(mensaje) llegue a toda la audiencia (sus receptores), quienes esperan que se les proponga
algo útil y práctico para cubrir alguna de sus necesidades, (por lo que el emisor previamente
debe investigar las características generales de su público: su edad, género, nivel educativo,
creencias y experiencias previas, autoestima, necesidad de aprobación y forma de
aprendizaje –auditivo, visual, kinestésico) y para ello realizar una presentación (medio) que
contemple diversos canales (auditivos, visuales, audiovisuales o multimedia) en busca de
un contexto común sirva para que los datos, hechos y evidencias expuestas –una vez que
estos se reinterpreten– sirvan para lograr una retroalimentación, es decir una respuesta a la
propuesta de solución al problema planteado; será exitosa en la medida que se cumplan las
expectativas del emisor, lo que requiere una evaluación posterior a este proceso altamente
persuasivo.
Cuadro 1:
Elementos del proceso de comunicación
durante el método de exposición
Podríamos decir que la capacidad de comunicarse está íntimamente relacionada más
que con saber hablar, saber escuchar al interlocutor para efectuar la retroalimentación. En
una exposición exitosa el auditorio busca un consejo, información, inspiración, o todo en
conjunto y no hay mejor forma de convencer al público que entregarle un mensaje que
realmente “diga algo” y que les proporcione una experiencia que valoren como algo
verdaderamente significativo.
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El modelo de entrenamiento S3P3
El siguiente modelo fue diseñado originalmente por Lawrence L. Tracy, autor de The
Shorcut to Persuasive Presentations (Los Atajos para las Presentaciones Persuasivas) y es
empleado en talleres avanzados de comunicación dirigido a las grandes corporaciones y las
agencias estatales norteamericanas para los diplomáticos que se preparan para ir a las
embajadas.
Este modelo es sostenido por tres pilares conocidos en inglés como “las tres S”;
Sustancia, el conocimiento que el expositor investigo sobre el tema; Estructura, los medios
lógicos por los cuales este conocimiento es expuesto a la audiencia; y Estilo, el uso de
dispositivos retóricos, el arreglo y elección de palabras, la calidad vocal, expresión facial,
los gestos y comunicación no verbal. Estos pilares son la base de la pirámide que Tracy
denomina “las tres P”: Planeación, Práctica y Presentación. Veamos como las define:
Diseñado Modelo S3P3 por Tracy (2005)
Planeación
Es la preparación de una exposición que
agregue valor a su audiencia; definiendo el objetivo
–lo qué quisiera que su audiencia hiciera en términos
de su propio interés; definiendo su exposición para
esa audiencia, en ese tiempo, en ese tema; ganando
la atención de manera que pueda engranar su
objetivo con las necesidades y las preocupaciones de
la audiencia; superando las limitaciones inherentes
en las exposiciones orales de retención y atención de
la audiencia; explotando el “efecto de novedad y
primacía” para conducirlos hacia los puntos clave.
Practica
Es la realización previa en forma de ensayo enfocada hacia una unidad temática
planeada con el método 3-1-2; llamando la atención en la apertura y reforzando el cierre;
forma que construye un andamio lógico; ejemplificando y reforzando con citas; dominando
los “atajos a la elocuencia” –“las pausas estratégicas, el ritmo en el discurso y las
preguntas retóricas– para llegar a ser un expositor más experimentado: aprendiendo la
“elegancia”; anticipando las probables objeciones y preguntas, a través de la simulación
rigurosa del “consejo de expertos” con colegas que actúan en papel de la audiencia, de
manera que pueda preverlas en su exposición y buscar la forma de contestar
adecuadamente. De la misma manera, aprender cuándo y cuándo no utilizar
representaciones visuales que refuercen su mensaje y no que lo distraigan; así como
conocer las ventajas y las trampas de las presentaciones digitales, haciendo todo lo posible
por evitar la “ley de Murphy” –que a grandes rasgos dice: “si algo tiene la posibilidad de
salir mal, saldrá mal”.
Performance
Hemos empleado la palabra Performance como el acto de realizar y ejecutar la
entrega de (o dar a conocer) la información, con el fin de no confundir al lector con la
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palabra presentación la que hemos usado para identificar al conjunto de herramientas
digitales que utiliza el orador para orientar al auditorio sobre el tema de su exposición.
Recuerde que la primera impresión siempre perdura, para mantenerse enfocado en el
tema y tener congruencia entre la comunicación no-verbal y las palabras es necesario
aprender cómo “leer” la comunicación no-verbal de su audiencia mientras que le está
hablando; canalizando su nerviosismo para que trabaje a su favor, porqué cómo usted se
vea y se escuche será el impacto para conseguir el objetivo de su mensaje; eliminando los
molestas muletillas; haciendo la que la sesión de preguntas y de respuesta sea su momento
más fino, tendiendo un puente entre la audiencia para revertir la “disonancia cognoscitiva”
a su favor y conseguir que sus últimas palabras faciliten la retención de su principal
argumento.
Otros expertos como Lenn Millbower (2006) acentúan la importancia de la
personalidad del expositor durante el performance, argumentando que la planeación y la
preparación ayudan a la perfección técnica, pero no la conexión personal con la audiencia.
Lo que se busca es lograr la credibilidad al ser competente y cuidadoso en la forma en que
se entrega y comparte la información y para eso, dice Millbower, se requiere que el estilo
resalte la personalidad del orador; la clave es compartir esos elementos que le son genuinos.
Podríamos decir que lo que constituye el corazón del modelo S3P3 no es otra cosa
que la actualización de la Retórica de Aristóteles traducida y aplicada en los tiempos
modernos: la sustancia contesta a la pregunta ¿Qué se investigó?, es decir, el proceso de
investigación sobre un tema y objeto de estudio que requirió una metodología y técnicas
específicas para conocer los datos y encontrar las evidencias que nos permitan proponer
alternativas de solución al problema planteado. Una vez realizada la investigación y sólo
entonces, surge la necesidad de compartir los resultados y aquí es cuando el método de
entrenamiento de la técnica de exposición se hace necesario y gracias a que el modelo
S3P3 es flexible hemos integrado, ampliado y desarrollado algunos de sus elementos
sobretodo en diseño del proceso de producción y realización en lo referente a la estrategia
de planeación y entrega con la aplicación de los recursos básicos de la comunicación.
El acercamiento que presentamos aquí afirma la noción que para realizar una
exposición implica la parte final de proceso de investigación en el que hay que seguir una
serie de pasos básicos: la reflexión del objeto de la exposición, el análisis de la audiencia, la
elaboración y estructuración de la exposición, la utilización de apoyos audiovisuales, la
interacción con la audiencia y dentro de cada uno de ellos aprender a tomar decisiones
estratégicas. Para ello precisaremos los elementos, preguntas críticas y ejemplos necesarios
para reflexionar sobre ellos.
Nuestra finalidad es que su mensaje tenga una mayor efectividad, ayudarle a mejorar
su habilidad de comunicarse y, en definitiva, ser capaz de llevar a cabo las acciones dentro
del proceso de su exposición que le orienten a alcanzar sus metas; ya sea si su actividad
profesional le implica hacer exposiciones frente a grupos pequeños, diseñar y realizar
proyectos para una reunión, convencer a inversionistas para que piensen en su empresa o
institución, realizar exposiciones formales en salas de conferencias, presentar su examen de
grado o simplemente preparar una clase.
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La información incluida en esta guía es un esquema de entrenamiento el cual, a pesar
de su brevedad, le ayudará a ser un expositor eficaz y persuasivo: una habilidad vital para
el profesionista de hoy. Nos enfocaremos en técnicas prácticas, diseñadas por los
consultores en comunicación más renombrados a nivel mundial, para diseñar, planificar y
ejecutar exposiciones exitosas, apoyadas por materiales impresos y herramientas visuales
en presentaciones asistidas por computadora; con pasos básicos que nos orientan en cómo
formular una estrategia para la audiencia específica, desarrollar una estructura flexible que
fluya, preparar el material para realzar y no para distraer, preparándolo para dar respuestas
confiables e informadas a las preguntas del público y enfrentar el desafío.
Cuadro 2: Modelo simplificado de entrenamiento S3P3
para realizar exposiciones exitosas
Elaboración propia con base en:
Adler (2005), Clark B. (2006), Clark D. (1998), Mills (2005), Wilder (2001), Millbower (2006) y Tracy (2005).
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VENTAJAS DEL USO DE ESTA GUÍA
Respuesta favorable de la audiencia: Los miembros de la audiencia prefieren las exposiciones que
son sistemáticas y fáciles de seguir.
Ahorro de tiempo: El expositor ahorrará tiempo para dedicarlo al contenido. No más sentarse y
comenzar a hacer diapositivas digitales. En su lugar, comenzará decidiendo el formato que va a
utilizar para presentar los datos y las recomendaciones de manera lógica y secuencial.
Comprensión: La audiencia encontrará que la exposición es fácil de seguir por su lógica y orden;
con ello logrará un mejor desempeño, enfocado y profesional.
Mensajes claros: Durante la exposición el mensaje estará presentado de forma clara y precisa para
cumplir el objetivo esperado.
Mejores decisiones tomadas: Cuando la información se da de manera organizada, la audiencia
pueden comparar y contrastar la decisión que se les están pidiendo tomar.
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1 P lan eación
Primero está el pensamiento, luego la organización de dicho pensamiento
en ideas y planes y por último, la transformación de dichos planes en realidad.
El inicio, como podrán ver, parte de su imaginación.
–Napoleón Hill2
El proceso de planeación para analizar cómo abordar el tema de su exposición lo
dividiremos en tres secciones:
1. Visualización: Aquí se examinarán los elementos básicos de una exposición
exitosa, comenzando con el planteamiento del problema Un análisis de cómo debe
abordarse el tema, cuál es su objetivo y que características tiene la audiencia a la
que se va a dirigir.
2. Proyección: Comprenderá los pasos necesarios para preparar una exposición que dé
posibles soluciones al tema planteado.
3. Realización: Aprenderá cómo motivar a la acción apoyado de materiales escritos y
visuales integrando los recursos digitales necesarios en sus materiales proyectados e
impresos para reforzar su presentación digital para que sea atractiva para el público.
Cuadro 3: Cómo abordar el tema de exposición
Elaboración propia con base en: Hill (2005), Prophet (1998) y Garner (1987).
2 Napoleón Hill (1883-1970). Ha sido quizás el hombre más influyente en el área de logro personal de todos los tiempos.
Su clásico Piense y hágase rico ha ayudado millones de personas. Su cita más famosa es: “lo que la mente del hombre
puede concebir y puede creer, lo puede lograr." Hill fue un hombre increíble. Luchando contra toda clase de desventajas y
presiones, dedicó más de 25 años de su vida a entrevistar a los grandes triunfadores e investigar sus carreras. ¿Su meta?
aislar y definir las razones por las cuales tantos fracasan y tan pocos alcanzan el éxito. Entrevisto a 500 millonarios que le
revelaron el origen de su riqueza. El resultado de su trabajo fue una filosofía con los siguientes principios: 1) Precisión de
objetivos, 2) Genio creador, 3) Una personalidad agradable, 4) Fe aplicada, 5) Recorre un kilómetro más, 6) Trabajo en
equipo, 7) Visión creadora, 8) Autodisciplina, 9) Exactitud de pensamiento, 10) Aprender de la derrota, 11) Atención
controlada, 12) Iniciativa personal, 13) Entusiasmo, 14) Dedicación de tiempo y dinero, 15) Conservación de una buena
salud física y mental, 16) Utilización de la fuerza del "hábito", y 17) Una actitud mental positiva .
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1.1 Visualización
La visualización es concentración
La concentración produce visualización
–Elizabeth Clare Prophet3
El primer criterio para realizar una exposición exitosa es: concentración,
concentración y más concentración. Para Howard Garner, quién desarrollo la Teoría de las
Inteligencias Múltiples, la visualización es “la capacidad para construir o evocar imágenes
visuales y acústicas mentalmente”,4 lo que además es un gran recurso para fomentar la
creatividad cuando se expone un tema. Es posible que esto le suene demasiado elemental,
pero existen varios puntos que debe tener claros antes de hacer cualquier exposición:
1. El tema
2. La audiencia
3. Su propósito
(qué va a decir)
(a quién se dirige)
(qué quiere conseguir)
Y para después de haber expuesto:
4. Evaluación
(según su audiencia –cumplió con sus expectativas)
5. Autoevaluación (¿logró su propósito?)
1.1.1 El tema
Defina el tema y las palabras fluirán solas
Al preparar la exposición de un tema es importante considerar los siguientes aspectos:
Delimitar el tema le permite: desechar todo lo que esté demás, integrar lo que le hace
falta y presentar justo lo necesario. Definir el nombre del tema es el 50% del trabajo, el
otro 50% se va integrando a medida que se investiga, procesa y relaciona.
Plantear el problema relacionado con el tema es el primer paso que se debe dar para
exponer cualquier estudio; en su redacción se puede detectar en forma implícita y sintética
los objetivos, el contenido, la metodología y, en general, las características del estudio; un
buen principio para redactarlo responde a ¿qué se estudió, porqué, cómo, cuando y dónde?
3 Elizabeth Clare Prophet, escritora, conferencista e instructora. Entre ella y su esposo, Mark L. Prophet, han registrado
y publicado algo de las enseñanzas espirituales más profundas y hermosas del mundo en más de 75 libros. Ha instruido
ampliamente a lo largo de los Estados Unidos y en 29 países más, dando conferencias en más de 150 ciudades de los seis
continentes Presidente y fundadora de Montesori Internacional, The Summit Lighthouse, Summit University, Summit
University Press. Ha hablado de su vida, trabajo y enseñanzas en numerosos programas de radio y televisión.
4 Garner Howard, en su Teoría de las Inteligencias Múltiples, propone que no hay una sola inteligencia sino muchas y
ofrece criterios para observarlas y desarrollarlas, no medirlas. Las inteligencias que menciona son ocho: 1) Cinestésica
Verbal-lingüística, 2) Musical, 3) Lógico- matemática, 4) Interpersonal, 5) Visual-espacial, 6) Intrapersonal, 7) Corporal y 8)
Naturalista.
15
Clarificar la naturaleza del tema para que el público conozca la perspectiva desde la
cual se abordará, esto les permite dar sentido a la información que se está exponiendo.
La idea decir lo que ya otros han encontrado (estado del arte), sino comparar,
actualizar y aportar nueva información al reflexionar sobre como esa información permite
conocer mejor y dar solución al problema que nos hemos planteado.
Aportar información (datos nuevos) y evidencia suficiente para sustentar un
argumento sólido que cubra los tópicos y dimensiones exigidos por el proyecto de
investigación impreso. La respuesta a ¿cuánto es suficiente? depende del tema que se
aborde. Se debe tener en cuenta que las exposiciones efectivas dependen de la calidad de la
información expuesta y no sólo de la forma como ésta se presente.
“Ponga especial cuidado en la articulación de la información que aporta en
su exposición. Un argumento sólido debe conducir a una exposición fluida de
los datos nuevos sobre un tema en particular que la audiencia desconozca.
Cuando el orador haya construido respuestas, creado soluciones, tomado
decisiones y propuesto recomendaciones sobre un tema, podrá dedicarse a
compartir sus descubrimientos.”5
La información puede ser infinita, a menos que se organice; es decir cuando
definimos un tema y seleccionamos qué información es necesaria y cuál no, esto sólo puede
lograrse cuando se organiza por localización, por alfabeto, por tiempo, por categoría y por
jerarquía. Una vez organizada se denomina “compartibilidad”6 al grado por el cual la
información es compartible. La información tiene compartibilidad alta si es fácil compartir
entre diversos individuos sin la pérdida de fidelidad. La información perceptiva y
emocional no es particularmente compartible.
Cuando comparte tiene un tiempo limitado para exponer su idea y la atención de la
audiencia también es limitada a no más de ocho minutos por aspecto. Dependiendo de la
cantidad de tiempo que le sea asignado –y del ánimo del público– lo mejor es apegarse de
tres a cinco ideas principales.
Cualquiera que sea el tema seguramente no podrá decirlo todo en 30 minutos; en
cambio, tendrá que centrarse a esos aspectos sobresalientes que desea que la audiencia
comprenda y así ganarse su atención y confianza.
Para ello es necesario proporcionar las evidencias que respalden sus ideas, por lo que
debe organizarse de modo que tenga suficiente tiempo para tratar cada punto con detalle.
Sea cual sea su elección, asegúrese de no salirse del tema: recuerde, sólo puede presentar
una idea a la vez.
5 Eduteka (2002) Consejos de los expertos para realizar presentaciones efectivas
6 Freyd, Jennifer J. (2003) What is Shareability? http://dynamic.uoregon.edu/~jjf/defineshareability.html
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1.1.2 La audiencia
Las palabras pensadas para llegar a todos puede que no lleguen a nadie.
–Adlai E. Stevenson, Jr.7
Una vez que sabe lo que desea comunicar, su siguiente tarea es definir a quién va a
dirigirse. El éxito de la exposición dependerá de su habilidad para llegar a los diferentes
públicos. Si el mensaje no es relevante para la vida, experiencia o preocupación de la
audiencia, hasta el orador más impecable puede fallar a la hora de inspirar al público.
Conocer al máximo a la audiencia le ayudará, no sólo a preparar el contenido y a
cómo decirlo, sino también a adaptarlo a las necesidades y expectativas de los presentes, así
como a su nivel cultural, grado de formación, posición que ocupan en la institución o
empresa y cualquier otro rasgo de interés. Conteste las siguientes preguntas:
● ¿Quién será la audiencia?
▪ ¿Los miembros de la audiencia son sus pares? (personas con su mismo nivel
de conocimiento)
▪ ¿Son sus superiores? (maestros, jefes, inversionistas, etc.)
▪ ¿Son estudiantes, amigos o clientes?
▪ ¿Es un público cerrado (personas con características homogéneas) o es
abierto al público en general?
● ¿Cuál es el nivel de conocimiento y dominio que tienen sobre el tema?
▪ ¿Los miembros de su audiencia están familiarizados con el tema?
▪ ¿Están familiarizados de forma general pero no de los detalles?
▪ ¿Es la primera vez que han oído hablar de este tema?
● ¿Qué es lo que espera la audiencia que toque en su exposición?
▪ ¿La audiencia tiene una descripción general?
▪ ¿Qué necesidades y expectativas tienen al finalizar la exposición?
▪ ¿Esperan aprender los detalles intrincados de un tema elaborado?
● ¿Cómo presentar la información para que la audiencia tome la decisión de poner en
práctica el plan de acción que les propone?
▪ Pregúntese ¿quién es su público meta?, es decir, espera que todos los
asistentes estén de acuerdo con usted, o sólo aquellos a quienes dirigió su
mensaje.
▪ ¿Qué información necesita presentar y cómo?
7 Adlai Ewing Stevenson II (1900-1965) político americano, conocido por su habilidad en el discurso y la oratoria. Fue dos
veces candidato demócrata a la presidencia de los Estados Unidos (1952 y 1956). Discurso a la Convención Nacional
Democrática en Chicago, Illinois, el 21 de julio de 1952, frase citada por Hewlett-Packard (2007).
17
A fin de orientar su exposición tome en cuenta los siguientes aspectos de la audiencia:
Tamaño:
Las exposiciones dirigidas a un grupo grande de personas
generalmente requieren mayor formalidad y estructuración,
mientras que si es dirigida a un grupo pequeño parecerá muy
rígida y hasta fuera de lugar. Si va a dirigirse a un grupo
grande, tendrá que hacer mucho más para lograr que todos los
miembros de la audiencia se sientan involucrados en la
exposición; en cambio, con un grupo pequeño puede ser más
fácil incitar a la participación.
Datos demográficos:
Considere factores como edad, profesión, origen étnico o
cultural, estatus socio-económico, perfil académico y sexo.
Por ejemplo, hacer una exposición a un grupo de ejecutivos
experimentados requerirá mayor deferencia a la edad y la
experiencia que al exponer ante un grupo de recién
graduados.
Conocimiento del tema:
¿Qué es lo que la audiencia ya sabe sobre el tópico de la
exposición? Si va a dirigirse ante un grupo de sinodales,
asuma que habrá mayor conocimiento del tema que si expone
ante un grupo de alumnos; los expertos harán preguntas
precisas sobre lo que expone, mientras que las intervenciones
de los neófitos serán vagas e incluso podrán ser absurdas.
Motivación:
¿Por qué la audiencia está escuchando su exposición? ¿Es un
proceso administrativo para examinarlo? ¿O es un experto
exponiendo ante un grupo de personas que han pagado por oír
su opinión? O ¿convocó a una reunión para dar a conocer su
punto de vista?
Si el público no está motivado a escucharle por naturaleza
propia, entonces tendrá que realizar la exposición de una
forma tan llamativa que logre motivarles en los primeros
minutos a prestarle la suficiente atención.
La percepción que se forma la audiencia sobre el expositor, puede ser real o no estar
ajustada a la realidad. Cuando el orador crea percepciones positivas genera oportunidades y
resultados. Aquellos que no se preocupan por la forma en que son percibidos, corren el
riesgo de tener poca influencia sobre su público.
Las percepciones se forman en tres niveles: 1) la mente humana recibe los datos, 2)
los procesa y 3) emite juicios en el contexto de su propia experiencia. Aunque no podemos
cambiar en la experiencia anterior de la audiencia, si podemos influir en como nos
escuchan y en lo que perciben cuando exponemos.
18
Suponiendo que haya creado el interés y la necesidad de que escuchen su mensaje,
todavía falta considerar en que forma lo procesarán los miembros de su audiencia.
Por ello, debemos evitarles que tengan que hacer un esfuerzo por comprender nuestro
mensaje si lo elaboramos en forma ordenada, eliminando los datos confusos, vagos o
complicados y describiendo con claridad y precisión para que no se desconecten.
