Seminario UNIFG Horizon 2020 - 3 marzo 2015
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Seminario UNIFG Horizon 2020 - 3 marzo 2015
Audit, controlli e regole di gestione: comparazione tra FP7 e H2020 Foggia, 3 marzo 2015 Claudia Zurlo Punto di Contatto Nazionale Aspetti Legali e finanziari APRE 2013 Audit ex post: procedura e documentazione richiesta APRE 2013 AGENDA COSTRUIRE IL BUDGET: - Criteri di eleggibilità - Costi diretti ed indiretti - Costi non ammissibili AUDIT EX POST-Procedura APRE 2013 BUDGET CRITERI DI ELEGGIBILITA’ Per essere considerati eleggibili, i costi devono essere: • • • • • • • REALI (non stimati) – eccezione: costi medi del personale!!! SOSTENUTI DAL BENEFICIARIO DETERMINATI IN ACCORDO CON LE USUALI PRATICHE CONTABILI DEL BENEFICIARIO(legislazione nazionale; esclusi criteri ad hoc per i progetti VII PQ) SOSTENUTI NEL CORSO DEL PROGETTO – eccezione: costi relativi ai rapporti finali e alla certificazione dei costi!!! UTILIZZATI NEL SOLO SCOPO DEL RAGGIUNGIMENTO DEGLI OBIETTIVI PROGETTUALI (essenziali per la gestione del progetto; in linea con i principi di economia, efficacia ed efficienza) REGISTRATI NEI LIBRI CONTABILI DEL BENEFICIARIO(e, nel caso di contributo di parti terze, nei libri contabili delle parti terze) INDICATI NELL’ANNESSO I DEL GRANT AGREEMENT APRE 2013 RIMBORSO PER ATTIVITA’ ‘MANAGEMENT’ I costi sostenuti esclusivamente per la gestione finanziaria del progetto: Costo personale che redige i report Costo viaggi per i meeting di progetto Costo per le certificazioni (eventuali) Prima della rendicontazione controllare sempre l’Allegato Tecnico (Annex 1) APRE 2013 SUBCONTRATTI CERTIFICATE ON FINANCIAL STATEMENT FORM D Obbligatorio per i beneficiari il cui finanziamento richiesto è ≥ a 375,000 € (per i progetti fino a 2 reporting period o meno, il CFS deve essere emesso alla fine del progetto) A meno che il beneficiario non abbia provveduto a certificare la metodologia per il calcolo del costo del personale e delle spese generali APRE 2013 CERTIFICATE ON FINANCIAL STATEMENT ESEMPIO ESEMPIO : 1 reporting contributo UE= 175.000€ (175.000€ < 375.000€) NO CFS 2 reporting contributo UE= 200.000€ (175.000€+200.000€> 375.000€) SI CFS 3 reporting contributo UE= 250.000€ (250.000€ < 375.000€) NO CFS APRE 2013 BUDGET PER PARTECIPANTE STIMA DEI COSTI ELEGGIBILI COSTI DIRETTI COSTI INDIRETTI Tot. C O S T I E L E G G I B I L I APRE 2013 COSTI ELEGGIBILI= COSTI DIRETTI + COSTI INDIRETTI Costi attribuibili direttamente al progetto ESEMPI: personale, viaggi, attrezzature, consumabili, ecc… Costi NON attribuibili direttamente al progetto, ma sostenuti in relazione ai costi diretti ESEMPI: costi connessi alle infrastrutture (affitto, ammortamento edifici), acqua, gas, elettricità, manutenzione, assicurazione, spese postali, costi di connessioni rete, personale tecnico-amministrativo, ecc… APRE 2013 COSTI DIRETTI PERSONALE Personale specificamente assunto per il progetto Personale strutturato e personale a tempo determinato CARATTERISTICHE: • La prestazione lavorativa si svolge sotto la supervisione tecnica e la responsabilità del Beneficiario • Il costo comprende tutte le voci che compongono la remunerazione (lordo): salario, contributi previdenziali, oneri carico Ente. • Il costo rimborsato è solo quello delle ore effettivamente lavorate sul progetto, documentate da Time sheet (base giornaliera, settimanale o mensile). • Inammissibilità di stime concernenti le ore lavorate. APRE 2013 PERSONALE LAVORATORI AUTONOMI Sono da considerarsi Costi del personale i contratti con i lavoratori autonomi (co.co.co., co.co.pro., cons. partita IVA) se : Stipulati con persone fisiche; Il Consulente lavora presso il Beneficiario; Il Consulente è soggetto alla supervisione del Beneficiario; I risultati del lavoro appartengono al Beneficiario; Il costo del lavoro del Consulente non differisce in modo significativo da quello adottato dal Beneficiario per i dipendenti che svolgono analoghe mansioni APRE 2013 PERSONALE DETERMINAZIONE DEL COSTO COSTO EFFETTIVO = costi sostenuti dal soggetto giuridico per la retribuzione ordinaria (determinati per persona/sulla base dei minimi stipendiali) COSTO MEDIO = opzionale/calcolato a livello di soggetto giuridico. CRITERI DI ACCETTABILITA’: • Procedura usuale dell’ente • Calcolo basato su costi reali (così come risulta dalla busta paga) • Escludere i costi non eleggibili • Certificazione della metodologia e approvazione CE volontaria (NOVITA’) APRE 2013 PERSONALE DEFINIZIONE DEL TEMPO PRODUTTIVO 1PM ≠ mese calendario Numero ore produttive per mese= 1 PM ESEMPIO: Ore produttive per anno/12= ore produttive per mese APRE 2013 PERSONALE IL PERSONALE UNIVERSITARIO ART.6 Legge 240/2010 (Legge Gelmini) Ai fini della rendicontazione dei progetti di ricerca, la quantificazione figurativa delle attivita` annue di ricerca, di studio e di insegnamento, e` pari a: -1.500 ore annue per i professori e i ricercatori a tempo pieno (di cui almeno 350 da riservare alla didattica) - 750 ore per i professori e i ricercatori a tempo definito (di cui almeno 250 da riservare alla didattica) APRE 2013 TIME SHEET Progetto …………… Mese di riferimento…………….. Collaboratori 1 2 3 4 5 6 7 8 … 31 TOTALE ………. ………. ………. ………. Tot. ore Firma del Responsabile Scientifico ……………………………….. APRE 2013 COSTI DIRETTI VIAGGI I costi sostenuti per le missioni inerenti al progetto sono eleggibili. Se previsto dai regolamenti interni, sono in alternativa eleggibili le diarie NOVITA’ VII PQ FLAT RATE per la determinazione dei costi di vitto/alloggio e per la diaria del personale impiegato sul progetto (no biglietto di viaggio!!!) [Decisione CE adottata il 23.03.09] PUO’ ESSERE UTILIZZATA: A COPERTURA DI: Per qualsiasi schema di finanziamento Da qualsiasi beneficiario Per progetto Se esplicitamente previsto dal Work Programme Per viaggi riconducibili al progetto Diaria giornaliera Tetto massimo per le spese d’albergo Importi forfettari applicabili ai funzionari UE per Stato Membro o Non Membro Importi sono aggiornati periodicamente e pubblicati su CORDIS APRE 2013 COSTI DIRETTI ATTREZZATURE & BENI DUREVOLI Possono essere caricati nel progetto in proporzione al deprezzamento risultante Devono essere rispettati i normali principi contabili del beneficiario per calcolare il valore del deprezzamento Deve essere dimostrato la percentuale d’uso nel progetto Può essere caricato l’ammortamento dei beni acquistati prima dell’inizio del progetto APRE 2013 COSTI DIRETTI ‘OTHER DIRECT COSTS’ • Consumabili: devono essere acquistati dopo l’inizio del progetto APRE 2013 COSTI DIRETTI SUBCONTRATTI Il sub-contratto è un accordo tra un beneficiario e un terzo: “per svolgere una parte del lavoro del progetto senza una diretta supervisione e senza subordinazione” (art. II.7 GA) Normalmente non riguardano ‘core task’, ma ‘minor services’ (es. stampa, catering, ecc…) Non possono riguardare il coordinamento Vanno indicati nell’Allegato I Stipulati “on business conditions”, "best value for money“ Trasparenza, parità di trattamento, motivazione APRE 2013 COSTI INDIRETTI PRINCIPI GENERALI Sono i costi della struttura del beneficiario di natura tecnica, amministrativa e logistica La loro natura rende impossibile l’imputazione diretta all’attività del progetto Devono essere calcolati in accordo con le normali pratiche contabili del beneficiario Devono essere ricavati dalla contabilità ufficiale del beneficiario e con essa devono poter essere riconciliati Devono essere eleggibili secondo i principi generali della commissione APRE 2013 COSTI INDIRETTI METODOLOGIE • TUTTI i