SAP Business One

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SAP® Business One ...To Go
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acompañan dichos productos y servicios, si las hubiera. Nada de lo indicado en este documento debe
interpretarse como constituyente de una garantía adicional.
Contenido
¿Qué es SAP Business One? .................................................................................... 1
Más que una solución puntual ...................................................................................................... 1
Exhaustivo e integrado................................................................................................................. 1
Una aplicación para todos ............................................................................................................ 2
Innovación para la pequeña y mediana empresa................................................... 3
Los retos que afrontan las pequeñas y medianas empresas............................................................ 3
Vacío de información .................................................................................................................. 3
Vacío de procesos........................................................................................................................ 3
Soluciones de múltiples puntos .................................................................................................... 4
Cómo afronta los retos SAP Business One.................................................................................... 4
Un enfoque único..................................................................................................... 5
Una solución integrada ................................................................................................................ 5
Procesos empresariales optimizados............................................................................................. 5
Acceso instantáneo a la información ............................................................................................ 5
Personalizable y adaptable ........................................................................................................... 6
Diseñado exclusivamente para la pequeña y mediana empresa y con el respaldo de SAP .............. 6
Finalidad de este libro ............................................................................................. 6
Introducción .......................................................................................................... 10
Entender la personalidad de SAP Business One ................................................... 11
Creación de documentos a partir de partes reutilizables .............................................................. 12
Apertura de documentos mediante el menú principal.................................................................. 13
Estructura de transacciones y procesos de la información en SAP Business One......................... 13
Preguntas para incrementar la comprensión................................................................................ 14
Conocer dónde se encuentra................................................................................. 15
La ventana principal .................................................................................................................. 15
El menú principal de SAP Business One ............................................................................... 15
La barra de menús y los menús desplegables ......................................................................... 16
La barra de herramientas ....................................................................................................... 17
La barra de estado ................................................................................................................. 17
Ventanas de documento ............................................................................................................. 18
Modos de operación de ventana............................................................................................. 18
Menú contextual ................................................................................................................... 20
Detalles de fila ...................................................................................................................... 20
Encontrar lo que busca .......................................................................................... 21
Búsqueda de interlocutores comerciales y artículos .................................................................... 21
Uso de las flechas de la barra de herramientas para buscar documentos ...................................... 23
Llegar a donde desea ir ......................................................................................... 23
Navegación con la flecha naranja............................................................................................... 23
Arrastrar y vincular.................................................................................................................... 24
Menú de usuario y accesos directos definidos por el usuario ...................................................... 25
Opciones de visualización.......................................................................................................... 27
SAP Business One … To Go
i
Opciones de formulario.............................................................................................................. 27
Personalización de los nombres de campo.................................................................................. 28
Añadir campos y tablas definidos por usuario ............................................................................ 29
Rellenar campos con búsquedas formateadas ............................................................................. 29
Encontrar respuestas a sus preguntas.................................................................. 30
Ayuda en línea........................................................................................................................... 30
Portal de clientes de SAP Business One ..................................................................................... 30
Visión general de la contabilidad financiera......................................................... 34
Configuración de la contabilidad financiera ......................................................... 37
Paso 1: Configuración de los períodos contables ........................................................................ 37
Paso 2: Definición de los segmentos contables ........................................................................... 38
Paso 3: Creación del plan de cuentas.......................................................................................... 39
Gestión de divisas ................................................................................................................. 40
Paso 4: Creación de las determinaciones de cuentas de mayor .................................................... 40
Procedimiento básico ............................................................................................................ 41
Paso 5: Migración de datos anteriores ........................................................................................ 42
Configuración de proveedores del formulario 1099 (Estados Unidos) .................................... 43
Realización de procedimientos diarios ................................................................. 44
Contabilización de asientos de diario manuales .......................................................................... 44
Realización de contabilizaciones periódicas ............................................................................... 46
Uso de modelos de contabilización ............................................................................................ 46
Uso de documentos preliminares................................................................................................ 46
Actualización de registros ..................................................................................... 47
Anulación de transacciones........................................................................................................ 47
Edición de cuentas de mayor...................................................................................................... 48
Edición de los datos del formulario 1099 (Estados Unidos) ........................................................ 49
Procedimientos de cierre....................................................................................... 50
Lista de verificación de cierre del ejercicio ................................................................................ 50
Entrada y salida de pagos...................................................................................... 51
Entrada de pagos ....................................................................................................................... 51
Creación de entrada de pagos para facturas específicas .......................................................... 52
Creación de entrada de pagos en cuenta................................................................................. 53
Salida de pagos.......................................................................................................................... 54
Asistente de pagos ..................................................................................................................... 54
Impresión de cheques ................................................................................................................ 55
Contabilidad de costes .......................................................................................... 55
¿Cómo se utilizan las reglas de distribución? ............................................................................. 56
Presupuestación .................................................................................................... 57
Escenarios de presupuestos ........................................................................................................ 57
Métodos de distribución del presupuesto.................................................................................... 58
Consultas e informes ............................................................................................. 60
Cómo se utilizan los datos maestros en SAP Business One ................................ 62
Diferentes tipos de registros de datos maestros........................................................................... 62
Valores predefinidos y propuestos.............................................................................................. 65
SAP Business One ...To Go
ii
Datos maestros y documentos .................................................................................................... 65
Datos maestros y determinación de cuentas de mayor ................................................................ 66
Cómo se utilizan los datos maestros en los informes .................................................................. 66
Proceso de creación y gestión de datos................................................................ 67
Configuración de valores predefinidos y propuestos para datos maestros......... 69
Creación de datos maestros de interlocutor comercial ........................................ 71
Ventana de datos maestros de interlocutor comercial.................................................................. 72
Datos maestros del cliente potencial........................................................................................... 74
Creación de datos maestros de artículo................................................................ 75
Visión general del proceso de ventas y cuentas de deudores.............................. 80
Introducción .......................................................................................................... 80
Estructura de documentos común............................................................................................... 81
Datos clave................................................................................................................................ 82
Datos clave: Cliente .............................................................................................................. 83
Datos clave: Artículo............................................................................................................. 84
Cálculos clave: Ingreso bruto y peso y volumen.......................................................................... 85
Cálculo del ingreso bruto ...................................................................................................... 85
Cálculo de volumen y peso.................................................................................................... 86
Recordatorios clave: Adición de una actividad a un documento de ventas .................................. 87
Paso a paso ............................................................................................................ 87
Paso 1: Oferta de ventas............................................................................................................. 87
Paso 2: Pedido de cliente ........................................................................................................... 88
Creación de pedidos de cliente .............................................................................................. 88
Repercusión de los pedidos de cliente en contabilidad y en el inventario................................ 91
Paso 3: Entrega.......................................................................................................................... 91
Creación y contabilización de notas de entrega ...................................................................... 92
Paso opcional: Devolución .................................................................................................... 93
Repercusión de la entrega en contabilidad y en el inventario.................................................. 93
Paso 4: Factura de deudores ....................................................................................................... 94
Creación y contabilización de facturas de deudores ............................................................... 94
Paso opcional: Factura de deudores más pago........................................................................ 95
Paso opcional: Abono de deudores ........................................................................................ 96
Repercusión de las facturas de deudores en contabilidad y en el inventario ............................ 96
Creación de un documento a partir de otro .......................................................... 97
Procesamiento de grupos de documentos............................................................ 98
Asistente de creación de documentos ......................................................................................... 98
Asistente de reclamaciones ........................................................................................................ 99
Repercusión en contabilidad y en el inventario.................................................. 100
Lista de verificación de ventas ............................................................................ 102
Visión general del proceso de compras y cuentas de acreedores...................... 103
Introducción: Estructura común y datos clave.................................................. 105
Estructura de documentos común..............................................................................................105
Datos clave...............................................................................................................................107
iii
Datos clave: Proveedor.........................................................................................................107
Datos clave: Artículo............................................................................................................108
Datos clave: Direcciones de pago y envío.............................................................................110
Paso a paso .......................................................................................................... 111
Paso 1: Pedido de compras........................................................................................................111
Creación y contabilización de pedidos ..................................................................................111
Paso opcional: Factura de anticipo de acreedores..................................................................113
Repercusión de los pedidos en contabilidad y en el inventario ..............................................114
Cómo se utiliza posteriormente la información del pedido ....................................................114
Paso 2: Entrada de mercancías ..................................................................................................114
Creación y contabilización de entradas de mercancías ..........................................................115
Paso opcional: devolución de mercancías .............................................................................115
Paso opcional: Precios de entrega.........................................................................................116
Repercusión de la entrada de mercancías en contabilidad y en el inventario ..........................117
Paso 3: Factura de acreedores ...................................................................................................117
Creación y contabilización de facturas de acreedores ............................................................117
Paso opcional: Abono de compras ........................................................................................118
Repercusión de las facturas de acreedores en contabilidad y en el inventario.........................120
Creación de un documento a partir de otro ........................................................ 120
Localización de documentos base .............................................................................................122
Repercusión en contabilidad y en el inventario.................................................. 123
Lista de verificación de compras......................................................................... 124
Definición de la planificación de necesidades de material................................. 125
Preparación de una ejecución de MRP................................................................ 129
Visión general del proceso de MRP ..........................................................................................129
Configuración de los datos maestros clave relacionados con MRP ............................................129
Lista de materiales ...............................................................................................................129
Datos maestros de artículos e inventario ...............................................................................131
Uso del asistente para realizar una ejecución de MRP....................................... 133
Ejemplo 1 de MRP: Lista de materiales multinivel....................................................................133
Paso 1: Creación o selección del escenario...............................................................................133
Paso 2: Selección de fuentes de datos ...................................................................................135
Paso 3: Ejecución de MRP y análisis de las recomendaciones...............................................136
Paso 4: Acciones a partir de los resultados de una ejecución de MRP ...................................138
Ejemplo 2 de MRP: Reducción de las previsiones .....................................................................139
Ejemplo 3 de MRP: Consolidación de pedidos ..........................................................................140
Lista de verificación de MRP ............................................................................... 141
Introducción a las oportunidades de ventas ...................................................... 143
Visión general del proceso de oportunidades de ventas..............................................................143
Configuración de la información relacionada con las ventas......................................................144
Gestión de oportunidades de ventas en SAP Business One ............................... 146
Introducción de una oportunidad de ventas................................................................................146
¿Quién es su contacto interesado? ........................................................................................147
El resultado: ¿Cuál es el potencial de esta oportunidad de ventas? ........................................148
iv
Ajuste de la oportunidad de ventas .......................................................................................149
Gestión de actividades de ventas ...............................................................................................150
Gestión de oportunidades de ventas en Microsoft Outlook.................................. 152
¿Qué aspecto tiene la integración de Microsoft Outlook? ..........................................................154
Sincronización de SAP Business One y Microsoft Outlook........................................................154
Sincronización masiva..........................................................................................................156
Guardar un correo electrónico como una actividad ....................................................................156
Trabajar con ofertas en Microsoft Outlook................................................................................157
Generación de instantáneas de la actividad de interlocutores comerciales ..................................158
De Microsoft Outlook a SAP Business One...............................................................................160
Creación de informes sobre oportunidades de ventas ....................................... 160
Ejecución del informe de oportunidades previstas .....................................................................162
Lista de verificación de oportunidades de ventas .............................................. 165
Visión general de XL Reporter............................................................................. 167
Componentes de XL Reporter ...................................................................................................167
Report Organizer ..................................................................................................................167
Report Composer .................................................................................................................167
Report Designer ...................................................................................................................168
¿Quién utiliza XL Reporter? .....................................................................................................168
Creación de un informe en Report Composer..................................................... 169
Inicio de XL Reporter ...............................................................................................................169
Creación de un informe con Report Composer ..........................................................................171
Selección de elementos de informe ...........................................................................................172
Especificar una selección ..........................................................................................................175
Agrupación del informe ............................................................................................................177
Adición de período financiero...................................................................................................177
Despliegue de columnas ...........................................................................................................178
Adición de totales al informe ....................................................................................................178
Guardar los informes ........................................................................................... 179
Guardar el informe como una consulta ......................................................................................179
Guardar el informe como una definición de informe..................................................................179
Adición del informe al menú principal de SAP Business One....................................................182
Ampliación de los conocimientos de XL Reporter con Report Designer ........... 183
Visión general de las funciones de creación de documentos ............................. 185
Autorizaciones, procedimientos de aprobación y borradores de documentos .. 187
Autorizaciones de usuarios .......................................................................................................188
Procedimientos de aprobación...................................................................................................190
Creación manual de borradores de documentos .........................................................................194
Aceleración de la creación de documentos con asistentes ................................ 196
Asistente de obtención de documentos ......................................................................................196
Asistente de creación de documentos ........................................................................................198
Accesos directos generales ................................................................................. 202
Accesos directos de tabla .................................................................................... 203
v
Accesos directos en documentos de compras y de ventas................................. 203
Requisitos previos de configuración de datos maestros sobre interlocutores
comerciales .......................................................................................................... 204
Requisitos previos de configuración de datos maestros sobre artículos........... 205
vi
1
La esencia de SAP Business One
Contenido del capítulo
¿Qué es SAP Business One?
Innovación para la pequeña y mediana empresa
Un enfoque único
Finalidad de este libro
SAP® Business One es una aplicación de gestión empresarial integrada que se ha diseñado
especialmente para pequeñas y medianas empresas como la suya. Este libro proporciona una visión
completa y general del modo en que puede trabajar con SAP Business One y cómo puede ayudar a
su empresa a automatizar sus procesos de gestión, ventas, producción, logísticos y financieros.
¿Qué es SAP Business One?
A diferencia de la mayoría de las demás aplicaciones de software que se centran en un área de
negocio específica, como contabilidad o gestión de las relaciones con el cliente (CRM), SAP
Business One es una aplicación de gestión empresarial integrada. Ofrece un conjunto completo de
funciones básicas, incluidas finanzas, gestión de clientes, ventas, operaciones y logística, que
atienden las necesidades de gestión empresarial de toda su empresa.
Más que una solución puntual
SAP Business One es algo más que un software financiero típico derivado de la contabilidad o una
solución de gestión de relaciones con el cliente independiente. Ayuda a empresas como la suya a
gestionar todo el proceso de venta y de servicio a los clientes y, una vez tomados los pedidos, fluyen
directamente al cumplimiento automatizado.
Exhaustivo e integrado
SAP Business One no es una colección de componentes genéricos que se han combinado de
cualquier manera. Por el contrario, SAP Business One se ha diseñado y construido específicamente
para las pequeñas y medianas empresas para ser una aplicación de software unificada e integrada que
dé soporte a los procesos de contabilidad, fabricación, gestión de almacén y otros procesos clave.
1
1
Una aplicación para todos
La forma más sencilla de entender SAP Business One es pensar en todas las personas que
intervienen en una empresa:
Hay personas del departamento de ventas que buscan clientes potenciales, efectúan
llamadas de ventas y llevan a cabo ventas.
Hay personas que contabilizan lo que se ha comprado y vendido, y que se aseguran de
que el dinero entra y sale correctamente en la empresa tanto de proveedores, clientes y
empleados.
Hay personas que toman los pedidos de cliente y se encargan de que se cumplan, ya sea
mediante el envío de mercancías o con la prestación de servicios.
Hay personas que gestionan operaciones como el control de inventario o la prestación de
servicios.
Hay responsables que supervisan y gestionan toda la empresa.
Ahora imagine que una aplicación pueda ayudar a todas estas personas a desempeñar sus tareas y
que todos trabajen con el mismo conjunto de información con una misma aplicación que pueda
realizar lo siguiente:
Integrar todas las partes de la empresa para que todos dispongan de la misma
información empresarial esencial.
Proporcionar a los usuarios interfaces especialmente diseñadas para respaldar el modo
en que trabajan.
Procesar datos en tiempo real para no tener que esperar las contabilizaciones nocturnas o
semanales, lo que significa que los datos financieros de su empresa siempre están
actualizados y disponibles.
Emitir advertencias y lanzar acciones correctivas que se realicen automáticamente
cuando se superen determinados límites establecidos por responsables y otros usuarios.
Simplificar la elaboración de informes y análisis con informes de fácil creación y
extracción de datos en hojas de cálculo de Microsoft Excel.
2
1
Innovación para la pequeña y mediana
empresa
Aunque cada empresa es única, en casi todas las empresas se presentan patrones comunes de
actividades y desafíos.
Los retos que afrontan las pequeñas y medianas empresas
Las pequeñas y medianas empresas se centran primero en aumentar las ventas y la rentabilidad.
Obtener pedidos de los clientes y cumplirlos con beneficio siempre es la tarea principal, y el software
puede ser una herramienta para aumentar la eficacia y la productividad. Pero en algún momento,
especialmente si el crecimiento ha sido rápido, la mayoría de las empresas encuentran que el proceso
de incrementar las ventas se está ralentizando porque la información no se transmite de forma fluida
de una parte a otra de la empresa. Esto puede suceder por numerosos motivos distintos.
Vacío de información
El vacío de información hace referencia a la ausencia de información empresarial oportuna necesaria
para el funcionamiento eficaz de la empresa. Por ejemplo, si llega un pedido grande que hay que
cumplir a tiempo, la cuestión clave es: ¿Cuándo podemos cumplir este pedido? Cuando hay un vacío
de información, se debe combinar la información a partir de varias fuentes, si se ha capturado
correctamente la primera vez. Cuando hay un vacío de información persistente, las decisiones
empresariales se toman sin suficiente información, lo que conlleva errores, la repetición de trabajos o
la pérdida de oportunidades.
Vacío de procesos
Existe un vacío de procesos cuando las tareas empresariales manuales no están automatizadas, o la
automatización se detiene en una aplicación y se debe transferir manualmente a otra. Los vacíos de
procesos normalmente se resuelven con la entrada duplicada de información de una aplicación a otra
o mediante la construcción de software frágil y específico para realizar la transferencia. Los vacíos
de procesos ralentizan a las empresas, retrasan los cambios y reducen las posibilidades de
automatización. En la figura 1-1 se muestra una integración efectiva y completa en la que la
información fluye de un paso a los siguientes puentes del vacío de procesos.
3
1
Figura 1-1: SAP Business One proporciona una integración exhaustiva
Soluciones de múltiples puntos
Las empresas suelen adquirir soluciones de múltiples puntos para satisfacer necesidades específicas a
medida que la empresa se expande; por ejemplo, una aplicación de contabilidad para gestionar el
libro mayor y las facturas, o una solución de gestión de almacenes para realizar el seguimiento del
inventario. Mantener esta combinación de aplicaciones actualizada, integrada y en perfecto
funcionamiento puede suponer un reto. Obtener una panorámica de lo que sucede en cada parte de la
empresa supone mucho trabajo y requiere la extracción y reconciliación de la información
proveniente de numerosos sistemas. Aunque dichas aplicaciones pueden servir durante un tiempo, en
última instancia su empresa necesita una solución más flexible e integrada.
Cómo afronta los retos SAP Business One
SAP Business One afronta los retos de las pequeñas y medianas empresas porque se ha diseñado
con esta finalidad, tal como se muestra en la figura 1-2.
