Referat styremøte i Haukerød Skolekorps onsdag 11. mars 2015

 Referat styremøte i Haukerød Skolekorps onsdag 11. mars 2015 Tilstede: Heidi Lund, Ketil Klavenes, Martin Aasheim Olsen, Marianne Andersen, Beate E. Ringdal, Øivind Klingeberg, Per Einar Fon, Marion Bråten, Elin Isaksen, Erik Syvertsen, Weronica Jacobsen, Tina Kristin E. Moldeklev og Inger Merete Nenseth Steinbakken Saksnr Eier Faste saker 21/15 Heidi: 22/15 Heidi: Sak Vedtak Oppfølgings Tidsfrist ansvar Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av referat Godkjent Godkjent Tas til følge Vibeke Til orientering Nødvendig med endring i rutinen for godkjenning av referat. Referatet må godkjennes før det publiseres, dette gjøres vanligvis på neste styremøte. Da kommer referatet sent ut. Ny rutine: Hvis det ikke kommer noen innvendinger mot referatet som sendes ut på høring innen 1 uke, så regnes det som godkjent og kan legges ut på nettsiden. 23/15 Marion: Økonomi • Status Overforbruk på noter og instrumenter. Brukt mer på kurs til Martin og marsjseminar enn det som var budsjettert. Elin Innspill fra Per Einar: Budsjettet sier at finans skal få inn kr. 150 000,-­‐ i år i tillegg til loppemarked, lodd, vafler m.m. Hvordan er det tenkt at finans skal klare dette? Forventningene var i utgangspunktet å få inn så mye som mulig, og beløpet ble satt for å fylle opp det som manglet i budsjettet. Finans setter opp et forslag til realistiske mål selv, og jobber ut ifra dette. Finans lager en plan for hva vi kan gjøre framover for å få inntekter. Tas til følge Elin Neste styremøte, 8/4 Forenkle kontoplanen og slå sammen kontoer for å få mindre spesifisering. Vi må uansett Gjøre nødvendige grep ha et budsjett å forholde oss til, men alt trenger ikke å legges fram like spesifikt på som gjør det enkelt for årsmøtet. Manglet litt på dette i fjor i forhold til diskusjon og framlegg. kommende kasserere å Marion Beate 24/15 Martin: Info fra Dirigent følge. Til orientering 25/15 Beate/ alle: Hovedkorpsleder • Erfaringer så langt Tas til følge Klare for Hjertnesfestivalen. Marsjsesongen begynner fra neste uke for hovedkorpset, etter hvert også for junior. Martin skriver gatedrill sammen med to musikanter. Flere ønsker å prøve å spille tuba. Tid til samtale med hver instrumentgruppe settes av over en lengre periode. Lage en plan på dette. 8 musikanter var på Ung Brass. Veldig fornøyde musikanter og flott utvikling på disse to dagene! Forestående arrangementer 26/15 Erik: Erik har overordnet ansvar for planlegging og gjennomføring av alle arrangementene i vårsemesteret. • 12. mars: Generalprøve. • 15. mars: Hjertnesfestivalen. o Inger Merete + Silje følger juniorkorpset o Beate og Marianne følger hovedkorpset. • 21 – 22. mars: Marsjseminar hoved. o Skolen er booket til overnatting. Til orientering o Hvem marsjerer med hovedkorpset i marsjsesongen? § Heidi, Erik, Beate, Vibeke, Marianne og Marion. Elin er stand in. o Hvem kommer på marsjseminaret § Lørdag: ikke Marianne (før 15.00 – prøver å bytte jobbvakt), Heidi, Vibeke § Søndag: ikke Elin, Beate, Ketil, Vibeke • 11. – 12. april: Marsjseminar junior. o Overnatting: Sende ut forespørsel til jr-­‐foreldrene om å være våken nattevakt. • 24. – 26. april: Loppemarked Oppfølgingssaker – saker som ikke er sluttført. Sakene går fordi de jobbes med eller ikke har blitt fulgt opp ferdig. Status fra de det gjelder. 88/14 Beate 50 000 kroners gruppa /Inger • Status Stella Polaris er klare for å være med oss på seminar 22.-­‐23.08.15. Pris ca. kr. 25. 000. Merete: 112/14 Erik: Inger Merete Fokus på korps, samhold og marsjering. Det kommer 5 pedagoger og en/to profesjonelle musikere på lørdagen i 6 timer + 2 timer på søndagen til øvelse og konsert/oppvisning. Overraskelsen til aspirantene er fortsatt en hemmelighet J Snakke med Frode i finans om en mulig prosjektsøknad Informere korpsene Tur 2015 – Smågardistfestivalen • Status Til orientering Mål/visjon • Hva gjør vi videre? Måldokumentet vedtas Beate IM og Beate 12/3-­‐15 Sannsynlig avreise fra Haukerød kl. 15 – 16.30. Musikantene kan ikke kjøre privatbiler på korpsturen. Dette pga. samhold og sikkerhet. 