Antes de que usted pretenda solucionar las dudas, expectativas y problemas del
público, ellos necesitan saber que los comprende y que está capacitado para hacerlo pues
sabe qué es lo que están experimentando y entiende sus necesidades. En otras palabras,
dígales cómo llegó a conocer las respuestas a sus necesidades, antes de solucionarlas. Usted
se maravillará de cuánto se acorta el proceso de aceptación y cuanto mejorará su
exposición.
A pesar de ello, como dice el refrán “nadie es monedita de oro para caerle bien a
todos”, contemple que no llegará a la totalidad de la audiencia, no se desanime si alguna
vez creyó que lo lograría.
1.1.2.1 Tipos de Audiencia
En cualquier caso el expositor encontrará tres tipos de audiencia:
La audiencia hostil: (dominantes, pensadores, oponentes e incrédulos) son las
personas que por desconocimiento del tema o por convicción están en su contra, si les
demuestra que sabe, que su propuesta es viable y que ellos están contemplados en ella
quizá se vuelvan su más fiel público.
La audiencia neutral: (escépticos) aquellos quienes no tienen información sobre el
tema y no les interesa lo que viene a compartir, puede llegar a tocar sus fibras si en algún
momento de su exposición los integra a la misma.
La audiencia de apoyo: (simpatizantes y seguidores) aquellos que conocen el tema y
le reconocen como experto en el área.
1.1.2.2 Estilos de la toma de decisión en ejecutivos
Entonces, ¿cómo presentar la información para los distintos públicos tomen la
decisión de poner en práctica el plan de acción que les propone? Miller, Williams y
Hayashi (2004) en “Los cinco Senderos a la Persuasión” encuestaron a 1700 ejecutivos y
describen cinco estilos de la toma de decisión:
Dominantes:
Son conducidos por el miedo y manejan esa emoción proactivamente.
Altamente independientes, tienen el gusto de tener el control del
procedimiento en la toma de decisión final y tienen la tendencia de
refutar al expositor. No les gusta ser empujados ni que les hagan creer
que ellos tomaron la decisión. Ellos ven la información desde su
perspectiva y es difícil hacerlos tomar algún dato que funcione contrario
19
a su opinión. También son los perfeccionistas que no están muy
interesados en ir junto con toda la gente y hacerlos sentir confortables.
Pensadores:
Están abiertos a nuevas ideas, pero son muy cuidadosos y metódicos.
Tienen gusto por los hechos y datos duros e investigan la información
que los convence. Son reservados y cautelosos, exploran cada ventaja y
desventaja. Son muy racionales, su lógica es el análisis exhaustivo para
tomar decisiones. Esta es la razón por la cual puede ser que no tengan las
mejores habilidades sociales, y sean impertinentes
Escépticos:
Mantienen su visión del mundo y son muy desconfiados de la
información que no entra en ella. Para un escéptico, todo y todos son
sospechosos. Son quienes preguntan enseguida, dicen lo que piensan sin
consideración alguna hacia su reacción. Ellos ven los datos para
encontrar qué apoya su visión; la información tiene que ser creíble ante
sus ojos antes de que le escuche. No se ponga a la defensiva ni ataque a
escéptico, pues no tienen miedo de ser incorrectos.
Simpatizantes:
Parecen estar muy excitados sobre lo que se está discutiendo, ya que les
gustan las ideas novedosas. No desean escuchar una charla completa con
PowerPoint –sólo quieren oír los resultados y no todos los detalles que
condujeron a ellos. Lo que realmente necesita presentarles son los
riesgos y cómo reducirlos al mínimo. Aunque los simpatizantes no
pueden parecer no estar interesados en el análisis, lo que ellos buscan es
la opinión de otros, por eso, entregue todos los detalles de forma impresa
para que la examinen y entonces decidirán.
Seguidores:
Por lo regular son abiertos y entusiastas; pero pierden interés a menos
que les hable de cómo puede ser puesto en ejecución con éxito el
proceso que describió; desean pruebas y que les demuestre “en donde se
ha hecho eso antes”. Son quienes compran marcas de fábrica conocidas;
no les gusta innovar y desean proteger lo que ya tienen.
Cuando expone un tema en realidad “está vendiendo su idea”, su éxito del proyecto.
Ciertamente hará una charla eficaz si tiene una comprensión de cómo estás personas toman
decisiones.
Como ya se dijo, para que la exposición sea acertada y persuasiva debe estar centrada
en la audiencia. Preocúpese por conocer los problemas de la audiencia porque siempre su
objetivo debe ofrecer una solución. Esto requiere investigación a profundidad su la
audiencia. Como primera motivación para que la gente escuche su punto de vista tenga
presente la pregunta clásica de todas las audiencias es “¿cuál es el beneficio para mí?”.
Además, el público es capaz de escuchar la información de maneras muy diversas de
acuerdo a la organización de su exposición y al mismo tiempo hacerse otras preguntas
básicas:
20
▪
▪
▪
▪
¿Por qué debo prestar la atención a este expositor cuando puedo estar haciendo
cosas más interesantes?
Ahora que estoy escuchando, ¿por qué debo creer estos datos y resultados?
Estoy de acuerdo cómo trata el tema, pero ¿cómo justifica el orador sus ideas?
…¡Sí!, pues ahora convénzame, ¿qué es lo que quiere de mí?
1.1.2.3 Métodos de aprendizaje de la audiencia
El público es una mezcla de personas que aprenden de distintas maneras, 8 así que en
su charla contemple usar todos los métodos de aprendizaje –visual, auditivo y kinestésico–
y procesan la información como se describe a continuación:
Método Visual
En los modernos procesos de comunicación la imagen se muestra con mayor energía
que las palabras, siempre es más enfática y en muchos casos más útil. La imagen presenta
la información y el texto fija el conocimiento, de ahí que se recuerde apenas un 20% de lo
que escuchamos y más de un 50 % de lo que vemos. A las personas visuales les gusta ver
cosas. Desean ver apoyos visuales tales como diagramas, organigramas, líneas de tiempo,
gráficas, cuadros, fotografías y videos. Necesitan ver un gráfico en su cabeza o
externamente para entender la información; también les gusta dibujar diagramas y escribir
sus palabras tanto como a otros charlar, esto los mantiene en contacto mientras ilustran lo
que se les dice.
Los apoyos visuales se utilizan para apuntalar el contenido, no para impresionar, estos
pueden hacer o deshacer una presentación. La ventaja de usarlos es que la mayoría de las
personas somos visuales y podemos absorber más fácilmente la información que se
presenta gráficamente. La desventaja es que las diapositivas pueden convertirse en una
muletilla y el uso excesivo de gráficas, con efectos y sonidos, puede ser una distracción
confusa. El punto es no permitir que las maravillas del software sean recordadas mientras
que la sustancia de la exposición se olvide.
SISTEMA DE REPRESENTACIÓN VISUAL Las personas visuales aprenden mejor cuando leen o ven la
información de alguna manera. En una conferencia, por ejemplo, preferirán leer las fotocopias o
diapositivas a seguir la explicación oral, o, en su defecto, tomarán notas para poder tener algo que
leer. Cuando pensamos en imágenes (por ejemplo, cuando „vemos‟ en nuestra mente la página del
libro de texto con la información que necesitamos) podemos traer a la memoria mucha
información a la vez. Por eso la gente que utiliza el sistema de representación visual tiene mayor
facilidad para absorber grandes cantidades de información con rapidez. Visualizar nos ayuda
además a establecer relaciones entre distintas ideas y conceptos. Cuando un alumno tiene
problemas para relacionar conceptos muchas veces se debe a que está procesando la información
de forma auditiva o kinestésica. “La capacidad de abstracción y la capacidad de planificar están
directamente relacionadas con la capacidad de visualizar. Esas dos características explican que
la gran mayoría de los alumnos sean visuales”.9
8 Estilos de aprendizaje, se especifican las características de cada uno de estos tres sistemas según el sistema de
representación de la Programación Neurolingüística, tal como lo explica Jesús Pérez Jiménez (2001).
9 Cazau, Pablo (2001). Estilos de aprendizaje: generalidades. Argentina.
21
Método Auditivo
Las personas auditivas tienen el gusto de oír, su voz tiene que ser fuerte y segura,
también les agrada que la información se les explique de manera organizada. Algunas
personas auditivas repiten lo que se les dijo –sus comentarios– para procesar la
información, no se sienta ofendido.
SISTEMA DE REPRESENTACIÓN AUDITIVO. Cuando recordamos al utilizar el sistema de representación
auditivo, lo hacemos de manera secuencial y ordenada. Los alumnos auditivos aprenden mejor
cuando reciben las explicaciones oralmente y cuando pueden hablar y explicar esa información a
otra persona. En un examen, por ejemplo, el alumno que vea mentalmente la página del libro
podrá pasar de un punto a otro sin perder tiempo, porque está viendo toda la información a la vez.
Sin embargo, el alumno auditivo necesita escuchar su grabación mental paso a paso. Los alumnos
que memorizan de forma auditiva no pueden olvidarse ni una palabra, porque no saben que sigue.
Es como cortar la cinta de un cassette. Por el contrario, un alumno visual que se olvida de una
palabra no tiene mayor problema, porque sigue viendo el resto del texto o de la información.
El sistema auditivo no permite relacionar conceptos o elaborar conceptos abstractos con la misma
facilidad que el sistema visual y no es tan rápido; es, sin embargo, fundamental en el aprendizaje
de los idiomas y naturalmente de la música.
Método Kinestésico
A las personas kinestésicas les gusta estar ocupadas. Mientras habla ellos están
escribiendo tomando nota. Tienen dificultad en sentarse por más de una hora. Les gusta
hacer preguntas para que se les conteste en los siguientes diez minutos. Parecen estar
siempre adelante de la charla. Eso es porque se mantienen concentrados pensando en lo que
sigue.
SISTEMA DE REPRESENTACIÓN KINESTÉSICO. Cuando procesamos la información asociándola a
nuestras sensaciones y movimientos, a nuestro cuerpo, estamos utilizando el sistema de
representación kinestésico. Utilizamos este sistema, naturalmente, cuando aprendemos un deporte,
pero también para muchas otras actividades. Por ejemplo, muchos profesores comentan que cuando
corrigen ejercicios de sus alumnos, notan físicamente si algo está mal o bien, o que las faltas de
ortografía les molestan físicamente. Escribir a máquina o en PC es otro ejemplo de aprendizaje
kinestésico. Aprender utilizando el sistema kinestésico es lento, mucho más lento que los sistemas
visual y auditivo. El aprendizaje kinestésico también es profundo; nos podemos aprender una lista
de palabras y olvidarlas al día siguiente, pero cuando uno aprende a montar en bicicleta, no se olvida
nunca. Una vez que sabemos algo con nuestro cuerpo, que lo hemos aprendido con la memoria
muscular, es muy difícil que se nos olvide, por tanto, los alumnos que utilizan preferentemente el
sistema kinestésico necesitan más tiempo que los demás. Decimos de ellos que son lentos; esa
lentitud no tiene nada que ver con la falta de inteligencia, sino con su distinta manera de aprender.
Las personas kinestésicas aprenden cuando “hacen cosas” como por ejemplo, experimentos de
laboratorio o proyectos debido a que necesitan moverse. Cuando estudian muchas veces pasean o se
balancean para satisfacer esa necesidad de movimiento; en el aula también buscarán cualquier
excusa para levantarse y moverse.
Si considera motivar al público contemple estas diferencias, recuerde que el
comportamiento más importante que puede hacer es estar verdaderamente interesado en
ellos. Hable directamente de sus necesidades al principio de la charla, durante el desarrollo
y termine pensando en discutir el siguiente paso que pueden hacer.
22
1.1.3 Su propósito
Planee su exposición cuidadosamente alrededor de un mensaje básico y tenga en
mente ¿cuál es el propósito de su exposición? El primer planteamiento que debe contemplar
a la hora de iniciar un proceso de comunicación es determinar el objetivo que persigue,
porque éste será el referente a la hora de construir el mensaje (qué va a decir y cómo), por
lo tanto, deberá definir cuál es su propósito.
La mayoría de las exposiciones tienen uno de los siguientes objetivos:
▪ Informar
▪ Persuadir
▪ Entretener
Analice su propósito, cuál es su objetivo:
¿Lo que desea es informar? Informar es un acto tanto de dar a conocer, de explicar,
como de informarse a sí mismo. Tienda a enfocar el conocimiento sobre lo desconocido y
reducir la incertidumbre, así como de comunicar conocimientos que permitan ampliar y
precisar lo que ya se conoce sobre cierta materia y, concretamente, sobre hechos que se
producen día a día en nuestro contexto respecto a las actividades humanas y que son de
interés para el público. Se trata de presentar el tema de forma clara y concreta. Si lo que
quiere convencer, deberá resaltar los beneficios que su argumento tiene para su
interlocutor.
¿Lo que pretende es persuadir? La persuasión es mover a la acción o motivar a un
cambio de actitud, inducir, modificar, mover con razones a creer o hacer una cosa,
cambiando los criterios contrarios del interlocutor; es el objetivo básico y razón de la
educación, la publicidad, la propaganda y las relaciones públicas. Para promover a la
acción o a un cambio de actitud, debe obtenerse el compromiso del participante al final del
proceso mediante un plan de acción.
¿Lo que quiere es entretener? Necesitara recrear el ánimo de la audiencia para
comunicar su mensaje de manera divertida, chistosa, con ingenio y humor.
El propósito triple o la regla de las tres “E”
Piense de nuevo en los ejemplos de las diferentes audiencias que asistirán a su
exposición (véase 1.1.2.1). En el primer caso: con el público hostil, oponentes e incrédulos,
les está tratando de educar, convencer, de remar contracorriente, si se esfuerza sobremanera
quizá lo logre. En el segundo, el público neutral, el objetivo es meramente informativo; les
está explicando los datos para tratar de integrarlos, es el público más difícil. Y en el tercero,
el público de apoyo, simpatizantes y seguidores, está tratando de mantener su simpatía, en
este caso no trate de persuadirlos, dé nuevos elementos vívidos con ejemplos prácticos que
lo llevará a una exposición lúdica muy efectiva y entretenida.
23
En realidad prevea que tendrá los tres tipos de público simultáneamente su audiencia
por lo que es preferible integrar a su propósito la regla de las tres “E”:
1. Educar
2. Explicar
3. Entretener
CUANDO SU CHARLA INFLUYE A OTROS
Una charla que reúne la regla de las tres “E” literalmente puede cambiar su vida. En
cierta ocasión estaba colaborando en la Maestría de Derecho para llevar a cabo un circuito
cerrado de televisión de un gran conferencista y autor, el Dr. Leonel Pérez-Nieto; eran tantos
los abogados que querían escucharle que fue la única solución posible en ese momento.
Siendo experto en Derecho Internacional Privado todos sus ejemplos hacían reír a los
participantes salvo a uno, quien le cuestionó diciendo: ¡Yo no estoy de acuerdo con su libro! –
el silencio fue total y la tensión creció en el ambiente– a lo que, con una sonrisa en el rostro,
contestó: Es muy sencillo ¡escriba uno! Su respuesta redujo la tensión e hizo reflexionar a
todos los presentes, incluso a mí que me motivó a escribir sobre los temas que siempre me
habían apasionado y de los que, hasta ese momento, no encontraba respuestas. Dondequiera
que esté, le agradezco por su enseñanza y estimulación.
24
1.2 Proyección
Normalmente, un discurso improvisado
toma más de tres semanas de preparación.
–Mark Twain10
Después de haber delimitado el tema, conocer quién será su audiencia y determinar
cuál es su propósito, es de suma importancia que no corra el riesgo de dar a conocer
detalles que no debía exponer o de causar una mala impresión en el público, por lo que
nuestro siguiente paso es proyectar.
Los discursos exitosos requieren un arduo trabajo. Éstos no brotan de la nada ya
elaborados de forma completa y espectacular como un libro recién impreso. La buena
noticia es que cualquier persona puede realizar el trabajo implícito en la redacción de un
buen discurso, sólo basta con que sepa cuáles son los pasos a seguir y los siga:
▪
▪
▪
Presente la evidencia, los hechos
Establezca una estructura de presentación sólida
Cite y ejemplifique
1.2.1 La evidencia
Llegue a los hechos, o los hechos llegarán a usted.
Y si llega a ellos, hágalo bien, pues si ellos llegan a usted primero,
no será de la mejor manera.
–Thomas Fuller11
Cualquier que sea el propósito de su exposición necesitará presentar las evidencias
de lo que expone. Esto quiere decir que es ineludible realizar una investigación preliminar.
Asimismo, tendrá que seleccionar cuidadosamente los hallazgos que va a mostrar. Su
propósito debe ser asegurarse de brindar a su público las evidencias basadas en hechos
reales, de modo que respalden su argumento de manera sólida. Sin embargo, evite
sobrecargar a la audiencia con gran cantidad de números insignificantes o de datos
complejos que no se relacionen directamente con los subtemas sobre los que haya decidido
exponer. En las mejores condiciones, la evidencia es el elemento que le da vida al tema, si
la utiliza razonablemente conseguirá:
▪
▪
▪
Dejar en claro su posición y su idea principal
Respaldar lo que está diciendo
Causar una impresión impactante
10 Mark Twain, seudónimo del escritor Samuel Langhorne Clemens (1835-1910), fue un humorista, novelista, y
conferencista americano. En ocasiones Twain era confundido como empresario y hombre de negocios, su humor e ingenio
eran tan afilados que lo llevaron a gozar de un enorme reconocimiento, probablemente fue la celebridad americana más
popular de su tiempo.
11 Dr. Thomas Fuller (1608-1661), sacerdote e historiador inglés, frase citada en Hewlett-Packard (2007).
25
1.2.1.1 Tipos de evidencias
El conocimiento es de dos tipos: Tenemos conocimiento propio sobre un tema,
o sabemos dónde encontrar la información sobre el mismo.
–Samuel Johnson12
Una exposición bien diseñada incluye diversos tipos de evidencias, pues la
combinación de éstas fortalece el argumento. No obstante, siempre asegúrese de integrar de
manera clara y coherente todas las evidencias en su presentación, poco hará si aparecen
solas y sin conexión alguna. Entre los tipos de evidencias que puede utilizar se encuentran:
Datos y hechos:
Información que puede ser verificada por una fuente externa.
Estadísticas:
Datos que explican algo en términos de variables (de tiempo y
frecuencia). Las estadísticas son muy poderosas, sin embargo,
pueden ser manipuladas con facilidad. Al evaluar datos
estadísticos, considere siempre la fuente de donde provienen,
compare los datos con otras fuentes a fin de asegurarse que estos
sean precisos. Al presentar estadísticas use sólo información
actual.
Citas de expertos:
Declaraciones de autoridades en la materia. Si la persona a quién
está citando no es lo suficientemente conocida, además de la cita,
muestre alguna información sobre su perfil. El citar las palabras
de alguien tiene dos ventajas: 1) Es probable que alguien ya haya
expresado lo mismo que quiere decir, 2) Le permite respaldar su
mensaje con una fuente con credibilidad.
No todas las referencias deben tomarse de algún personaje
distinguido, siempre y cuando las palabras que evoque sean
adecuadas para el tema y el público; quien las haya dicho puede
ser prácticamente cualquiera, hasta un personaje ficticio.
Testimonios:
Declaraciones de un tercero que funciona como una
recomendación para respaldar y enfatizar una idea; los
testimonios13 pueden provenir de personas expertas, de personas
con prestigio o de particulares sin referencias.
12 Dr. Samuel Johnson (1709-1784), fue una de las figuras literarias más grandes de Inglaterra: un poeta, ensayista,
biógrafo, lexicógrafo y a menudo considerado crítico de la literatura inglesa. También fue un gran estilista del ingenio y de la
prosa. Frase citada en Hewlett-Packard (2007).
13 Los testimonios son una técnica altamente persuasiva aplicada en los dispositivos de publicidad y propaganda. Entre
los espectadores causa sensación las personas famosas o reconocidas en alguna área. De seguro una celebridad captará
su atención. Sin embargo, la gente común y corriente es más eficaz que las celebridades, pues los espectadores son
escépticos respecto a las celebridades, modelos y talentos que aparecen en pantalla, puesto que están conscientes de que
se les paga por su intervención o que tienen un interés particular. Martínez Giovanni (2006) Treinta Segundos de Marketing
Electoral. Tesis de maestría. Facultad de Ciencias Políticas y Sociales. UNAM (pp. 117 y 126).
26
Un testimonio proveniente de un experto tiene la fuerza de una
autoridad en la materia. Los testimonios de personalidades que
gozan de gran estima, incluyendo políticos, empresarios,
deportistas, incluso actores, constituyen los testimonios de
prestigio. Por su parte, los testimonios particulares (provenientes
de personas sin referencias profesionales) se utilizan
generalmente para demostrar que un problema o asunto es
identificable, frecuente y de preocupación para los demás.
Narraciones:
Ejemplos relatados en forma de historia; deben tener un inicio, un
desarrollo y un final y ser interesantes sin tener que incluir
detalles innecesarios.
1.2.1.2 En dónde investigar
Hemos clasificado doce grandes categorías de fuentes de información en donde
investigar datos y hechos, de manera directa e indirecta, las cuales pueden observarse en el
siguiente cuadro:
Cuadro 4: Tipología de fuentes de información
Elaboración de Zoila Pablos y Giovanni Martínez (2007)
27
1.2.2 La estructura
Una vez que conoce los problemas, necesidades y preocupaciones de la audiencia
determine cuáles son los puntos más importantes que van a resaltar durante su discurso e
intégrelos en su propuesta dentro de la estructura.