BENEFICIARI: – COSTI INDIRETTI REALI o METODO SEMPLIFICATO (se contabilità analitica) – standard flat rate del 20% dei costi diretti meno i subcontratti e i costi delle terze parti non utilizzate nei locali del datore di lavoro • Enti Pubblici No Profit, Istituti d’Istruzione Secondaria e Superiore, Organismi di ricerca no profit e PMI con contabilità non analitica special flat rate del 60% per schemi di finanziamento con attività di RTD • Per CSA : rimborso dei costi indiretti in misura pari al 7% del totale dei costi diretti meno i sub-contratti APRE 2013 COSTI INDIRETTI DA RICORDARE E’ sempre possibile passare da un metodo forfetario ad uno ‘semplificato’ o reale (contabilità analitica) Unico metodo di calcolo dei costi indiretti per beneficiario nel VII PQ Eccezione: Clausola Speciale n.30 prevista nel caso in cui all’interno dello stesso ente ci siano dipartimenti/facoltà con differenti sistemi di contabilità APRE 2013 BUDGET COSTI NON ELEGGIBILI Qualsiasi tassa indiretta identificabile, inclusa l’IVA IRAP (a partire dal 1° febbraio 2008) Interessi passivi Accantonamenti per perdite o passività future Costi relativi ad altri progetti comunitari (no doppio finanziamento!) • Debiti • Spese eccessive o sconsiderate • • • • • APRE 2013 COSTI NON ELEGGIBILI IVA Art. 72 co 3 DPR n.633/1972 (per importi > 300,00€) CONDIZIONI: citare il riferimento all’art. nella fattura del fornitore NON IMPONIBILITA’ IVA nei LIMITI DEL CONTRIBUTO UE a cui è riconducibile l’operazione imponibile ESEMPI: 1. Acquisto di un’attrezzatura per attività di RTD da parte di una PMI = IVA non imponibile al 75% 2. Costo certificazione dei costi (attività di MNG)= IVA non imponibile al 100% APRE 2013 Controllo Ex ante : Visione del Form C da parte dell’UE prima di procedere al pagamento del contributo Certificato sul/i Form C presentati rilasciato dal certificatore selezionato dal beneficiario (All. VII - Forms D del GA) Ex post audits: Fino a 5 anni dalla fine del progetto In merito a questioni finanziarie, legali e tecniche APRE 2013 Consumables: checks • Il beneficiario provvede: • Il certificatore verifica: Procedure contabili per la gestione del bene consumabile Registrazione dei costi in contabilità IVA non rendicontata Fatture destinate al progetto Bene non considerato spesa in c/capitale Libro degli inventari Vita breve del bene Bene escluso dalle spese generali APRE 2013 Consumables: checks • Il beneficiario provvede: • Il certificatore verifica: Procedure contabili per la gestione del bene consumabile Registrazione dei costi in contabilità IVA non rendicontata Fatture destinate al progetto Bene non considerato spesa in c/capitale Libro degli inventari Vita breve del bene Bene escluso dalle spese generali APRE 2013 Consumables: checks • Il beneficiario provvede: • Il certificatore verifica: Procedure contabili per la gestione del bene consumabile Registrazione dei costi in contabilità IVA non rendicontata Fatture destinate al progetto Bene non considerato spesa in c/capitale Libro degli inventari Vita breve del bene Bene escluso dalle spese generali APRE 2013 Audit ex post: procedura e documentazione richiesta APRE 2013 Obiettivo dell’Audit ex-post • Per la Commissione: avere la certezza che non ci sia un sovraccarico di fondi • Form C contenga spese eleggibili e reali • Tutte le spese sostenute siano registrate nei libri contabili APRE 2013 Quando e da chi viene svolto l’Audit? Quando? • In qualsiasi momento fino a 5 anni dopo la chiusura del progetto. Chi? • Auditor della Commissione o auditor esterni APRE 2013 FASI AUDIT 1. Invio della lettera raccomandata della Commissione 2. Contatto per stabilire luoghi e date 3. Richiesta di documentazione 4. Controllo in loco 5. Verbale 6. Lettera della Commissione sugli esiti del controllo 7. Osservazioni del beneficiario entro 30 gg. 8. Lettera definitiva della Commissione 9. Eventuale ricorso giurisdizionale APRE 2013 METODOLOGIA AUDIT Finalità: esprimere un'opinione sul rispetto delle regole previste dal contratto con la Commissione Europea Obiettivi: esprimere un giudizio circa l’idoneità del sistema di controlli interni a garantire una corretta gestione amministrativo-finanziaria dei progetti finanziati dalla Commissione; accertare che la rendicontazione dei costi sia avvenuta in conformità con le regole contrattuali; fornire informazioni generali circa la struttura, l’organizzazione, le aree di specializzazione e/o di particolare competenza dell’Ente nonché le principali fonti di finanziamento sia dell’attività caratteristica sia dell’attività di ricerca. Conseguenze: Qualora vengano evidenziate delle irregolarità il rapporto contiene una proposta dei necessari aggiustamenti ai Form C esaminati. APRE 2013 DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI RICHIESTE 1. INFORMAZIONI GENERALI Breve descrizione dell’ente e dell’attività svolta (in inglese e in formato elettronico) Organigramma dell’ente Breve descrizione del sistema contabile procedure di contabilizzazione dei costi relativi ai progetti sottoposti a revisione (in inglese e in formato elettronico); nel caso di contabilità per commessa stampa delle ‘commesse’ relative ai progetti sottoposti a revisione per i periodi coperti dai cost statement Breve descrizione delle procedure contabili/amministrative in particolare con riferimento alle categorie di costo rendicontate (in inglese e in formato elettronico) e relativi esempi della modulistica utilizzata; Per gli ultimi due esercizi, copia dei bilanci, relazione sulla gestione, Verbale di approvazione del bilancio; relazione di certificazione, relazioni rilasciate dei sindaci APRE 2013 DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI RICHIESTE 2. CONTRATTO Copia completa dei contratti siglati con la Comunità Europea, corredati da tutti gli annex previsti alla voce ‘Disposizioni Finali’ del contratto nonché da tutti gli eventuali amendment al contratto originariamente stipulato Copia della ‘proposal’, in particolar modo della parte in cui sono evidenziati i tassi orari preventivati Copia di eventuali richieste inviate alla Commissione al fine di ottenere l’autorizzazione a modificare il budget iniziale (trasferimenti di budget da una categoria di costo ad un’altra o trasferimenti di budget tra contractor). APRE 2013 DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI RICHIESTE 3. FORM C Copia di tutti i Form C presentati ovvero predisposti ancorché non inoltrati alla Commissione fino alla data di svolgimento della revisione Copia di tutte le comunicazioni pervenute dalla Commissione in merito all’accettazione dei costi dichiarati nei singoli Form C; normalmente si tratta di comunicazioni pervenute per mezzo di lettera raccomandata dalla Commissione Europea con la quale i contractor vengono informati della accettazione dei costi richiesti e delle eventuali motivazioni a supporto dei costi rifiutati In caso di partecipazione ai progetti in qualità di co-ordinatori del progetto, copia dell’accettazione dei costi rendicontati dagli altri partecipanti al progetto. APRE 2013 Costo del personale: controlli ed evidenze oggettive Il Beneficiario dimostra: L’auditor verifica : Esistenza di un contratto per ciascuna risorsa impiegata Retribuzione contabilizzata Salario e oneri indicati nella busta paga Esistenza di uno strumento di registrazione delle ore Definizione del tempo produttivo secondo CCNL adottato il numero delle ore del tempo produttivo utilizzate L’esattezza delle ore registrate retribuzione calcolata secondo le procedure interne e legislative Contratti destinati ai progetti Relazione del