Manual de Orientação P R O G R A M A

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P R O G R A M A
Manual de Orientação
CONSELHO
NACIONAL
DE JUSTIÇA
CONSELHO
CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA
P R O G R A M A
Brasília
2010
Coordenadora-Geral do Programa Integrar
Juíza Auxiliar Maria da Conceição da Silva Santos
Coordenadores dos Eixos do Programa Integrar
Eixo de Gestão da Informação e Comunicação
Moacyra Verônica Cavalcante Rocha
Eixo de Infraestrutura e Tecnologia da Informação
Adriano dos Santos Leal
Alinne Oliveira Moraes
Eixo de Processos de Trabalho
Rosenélia da Rocha Bomfim
Eixo de Pessoas
Ana Lúcia da Costa Negreiros
Luciana Pires Zavala
Equipe do Programa Integrar
Acácia Soares – TJSE
Adriano dos Santos Leal – TJSE
Ana Cristina R. da Rocha – TRF2
Ana Lucia da Costa Negreiros – TJSP
Andréa Ferraz Schirmer – JFRS
André Cabral – Empresa Terceirizada
Alexandre Fortes Rodrigues – JFRS
Alexandro Amaral Freire – TJCE
Alinne Oliveira Moraes – TJSE
Anayra Soares – TJDFT
Antonio Maria de Moura – TRT22
Bruno Cunha – Empresa Terceirizada
Charles Gomes Videiro – TRF1
Denilson de Lucena Matos – CNJ
Euvânia Benvindo Cavalcante - TRF4
Ferdinando Serejo – Juiz/TJMA
Francisco André Rodrigues – TRT/PI
Giscard Estephanou Silva –CNJ
Júlio César M. Garcez – Juiz/TJPI
Karen Antunes – TJAM
Leonardo Jorge Lima Caldas – TJAL
Luciana Pires Zavala – TJSP
Magno Vitório de F. Fragoso – TJAL
Márcio de Freitas Manna – TRF1
Maria Nice Fonseca – TJMG
Miriam Rodrigues L. de Barros – TRF1
Moacyra Verônica C. Rocha – TJAL
Nádia Fátima Souza Lopes – TJDFT
Rômulo de Souza Abreu – TRF1
Rosenélia da Rocha Bomfim – TRF1
Noriko Tsukamoto – TREMG
Sérgio Souza de Araújo – TJRS
Tânia Mafra – TJAM
Umberto Alves Soares – TJDF
Organização do Manual
Juíza Auxiliar Maria da Conceição da Silva Santos
Consultoria
Professor Doutor Ronaldo Linhares
Poder Judiciário
Programa Integrar - Conselho Nacional de Justiça (CNJ)
Endereço: Anexo I - Supremo Tribunal Federal - Praça dos Três Poderes, S/N
Brasília - Distrito Federal – Brasil
CEP: 70175-900
Observações:
1 - A metodologia de trabalho e de organização das unidades judiciárias adotada neste Manual foi
elaborada pela equipe do Programa Integrar Nacional.
2 - Os instrumentos de trabalho que compõem este Manual foram elaborados pela equipe do Programa
Integrar Nacional ou auridos com base na experiência técnica de vários Estados do país.
É permitida a transcrição deste Manual, desde que citadas a autoria e a fonte.
Conselho Nacional de Justiça (CNJ)
Presidente do Conselho Nacional de Justiça
Ministro Gilmar Ferreira Mendes
Corregedor Nacional de Justiça
Ministro Gilson Langaro Dipp
Conselheiros:
Ives Gandra da Silva Martins Filho
Ministro do Tribunal Superior do Trabalho, indicado pelo próprio Tribunal.
Milton Augusto de Brito Nobre
Desembargador do Tribunal de Justiça do Estado do Pará, indicado pelo Supremo Tribunal Federal.
Leomar Barros Amorim de Souza
Desembargador do Tribunal Regional Federal da 1ª Região, indicado pelo Superior Tribunal de Justiça.
Nelson Tomaz Braga
Desembargador do Tribunal Regional do Trabalho da 1ª Região, indicado pelo Tribunal Superior do Trabalho.
Paulo de Tarso Tamburini Souza
Juiz de Direito do Tribunal de Justiça do Estado de Minas Gerais, indicado pelo Supremo Tribunal Federal.
Walter Nunes da Silva Júnior
Juiz Federal do Tribunal Regional Federal da 5ª Região, indicado pelo Superior Tribunal de Justiça.
Morgana de Almeida Richa
Juíza do Trabalho do TRT da 9ª Região, indicada pelo Tribunal Superior do Trabalho.
José Adonis Callou de Araújo
Membro do Ministério Público da União, indicado pelo Procurador-Geral da República.
Felipe Locke Cavalcanti
Membro do Ministério Público do Estado de São Paulo, escolhido pelo Procurador-Geral da República.
Jefferson Luis Kravchychyn
Advogado, indicado pelo Conselho Federal da Ordem dos Advogados do Brasil.
Jorge Hélio Chaves de Oliveira
Advogado, indicado pelo Conselho Federal da Ordem dos Advogados do Brasil.
Marcelo Nobre
Cidadão, de notável saber jurídico e reputação ilibada, indicado pela Câmara dos Deputados.
Marcelo da Costa Pinto Neves
Cidadão, de notável saber jurídico e reputação ilibada, indicado pelo Senado Federal.
Secretário-Geral
Juiz Rubens Curado Silveira
APRESENTAÇÃO
As transformações sociais pelas quais a sociedade contemporânea vem passando durante o último século, em parte decorrentes dos avanços científicos em diversas áreas do conhecimento, fizeram com que os Estados-Nação, por meio das suas instituições (Executivo, Legislativo
e Judiciário), reordenassem suas funções típicas.
No Estado brasileiro, a Emenda Constitucional nº 45/2004 representa um marco para
o Poder Judiciário, pois criou instrumentos para a superação da “crise da justiça”, que segundo o
sociólogo português Boaventura de Sousa Santos (1996) , traduz-se pela ineficiência com que o
Judiciário desempenha três funções básicas: a instrumental, a política e a simbólica.
Pela função instrumental, o Judiciário é o principal espaço de resolução dos conflitos.
Na política, exerce-se um papel decisivo como mecanismo de controle social, fazendo cumprir
direitos e obrigações, reforçando estruturas de poder e assegurando a integração da sociedade. Na
simbólica, dissemina-se o sentido de eqüidade e justiça na vida social, socializando as expectativas
dos atores na interpretação da ordem jurídica.
O Conselho Nacional de Justiça (CNJ) foi instituído neste contexto com a Reforma do
Judiciário e a cada dia consolida suas ações agregadoras, revelando-se verdadeiro catalisador e
propulsor de idéias renovadoras, proporcionando as bases para as modificações necessárias à real
modernização da Justiça brasileira.
O Programa Integrar revelou-se uma das ações concretas de auxílio do CNJ aos Tribunais Estaduais.
A formação heterogênea de sua equipe, formada por magistrados e servidores de todo
o país e das mais diversas Justiças, possibilitou ao longo de 1 ano de intensa atividade nos Tribunais de Justiça do Piauí, Maranhão, Goiás, Alagoas e Bahia, a criação e o amadurecimento de um
roteiro para combater a “crise da justiça”.
O presente Manual de Orientação é um instrumento do Conselho Nacional de Justiça
entregue à comunidade jurídica, especialmente aos Tribunais do país.
Embora não tenha o condão de concatenar todas as nuances sobre o tema, estrutura
em um único documento conhecimentos singulares na área de infraestrutura e tecnologia da
informação, gestão de pessoas, comunicação e informação, bem como em processos de trabalho,
administrativos e judiciais, que auxiliarão no planejamento, execução e avaliação continuada dos
Tribunais, na incessante busca da modernização de seus serviços e na concretização da efetiva e
rápida prestação jurisdicional.
Ministro Gilmar Ferreira Mendes
Presidente do CNJ
AGRADECIMENTOS ESPECIAIS...
O Programa Integrar é fruto de caminhada que, em cada ponto, teve
incorporados importantes colaboradores e parceiros, os quais contribuíram
para o alcance de resultados expressivos e positivos. Por isso, agradecer é desafio, um risco de esquecer alguns destes colaboradores/parceiros.
Assim, agradecemos à Equipe Nacional do Programa Integrar, composta de magistrados e servidores de vários Estados e Tribunais, que atuam ou
atuaram no processo de nivelamento do Judiciário, identificaram problemas,
soluções, transformaram unidades consideradas inviabilizadas, elaboraram
planejamentos e, além disso, criaram eixos e métodos de trabalho capazes de
modernizar a justiça brasileira, estruturados neste Manual.
Agradecemos profundamente aos Tribunais que acreditaram e incorporaram a proposta do Programa, proporcionando as condições para a implantação e continuidade.
Agradecemos, também, aos Tribunais que cederam magistrados e
servidores para constituírem a Equipe do Programa Integrar Nacional.
Finalmente, agradecemos ao Conselho Nacional de Justiça por criar,
incentivar e financiar esta caravana, acompanhando cada passo e garantindo a
implantação do Programa nos Estados.
Coordenação do Programa Integrar
SUMÁRIO
APRESENTAÇÃO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
AGRADECIMENTOS ESPECIAIS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
1 INTRODUÇÃO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
1.1 Objetivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
1.2 Público-alvo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
1.3 Estrutura. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
2 PARTE I - APRESENTAÇÃO DO CNJ E DO PROGRAMA INTEGRAR . . . . . . . . . . . . 14
2.1 Conselho Nacional de Justiça . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
2.1.1 O que é? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
2.1.2 Missão. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
2.1.3 Visão. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
2.1.4 Atribuições e competências . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
2.1.5 Objetivo e planejamento estratégico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
2.1.6 Metas Nacionais Prioritárias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
2.2 Programa Integrar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
2.2.1 Introdução . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
2.2.2 Instituição e finalidade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
2.2.3 Objetivos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
2.2.3.1 Objetivo geral. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
2.2.3.2 Objetivos específicos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
2.2.4 Eixos de atuação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
2.2.5 Indicadores e metas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
2.2.6 Metodologia de trabalho do Programa Integrar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
2.2.7 Construção da rede de multiplicadores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
2.2.7.1 Sistema de rede . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
2.2.7.2 Demonstrativo de atuação do multiplicador. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
2.2.7.3 Orientações para a formação dos multiplicadores. . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
2.2.8 Metodologia do Programa Integrar de Organização das Unidades Judiciárias. . . . . . 25
2.2.8.1 Etapa 1: Integração. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
2.2.8.2 Etapa 2: Preparação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
2.2.8.3 Etapa 3: Rotina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
2.2.8.4 Etapa 4: Acompanhamento e avaliação. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
2.2.8.5 Etapa 5: Retorno. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
2.2.9 Acompanhamento e avaliação do Programa Integrar . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
2.2.9.1 Modelo de acompanhamento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
2.2.9.2 Sugestão de ações de acompanhamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
2.3 Orientações para Equipe Nacional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
2.3.1 Composição da Equipe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
2.3.2 Papéis e responsabilidades. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
2.3.3 Ações, execução e instrumentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
2.4 Orientações para a Equipe Estadual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
2.5 Orientações para a Equipe de Escrivães . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
2.6 Orientações para Equipe de Saneamento das Varas. . . . . . . . . . . . . . . . 40
3 PARTE II - MANUAL PARA OPERACIONALIZAÇÃO DOS EIXOS . . . . . . . . . . . . . . 44
3.1 Manual para operacionalização do Eixo de Infraestrutura
e Tecnologia da Informação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
3.1.1 Apresentação. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
3.1.2 Orientações para execução dos objetivos e ações. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
3.2 Manual de operacionalização do Eixo de Pessoas. . . . . . . . . . . . . . . . . 50
3.2.1 Apresentação. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
3.3 Manual de operacionalização do Eixo de Gestão da Informação e Comunicação. 54
3.3.1 Apresentação. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
3.4 Manual de operacionalização do Eixo de Processos de Trabalho . . . . . . . . . 57
3.4.1 Apresentação. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
3.4.2 Manual de operacionalização do Eixo Processo de Trabalho Administrativo. . . . . . . 57
3.4.2.1 Apresentação. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
3.4.2.2 Orientações para execução dos objetivos e ações. . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
3.4.3 Manual de operacionalização do Eixo de Processo de Trabalho Judicial. . . . . . . . . 60
3.4.3.1 Apresentação. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
3.4.3.2 Orientação para execução dos objetivos e ações . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
3.4.3.3 Padrão de procedimentos cíveis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
3.4.3.3.1 Orientações para execução das metas e ações . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
ANEXO I. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
ANEXO II. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
ANEXO III. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
ANEXO IV. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Manual de Orientação do Programa Integrar
1 INTRODUÇÃO
Este Manual de Orientação tem como propósito apresentar informações sistematizadas
e elementos necessários à implantação do Programa Integrar nos Tribunais de Justiça Estaduais,
como uma estratégia de modernização do Judiciário brasileiro e padronização de sua atuação.
É um produto que condensa as experiências do Programa Integrar em sua primeira
etapa de desenvolvimento, considerando as especificidades regionais e as diferentes características dos problemas e possibilidades dos Estados, constituindo-se em um documento aberto, em
construção. Deve e será aperfeiçoado com a incorporação d e novas contribuições, boas práticas e
sugestões daqueles que estão preocupados com as mudanças, a modernização e o aperfeiçoamento
da justiça brasileira.
1.1 Objetivos
a. apresentar o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e o Programa Integrar;
b. propor estratégias convergentes de atuação no âmbito dos quatro eixos do Programa
Integrar, buscando atingir mais eficiência e eficácia nas ações da justiça;
c. a presentar a metodologia do Programa Integrar de organização das unidades
judiciárias,possibilitando o aumento da produtividade e a melhoria da prestação jurisdicional;
d. servir como fonte de consulta e orientação, disseminando a prática de planejamento
estratégico e a realização das metas nacionais prioritárias do Poder Judiciário;
e. viabilizar a formação da rede de multiplicadores.
1.2 Público-alvo
a. servidores designados pelo CNJ para atuar na Equipe Nacional do Programa Integrar;
b. s ervidores que, nos termos do ato normativo do Tribunal em integração, forem designados para atuar nas equipes estaduais;
c. magistrados, escrivães/secretários judiciais e demais servidores do Poder Judiciário.
1.3 Estrutura
Para facilitar sua utilização pelos servidores, este documento está organizado em duas partes:
Parte I – apresenta informações gerais sobre o CNJ e sobre o Programa Integrar, bem
como as orientações das equipes de colaboradores que constituirão a rede de
multiplicadores em todos os níveis e instâncias do Tribunal Integrado.
Parte II – traz orientações mínimas para a implantação das ações do Programa Integrar
a partir dos eixos de atuação.
Além destas partes, acompanham este Manual os anexos com os instrumentos de apoio
para a execução com eficácia e eficiência das ações e rotinas propostas.
É importante relembrar que não se trata de Manual pronto e acabado. Ao contrário,
deverá ele estar em constante aprimoramento, agregando as múltiplas experiências verificadas
pelo Programa Integrar nos diversos tribunais em que atuar, bem como sugestões de melhoria,
procurando ajustar-se à realidade local.
As atualizações deste e de outros manuais podem ser obtidas no site do CNJ.
13
2 PARTE I - APRESENTAÇÃO DO CNJ E DO PROGRAMA INTEGRAR
2.1 Conselho Nacional de Justiça
2.1.1 O que é?
Com sede em Brasília/DF e atuação em todo o território nacional, criado em 31.12.2004,
instalado em 14.6.2005, o CNJ é um órgão do Poder Judiciário que visa, mediante ações de planejamento, de coordenação e de controle administrativo, ao aperfeiçoamento do serviço público
de prestação da justiça. É voltado à reformulação de quadros e de meios no Judiciário, sobretudo
no que diz respeito ao controle e à transparência administrativa e processual.
14
Instituído pelo art. 103-B da Constituição da República Federativa do Brasil, é composto
por quinze membros, com mais de trinta e cinco e menos de sessenta e seis anos de idade, com
mandato de dois anos, admitida uma recondução, sendo:
a. um Ministro do Supremo Tribunal Federal, que ocupa a Presidência;
b. um Ministro do Superior Tribunal de Justiça, que atua como Corregedor Nacional de Justiça;
c. um Ministro do Tribunal Superior do Trabalho;
d. um Desembargador de Tribunal de Justiça;
e. um Juiz Estadual;
f. um Juiz do Tribunal Regional Federal;
g. um Juiz Federal;
h. um Juiz de Tribunal Regional do Trabalho;
i. um Juiz do Trabalho;
j. um Membro do Ministério Público da União;
k. um Membro do Ministério Público Estadual;
l. dois advogados;
m. dois cidadãos de notável saber jurídico e reputação ilibada.
2.1.2 Missão
Contribuir para que a prestação jurisdicional seja realizada com moralidade, eficiência
e efetividade, em benefício da sociedade.
2.1.3 Visão
Ser instrumento efetivo de desenvolvimento do Poder Judiciário.
2.1.4 Atribuições e competências
As atribuições do CNJ estão previstas no art. 103-B, § 4º, da Constituição Federal:
a. na política judiciária, zelar pela autonomia do Poder Judiciário e pelo cumprimento do
Estatuto da Magistratura, expedindo atos normativos e recomendações;
b. na gestão, definir o planejamento estratégico, os planos de metas e os programas de
avaliação institucional do Poder Judiciário;
c. na prestação de serviços ao cidadão, receber reclamações, petições eletrônicas e representações contra membros ou órgãos do Judiciário, inclusive contra seus serviços
auxiliares, suas serventias e seus órgãos prestadores de serviços notariais e de registro
que atuem por delegação do poder público ou do oficializado;
d. n
a moralidade, julgar processos disciplinares, assegurada ampla defesa, podendo determinar a remoção, a disponibilidade ou a aposentadoria com subsídios ou com proventos proporcionais ao tempo de serviço, e aplicar outras sanções administrativas;
e. na eficiência dos serviços judiciais, melhores práticas e mais celeridade, elaborar e publicar semestralmente relatório estatístico sobre movimentação processual e a respeito
de outros indicadores pertinentes à atividade jurisdicional em todo o país.
2.1.5 Objetivo e planejamento estratégico
Um dos objetivos estratégicos do CNJ é “garantir o alinhamento estratégico em todas
as unidades do Judiciário”. O planejamento estratégico nacional e seu detalhamento podem ser
acessados no site do CNJ.
2.1.6 Metas Nacionais Prioritárias
No Terceiro Encontro Nacional do Judiciário, realizado nos dias 25 e 26 de fevereiro de
2010, em São Paulo/SP, para proporcionar mais agilidade e eficiência à tramitação dos processos, melhorar a qualidade do serviço jurisdicional prestado e ampliar o acesso do cidadão brasileiro à Justiça,
os Tribunais brasileiros traçaram dez metas prioritárias comuns aos tribunais para o ano de 2010.
Confira as dez metas prioritárias de nivelamento a serem alcançadas pelo Judiciário em 2010:
Meta Prioritária 1: Julgar quantidade igual à de processos de conhecimento distribuídos em 2010 e parcela do estoque, com acompanhamento mensal.
Meta Prioritária 2: Julgar todos os processos de conhecimento distribuídos (em 1º
grau, 2º grau e tribunais superiores) até 31/12/2006 e, quanto aos
processos trabalhistas, eleitorais, militares e da competência do tribunal do Júri, até 31/12/2007.
Meta Prioritária 3: Reduzir a pelo menos 10% o acervo de processos na fase de cumprimento ou de execução e, a 20%, o acervo de execuções fiscais
(referência: acervo em 31/12/2009).
Meta Prioritária 4: Lavrar e publicar todos os acórdãos em até 10 dias após a sessão de
julgamento.
Meta Prioritária 5: I mplantar método de gerenciamento de rotinas (gestão de processos
de trabalho) em pelo menos 50% das unidades judiciárias de 1º grau.
Meta Prioritária 6: Reduzir a pelo menos 2% o consumo per capita (magistrados, servidores, terceirizados e estagiários) com energia, telefone, papel, água
e combustível (ano de referência: 2009).
Meta Prioritária 7: Disponibilizar mensalmente a produtividade dos magistrados no
portal do tribunal, especialmente a quantidade de julgamentos com
e sem resolução de mérito e homologatórios de acordos, subdivididos por competência.
Meta Prioritária 8: P
romover cursos de capacitação em administração judiciária, com
no mínimo 40 horas, para 50% dos magistrados, priorizando-se o
ensino a distância.
Meta Prioritária 9: Ampliar para 2 Mbps a velocidade dos links entre o Tribunal e 100%
das unidades judiciárias instaladas na capital e, no mínimo, 20%
das unidades do interior.
Meta Prioritária 10: Realizar, por meio eletrônico, 90% das comunicações oficiais entre os
órgãos do Poder Judiciário, inclusive cartas precatórias e de ordem.
Além das metas, o presidente do CNJ, ministro Gilmar Mendes, afirmou que serão estratégicas as seguintes ações:
15
a. plano de ação para os tribunais que ainda não cumpriram as Metas de Nivelamento
de 2009;
b. ano da Justiça criminal, com ações para reduzir a zero o número de presos em delegacias, entre outros objetivos;
c. publicação dos maiores litigantes;
d. implantação de juizados especiais da fazenda pública;
e. criação de centro de capacitação de servidores.
2.2 Programa Integrar
16
2.2.1 Introdução
O fim do século XX mostrou-se prodigioso em transformações. Essas transformações
definiram este momento de transição como espaço de crise, provocada, entre outras coisas, pelo
aprofundamento do processo de globalização, o estreitamento da relação entre ciência e técnica,
e pela queda do que se costumou chamar de grandes utopias.
Neste contexto, amplia-se o papel social e político da justiça e do Judiciário, o último
como acesso à primeira, característica do que, em geral, se define como processo de judicialização,
expressão esta que, segundo comentários de Maciel & Koerner (2002, p.4)1, é usada para se referir
à expansão do âmbito qualitativo de atuação do sistema judicial, do caráter dos procedimentos de
que dispõe e, ainda, do aumento do número de processos nos tribunais.
Ao longo do século XX, o Judiciário passou por processo de expansão em suas duas
funções principais: controle da constitucionalidade das leis e atos normativos e a prestação da
justiça comum. O Judiciário se transformou em instância de resolução de conflitos coletivos e
sociais e de consolidação de direitos muito mais orientados pelo valor da igualdade do que pelo
valor da liberdade.
Essa expansão do Judiciário contribuiu para a mudança do Direito e das regras processuais, colocando a Justiça ao alcance formal dos atores coletivos da sociedade, exigindo reformas
que passam, entre outras sugestões, pela ampliação e diferenciação da estrutura judiciária, fortalecendo as propostas de mudança na organização do Judiciário ou na cultura jurídica considerada
defasada, em razão das novas necessidades sociais e despreparada para resolver, com celeridade,
eficiência e eficácia, o déficit de prestação de serviços.
Neste sentido, o Judiciário precisa modernizar suas ações e adotar novas concepções e
práticas de gestão, tendo como fim o cidadão. A modernização do Judiciário se torna condição
fundamental no fortalecimento da responsabilidade social e política da Justiça no Brasil.
O Programa Integrar é parte da política do Conselho Nacional de Justiça para a orientação e apoio à modernização do serviço público de prestação judiciária nos tribunais estaduais,
mediante ações de planejamento, de coordenação e de controle administrativo, voltado para a
celeridade, a eficácia e a eficiência dos serviços prestados à sociedade, ampliando o acesso à justiça
e à cidadania plena dos atores coletivos sociais.
2.2.2 Instituição e finalidade
Em fevereiro de 2009, o Conselho Nacional de Justiça observou nos tribunais estaduais
um conjunto de questões que impediam que estes tribunais pudessem alcançar novo patamar de
1 MACIEL, Débora Alves; KOERNER, Andrei. Sentidos da Judicialização da Política: duas análises. Lua Nova, São Paulo, 2002, n.57, p.4.
desempenho para o Poder Judiciário proposto pelo CNJ a partir de iniciativas de ajustes ao Planejamento Estratégico do Poder Judiciário, instituído pela Resolução n. 70, de 18 de Março de 2009.
Entre as questões identificadas, destacam-se as seguintes:
a. d
ificuldades estruturais apresentadas pelas unidades judiciárias da Justiça dos Estados, identificadas nas inspeções e nas audiências públicas realizadas;
b. u
rgente necessidade de atuação para a melhoria da organização dos processos de trabalho, buscando o aprimoramento da prestação jurisdicional;
c. o fato de ser papel do CNJ: atuar para a construção de um Judiciário mais próximo do
cidadão, mais moderno e mais efetivo na solução das demandas judiciais; auxiliar na
promoção da integração entre os órgãos do Poder Judiciário da União e dos Estados,
justamente procurando solucionar as dificuldades constatadas;
d. necessidade de tornar possível alcançar-se um novo patamar de desempenho para o
Poder Judiciário (Planejamento Estratégico do Poder Judiciário, instituído pela Resolução n. 70/2009; e
e. inexistência de um órgão central por parte da Justiça Estadual com a missão de promover e de assegurar a integração e o aprimoramento humano e material das diversas
instituições, tal como já há na Justiça Federal e na Justiça do Trabalho, por exemplo.
Considerando estas questões e a constatação de que boa parte das unidades da Justiça
Estadual não consegue atender aos requisitos de qualidade, de eficiência e de eficácia no atendimento ao preceito constitucional da razoabilidade do prazo de tramitação dos processos judiciais,
o CNJ criou, por meio da Portaria n. 482, o Grupo Volante de Apoio à Justiça nos Estados.
Assim, o CNJ assumiu a responsabilidade de contribuir para a construção de um Poder
Judiciário mais próximo do cidadão, mais moderno e mais efetivo na solução das demandas judiciais, bem como para integrar os diversos Órgãos Judiciais da União e dos Estados, por meio de
esforço coordenado e conjunto, para a solução das dificuldades constatadas.
As experiências vivenciadas por este Grupo, a partir de suas ações nos Tribunais dos
Estados do Piauí, do Maranhão, de Goiás e de Alagoas, entre os meses de março e novembro de
2009, produziram, além dos resultados positivos e imediatos, uma reflexão sobre a necessidade
de ampliar estas ações por meio de programa de apoio permanente aos tribunais, no que diz respeito à implantação, ao acompanhamento e à disseminação de boas práticas de gestão dos serviços
judiciários propostas pelo Grupo.
O Programa Integrar é, portanto, fruto do amadurecimento do Grupo Volante e da necessidade de sistematização, de aperfeiçoamento e de disseminação de suas práticas de apoio aos tribunais
estaduais, num esforço coordenado e pactuado, voltado a alcançar o patamar de qualidade, de eficiência e de eficácia para o Poder Judiciário proposto pela Resolução n. 70, de 18 de Março de 2009.
2.2.3 Objetivos
2.2.3.1 Objetivo geral
Apoiar os Tribunais de Justiça dos Estados para que alcancem celeridade e um patamar
de eficácia e de eficiência na prestação jurisdicional.
17
2.2.3.2 Objetivos específicos
a. melhorar o funcionamento das unidades administrativas onde o Programa Integrar implantado, nos eixos de infraestrutura e Tecnologia da Informação, de Pessoas, de Processos de Trabalho Judicial e Administrativo e de Gestão da Informação e Comunicação;
b. uniformizar os procedimentos administrativos, de serviços e de práticas cartoriais,
adotados pelos Tribunais de Justiça dos Estados, padronizando-os, e otimizando-os;
c. firmar parcerias com o objetivo de envolver outros órgãos na solução dos problemas
encontrados.
2.2.4 Eixos de atuação
O Programa Integrar possui os seguintes Eixos de Ação:
18
Figura 1 – A Modernização como fator primordial para o planejamento e desenvolvimento dos eixos.
São objetivos centrais dos eixos de atuação:
a. infraestrutura e Tecnologia da Informação: disseminar e implantar novas tecnologias
que promovam mais celeridade aos procedimentos de trabalho; efetivar melhorias na
infraestrutura física, de informática e administrativa, disseminando a cultura da gestão
judiciária eficiente;
b. processos de Trabalho: dinamizar a tramitação judicial e administrativa utilizando-se
da padronização e da simplificação de rotinas de trabalho;
c. pessoas: valorizar o colaborador, com a promoção da humanização e da profissionalização do serviço prestado;
d. gestão da Informação e da Comunicação: sistematizar e compartilhar as informações,
proporcionando comunicação integrada e garantindo a compreensão e a visibilidade
das ações implementadas.
2.2.5 Indicadores e metas
Indicador
1.
Índice de aderência aos
padrões mínimos de TI.
Índice de unidades com
2. segurança armada e/ou
eletrônica.
Índice de satisfação
3. com as instalações
físicas.
INFRAESTRUTURA E TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Fórmula
Meta
% entre os itens atendidos sobre
Atender X% dos padrões
o total de itens especificados na
mínimos de TI, até 2014.
Resolução 90.
Aumentar para X% as
Unidades consideradas seguras*/
unidades consideradas
total de unidades.
seguras.
% entre avaliações positivas quanto
Aumentar para X% o índice
à adequação das instalações
de avaliações positivas sobre
físicas* / total de avaliações nestes
instalações físicas*, até 2014.
itens da pesquisa.
4.
Índice de condições de
trabalho.
% entre os itens atendidos da
Norma Regulamentadora 17 do
Ministério do Trabalho e Emprego,
em relação ao total de itens.
5.
Índice de aderência às
metas do PETIC.
% de metas alcançadas em relação Alcançar X% das metas, até
ao total de metas do PETIC.
2014.
Atender X% dos itens da
norma sobre condições de
trabalho ideais, até 2014.
Avaliação
Anual - Indicadores do
PETI (Planej. Estrat. em
TI) devem ser usados.
Anual.
Anual - Pesquisa de
clima organizacional.
Anual (considerar neste
processo a norma 17
como parâmetro para
mensuração).
Anual.
* segurança eletrônica entendida como controle de acesso com detector de metais e raios x e câmeras de vigilância nas áreas de circulação.
* adequação das instalações a ser acompanhada na pesquisa de clima organizacional (espaço, mobiliário, climatização, higiene, limpeza, etc.).
PROCESSO DE TRABALHO JUDICIAL
Indicador
Fórmula
Meta
Taxa de Congestionamento
1 – (total de processos judiciais
(conhecimento) e (1º grau, 2º
Reduzir para X% a taxa de
1.
baixados / casos novos + casos
grau, Tribunais Superiores,
congestionamento até 2014.
pendentes).
Turmas Recursais e Juizados).
Aumentar em x% a produtividade do
Produtividade do magistrado
magistrado até 2014 (esse percentual
e (1º grau, 2º grau, Tribunais
Total de julgados / total de
pode variar de acordo com a taxa de
2.
Superiores, Turmas Recursais magistrados.
congestionamento de cada tribunal,
e Juizados).
de forma a eliminar a taxa de
congestionamento em X anos).
Processos baixados / casos
novos
Índice de atendimento à
Aumentar para X% o atendimento à
3.
demanda.
Divisão em 1º e 2º grau conforme demanda, até 2014.
possibilidade.
% entre processos finalizados
(sentença 101) dentro de um
ano, por instância, em relação ao Aumentar para X% o percentual de
Índice de agilidade no
processos finalizados em até um ano,
julgamento (1º grau, 2º grau, total de casos finalizados.
4.
por instância, do protocolo à sentença
Tribunais Superiores, Turmas Fase de conhecimento (do
(conhecimento) e do trânsito em
Recursais e Juizados).
protocolo à sentença).
julgado à baixa (execução), até 2014.
Fase de execução (trânsito em
julgado à baixa).
% entre processos pendentes
(protocolados até o último dia
Baixar para X% o índice de processos
5. Índice de processos antigos. útil do segundo ano anterior ao
antigos.
corrente) / total de processos
pendentes.
% entre acórdãos publicados
Índice de agilidade na
Publicar 90% dos acórdãos dentro do
6.
dentro do prazo padrão de 10
publicação dos acórdãos.
prazo padrão, até 2014.
dias/ total de acórdãos a publicar.
Avaliação
Semestral
Semestral
Semestral
Semestral
Semestral
Semestral
19
Indicador
Índice de agilidade na
tramitação dos processos
1.
de aquisição de bens e
serviços.
20
2.
Índice de gestão
participativa.
Índice de sucesso na
3. execução dos projetos
estratégicos.
PESSOAS
Fórmula
% entre as pessoas treinadas com pelo
Índice de capacitação nas
menos 20 horas nas competências
competências estratégicas.
estratégicas, sobre o total de pessoas.
Índice de atingimento
% entre os itens atendidos do Plano
do Plano Nacional de
Nacional de Capacitação, sobre o total de
Capacitação.
itens.
Percentual do orçamento
% entre o valor aplicado em capacitação e
de custeio aplicado em
o orçamento total executado.
capacitação.
% entre as avaliações positivas sobre o
total de avaliações na pesquisa de clima
organizacional (trabalho em equipe,
Índice do Clima
liderança, conhecimento do tribunal,
Organizacional.
motivação, qualidade, administração,
infraestrutura, relacionamento interpessoal
e comunicação).
Indicador
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
PROCESSO DE TRABALHO ADMINISTRATIVO
Fórmula
Meta
% entre processos de aquisição de bens e
serviços finalizados no prazo padrão, em
relação ao total:
120 dias para concurso e concorrências dos
tipos empreitada integral, técnica ou técnica Obter 90% dos processos de
e preço.
aquisição de bens e serviços
105 dias para demais concorrências e
finalizados no prazo padrão,
tomada de preços dos tipos técnica e
até 2014.
técnica e preço.
60 dias, para demais tomadas de preços.
50 dias, para convites e pregão;
8 dias para dispensa e inexigibilidade.
% entre reuniões de execução da estratégia Nº de reuniões realizadas no
realizadas/ reuniões previstas no período.
prazo/ 4
% entre projetos estratégicos concluídos e
com suas metas internas alcançadas/ total
de projetos estratégicos previstos no plano
para o período.
Avaliação
Anual
Trimestral
Anual
Meta
Avaliação
Aumentar para X% o índice de
capacitação nas competências Anual
estratégicas, até 2014.
Atender 100% dos itens
do Plano Nacional de
Anual
Capacitação, até 2014.
Aplicar X% do valor do
orçamento executado em
Anual
capacitação, até 2014.
Aumentar para X% o índice de
avaliações positivas do clima Anual
organizacional, até 2014.
GESTÃO DE COMUNICAÇÃO E INFORMAÇÃO
Indicador
Fórmula
Meta
Avaliação
Índice de publicação sobre processos,
% entre as publicações sobre
Disponibilizar em tempo real
seus andamentos e o inteiro teor
processos, seus andamentos e
o andamento processual
dos atos judiciais neles praticados
o inteiro teor dos atos judiciais
e a publicação do inteiro
Semestral
disponibilizados na internet,
publicados na internet/total de
teor dos atos judiciais na
ressalvadas as exceções legais ou
processos pendentes.
internet, até 2012.
regulamentares.