El próximo paso es identificar una buena estructura de organización de las ideas. La
estructura del argumento dependerá principalmente de su propósito.
Si su propósito es informar, utilice el desarrollo de la presentación para describir el
tema y demostrar como se relaciona con la audiencia. En cambio, si su propósito es
persuadir, utilice el cuerpo de la presentación para definir el problema y plantear su
solución. Por último, si su propósito es entretener busque los ejemplos y citas que le
permitan a su audiencia reflexionar sobre el problema y la solución que les plantea.
1.2.2.1 Organice la estructura
Para que un mensaje se transmita de forma eficaz es importante distinguir tres partes
de la estructura de organización lógica y lineal:
1. Introducción.
Diga lo que tenga que decir; una buena introducción
propicia un ambiente adecuado para la exposición del tema:
permite captar la atención del público, despierta su interés
por el contenido del tema, los motiva a atender y participar
y, consecuentemente, permite asegurar mejores resultados.
2. Desarrollo del tema
¡Dígalo! No desarrolle más de tres puntos ni más de dos
subtemas por punto. Es la exposición gradual del
contenido, lógicamente ordenado, como forma de lograr un
aseguramiento de la continuidad.
3. Conclusión.
Asegúrese de haberlo dicho; sintetice la información de
las ideas expuestas, resalte y repase los principales puntos
de interés para conectar los conocimientos previos con los
adquiridos, solicite la respuesta de retorno y predisponga a
la adquisición de compromisos.
¿Qué va a decir?
Si no sabe lo que desea lograr en su exposición, la audiencia tampoco lo sabrá. Dar
un gran discurso no es un propósito en sí mismo –el medio no es un fin, el fin es lo que
quiere que la audiencia haga con la información que le presentará. Sea absolutamente
específico, diga su objetivo en no más de una frase o dos. Imprímalo y péguelo cerca del
monitor de su computadora, esto lo mantendrá enfocado en el objetivo mientras organiza la
estructura de su exposición.
28
¿Cómo lo va a entregar?
A la hora de construir el mensaje siempre busque que sea:
Concreto:
centrado en un argumento principal
Activo:
que suscite la discusión y reflexión
Progresivo:
que la introducción de los conceptos se establezca de forma
paulatina, siendo estos asimilados antes de pasar a los siguientes
Estimulante:
que incremente la autoestima y estimule los esfuerzos
Dirigido:
que permita corregir inmediatamente los errores, si los hay
Autoformativo: que favorezca el descubrimiento de las cosas por uno mismo
Individualizado: tenga en cuenta la personalidad de cada individuo y trátele según la
misma
Repetitivo:
que reitere los conceptos claves
Variado:
que evite el aburrimiento
¿Cómo lo va a decir?
Determine el canal de comunicación más adecuado, a la hora de elegir el canal tenga
en cuenta que en situaciones habituales el ser humano asimila:
20% de lo que oye
30% de lo que lee
50% de lo que ve
70% de lo que corrobora
90% de lo que practicamos
Por lo tanto, al combinar la comunicación verbal con apoyos visuales y audiovisuales
que ilustren el contenido de su exposición la refuerzan; traslade dicho mensaje a la realidad
de la audiencia y sobre todo, lo más importante, observe permanentemente si la audiencia
está comprendiendo el mensaje.
1.2.2.2 Patrones estructurales de organización
Trate de organizar el desarrollo de la exposición de manera que tenga sentido para el
tema. En efecto, la mayor parte de los temas tienden a inclinarse, por naturaleza, a una
estructura en particular. Los patrones estructurales de organización más comunes son:
Causa-efecto:
Los eventos son citados y explicados haciendo referencia a las
situaciones que provocaron su origen y luego se plantean sus
efectos reales y las formas de mitigarlos, pueden ser hechos que
han ocurrido o ocurrirán, lo que es conveniente para discursos
persuasivos ya que se puede usar para probar que ciertas
circunstancias ocasionan un problema.
Cronológico:
La información se estructura en orden secuencial
“cronológico”. También se le conoce como línea de tiempo
y
29
Espacial:
Sirve para organizar el material siguiendo el punto donde se
encuentra físicamente. Ideal para presentar modelos, productos y
ubicar lugares.
Problema/solución:
Se presenta un problema, se sugiere una solución y se dan a
conocer las ventajas y beneficios, esto es muy útil para casos que
requieren persuasión. Se señala el problema en una situación
determinada y a continuación se sugiere tomar una medida y
dirigir la atención hacia los méritos de la propuesta en particular.
Pero si la propuesta no contiene recomendaciones específicas
para dar solución al problema planteado el público se sentirá
impotente de cambiar esa situación.
Temático:
Se utiliza al agrupar sus ideas sobre algunos temas o divisiones
de forma lógica desde un punto central y cada idea se convierte a
su vez en un punto importante. Esta estructura es útil para
exposiciones informativas. Las ideas se enumeran del más simple
al más complejo. También puede hacerlo en orden inverso.
Es posible que un tema admita varios tipos de estructura, por lo tanto, considere
distintos enfoques estructurales antes de decidir cuál es el mejor para su exposición. Por
ejemplo, una exposición puede organizarse con una estructura cronológica o con una
temática. Si se opta por la cronológica, se describirá la secuencia de acciones necesarias
para llevar a cabo el análisis. Mientras que en la temática, se puede cubrir de tres a cinco
subtemas importantes del tema principal.
1.2.2.3 La estructura inversa, el sistema 3-1-2
Como hemos visto todas las exposiciones se diseñan para dar la solución a un
problema. Las distintas audiencias y quienes le evalúan, no ven con buenos ojos a aquellos
que descuidan este punto y no dan soluciones. Por ello, al desarrollar un tema integrador dé
respuesta al problema que pretende resolver puede pensar en el tema como si fuera el
párrafo principal de un artículo de un periódico –la nota de ocho columnas– que describe el
programa que emprenderá.
Esto es fácil de aprender a través del método de proyección de la “estructura inversa
3-1-2” que le ayuda a desarrollar el enfoque y la unidad temática de la exposición. Cuando
lo haga, su charla tendrá mayor claridad, cohesividad y consistencia.
La mayoría de las personas hemos aprendido a escribir y hablar con una estructura
1-2-3: 1) introducción, 2) desarrollo y 3) conclusión. En la planeación de los discursos
orales esto es contraproducente. En contraste con la lectura de una nota, en una charla no se
tiene el lujo de ir hacia atrás y leer de nuevo lo que faltó.
Pero, si durante la etapa de proyección inicia con la esquematización o el bosquejo de
su estructura con el punto tres, la conclusión; su exposición estará centrada en la
30
combinación de su objetivo con los problemas, intereses y preocupaciones de la audiencia.
Escriba su conclusión en una hoja electrónica o tarjeta brístol marcada como (3), después
desarrolle una introducción que señale a la audiencia que conoce de sus problemas y que
les ofrecerá una solución. Coloque esto en una hoja o tarjeta marcada como (1). Finalmente
escriba sus argumentos de soporte en una serie marcada como (2A), (2B) y (2C).
1.2.2.4 Aplique la estructura inversa en su proyección
Llegó el momento de aplicar la estructura inversa 3-1-2 en nuestra exposición. En
resumen, inicie el diseño de la estructura por la conclusión, luego continúe por la
introducción y finalmente por el desarrollo. Esto es sólo para organizar las ideas, recuerde
que en el momento de la presentación se expondrán en el orden 1-2-3.
Tres: Diseñe su conclusión
¿Qué diría si asistiera a un concierto y la última canción está desentonada?
Desafortunadamente muchos personas terminan sus exposiciones sin hablar del mensaje
porque están alegres de haber terminado y lo que desean es salir del lugar. Incluso si siente
eso, nunca lo demuestre a la audiencia. Debe concluir con estilo y confianza para dar la
impresión que podría estar parado otra hora y mantenerse perfectamente contento.
Un cierre es adecuado cuando el propósito fundamental de la reunión ya se ha
expuesto lo que permite la consolidación de la estructura conceptual, mediante la relación
explícita entre las ideas previas del público que han sido activadas y la organización
conceptual de los materiales presentados en la fase del desarrollo de la exposición.
La conclusión es tan importante como la apertura, conduce a la audiencia a recordar el
tema o a olvidar por completo la experiencia. Por ello, ahorre bastante energía para
mantenerse animado mientras que dé su conclusión. Aquí están algunas formas de concluir
con estilo:
Exponga el panorama
Concluya su presentación con una historia sobre qué
sucederá después de que se pongan en acción sus pasos.
Presente una gráfica clara y concisa, sobre todas las
ventajas que ocurrirán cuando pongan su idea en
ejecución o contraten sus servicios.
Presente hechos y estadísticas
Para un cierre con lógica, muestre un número razonable
de hechos y estadísticas. Incluso si ha mencionado
ciertos números durante su charla, puede repetir esas
estadísticas durante la conclusión y terminar con una
historia memorable.
Pida que tomen una decisión
Puede dar una exposición en la cual quisiera que la
audiencia tomara una decisión a la conclusión de su
charla. Pida que decidan. No deje abierto el cierre. Puede
31
hacer preguntas tales como ¿qué otra información
necesitan para tomar la decisión? Ya han escuchado las
ventajas y desventajas ¿qué les parece el plan que les he
propuesto realizar para ponerlo en práctica? Trate de
mantener el llamado a la acción lo suficientemente
simple como para que sea algo que la audiencia pueda
lograr. Hágales saber que con tan sólo dar un pequeño
paso –el que les propuso– pueden lograr grandes
resultados. Dé a la audiencia el incentivo suficiente para
que piensen en su exposición fuera de las paredes de la
sala de conferencia, indique las instrucciones sobre qué
hacer con toda la información que les acaba de presentar.
Los puntos importantes
Tendrá su exposición organizada alrededor de un tema
general y tres subtemas. Bajo esos puntos habrá
presentado los hechos, estadísticas, cuadros etc. para
sostenerlos. Cuando concluya resuma a su audiencia
estos puntos clave.
Probablemente concluirá y después contestará preguntas. Después de las preguntas,
debe concluir de nuevo. ¿Por qué? Si no concluye después del período de preguntas y
respuestas su exposición podría ser víctima de la última pregunta. Su conclusión es lo
último que la gente escuchará.
Prepare una diapositiva para mostrarla después del período de preguntas y respuestas
en la que repita al auditorio de manera resumida cuál ha sido el principal aporte de su
trabajo. Tenga lista una frase que resuma su charla de manera positiva y enérgica. Si está
dudando de que no pueda recordar esos puntos principales, escríbanlos en una tarjeta y
ténganla frente a sí para hacer las observaciones finales.
Uno: Planee su introducción
Primero, considere dos tipos de introducción, a una la podemos llamar “introducción
a la introducción”, donde brevemente se hacen comentarios sobre la propia reunión,
pasando con una transición suave a la “introducción del tema” de la exposición la cual se
divide en tres partes: presentación del orador, descripción de la estructura de la exposición
y la introducción del tema. El objetivo fundamental es captar desde un inicio la atención e
interés del público.
En una “introducción a la introducción” usted puede responder o ampliar la
presentación que le hicieron, comentar sobre lo especial de la ocasión de la reunión,
recordar alguna fecha especial o asociada al tema, elogiar a la audiencia, referirse a algún
acontecimiento anterior, reconocer a personas clave en la audiencia y expresar el placer de
hacer sido elegido para ser el expositor.
32
Sus comentarios deben ser breves –no más de dos o tres frases– antes de pasar a la
“introducción al tema”.
Si está utilizando una presentación digital la introducción puede visualizarse de la
siguiente manera:
a) En la primera diapositiva integre el logo de la institución (universidad, facultad,
departamento) o empresa en donde se realizó la investigación y la fecha (mes o
temporada y año. Esto le servirá como fondo durante la “introducción a la
introducción”.
b) En la siguiente diapositiva escriba el tema de la exposición y su nombre. Le servirá
para introducirse a sí mismo y dirá quién es usted y porqué deben de escucharle, al
tiempo que mantiene el título de la exposición y nombre del expositor en pantalla.
c) La mayoría de la gente que atiende a una exposición “recuerda” no más de cinco
puntos dominantes, por ello, lo último es lo primero –en la tercera diapositiva o
sumaria: se enumera, a manera de índice o agenda, los puntos que se tratarán en la
exposición.
No enumere más de tres o cuatro subtemas en su agenda, no importa si estos se
ramifican en otros, si la audiencia ve una lista larga puede sentirse agobiada si
considera que tendrá que escuchar sobre todos esos asuntos.
33
Otra opción es explicar brevemente cuáles serán los subtemas a tratar a modo de
mapa general. –hágalo fácil de seguir– vaya lógicamente de lo simple a lo
complejo.
En cualquier opción que elija comience por indicar al público lo que presentará y
manténgalo en los materiales de su exposición. Piense en la agenda como una guía que lo
orientará en el resto de su presentación. Mientras la da a conocer no debe dar mayores
detalles sobre los puntos a tratar, sino proporcione un mapa general que defina la
estructura organizativa de su presentación y permita al público saber qué esperar.
Enganche a la audiencia con una entrada provocativa, algo que los ponga a pensar
sobre el tema que va a exponer. Éstas son las áreas principales que planea sean cubiertas.
Comience colocando su tema en contexto; puede ser que desee proporcionar un bosquejo o
delinear un mapa mental.
Dígales lo que vinieron a escuchar, es decir, cuál es el tema que tiene para
compartir. Dé una visión general de lo que necesitan saber, esto no debe llevarle más de
cinco minutos. La introducción al tema actúa como un “puente cognitivo” entre los
conocimientos previos del auditorio y la información contenida en la exposición.14
14 Coll, C.; Pozo, J.; S., Bernabé; Valls, E. (1992). Los contenidos en la Reforma, enseñanza y aprendizaje de conceptos,
procedimientos y actitudes. Madrid, Santillana.
34
Algunos tipos de introducción consiste en:
Revisión de material
previo
Consiste en la revisión de conocimientos, habilidades y/o
actitudes previamente adquiridos por el público.
La revisión de material “previo” es una actividad
importante, sin embargo es necesario tener en cuenta que
su manejo a manera de introducción, puede resultar
terriblemente monótona.
Alusión a un asunto de
actualidad
Aquí se hace referencia a algún evento ocurrido
recientemente en alguna organización en la localidad, en
el país o a nivel internacional y que haya sido divulgado
en algún medio de comunicación.
Anécdotas
El expositor utiliza una experiencia que ilustra el aspecto
central que es objeto de estudio.
Analogías
El expositor alude a un concepto o situación que ya es
conocido por la audiencia para clarificar el concepto o
situación que constituye la idea central del tema en
cuestión.
Alusión a un evento
histórico
Se hace referencia a una situación ya pasada que ha
dejado huella en la historia universal o local y que refleja
de una u otra manera la idea central del tema a desarrollar
en la sesión de clase.
Referencias humorísticas
Decir una broma o una historia graciosa, ya sea real o
imaginaria, es una forma de introducir al tema. A las
personas les gusta escuchar algo gracioso y la referencia
humorística es una buena manera de llamar y captar la
atención de los que escuchan.
Ejemplos
Son historias que describen una imagen, verbalmente o
por medio de apoyos visuales (fotografías, imágenes,
videos o algún otro tipo de material de apoyo). Este tipo
de introducciones llama la atención de la audiencia al
presentar al inicio de la sesión una historia que
“involucre” al que escucha, con la imaginación o por
medio del canal visual.
Preguntas
Su intención es hacer que las personas piensen sobre ella,
sin que necesariamente se pida una respuesta. Esta
respuesta podrá construirse a partir del desarrollo de la
exposición.
35
Dos: Organice el desarrollo del tema, la parte principal
Una exposición será más eficaz cuando esté organizada jerárquicamente, es decir,
cuando desarrolla una red conceptual cuyos elementos se ramifican progresivamente. El
aprendizaje que deriva de una exposición no depende sólo del significado lógico del
contenido, sino también de la coherencia e ilación con que está estructurada la información
expuesta. Así pues, es importante que las ideas estén conectadas entre sí y no simplemente
yuxtapuestas, que se perciba un hilo conductor o argumental. El tema se comprende mejor
cuando parte de las ideas más generales para irse adentrando en los detalles.
Es conveniente que esa estructura conceptual jerárquica de la exposición venga
denotada no sólo por su organización secuencial, sino también por otras ayudas, señales o
elementos complementarios que faciliten al auditorio el seguimiento de la estructura
argumental. En el caso de un texto, estas ayudas pueden consistir en el uso adecuado de los
apartados del mismo, la presentación de esquemas, el uso de recursos formales (tipografía,
subrayado, etc.).
En una exposición oral se suele recurrir a elementos no verbales del lenguaje tales
como el énfasis, la reiteración, la clasificación o el uso de material gráfico, con el fin
realzar la estructura y organización interna de la exposición. Deben servir no sólo para
destacar cuáles son las ideas principales, sino también para hacer explícita la forma en que
se relacionan. Más adelante se presenta información sobre el papel que juega el manejo de
la comunicación no verbal en la aplicación de la exposición como técnica didáctica.
Por ser la parte más importante de la exposición es necesario dedicarle dos tercios del
tiempo y espacio. En la presentación digital incluya los aportes al conocimiento, los
resultados obtenidos y el significado de su trabajo para el futuro. Es muy importante
transmitir esta parte de la mejor manera posible al auditorio, use: Un mensaje central, no
más de tres puntos complementarios y no más de dos subpuntos por tema. Para estructurar
el desarrollo, en al menos tres diapositivas plantee el problema, explique el estado del arte
y se señale cuál es la solución que propone. Por lo general, los detalles no son parte de la
exposición, quienes estén interesados en ellos le harán preguntas al final de la misma.
1.2.3 Mida el tiempo
Elegir el tiempo es ahorrar tiempo
–Francis Bacon15
Como expositor deberá saber cuál es el tiempo que ha sido programado para su
exposición y si este tiempo incluye las preguntas del público. Uno de los objetivos
exposición es la retroalimentación de conocimientos con el auditorio, por lo cual es
recomendable dejar un tiempo razonable para las preguntas que puedan surgir.
15 Francis Bacon. (1561-1626) Padre del razonamiento inductivo y el método científico, responsable de la actual
tecnología. Sabía que sólo la ciencia aplicada podría liberar a las masas de la miseria humana. Lucho contra la mayor
conspiración, al serle negado el trono como hijo natural de la Reina Isabel I y Lord Leicester, algunos historiadores
aseguran que algunas de sus obras las firmó como William Shaspeare.
36
Mantenga al tiempo permitido, si puede mantenerlo corto: funciona mejor cuando es
por debajo de lo establecido. En general, dé un plazo de dos minutos para cada diapositiva
que utilice en su presentación digital, pero dé más tiempo para cuando desee desarrollar
puntos específicos. Sin embargo, las audiencias se aburren con algo en la pantalla por más
de cinco minutos, especialmente si no se está hablando activamente sobre ella; si este es el
caso, substituya la diapositiva por una imagen de descanso, por ejemplo el logotipo de la
institución o compañía.
Una regla general, cada apoyo visual merece por lo menos 10 segundos y ninguno
clasifica para más de ocho minutos. Si pasan de varios minutos en una diapositiva, o en un
video considere subdividirlos (no estamos sugiriendo esto como regla obligatoria, sino
como una buena pauta. Obviamente, algunos cuadros o gráficos pueden llevarle varios
minutos).
¡Apéguese al plan para la presentación, no intente desviarse, consumirá tiempo
importante y podría terminar en un punto muerto sin escape!
A menos que se haya dicho explícitamente, tiempo ideal para la discusión es
suficiente con cinco minutos clarificar las dudas. El presidente de la sesión puede ampliarlo
si las preguntas llegan a ser interesantes hasta por diez minutos más.
La distribución del tiempo ideal para una exposición exitosa es:
1. Introducción
( 4 minutos, o un 10% del tiempo asignado)
2. Desarrollo
(20 minutos, o un 65% del tiempo asignado)
3. Conclusión
( 6 minutos, o un 25% del tiempo asignado)
4. Preguntas y respuestas
(de 5 a 15 minutos o el tiempo asignado)
En el cierre de su exposición pregunte si hay algunas dudas –evite de ser conciso,
cuando hace esto las audiencias pueden encontrarlo que intimida– si las hay eso le
demuestra que no prestaban atención o que quieren saber más sobre un punto
determinado. Si las preguntas tardan en llegar, puede comenzar haciendo una pregunta a la
audiencia así que téngala preparada.
Típicamente, las exposiciones en seminarios y congresos duran 15 minutos y la sesión
de preguntas y respuestas cinco minutos. Las clases de licenciatura tienen una duración
entre 30 y 45 minutos y el resto de tiempo se dedica a preguntas. En la defensa de una tesis,
la exposición es de unos 30 minutos y las preguntas de la comisión evaluadora pueden
prolongar se hasta dos horas. Y las presentaciones ejecutivas duran a lo sumo 5 minutos.
1.2.4 Materiales de apoyo
Nos referimos en este caso a aquellos recursos físicos que apoyan y facilitan la
comunicación entre el expositor y el público. Ningún apoyo es mejor que otro por sí
mismo. Su disponibilidad, las características físicas del lugar, el tamaño de la audiencia, el
tiempo disponible para su preparación y el uso apropiado de los mismos es lo que resulta
determinante para apoyar de manera efectiva el proceso de comunicación.
37
Los materiales de apoyo ofrecen un refuerzo fundamental tanto para las ideas
principales como para las evidencias que las respaldan. También actúan como refuerzo
para la memoria y como guía para el orador mientras está de pie frente a su audiencia.
Existe una variedad de materiales de apoyo, que pueden ser agrupados en cinco grandes
categorías:
Cuadro 5: Categorías de apoyos para exposiciones
Escritos
Libros
Materiales
de mano
Notas
Lexi-visuales
Diaporamas
Pizarrón
Rotafolios
Acetatos
Auditivos
Visuales
Grabaciones
de todo tipo de
sonido.