certificato di audit (se presentato). Il Beneficiario provvede: regolamento interno per specifica definizione di: (salario/bonus/contributi sociali, strumento per registrazione ore, etc.) Emissione dei contratti di lavoro Buste paga Registrazione delle ore Procedura di calcolo del tempo produttivo Procedura di calcolo del costo orario APRE 2013 Costo del Personale: errori comuni…. …. Riguardo la gestione del Time Sheet: Assenza degli elementi richiesta dalla Commissione Europea: No firma Non individuale Registrazione delle ore incomplete o nulle Errori di imputazione delle ore registrate sulla rendicontazione Ore registrate non coincidenti con le ore rendicontate Dichiarazione di ore non inerenti solo al progetto ma anche ad altre attività APRE 2013 Costo del Personale: errori comuni…. ….. Riguardo la modalità di calcolo del costo orario: La remunerazione include I costi non eleggibili (es. Bonus ad hoc) Il tempo produttivo non riflette le condizioni previste dal CCNL APRE 2013 DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI RICHIESTE 4. PERSONNEL COSTS Copia dei curricula delle persone che hanno partecipato ai progetti, firmati dagli stessi; nel caso tali persone non siano più presenti in azienda i curricula dovranno essere firmati dal responsabile del progetto; Descrizione dell’attività svolta dalle singole persone sui progetti sottoposti a revisione (in inglese e in formato elettronico); Copia di tutti i Time Sheets relativi ai Form C firmati dai ricercatori e controfirmati dal responsabile dei progetti; le ore rendicontate dovranno poi essere dettagliate mese per mese; Copia di tutti i contratti relativi ai ricercatori che hanno partecipato ai progetti APRE 2013 DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI RICHIESTE 4. PERSONNEL COSTS – Determinazione del costo Copia delle fatture/ricevute compensi relative ai contratti con i ricercatori, del relativo pagamento e della registrazione in contabilità delle stesse accompagnate da un prospetto di excel di riepilogo; Nel caso di pagamenti cumulativi di fatture è necessaria una copia del bonifico bancario con il dettaglio delle fatture/ricevute pagate nonché della contabile bancaria/estratto conto dal quale si evince l’addebito Il riferimento - un numero o una lettera - dovrà essere indicato sulla fattura corrispondente al fine di agevolare l’incrocio tra importo dichiarato e documento giustificativo). Descrizione della metodologia seguita per la determinazione delle ore produttive e dettaglio di calcolo relativo (in inglese e in formato elettronico). APRE 2013 Costo del Personale: errori comuni…. ….. Riguardo la gestione interna del: Personale non impiegato direttamente sul progetto Costi rendicontati ma non contabilizzati Procedure contabili e regole interne non applicate per i progetti Utilizzo dei costi medi e non reali APRE 2013 Durable equipment: checks Il Beneficiario dimostra: L’auditor verifica : Prova dell’acquisto dell’attrezzatura (data e costo) Registrazione in contabilità del costo rendicontato Prova dell’utilizzo per il progetto/i EU L’utilizzo dell’attrezzatura per il progetto Descrizione del criterio dell’ammortamento Verifica dell’esclusione dell’IVA dal costo Registrazione delle ore di utlizzo dell’attrezzatura – “diario d’uso” (in caso di utilizzo su più progetti) APRE 2013 DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI RICHIESTE 5. DURABLE EQUIPMENT ordini ai fornitori e documenti di trasporto eventuali verbali di collaudo/accettazione fatture contabili bancarie e/o estratti conto bancari da cui risultino i pagamenti iscrizione dei beni nel registro delle immobilizzazioni materiali dettaglio del calcolo effettuato ai fini della determinazione del costo ammissibile di ogni singolo cespite (sulla base della formula specificata nell’Annex II) una dichiarazione (in inglese) firmata dal responsabile del progetto dalla quale risultino evidenti le motivazioni che giustifichino la percentuale di utilizzazione applicata al progetto qualora le attrezzature non siano “fisicamente” presso il beneficiario, rilasciare una dichiarazione scritta (anche questa in inglese) che giustifichi la circostanza APRE 2013 Sub-contracting & 3rd parties Il Beneficiario provvede: Descrizione delle Terze Parti coinvolte Contratti con i Subcontraenti Fatture L’auditor verifica: Inserimento nell’Allegato Tecnica delle attività assegnate al subcontraente/Terze parti Prova della realizzazione dell’attività assegnata. Criterio di selezione APRE 2013 DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI RICHIESTE 6. SUBCONTRATTI Copia dei contratti stipulati con i subcontraente; Se se si tratta di un professionista, copia del suo curriculum vitae firmato Dettaglio delle spese sostenute con i subcontraente suddiviso per ogni Form C su file di excel; La descrizione del servizio dovrà indicare task o workpackage dell’Annex tecnico al contratto al quale il subcontractor ha partecipato. Copia delle fatture/ricevute compensi, eventuali documenti di trasporto quando applicabili, del relativo pagamento (contabili bancarie e/o estratti conto bancari) e della registrazione in contabilità delle stesse eventuali autorizzazioni ricevute dalla Commissione Europea prova dei risultati ottenuti dal subcontractor (report o altra documentazione); ogni altro elemento necessario a dimostrare che il servizio reso era indispensabile al progetto e ed è stato acquisito al prezzo di mercato prova che il beneficiario non aveva le competenze necessarie al suo svolgimento APRE 2013 Travel costs: checks Il Beneficiario provvede: Procedura interna per la gestione delle trasferte (es. rimborso a piè di lista , flate Elenco dei viaggio effettuato per il progetto L’auditor verifica: Inerenza del viaggio al progetto Costi rendicontati coerentemente con il regolamento interno del beneficiario IVA non rendicontata Collegamento al progetto: motivo del viaggio APRE 2013 DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI RICHIESTE 7. VIAGGI E SOGGIORNO fotocopia di tutte le minute/agende dei meeting relative ai viaggi effettuati o altra documentazione; per la partecipazione a ‘seminari’, ‘convegni’ fotocopia del programma della manifestazione, e di tutto ciò di cui disponete al fine di dimostrare che il costo è strettamente attinente al raggiungimento degli obiettivi del progetto di ricerca (citazioni della manifestazione all’interno di elaborati prodotti alla Commissione, citazioni della manifestazione nella corrispondenza con la Commissione Europea e/o gli altri partecipanti al progetto); prova di eventuali autorizzazioni a missioni ricevute dalla Commissione Europea APRE 2013 DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI RICHIESTE 7. VIAGGI E SOGGIORNO eventuale menzione del viaggio stesso nell’Annex tecnico; fotocopia delle autorizzazioni dei responsabili dei progetti allo svolgimento della missione; fotocopia delle note spese sottoscritte dei ricercatori dettaglianti le singole spese sostenute con allegati i relativi documenti di viaggio e trasferta (biglietti di viaggio, ricevute fiscali di alberghi, ristoranti ecc...) In caso di differenze tra il costo indicato nel Form C e il costo risultante da documenti giustificativi dovrà essere fornita spiegazione di tale incongruenza APRE 2013 Consumables: checks • Il beneficiario provvede: • Il certificatore verifica: Procedure contabili per la gestione del bene consumabile Registrazione dei costi in contabilità IVA non rendicontata Fatture destinate al progetto Bene non considerato spesa in c/capitale Libro degli inventari Vita breve del bene Bene