% entre informações
Índice de informações orçamentárias orçamentárias e financeiras
Disponibilizar 100% das
e financeiras disponibilizadas na
disponibilizadas na internet/ total informações orçamentárias Quadrimestral
Internet.
de informações orçamentárias e e financeiras, até 2010.
financeiras.
Aumentar em X% o nº de
Índice de inserções institucionais na
Quantidade de inserções na
inserções institucionais na
Bimestral
mídia.
mídia, no período.
mídia, até 2010.
2.2.6 Metodologia de trabalho do Programa Integrar
O Programa Integrar atua de forma a contribuir para uma mudança de cultura no Poder
Judiciário. Visa, por meio da cooperação e da valorização de novas ideias, a disseminação de boas
práticas entre os servidores das unidades judiciárias, criando um ambiente de produtividade, de
transparência e de excelência.
Para tanto, é necessário salientar que:
a. a s ações entre os diversos eixos devem ser concatenadas e convergentes, pois só isso
trará sucesso à operação;
b. o Programa se inicia após a assinatura do Termo de Cooperação, firmado entre as
lideranças judiciárias, e serve como instrumento para legitimar e dar força à execução
necessária para enfrentar e vencer as dificuldades porventura encontradas no Tribunal
em integração.
A metodologia de trabalho do Programa Integrar é dividida em 9 (nove) etapas, descritas a seguir:
ETAPA
1.
2.
3.
4.
5.
AÇÕES
Visita ao Tribunal de Justiça que receberá apoio do Programa, com o objetivo de dar início ao
Diagnóstico
levantamento da situação atual, por eixo de atuação. Este diagnóstico subsidiará o documento de
preliminar
parceria e a atuação da equipe do Integrar no Estado. Poderão ser utilizados, ainda, recursos de
levantamento remoto de dados.
Entre o CNJ e o Tribunal de Justiça do Estado e as lideranças Judiciárias que subscreverem o Termo
Construção da
de Cooperação. No Termo de Cooperação deverão constar as orientações necessárias dos quatro
parceria
eixos de atuação do Programa, como condição mínima para a sua implantação e prazo para a
preparação do Tribunal.
Apresentação do Programa Integrar e do Termo de Cooperação para a primeira e segunda instância
do Tribunal, imprensa e sociedade, com o objetivo de:
1. apresentar a Equipe Nacional, os objetivos, a metodologia, as ações a serem desenvolvidas, o
cronograma, os resultados, demonstrando a importância da colaboração e participação de todos
Encontro de
para o alcance dos resultados esperados pela implantação do Programa Integrar;
sensibilização
2. informar sobre as atividades que darão início à implantação – complementação do
diagnóstico preliminar – salientando a relevância da contribuição de todos no que diz respeito
a disponibilização de dados e informações fidedignas, pois serão estas que subsidiarão o
correto planejamento das ações do Integrar e delimitarão as esferas de atuação dos diversos
colaboradores e parceiros.
A equipe do Programa Integrar do Estado será composta por magistrados e servidores indicados pela
Presidência e Corregedoria do Tribunal.
Os integrantes serão treinados nas respectivas equipes, sendo que no Eixo de Processo de Trabalho
Judicial serão formadas equipes de escrivães e de saneamento de cartórios e gabinetes para
execução e disseminação da metodologia de Organização das Unidades Judiciárias do Programa
Integrar.
Formação e
A capacitação dos multiplicadores consistirá em parte teórica e parte prática, esta efetivada quando
capacitação da
das ações de implantação do Programa Integrar no Estado pela Equipe Nacional, e tem como
equipe estadual
objetivos:
a. apoiar a Equipe Estadual no desenvolvimento dos trabalhos.
b. executar o plano de ação para disseminação da metodologia de trabalho elaborado pela equipe
Estadual;
c. acompanhar internamente o cumprimento das metas acordadas no Termo de Cooperação e
disseminar no Estado o processo de modernização da gestão judiciária.
A equipe do Integrar fará o levantamento, junto aos setores administrativos e às unidades
judiciárias do Tribunal, da situação dos diversos processos de trabalho e seus atuais resultados. Um
Complementação coordenador de cada eixo de atuação será designado para proceder à análise da situação existente
do diagnóstico do em sua área e ajustar o Plano de Ação elaborado com base no diagnóstico preliminar. A equipe
Estado
do Eixo de Infraestrutura e Tecnologia da Informação, já instalada no Tribunal, continuará a sua
orientação para a execução das melhorias de infraestrutura e sistemas tecnológicos necessários às
ações de implantação e efetivação do Programa.
21
ETAPA
22
6.
Planejamento do
trabalho
7.
Capacitação de
integração
8.
Execução do
planejamento
AÇÕES
O Grupo se reunirá para compilar os dados diagnosticados e elaborar um Plano de Ação unificado,
que contemplará:
a. planejamento do tratamento das unidades judiciárias selecionadas, a cargo dos servidores
responsáveis por cada segmento do eixo processo de trabalho judici al.
b. descrição das ações, objetivos, estratégias de acompanhamento e implantação; das metas e o
cronograma de execução de cada eixo.
c. identificação e distribuição de responsabilidades, inclusive para os multiplicadores.
d. definição da agenda de trabalho.
Realizar-se-á capacitação, reciclagem da equipe sobre a metodologia do Programa Integrar, sistema
de controle processual, condutas pessoais, cargos, responsabilidades e atividades, motivação e
rotinas administrativas.
A equipe será dividida em grupos, de acordo com os eixos orientadores, isto é, cada grupo será
responsável pela condução de um eixo, com seus respectivos focos, estratégias, ações, indicadores
e metas.
Acompanhamento
Após a apresentação do relatório parcial e a assinatura do Pacto de Multiplicação, instala-se a
9. e avaliação do
agenda de acompanhamento e disseminação do Programa Integrar no Estado.
Programa
2.2.7 Construção da rede de multiplicadores
Para alcançar com celeridade o patamar de eficácia e eficiência na prestação jurisdicional
almejado pelo Conselho Nacional de Justiça e pelo Programa Integrar, necessária se faz a criação
de uma rede de multiplicadores de boas práticas, a fim de que um novo modelo de trabalho cartorário, pautado na primazia da prestação jurisdicional, seja implantado e posto em prática.
Dentro da nossa proposta, rede se refere à interligação de pontos, de pessoas, numa
perspectiva em que todos se comunicam com todos, criando uma ressignificação dos conteúdos
passados, além de quebrar estrutura verticalizada. Sabemos que a rede é importante porque faz
com que quem está na ponta da prestação jurisdicional possa colaborar com a criação das políticas, além de se sentir parte fundante desse processo. Esse conceito também está ligado ao conceito
de trabalho colaborativo, dialógico, ou seja, gestado por todos.
A rede representa além da possibilidade real de multiplicação das ações e dos ideais de
modernização, a institucionalização das parcerias, das práticas colaborativas e da perspectiva de
criar uma consciência coletiva sobre as responsabilidades sociais da justiça brasileira. Por isso a
rede é ao mesmo tempo local e nacional.
2.2.7.1 Sistema de rede
Desse modo, o Programa Integrar propõe a divisão do Estado em polos regionais, que
abrangem determinadas Comarcas. O trabalho no polo será coordenado por um magistrado, que,
por sua vez, será o gestor da equipe de multiplicadores. É fundamental criar espaço na rede para
a mediação e a participação de todos com todos.
Figura 2 – Definição do polos e atribuições dos sujeitos envolvidos no sistema de rede.
23
POLOS
24
COORDENAÇÃO
MULTIPLICADOR
• São as Unidades Operacionais regionais responsáveis pela implantação do Integrar no estado. Nessas
Unidades, serão responsáveis pela disseminação do Programa nas unidades da região, o acompanhamento
das ações dos eixos, principalmente os processo de padronização do trabalho jurídico, o saneamento das
unidades e sua modernização.
• Os Pólos Regionais têm a responsabilidade de planejar e executar as etapas de implantação do Programa,
Coordenar e Supervisionar as atividades dos multiplicadores de acordo como planejamento e as orientações
do Integrar. Deverá, junto a equipe estadual do Integrar, apresentar as condições necessárias para a execução
das atividades, considerando os eixos propostos pelo programa.
• Acompanhar e avaliar todo o processo de implantação do Integrar no Polo Regional.
• Participar da formação em serviço para o desempenho de sua função.
• Organizar e promover, juntamente com os multiplicadores as etapas para implantação do Programa no Pólo.
• Enviar mensalmenet para a equipe estadual e nacional o relatorio do acompanhamento das ações, constando
os resultados das ações e metas propostas no planejamento dos pólos.
• Procurar resolver ou encaminhar para a equipe estadual ou nacional do Integrr, a resolução dos problemas
detectados com relação a implntação dos eixos nas unidades jurisdicionais sobre sua responsabilidade.
• Participar com a equipe estadual de encontros e reuniões de trabalho para para acompanhamento e avaliação
das atividades desenvolvidas em seu polo.
• Fornecer reatorio as Equipe do Integrar (ncional e estadual) sobre o Pólo sempre que solicitados.
• Auxiliar na solução de problemas que surjam no pólo, levando em consideração a realidade específica do que
foi planejado e das metas propostas.
• Elaborar relatórios mensais e circunstanciados dos trabalhos e enviar a Coordenação do Integrar.
• Fazer cumpriir com o cronograma de implantação em seu Pólo.
• Institucionalizar as condições necessarias para a participação dos multiplicadores, sua liberação para o
efetivo cumprimento das ações e o cumprimento dos prazos propostos.
• Fornecer ao responsavel pelo eixo comunicação da equipe estadual informações sore as boas praticas e os
resultados da implantação do Programa noP´lo sob sua responsabilidade.
• Negociar com os juízes responsáveis pelas unidades sob a responsabilidade do Pólo a execução e
cumprimento do cronograma de ação, considrando todas as etapas do Programa.
• Supervisionar as atividades desenvolvidas nas unidades, a aplicação dos manuais, as ações dos
multiplicadores e o cumprimento das metas para aquela unidade.
• Aplicar nas unidades as orientações do Programa Integrar, para implantar boas praticas de modernização e
padronização apresentadas no manual do programa e aplicadas durante a capacitação.
• Sugerir atividades que ampliem e reforcem o propósito de modernização na gestão e prestação dos serviços
jurisdicionais, com eficiência, eficácia.
• Orientar os técnicos das unidades a busca de soluções criativas e boas praticas para resolução de problemas
cotidianos em sua unidade.
• Contribuir para o aperfeiçoamento da metodologia e técnica de multiplicação, e disseminação do Programa
em seu Polo.
• Cumprir com o planejamento e cronograma proposto pela coordenação do polo e coordenação estadual,
observando as metas a serem cumpridas e os resultados a serem alcançados pelo Polo e nas unidades sob
sua responsabilidade.
• Motivar os técnicos a superar dificuldades.
• Acompanhar a participação dos técnicos após a fase de capacitação, no tocante ao cumprimento da meta de
saneamento e organização de sua unidade jurisdicional.
• Enviar para a coordenação dos Polos relatórios com dados sobre o desenvolvimento da ações, o cumprimento
das metas e seu resultados assim como o registro de boas pratica de modernização identificadas durante o
processo.
• Responsabilizar-se pela aprendizagem do técnico sob sua orientação, monitorando seu progresso, resolvendo
suas duvidas e fazendo as correções necessárias.
2.2.7.2 Demonstrativo de atuação do multiplicador
Dentro dessa perspectiva, e visando à capacitação dos servidores, o Programa Integrar
propõe a subdivisão dos polos em grupos por ramo de atuação, a saber: cíveis, família, fazenda
pública, criminal e juizados especiais, cuja realização ocorrerá da seguinte forma:
Figura -- - Percurso a ser construído por um servidor multiplicador.
25
Assim, haverá a indicação de 1 (um) servidor por cada grupo temático, que será capacitado para atuar como agente multiplicador da metodologia do Programa Integrar.
Após o treinamento, o servidor indicado retornará à unidade judiciária de origem para
que oriente seus demais companheiros de trabalho e dissemine o conhecimento apreendido durante o período da capacitação. Este mesmo servidor irá se deslocar para outra Vara do mesmo
grupo temático a que pertence (Cível, Família, Fazenda Pública, Criminal ou Juizados Especiais),
onde atuará, nesse instante, como capacitador dos servidores lotados nesta unidade, permanecendo lá por um período de 30 a 45 dias, a depender da necessidade.
2.2.7.3 Orientações para a formação dos multiplicadores
a. c apacitação de magistrados e servidores na Metodologia de Organização das Unidades
Judiciárias, constante nesse Manual;
b. capacitação das equipes de execução dos Tribunais de Justiça, constante nesse Manual;
c. Manual de Orientação do Programa Integrar.
2.2.8 Metodologia do Programa Integrar de Organização das Unidades Judiciárias
A implantação do Programa Integrar na unidade judiciária percorre as fases de integração, preparação, rotina e acompanhamento.
Figura 2 – Etapas específicas para implantação do Programa Integrar nas Unidades Judiciárias.
26
2.2.8.1 Etapa 1: Integração
Esta fase compreende, entre outras ações, o diagnóstico, o esvaziamento, a triagem dos
processos e a organização do espaço de produção da secretaria, a seguir ilustrados:
Figura 3 – Os principais passos da Integração.
27
Detalhamento da integração:
1º Passo: realizar os diagnósticos de dados e descritivo, este para identificar as deficiências estruturais da unidade e aquele para obter pelo menos uma estimativa do
acervo, elaborando-se cronograma para executar as atividades de implantação.
2º Passo: realizar o planejamento para o tempo de cada fase para implantação do Programa Integrar na unidade;
3º Passo: remeter ao arquivo os feitos e livros findos e adotar as providências para incinerar os livros desnecessários;
4º Passo: identificar as necessidades da unidade e repassá-las aos coordenadores dos
respectivos eixos de atuação do Programa Integrar;
5º Passo (opção 1): triar todos os feitos da secretaria, separando-os pela fase processual
que se encontram.
28
6º Passo (opção 2): na hipótese de haver muitos documentos para serem juntados e os
autos tenham localização física bem definida sistema, recomenda-se realizar
a juntada de todos os documentos pendentes, tais como petições, mandados
devolvidos pelos oficiais de justiça, ofícios, cartas precatórias devolvidas, ARs,
entre outros. Após isso, prosseguir com a triagem por fase processual;
7º Passo: definir o layout, considerando o espaço de produção e a competência da
vara, quando serão definidos os setores necessários ao bom funcionamento
da unidade;
8º Passo: definir a localização das prateleiras dos setores da unidade, de forma ordenada,
organizada e funcional e colocar os processos nas estantes identificadas pela
fase processual correspondente;
9º Passo: cadastrar a nova fase e localizar os processos no sistema de gestão processual
observadas as seguintes movimentações básicas:
REMESSA
Instância(s) Superiore(s)
Distribuição, Contadoria, Ministério Público,
Defensoria, Fazenda Pública etc
DECURSO DE PRAZO
PRAZOS
1º A 10 DO MÊS
11 A 20 DO MÊS
21 A 31 DO MÊS
CUMPRIMENTO (EMISSÃO DE DOCUMENTOS)
ATO ORDINATÓRIO
CONCLUSÃO Despacho / Decisão / Sentença
RETORNO DO GABINETE
AUDIÊNCIA PARA CUMPRIR
PUBLICAÇÃO
Nessa oportunidade, é importante esclarecer aos servidores:
a. o momento não caracteriza uma rotina para os dias futuros, mas sim um acerto da
situação anterior;
b. a intenção do Programa Integrar, os seus objetivos e as suas vantagens, envolvendo-os
em algo mais do que a simples execução das tarefas pendentes e repassando-lhes a
responsabilidade de agentes transformadores da realidade que se apresenta;
c. a necessidade de registrar todas as movimentações processuais no sistema, para que
o espelho real do processo esteja no site, atentando especialmente para o registro da
localização física do processo.
2.2.8.2 Etapa 2: Preparação
A fase de preparação tem seu foco no escrivão/secretário judicial, com quem serão analisadas as dificuldades, as estratégias e as possibilidades dos principais pontos do fluxo de trabalho,
abaixo demonstrado:
Figura 4 – Pontos elementares do fluxo de trabalho.
Esta fase é destinada ao planejamento, à estruturação de procedimentos, de rotinas de
trabalho e de ações de gestão que serão adotadas na unidade integrada.
O juiz, na qualidade de gestor da unidade, deverá participar diretamente da construção
do plano de ação da unidade. É o momento para chamar o escrivão/secretário judicial a fazer uma
reflexão sobre a otimização das atividades desenvolvidas.
Detalhamento da preparação:
Figura 5 – Foco no Escrivão / Secretário da Unidade.
29
1º Passo - Fluxos de trabalho: expor o encadeamento dos atos processuais,
quais os procedimentos e a rotina de trabalho adotados na unidade que
podem ser identificados mediante análise dos elementos de trabalho encontrados, quais sejam: distribuição do trabalho de acordo com a demanda, a continuidade ou descontinuidade dos fluxos e divisão de tarefas.
O modelo existente conforme fluxo ao lado, em círculo, permite que a grande demanda de ações permaneça por muito tempo dentro da secretaria criando um
estrangulamento do sistema judicial.
O modelo aqui proposto é fazer com que os processos tenham movimentação constante
e que só “repousem” nas pausas de tramitação. A produção de documentos para o andamento do
processo deve ser imediata.
2º Passo - Sistema de gestão processual: por intermédio da implantação de uma gestão
processual eficiente, estimulando o uso adequado do sistema de trabalho e a
adoção de mecanismos para efetivar o impulso oficial mediante a extração de
relatórios periódicos e deverá controlar a qualidade dos atos de tramitação
processual, reduzindo os problemas existentes.
3º Passo - Andamentos processuais: implica na adoção de procedimentos simples e
eficazes que viabilizem uma tramitação processual em tempo razoável, capazes de provocar diminuição gradativa do acervo existente, lembrando que
o ato ordinatório é instrumento indispensável para proporcionar o regular
andamento do feito. Nessa oportunidade, é necessário conhecer os atos nor-
30
mativos do Tribunal e as portarias do juiz, que podem interferir diretamente
no processamento.
4º Passo - Padrões para expedição: verificar a qualidade dos atos de expedição e se estão
organizados e padronizados.
5º Passo - Atendimento ao público: identificar as maiores dificuldades e demandas do
atendimento e quais as orientações para prestar as informações ao público.
6º Passo - Plano de ação: a construção do plano de ação para gerenciamento deve
considerar o fluxo de trabalho, o sistema de gestão processual, as rotinas, os
padrões de expedição e a sistemática de atendimento ao público existente na
unidade. Neste momento, as dificuldades, as soluções e as propostas para a
unidade já foram coletadas, existindo, portanto, os elementos necessários
para elaboração do plano de gerenciamento da secretaria, estruturando-o
com base nos itens constantes na figura seguinte:
Figura 6 – Plano de ação.
2.2.8.3 Etapa 3: Rotina
Esta etapa é o momento para treinamento e comprometimento dos demais servidores
do cartório em rotinas de trabalho, com base em fluxos estabelecidos. É a fase da metodologia que
implanta as ações estabelecidas no plano de gerenciamento, conforme figura abaixo:
Figura 7 – Rotinas de trabalho.
31
A definição da sistemática da divisão de tarefas fica a critério do juiz da unidade, considerando os perfis identificados na fase anterior. Dentre outras opções, podemos destacar:
a. v inculação ao dígito do processo: cada servidor é responsável por todos os processos
de determinado dígito e faz todos os atos de cumprimento de tais processos; há um
servidor destacado para o atendimento ao público;
b. conjunto de tarefas por servidor: cada servidor tem tarefas definidas e realiza em
todos os processos os atos que lhe são atribuídos, ex. juntada, expedição de mandado etc;
c. rodízio de tarefas, podendo ser diário, semanal, mensal, trimestral, anual, etc.
Não sendo viável a primeira opção, recomenda-se a opção conjugada de definir tarefas
para cada servidor e fazer rodízio a cada semestre, ou pelo menos a cada ano, lembrando que, na
data do rodízio, cada servidor repassará as suas atribuições em dia, sob pena de cumular as novas
atribuições com as atribuições anteriores relativamente à parte do acervo paralisada que estava
sob sua responsabilidade.
Os servidores serão treinados, coletivamente, para realizar todos os atos da secretaria,
cada servidor deverá ser capaz de realizar qualquer ato e lançar as movimentações no sistema
processual.
Nesta fase, cada servidor será orientado e treinado para dar início às atividades e executar as metas que lhe foram atribuídas, com base na identificação dos perfis dos servidores e das
necessidades e possibilidades da unidade, levantadas quando da fase de preparação.
2.2.8.4 Etapa 4: Acompanhamento e avaliação
Figura 8 – Palavras-chaves do acompanhamento.
32
Os servidores da equipe de trabalho devem ser orientados a acompanhar o fluxo de
trabalho diariamente.
O acompanhamento é uma das metas estabelecidas no plano de ação de gerenciamento,
com base em indicadores pré-fixados e é realizado pela Equipe Estadual. Os dados serão colhidos pelo
coordenador responsável pela Equipe Estadual e repassados, mensalmente, para a Equipe Nacional.
2.2.8.5 Etapa 5: Retorno
Um membro da Equipe Nacional poderá retornar à unidade para resolver problemas
pontuais, caso a Equipe Estadual detecte dificuldade expressiva na execução das ações planejadas.
2.2.9 Acompanhamento e avaliação do Programa Integrar
O processo de acompanhamento, monitoria e avaliação é um desafio e uma responsabilidade para todos os envolvidos no Programa Integrar, desde sua implantação, manutenção e
disseminação.
A continuidade efetiva e a eficiência nas ações do Programa, assim como a avaliação
e análise dos resultados estão ancoradas num conjunto de indicadores e metas que orientam o
processo de implantação, acompanhamento e avaliação contínua de todos os eixos e as ações de
acompanhamento do CNJ, por meio da Equipe Nacional do Programa Integrar.
A fórmula que subsidia o acompanhamento, a avaliação dos resultados e a periodicidade
com que este processo deve ser executado, leva em consideração a apresentação e a análise dos
resultados alcançados, as dificuldades enfrentadas, as estratégias propostas, o nível de crescimento
do Programa Integrar no Estado e seu impacto na melhoria dos serviços jurisdicionais.
O processo de acompanhamento tem como finalidades:
a. a companhar as ações relacionadas às metas estabelecidas pelo Programa Integrar,
identificando os avanços obtidos e as correções necessárias às ações em busca de melhores resultados dos serviços jurisdicionais;
b. d
efinir padrões a serem observados no processo de coleta, tratamento, produção,
armazenamento e divulgação de informações como suporte ao planejamento;
c. g arantir a monitoração e acompanhamento das unidades verticalmente integradas às
ações de implantação e disseminação do Programa Integrar, em estreita colaboração
com o CNJ;
d. atuar com as equipes estaduais para alertar sobre possíveis desvios e necessárias correções diante das estratégias e das metas delineadas inicialmente;
e. e fetuar um conjunto de recomendações que permitam contribuir para o futuro desenvolvimento das estratégias e das metas do Programa Integrar em todas as unidades
no Tribunal integrado;
f. u
tilizar-se da Tecnologia da Informação (TI. como facilitador na coleta das informações, visando a criar indicadores que venham evidenciem o cumprimento das estratégias, das metas e demonstrem os resultados e dificuldades;
g. o rientar na construção e utilização de um banco de dados para o controle estatístico
de processo como importante ferramenta para a gestão da qualidade e análise do desempenho do Programa Integrar.
2.2.9.1 Modelo de acompanhamento
As atividades do Programa Integrar, seja de implantação, disseminação ou avaliação serão acompanhadas, mensalmente, por um período inicial de seis meses, tendo como base as metas
definidas pelo Programa Integrar e pactuadas pelo CNJ e os tribunais estaduais.
As unidades estabelecidas para acompanhamento das metas propostas para cada eixo de
ação realizam-se de forma descentralizada, nas instâncias nacional, estadual e local, esta por intermédio dos polos regionais, envolvendo e responsabilizando toda a equipe estadual, que acompanhará o processo de implantação, de disseminação e de verificação do cumprimento das metas,
por meio dos seguintes instrumentos:
a. e ncontros locais para coleta do resultado dos trabalhos realizados, bem como para
análise dos trabalhos planejados e dos resultados obtidos;
b. v isitas sistemáticas da Equipe Nacional nos Tribunais integrados para fins de avaliação, orientação e validação dos relatórios estaduais, quando serão consideradas as
estratégias e ações planejadas para os eixos e as dificuldades identificadas;
c. comunicação e publicação das informações e resultados por meio de boletins
veiculados na internet, na página do CNJ, endereço eletrônico do Programa Integrar.
Tais instrumentos de acompanhamento permitem a criação de um fluxo integrado de
informações entre a Coordenação Nacional do Programa Integrar, a Presidência e as equipes dos
Tribunais integrados, constituindo e fortalecendo uma rede para disseminação do Programa, sendo importante ressaltar a coleta das informações sobre o impacto da implantação, a atuação dos
servidores no desenvolvimento dos eixos e as estratégias utilizadas para a realização das ações
planejadas. A coleta e consolidação dos dados ocorrerão por intermédio de:
33
a. procedimentos e formulários padronizados;
b. relatórios consolidados, emitidos pelas equipes local, estadual e nacional;
c. relatórios estatísticos e analíticos, consolidados pela Coordenação Nacional do Programa Integrar.
O processo de acompanhamento e avaliação utilizará as tecnologias de informação e
comunicação como suporte privilegiado para a comunicação interna (troca de informações entre
as equipes, relatórios, orientações, reuniões on-line etc...) e externa (com a comunidade), para
formação continuada dos servidores, os ambientes virtuais de aprendizagem; para a guarda, armazenamento e divulgação de informações e resultados, os boletins do Programa e de outros meios
de comunicação disponíveis.
34
2.2.9.2 Sugestão de ações de acompanhamento
a. visitas periódicas e reuniões programadas;
b. orientações da Equipe Nacional para definição e redefinição de estratégias, planejamento e redirecionamento da execução de ações pela equipe estadual para o alcance
das metas;
c. informações veiculadas na internet;
e. constituir-se em instrumento para facilitar as ações de acompanhamento no período
estipulado.
2.3 Orientações para Equipe Nacional
A equipe Nacional tem por objetivo implantar o Programa Integrar nos tribunais estaduais, capacitar a equipe estadual e os multiplicadores, que replicarão a metodologia de organização
das unidades para efetivar o processo de modernização e padronização das ações judiciárias com
a implantação, acompanhamento e avaliação das melhores práticas de gerenciamento.
2.3.1 Composição da Equipe
Na composição há um coordenador de cada eixo de trabalho, quais sejam: Gestão da
Informação e Comunicação, Pessoas, Processos de Trabalho Judicial e Administrativo, e Infraestrutura e Tecnologia da Informação.
Além dos coordenadores dos eixos, há os integrantes fixos, que atuam efetivamente no
processo de implantação do Programa Integrar, nas ações de reestruturação e de melhoria dos
Tribunais de Justiça.
2.3.2 Papéis e responsabilidades
a. atuar como agente facilitador para implantar e disseminar o Programa Integrar nos
tribunais e acompanhar o seu desenvolvimento nas nove etapas de implantação;
b. transmitir conhecimentos necessários por meio de capacitação e das oficinas de trabalho;
c. assessorar as áreas dos respectivos eixos, a fim de que alcancem as metas estabelecidas,
acompanhando e avaliando os resultados e sugerindo as adequações necessárias para
o efetivo cumprimento das metas e o sucesso do Programa Integrar.
2.3.3 Ações, execução e instrumentos
Coordenar todas as atividades propostas para aplicação do Programa Integrar
no Tribunal, durante a fases de implementação, acompanhamento e avaliação.
Gerenciar o ingresso do Programa Integrar no Tribunal Estadual, estabelecendo
as formas de atuação, cronograma dos trabalhos de implantação, acompanhamento
ESTRATÉGIA
e avaliação, zelando pelo cumprimento das metas e pela realização dos objetivos
definidos pelo Programa Integrar no Estado.
AÇÕES
EXECUÇÃO
INSTRUMENTOS
Gerenciar o ingresso
1. Realizar encontros regionais com os Presidentes dos
1. Reuniões com os Tribunais
do Programa Integrar
Tribunais para estabelecer parcerias e descobrir a melhor
interessados em trabalhar
no Tribunal Estadual
forma de trabalho colaborativo com o Tribunal.
com o Programa Integrar.
estabelecendo as formas
2. Definir atividades a serem assumidas conjuntamente
2. Reuniões com os vários
de atuação, datas de início
entre o CNJ e os Tribunais.
setores do CNJ para viabilizar
e término dos trabalhos,
intercâmbio de informações e
3. Possibilitar a troca de informações e o repasse de
de forma a traçar um
parcerias.
subsídios, relacionados ao Programa Integrar, produzidos
cronograma para a aplicação
em âmbito nacional e regional, provenientes das
3. Reuniões junto à Presidência
das ideias e finalidades do
experiências já desenvolvidas com a implantação do
e à Corregedoria do Tribunal a
Programa Integrar.
Programa em outros Tribunais.
ser integrado.
4. Coordenar os diagnósticos locais preparatórios para a
implantação do Programa Integrar.
5. Estabelecer parcerias.
Gerenciar atividades para
1. Estimular a formação, assessorar e articular as equipes
1. Reuniões com coordenadores
implantação do Programa
estaduais.
nacionais do Programa
Integrar no Tribunal a ser
Integrar.
2. Planejar a implantação do Programa Integrar em nível
integrado.
regional e estadual: organização, participantes, calendário 2. Relatórios de diagnósticos
e lugar de atuação.
remotos.
3. Formar multiplicadores e executar a implantação do
Programa Integrar nos Estados.
4. Coordenar as reuniões de acompanhamento e de
avaliação com as equipes estaduais e magistrados.
Acompanhar as atividades
1. Estar em permanente contato com a equipe nacional
Relatórios de acompanhamento.
dos membros da Equipe
e estadual do Programa Integrar, para orientação e
Nacional e Estadual do
intercâmbio das experiências mais significativas.
Programa Integrar.
2. Possibilitar o acompanhamento das atividades comuns
programadas.
Manter contato com
1. Promover encontros estaduais de avaliação.
1. Relatórios de
os membros da Equipe
acompanhamento.
2. Providenciar a redação e o envio do relatório síntese
Estadual, por meio de
da avaliação ao CNJ e Tribunais, dentro do cronograma
2. reuniões com coordenações
seu coordenador para
previsto.
estaduais.
o monitoramento das
3. Preparar e definir a participação regional no encontro
atividades e avaliação dos
nacional de avaliação e planejamento do Programa
resultados.
Integrar.
Diagnosticar a realidade e
1. Estimular a formação, assessorar, articular e acompanhar 1. Agendamento de trabalhos a
propor os planos de ação a
as equipes locais na implantação do Programa.
serem desenvolvidos.
serem aplicados para cada 2. Planejar, em nível local: o que realizar, quem envolver, que 2. Sensibilizar os servidores
eixo de atuação, de acordo
calendário seguir, como e onde atuar.
locais para o trabalho
com o Manual do Programa
desenvolvido pelo Programa
Integrar.
Integrar, por meio de boas
práticas diárias, como:
urbanidade, respeito.
OBJETIVO
Definir as atividades a serem 1. Monitorar o diagnóstico nos Tribunais.
desenvolvidas pela Equipe
2. P rogramar e acompanhar o cumprimento da agenda
Estadual para a implantação
estadual de implantação do Programa Integrar.
do Programa Integrar.
3. Definir atividades comuns e estabelecer as principais
metas para o Tribunal a ser trabalhado.
4. Promover o intercâmbio de informações e subsídios para
a efetivação destes.
5. Orientar as equipes locais para o planejamento das
atividades.
6. Verificar e informar a possibilidade de existência de
subsídios alternativos e repassá-los à equipe.
1. Análise de relatórios e
agendamento de atividades
necessárias.
2. Buscar parcerias, convênios.
35
Acompanhar junto à equipe
estadual o desenvolvimento
das ações do Programa
Integrar.
Receber e analisar
semanalmente, junto
à equipe estadual, os
resultados do processo de
Integrar.
36
1. Acompanhar as diversas equipes existentes.
Relatórios de atividades.
2. Verificar o andamento das atividades comuns
programadas.
3. Manter frequente contato com os multiplicadores locais,
para perceber o andamento do processo e o cumprimento
das metas.
4. Conferir a chegada dos subsídios a todos os destinatários
em potencial.
1. Coordenar e participar, juntamente com a equipe estadual, 1. Reuniões e encontros com a
do encontro local de avaliação com apresentação dos
coordenação estadual.
resultados.
2. Participar de reuniões e
2. Cuidar da redação final e do envio do relatório síntese da
encontros.
avaliação à Coordenação Nacional.
3. Participar do encontro regional de avaliação.
4. Repassar às equipes estaduais a avaliação nacional dos
resultados e outras informações.
2.4 Orientações para a Equipe Estadual
Esta equipe desempenha papel similar à Equipe Nacional, com o propósito de continuar
o processo de modernização implantado pelo Programa Integrar no Tribunal, de monitorar a continuidade das atividades implantadas e de prosseguir no aperfeiçoamento das práticas, bem como
gerenciar, acompanhar e avaliar as metas planejadas e os resultados obtidos.
Tem o mesmo número de membros da equipe nacional, divididos pelos respectivos
eixos de atuação, com a peculiaridade de que os integrantes são servidores, preferencialmente
efetivos, e magistrados do Tribunal integrado.
Já na fase de levantamento estratégico poderá ser identificado um membro da Equipe Estadual que tiver destacando no desenvolvimento dos trabalhos para ser o responsável pelo acompanhamento das ações planejadas para a implantação e para a disseminação do Programa Integrar.
A formação da Equipe Estadual ocorrerá por ocasião da oficina de formação de multiplicadores e da participação efetiva nas ações de implantação do Programa Integrar no respectivo Estado.
É constituída, basicamente, por;
a. gestores: no mínimo, 01 (um) juiz auxiliar da Presidência do Tribunal local e 01 (um)
juiz auxiliar da Corregedoria, ambos responsáveis pelo acompanhamento, pela avaliação e pela disseminação do Programa Integrar no Estado;
b. colaboradores técnicos: no mínimo 2 (dois) técnicos para o Eixo de Infraestrutura e Tecnologia da Informação; 1 (um) técnico para o Eixo de pessoas; 1 (um) técnico para o Eixo
de Processo de Trabalho Judicial; 1 (um) técnico para o Eixo de Processo de Trabalho
Administrativo; e 1 (um) técnico para o Eixo de Gestão da Informação e Comunicação.
a. atuar como agente facilitador para disseminação do Programa Integrar;
b. replicar os conhecimentos adquiridos para a operacionalização dos trabalhos do Programa Integrar;
c. assessorar as áreas sob sua responsabilidade de atuação para alcançar as metas estabelecidas;
d. conhecer o método de trabalho do Programa Integrar e os aspectos relativos à gestão
institucional;
e. ter conhecimentos sobre a administração pública, o Poder Judiciário e o CNJ.