Fotografías pinturas
y bocetos
Gráficos, mapas y
cuadros
Audiovisuales
Videos
Películas
Presentaciones
digitales
1.2.4.1 ¿Por qué usar materiales impresos?
Los materiales impresos son excelentes porque el público puede volver a verlos
posteriormente. Identifíquenlos, en el encabezado con el tema de la exposición y su
nombre, y el pie de página con el nombre de la institución y/o empresa, el año de
publicación, el símbolo de derechos de autor y el número de la página. 16 A diferencia de
otros tipos de materiales en los impresos –como los materiales de mano (hand out)– se
puede incluir una cantidad substancial de información. Si optan por una lectura
complementaria, de preferencia entregue material didáctico de su autoría y no copias
fotostáticas o compilaciones de material de otros autores, recomiende la adquisición de
libros originales impresos por las editoriales, lo que a la larga ayudará a crear la biblioteca
del público.
Una recomendación técnica es no entregar material impreso de baja resolución
(copias de la copia), un solución profesional es imprimir originales en centros de copiado
especializados, le será más económico, le ahorrará tiempo y dinero que si lo imprime en su
casa u oficina. Si va a usar materiales impresos, decida con suficiente antelación si va a
repartirlos antes de comenzar a hablar o al final. A fin de que los materiales de mano le
ayuden a mantener la atención de la audiencia durante la presentación, es recomendable que
los entregue en el momento previo, ya que le servirán de guía. Si piensa compartir
materiales impresos como lectura complementaria o de cualquier otro tipo de formato
durante la exposición, tome un momento para avisar a la audiencia que lo hará. Si el
material impreso tiene varias páginas, no olvide enumerarlas, e indique qué página ver al
momento de hacer referencia al mismo.
Algunas veces es de mucha ayuda distribuir los materiales impresos –como trípticos,
carpetas y promocionales– al concluir de la exposición, si no tendrá que competir con éstos
para ganarse la atención de la audiencia. Contemple utilizar el último borrador del esquema
16 Para registrar sus trabajos profesionales y evitar plagios el procedimiento es sencillo y el pago es mínimo, pregunte en
su localidad por la oficina del Instituto Nacional del Derecho de Autor en la SEP. o sus representaciones en el interior del
país o busque información en la página http://www.sep.gob.mx.
38
de su exposición, ya que así podrá incluir los puntos más importantes –y las evidencias más
relevantes– de manera simple, clara y coherente.
Ayúdese visualizando sus ideas con fotografías, cuadros, gráficos, ilustraciones, etc.
Una presentación exitosa se logra en un 63% cuando cuenta con apoyos visuales, ya que
éstas ayudan a que el público haga asociaciones, recuerde experiencias previas, se
emocione, se transporte en el tiempo y lugar y retenga mejor el mensaje.
Persuasión visual
La mejor forma de explicar un resumen visual es con un gráfico de lo que hasta aquí
hemos expuesto:
Cuadro 6: Ejemplo de resumen visual
Partes de una exposición
Diseñado por Harry Mills, Presentation PRO (2005), traducido y adaptado.
Pero tenga cuidado, si los apoyos visuales se emplean de manera inadecuada pueden
convertirse en distracciones que opacan al expositor e inhiben el mensaje que se trata
transmitir, ¿Qué debe tomar en cuenta para usar sus materiales visuales impresos?:
El propósito del material impreso. La calidad y el número de apoyos visuales impresos
deben realzar la charla, no distraer de mensaje. Exhiba o distribuya un boceto de la
presentación digital para ayudar a la audiencia a seguir de la presentación a largo y
aumentar el interés; recuerde el valor las imágenes, gráficos, símbolos y objetos.
El aspecto que debe tener su material impreso –pregúntese: ¿Puede la audiencia captar
rápido y fácilmente lo que él ve?, ¿Pueden al mismo tiempo leer y escuchar?
Existen varios tipos y formatos de materiales impresos que se pueden generar desde
su computadora: manuales, trípticos, volantes, etc… también puede imprimir su
presentación digital en hand out (material de mano); con notas al lado, sin notas y espacio
en blanco para escribir, sin espacio para escribir y sólo las imágenes representativas, en una
diapositiva por hoja, dos, cuatro u ocho diapositivas por hoja, en fin. La decisión varía
dependiendo el tipo y el número de público, además contemple los costos de reproducción
y si el auditorio paga por ellos o son gratuitos.
39
El diseño de su presentación digital en hand out (material de mano) es sencillo, pero
requiere de revisión ya que muchos de los colores pasarán automáticamente a tonos grises
junto con el texto y se puede confundir uno con el otro haciéndolos ilegibles. Por ello, se
recomienda realizar una copia de su presentación, conviértala a blanco y negro, elimine
cualquier elemento no deseado para imprimir (fondos confusos, rellenos de color, etc.). Una
vez corregida expórtela a su procesador de textos desde la función archivo/ enviar a,
ordene sus gráficas como crea conveniente e identifique el tema, número de página y
créditos.
Vea los siguientes ejemplos:
Cuadro 7: Ejemplo de hand out (material de mano) tamaño carta
de ocho diapositivas por hoja y sus partes
(1) Rótulo de cabecera: indica
el nombre de la exposición;
curso, seminario, o tipo de
material, por ejemplo:
(2) Título del tema: aparece
exactamente debajo del rótulo de
cabecera y es el mismo que
aparece en su segunda diapositiva
de su presentación.
Note que aquí no se integra aquí la
primera diapositiva en la que
aparece el logo de la institución o
empresa.
(3) Diapositivas
(4)Referencias para el expositor:
además de citar las referencias al
final existe la posibilidad de citar a
los autores de forma que el orador
con una simple mirada en la
pantalla recuerde la fuente, por
ejemplo:
(5) Autor: Escriba su nombre, año
y registro (si lo tiene)
(6) Número de página
40
Cuadro 8: Ejemplo de hand out tamaño carta de cuatro y dos diapositivas
Cuadro 9: Ejemplo de hand out tamaño carta de una diapositiva por hoja
vertical con líneas de notas y horizontal de pantalla completa
Diseño de los ejemplos: Giovanni Martínez (2007).
41
1.2.4.2 ¿Por qué usar una presentación digital?
Gracias a los avances tecnológicos una presentación digital le permite usar una serie
de recursos visuales, auditivos, lexi-visuales y audiovisuales, todos en un mismo equipo y
al mismo tiempo, es decir un recurso multimedia.
Ventajas:
La presentación digital permite tener un guión para el orador y un medio de
anotación para la audiencia fácil de seguir, además, se puede modificar de
última hora el contenido, cambiar el orden fácilmente de las diapositivas,
integrar efectos visuales y sonoros que resulten efectivos, así como elaborar
rápidamente otra presentación usando diapositivas procedentes de otras
charlas, lo que le ahorra tiempo y esfuerzo y por último, es barato.
Desventajas: Existen inconvenientes en las exposiciones electrónicas cuando la inversión
inicial en el software y el hardware es alto, así como puede haber problemas
de configuración entre el equipo y los medios de proyección.
Algunas de las recomendaciones más importantes son:
▪ No mostrar ninguna diapositiva hasta que no esté listo para usarla. Una vez que
haya terminado su referencia al material, retírelo.
▪ No obstaculice la visión de la audiencia para ver el material en pantalla, párense a
un lado. Cuando se refiera a su material, apunte hacia él.
A medida que desarrolla el esquema estructural de la presentación, piense en cómo
utilizar los elementos audiovisuales para estimular la atención de la audiencia y hacer
énfasis en la idea principal.
Si son usados apropiadamente, los recursos audiovisuales pueden:
▪ Fortalecer la comprensión del tema
▪ Agregar variedad
▪ Reforzar las ideas principales
▪ Otorgarle a la presentación un impacto duradero
42
1.3 Realización
El contenido y la forma son componentes básicos e irreductibles de todos los medios,
pero por muy acabada que pueda ser la perfección de la forma,
una idea carente de valor no puede sostenerse por demasiado tiempo.
Y, sin embargo, es importante recordar que cómo presente la información
es tan importante como lo qué usted presenta.
-José Cárdenas17
1.3.1 La forma
El diseño de la exposición inició con la investigación del contenido o sustancia,
misma que ordenó bajo una estructura que le servirá de guión, veamos ahora como tomará
forma y energía con la aplicación del estilo a través de crear el concepto de diseño claro y
sencillo.
En el diseño tanto de materiales impresos como de diapositivas digitales incluya
solamente la información necesaria, elija sus puntos cuidadosamente, con cada punto
pregúntese: ¿Éste es un punto importante? ¿Es realmente algo que necesita ser destacado?
El contenido de la diapositiva debe ser evidente; los títulos de sus diapositivas deben
destacar los puntos importantes. Y sobre todo evite las diapositivas de “mega datos”; si
pone demasiada información en una diapositiva perderá a su audiencia. Algo que ayuda es
utilizar cifras con sólo los dígitos significativos (redondee en caso de necesidad). Además
una simple regla es: siete palabras por línea, siete líneas por diapositiva.
1.3.1.1 Concepto del diseño
En cualquier exposición los apoyos audiovisuales si están bien diseñados serán
siempre su aliado. Independientemente del medio que utilice para crear sus materiales tome
en cuenta siempre los mismos lineamientos. Este paso le ayudará a crear sus propias
presentaciones digitales de forma eficaz, viéndose profesional de forma impresa y en
pantalla. Independientemente de la estructura organizacional que elija, asegúrese de
mantener el mismo concepto y estilo de diseño durante toda la presentación. El concepto, es
un elemento del diseño que consiste de:
a) Plantilla
b) Fondo
c) Elementos guía, (líneas de soporte, botones interactivos)
d) Estilo, tamaño de la tipografía y fototextos
e) Estilo fotográfico
f) Gráficas estadísticas, diagramas y tablas
g) otros archivos (audio, video y animación)
y dos elementos de composición que son el color y el balance.
17
José Cárdenas.- Líder de opinión mexicano, periodista. Desde 1982 se ha destacado por su labor informativa en los
principales medios impresos y electrónicos. Tomado de El lenguaje aplicado a la propaganda y la publicidad, la ciencia sin
conciencia. Programa Debate, TV Azteca (2003) 10 de junio de 2003.
43
a) Plantilla
Utilice una plantilla (template) para sus diapositivas digitales; la plantilla integra
todos los elementos del concepto de forma pre-diseñada. Existen empresas que ofrecen
todo el desarrollo pre-establecido, las plantillas crean un tema y un sentido de la unidad a
través de su presentación digital.
Cuando la plantillas son originales y
están diseñadas profesionalmente ayudan a
la audiencia a no distraerse a menos que el
ambiente cambie:
▪ Las plantillas incluyen un diseño del
fondo y un esquema de color.
▪ El diseño del fondo puede variar a
través de la presentación pero
mantendrá el mismo concepto.
Para evitar la monotonía puede variar el concepto sólo al grado de mostrar ligeros
cambios que ayuden a la legibilidad de los gráficos, por ejemplo:
▪ El esquema de color debe permanecer constante a través de la presentación
▪ Estandarice la posición, el color y el estilo para elementos comunes
▪ A través de la presentación, los títulos y los subtítulos deben aparecer en el mismo
lugar, el mismo color; y la misma fuente.
▪ La plantilla es un buen lugar a anunciar: su institución; su departamento; o el
nombre de la conferencia que está presentando.
▪ El logotipo u otra información que identifique pueden incorporarse en la plantilla.
La esquina inferior derecha es el mejor lugar para el logotipo. El ojo viaja a la
esquina inferior derecha mientras que está cambiando una diapositiva, pero si lo que
quiere es que recuerden a largo plazo alguna información colóquela en el extremo
superior derecho.
b) El fondo
El fondo o (background), no es solo
una imagen que acompaña a la
información, si no que ayuda a mantener
la atención en el tema.
Cuídese de ciertas combinaciones:
las letras rojas en un fondo azul causan
“vértigo.”Las combinaciones rojas y
verdes no funcionan porque mucha gente
daltónica.
Fondos oscuros con imágenes y textos claros está bien; los colores agradables del
fondo incluyen azul oscuro y verdes, los buenos colores del texto son blancos y amarillos
pálidos.
44
c) Elementos guía
Mejore eliminando toda aquella
información extraña que no necesite en las
diapositivas y utilice pequeños elementos
guía que le ayuden a un mejor recorrido
visual (flechas, botones, barras de acción,
detalles, imágenes diluidas).
d) Estilo y tamaño de la tipografía
El estilo y tamaño de fuente debe comunicar la importancia relativa del contenido del
texto en la diapositiva: El título debe ser más grande que el cuerpo del texto principal. El
cuerpo del texto principal debe ser mayor que cualquier texto secundario. Y las notas al pie
y los subtítulos de los gráficos deben ser el texto más pequeño de todos.
Realice una prueba de claridad y sencillez observando si tiene el título preciso, si
emplea una idea por imagen y si está libre de estorbos. Una segunda prueba es la de
visibilidad: las fuentes ilegibles detraen el mensaje; mientras que una fuente legible no
agrega nada al mensaje de la presentación, una fuente ilegible distrae del mensaje
requiriendo al observador quitándole energía para leer simplemente el texto. La legibilidad
de la fuente es determinada por dos factores: los movimientos que hacen hacia arriba los
caracteres y su “apertura”. Las mejores fuentes tienen movimientos de igual anchura. Una
variedad de anchuras dentro de los movimientos del caracter puede satisfacer
artísticamente, pero los hace difíciles de reconocer.
Utilice el tamaño de fuente apropiado. El título de cada diapositiva va entre de 30 a
44 puntos, los textos deben medir entre 20 a 28 puntos las indicaciones y referencias entre
10 a 18 puntos y por último, pero el más importante, el título principal 44 puntos o más.
Las fuentes de palo seco o sans serif
(Arial, Tahoma, Helvética, Verdana) son
ideales para el texto en diapositivas. Puede
utilizar fuentes de adorno o serif (Times
New Roman, Courier) sólo para el título
principal.
¿Cuál es la diferencia? En un texto
escrito con Times New Roman pueden ver
los patines rizados en cada letra, esto es
excelente en textos impresos. Cuando la
oración está escrita en Arial puede ver en
pantalla que las letras son más claras, pero
no sirve para textos muy largos.
45
Llenado de página:
Si escribe textos largos en pantalla, no tendrá nada que agregar.
Utilice las palabras como guías para recordarle sobre el comentario
adicional que agregará. Puede dejar espacios en blanco, le
permitirá tener un mejor recorrido visual, pero no agrupe el texto
en el centro dejando un gran borde ancho y en blanco.
▪
Por otra parte, si lee el texto de las diapositivas y no agrega
nada, aburrirá a la audiencia; recuerde: ellos también saben
leer.
▪
Escriba un título para cada diapositiva. Tan pronto como la
audiencia vea el título en la pantalla sabrá el tema de esa
diapositiva.
▪
Haga que cada punto comience con un verbo y que cada frase
comience con un sustantivo. Esta estructura en las frases
facilita que se liguen punto por punto.
El estilo y tamaño de la tipografía nos sitúa en tiempo y espacio, lugar y público al
que se dirige la información.
Algunos de los fundamentos tipográficos son:
▪ Las mayúsculas carecen de ascendentes y descendentes lo que las hace menos
distintivas, es decir, es pesado de leer TODO EN MAYÚSCULAS; más del 95%
de todo el material impreso está en letras minúsculas; debido a esto, cuando las
palabras están en mayúsculas los asistentes tienden a ser lectores lentos.
▪
Evite abreviaturas, las abreviaturas deben ser evitadas a menos que esté seguro que
la audiencia está familiarizada con el material.
▪
Los signos de puntuación pueden ser omitidos (especialmente las comas y los
puntos) si no tienen ninguna función.
46
El fototexto es la fotografía digital de un texto para que éste no pierda sus
características. Una forma sencilla de que el texto siempre se vea tal como fue diseñado es
guardarlo como imagen.
e) Estilo fotográfico y visual
El estilo fotográfico le otorga unidad, presencia y originalidad a los apoyos visuales y
no es simplemente ilustrar sino saber aplicar las funciones de la imagen: referencial,
expresiva, apelativa o conativa, poética y fática. Todo de acuerdo a su pragmática:
informativa, propagandística, publicitaria, científica, documental, artística y crítica.
En la escritura visual se contempla la codificación espacial (el uso del encuadre,
plano, profundidad de campo, angulación y perspectiva), así como la codificación gestual,
escenográfica, lumínica, óptica y mecánica, compositiva y relacional. No tan simple como
pegar una imagen bajada de Internet.
Cuando produzca sus propias fotografías puede emplear una serie de filtros digitales
que le permitan mejorar, corregir e individualizar sus imágenes para darles mayor
originalidad y profesionalismo, por ejemplo:
47
f) Gráficas estadísticas, diagramas y tablas
Al presentar alguna información, pregúntese: ¿hay alguna forma gráfica de darla a
conocer? Si se muestra gráficamente, probablemente la audiencia podrá entender la
información en un corto período de tiempo mientras que está en la pantalla.
Los gráficos, por lo general, se emplean para presentar información estadística. Los
elementos mínimos básicos que deben contener son: 1) Tema; título, subtítulo, número de
cuadro, 2) Datos; variables y unidades de medida y 3) Fuente; autor, año, nombre e
institución.
Cuadro 10 Elementos de los gráficos estadísticos
Dentro del gráfico podemos encontrar diversos tipos de diagramas que responden a
diversos propósitos:
1. Diagrama de barras, histogramas y columnas que demuestran relaciones entre dos
o más cosas.
2. Diagramas de sectores; gráficas circulares y de pastel que dividen un conjunto en
piezas.
3. Diagramas figurativos o pictogramas.
4. Diagrama de líneas para demostrar tendencias y
5. Diagrama de ojivas que muestran el desarrollo de un proceso y secuencias.
Cualquiera que sea el formato de sus
de gráficas, recuerde no utilizar una página
llena de números sin sentido. Emplee
diagramas o modelos para presentar
conceptos complejos; utilice gráficas que
ilustren diversas etapas o segmentos del
modelo completo; comience con el marco
simple y construya los componentes
sucesivamente en el modelo o proceso
completo.
48
h) Otros archivos (audio, video y animaciones)
El último elemento del concepto pero no el menos
importante son los archivos de audio, video y animaciones,
los cuales deben emplearse con suma delicadeza y
únicamente si son absolutamente necesarios.
Color
Emplee colores de manera inteligente: elija el color para las diapositivas que
transporte el mensaje apropiado. La mayoría de las exposiciones limitan la combinación de
color. Nunca puede quedar mal con un fondo azul degradado a negro, pero siempre
personalícelo. Elija colores que contrasten de tal manera que la diferencia entre los mismos
sea fácil de percibir.
LA IMPORTANCIA DEL COLOR
▪ El color ayuda a la persuasión, motiva, suma energía, adhiere textura y profundidad, añade
impacto, crea interés y centra la vista.
▪ En la educación, el color apoya el aprendizaje pues la retención del contenido se incrementa
en un 78% además de motivar a la participación más del 80%
▪ En la publicidad, el color atrae más lectores; con su uso se incrementa la retención del
contenido del anuncio de un 55% a un 80%. Las ventas de productos aumentan en un 85%
más con anuncios a color que con publicidad blanco y negro ya que cautiva al público.
▪ Las composiciones cromáticas crean atmósferas; al aplicar el color límite su paleta y
otórguele un código en sus diapositivas para diferenciar clases, niveles, elementos, patrones,
etc.
Balance
Para obtener claridad, la información se puede balancear y ordenar de arriba abajo y
de izquierda a derecha. Asegúrese de que los elementos visuales y textos cumplan con la
regla 7+/-2 de diseño gráfico, siete líneas más/menos dos, es decir, de cinco a nueve líneas
y no más de siete palabras por línea. Puede ser que tenga un par de diapositivas de ocho
líneas pero no hace falta estandarizarlas.
Realice una impresión de sus diapositivas antes de presentarlas y cerciórese de que
haya una variedad a través de su presentación. Utilice tablas para comparar información,
fotos de los productos que quiere demostrar, gráficos para explicar tendencias y frases en
texto como último recurso.
El castellano se lee de izquierda a derecha; por orden debe leerse generalmente de
izquierda a derecha. Los ojos tienden para dirigirse hacia el centro óptico de la pantalla;
cuando una representación visual es la primera vez que se ha mostrado los ojos tienden para
dirigirse hacia en el centro óptico de la pantalla. Cree un equilibrio visual entre todos los
componentes gráficos y el texto, sin este equilibrio visual, estos elemento pueden funcionar
juntos pero hacer difícil la lectura para la audiencia y que esta no comprenda el punto que
usted está intentando mostrar.
49
No apriete su información cerca de los bordes, la información cerca del borde también
es una muestra de demasiada información en una diapositiva; algunos sistemas pueden no
mostrar la información cerca del borde de una diapositiva, por ello, deje espacio entre las
líneas de la tipografía para asegurar legibilidad.
1.3.1.2 Diseño en pantalla
Cuando se emplea una presentación digital proyectada en pantalla, los elementos
visuales efectivos son aquéllos que se pueden entender a simple vista. Esto significa que
todos los gráficos deben ser claros y sencillos, en lugar de densos y entremezclados con el
texto. Si necesita incluir mucha información en una diapositiva, utilice viñetas para resaltar
los puntos clave.
La información que presenta cada elemento visual debe ser relevante para la
audiencia y estar diseñada para atraer la atención de diferentes estilos de aprendizaje, sin
ser exagerados. No olvide que deben servir para satisfacer las necesidades de la audiencia y
no las del presentador. Las imágenes deben complementar su discurso oral, mas no
copiarlo.