Figura 1-2: SAP Business One afronta los retos de las pequeñas y medianas empresas
4
1
Un enfoque único
Aunque la mayoría del software empresarial está enfocado en la automatización, pocas empresas de
software, si es que hay alguna, se plantea el reto de crear software del mismo modo que SAP. En la
mayoría de las ocasiones, un proveedor de software elige un área, como contabilidad o CRM, y crea
un producto dirigido a los procesos concretos que están relacionados con dicha área. La cuestión que
queda sin responder es el modo en que estos procesos colaboran con otros procesos fundamentales
de otras áreas. SAP Business One es la respuesta a esa cuestión.
Una solución integrada
SAP Business One es un enfoque de "solución única" para la gestión de empresarial y la
automatización de procesos. Ventas, CRM, finanzas y operaciones están respaldadas y
automatizadas en SAP Business One. La automatización de cada proceso está integrada, como los
pedidos de cliente que fluyen al software de contabilidad y se convierten en solicitudes de
fabricación de productos, lo que puede requerir que se retiren materiales del inventario. Los límites
históricos entre aplicaciones no existen en SAP Business One.
Procesos empresariales optimizados
El alcance amplio de SAP Business One contribuye a optimizar y automatizar toda la empresa, de
principio a fin, incluido CRM, contabilidad, gestión de almacenes y fabricación. Además, cuando se
produce un evento empresarial importante se pueden ejecutar respuestas automáticas según sea
necesario. Este paradigma de gestión por excepción aumenta la productividad, ya que reduce la
sobrecarga de información y las acciones no adecuadas, lo que permite a los usuarios intervenir en el
proceso automatizado según sea necesario.
Acceso instantáneo a la información
Disponer de todos los datos empresariales almacenados en una sola aplicación integrada como SAP
Business One significa que con unos pocos clics es posible acceder a la información empresarial
importante en un panel de control configurable o mediante informes intuitivos desglosados. Puesto
que SAP Business One funciona principalmente en tiempo real, los cambios se registran
instantáneamente, sin demoras. Se puede obtener el estado de la empresa siempre que se necesite a
través de varios mecanismos de informes, incluidas las aplicaciones de Microsoft Office.
5
1
Personalizable y adaptable
SAP Business One se ha diseñado para que se pueda configurar, integrar y ampliar fácilmente.
Gracias a su integración con Microsoft Office, SAP Business One unifica las aplicaciones
empresariales y las aplicaciones de productividad de escritorio. A través de la red global de partners
de soluciones certificados de SAP, SAP Business One se puede adaptar para satisfacer las
necesidades específicas de los mercados locales y los sectores verticales. La capacidad de adaptación
de SAP Business One significa que el software crece con su empresa y que se puede modificar
fácilmente para satisfacer sus necesidades empresariales en constante cambio.
Diseñado exclusivamente para la pequeña y mediana empresa
y con el respaldo de SAP
SAP Business One es un nuevo software de gestión empresarial creado desde cero exclusivamente
para pequeñas y medianas empresas como la suya. Se basa en más de 30 años de experiencia de SAP
en la creación de aplicaciones empresariales que atienden las necesidades de más de 12 millones de
usuarios en todo el mundo.
Como líder mundial en el software de gestión empresarial, SAP tiene el compromiso de crear
soluciones de gestión empresarial completas que satisfagan sus necesidades empresariales de hoy en
día y del futuro. Ayudarle a que su empresa funcione correctamente es una de las tareas más
importantes de SAP y de su red mundial de partners de SAP Business One certificados.
Nota sobre la internacionalización. SAP Business One, al igual que todas las aplicaciones
de software de SAP, se ha diseñado para empresas de todo el mundo. SAP Business One …To
Go está dirigido a los usuarios de EE.UU. e incluye información que sólo es pertinente para las
empresas de EE.UU., como la declaración del formulario 1099. No obstante, en las cuestiones
principales todos los usuarios de SAP Business One encontrarán que este libro resulta útil y
adecuado para su trabajo.
Finalidad de este libro
La finalidad de este libro consiste en crear una base para el aprendizaje posterior. En primer lugar,
presentaremos SAP Business One y explicaremos su enfoque general. A continuación trataremos los
aspectos básicos y explicaremos las funciones esenciales para realizar un seguimiento de las cuentas
y los interlocutores comerciales, así como los procesos fundamentales de compras y realización de
pedidos. Seguidamente, repasaremos la potente funcionalidad que ofrece SAP Business One para
6
1
fabricación, ventas mediante CRM e informes, así como formas avanzadas de gestión y
automatización de documentos.
En ocasiones, en este libro se proporcionan instrucciones detalladas para llevar a cabo las tareas,
pero, fundamentalmente, se explica el modo de pensar de SAP Business One para que las ideas sobre
cómo poner el producto a trabajar en su empresa fluyan rápidamente.
Deseamos saber si este libro le ha ayudado a entender SAP Business One y quisiéramos que nos
dijera cómo podemos mejorarlo. Para unirse a nuestros esfuerzos, envíe sus comentarios y sugerencias
en un correo electrónico a [email protected].
7
1
8
2
La personalidad de
SAP Business One
Introducción
Entender la personalidad de SAP Business One
Conocer dónde se encuentra
Encontrar lo que busca
Llegar a donde desea ir
Encontrar respuestas a sus preguntas
Empezar a trabajar con una nueva aplicación de software es como intentar orientarse en una ciudad
donde no ha estado nunca. Por ejemplo, en la ciudad de Nueva York, una vez se comprende la
cuadrícula de calles numeradas y la forma en que asignan números, nombres y letras a las avenidas,
se puede averiguar de forma bastante rápida donde está cualquier dirección. En París, es necesario
saber que los arrondissements van en el sentido de las agujas del reloj partiendo del centro de la
ciudad, por lo que se puede utilizar el Plan du Paris para consultar un mapa y encontrar la calle y
la parada de metro más próxima.
Pero la geografía es sólo un punto de partida. Un día agradable en la ciudad comienza con una visita
a un destino, después se va de un lugar al siguiente: del desayuno en el hotel a un museo y de allí a
una discoteca.
Este capítulo sirve para ayudarle a orientarse para que cuando vea una pantalla de SAP® Business
One sepa lo que está viendo. Conocer la aplicación SAP Business One significa comprender el mapa
de los distintos tipos de información almacenados (la geografía) y también saber cómo se registra
una transacción empresarial y se realiza el seguimiento de la misma (el viaje agradable).
Funciones innovadoras como Drag&Relate™, campos y tablas definidos por el usuario, así como
las búsquedas con formato le conferirán rápidamente el control sobre los procesos empresariales e
información en tiempo real sobre el rendimiento de la empresa. Le aseguramos que considerará que
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2
La personalidad de SAP Business One
SAP Business One es fácil de usar gracias a su navegación intuitiva y su aspecto familiar. Y antes de
avanzar más, conocerá lo flexible e integrado que es.
Introducción
Para iniciar SAP Business One, haga doble clic en el icono que aparece en la figura 2-1.
Figura 2-1: Iniciar SAP Business One, conectarse y elegir una empresa
La primera pantalla que aparece es la de acceso, donde se introduce el nombre de usuario y la
contraseña. En la parte inferior derecha de la pantalla de acceso, puede hacer clic en el botón Change
Company para seleccionar otra empresa con la que trabajar. Algunas organizaciones utilizan varias
10
2
empresas de SAP Business One, lo que les permite realizar el seguimiento de diferentes empresas,
divisiones o actividades empresariales como si fueran empresas distintas.
SAP Business One incluye una empresa de ejemplo que tiene todos los datos. Esta empresa se puede
utilizar como base de formación para acelerar el aprendizaje o probar nuevas formas de utilizar SAP
Business One. La última versión de la empresa de muestra se puede descargar desde el portal de clientes
de SAP Business One, tal como se describe más adelante en “Encontrar respuestas a sus preguntas”.
Una vez que haya accedido al sistema correctamente, puede comenzar el proceso de aprendizaje.
Entender la personalidad de SAP Business
One
Antes de pasar a una explicación detallada de la interfaz de usuario, quisiéramos ofrecerle una
percepción del estilo, o personalidad, de SAP Business One. La primera vez que alguien le enseñe la
ventana principal de SAP Business One y el menú principal, todo le parecerá muy simple. Después,
usted preguntará: ¿cómo se encuentran los pedidos relacionados con un determinado proveedor? Sin
dudar un segundo, quien le haya enseñado el programa hará clic en el menú principal un par de
veces, mostrará un pedido vacío en la pantalla, escribirá el nombre del proveedor y, con una rapidez
sorprendente, aparecerá un pedido de dicho proveedor.
Ahora puede desplazarse por él y ver todos los pedidos de ese proveedor. Supongamos que desea ver
los artículos de un pedido. Sólo tiene que hacer clic en una pestaña y consultarlos. ¿Desea ver los
detalles de un artículo? Con un clic accederá a la pantalla del artículo. ¿En qué almacén se encuentra
el artículo? Otro clic y aparecerá. Antes de que se haya dado cuenta, habrá accedido a una serie de
pantallas. La reacción más habitual en este momento es, bueno, ha sido rápido. Pero, ¿dónde estoy?
¿Y qué más puedo hacer?
Después de que haya leído este capítulo, sabrá dónde estaba, dónde está y a dónde tiene que ir
después. Y cuando haya trabajado un poco con SAP Business One, ya no querrá trabajar con ninguna
otra aplicación que no sea tan cómoda y fácil de usar. Pero antes de llegar a este destino, el lugar
donde todo tiene sentido, necesita una guía durante algún tiempo.
Lo que sucede en el momento en que SAP Business One cobra sentido es que ve cómo las pantallas
que visualiza están conectadas de forma ascendente para la búsqueda de información mediante el
11
2
menú principal y las conexiones de transacciones y orientadas a procesos entre cada documento de la
aplicación. Comienza a comprender cómo se construye cada documento en SAP Business One a
partir de partes reutilizables. Una vez comprenda esto, SAP Business One resultará muy sencillo.
Nuestro recorrido por la personalidad de SAP Business One comienza con la descripción de estas
estructuras.
Creación de documentos a partir de partes reutilizables
SAP Business One realiza el seguimiento de las actividades empresariales mediante documentos,
como pedidos, facturas, órdenes de fabricación, ofertas de ventas, etc. Cada uno de estos documentos
se construye a partir de bloques de datos reutilizables de menor tamaño que se denominan datos
maestros. Los datos maestros, que se tratan en detalle en el capítulo 4, hacen referencia a la
información clave que describe a los clientes, proveedores y clientes potenciales, así como a los
artículos que su empresa compra y vende. En la figura 2-2 se muestra cómo se construye un
documento (un pedido) a partir de los datos maestros.
Figura 2-2: Cómo se crean los documentos de SAP Business One a partir de datos maestros
reutilizables
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2
La creación de documentos a partir de datos maestros aumenta la productividad, garantiza la
coherencia de datos y reduce los errores. Conforme vaya aprendiendo más sobre SAP Business One,
apreciará las ventajas de crear documentos a partir de datos maestros reutilizables.
Apertura de documentos mediante el menú principal
La segunda cuestión clave que se debe aprender de SAP Business One es cómo poner a trabajar el
menú principal para que le ayude a encontrar documentos o registros de datos maestros. Cuando se
inicia SAP Business One por primera vez, se muestra Main Menu. Mediante Main Menu, tal como
se muestra en la figura 2-3, se pueden abrir enlaces que llevan a pantallas desde las que se puede
buscar un determinado documento o desplazarse por todos los documentos de un determinado tipo.
Figura 2-3: Navegación ascendente desde Main Menu
Recordatorio de navegación: todos los caminos llevan a Main Menu. Es importante
recordar que se puede acceder a todas las funciones de SAP Business One mediante Main Menu.
Main Menu es uno de los puntos de partida para buscar documentos, registros de datos
maestros y ejecutar informes, llevar a cabo funciones administrativas, iniciar asistentes, etc. A
medida que vaya aprendiendo SAP Business One, Main Menu se convertirá en el equivalente
de su página inicial.
Estructura de transacciones y procesos de la información en
SAP Business One
Para registrar toda la actividad relevante relacionada con un proceso empresarial, se debe utilizar una
secuencia de documentos y se deben registrar los enlaces entre ellos. Veamos el proceso de ventas.
En primer lugar, se registra un cliente potencial como datos maestros, seguido de actividades de
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ventas, como llamadas y reuniones. Finalmente, se emite una oferta de ventas que puede acabar en
un pedido y, después, en una factura. En cuanto entra un pago, debe cuadrar con la factura. Por lo
tanto, hay un flujo de actividad de un documento a otro en el que se registra cada paso del proceso
empresarial.
Cada paso es una transacción empresarial individual en el sentido más general de la palabra. Un
proceso empresarial para vender o solicitar suministros puede requerir una secuencia de muchas
transacciones. Una de las funciones más sólidas de la aplicación es la forma en que permite utilizar
un documento para crear el siguiente en una secuencia. SAP Business One también realiza el
seguimiento de las conexiones entre los documentos para que se pueda desplazar por la secuencia de
documentos relacionados con una determinada transacción. Las conexiones de transacciones entre
documentos se mantienen de varias formas que explicaremos en este capítulo y en posteriores.
Preguntas para incrementar la comprensión
El momento en el que SAP Business One se hace mas comprensible, sucede después de haberlo
utilizado durante un tiempo. Los conceptos que hemos presentado se confirman y se concretan a
través de la experiencia real. Hasta ahora, el presente capítulo le ha preparado para responder las
siguientes preguntas siempre que se encuentre ante una nueva ventana:
¿Es esto un documento? ¿Son datos maestros? ¿Esta pantalla es diferente y, si lo es,
cómo se relaciona con los documentos y los datos maestros?
¿Cómo encaja esta pantalla en la estructura ascendente o en la estructura de
transacciones y orientada a procesos de SAP Business One?
¿Cómo llego a esta pantalla desde el menú principal?
¿Qué navegación orientada a procesos me permite encontrar documentos relacionados
y datos maestros desde esta pantalla?
¿Esta pantalla muestra datos, me permite buscar datos o me permite añadir datos?
Una de las innovaciones de SAP Business One es la forma en que el diseño incorpora de forma
natural la navegación ascendente a través del menú principal y las relaciones orientadas a procesos,
así como los mecanismos de navegación, búsqueda y creación de documentos basados en dichas
relaciones. En el resto de este capítulo se explican todos estos mecanismos en detalle para que
siempre que vea una pantalla entienda exactamente lo que está viendo.
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Conocer dónde se encuentra
Un aspecto potente de SAP Business One es que es posible tener varias ventanas abiertas a la vez,
cada una de las cuales puede mostrar un documento o registro de datos maestros diferente. La
ventana principal proporciona un contexto para todo el trabajo en SAP Business One.
La ventana principal
La ventana principal se abre automáticamente al iniciar SAP Business One y es el lugar central
donde se puede iniciar cualquier tarea. Sólo la ventana principal tiene una barra de menú en la parte
superior. También tiene una barra de herramientas con iconos que proporcionan un acceso sencillo a
las funciones utilizadas habitualmente. Incluye Main Menu, que ahora examinaremos con más
detalle.
El menú principal de SAP Business One
Tal como se muestra en la figura 2-4, Main Menu dispone de tres pestañas:
La pestaña Modules muestra la parte superior de la jerarquía de SAP Business One.
Enumera todos los módulos de SAP Business One. En cada módulo hay una lista de
funciones. Haga clic en una función para iniciarla o expandirla y ver más selecciones.
La pestaña Drag & Relate se utiliza para un método innovador de búsqueda de
transacciones enlazadas a los datos maestros, tal como se explica más adelante en
este capítulo.
User Menu es un menú personalizable para acceder rápidamente a las funciones que
utiliza con más frecuencia, similar a los favoritos de un navegador Web. Para obtener
más información, consulte “Menú de usuario y accesos directos definidos por el
usuario” más adelante en este capítulo.
Si no aparece Main Menu, puede acceder a él desde la barra de menú si elige Window
Main Menu o
mediante el acceso directo del teclado Ctrl + 0 (cero, no la letra O).
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Figura 2-4: Main Menu de SAP Business One
La barra de menús y los menús desplegables
La barra de menús de SAP Business One se muestra en la parte superior de la ventana principal. Al
hacer clic en cada elemento del menú se muestra un menú desplegable que ofrece más opciones. Los
accesos directos que utilizan las teclas Alt y Ctrl funcionan del mismo modo que en las
aplicaciones de escritorio.
Figura 2-5: Barra de menús y barra de herramientas de SAP Business One
La barra de menús incluye los siguientes menús:
File: Comandos principales, como Close, Print Preview, Export to y Launch
Application.
Edit: Comandos de edición generales, como Undo, Redo, Cut, Copy, Paste y Delete.
Ver: Comandos que cambian la vista de los datos de la ventana, como User-Defined
Search Field, System Information, Restore Column Width, y Legend.
Data: Comandos que manipulan datos de aplicación así como comandos para
desplazarse por los registros, manipular filas de una tabla y otros comandos de edición
relacionados con los datos.
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Goto: Menú dinámico que cambia según la ventana seleccionada actualmente.
Modules: Módulos mostrados en Main Menu.
Tools: Comandos como Print Layout Designer, Form Settings, User Menu, User
Shortcuts y User-Defined Fields.
Window: Comandos asociados con la gestión de ventanas, incluido el acceso a Main
Menu, Messages/Alert Overview y Calendar.
Help: Comandos que proporcionan acceso a la ayuda en línea.
La barra de herramientas
La barra de herramientas se encuentra justo debajo de la barra de menús Se trata de una colección de
iconos que proporcionan un acceso sencillo a las funciones utilizadas habitualmente. Las mismas
funciones también están disponibles como opciones de menú en la barra de menús.
Las funciones activas se muestran en color mientras que las inactivas o no autorizadas están de color
gris. Para ocultar o mostrar un grupo de iconos de la barra de herramientas, coloque el cursor en la
barra de herramientas, haga clic con el botón derecho y, a continuación, active o desactive las
casillas adecuadas. Los iconos de la barra de herramientas son contextuales, es decir, cambian según
lo que esté haciendo.
Si olvida la función de un determinado icono, basta con mover el cursor sobre un botón para mostrar
un tooltip.
La barra de estado
La barra de estado se extiende por todo el borde inferior de la ventana principal de SAP Business
One y contiene varios campos.
El área inferior izquierda de la barra de estado muestra los siguientes tipos de
mensajes:
Un mensaje de error aparece sobre un fondo rojo e informa de que el
procedimiento no puede continuar hasta que se lleve a cabo una acción correctiva.
Un mensaje de información aparece sobre un fondo azul e informa de un
problema que no impide que continúe el procedimiento.
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Un mensaje de confirmación aparece sobre un fondo verde e informa de la
ejecución correcta de un procedimiento.
La parte central de la barra de estado contiene la fecha y hora actuales tal como están
definidas en el servidor.
El área superior izquierda contiene información importante sobre la ventana activa. Por
ejemplo, al mover el cursor sobre un campo de entrada, aparece un texto que describe
el formato de entrada y la longitud.