Conhecer 100% dos objetivos e as finalidades do Programa Integrar, a partir da assinatura do
Termo de Cooperação e aprender a implantá-las.
Apresentar aos membros da Equipe Estadual o conceito, os objetivos e as finalidades do
ESTRATÉGIA
Programa Integrar.
AÇÕES
EXECUÇÃO
INSTRUMENTOS
Participar ativamente das
1. Participar do diagnóstico.
atividades de estudo preliminar 2. Participar do curso de Multiplicadores.
da situação do Tribunal, bem
3. Participar do planejamento para implantação do
como participar das aplicações
Programa Integrar.
das técnicas trazidas pela
4. Preparar a capacitação local estabelecendo um
Equipe Nacional do Programa,
cronograma para implantação.
gerindo informações e serviços,
5.
Definir as atividades a serem assumidas
para posterior coordenação e
conjuntamente.
assessoramento dos trabalhos
6. Buscar, junto ao gestor e coordenador estadual do
desenvolvidos e aqueles que
Processo, os meios para que o Programa Integrar
ainda deverão ser realizados no
possa atingir eficazmente todos os espaços e
Tribunal.
ambientes da gestão judicial.
7. Realizar encontros conjuntos ou específicos com
as diversas equipes locais, para implantação e
acompanhamento do Programa no TJ.
8. Prever a utilização do maior número possível de
subsídios para o Programa.
Compreender e aplicar todos
1. Intensificar sua divulgação interna.
1. Relatórios de acompanhamento
os objetivos e as finalidades do 2. Conferir a chegada dos subsídios aos destinatários.
de atividades.
Programa Integrar de acordo
3. Motivar sucessivos gestos concretos para o sucesso 2. Gerenciamento das atividades
este Manual.
nos setores responsáveis,
do Programa.
de consultas, visitas dos
4. Acompanhar o cumprimento das metas planejadas.
coordenadores e reuniões.
5. Realizar a coleta de dados e resultados para o
relatório de avaliação.
OBJETIVO
Trabalhar no TJ junto aos
1. Avaliar sua realização, encaminhando a síntese à
multiplicadores, para a
coordenação local e nacional.
2. Coordenar o encontro local e nacional de avaliação.
Integrar, por meio da aplicação 3. Repassar à coordenação do Tribunal local e à
dos manuais, das estratégias de
Coordenação Nacional as conclusões da avaliação.
acompanhamento e avaliação.
1. Avaliar sua realização,
encaminhando a síntese à
coordenação local e nacional.
2. Coordenar o encontro local e
nacional de avaliação.
3. Repassar à coordenação do
Tribunal local e à Coordenação
Nacional do Programa Integrar
as conclusões da avaliação.
2.5 Orientações para a Equipe de Escrivães
Esta equipe tem a responsabilidade de disseminar o Programa Integrar nas unidades
judiciárias do Tribunal em integração, implementando o mapeamento dos principais processos de
trabalho, da padronização e da simplificação de rotinas, visando ao aprimoramento da prestação
jurisdicional.
Dentro da nova conceituação do papel de escrivão apresentada pelo Programa Integrar
este se revela como um gestor da secretaria judicial, auxiliando o magistrado no direcionamento
dos trabalhos.
A posição estratégica do escrivão, a experiência cartorária já vivida por cada um e o
presente Manual do Programa Integrar, possibilitarão a formação de uma rede de multiplicadores
de boas práticas, para implantação de um modelo de trabalho cartorário que prima pela melhoria
da prestação jurisdicional.
37
É composta por um terço dos escrivães/secretários da capital e do interior.
a. atuar como agente facilitador para disseminação da metodologia de organização das
unidades judiciárias abrangidas pelo Programa Integrar;
b. transmitir os conhecimentos adquiridos;
c. ser capaz de identificar e solucionar problemas.
38
Agilizar a tramitação processual em mais de 50% (cinquenta por cento) da média atual, com
crescimento contínuo dessa média desde a implantação do Programa Integrar.
ESTRATÉGIA
Orientar na a Equipe de Escrivães nos moldes de atuação dos membros do Programa Integrar.
AÇÕES
EXECUÇÃO
INSTRUMENTOS
Simplificar a tramitação 1. Organizar o espaço de produção com o objetivo de definir layout Utilização de todos os meios
processual, de modo
que gere aumento do espaço, padronização de móveis e sua
que dinamizem o trâmite
a torná-la mais
disposição nas varas.
processual, tais como: atos
célere, por meio
ordinatórios, mutirões,
2. Analisar e propor adequações/ alterações na organização
da racionalização
Judiciária do Estado, verificando, por exemplo, o número de varas certificação e controle de
de procedimentos,
e secretarias (se públicas ou privadas), a forma de remuneração prazos, otimização de espaço
padronização e
dos servidores e a estrutura de recolhimento de taxas judiciárias. físico etc.
eliminação e/ ou
3. Sugerir alterações na estrutura física, como, por exemplo,
criação de estrutura
instalação das secretarias judiciais por vara, criação das centrais
física, que favoreça a
de apoio às secretarias e núcleos de atenção ao preso provisório
diminuição do tempo
e centralização de todas as varas criminais da capital em um
de tramitação do
edifício, dentre outras.
processo judicial.
4. Otimizar a estrutura de distribuição dos feitos, verificando o local
de realização da autuação, a forma como é realizada, o tipo de
capa usada, entre outras.
5. Racionalizar os procedimentos de trabalho estabelecendo
procedimento padrão, com a triagem e separação de
autos, definindo forma de organização dos processos, o
impulsionamento de atos ordinatórios por certidão, a distribuição
de funções, a fixação de metas de produção e o controle do prazo
de realização dos atos.
6. Elaborar manual simplificado de procedimentos cartorários a
serem utilizados para padronização das tarefas executadas.
7. Organizar o arquivo verificando tempo para localização de autos,
situação física do arquivo, existência de arquivo judiciário e forma
de arquivamento e desarquivamento.
8. Realizar mutirão para juntar petições, ofícios, ARs e cartas
precatórias; arquivar autos; marcar audiências; emitir mandados,
cartas precatórias, ofícios, carta de citação e intimação;
publicação; remeter processos à conclusão; devolver cartas
precatórias; remeter carga à Defensoria Pública e ao Ministério
Público; exarar despachos; designar audiências e realizar atos
ordinatórios.
Analisar a estrutura
1. Intermediar junto às unidades organizacionais da atividade-meio 1. Relatórios diagnósticos.
organizacional da
as providências necessárias ao atendimento das necessidades
2. Realizar estudo para
atividade-meio, bem
dos gestores da atividade-fim (por exemplo: aquisição de bens e
atualização de competência
como identificar suas
serviços; serviços terceirizados etc).
territorial.
principais necessidades 2. Realizar diagnóstico, por meio de entrevistas com magistrados,
no tocante à estrutura
servidores e demais partes interessadas para levantar as
física, de pessoal, de
necessidades de recursos humanos e tecnológicos para o
equipamentos, de
alcance de um bom desempenho;
método de trabalho etc.
OBJETIVO
AÇÕES
EXECUÇÃO
3. Sugerir melhorias como: instalação de Central de Mandados,
padronização do número de servidores por unidade jurisdicional,
aquisição de mobiliário padronizado e equipamentos de
informática, estruturação de setores estratégicos de apoio à
atividade-fim etc.
4. Levantar o número de magistrados/unidades judiciárias na
cidade, região e Estado, e número de jurisdicionados, cotejando
com outras Unidades da Federação e sugerir a criação/instalação
de modo a promover uma maior acessibilidade.
5. Analisar e sugerir alterações da legislação interna do Tribunal e
leis estaduais que afetem os serviços da Justiça.
Analisar a estrutura
1. Apoiar na implantação de sistemas de gestão com dados
organizacional da
estatísticos reais e de fácil acesso sobre temas como: demanda
atividade-fim, bem
judicial por unidade ou grupos de unidades; número de mandados
como identificar suas
expedidos e número de oficiais de justiça; número de servidores
principais necessidades
por unidade jurisdicional ou grupos de unidades; gastos com
no tocante à estrutura
material de expediente; gastos com prestadores de serviços
física, de pessoal, de
públicos (energia, telefone, água); gastos com aluguéis e gastos
equipamentos, de
com despesas postais.
método de trabalho etc. 2. Apoiar os setores das atividades-meio na reestruturação de seus
serviços e no realinhamento das atividades de assessoria da
Administração Superior.
Contribuir para melhor 1. Padronizar o atendimento ao público nos fóruns.
acessibilidade do
2. Criar setor centralizado de atendimento ao público nos fóruns.
cidadão aos serviços
3. Implantar estrutura e lógica de distribuição de feitos e protocolo
da Justiça e conferir
integrado, adequados às necessidades do cidadão.
as condições de
4. Melhorar a estrutura física das unidades jurisdicionais, focando
trabalho ideais para
na excelência do atendimento ao público, disponibilizando espaço
o desenvolvimento
distinto do dedicado aos serviços internos.
das atividades pelos
5.
Estruturar o serviço de atendimento ao público nos fóruns com
colaboradores nas
o protocolo de iniciais, petições gerais, consulta processual,
unidades jurisdicionais.
emissão de certidões, ajuizamento de reclamações de juizados
cíveis etc.
6. Verificar a segurança nas instalações: policiamento,
acesso, detector de metais, guarda de armas e substâncias
entorpecentes.
7. Intermediar convênio com a Secretaria de Segurança Pública e
Comando da PM para programar/aumentar o policiamento.
8. Propor as alterações necessárias para melhorar a forma de
recolhimento das taxas judiciárias.
Orientar quanto à
1. Firmar parcerias com instituições afins (Ministério Público,
necessidade de
Defensorias e Procuradorias) visando dar mais celeridade ao
desburocratização dos
trâmite processual.
serviços da Justiça
2. Analisar os convênios já existentes, verificando sua atividade e
e da aceleração do
pontos de melhoria.
trâmite processual.
3. Estabelecer convênios com a Defensoria Pública para instalação
de distribuição e pré-autuação em seu próprio prédio.
4. Estabelecer convênio com o Ministério Público para utilização
de sistemas únicos visando à disponibilização na íntegra de
pareceres e manifestações nas consultas processuais da internet.
5. Firmar parceria com as Procuradorias visando o ajuste da carga
de autos nas Fazendas Públicas.
6. Identificar a necessidade de outros convênio s e parcerias que
possam desburocratizar e agilizar a Justiça.
INSTRUMENTOS
1. Relatórios diagnósticos.
2. Relatório Remoto.
39
1. Implantação de aparelhos
geradores de senha para
atendimento.
2. Implantação de datadores
em todas as unidades.
3. Aplicação de cursos de
atendimento ao público
voltado aos servidores em
geral.
1. Buscar e firmar convênios.
2. Implantar rotinas de
trabalho.
3. Aplicar o Manual do
Programa Integrar.
AÇÕES
40
EXECUÇÃO
1. Identificar processos judiciais em condições de arquivamento e
com prioridade na tramitação.
2. Simplificar rotinas cartorárias.
3. Enviar os atos processuais para publicação no DJe, via e-mail.
4. Organizar as estruturas de trabalho para facilitar a localização
física dos processos.
Apoiar na agilização
5. Instruir para o rodízio de tarefas, de modo a tornar mais célere o
dos trâmites
cumprimento dos atos processuais.
processuais visando
ao aprimoramento da
6. Organizar a juntada de petições.
prestação jurisdicional. 7. Instruir para que o registro de movimentações seja feito pelo
executor do ato processual no sistema informatizado, inclusive
por bloco de processos.
8. Identificar e controlar os feitos pela fase processual.
9. Proceder à certificação de decurso de prazos.
10. Instruir para a adoção de atos ordinatórios.
INSTRUMENTOS
1. Conhecimento e
utilização efetiva dos atos
ordinatórios.
2. Certificação de prazos
e atos também pelos
servidores.
3. Implantação de rotinas de
trabalho.
2.6 Orientações para Equipe de Saneamento das Varas
Esta equipe dará vazão ao cumprimento das demandas preexistentes e daquelas geradas
com a presença do Programa Integrar em cada unidade judicial. Atuará nos cumprimentos dos
expedientes e na elaboração de minutas de atos processuais, propiciando saneamento e rotatividade ao andamento das ações.
A equipe será composta por colaboradores da área administrativa, oficiais de justiça,
assessores de desembargadores, assessores de juízes e juízes.
Terá a responsabilidade pelo cumprimento de 50% dos pontos de estrangulamento da
unidade trabalhada, por 80% da juntada de petições, por elaborar minutas de 50% dos despachos
e sentenças cabíveis nos processos conclusos, além de realizar 50% de todos os atos decorrentes
do gabinete.
OBJETIVO
Cumprir 50% (cinquenta por cento) de todos os atos decorrentes dos gabinetes e cartórios,
durante todo o período de atuação da Equipe Nacional e Estadual do Programa.
ESTRATÉGIA
Organizar a equipe de acordo com a aptidão de cada membro e capacitá-los
para adequada execução das ações.
AÇÕES
EXECUÇÃO
Criar, montar e
1. Identificar e elencar quais as unidades judiciais (cartórios e
gerenciar uma Equipe
gabinetes) necessitam de apoio emergencial no que tange
Multidisciplinar com
ao cumprimento de expedientes (ofícios, mandados e cartas
o fito de viabilizar
precatórias, dentre outros).
o cumprimento
2. Dimensionar a Equipe Multidisciplinar, com base no levantamento
dos expedientes
preliminar realizado. Mensurar o número de integrantes das
cartorários, bem como
equipes de trabalho, adequando-se à demanda apresentada.
o saneamento dos
3. Escolher possíveis membros das Equipes. A escolha das pessoas
gabinetes (minutas de
que irão compor a equipe de trabalho deverá seguir alguns
despachos, decisões e
parâmetros preestabelecidos, dentre os quais:
sentenças).
a. áreas de atuação, observada a experiência na elaboração de
minutas de despachos, sentenças e decisões para os servidores
responsáveis pelo saneamento do gabinete;
b. prática cartorária para os servidores que irão cumprir os
expedientes, inclusive os destinados à realização de mutirões.
c. prática e conhecimento do sistema informatizado.
d. disponibilidade de tempo necessário ao Programa Integrar e ao
trabalho a ser realizado.
e. perfil de multiplicadores para a posterior continuidade da
dinâmica de trabalho desenvolvida.
Formar, capacitar
1. Realizar uma triagem (entrevista) com os servidores indicados para
e treinar a Equipe
definir aqueles que, efetivamente, possuem o perfil para fazer parte
Multidisciplinar.
do grupo.
2. Dividir a equipe responsável pela expedição de minutas em duas
áreas de atuação: uma cível e outra criminal, respeitando, para
tanto, o conhecimento e a experiência de cada integrante, dado
este obtido com a entrevista realizada anteriormente;
3. Estabelecer, com a equipe multidisciplinar, os padrões (modelos) de
expedientes cartorários e minutas de gabinete a serem seguidos,
de forma a dar celeridade e eficiência aos trabalhos, devendo, para
tanto, estes modelos serem submetidos ao crivo da Corregedoria
local;
Atuar junto ao Eixo
de Infraestrutura
e Tecnologia da
Informação e o
Eixo de Processo
de Trabalho
Administrativo,
em busca de um
ambiente propício ao
trabalho da Equipe
Multidisciplinar.
INSTRUMENTOS
1. Avaliar as unidades
judiciais por meio dos
relatórios de atividade e
relatórios remotos, que
serão obtidos junto ao Eixo
de Processo de Trabalho
– Judicial e ao Eixo de
Infraestrutura e Tecnologia
da Informação.
2. Analisar e avaliar os dados
dos servidores obtidos
pelo Eixo de Pessoas junto
ao Setor de Recursos
Humanos do Tribunal.
1. Utilizar método com datashow para a capacitação.
2. Realizar entrevista
presencial com servidores
para formação da equipe.
3. Avaliar currículos dos
servidores.
4. Viabilizar termo de
cooperação técnica com
o setor de tecnologia do
Tribunal para o período de
capacitação dos servidores
que integrarão a Equipe de
Saneadores.
4. Realizar treinamento simulado e interativo com as equipes,
mediante auxilio e suporte do setor de tecnologia do Tribunal em
integração, antes do início das atividades com o fito de dirimir
quaisquer dúvidas com a execução dos trabalhos, utilizando-se o
sistema informatizado do Tribunal;
5. Elaborar um cronograma de atividades de forma a estabelecer
critérios e datas para o cumprimento dos expedientes de cada
unidade, dando início aos trabalhos.
1. Identificar e disponibilizar local de trabalho. Com a equipe formada, 1. Diagnóstico de
buscar um espaço adequado para que o grupo possa desenvolver
apresentação dos
com eficiência e eficácia os trabalhos. Fazendo parte desta etapa:
servidores pela equipe
coordenadora.
a. a escolha do local de trabalho, preferencialmente próximo
à maioria das unidades judiciais, com o fito de otimizar os
2. Estudo de relatório remoto
trabalhos.
do Eixo de Infraestrutura e
Tecnologia da Informação.
b. aquisição e disponibilização dos materiais de expedientes
necessários (papel, canetas, etiquetas, clips, etc....) ao início dos 3. Estudo de relatório
trabalhos.
diagnóstico do Eixo de
Processo de Trabalho –
c. instalação dos equipamentos físicos (mesas, cadeiras, estantes,
Judicial.
dentre outros).
d. instalação da rede de informática (computadores e impressoras).
e. instalação de telefone e aparelhos de Fax;
41
AÇÕES
Gerenciar, controlar e
fiscalizar a Equipe de
Trabalho.
Realizar mutirões de
audiências.
42
EXECUÇÃO
1. Traçar metas de produção, controlando e adequando o
cumprimento.
2. Fiscalizar a frequência e o desempenho de cada membro do grupo.
3. Garantir as condições adequadas ao bom desempenho das equipes
(material de expediente, maquinário, entre outras).
4. Elaborar relatórios periódicos do desempenho das equipes,
contendo principalmente dados numéricos dos trabalhos
desenvolvidos.
1. Diagnosticar, com base nos levantamentos realizados pelos outros
membros do Programa, em cada unidade, quais as varas/comarcas
necessitam de realização de mutirões de audiências.
2. Definir o cronograma das varas a serem trabalhadas e mensurar
a quantidade de audiências por área (cível, criminal, júri, família,
execução penais e juizados) que serão realizadas em cada etapa
dos mutirões. Definir local e data, sabendo-se a quantidade de
varas e processos a serem atendidos, para a realização de cada
evento (preferencialmente os eventos deverão ser realizados no
mesmo local).
3. Realizar reuniões entre os juízes e a corregedoria a fim de
apresentar a pauta e definir padrões a serem utilizados,
principalmente no que tange à quantidade e ao critério de
convocação de magistrados e aos modelos a serem utilizados.
4. Estabelecer parceria com o Ministério Público, Defensoria, OAB,
Polícia Civil e Polícia Militar.
5. Ajustar a pauta com os órgãos envolvidos no evento, principalmente
o Ministério Público e a Defensoria Pública.
Observação:
Os três últimos itens elencados devem ser, primordialmente, de
responsabilidade de um Magistrado que possua experiência e prática
em eventos dessa magnitude, mediante apoio da coordenação da
equipe Multidisciplinar, para:
a. realizar a triagem dos processos enviados para as audiências. Se
possível, alocá-los por classe, devendo, para tanto, serem excluídos,
a princípio, os feitos muito complexos (muitas partes envolvidas) e
os que contenham réus presos.
b. definir e ajustar, com a equipe de cumprimento de expedientes,
datas para expedir documentos dos mutirões e de saneamento das
unidades.
c. confeccionar, no sistema informatizado, os expedientes necessários
à realização das audiências fixadas na pauta, a saber:
- despachos designando a audiência;
- mandados de Intimações e citações;
- cartas precatórias;
- ofícios e requisições;
d. retornar os autos aos cartórios de origem para que se dê
prosseguimento aos demais atos necessários à efetivação da
sessão designada, após a confecção dos expedientes.
e. manter contato permanente com as varas a serem atendidas pelos
mutirões, para que sejam efetivadas as demais etapas necessárias
à realização das audiências.
f. estabelecer um padrão de logística à realização dos mutirões, tendo
em vista o caráter itinerante do mesmo.
g. elaborar uma planilha, juntamente com a vara, após a devolução
e efetiva juntada aos autos dos mandados, contendo os dados de
cada processo incluído na pauta.
h. elaborar relatórios contendo os dados de cada mutirão, baseado
nos dados colhidos no dia do evento.
INSTRUMENTOS
1. Preenchimento de
relatórios diários das
atividades pelos membros
da equipe multidisciplinar;
2. Controle de envio
de relatórios pela
coordenação da equipe.
1. Avaliação das unidades
judiciais através dos
relatórios de atividade e
relatórios remotos, que
serão obtidos junto ao
eixos de Processo de
Trabalho Judicial e de
da Informação.
2. Realização de reuniões
junto aos juízes das
unidades judiciais que
participarão dos eventos,
adequando às respectivas
pautas.
3. Repasse e cobrança de
entrega de relatórios de
acompanhamento aos
escrivães/diretores/chefes
de secretaria das unidades
judiciais.
AÇÕES
EXECUÇÃO
INSTRUMENTOS
Criar central de
1. Convocar, requisitar e capacitar oficiais de justiça de carreira ou
1. Realizar estudo com
mandados para que
ad hoc para dar efetividade ao cumprimento dos expedientes dos
o auxilio do Eixo de
cumpra as demandas
mutirões.
geradas pela Equipe 2. Estabelecer, baseado na demanda de trabalhos, a quantidade de
da Informação e o Eixo
Multidisciplinar,
de Processo de Trabalho
oficiais que irão compor o grupo.
durante todo o período 3. Formar a equipe de oficiais, seguindo os seguintes critérios:
– Administrativo, para
de atuação desta.
viabilizar local para
a. e xperiência no cumprimento de diligências, nas áreas cível e
atuação da Equipe
criminal.
Multidisciplinar e os
b. prática e conhecimento do sistema informatizado.
oficiais de justiça.
c. disponibilidade de tempo necessário ao Programa Integrar e ao
2. Buscar junto ao Setor
trabalho a ser realizado.
de Recursos Humanos,
d. capacitar a equipe de oficiais, no que tange ao cumprimento das
com o auxilio do Eixo
comunicações processuais nas áreas cíveis e criminais, dentro
de Gestão de Pessoas
dos modelos preestabelecidos e manual com diretrizes gerais.
a disponibilidade de
4. Disponibilizar estrutura capaz de viabilizar o cumprimento das
servidores para esta
demandas pelos oficiais de justiça.
finalidade.
5. Requisitar ao Tribunal de Justiça a disponibilização de sistemas de
informações (réus presos, INFOSEG e outros) imprescindíveis ao
melhor desempenho dos trabalhos.
6. Criar um zoneamento dos oficiais para uma melhor eficiência e
eficácia no cumprimento das diligências.
7. Alocar os oficiais de justiça no mesmo local das expedições,
preferencialmente, com o fito de recebimento e entrega dos
cumprimentos.
8. Verificar, junto ao eixo de Processo de Trabalho – Administrativo, a
possibilidade de disponibilização de veículo para cumprimento de
mandados/precatórias em comarcas circunvizinhas, e se houver,
mediante a apresentação de organograma de cumprimentos em
tais comarcas.
43
3 PARTE II - MANUAL PARA OPERACIONALIZAÇÃO DOS EIXOS
3.1 Manual para operacionalização do Eixo de Infraestrutura e Tecnologia da Informação
3.1.1 Apresentação
Ao Eixo de Infraestrutura e Tecnologia da Informação cabe orientar o Tribunal quanto
à infraestrutura física e tecnológica necessárias ao processo contínuo de modernização do Poder
Judiciário e, neste contexto, valorizar as áreas de TI e infraestrutura como setores estratégicos
junto à administração.
44
Cumpre também a esse eixo o auxílio no levantamento de dados sobre a infraestrutura
física e de equipamentos das unidades jurisdicionais, bem como da estrutura tecnológica e de
pessoal do próprio setor de TI, além da análise criteriosa dos sistemas disponíveis e suas funcionalidades.
FOCO
Orientar os Tribunais quanto à infraestrutura física e tecnológica necessária ao processo de
modernização do Judiciário, contribuindo para valorizar as áreas de TI e de infraestrutura dos Tribunais
em suas respectivas administrações enquanto setores estratégicos.
As atividades relativas a este eixo serão divididas em quatro etapas:
iagnóstico – Período destinado ao levantamento remoto ou presencial de dados estatísticos,
D
localização, estrutura física e tecnológica das unidades jurisdicionais e do setor de TI em si. Prazo
previsto: 15 dias antecedentes à assinatura do Termo de Cooperação.
Integração – Visitação das unidades jurisdicionais e administrativas para conhecer in loco
a infraestrutura física, serviços e atividades desenvolvidas pelas áreas que correspondem a
este eixo de atuação, apresentação do Programa Integrar, explicação das etapas que serão
iniciadas e conclusão do planejamento de ação. Prazo previsto: 3 dias da assinatura do Termo
de Cooperação.
E xecução – Período destinado ao desenvolvimento das atividades correspondentes às ações
planejadas visando ao alcance das metas estabelecidas, em parceria com as áreas do Tribunal
envolvidas, compreendendo a realização de reuniões com representantes da Presidência do
Tribunal, Corregedoria e gestores das áreas de infraestrutura e Tecnologia da Informação. Prazo
previsto: todo o período de atuação do programa.
companhamento – O acompanhamento das atividades será contínuo, objetivando correções de
A
rumos, adequação das metas, gerenciamento de resultados, superação de problemas, adequação
de tarefas, fluxos e volume de trabalho, enquanto presente a equipe do Integrar no Tribunal. Após
a elaboração do Plano de Ação ao fim da estada no Tribunal, a Coordenação Nacional do Programa Integrar acompanhará a execução do plano, conforme metodologia estabelecida para todos
os eixos durante 6 meses, realizando monitoramento, sendo que, nos três primeiros meses, em
períodos presenciais, e posteriormente, por meio eletrônico.
3.1.2 Orientações para execução dos objetivos e ações
Dotar o Tribunal com meios mais adequados ao desenvolvimento do trabalho cartorário e à melhoria da
prestação jurisdicional.
Identificar nos Tribunais trabalhados pelo Programa Integrar as carências e/ou deficiências nas áreas
ESTRATÉGIA
de Infrestrutura e TI e apresentar soluções para os setores necessitados buscando padronização e
adequação às normas do CNJ.
AÇÕES
EXECUÇÃO
INSTRUMENTOS
Propor modificações
1. Padronizar o cenário físico das unidades jurisdicionais visando a 1. Questionário de Diagnóstico
nos layouts de
nivelar as estruturas em prol da funcionalidade dos espaços.
Remoto – Infraestrutura –
trabalho das unidades 2. Identificar as unidades jurisdicionais com mais demandas, a
mobiliário.
jurisdicionais, buscando
partir dos critérios estabelecidos pela Coordenação Nacional do 2. Análise das plantas dos
padronização e
Programa Integrar.
Fóruns.
funcionalidade do
3. Visitar as unidades jurisdicionais indicadas pela Coordenação
3. Análise do material de
mobiliário.
Nacional, objeto de atuação do Programa Integrar, e mapear as
Patrimônio.
necessidades de alteração de layout e troca de mobiliário.
4. Verificar a disponibilidade do Tribunal com relação ao
fornecimento imediato de patrimônio mobiliário para reposição
nas unidades.
5. Auxiliar o Tribunal a promover o levantamento de aquisição de
mobiliário necessário para a reestruturação das unidades e
iniciar o processo licitatório.
6. Planejar o layout das unidades jurisdicionais com o auxílio das
equipes das unidades ou com profissionais especializados do
setor de engenharia e arquitetura do Tribunal.
7. Executar o layout planejado, de acordo com os recursos
possíveis, com o auxílio das equipes locais ou de profissionais do
setor de patrimônio do Tribunal.
8. Cobrar e fiscalizar a implantação da modificação de layout no
Tribunal, meio do setor de patrimônio, mediante visitas in loco
e/ou expedição de ofício para que o setor responda sobre as
mudanças já realizadas.
OBJETIVO
Implantar o conceito de 1. Diagnosticar no setor de engenharia do Tribunal os projetos em 1. Analisar os modelos de
unidade jurisdicional
desenvolvimento de construção e reforma de prédios do Poder
projetos arquitetônicos,
integrada para as novas
Judiciário.
em andamento ou em
construções e reformas 2. Analisar o conceito arquitetônico adotado pelo Tribunal.
elaboração.
do Poder Judiciário.
2.
Colheita de dados
3. Apresentar o conceito de unidade jurisdicional integrada à área
estatísticos de unidades
técnica responsável e às lideranças do Tribunal e expor os casos
integradas.
de sucesso adotados por outros Tribunais.
4. Demonstrar ao Tribunal os benefícios da integração dos setores
que compõem uma unidade jurisdicional (secretaria, sala de
audiências, assessoria e gabinete de juiz): diminuição dos custos
de construção, melhoria do rendimento e produção de trabalho e
comprometimento com a gestão a cargo do juiz.
Dotar as unidades
1. Identificar as necessidades das unidades jurisdicionais sobre o
jurisdicionais do
aumento de pontos lógicos e elétricos.
quantitativo adequado e 2. Acionar a equipe técnica de engenharia do Tribunal para avaliar
compatível com a força
as condições da rede elétrica e lógica dos prédios, cujas
de trabalho de pontos
unidades jurisdicionais são trabalhadas pelo Programa Integrar.
lógicos e elétricos.
Provocar o Tribunal para a execução dos novos pontos elétricos e
lógicos.
1. Questionário de Diagnóstico
Remoto – Funcionários e
Equipamentos.
2. Realizar estudo, in loco, das
condições técnicas de rede
elétrica e lógica – Relatório
Diagnóstico.
3. Realizar comparativo entre
quantidades de pontos
lógicos x computadores.
45
46
AÇÕES
EXECUÇÃO
Melhorar a estrutura
1. Analisar as características físicas dos Fóruns onde estão
física das unidades
locadas as unidades jurisdicionais, com o auxílio das equipes
jurisdicionais, focando
das unidades ou com profissionais especializados do setor de
na excelência do
engenharia e arquitetura do Tribunal.
atendimento ao público, 2. Verificar a capacidade de implantação de setor único para
disponibilizando espaço
atendimento de partes e advogados desvinculado das secretarias
distinto dos serviços
das unidades jurisdicionais, em cada fórum, ou da separação
dedicado aos internos.
física neste mesmo conceito em cada uma das Secretarias.
3. Sensibilizar o Tribunal, por meio de dados estatísticos colhidos
pelos integrantes do Programa durante o período de trabalho na
unidade cartorária, sobre a importância do servidor da unidade
desempenhar o trabalho cartorário separado do atendimento ao
público/jurisdicionado.
4. Demandar o eixo de Pessoas do Programa Integrar para que
realize em conjunto capacitação com as equipes das unidades
jurisdicionais visando a desenvolver habilidades no melhor
atendimento ao público, mediante realização de palestras, cursos
de capacitação e cursos de reciclagem, sendo concomitante
estudo de cronograma para implantação e manutenção de tais
cursos.
Auxiliar na criação ou
1. Verificar nas unidades Jurisdicionais qual o volume de armas e
estruturação de setores
objetos apreendidos e periodicidade da demanda, por meio do
para a guarda de armas
envio, a cada unidade, de planilha quantitativa para obtenção e
e objetos apreendidos.
avaliação dos resultados.
2. Verificar no setor responsável, Setor de Engenharia e Arquitetura
a possibilidade de o Tribunal já dispor de local para implantação
do Setor de Guarda de Armas e Objetos apreendidos, de acordo
com o resultado da pesquisa obtida nas unidades.
3. Realizar estudo em conjunto com o Setor de Administração
e Recursos Humanos do Tribunal, visando à criação de setor
responsável pela guarda de armas e objetos apreendidos.
4. Auxiliar no desenvolvimento de Resolução para a criação do
Setor de Guarda de Armas e Objetos apreendidos para descarte,
destruição e/ou doação.
Cooperar com a criação 1. Para se construir um PDTI é necessário:
de um PDTI – Plano
a. sensibilizar os Tribunais.
de Desenvolvimento
b. analisar as normas do CNJ pertinentes ao assunto.
de Tecnologia da
c. identificar os pontos de conformidade e desconformidade
Informação, visando a
destas normas em relação à realidade do Tribunal.
adequação da área de
d.
realizar reunião com os técnicos da área de Tecnologia da
TI a normas do CNJ.
Informação para a documentação do plano.
e. verificar o impacto financeiro da aplicação do plano e
promover os ajustes necessários.
f. submeter à apreciação da Presidência do TJ e em seguida
validá-lo por meio de Resolução, comprometendo o orçamento
e as gestões futuras.
Aumentar o quantitativo 1. Realizar diagnóstico prévio à assinatura do Termo de
e/ou melhorar
Cooperação, visando a identificar o número de equipamentos
a qualidade dos
(computadores, impressoras e scanners) por unidade
equipamentos de
jurisdicional e sua configuração.
informática por meio
2. Analisar se a configuração dos equipamentos é compatível com
de parcerias entre os
a demanda das atividades.
órgãos públicos.
3. Comparar o número de equipamentos com a quantidade de
servidores de cada unidade jurisdicional.
4. Levantar com base nos dados o número de equipamentos
necessários para que se alcance a meta de um computador por
funcionário.
5. Entregar este dado à Coordenação Nacional do Programa
Integrar para que diligencie no CNJ e demais órgãos do Poder
Judiciário a possibilidade de realização de doações.
INSTRUMENTOS
1. Análise das estruturas
físicas por meio das plantas
adquiridas do Setor de
Engenharia e Arquitetura.
2. Colheita de dados,
mediante questionário,
da quantidade de
atendimentos realizados
nas unidades jurisdicionais.
1. Relatório Diagnóstico
Remoto - quantidade de
objetos apreendidos e
armas nos depósitos das
unidades.
2. Elaboração de Resolução
para criar setor
responsável.
3. Estudo de viabilidade de
quadro funcional para
criação de setor.
4. Análise de local adequado
para implantação do setor.
Remoto - TI.
2. Modelo padrão de PDTI.
Questionário de Diagnóstico
Remoto – Funcionários e
Equipamentos.
AÇÕES
Auxiliar na
disseminação ou
incremento do acesso
á internet em todas as
unidades jurisdicionais
do Estado.