Si está pensando leer directamente del elemento visual, entonces no es el adecuado y
no debería usarlo.
Siempre que sea posible use gráficas, mapas conceptuales y diagramas para reducir el
número de palabras en las diapositivas. La gráfica correcta debe impresionar a la audiencia;
aclarar conceptos difíciles; sumar interés a un punto simple y con ello generar confianza. Si
utiliza un efecto especial o transición sólo porque “se ve bien” o llama la atención, entonces
reflexione sobre lo que está haciendo.
La plantilla (template):
Las estructuras e imágenes ayudan a recordar la información, otorgue una unidad
visual, sea original y diferénciese.
A medida que vaya reuniendo los materiales para su presentación, recuerde que los
elementos de apoyo visual deben complementarla, pero nunca convertirse en el centro de
atención de la misma. Cuando esté trabajando en la parte de elementos visuales, tenga
presente estos lineamientos.
Realice una prueba de impacto, pregúntese: ¿Es sencilla?, ¿Es nítida?, ¿Es visible?
Si desea un fondo que sirva para mostrar su información busque que sea limpio e
integre elementos guía. Diseñe o modifique un fondo para que cubra requisitos particulares,
de manera que no se vea como todas las plantillas pre-diseñadas que vienen con el software
de fábrica. Cuide de no usar fotografías de fondo para mostrar gráficos, textos, datos y
números. Y asegúrese que la información sea legible y visible contra el fondo.
50
Por ejemplo, la diapositiva de la izquierda incluye demasiado texto innecesario y no
se puede entender a simple vista; además, tampoco incluye colores que resalten los
términos importantes, no es nada atractiva. A diferencia de la anterior, la diapositiva de la
derecha emplea palabras clave que están bien espaciadas al aplicarse la regla 7+/-2 y son
fáciles de entender. Tiene una apariencia profesional y utiliza colores para resaltar los
puntos más importantes, lo que capta y mantiene la atención del público.
Ejemplo traducido y adaptado del original de HP (2006)
Las diapositivas que se muestran a continuación presentan dos tipos diferentes de
información: la primera incluye un cuadro con datos estadísticos, mientras que la otra
muestra la agenda de la presentación. A pesar de que el tipo de información es diferente,
ambas diapositivas (slide) siguen los parámetros del mismo concepto en su plantilla.
Ejemplo traducido y adaptado del original de HP (2006)
DIEZ SEGUNDOS PARA CAPTAR LA ATENCIÓN:
De modo empírico, recuerde lo siguiente, diseñe elementos visuales que emitan el mensaje en
menos de diez segundos. Comience con una idea general y luego vaya a lo específico. Sus
apoyos visuales deben dar al público una imagen general antes de entrar en detalle.
51
Veamos dos ejemplos más de diapositivas antes y después aplicarles el concepto de
diseño, son ideas de cómo reducir el texto para centrase en el tema, cómo crear imágenes
más interesantes que muestren la información gráficamente y no sólo simples puntos
identificados con viñetas. Resaltar lo más importante en las diapositivas permite al
expositor entregar una exposición con mayor eficacia.
Observe el siguiente ejemplo de una charla que está dividida por secciones; el punto
no es resaltar la sección sino enfocarse en lo verdaderamente relevante: el tema. Además la
fuente es Times New Roman lo que dificulta su lectura. Aquí se logra corregir con la
ayuda del color, el tamaño de la tipografía, una fuente Arial y una imagen representativa.
Ejemplo traducido y adaptado del original de Claudyne Wilder (2001)
La diapositiva del lado izquierdo tiene demasiado texto; si la oración o parte del
texto es algo que el expositor puede decir y lo dirá, elimínela. Vea cuán interesante es ahora
al colocar las palabras dentro de formas geométricas mostrando cada uno de los puntos
clave uno a la vez. Las formas agregan variedad a la presentación pero no utilice muchas
simultáneamente.
Ejemplo traducido y adaptado del original de Claudyne Wilder (2006)
52
Tome la siguiente lista de comprobación y cerciórese de haber seguido las
siguientes pautas para diseñar diapositivas:
Utilizar tipografía legible en pantalla, evitando las diapositivas manuscritas y la
calidad de baja resolución
Redactar el texto en pantalla a unas pocas palabras clave; escribiendo frases, no
oraciones
Limitar el número de datos estadísticos; su lectura requiere de por lo menos de
uno a dos minutos por dato indirecto. Tenga una buena razón de mostrarlos.
Los diagramas o gráficos empleados hacen su punto más rápido y claro
Colocar título en cada diapositiva
Variar la vista de las diapositivas dentro de un mismo concepto y estilo
Mantener un fondo simple y agradable
Utilizar el color más adecuado en la tipografía, los gráficos y fondos
1.3.1.3 Elaboración de materiales impresos
A diferencia de otros tipos de apoyos visuales, en los materiales impresos puede
incluir mucha más información. Si los utiliza, es fundamental que sean de alta calidad, es
por ello que debe tener en cuenta los siguientes parámetros al momento de elaborarlos:
▪
A menos que tenga una sola página que entregar, reúna varias páginas en
lugar de distribuir las hojas una por una.
▪
Agrupe, identifique, enumere y presente los materiales en una carpeta. De esta
manera, realzará su importancia frente a la audiencia y permitirá al público
pasar fácilmente de página a página sin enredarse con las hojas.
▪
Utilice papel de calidad para sus materiales impresos y materiales de apoyo.
Cartulinas, papel brillante y otros tipos de papeles artísticos le dan un aspecto
profesional.
▪
Si la audiencia es pequeña, considere la posibilidad de personalizar los
materiales impresos de la presentación para cada participante. Aunque esta
personalización sólo implique colocar el nombre y cargo de la persona en la
portada, podrá demostrar a su audiencia cuán cerca están a ella y a cada
participante.
53
2 Pr epa ración
Una exposición implica ofrecer al público mucha mayor cantidad de
información que en un entorno normal de conversación o diálogo, sin
interrupciones, por lo que es preciso darle a la presentación un orden
lógico y claridad para que pueda ser seguida por el público
–Michael Stevens18
Una vez que hemos definido el propósito de la charla y proyectado el esquema de
exposición y que en consecuencia poseemos un plan general de acción, debemos preparar la
presentación en todos sus detalles. Responder a la pregunta de ¿cómo voy a decir lo que
quiero decir?, significa ir más allá de la organización genérica de las ideas y del tipo de
discurso que va a ofrecer. Significa darle cuerpo a la presentación, materializarla.
2.1 La práctica hace al maestro
Mientras que las exposiciones con computadoras portátiles se vuelven cada vez más y
más sofisticadas; con colores, estructuras, sonidos y videos ¿el expositor continúa leyendo
la imagen de la pantalla? Si se mueven las diapositivas, ¡el expositor necesita estar
animado! Si las láminas tienen sonido e imágenes interesantes, ¡la voz del expositor
necesita ser entusiasta y alegre! Ésa es la naturaleza a nivel mundial de las exposiciones de
hoy. Ya quedaron lejos las conferencias sin apoyos multimedia. Es casi imposible leer un
discurso de manera eficaz sin que se utilicen diapositivas o un telepromter.19 Si desea ser
un expositor eficaz he aquí tres prácticas necesarias: 1) Practique en voz alta, 2) Practique
usando tecnología, 3) Practique el “Consejo de Expertos”, 4) Practique un plan de reserva,
el Plan “B” –que hacer si la tecnología falla.
Recuerde que al practicar su exposición podrá resolver las necesidades de su
audiencia lo mejor posible y para ello necesita:
▪ Mantener el contacto visual con la audiencia
▪ Utilizar los gestos naturales de la mano
▪ Mantener la tranquilidad y cuidar el movimiento natural del cuerpo
▪ Mantener el volumen apropiado de la voz
▪ Evitar distraer con la ropa o los accesorios
▪ Mantener un ritmo constante del discurso
Si es posible, practique su exposición en el mismo lugar donde se llevará a cabo. Use
la presentación digital que ha preparado, cuando practica de esta manera la integrará mejor
en su charla. Finalmente, no sienta que tiene que memorizar parte por parte. En muchos
casos podrá utilizar indicadores de ayuda a su memoria tales como tarjetas de notas o
bosquejos. La mayoría de las personas encuentra que cuanto más practican, con mayor
facilidad realizan su exposición y se sienten cómodos.
18
Stevens, Michael. (1998) Cómo ser mejor... hablando en público. Panorama Editorial S.A, Argentina
Uso de Telepromter. El expositor lee directamente lo que aparece frente a él en un cristal esmerilado que refleja a 45° la
señal de un monitor de computadora y del que él tiene el control para pasar la información al ritmo que desee. Ante los ojos
del espectador esto pasa desapercibido y parece que le está hablando sin ningún apoyo escrito.
19
54
2.1.1 Prepárese para entregar de la exposición
Fallar en prepararse es prepararse a fallar
EJEMPLO DE VIDA
Después de un concierto, un fanático se acercó hasta el famoso guitarrista Chamín Correa y le dijo
con excesiva efusión: “daría mi vida entera por tocar tan maravillosamente como usted lo hace.”
A lo que Chamín contestó “yo lo hice”.
Las grandes exposiciones requieren una cierta planeación, la parte importante –
practique, practique, practique. El propósito principal de crear un boceto es desarrollar un
plan coherente de lo que desea hablar. Usted debe conocer su presentación muy bien, así
durante la exposición real, con sólo un vistazo a sus notas le asegura permanecen en el
tema. También le ayuda a controlar sus nervios dándole la confianza de que usted puede
realizarla sin desmerito.
2.1.2 Practique en voz alta
Practique su presentación en voz alta varias veces antes de ir ante la audiencia
verdadera; practique los textos, la sincronización de las diapositivas y las palabras que
acentuará durante su charla.
Imagine que ha decidido participar en una carrera de bicicletas y sólo ha tenido la
bicicleta por un mes, pero en tres meses tendrá que pedalear treinta kilómetros. Sus amigos
también estarán compitiendo, así que desea poder participar en la contienda. ¿Qué
comienza a hacer? Se monta en la bicicleta con el objeto de practicar todos los días. Esto es
lo mismo que necesita hacer si desea sentir la sensación de ser un expositor profesional.
Tiene que practicar en voz alta, no en la mente y ensayar antes de la presentación real. Por
eso practique en voz alta con una audiencia real, incluso apenas si son unos cuantos. Su
confianza y equilibrio aumentarán.
▪
Gestos. No desea estar de pie en un sólo sitio con los brazos en el pódium o fijos a
su lado. Consiga que la energía de sus nervios se enfoque en la dirección apropiada,
gesticule, muévase alrededor y no se quede en un sólo lugar. Camine dos o tres
pasos al mismo tiempo; no dé un paso a la vez. ¿Por qué? Parecerá inquieto si
mueve pie por pie. Cuando da varios pasos seguros parecerá convincente. Mantenga
sus manos vacías, a menos que esté sosteniendo el control remoto. Si va a utilizar
un micrófono, busque que sea inalámbrico –de solapa– para que pueda moverse
libremente.
▪
Tome una caminata. Si está cansado el día de su charla, tome una caminata
alrededor de la cuadra. Salga y haga algo físico. En ese momento no lucirá bien,
pero estará energizado y vigoroso para su exposición. Mucha gente come porciones
de carbohidratos el día de su charla y se sienten más activos. Calcule qué le ayuda a
estar físicamente activo y alerta y entonces hágalo.
55
▪
Visualice su éxito. Véase una y otra vez frente a su audiencia haciendo un
fantástico trabajo; tranquilo y entusiasta, comenzando su charla mirando hacia su
audiencia, deteniéndose brevemente para acentuar palabras, enérgico al caminar
alrededor, dando de una conclusión clara y fuerte, hablando con confianza y
contestando preguntas con facilidad. Cuando visualiza su sensación de éxito calma
su cuerpo por dentro.
Los atletas, bailarines y actores se preparan para su “momento”; como expositor
también debe estar preparado. Si desea ser el mejor puede serlo, esa práctica toma tiempo.
2.1.3 Practique usando tecnología
Mientras que la tecnología cada vez en más y más sofisticada, necesita practicar y
usarla. ¿Qué tecnología necesita conocer? Probablemente usará un proyector de LCD –un
cañón. Si tiene uno de los modelos más nuevos, el proyector hará todo el trabajo. Enfocará
su pantalla y emparejará su resolución con la de su computadora. Pero si es de esos cañones
antiguos y pesados, es recomendable revisarlos –sobretodo los cables.
Si va a usar animación, audio y/o video deseará estar seguro que su computadora sea
lo bastante rápida para que los materiales trabajen bien. Eso significa practicar su charla
con los recursos reales y ver cuánto tiempo toma y si aparecen en pantalla como lo desean.
2.1.4 Practique el “Consejo de Expertos”
El Consejo20 de Expertos es una simulación realista de la práctica con sus colegas,
compañeros de trabajo, de la familia, o de amigos que actúan en el papel de los
evaluadores, es la clave para ganar en las exposiciones competitivas. Ellos pueden valorarle
y proveerle de retroalimentación y le dan la oportunidad de practicar controlar sus nervios.
Estas sesiones de práctica intensa le permitirán mejorar sus habilidades de exposición y
anticipar preguntas y objeciones de los evaluadores reales.
Algunos expositores probablemente se opondrán a participar en tales sesiones de
práctica intensa y decidir que no lo requieren; a estas personas seguras (o temerosas) les
recuerdo las palabras de Albert Einstein:21 “lo que a una persona hace por sí mismo, sin
ser estimulado por los pensamientos y las experiencias de otras, es, en los mejores casos,
algo ínfimo y monótono”. Si Einstein creyó en la necesidad del estímulo exterior para
realizar mejor su trabajo, quizás estos expositores renuentes pueden ser convencidos que
pueden beneficiarse del crisol que es el “Consejo de Expertos.”
Otra gran técnica de retroalimentación es grabar una cinta video y audio todos los
ejercicios de este tipo y repasarla críticamente con un colega. Las siguientes cuatro áreas,
concentradas en el “Consejo de Expertos,” elevan la rentabilidad en la exposición:
20 Consejo.- Órgano colegiado que dirige o coordina una organización.
21 Albert Eintein (1879-1955) fue el científico más importante del siglo XX. En 1905 publicó su Teoría de la Relatividad,
mejor conocida por su ecuación física E=mc 2 como expresión matemática. Obtuvo el Premio Novel de Física en 1921.
Tomado de Clark, Donald W. (1971), Einstein: The Life and Times, N.Y.
56
a) Eleve su habilidad de exponer. El propósito de la exposición oral es transmitir, de
manera clara y persuasiva, la visión en cuanto a cómo puede lograr solucionar el
problema expuesto. Muchos expositores se centrarán en el qué de la presentación,
mientras que el asesor externo le proporciona la valiosa experiencia de cómo
comunicar sus ideas a los evaluadores.
El falso contacto visual y el lenguaje pobre del cuerpo, así como la mala inflexión
vocal, especialmente la forma de presentar los “qué” y los “cómo” de forma
monótona, pueden afectar negativamente la forma en que se recibe el mensaje.
Nos gusta pensar que la lucidez de nuestra exposición es más importante que cómo
nos vemos y escuchamos; sin embargo, también es de gran relevancia la
comunicación no-verbal sobre la opinión que las audiencias tienen con respecto a
usted y su mensaje.
b) No lea del guión escrito. Uno de los mayores errores en los discursos es que el
expositor no está acostumbrado a leer el guión de la presentación. Si lee un guión
escrito, el poco contacto visual que tiene con la audiencia, puede hacer pensar a los
evaluadores que está leyendo palabras escritas por otra persona. Por ello, el
expositor debe demostrar que maneja el tema y que el material es “propio”, las
tarjetas de notas brístol pueden ayudarle como motivadoras de la memoria son las
mejores porque su tamaño le imposibilita escribir demasiado.
c)
No lea los apoyos visuales en pantalla. Tanto el público como los evaluadores
saben leer y escribir y no necesitan que les lea la pantalla. Pocas cosas molestan
tanto a la gente de cualquier audiencia que el expositor lea un texto extenso
directamente de la pantalla. El expositor debe aprender a reducir a un mínimo el
texto y racionalizar los apoyos visuales durante la práctica con el “Consejo de
Expertos” para evitar de caer en esa “trampa”.
d) Utilice los dispositivos retóricos para reforzar su mensaje. El uso de dispositivos
retóricos puede agregar impacto al contenido intelectual de su mensaje, así como
aumentar la retención de la audiencia.
La repetición de los conceptos clave, el uso cuidadoso de la pausa estratégica y la
construcción paralela, son algunos de los dispositivos que puede emplear para
agregar energía y cadencia a su exposición. Comience por usarlos en las sesiones de
práctica y estará absolutamente cómodo durante la presentación real.
UN FRASE CÉLEBRE PRONUNCIADA POR UN PERSONAJE CÉLEBRE
El ex-presidente norteamericano, John F. Kennedy, en los momentos más delicados de
la guerra fría utilizó otro dispositivo clásico de la retórica cuando dijo: “Nunca
debemos negociar con miedo, pero nunca debemos temer negociar”
57
La repetición de los conceptos clave, hecha diestramente en cadencias de tres, tiene
una capacidad notable de hacer que los miembros de la audiencia recuerden sus
observaciones. Las pausas, especialmente si se utilizan como substituto de los
“¡aja!” y los “mmm, este…” o cualquier otra muletilla, tienden a reforzar las
palabras y el mensaje del expositor. Éstas y varias técnicas más son lo que los
expertos llaman “atajos a la elocuencia” y ayudan incluso los expositores más
inexpertos, cuando agregan estos recursos a su discurso se irá articulando y
puliendo.
e) Manténgase de pie mientras hace su exposición. Los oradores inexpertos prefieren
sentarse mientras hacen su exposición. Puede ser que estén más cómodos, pero el
expositor que está de pie tiene mejor presencia, mayor control de la voz, mejor
contacto visual. Durante “el grupo de práctica” haga el ejercicio de pie para
ayudarle a tener control de la audiencia cuando esté en esta etapa.
2.1.5 Eliminando hábitos molestos
Al hablar durante los primeros cinco minutos, la audiencia además de escucharle se
da cuenta de los hábitos molestos del expositor. Todos tenemos diferentes tipos de hábitos,
algunos son buenos y otros son molestos. Por ejemplo, cuando usan algunas muletillas
como: “mmm…”, “¿me entienden?”, o colocar las manos en los bolsillos y jugar con las
llaves o el dinero, marcar el paso o golpear el podium durante su exposición; esto a veces
para afecta, pero a menudo distrae, del mensaje que está intentando emitir.
Para que la exposición cumpla con su propósito didáctico, es importante que el
expositor tenga en cuenta la siguiente consideración ¿está distrayendo a la audiencia o
llevando su atención lejos de su mensaje?
Cuando queremos que la audiencia se centre en lo que tenemos que decirle más que
en nosotros, es importante pensar en cualquier cosa que puede distraerlos de nuestro
mensaje. Esto puede ser un tema sensible puesto que algunos de estos factores son
personales o “parte de quiénes somos”: en ocasiones, sin darse cuenta grita o susurra –
juzgue la acústica del cuarto– no acometa o hable deliberadamente lento, sea natural
aunque no sea conversacional. Pause en los puntos clave, esto tiene el efecto de acentuar la
importancia de un punto particular que está haciendo. Utilice las manos para acentuar
puntos pero no las agite mucho demasiado y evite mantener un movimiento de péndulo –un
paso hacia adelante y otro hacia atrás delata a la audiencia, su nerviosismo, aunque una
cierto movimiento es deseable.
La mejor manera de deshacer estos hábitos que distraen es con la retroalimentación
inmediata. Esto se puede lograr con un pequeño grupo de ensayo al finalizar la exposición,
ellos deben convenir en dos o tres hábitos molestos que debe eliminar. Posteriormente, los
miembros de su grupo deben escribir el “habito desagradable” en hojas de papel tamaño
carta con un marcador y en letras grandes. En el segundo ensayo de su charla, cada
miembro mostrará la hoja correspondiente cuando escuchen o vean el hábito molesto. Para
la mayoría de las personas este método romperá un mal hábito practicando por lo menos
una vez al día durante dos semanas.
58
2.2 Busque asesoría profesional
El propósito del nuevo énfasis en las exposiciones orales es, por supuesto, hacer que
el orador realice la exposición con conocimiento profundo del tema. El experto que hace
una presentación con mayor claridad aumenta con certeza sus perspectivas profesionales.
Para aprender cómo hacer una exposición clara y eficaz enfocada en sus necesidades
busque la ayuda de asesor-entrenador de discursos o actualícese en seminarios, talleres o
diplomados. Además de proporcionarle el conocimiento del arte de discurso, un asesorentrenador externo será mucho más franco en la crítica constructiva de su exposición que la
que podrían hacer sus compañeros y amigos, quienes deseando mantener buenas
relaciones, pueden ser “buenos y apacibles” en su crítica y no indicarle cuáles son sus
debilidades.
El objetivo del asesor-entrenador externo es mezclar las técnicas de la exposición
eficaz con la experiencia del orador. La fusión de estos dos elementos produce exposiciones
altamente exitosas y redituables.
Consejos y técnicas de los expertos para las grandes exposiciones
Nadie debe sentirse inferior, a menos que esté de acuerdo con eso
–Eleanor Roosevelt22
1. Hable a la audiencia... no a los apoyos visuales, tales como rotafolios, pizarrón,
pintarrón, o pantalla. Por lo mismo, no esté parado entre su herramienta visual y la
audiencia.
2. Hable claramente y en voz alta suficiente para que todos escuchen. No hable con
una voz monótona. Utilice la inflexión para acentuar sus puntos principales.
3. Si proporciona folletos (handouts), no lea directo de ellos. La audiencia no sabrá si
leer junto con usted o escucharle.