escluso dalle spese generali APRE 2013 DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI RICHIESTE 8. CONSUMABLES Dettaglio delle spese sostenute suddiviso per ogni Form C riepilogate su un foglio di excel La descrizione del materiale acquistato dovrà indicare task o workpackage dell’Annex tecnico al contratto. Il riferimento - un numero o una lettera - dovrà essere indicato sulla fattura corrispondente al fine di agevolare l’incrocio tra importo dichiarato e documento giustificativo). APRE 2013 DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI RICHIESTE 9. ALTRI COSTI SPECIFICI Dettaglio delle spese sostenute suddiviso per ogni Form C riepilogate su un foglio di excel La descrizione del materiale acquistato dovrà indicare task o workpackage dell’Annex tecnico al contratto. Il riferimento - un numero o una lettera - dovrà essere indicato sulla fattura corrispondente al fine di agevolare l’incrocio tra importo dichiarato e documento giustificativo). In caso di differenze tra il costo indicato nel Form C e il costo risultante da fattura dovrà essere fornita spiegazione di tale incongruenza APRE 2013 DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI RICHIESTE 9. ALTRI COSTI SPECIFICI Copia delle fatture, di eventuali documenti di trasporto, del relativo pagamento (contabili bancarie e/o estratti conto bancari) e della registrazione in contabilità delle stesse Copia di eventuali autorizzazioni richieste e ricevute dalla Commissione Europea ogni altro elemento che possa dimostrare che la quantità di prodotti sia ragionevole rispetto agli obiettivi della ricerca e che gli acquisti siano avvenuti al normale prezzo di mercato APRE 2013 DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI RICHIESTE 10. OVERHEADS (solo per metodo reale e semplificato) Una dichiarazione firmata dal responsabile amministrativo dalla quale risulti evidente la procedura adottata per il calcolo della percentuale di overheads rendicontata sui Form C APRE 2013 Indirect costs: checks Il Beneficiario provvede: L’Auditor verifica: Descrizione della metodologia (Real/Simplified method) Verifica dell’utilizzo o meno del metodo flate-rate Riconciliazione con il bilancio di riferimento Verifica dei costi considerati Spese generali Dimostrazione del calcolo della % Driver considerato APRE 2013 DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI RICHIESTE 12. AGGIUSTAMENTI Dettaglio su file di excel degli importi dichiarati nel Form C. I dettagli dovranno essere forniti come specificato per le singole categoria di costo Copia della documentazione a supporto di tali costo APRE 2013 Regole di Partecipazione Horizon 2020 Regolamento n.1290/2013 APRE 2013 AGENDA PARTECIPAZIONE FORME DI FINANZIAMENTO IMPLEMENTAZIONE REGOLE DI FINANZIAMENTO APRE 2013 PARTECIPAZIONE APRE 2013 DEFINIZIONI (art.2) Qualsiasi persona fisica o giuridica, creata sulla base del diritto nazionale/comunitario/ Internazionale Purche’ dotata di personalita’ giuridica ‘LEGAL ENTITY’ Ammessa la partecipazione di soggetti giuridici sprovvisti di personalita’ giuridica NEW N.A. ‘NON-PROFIT LEGAL ENTITY’ Un soggetto giuridico che legalmente non distribuisce i profitti tra i suoi membri o azionisti APRE 2013 SOGGETTI PRIVI DI PERSONALITA’ GIURIDICA CONDIZIONI DI AMMISSIBILITA’ REQUISITI FISSATI DALL’ART. 131 DEL REGOLAMENTO FINANZIARIO E DALL’ART. 198 DELLE SUE REGOLE DI APPLICAZIONE: • i rappresentati dell’entità devono provare di avere la capacità di assumere obbligazioni legali in rappresentanza dell’entità stessa; • l’entità deve offrire garanzie per la protezione degli interessi finanziari dell’Unione Europea equivalenti a quelle offerte da una ‘persona giuridica’ e, in particolare disporre della medesima capacità operativa e finanziaria. APRE 2013 SOGGETTI PRIVI DI PERSONALITA’ GIURIDICA CASI SPECIFICI – ATI e ATS ASSOCIAZIONE TEMPORANEA D’IMPRESA* /DI SCOPO • mandato con rappresentanza conferito alla società capo-gruppo, le consente di agire in nome proprio e delle singole imprese mandanti. no organo comune capace di agire e assumere obbligazioni contrattuali in nome e per conto dell’associazione. • il carattere occasionale, temporaneo e limitato dell’associazione, l’assenza di un organismo comune destinato a coordinare/gestire le attività delle singole imprese e di un fondo/patrimonio comune a garanzia delle obbligazioni assunte dall’associazione, escludono la possibilità di considerare che tale ‘struttura organizzativa’ disponga della medesima capacità operativa e finanziaria di una persona giuridica. NON ELEGIBILE *(legge n.584/1977) :cooperazione temporanea tra imprese per la realizzazione di un’opera comune APRE 2013 SOGGETTI PRIVI DI PERSONALITA’ GIURIDICA CASI SPECIFICI – SOCIETA’ DI PERSONE La prevalente giurisprudenza della Suprema Corte di Cassazione riconosce che, per effetto della stipulazione del contratto di società (indipendentemente dal fatto che si tratti di società di capitale o di persone), si determini il trasferimento della titolarità dei beni conferiti dal patrimonio dei soci a quello della società, per cui a questo nuovo soggetto di diritto, diverso a terzo rispetto ai soci, debbano imputarsi i diritti e gli obblighi derivanti dall'attività sociale ELEGIBILE APRE 2013 SOGGETTI PRIVI DI PERSONALITA’ GIURIDICA CASI SPECIFICI – CONTRATTO DI RETE OK VALUTAZIONE CASO PER CASO NO PERSONALITA’ GIURIDICA PERSONALITA’ GIURIDICA La normativa italiana prevede che generalmente il contratto di rete – seppur dotato di un organo e fondo comune – sia privo di personalità giuridica. Tuttavia, le imprese che lo sottoscrivono possono scegliere di dotarlo di personalità giuridica. SE CONTRATTO AUTORIZZA ORGANO COMUNE AD AGIRE IN RAPPRESENTANZA DELLA RETE E NON DEI SINGOLI IMPRENDITORI APRE 2013 SOGGETTI GIURIDICI PARTECIPANTI (art.7)/ ELEGGIBILITA’ PER IL FINANZIAMENTO (art.10) CHI PUO’ PARTECIPARE? Qualsiasi soggetto giuridico, universita’ o centro di ricerca stabilito in uno stato membro o associato* o in un paese terzo JRC (Joint Research Centre) Organizzazioni internazionali di interesse EU Organizzazioni internazionali e soggetti stabiliti in paesi terzi in aggiunta alle condizioni minime *Albania, Bosnia-Herzegovina, CroaZia, FYR Macedonia, Islanda, Israele, Liechtenstein, Montenegro, Norvegia, Serbia, Turchia (DA CONFERMARE) CHI PUO’ RICEVERE IL FINANZIAMENTO? Qualsiasi soggetto giuridico, universita’ o centro di ricerca stabilito in uno stato membro o associato o in un paese terzo JRC (Joint Research Centre) Paesi ICPC Organizzazioni internazionali di interesse EU Organizzazioni internazionali e soggetti stabiliti in paesi terzi non ICPC solo eccezionalmente se previsto dal WP/accordo bilaterale oppure se essenziale per l’azione POSSIBILITA’ DI JOINT CALL CON I PAESI TERZI E LE ORG. INTERNAZIONALI APRE 2013 PARTECIPANTI ELEGGIBILI ORG. INTERNAZIONALI D’INTERESSE EU ESEMPI • CERN, the European Organization for Nuclear Research (http://home.web.cern.ch/) • Institut Laue-Langevin (http://www.ill.eu/) • European Consortium for the development of Fusion Energy (http://www.euro-fusion.org/) • European Molecular Biology laboratory (www.embl.org/) • European Spage Agency (http://www.esa.int/ESA) • European Souther Observatory (http://www.eso.org/public/) • The European Synchrotron (http://www.esrf.eu/) • European XFEL (http://www.xfel.eu/) APRE 2013 PARTECIPANTI ELEGGIBILI PAESI TERZI APRE 2013 SVIZZERA DAL 15 SETTEMBRE 2014 AL 31 DICEMBRE 2016 STATO ASSOCIATO (FINANZIAMENTO AUTOMATICO): ERC, MARIE SKŁODOWSKA-CURIE, FET E INFRASTRUTTURE, SPREADING EXCELLENCE AND WIDENING PARTICIPATION, EURATOM