Figura 2-6: Anatomía de la barra de estado
Ventanas de documento
Ahora que ya dispone de la panorámica de la ventana principal, es el momento de explicar algunas
de las reglas generales de la interfaz de SAP Business One.
Modos de operación de ventana
Existen cuatro modos de operación de ventana posibles en SAP Business One:
Añadir: Añadir un nuevo registro o documento.
Buscar: Buscar registros o documentos existentes.
Ver: Ver un registro o documento existente.
Actualizar: Modificar los datos de un registro o documento existente.
Las ventanas en SAP Business One tienen un modo predeterminado, que puede ser “añadir” o
“buscar”, según el contexto de lo que esté haciendo. Por ejemplo, al elegir la ventana Business
Partner Master Data o Item Master Data, se abre automáticamente en modo de búsqueda porque
normalmente se suele querer ver la información que ya se ha introducido. Por otro lado, si se desea
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procesar un pedido de cliente o un pedido de compras, la ventana se abre automáticamente en modo
de adición porque normalmente se quiere añadir un nuevo pedido.
¿Cómo sabe en qué modo se encuentra? El botón de la esquina inferior izquierda de la ventana cambia
a Add, Find, OK (para el modo de visualización) o Update, según el modo actual de la ventana.
Puede cambiar de un modo de operación a otro de varias formas:
Para añadir un nuevo objeto (como un documento o un registro de datos maestros),
utilice la función de adición. Existen varias formas de activar dicha función, como las
siguientes:
En la barra de menús, seleccione Data
Add.
Pulse Ctrl + A en el teclado.
En la barra de herramientas, elija el icono de adición.
Para buscar un objeto existente (como un documento o un registro de datos maestros),
utilice la función de búsqueda. SAP Business One muestra el objeto en modo de
búsqueda, con el botón Find en la esquina inferior izquierda de la ventana. Existen
varias formas de activar la función de búsqueda, incluidas las siguientes:
En la barra de menús, seleccione Data
Find.
Pulse Ctrl + F en el teclado.
En la barra de herramientas, elija el icono de búsqueda.
Al introducir o cambiar datos en un objeto existente, SAP Business One cambia
automáticamente al modo de actualización, con lo que el botón Update aparece en
la esquina inferior izquierda de la ventana. Haga clic en el botón Update para guardar
los datos introducidos o modificados; haga clic en el botón Cancel si no desea
guardar o actualizar los datos.
Alerta de cambio de modo de operación. No siempre se pueden cambiar datos en un
documento o un registro de datos maestros una vez que se ha añadido. En determinados
momentos, un documento es de sólo lectura si el proceso empresarial relacionado con dicho
documento ha avanzado a determinada fase o cuando un documento se ha copiado en otro. Los
datos que no se pueden cambiar están atenuados en gris y aparece un mensaje de error en la
barra de estado si se intenta cambiarlos.
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Menú contextual
Al trabajar en cualquier ventana, puede hacer clic con el botón derecho del ratón para activar un
menú contextual que proporciona acceso a las funciones más utilizadas para dicha sección de la
ventana. En algunos casos, al hacer clic con el botón derecho en un campo, aparece un menú
contextual que proporciona una lista de funciones relacionadas con el campo. Como estas funciones
son contextuales, las opciones cambian según el área de la pantalla donde haga clic.
Detalles de fila
Los documentos de ventas y compras incluyen tablas que proporcionan información sobre
cantidades, precios y descripciones. Para trabajar con estas tablas fácilmente y ampliar la vista
disponible en la pantalla, puede abrir la ventana Row Details. Esta ventana permite ver o editar filas
de una tabla, como las que se encuentran en la pestaña Contents de un documento de ventas.
La ventana Row Details que se muestra en la figura 2-7 se puede abrir haciendo clic con el botón
derecho en el encabezado de fila del elemento correspondiente, pulsando Ctrl + L o
seleccionando Row Details en el menú Goto de la barra de menús. Algunos campos son de “sólo
lectura” y aparecen en gris. Si un campo es editable, una vez introducidos los nuevos datos, se
actualiza automáticamente, es decir, no hay botón OK o Update en esta ventana.
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Figura 2-7: Acceso a la ventana Row Details
Encontrar lo que busca
SAP Business One proporciona amplio soporte para buscar objetos (documentos de ventas y
compras y registros maestros de interlocutores comerciales y artículos). Los dos métodos principales
se describen a continuación: búsqueda de interlocutores comerciales y artículos y uso de las flechas
de la barra de herramientas para desplazarse por los documentos o registros de datos maestros de un
determinado tipo.
Búsqueda de interlocutores comerciales y artículos
SAP Business One facilita la búsqueda de información de interlocutores comerciales y artículos
mientras se introducen documentos de ventas y compras. En la figura 2-8 se demuestra cómo utilizar
el botón de lista de selección para buscar un cliente o artículo.
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Figura 2-8: Cómo buscar clientes y artículos en un pedido de cliente
Después de pulsar el botón de lista de selección, aparecerá una lista de selección en una ventana
independiente. Puede desplazarse rápidamente por la lista si escribe el primer carácter del código del
interlocutor comercial o del número de artículo. La lista de selección se desplaza a medida que
escribe.
Si está más familiarizado con los nombres de cliente y las descripciones de artículo que con sus
códigos, puede utilizar un “comodín” para realizar la búsqueda. Por ejemplo, para mostrar una lista
de selección de clientes cuyo nombre empiece por “Ch”, vaya al campo Name, escriba Ch seguido
del carácter comodín “*” (Ch*) y, a continuación, pulse Tab para mostrar la lista.
Si sabe que sólo un nombre de cliente empieza por “E”, por ejemplo, sólo tiene que escribir E (sin
el carácter comodín) en el campo Name y pulsar Tab. SAP Business One rellena la información de
dicho cliente en el pedido. El campo Item Description funciona del mismo modo para buscar
información de artículo.
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Uso de las flechas de la barra de herramientas para buscar
documentos
Una forma sencilla de desplazarse por los documentos o datos maestros de un determinado tipo
consiste en utilizar las flechas de la barra de herramientas de SAP Business One (consulte la figura
2-9). Si visualiza un pedido (seleccionando Purchase Order en Main Menu de SAP Business One),
puede utilizar las teclas de flecha para desplazarse rápidamente por todos los pedidos que tenga.
Esto sirve para cualquier tipo de SAP Business One, como pedidos de cliente, facturas de deudores,
etc.
Haga clic en las flechas dobles para ir al primer o último documento; haga clic en las flechas simples
para ir al documento siguiente o anterior. El siguiente y el anterior se determinan mediante el número
de documento. Para ver los últimos pedidos introducidos, por ejemplo, en la ventana Purchase
Order, haga clic en la flecha derecha doble para ir al último pedido y, a continuación, haga clic en la
flecha izquierda simple para ir a los anteriores.
Figura 2-9: Uso de los botones de flecha de la barra de herramientas de SAP Business One
Llegar a donde desea ir
SAP Business One dispone de funciones exclusivas que permiten navegar rápida y correctamente
para encontrar la información necesaria. En esta sección se explican algunas de estas funciones de
navegación.
Navegación con la flecha naranja
La flecha naranja
que aparece prácticamente en cualquier ventana es quizá la herramienta más
práctica de la interfaz de usuario de la aplicación. Siempre que aparezca, puede hacer clic en ella
para mostrar un registro de datos maestros (tal como se muestra en la figura 2-10) o los detalles de
las opciones de datos maestros, como códigos de impuestos o condiciones de pago. En ocasiones, las
flechas naranja conducen a documentos enlazados, como un documento base o un asiento de diario.
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Las flechas permiten desglosar más detalles de una transacción sin tener que efectuar una búsqueda o
recorrer una estructura de menú ascendente.
Figura 2-10: Uso de la flecha de navegación para acceder a los datos maestros desde una factura
Arrastrar y vincular
La función arrastrar y vincular es una herramienta interactiva que permite mostrar una amplia
variedad de información en tiempo real sobre la empresa rápida y fácilmente. Con arrastrar y
vincular se generan vistas especiales de datos mediante el enlace de elementos de datos maestros a
transacciones. La función busca en las transacciones y en los datos maestros, como cuentas de mayor
e interlocutores comerciales.
Puede comparar dos objetos cualesquiera en SAP Business One. Por ejemplo, puede enlazar un
código de cliente al objeto de pedido de cliente y obtener una lista de todos los pedidos de un cliente
en concreto. Al arrastrar un objeto de datos maestros a la lista de tipos de transacción en la pestaña
Drag & Relate, puede obtener una panorámica excelente del rendimiento de su empresa en
determinadas áreas. Además, puede precisar más la lista resultante si utiliza la función de filtro (por
ejemplo, seleccionar sólo los pedidos de cliente abiertos).
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En la figura 2-11 se ilustra la forma en que se puede utilizar la función de arrastrar y vincular para
obtener una lista de facturas de acreedores para un determinado artículo.
Figura 2-11: Uso de arrastrar y vincular para buscar facturas de acreedores de un artículo concreto
Menú de usuario y accesos directos definidos por el usuario
Puede aumentar la eficacia de navegación si utiliza User Menu y crea accesos directos de teclado
definidos por el usuario para abrir en un solo paso los documentos que utiliza con más frecuencia.
Por ejemplo, si trabaja en el departamento de compras y es responsable de la emisión de pedidos y
de la actualización de los datos maestros de los interlocutores comerciales, guarde las ventanas
Purchase Order y Business Partner Master Data en User Menu bajo Forms para facilitar su
acceso (consulte la figura 2-12). Para guardar un elemento en User Menu, visualice el documento,
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informe o formulario que desee añadir a User Menu. Con esa ventana como ventana activa, elija Tools
User Menu
Add to User Menu.
Figura 2-12: Guardar los documentos utilizados con frecuencia en User Menu
Por otro lado, si es un agente de compras muy ocupado de una empresa de fabricación y tener que
hacer dos clics para llegar a un pedido le resulta demasiado, SAP Business One permite asignar
teclas de función, como F1, F2, etc., a determinados documentos.
Figura 2-13: Creación de accesos directos de teclado definidos por el usuario
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Opciones de visualización
Puede cambiar varias opciones de visualización para personalizar su puesto de trabajo de SAP
Business One. Puede añadir un logotipo de empresa o la fotografía del personal al escritorio. Otras
opciones incluyen el idioma de interfaz, el tamaño de fuente, el color y los formatos de fecha y hora.
Opciones de formulario
En SAP Business One, cada usuario puede personalizar fácilmente el contenido y el
comportamiento de la mayoría de las ventanas mediante la función Form Settings.
Para activar Form Settings, asegúrese de que la ventana que desea personalizar está abierta y activa;
a continuación, haga clic en
en la barra de herramientas o elija Tools
Form Settings.
Aunque la ventana Form Settings varía según el contenido de la ventana que vaya a personalizar, la
ventana Form Settings típica se divide en tres pestañas:
Pestaña Table Format: Personalice el modo en que las columnas aparecen en la tabla
(en el caso de las ventanas que contienen una tabla).
Pestaña Row Format: Determine cómo aparecen los campos en la ventana Row Details
asociada a la tabla de la ventana que va a personalizar.
Pestaña Document: Realice cambios en las opciones generales relacionadas con la
ventana y la tabla que está personalizando, pero debe tener en cuenta que los cambios
que efectúe en esta pestaña sólo afectan al documento actual y no a todos los
documentos de este tipo.
La función Form Settings es una característica muy potente. SAP Business One dispone de
numerosos campos que no se muestran por defecto. Con Form Settings puede seleccionar los campos
que son visibles y los que se pueden cambiar (el término correspondiente es “activo”). Puede cambiar
el orden de los campos si hace clic en un nombre de campo y lo arrastra hacia arriba o hacia abajo.
Una personalización común consiste en mostrar el almacén desde el que se enviará un artículo en la
ventana Sales Order. En la figura 2-14, hemos utilizado la pestaña Table Format para que el campo
Whse(Almacén) esté visible y activo, y hemos cambiado la posición del campo de modo que se
muestre sin necesidad de desplazarse a la derecha o abrir la ventana Row Details.
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2
Figura 2-14: Uso de la función Form Settings
Personalización de los nombres de campo
En SAP Business One, también resulta muy sencillo cambiar los nombres de los campos. Una de las
personalizaciones más habituales de la ventana Purchase Order consiste en cambiar el campo Vendor
Ref. No. por Vendor Invoice No. El cambio de este u otro campo se puede llevar a cabo si se
mantiene pulsada la tecla Ctrl y se hace doble clic en el nombre de campo. A continuación,
aparecerá una ventana que permite cambiar el nombre de campo o bien restaurar el nombre original.
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2
Figura 2-15. Cambio de los nombres de campo
Añadir campos y tablas definidos por usuario
Aunque SAP Business One proporciona un amplio conjunto de campos en cada uno de sus módulos,
es posible que su empresa necesite campos adicionales que se correspondan con el trabajo diario o
para adaptarse a determinadas prácticas empresariales. La función User-Defined Fields (que se
encuentra en el menú Tools) permite crear campos propios en las tablas de datos maestros o
transacciones de SAP Business One existentes.
Recomendación sobre el portal. Para obtener instrucciones detalladas y paso a paso sobre
los campos y tablas definidos por el usuario, vaya al portal de clientes de SAP Business One en
http://service.sap.com/smb/sbocustomer y descargue la guía “Cómo crear campos y tablas
definidos por el usuario”.
Rellenar campos con búsquedas formateadas
Otro ejemplo de la robusta flexibilidad de SAP Business One lo encontramos en su funcionalidad de
búsqueda con formato. La búsqueda con formato se puede utilizar para calcular valores o para
mostrar valores propuestos para los campos de SAP Business One y los campos definidos por el
usuario.
Por ejemplo, es posible que quiera que el pedido de cliente muestre lo que está disponible en stock y
en pedido. En este caso, se utiliza la función User-Defined Fields para añadir estos campos
adicionales y la función de búsqueda con formato para rellenar los valores propuestos o calculados
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2
en estos campos. Como la búsqueda con formato es una función complicada, puede realizar estos
tipos de personalizaciones con ayuda del consultor de implementación.
Encontrar respuestas a sus preguntas
Además del soporte y formación que le pueda proporcionar su de implementación, hay disponible
una inmensa cantidad de información sobre las características y funciones de SAP Business One a
través de la ayuda en línea y en el portal de clientes.
Ayuda en línea
Puede usar la ayuda en línea de SAP Business One de varias formas: Si pulsa F1 obtendrá ayuda
contextual, es decir, ayuda sobre una determinada parte de la pantalla (y, en ocasiones, incluso el
campo concreto) en la que se encuentra.
Al seleccionar Help
Help en la barra de menús de la ventana principal se muestra la ventana
SAP Library, que permite buscar palabras clave o examinar el contenido. La ayuda en línea
proporciona detalles sobre muchos aspectos del trabajo con SAP Business One. Si está trabajando
con una pantalla que no conoce y desea entender su contenido, puede buscar definiciones de cada
campo de la pantalla en la ayuda en línea.
Portal de clientes de SAP Business One
El portal de clientes de SAP Business One proporciona recursos para ayudarle a dominar SAP
Business One.
El portal está organizado en áreas para los distintos tipos de actividades, como por ejemplo:
Obtener soporte: Colaborar con su consultor de implementación en cuestiones de
suporte técnico, buscar en la base de datos de SAP Notes o solicitar una clave de
licencia.
Visión general de la solución: Revisar la información general sobre la aplicación y
obtener más información acerca de cómo integrar SAP Business One con la familia de
aplicaciones empresariales mySAP™ Business Suite.
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2
Documentación: Buscar documentación sobre la última versión, incluidas las notas de
la versión, guías de procedimientos y otras guías útiles sobre características y
funciones específicas.
Educación: Ver las unidades de e-learning sobre componentes clave de los módulos de
SAP Business One, incluida contabilidad, gestión de bancos, datos maestros, compras
y ventas.
Figura 2-16: Uso del portal de clientes de SAP Business One
El portal de clientes de SAP Business One está disponible en siete idiomas y se puede acceder en
http://service.sap.com/smb/sbocustomer. Necesita un nombre de usuario S válido y una contraseña
para conectarse. Consulte con su consultor de implementación para obtenerlos.
31
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3
Conceptos básicos de
contabilidad financiera
Visión general de la contabilidad financiera
Configuración de la contabilidad financiera
Realización de procedimientos diarios
Actualización de registros
Procedimientos de cierre
Entrada y salida de pagos
Contabilidad de costes
Presupuestación
Consultas e informes
SAP Business One ofrece las herramientas y la capacidad de informes que necesita para gestionar las
finanzas de su empresa de forma eficaz y según los principios contables generalmente aceptados
(PGC). SAP Business One puede llevar su contabilidad financiera a un nuevo nivel de
automatización.
Realmente en tiempo real: Cada vez que añada (o contabilice) una transacción, se
actualiza el libro mayor. No es necesario realizar asientos de diario por lotes para su
contabilización posterior, a menos que desee hacerlo.
Asientos de diario automáticos: Tal vez el mayor impulso en productividad de SAP
Business One sea su capacidad de crear varios asientos de diario automáticamente, con
lo que se reduce considerablemente el tener que realizar asientos de diario o
correcciones manualmente.
Funcionalidad de desglose: SAP Business One le ofrece la posibilidad de desglose
gracias a las flechas de navegación naranja, no sólo hasta el libro mayor, sino hasta los
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3
Conceptos básicos de contabilidad financiera
documentos fuente de una transacción: otra potente función que ahorra tiempo y
trabajo.
Automatización de tareas. Puede automatizar tareas redundantes mediante el uso de
contabilizaciones periódicas y evitar los errores de contabilización gracias al uso de
modelos de contabilización.
Integridad de datos. Para impedir que los usuarios contabilicen asientos de diario
manuales a determinadas cuentas, puede configurar cuentas de control. Además, las
alertas ayudan a gestionar los gastos al informarle cuando los gastos llegan a su umbral
presupuestario.
Seguimiento de auditoría. SAP Business One proporciona un seguimiento de auditoría
completo, lo que permite realizar el seguimiento de quién ha efectuado cambios en
todos los datos o documentos, y cuándo lo ha hecho.
Visión general de la contabilidad financiera
La clave para obtener el máximo rendimiento de las características de finanzas y contabilidad de
SAP Business One radica en un diseño e implementación cuidadosos para garantizar que todas las
partes de la aplicación describen y realizan el seguimiento con precisión del modo en que funciona
su empresa. Evidentemente, la mayoría de las empresas llegan a SAP Business One con un plan de
cuentas bien establecido (y otros métodos de contabilidad financiera) así como bases de datos
antiguas de clientes, proveedores y transacciones. En colaboración con el consultor de
implementación, se traduce y migra la forma en que funciona la empresa a SAP Business One. En la
figura 3-1 se muestra el proceso de cinco pasos para configurar la contabilidad financiera.