EXECUÇÃO
INSTRUMENTOS
1. Realizar diagnóstico prévio à assinatura do termo de cooperação Questionário de Diagnóstico
visando a:
Remoto – Prédios e Acesso a
Internet.
a. identificar o nível de acesso à internet, inclusive com o
tamanho de banda, em todos os pontos de instalação do Poder
Judiciário.
b. tabelar os dados de acessibilidade à internet por prédio do
Poder Judiciário, visando a comparar o número de usuários de
internet e a banda disponível.
c. listar os pontos (prédios e número de usuários) que ainda não
possuem acesso à internet e os que já possuem, indicando o
número de usuários e a banda disponível.
d. analisar os sistemas disponíveis que demandam o uso da
internet para medir a banda mínima necessária para suportar
o trabalho em cada um destes pontos.
e. apontar as necessidades de banda e a disponibilidade no
mercado para a contratação.
f. Não havendo disponibilidade de banda na localidade,
encaminhar a informação à Coordenação Nacional.
g. Apresentar relatório de necessidades de acesso e aumento
de banda de internet à Presidência com previsão de custo,
visando à autorização para o aditivo contratual de aumento de
banda e/ou processo licitatório para nova contratação.
Colaborar com a
definição de política de
acesso a sistemas.
1. Diagnosticar os sistemas utilizados pelo Tribunal, o número
de usuários para cada um deles, se há perfis de atividades
por grupo de competências, a forma de liberação e exclusão
dos acessos e se há normatização interna disciplinando esta
situação.
2. Analisar todas as informações e identificar os pontos de ajuste
à política de acesso a sistemas, definindo os requisitos mínimos
de acesso ao sistema (ser ou não servidor), de quem deve partir
a ordem de acesso e exclusão (RH ou outro), as atividades que
podem ser realizadas e o gerenciamento destes acessos.
3. Normatizar as regras de acesso definidas.
Remoto - TI.
Orientar todos os
colaboradores das
unidades técnicas
sobre o levantamento
de infraestrutura de
TI, padronização,
distribuição e controle
de equipamentos de
Informática.
1. Orientar os Tribunais na estruturação e manutenção dos dados
catalogados na Ação 2.
2. Sugerir a criação ou manutenção de software para o
monitoramento do parque tecnológico e das configurações dos
equipamentos.
3. Criar uma ponte entre os setores de RH e TI dos tribunais para o
repasse de informações sobre o número de servidores de cada
uma das unidades.
4. Orientar os setores de Tecnologia da Informação a promover
análises a cada quatro meses visando a identificar as
necessidades de ajustes de configuração e aquisições de
equipamentos.
Remoto - TI.
2. Modelo de controle de
equipamentos/software.
Auxiliar na verificação
da conformidade da
rede com os aspectos
básicos da segurança
da Informação,
acessibilidade,
confidencialidade,
disponibilidade e
Integridade.
1. Diagnosticar os níveis de eficiência da rede quanto aos requisitos
de segurança da informação, acessibilidade, confidencialidade,
disponibilidade e integridade.
2. Analisar o relatório em conjunto com a área técnica de
Tecnologia da Informação e identificar as ações de correção e de
melhoria, inclusive compondo o PDTI.
3. Verificar os custos necessários e submeter ao impacto financeiro.
4. Discutir com a Presidência a viabilidade e importância das ações,
visando a contratação dos equipamentos e serviços necessário.
Relatórios extraídos de
ferramentas de diagnóstico, a
exemplo de antivírus, firewall
e aplicação de rede de código
aberto.
47
48
AÇÕES
EXECUÇÃO
Colher e disseminar
1. Abrir um canal de comunicação com todos os Tribunais e junto
informações sobre
ao CNJ no sentido de captar informações sobre as boas práticas
as boas práticas e
adotadas no âmbito das áreas de Tecnologia da Informação, a
ferramentas utilizadas
exemplo de estruturas, contratações, equipamentos etc.
para suportar as
2. Integrar esta atividade com o Eixo de Comunicação.
demandas tecnológicas 3. Disseminar estes conhecimentos em todos os Tribunais,
dos Tribunais.
prestando consultoria em todos os assuntos afetos ao tema
submetidos ao Programa Integrar.
INSTRUMENTOS
Banco de Boas Práticas.
Colher melhores
práticas e sugerir
o desenvolvimento
de funcionalidades
voltadas ao trâmite de
processos eletrônicos
1. Manter banco de boas práticas de soluções tecnológicas
voltadas ao processo eletrônico.
2. Disseminar as funcionalidades entre os Tribunais em atuação do
Programa Integrar e prestar consultoria na indicação.
Banco de Boas Práticas.
Implantar ou melhorar
nos sistemas locais
dos Tribunais, o serviço
do Diário da Justiça
Eletrônico e da Central
de Mandados, bem
como as seguintes
funcionalidades:
controle de prazos
processuais, relatórios
gerenciais que apontem
a necessidade de
tramitação processual.
1. Diagnosticar se existe no Tribunal DJE, Central de Mandados,
controle de prazos processuais, relatórios gerenciais que
apontem a necessidade de tramitação processual; expedição
automática de mandados, ofícios e avisos de recebimento, a
estrutura e o funcionamento dos respectivos sistemas.
2. Analisar os dados catalogados e produzir relatório com as
oportunidades de melhoria identificadas.
3. Submeter o relatório aos respectivos gestores dos sistemas
e à equipe de desenvolvimento, visando à elaboração de um
cronograma para a implantação.
4. Acompanhar o desenvolvimento do cronograma.
Remoto - TI.
Contribuir com a
1. Diagnosticar se há unidades jurisdicionais de competência
implantação de sistema
de Juizados Especiais e Execução Penal com sistemas
Remoto - TI.
de gerenciamento de
informatizados voltados à tramitação de processos eletrônicos.
processo eletrônico
2. Discutir sobre a conveniência e oportunidade de melhorar os
voltado para Juizados
sistemas informatizados próprios, adaptando-os para o processo
Especiais e Vara de
eletrônico ou importar um sistema desenvolvido por outro
Execução Fiscal.
tribunal para o processo eletrônico.
3. Auxiliar na confecção de um planejamento para uma
implantação, envolvendo os custos.
4. Realizar reunião de definição com a área de TI, Presidência do
Tribunal e Corregedoria.
Propor a implantação
1. Receber informações do eixo de processo de trabalho
de sistemas integrados
administrativo acerca dos sistemas informatizados em uso nas
de gerenciamento
áreas administrativas dos tribunais.
de atividades
2. Analisar os recursos existentes e prestar consultoria acerca
administrativas
das soluções tecnológicas voltadas para as necessidades da
estratégicas
atividade- meio.
ligadas às áreas de
3. Realizar reunião de sensibilização com a Presidência do
recursos humanos,
tribunal sobre as vantagens do investimento nos sistemas
financeiro, orçamento,
administrativos e a apresentação de alternativas.
planejamento, material,
patrimônio, entre
outros.
Remoto – TI.
Apoiar a implantação
de sistema de
comunicação interna.
Remoto – TI.
1. Diagnosticar os instrumentos de comunicação interna utilizados
pelo tribunal, a exemplo de internet, intranet, e-mail corporativo
etc.
2. Identificar as necessidades dos usuários do tribunal, inclusive
recebendo dados dos eixos de pessoas e processo de trabalho
administrativo.
3. Planejar em conjunto com a área de TI as melhorias necessárias
ou a implantação dos serviços de comunicação interna.
AÇÕES
EXECUÇÃO
Cooperar com a
1. Subsidiar as atividades do eixo de Pessoas fornecendo dados de
padronização do
demanda das unidades jurisdicionais do Estado dos últimos 3
número de servidores
anos, a partir dos sistemas informatizados existentes.
por competências
2. Contribuir com produção de norma interna que padronize o
idênticas, com
número de servidores por unidade jurisdicional.
revisões e ajustes
periódicos, inclusive
para quantitativos
menores, a partir do
levantamento de dados
anuais de demanda
processual e de
indicadores de carga de
trabalho por servidor.
INSTRUMENTOS
Relatórios estatísticos de
judicância extraídos dos
sistemas de gerenciamento
processual.
Analisar e sugerir
1. Pesquisar nos repositórios locais as normas internas editadas
edição ou alteração
pela Corte Especial e pela Corregedoria do Tribunal e identificar
de normas internas do
as oportunidades de edição ou alteração de normas, seja em
Tribunal de Justiça, das
vista das atividades do Programa Integrar desenvolvidas pelos
Corregedorias-Gerais da
demais eixos, seja em decorrência de alterações legislativas
Justiça e leis estaduais
ainda não contempladas;
que afetem os serviços 2. Receber sugestões dos demais eixos para a edição de normas,
da Justiça, visando à
visando à institucionalização dos procedimentos implantados
institucionalização das
pelo Programa Integrar.
iniciativas do Programa
Integrar.
Sites dos Tribunais.
Apoiar a realização
de capacitações
nos sistemas
informatizados e sobre
recursos técnicos na
área de Tecnologia da
Informação.
1. Verificar o cronograma de capacitações envolvendo sistemas
da área de TI e analisar a metodologia aplicada e a eficácia dos
cursos.
2. Sugerir alterações de metodologias ou a criação de cursos de
capacitação em áreas ou sistemas sensíveis.
Relatório de Diagnóstico do
Eixo de Pessoas.
Orientar na construção
de um programa de
formação continuada
sobre novas
tecnologias.
1. Identificar as necessidades de cursos de capacitação para os
colaboradores da área de TI do Tribunal.
2. Sugerir à Presidência do tribunal a realização periódica de
cursos para os colaboradores com cronograma de investimento
anual, especialmente para os servidores efetivos, nas áreas de
interesse e de acordo com o PDTI.
1. Levantar e manter banco de dados sobre os casos de sucesso de
tribunais envolvendo a atuação da área de TI.
2. Avaliar a conveniência e oportunidade de sensibilizar as
lideranças locais em apresentação sobre estes casos, de acordo
com o grau de comprometimento existente com a área de TI, em
até 25 dias da assinatura do termo de cooperação.
3. Proceder à apresentação no caso de avaliação positiva.
Relatório de Diagnóstico do
Eixo de Pessoas.
1. Receber informações do eixo de processos de trabalho
administrativos e avaliar as possíveis soluções tecnológicas aos
problemas experimentados.
2. Propor soluções tecnológicas não disponíveis no tribunal que
resultem em economia de recursos financeiros para o tribunal.
Relatório de diagnóstico do
Eixo Processos de Trabalho
Administrativos.
Apresentar casos de
sucesso aplicados em
outros Tribunais.
Demonstrar a
viabilidade do uso
de ferramentas
da tecnologia da
informação para
uma gestão mais
transparente e
econômica.
Banco de Dados de Casos de
Sucesso dos Tribunais.
Sugerir a utilização
1. Avaliar os softwares existentes e os procedimentos adotados no Relatório de Diagnóstico
de softwares ou
tribunal.
Remoto – TI. Relatórios dos
procedimentos com
2. Identificar oportunidades de economia de recursos financeiros ou demais eixos.
recursos já disponíveis
aumento de receitas a partir do incremento do uso de sistemas
que resultem em
existentes ou alteração de procedimentos.
economia financeira ou 3. Realizar reunião com a Presidência apresentando tais
aumento de receita.
oportunidades.
49
3.2 Manual de operacionalização do Eixo de Pessoas
O Eixo de Pessoas tem como foco principal o apoio à instituição na melhoria dos processos de gestão de pessoas. Para tanto deve identificar e captar as características e necessidades
dos servidores do Tribunal, analisar as possibilidades de modernização das relações de trabalho e
planejar e implantar as ações e estratégias necessárias para esta modernização.
De posse das informações necessárias, obtidas por meio do diagnóstico, os colaboradores devem propor medidas, sugerir técnicas, planejar e implantar estratégias plenamente aplicáveis
em curto, médio e/ou longo prazo, para que o Tribunal contemple seus servidores com um melhor
ambiente de trabalho, gerando retornos positivos para a sociedade como um todo.
50
FOCO
Apoiar o Tribunal na melhoria dos processos de gestão de pessoas.
As atividades relativas a este eixo estão divididas em quatro etapas:
iagnóstico - período destinado ao levantamento remoto ou presencial de dados estatísticos,
D
sobre a disposição dos servidores, formas de atuação etc. Prazo previsto: 5 (cinco) dias a partir
das atividades do Programa no Estado.
Integração - visitação das unidades jurisdicionais e administrativas para conhecer in loco os
serviços e atividades desenvolvidas pelas áreas que correspondem a este eixo de atuação,
apresentação do Programa Integrar, explicação das etapas que serão iniciadas e conclusão do
plano de ação. Prazo previsto: 5 (cinco) dias da assinatura do termo de cooperação.
E xecução - período destinado ao desenvolvimento das atividades correspondentes às ações
planejadas visando ao alcance das metas estabelecidas, em parceria com as áreas envolvidas
do Tribunal. Prazo previsto: todo o período de atuação do programa.
companhamento - O acompanhamento das atividades será contínuo, objetivando correções
A
de rumos, adequação das metas, gerenciamento de resultados, superação de problemas, adequação de tarefas, fluxos e volume de trabalho, enquanto presente a equipe do Integrar no
Tribunal. Após a elaboração do Plano de Ação ao fim da estada no Tribunal, a Coordenação
Nacional do Programa Integrar acompanhará a execução do plano, conforme metodologia estabelecida para todos os eixos durante 6 meses, realizando monitoramento, sendo que, nos três
primeiros meses, em períodos presenciais, e posteriormente, por meio eletrônico.
OBJETIVO
Atingir 100% dos servidores e magistrados, sem prejuízo de que novos servidores sejam integrados de
imediato, com ações promovidas, a partir da assinatura do termo de cooperação.
ESTRATÉGIA
Incentivar magistrados e servidores a participarem efetivamente da construção de uma imagem positiva
da Instituição Tribunal de Justiça.
AÇÕES
Agilizar o atendimento
ao Público Externo e
Interno.
Orientar à
administração e
habilitar tecnicamente
o colaborador para o
desempenho de suas
funções.
EXECUÇÃO
1. Público externo: A partir de levantamentos com os cartórios dos tipos de
serviço que são mais procurados pelo jurisdicionado, aplicar tabulação dos
serviços e desenvolver no sistema de informática ferramentas que facilitem a
consulta processual;
INSTRUMENTOS
Planilha de controle de
atendimento; criação de e-mail
institucional para todas as
unidades e/ou responsáveis
2. Público Interno: Trabalhar com TI meios para viabilizar que as informações
circulem pela intranet, e-mail institucional, promovendo integração entre
os servidores, bem assim a comunicação de atos oficiais, solicitações na
Instituição, etc., facilitando e acelerando o tráfego de informações.
3. Realizar palestras/workshops voltados a métodos eficientes e eficazes para
atendimento ao público, mediação de conflitos, sistemática de atendimento
(identificar demandas urgentes e seu melhor encaminhamento).
4. Identificar, com a Infraestrutura do TJ, a contratação de equipamentos
gerenciadores de atendimento (chamadores de senha).
de cartório-secretaria, bem
assim, para os magistrados,
estabelecendo controle de
e-mails mantendo apenas
os servidores ativos no
quadro funcional; buscar com
instituições e/ou profissionais
reconhecidos aplicação de
palestras que envolvam o
atendimento ao público.
1. No momento de admissão do servidor, deve ser elaborada uma pequena
1. C oletar e condensar as
cartilha que contemple os direitos e deveres do servidor, baseado no Estatuto
informações necessárias ao
do Servidor e no Regimento Interno do Tribunal de Justiça, bem como outros
ingresso do novo servidor/
atos normativos expedidos pelo Tribunal.
magistrado;
2. O servidor recém-ingresso deverá ser preparado em curso prático para
2. D
esenvolver com TI
conhecer as principais ferramentas do sistema informatizado em operação.
módulo para que essas
Esta metodologia deve ser aplicada também aos magistrados.
informações estejam no
portal do Tribunal de Justiça
3. No caso dos servidores e magistrados em atividade, estes devem participar
(intranet);
de reciclagens periódicas quanto ao sistema informatizado em operação.
O tratamento do item “1” (atendimento do público interno) deve estar
3. Identificar e criar um grupo
contemplado dentro desta metodologia ao propiciar o conhecimento da
de servidores atuantes nas
atualização dos atos normativos, leis processuais, alterações do Regimento
diversas unidades e que
Interno e do Estatuto do Servidor com a utilização em larga escala do e-mail
detenham conhecimento
institucional.
de boas práticas para
elaboração de conteúdo
4. Criar cartilha com o fluxo de trabalho cartório/gabinete/administração da
programático que, em
Instituição para que o servidor possa sempre atuar de maneira segura no
conjunto com instrutor
desempenho das atribuições que lhe são conferidas.
técnico habilitado em
5. Criar convênio com escolas ou buscar apoio nas entidades de representação
informática, seja aplicado a
dos servidores para formação de cursos de informática. No tocante às
magistrados e servidores.
escolas, buscar ajustes com a aplicação de descontos para os valores
O mesmo conteúdo
que serão cobrados pelos cursos. Verificar junto aos mantenedores de
programático deverá servir
sistema informatizados de consulta (BACENJUD, INFOJUD, RENAJUD, etc)
de instrumento para o fluxo
a possibilidade de reciclagem. Criar manual com as funções básicas para
acesso a esses sistemas buscando facilitar a compreensão e utilização dessas de trabalho nas unidades
judiciais.
ferramentas.
51
Sensibilizar o
colaborador para
uma necessidade
de mudança de
paradigmas no Serviço
Público.
52
1. Por meio de textos motivacionais, via e-mail ou intranet, promover o
1. P alestras institucionais e
envolvimento do servidor, mostrando-lhe que faz parte do processo de
motivacionais. Utilização de
melhoria contínua da Instituição, valorizando-o.
Intranet.
2. Trabalhar com TI e Comunicações (local) métodos para tráfego das
2. Adoção de Boletins
informações, agregando conhecimento aos servidores e magistrados, tanto na
Informativos semanais e/ou
vida profissional como pessoal.
diários e/ou mensais.
3. Os textos podem ser pequenos trechos de obras literárias, frases, filmes de
campanhas institucionais com foco na analogia das situações apresentadas e
aquelas diariamente vivenciadas pelos servidores.
4. O Tribunal em sua biblioteca deverá manter acervo com livros voltados à
gestão de pessoas e gestão administrativa.
Sensibilizar
Realizar reuniões/workshops para levantamento de boas práticas no tocante
magistrados sobre a
à administração cartorária e agregar a esta, evento palestra/experiências
importância de uma
gerenciais promovidas por profissionais atuantes em área administrativa.
gestão moderna da
Unidade Judiciária/
Administrativa por meio
de encontros, jornadas
e seminários.
Implantar estratégias
para motivação
e integração dos
servidores, buscando
mais qualidade de
vida no ambiente de
trabalho.
Desenvolver temas por meio
dos quais se pretende extrair
a informação; local e tempo
(dia e horário) para realizar o
encontro entre os servidores;
dividir os grupos de modo a
mesclar servidores de uma
unidade e outra; contratar em
universidades profissionais
que possam ao fim de
cada jornada realizar uma
palestra com foco no que fora
levantado no workshop.
Por meio de textos informativos e sucintos abordando temas específicos, com
1. B uscar na Secretaria de
acesso através de e-mail ou intranet, demonstrando assim, que a Instituição está Saúde, informativos e
voltada para as questões que envolvam o bem-estar do servidor.
estabelecer contato para
que essas informações
sejam plenamente
divulgadas;
2. B uscar informações quanto
a calendário de vacinação,
formas preventivas de
doenças.
Propor alterações na
1. Adotar políticas de manutenção de cargos de confiança guiando-se por
estrutura organizacional critérios objetivos e subjetivos, primando sempre pelo interesse público,
de maneira favorecer
viabilizando a continuidade dos trabalhos.
que os servidores
2. Adotar critérios de avaliação dos líderes para apreciação dos magistrados
compreendam melhor
quando este for removido de uma unidade para outra, facilitando o
o que deles se espera,
conhecimento do histórico de atividades gerenciais praticadas até então pelo
no trabalho em equipe,
servidor que se encontra à frente daquela unidade judicial.
na busca de inovações, 3. Construir plano estratégico anual, envolvendo todas as áreas do tribunal
proatividade, entre
e as ações por estas idealizadas, sendo que ao fim de cada exercício,
outros.
deverão ser apresentadas as ações realizadas, as iniciadas, as pendentes de
realização, etc., possibilitando um acompanhamento contínuo das atividades
evitando descontinuidade das boas ações com a substituição de gestores
administrativos.
4. Buscar na área de TI soluções tecnológicas para controle de frequência dos
servidores, estabelecendo leitura de dados e informações sobre a situação
do quadro de colaboradores (afastamento temporário, licença saúde, férias,
tempo de serviço, etc) com intuito de auxiliar no diagnóstico das necessidades
de pessoal e remanejamentos de servidores.
5. Criar banco de dados com vistas a possibilitar remanejamento de servidores
atendendo ao interesse público diante de vacâncias provenientes de
aposentadoria, doenças e readaptados de função.
6. Adotar políticas para recepção de servidores e magistrados portadores de
necessidades especiais, inclusive, a adoção de ações para inclusão dessas
pessoas nas atividades desenvolvidas no Judiciário.
1. Q
uestionário de avaliação
do servidor responsável
por gestão de pessoas
(escrivães, diretores,
magistrados, etc).
2. C ontatar Secretarias de
Governo que possuam ações
envolvendo a acessibilidade
e inclusão social.
3. C riar uma ficha cadastral do
servidor.
4. D
esenvolver ponto
eletrônico de servidores
com possibilidade de
extração, em tempo real, da
quantidade de servidores
em exercício em cada
unidade.
Implantar ações que
visem a diminuir
“distâncias” entre
cúpula institucional,
magistrados e
colaboradores, a fim de
permitir a incorporação
do conceito de Grupo
de Força de Trabalho,
sistematizando
experiências, definindo
diretrizes gerenciais
e buscando realizar
novas metas.
OBJETIVO 2
1. Contemplando-se as ações acima descritas, haverá uma aproximação da
cúpula com os servidores/magistrados.
2. Os magistrados em função administrativa junto à cúpula devem ser os
facilitadores desse novo momento, devendo auxiliar na transição das gestões
administrativas, criando um grupo denominado de “equipe de transição”
para continuidade das boas práticas implementadas. Com essa equipe de
transição, o lapso temporal de cada administração (biênio) será otimizado.
3. Orientar a elaboração de uma matriz de competências para magistrados
e servidores, de modo a assegurar-lhes o desenvolvimento pessoal e
profissional.
4. Promover por meio de consulta eletrônica o levantamento dos perfis
profissionais dos servidores e magistrados e produzir relatórios identificando o
servidor/magistrado de acordo com seu conhecimento, habilidade e atitude.
Selecionar, de acordo
com o perfil pretendido,
magistrados e servidores,
para fazerem parte da “Equipe
de Transição”, através de
instrumentos de avaliação dos
resultados.
Atingir o índice de 100% de servidores e magistrados, a partir da assinatura do termo de cooperação.
Apoiar a área responsável pelo desenvolvimento das pessoas para a promoção de ações voltadas para o
ESTRATÉGIA
crescimento de magistrados e servidores e a melhoria de qualidade de vida.
AÇÕES
EXECUÇÃO
INSTRUMENTOS
Desenvolver e
1. Para qualquer ação de formação continuada (cursos, oficinas, minicursos, palestras, workshop etc...) é
implantar programa
essencial fundamentar-se numa necessidade real identificada a partir do levantamento de demandas
de formação
pontuais para resolver dificuldades imediatas tais como a implantação de um novo software ou de uma
continuada de
técnica nova de organização;
colaboradores.
2. Para as necessidades de formação passíveis de planejamento para cursos de curto, médio e longo prazo,
sugere-se a realização de uma pesquisa mais fundamentada para identificar demandas de formação
continuada e atualização de profissionais voltados para o aperfeiçoamento das ações do sistema.
3. Desenvolver um projeto de capacitação a partir dos resultados do estudo de demandas por formação
continuada.
4. Identificar fonte de financiamento para o projeto.
5. Identificar, no mercado, especialistas nas diversas áreas de formação, atentando para o currículo e
experiência comprovada e os levantamentos de valores de hora aula.
6. Levantar a infraestrutura necessária (espaço, parcerias, som, coffee break, etc...).
7. Preparar material de divulgação, buscar apoio da equipe de comunicação do Tribunal e de outros parceiros
internos e externos.
8. As ações de formação e atualização mais curtas podem ser realizadas por meios de workshops, palestras e
encontros e reuniões de trabalho a exemplo de:
a. cursos e palestras sobre métodos mais eficientes e eficazes no atendimento ao público, mediação
de conflitos, posturas de tratamento voltadas à atenção e respeito à pessoa; técnicas gerenciais de
procedimentos cartorários; relacionamento humano; atendimento ao público; mudanças e melhoria
contínua para alcance de metas rompendo com conceitos antiquados e burocráticos; a natureza da
atividade-fim; noções de técnicas de direito, prática forense e trâmite processual, atualização tecnológica
de sistema informatizado processual e de consulta de outras instituições; conciliadores, atividades
cartorárias e de gabinete, entre outros (identificar demandas urgentes e seu melhor encaminhamento).
b. reuniões (workshops) para identificar boas práticas no tocante à administração cartorária e agregar a este
evento palestra/experiências gerenciais promovidas por profissionais atuantes em área administrativa.
9. Para a oferta de cursos de média e curta duração sugere-se a procura de parcerias e convênios com
entidades de representação dos servidores e instituições que tenham reconhecida experiência na área e que
possam reduzir custos e trabalho. neste caso pode-se citar:
a. cursos profissionais da área jurídica sobre novas legislações com foco na atualização dos servidores
(oficiais de justiça, conciliadores, servidores de cartório e magistrados). para desenvolvimento deste
conteúdo, procurar a parceria com o cnj, da escola da magistratura e universidades por meio de convênio
com tribunal.
b. cursos de iniciação funcional ou atualização dos magistrados aplicando noções práticas do
funcionamento das diversas unidades do Tribunal (judiciais e administrativas).
c. Cursos de informática e/ou atualização tecnológica.
10. Para as ações de formação que exijam uma regularidade e padronização de serviços é interessante
trabalhar com manuais. Estes materiais são importantes mediadores no processo de aprendizagem e
assimilação do que foi aprendido, proporcionando a disseminação das boas práticas e o acompanhamento
de seus resultados.
11. Incentivar a busca de “benchmarking” (comparação) entre os tribunais para colher subsídios para melhorar
a gestão de pessoas.
53
3.3 Manual de operacionalização do Eixo de Gestão da Informação e Comunicação
O Eixo de Gestão da Informação e Comunicação tem como objetivo auxiliar na identificação dos principais problemas dos sistemas de comunicação interna e externa dos Tribunais
de Justiça, sugerindo e viabilizando meios para a sua superação e para o compartilhamento e
disseminação de informações.
Tal ação tem o escopo de possibilitar uma melhor divulgação das ações implantadas
pelos Tribunais de Justiça e do impacto positivo dessas ações na melhoria dos serviços prestados
à sociedade, bem como garantir ao cidadão o acesso às informações necessárias para o exercício
de seus direitos.
54
FOCO
Apoiar o Tribunal no desenvolvimento e na melhoria de práticas que aperfeiçoem a comunicação interna e externa, com ênfase na criação e viabilização de mecanismos adequados de
acesso às informações de interesse institucional e na sua disseminação e compartilhamento,
bem como proporcionando à sociedade acesso e transparência.
As atividades relativas a este eixo são divididas em cinco etapas:
Diagnóstico - Nesse primeiro momento, é realizado um levantamento da situação atual dos
mecanismos de comunicação postos à disposição do Tribunal em integração, para levantamento dos pontos fortes e das oportunidades de melhoria. O diagnóstico poderá ser presencial, com
visita às diversas unidades responsáveis, para conhecer in loco as atividades desenvolvidas
pelas áreas que correspondem a este eixo de atuação, ou remoto, isto é, por meio eletrônico,
com o envio de questionários solicitando informações pertinentes e necessárias para subsidiar
o planejamento das ações. Faz-se um diagnóstico preliminar, após a decisão institucional de
atuação do Programa Integrar, e um diagnóstico complementar após a assinatura do Termo de
Cooperação entre o Tribunal e o CNJ. Prazos previstos: 3 (três) dias para o diagnóstico preliminar e 2 (dois) dias para o diagnóstico complementar.
Planejamento - De posse dos dados diagnosticados, elaboram-se planos de ação para o alcance da(s) meta(s) estabelecida(s).
Integração - Período destinado a reuniões com representantes da Presidência e/ou da Corregedoria-Geral da Justiça e com os gestores da área de comunicação e informação para a
apresentação do Programa Integrar e explicação das etapas que serão iniciadas. Nessa oportunidade há: a) apresentação do diagnóstico e do planejamento elaborado; b) solicitação aos gestores / servidores/ multiplicadores para que apresentem outras ações que julgarem necessários
para inclusão nos planos de ação, desde que avaliada a sua pertinência. Prazo previsto: 3 dias.
Execução - Após a etapa de Integração, tem início a execução efetiva dos Planos de Ação, que
perdurará durante todo o período de atuação do Programa Integrar no Estado.
Acompanhamento - O acompanhamento das atividades deverá ser contínuo, com o objetivo
de efetuar eventuais correções na implementação das ações, na adequação das metas, no gerenciamento de resultados, na superação de problemas, na adequação de tarefas, dos fluxos e
do volume de trabalho, enquanto presente a equipe do Integrar no Tribunal. Após a elaboração
do Plano de Ação final, a equipe orientar-se-á para acompanhar a execução do plano, conforme
metodologia estabelecida para todos os eixos: durante 6 meses, será realizado monitoramento,
sendo que, nos três primeiros meses, haverá período presencial, e, posteriormente, por meio
eletrônico. As ações deste eixo devem ser efetivamente comunicadas internamente, de modo
que magistrados e servidores tenham conhecimento do trabalho, sobretudo das conquistas e
resultados positivos que estão sendo alcançados.
OBJETIVO
ESTRATÉGIA
AÇÕES
Diagnosticar e analisar os
mecanismos de comunicação
interna utilizados no Tribunal,
pontos fortes e fracos, bem
como de sua adequação e
efetiva utilização por parte de
magistrados e servidores.
COMUNICAÇÃO INTERNA
Aprimorar a comunicação interna do Tribunal, durante o período de permanência do Programa
Integrar nos Estados da Federação.
Auxiliar na identificação dos principais entraves do sistema de comunicação interna; sugerir
e viabilizar as estratégias e meios de promoção do compartilhamento de informações e
sua disseminação, de modo a aprimorar a comunicação interna e a favorecer a gestão do
conhecimento e a melhoria dos serviços.
EXECUÇÃO
INSTRUMENTOS
1. Após o diagnóstico, apresentar sugestões concretas para
remodelar a rede interna para adequar as especificidades e
necessidades de comunicação do Tribunal;
2. Oferecer pequenas oficinas de capacitação para os
Layout, placas,
colaboradores no uso correto dos sistemas e mecanismos de
cartazes.
comunicação.
3. Organizar encontros de trabalho e discussão para elaborar e
implantar uma política interna de comunicação.
4. Apresentar sugestões para normatização, regulamentação e
acompanhamento dos novos mecanismos de comunicação
implantados no Tribunal.
5. Construir instrumentos e layout inteligentes de comunicação
que facilitem a orientação e o acesso aos fóruns, tribunais e
juizados, com a indicação precisa dos serviços oferecidos e
setores competentes para o ajuizamento de demandas e para a
consulta da movimentação processual.
Criar um boletim interno
1. Constituir uma rede de informação para alimentar o boletim.
digital, quinzenal, para divulgar 2. P romover encontros regulares para levantar dados e
internamente os resultados da
informações de interesse dos colaboradores e pertinentes aos
gestão institucional e demais
serviços judiciários, para divulgação interna.
atividades desenvolvidas no
3. Pesquisar junto aos demais eixos as demandas por divulgação
âmbito local.
e democratização de informação e conhecimento voltados para
o aperfeiçoamento das ações de modernização e melhoria da
qualidade dos serviços do judiciário.
Boletim digital.
55
COMUNICAÇÃO EXTERNA
Aprimorar o processo de comunicação dos tribunais com a sociedade.
Apoiar o Tribunal no desenvolvimento de práticas que aperfeiçoem a comunicação externa,
ESTRATÉGIA
visando proporcionar aos jurisdicionados dados processuais fidedignos
e à sociedade em geral a transparência de sua atuação.
AÇÕES
EXECUÇÃO
INSTRUMENTOS
Identificar as
1. Para que o site institucional cumpra o seu propósito, de veículo transmissor da
Questionário
funcionalidades da
imagem do tribunal, é importante que seja atraente. Para tanto ele deve seguir
de satisfação,
navegabilidade do
algumas especificações:
relatórios de
site institucional,
acesso, planilhas
a. objetividade – deve-se tomar cuidado com os excessos, o site deve passar
as necessidades
e planos de
a mensagem à qual se propõe, evitando poluição visual desnecessária , o
de readequação
que, além de atrapalhar a navegabilidade, ainda torna o site lento. Imagens e comunicação.
do layout, de modo
animações certamente tornam o site mais atraente, desde que não atrapalhem
a torná-lo mais
ao internauta encontrar o que está procurando.
atraente e interativo.
b. padrão - as páginas devem obedecer a um padrão de cores, fontes, tipos e
posicionamento de componentes. Fontes e cores fora do padrão estabelecido
podem ser usadas para dar destaque.
c. navegabilidade - é necessário ter cuidado para que as páginas não se tornem
um labirinto onde o usuário tenha dificuldade de encontrar o que precisa.
d. hospedagem – cumpre garantir com qualidade a disponibilidade do site,
evitando-se que o mesmo permaneça fora do ar, colocando em risco a
credibilidade do mecanismo.
2. Aplicar estratégia de pesquisa continua da utilização da pagina do tribunal
procurando entre outras coisas:
a. identificar e/ou criar o espaços dedicado à pesquisa de satisfação dos usuários
em relação aos serviços prestados;
b. disseminar a utilização do endereço do TJ na internet para a consulta da
movimentação processual, para evitar o deslocamento das pessoas às
unidades judiciárias unicamente para obter informações acerca de sua
tramitação.
c. disponibilizar, no site do TJ, vídeos produzidos com a pauta de entrevistas e de
matérias de interesse do cidadão.
d. organizar e disponibilizar aos jurisdicionados um glossário orientativo dos
termos jurídicos utilizados.
e. alimentar diariamente o site do TJ com as ações e atividades desenvolvidas
por seus colaboradores, transformando-o em mecanismo propulsor de
informações acerca do Poder Judiciário.
