Møtereferat 06.05.2015 - Grubenåsen Velforening

Referat fra styremøte i
Grubenåsen Vel 6. mai 2015
Tilstede:
Leder:
Styremedlem:
Styremedlem:
Styremedlem:
Styremedlem:
Vara:
Vara:
Thor Åge Christiansen, Geologveien 42, 91 76 21 16, [email protected]
Jan Bjerke, Porfyrveien 7, 91 19 59 31, [email protected]
Tor Raimond Løvli, Opalveien 76, 93 45 97 23, [email protected]
Louis Reiter, Opalveien 56, 98 60 14 13, [email protected]
Erik Ose, Opalveien 64, 95 89 40 32, [email protected]
Hannes Herter, Opalveien 48, 45 45 20 37, [email protected]
Meldt forfall:
Styremedlem:
Åge Borgund, Geologveien 6, 97 52 22 88, [email protected]
Dagsorden:
Sak 01/15: Godkjenning av referat.
Protokollen fra forrige styremøte sendes ut til styret en gang til og behandles på
neste styremøte. Årsmøtereferatet ble gjennomgått og vedtatt.
Sak 02/15: Parkeringsplassene i Opalveien og brøyting.
Parkeringsplassene i Opalveien er eid av Arendal kommune, hvem som har
ansvaret for brøytingen er ikke helt klart. Thor Åge sender en skriftlig
henvendelse til Arendal kommune.
Sak 03/15: Innkreving av kontingent.
Følges opp på neste styremøte. Vurdere å invitere flere beboere som i dag er
fritatt.
Sak 04/15: Brønnøysund.
Endringer i Brønnøysund må gjøres, ansvar: Thor Åge. Betaling av faktura må
undersøkes, ansvar: Hannes.
Sak 05/15: Kunstgress på det store fellesarealet.
Vi har kanskje mulighet til å få kunstgress som kan brukes på det store
fellesarealet. Erik er i dialog med de ansvarlige.
Sak 06/15: Bommen i Opalveien.
Bommen i Opalveien og Geologveien er ødelagt og er heller ikke låst. Dersom
det kommer henvendelser oppfordrer vi til at beboerne i nærområdet blir enige
om hva de ønsker å gjøre og gjennomfører tiltak det blir enighet om
Sak 07/15: Den falleferdige garasjen/låven i Flageborgveien.
Thor Åge undersøker med kommunen om mulighetene for å sikre området slik
at barn ikke risikerer å bli skadet.
Sak 08/15: Generalforsamlingen.
Åge ble valgt til leder, Thor Åge til sekretær og Louis til kasserer. Tor
Raimond skaffer skjemaer fra banken for overføring av bruksrett. Hannes og
Thor Åge gjør ferdig 2014-regnskapet. Jan og Åge er prosjektgruppe for
vannmålere.
Neste styremøte blir 8. juni kl. 20 hos Louis i Opalveien 56.
Thor Åge Christiansen, referent
Arbeidspunkter fra årsmøtet
1- Festetomt. Det fremkommer i nettaviser at reglementet rundt festetomter og avgifter er
omdiskutert, og behandles i rettssystemet. Styret bes undersøke hva som skal til for å
frikjøpe tomtene sine, og hva en eventuell dom i festetomtsaken kan påvirke inngåtte avtaler
på Grubenåsen.
2- Opalveien har fått stabbesteiner langs parkeringsplassen. Det har nå grodd kraftig rundt
disse steinene grunnet manglende veiduk. Styret bekrefter at det ligger midler i budsjettene
som det kan søkes om for å utbedre dette. Kjetil Skaare (m.46422922) og Hannes Herter
Grimm (m.45452037) har meldt seg frivillig for å gjøre dette på dugnadsbasis med tilskudd
fra velforeningen for materialer. Det er ønsket at flere med samme interesse melder seg for
å søke styret om midler til utbedring. En ettermiddag med 4-6 personer i arbeid løser
problemet for godt.
3- Det ligger ubrukte midler for utbedring av lekeplassen på Opalveien. Utbedringen kan med
fordel gjøres i sammen med utbedringen av lekeplassen på Opalveien. Det oppfordres at
interesserte bidragsytere melder seg til Hannes, Kjetil eller velforeningens styre (se egne
nettsider, eller facebook for kontaktinformasjon)
4- Det har blitt utbetalt penger til Jarl Kristoffersen for et utsmykkingsarbeide ved å sette opp
en kjetting mellom steinene på Opalveien. Arbeidet er ikke utført enda. Styret oppfordrer at
dette blir løst snarest, og vil kontakte Jarl Kristoffersen for dette. Denne jobben kan med
fordel utføres i sammen med arbeidet under punkt 2 og 3.
5- Det har blitt fjernet en gammel lekeplass i Skiferveien, som har blitt gjort om til en lekeplass.
Det gjenstår fremdeles litt arbeid for å gjøre dette fellesarealet komplett. Det vil bli søkt om
midler fra beboere i Skiferveien til å kjøpe inn grus/materialer.
6- Det har tidligere blitt avsatt midler for postkassestativer. Styret oppfordret beboere å søke
om midler for å utbedre/bytte gamle postkassestativ.
Vannmålere
Styret delte ut informasjonskriv til hustander under Grubenåsen Velforening vedrørende vannmålere
som Arendal kommune har besluttet skal fortløpende etterinstalleres i alle hustander i kommunen.
Vannmålere kan leies av Arendal kommune, mens arbeidet med å innstallere disse skal dekkes av
den enkelte huseieren. Styret i velforeningen ønsket med utdelt informasjonsskriv å fremme et
forslag om å gå sammen for å få et anbud til en lavere pris enn hva den enkelte hustanden burde
kunne forhandle seg frem til.
For å få et engasjement rundt dette ble ordlyden i informasjonsskrivet formulert uheldig og styret
beklager dette.
Alle betalende medlemmer av Grubenåsen Velforening skal kunne benytte seg av et eventuelt
fordelaktig tilbud. Styret i Velforeningen skal i neste styremøte vurdere å sende invitasjoner til andre
hustander på Grubenåsen som per i dag ikke faller under Velforeningen nedslagsfelt for å inkludere
flest mulig hustander i felleskapet.
Det er besluttet at styret på vegne av Velforeningen skal undersøke nærmere vedrørende
vannmålerpålegget til kommunen. Det er også blitt fremmet et ønske av beboere på Grubenåsen at
det holdes et nytt informasjonsmøte med representanter fra Arendal Kommune når styret har fått
avklart spørsmål fremmet under dagens møte, før en eventuell anbudsforhandling med forskjellige
entreprenører.
Spørsmål samlet inn under dagens møte:
-
Skal det leies vannmålere av kommunen, eller skal det kjøpes? Hvilke kostnader er knyttet
rundt disse to valgene?
Skal det forhandles samme fastpris for alle? Det har blitt nevnt kostnader mellom 7000,- og
12000,- for innstallasjonen.
Hvilke tilleggssystemer kreves for å installere vannmålere som må dekkes av hustanden selv
og som ikke inngår i en eventuell leie av kommunen? Det har blitt nevnt vannstoppkraner og
ekspansjonstanker.
Det er et ønske fra beboere på Grubenåsen at styret i Velforeningen prioriterer denne saken for å få
et anbud så tidlig som mulig og dermed kunne planlegge ombyggingen.