Estos pasos representan las directrices generales. En cualquier implementación se puede cambiar el
orden de estos pasos o se pueden agregar nuevos pasos para reflejar las necesidades y circunstancias
exclusivas de la empresa.
Consejo de configuración. Al configurar el plan de cuentas y los procesos de contabilidad
financiera, discuta con su consultor de implementación los tipos de informes financieros que
necesita. Los requisitos de informes financieros condicionan la mayoría de las opciones iniciales y
las decisiones de configuración. El consultor de implementación conoce el software y usted
conoce su empresa, y juntos pueden lograr que SAP Business One trabaje a su favor.
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3
Figura 3-1: Configuración de la contabilidad paso a paso
35
3
Definiciones
Cuenta: Registro formal de un tipo de activo, pasivo, capital, ingreso o gastos que muestra su
saldo inicial, aumentos y reducciones (transacciones) y el saldo final resultante durante un
período específico.
Cuenta de control: Cuenta diseñada para controlar las transacciones que se contabilizan en
ella. Sólo las transacciones de módulos subsidiarios, como acreedores, deudores e inventario se
pueden contabilizar en una cuenta de control; los asientos de diario manuales no se pueden
contabilizar en una cuenta de control. De este modo se impide que se realicen asientos
malintencionados o sospechosos en cuentas de material, como contabilidad de deudores, cuenta
monetaria o de existencias, y proporciona un mejor seguimiento de auditoría.
Cuenta de compensación: Una cuenta en la que las contabilizaciones se registran
temporalmente debido a una discontinuidad temporal entre transacciones contables,
distribuciones de tareas organizativas o transacciones contables que requieran aclaraciones.
Cuenta activa: Cuenta del plan de cuentas en la que se contabilizan los asientos de diario.
Segmentación de cuentas: Un método contable por el que se crean códigos de cuenta
basados en la estructura jerárquica de una empresa. Los segmentos individuales corresponden a
diferentes unidades de negocio, como empresa, división, región, departamento, grupo, etc., y a
diferentes categorías, como gastos de viajes, ingresos de taquilla, línea de productos, etc.
Segmento de cuentas naturales: El primer segmento de un código de cuenta que identifica el
tipo de cuenta, como activo fijo, pasivo, ingreso, gasto, etc. Los códigos de cuenta pueden
constar de caracteres alfanuméricos, no sólo de valores numéricos, motivo por el que no se
denominan números de cuenta.
Plan de cuentas: El índice o la lista codificada de las cuentas de un libro mayor.
Libro mayor: El registro contable principal de una empresa. El libro mayor utiliza contabilidad
por partida doble; normalmente contiene las cuentas de todos los activos, pasivos, beneficio,
pérdida, ingresos, partidas de gastos, fondos y reservas de una empresa.
Asiento de diario: Registro de una transacción que normalmente incluye la fecha de la
transacción, los títulos de las cuentas afectadas, importe de debe y haber, y descripción de la
transacción.
Contabilización: Proceso de registrar los asientos de diario (debe y haber) en el libro mayor.
Transacción: Actividad o evento empresarial que se carga en una cuenta de mayor y se abona
en otra.
36
3
Configuración de la contabilidad financiera
La configuración correcta de la funcionalidad financiera y contable es el cimiento en el que se apoya
gran parte de la automatización de SAP Business One. Con el plan de cuentas, los períodos contables
y la determinación de cuentas adecuados para los asientos de diario automatizados, SAP Business
One se ocupa de muchas tareas que normalmente se hacían de forma manual. Por este motivo
dedicamos gran parte de este capítulo a las cuestiones relacionadas con la configuración inicial de la
contabilidad financiera.
Paso 1: Configuración de los períodos contables
El primer paso, que ya debe haber realizado con su consultor de implementación, es establecer los
períodos contables: ¿Tendrá períodos contables mensuales? ¿Diarios? ¿Con otra frecuencia? ¿El
ejercicio fiscal corresponderá al año natural o se establecerá entre dos años naturales?
Para configurar los períodos contables, vaya a Administration
Settings
System Initialization
General
pestaña Posting Periods. Desde aquí puede actualizar los períodos generados (como los
rangos de fechas) y crear nuevos. También puede establecer o cambiar el inicio del ejercicio fiscal.
Aunque SAP Business One es muy flexible cuando se trata de configurar períodos y ejercicios
fiscales, usted y su consultor de implementación deben tener en cuenta las siguientes advertencias
importantes:
Los informes financieros se pueden ejecutar según períodos fiscales, pero los informes
mensuales, trimestrales y anuales estándar de SAP Business One se basan en un año
natural y no en un ejercicio fiscal. Para dar soporte a informes trimestrales basados en
4-4-5 semanas, por ejemplo, se pueden crear informes personalizados con XL Reporter
(consulte el capítulo 9).
No puede haber períodos contables superpuestos y sólo un período contable es el
período por defecto cada vez.
Alerta de contabilización. Si desea contabilizar un asiento de diario en un período anterior,
vaya a Administration
General Settings
Posting Periods y convierta
el período anterior en el actual.
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3
Paso 2: Definición de los segmentos contables
Si tiene previsto utilizar un plan de cuentas segmentado, el siguiente paso para usted y su consultor
de implementación es decidir y definir los segmentos de cuentas que necesita.
Para definir segmentos de cuentas, vaya a Administration
Setup
Financials
Account
Segmentation. Debe tener al menos el primer segmento de cuentas naturales, pero puede cambiarle
el nombre o su longitud, del mismo modo que los demás segmentos. Normalmente, las empresas
determinan sus segmentos de cuentas en función de sus procesos empresariales y necesidades de
informes financieros. Pueden representar divisiones, departamentos, regiones, líneas de negocio,
entidades, sucursales, etc. En la figura 3-2 se muestra cómo se fusionan los segmentos de cuentas
para crear un código de cuenta.
Figura 3-2: Código de cuenta segmentado
SAP Business One proporciona cuatro segmentos de cuentas por defecto y permite hasta un máximo
de 10. Durante la configuración puede cambiar el tamaño y el nombre de cualquier segmento, pero el
primero siempre debe ser el segmento de cuentas naturales.
Aunque actualmente puede utilizar menos de los diez segmentos disponibles, se recomienda definir
segmentos adicionales que permitan el crecimiento. Por ejemplo, si tiene previsto efectuar una
expansión, puede definir un segmento adicional para las unidades de negocio que prevea añadir en el
futuro.
38
3
Alerta de segmentos de cuentas. Es importante que su consultor de implementación y usted
planifiquen el uso de los segmentos de cuentas muy cuidadosamente, porque no se podrán
añadir segmentos adicionales posteriormente, los segmentos existentes no se podrán borrar
después de que se haya creado la primera cuenta de mayor y no podrá cambiar la longitud o el
tipo de un segmento posteriormente.
Una vez definidos todos los segmentos de cuentas en SAP Business One, se ha creado la base para
un plan de cuentas plenamente cualificado que, en otras palabras, es la concatenación de todos los
segmentos de cuentas. Un código de cuenta completamente cualificado, como se muestra en la figura
3-2, incluye todos los segmentos de cuentas. Por ejemplo, un código de cuenta de gastos de viaje que
utilice el departamento de marketing de su empresa tendrá exactamente el mismo aspecto que el
usado por el departamento de ventas, con la excepción del segmento del código de cuenta que
representa al departamento.
Paso 3: Creación del plan de cuentas
Una vez determinados los períodos financieros o contables y los segmentos de cuentas, ya estará
preparado para crear su plan de cuentas en SAP Business One. La organización del plan de cuentas
sigue los principios contables generalmente aceptados en los que hay un “cajón” independiente para
las cuentas que representan activos, pasivos, capital, ingresos, costes de ventas, gastos, finanzas y
otros ingresos y gastos. Estos cajones, que ha definido SAP y no se pueden cambiar, organizan las
cuentas por nivel de un modo lógico que resulta adecuado para sus procesos de contabilidad
financiera y de informes.
Recordatorio de plan de cuentas. El plan de cuentas es un índice de todas las cuentas de
mayor que utiliza su empresa. Cada cuenta de mayor tiene un código de cuenta, una descripción
de cuenta y otra información que determina las funciones de la cuenta de mayor. Para acceder al
plan de cuentas, seleccione Financials
Chart of Accounts.
En la ventana Chart of Accounts, SAP Business One le solicita que caracterice cada cuenta de
mayor como cuenta de título o cuenta activa e identifique su nivel. Dado que sólo las cuentas
activas se pueden contabilizar en SAP Business One, se recomienda tener todas las cuentas en el
mismo nivel. En los informes, una cuenta de título resume todos los saldos de cada cuenta activa que
se encuentra debajo de ella. En la segmentación de cuentas mostrada en la figura 3-3, el nivel 4 es el
nivel inferior que contiene las contabilizaciones de las transacciones.
39
3
Figura 3-3: Plan de cuentas organizado por cajones y niveles
Alerta de actividad de cuenta. No se puede borrar una cuenta con actividad. Sólo se puede
convertir en inactiva.
Gestión de divisas
La gestión de divisas está disponible para las empresas que utilizan varias divisas. En SAP Business
One, se pueden especificar cuentas de mayor e interlocutores comerciales como multidivisa. Esto
permite contabilizar documentos y transacciones de diario a estas cuentas de mayor e interlocutores
comerciales en cualquier divisa que se haya definido en la empresa de SAP Business One. Las
reconciliaciones, informes y saldos de cuentas de mayor e interlocutores comerciales multidivisas se
realizan, calculan y muestran en la divisa local. Cuando se añade una nueva cuenta de mayor, la
divisa es multidivisa por defecto.
Paso 4: Creación de las determinaciones de cuentas de mayor
Una de las ventajas clave de SAP Business One es su capacidad de crear varios asientos de diario
automáticamente, en concreto los que incluyen transacciones de ventas, compras e inventario. En un
sistema manual, realizar las operaciones empresariales y realizar un seguimiento de ellas son tareas
independientes. Primero se crean las facturas y otros documentos y después se añaden los asientos
contables para efectuar un seguimiento de ellos. En SAP Business One, cuando se crea una factura,
los asientos contables se crean al mismo tiempo. Pero, ¿cómo sabe la aplicación cómo tiene que
40
3
crear dichos asientos contables? La determinación de cuentas de mayor es el proceso de indicar a
SAP Business One en qué cuentas se deben poner los distintos tipos de asientos contables creados
automáticamente.
Para aprovechar al máximo la sólida automatización de la aplicación, se debe tener un cuidado
especial para facilitar a SAP Business One la información correcta en la ventana G/L Account
Determination.
Para especificar las cuentas de mayor, vaya a Administration
Setup
Financials
G/L Account
Determination.
Sugerencia de determinación de cuentas de mayor. El controlador o contable de la
empresa debe proporcionar la aprobación final de las opciones de determinación de cuentas de
libro mayor.
Procedimiento básico
La determinación exhaustiva y precisa de las cuentas de mayor es fundamental para la creación
automática de los asientos de diario en SAP Business One.
Recomendación sobre el portal. Para obtener instrucciones detalladas sobre la determinación
de cuentas de mayor, consulte con su consultor de implementación y descargue las guías “Cómo
determinar cuentas de mayor para la creación automática de asientos de diario” y “Cómo
realizar la configuración inicial en SAP Business One” del portal de clientes de SAP Business
One en http://service.sap.com/smb/sbocustomer.
En la figura 3-4 se muestran los campos obligatorios para la configuración de la determinación de
las cuentas de mayor para documentos de ventas, incluida la cuenta de ingresos. Se trata de la
cuenta de ingresos por defecto que se utiliza para cualquier factura de deudores. Se sustituye si se
especifica una cuenta de ingresos en los datos maestros de artículo de almacén.
41
3
Figura 3-4: Campos obligatorios para la pestaña G/L Account Determination: Sales
Alerta de inventario. La pestaña Inventory sólo está activa si la casilla de selección Default
Valuation Method se ha seleccionado en la pestaña Basic Initialization. Vaya a Main Menu
Administration System Initialization Company Details.
Consejo de configuración. El consultor de implementación se asegurará de que se actualizan
los impuestos, ya que no se puede procesar una transacción en SAP Business One hasta que se
configura un código de impuestos. Se encuentra en Main Menu en Administration
Setup
Financials Tax.
Paso 5: Migración de datos anteriores
Al realizar el cambio desde el sistema contable anterior a SAP Business One, se enfrenta al reto de
tener que conservar los datos históricos en línea por motivos de auditoría y de investigación, así
como para las actividades empresariales cotidianas.
La aplicación complementaria de DTW (Data Transfer Workbench) para transferencia de datos para
SAP Business One es una herramienta de migración que le ayuda a transferir datos del sistema
anterior a SAP Business One. Transfiere datos maestros, como registros de interlocutores
comerciales y artículos, y datos de transacciones, como pedidos, facturas y saldos, ya que ambos
tipos de datos deben estar disponibles en SAP Business One.
42
3
¿Cómo funciona el DTW (Data Transfer Workbench) para transferencia de datos? Los
datos anteriores se exportan a modelos de hoja de cálculo de Microsoft Excel y, a continuación,
se importan a SAP Business One. El DTW (Data Transfer Workbench) para transferencia de datos
también permite importar los datos directamente desde cualquier base de datos ODBC sin tener
que utilizar Microsoft Excel. La migración de datos anteriores es un proceso que se lleva a cabo
con más eficacia con la colaboración de su consultor de implementación de SAP.
Configuración de proveedores del formulario 1099 (Estados Unidos)
En Estados Unidos, determinados proveedores están sujetos a la declaración del formulario 1099, lo
que significa que se debe realizar un seguimiento de los pagos efectuados a ellos y se deben
comunicar al departamento IRS (Internal Revenue Service) de Estados Unidos. Con pocas
operaciones de configuración, SAP Business One automatiza el seguimiento de los pagos que están
sujetos a la declaración del formulario 1099 y crea automáticamente formularios 1099 en la época de
declaración de impuestos.
Al importar los datos maestros de los proveedores existentes a SAP Business One, debe designar a
los proveedores del formulario 1099 como tales. De este modo se ahorra el trabajo de tener que
cambiar manualmente los datos maestros de interlocutores comerciales.
Para configurar proveedores nuevos, debe saber que el proceso de seguimiento de los pagos del
formulario 1099 empieza en la ventana Business Partner Master Data. La pestaña Accounting tiene
dos pestañas secundarias: General y Tax. En la figura 3-5 se muestran dos casillas en la parte
inferior derecha de la pestaña General que permiten especificar qué formulario 1099 se utilizará para
realizar el seguimiento de los pagos a este proveedor y la categoría de dichos pagos. Si se activan
estas casillas, se realiza un seguimiento de los pagos efectuados a este proveedor, de modo que se
puede crear y enviar al departamento IRS siempre que sea necesario.
43
3
Figura 3-5: Configuración de 1099 Form y 1099 Box
Realización de procedimientos diarios
Después de haber configurado el plan de cuentas y la determinación de cuentas de mayor, ya está
preparado para utilizar SAP Business One en las actividades cotidianas, así como en las tareas de
cierre de período y de ejercicio fiscal.
Contabilización de asientos de diario manuales
La mayoría de los asientos de diario en SAP Business One procede de los demás módulos; los
documentos de ventas, compras, pagos e inventario contabilizan transacciones automáticamente en el
libro mayor. Sin embargo, en la contabilidad basada en periodificación de los principios contables
generalmente aceptados, a veces es necesario efectuar algunos asientos de diario manuales en el libro
mayor, como asientos de amortización, asientos de periodificación, asientos de corrección y
similares; es decir, todo aquello que no procede de los demás módulos de SAP Business One.
Cuando se añade manualmente un asiento de diario, se registra inmediatamente y no se puede
eliminar, sólo se puede anular. (Para ello, consulte “Anulación de transacciones” más adelante en
este capítulo.)
Mediante la ventana Journal Entry que se muestra en la figura 3-6 se pueden crear asientos de diario
manualmente. La finalidad de los asientos de diario manuales es registrar transacciones que no se
inician automáticamente desde un libro auxiliar o desde otro proceso de SAP Business One. Por
44
3
ejemplo, un asiento de diario manual se podría utilizar para registrar un cargo financiero a una cuenta
de cliente o una tarifa de servicio a una cuenta bancaria.
Figura 3-6: Introducción de un asiento de diario manual en la ventana Journal Entry
Para crear un asiento de diario manual, vaya a Main Menu
Financials
Journal Entry. Un
asiento de diario se puede mostrar y crear en modo de edición expandido o reducido. En la figura 3-6
se muestra el modo de edición expandido, que permite introducir fácilmente líneas de datos sin tener
que desplazarse a la izquierda y a la derecha.
Consejo para la pantalla Journal Entry. Normalmente, en la pantalla Journal Entry se
realizan las contabilizaciones en las cuentas de mayor. Para mostrar una lista de cuentas de
mayor desde el campo G/L Acct/BP Code, pulse Tab. También puede utilizar un asiento de diario
para contabilizar un asiento en un código de interlocutor comercial (por ejemplo, al contabilizar
un cargo financiero en una cuenta de interlocutor comercial). Para mostrar una lista de
interlocutores comerciales en vez de una lista de cuentas de mayor, pulse Control + Tab en
el campo G/L Acct/BP Name .
45
3
Realización de contabilizaciones periódicas
Algunas transacciones se producen mensual o semanalmente. Los importes de transacción pueden no
ser iguales cada vez y los porcentajes no son necesariamente fijos (aunque se producen en fechas que
se conocen de antemano y normalmente se componen de las mismas cuentas de mayor).
Puede utilizar los asientos de diario periódicos para gastos como amortización, pagos de leasing de
equipos, nóminas, alquiler de oficina y costes de suministros.
Para acceder a las contabilizaciones periódicas, vaya a Main Menu
Financials
Recurring
Postings.
Uso de modelos de contabilización
Los modelos de contabilización contribuyen a optimizar los asientos de diario individuales que se
repiten de un período a otro pero que son más complicados que las simples contabilizaciones
periódicas. SAP Business One permite crear modelos fijos para dichos asientos de diario periódicos.
Al registrar este tipo de transacción, seleccione el modelo correspondiente y rellene los elementos
que faltan. SAP Business One imputa los importes según el modelo de imputación.
Por ejemplo, la función de modelos de contabilización puede trabajar con porcentajes al imputar un
gasto (por ejemplo, costes de marketing) a dos o más departamentos. Con un modelo de
contabilización puede tomar el 100% de una cuenta e imputarlo automáticamente a otras cuentas
relevantes según porcentajes fijos.
Para acceder a la función de modelos de contabilización, vaya a Main Menu
Financials
Posting
Templates.
Uso de documentos preliminares
Puede utilizar documentos preliminares para revisar una gran cantidad de transacciones financieras
antes de contabilizarlas. Antes de contabilizar los asientos como documentos preliminares, dispone
de la oportunidad de editar, cambiar o borrar asientos según sea necesario. Veamos un par de
situaciones en las que se utilizan los documentos preliminares. Tal vez esté formando a un nuevo
empleado y en vez de arriesgarse a tener que anular todos los asientos, o parte de ellos, que realice,
puede permitir que cree documentos preliminares que se puedan revisar. De este modo se elimina el
riesgo de que el nuevo empleado contabilice asientos de diario incorrectos que se tendrían que anular
posteriormente. También puede utilizar los documentos preliminares para realizar análisis de
46
3
simulación. Puede ejecutar informes financieros que incluyan documentos preliminares para
determinar el efecto de las contabilizaciones antes de contabilizarlos realmente.