4. No ponga ambas manos en sus bolsillos; esto tiende a que se vea poco profesional.
Es aceptable poner una mano en un bolsillo, pero asegúrese que allí no lleve
monedas o llaves pues distraerá a la audiencia.
5. No agite el indicador láser en el aire como si fuera un caballero Jedi que lucha con
su espada. Utilice el indicador para mostrar en pantalla de lo que está hablando y
después apáguelo, si no las audiencias se fijarán en su “espada”, en lugar de usted y
su mensaje
22 Anna Eleanor Roosevelt (1884 -1962) Primera Dama estadounidense. Esposa del Presidente Franklin Delano
Roosevelt, diplomática y activista por los derechos humanos. En sus años mozos era una joven tímida que le aterrorizada
pensar en dar un discurso en público, pero con el paso de los años creció en confianza y autoestima hasta llegar a ser una
de las mujeres que más ha influido en el siglo XX. Participó en las formaciones de numerosas instituciones, siendo las más
notables entre ellas las Naciones Unidas, la Asociación de Naciones Unidas, y la Casa de la Libertad. Presidió el comité que
aprobó la Declaración Universal de los Derechos Humanos de las Naciones Unidas, refiriéndose a ella como "La carta
magna de la humanidad". El Presidente Harry Truman se refirió a ella como la Primera Dama del Mundo en honor a sus
extensos viajes para promover los Derechos Humanos.
59
6. Una de las desventajas de presentaciones digitales es que la gente no puede ver la
puntuación si usted lee directamente de la pantalla y esto puede conducir a
malentendidos. Una manera eficaz de superar este problema es detenerse
brevemente donde habría normalmente signos de puntuación.
7. Cuando realice presentaciones digitales no utilice las plantillas pre-establecidas ni
las imágenes de galería; puede ser que ya muchos antes que usted las hayan
empleado y mostrado a la misma audiencia, lo que reduce su efectividad y calidad.
Si le es posible realice sus propios diseños y recursos. Otra buena opción es
suscribirse a los servicios profesionales de empresas especializadas, observe la
diferencia:
Recursos pre-establecidos
Recursos propios (originales)
Recursos profesionales
Ejemplos propios con imágenes adaptadas de Aspire Comunications (2006) y Presentation Pro (2006)
8. Escuche atento los comentarios y las opiniones; use la técnica de pensamiento
lateral (agregue ideas más que desecharlas), la audiencia sentirá que sus ideas,
comentarios y opiniones tienen mérito.
9. Enumere y discuta sus objetivos desde el principio de la exposición. Deje que la
audiencia conozca las metas y objetivos de su presentación. Discuta algunos de sus
miedos y aprehensiones que junto con y la audiencia pudiera tener. Dígales lo que
deben esperar de usted y cómo contribuirá a sus metas.
10. Termine la presentación antes de su audiencia lo haga. La mayoría de las personas
encuentra que si sólo practican en su cabeza, la charla real tomará cerca de 25 por
ciento más tiempo. Usar cualquier apoyo visual también agrega tiempo. Recuerde:
es mejor terminar temprano que pasarse de tiempo.
11. Esté preparado para utilizar un acercamiento alterno si siente que no avanza y se ha
quedado empantanado. Debe estar bastante seguro con su propio material; de modo
que los intereses y preocupaciones de la audiencia de la presentación, determinen el
formato. Utilice su experiencia y conocimiento para correlacionar su tema.
12. Considere la hora y cuánto tiempo tiene para su charla. El tiempo puede afectar a la
audiencia. Después del almuerzo se sabe que no funciona bien el entrenamiento
pues la audiencia se sentirá más como en una siesta que escuchando una charla.
13. Siempre contemple un “Plan B” y ¡espere lo inesperado!
60
3 Perfo rman ce
He conocido a muchos de ingenieros con ideas fabulosas
que tenían apuro en explicarlas a otros.
Siempre es una vergüenza cuando un individuo con gran talento no
puede decir frente a un Comité lo que está en su cabeza.
–Lee Iacocca23
Aquellos que pueden pensar, pero no pueden expresar lo que
piensan, se colocan en el nivel de los que no puedan pensar
–Pericles24
Ambas frases, escritas en distintos siglos, subrayan la importancia de la habilidad de
saber hablar, tanto Iacocca como Pericles hacen una advertencia: las “ideas fabulosas”
pueden exponerse fácilmente por aquellos que pueden “expresar lo que piensan”, es decir
preparar su puesta en escena y presentarla.
Algunos expositores han intentado copiar el estilo de otros para intentar llegar a la
audiencia, a veces trabaja, pero generalmente no; la audiencia busca autenticidad. En
contraste, los expositores acertados desarrollan un estilo genuino que resalte su propia
personalidad, lo que requiere exponerse tal como es, con todos sus errores y virtudes. La
clave es compartir esos elementos que son genuinos en usted y aprender el arte del
discurso.
3.1 El discurso público acertado
Muchos profesionistas están mejorando la habilidad de exponer debido a la
importancia que se le da a los discursos orales, otros siguen confiando únicamente en sus
ideas, programas y experiencia; estos pueden encontrar que su testarudez les está ayudando
a perder grandes oportunidades. Hay que reconocer que un pequeño esfuerzo en su
entrenamiento para realizar exposiciones les ayudará en momentos decisivos, no me cabe la
menor duda.
Otro problema es ser concisos; muchos entrenan sólo para dar una introducción, un
desarrollo y una conclusión –y decir más y mejor. Mientras que en algunos empresas e
instituciones no hay paciencia para ir lento y gradual. En este caso, se necesita ir directo al
punto, probar de forma concisa su punto de vista y hacer sus recomendaciones. El discurso
público acertado consiste en tres elementos: 1) Contenido, un mensaje práctico, fácil
recordar y la información útil. 2) Confianza, sabiendo que lo qué comparte es valioso y útil
y qué es el que lo está compartiendo. 3) Conexión, cuando atrae a la audiencia hacia el
mensaje; esto lo conducirá a la risa, las lágrimas y las ovaciones.
23
Lee Iacocca, uno de los personajes más representativo de la industria automotriz norteamericana, entre sus logros
financieros está la concepción del Ford Mustang (1964) y el rescate de Chrysler Corporation (en 1978) así como la
innovación de las minivan. Es autor de dos bestsellers: Iacocca: una autobiografía (1984) y Hablando claro (1988).
24
Pericles, (495 a.C. - 429 a.C.). Político, orador y gran estadista griego. Fue el principal estratega ateniense. Gran
dirigente, un hombre honesto y virtuoso. Llamado el Olímpico, por su imponente voz.
61
3.1.1 Comunicación no verbal
Hay un aspecto fundamental en la comunicación que no se refiere al significado de las
palabras, sino a todo aquello que no tiene un significado explícito pero que aporta
información dentro del nivel emocional. Se trata de la comunicación no verbal; al transmitir
un mensaje cada ser humano posee cualidades únicas para hablar en público, derivadas de
la propia personalidad y modeladas por el entorno social y cultural. Nunca está por demás
cuidar y preparar la forma de expresarse oralmente y conocer cómo apoyarse con recursos
técnicos. Recuerde que una exposición efectiva tiene como componentes básicos:
1. El tono de voz
2. La comunicación corporal
3. El contenido verbal
La audiencia recordará su mensaje el 7% por
sus palabras, el 38% el tono de voz que haya
empleado y el 55% por su comunicación corporal.
Mills Harry (2005)
Dentro de la comunicación no verbal podemos identificar los siguientes elementos:
La mirada
Mirar a otra persona a los ojos, establecer “contacto visual”. La
mirada se emplea, junto con el diálogo, para sincronizar o
comentar la palabra hablada. En general, si el oyente mira más,
genera más respuesta por parte del que habla y si el que habla
mira más, es visto como persuasivo y seguro.
La expresión facial
La cara es el principal sistema de señales para mostrar las
emociones. La expresión facial será el primer elemento de
distorsión de la comunicación. Si una persona muestra una
expresión facial de miedo o de enfado mientras intenta iniciar
una conversación con alguien, es probable que no tenga éxito.
La sonrisa.
Puede utilizarse como gesto de pacificación, para transmitir el
hecho de que a una persona le gusta otra, para suavizar un
rechazo, comunicar una actitud amigable y animar a los demás
a que le respondan con una sonrisa.
Los gestos
Son cualquier acción que envía un estímulo visual a un
observador. Los gestos son básicamente culturales y se
constituyen en un segundo canal de comunicación; aquéllos
que sean propios a las palabras que se dicen servirán para
acentuar el mensaje añadiendo énfasis, franqueza y calor.
La postura
La posición del cuerpo y de las extremidades, la forma en que
se sienta la persona, cómo está de pie y cómo se desplaza en el
62
salón o auditorio, refleja su actitud y sentimientos sobre sí
misma y su relación con los otros.
La distancia espacial
El grado de proximidad expresa claramente la naturaleza de
cualquier interacción y varía con el contexto social. Dentro del
contacto corporal, existen diferentes grados de presión y
distintos puntos de contacto que pueden señalar estados
emocionales, como miedo, actitudes interpersonales o un deseo
de intimidad.
Todos tenemos un espacio personal, la proxemia estudia cómo
nos relacionamos los seres humanos entre sí en el espacio que
nos circunda. Hall,25 estableció una caracterización en el
manejo del espacio personal del ser humano, en cuatro niveles.
Pareciera ser como si el ser humano se paseara dentro de una
burbuja, o campo áureo, que siente cual es la distancia ideal
entre él y los otros. Así lo propone Moriano,26 al proponer las
siguientes distancias proxémicas:
El espacio íntimo varía entre 15 a 46 cm.; es el más cercano y
limitado a personas con las que se tengan algún vínculo íntimo
con la pareja. Distancia de contacto: subdividida en espacio
íntimo muy privado, íntimo privado, e íntimo reservado, las
personas se comunican por tacto, olor y temperatura del
cuerpo.
El espacio personal entre 46 cm. a 1.20 m.; Distancia íntimapersonal reservada a seres queridos que se usa en relaciones
cercanas, como entre familiares y amigos. Distancia personal
social o lejana: limitada por la extensión del brazo, límite del
dominio físico.
El espacio social entre 1.20 a 3.6 m.; es el que usamos para
interactuar con las personas en nuestra vida cotidiana.
Personas con las que interactuamos con frecuencia, pero no
tienen una relación interpersonal con uno. Distancia social
próxima: las personas que trabajan juntas en una empresa,
adoptará tal vez esta distancia para conversar. Distancia social
pública o lejana: son conversaciones formales. Los escritorios
de personas importantes suelen ser muy anchos para mantener
una cierta distancia
25
26
Hall, Edward T. (1986) La dimensión oculta. Siglo XXI Editores, México.
Moriano, Juan Antonio. (2001) La comunicación no verbal.
http://www.terra.es/personal/moriano/psicologia/comunicación.htm.
63
El espacio público; es el que se suele utilizar en los lugares
públicos, donde están presente personas desconocidas.
Distancia pública: es la adecuada para pronunciar discursos o
algunas formas muy rígidas y formales de conversación.
Distancia pública lejana: prácticamente para perderse entre el
ambiente.
Comuníquese con entusiasmo: entusiasme al público
▪ Use un lenguaje corporal de alto impacto
▪ Cuide que su lenguaje corporal sea positivo
▪ Sonría para generar calidez
▪ Manténgase de pie en una postura abierta
▪ Mueva su cuerpo hacia delante, apóyese en sus pies
▪ Varíe el grado, velocidad y ritmo de su voz
▪ Haga contacto visual con todas las secciones de la
audiencia
▪ Centre su discurso con movimientos de su cabeza y
gestos vigorosos
3.1.2 Comunicación verbal – la voz
La herramienta más valiosa del expositor probablemente es la voz; lleva la mayoría
del contenido que la audiencia toma. Una de las singularidades del discurso oral es que
podemos escuchar fácilmente cuando hay algo incorrecto en la voz (cuando comemos
mucho hablamos demasiado suave, cuando tenemos apuro se escucha tensa). Pero qué es
lo que cambia la voz; hay cuatro términos usados para definir las cualidades vocales:
El volumen de la voz
La función básica del volumen de la voz consiste en hacer que
un mensaje llegue a ser escuchado sin gritar hasta un oyente
potencial. Los buenos oradores bajan su voz para atraer a las
audiencias y la levantan para marcar un punto, los cambios en
el volumen de voz se emplean en una conversación para
enfatizar puntos. Una voz que varía poco de volumen no será
muy interesante de escuchar.
La entonación
La entonación sirve para comunicar sentimientos y emociones.
Unas palabras pueden expresar esperanza, afecto, sarcasmo, ira,
excitación o desinterés, dependiendo de la variación de la
entonación de quien habla. Muchas veces la entonación que se
da a las palabras es más importante que el mensaje verbal que
se quiere transmitir.
El tono es una de las características de un sonido. Un aeroplano
tiene un sonido distinto que las hojas que crujen por el viento.
Una voz que tiene miedo puede asustar a la audiencia, mientras
que una voz que tiene risa puede conseguir a las audiencias
sonreír. Los expositores profesionales enfatizan los registros
64
más bajos de sus voces (hombres y mujeres) y generalmente
evitan variaciones dramáticas en la velocidad; ocasionalmente
esta “regla” se puede romper de vez en cuando.
Timbre (pitch):
Cómo es una nota alta y cómo una nota baja; Chabelo y Pee
Wee Herman tienen una voz de nota alta, Talina Fernández y
Bárbara Walters tiene una voz moderada, mientras que Enrique
Rocha o James Earl Jones tienen una voz de nota baja y
potente.
Duración (lapso):
Esto es cuánto tiempo dura un sonido. Al hablar demasiado
rápido las palabras acortan las sílabas, mientras que el hablar
lentamente las alarga. Variar el paso ayuda a mantener el
interés de la audiencia.
Color de la voz:
Tanto la proyección como la variación del tono pueden ser
practicadas tomando la línea “¡Esta nueva política va a ser
emocionante!” diciéndola primero con sorpresa, luego con
ironía, con pena y finalmente con cólera. La clave es sobreactuar.
Recuerde las palabras de Shakespeare “Todo el mundo es un
escenario” – las presentaciones son como una overtura de
Broadway.
Modulación de la voz
▪
▪
▪
▪
▪
▪
Si se escucha energético y confiado, probablemente será
visto como energético y confiado
Varíe su volumen para dar mayor importancia a sus
palabras y frases
Varíe el tono para generar interés
Perfeccione las pausas para impactar
Use tonos bajos para proyectar autoridad
Hable con pasión, nos gusta comprar a los entusiastas y
comprometidos
Existen dos métodos para mejorar su voz:
1. ¡Escúchese! Practique el escuchar su voz mientras está en casa, al conducir, al
caminar, etc. Entonces cuando esté estudiando para su exposición supervise su voz
para ver si la está utilizando como desea.
2. Para escuchar su voz realmente, ahueque su mano derecha alrededor de su oído
derecho y tire suavemente del oído hacia adelante. Después, ahueque su mano
izquierda alrededor de su boca y dirija el sonido derecho en su oído. ¡Esto le
ayudará a oír su voz como la oyen otros... y puede que sea totalmente diferente a la
voz que pensó que era! Ahora practique modulando su voz.
65
3.1.3 Escuche activamente
Los buenos expositores no solamente informan a su audiencia, también las escuchan.
Al escuchar, sabe si están entendiendo la información y si la información es importante
para ellos. ¡Escuchar activamente no es igual que oír! Oír es la primera parte y consiste en
la percepción del sonido. Escuchar, la segunda parte, implica fijar el significado a los
símbolos aurales que se perciben. El escuchar pasivamente ocurre cuando el receptor tiene
poca motivación a escuchar con cuidado. El escuchar activamente con un propósito se
utiliza para ganar información, para determinar cómo se siente otra persona y entender a
los demás.
Algunos buenos rasgos de los que saben escuchar
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
Pase más tiempo escuchando que hablando (pero por supuesto, como expositor,
hará que la mayoría hable)
No acabe la oración de otros
No conteste a las preguntas con preguntas
No sueñe despierto ni se preocupe de sus pensamientos cuando otros hablan
Deje que otros hablen, no domine la conversación
Planee las respuestas después de que otros hayan acabado de hablar... no mientras
están hablando. Su plena concentración está en lo que están diciendo los otros, no
en lo que va a responder
Proporcione retroalimentación pero no interrumpa incesantemente
Analice mirando todos los factores relevantes y haciendo preguntas abiertas. Guíe al
público a través del análisis (resuma)
Cuide la conversación sobre todo lo que dice el interlocutor... no sobre él.
Escuchar puede ser una de las herramientas de mayor alcance en la comunicación. Si
es un grupo pequeño pregunte el nombre de cada participante y título con el que prefieren
ser llamados; aprenda el nombre de cada participante para crear una atmósfera agradable,
llámelos por su nombre y usando señor, señora, señorita, o el grado académico que han
alcanzado. ¡Asegúrese de utilizarla!
Parte del proceso de escuchar es conseguir la retroalimentación y alternar el mensaje,
para que la intención original del emisor sea entendida por el receptor. Esto se realiza
parafraseando las palabras del remitente y exponiendo sus sensaciones o ideas en forma
modificada, más que repitiendo las suyas; “Lo que usted quiere decir, según lo entendí, es
esto, ¿estoy bien o me corrige?” No sólo incluye respuestas verbales, sino también las no
verbales: moviendo su cabeza o apretando su mano para demostrar estar de acuerdo,
frunciendo las cejas para demostrar que no entiende absolutamente nada del significado de
sus palabras, o aspirar el aire profundamente y expirarlo como una dura demostración que
le exaspera la situación.
66
Carl Roger27 indica cinco categorías principales de la retroalimentación, se
enumeran en el orden en el que ocurren con mayor frecuencia en las conversaciones diarias
(note que a menudo hacemos más juicios de lo que intentamos entender):
1. Evaluativo: cuando se hace un juicio sobre el valor, la calidad o la
conveniencia de la declaración de la otra persona.
2. Interpretativa: cuando parafrasea procurando explicar lo que otras personas
declararon.
3. De apoyo: cuando procura asistir o alentar al interlocutor.
4. De sondeo: cuando se propone ganar información adicional, continuar la
discusión, o clarificar un punto.
5. Comprensión: cuando busca descubrir totalmente lo que significa sus
declaraciones para su interlocutor.
3.14 Estilo
Nadie le pondrá atención si no obtiene por ello un beneficio personal
Aristóteles escribió que la persuasión exitosa necesita tener tres elementos conocidos
como: 1) logos, 2) ethos y 3) pathos. El logos se refiere a la organización lógica del
mensaje; ethos se refiere a la credibilidad del orador; y el pathos se refiere a la importancia
de adaptar un mensaje a las necesidades de la audiencia y sus emociones. En términos
sencillos, cualquier exposición exitosa, para organizarse bien, debe personalizarse a un
público específico y llevarse a cabo por un expositor creíble.
Los expositores profesionales reconocen que la comunicación es un proceso tanto
intelectual como emocional. Por ello, la organización de sus ideas es parte fundamental de
la tarea, el otro es ganar y mantener la atención de la audiencia. Las formas de
comunicación que más se emplean son la oral y la escrita. Un buen orador debe ser capaz
de conmover para enseñar, educar y entretener, por ello, es esencial la habilidad de saber
comunicarse para lograr exposiciones exitosas. Los objetivos generales de toda
comunicación pública son: atraer la atención de la audiencia abriendo con fuerza,
mantenerla el tiempo que dure la intervención, que el auditorio obtenga una ventaja de lo
comunicado y dejar una buena impresión del comunicador.
27 Carl Rogers (1902-1987) fue uno de los fundadores de la psicología humanística que promueve un acercamiento más
personal a la relación tradicional del terapista-paciente, y acentúa la responsabilidad y la intención en el comportamiento
humano. Mejor conocido por su contribución a la terapia centrada-en-el-cliente, también tuvo mucho que decir sobre la
educación. Su habilidad de ligar juntos todos los elementos le ayudó a poner en contexto sus últimos logros. También fue
un médico confiado que observaba sus propias experiencias. Él ofreció un nuevo camino, una rotura con tradiciones
anteriores: su libro “Freedom to Learn” Libertad a aprender; publicado en 1969, 1983, y 1993) es una declaración clásica de
la posibilidad educativa. Rogers fue un profesor dotado, su acercamiento creció de su orientación con el encuentro
profesional; se vio como facilitador – alguien que crea el ambiente propicio para el compromiso. Carl Rogers ha provisto a
los educadores de algunas preguntas fascinantes e importantes con respecto a su forma de trabajar con los participantes y
de los procesos que puede emplearse. La educación informal no se centra tanto en la persona como en el dialogo.
67
Abra con fuerza
Los cinco primeros minutos son vitales; en ese corto periodo de tiempo tiene que
lograr impactar a sus interlocutores, despertar su interés y crear un clima agradable.
Conseguir una primera impresión dinámica dependerá en los primeros 30 segundos, cuando
inicie la comunicación para que conseguir el propósito establecido, por ello la apertura debe
enganchar la atención del público; llevar a la audiencia a escucharle, proporcionar las
razones para escucharlo; explicar al público los beneficios que van a escuchar, describir de
qué va a hablar; dar una visión rápida de su agenda; vender el beneficio de escucharle;
exhibir la clave de su mensaje.
Construya su credibilidad: Las tres C de la Credibilidad
Candoroso – Sea abierto y honesto, use un lenguaje corporal positivo
Competente – Muestre sus aptitudes y vaya completamente preparado
Cuidadoso – Muestre su preocupación, al público le gusta seguir a quien
comparte sus preocupaciones
Mantenga el interés de su audiencia:
Para mantener el interés de su audiencia en su exposición aplique la fórmula de
persuasión A.I.M. (ATENCIÓN – INTERÉS – MOTIVACIÓN): Busque la atención de la
audiencia, mantenga el interés en su propósito y motive un deseo que atrape la atención.