PAESE TERZO (NO FINANZIAMENTO AUTOMATICO): IN TUTTI GLI ALTRI BANDI www.h2020.ch APRE 2013 CONDIZIONI MINIME DI PARTECIPAZIONE (art.9) 3 SOGGETTI GIURIDICI indipendenti stabiliti in 3 diversi stati membri o associati 1 SOLO PARTECIPANTE ERC, SME Instrument, Azioni Co-fund, CSA, Azioni A Supporto Della Mobilita’ E Della Formazione Dei Ricercatori(marie Curie) CONDIZIONI AGGIUNTIVE: possono essere previste nel work programme (n. di partecipanti, tipologie di partecipanti, etc…) APRE 2013 FORME DI FINANZIAMENTO APRE 2013 Azioni AZIONE DI RICERCA E INNOVAZIONE (RESEARCH AND INNOVATION ACTION) AZIONE DI INNOVAZIONE (INNOVATION ACTION) AZIONE DI COORDINAMENTO E SUPPORTO (COORDINATION AND SUPPORT ACTION) APRE 2013 DEFINIZIONI (art.2) UNICA % DI RIMBORSO PER PROGETTO RESEARCH AND INNOVATION ACTION (RIA) attività di ricerca, sviluppo tecnologico, dimostrazione e innovazione, comprese la promozione della cooperazione con i paesi terzi e le organizzazioni internazionali, la diffusione e l'ottimizzazione dei risultati nonché la promozione della formazione di elevata qualità e della mobilità dei ricercatori nell'Unione fino al 100% dei costi eleggibili COORDINATION AND SUPPORT ACTION (CSA) Standardizzazione, diffusione, sensibilizzazione e comunicazione, collegamento in rete, studi di apprendimento reciproco, dialoghi in materie di politiche APRE 2013 DEFINIZIONI (art.2) NEW INNOVACTION ACTION (IA) Attività di creazione di prototipi, collaudo, dimostrazione, progetti pilota, convalida dei prodotti su larga scala e prime applicazioni commerciali, per prodotti, processi o servizi nuovi, modificati o migliorati UNICA % DI RIMBORSO PER PROGETTO fino al 70% dei costi eleggibili (fatta eccezione per organismi no-profit, finanziabili fino al 100%) APRE 2013 CRITERI DI SELEZIONE E ATTRIBUZIONE (Art. 15) VERIFICA CAPACITA’ FINANZIARIA PER TUTTI I COORDINATORI E PER I BENEFICIARI CON CONTRIBUTO UE > 500.000€, A MENO CHE CI SIANO DUBBI SULLA SOLIDITA’ FINANZIARIA DEI PARTECIPANTI SOLO PER COORDINATORI* PER AZIONI CON CONTRIBUTO UE > 500.000€, A MENO CHE CI SIANO DUBBI SULLA SOLIDITA’ FINANZIARIA DEL COORDINATORE O DEI PARTECIPANTI NEW *ESCLUSI ENTI PUBBLICI E MONOBENEFICIARI APRE 2013 PROCEDURA DI REVIEW della VALUTAZIONE (Art. 16) qualora i proponenti ritengano che la valutazione sia affetta da errori procedurali/formali REDRESS PROCEDURA DI REVIEW della VALUTAZIONE COMITATO DI REVIEW decide su: RI-VALUTAZIONE PROPOSTA (da parte di valutatori diversi da quelli coinvolti nella precedente valutazione) CONFERMA OPINIONE INIZIALE APRE 2013 TIME TO GRANT (art.20) TEMPISTICA ESITO DELLA VALUTAZIONE = 5 MESI DALLA SOTTOMISSIONE NEW della PROPOSTA FIRMA DEL GRANT AGREEMENT = 3 MESI DALLA COMUNICAZIONE DEGLI ESITI DELLA VALUTAZIONE (fatta eccezione per i progetti ERC, dove l’elevato numero di proposte presentate potrebbe richiedere un’estensione) APRE 2013 IMPLEMENTAZIONE APRE 2013 CONSORTIUM (art.24) CONSORZIO • COORDINATORE = principale punto di contatto con la CE • CONSORTIUM AGREEMENT – – – – – – – obbligatorio (fatta eccezione per casi indicati nei vari WP) Rights and obligations Internal organisation Distribution of EU funding IPR provisions Internal disputes Liability, confidentialiy, indemnification DESCA: http://www.desca-2020.eu/about-desca/ DIGITAL EUROPE: http://www.digitaleurope.org/Services/H2020ModelConsortiumAgreement.aspx EUCAR: http://www.eucar.be/publications/EUCAR_Model_Projects_Consortium_Agreement/view APRE 2013 IMPLEMENTATION of THE ACTION (art.23) I BENEFICIARI SONO RESPONSABILI CONGIUNTAMENTE ED IN SOLIDO NEI CONFRONTI DELLA CE. DEFAULTING PARTNER = GLI ALTRI BENEFICIARI SONO TENUTI A PORTARE A TERMINE L’ATTIVITÀ PREVISTA DAL GA SENZA ALCUN CONTRIBUTO UE AGGIUNTIVO A MENO CHE LA COMMISSIONE PREVEDA ESPRESSAMENTE DIVERSAMENTE RESPONSABILITA’ TECNICA DEFAULTING PARTNER = LA COMMISSIONE PUO’ TRASFERIRE AL COORDINATORE L’AMMONTARE NECESSARIO, ATTINGENDO AL FONDO DI GARANZIA APRE 2013 IMPLEMENTATION of THE ACTION (art.23)/OPERATION OF THE FUND (art.39) RESP. LIMITATA AI PROPRI DEBITI FONDO DI GARANZIA = IL 5% DEL CONTRIBUTO TRATTENUTO AL MOMENTO DELL’EROGAZIONE DELL’ANTICIPO. INTERESSI GENERATI DAL FONDO A COPERTURA DI PERDITE FINANZIARIE CE RESPONSABILITA’ FINANZIARIA LA CE PUO’ DECIDERE DI ASSOGGETTARE LA PARTE TERZA A RESPONSABILITA’ CONGIUNTA E SOLIDALE CON IL BENEFICIARIO NEI LIMITI DEL CONTRIBUTO UE DICHIARATO APRE 2013 TEMPISTICA PER I PAGAMENTI (art.21) EROGAZIONE PRE-FINANCING: 30 anziché 45 giorni dall’entrata in vigore PAGAMENTI CE: 90 anziché 105 giorni dalla presentazione del Periodic Report ALTRE NOVITA’ INTRODOTTE DAL REGOLAMENTO FINANZIARIO (già operative in FP7, a partire dal 1 Gennaio 2013) CONTO CORRENTE FRUTTIFERO: non più obbligatorio per il coordinatore INTERESSI SUL PRE-FINANCING: non più richiesti al coordinatore PRESENTAZIONE ELETTRONICA DEI FORM C APRE 2013 REGOLE DI FINANZIAMENTO APRE 2013 AMMISSIBILITA’ DEI COSTI (art. 26, art.27) COSTI ELEGGIBILI TUTTI I COSTI ELEGGIBILI CHE POSSONO ESSERE RICONDOTTI ALL’ATTIVITA’ PROGETTUALE ELEGGIBILITA’ DELL’IVA , SE NON RECUPERABILE (richiamo implicito al REGOLAMENTO FINANZIARIO) NEW POSSIBILITA’ DI UTILIZZARE COSTI MEDI DEL PERSONALE, SE IN LINEA CON LE PROCEDURE CONTABILI DELL’ENTE POSSIBILITA’ DI RENDICONTARE BONUS PAYMENT PER ORGANIZZAZIONI NO PROFIT, SE PREVISTO DAL REGOLAMENTO INTERNO, NEI LIMITI DI 8000€/anno/persona APRE 2013 ORE PRODUTTIVE ANNUALI (Art. 31) CRITERI ELEGGIBILITA’ COSTI PERSONALE SCELTA TRA MONTE ORE FISSO (eg. 1720 ore) OPPURE DETERMINATO SECONDO I PRINCIPI CONTABILI DELL’ENTE NEW COSTI DEL PERSONALE AMMISSIBILI SOLO SE RICONDUCIBILI A PERSONE CHE LAVORANO NELL’AMBITO DELL’AZIONE TRAMITE UN SISTEMA DI REGISTRAZIONE DEL TEMPO LAVORATO (eg. TIME-SHEET) REQUISITI MINIMI PER IL SISTEMA DI REGISTRAZIONE TEMPO LAVORATO/DEFINIZIONE NUMERO ORE PRODUTTIVE ANNUALI PREVISTI DAL GA SISTEMA DI REGISTRAZIONE NON RICHIESTO SE LA PERSONA LAVORA ESCLUSIVAMENTE SULL’AZIONE (sufficiente una dichiarazione del Resp. scientifico) APRE 2013 COSTI INDIRETTI (Art. 29) NEW STANDARD FLAT RATE (20%) SPECIAL FLAT RATE (60%) SIMPLIFIED METHOD or ACTUAL INDIRECT COSTS UNICO TASSO FORFETARIO DEL 25% DEI COSTI DIRETTI (ECCETTO I SUBCONTRATTI E COSTI DELLE RISORSE MESSE A DISPOSIZIONE DA TERZI CHE NON VENGONO UTILIZZATE NEI LOCALI DEL BENEFICIARIO, NONCHÉ DEL SOSTEGNO FINANZIARIO A TERZI) APRE 2013 FINANZIAMENTO DELL’AZIONE (Art. 28) UNICA % DI RIMBORSO PER NEW PROGETTO, SENZA DISTINZIONE TRA BENEFICIARI •fino al 100% dei costi eleggibili per progetti R&S (cd. RESEARCH & INNOVATION action) • fino al 70% per progetti dimostrativi cd. INNOVATION action (fatta eccezione per organismi no-profit, finanziabili fino al 100%) APRE 2013 CERTIFICATE ON FINANCIAL STATEMENT (Art. 34) NEW AL RAGGIUNGIMENTO DELLA SOGLIA CUMULATIVA DI CONTRIBUTO UE ≥ 375.000€ (oppure un unico CFS alla fine del progetto se ≤ 2 reporting period) ALLA FINE DEL PROGETTO, PER CONTRIBUTO UE (RELATIVO SOLO a real costs e average personnel costs, NO lump sum, unit costs e flat rate ) ≥ 325.000€ APRE 2013 CERTIFICATE on FINANCIAL STATEMENT: esempio • • • • Il beneficiario A alla fine del progetto X (rimborsato al 100%) dichiara un totale di costi eleggibili pari a 427.500€, di cui: Costi medi del personale=250.000€ Subcontratti= 40.000€ Ammortamento relativo all’acquisto di attrezzature= 60.000€ Costi indiretti= 77500€ IL TOTALE DEI COSTI REALI E DEL RELATIVO CONTRIBUTO E’ 350.000€, PERTANTO SARA’ NECESSARIO UN CFS SULLE CATEGORIE DI COSTO: personale, subcontratti e attrezzature (ma NON sui costi indiretti calcolati al 25%) APRE 