Para crear un documento preliminar, vaya a Main Menu
Financials
Journal Vouchers.
En SAP Business One, siempre se utiliza un documento preliminar para un lote de transacciones. En
otros sistemas, a veces se utiliza un documento preliminar para un solo asiento de diario.
Actualización de registros
En la categoría de actualización de registros se incluyen numerosas tareas, como la anulación de
transacciones, la edición de cuentas de mayor y la edición de datos del formulario 1099. En esta
sección se tratan estos temas de actualización.
Anulación de transacciones
Si tiene que anular una transacción que se ha contabilizado en el libro mayor mediante la ventana
Journal Entry o la ventana Journal Voucher, SAP Business One proporciona tres opciones:
Vaya a Main Menu
Financials
Journal Entry y cree un asiento de diario de
corrección.
Ejecute Transaction Journal Report, abra el asiento de diario correspondiente y, a
continuación, haga clic en Cancel.
Ejecute Transaction Journal Report, abra el asiento de diario correspondiente y
marque la casilla de Reverse(Anulación) y clic Update (ver Figura 3-7).
La anulación automática de los asientos de diario manuales normalmente se configura para que se
produzca el día primero del mes siguiente. Para obtener una lista de los asientos de diario
programados para su anulación, vaya a Main Menu
Financials
Reverse Transactions. Tenga
en cuenta que esta opción se utiliza principalmente durante los cierres mensuales y de ejercicio.
47
3
Figura 3-7: Anulación automáticamente de asientos de diario manuales
Edición de cuentas de mayor
En el transcurso normal de las operaciones empresariales resulta habitual tener que ajustar el plan de
cuentas de vez en cuando. Mediante la ventana Edit Chart of Accounts, puede realizar cambios en el
plan de cuentas, crear nuevas cuentas, reorganizar las agrupaciones, así como cambiar y editar las
cuentas existentes.
48
3
Para mostrar la ventana Edit Chart of Accounts, vaya a Main Menu
Accounts o Administration
Setup
Financials
Financials
Edit Chart of
Edit Chart of Accounts.
La creación de códigos para un conjunto de cuentas recién creadas es una tarea habitual al añadir
cuentas nuevas. El generador de códigos de cuenta es una herramienta que permite asignar códigos a
los segmentos de cuenta recién creadas con sólo hacer clic en un botón. Además, puede insertar una
nueva cuenta de mayor en diferentes grupos de cuentas (por ejemplo, departamentos)
simultáneamente. Para acceder al generador de códigos de cuenta, seleccione Financials
Account
Code Generator.
Edición de los datos del formulario 1099 (Estados Unidos)
Los proveedores que están asignados a un formulario 1009 en los datos maestros de interlocutores
comerciales tendrán facturas de acreedores y abonos que se suman a los importes del formulario
1099 para los informes de fin de ejercicio a los organismos federales. Si un documento se contabiliza
incorrectamente con un importe, formulario o casilla de formulario 1099 errónea, puede utilizar la
función de edición de formulario 1099 para modificar los datos. Para acceder a la edición de 1099,
vaya a Main Menu
Financials
1099 Editing.
Figura 3-8: Ventana 1099 Editing
Revisión de cambios en datos: Seguimiento de auditoría
Cuando se tiene que efectuar un cambio en un documento, registro de datos maestros o elemento de
configuración, se crea un seguimiento de auditoría. Para ver estos cambios, seleccione Tools
Change Log en la barra de menú de SAP Business One para mostrar la ventana Change Log que
enumera los cambios, incluido usuario, fecha y hora, que se han realizado a este documento concreto o
registro de datos maestros. A continuación, puede hacer clic en una entrada para ver el cambio que se
ha realizado. Si hay varios cambios, mantenga pulsada la tecla Ctrl, haga clic en dos o más líneas y,
a continuación, haga clic en Show Differences en la parte inferior de la ventana Change Log para
49
3
ver lo que ha cambiado en las iteraciones del documento.
Procedimientos de cierre
La mayor parte del trabajo de contabilidad financiera se produce al final de cada período y al final
del ejercicio cuando se examinan las transacciones y se efectúan correcciones o ajustes. SAP
Business One admite dichas actividades de varias formas.
Lista de verificación de cierre del período
Las actividades de cierre tienen lugar al final del mes o del trimestre, o ambos, según el modo en que
funcionen sus procesos de contabilidad financiera. En cualquier caso, la lista de verificación al final
del período es muy parecida.
Asegurarse de que todas las transacciones del período se han contabilizado correctamente,
incluidos los ajustes y las periodificaciones.
Imprimir un balance provisional (un balance de cada cuenta y un estado actual).
Imprimir informes de antigüedad de deudas del proveedor y de antigüedad de créditos del
cliente para cuadrar las cuentas de deudores con el libro mayor.
Imprimir el informe de auditoría de inventario para cuadrar el inventario con el libro mayor.
Imprimir los balances.
Realizar una copia de seguridad de la base de datos y guardarla en una ubicación fuera de
sus instalaciones.
Cerrar o desactivar el período contable bloqueándolo mediante la ventana de período
contable.
Lista de verificación de cierre del ejercicio
El cierre de fin de ejercicio es un evento importante que afecta a muchos aspectos del modo de
funcionamiento de SAP Business One. Por ejemplo, en el cierre del ejercicio se ponen a cero los
saldos de las cuentas de pérdidas y ganancias para la cuenta de arrastre de saldo. Se resumen las
cuentas de balance y se arrastran como saldo inicial en el nuevo ejercicio fiscal. Evidentemente, esta
actividad ocupa tiempo. El ejercicio puede permanecer abierto hasta que se reciban todos los asientos
de ajuste de los contables y otras entidades de elaboración de informes.
50
3
A continuación se ofrece una lista de verificación de cierre del ejercicio:
Contabilizar las transacciones finales del período para todos los módulos.
Completar los procedimientos de cierre de período.
Contabilizar los asientos de ajuste finales en el libro mayor.
Cerrar el último período del ejercicio fiscal.
Realizar una copia de seguridad de la base de datos y guardarla en una ubicación fuera de
sus instalaciones.
Imprimir los formularios 1099.
Imprimir un balance provisional final y detallado.
Imprimir los balances.
Configurar un nuevo ejercicio fiscal.
Ejecutar la rutina de cierre del período para cerrar el ejercicio fiscal.
Alerta de cierre del ejercicio. Se recomienda encarecidamente tener en cuenta los procesos
de cierre del ejercicio durante la configuración y la implementación. Poco después del Go-Live
con SAP Business One, realice el cierre del primer mes o trimestre con la ayuda del consultor de
implementación. Descargue la guía “Consejos para el cierre del ejercicio” del portal de clientes
de SAP Business One en http://service.sap.com/smb/sbocustomer.
Entrada y salida de pagos
En SAP Business One, a la funcionalidad y a los informes asociados al procesamiento de pagos se
accede mediante el módulo bancario. En esta sección sólo se proporciona la información básica que
se necesita para empezar. Para obtener información más detallada, campo por campo, vaya a la
pestaña Help
pestaña Contents
Banking.
Entrada de pagos
La entrada de pagos se puede recibir de cuatro formas: efectivo, cheques, tarjetas de crédito y
transferencias bancarias. SAP Business One las trata todas básicamente de la misma forma: o bien se
realiza un pago en una factura de deudores específica o bien se realiza un pago a un cliente en dos o
más facturas de deudores.
51
3
Creación de entrada de pagos para facturas específicas
En los siguientes pasos se explica cómo crear un pago entrante en facturas específicas:
1) Vaya a la pantalla Banking
Incoming Payments
Incoming Payments que se muestra en
la figura 3-9.
2) Haga clic en el botón de lista de selección situado a la derecha del campo Code y, a
continuación, seleccione un cliente.
3) Revise la tabla Documents for Payment que muestra todas las facturas abiertas del cliente.
4) Seleccione las facturas a las que desea aplicar un pago (pulse Ctrl y haga clic para
seleccionar varias); el importe acumulado se muestra en el campo Total Amount Due de
la parte inferior de la ventana.
5) Rellene todos los detalles necesarios.
6) Seleccione el icono de medio de pago
en la barra de herramientas de SAP Business
One para abrir la ventana Payment Means. Seleccione la pestaña del medio de pago que
desee, rellene los detalles pertinentes y haga clic en OK, con lo que volverá a la ventana
Incoming Payments.
7) Haga clic en Add para contabilizar el documento.
52
3
Figura 3-9: Ventana Incoming Payments
Una vez añadido el documento de entrada de pago, se realizan las siguientes acciones:
Los asientos de diario realizan un abono en la cuenta de deudor del cliente y un adeudo
en la cuenta bancaria o en la cuenta de compensación bancaria.
El pago se aplica a la factura.
Las facturas pagadas se cierran y ya no aparecen en la tabla Open Items List o
Documents for Payment. Sus transacciones relacionadas se reconcilian internamente
con las transacciones relacionadas con pagos.
Creación de entrada de pagos en cuenta
Puede aceptar pagos que se reciben sin referencia a facturas, por ejemplo, una compra única de punto
de venta. Para ello, active la casilla de selección Payment on Account de la ventana Incoming
Payments y rellene la información necesaria. Después de haber contabilizado el documento de
entrada de pago, se crea el asiento de diario adecuado.
Para obtener más información sobre la gestión de entrada de pagos con SAP Business One, vaya a
los ficheros enlazados en Help
pestaña Contents
Banking
Incoming Payments.
53
3
Salida de pagos
Al igual que sucede en la entrada de pagos, en términos generales hay cuatro formas de enviar la
salida de pagos: efectivo, cheques, tarjetas de crédito y transferencias bancarias. Puede realizar las
actividades siguientes:
Crear salida de pagos para interlocutores comerciales y cuentas mediante distintos
medios de pago.
Imprimir y anular cheques para un pago con distintas finalidades, incluidas las
bonificaciones de empleado.
Crear, realizar el seguimiento y procesar borradores de documentos de salida de pagos
y borradores de cheques para pagar.
Generar un Check Register Report.
Para obtener más información sobre la gestión de salida de pagos con SAP Business One, vaya a los
ficheros enlazados en Help
pestaña Contents
Banking
Outgoing Payments.
Asistente de pagos
SAP Business One proporciona un asistente de pagos que permite crear entrada y salida de pagos por
lotes para cheques y transferencias bancarias. Los pagos se crean según sus criterios de selección y
vías de pago. Para utilizar el asistente de pagos se necesitan los siguientes pasos para preparar
correctamente los datos maestros relevantes:
8) Cree una vía de pago en Administration
Setup
Banking
Payment Method.
9) Asigne la vía de pago al interlocutor comercial en la pestaña Payment System de la ventana
Business Partner Master Data.
10) Seleccione los métodos de ejecución de pago que desee incluir en el asistente de pagos en
Banking
Payment System
Payment Run Defaults.
A continuación, el asistente de pagos le guía por el proceso de creación de pagos para que decida a
quién desea pagar, cuánto y cuándo.
Para acceder al asistente de pagos, vaya a Banking
Payment System
Payment Wizard.
54
3
Impresión de cheques
La impresión de cheques es un proceso de pago importante para la mayoría de las empresas. La
configuración para la impresión de cheques normalmente requiere ayuda por parte de un consultor de
implementación. Parte del proceso de impresión de cheques supone asegurarse de que se designa la
impresora correcta para la impresión de cheques y de que los formularios de cheques están cargados
y preparados.
Una vez configurada correctamente, la impresión de cheques requiere marcar la vía de pago como
cheque para todas las facturas u otras salidas de pagos. A continuación, al efectuar una ejecución de
cheques, todos los pagos marcados se imprimen como cheques para su envío.
Recomendación sobre el portal. Para obtener más información, descargue la guía “Cómo
imprimir cheques para pagos” del portal de clientes de SAP Business One en
http://service.sap.com/smb/sbocustomer.
Contabilidad de costes
En Estados Unidos, la contabilidad de costes se utiliza para realizar el seguimiento de varios centros
de costes y beneficios de una empresa. Con la contabilidad de costes se puede realizar el seguimiento
de departamentos, divisiones o distintas ubicaciones geográficas como si fueran entidades
independientes. Puede determinar cuánto gasto o ingreso se genera para diferentes finalidades
empresariales. En Europa y en otras partes del mundo, los planes de cuentas segmentados no se
consideran prácticas contables generalmente aceptadas; la contabilidad de costes es el método
predominante que se utiliza.
Mediante la funcionalidad de contabilidad de costes de SAP Business One, puede establecer centros de
beneficio para prácticamente cualquier finalidad en Main Menu
Financials
Cost Accounting
Profit Centers.
55
3
Definición de Profit center. Un centro de beneficio o Profit center es una unidad de empresa
o división que desempeña una determinada función empresarial. Por ejemplo, una unidad de
empresa específica podría encargarse de la fabricación de un producto o de prestar un servicio.
Se puede utilizar la función de centro de beneficio para definir los centros de beneficio que
existen en la empresa. No obstante, la segmentación de cuentas suele servir para la misma
finalidad y permite analizar beneficios y gastos por unidad empresarial de forma muy parecida.
Debido a la aceptación general de la segmentación de cuentas, esta función apenas se utiliza en
las empresas de EE.UU.
Para utilizar la contabilidad de costes, se definen varios centros de costes o departamentos en la
empresa como centros de beneficio. A continuación, se asignan cuentas de ingresos y gastos a los
centros de beneficio de modo que los datos relevantes para un centro de beneficio se puedan
actualizar automáticamente para todas las transacciones introducidas en la aplicación. Los costes se
imputan a centros de beneficio mediante la información que se ha definido en una regla de
distribución (se describe en la sección siguiente). Esto significa que cualquier coste se imputa a los
centros de beneficio según una regla de distribución específica. Si decide que el modo en que los
costes se imputan ya no refleja la forma en que trabaja su empresa, basta con que cambie
simplemente la regla de distribución según sea necesario.
La contabilidad de costes se puede utilizar para realizar el seguimiento y la imputación de gastos o
ingresos compartidos. En todas las empresas siempre hay gastos y, en ocasiones, incluso ingresos
que no se pueden asignar a una actividad empresarial específica. Se incluyen los costes de
administración, publicidad y financiación. Estos costes indirectos (e ingresos indirectos) se reparten
entre varias actividades empresariales mediante reglas de distribución.
¿Cómo se utilizan las reglas de distribución?
Las reglas de distribución se utilizan para imputar costes e ingresos directos e indirectos a uno o
varios centros de beneficio. Por lo tanto, cada regla de distribución contiene información relativa a la
parte de los costes o ingresos que se pueden imputar a cada centro de beneficio individual.
Para distribuir los costes indirectos derivados del alquiler, por ejemplo, se puede especificar qué
parte del espacio total alquilado utiliza un determinado centro de beneficio. También puede realizar
la imputación mediante la especificación del número de empleados que pertenecen a un centro de
beneficio como porcentaje de los efectivos totales de la empresa.
Puede utilizar una regla de distribución para varios elementos de coste. Por ejemplo, si una tienda
ocupa 135 m2 del espacio total alquilado de 2, mientras que otra sólo ocupa 2, los gastos del alquiler y
56
3
de los servicios de limpieza profesional se distribuirán proporcionalmente entre las dos tiendas según
esta información. Para ello, se asignan reglas de distribución a las cuentas de gastos y de ingresos
adecuadas.
Para acceder a la función de reglas de distribución contables de costes, vaya a Main Menu
Financials
Cost Accounting
Distribution Rules.
Presupuestación
Las funciones de presupuestación se utilizan en SAP Business One para realizar un seguimiento de
los gastos e ingresos corporativos. SAP Business One tiene una función de gravamen que permite
bloquear transacciones adicionales si se excede el presupuesto. SAP Business One puede calcular
importes de presupuestación automáticamente según una serie de reglas de distribución que
especifique. Por ejemplo, puede copiar los importes de presupuesto del año anterior y marcarlos con
un porcentaje si espera que los ingresos y gastos vayan a aumentar. El marcado se puede distribuir a
partes iguales en todas las cuentas o incrementalmente. SAP Business One puede automatizar el
proceso, pero el contable debe ayudar a decidir las reglas de distribución que se utilizarán.
En el transcurso del trabajo rutinario, SAP Business One comprueba el debe de las cuentas para las
que se ha definido un importe de presupuesto y, si se excede el presupuesto, emite una advertencia o
bloquea la acción, según el método elegido.
Para comenzar el proceso de definir un presupuesto, defina las opciones necesarias en Administration
General Settings
presupuestos, vaya a Main Menu
Financials
pestaña Budget. Para todas las demás funciones de
Budget.
Escenarios de presupuestos
Los escenarios de presupuestos se utilizan para la planificación, así como para el seguimiento y los
informes de presupuestos. Le ayudan a analizar la posición financiera de su empresa (o división o
departamento) en determinadas condiciones. SAP Business One permite definir estas condiciones y
determinar el período contable durante el que se aplican. Siempre que configure una nueva empresa,
se crea automáticamente un escenario denominado “presupuesto principal”. Puede utilizar este
escenario como base de otros, pero no puede editar ni borrar el escenario de presupuesto principal.
Es importante tener presente que SAP Business One realiza todas las operaciones de presupuestación
57
3
por meses y años naturales. Para configurar los escenarios de presupuestos, vaya a Main Menu
Financials
Budget
Budget Scenarios.
Métodos de distribución del presupuesto
Por defecto, cada empresa de SAP Business One tiene tres métodos comunes de distribución del
presupuesto.
Igual: este método distribuye el importe del presupuesto a partes iguales entre los
meses del año.
Orden ascendente: este método distribuye el importe del presupuesto en orden
ascendente y se utiliza cuando se aumentan los gastos del presupuesto a lo largo del
año. Por ejemplo, en enero sólo utiliza una pequeña parte del presupuesto, en febrero
se aumentan los gastos y así sucesivamente.
Orden descendente: este método distribuye el importe del presupuesto en orden
descendente y se puede utilizar cuando se reducen los gastos del presupuesto a lo largo
del año. Por ejemplo, en enero utiliza la mayor parte del presupuesto, en febrero utiliza
un poco menos y así sucesivamente.
Puede utilizar estos métodos o definir un nuevo método de distribución del presupuesto para los
escenarios de presupuestos que cree en Main Menu
Financials
Budget
Budget Distribution
Methods.
58
3
Figura 3-10: Configuración de escenarios de presupuestos
Alerta de método de distribución del presupuesto. No defina métodos de distribución del
presupuesto aquí si gestiona un presupuesto anual. En su lugar, debe ir a Main Menu
Financials
Cost Accounting
pestaña Distribution Rules.