Identificar,
1. Orientar para que o tribunal disponibilize informações à comunidade, por meio
Convênios, Planos
analisar e sugerir
de veiculação de chamadas na rede de televisão local, informando aos cidadãos de Comunicação,
estratégias para
acerca dos serviços disponibilizados nos fóruns e juizados e a divulgação dos
Diagnóstico
o uso dos meios
índices de sucesso alcançados.
presencial e
de comunicação
remoto, Plano
2. Negociar convênios com Jornais, rádios, canais de TV, para a divulgação de
de massa pelo
Estratégico do
informações, notas, programas, resultados entrevistas, etc... sobre temas
TJ com o objetivo
TJ, Normas do
jurídicos, que visem ao esclarecimento dos direitos e garantias dos cidadãos e
de informar a
CNJ, Legislações
ressaltem a importância e o papel do Judiciário na sociedade.
sociedade sobre
Internas.
3. Confeccionar produtos para comunicação e informação do Tribunal, tais
as ações do TJ
como cartazes, banners, folders,vídeos e todos os manuais necessários para
ampliando a
manutenção das ações e atividades desenvolvidas.
acessibilidade dos 4. Orientar na instalação de terminais de consulta em locais de grande
usuários da Justiça
movimentação e circulação de pessoas, tais como Shopping Center e galerias
e proporcionando
regionais.
uma maior
5.
Promover e apoiar, eventos acadêmicos, com especialistas de notável saber
visibilidade das
jurídico, de modo a aproximar os estudantes, futuros operadores do direito, da
ações praticadas
realidade vivenciada no dia a dia das unidades judiciárias.
pelo Judiciário local.
6. Produzir matérias acerca das temáticas recorrentes, divulgando-as na mídia
impressa e falada.
7. Informar sobre o papel do Poder Judiciário na esfera da sociedade.
8. Construir, em parceria com a Defensoria Pública, o Ministério Público e a OAB,
um calendário das atividades de cunho social a ser implementado pelo TJ, tais
como Justiça Itinerante, Justiça nos bairros, Mutirões de julgamentos, entre
outros, com o fim de proporcionar uma prévia divulgação nos meios de imprensa
local e assim obter maior participação da população em sua realização.
OBJETIVO
56
3.4 Manual de operacionalização do Eixo de Processos de Trabalho
O desenvolvimento do eixo Processos de Trabalho esta dividido em:
a. M
anual do Eixo de Processo de Trabalho Administrativo - ocorrerá no âmbito da
gestão de bens e serviços, procurando contribuir para a melhoria e o aperfeiçoamento
dos processos de trabalho, orientando os gestores das áreas responsáveis para a importância de uma gestão eficaz, de forma a se constituírem em suporte efetivo a agilizar
a prestação jurisdicional;
b. M
anual do Eixo de Processo de Trabalho Judicial – ocorrerá no âmbito dos serviços
jurisdicionais, com o objetivo de apoiar na dinamização dos processos judiciais, por
meio do mapeamento dos principais processos de trabalho, da padronização e da
simplificação de rotinas, visando ao aprimoramento da prestação jurisdicional e à
mudança de paradigmas.
As ações administrativas e judiciárias devem ocorrer de forma colaborativa e integrada
com os demais eixos que compõem a estrutura do Programa Integrar, de modo a alcançar o sucesso almejado.
3.4.2 Manual de operacionalização do Eixo Processo de Trabalho Administrativo
3.4.2.1 Apresentação
A meta a ser alcançada pela execução das atividades do eixo Processos de Trabalho Administrativo é o aprimoramento sustentável e perene dos processos de trabalho da gestão de bens
e serviços.
Para que tal meta seja alcançada, a análise dos processos de trabalho deve contar com a
participação tanto da área meio quanto da área fim, mantendo-se, contudo, o enfoque na capacidade de atendimento às demandas e necessidades da atividade jurisdicional.
Uma vez consolidados os procedimentos de trabalho, passa-se à sua racionalização e
otimização, utilizando-se para tanto o plano de ação a seguir delineado.
57
FOCO
Apoiar na dinamização dos processos de trabalho administrativos, por meio do seu mapeamento, de sua padronização, da simplificação de rotinas e de fluxos, com o objetivo de dar suporte
efetivo aos processos de trabalho da área-fim, contribuindo para o aprimoramento da prestação
jurisdicional.
As atividades relativas a este eixo são divididas em cinco etapas:
58
Diagnóstico - Levantamento da situação atual dos processos de trabalho que compõem a
gestão de bens e serviços do Tribunal em integração, para levantamento dos pontos fortes e
das oportunidades de melhoria. O diagnóstico poderá ser presencial, com visita às diversas
unidades responsáveis, para conhecer in loco as atividades desenvolvidas pelas áreas que
correspondem a este eixo de atuação, ou remoto, isto é, por meio eletrônico, com o envio de
questionários solicitando informações pertinentes e necessárias para subsidiar o planejamento
das ações. Faz-se um diagnóstico preliminar, após a decisão institucional pela atuação do Programa e um diagnóstico complementar, após a formalização do apoio por meio da assinatura do
termo de Cooperação entre o Tribunal e o CNJ. Prazos previstos: 3 (três) dias para o diagnóstico
preliminar e 1 (um) dia para o diagnóstico complementar.
lanejamento - De posse dos dados diagnosticados, elaboram-se planos de ação para o alP
cance da(s) meta(s) estabelecida(s).
Integração - Período destinado a reuniões com representantes da Presidência e / ou da Corregedoria-Geral de Justiça e com os gestores das áreas específicas dos processos de trabalho
deste eixo, para apresentação do Programa Integrar e explicação das etapas que serão iniciadas. Nesta oportunidade há: a) apresentação do diagnóstico e do planejamento elaborado; b)
solicitação aos gestores / servidores / multiplicadores para que apresentem outras ações que
julgarem necessários para inclusão nos Planos de Ação, desde que avaliada a sua pertinência.
Prazo previsto: 2 dias.
E xecução - Após a etapa de Integração, terá início a execução efetiva dos planos de ação.
Prazo previsto: durante todo o período de atuação do Programa.
companhamento - O acompanhamento das atividades deverá ser contínuo, com o objetivo
A
de se fazerem correções nos rumos, adequação das metas, gerenciamento de resultados, superação de problemas, adequação de tarefas, fluxos e volume de trabalho, enquanto presente
a equipe do Integrar no Tribunal. Após a elaboração do plano de ação final, a equipe orientarse-á por acompanhar a execução do plano, conforme metodologia estabelecida para todos os
eixos: durante 6 meses, será realizado monitoramento, sendo que, nos três primeiros meses,
haverá período presencial, e, posteriormente, por meio eletrônico. As ações deste eixo devem
ser efetivamente, de modo que magistrados e servidores tenham conhecimento do trabalho,
sobretudo das conquistas e resultados positivos que estão sendo alcançados.
3.4.2.2 Orientações para execução dos objetivos e ações
Aprimorar os processos de trabalho relativos à gestão de bens e serviços dos Tribunais que
receberem o apoio do Programa Integrar, durante o período de permanência da equipe no Estado da
Federação.
Simplificar os processos de trabalho da gestão de bens e serviços, racionalizando seus
ESTRATÉGIA
procedimentos e padronizando-os, com o objetivo de favorecer a agilização dos trâmites
burocráticos
AÇÕES
ESTRATÉGIA
INSTRUMENTOS
Mapear os processos de Sugerir as alterações na estrutura física e nos sistemas
1. Diagnóstico realizado –
trabalho que constituem informatizados, que propiciem a agilidade necessária nas tarefas
presencial e remoto.
a gestão de bens e
administrativas, em parceria com a equipe responsável pelo Eixo
2. Plano Estratégico do
serviços, analisando seu Infraestrutura e TI para a tomada das diligências cabíveis.
Tribunal.
funcionamento; estrutura
3. Estrutura Organizacional
física disponível; sistemas
– organograma e
informatizados disponíveis
atribuições.
e propor adequações/
4. Regimento Interno.
alterações com as
5. Convênios existentes.
aquisições necessárias.
6. Sites e demais materiais
Orientar os setores
1. Propor projetos e ações para a redução de custos e desperdícios.
pertinentes de outros
responsáveis pela
órgãos.
2. Elaborar e implementar projetos identificados e que atendam às
aquisição de bens e
necessidades do Tribunal.
7. Legislação pertinente
serviços para que atuem 3. Orientar os setores responsáveis quanto à Recomendação nº
(Lei 8666/93;
de forma a buscar
Constituição Federal e
11/2007 do CNJ.
redução de custos
Estadual; resoluções e
4. Sugerir e orientar na implantação de:
e desperdícios,e em
portarias internas etc.).
a.
cadastro
de
fornecedores
de
bens
e
serviços.
consonância com a
b. criar comissão de recebimento de materiais adquiridos.
Recomendação nº 11/ 07
c. agilizar as consultas de cotação de preços de produto no
do CNJ.
mercado, nos casos de compra direta.
d. estabelecer quadro de lotação para as áreas.
5. Analisar nos setores responsáveis pelos processos de trabalho
relativos à licitação e compras, a necessidade de adequação do
número de servidores, considerando os fluxos de trabalho e a
demanda dos setores.
6. Fomentar o uso alternativo de parcerias institucionais no que
couber à gestão de bens e serviços.
OBJETIVO
Criar, implantar,
1. Aprovar estes padrões nas instâncias superiores como normativas
acompanhar e avaliar,
de trabalho.
padrões de procedimentos 2. Oferecer cursos de formação continuada para os colaboradores
que possam contribuir
responsáveis da gestão de bens e serviços;
para a modernização da
gestão de bens e serviços.
Dar o suporte e o
apoio necessários à
atividade jurisdicional,
priorizando o atendimento
às necessidades da
atividade-fim, no âmbito
da 1ª e 2ª instâncias,
no tocante a material
permanente e de
consumo; prestação de
serviços terceirizados;
disponibilização de verba
para eventuais de prontopagamento etc.
1. Identificar as principais necessidades da atividade fim, no âmbito
da 1ª e 2ª Instância, quanto a material de consumo e permanente;
de prestação de serviços terceirizados e outras que impedem o
seu bom funcionamento.
2. Criar modelos de formulários/ outros instrumentos (impressos ou
eletrônicos) para identificação constante das demandas da 1ª e
2ª Instância.
3. Aplicar os formulários nas varas e juizados e câmaras do Tribunal.
4. Diligenciar com outras empresas e entidades soluções
necessárias para a ampliação da capacidade de atendimento
a determinadas demandas da atividade fim (por ex: agilização/
modificação em contratos, em especial com os Correios; aluguéis
de prédios, etc).
5. Estudar e estabelecer meio eficaz para obter feedback das
diversas áreas, em especial a área fim, quanto à qualidade
dos bens e serviços adquiridos e instituir indicadores para o
monitoramento das aquisições.
59
3.4.3 Manual de operacionalização do Eixo de Processo de Trabalho Judicial
3.4.3.1 Apresentação
A ação estratégica adotada neste eixo visa uma ação cooperativa entre as melhores práticas de trabalho e aqueles que executam as demandas, para criar um ambiente de produtividade,
celeridade, transparência e excelência.
O prazo para a realização das atividades do Eixo de Processo de Trabalho Judicial varia
conforme o acervo de processos existente na unidade, de modo que o prazo previsto pode ser
alterado.
60
FOCO
As atividades deste eixo são divididas em quatro etapas:
Integração - destinada à organização da unidade judiciária. Prazo previsto: 20 dias.
reparação - construção do plano de ação para definir os fluxos de trabalho, os procedimentos
P
de tramitação processual, os mecanismos de gestão, os padrões de expedição e as orientações
para atendimento ao público. Prazo previsto: 15 dias.
otina - treinamento para execução das rotinas de trabalho definidas no plano de ação. Prazo
R
previsto: 20 dias.
Acompanhamento - período de avaliação do desenvolvimento das ações implantadas.
3.4.3.2 Orientação para execução dos objetivos e ações
FOCO
OBJETIVO
Apoiar na dinamização da tramitação dos processos judiciais, mediante a orientação e o
treinamento dos servidores, no próprio ambiente da unidade, com o escopo de adequar a
organização da secretaria, definir o fluxo de trabalho, adotar procedimentos processuais
simples e eficazes, padronizar os atos de cumprimento e as rotinas de trabalho, e, findo a etapa
presencial, monitorar à distância, por tempo determinado, o desenvolvimento e o resultado
do trabalho implantado, com o propósito de alcançar a eficiência e a eficácia da prestação
jurisdicional.
Implantar as ações de modernização e padronização dos processos de trabalho judiciais
propostas pelo Programa Integrar em 100% das unidades judiciárias estaduais e acompanhar o
desenvolvimento e o resultado desses trabalhos.
FASE DE INTEGRAÇÃO
Identificar as dificuldades dos setores das unidades por meio de diagnóstico dos dados e
elaborar plano para o desenvolvimento dos trabalhos (cronograma).
AÇÕES
EXECUÇÃO
INSTRUMENTOS
Reunir com o escrivão para
Apresentar ao escrivão o formulário de diagnóstico, inclusive
1. Questionário de dados.
conversar sobre o trabalho a por e-mail, solicitando deste as informações dos dados no
2. Questionário descritivo.
ser desenvolvido e apresentar prazo de dois dias úteis.
formulário para coletar dados
estatísticos e o questionário
para informar sobre a situação
da unidade, com a finalidade
de identificar o acervo geral e
os setores congestionados.
ESTRATÉGIA 1
Fazer o diagnóstico do
1. Relatar a situação física da unidade.
Relatório do diagnóstico.
ambiente físico da unidade,
2. F otografar todos os setores e, principalmente, mobiliário,
considerando a organização
prateleiras e forma de acondicionamento dos processos.
geral e, principalmente, a
3. Verificar se os livros e pastas adotados estão em
quantidade e a qualidade do
conformidade com o provimento do tribunal local e, caso não
mobiliário e das prateleiras, a
haja previsão a respeito, considerar:
forma de acondicionamento
a. livros obrigatórios: audiências, sentenças, decisões
de processos e quais os livros
liminares e de antecipação de tutela, termos de fiança,
adotados.
mandados de prisão, alvarás de soltura, entrega de autos
às partes sem traslado;
b. pastas obrigatórias: vista de autos a advogados e
procuradores, vista ao Ministério Público, alvarás de
levantamento de depósito, mandados entregues ao oficial
de justiça.
Condensar os dados colhidos 1. Analisar os dados informados, condensados em gráficos,
para registrar os indicativos
para identificar os pontos de congestionamento e, por
encontrados no diagnóstico,
conseguinte, as principais dificuldades da unidade.
principalmente de juntada, e 2. Eleger as prioridades de trabalho para a unidade.
elaborar o planejamento para 3. Elaborar o planejamento para sanear a unidade e treinar os
a implantação do Programa
servidores.
Integrar na unidade, incluindo
cronograma para cada fase,
com base nos dados colhidos
no diagnóstico.
1. Relatórios diagnósticos
condensados.
2. Planejamento para a
implantação na unidade.
61
Organizar a secretaria de modo que o ambiente físico facilite o fluxo do trabalho e que os
processos sejam organizados e identificados por fase processual.
AÇÕES
EXECUÇÃO
INSTRUMENTOS
Arquivar os autos e livros findos
1. Identificar processos findos e preparar a guia para
1. Relatório de
e diligenciar a incineração das
remessa ao arquivo.
identificação de livros
pastas com termo de encerramento 2. Identificar os livros obrigatórios findos e preparar a guia
e pastas obrigatórios
há mais de um ano e dos livros
findos que serão
para remessa ao arquivo;
dispensáveis.
remetidos ao arquivo.
3. Identificar livros e pastas desnecessários e as pastas
2. Termo de incineração
obrigatórias, estas encerradas há mais de um ano, e
de pastas obrigatórias
adotar as medidas necessárias para incineração;
encerradas há mais
4. Manter em secretaria livros e pastas obrigatórios abertos
de um ano e de
e as pastas obrigatórias encerradas há menos de um
outros livros e pastas
ano.
desnecessários.
ESTRATÉGIA 2
62
Se na unidade houver grande
número de petições e documentos
em geral pendentes de juntada
e se constatar que não haverá
dificuldade em localizar os
processos na sistemática
encontrada, proceder-se-á à juntada
para depois fazer a triagem dos
processos.
Fazer a triagem de todos os
processos, agrupando-os por fase
processual.
Formar um mutirão para a juntada das petições e
documentos, estabelecendo metas.
1. Retirar os processos das prateleiras e agrupá-los em
lotes.
2. Iniciar a triagem, explicando aos servidores que esta
consiste em identificar o próximo ato processual a
ser realizado no processo e colocá-lo no identificador
correspondente ao ato a ser realizado;
3. Após a compreensão do procedimento da triagem,
atribuir cada lote a um servidor e estipular tempo para
realizá-la, observando que deverá atribuir os lotes de
processos em fases mais complexas ao escrivão e a
outros servidores mais habilitados;
4. Colocar nas estantes identificadores de fases
processuais provisórios, em letras grandes, apenas para
fins de agrupamento de processos durante a triagem, ex:
publicação.
5. Mostrar aos servidores quais são os identificadores.
6. Analisar os processos, identificando qual o próximo ato
a ser realizado e direcionando-os para o identificador
correspondente.
Definir o layout da unidade,
1. Identificar os pontos de estrangulamento da unidade
considerando o espaço de
mediante a visualização da situação dos processos
produção, os setores, os mobiliários,
triados.
as prateleiras, a quantidade de
2. Organizar o espaço de produção com o objetivo de
processos etc.
definir o layout mais adequado, conforme padrões
estabelecidos pelo Eixo de Infraestrutura e Tecnologia,
de modo que proporcione funcionalidade e bom
aproveitamento do espaço.
3. Definir os setores da unidade (atendimento, juntada,
publicação, certificação de prazo, mandados, ofícios,
cartas etc).
4. Organizar o mobiliário de modo que o servidor fique no
ambiente dos processos que lhe forem atribuídos;
Identificadores das
principais fases para
triagem de processos.
1. Legenda de escaninhos.
2. Glossário para
escaninhos.
Coletar e registrar os indicadores
encontrados.
Repassar aos coordenadores dos
Eixo de Infraestrutura e Tecnologia
as necessidades da unidade
relativas à reforma, mobiliário,
computadores, impressoras,
telefones etc., solicitando resposta
em 5(cinco) dias úteis para fins
de planejamento da organização
da unidade após a triagem dos
processos.
Repassar aos coordenadores
do Eixo de Gestão Pessoas as
necessidades da unidade relativas
à composição do quadro de
servidores.
Repassar aos representantes dos
Eixos de Infraestrutura e Tecnologia
e de Gestão da Informação e
Comunicação as necessidades
relativas à implantação ou a
melhoria da comunicação da
unidade, via sistema eletrônico, com
as demais unidades internas do
fórum e os setores administrativos.
5. Definir as localizações das prateleiras, conforme legenda
de escaninhos em anexo, observando que os escaninhos
de prazos e os que aguardam remessa deverão ficar
próximos ao setor de atendimento, uma vez que são os
mais procurados pelo público para vista ou carga;
6. Etiquetar as prateleiras, observando as nomenclaturas
constantes nas legendas de escaninhos em anexo.
7. Cadastrar no sistema as movimentações e as novas
localizações físicas de todos os processos.
8. Exigir dos servidores rigor na localização física de
processo, de modo que o deslocamento de todo e
qualquer processo, ainda que provisoriamente, seja
registrado no sistema para evitar o desaparecimento dos
autos. Caso o sistema de informática seja mal alimentado ou
não disponha de ferramentas para extrair relatórios
que informe a real situação do tempo de tramitação
processual, os dados dos indicadores deverão ser colhidos
mediante contagem física dos processos, após a triagem,
e por escaninhos, assim: a cada servidor será atribuído
escaninhos de determinada fase, por ex. o servidor que
irá coletar os indicadores dos processos que aguardam
expedição de mandados, verificará, de modo rápido, quanto
tempo os processos aguardam a expedição do mandado e
extrai uma média.
Preencher formulário informando ao Eixo de Infraestrutura
e Tecnologia as necessidades imediatas e as de médio
prazo.
Preencher formulário de
indicadores pós triagem.
Formulário – relatório de
providências.
Preencher formulário informando as necessidades ao Eixo
de Pessoas.
providências.
1. Gerar procedimentos de comunicação oficial via e-mail,
de modo que cada unidade tenha uma caixa de e-mail
de acesso restrito e sob a responsabilidade do escrivão.
2. Ao Eixo de TI para providenciar norma que determine
a obrigatoriedade do escrivão acessar diariamente
a caixa postal da unidade que a comunicação entre
todas as unidades da capital e do interior e setores
administrativos do respectivo Tribunal sejam realizadas
por e-mail.
3. Marcação e autorização de férias de servidores via
sistema.
4. Solicitação de material de expediente e de
desarquivamento de processos via sistema.
5. Pautas eletrônicas no site, alimentadas quando do
lançamento da movimentação processual com o dia e o
horário da audiência.
6.Senhas eletrônicas para o setor de atendimento de
grande demanda a exemplo dos juizados.
providências.
63
ESTRATÉGIA 3
64
AÇÕES
Formatar a estrutura macro do
fluxo de trabalho da unidade.
É conveniente que os juízes dos
núcleos e dos polos conheçam a
realidades das suas
unidades e se reúnam para
elaborarem os fluxos para as
varas das diversas competências
(cível, família, criminal, fazenda
pública e juizado).
Cada juiz deverá conhecer e
identificar os problemas que
dificultam a tramitação dos
processos de sua unidade
e, juntos, encontrarem e
identificarem os procedimentos
que favoreçam a rápida
tramitação processual. Elaborar o plano de ação para
gerenciamento das atividades.
FASE DE PREPARAÇÃO
Estabelecer o fluxo de trabalho da unidade, elaborar o plano de ação para gerenciar as
atividades da secretaria e definir as atribuições de cada setor.
EXECUÇÃO
INSTRUMENTOS
O fluxo de trabalho implica em estabelecer o encadeamento de Fluxograma de trabalho
atos na realização do processamento, o que fazer em cada fase por competência de
do processo, os pontos que os setores da unidade se interligam varas (cível, criminal,
e o direcionamento a ser dado ao processo conforme a situação família, fazenda pública
em que se encontra.
e juizado).
1. Na construção do plano de ação serão adotadas estratégias Plano de ação para
e ações para atender à demanda existente na unidade e
gerenciamento das
proporcionar mudança de paradigma, quando serão definidos: atividades.
a. estrutura coerente aos fluxogramas produzidos,
sistemática de trabalho que proporcione o melhor
aproveitamento da realidade funcional, estrutural
e tecnológica e procedimentos que diminuam,
substancialmente, o tempo de processamento.
b. os setores da unidade (atendimento ao público, juntada,
expedição, certificação de prazos, etc).
c. como proceder em cada setor, exemplos:
- s etor de juntada: como proceder ao juntar um
substabelecimento.
- s etor de certificação de prazos: quais são os tipos de
intimação, como contar o prazo (a data da intimação e a
do início do cômputo do prazo), quais são os principais
prazos);
- s etor de atendimento ao público: quando pode e como
realizar a carga dos autos.
d. os atos que serão certificados, os que serão certificados e
registrados no sistema e os que apenas serão registrados
no sistema.
e. as atividades vinculadas a cada setor, considerando a
demanda e a complexidade dos atos.
f. as atribuições de acordo com o perfil de cada servidor.
g. sistemática para desalinear as atividades da unidade.
h. as metas e os indicadores.
i. os mecanismos para gerenciar a tramitação (relatórios).
j. os mecanismos para dar impulso oficial aos processos,
principalmente por ato ordinatório.
2. Durante a elaboração do plano o membro do Integrar deverá
atentar-se,principalmente, para:
a. orientar o secretário judicial como implantar o fluxo e os
métodos de trabalho com os servidores da unidade.
b. apresentar as funcionalidades do sistema e a tabela de
códigos de movimentação processual.
c. apresentar os modelos que deverão ser adotados para
padronizar a expedição.
d. orientar sobre o atendimento ao público e como lidar com
os conflitos interpessoais da unidade.
Adotar métodos simples e eficazes que otimizem a tramitação processual e proporcionem significativa
diminuição do tempo de tramitação, a exemplo das ações exemplificativas aqui apresentadas
AÇÕES
EXECUÇÃO
INSTRUMENTOS
Sugerir aos
1. Entregar aos coordenadores dos eixos responsáveis pela parceria solicitada formulário Formulário de
coordenadores dos eixos
explicitando quais as parcerias necessárias à unidade, devendo o representante do
sugestão aos
o estabelecimento de
eixo fazer contato prévio com o juiz e com o representante do órgão a ser firmado
eixos para realizar
parcerias e convênios
o convênio com o escopo de argumentar e convencê-los da necessidade e dos
convênio e parceria.
com órgãos públicos
benefícios processuais advindos do trabalho em parceria pretendido, bem como oficiar
necessários à melhoria dos
à instituição o objetivo do convênio pretendido, encaminhando anexos os termos do ato
trabalhos da unidade.
de formalização da parceria ou do convênio;
ESTRATÉGIA 4
2. Parecerias propostas:
a. Defensoria Pública: instalar pré-distribuição e autuação em seu próprio prédio.
b. Ministério Público: utilizar sistema processual único, visando à disponibilização na
internet da íntegra das manifestações e dos pareceres.
c. Fazendas estadual e municipal: viabilizar o recebimento da intimação pessoal,
uma vez por semana, mediante comparecimento na unidade e carga dos autos,
facultando ao Procurador chefe oficiar ao juízo autorizando um servidor da
Procuradoria, sob a responsabilidade do Procurador que autoriza, retirar os autos que
aguardam intimação da Fazenda, com exceção das intimações urgentes, a ex. de
liminar, que deverão ser realizadas imediatamente por oficial de justiça.
d. firmar convênio com os correios para entrega de intimação eletrônica (envia os
dados e o teor da intimação pelo sistema e o correio entrega a correspondência).
3. Identificar a necessidade da formalização de outros convênios e parcerias que possam
desburocratizar e agilizar a tramitação.
4. Analisar a necessidade de ajustes em convênios já existentes.
Orientar e treinar o
1. Adotar os atos ordinatórios previstos no provimento do TJ local, nos limites da delegação,
escrivão para dar impulso tomando o cuidado, de não deixar de realizar o ato ou de praticá-lo além dos limites;
oficial ao processo por
2. Explicar o que é o ato ordinatório e quais as principais situações que o processo pode
ato ordinatório (art. 93,
ser impulsionado por ato ordinatório.
XIV, da Constituição
3. Apresentar os principais modelos de atos ordinatórios, que deverão ser adequados aos
Federal e art. 162, § 4º,
previstos no provimento do TJ local.
do CPC).
Implementar a
1. Registrar no sistema processual a juntada de petição e abolir a certidão de juntada de
sistemática para juntar
petições diversas, sendo necessário certificar apenas as juntadas específicas, entre as quais:
100% das petições
a. juntada de substabelecimento: registrar no sistema a inclusão/exclusão do advogado
protocoladas no dia e
conforme substabelecido e certificar nos autos a juntada e o registro.
instruir o setor de juntada
b. juntada do original da petição enviada via fax: certificar a tempestividade para os efeitos
de petições para as
da Lei 9.800/99.
particularidades relativas
c. juntada de contestação e de recurso: certificar a juntada de contestação/recurso
à abertura de novo
apresentado/interposto tempestivamente/intempestivamente.
volume de autos, juntada
d.
juntada de denúncia (transportar para o início dos autos e dar a numeração 2 seguida da
de substabelecimento,
sequência numérica).
de petição recebida
e. registrar no sistema e certificar a juntada de mandados, cartas precatórias e ARs de cartas
via fax, de certificação
de citação ou intimação para os fins do art. 241, I, do CPC, ficando dispensada a certidão
da tempestividade das
quando:a) o mandado, a carta precatória ou a carta de intimação não for direcionada à
contestações e dos
parte, ex. intimação de testemunha; b) o AR for relativo a ofício que encaminhou a carta
recursos etc.
precatória ao juízo deprecado.
2. Juntar todas as petições que foram protocoladas no dia, só podendo ficar pendente de
juntada as petições de processos que estejam retirados com carga.
3. Arquivar em pasta própria as petições de processos retirados com carga e conferir, pelos
menos uma vez por semana, se os autos já foram devolvidos para providenciar a imediata
juntada;
4. Abrir novo volume quando o último atingir 200 folhas.
5. Trocar a capa dos autos quando estiver dilacerada.
65
Modelos de atos
ordinatórios.
Dispensar a expedição
de mandado e de cartas
mediante a adoção,
pelo juiz, de despachos
expediente, ou seja,
despachos cujo o próprio
ato já desempenha a
função de mandado ou
carta.
66
1. No despacho do juiz que determinar a citação ou a intimação constará todas as
informações necessárias para a realização do ato (endereço do citando/intimando, a
finalidade da citação/intimação, o prazo etc).
2. Constar, na mesma folha do despacho, abaixo da assinatura do juiz, o termo de
certidão para entregar o despacho-mandado ao oficial de justiça ou o despacho-carta
ao correio.
3. Assinar o despacho-mandado em duas vias, uma para os autos, uma para o oficial de
justiça e depois tirar uma cópia para o citando/intimando.
4. Juntar a via do despacho-mandado devolvido e a certidão do oficial de justiça.
5. Assinar o despacho-carta em duas vias, uma para os autos e outra para envelopar.
6. Juntar o AR devolvido pelo correio.
Converter em mandado a 1. Verificar se o AR foi devolvido com a informação de “ausente”, “recusado”, não
carta cujo AR foi devolvido
atendido” ou “não procurado” e o endereço do citando/intimando se insere na
com a informação de
circunscrição de atuação do oficial de justiça.
“ausente”, “recusado”,
2. Converter a carta em mandado, mediante o lançamento do ato ordinatório
não atendido” ou “não
correspondente e a entrega ao oficial de justiça da carta devolvida, acompanhado de
procurado” e o endereço
cópia do ato ordinatório.
esteja na área de atuação 3. Juntar a via da carta convertida em mandado devolvida e a certidão do oficial de
do oficial de justiça.
justiça.
Adotar procedimento
1. Ações repetitivas que versem sobre matéria de direito e que estejam sendo julgadas
diferenciado para as ações
procedentes:
repetitivas que versem
a. ter como réu a fazenda pública, autarquias, empresa pública, empresas de telefonia,
apenas sobre matéria de
companhia energética.
direito.
b. não havendo iniciativa do réu, o juiz poderá provocar o réu, sugerindo depositar em
secretaria a contestação para as novas ações que vierem a ser propostas versando sobre
a mesma matéria.
c. este procedimento economiza o trabalho do réu, que não precisará fazer várias
contestações repetidas para diversos processos, e economiza o trabalho da unidade, que
não precisará receber as contestações e juntá-las aos autos.
d. precederá de contato de iniciativa do réu ou do juiz, sugerindo a adoção do procedimento
e a realização do ato para formalizá-lo.
e. o réu, na pessoa do seu representante ou, se for o caso, procurador-chefe, apresentará
ofício, em duas vias, acompanhado da contestação padrão para ficar depositada em
secretaria para as novas ações que versarem sobre a matéria especificada.
f. o juiz proferirá despacho recebendo a contestação para as ações propostas a partir
daquela data, advertindo o réu que na hipótese de interposição de recurso deverá repetir
na peça do recurso teses e considerações constantes na contestação que entender
relevantes.
g. a secretaria abrirá uma pasta própria para arquivar contestações depositadas em
secretaria.
h. oficiar ao representante do réu informando o teor do despacho.
i. nas ações propostas a partir da data do despacho, o escrivão certificará que a contestação
encontra-se depositada em secretaria, dar o réu por citado naquela data e já faz a
conclusão dos autos para sentença.
2. Ações repetitivas que versem apenas sobre matéria de direito que já tenha precedente do
juízo julgando ação sobre a mesma matéria improcedente:
a. adotar a sistemática prevista no art. 285-A do CPC, qual seja, “Quando a matéria
controvertida for unicamente de direito e no juízo já houver sido proferida sentença de total
improcedência em outros casos idênticos, poderá ser dispensada a citação e proferida
sentença, reproduzindo-se o teor da anteriormente prolatada.” (ver modelo de sentença:
anexo 1).
b. na hipótese de interposição de recurso e que o juiz não se retratar, mantendo a sentença, o
réu será citado para responder ao recurso (§§ 1º e 2º do art. 285-A do CPC).
Remeter o inquérito
1. O inquérito policial que não tenha réu preso só será remetido ao juiz para
policial que não tenha
decidir sobre pedido que implique restrição de direito ou quando relatado pela
réu preso diretamente
autoridade policial.
ao Ministério Público,
2. A autoridade policial requererá a prorrogação de prazo para conclusão do
que enviará os autos
inquérito diretamente ao Ministério Público.
ao juiz somente após
o oferecimento da
denúncia.
Ato ordinatório de
conversão de carta
em mandado.
Contestação
depositada em
secretaria:
a. o fício da parte
ré entregando
contestação a ser
depositada em
secretaria.
b. d espacho
recebendo a
contestação.
c. a to ordinatório de
recebendo dando
por citado o réu
e recebendo
a contestação
naquela data.
ESTRATÉGIA 5
AÇÕES
Adotar os modelos dos
expedientes extraídos do
sistema.
Dar tratamento adequado,
aos processos que
precisam de atenção
especial no trâmite,
com destaque na capa
e registro no sistema,
entre os quais: réus
presos, idosos, sigilosos
(Resolução CNJ 59/2008),
participação obrigatória
do Ministério Público,
impedimento/suspeição do
juiz etc.
Dar tratamento prioritário
aos processos com
liminar ou antecipação de
tutela ou outras urgências
para conclusão ou para
cumprimento.
Organizar a remessa de
processos ao arquivo,
a outro juízo, e aos
setores internos do fórum
(distribuição, contadoria
etc), para um único dia,
preferencialmente, todas
as quintas-feiras.
Padronizar as rotinas de trabalho e os atos processuais de cumprimento a cargo da secretaria
visando à maior produtividade menor incidência de erros e melhor controle de qualidade do serviço.
EXECUÇÃO
INSTRUMENTOS
Apresentar aos servidores os modelos disponíveis no sistema e a forma
como estão agrupados para facilitar a localização por tipo de ato a ser
expedido e, caso não estejam disponíveis no sistema, disponibilizar na
rede de computadores, em pasta somente de leitura, arquivo de modelos
padrões.
1. Colocar, obrigatoriamente, tarja na capa dos autos para identificar as
1. Utilização de
situações específicas do processo que tramita com réu preso, parte idosa,
marcadores
intervenção do Ministério Público, que o juiz tenha sido declarado impedido/ processuais tanto
suspeito, tramitação em segredo de justiça etc.
físicos quanto
no sistema
2. Registrar no sistema as situações indicadas na alínea anterior, inclusive
informatizado.
para fins de relatório gerencial.