07/15 Beate: Endringen som kom opp på foreldremøtet ift. folkeskikk legges inn. Ingen andre innspill i ettertid Per Einar Veien videre: 20/15 Heidi: Settes opp som saker neste styremøte Heidi Jobbes med Heidi 48 musikanter/ ledere kommer til oss 14. – 19. Mai. De følger gjerne egen skole i Til orientering Barnetoget (Fevang skole?). Går sammen med hovedkorpset i Borgertoget. Forslag om at hovedkorpset, juniorkorpset og USA-­‐gjestene går sammen opp til bussen etter Informere 17. Mai barnetoget. komiteen om løsningen Erik Endring av opprykk til etter årsfesten fra 2015 • Diskusjon av konsekvenser – hvordan klarer vi å ta i mot nye aspiranter dersom de ”gamle” aspirantene skal fortsette sine øvelser på tirsdagene fram mot årsfesten? Forslag: o En annen enn Martin holder notekurset (Vibeke) – kan også justere tidspunktet, begynne litt senere. o Aspirantene får instrumenter etter årsfesten Vedtas, stod det på sist referat. Hva ble vedtatt? At Vibeke skal holde notekurset helt sikkert? Undervisningsplan/læreplan • Status Vibeke holder notekurs for aspirantene fram til årsfesten Martin / Vibeke Læreplanen godkjent -­‐Se på organiseringen -­‐Se på vedtektene -­‐Lage handlingsplan: eks. musikalsk, økonomisk, møtestruktur mellom Martin og instruktørene. Arbeidsoppgaver dirigent • Status Ett møte avholdt, dato for nytt møte er fastsatt. 46/13 Erik: USA besøk mai 2015 • Status Vi minner om at det blir økt aktivitet for hovedkorpsmusikantene disse dagene når vi har besøk fra USA! 103/14 Heidi: 137/14 Martin: Oppstart med læreplanen starter så smått denne våren og trer i kraft ved oppstart av nytt korpsår til høsten. Nye saker 17/15 Heidi: Instruktørkurs o Status Ingen svar fra noen andre korps på den første henvendelsen fra Heidi. Saken ble tatt opp i møtet med Janitsjarringen på onsdag. Heidi lager et mer utfyllende skriv om dette. Blir sannsynligvis ikke noe felles kurs før sommeren, var forslag om å ta det ved oppstart til høsten. Det skal vurderes om Janitsjarringen kan betale dette. Vi ønsker og trenger kurs for våre egne. Mulig å ordne dette selv med f eks Egil Lysebo? Martin snakker med Egil om dette og innhold og pris for 2 dager. 139/14 Heidi: Til orientering Martin 1. april USA tur • Prosessen videre Tas til følge Erik 8. april Manglende betalinger for kontingent og tur • Hva gjør vi med dette? Purringer for 2014 sendes ut pr post. Marion Marion lager instruks Per Einar foreslår å ta kontakt med ”Now we’re talking” og Jan Roger Henriksen. Mulig med en spørreundersøkelse ut til foreldrene om hva de tenker om dette og max pris og lignende. 26/15 Marion: Vi har et relativt stort utestående beløp pga. manglende betaling av kontingent og korpsturer. Noe har ikke vært purret på, og det får vi ta på vår kappe; utestående for 2013, og for de som har sluttet får ikke purring og anses som tapt inntekt. Det finnes kommunale støtteordninger man kan søke på om man trenger hjelp til å betale kontingenter og turer med korpset. Vi må informere om dette, og kan hjelpe til med søknaden og lage en bekreftelse på at det er et behov for støtte. Ny rutine for kasserer: 1. Purringer sendes ut i løpet av neste måned etter forfall. 2. Ny purring etter to måneder. 3. Møte med foresatte etter tre måneder. 4. Dersom man ikke har betalt på ett år, får man varsel om at musikanten ikke kan Vedtas fortsette i korpset. 27/15 28/15 Heidi: Heidi: Infosaker Forslag fra Øivind: Eventuelt 29/15 Heidi: 30/15 31/15 Elin: Elin: 32/15 Elin: Oppdatering av beredskapsplanen Endringer er gjort etter evaluering av brannøvelsen. Heidi sender denne ut på mail og planen vedtas hvis det ikke kommer tilbakemeldinger innen en uke etter utsendelse. Kan juniorer og aspiranter gå bak hovedkorpset i borgertoget om de vil? Kartlegge hvor mange i juniorkorpset som ønsker å gå i borgertoget. Hvis vi blir et spillbart korps kan juniorene spille og aspirantene gå bak eller foran juniorkorpset. Hvis vi ikke har nok juniorer til å spille, kan både juniorene og aspirantene gå bak hovedkorpset. Sende ut forespørsel til juniorforeldrene. Forslag om å få junior til å delta på ”Barnas dag” i Porsgrunn. Dette vil garantert bli tatt vel i mot. Masse folk og en fin måte å vise seg fram på. Tenke på dette neste år hvis vi ønsker flere oppdrag. Vedtas Heidi Inger Merete Neste styremøte, 8/4 Til info Heidi 18. mars Elin Heidi Elin 8/4 Representant til Haukerød Nærmiljøutvalg: Forespørsel er sendt ut til alle foresatte. Ingen har meldt seg – vi melder fra til HNMU at vi ikke stiller med noen representant det kommende året. Kaffetrakter og vaffeljern er kjøpt inn for midler fra HNMU. Elin leverer kvittering. Det bør stå på nettsiden vår at organisasjoner/bedrifter kan ta kontakt med oss med ønske om at vi stiller opp på spilleoppdrag. Hengeren folieres før 17. mai. Erik Rastad og Espen Ringdal ser på forslag til markedsføringspakker vi kan selge.