59
3
Consultas e informes
SAP Business One ofrece un conjunto exhaustivo de informes financieros y de control estándar. Elija
Main Menu
Financials
Financial Reports para acceder a informes estándar como los de la
tabla siguiente. Además de estos informes estándar, SAP Business One ofrece informes avanzados
mediante XL Reporter (consulte el capítulo 9).
Informe
Antigüedad de
créditos del cliente
Antigüedad de
deudas del
proveedor
Balance
Cómo llegar
Accounting
Aging
Accounting
Aging
Financial
Financial
Balance provisional
Cuenta de
pérdidas y
ganancias
Flujo de caja
Diario de
documentos
Diario de
transacciones
Auditoría de
inventario
Registro de
cheques
Financial
Financial
Accounting
Accounting
Main Menu
Inventory
Inventory
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Lo que muestra
Todos los deudores con vencimiento actual y
pasado, normalmente por varios períodos;
antigüedad de créditos totales así como detalles de
cada cliente. Desde este informe se puede acceder
a los balances de cliente e imprimirlos.
Lo que se debe a cada proveedor y cuánto es actual
y vencido (del mismo modo que el informe de
antigüedad de créditos del cliente).
Resumen de la posición financiera de una empresa:
valor de los activos de una empresa, total de
pasivos y capital del propietario.
Detalles de cada cuenta: saldo inicial de un
determinado período, debe y haber, y saldo final;
se utiliza para cuadrar los saldos de cuenta entre sí
y con las fuentes de información externas.
Ingresos de la empresa.
Previsión de flujo de caja (el balance del flujo de
caja está disponible mediante XL Reporter (consulte
el capítulo 9)).
Todos los asientos de diario detallados que se han
creado manual o automáticamente.
Asientos de diario contabilizados por número de
asiento de diario, con desglose de las transacciones
relacionadas para obtener más detalles.
Lista de todos los artículos del inventario, junto con
detalles de todas las transacciones contabilizadas
que están relacionadas con el artículo y el coste de
las cantidades disponibles restantes; los contables y
los auditores lo utilizan para cuadrar las
transacciones de inventario con su libro mayor.
Lista de todos los cheques, incluidos detalles
completos, como código de cuenta, ID de
proveedor, importe de pago, status, si se ha
impreso y por quién.
60
4
Introducción y gestión
de datos maestros
Cómo se utilizan los datos maestros en SAP Business One
Proceso de creación y gestión de datos
Configuración de valores predefinidos y propuestos para datos
maestros
Creación de datos maestros de interlocutor comercial
Creación de datos maestros de artículo
Para obtener el máximo rendimiento de la aplicación SAP® Business One es esencial utilizar los
datos maestros con habilidad. Los datos que describen a los interlocutores comerciales, como
clientes, proveedores y clientes potenciales son datos maestros. Las descripciones de los artículos del
inventario o fabricados por la empresa son datos maestros. Cuando se crea un nuevo documento,
como un pedido, una factura, una oferta a cliente o una entrada de mercancías, los datos maestros
proporcionan mucha de la información necesaria.
Los datos maestros también permiten realizar el seguimiento de valores y opciones predefinidos que
utilizan los asistentes automatizados para el procesamiento de pagos, actividades de reclamación y
planificación de necesidades de material (MRP). Las cuentas por defecto asignadas a los proveedores
y clientes son datos maestros. El resto de la información que describe lo que sucede para una
transacción específica se denomina datos de transacción.
La configuración y gestión correctas de los datos maestros permiten que todos utilicen SAP Business
One con la máxima eficacia. Si los datos maestros se configuran de forma precisa, la creación de un
documento, como un pedido, resulta mucho más fácil. Sólo hay que confirman que la información
propuesta es correcta.
No obstante, si los datos maestros no son precisos, los procesos empresariales pueden bloquearse
mientras los usuarios tratan de averiguar cómo introducir la información correcta. En este capítulo se
61
4
Introducción y gestión de datos maestros
ofrece una guía para ayudarle a comprender, configurar y utilizar los datos maestros correctamente
de modo que usted y su empresa obtengan el máximo beneficio de SAP Business One.
Cómo se utilizan los datos maestros en
SAP Business One
Si la empresa fuera como una partida de ajedrez, los datos maestros serían una descripción de cada
una de las piezas. En vez de reyes, reinas y torres, habría clientes, proveedores, clientes potenciales y
artículos. Los datos de transacción describen los movimientos específicos que ha efectuado una
pieza. En vez de “torre mueve a casilla a3”, habría una tarea como “crear pedido para proveedor x”.
Los documentos como los pedidos contienen datos que describen un conjunto de movimientos en los
que pueden intervenir varios registros de datos maestros para varias piezas de ajedrez. Por ejemplo,
un pedido puede incluir datos maestros que describan varios artículos, la dirección de envío del
almacén correcto, la vía de pago preferida y el nombre del contacto en el proveedor que vende los
artículos. Todos estos datos maestros, y muchos más, se incorporan a un pedido.
El motivo por el que los datos maestros son tan importantes en SAP Business One se debe a que
prácticamente todos los documentos se crean a partir de uno o varios registros de datos maestros. Lo
que sucede es el que el jugador de la partida de ajedrez de SAP Business One le indica a la
aplicación: “Crea un pedido para este proveedor” y la aplicación toma la información de proveedor
del registro de datos maestros y la copia en el pedido recién creado. Si los datos que se copian son
correctos, el pedido también lo será. Si no lo son, el pedido se tendrá que corregir en algún momento.
Asegurarse de que los datos maestros son correctos facilita el trabajo en SAP Business One.
Diferentes tipos de registros de datos maestros
En SAP Business One, las piezas del tablero se dividen en dos categorías: interlocutores comerciales
y artículos.
La categoría de interlocutores comerciales incluye:
Datos de clientes potenciales: describen personas y organizaciones en la previsión de
ventas: sus clientes potenciales. Los registros de datos maestros de clientes potenciales
se utilizan como la base de ventas y marketing. Cuando se realiza la primera venta a un
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4
cliente potencial, se cambia el tipo de interlocutor comercial a cliente, con lo que el
cliente potencial se convierte en cliente.
Datos de cliente: describen las personas y organizaciones a las que su empresa vende
productos y servicios. Los registros de datos maestros de clientes se utilizan como la
base para los documentos relacionados con el procesamiento y el cumplimiento de
pedidos para clientes y para el asistente de clientes con reclamaciones.
Datos de proveedores: describen las personas y organizaciones a las que su empresa
compra productos y servicios. Los registros de datos maestros de proveedores se utilizan
para crear documentos relacionados con compras y la aceptación de entrega de mercancías y
servicios, así como para el procesamiento de pagos a proveedores.
Como hay muchas similitudes entre los datos de cada uno de estos tipos de registros de datos
maestros, SAP Business One utiliza ventanas con una estructura común (consulte la figura 4-1) para
cada tipo de registro.
Figura 4-1: Ventana Business Partner Master Data
Las distintas áreas de esta ventana se tratan en más detalle en las secciones siguientes.
63
4
Los registros de datos maestros se utilizan para crear ofertas de ventas, pedidos, listas de materiales y
documentos que se emplean para la entrada y salida de mercancías en la empresa. En la figura 4-2 se
muestra la estructura de la ventana Item Master Data.
Figura 4-2: Ventana Item Master Data
Los datos de artículo incluyen el modo en que el artículo se puede comprar o vender, el precio del
artículo, el nivel de inventario y cómo se prevé y planifica la compra del artículo. Los datos maestros
de artículo admiten un proceso bidireccional. Algunos artículos del inventario los vende su empresa.
Otros artículos los compra la empresa. Algunos artículos pueden ser activos fijos de los que se
realiza el seguimiento para fines contables.
Recordatorio de borrado de registro de datos maestros. A todos los datos maestros se les
aplica una regla importante. Si un registro de datos maestros interviene en una transacción
contable o de inventario (como un pedido, pedido de cliente, etc.), no se puede borrar.
64
4
Valores predefinidos y propuestos
Un tipo de datos utilizado en interlocutores comerciales y artículos son los datos asignados a las
listas desplegables y que se muestran en cada ventana por defecto como la primera opción para
rellenar determinados campos.
A los datos que se asignan a las listas desplegables los denominamos “valores predefinidos”. Por
ejemplo, cuando se muestra una lista de países, ¿de dónde procede dicha lista? ¿Y la lista de
proveedores, clientes o artículos? ¿O qué sucede con las distintas condiciones de pago? Todos estos
datos describen varios valores que se utilizan una y otra vez en los registros de datos maestros y que
son fundamentales para la elaboración de informes y para potenciar la automatización que llevan a
cabo los distintos asistentes; por ejemplo, el asistente de pagos utiliza la información de condiciones
de pago.
Los datos propuestos también tienen una importancia fundamental. Cuando se crea un nuevo registro
maestro, SAP Business One utiliza las opciones de los datos propuestos para determinar los datos
con los que comienza el registro. ¿Cuál es la vía de pago más habitual? Ésta debe ser la vía de pago
propuesta. ¿Desde qué almacén se envía la mayoría de productos? Probablemente debería ser el
almacén propuesto. Etc.
Datos maestros y documentos
Una de las funciones más útiles de SAP Business One es la capacidad de crear documentos como
facturas, pedidos y otros mediante registros de datos maestros como punto de partida. Al crear un
documento nuevo, tiene que especificar los registros maestros que serán la base y, a continuación, se
copiarán los campos adecuados en el documento. Esta función contribuye a reducir los errores de
entrada de datos y acelera la creación de nuevos documentos.
La mayoría de los documentos de SAP Business One se pueden crear a partir de uno o varios
registros de datos maestros. Esto es posible porque se puede crear un documento inicial a partir de un
tipo de registro de datos maestros pero completado con la adición de otros. Por ejemplo, supongamos
que se crea un pedido para un artículo. La información de proveedor se incluye en dicho pedido y
también se pueden incluir otros artículos. Este sistema se trata más adelante en este capítulo y con
más detalle en el capítulo 10, en el que se describe cómo copiar de uno o varios documentos para
crear el siguiente documento en el flujo de procesos.
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4
Datos maestros y determinación de cuentas de mayor
Uno de los aspectos más importantes de los datos maestros de clientes, proveedores y artículos es la
determinación de cuentas de control que aparece en la pestaña Accounting. El tema completo de la
determinación de cuentas surge porque SAP Business One crea automáticamente asientos de diario
contables cuando se reciben varios documentos, como, por ejemplo, facturas.
Cuando se recibe y contabiliza una factura de acreedores, por ejemplo, SAP Business One crea un
asiento de diario contable que indica un aumento en acreedores. La pregunta que contesta la
determinación de cuentas es: ¿en qué cuenta se debe contabilizar dicho asiento de diario? La pestaña
Accounting de registros de datos maestros permite establecer la cuenta que recibe los asientos de
diario creados automáticamente.
Normalmente, todos los asientos generados de forma automática se contabilizan en una cuenta de
control que es una cuenta que agrupa los asientos de diario de todas las fuentes. Los clientes tienen
una cuenta de control de deudores, los proveedores tienen una cuenta de control de acreedores y los
artículos tienen una cuenta de control de inventario.
Una determinación de cuentas de mayor correcta es una cuestión muy importante y se menciona con
tanta frecuencia en este libro porque puede crear una gran confusión si no se realiza correctamente.
Centenares de asientos de diario incorrectos que se han generado automáticamente se tienen que
anular y volver a contabilizar correctamente, y gran parte de ese trabajo se tiene que hacer
manualmente. La cuestión principal de este capítulo es que las opciones de cuenta de mayor son muy
importantes y se deben configurar correctamente. En este área su consultor de implementación de
SAP Business One puede prestar mucha ayuda.
Cómo se utilizan los datos maestros en los informes
Los datos maestros desempeñan un rol fundamental al permitir que los informes de SAP Business
One se creen según sus necesidades. El campo Group del registro de datos maestros de interlocutor
comercial y los campos Item Group e Item Type del registro de datos maestros de artículo permiten
que los registros de datos maestros se clasifiquen de formas que le ayuden a realizar el seguimiento
de su empresa y a elaborar informes. Los registros de datos maestros de interlocutor comercial y de
artículo también tienen un conjunto de propiedades de propósito general, conmutadores de
activación/desactivación si lo prefiere, a las que se pueden asignar valores.
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4
Los mecanismos de informes en SAP Business One pueden utilizar estas clasificaciones para
seleccionar y agregar datos para ayudarle a proporcionar el nivel de detalle adecuado. Si desea
elaborar un informe sobre la evolución de los artículos introducidos en un año específico, cree una
propiedad de artículo. Si desea separar los minoristas de los mayoristas en los informes, cree una
propiedad de interlocutor comercial. Debe tener en cuenta los tipos de información que desea en los
informes para configurar los datos maestros de un modo más eficaz.
Proceso de creación y gestión de datos
Al configurar SAP Business One se trabaja con un consultor de implementación que es experto en
hacer que la aplicación trabaje para su empresa. Tal como se muestra en la figura 4-3, existen dos
fases amplias en la creación de datos maestros: configuración de los datos maestros y, a
continuación, utilizarlos para el funcionamiento de la empresa.
67
4
Figura 4-3: Visión general del proceso de datos maestros
La configuración de los datos maestros es una parte fundamental de la implementación. Esta fase
supone crear valores predefinidos y propuestos, asegurarse de que las cuentas de control se
determinan correctamente e importar datos.
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4
Consejo para la importación de datos. SAP Business One permite importar datos
automáticamente mediante una herramienta denominada DTW (Data Transfer Workbench) para
la transferencia de datos, que funciona en los datos de todas las áreas empresariales centrales,
como contabilidad, ventas, compras y logística. La herramienta de DTW (Data Transfer
Workbench) para la transferencia de datos transfiere datos maestros, como registros de
interlocutor comercial y artículos, así como datos de transacción de los pedidos de cliente y
facturas reales, dado que tanto los datos maestros como los datos de transacción deben estar
disponibles en la aplicación SAP Business One. Para obtener más información sobre el DTW (Data
Transfer Workbench) para la transferencia de datos, consulte la ayuda online de SAP Business
One o consulte con su consultor de implementación.
La creación de registros de datos maestros forma parte del trabajo diario del usuario de SAP Business
One. Aunque SAP Business One hace todo lo que puede para garantizar que los datos maestros se
crean correctamente, los errores son inevitables y una revisión de control de calidad periódica forma
parte de cualquier proceso de gestión de datos maestros sólido. A medida que cambian las
necesidades empresariales, es posible que también deban ajustarse los valores predefinidos y
propuestos (por ejemplo, si hay una reorganización de la empresa).
En las secciones siguientes se resume el modo en que se lleva a cabo cada una de las tareas que
intervienen en la gestión de datos maestros. Para obtener información adicional sobre cualquiera de
estos temas, consulte la ayuda online o consulte con su consultor de implementación.
Configuración de valores predefinidos y
propuestos para datos maestros
En una situación ideal, cuando un usuario crea un nuevo registro de datos maestros o un documento
que obtiene datos de un registro de datos maestros, el ajuste de los datos es un proceso simple de un
rápido repaso y la modificación de unos pocos elementos de datos si es necesario, preferiblemente
mediante listas desplegables y otros métodos a prueba de errores. El razonamiento para crear este
tipo de datos maestros es ayudar a SAP Business One para que se produzca esta situación ideal con
la máxima frecuencia posible. Los valores predefinidos aparecen en las listas desplegables para
países, grupos de clientes y condiciones de pago. Los datos propuestos son los datos que se asignan a
los campos como primera opción.
Cada una de estas opciones proporciona valores propuestos que se utilizan cuando se crean los
registros de datos maestros y controla los distintos comportamientos en los documentos que utilizan
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4
datos maestros. Por ejemplo, en la pestaña Inventory de la ventana System Initialization, puede
seleccionar una casilla de selección para indicar que se debe añadir un determinado artículo
automáticamente a cada almacén. Tenga en cuenta que cualquier cambio que envíe a los valores
propuestos ya definidos no influye en el registro de datos maestros existente. El cambio se aplica a
los registros de datos maestros que se creen después de enviar el cambio.
No existe una fórmula mágica para que los valores predefinidos y los datos propuestos sean
correctos. Los valores correctos para cada tipo de datos varían de una empresa a otra y de un sector a
otro. Los consultores de implementación de SAP Business One resultan valiosos para la
configuración correcta de los valores predefinidos y los valores propuestos, pero, incluso en el mejor
de los casos, son inevitables las correcciones y adiciones. A medida que mejore su conocimiento de
SAP Business One, realizará pocos ajustes.
La configuración de valores predefinidos y propuestos se lleva a cabo en cuatro partes del módulo de
administración de SAP Business One:
Administration
General Settings
pestaña BP
Valores propuestos y opciones como límites de crédito y compromiso, comisiones,
condiciones de pago, vías de pago, condiciones de reclamaciones y procedimientos de
aprobación para registros maestros de interlocutor comercial, tal como se muestra en la
figura 4-4.
Administration
General Settings
pestaña Inventory
pestaña secundaria Items Valores propuestos y opciones como método de gestión de
inventario, asignación de número de serie y parámetros de planificación.
Administration
Setup
Business Partner
Valores propuestos y opciones para valores predefinidos como países, grupos de
clientes y proveedores, propiedades personalizadas y formatos de dirección.
Administration
Setup
Inventory
Valores propuestos y opciones para valores predefinidos como grupos de artículos,
propiedades de artículo, almacenes, unidades de medida, grupos de aduanas y tipos de
envío.
Al trabajar con datos maestros de interlocutor comercial y artículo, resulta útil saber los campos que
son obligatorios, en concreto si se importan datos maestros de otra aplicación. En el apéndice B se
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4
proporcionan listas de verificación para la configuración de datos maestros de interlocutor comercial
y artículo.
Figura 4-4: Opciones generales para interlocutores comerciales
Creación de datos maestros de interlocutor
comercial
Con todos los valores predefinidos y propuestos aplicados se pueden crear registros de datos
maestros rápida y eficazmente. Tal como hemos señalado anteriormente en la visión general del
proceso de configuración de datos maestros, es probable que muchos datos se importen de fuentes
existentes y se adapten. Pero después de que se realice esta operación, muchos usuarios añadirán
nuevos registros maestros de interlocutor comercial durante el transcurso de las actividades
empresariales para efectuar un seguimiento de los nuevos clientes y proveedores. Nos ocuparemos
de este aspecto en esta sección. Nos centraremos en:
Los datos que se encuentran en cada tipo de registro.
Los datos que se utilizan en otras partes de SAP Business One.
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4
Después de tratar los interlocutores comerciales, haremos lo mismo con los datos maestros de
artículo en la sección siguiente.
Ventana de datos maestros de interlocutor comercial
Los registros de datos maestros de cliente, cliente potencial y proveedor comparten una estructura
común. En la figura 4-1 se ha mostrado la información de cabecera y la pestaña General. En la
figura 4-5 se muestra el registro de datos maestros de cliente con la pestaña Accounting
seleccionada.
Tenga en cuenta que en la explicación siguiente utilizamos el término “interlocutor comercial” para
describir las opciones de datos maestros de proveedor y de cliente.