2. Etiquetas.
3. Dar prioridade absoluta na tramitação dos processos com réu preso para
evitar relaxamento da prisão por excesso de prazo na instrução.
4. Tramitar em regime preferencial os processos nos quais a parte requereu
e o juiz determinou a prioridade, a exemplo dos processos que idoso seja
parte.
5. Os processos com declaração de suspeição/impedimento terão seus
atos de cumprimento realizados pela secretaria do juízo e os autos serão
conclusos ao juiz que o TJ indicou para atuar no feito.
6. Os processos que contenham documentos sigilosos ou que tramitam em
segredo de justiça são restritos ao público e só as partes ou o advogado
constituído poderão ter vista.
7. Há também processos que tramitam em segredo de justiça e, nem mesmo
as partes poderão ter acesso. A exemplo: de medida cautelar de escuta
telefônica, situação que os autos tramitam em regime de sigilo rigoroso
e só o escrivão ou outro servidor designado pelo juiz atuará no processo,
observando a sistemática da Resolução CNJ 59/2008.
1. Concluir, imediatamente, os autos com liminar ou tutela antecipada ou
outra urgência;
2. Colocar etiqueta de “apreciar liminar” ou “apreciar tutela antecipada”
nos processos com determinação para ouvir o Ministério Público ou a
parte contrária antes de apreciar a liminar ou a tutela antecipada para
evitar que o processo retorne com a manifestação e tenha trâmite normal
na secretaria, sendo que deverá ser prioritário em razão da pendência de
apreciação da liminar ou tutela.
3. Advertir os servidores de que ao receber processos com tais etiquetas,
devem repassá-los imediatamente ao escrivão.
4. O servidor do gabinete retirará a etiqueta de advertência da capa e
entregará, imediatamente, ao escrivão os processos com decisão
urgente para cumprimento.
O servidor responsável pelo envio fará a remessa e a postagem em um
determinado dia da semana.
67
68
1. O escrivão tem a responsabilidade de gerenciar e de diligenciar a
regularização dos processos paralisados em todos os setores da unidade:
a. Autos retirados com carga pelos advogados e não devolvidos no prazo:
Diligência: publicar para devolver no prazo de 24hs.
b. Mandados entregues ao oficial de justiça sem devolução. Diligência:
notificar o oficial de justiça para cumprir e devolver no prazo de 5(cinco)
Controlar mensalmente os
dias.
processos paralisados e,
c. Órgãos que recebem intimação por remessa, a ex. da Fazenda.
imediatamente, diligenciar
Diligência: oficiar para devolver os autos retirados com carga.
a regularização.
d. Processos paralisados e de responsabilidade do servidor. Diligência:
notificá-lo para diligenciar a regularização da tramitação no prazo a ser
estipulado conforme a demanda do serviço.
2. Extrair os relatórios gerenciais do sistema toda última segunda-feira do
mês.
3. Cumprir a diligência indicada para cada ação no item anterior.
1. Cada servidor tem a responsabilidade de identificar os processos que
Acompanhar a ação
lhe foram atribuídos e de regularizar a tramitação dos processos que
individual dos servidores
estejam paralisados;
para extração de relatório
2. Fazer constar do regulamento de serviço a obrigação do servidor de
mensal e regularização
extrair o relatório dos processos que lhe foram vinculados.
dos processos atribuídos
3.
O escrivão orientará os servidores com mais dificuldade ou resistência
a cada um e que se
na realização desse controle e acompanhará o resultado mediante a
encontram paralisados.
extração do relatório geral da unidade.
FASE DE ROTINA
Treinar coletivamente os servidores para deixá-los aptos à realização de todos os atos da secretaria
EXECUÇÃO
INSTRUMENTOS
1. Apresentar o fluxo de trabalho elaborado para a unidade.
2. Explicar como ocorrerá o fluxo de trabalho.
3. Repassar as noções elementares dos principais ritos processuais de
competência do juízo em integração.
4. Repassar aos servidores as informações mais importantes para realizar
os principais atos de cada setor, dentre os quais:
a. juntada de petições.
b. expedição de mandados, cartas e ofícios.
c. espécies de intimações.
d. publicação.
e. quais são os prazos.
f. como certificar os prazos.
g. situações de atos ordinatórios e de conclusão.
h. como fazer um atendimento, qual a postura apropriada para realizar o
atendimento, como dar a vista do processo, como fazer a remessa e a
carga de processo.
Estabelecer procedimentos Informar aos servidores quanto ao direito do jurisdicionado em obter no site Capacitação para
para que os servidores
do TJ a informação correta, atualizada e completa dos atos realizados no
utilizar o sistema.
alimentem diariamente
processo e que:
o sistema informatizado
a. o registro de movimentações no sistema informatizado, inclusive por
com todas as
bloco de processo, é de responsabilidade do executor do ato processual.
movimentações exaradas b. as limitações de informação só ocorrem quando o feito tramitar em
em cada processo
segredo de justiça.
mantendo-o atualizado
e facilitando o acesso e
o acompanhamento das
informações sobre os
processos por parte dos
interessados.
ESTRATÉGIA 6
AÇÕES
Preparar os servidores
para a realização de todos
os atos processuais da
secretaria.
Orientar os servidores para
a necessidade de melhorar
o atendimento oferecido
ao público, cumprindo
com o dever funcional de
atender ao público com
cordialidade, probidade e
urbanidade.
1. Sensibilizar e orientar os servidores para a necessidade de realizar um
bom atendimento ao público.
2. Reforçar o conceito de servidor público, cuja denominação indica que o
principal dever funcional é servir ao público.
3. Conscientizar o servidor de que o jurisdicionado é o cliente do Judiciário
e o servidor tem o dever de atendê-lo com cordialidade, probidade,
urbanidade.
4. Dar tratamento profissional ao público, chamando por senhor, senhora,
doutor, doutora etc.
5. Mostrar boa vontade e se esforçar para compreender e resolver o
problema trazido pelo advogado ou pela parte, não deixar que parte vá
embora sem a informação solicitada.
6. Fazer-se entendido pela parte, prestando a informação em linguagem
compreensível para o leigo.
7. Orientar os servidores:
a. como cumprimentar, atender, abordar.
b. para compreender e fazer-se entendido.
c. como e quando dar vista do processo no balcão.
d. como e quando pode ser feita a carga ou a remessa.
e. quais os direitos dos advogados e das partes.
f. quais as pastas para arquivar registro de carga e remessa e como
registrá-la no sistema.
ESTRATÉGIA 7
Informar as atribuições e responsabilidades de cada servidor e treiná-los nos respectivos setores
AÇÕES
EXECUÇÃO
INSTRUMENTOS
Individualizar
1. Definir a composição de cada setor.
1. Reunião de trabalho com
as atribuições e
grupo de multiplicadores.
2. Informar cada servidor sobre as competências que lhe foram
responsabilidades de
atribuídas, bem como as metas de curto, médio e longo prazo. 2. Planilha de Controle diário
cada servidor, observando
das metas pelo servidor.
as habilidades e o perfil
3. Planilha de metas de
individual e cientificá-los
trabalho e acompanhamento
das metas de curto, médio
pelo escrivão.
e longo prazo.
4. Planilha de metas de
Treinar cada servidor
na execução das suas
competências e para o
cumprimento da meta
imediata e das metas
progressivas, que devem
ser cumpridas nos
períodos de seis meses e
um ano.
trabalho e acompanhamento
pelo servidor.
1. Convencer os servidores da necessidade e dos benefícios de
1. Planilha de definição de
deixar a unidade em ordem e convocá-los para desenvolver um
metas e do demonstrativo
trabalho concentrado nas respectivas competências que lhe
de produtividade diária
foram atribuídas (meta concentrada), principalmente, para:
do treinamento dos
servidores.
a. juntar petições, ofícios, cartas precatórias e ARs.
2. Tabela das metas
b. arquivar autos.
concentrada, semestral e
c. designar audiências.
anual.
d. emitir mandados, cartas precatórias, ofícios, carta de citação
e intimação.
e. preparar a publicação e certificá-la.
f. fazer conclusão.
g. fazer todas as remessas.
h. devolver as cartas precatórias.
i. realizar atos ordinatórios.
2. A produtividade de cada servidor será registrada diariamente
para fins de acompanhamento.
3. A meta concentrada será realizada no tempo remanescente de
atuação presencial do Programa Integrar na unidade.
4. Ao fim da execução da meta concentrada, será definida a meta
progressiva para os próximos seis meses e até os doze meses,
estabelecendo, principalmente, o prazo regressivo para os
intervalos de movimentação do processo, até alcançar o prazo
de 30 dias.
69
ESTRATÉGIA 8
AÇÃO
Repassar ao representante do Eixo de
Pessoas relatório com levantamento
das deficiências quantitativas e das
necessidades de capacitação da unidade.
Levantar as necessidades de composição do quadro funcional e capacitação da
unidade.
EXECUÇÃO
INSTRUMENTOS
Preencher formulário com as informações
Formulário solicitando as
necessárias para composição mínima do quadro necessidades quantitativas e
de servidores e as necessidades de capacitação qualitativas para o quadro de
imediata e de médio prazo.
pessoal da unidade.
FASE DE ACOMPANHAMENTO
ESTRATÉGIA 9
70
AÇÕES
Acompanhar, na unidade, o
desenvolvimento das atividades,
verificando a qualidade e a
quantidade dos atos processuais
realizados por cada servidor
durante a execução da meta
concentrada e, se necessário,
fazer as adequações de
atribuições e/ou de metas.
Registrar os indicadores da
produção da meta concentrada.
Monitorar e avaliar mensalmente,
o trabalho e seus resultados,
informando a coordenação
estadual os dados e o estágio de
desenvolvimento do Projeto.
Acompanhar e avaliar o desenvolvimento das ações implantadas.
EXECUÇÃO
1. Avaliar as dificuldades apresentadas pelos servidores para fins
de proporcionar meios para superá-las ou alterar/adequar as
atribuições.
2. Identificar o grau de motivação, a capacidade de iniciativa e a
progressão individual dos servidores.
3. Verificar se o sistema informatizado está sendo bem aproveitado
para facilitar a execução do trabalho.
INSTRUMENTOS
Formulário de
avaliação de
treinamento dos
servidores na
unidade.
Concluída a fase de rotina, buscar os indicadores do trabalho
presencial.
1. Relatar o padrão de organização da unidade.
2. Relatar o motivo e quais foram as eventuais adequações de
metas e redirecionamentos dos trabalhos, quais os resultados
obtidos e fazer as considerações sobre as alterações.
3. Coletar os dados estatísticos da produção dos servidores.
4. Extrair relatórios gerenciais de processos paralisados, além do
prazo previsto na meta, dos retirados com carga, dos mandados
não devolvidos pelo oficial de justiça, da quantidade e do prazo
de petições pendentes de juntada etc..
5. Avaliar o grau de dificuldades e de motivação dos servidores.
Relatório dos
indicadores.
Relatório de
avaliação mensal da
equipe do Programa
Integrar no Estado.
3.4.3.3 Padrão de procedimentos cíveis
O aumento do número de feitos distribuídos ao Poder Judiciário é fruto da evolução
do mundo moderno e contemporâneo, que cada vez mais cria e recria novas situações jurídicas
a serem solucionadas pelos operadores do direito. Por outro lado, os recursos de que dispõe o
Poder Judiciário para o processo e o julgamento de feitos é reduzido e, não raro, permanecem os
mesmos. Em razão disso, chega-se à conclusão de que a grande demanda de trabalho não pode
mais ser enfrentada com métodos arcaicos.
Constitucionalmente reconhecido (art. 37, caput, da Constituição Federal), o princípio
da eficiência exige que o Estado-Juiz invista-se na condição de administrador judiciário, tendo o
dever de adotar o entendimento que seja o mais correto tecnicamente, como também o que mais
rapidamente ponha termo ao feito, uma vez que “a todos, no âmbito judicial e administrativo, são
assegurados a razoável duração do processo e os meios que garantam a celeridade de sua tramitação” (art. 5º, LXXVIII, da Constituição Federal).
Nesse contexto, o estabelecimento de rotinas cartorárias desponta como método vantajoso de administração de unidades judiciárias, uma vez que tem os seguintes pontos positivos:
Constitui–se em meio participativo de padronização de procedimentos: as rotinas são
construídas em conjunto, com a participação do secretário / diretor de secretaria / escrivão, de
acordo com suas vivências e as dos demais servidores, e com participação/validação dos magistrados;
Evita o retrabalho, pois permite que servidores que nunca executaram determinadas
tarefas possam realizá-las, a partir do treinamento on job treinning (treinamento no trabalho) feito
pelo gestor do Cartório;
Possibilita o rodízio de tarefas entre os servidores da Secretaria;
Permite que outro servidor possa realizar a tarefa, quando o responsável pela atividade
encontrar-se afastado por qualquer motivo legal;
Facilita a disseminação rápida do conhecimento dos procedimentos cartorários adotados na unidade judiciária;
Constitui-se em mecanismo dinâmico, pois as rotinas poderão ser alteradas sempre que
se identificarem oportunidades de melhoria das mesmas.
3.4.3.3.1 Orientações para execução das metas e ações
Estruturar a tramitação processual para dar suporte à prestação jurisdicional
nas unidades judiciárias cíveis.
Padronizar a tramitação de 100% dos processos nas Varas Cíveis, até a data limite das atividades pactuadas no
META
termo de cooperação existente entre o CNJ e cada Tribunal.
ESTRATEGIA 1 Estabelecer novas e melhores práticas cartorárias nas Varas Cíveis, visando padronização dos atos.
AÇÃO
ORIENTAÇÃO PARA EXECUÇÃO
INSTRUMENTOS
FOCO
Autuação na
Distribuição Consiste em
proceder à
formação dos
autos colocando
a capa na petição
inicial e demais
documentos,
numerando folhas
e certificando
o ato
Receber a petição inicial na Distribuição/Protocolo e fazer a conferência da petição inicial e dos documentos,
entregando ao advogado o comprovante de protocolo e da distribuição, se esta for realizada automaticamente.
autuar toda petição inicial antes da conclusão;
em casos excepcionais, após a distribuição e quando autorizado pelo juiz, poderá ser remetida a petição inicial e
documentos à conclusão e deixar para realizar a autuação após a apreciação e devolução dos autos em secretaria.
Colocar a contrafé na contracapa do processo.
A organização dos documentos em autuação obedecerá a seguinte ordem: termo de autuação (se houver), petição
inicial, procuração, substabelecimento (se houver), declaração de pobreza (se houver), documentos e comprovante
de pagamento de custas.
Numerar e rubricar as folhas a partir da petição inicial, no canto superior direito. A primeira folha da petição inicial
recebe o número 02, porque a capa corresponde ao número 01 mas, não recebe numeração; havendo termo de
autuação, a capa corresponderá ao número 01, o termo de autuação ao número 02 e a primeira folha da petição
inicial ao número 03.
Lavrar o termo de autuação que, obrigatoriamente, informará as datas da distribuição e da autuação, ainda que o
termo seja apenas na capa dos autos.
Colar na capa as etiquetas de identificação dos autos e/ou autuação.
Juntada - É o ato
de anexar aos
autos petições,
documentos,
mandados, cartas
precatórias etc.
Conferir, no momento do recebimento na secretaria, as petições e documentos, os mandados, as cartas, os ofícios
etc.
No caso de mandado, lançar no sistema o código correspondente a “mandado devolvido da central”, informando, no
campo livre, a especificação do mandado, caso tenha sido expedido mais de um.
Pesquisar, no sistema, a localização física dos autos e proceder à imediata juntada da petição/documento/carta/
mandado etc. Caso o sistema tenha o recurso de cadastrar petição e a mesma esteja cadastrada, terá que proceder
à baixa da petição no sistema.
Implementar a sistemática para juntar 100%(cem por cento) das petições, mandados, ofícios e cartas recebidos no
dia, só podendo ficar pendente de juntada quando os autos estiverem retirados com carga.
Arquivar em pasta própria as petições, os mandados, os ofícios e as cartas de processos retirados com carga e
conferir, pelos menos uma vez por semana, se os autos já foram devolvidos para providenciar a imediata juntada.
Numerar e rubricar cada folha juntada, observando que, no caso de juntada de carta precatória, deverá passar um
“X” sobre a numeração do juízo deprecado.
Quando for o caso, lavrar o “termo de juntada” na página anterior ao documento juntado. É proibido o lançamento
do termo no verso de outros documentos ou petições, hipótese que deverá lavrar o “termo de juntada posterior“,
em folha imediatamente após a peça juntada, que poderá ser aproveitada para a lavratura de outros termos ou
certidões.
Nos processos com prazo comum em andamento, movimentar e registrar a juntada no sistema, mantendo o
prazo fluente e colocando os autos no escaninho correspondente para aguardar o decurso do prazo. Nos demais
processos, se a juntada for uma das situações do item 10, certificar nos autos, lançar no sistema a movimentação
da juntada e da fase seguinte.
71
72
AÇÃO
Juntada - É o ato
de anexar aos
autos petições,
documentos,
mandados, cartas
precatórias etc.
Caso os autos estejam com petição ou qualquer documento a ser juntado e os autos estejam conclusos, o servidor
deverá se dirigir ao gabinete, localizar os autos, baixar a petição se estiver cadastrada no sistema, certificar nos
autos a juntada, entretanto, não será lançada a movimentação de juntada para não repetir o ato de conclusão dos
autos com nova data.
Registrar no sistema processual a juntada de petição, mandado, AR, podendo dispensar o termo de juntada de
petições diversas, sendo necessário certificar apenas as juntadas específicas, dentre as quais:
Juntada de substabelecimento: registrar no sistema a inclusão/exclusão do advogado conforme substabelecido e
certificar nos autos a juntada e a anotação do nome do novo advogado no sistema.
Juntada do original da petição enviada via fax: certificar a tempestividade para os fins da Lei 9.800/99, ou seja, será
tempestivo se a via original foi apresentada no prazo de 5(cinco) dias, a contar da data do último dia do término do
prazo ou da data da recepção, se o ato não for sujeito a prazo.
Juntada de contestação e de recurso: certificar a juntada de contestação/recurso apresentada/interposto
e a tempestivamente/intempestivamente.
Juntada de denúncia: transportar para o início dos autos e dar a numeração 2 seguida da sequência alfabética,
certificando-a.
Registrar no sistema e certificar nos autos a juntada de mandados, cartas precatórias e AR de cartas de citação
ou intimação, data da qual começará a contar o prazo, conforme art. 241, I, do CPC, ficando dispensada a certidão
quando:
o mandado, a carta precatória ou a carta de intimação não for direcionada à parte, ex. intimação de testemunha,
carta precatória para realizar leilão etc.
o AR for relativo a ofício que encaminhou a carta precatória ao juízo deprecado.
Na juntada de mandado, observar:
Mandado cumprido: colocar os autos no escaninho correspondente, como “prazo”, “audiência designada”, etc
Mandado não cumprido em razão de não localização do citando/intimando no endereço e se o processo não estiver
com audiência ou hasta designada: intimar o interessado, por ato ordinatório, para fornecer endereço atualizado;
caso tenha audiência ou hasta designada, fazer a conclusão.
Vários mandados expedidos: não havendo outro(s) ato(s) a ser cumprido(s) para a continuidade da tramitação,
aguardar a devolução de todos, mantendo o processo localizado no escaninho “dev mandado”. Após a juntada do
último mandado, localizar no escaninho correspondente. Entretanto, se juntar algum mandado não cumprido, seguir
as instruções do item anterior.
Mandado(s) expedido(s) em processo com audiência designada:
Se cumprido o(s) mandado(s), juntar, lançar a movimentação no sistema correspondente à juntada e a de “aguardar
realização de audiência” e, ainda, se for o caso, certificar nos autos.
Se não cumprido o mandado, concluir ao juiz para deliberar sobre a diligência para cumprimento do mandado,
redesignação ou cancelamento da audiência.
Na juntada de carta precatória, observar as seguintes particularidades:
Juntar a carta, acompanhada apenas dos documentos produzidos no juízo deprecado, eliminando as peças que são
meras cópias dos autos e a contracapa.
Lançar no sistema o código correspondente à juntada da carta precatória, cumprida ou não cumprida, conforme o
caso.
Carta precatória cumprida: colocar os autos no escaninho correspondente, “prazo”, “conclusão” etc
Carta precatória não cumprida em razão de não localização do citando/intimando no endereço e se não houver
audiência ou hasta designada, intimar o interessado, por ato ordinatório, para fornecer endereço atualizado; caso
tenha audiência ou hasta designada, fazer a conclusão.
Várias cartas precatórias expedidas: não havendo outro(s) ato(s) a ser cumprido(s) para a continuidade da
tramitação, aguardar a devolução de todas, mantendo o processo localizado no escaninho “dev carta precatória”.
Após a juntada da última carta, localizar no escaninho correspondente. Entretanto, se juntar alguma carta não
cumprida, seguir as instruções do item anterior.
Trocar a capa dos autos quando estiver dilacerada.
Abrir novo volume quando o último atingir 200 folhas ou a quantidade indicada pela Corregedoria, lavrando-se os
termos de encerramento e de abertura. Proceder como relativo a encerramento e abertura de volume.
INSTRUMENTOS
AÇÃO
Encerramento
e abertura de
volume - É o
ato de findar o
volume de autos,
quando atingir
o número de
200 folhas ou
outro número
determinado pela
Corregedoria,
procedendo a
abertura de um
novo volume,
lavrando-se
termos de
encerramento e
abertura.
Verificar o número de folhas do volume dos autos, abrindo-se um novo volume quando atingir a quantidade máxima
de 200 folhas ou outra quantidade determinada pelo Tribunal.
Lavrar o “Termo de Encerramento de Volume” da seguinte maneira:
“Certifico que, nesta data, encerrei o volume (...nº...) destes autos do processo (...nº...),
contendo _____folhas.
Local e data. Escrivão.”
Formar o novo volume com as folhas que foram separadas.
Lavrar o “Termo de Abertura de Volume” na primeira folha do volume que está sendo iniciado da seguinte maneira:
“Certifico que, procedi nesta data à formação deste ________volume(...nº...) dos autos do processo (...nº...). Local
e data. Escrivão.”
Numerar o novo volume sequencialmente.
Apensar os volumes fisicamente.
Observações
Na hipótese de juntada de documentos na inicial, na contestação, ou em qualquer outra fase do processo, que
se tratem de meras cópias e que excedam 100 folhas, separar os documentos, numerando-os sequencialmente,
colocando-os num armário fechado, devidamente identificados com o número do processo e o nome das partes e
certificando nos autos que tais documentos encontram-se na Secretaria.
Além da certificação nos autos, indicar, na capa do processo principal, que existem volumes documentais relativos
ao processo arquivados na Secretaria.
Igual procedimento deverá ser realizado quando, juntamente com a inicial ou contestação forem anexados fitas de
vídeo, disquetes, CDs, DVDs ou qualquer outro que prejudique o manuseio dos autos. Tais objetos não deverão ser
entranhados aos autos. Adotar-se-á o mesmo procedimento citado acima.
A realização do apensamento ocorrerá na seguinte ordem:
Constatar a determinação de apensamento.
Localizar os autos a serem apensados.
Proceder ao apensamento físico dos autos, reunindo um processo ao outro por meio de colchetes ou outro vínculo
físico disponível aplicado da contracapa do processo principal para o corpo do processo subseqüente, e assim
sucessivamente, posicionando em cima os mais antigos, a partir do primeiro apensado, e seguindo com os mais
novos, pelo critério de data de autuação.
Certificar em ambos os processos o apensamento, relacionando os respectivos números.
Lançar no sistema o apensamento no cadastro de ambos os processos.
CERTIDÃO DE APENSAMENTO [NO PRINCIPAL]
“Certifico que apensei aos presentes, os autos do processo n. ..........
Local. Data. Escrivão”.
CERTIDÃO DE APENSAMENTO [NO APENSADO]
“Certifico que apensei estes autos aos do processo n. ..........
A realização do desapensamento ocorrerá na seguinte ordem:
Constatar a determinação de desapensamento.
Desapensar, fisicamente, os autos.
Certificar em ambos os processos o ato de desapensamento, relacionando os respectivos números.
Lançar no sistema o desapensamento no cadastro de ambos os processos.
Trasladar cópia da sentença, do acórdão/votos ou decisões, bem como da certidão de trânsito em julgado para os
autos principais.
Certificar nos autos principais a juntada das peças referidas no item anterior.
Lançar no sistema a movimentação processual correspondente à situação de cada processo desapensado.
CERTIDÃO DE DESAPENSAMENTO [NO PRINCIPAL]
“Certifico que desapensei dos presentes os autos do processo nº......., conforme determinado no despacho/decisão
de fl. ______.
CERTIDÃO DE DESAPENSAMENTO [NO DESAPENSADO]
“Certifico que desapensei estes autos dos do processo nº........., trasladando cópia do despacho/decisão que o
determinou, bem como da [SENTENÇA/ACÓRDÃO/DECISÃO/CERTIDÃO DE DECURSO OU DE TRÂNSITO].
Apensamento e
desapensamento
- Apensamento
é o ato de
unir autos de
processos
relacionados,
fisicamente e
no sistema, e o
desapensamento
é o ato de
separar autos
de processos,
fisicamente e no
sistema.
INSTRUMENTOS
73
AÇÃO
Expedição de
mandado - É o
ato pelo qual se
confecciona uma
ordem escrita
para efetivar a
comunicação
processual por
intermédio de
oficial de justiça.
No ato de recebimento do processo, conferir o despacho que determina a expedição do mandado, observando:
se o ato ainda não foi cumprido em oportunidade anterior.
se existem no processo todas as informações e os documentos necessários à expedição do mandado.
As cópias que acompanham o mandado de citação deverão ser providenciadas pela parte interessada, pelo que esta
deverá ser intimada para cumprir a exigência em 05 (cinco) dias, exceto nos processos amparados pela assistência
judiciária.
Nos casos de intimação de parte para dar andamento ao feito (art. 267, § 1º do CPC), basta a transcrição do
despacho que determinou a intimação.
Observar se o endereço pertence à própria comarca e expedir o mandado de acordo com a determinação judicial.
Sendo o endereço de comarca diversa, seguir procedimentos de expedição e remessa carta citação ou expedição de
carta precatória.
Observar a Lei de Organização Judiciária local quanto à exigência do pagamento antecipado das diligências
correspondentes, verificando se os valores estão corretos. Se não tiver sido recolhido, ou recolhido a menor, intimar
o interessado para recolher ou completar o valor, se for o caso, exceto nos processos amparados pela assistência
judiciária.
Inserir no mandado o prazo para cumprir o ato determinado (ex. apresentar resposta em 15 dias no mandado de
citação em ação ordinária), bem como as advertências quanto às implicações legais (ex. advertir para o disposto no
art. 285 do CPC, no caso de mandado de citação em ação ordinária).
Observar se existe mais de uma pessoa a ser citada e/ou intimada e se o endereço dela(s) é exatamente igual. Em
sendo o mesmo endereço, será expedido um único mandado (uma via para ficar no processo, outra para certificação
pelo oficial de justiça e tantas vias quantas forem as pessoas a serem citadas/intimadas).
Expedição de
carta - É a
emissão de um
documento de
comunicação
de ato judicial a
ser realizada via
postal.
No ato de recebimento do processo, conferir o despacho que determina a expedição da carta, observando:
se existem no processo todas as informações e documentos necessários ao cumprimento do ato .
As cópias que acompanham a carta de citação deverão ser providenciadas pela parte interessada, pelo que esta
deverá ser intimada para cumprir a exigência em 05 (cinco) dias, exceto nos processos amparados pela assistência
judiciária.
Nos casos de intimação de parte a dar andamento ao feito (art. 267, § 1º do CPC), basta a transcrição do despacho/
ato ordinatório, que determinou a intimação.
Enviar as cartas de citação, intimação etc., de acordo com as normas de cada Tribunal.
A citação será feita pelo correio, salvo as exceções previstas no art. 222 do CPC, quais sejam: ações de estado,
quando a parte ré for pessoa incapaz ou de direito público ou residir em locar não atendido pela entrega domiciliar
de correspondência, nos processos de execução e quando o autor requerer de outra forma.
Inserir na carta de citação o prazo para cumprir o ato determinado (ex. apresentar resposta em 15 dias na carta de
citação em ação ordinária), bem como as advertências quanto às implicações legais (ex. advertir para o disposto
no art. 285 do CPC, no caso de carta de citação em ação ordinária), bem como o juízo e o cartório com o respectivo
endereço (art. 223 do CPC).
A carta de citação será por AR em mão própria. Quando o citando for pessoa jurídica será válida a entrega a pessoa
com poder de gerência geral ou de administração (art. 223, § único, do CPC).
74
INSTRUMENTOS
AÇÃO
Expedição de
edital – É o ato
pelo qual se
confecciona termo
a ser levado
à publicação
para ciência e
publicidade.
1. Edital de citação regido pelo Código de Processo Civil.
1.1.Expedir o edital, informando os seguintes dados:
nomes da Comarca e da Secretaria de Juízo.
prazo do edital.
tipo de ação e o número do processo.
nomes das partes e CPF do réu.
finalidade do edital (intimação, citação etc.).
objeto do edital (apresentar resposta, pagar etc).
prazos e advertências;
endereço do juízo e horário de funcionamento da secretaria.
data da expedição.
nome e assinatura do escrivão.
nome e assinatura do juiz.
Afixar no local de costume, na sede do juízo, certificando nos autos e registrando no sistema, e publicar uma vez na
imprensa oficial ou no DJe e duas vezes em jornal de grande circulação, observando que entre as três publicações
não pode ser ultrapassado o prazo de 15 dias (art. 232, III, do CPC).
Imprimir 03 (três) vias do edital: uma será afixada no local de costume, outra anexada aos autos e a terceira será
entregue à parte para publicação.
Edital de hasta pública regido pelo Código de Processo Civil.
Expedir o edital, observando, sob pena de nulidade, os requisitos do art. 686 do CPC, quais sejam:
a) a descrição do bem penhorado, com suas características e, tratando-se de imóvel, a situação e divisas, com
remissão à matrícula e aos registros.
b) o valor do bem.
c) o lugar onde estiverem os móveis, veículos e semoventes; e, sendo direito e ação, os autos do processo, em que
foram penhorados.
d) o dia e a hora de realização da praça, se bem imóvel, ou o local, dia e hora de realização do leilão, se bem móvel.
e) menção da existência de ônus, recurso ou causa pendente sobre os bens a serem arrematados;
f) a comunicação de que, se o bem não alcançar lanço superior à importância da avaliação, seguir-se-á, em dia e
hora que forem desde logo designados entre os 10 (dez) e os 20 (vinte) dias seguintes, a sua alienação pelo maior
lanço (Art. 692).”
2.2. Afixar no local de costume, certificando nos autos e registrando no sistema, e publicar, com antecedência
mínima de 5(cinco) dias, pelo menos uma vez em jornal de ampla circulação; sendo o caso de justiça gratuita
publicar no órgão oficial (art. 687 do CPC).
Imprimir 03 (três) vias do edital: uma será afixada no local de costume, outra anexada aos autos e a terceira será
entregue à parte para publicação.
A publicação do edital de leilão é dispensada quando o valor dos bens penhorados não exceder 60(sessenta) vezes o
valor do salário mínimo vigente na data da avaliação (art. 686, § 3º).
Expedição de
carta precatória
- É a emissão de
um documento
pelo qual um juiz
solicita a juiz de
outra jurisdição o
cumprimento de
ato processual.
No ato de recebimento do processo, conferir o despacho que determina a expedição da carta precatória,
observando:
se existem no processo todas as informações e documentos necessários ao cumprimento do ato.
As cópias que acompanham a carta precatória deverão ser providenciadas pela parte interessada, pelo que esta
deverá ser intimada a cumprir a exigência em 05 (cinco) dias, exceto nos processos amparados pela assistência
judiciária.
O encaminhamento da carta precatória para cumprimento também é de responsabilidade da parte interessada,
que deverá ser intimada para retirá-la da secretaria e protocolizá-la junto ao juízo deprecado, comprovando a sua
distribuição no prazo determinado pelo juízo deprecante, exceto nos casos de gratuidade de justiça ou naqueles em
que o Ministério Público for parte ou interveniente, quando a própria secretaria providenciará a remessa da carta
precatória ao juízo deprecado.
Observar os requisitos do art. 202 do CPC quando da expedição da carta precatória, quais sejam: a) indicar os juízos
deprecante e deprecado; b) cópia da petição inicial, quando for para citação, da petição que requereu a expedição
da carta e do despacho que determinou e da procuração/substabelecimento; c) menção do ato processual que
constitui o objeto da carta; e d) assinatura do juiz.
Expedir a carta precatória em 02 (duas) vias, juntando aos autos 01 (uma) via e colocando a outra à disposição da
parte interessada, quando for o caso.
Entregue ou remetida a carta precatória, localizar o processo no escaninho correspondente.
Intimar a parte interessada para comprovar o protocolo da distribuição da carta precatória no juízo deprecado se
decorreu o prazo fixado pelo juiz deprecante sem a comprovação.
Comprovada a distribuição e decorrido o prazo de 60 dias sem a devolução da carta precatória, intimar a parte
interessada, por ato ordinatório, para informar o andamento da carta, no prazo de 10 (dez) dias. Mantendo-se inerte,
fazer conclusão dos autos.
INSTRUMENTOS
75
76
AÇÃO
Intimação - É o
ato que cientifica
a parte ou
interessados
sobre os atos
e termos do
processo.
Definição legal: “
Intimação é o ato
pelo qual se dá
ciência a alguém
dos atos e termos
do processo, para
que faça ou deixe
de fazer alguma
coisa.” (art. 234
do CPC).
Publicação - É o
ato que cientifica
a parte ou
interessados
sobre os atos
e termos do
processo.
1. Intimação por publicação no órgão oficial: Observar o art. 236 do CPC, principalmente, sobre a obrigatoriedade de
constar os nomes das partes e dos advogados.
2. Intimação pessoal. Pode ser realizada da seguinte forma:
Por oficial de justiça
Em secretaria: quando o advogado comparece na secretaria e é cientificado do ato, mediante certidão lançada nos
autos.
Remessa dos autos: quando a secretaria encaminha os autos ao órgão público, lavrando-se o respectivo termo. É
obrigatória para intimar o Ministério Público e a Fazenda Pública na ação de execução fiscal.
Intimação via postal: quando a lei não dispuser de outro modo, a intimação por carta terá primazia sobre a intimação
por mandado (arts. 238 e 239 do CPC).
Intimação por edital: adotada nas situações legais previstas, a exemplo, do art. 687, § 5º, do CPC (hasta pública) e do
art. 7º, II, da Lei 4.717/65 (Ação Popular).