Proporcione variedad y descanso si es posible; la novedad y la unidad aumentarán el
impacto. Alterne moverse y estar de pie, hablando y escuchando, haciendo y pensando;
utilice el espacio físico y el movimiento del cuerpo para realzar su mensaje. Trate de
agregar las historias, anécdotas, testimoniales, analogías y demostraciones. Intente
presentarse con simpatía ante la audiencia. El contacto visual es su herramienta principal
para establecer la participación de la audiencia; mire a su audiencia rotando al azar. Utilice
los gestos naturalmente; desenvuélvase de manera natural.
Técnicas básicas para mantener la atención del público
▪ Transmita su tema “controle el entusiasmo” –la audiencia perdonará muchos
errores si el expositor es entusiasta
▪ Su audiencia reflejará su actitud –irradie confianza sin sermonar
▪ No confunda el entusiasmo con intensidad; intente transmitir una gama de
emociones (preocupación, anticipación, entusiasmo, consternación)
▪ Cuando sea apropiado, discuta sinceramente los pros y contras; explique las
ventajas; presente los riesgos o los desafíos
Una vez que obtenga la atención debe conservarla. Los miembros de la audiencia
vacilan hacia adentro y fuera, sin poner atención completa todo el tiempo. Si necesita
reenfocar a la audiencia periódicamente; los siguientes son algunos ejemplos: Dé las tres
razones básicas por las que el cambio es necesario. Realice una transición, por ejemplo
¡ahora que hemos analizado el problema, necesitamos mirar las soluciones posibles!, ¡la
discusión conduce hasta ahora a este pensamiento final...! Haga una conclusión sincera: ...
¡si efectúa este programa, resultarán las tres ventajas básicas!
68
3.1.5 ¿Nervios…?
El enemigo principal de un expositor es la tensión ésta que arruina la voz, la postura y
la espontaneidad. La voz alta tensa los músculos de la garganta, los hombros se aprietan y
limitan la flexibilidad mientras que las piernas comienzan a temblar y causando
inestabilidad. La presentación se “endurece” cuando del expositor se centra únicamente en
sus notas y comienza a leer directamente en ellas.
Primero, ¡no luche contra los nervios, la ansiedad y la tensión déles la bienvenida y
canalice esa energía en concentración y expresividad! Sepa que la ansiedad y la tensión no
son perceptibles a la audiencia tanto como a usted la siente. Entonces podrá conseguir
enfocarse en la presentación en vez de centrarse en sus nervios. Los actores reconocen el
valor de nervios... saben que agregan valor al performance. Esto es porque la adrenalina
comienza a moverse en su interior. Nuestros antepasados le llamaron “el síndrome de
vuelo” (o el miedo a volar en aviones). Si le da la bienvenida a los nervios, después la
presentación ha vencido el desafío y se convierte en un mejor expositor. Pero, si deja a sus
nervios asumir el control, después la presentación entrará el síndrome de vuelo retirándose
de la audiencia. Una vez que da la bienvenida a sus nervios y los reconoce, ¡déjelos
ayudarle a ganar ese reto necesario! La clave es continuar con mayor fuerza después del
error. Si se levanta y continúa, ganará a la audiencia. ¡Los ganadores continúan y la utilizan
a su favor! ¡Los perdedores se detienen y se abruman con ella!
La tensión puede reducirse con algunos ejercicios de la relajación:
Antes de la presentación: Acuéstese, su espalda debe estar plana, estire de sus pies
hacia usted de modo que sus rodillas estén arriba en el aire. Cierre los ojos. Estire cada
parte de su cuerpo, relajando una sección a la vez - sus dedos de los pies, pies, piernas, el
torso, etc. Cuando finalice, póngase de pie lentamente e intente mantener la sensación
relajada en una posición derecha. Si no puede acostarse: colóquese de pie y separe las
piernas casi un metro, deje que sus brazos cuelguen a los lados y los dedos de las manos
separados. Sacuda suavemente a cada parte de su cuerpo, comenzando con sus manos,
brazos, hombros, torso y piernas. Concéntrese en sacudir la tensión; entonces rote
lentamente sus hombros, mueva su cabeza a la derecha y después rótela lentamente a la
izquierda.
Visualización: Antes de la exposición, visualícese en el salón con la audiencia y vea
como les entrega su presentación sin ningún problema. Repase mentalmente lo que va a
hacer a partir del momento que comienza hasta el final de la exposición.
Durante la presentación: Tome un momento para beber
agua,
respire
profundamente, concéntrese en relajar a la parte más tensa de su cuerpo y después vuelva a
la exposición diciendo a sí mismo, "¡puedo hacerlo!"
¡Por ningún motivo beba alcohol para reducir la tensión! Afecta no solamente su
coordinación sino también su memoria. Puede ser que no lo note, ¡pero su audiencia sí!
69
3.1.5.1 En la situación de… “me olvidé de lo que iba a decir”.
Una de las razones de que dar un discurso frente a un grupo sea el principal miedo de
muchos expositores, es que mantienen en su mente la certeza que tendrán un espacio en
blanco en un momento crítico. Esto es por lo que caen en el error de leer de la pantalla
durante su exposición. Cada quien experimenta el pánico al podium de diferente manera:
ansiedad por el discurso, o terror de hablar. Las estadísticas demuestran que el miedo al
discurso delante de grupos es uno de los miedos más grandes que tiene la gente. Algunos
datos muestran, sin exagerar, que el pensamiento de dar un discurso es más espantoso que
pensar en caer de un acantilado, pasar por dificultades financieras o estar con serpientes
enfrentándose a la muerte. 28
La siguiente lista muestra algunas técnicas que usa la gente para hacerle frente:
▪ La audiencia entiende su nerviosismo; saben cuál es la sensación y le perdonarán
los errores honestos.
▪ El nerviosismo generalmente es invisible; la mayoría no notan los pequeños
cambios en su voz o errores ocasionales; la mayoría de los oradores que se
describen como nerviosos aparecen seguros y tranquilos ante la audiencia.
▪ Compruebe el salón; el espacio, el equipo, las luces.
▪ Céntrese en el mensaje.
▪ Lo más importante: esté preparado y practique.
Pero si se enfrenta a la situación de “me olvidé de lo que iba a decir” puede
controlarlo con apenas dos tarjetas brístol. Previamente en una tarjeta escriba una anécdota,
cita o la estadística concerniente al problema que presentará, identifíquela como (A). En la
segunda tarjeta, diseñe un boceto de su exposición, identifíquela como (B). Si su mente se
pone en blanco, simplemente alcance la primera tarjeta y relacione la información sobre el
tema. Probablemente se recuperará de su amnesia temporal. Si no, deslice la segunda tarjeta
hacia el frente y utilícela para ver donde debe retomar la charla. Las tarjetas son como
“salvavidas” cuando se esté ahogando de pánico.
3.1.5.2 Concentración
En teoría, si diseña una exposición eficaz, no necesitará de ninguna nota adicional. Su
presentación digital es como una guía, su apoyo. ¿Por qué? Es suficiente para mantener
contacto visual con su audiencia, para hablar sobre el contenido de las diapositivas en
pantalla y permanecer con ánimo y entusiasmo.
No intente agregar detalles adicionales sobre las diapositivas que tenga que leer desde
sus tarjetas. Si necesita alguna referencia escríbalas usando un tamaño de tipografía grande
y comience cada oración en el lado izquierdo de la página. Esto es indispensable si quiere
dar un discurso sólo con notas escritas. Escriba los puntos del exclamación necesarios para
recordarle detenerse brevemente y subraye las palabras que desea acentuar.
28
Clark, Bruce H. (2006) Making Effective Oral Presentations. Northeastern University Collage of Business Administration.
70
3.2 Sesión de preguntas y respuestas
Asegúrese de terminar de hablar antes de
que la audiencia haya terminado de escucharle.
–Dorothy Sarnoff29
Maneje la sesión de preguntas y respuestas. Por lo general, toda charla tiene una
sesión de preguntas y respuestas para clarificar las dudas. En la mayoría de las
exposiciones, se espera que contesten las preguntas con tolerancia, gracia y una sonrisa en
su rostro.
Siempre dé un plazo al final de la presentación para las preguntas. Después de invitar
a hacerle preguntas no se precipite si nadie tiene dudas. Deténgase brevemente por cerca de
10 segundos para permitir que la audiencia prepare sus pensamientos. Cuando le hagan una
pregunta, repita la pregunta para asegurarse de que cada participante la oyó (y de que usted
la escuchó correctamente). Al contestar, dirija sus observaciones a toda la audiencia; de tal
la forma que se enfoquen en la respuesta y no en quién realizó la pregunta. Para reforzar su
exposición, intente relacionar la pregunta de nuevo con los puntos principales.
Cerciórese de escuchar la pregunta que le han hecho. Si no la entiende, pida que la
clarifiquen. Deténgase brevemente para pensar cómo responder a la pregunta de forma
correcta, pero sin apartarse del punto principal. Si no sabe la respuesta, sea honesto, no
cantinflee (divague). Dígales que investigará y les informará de nuevo... y ¡cerciorarse de
hacerlo!
Utilice entre 10 y 40 segundos para contestar lo mejor posible, las respuestas cortas
trabajan mejor. Si son demasiado cortas parecen precipitadas; mientras que si son largas
parecen demasiado elaboradas. También, asegúrese de cuidar la línea y no desviarse del
tema. No se aparte sin sentido a las áreas que no son relevantes a su exposición.
Aquí están diez formas para contestar preguntas con eficacia:
1. Anticipe las preguntas potenciales. Antes de su charla piense en las diez
preguntas más probables que crea que pueden preguntarle y planee sus respuestas.
Practique esas respuestas en voz alta. Muchos se ponen nerviosos antes de hacer
una exposición porque temen que les hagan ciertas preguntas. En consecuencia, si
prevé las preguntas a las que “teme” y practique varias veces las respuestas,
entonces, podrán contestarlas con facilidad. También se recomienda integrar al
final de su presentación digital tantas diapositivas como respuestas a sus
preguntas haya previsto.
29
Dorothy Sarnoff (1914-1998) Cantante, consultora, conferencista y autora norteamericana. Se gradúo de la Universidad
de Cornell en 1935. Cantante reconocida en Broadway, hizo televisión y ópera, protagonizo “El rey y yo" con Yul Brynner.
Sus créditos incluyen un sin número de obras, pero lo más relevante es que fundó “Speech Dynamics Inc.,” una firma de
consultoría de discursos en New York, entre sus clientes tuvo al primer ministro israelí Menachem y al presidente Jimmy
Carter durante sus gobiernos.
71
2. Manténgase energizado. Es probable que tenga muchas preguntas al final de su
charla. Piense que su discurso sólo es la mitad de su exposición, la otra mitad son
las respuestas a las dudas de los asistentes. Por ello, guarde bastante energía y
entusiasmo para contestar a esas preguntas.
3. Sea breve. Conteste las preguntas tan brevemente como sea posible y después
diga: “Ampliaré un poco más sobre ese asunto” o “¿Hay otros puntos específicos
que quisiera conocer ahora?” Si dice menos, el público hará más preguntas. No
deje de hablar hasta que las personas lo pidan y mida las respuestas de su
audiencia.
4. Tome el tiempo. Entienda la pregunta, si necesita un momento para pensar antes
de contestar, reformule la pregunta. Esto es una manera de darle tiempo de la
mente para organizar una respuesta. Para ello pueden escribir la pregunta y decir:
¿Usted se refiere a esto…?
5. Sea agradable, no importa lo que suceda. Sea respetuoso de quien le interroga
incluso si su intento es desconcertarle. La audiencia le respetará si contesta a cada
pregunta como legítima: “es una pregunta interesante, mi opinión es…”
6. Esté concentrado. Conteste únicamente a las preguntas relacionadas con su
exposición y sugiera que las preguntas sin relación las discutirán posteriormente.
No aburra a toda la audiencia con información que no vinieron a oír.
7. Tenga una reserva. Contemple en su presentación, a manera de reserva, los
hechos detallados de lo que pueda ser que necesite durante el período de
preguntas. Muestre esta información únicamente si la requiere para realzar su
respuesta. En caso de ser necesario, ofrezca asesoría en cuanto a como obtener
información adicional. No deje respuestas vagas y procure tomar el control de la
presentación; sea cortés pregunte: “gracias… ¿es lo que estaba buscando?, si
gusta puedo darle mayor información al finalizar la charla”
8. La etapa de centro. Algunas audiencias no tienen preguntas, sólo desean
escuchar lo que sabe sobre el tema. Ellos desean reconocimiento, déjelos hacer
su declaración y entonces diga: “gracias por su comentario.” Si puede encontrar
una forma de reconocerla mejor, hágalo. Por ejemplo, podría decir: “sí, es verdad,
aprecio su comentario para clarificar ese punto para todos nosotros.”
Evite el diálogo uno-a-uno con personas específicas y reinterprete las preguntas
insidiosas: si le agraden trate de mostrar templanza y controle el intercambio; si la
pregunta de un participante se convierte en un intento de interrumpir y desviar a
audiencia intente recordar a la audiencia el objetivo y meta de la exposición
Mantenga la cordura si algún interlocutor discrepa con usted. ¡Sea un
profesional! ¡No importa que intentarlo se difícil, no todo el mundo convendrá
con usted! Aunque algunas personas buscan un placer perverso de atraer a otros a
72
su terreno, algunos buscan verse bien ante el jefe, la mayoría de las personas
hacen preguntas con un interés genuino. Las preguntas no significan que no se
haya explicado suficiente bien el tema, sino que el interés es más profundo que en
una audiencia media.
Si alguien toma un segmento de algo que dijo en su charla e intenta sacarlo de
contexto para ponerlo a discusión, responda, por ejemplo, “Entiendo su posición,
pero...” o “Me alegro que usted haya planteado de esa forma el tema, pero...” La
idea es ser diplomático, elogiar su punto y convenir con ellos, pero no desviar a
todos los demás miembros del público. La audiencia a veces tiende a pensar en
“nosotros versus el expositor” no se arriesgue a perder el control.
9. Sea honesto. Si no puede contestar dígalo.
10. Concluya por segunda vez. Tenga entusiasmo y motivación para concluir de
nuevo al finalizar después de que haya contestado todas las preguntas. Haga
algunas observaciones que concluyan o muestre una diapositiva de resumen,
porqué a un buen expositor no le gustaría ser víctima de la última pregunta y
desearía controlar el mensaje final que escuchará la audiencia.
Haga de la retroalimentación una experiencia de mutua satisfacción; dé a sus
interlocutores tiempo de pensar y de expresar su respuesta; el público ayuda a ahorrar el
resumen si participa en lo que ha dicho hasta ahora y pregunte si cualquier persona tiene
algo que agregar
Recuerde esto la próxima vez que le hagan preguntas: Esa persona, está aquí para
escuchar mi charla y para hacer esta pregunta, por lo tanto, ¡soy afortunado!
Por último, cuídese de un falso sentido de comodidad. Practique la sesión de
preguntas y respuestas como parte integral de su ensayo y anticipe las probables preguntas
que se le harán, ahí es donde las dudas pueden resolverse, su nivel de la confianza crecerá
con la habilidad y la certeza de que está haciendo bien el trabajo.
3.3 Dé el salto hacia la excelencia
¿Qué separa al expositor realmente excelente del “apenas” aceptable? ¿Cómo puede
moverse al siguiente nivel? Observe la siguiente lista y comience por incorporar estas ideas
en su exposición y presentación.
a) Personalice la presentación al grupo. Utilice ejemplos, historias, apoyos visuales
y nombres de personas, autores o personajes. Hable de su institución, empresa
industria o negocio. Desarrolle puntos relevantes a su interés específico.
b)
Cuente historias. La audiencia ama oír hablar cómo otros solucionaron un
problema, enfrentaron una crisis, o utilizaron un producto que dio grandes
73
resultados. Busque a través de su presentación y encuentre dos o tres sitios
(dependiendo de cuánto tiempo es la charla) donde pueda contar una historia
memorable con ejemplos aplicables a la vida real que enriquezca su exposición y
permita una comprensión del tema. No es necesario dar a su audiencia fechas y
hechos exactos, pero asegúrese de que las historias y ejemplos tengan una estrecha
relación con el tema y con el público.
Mantenga energía a cada momento, recuerde que las historias, gráficas, citas y el
humor, no son nada sin la sustancia del contenido de la investigación y la relación
coherente con el tema.
c)
Utilice el “humor” sabiamente. Todos apreciamos un poco de humor. Las
exposiciones que hacen uso del humor son generalmente más agradables y
entretenidas para el público. Siendo realistas, no todos saben cómo utilizarlo,
algunos son buenos para hacer comentarios agradables, otros son maravillosos
para las bromas. Sin embargo, tenga cuidado, no cuente un chiste si no está seguro
que funcionará. Usted no es un cómico, si no es bueno para las bromas, mejor no
las haga; si cuenta un chiste, primero asegúrese de que sus palabras no ofenderán
a nadie. Es más importante para un expositor que sea él mismo y no forzarse a
utilizar alguna técnica que no vaya con su personalidad y habilidad. La idea de
utilizar el humor es hacer sentir a la audiencia más cómoda y relajada. Forzarla
sólo sería hacer sentir a la gente excluida y agregará tensión a la exposición.
d) Use la emoción cuando hable. Para ser un expositor que motive, se espera que
mantenga a la audiencia despierta y activa mientras que habla, para ello: acentúe
las palabras, comparta su entusiasmo, atrévase a ir más allá de su forma de hablar
normal. La audiencia reconocerá la fuerza que le imparte a su charla. Es más
vigorizante cuando les desafía a tomar retos, en ese momento su exposición
adquirirá un nuevo nivel.
e) Sea usted mismo. Todos hemos visto expositores increíbles y nos comparamos
con ellos. Podríamos pensar: ellos tienen un tema mucho más interesante que el
mío y han practicado por años, además probablemente tienen un asesor que los
entrena antes de su exposición. Piense que también sería „energía pura‟ si es usted
mismo; evalúe si puede desarrollar su propia forma de exponer.
f) Contrate a un asesor-entrenador externo. Un asesor puede ayudarle a conseguir
una mejor exposición y diseñar una mejor presentación. Si busca uno, encuentre a
alguien que le ayude a consolidar su personalidad. Si no desea ser entrenado para
ser expositor, no lo será. Esté seguro que un asesor-entrenador le ayudará a
identificar sus debilidades y fortalezas, así como las áreas donde podría trabajar
para mejorar sus exposiciones. Cuando utiliza herramientas visuales, quisiera que
el asesor pudiera darle ideas en cómo sus apoyos visuales pueden realzar el estilo
de su presentación. Pídale que le diga su filosofía de entrenamiento. Si se siente
cómodo con esa filosofía, trabaje con esa persona.
74
g) Preséntese. Asegúrese de presentarse y que todo el público lo conozca. Este paso
es muy importante, especialmente, si es la primera vez que expone ante ese grupo,
ya sea que usted mismo se presente o alguien lo introduzca, lo importante es que
logre el objetivo.
La audiencia necesita saber quién es y por qué deben escucharle. Haga una breve
presentación de su perfil profesional y comuníquele al público por qué es experto
en la materia o el tema. Si alguien más estará a cargo de su presentación al
público, es de mucha ayuda que le suministre algunas notas sobre su currículum y
por qué es la persona indicada para hablar en dicho evento. Lleve consigo tarjetas
de presentación con la información necesaria para localizarlo, podrían pedírselas
al final.
h) Cuidado con los riesgos del software. Si le permiten utilizar presentaciones
electrónicas, no use todos los efectos de sonido ni visuales disponibles. Cuide que
la presentación visual sea tan sencilla en la medida de lo posible y ganará la
ventaja que le proporciona. Evite que los apoyos visuales abrumen la sustancia de
la presentación; usted quiere que la audiencia recuerde sus recomendaciones, no
cómo volaron las flechas de todos lados y como usó creativamente las fotos o los
videos.
3.4 Logística
Compruebe y vuelva a inspeccionar
Entre más pronto consiga arreglar el salón donde se llevará a cabo la exposición de la
forma que desea e instale el equipo que necesite, se sentirá más relajado. Si es posible, (y si
es permitido por la institución o empresa) visite el salón donde se realizará la presentación
antes del gran día.
Traiga su propio equipo (si es necesario). Los proyectores varían en cómo funcionan. Un
expositor que muestra su presentación con su propio equipo envía la señal de que “tiene el
control,” y sabe con certeza que funciona todo. Por el contrario, un expositor que no sabe
cómo funciona el proyector del salón, que se enfrenta con un bulbo fundido o un cable
descompuesto, aparecerá como alguien sin preparación.
Llevar su propia pantalla portátil le permitirá evitar verse forzado a proyectar en una
pantalla incorporada frente a un banco de luces. Sucede lo mismo cuando se requiere
presentar videos y audios, traiga su propia PC y bocinas, o haga pruebas si puede
reproducirlos en el equipo ya instalado; en pocas palabras, esté listo para los pequeños
problemas creados por el uso de la tecnología.
Instale todo el equipo y protéjalo. Cerciórese que su presentación trabaja y se ve como
desea. Si lleva extensiones de corriente asegúrelas con cinta protectora, también necesitará
múltiples y protectores de energía para eliminar problemas de corriente eléctrica de su
equipo. Recuerde: antes de conectar algo pregunte a los encargados de mantenimiento qué
tipo de voltaje tiene el local.