2013 IMPATTO NUOVO MODELLO DI FINANZIAMENTO Esempio: Nell’ FP7, circa il 90 % delle Università e più della metà degli Organismi di Ricerca hanno utilizzato lo special flat rate (60%) per il calcolo dei costi indiretti. Per tutti questi partecipanti l’impatto sul contributo UE in H2020 sarà favorevole: Flat-rate (60 %) 100 / 25 Funding Direct costs Indirect costs Total costs 100 60 160 Direct costs Indirect costs Total costs 100 25 125 % EU EU contribution contribution 75% € 120 % EU EU contribution contribution 100% € 125 APRE 2013 EX POST AUDITS ENTRO CINQUE ANNI DALLA FINE DEL PROGETTO ENTRO DUE ANNI DAL PAGAMENTO FINALE OBBLIGO DI CONSERVARE LA DOCUMENTAZIONE FINO A CINQUE ANNI DALLA FINE DEL PROGETTO!!! APRE 2013 Presentazione della proposta - aspetti legali e finanziari APRE 2013 AGENDA PARTICIPANT PORTAL: ECAS, PIC STRUTTURARE IL BUDGET APRE 2013 PARTICIPANT PORTAL ECAS ACCOUNT APRE 2013 PARTICIPANT PORTAL PIC Codice Identificativo del Partecipante (9 CIFRE) cui sono associati i dati amministrativo-finanziari (dati amm.vi dell’ente, status giuridico, metodo di calcolo dei costi indiretti, etc…) Si ottiene tramite registrazione online tramite la cd. Unique Regitration Facility, ospitata dal Participant Portal: https://ec.europa.eu/research/participants/portal//desktop/en/organisations/register.html Presuppone validazione dell’ente da parte della CE Obbligatorio in fase di negoziazione I dati associati al PIC possono essere modificati/aggiornati solo tramite il LEAR (Legal Entity Authorized Representative) APRE 2013 PARTICIPANT PORTAL PIC APRE 2013 STRUTTURA DELLA PROPOSTA PARTE A - BUDGET STIMA COSTI DIRETTI APRE 2013 PARTE A - BUDGET COSTI DEL PERSONALE TIPOLOGIE DI COSTI ELEGGIBILI: remunerazione di base remunerazione aggiuntiva (solo per enti no profit) consulenti in house (es. co.co.co., co.co.pro., partita IVA, etc…) personale distaccato da parti terze proprietari di PMI/ persone fisiche che non percepiscono un salario [(COSTO ORARIO x NUMERO DI ORE LAVORATE SUL PROGETTO) + REMUNERAZIONE AGGIUNTIVA] APRE 2013 COSTI DEL PERSONALE TIPOLOGIE CALCOLO DEI COSTI DEL PERSONALE UNIT COSTS ACTUAL COSTS Metodo di calcolo definito nel model Grant Agreement, in linea con le usuali procedure contabili dell’ente AVERAGE PERSONNEL COSTS Se in linea con le usuali procedure contabili dell’ente SME OWNERS AND NATURAL PERSONS WITHOUT A SALARY Definito dalla Commissione APRE 2013 COSTI DEL PERSONALE ACTUAL COSTS REMUNERAZIONE TOTALE REMUNERAZIONE STANDARD COMPONENTI AGGIUNTIVE PAGA BASE REMUNERAZIONE AGGIUNTIVA ALTRI BONUS • Previste dalla normative nazionale o dal contratto per remunerare l’attività principale • Eleggibile solo per enti no profit • Pagamento non soggetto alla discrezionalità del datore di lavoro • Soggetta ai criteri di eleggibilità • Non legate ad un progetto specifico • Potenzialmente scaturente da un progetto specifico (esempi: tredicesima, indennità per lavori nocivi o pericolosi, etc…) COSTO ORARIO APRE 2013 ACTUAL PERSONNEL COSTS CALCOLO ACTUAL PERSONNEL COSTS= ore lavorate sul progetto x costo orario SALARIO ANNUALE COSTO ORARIO = ORE PRODUTTIVE ANNUALI APRE 2013 ACTUAL PERSONNEL COSTS CALCOLO COSTO ORARIO Per il COSTO ORARIO si utilizzeranno gli importi disponibili alla chiusura dell’anno finanziario e precedenti/contestuali alla chiusura del periodo di rendicontazione (no dato certificato, ma disponibile). Non sarà più possibile rendicontare adjustments nel successivo reporting period, a meno di errori e/o costi del personale non disponibili alla chiusura dell’anno finanziario. Esempio: Progetto con 1 periodo di rendicontazione di 18 mesi a partire dal 1.10.2015 al 31.03.2017. L’anno finanziario del beneficiario chiude il 31.12 di ogni anno. Calcolo del costo orario: 1. Dal 01.10.15 al 31.12.15 il costo orario desumibile alla chiusura dell’anno finanziario 2015 2. Dal 01.01.16 al 31.12.16 il costo orario desumibile alla chiusura dell’anno finanziario 2016 3. Dal 01.01.17 al 31.03.17 il costo orario desumibile alla chiusura dell’anno finanziario 2016 01/10/2015 31/03/2017 PERIODO DI RENDICONTAZIONE 2015 2016 2017 Costi orari del 2016 saranno usati anche per questi mesi APRE 2013 ACTUAL PERSONNEL COSTS ORE PRODUTTIVE ANNUALI 1720 ORE per personale full time (o pro-rata per personale part-time) MONTE ORE INDIVIDUALE calcolate con la seguente formula: ore lavorabili da contratto (workable) + straordinari – assenze (malattia e altri congedi) MONTE ORE STANDARD (purché almeno il 90% delle ore lavorabili per anno) POSSIBILITA’ DI COMBINARE LE TRE OPZIONI Esempio: Beneficiario X calcola il costo orario come segue: •Ore produttive annuali individuali per i ricercatori •Ore produttive annuali standard per gli insegnanti •1720 per il personale amministrativo APRE 2013 ACTUAL PERSONNEL COSTS REMUNERAZIONE AGGIUNTIVA GENERALMENTE INELEGGIBILE ECCEZIONE per ORGANISMI NO PROFIT se: 1. rientra nelle pratiche usuali del beneficiario ed è riconosciuto tutte le volte in cui è richiesto lo stesso tipo di lavoro/esperienza ESEMPI: ACCETTABILE: Un salario normale è riconosciuto per attività di insegnamento, una remunerazione aggiuntiva per attività di ricerca NON ACCETTABILE: Remunerazione aggiuntiva riconosciuta per l’utilizzo dell’inglese, la partecipazione ad azioni internazionali o multi partner 2. I criteri utilizzati per calcolare la remunerazione aggiuntiva sono oggettivi e generalmente applicati dal beneficiario, indipendentemente dalla fonte di finanziamento ESEMPI: ACCETTABILE: Tutti I professori che svolgono attività di ricerca oltre alle attività di insegnamento, ricevono un pagamento aggiuntivo pari al 10% del loro salario NON ACCETTABILE: Il Direttore decide di pagare una remunerazione aggiuntiva (del 10% del salario) al professore che svolge attività di ricerca APRE 2013 ACTUAL PERSONNEL COSTS CONTRATTI A PROGETTO If the employment contract does not allow determining the annual workable hours you would have to calculate the hourly rates for Horizon 2020 by dividing the annual personnel cost by 1720 hours. This is in particular the case for employment contracts that fix a salary to remunerate a task or a duty to be accomplished irrespectively of the time needed to complete such task or duty. APRE 2013 ACTUAL PERSONNEL COSTS CONSULENTI A PARTITA IVA Natural persons working under a direct contract different from an employment contract may be considered as personnel costs only if conditions set in 6.2.A.2 apply: in particular, to fulfill those conditions it is necessary that the contract remunerates time and not duties APRE 2013 COSTI DEL PERSONALE PROPRIETARI DI PMI/ PERSONE FISICHE PROPRIETARI DI PMI E PERSONE FISICHE CHE NON PERCEPISCONO UN SALARIO Calcolo dei costi del personale sulla base del costo orario unitario ricavato dall’utilizzo delle Monthly living allowance per i ricercatori esperti delle azioni Marie Curie Individual Fellowship Tempo produttivo annuale= 1720 ore FORMULA PER IL CALCOLO DEL COSTO ORARIO: 4650/143 x coefficiente correttivo del Paese/100* * http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/wp/2014_2015/msca/h2020-wp1415-msca-if_en.pdf APRE 2013 COSTI DEL PERSONALE TIME SHEET (MODELLO CE) NON OBBLIGATORIO! APRE 2013 COSTI DEL PERSONALE SELF-DECLARATION (MODELLO CE) NON OBBLIGATORIO! APRE 2013 PARTE A - BUDGET ALTRI COSTI DIRETTI TIPOLOGIE DI COSTI VIAGGI dello staff di progetto e degli esperti esterni coinvolti nell’attività (se previsto in Annex I) ATTREZZATURE (in alternativa: quota di ammortamento per % utilizzo; prezzo di acquisto se previsto dal WP; leasing; contributo in kind della parte