Prazos
processuais - É
o interstício de
tempo fixado na
lei ou pelo juiz
para a parte ou o
terceiro fazer ou
deixar de fazer
determinado ato.
Registrar, no sistema, a publicação ou movimentação por intermédio do código correspondente ao ato ordinário/
despacho/decisão/sentença, conferindo a situação atual dos autos, inclusive dos apensos.
Dentre outras situações, é dispensável a publicação do ato processual que:
determina a citação.
defere a tutela antecipada, o pedido liminar ou de assistência judiciária, quando não foi ouvida a parte contrária e a
citação ainda não ocorreu.
defere requerimento do exeqüente, quando o executado não tiver advogado constituído nos autos.
defere requerimento que implicar em simples expedição de carta precatória, mandados, ofícios e a prática de atos
processuais internos dirigidos aos órgãos auxiliares da justiça (ex.: escrivão, contadoria, central de perícias etc.).
informam e certificam para fins de cumprimento de atos ou despachos a serem praticados dentro da Secretaria (ex.:
expedição de mandado, expedição de ofícios, expedição de carta precatória etc.).
determina o arquivamento de autos.
realiza a carga de autos e a remessa aos órgãos auxiliares e Tribunais;
certifica o decurso de prazos.
realizados em audiências com a presença dos procuradores das partes.
Certificar nos autos a data do envio, da disponibilização/circulação e da publicação do ato ordinatório/despacho/
decisão/sentença no Diário de Justiça Eletrônico (DJe).
Os autos poderão ser retirados da Secretaria antes da efetiva certificação da publicação, desde que o advogado se
dê por intimado do ato ordinatório/despacho/decisão/sentença, ou faça carga dos autos, caso em que o prazo para
a parte começará a fluir.
Se o advogado se recusar a apor o ciente do ato ordinatório/despacho/decisão/sentença, o servidor certificará o
ocorrido nos autos, caso em que o prazo também começará a fluir para a parte.
Após o envio da publicação para o DJe e o lançamento do registro correspondente no sistema, colocar os autos no
escaninho próprio.
Certificar sempre que ocorrer erro na publicação e proceder à nova publicação com a conseqüente certidão.
1. Selecionar os processos com prazos vencidos e sem petições a serem juntadas.
2. Certificar o decurso de prazo, observando o protocolo integrado, as intimações pessoais e as prerrogativas.
Fazenda Pública e Ministério Público: art. 188 do CPC: “Computar-se-á em quádruplo o prazo para contestar e em
dobro para recorrer quando a parte for a Fazenda Pública ou o Ministério Público.” A expressão “Fazenda Pública”
compreende a União, os Estados, o Distrito Federal, os Territórios e os Municípios e suas respectivas autarquias.
Litisconsortes com diferentes procuradores (art. 191 do CPC): conta-se o prazo em dobro para falar no processo.
No caso de execução por título extrajudicial, não se aplica aos embargos o disposto no art. 191 do CPC. O prazo
para embargos é de 15(quinze) dias, contado a partir da juntada aos autos do mandado de citação e, se houver mais
de um executado, o prazo para cada um deles conta-se a partir da juntada do respectivo mandado citatório, salvo
tratando-se de cônjuge (art. 738 do CPC).
Ainda quanto ao prazo para embargos referidos no item anterior, quando a citação for realizada via carta precatória
o prazo para embargos contar-se-á a partir da juntada aos autos de comunicação da citação encaminhada pelo juízo
deprecado ao deprecante (art. 738, § 2º, do CPC).
Defensoria Pública: prerrogativa prazo em dobro.
Defensor Dativo: não tem prerrogativa. O prazo é simples.
Critérios para a contagem de prazo:
Data da intimação:
Se a intimação ocorrer em dia que não for expediente forense, considera-se intimada no primeiro dia útil seguinte
(art. 240 do CPC, § único).
Data da publicação:
Considera-se publicado no primeiro dia útil seguinte ao da disponibilização (circulação) no DJe (§§ 3º e 4º do art. 4º
da Lei 11.419/2006).
Data de início da fruição do prazo:
INSTRUMENTOS
AÇÃO
Prazos
processuais - É
o interstício de
tempo fixado na
lei ou pelo juiz
para a parte ou o
terceiro fazer ou
deixar de fazer
determinado ato.
Primeiro dia útil após a intimação (§ 2º do art. 184 do CPC).
Primeiro dia útil após a publicação, se esta ocorreu no DJe.
Da juntada aos autos do AR quando a citação ou a intimação for pelo correio (art. 241, I, do CPC).
Da juntada aos autos do mandado cumprido (art. 241, II, do CPC).
Da juntada aos autos do último AR ou mandado de citação cumprido, quando houver vários réus (art. 241, III, do
CPC).
Da juntada aos autos da carta precatória cumprida (art. 241, IV, do CPC).
Ao final do prazo assinado pelo juiz quando a citação for por edital (art. 241, V, do CPC).
Como contar o prazo:
Exclui-se o dia do começo e computa-se o dia do vencimento;
Se o vencimento ocorrer no dia que não tiver expediente forense, prorroga-se até o primeiro dia útil ao vencimento.
e. Certificação do decurso de prazo:
Ocorre o decurso do prazo quando a parte citada/intimada deixou transcorrer o prazo sem manifestação;
Certificar o decurso nos seguintes termos: Certifico que decorreu o prazo do(a) despacho/decisão/ato sem
manifestação da parte autora ou ré.
Certificação do trânsito em julgado:
Ocorre o trânsito em julgado quando as partes foram intimadas da sentença e não interpuseram recurso;
Certificar o trânsito em julgado nos seguintes termos: Certifico que a sentença transitou em julgado em
___/____/_____.
7. Registrar o decurso de prazo no sistema processual e localizar os autos no escaninho correspondente à fase
processual seguinte.
O art. 92, XIV da Constituição Federal prevê a delegação aos servidores para a prática de atos e mero expediente
sem caráter decisório e o art. 162. § 3º, do Código de Processo Civil, autoriza a sua realização nos seguintes termos:
“Os atos meramente ordinatórios, como a juntada e a vista obrigatória, independem de despacho, devendo ser
praticados de ofício pelo servidor e revistos pelo juiz quando necessário.”
O ato ordinatório tem lugar quando o momento processual da tramitação dispensa qualquer análise para escolha do
direcionamento do processo, uma vez que, por imposição legal, terá que ser o ato previsto. Exemplo: Quando o réu
alega preliminar ou junta documento por ocasião da contestação, terá que ser dado vista à parte autora para réplica.
A adoção da prática de ato ordinatório pelo escrivão permite a tramitação do processo em menos tempo e diminui o
volume de conclusos ao juiz.
Nada obstante haja a previsão legal para a prática de ato ordinatório, é importante que haja portaria da Corregedoria
e/ou do juiz da unidade para delegar a realização de atos e indicar quais as situações previstas com os respectivos
comandos e prazos a serem registrados no ato ordinatório, para evitar que o escrivão deixe de realizar o ato em
razão de dúvida ou realize extrapolando os limites de cabimento do ato ordinatório.
Analisar a petição e os documentos juntados para se constatar a necessidade da remessa dos autos à conclusão.
A efetivação do ato de conclusão dos autos ao juiz será feita pelo registro no sistema e a lavratura de termo nos
autos.
O controle da devolução dos autos de conclusão será efetuado mediante o lançamento no sistema.
Ato ordinatório
- Consiste em
atos de mero
expediente, que
independem
de despachos,
delegados ao
escrivão para dar
impulso oficial
ao processo e
realizados sob
a supervisão
constante do juiz
Conclusão Consiste na
remessa dos
autos para o juiz,
registrando o ato,
obrigatoriamente,
no sistema.
Audiências - Ato
processual
público, solene,
substancial
do processo,
presidido pelo
juiz, no qual
pode se realizar
a conciliação,
instruir o processo
com a coleta
de provas e,
eventualmente,
proferir sentença
1. Com antecedência mínima de 10(dez) dias da data da audiência, conferir se foram expedidos todos os mandados
e intimações pessoais necessários (testemunhas, Ministério Público, Defensoria Pública, curador, partes cujo
depoimento pessoal tenha sido requerido etc).
2. Com antecedência mínima de 02 (dois) dias da data da audiência, conferir se foram juntados todos os
documentos necessários: mandados devolvidos pela central de mandados, cumpridos e não cumpridos; petições;
precatórias devolvidas; ARs devolvidos; laudo pericial etc., observando que:
cargas de processos com audiências designadas só serão permitidas mediante despacho judicial.
Afixar a pauta de audiências do dia, emitida pelo sistema, em lugar visível, na entrada da sala de audiência:
Iniciar a audiência, com os autos em mãos, por meio do pregão, isto é, chamando em voz alta e clara:
pela Vara.
pelo horário.
pelas partes e seus procuradores, a começar pela parte autora, exceto nos processos que correm sob segredo de
justiça, quando deverá ser mencionado apenas o número do processo, bem como as testemunhas arroladas.
Comunicar ao juiz as presenças e ausências verificadas ao concluir o pregão: aberta a audiência, anotadas as
ausências e as presenças, o juiz iniciará os trabalhos.
Imprimir em 02 (duas) vias os termos de audiência e de depoimento, colhendo as assinaturas de todos os que
participaram da audiência. Sempre que houver prolação de sentença em audiência, fazer constar do termo que as
partes já estão intimadas da mesma.
Juntar aos autos:
termo de audiência.
depoimento pessoal do autor (se houver).
depoimento pessoal do réu (se houver);
INSTRUMENTOS
77
AÇÃO
Audiências - Ato
processual
público, solene,
substancial
do processo,
presidido pelo
juiz, no qual
pode se realizar
a conciliação,
instruir o processo
com a coleta
de provas e,
eventualmente,
proferir sentença.
78
esclarecimento de perito (se houver).
depoimento das testemunhas do autor (se houver).
depoimento das testemunhas do réu (se houver);
contestação, procuração, substabelecimento, documentação (se houver).
Informar, no sistema, imediatamente após o término da audiência:
o cadastramento do(s) procurador(es) que se apresentar(em) à audiência;
se a audiência foi realizada, não realizada, cancelada, adiada etc.
os demais atos de movimentação e publicação dos processos.
Dar andamento às providências contidas na ata.
Observação
Compete ao servidor responsável pela audiência:
vestir-se adequadamente.
ter conhecimento e agilidade em digitação e bom conhecimento da língua portuguesa.
providenciar a pauta, antes das audiências, em 02 (duas) vias: uma deverá ser afixada na porta da sala de audiência
e a outra permanecerá com o servidor, para seu controle.
comparecer à sala de audiência com 10 (dez) minutos de antecedência ao início dos trabalhos.
preencher os termos antecipadamente com o número do processo e nome das partes, a fim de evitar que durante
os trabalhos a tarefa fique tumultuada, causando transtornos tais como: ansiedade, perda do processo etc.
verificar se há material suficiente para a realização das audiências, como clipes, perfurador, papel A4, grampeador,
extrator de grampos, caneta azul ou preta (para assinatura dos termos), esponja para carimbo (usado quando a parte
não for alfabetizada, não tendo condições de assinar.
estar sempre atento às perguntas feitas, às respostas dadas e ao que for ditado pelo juiz.
orientar a(s) testemunha(s) quanto ao local correto de sua assinatura.
Atendimento ao
1. Apresentar postura adequada para o atendimento, dentre as quais:
público e carga de Atender o interessado com cordialidade, probidade e urbanidade, tratando-o por senhor, senhora, doutor, doutora etc
autos - Consiste e demonstrando boa vontade para compreender e resolver o problema trazido pelo advogado ou pela parte.
em prestar
Não deixar que parte vá embora sem a informação solicitada, lembrando que a qualidade do atendimento refletirá
informações
diretamente na imagem do Judiciário.
processuais
Fazer-se entendido pela parte, prestando a informação em linguagem compreensível para o leigo.
ao público,
2. Solicitar do interessado a informação atualizada do sistema de andamento processual.
fazer carga e
receber autos de 3. Localizado o processo, verificar se tramita em segredo de justiça, situação que só a parte ou o advogado
constituído poderá ter acesso aos autos, devendo ser solicitada a carteira de identidade do advogado e/ou da parte
processo.
para conferência e, se confirmada, entregar os autos ao interessado, para fins de vista ou de carga, se for o caso.
4. Prerrogativas do advogado (Estatuto da OAB – Lei 8.906/94):
Os direitos do advogado para fins de vista de processos estão previstos no art. 7º, do Estatuto da OAB:
XIII - examinar, em qualquer órgão dos Poderes Judiciário e Legislativo, ou da Administração Pública em geral, autos
de processos findos ou em andamento, mesmo sem procuração, quando não estejam sujeitos a sigilo, assegurada a
obtenção de cópias, podendo tomar apontamentos.
XV - ter vista dos processos judiciais ou administrativos de qualquer natureza, em cartório ou na repartição
competente, ou retirá-los pelos prazos legais.
XVI - retirar autos de processos findos, mesmo sem procuração, pelo prazo de dez dias.
O estagiário pode praticar os atos privativos de advogado desde que em conjunto com advogado e sob a
responsabilidade deste, consoante dispõe o § 2º do art. 3º do Estatuto da OAB:
“§ 2º O estagiário de advocacia, regularmente inscrito, pode praticar os atos previstos no art. 1º, na forma do
regimento geral, em conjunto com advogado e sob responsabilidade deste.”
Significa dizer que o estagiário só pode fazer a carga de processo se houver autorização do advogado nos autos.
Consulta no balcão de atendimento:
Os processos que não tramitam em segredo de justiça podem ser consultados por qualquer interessado.
Após a consulta, recolocar os autos no mesmo escaninho de onde foram retirados.
Carga de autos
O processo pode ser retirado com carga nas seguintes situações: a) Se estiver fluindo prazo apenas para a parte
solicitante, uma vez os autos não podem ser retirados se estiver em curso prazo comum para as partes; b) Se
houver determinação de vista nos autos e ainda estiver fluindo o prazo para a manifestação da parte.
Os autos poderão ser retirados da Secretaria antes da efetiva certificação da publicação, desde que o advogado se
dê por intimado do ato ordinatório/despacho/decisão/sentença, ou faça carga dos autos, caso em que o prazo para
a parte começará a fluir.
Se o advogado se recusar a apor o ciente do ato ordinatório/despacho/decisão/sentença, o servidor certificará o
ocorrido nos autos, caso em que o prazo também começará a fluir para a parte.
INSTRUMENTOS
AÇÃO
Remessa de autos
- Consiste no
encaminhamento
dos autos
aos setores
administrativos
que auxiliam o
juiz ou à superior
instância.
Recebimento de
autos dos setores
auxiliares do juízo
e do Tribunal
de Justiça Consiste no
recebimento dos
autos advindos
dos setores
administrativos
que auxiliam o
juiz ou da superior
instância.
Conferir a carteira de OAB do advogado, bem como a procuração ou substabelecimento contendo o nome do
advogado ou, ainda, a identificação do responsável pela retirada dos autos.
Registrar a carga no sistema e em livro próprio, anotando, de forma legível, o nome, endereço, telefone e número
de inscrição do advogado na OAB, colhendo a sua assinatura e incluindo a quantidade de volumes e de páginas. Em
caso de utilização de folhas impressas pelo sistema, arquivá-las em pastas, mantendo-as na secretaria por um ano
e, findo esse prazo, incinerá-las.
Na hipótese de carga para fins de recurso, observar: a) O prazo de 5(cinco) dias para embargos de declaração; b)
sentença procedente: os autos poderão ser retirados pela parte ré; c) sentença improcedente: os autos poderão ser
retirados pela parte autora; d) sentença parcialmente procedente: os autos deverão permanecer em cartório, tendo
em vista tratar-se de hipótese de eventual interesse de qualquer das partes em apelar.
Carga rápida para extração de cópias
Para assegurar ao advogado o direito à obtenção de cópias quando não puder fazer carga dos autos (se estiver
em curso prazo comum ou não houver determinação de vista nos autos), far-se-á a carga rápida apenas para tal
finalidade, com o compromisso de devolução dos autos no mesmo dia até, no máximo, no horário de encerramento
do expediente.
A carga rápida será realizada mediante registro no sistema e a assinatura da respectiva folha; o livro só será
utilizado se o sistema não emitir a folha da carga. Não deverá reter documento de identidade do advogado.
Remessa de autos
Diversos órgãos públicos que figuram como parte recebem a intimação mediante a remessa dos autos, em alguns
casos é obrigatória, a exemplo da intimação do Ministério Público, em outros casos a parte faz ajuste prévio com o
juízo para otimizar o serviço.
A remessa far-se-á mediante registro no sistema e a assinatura da respectiva folha, que deverá ser arquivada em
pasta; o livro só será utilizado se o sistema não emitir a folha da remessa.
No ato do atendimento, observar as seguintes recomendações:
manter o silêncio na Secretaria a fim de que o interessado possa se concentrar na leitura dos autos.
atender da forma mais rápida possível o interessado, a fim de se evitar a formação de fila no balcão, sendo facultado
o uso de senha.
caso haja vários interessados aguardando o atendimento, recomenda-se que outros funcionários da Secretaria,
conjuntamente, providenciem o pronto atendimento, diminuindo o tempo de espera de cada interessado.
em caso de agressividade do interessado (uso de palavras de baixo calão, aumento do tom de voz etc), deve o
atendente repassar o atendimento para o secretário ou escrivão.
1. Remessa de autos aos setores auxiliares do juízo:
a. informar no sistema a movimentação de remessa ao setor determinado ou lançar a remessa em livro próprio
(na ausência de registro no sistema), relacionando os apensos e volumes, caso haja.
b. remeter os autos do processo ao setor correspondente, colhendo o respectivo recibo.
2. Remessa de autos ao Tribunal de Justiça:
a. anexar os documentos e/ou apensos que se encontrarem arquivados na Secretaria (aqueles separados na
autuação, contestação etc.).
b. lavrar o termo de “REMESSA” no processo principal com a data do encaminhamento.
Registrar no sistema a remessa, fazendo constar:
a) número do processo principal;
b) a data da remessa;
c) os apensos e número de volumes;
c. remeter os autos ao TJ de acordo com o procedimento adotado pelo Tribunal local.
1. Recebimento de autos dos setores auxiliares do juízo:
a. proceder à conferência do cumprimento da determinação que gerou a remessa, quando da devolução dos
autos:
b. devolver os autos ao respectivo setor para efetivo cumprimento, por ato ordinatório, em caso de não
cumprimento imotivado do ato determinado; e
c. fazer os autos conclusos, sendo justificada a devolução sem cumprimento.
d. informar no sistema, imediatamente, o recebimento dos autos em devolução ou proceder, se for o caso, à baixa
no livro próprio.
e. dar o andamento ao processo, com a devida movimentação no sistema e localização física.
2. Recebimento de autos do Tribunal de Justiça:
a. receber os processos devolvidos pelo TJ, conferindo-os de acordo com o número e observando se realmente
pertencem ao Juízo;
b. informar, no sistema, a movimentação “autos recebidos do TJ”;
c. certificar o recebimento nos autos e, na hipótese de baixa dos autos para a realização de diligência, fazer a
conclusão para que o juiz aprecie determinando a realização dos atos necessários para dar cumprimento à
determinação do TJ;
d. colar as etiquetas de número do processo/autuação na capa dos autos;
e. dar andamento ao processo, intimando as partes, por ato ordinatório, para requerem o que entender de direito
no prazo de 10(dez) dias.
INSTRUMENTOS
79
AÇÃO
80
Envio de
1. Envio de petições, ofícios e documentos em geral:
documentos
relacionar no livro de protocolo o nome do documento e o nº do protocolo, se houver.
e processos a
Em caso de petição, o nº do processo, as partes e o destinatário.
setores internos
Documento destinado a setor interno do fórum: a) documento normal – entregar ao destinatário mediante
ou via correio
colhimento da assinatura no livro de protocolo; b) documento sigiloso – envelopar, anotar o nome do destinatário
- Consiste na
e do remetente, lacrar o envelope e entregar o documento, pessoalmente, ao destinatário e colher a assinatura
remessa de autos
deste;
de e documentos
2.
Documento a ser encaminhado pelo Correio:
direcionados a
a. preencher o aviso de recebimento-ar;
setor interno do
b. preencher o livro de protocolo com a data, o nome do documento e o destinatário;
fórum ou ao setor
competente para
c. colar a etiqueta identificadora no ar;
encaminhar a via
d. colher assinatura de recebimento do correio no livro de protocolo.
postal.
3. Envio de processos:
a. observar se há determinação para redistribuição a outra comarca ou juízo.
b. verificar se não há volumes ou documentos armazenados em secretaria (ex. títulos, cheques, bens
apreendidos). Se houver, anexar, apensar ou juntar e certificar.
c. registrar, no sistema, o código correspondente a remetidos a outro juízo e, no campo livre, colocar o nome da
comarca para onde os autos serão enviados.
d. baixar o processo no sistema com o motivo “competência declinada”.
e. certificar, na última folha do processo, a remessa e colocar o nome do juízo competente.
f. colocar os autos em um envelope pardo grande, com as devidas anotações de destinatário e de remetente.
g. lacrar o envelope.
h. preencher o Aviso de Recebimento-AR
i. preencher a guia, ou se for o caso, anotar no livro de controle de entrega de correspondência ao correio a data,
o número do processo e o destinatário.
j. colar a etiqueta identificadora no AR.
l. colher assinatura de recebimento do correio na guia ou livro de controles.
Envio de
1. Envio de petições, ofícios e documentos em geral:
documentos e
relacionar no livro de protocolo o nome do documento e o nº do protocolo, se houver.
processos via
Em caso de petição, o nº do processo, as partes e o destinatário.
malote - Consiste
Em caso de documento sigiloso, anotar em destaque ou colar no envelope a etiqueta de sigiloso
na remessa
Lacrar o envelope.
de autos e de
Entregar no setor da administração, com recebimento da assinatura na guia própria ou no livro de protocolo, que
documentos
enviará o documento via malote.
destinados
2. Envio de processos:
a localidade
diversa do juízo
a. observar se há determinação para redistribuição para outra comarca ou juízo.
remetente, cuja
b. verificar se não há volumes ou documentos armazenados em secretaria (ex. títulos, bens apreendidos). Se
sistemática de
houver, anexar, apensar ou juntar e certificar.
envio se dar via
c. registrar, no sistema, o código correspondente a remessa determinada a outro juízo e, no campo livre, colocar
malote.
o nome da comarca para onde os autos serão enviados.
d. baixar o processo no sistema com o motivo “competência declinada”.
e. certificar, na última folha do processo, a remessa e colocar o nome do juízo competente/destinatário.
f. colocar os autos em um envelope pardo grande, com as devidas anotações de destinatário e de remetente.
g. lacrar o envelope.
h. entregar no setor da administração, com recebimento da assinatura na guia própria ou no livro de protocolo,
que enviará o processo via malote.
INSTRUMENTOS
AÇÃO
Preparar caixas
ou maços para
o arquivo - É o
ato de identificar
a localização
dos processos
e documentos
que estão sendo
arquivados.
A vara selecionará os processos que contenham despacho/decisão ou sentença (transitada em julgado e sem
pendência de cumprimento) determinando o envio ao arquivo e providenciando a baixa no sistema para enviar ao
setor administrativo para preparar o encaixotamento ou os maços.
O arquivamento de autos e documentos será realizado em caixas ou em maço.
Os documentos a serem arquivados são os seguintes: a) Os livros obrigatórios; b) Livros antigos de tombo, anteriores
à instalação do sistema informatizado.
Anotar o número da caixa ou do maço na capa de autuação do processo principal e de cada apenso, agravo e
volume que estiverem unidos entre si.
O número da caixa ou do maço deverá seguir a ordem crescente do último número enviado ao arquivo e obtido junto
ao setor responsável pelo controle da numeração, de forma que os números não se repitam.
Registrar, no sistema de informática, o número da caixa ou do maço que foi anotado para o respectivo processo.
Conferir com atenção se todos os processos listados — incluindo apenso(s), agravo(s), volume(s) — estão na caixa
ou maço.
Redistribuir os processos em quantas caixas forem necessários e no caso de maço a altura não poderá ultrapassar
20cm.
Em caso de processo com vários volumes e que seja necessário mais de uma caixa ou maço, acomodá-los em
tantas quantas caixas ou maço forem suficientes e sempre com o mesmo número de caixa ou maço.
Identificar a etiqueta para caixa ou em guia própria para o maço, constando o nome da vara, o número da caixa ou
do maço, a identificação dos autos ou documentos a serem arquivados, de acordo com as instruções editadas pela
Corregedoria local, e colar a etiqueta na parte vertical da caixa e a guia sobre o primeiro processo do maço.
Preencher, em 02 (duas) vias, o formulário “lista de caixa ou de maço”, com o mesmo conteúdo da etiqueta ou da
guia.
Enviar as caixas ou os maços ao arquivo acompanhados das 2 (duas) vias da lista para conferência e recibo.
No caso de retorno ao arquivo de processo desarquivado, observar a norma local quanto à definição do número da
caixa ou maço, se deverá ganhar novo número ou se retornará para a caixa ou maço originário.
Desarquivamento
de autos - É o ato
de solicitar do
arquivo o retorno
dos autos à
secretaria.
Consultar, no sistema processual, os números dos processos e seus respectivos maços antes de fazer o pedido de
desarquivamento.
Classificar o(s) pedido(s) como “rotineiro(s)” ou “de urgência”, com base no despacho judicial ou na justificativa
apresentada.
Solicitar o desarquivamento, via sistema ou por meio de requisição; os urgentes diariamente e os rotineiros
semanalmente.
Receber os autos desarquivados e informar no sistema processual essa condição.
Intimar a parte que requereu o desarquivamento para requerer o que entender de direito no prazo de 05 dias.
Decorrido o prazo sem manifestação, retornar os autos ao arquivo.
INSTRUMENTOS
81
ANEXO I
INSTRUMENTOS DA METODOLOGIA DE PROCESSO DE TRABALHO JUDICIAL
FASE DE INTEGRAÇÃO
DOCUMENTO 1: QUESTIONÁRIO DE DADOS
82
ESTATÍSTICAS DAS VARAS
FASES
Processos em andamento
Processos em instâncias superiores
Processos arquivados provisoriamente
Processos suspensos pelo art. 366 do CPP
Processos com suspensão condicional (art. 89)
Processos suspensos
Processos com réu/menor infrator presos
Processos com menores com medida de internação
Petições iniciais a serem autuadas
Petições pendentes de juntada
AR pendente de juntada
Mandados pendentes de juntada
Incidentes processuais pendentes de providências
Processos a serem encaminhados à conclusão
Processos conclusos para sentença
Processos conclusos para acórdão
Processos conclusos para despacho e decisão
Processos aguardando publicação
Processos aguardando certificação de publicação
Processos aguardando certificação de decurso de prazo
Processos aguardando certificação que não seja prazo ou publicação
Processos aguardando cumprimento de expediente
Processos aguardando remessa ao Ministério Público
Processos aguardando remessa à Defensoria Pública
Processos remetidos ao Ministério Público há mais de sessenta dias
Processos com carga há mais de sessenta dias e não devolvidos
Mandados com o oficial de justiça para cumprimento há mais de 30 dias
Processos a serem remetidos ao arquivo
Audiências de instrução designadas
Audiências de conciliação designadas
Processos aguardando designação de audiência
Audiências designadas em processos com réu preso
Processos em vias de prescrição pela maioridade (JIJ)
Processos com adolescentes em abrigo (JIJ)
Processos de adoção em tramitação (JIJ)
Procedimentos de investigação em tramitação (JIJ)
Medidas socioeducativas em execução (JIJ)
Laudos pendentes a serem emitidos (JIJ)
Abrigos existentes (JIJ)
Unidades executoras de medidas socioeducativas (JIJ)
Processos cíveis em tramitação
Data da última audiência agendada
DOCUMENTO 2: QUESTIONÁRIO DESCRITIVO
QUESTIONÁRIO SOBRE ATIVIDADES DESENVOLVIDAS PELAS UNIDADES
Nome:
Unidade:
Nº
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
JUNTADA
HISTÓRICO
Nº
1
2
3
4
MINUTAS DE DESPACHO - SENTENÇAS
HISTÓRICO
Após juntada de documentos, todos os processos são submetidos à análise do juiz?
Todos os servidores elaboram minutas de despacho?
É aproveitado o texto do despacho já digitado para fins de publicação no Diário de Justiça?
É aproveitado o texto do despacho já digitado para emissão de documentos (mandados, ofícios, cartas...)?
Nº
1
2
3
4
5
6
PRAZO
HISTÓRICO
O controle de prazo é realizado diariamente, semanalmente ou mensalmente?
É certificado o decurso de prazo?
É certificado o decurso de prazo somente por provocação da parte ou advogado?
O controle de prazo é verificado processo a processo?
É utilizado o sistema informatizado para controle de prazo?
É anotada a data do término do prazo na capa do processo?
Nº
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
RESP.
Realiza juntada de documentos todos os dias?
Quando faz a juntada, esta engloba todos os documentos recebidos no dia ou período?
O sistema informatizado permite a anotação de pendências?
Quando o processo não é localizado para a juntada anota-se a pendência no sistema?
Quando o processo não é localizado para a juntada controla-se a juntada em lista/livro?
Todos os servidores fazem juntada de documentos?
Os documentos cujos processos não foram localizados para juntada ficam guardados em pasta única?
Dá andamento aos processos independente do despacho do juiz (utilização de atos ordinatórios)?
A mesma pessoa que realiza a juntada de documentos promove o andamento e faz anotação no sistema?
Toda decisão é publicada no Diário da Justiça?
Todo ato ordinatório é publicado no Diário da Justiça?
A publicação no Diário da Justiça é realizada imediatamente após a movimentação processual?
Quando realiza a juntada de documento que necessariamente determine atualização de cadastro no
sistema, esta é feita pelo funcionário que juntou o documento?
EMISSÃO DE DOCUMENTOS
HISTÓRICO
Todos os servidores emitem documentos (mandado, ofício, carta etc.)?
O trabalho é realizado por tipo de documento (mandado, carta, ofício etc.)?
Separam fisicamente os processos onde há prioridade de tramitação (ex.: idoso, preso)?
Em relação a documentos que tem caráter de urgência, há funcionário específico para cumpri-los?
Processos com audiência designada são tratados separadamente?
As audiências são cumpridas com prioridade?
São emitidos documentos no gabinete do juiz no ato da homologação de acordo em audiência (mandado
de averbação, ofício de desconto, alvará de soltura, ofício religação de energia, busca e apreensão de
menores etc.)?
É priorizada a expedição de alguns documentos?
Se positivo, quais? (digite em ordem de prioridade - 1ª, 2ª, etc.)
Há conferência do documento emitido?
Se positivo, quem confere?
83
RESP.
RESP.
RESP.
Nº
1
2
3
4
5
6
84
Nº
1
2
3
4
Nº
1
2
3
4
5
6
7
8
9
PUBLICAÇÃO - DIÁRIO DA JUSTIÇA
HISTÓRICO
São encaminhadas matérias para publicação no
Diário de Justiça diariamente?
Todos os servidores exercem essa atividade?
Há conferência da matéria publicada e nome dos advogados?
Todos os servidores fazem conferência de publicação?
Os processos, após as intimações, são armazenados nos escaninhos destinados a cumprimento de prazo?
Os processos, após as intimações, são armazenados em escaninhos organizados pelos nomes dos
advogados?
ANOTAÇÕES NO SISTEMA
HISTÓRICO
Todos os servidores fazem anotações no sistema?
O servidor que trabalhou no processo faz a anotação de andamento no sistema?
O servidor que fez a anotação de andamento no sistema é o mesmo que guarda o processo?
As movimentações anotadas no sistema informatizado são padronizadas por tabela?
ATENDIMENTO AO PÚBLICO
HISTÓRICO
RESP.
RESP.
RESP.
Todos os servidores atendem ao público?
Há escala (rodízio) de atendimento entre os servidores?
Há adoção de senhas ou chamadores eletrônicos para atendimento?
Há prioridade no atendimento de acordo com a legislação (idosos, gestantes, pessoas portadoras de
necessidades especiais etc)?
Há atendimento diferenciado para advogados e ou estagiários de direito?
Juizado especial - as aternações são realizadas diariamente ou semanalmente?
Juizado especial - há horário especial para as atividades do juizado?
Juizado especial - há limite de atendimento diário para aternações?
Há sala específica para recolhimento das assinaturas nos processos com suspensão condicional do
processo (art. 89 da Lei 9.099/95)?
ROTINA DE TRABALHO
Nº
HISTÓRICO
1
Há na unidade rotina de trabalho preestabelecida?
2
Os servidores têm autonomia para realização de suas atividades?
3
A divisão das atividades observa critérios de complexidade, direcionando as atividades entre os servidores?
4
Há prévia comunicação de ausência do servidor (salvo casos imprevisíveis)?
5
9
Criminal - a folha de antecedentes é extraída imediatamente através de sistema?
Criminal - A fiscalização da suspensão condicional do processo (art. 89 da Lei 9.099/95) é realizada pela
própria secretaria?
Criminal - É feito o agendamento para o comparecimento do beneficiado à fiscalização da suspensão
condicional do processo (art. 89 da Lei 9.099/95)?
Criminal - A extração da folha de antecedentes para localização de réu em processo suspenso pelo art. 366
é feita regularmente?
Criminal - Armas e objetos apreendidos são guardados em lugar adequado?
10
Criminal - Armas e objetos apreendidos são imediatamente conferidos e encaminhados à sala própria?
11
Criminal - Armas e objetos são regularmente encaminhados à destruição?
12
Criminal - Qual é o prazo médio para agendamento do exame de sanidade mental?
Criminal - Os pedidos de dilação de prazo nos inquéritos policiais sem relatório são encaminhados à
análise do juiz?
6
7
8
13
RESP.
CARGAS
Nº
HISTÓRICO
1
Cargas destinadas a Defensoria Pública são realizadas regularmente (de imediato)?
2
Cargas destinadas ao Ministério Público são realizadas regularmente (de imediato)?
3
Cargas destinadas a Defensores Dativos são realizadas regularmente (de imediato)?
4
Cargas de mandados direcionadas aos oficiais de justiça são realizadas diariamente?
5
Cargas direcionadas a setores técnicos são realizadas regularmente (de imediato)?
6
Com qual periodicidade é realizada a fiscalização dos livros de carga? (semanal, quinzenal, mensal, anual).
RESP.
INFORMÁTICA
Nº
HISTÓRICO
1
Todos os servidores detêm conhecimento das funcionalidades do sistema?
2
Utilizam o e-mail institucional para troca de informações?
3
Houve treinamento do sistema informatizado? (capacitação)
4
Quantidade de computadores
5
Quantidade de impressoras
RESP.
85
QUADRO FUNCIONAL
Nº
HISTÓRICO
1
Quantos servidores há na unidade?