75
UNA SITUACIÓN EMBARAZOSA
En cierta ocasión un trabajador del hotel, en el que se llevaría a cabo una exposición de una
institución de educación superior internacional, se tropezó y enganchó con la extensión de
corriente que había conectado el orador –sin protección– provocando que la computadora
portátil del expositor cayera al suelo momentos antes de que iniciara su charla para promover
sus servicios; la pantalla se quebró, la exposición fue muy tensa, la presentación digital no se
pudo ver y la institución no logró su objetivo.
Distribución de los espacios. Arregle las sillas (y mesas) para que cada participante pueda
ver la pantalla, pizarrón, pintarrón o cualquier otro recurso que emplee. Decida dónde
estará parado para controlar la PC y ver la pantalla. Esto depende del tipo de presentación y
cantidad de público que asistirá. Si es una conferencia, un taller, un seminario, un examen
de grado, una clase, etc. la disposición cambia.
Conferencia/charla:
Usted es el experto y, por lo
tanto, el centro de atención, lo
más probable es que su
exposición se lleve a cabo en
un auditorio o salón
especializado, no mueva nada a
menos que consulte con el
personal de mantenimiento.
Seminario:
Cada uno de los participantes
son expertos en sus respectivas
áreas, por lo que usted sólo
guía la discusión para aprender
al compartir. La distribución de
la sala es en “U”. Asegúrese de
llevar suficientes materiales
impresos „originales‟ de su
presentación y distribúyalos a
cada participante como parte de
su plan “B”.
76
Taller:
Usted es el experto y tendrá
que muy de cerca a su público
para mostrar cómo se hace y
guiarlos cómo hacerlo. La
distribución es “en mesas de
trabajo individual o grupal”.
Escuche activamente a cada
tallerista.
Presentación ejecutiva:
Los ejecutivos determinan si su
propuesta es viable y aunque
ellos asesoran sólo el ejecutivo
en jefe (CEO) toma la decisión.
Es la exposición más tensa e
intensa. La distribución es en
“V” o en “rectángulo”.
Examen de grado:
Existe un protocolo que seguir,
Los sinodales, miembros del
jurado, determinan y evalúan si
su propuesta es viable.
Recuerde que ellos ya revisaron
su investigación y le hicieron las
indicaciones pertinentes y sólo
están comprobando su
desempeño.
La distribución es en “I”.
77
a) Iluminación. Localice cómo trabajan las luces, dónde se encuentran los enchufes
eléctricos y cuál es su voltaje –no querrá quemar su equipo– (siempre hay personal
de mantenimiento que le puede ayudar). Si el salón carece de cortinas o persianas la
luz del sol puede no dejar ver los apoyos visuales cuando esté programado hacer su
presentación; pregunte si se puede controlar las luces delante de la pantalla por
separado.
MINUTOS VALIOSOS
Acabo de estar una exposición en la que el orador no había calculado la iluminación antes de
levantarse a dar su discurso. El caso es que pasó varios minutos para cambiar las luces y por
intervalos se perdió arreglando la pobre iluminación porque estaba más oscuro de lo
necesario.
b) No olvide nada. Al salir hacia el lugar de exposición donde realizará su exposición,
repase una pequeña lista de verificación de materiales, asegúrese de tener:
• Sus notas y su presentación digital respaldada en CD o disco portátil.
• Cualquier equipo que pueda necesitar, incluyendo una computadora
portátil y si es posible un proyector portátil.
• Un plan alterno en caso de que los equipos fallen.
• Suficientes copias de los materiales impresos que haya preparado.
UNA SERIE DE EVENTOS DESAFORTUNADOS
En cierta ocasión una prestigiosa institución educativa organizó un evento académico a fin de
actualizar a directores de escuelas preparatorias en un nuevo método de enseñanza. La cita era
todo un día de 9 a.m. a 8 p.m. Por la relevancia contrataron los servicios de un experto en el
tema.
Los asistentes se dieron cita en el lugar y la hora establecida, pero el expositor no llegó sino
hasta una hora después. Todos intuyeron que daría inicio el taller, sin embargo, el orador
desapareció durante media hora más. Cuando por fin se presentó, dijo: “experimente un
calorcito… descubrí que no traía el archivo electrónico de mi presentación digital que les
preparé”. Por respeto al expositor, todos sonrieron, tomaron su asiento y dio inicio con su
charla. Después de un receso, la amable asistente conectó la cafetera y el ruido era tan intenso
que no dejaba escuchar la charla, por lo que poco a poco la sala quedó vacía…
c)
El contacto personal y las relaciones interpersonales. El contacto personal y las
relaciones interpersonales son importantes para el éxito de cualquier exposición,
pero absolutamente vitales cuando procura persuadir al auditorio a adoptar su
posición, aceptar su proyecto, cambiar de opinión, o simplemente comprar el
producto que está vendiendo; tendemos a aceptar la información de la gente que nos
agrada y rechazamos la que nos presenta la gente que nos desagrada
d) Llegue temprano para reunirse y saludar. Muchas exposiciones comienzan antes
de que la presentación formalmente empiece. Por lo general, existe un pequeño
lapso que transcurre mientras la gente llega a la sala y elige dónde sentarse, ¡sacarle
provecho a ese tiempo! Si ésta es la primera vez que realizará una exposición ante
78
este grupo, use el tiempo para presentarse, cruzar apretones de mano y aprenderse
los nombres de la gente. Pero si ya conoce a algunos de los miembros de la
audiencia, utilice el tiempo para ponerse al día con ellos y preguntarles cómo les va.
Si todavía requiere supervisar el equipo y las instalaciones lo ideal es llegar dos
horas antes, pero si únicamente recibirá al público una hora es suficiente.
e) Una vez que comience. Concéntrese en el tema sobre el cual organizó la
información y del objetivo de su charla. Resista el impulso de hablar de “todo lo
que sabe”. Sea breve y vaya al punto, así su audiencia podrá digerir más fácil y
rápido la información y recomendaciones. El tiempo que pase frente a la audiencia
seguramente transcurrirá muy rápido. No se descuide ni permanezca parado en el
escenario demasiado tiempo, en su lugar póngase de pie, diga lo que tenga que
decir y luego tome asiento. No olvide tampoco dejar un espacio al final para
preguntas y respuestas, a menos que tenga planeado contestar las preguntas
durante la presentación.
CONTROL DEL CIERRE:
Antes de comenzar su presentación, decida si desea responder preguntas al final o durante
su exposición y durante su introducción, indíquele a la audiencia sobre su preferencia, de
modo que ellos sepan cuándo hacerle las preguntas.
Si es un examen de grado el Presidente del Jurado le hará saber las reglas del mismo, el
tiempo que se le ha asignado y todo el protocolo.
Una vez que haya cubierto todas sus ideas principales y no tenga ninguna otra que
presentar, estará listo para cerrar su presentación. Puede presentar nuevas evidencias en
su cierre, pero no debe intentar desarrollar nuevas ideas. Nunca opte por continuar
hablando, aunque le hayan sido otorgados 30 minutos y sólo usó 20. La gente
normalmente valorará si termina antes porque ya dijo todo lo que tenía que decir. Esto
también es una muestra de respeto por el tiempo de su audiencia (y el lapso de atención).
3.5 Evaluación
Pida que el público le evalúe los resultados y mida el impacto que ha generado:
• ¿Cuál ha sido el resultado? , ¿De qué ha dependido?
Autoevalúese
• Identifique su FODA; fortalezas (las claves de éxito) y sus debilidades (las áreas de
mejora). ¿Cómo puede mejorar?
• Establezca acciones correctoras para la próxima ocasión
Análisis del resultado final
Trate de evaluar el proceso de comunicación tomando como referencia tanto su punto
de vista, como el de sus interlocutores. Muchas veces nuestra percepción se basa en la
divergencia entre los propósitos que nos habíamos marcado originalmente y los
conseguidos realmente, mientras que la percepción de nuestros interlocutores está basada
en la información que aportamos. Autoevalúese con el instrumento de la actividad cinco.
Factores que han influido en el resultado del proceso
79
El paso anterior le aportará información descriptiva sobre cobertura de expectativas.
No obstante, es importante profundizar a nivel cualitativo de los factores que influyeron,
tanto positiva como negativamente en el desarrollo del proceso de la exposición y que han
hecho que ésta sea eficaz o no.
Establecimiento de acciones correctivas y líneas de mejora
El objetivo de analizar cómo se desenvolvió durante la exposición es poder realizar
mejoras con la máxima información posible para detectar aquello que ha hecho bien y
potenciarlo en el futuro, así como también establecer acciones correctivas en los aspectos
que le han dificultado el éxito.
80
1.1 Presentación del tema
Diseñar una presentación digital lineal básica para dar a conocer el tema de exposición en
tres minutos y exponerlo.
30 minutos
1. Ingrese a su software
2. Diseñe, tres diapositivas:
Página Uno: Nombre de la institución, materia, taller o seminario y la fecha,
Página Dos: Nombre del tema a desarrollar y firma electrónica (nombre del expositor)
Página Tres: Objetivo general
3. Guarde la presentación
4. Exponga ante sus compañeros el trabajo realizado
5. Tome nota de todas las observaciones
6. Corrija los errores
81
1.1.2 Aprenda a definir a su audiencia
Identificar quién es su audiencia
30 minutos
Conteste las respuestas a las siguientes siete preguntas para analizar a su
audiencia antes de una presentación:
1. ¿Quién es mi público?
a. ¿Cuál es su posición? ¿Qué antecedentes existen?
b. ¿Qué tanto saben sobre el asunto?
c. ¿Qué predisposición pueden tener sobre el tema?
2. ¿Cuál es su motivo principal para escucharme?
a. ¿Para mejorar su negocio? ¿Para aumentar la productividad?
b. ¿Para ser motivados?
c. ¿Para aprender algo?
d. ¿Otro?
3. ¿Cuáles son los tres puntos dominantes que ellos deben ver en mi presentación?
a. _______________________
b. _______________________
c. _______________________
4. ¿Cuál es el material correcto que debo presentar para esos puntos?
a. ¿Cuánto detalle es necesario? (v.g., más conceptual, más técnico, más detallado.)
b. ¿Cuál es el tono apropiado para ese grupo?
¿Serio? ¿Ligeramente chistoso? ¿Informal? ¿Otro?
c. ¿Qué ejemplos, historias o analogías serán las más apropiadas?
Seleccione escenarios y experiencias de su contexto, no del suyo
_____________________________________________________
5. ¿Qué apoyos visuales trabajarán lo mejor posible para ese grupo?
¿Presentación digital?
¿Acetatos?
¿Multimedia?
¿Video?
¿Otro?
82
6. Anticipe las preguntas, preocupaciones, dudas y respuestas para su práctica.
Posibles preguntas: _______________________________________________
_______________________________________________
_______________________________________________
Posibles preocupaciones: _________________________________________
_______________________________________________
_______________________________________________
Posibles dudas:
_______________________________________________
_______________________________________________
_______________________________________________
Mis respuestas son: _______________________________________________
_______________________________________________
_______________________________________________
7. Enumere cualquier factor no cubierto sobre lo que afectaría esta exposición
a. Político
b. Religioso
c. Económico
d. Social
e. Credibilidad
f. ¿Quién debe participar?
g. Otro
83
El método de planeación 3-1-2
Aplicar las funciones del método de planeación inversa 3-1-2 en su presentación digital
tomando en cuenta su concepto del diseño; realizar la primera revisión de estilo y exponerla
45 minutos
1. Ingrese a su presentación digital anterior, decida que tipo de modelo de presentación
usará: lineral, lineal interactiva, mixta o en red
2. Al menos inserte nueve páginas nuevas
3. Diseñe, nueve diapositivas:
Página cuatro: Bosquejo general de la presentación (mapa o agenda)
Página cinco: Primer punto de tres (Antecedentes y estado del arte)
Página seis: Segundo punto de tres (Otros datos compilados)
Página siete: Tercer punto de tres (Observación directa)
Página ocho: Posible solución al problema planteado
Página nueve: Página de descanso para la sesión de preguntas y respuestas; contiene
el nombre del tema y el nombre del expositor, el logo de la
institución o empresa y fecha del día de la exposición
Página diez: Respuesta a la primera pregunta prevista
Página once: Estadísticas o datos que sostienen su visión del problema, como
respuesta a la segunda pregunta prevista
Página doce: Bibliografía y fuentes de su investigación
Las diapositivas deberán incluir en lo posible: el mismo “concepto de diseño” en el
fondo, texto, gráficos e imágenes.
4.
5.
6.
7.
8.
Guarde su trabajo
Preséntenlo ante el grupo
Tome nota de todas las preguntas y observaciones
Desarrolle las diapositivas de cada uno de los tres subtemas y corrija los errores
En la medida de lo posible diseñe nuevas diapositivas para dar respuesta a las
preguntas que le hicieron durante la práctica
84
Performance
Aplicar las ligas e hipervínculos a la presentación digital y exponerla.
30 minutos
1. Aplique a su presentación digital la opción de ligas internas o hipervínculos a
otras presentaciones.
2. Imprima el material de apoyo para sus apuntes y el material de mano para la
audiencia.
3. Exponga en 25 minutos y deje el tiempo restante para preguntas y respuestas
Indicaciones
Abra a su presentación Powerpoint, ligue las diapositivas a su índice desde Barra
de Menús/ Configuración de la acción/ Hipervínculo a… y seleccione la opción deseada,
posteriormente guarde y revise que funcione correctamente.
85
Auto evaluación
Realizar una auto-evaluación para conocer sus debilidades y fortalezas.
3 minutos
La siguiente tabla contempla las preocupaciones más comunes que puede tener
al hacer su exposición. Califíquense entre 0 y 5, donde 0 es el mínimo y 5 es el máximo.
Observe dónde puede mejorar sus habilidades para hacer exposiciones.
¿Cómo lo hace?
Habilidades
0
1
No aplica
Pobre
Calificación
2
3
Apenas
suficiente
Bien
4
Muy
bien
5
Excelente
1. Introducción: La introducción capturó el
interés; el preámbulo tuvo un propósito claro
2. Organización: Tuvo una organización clara;
las transiciones entre las secciones fueron
precisas y eficaces, ¿condujo a una
conclusión clara?
3. Contenido: Cumplió con las expectativas;
¿el material de soporte fue relevante y está
actualizado?
4. Apoyos Visuales: ¿Los apoyos visuales se
utilizaron con eficacia y apropiadamente,
fueron preparados cuidadosamente?
5. Conclusión: Los puntos clave fueron
reforzados; tuvo sentido del cierre; ¿si fue
apropiado, propuso una línea de acción?
6. Conclusión (actitud): Concluyo con
seguridad y entusiasmo por segunda vez
después de la sesión de preguntas y
respuestas.
7. Entrega: Fue natural, entusiasta; hablo con
claridad; fueron sus gestos expresiones y
postura apropiados
8. Discusión: ¿Contestó las preguntas de
forma exacta, clara y con eficacia?
9. Realización (técnica): El software y los
equipos (de audio y video) funcionaron
correctamente.
10. Realización (logística): No tuvo ningún
contratiempo con la entrega de materiales,
equipo mobiliario, servicio de agua y
cafetería, etc… para los asistentes.
Total
86
PUNTAJES:
10 a 20 puntos: No se presente hasta que acumule mayor confianza y conocimiento. Primero consiga un
cierto entrenamiento. Encuentre a un asesor excelente para ayudarle en su presentación. Haga un plan de
cómo mejorar y hacer sentir mejor a la audiencia. ¡Vaya por él! tendrá que hacer muchas exposiciones toda su
vida.
20 a 30 puntos: Necesita entrenar y seguir practicando. Considere si necesitan ayuda para desarrollar su
presentación, diseñar apoyos visuales, o entregar su mensaje.
Identifique sus necesidades para comenzar su entrenamiento. No desestime –el éxito en sus exposiciones
pueden ayudarles en su carrera.
30 a 40 puntos: Tiene la idea de cómo lograrlo. Observe la lista y escojan dos pasos de una vez que quiera
mejorar, haga que su audiencia esté satisfecha de escucharle.
40 a 50 puntos: Es un excelente expositor –sus audiencias deben tener el gusto de escucharle. Ahora
regrese y escoja un punto en el que pueda enfocarse durante su exposición y mejorar incluso más…
¿Cuál cree usted que es su punto débil?
¿Qué puede habilidad necesita mejorar?
87
RESUMEN EJECUTIVO DE LA EXPOSICIÓN
Título de la presentación
Número de diapositivas: 12
Tiempo Total: 30 min.
Fecha: D/M/A
Introducción (1. Enganche - 2. Ubique su posición - 3. Visión general) 5 min.
Diapositiva 1
1)
Tiempo: (Desde que esté listo
y vayan entrando los invitados
de la audiencia hasta justo
antes de empezar)
Diapositiva 2
Tiempo:
1 min.
T. acumulado 1 min.
Diapositiva 3
Tiempo:
2 min.
T. acumulado 3 min.
Identifique a la Institución (Empresa/proyecto)
a)
Use esta diapositiva como identificación del evento (Nombre de la
institución o empresa, logotipo, materia o proyecto, taller/seminario y
fecha).
b)
Cuando requiera una diapositiva para detener la presentación, hacer un
receso o contestar preguntas regrese a ella presionando 1 + enter.
2) Introdúzcase (deje saber quién es usted y el tema que va a desarrollar)
Manténgase de pie durante toda la presentación a menos que lo inviten a
sentarse.
3)
Diapositiva 4
Tiempo:
2 min.
T. acumulado 5 min.
a)
Escriba el nombre del tema a desarrollar y su firma electrónica.
b)
Interéselos estratégicamente definiendo el problema a solucionar
(cuente una historia, o presente una estadística impactante)
c)
Autoridad (¿porqué deben escucharle a usted?)
Delinee la Presentación Declaración del motivo y el problema a solucionar
a) Objetivo general - Ayúdeles a visualizar una meta clara, tal como si esta
información les ayudará con una tarea o un trabajo.
b) Instrucciones especiales, facilidades, etc.
c) De un bosquejo general de la estructura de la presentación. Ayúdese con
un mapa mental y/o agenda
Desarrollo (4. Primer punto - 5. Segundo punto - 6. Tercer punto) 20 min.
Presente su investigación, trabajos relacionados y métodos
Diapositiva 5
Tiempo:
6 min.
T. acumulado 11 min.
4) Primer punto (de tres): Enfóquese a un tema, v.g. antecedentes del tema y/o
estado del arte
i) No intente cubrir demasiado. En su lugar, programe más reuniones.
ii) ¡Permita a la audiencia estar enfocada!
Diapositiva 6
Tiempo:
7 min.
5)
Segundo punto (de tres): conecte con la audiencia - presente sus
evidencias.
i)
ii)
iii)
Diapositiva 7
Tiempo:
7 min.
6)
Implique a la audiencia.
¡Sea creativo! ya que es el momento donde puede descender la atención
del público.
Utilice los medios para reforzar su mensaje. Prepare al público para lo
más importante.
Tercer punto: Comente sus hallazgos.
Los resultados de su investigación, situaciones dominantes, e
interpretación de los datos
Conclusión (7. Recapitule – 8. Cuente una historia – 9. Llame a la acción) 5 min.
Diapositiva 8
Tiempo:
2 min.
7)
Inicie su cierre: Presente un resumen de lo más importante y su propuesta
de solución al problema planteado.
Tiempo:
T. acumulado
2 min.
29 min.
8)
Cierre: Concluya con determinación – el público recuerda lo último que oye.
Cuente una historia memorable.
Tiempo:
T. acumulado
1 min.
30 min.
9)
Cierre: Llame a la acción, dígales lo que quiere que hagan con la información
88
que presentó e invíteles a iniciar las preguntas.
Sección de preguntas y respuestas
(10. Descanso – 11. Respuestas – 12. Bibliografía - 13. Vuelva a concluir)
Diapositiva 9
Tiempo: (Mientras inician las
preguntas)
10)
Identifique la Institución (Empresa/proyecto).
a) Use está diapositiva como identificación del evento (Nombre de la
institución o empresa, logotipo, materia o proyecto, taller/seminario y fecha).
b) Escriba el nombre del tema que desarrolló y su firma electrónica.
11)
Apunte cada pregunta que le hagan; si hacen referencia a alguna diapositiva
vaya directo a la diapositiva escribiendo el número y luego enter, o escriba el
número de las respuestas previstas
Diapositiva 10
a) Primera respuesta prevista durante las prácticas
Diapositiva 11
b)
Diapositiva 12
Estadísticas o datos de evidencias y hechos que sostienen su visión del
problema como respuesta a la Segunda Pregunta revista.
12)
Escriba la bibliografía, videografía, entrevistas, o cualquier otra fuente
empleada.
13)
Regrese a la diapositiva 9 y vuelva a cerrar.
89
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Sobre el autor:
Giovanni Mauricio Martínez Castillo
(México, D.F.1963)
▪ Maestro en Comunicación por la Facultad de
Ciencias Políticas de la Universidad Nacional
Autónoma de México.
▪ Egresado de la especialidad en Publicidad y
Propaganda de la Licenciatura en
Comunicación de la Universidad de Sonora de
la cual hoy es profesor.
▪ Ha experimentado con el uso de tecnologías
desde 1982, por lo que le han otorgado premios
y reconocimientos en la producción de
anuncios, programas de televisión, análisis de
campañas y diseño de material didáctico.
▪ Autor de libros como Videografía y
Comunicación Audiovisual.
▪ Dedicado a la capacitación en el uso de las
nuevas tecnologías en los procesos
comunicativos.
Hoy nos presenta la Guía práctica para hacer Exposiciones Exitosas en respuesta para
enfrentar uno de los mayores retos de estudiantes y profesionistas, exponer sus ideas ante
públicos, ideal para todos aquellos que sustentarán su examen de grado, aquí encontrarán
un método sencillo de la técnica expositiva que el lector podrá aplicar en distintas
situaciones.
92

Exposiciones exitosas - Preparatoria Enrique Esqueda

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