Figura 4-5: Ventana Business Partner Master Data, pestaña Accounting
Cada una de las pestañas del registro de datos maestros tiene la misma información de cabecera y un
pie de página que consta de una fila de botones en la parte inferior.
Al utilizar la ayuda online en cualquiera de estas pestañas, puede obtener una descripción de cada
campo. A continuación se ofrece una visión general de los aspectos clave de la cabecera y de las
pestañas del registro maestro de interlocutor comercial.
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4
La cabecera Business Partner Master Data está dividida en dos grupos de campos. La parte
izquierda muestra información esencial sobre la empresa. En la parte derecha hay varios campos que
resumen la actividad financiera relacionada con el cliente. A continuación se ofrecen algunos
aspectos:
Cada interlocutor comercial tiene un ID único asignado por el usuario. Si un
interlocutor comercial es cliente y proveedor, debe crear dos registros de datos
maestros de interlocutor comercial: uno de tipo cliente y otro de tipo proveedor.
En Foreign Name se muestra el nombre de la empresa en su idioma nativo.
En Group se especifica la categoría definida por el usuario a la que corresponde el
cliente. Se realiza la selección en una lista desplegable de grupos definidos en los
valores predefinidos que se han mencionado anteriormente. Los grupos se pueden
utilizar para la elaboración de informes y para dividir los clientes para otros tipos de
procesamiento.
La opción Currency es muy importante, porque determina la divisa que se utilizará
para los documentos creados para este cliente.
Las flechas de navegación naranja situadas junto a los campos de la parte derecha de la
cabecera permiten efectuar un desglose para ver el detalle de los documentos que
componen los números de resumen.
Los iconos de gráfico de la parte derecha de la cabecera permiten mostrar gráficos que
resumen la actividad del cliente.
La pestaña General, que se muestra en la figura 4-1, proporciona un resumen de varios aspectos
importantes de un cliente, así como información clave sobre cómo trabaja la empresa con el cliente.
La información va desde información de contacto, como números de teléfono y direcciones de correo
electrónico, hasta métodos de envío preferidos pasando por información sobre el vendedor de su
personal que ocupa de la cuenta. En la pestaña General, los interlocutores comerciales, clientes o
proveedores, se pueden asignar a territorios y también se pueden marcar como activos o postergados.
(Tenga en cuenta que todos los interlocutores comerciales se consideran activos, aunque no estén
marcados explícitamente como activos.)
En la pestaña Contact Persons puede realizar el seguimiento de los detalles de contacto de las
personas asociadas al interlocutor comercial y sus detalles de contacto. Uno de estos contactos se
73
4
puede establecer como el propuesto, lo que significa que aparece un nombre cuando se muestra la
información de la empresa (por ejemplo, en la pestaña General del registro maestro de cliente).
En la pestaña Addresses se realiza un seguimiento de varias direcciones de facturación y de envío
para cada cliente y permite que cada tipo de dirección se establezca como el propuesto. La dirección
de envío se utiliza en la pestaña Logistics del pedido de cliente.
La pestaña Payment Terms permite definir todos los parámetros relacionados con el cálculo de la
fecha de vencimiento de las facturas y cómo y cuándo se deben realizar los pagos (por ejemplo,
cuatro pagos fraccionados, el primero vence 30 días después de crear la factura y las vacaciones no
se consideran días laborables para el cálculo de la fecha de pago).
La pestaña Payment System especifica el conjunto de parámetros que son necesarios para un uso
eficaz del asistente de pagos.
La pestaña Accounting, mostrada en la figura 4-5, muestra las opciones de cuenta de control que se
han efectuado como parte del proceso importante y fundamental de determinación de cuentas de
mayor. Otros campos controlan las reclamaciones y permiten asignar un cliente a un grupo que se
consolidará para la facturación.
La pestaña Properties permite establecer cualquiera de las 64 propiedades personalizadas asociadas a
cada registro maestro. La definición del significado de estas propiedades forma parte del trabajo de
configuración de valores predefinidos. Las propiedades se pueden utilizar en informes o para
controlar otros comportamientos de SAP Business One.
Los botones de la parte inferior del registro de cliente mostrado en la figura 4-5 permiten cambios que
se aceptarán o descartarán (OK o Cancel) o permiten la consulta de las listas de actividades
relacionadas con el cliente (Related Service Calls y Related Activities). El botón Activity permite
registrar una nueva actividad, como los resultados de una llamada de ventas o una cita.
Datos maestros del cliente potencial
Al identificar un cliente potencial, se puede crear un registro de datos maestros de cliente potencial
mediante la ventana Business Partner Master Data. De este modo es posible documentar y efectuar
un seguimiento de las actividades de preventa con este cliente potencial. Puede crear los siguientes
documentos para los datos maestros del cliente potencial: oferta de ventas, pedido de cliente,
oportunidad de venta y actividad.
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4
Cuando el cliente potencial da el siguiente paso y compra un producto o un servicio, se convierte en
cliente. En este caso, todo lo que hay que hacer es cambiar el tipo de registro maestro de interlocutor
comercial de cliente potencial a cliente. Toda la información que ha añadido al registro de datos
maestros del cliente potencial se guarda, así como los documentos creados para este cliente
potencial.
Por ejemplo, si ha creado un pedido de cliente para un cliente potencial, después de que se convierta
en cliente y compre los artículos de dicho pedido, puede utilizarlo como base para crear un
documento de entrega y, posteriormente, una factura.
Creación de datos maestros de artículo
Aunque el contenido de los datos maestros de artículo es completamente distinto del de los datos de
interlocutor comercial, ambos se configuran de forma sólida pero versátil. Por ejemplo, el maestro de
artículos realiza un seguimiento de los artículos que la empresa ha vendido, comprado e
inventariado. Con frecuencia se compran, se almacenan y venden los mismos artículos. La
información es la misma, sólo que se utiliza de forma distinta. Los registros de datos maestros de
artículo también se utilizan para realizar el seguimiento de activos fijos para fines contables.
Los datos maestros de artículo están en el núcleo de prácticamente todos los procesos de SAP
Business One. Se utilizan en casi todos los módulos, incluidos los de ventas, compras, producción,
MRP, inventario y servicio.
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4
Figura 4-6: Ventana Item Master Data, pestaña Inventory Data
En la figura 4-6 se muestra la pestaña Inventory Data de la ventana Item Master Data, cuya
estructura es similar a la ventana Business Partner Master Data. En la parte superior de la ventana,
una cabecera proporciona información de resumen fundamental sobre el artículo. Cada pestaña de la
ventana ofrece mayor detalle de los distintos aspectos del artículo.
A continuación se ofrece un breve recorrido de la información de la cabecera y de cada pestaña, con
una explicación de cómo los datos de cada página cambian el comportamiento de SAP Business
One.
La cabecera del registro de datos maestros de artículo contiene información general sobre el artículo,
incluido un número ID único asignado por el usuario, una descripción (incluida una descripción en
un idioma extranjero) y opciones para determinar el tipo de artículo, la clase a la que pertenece, el
precio y la lista de precios aplicable. Las casillas de selección de la parte derecha indican si el
artículo se mantiene en inventario y si se ofrece para venta o compra (en muchos casos se aplican
ambas situaciones). El artículo se puede marcar como activo fijo con otra casilla de selección.
La pestaña General de la ventana Item Master Data tiene una combinación de información sobre el
fabricante del artículo, identificadores adicionales, métodos de envío y método de emisión.
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4
En la pestaña Purchasing Data se indica el proveedor que vende el artículo, cómo identificarlo en
un catálogo, las unidades de medida empleadas para el artículo para compra y el tamaño real del
artículo. Para los artículos con un historial de compras, puede hacer clic en el icono de gráfico de la
parte inferior izquierda de la pestaña para mostrar un análisis de compra gráfico.
La pestaña Sales Data contiene campos similares a los de la pestaña Purchasing Data sobre
unidades de medida, embalaje y otros parámetros que determinan cómo se manipula el artículo.
También ofrece una vista gráfica de los datos de venta del artículo cuando se hace clic en el icono de
gráfico en la parte inferior izquierda de la pestaña.
En la pestaña Inventory Data, que se muestra en la figura 4-6, se realiza un seguimiento de las
cantidades en almacén y se establecen los parámetros de inventario y gestión, como los siguientes:
Método de valoración, niveles de inventario mínimo y máximo, y almacén propuesto.
Indicación de si las cantidades de artículo se gestionan en el almacén.
El inventario real del artículo en cada uno de los almacenes.
La pestaña Planning Data contiene opciones que controlan el modo en que se realiza la
planificación o la producción de un artículo. Aquí se puede establecer el intervalo de pedido, pedido
múltiple y la cantidad de pedido mínima, así como el plazo requerido en días.
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4
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Pedidos de clientes y
cuentas de deudores
Visión general del proceso de ventas y cuentas de deudores
Introducción
Paso a paso
Creación de un documento a partir de otro
Procesamiento de grupos de documentos
Repercusión en contabilidad y en el inventario
Lista de verificación de ventas
Hoy en día el proceso de ventas raramente es tan sencillo como vender cualquier artilugio en una
tienda, en efectivo y a un cliente a la vez. Por el contrario, el proceso ha evolucionado hacia un
complejo conjunto que puede incluir algunos de los siguientes procesos interrelacionados, o incluso
todos: planificación de la producción, gestión de inventario y logística, gestión de pedidos,
facturación y reclamaciones, así como mantener la relación con el cliente y explorar nuevas
oportunidades de ventas. El proceso de ventas empieza potenciando las oportunidades de ventas
(consulte el capítulo 8 para más detalles), creando ofertas de ventas, registrando pedidos de cliente y
facturando a los clientes. En este capítulo se tratan los pasos importantes que deben realizarse
después de cerrar un trato, como convertir una oferta en un pedido de cliente, asegurar que el pedido
se entregue debidamente y comprobar que se genere la factura a tiempo para mejorar el flujo de caja.
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5
Pedidos de clientes y cuentas de deudores
Visión general del proceso de ventas y
cuentas de deudores
El proceso de ventas y cuentas de deudores abarca desde la presentación de una oferta de ventas de
mercancías hasta la venta de las mercancías (y servicios), la entrega de las mismas o su facturación.
En la Figura 5-1 se muestra este proceso y los pasos correspondientes se describen en la sección
"Paso a paso". Cada paso se relaciona con un documento, por ejemplo, un pedido de cliente o una
factura de deudor. SAP® Business One pasa eficazmente toda la información importante de un
documento al siguiente dentro del flujo de documentos. (Observe que los pasos se pueden adaptar a
sus necesidades y procesos empresariales.)
Figura 5-1: Flujo de documentos de ventas y de deudores en SAP Business One
Introducción
Muchos de los documentos de ventas y de deudores llevan la misma información a lo largo de todo
el proceso de ventas. Esta sección ayuda a reconocer lo que se repite en cada documento para poder
centrarse únicamente en la información necesaria.
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5
Definiciones
El término artículo se utiliza de forma muy específica en SAP Business One. Únicamente se
refiere a mercancías y materiales comprados, fabricados, vendidos y almacenados.
La oferta de ventas es una propuesta que contiene el compromiso de unos precios para
bienes o servicios específicos que se proporcionarían al cliente o cliente potencial si la
aceptara.
El pedido de cliente es el compromiso de un cliente o cliente potencial de comprar –según la
cantidad y la tarifa acordada– un producto o servicio.
La nota de entrega indica que se ha producido el envío de las mercancías.
El documento de devolución anula –en parte o totalmente– lo contabilizado en una nota de
entrega. Se utiliza cuando los clientes devuelven productos o para corregir errores cometidos en
los documentos base antes de emitir la factura de deudores.
La factura de deudores es el único documento que debe crearse en el proceso de ventas. Se
trata de la petición de pago, que registra los ingresos en la cuenta de pérdidas y ganancias.
La factura de deudores más pago es el documento de facturación de deudores que se utiliza
para ventas en efectivo a clientes puntuales.
El abono de deudores anula –en parte o totalmente– lo contabilizado en una factura de
deudores. Se utiliza cuando los clientes devuelven productos para los que ya se ha creado una
factura de deudores o para corregir errores realizados en la misma.
Estructura de documentos común
Todos los documentos de ventas y de deudores de SAP Business One tienen campos similares en la
parte superior e inferior de la página y tres pestañas Contents, Logistics y Accounting, como se
muestra en la Figura 5-2.
Los campos de la parte superior aparecen en todas las ventanas de los documentos de ventas. Aquí se
introducen los datos de cliente y las fechas de entrega, a menos que se cree un documento a partir de
otro (como se describe hacia el final de este capítulo).
Los campos de la parte inferior aparecen en todas las ventanas de los documentos de ventas y
contienen los totales calculados de la venta, incluidos los descuentos (si hubiera), los gastos de
transporte y los impuestos.
81
5
Figura 5-2: Anatomía de un documento de ventas en SAP Business One
La pestaña Contents incluye toda la información específica de los artículos o servicios solicitados.
La pestaña Logistics describe el destino de los artículos y el método de envío. También incluye una
dirección de facturación para enviar la factura de deudores. La mayoría de estos datos se obtienen de
los datos maestros de artículos e interlocutores comerciales ya introducidos en SAP Business One.
En el capítulo 4 se describe cómo introducir y gestionar los datos maestros.
La pestaña Accounting contiene información relevante de la cuenta de mayor correspondiente al
pedido tomado de los datos maestros de contabilidad financiera. En el capítulo 3 se ofrece más
información sobre la determinación de cuentas de mayor y los asientos de diario automáticos desde
los módulos de ventas e inventario.
Datos clave
Si se garantiza que los datos clave son correctos desde el principio, se evitan problemas posteriores,
sobre todo porque SAP Business One permite crear un documento a partir de otro, como se
describe más adelante en este capítulo. Aunque la información se rellene automáticamente, es
recomendable comprobar que sea correcta.
82
5
Alerta sobre la introducción de datos. Únicamente los usuarios con la debida autorización
pueden introducir o actualizar los datos maestros de los interlocutores comerciales, artículos u
otros. Consulte el capítulo 10 para obtener más información.
Datos clave: Cliente
Los datos de cliente ofrecen información sobre quién compra los productos o servicios. Antes de
crear un documento de ventas, asegúrese de que se han introducido correctamente todos los datos
relevantes en el registro maestro de interlocutores comerciales del cliente. Compruebe especialmente
que las direcciones de facturación y envío sean correctas.
Para localizar la información existente del cliente, haga clic en el botón a la derecha del campo
Customer en la cabecera del documento o pulse la tecla Tab en el campo Customer. Aparece la
ventana List of Business Partners (consulte la la Figura 5-3).
Figura 5-3: Especificación de un cliente en un documento de ventas
83
5
Si está autorizado, puede introducir nueva información del cliente al crear un documento de ventas.
Para ello, haga clic en el botón New en la parte inferior de la ventana List of Business Partners para
abrir la ventana Business Partner Master Data.
Datos clave: Artículo
Los datos de artículos identifican los productos o servicios que se venden. Para ver una lista de
artículos, pulse la tecla Tab desde el campo Item No. en la pestaña Contents del documento. Puede
seleccionar de la lista o hacer clic en el botón New para introducir un artículo nuevo.
Figura 5-4: Especificación de un artículo en un documento de ventas
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5
Sugerencia de utilización. ¿Qué ocurre si el cliente desea pedir varios artículos? Se pueden
seleccionar varios artículos en List of Items manteniendo pulsada la tecla Ctrl y haciendo clic
en todos los artículos que desee.
Se puede introducir información de clientes o artículos nueva o actualizada directamente en los
campos relevantes del documento de ventas. Sin embargo, cabe recordar que esta información no
actualiza el registro de datos maestros y sólo es relevante en el documento de ventas donde se
introduce. Si cambia el nombre de un cliente o la descripción de un artículo directamente en el
documento de ventas, pulse Ctrl + Tab para continuar cuando haya acabado. Sin embargo, si desea
realizar un cambio permanente o crear un artículo o un cliente nuevo, recomendamos que cambie el
registro relevante de datos maestros o cree uno nuevo. De esta forma, los datos actualizados o el
artículo o cliente nuevo estarán disponibles en adelante.
Mediante la función de configuración de formularios de SAP Business One, se puede cambiar el
formato de cualquier fila en la pestaña Contents de cualquier documento de ventas. Es recomendable
introducir subtotales de los grupos de artículos solicitados. O también puede aportar información
especial sobre la fabricación, gestión o el envío de artículos específicos. Siempre que haya realizado los
cambios adecuados con la función de configuración (consulte el capítulo 6, figura 6-5), todo lo que hay que
hacer es pulsar en la lista desplegable del campo Type y seleccionar T (de texto) o bien
(de subtotal).
Datos clave: direcciones de envío y facturación. Puesto que SAP Business One automatiza
tantos de los procesos relacionados con el proceso de ventas y cuentas de deudores, es
esencial seleccionar o introducir los datos correctos de clientes y artículos al iniciar un
pedido de cliente. Por ejemplo, cosas tan sencillas como las direcciones de envío y facturación
del cliente, si se introducen con errores u omisiones, pueden afectar en gran medida a los
procesos empresariales si los productos solicitados aparecen donde no deberían o las facturas se
envían a una oficina equivocada. En el capítulo 4 se describe cómo introducir y gestionar los
datos maestros.
Cálculos clave: Ingreso bruto y peso y volumen
La barra de herramientas de SAP Business One ofrece iconos para acceder rápidamente a dos útiles
cálculos: ingreso bruto y el peso y el volumen de todos los artículos de un documento de ventas.
Cálculo del ingreso bruto
Se puede averiguar inmediatamente cuál es la repercusión de un documento de ventas en el balance
final mediante el cálculo del ingreso bruto. No hay más que hacer clic en el icono de ingreso bruto
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5
de la barra de herramientas de SAP Business One para mostrar una ventana como la de la Figura
5-5.
Figura 5-5: Cálculo del ingreso bruto en acción
Gross Profit se calcula obteniendo el precio de venta ampliado (precio de venta multiplicado por la
cantidad) menos el precio base ampliado (precio base multiplicado por la cantidad). Profit % se
calcula dependiendo de la configuración de la pestaña Administration
Document Settings
General, donde el usuario (y el consultor de implementación) han especificado si el
porcentaje de ingreso bruto es la relación del ingreso bruto respecto al precio de venta o del
ingreso bruto respecto al precio de coste. En la pestaña General de la ventana Document Settings
se puede definir el valor propuesto para el cálculo del precio base: el coste del artículo (el valor
propuesto en la Figura 5-5), una lista de precios específica, el coste del artículo la última vez que se
compró, etc.
Cálculo de volumen y peso
La determinación del volumen y el peso de un pedido es esencial para la logística de envío y
recepción de pedidos. Para calcular el volumen y el peso de todos los artículos de un documento de
ventas determinado, haga clic en el icono de volumen y peso
de la barra de herramientas de SAP
Business One. La información de volumen y peso se obtiene de los datos maestros de cada artículo y
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5
el total se calcula automáticamente. Sin embargo, si hay artículos que no tienen esta información en
sus registros de datos maestros, el total no será exacto.