2
Escrivão e/ou Secretário
3
Quantos Chefes?
4
Quantos Técnicos?
5
Quantos Analistas?
6
Quantos Estagiários? (nível médio - nível superior)
7
Quantos Terceirizados ou cedidos?
8
Quantos Oficiais de Justiça?
9
Quantos efetivos (quadro do próprio TJ)?
10
Há necessidade de cursos de reciclagem e capacitação?
RESP.
DOCUMENTO 3: MODELO DE DIAGNÓSTICO DE VARA
DIAGNÓSTICO DA __ VARA DE ___________
Data:_____________
INTRODUÇÃO
• Descrever a unidade: data da visita, unidade e localização no Fórum.
• Descrever como os servidores receberam a equipe.
• Anotar horário de funcionamento.
• Pesquisar como é feito o atendimento ao público.
• Anotar o número de processos encontrados.
86
ESTRUTURA FÍSICA
• Descrever os ambientes, bem como o mobiliário e os equipamentos existentes no cartório e no
gabinete, retratando a atual situação desses.
• Fazer uma análise do estado em que os equipamentos e mobiliários se encontram explicitando a
necessidade de mais equipamentos ou de troca por novos.
• Falar acerca do material de expediente, como é feito o pedido e se esse é atendido a contento.
QUADRO FUNCIONAL
• Explicitar todos os servidores que trabalham na unidade, assim como também o quadro de oficiais
de justiça.
• Descrever os que estão de férias ou de licença por algum motivo.
• Informar sobre o Promotor de Justiça e Defensor Público responsáveis pela vara.
• Fazer um panorama sobre a situação encontrada, nível de satisfação dos servidores, relacionamento entre cartório e gabinete e outros pontos relevantes que se fizerem necessários.
PROCESSOS DE TRABALHO
• Descrever as rotinas do cartório.
• Descrever as rotinas do gabinete.
• Procedimentos entre cartório e gabinete
(como é feita a conclusão, se utilizam atos ordinatórios, etc.).
• Organização dos processos.
• Analisar a quantidade de documentos pendentes de juntada.
• Outros aspectos relevantes e específicos da unidade.
DOCUMENTO 4: PLANEJAMENTO PARA IMPLANTAÇÃO DO
PROGRAMA INTEGRAR NA UNIDADE
PLANEJAMENTO PARA IMPLANTAÇÃO DO
PROGRAMA INTEGRAR NA UNIDADE
Unidade: ______________________________________________
Juiz Coordenador: ______________________________________
Servidor Multiplicador: __________________________________
Data de início: __________________________________________
87
CRONOGRAMA DE TRABALHO:
INTEGRAÇÃO (organização da secretaria)
AÇÃO
Triagem ( )
Juntada e triagem ( )
Layout
Inserção de localizadores
Fase e localização no sistema
Indicadores
PERÍODO
RESPONSÁVEL
PREPARAÇÃO (planejamento da rotina de trabalho)
AÇÃO
Fluxo de trabalho (Juiz)
Plano de gerenciamento da secretaria
Padronização dos expedientes
Padronização das rotinas de trabalho
Regulamento de serviço
Definição de metas
PERÍODO
RESPONSÁVEL
PERÍODO
RESPONSÁVEL
ROTINA (treinamento e metas)
AÇÃO
Treinamento coletivo
Definição de metas
Treinamento individual
Avaliação da meta concentrada e eventuais
redirecionamentos
DOCUMENTO 5: LEGENDA E GLOSSÁRIO DE ESCANINHOS
AUDIÊNCIA
AUD INSTRUÇÃO
AUD CONCILIAÇÃO
AUD DESIG EXP URGENTE
CERTIFICAR
CERT PUBL DESP
CERT PUBL DECISÃO
CERT PUBL SENTENÇA
88
CERT PUBL ATO
CERT PUBL URGENTE
CERT TRÂNS JULGADO
CERT DECURSO PRAZO
CONCLUSÃO
CONCLUSÃO DESPACHO
CONCLUSÃO DECISÃO
CONCLUSÃO SENTENÇA
DEVOLUÇÃO/RESPOSTA (AGUARDA)
DEV MANDADO
DEV AR
DEV CP
DEV OFÍCIO
DEV LAUDO PERICIAL
CUMPRIR MAND PRISÃO
DEV LAUDO DNA
DIVERSOS
ARQUIVAR
EXPTE SECRET ASSINAR
ATO ORDINATÓRIO
BAIXAR
DESENT MANDADO
LAVRAR TERMO PENHORA
LAVRAR TERMO GUARDA
ASSIN TERMO PENHORA
APENSAR
DESAPENSAR
DESENTRANHAR
DEV PRAÇA/LEILÃO
DESIG PRAÇA/LEILÃO
JUNTAR PETIÇÃO
JUNTAR MANDADO
JUNTAR OFÍCIO
URG SECRETÁRIO
CONFERIR SECRETÁRIO
OFICIAL DE JUSTIÇA
REGISTRAR SENTENÇA
DESARQUIVADOS
DESIG EXAME DNA
INTIMAÇÃO PESSOAL/TELEFONE/E-MAIL
INT MUNICÍPIO
89
INT ESTADO
INT DEFENSOR
INT ADVOGADO
INT SENT P/ TELEFONE
INT POR E-MAIL
INT OFICIAL JUSTIÇA
PAGAMENTO DE OFÍCIO REQUISITÓRIO
PAGTO PRECATÓRIO
PAGTO RPV
REMESSA
REM CONTADORIA
REM DEF PÚBLICA
REM DISTRIBUIÇÃO
REM MIN PUBLICO
REM TRIB JUSTIÇA
REM C PRECATÓRIA
REM OUTRA COMARCA
REM OUTRO JUÍZO
PUBLICAÇÃO
PUB DESPACHO
PUB DECISÃO
PUB SENTENÇA
PUB EDITAL
PUB ATO ORD
PUB URGENTE
PUB REM DJE DESPACHO
PUB REM DJE DECISÃO
PUB REM DJE SENTENÇA
PUB DESPACHO
PUB DECISÃO
PUB SENTENÇA
PRAZO
PZ SENTENÇA 01 A 10
PZ DESPACHO 01 A 10
PZ DESPACHO 11 A 20
PZ DESPACHO 21 A 31
PZ DECISÃO 01 A 10
PR DECISÃO 11 A 20
PZ DECISÃO 21 A 31
PZ ATO ORD 01 A 10
90
PZ ATO ORD 11 A 20
PZ ATO ORD 21 A 31
PZ EDITAL
CP JUNTADA AG PRAZO
MAND JUNTADO AG PRAZO
OF JUNTADO AG PRAZO
RECEBIMENTO
REC GAB DESPACHO
REC GAB DECISÃO
REC GAB SENTENÇA
REC GAB LIMINAR URGENTE
REC TRIBUNAL JUSTIÇA
REC ADV/DEFENSOR
REC MP
REC DIVERSOS
REMESSA
REM CONTADORIA
REM DEF PÚBLICA
REM DISTRIBUIÇÃO
REM MIN PÚBLICO
REM TRIB JUSTIÇA
REM C PRECATÓRIA
REM OUTRA COMARCA
REM OUTRO JUÍZO
SUSPENSÃO
SUSP VENCE 1º TRIM
SUSP VENCE 2º TRIM
SUSP VENCE 3º TRIM
SUSP VENCE 4º TRIM
SUSP ART. 366 CPP
SUSP ART. 89 L 9099/95
LEGENDAS PARA INSERSÃO NOS ESCANINHOS
As estantes serão numeradas sequencialmente e os escaninhos identificados pelas letras
do alfabeto.
A localização física dos autos, que deverá ser obrigatoriamente cadastrada no sistema,
será composta pela numeração da estante, acrescida da letra do escaninho.
MODELOS DE MOVIMENTAÇÃO PROCESSUAL – ARIAL BLACK 30
MODELOS LETRAS – ARIAL BLACK 70
( LETRA I - ESPAÇO ANTES E DEPOIS. PARA NO MOMENTO DO CORTE, NÃO FICAR ESTREITO DEMAIS)
MODELOS ESTANTES – ARIAL BLACK 60
ESTANTE 01
Instruções:
1. Q
uando terminada a fase de triagem, montagem e etiquetagem de estantes, com os
números, letras e andamentos processuais e, depois de realizado o lançamento da
localização física no sistema, deverá ser confeccionado o glossário de escaninhos que
conterá o espelho das estantes com a informação relativa ao número de processos em
cada escaninho.
2. E
ntregar uma cópia deste glossário para cada um dos servidores da unidade, após
a conclusão dos trabalhos do Integrar, para que possam fazer uma consulta rápida
sobre o local onde está a estante com o respectivo andamento, até que tenham essa
localização memorizada.
3. O quantitativo de processos em cada escaninho servirá de parâmetro para a fixação de
metas após a divisão de tarefas entre os servidores. Por exemplo: o servidor que ficou
responsável pela expedição saberá a quantidade do acervo que restou na estante e escaninhos correspondentes, podendo ser fixada uma meta para cumprimento do acervo de
sua responsabilidade com maior facilidade.
91
Detalhamento dos modelos para organização das estantes:
ESTANTE 1
A
EXPEDIR OFÍCIO
B EXPEDIR ALVARÁ
C
EXPEDIR CARTA PRECATÓRIA
D
EXPEDIR MANDADO DE INTIMAÇÃO
E EXPEDIR CARTA DE INTIMAÇÃO
F
EXPEDIÇÃO PARA LEILÃO
G
EXPEDIR MANDADO DE PENHORA
H LAVRAR TERMO DE PENHORA
I
INTIMAR DA SENTENÇA (TELEFONE)
J
INTIMAR DA SENTENÇA (CARTA)
K INTIMAR DA SENTENÇA (CARTA)
L
INTIMAR DA SENTENÇA (MANDADO)
N XEROX
O
INTIMAR DA CERTIDÃO DO OFICIAL
M DESENTRANHAR MANDADO
ESTANTE 2
92
A
DEV MANDADO
B
DEV MANDADO
C
DEV MANDADO
D
DEV MANDADO
E
DEV MANDADO
F
DEV MANDADO
G
DEVE CARTA PRECATÓRIA
H
DEV RESPOSTA DE OFÍCIO
I
DEV RESPOSTA DE OFÍCIO
J
DEV AR
K
DEV AR
L
DEV AR
M
DEV AR
N
INTIMAR POR E-MAIL
O
INTIMAR POR E-MAIL
ESTANTE 3
A
PUBLICAR
B
PUBLICAR
C
PUBLICAR
D
PUBLICAR
E
DEV CERTIDÃO PUBLICAÇÃO
F
DEV CERTIDÃO DE PUBLICAÇÃO
G
PRAZO 01 A 10
H
PRAZO 11 A 20
I
PRAZO 21 A 31
J
CORREIO
K
CORREIO
L
CORREIO
M
CORREIO
N
CORREIO
O
CORREIO
A
(CRIMINAL) AUDIÊNCIA INSTRUÇÃO
JAN./FEV./MAR
B
AUDIÊNCIA INSTRUÇÃO ABR/
MAI./JUN.
C
AUDIÊNCIA INSTRUÇÃO JUL./AGO./
SET.
D
AUDIÊNCIA INSTRUÇÃO OUT./NOV./
DEZ.
E
AUDIÊNCIA CONCILIAÇÃO JAN/
FEV./MAR.
F
AUDIÊNCIA CONCILIAÇÃO ABR./
MAI./JUN.
G
AUDIÊNCIA CONCILIAÇÃO JUL/
AGO./SET.
H
AUDIÊNCIA CONCILIAÇÃO OUT/
NOV./DEZ.
I
PROVIDÊNCIA AUDIÊNCIA
CONCILIAÇÃO JAN/FEV/MAR
ESTANTE 4
ANEXO II
INSTRUMENTOS DA METODOLOGIA DE PROCESSO DE TRABALHO JUDICIAL
FASE DE PREPARAÇÃO
DOCUMENTO 1: PLANILHA DE TAREFAS ATRIBUÍDAS AOS SERVIDORES
TAREFA
SERVIDOR(RES)
ATENDIMENTO
JUNTADA
EXPEDIÇÃO
PUBLICAÇÃO, POSTAGEM E CERTIFICAÇÃO DE PUBLICAÇÃO
RECEBIMENTO
PRAZO DE SENTENÇA
COBRANÇA DE PROCESSOS COM CARGA FORA DO PRAZO
REMESSA AO MP, CONCLUSÃO, DISTRIBUIÇÃO, CONTADORIA ETC
APENSAR, DESAPENSAR E DIVERSAS
IMPULSO OFICIAL E ANDAMENTOS PROCESSUAIS
TODOS OS ATOS RELATIVOS A AUDIÊNCIAS
TODOS OS ATOS RELATIVOS A CARTAS PRECATÓRIAS RECEBIDAS
Definição de metas, de indicadores e de acompanhamento
A meta precisa ter foco definido, ser pontual, delimitar a quantidade específica e o tempo que será dispendido.
1. Reunião para definição de metas no dia ____ fevereiro de 2010;
2. D
evem ser definidas as datas das reuniões mensais para acompanhamento, avaliação,
e, se necessário, redefinição das metas.
93
DOCUMENTO 2: FORMULÁRIO DE GESTÃO DE METAS DE
TRABALHO NA SECRETARIA JUDICIAL
Período (quantidade de meses): ____________________
Data da definição: _____/____/_____
META
PROJETADA
ATIVIDADE
Autuar petição inicial
94
Juntada
Atendimento
Certificar prazo
QUANTIDADE
REALIZADA
META
CUMPRIDA?
(SIM OU NÃO)
MOTIVO DO
DESCUMPRIMENTO SERVIDOR
DA META
Todas as petições recebidas
no dia + 20 % das
remanescentes.
Todos as recebidas no dia +
2,5% dos remanescente
Toda demanda diária.
Todos que venceram no
dia anterior + 2,5% dos
remanescentes.
Juntada de petições,
ofícios, mandados,
As etc.
Publicação
Certificar publicação
Todos os recebidos do
gabinete no dia + os
movimentados com ato
ordinatório + 2,5% dos
remanescentes.
Toda a publicação do dia +
5% da remanescente.
Expedição de ofícios,
mandados/cartas de
citação e intimação,
cartas precatórias,
alvará etc.
Toda a demanda gerada
no dia + 2,5% do
remanescente.
Arquivar
Toda a demanda diária +
2,5% da remanescente.
Obs.: As atividades e os percentuais contidos nessa tabela são apenas exemplificativos.
ANEXO III
PLANO DE AÇÃO PARA GERENCIAMENTO DAS ATIVIDADES DA SECRETARIA
Comarca:
Unidade:
Juiz:
Data:
1. DEFINIÇÃO DOS SETORES E RESPECTIVAS ATRIBUIÇÕES
SECRETARIA
SIGLA: TJBA-SV (Secretaria de Vara)
TITULAR: DIRETOR DE SECRETARIA ou ESCRIVÃO
RESPONSABILIDADES:
1. gerenciar o processamento dos feitos conforme as determinações do juiz;
2. c umprir e fazer cumprir os atos judiciais, as normas legais e os atos normativos da
corregedoria de justiça;
3. m
anter o juiz informado sobre os assuntos administrativos e o andamento do serviço
cartorário;
4. a presentar ao juiz relatório gerencial sobre os processos em tramitação até o dia dez
de cada mês;
5. c oordenar, fiscalizar e controlar o cumprimento dos atos e procedimentos a cargo da
secretaria;
6. d
iligenciar para regularizar a tramitação dos processos;
7. manter-se informado sobre as alterações da legislação e dos atos normativos;
8. a nalisar o impacto das demandas da secretaria e sugerir ao juiz procedimentos que
simplifiquem e aperfeiçoem a tramitação processual e diminuam o acervo dos feitos
em tramitação.
ATRIBUIÇÕES:
1. cumprir e fazer cumprir os despachos, decisões e sentenças;
2. impulsionar o feito, principalmente, por intermédio de ato ordinatório, nos limites
estabelecidos em provimento e/ou delegados em portaria do juiz;
3. assinar conclusões ao juiz;
4. conferir os atos de expedição a ser assinados pelo juiz;
5. a ssinar os mandados e cartas de citação e intimação, observando os limites da sua
competência;
6. expedir certidões de inteiro teor de processos;
7. e xpedir certidões extra-autos, a exemplo de certidão de intimação e de não localização
dos autos para fins de restituição de prazo;
8. orientar e fiscalizar a alimentação do sistema processual;
9. manter abertos os livros obrigatórios e arquivar os findos;
10. diligenciar na última segunda-feira do mês:
• a devolução dos processos retirados com carga/remessa e não devolvidos no prazo;
• a devolução dos mandados pendentes de cumprimento em poder do oficial de
justiça;
95
11. extrair, na última segunda-feira do mês, relatório dos processos sem movimentação
há mais “x” (quantidade estabelecida pelo juiz) dias e providenciar a imediata regularização da tramitação junto aos setores;
12. apresentar ao juiz relatório gerencial do sistema que demonstre a situação dos processos em tramitação até o dia cinco de cada mês;
13. coordenar e orientar para que seja realizado um serviço de atendimento ao público
de qualidade e que a sua intervenção só ocorra quando necessário ou solicitado;
14. coordenar, orientar e controlar os serviços de todos os setores da secretaria, a exemplo,
de juntada, expedições, certificações de prazo, conclusões, processos retirados com
carga/remessa, mandados em poder do oficial de justiça, baixa e remessa ao arquivo;
15. desempenhar outras atribuições típicas da unidade e delegadas pelo juiz.
96
ATO ORDINATÓRIO
1. O art. 92, XIV da Constituição Federal prevê a delegação aos servidores para a prática de atos e mero expediente sem caráter decisório e o art. 162. § 3º, do Código de
Processo Civil, autoriza a sua realização nos seguintes termos: “Os atos meramente
ordinatórios, como a juntada e a vista obrigatória, independem de despacho, devendo
ser praticados de ofício pelo servidor e revistos pelo juiz quando necessário.”
2. O ato ordinatório tem lugar quando o momento processual da tramitação dispensa
qualquer análise para escolha do direcionamento do processo, uma vez que, por imposição legal, terá que ser o ato previsto. Exemplo: Quando o réu alega preliminar ou
junta documento por ocasião da contestação, terá que ser dado vista à parte autora
para réplica.
3. A adoção da prática de ato ordinatório pelo escrivão permite a tramitação do processo
em menos tempo e diminui o volume de conclusos ao juiz.
4. Nada obstante haja a previsão legal para a prática de ato ordinatório, é importante
que haja portaria da Corregedoria e/ou do juiz da unidade para delegar a realização
de atos e indicar quais as situações previstas com os respectivos comandos e prazos
a serem registrados no ato ordinatório, para evitar que o escrivão deixe de realizar
o ato em razão de dúvida ou realize extrapolando os limites de cabimento do ato
ordinatório.
CONCLUSÃO
1. Analisar a petição e os documentos juntados para se constatar a necessidade da remessa dos autos à conclusão.
2. A efetivação do ato de conclusão dos autos ao juiz será feita pelo registro no sistema,
ficando dispensada a lavratura de termo nos autos.
3. O controle da devolução dos autos de conclusão será efetuado mediante o lançamento
no sistema.
GESTÃO PROCESSUAL
1. Na última segunda-feira do mês, o escrivão extrairá relatórios dos processos paralisados e diligenciará a regularização das pendências nessa semana, quais sejam:
a. os processos retirados pelas partes, Ministério Público e Defensoria há mais de “x”
dias e não devolvidos;
b. os mandados que estão em poder do oficial de justiça há mais de “x” dias e não
devolvidos;
c. os processos que estejam paralisados na secretaria há mais de “x” dias;
d. as petições pendentes de juntada há mais de “x”dias.
IMPULSO OFICIAL
1. Ato ordinatório: dar andamento ao feito mediante ato ordinatório.
2. P
razos gerenciais: diligenciar a devolução das cartas precatórias expedidas há mais de
“x” dias e a resposta dos ofícios expedidos há mais de “x” dias.
3. N
a semana da última segunda-feira do mês, diligenciar a regularização dos processos
que estejam nos relatórios de pendências relacionados no tópico de gestão processual.
SETOR 1:
ATENDIMENTO E MOVIMENTAÇÃO PROCESSUAL EXTERNA
Objetivo 1:
Prestar informações ao público, entregar e receber processos e correspondências.
Objetivo 2:
Juntar as petições e encaminhar os autos para a prateleira da fase processual adequada.
1.1 Atribuições vinculadas ao atendimento:
1. a tender ao público com urbanidade e cortesia, prestar as informações processuais
solicitadas e pertinentes;
2. intimar a parte em secretaria quando o advogado constituído comparecer e tiver vista
dos autos com ato judicial pendente de intimação, hipótese que a intimação será pronunciada ao advogado, lavrada a respectiva certidão e colhido o ciente do advogado;
3. entregar processos mediante carga ou remessa e dar baixa quando devolvidos;
4. r emeter processos aos setores internos do fórum (contadoria, distribuição e arquivo),
a outros juízos (competência declinada), ao ministério público e às procuradorias que
recebem a intimação pessoalmente;
5. entregar os autos sem traslados ao requerente, com as anotações pertinentes;
6. receber, conferir e dar andamento aos processos recebidos em secretaria;
7. r eceber as petições diretamente das partes e efetuar o registro no sistema quando não
houver protocolo centralizado e, havendo protocolo centralizado, somente receber
deste, mediante conferência e recibo;
8. encaminhar as correspondências remetidas pelo juízo;
9. r eceber as correspondências endereçadas ao juízo e entregá-las, imediatamente, ao
secretário/escrivão;
10. lançar no sistema as movimentações processuais realizadas;
11. e xtrair relatório, no dia da última segunda-feira do mês, dos processos retirados,
cujo prazo já transcorreu, e os autos não foram devolvidos.
1.2 Atribuições vinculadas à autuação, juntada, remessa e movimentação de processos
1. autuar os processos quando não houver setor próprio de autuação no fórum;
2. localizar os processos e juntar as petições e documentos, ar, mandados, cartas precatórias, ofícios e documentos em geral;
3. dar a baixa das petições e documentos quando registrados no sistema;
4. c ertificar as juntadas específicas e a tempestividade/intempestividade (contestação,
recurso, contrarrazões, impugnações fax etc);
5. abrir novo volume quando atingir 200 folhas;
6. trocar a capa dos autos quando estiver dilacerada;
7. arquivar em pasta própria as petições dos processos que estiverem com carga e conferir
pelo menos uma vez por semana se os autos já foram devolvidos e realizar a juntada;
97
8. movimentar o processo para a próxima fase processual (conclusão, ato ordinatório ou
para a realização do próximo ato já determinado);
10 . na última segunda-feira do mês, identificar as petições pendentes de juntada e providenciar a regularização;
11. auxiliar no atendimento quando houver muitas pessoas aguardando atendimento
ou quando solicitado.
NOVO PARADIGMA:
É necessário que o servidor se sensibilize para uma nova visão de atendimento ao jurisdicionado, proporcionando a excelência no atendimento.
98
SETOR 2:
PUBLICAÇÃO E PRAZOS
Atribuições:
1. preparar e enviar para publicação na imprensa as sentenças, decisões, despachos,
editais e atos ordinatórios;
2. certificar o dia da circulação e da publicação;
3. controlar e certificar o decurso dos prazos;
4. movimentar o processo para a próxima fase processual;
6. na última segunda-feira do mês, extrair relatório dos processos com a movimentação
atrasada e providenciar a imediata regularização.
SETOR 3:
EXPEDIÇÃO
Atribuições:
1. preparar os atos de expedição para cumprimento de sentenças, decisões, despachos e
atos: mandados, cartas de citação, cartas de intimação, cartas precatórias, editais etc;
2. movimentar o processo para a próxima fase processual;
4. na última segunda-feira do mês, extrair relatório dos processos com a movimentação
atrasada e providenciar a imediata regularização.
FLUXO DE TRABALHO MACRO E DOS PRINCIPAIS RITOS PROCESSUAIS
Elabora-se fluxograma das principais ações de competência do juízo e/ou estabelece
procedimentos para realizar os atos processuais, ex. a juntada, os principais prazos, a contagem e
a certificação de prazos, expedição de edital etc.
DEFINIÇÃO DAS ATRIBUIÇÕES DOS SERVIDORES E DAS DEMANDAS DA UNIDADE
1. P
ara definir os perfis, realiza-se entrevista individual com os servidores para conhecer
as perspectivas e limitações, tomando como base todo o acompanhamento feito na
unidade.
2. R
ealiza-se, ainda, reunião com os servidores da secretaria com a finalidade de identificar as aptidões de cada um, as dificuldades do grupo, as sugestões e, por fim, definir
as atribuições de cada servidor.
3. A
s atribuições identificadas na próxima planilha serão definidas conforme os perfis
identificados na entrevista e reunião.
4. P
rocura-se conduzir para um consenso das necessidades dos serviços e das sugestões
dos servidores; a parte que não houver consenso será definida pelo juiz.
99
PLANILHA DE TAREFAS ATRIBUÍDAS AOS SERVIDORES
TAREFA
SERVIDOR(ES)
Secretário/Escrivão
Ato ordinatório
Conclusão
Certidão
Conferência de atos para assinatura do juiz
Assinatura de mandados de citação e de intimação
Gestão processual
Impulso oficial
Folha de ponto
Pedido de Material/Solicitação de Manutenção
Setor de Atendimento e movimentação processual externa
Atendimento ao público e realização de carga
Remessa de autos ao Ministério Público, à Defensoria, à Fazenda
Estadual e Municipal
Remessa à Contadoria
Remessa de autos ao arquivo
Desarquivamento de autos
Remessa para o Núcleo
Recebimento de petições
Envio de documentos
Autuação
Juntada de petições
Juntada de mandados e ARs
Diligências (apensar, desapensar, desentranhar etc)
Movimentações de processos recebidos em secretaria e com petições
juntadas
Setor de Publicação e Prazos
Movimentações de processo recebidos do gabinete
Envio de atos à publicação
Certificação da publicação
Movimentação de processos publicados
Certificação dos prazos
Movimentação dos processos certificados
Expedição
100
Cumprimento de cartas precatórias (todo o trâmite das cartas que o
juízo recebeu para cumprir, inclusive a devolução)
Expedição e acompanhamento dos atos para realização de audiências
designadas
Expedição e acompanhamento dos atos para realização de perícias
designadas
Expedição de alvarás
Expedição de requisição de pagamento (precatório e RPV)
Expedição de atos específicos, a exemplo de carta de sentença,
termos de inventariante, formal de partilha e expedição de guia para a
Fazenda Pública etc
Expedição e distribuição de mandados de citação e intimação
Expedição e distribuição para os oficiais de justiça de mandados
especiais (busca e apreensão, prisão, arrombamento, etc)
Cobrança da devolução de mandados dos oficiais de justiça
Expedição e postagem de cartas de citação e intimação
Expedição de editais e encaminhar para publicação
Expedição de carta precatória e respectiva postagem
Acompanhamento e diligências para a cobrança da devolução das
cartas precatórias expedidas e postadas
Expedição de ofícios
Acompanhamento e diligências para a cobrança da resposta dos
ofícios expedidos
DEFINIÇÃO DE METAS, DE INDICADORES E DE ACOMPANHAMENTO
1. Apresenta-se a situação exemplificativa de uma vara, cuja equipe de saneamento
atuou com ênfase no excesso de processos conclusos da meta 2 e as demandas e alguns setores da secretaria ficaram para ser realizadas após a implantação do Programa
Integrar, em regime de mutirão pela secretaria:
1.1. juntar as petições pendentes;
1.2. certificar o decurso de prazo (após o mutirão de juntada);
1.3. certificar o trânsito das sentenças proferidas durante a implantação do Integrar
e que não houver interposição de recurso e remeter os processos ao arquivo (visualmente, há quatro prateleiras com sentenças proferidas e publicadas durante
a implantação do Integrar);
1.4 publicar as sentenças, decisão e despachos (duas prateleiras); para não tumultuar
os trabalhos, tais publicações poderão ser realizadas após o mutirão de juntada e
a certificação de prazos.
2. A
pós a execução de tais atividades, no prazo de três meses, essa secretaria terá condições de seguir o fluxo normal de trabalho.
MUTIRÃO DE JUNTADA de petições, mandados e ARs
Cronograma de atividades
(tempo)
1.Registrar todas as petições no sistema
Período:
2.Consultar as localizações físicas dos processos
no sistema e anotar a lápis na petição
Período: uma semana
3.Separar e analisar as petições de processos
arquivados e separar quais não precisa
desarquivar o processo para juntar
Período: definir quantos dias
4.Separar as petições de processos arquivados e
que não precisam juntar, por ano de processo,
envelopar e remeter ao arquivo (na capa do
envelope, constará os números dos processos
das petições)
Dia: um dia
5. Localizar os processos das respectivas
petições e realizar a juntada
Período: conforme a quantidade
6. Movimentar os processos com petições
juntadas
Quais os servidores?
Estagiários?
Metas
Diárias para cada
servidor ou estagiário
Estagiários:
Consultar 100 petições
em 4hs
Servidor:
Estagiários:
Envelopar todos em
um dia
Estagiários:
60 petições em 4 hs
(4m por petição)
Servidor:
Movimentar no dia da
juntada
Metas semanais
101
MUTIRÃO PARA ARQUIVAR SENTENÇAS JÁ PUBLICADAS E COM TRÂNSITO EM JULGADO
Cronograma de atividades
(tempo)
102
1. Consultar todos os processos cuja sentença foi
publicada para verificar se houve protocolo de
petição.
Período: conforme a demanda
2. Agendar com MP, Defensoria e Fazenda Pública
para comparecerem à secretaria na semana
de 5 a 9 de abril para tomarem ciência das
sentenças e renunciarem aos prazos das
sentenças que não houver interposição de
recurso
Dia: imediatamente
3. Comparecimento em secretaria do MP,
Defensoria e Fazenda Pública para tomar
ciência das sentenças
Período: dias ou semana
4. Remeter ao arquivo os processos que houver
ocorrido o trânsito em julgado
Período: conforme a demanda
Quais os servidores?
Estagiários?
Metas
Diárias para cada
servidor ou estagiário
Estagiários:
Consultar 220
processos em 4hs – 1m
para cada consulta
Servidor:
Providenciar
imediatamente
Metas semanais
Promotor
Defensor e
Procurador
Estagiários:
Preparar a remessa
de 120 processos em
4hs (2m para cada
processo)
Orientações gerais:
Conferir no sistema se há petição pendente para os processos com sentenças proferidas e publicadas, caso não haja
petição, proceder:
• arrolamento e inventário: remeter à Fazenda Estadual (se a quantidade de processos for muito grande, sugere-se
convidar o Procurador para comparecer à secretaria para tomar ciência).
• se não tiver parte representada pela Defensoria, separar para o MP tomar ciência e depois já certificar o trânsito e
remeter ao arquivo.
• se tiver parte representada pela Defensoria, separar para MP e Defensoria tomarem ciência.
• certificar o trânsito em julgado e remeter ao arquivo.
Na unidade, verificou-se ainda a necessidade de trabalho concentrado para as seguintes
atividades:
1. MUTIRÃO PARA CUMPRIMENTO DE MANDADOS
Já iniciado durante a implantação do Programa Integrar: os oficiais de justiça separam
os mandados pendentes por área e foi disponibilizado carro para que, nos dias previamente combinados, os oficiais de justiça cumprissem todos os mandados na mesma área.
2. MUTIRÃO PARA CERTIFICAR PRAZO
Realizar logo após a conclusão do mutirão de juntada
3. MUTIRÃO PARA PUBLICAÇÃO DE ATOS
Para não congestionar a secretaria, deverá ser realizado após os mutirões de juntada e
certificação de prazos.
FORMULÁRIO DE GESTÃO DE METAS DE TRABALHO
Período (quantidade de meses): 3 meses
Data da definição: ___/___/_______
Meta projetada em 2,5% do remanescente: em 40 dias úteis todo estoque paralisado já
terá sido regularizado e a, partir de então, todos irão trabalhar com os processos recebidos no dia.
ATIVIDADE
META PROJETADA
Autuar petição
inicial
todas as petições recebidas
no dia + 20 % das
remanescentes
Juntada de
todos os recebidos no dia +
petições, mandados 2,5% dos remanescentes
e ARs
Atendimento
Toda demanda diária
Recebidos em
secretaria
Recebidos do
gabinete
Toda demanda diária + 2,5%
dos remanescentes
Toda demanda diária + 2,5%
dos remanescentes
Remessa de
processos
Toda demanda semanal (uma
vez por semana enviar todos)
Certificar prazo
todos que venceram no
dia anterior + 2,5% dos
remanescentes
todos os recebidos do
gabinete no dia + os
movimentados com ato
ordinatório + 2,5% dos
remanescentes
Toda a publicação do dia +
2,5% da remanescente
toda a demanda gerada no
dia + 2,5% do remanescente
Toda a demanda do dia +
2,5% do remanescente
toda a demanda semanal +
2,5% da remanescente
Publicação
Certificar
publicação
Expedição
Cumprimento de
mandados
Arquivar
QUANTIDADE META CUMPRIDA?
REALIZADA
(SIM OU NÃO)
MOTIVO DO
DESCUMPRIMENTO
DA META
SERVIDOR
103
ANEXO IV
DOCUMENTO um: MODELO DE PLANO DE AÇÃO
PLANO DE AÇÃO
ÁREA/SETOR:
META:
O QUE FAZER
QUEM
QUANDO
ONDE
POR QUE
COMO
CUSTO
104
Reunião
Data:_____/_____/_____
RELATÓRIO DE ACOMPANHAMENTO
ÁREA/SETOR/UNIDADE:
META:
RESPONSÁVEL:
PLANEJADO
EXECUTADO
RESULTADOS
PONTOS
PROBLEMÁTICOS
AÇÕES NECESSÁRIAS/
RESPONSÁVEL/PRAZO
Ação Prevista.
O que foi
efetivamente
realizado.
Resultado obtido
com a execução
(preferencialmente em
números ou gráficos).
Causas de não ter
atingido o resultado
esperado ou de não
ter alcançado a meta.
Elaborar novo Plano de Ação para
atacar as causas encontradas ou
revisar o Plano de Ação inicial.
CONSELHO
NACIONAL
DE JUSTIÇA
PRAÇA DOS TRÊS PODERES | EDIFÍCIO DO SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL | ANEXO I | 3º ANDAR CEP 70175-900
SECRETARIA-GERAL DA PRESIDÊNCIA
CONSELHO
NACIONAL
DE JUSTIÇA
P R O G R A M A
CONSELHO
NACIONAL
DE JUSTIÇA
CONSELHO
NACIONAL
DE JUSTIÇA
CONSELHO
NACIONAL
DE JUSTIÇA

Manual de Orientação P R O G R A M A

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