terza) ALTRI BENI o SERVIZI (consumabili, costi di disseminazione e di IPR, CFS, costi di traduzione) COSTI OPERATIVI DELLE INFRASTRUTTURE DI RICERCA DI VALORE SUPERIORE AI 20M€ (previo ex ante assessment della Commissione) APRE 2013 PARTE A - BUDGET SUBCONTRATTI CONDIZIONI DI ELEGGIBILITA’ no ‘core task’, ma ‘limited part of the action’ Non possono riguardare i task di coordinamento (es. distribuzione pagamenti, report, etc…) Vanno indicati nell’Allegato I Stipulati “on business conditions”, "best value for money“ Trasparenza, parità di trattamento, motivazione no subcontraenza tra beneficiari o affiliati APRE 2013 PARTE A - BUDGET SUBCONTRATTI vs ALTRI BENI/SERVIZI SUBCONTRATTI ACQUISTO ALTRI BENI O SERVIZI Implicano l’esecuzione di task di progetto, così come previsti nell’Annex I Necessari ai fini dell’implementazione di task di progetto Vanno evidenziati in fase di proposta e successivamente indicati nell’Annex I del GA Non vanno necessariamente specificati in fase di proposta, né indicati nell’Annex I del GA Colonna C) del budget in fase di proposta Colonna B) del budget in fase di proposta Non sono presi in considerazione ai fini del calcolo dei costi indiretti Sono presi in considerazione ai fini del calcolo dei costi indiretti APRE 2013 PARTE A - BUDGET COSTI DI PARTI TERZE TRE TIPOLOGIE DI PARTI TERZE.IL BENEFICIARIO PUO’: 1. SOSTENERE COSTI DIRETTI ASSOCIATI AL SUPPORTO FINANZIARIO EROGATO A PARTI TERZE – colonna D 2. UTILIZZARE CONTRIBUTO IN KIND (a titolo oneroso/gratuito) DI PARTI TERZE 3. ASSEGNARE PARTE DEL LAVORO AD UNA LINKED THIRD PARTY APRE 2013 COSTI DI PARTI TERZE 1. SUPPORTO FINANZIARIO (CASCADING GRANTS) SOLO SE PREVISTO SPECIFICAMENTE DAL TOPIC lista delle attività previste/categorie di soggetti criteri di attribuzione criteri di calcolo max contributo UE per parte terza (generalmente non più di 60.000€ per ciascuna parte terza) il support finanziario può assumere anche la forma di un premio a seguito di una gara competitiva ESEMPIO APRE 2013 COSTI DI PARTI TERZE 2. CONTRIBUTO IN KIND GRATUITAMENTE A TITOLO ONEROSO • • • • • [ES. ospedale mette a disposizione di un’università un’attrezzatura medica per svolgere attività di ricerca] DISCIPLINA ART.11 GA IN FASE DI PROPOSTA, SPECIFICARE NEL PAR. 4.2 DELLA PARTE B COSTO ELEGGIBILE = PAGAMENTO RISORSA MESSA A DISPOSIZIONE DALLA TERZA PARTE (≤ costo terza parte) EX POST AUDIT SU CONTABILITA’ PARTE TERZA I COSTI (per tipologia) VANNO INCLUSI IN QUELLO DEL BENEFICIARIO • • • • • • DISCIPLINA ART.12 GA IN FASE DI PROPOSTA, SPECIFICARE NEL PAR. 4.2 DELLA PARTE B COSTO RENDICONTABILE = VALORE RISORSA MESSA A DISPOSIZIONE DALLA TERZA PARTE EX POST AUDIT SU CONTABILITA’ PARTE TERZA SE SPECIFICO PER PROGETTO= RECEIPT ICOSTI (per tipologia) VANNO INCLUSI IN QUELLO DEL BENEFICIARIO COSTI INDIRETTI: • Risorse utilizzate presso il beneficiario (Colonna F) • Risorse utilizzate presso parte la terza. In tal caso, il costo della parte terza verrà evidenziato nella colonna E e non incluso nel computo dei costi indiretti del beneficiario. La parte terza tuttavia può rendicontare i costi indiretti sostenuti al beneficiario che li imputerà tra i suoi costi diretti . APRE 2013 COSTI DI PARTI TERZE RECEIPT ENTRATE GENERATE DALLA VENDITA DI ASSETS GENERATI DAL PROGETTO ENTRATE GENERATE DAL PROGETTO (fatta eccezione per i risultati) RECEIPT CONTRIBUTI IN KIND: - Specifici per il progetto - A titolo gratuito CONTRIBUTI FINANZIARI specificamente diretti al finanziamento dei costi eleggibili del progetto REGOLA NO PROFIT DA APPLICARE A LIVELLO DI PROGETTO E NON PER BENEFICIARIO APRE 2013 COSTI DI PARTI TERZE 3. LINKED THIRD PARTIES • DISCIPLINA ART.14 GA • REQUISITI PARTE TERZA: LINK GIURIDICO CON IL BENEFICIARIO; STESSE CONDIZIONI DI ELEGGIBILITA’ H2020 DEL BENEFICIARIO • LA PARTE TERZA SVOLGE PARTE DEL LAVORO DEL BENEFICIARIO E RENDICONTA DIRETTAMENTE I SUOI COSTI DIRETTI e INDIRETTI • IN FASE DI PROPOSTA, o SPECIFICARE NEL PAR. 4.2 DELLA PARTE B o IL BUDGET (per tipologia di costo) VA INCLUSO IN QUELLO DEL BENEFICIARIO [ES. Affiliati, Joint Research Units, Associazioni/Fondazioni e loro membri, etc…, ma anche accordi di collaborazione, purchè non limitati all’azione] APRE 2013 PARTE A - BUDGET UNIT COST TIPOLOGIE DI UNIT COST (comprensivi di costi diretti+indiretti) MISURE ENERGETICHE AGGIUNTIVE STUDI CLINICI ACCESSO ALLE INFRASTRUTTURE CALCOLO SPECIFICO PER CIASCUNA TIPOLOGIA DI UNIT COST APRE 2013 Preparazione e firma GA (SYGMA) APRE 2013 PREPARAZIONE DEL GRANT SCADENZE MAX 3 MESI DALL’INVIO DELLA LETTERA D’INVITO 3 SETTIMANE PER LA PRIMA VERSIONE DEL GA (DoA+ Estimated Budget) + 2 SETTIMANE SUCCESSIVE PER LA VERSIONE FINALE 6 SETTIMANE DALL’INVITO PER LA FIRMA DELLA ‘DECLARATION OF HONOUR’ TALI SCADENZE SONO INDICATE NELLA LETTERA D’INVITO E POSSONO VARIARE DA GA a GA, PURCHE’ COMPLESSIVAMENTE NON SUPERIORI AI TRE MESI NEL CASO DI RITARDO OLTRE I TRE MESI, LA CE PUO’ DECIDERE DI RIGETTARE LA PROPOSTA (a meno che non sia accordata un’estensione)!!! APRE 2013 APRE 2013 ADEMPIMENTI LEGALI E FINANZIARI NOMINA LEAR http://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-funding-guide/grants/applying-for-funding/register-anorganisation/lear-appointment_en.htm APRE 2013 LEAR ESTENSIONE MANDATO APRE 2013 LEAR RESPONSABILITA’ notifica eventuali cambiamenti nello status giuridico/sede legale del partecipante, etc..; Visualizza le proposte sottomesse e i progetti in attivo (NEW) sottomissione Financial Viability Check, se richiesto; nomina il LSIGN-Legal Signatory (firma il Grant Agreement) nomina il FSIGN-Financial Signatory (firma il Financial Statement) • LEAR APPOINTMENT LETTER: http://ec.europa.eu/research/participants /data/ref/h2020/grants_manual/lev/h202 0-lear-applet_en.doc • LEAR ROLE AND TASKS: http://ec.europa.eu/research/participants /data/ref/h2020/grants_manual/lev/h202 0-lear-roltas_en.doc • TERMS AND CONDITIONS OF USE OF THE ELECTRONIC EXCHANGE SYSTEM: http://ec.europa.eu/research/participants /data/ref/h2020/grants_manual/lev/h202 0-lev-terms-of-use_en.pdf • DECLARATION OF CONSENT TO THE TERMS AND CONDITIONS OF USE: http://ec.europa.eu/research/participants /data/ref/h2020/grants_manual/lev/h202 0-lev-declaration-consent_en.doc APRE 2013 FIRMA ELETTRONICA DEL GRANT NOMINA/ASSEGNAZIONE LSIGN • NOMINA DEL LEAR da parte del legale rappresentante e validazione della REA • Il LEAR nomina online le persone autorizzate alla firma del GA e dei suoi emendamenti (LSIGNs) e alla firma dei financial statements (FSIGNs) • I Participant Contacts assegnano LSIGN e FSIGN al singolo GA, attingendo dalla lista del LEAR 124 APRE 2013 ADEMPIMENTI LEGALI & FINANZIARI FINANCIAL VIABILITY CHECK POSSIBILI RISULTATI: GOOD ACCEPTABLE WEAK INSUFFICIENT http://ec.europa.eu/research/partici pants/data/ref/h2020/grants_manua l/lev/h2020-guide-lev_en.pdf APRE 2013 FIRMA ELETTRONICA DEL GRANT PROCESSO (1) 1) COM PREPARA IL GA PER LA FIRMA: DOCUMENTO PDF, ‘DIGITALLY SEALED’, È RESO DISPONIBILE SUL PP. IL PLSIGN DEL COORDINATORE RICEVE UNA NOTIFICA. 2) PLSIGN DEL COORDINATORE EFFETTUA IL LOG IN, SCEGLIE “MY PROJECTS” E CLICCA SU "MP-MANAGE PROJECT“ PER IL PROGETTO IN QUESTIONE, DOVE TROVERÀ IL GA DA FIRMARE (CON LA POSSIBILITÀ DI SCARICARE E STAMPARE TUTTI I DOC). 3) PLSIGN CLICCA PER INIZIARE LA PROCEDURA DI FIRMA ELETTRONICA. UN POP-UP ALLERTA SUL SIGNIFICATO DELL’AZIONE E CHIEDE CONFERMA TRAMITE IL REINSERIMENTO DELLA PASSWORD ECAS. 4) PLSIGN REINTRODUCE LA SUA PASSWORD ECAS E CLICCA ‘SIGN”. 126 APRE 2013 FIRMA ELETTRONICA DEL GRANT PROCESSO (2) 5) IL SISTEMA CREA UNA NUOVA VERSIONE DEL DOCUMENTO PDF CHE SOSTITUISCE IL PRECEDENTE CON LA FIRMA DEL LSIGN DEL COORDINATORE 6) IL LEAR DEL COORDINATORE E TUTTI GLI ALTRI PARTECIPANTI RICEVONO UNA NOTIFICA DELLA FIRMA DEL GA DA PARTE DEL COORDINATORE 7) IL PROJECT OFFICER COM RICEVE NOTIFICA DELLA FIRMA DEL COORDINATORE 8) SEGUENDO UNA PROCEDURA SIMILE AI PUNTI 2) E 6), IL PROJECT OFFICER COM FIRMA IL GA 9) I PLSIGNS DI TUTTI GLI ALTRI BENEFICIARI RICEVONO UNA NOTIFICA SULLA FIRMA DEL GA DA PARTE DEL COORDINATOR E DELLA COM 10) IL PLSIGN DI CIASCUN BENEFICIARIO FIRMA L’ ‘ACCESSION FORM’ 11) I LEAR DEI BENEFICIARI CHE HANNO FIRMATO L’ACCESSION FORM RICEVONO UNA NOTIFICA 127 APRE 2013 FIRMA ELETTRONICA DEL GRANT GA DECLARATION OF HONOUR APRE 2013 APRE 2013 130 APRE 2013 131 APRE 2013 Gestione del GA APRE 2013 GRANT AGREEMENT STRUTTURA Core Text • Annex I: Descrition of the action • Annex II: Estimated Budget for the action • Annex III: Accession Form of the other beneficiaries, Declaration on liability of linked third parties • Annex IV: Model financial statements • Annex V: Model for the Certificate on the financial statements • Annex VI: Model for the Certificate on compliance of the cost accounting practices POSSIBILITA’ DI INSERIRE OPZIONI PER DISCIPLINARE CASI SPECIFICI (elenco opzioni disponibili nel testo del GA) APRE 2013 GRANT AGREEMENT ART. 4.2 TRASFERIMENTI DI BUDGET I TRASFERIMENTI DI BUDGET TRA BENEFICIARI E CATEGORIE DI COSTO SONO AMMESSI, SENZA NECESSITÀ DI EMENDAMENTO, se l’azione viene implementata nel rispetto dell’Annex I e se tali modifiche non riguardano: • la categoria delle lump sum • l’introduzione di subcontratti non previsti dall’Annex I (a meno che non siano specificatamente approvati in sede di reporting – Ex post!) I trasferimenti che riguardano la categoria degli unit costs possono afferire il loro numero (numero di units utilizzati o prodotti) ma non il loro valore (costo del singolo unit) APRE 2013 GRANT AGREEMENT ART. 5 AMMONTARE, FORMA DEL GRANT & MODALITA’ DI RENDICONTAZIONE Definisce • l’AMMONTARE MASSIMO DEL GRANT • le MODALITÀ DI RIMBORSO DEI COSTI ELEGGIBILI nella percentuale stabilita nell’Annex II • la STIMA DEL TOTALE DEI COSTI eleggibili • le MODALITÀ DI RENDICONTAZIONE dei costi eleggibili come: • costi realmente sostenuti • unit costs (determinati nell’Annex II o calcolati dal beneficiario in accordo con le sue usuali pratiche contabili) • lump sum (determinati nell’Annex II) • flat rate (determinati nell’Annex II) APRE 2013 GRANT AGREEMENT ART. 5.3 AMMONTARE FINALE DEL GRANT L’AMMONTARE DEL GRANT EROGATO dipende dall’effettivo grado di implementazione dell’azione in base: • all’applicazione della percentuale di rimborso • al limite massimo del grant • alle riduzioni derivanti dall’applicazione della regola del “no profit” • alle riduzioni derivanti da una impropria implementazione dell’azione o violazione delle obbligazioni contrattuali REGOLA DEL NO PROFIT Contributo + entrate del progetto ≤ totale costi eleggibili APRE 2013 GRANT AGREEMENT ART. 5.4 REVISIONE FINALE DEL GRANT Al termine del periodo previsto dall’azione e anche successivamente all’erogazione del pagamento finale la Commissione può RIDURRE IL GRANT a fronte: • del rigetto totale o parziale di costi eleggibili • della riduzione proporzionale del grant dovuta ad una impropria implementazione dell’azione o dalla violazione delle obbligazioni contrattuali IL PIÙ BASSO DEI DUE PARAMETRI SARÀ UTILIZZATO PER DETERMINARE L’AMMONTARE FINALE DEL GRANT APRE 2013 GRANT AGREEMENT ART. 20 REPORTING Il Coordinatore ha l’obbligo di presentare i report tecnici e finanziari nonché le richieste di pagamento (in via elettronica) ENTRO 60 GIORNI DAL TERMINE DI CIASCUN REPORTING PERIOD ART.20.5 GA: OPZIONE PER GRANTS ELEVATI (OLTRE 5 MILIONI) CON DURATA DEI REPORTING PERIOD SUPERIORE AI 18 MESI Ulteriore attività di reporting entro il 31 dicembre di ogni anno riguardante le spese cumulativamente sostenute dai beneficiari (informazione ai soli fini contabili non utilizzata ai fini del calcolo del grant) APRE 2013 ART.20 REPORTING INDIVIDUAL FINANCIAL STATEMENT I FINANCIAL STATEMENT devono dettagliare i costi eleggibili sostenuti sotto qualsiasi forma (actual, unit, lump sum e flat rate) per ogni categoria e per ogni beneficiario e per ogni Linked Third Party I costi sostenuti debbono essere dichiarati anche se superano il budget dell’azione I RECEIPTS dell’azione devono essere indicati nell’individual financial statement dell’ultimo reporting period APRE 2013 GRANT AGREEMENT ANNEX IV - FINANCIAL STATEMENT APRE 2013 FINANCIAL STATEMENT LINKED THIRD PARTIES LE LINKED THIRD PARTIES: hanno un PIC (ma non sono obbligate ad avere un LEAR) Non hanno nè ruoli nè diritti di accesso nel Participant Portal PROCESSO DI FIRMA DEL FORM C: Il coordinatore/beneficiario (cui afferisce la parte terza) compila il FORM C della Parte Terza sul FORCE Il Sistema crea una versione PDF del documento, che il coordinatore stampa e invia alla Parte Terza Il Legal signatory della parte terza firma la versione cartacea e la restituisce al beneficiario Il beneficiario/coordinatore scansiona la versione cartacea e la carica sul PP Il beneficiario archivia la versione cartacea all’interno della sua documentazione Il beneficiario (PaCo) presenta il form C elettronico (firmato dal PFSIGN) + il Form C elettronico (non firmato elettronicamente) e la scansione pdf della versione cartacea del Form C firmato dalla parte terza APRE 2013 GRANT AGREEMENT ART. 20.6 VALUTA E TASSO DI CAMBIO I FINANCIAL STATEMENT DEBBONO ESSERE PRESENTATI IN EURO IL TASSO DI CAMBIO da utilizzare è: • per i beneficiari la cui contabilità NON IN €URO, la media dei tassi giornalieri riferita al reporting period, così come pubblicata sul sito della BCE https://www.ecb.int/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.ht ml • per i beneficiari la cui contabilità IN €URO in base al tasso applicato in accordo con le proprie pratiche contabili APRE 2013 GRANT AGREEMENT ART.21 PAGAMENTI I pagamenti sono effettuati al Coordinatore secondo le seguenti modalità: pre-finanziamento entro 30 giorni dall’entrata in vigore del contratto o 10 giorni prima della data d’inzio del progetto (si sceglie la data più tardiva) una trattenuta pari al 5% del totale del grant, destinata al Fondo di Garanzia, viene effettuata alla fonte sull’ammontare del prefinanziamento pagamento/i intermedi a rimborso dei costi eleggibili dichiarati entro 90 giorni dalla ricezione del periodic report; il pagamento intermedio è condizionato all’approvazione del periodic report pagamento finale successivamente all’approvazione del rapporto finale Il pre-finanziamento + i pagamenti periodici non possono superare il 90% dell’importo totale del grant IN CASO DI RITARDATO PAGAMENTO rispetto ai termini contrattuali, i beneficiari hanno diritto agli interessi maturati calcolati al tasso applicato dalla BCE nelle sue operazioni di rifinanziamento maggiorato di 3,5 punti APRE 2013 GRANT AGREEMENT ART. 55 EMENDAMENTI • Coordinatore per conto dei beneficiari (elettronicamente) • La richiesta alla Commissione deve includere: • motivazioni • documentazione di supporto • nel caso di cambio coordinatore, la sua opinione • 45 giorni per rispondere • Efficacia: in alternativa da data concordata/firma CE 144 APRE 2013 Grazie per l’attenzione! APRE Claudia Zurlo Agenzia per la Promozione della Ricerca Europea via Cavour, 71 00184 - Roma www.apre.it [email protected] Tel. (+39) 06-48939993 Fax. (+39) 06-48902550 National Contact Point Legal and Financial Aspects APRE 2013
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