Recordatorios clave: Adición de una actividad a un documento
de ventas
Puede resultar útil anotar información sobre el trabajo con los clientes. Por ejemplo, puede ser
recomendable tomar notas sobre una llamada telefónica o una reunión con unos clientes. También
puede ser útil definir un recordatorio para realizar el seguimiento y comprobar que el cliente haya
recibido la mercancía y esté satisfecho. Se pueden añadir actividades a todos los documentos de
ventas. Visualice el documento de ventas como ventana activa y seleccione Goto
New Activity en
la barra de menús para ver la ventana Activity. En la ventana Activity, se pueden especificar tipos
de actividad y notas sobre la actividad. Para obtener más información, consulte el capítulo 8.
Paso a paso
A continuación estudiaremos el proceso de ventas y cuentas de deudores con más detalle, paso a
paso, empezando por la oferta de ventas.
Paso 1: Oferta de ventas
Los clientes, antes de formalizar un pedido, generalmente desean tener una oferta de ventas para
valorarla en la propia empresa. Puede introducir y trabajar con ofertas de ventas en este módulo o
mediante la aplicación complementaria de integración de Microsoft Outlook para SAP Business One,
como se describe en el capítulo 8. Las ofertas de ventas se pueden crear para clientes existentes o
potenciales.
Para crear una oferta de ventas, seleccione Main Menu
Sales - A/R
Sales Quotation. Aparece
una oferta de venta en blanco. Especifique un cliente (o cliente potencial) y los artículos que desee,
como se describe en las Figuras 5-3 y 5-4. Cuando esté satisfecho con los detalles de la oferta, haga clic
en Add. SAP Business One añade la oferta de ventas. Si es necesario, posteriormente se pueden
realizar cambios.
Como se describe en la sección anterior, se puede calcular el ingreso bruto y el peso y el volumen del
artículo. No hay más que hacer clic en los iconos correspondientes de la barra de herramientas de
SAP Business One.
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5
¿Cómo gestiona SAP Business One la información sobre precios? En SAP Business
One, los precios de los artículos se definen en listas de precios. Las listas de precios se asignan
a los interlocutores comerciales (cliente o proveedor). Al contabilizar la transacción de un cliente,
el precio del artículo se determina según la lista de precios asignada. La primera vez que se
configura SAP Business One, se introducen los datos de los interlocutores comerciales,
incluidas las condiciones de pago y las listas de precios. Esta información se revisa y modifica
con el paso del tiempo. Puesto que SAP Business One es una aplicación de gestión
empresarial en tiempo real, cuando se consultan los precios aplicables a un cliente, éstos
siempre están actualizados. De esta manera, se tiene la flexibilidad de ofrecer precios
especiales a los clientes. En el capítulo 4 se describe cómo introducir y gestionar los datos
maestros.
Paso 2: Pedido de cliente
El pedido de cliente es un documento importante, ya que indica a todo el mundo que debe ocuparse
de satisfacer ese pedido. Como tal, este documento es importante para planificar la fabricación, crear
pedidos de compra y planificar recursos. Una característica exclusiva de SAP Business One es que se
pueden crear pedidos de compra directamente desde los pedidos de cliente, lo que simplifica la
cadena de suministro y los procesos de planificación de necesidades de material (consulte el capítulo
7 para obtener más detalles).
Creación de pedidos de cliente
Los pedidos de cliente se pueden crear de cero o a partir de una oferta de ventas. En la Figura 5-6 se
muestra cómo crear un pedido de cliente a partir de una oferta de ventas mediante el botón Copy
To.
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5
Figura 5-6: Copiar una oferta de ventas en un pedido de cliente
El botón Copy To permite crear el siguiente documento del proceso de forma casi instantánea.
Consulte "Creación de un documento a partir de otro" más adelante en este capítulo para obtener más
información.
Se puede crear un pedido de cliente seleccionando Sales - A/R
Sales Order. Cuando los datos
maestros están correctamente configurados, sólo hay que introducir información en un par de
campos:
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5
Campo Customer: consulte la Figura 5-3:
Artículos: introduzca los artículos como se muestra en la Figura 5-4 y especifique las
cantidades
Si todavía no está preparado para añadir el pedido de cliente (haciendo clic en el botón Add), puede
guardarlo como borrador (seleccionando File
Save as Draft). Consulte el capítulo 10 para obtener
más información sobre los borradores de documentos.
¿Cómo se crea una orden permanente? Para crear una orden permanente para artículos o
servicios de entrega periódica (por ejemplo, alquileres de oficinas y equipos, contratos de servicio
o entregas periódicas de mercancías necesarias para el cliente), cree un pedido de cliente con
tantas posiciones como sean necesarias (por ejemplo, 12 posiciones para cubrir entregas
mensuales durante un año). A continuación, se puede cerrar una línea cada vez a medida que se
entregan los artículos o servicios.
Los pedidos de cliente se pueden modificar (cambiar las cantidades, actualizar los precios o los
descuentos, etc.) después de contabilizarlos, si se ha realizado lo siguiente:
Se ha seleccionado la opción de permitir cambios en Administration
Initialization
Document Settings
pestaña Per Document
System
Sales Orders.
No se han creado documentos como notas de entrega o facturas de deudores desde el
pedido de cliente
Si se detiene un proceso de ventas, y el pedido de cliente todavía no se ha copiado a un documento
de deudores de nivel superior, como una nota de entrega o una factura de deudores, puede cancelarse
el pedido (como se muestra en la Figura 5-7). Sin embargo, si el pedido de cliente se ha copiado, en
parte o totalmente, a un documento de deudores de nivel superior, no se puede cancelar el pedido de
cliente; solo se puede cerrar.
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5
Figura 5-7: Cancelación o cierre de un pedido de cliente
Alerta sobre la gestión de documentos. Al igual que el resto de documentos de SAP
Business One, los pedidos de cliente no se eliminan cuando se cancelan o cierran. Siguen
pudiéndose visualizar e imprimir, pero no pueden modificarse ni copiarse a un documento de
ventas de nivel superior. Además, los documentos cancelados o cerrados de SAP Business One
ya no aparecen en la lista de partidas abiertas.
Repercusión de los pedidos de cliente en contabilidad y en el inventario
En SAP Business One, los pedidos de cliente afectan al inventario disponible. Esto significa que el
inventario disponible para ventas se reduce de acuerdo con la cantidad del pedido. Al introducir
pedidos de cliente, no se contabilizan los cambios basados en valor en el libro mayor, aunque los
artículos se añaden en la cantidad comprometida en el módulo de inventario.
Cuando se cancela o se cierra un pedido de artículos, se reduce la cantidad comprometida en el
módulo de inventario. Las cantidades solicitadas se pueden ver en varios informes, como el de estado de
inventario. Esta información es importante para optimizar los procesos de ventas y los niveles de
stock.
Paso 3: Entrega
Las notas de entrega indican que se han entregado las mercancías. A veces, las notas de entrega se
denominan listas de embalaje.
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5
Creación y contabilización de notas de entrega
Para crear una nota de entrega, seleccione Sales - A/R
Delivery. Aparece una nota de entrega en
blanco; seleccione un cliente y rellene los artículos que se entregan. Para contabilizar la nota de
entrega, haga clic en Añadir.
Frecuentemente, es posible que desee crear una nota de entrega a partir de un pedido de cliente o de
una oferta de ventas. Para ello, simplemente visualice el pedido de cliente o la oferta de ventas y
seleccione Delivery en la lista desplegable del botón Copy To. También se puede crear una nota
de entrega de varios pedidos u ofertas; consulte "Creación de un documento a partir de otro" más
adelante en este capítulo para obtener más información.
¿Cómo facilita SAP Business One el proceso de picking y embalaje? Una vez creado un
nuevo pedido de cliente con el estado aprobado, se puede utilizar el gestor de picking y
embalaje, al que se accede desde el módulo de inventario, para gestionar las actividades de
picking. El proceso empieza con la creación de una lista de picking, pasa a la notificación de las
cantidades de picking y termina con el embalaje y la entrega. El gestor de picking y embalaje
permite pasar todos o parte de los artículos a una lista de picking, realizar un picking parcial de
los mismos o bien uno total. También se puede crear una nota de entrega en cualquier fase del
proceso de picking. Para más información sobre esta función, vaya a Help
Contents tab
Inventory
Pick and Pack
Pick and Pack Manager.
Se puede cerrar una nota de entrega eligiendo Data
Close, siempre que no se haya copiado en una
factura de deudores o en un documento de devolución. El inventario sólo aumenta cuando se crea un
documento de devolución a partir de la nota de entrega. No se puede crear una factura de deudores a
partir de una nota de entrega cerrada ni se puede crear otro documento de ventas con referencia a la
nota de entrega. Tampoco se pueden realizar cambios en la nota de entrega cerrada.
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5
Figura 5-8: Creación de una nota de entrega
Paso opcional: Devolución
Los clientes pueden devolver productos por diferentes motivos. En tal caso, se crea un documento de
devolución. Si las mercancías devueltas ya se han facturado, en lugar de ello hay que crear un abono
de deudores, como se describe más adelante en este capítulo.
Al introducir un documento de devolución, se anula –en parte o totalmente– lo contabilizado en una
nota de entrega. Una vez contabilizado un documento de devolución, se actualizan las cantidades de
inventario. La contabilización de un documento de devolución también actualiza automáticamente el
valor del inventario.
Repercusión de la entrega en contabilidad y en el inventario
La creación de notas de entrega en SAP Business One reduce los niveles de inventario reales. Al
contabilizar una nota de entrega, también se contabiliza la salida de mercancías correspondiente. Las
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5
mercancías salen del almacén y se contabilizan los cambios correspondientes en el inventario.
Cuando cambia el inventario, también lo hacen los valores del libro mayor.
Paso 4: Factura de deudores
Cuando se entregan mercancías o se prestan servicios, se factura al cliente mediante una factura de
deudores. La factura de deudores es una petición de pago. La contabilización de una factura de
deudores registra los ingresos en la cuenta de pérdidas y ganancias.
Creación y contabilización de facturas de deudores
Se pueden crear facturas de deudores a partir de una o varias ofertas de ventas, pedidos de cliente o
notas de entrega (consulte "Creación de un documento a partir de otro" más adelante en este
capítulo). También se puede crear una factura de cero seleccionando Sales - A/R
A/R Invoice.
Una vez contabilizada una factura de cliente, no se puede cambiar ni eliminar porque se trata de un
documento legal de contabilidad que crea entradas en el libro mayor.
Tenga en cuenta que no se puede copiar de un pedido de cliente para crear una factura si el
interlocutor comercial sigue clasificado como cliente potencial. En el cuadro de texto siguiente se
indica cómo pasar un cliente potencial a cliente real.
¿Cómo se convierte un cliente potencial en cliente real? Los clientes potenciales se
pueden pasar a clientes reales en los datos maestros del interlocutor comercial. Vaya al registro
maestro de interlocutores comerciales y seleccione Customer en la lista desplegable a la derecha
del código del interlocutor comercial.
94
5
Figura 5-9: Creación de facturas de deudores
Paso opcional: Factura de deudores más pago
Este documento se utiliza para ventas en efectivo a clientes puntuales. Sin embargo, para ello hay que
crear un registro maestro separado para clientes puntuales. Este registro generalmente se define en la
configuración de SAP Business One cuando se determina la cuenta de mayor de los pagos
entrantes. Si todavía no ha especificado ningún cliente puntual por defecto, puede hacerlo en
Administration
Setup
Financials
G/L Account Determination. Elija la pestaña Sales. En la
subpestaña General, pulse Tab en el campo Default Customer for A/R Invoice + Payment para ver
una lista de clientes. Seleccione un cliente o introduzca un cliente nuevo con este fin.
Para introducir una venta puntual, seleccione Sales - A/R
A/R Invoice + Payment. SAP Business
One rellena automáticamente la información del cliente puntual; se pueden introducir detalles
95
5
del cliente si se desea. Introduzca los artículos, las cantidades, el código de impuestos y los posibles
descuentos; a continuación, haga clic en el icono de medio de pago
para ver la ventana Payment
Means. Introduzca el pago de la cantidad total de la factura y haga clic en OK. (No se aceptan pagos
parciales). Haga clic en el botón Add para finalizar la venta.
SAP Business One gestiona la factura de deudores más pago de la misma manera que una
factura de deudores estándar. Los asientos de diario correspondientes de los módulos de
contabilidad e inventario de SAP Business One se procesan automáticamente cuando se
contabiliza el documento.
Paso opcional: Abono de deudores
Cuando un cliente devuelve mercancías, se emite un documento de devolución, como se ha descrito
anteriormente. Pero si ya se ha contabilizado la factura de deudores, se emite un abono de deudores.
Cuando se crea un abono de deudores, se anula –en parte o totalmente– lo contabilizado en una
factura de deudores. Una vez contabilizado el abono de deudores, aumentan las cantidades del
inventario, se crea el abono en la cuenta del cliente y la cuenta de ingresos se corrige según el mismo
importe. El IVA también se corrige automáticamente.
Existe una restricción al copiar documentos de devolución en abonos de deudores según cómo se
haya creado el documento de devolución. Si se ha creado el documento de devolución a partir de una
nota de entrega, no se puede copiar el documento de devolución en un abono de deudores. Sin
embargo, si el documento de devolución no se basa en una nota de entrega, se puede copiar el
documento de devolución en un abono de deudores.
En SAP Business One, los abonos de deudores se pueden crear a partir de facturas de deudores
existentes y documentos de devolución. También se pueden crear abonos de deudores para
servicios (artículos que no forman parte del inventario). La contabilización de abonos para servicios
no tiene efecto en las cantidades del inventario.
Repercusión de las facturas de deudores en contabilidad y en el
inventario
Una vez contabilizada la factura de deudores, se realizan los asientos de diario en las cuentas
correspondientes de clientes e ingresos. Si se contabiliza sin referencia a una nota de entrega,
también disminuye los valores y las cantidades del inventario.
96
5
Los documentos de ventas se crean unos a partir de otros. Con frecuencia, las ofertas se convierten
en un pedido de cliente que pasa a ser una nota de entrega y, finalmente, una factura de deudores. En
la Figura 5-6 mostrada anteriormente en este capítulo se muestra cómo copiar rápidamente un
documento al siguiente documento de la secuencia mediante el botón Copy To. El documento
original se denomina documento base y el documento creado a partir de él se denomina documento
destino. La creación de un documento a partir de otro permite ahorrar tiempo y trabajo.
Alerta sobre el tipo de documento. Al copiar un documento de ventas en otro, asegúrese de
que el documento base y el de destino sean del mismo tipo, tanto si se trata de artículos como
servicios. En los documentos de ventas no se pueden mezclar artículos y servicios, y los
documentos de venta de artículos no se pueden cruzar con documentos de venta de servicios.
SAP Business One también facilita el seguimiento de un documento a otro. Si se muestra un
pedido de cliente creado a partir de una oferta de ventas y se hace clic en el icono de documento
base
, SAP Business One muestra la oferta de ventas en que se basa el documento. Si se
muestra la oferta de ventas y se hace clic en el icono de documento destino
, SAP Business One
muestra el pedido de cliente.
El botón Copy From permite seleccionar documentos base a partir de los que crear un documento nuevo.
Al hacer clic en Copy From se inicia el asistente de obtención documentos, que se describe en el
capítulo 10.
A menudo, el primer paso para crear un documento a partir de otro consiste en localizar el
documento base que se desea utilizar. Por ejemplo, un comercial podría llamar diciendo que ha
cerrado una venta y pedir que se cree un pedido de cliente. ¿Cómo puede encontrar la oferta de
ventas correspondiente? Una herramienta para localizar rápidamente estos documentos es Open Items
List. En la Figura 5-10 se muestra este informe, que se crea seleccionando Sales - A/R
Reports
Sales
Open Items List. El informe muestra todos los documentos abiertos del tipo que
seleccione en la lista desplegable de la parte superior derecha. A continuación puede seleccionar la
oferta de ventas correspondiente, por ejemplo, y crear un pedido de cliente con sólo un clic en el botón
Copy To. Esta es solamente una de las maneras en que SAP Business One permite ahorrar tiempo en
el trabajo diario. Cuando se crea un documento a partir de otro de esta manera, toda la información
97
5
relevante se copia del documento base al nuevo, reduciéndose así el tiempo de introducción de datos
y los errores.
Figura 5-10. En Open Items List se muestran varios tipos de documentos abiertos
Procesamiento de grupos de documentos
A veces resulta útil crear muchos documentos de ventas a la vez. A lo mejor es necesario crear un
lote de facturas de deudores o de notas de entrega. En tal caso, se utiliza el asistente de creación de
documentos. Si hay varios clientes que se retrasan en el pago, podría utilizarse el asistente de
reclamaciones para crear avisos de retraso. En esta sección se describen estos asistentes.
Asistente de creación de documentos
El asistente de creación de documentos le permite procesar un gran número de documentos de ventas
de destino. Muchas empresas prefieren generar lotes de facturas en lugar de facturas individuales.
Así también se agiliza la facturación a los clientes. Con este asistente, se pueden combinar los pedidos
de cliente abiertos en una factura, lo que resulta más práctico para el cliente, ya que puede pagar todo
lo que debe con una sola factura en lugar de recibir varias facturas distintas.
Alerta sobre el asistente de creación de documentos. Puesto que al crear documentos de
ventas se crean registros automáticos en el libro mayor, el asistente de creación de documentos
debe utilizarse con precaución y preferiblemente con la ayuda del consultor de implementación.
Consulte el capítulo 10 para obtener más información.
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5
Asistente de reclamaciones
El asistente de reclamaciones automatiza el proceso de enviar avisos de retraso a los clientes.
Además, el asistente hace un seguimiento del "comportamiento de pago" del cliente, lo que permite
tomar decisiones sobre condiciones de pago en futuros pedidos. Esta información también es útil al dar
información sobre los clientes a entidades de crédito y otras instituciones financieras.
El asistente se inicia seleccionando Sales - A/R
Dunning Wizard. En la primera pantalla se explica
la función del asistente. Haga clic en Next para ir al paso 1, donde se especifica si se desea cargar
un asistente guardado, con sus parámetros, o iniciar uno nuevo. Haga clic en Next para ir al paso 2,
donde se pueden especificar parámetros generales, como el nombre del lote de reclamaciones y la
fecha. Haga clic en Next para ir al paso 3, donde se seleccionan los interlocutores comerciales.
Haga clic en Add para ver la ventana BP Properties y haga clic en OK si desea incluir todos los
interlocutores comerciales (si se desea, se puede ser más selectivo). Haga clic en Next para ir al
paso 4, que permite especificar el rango de fechas de contabilización que se desea incluir. Por
defecto, se incluyen todos los días hasta la fecha en curso. Haga clic en Next para ir al paso 5,
Recommendation Report, que se muestra en la Figura 5-11.
Figura 5-11: Informe de recomendación en el asistente de reclamación
En esta pantalla se muestran las facturas de deudores atrasadas para las que se crearán cartas de
reclamación. Se puede limitar la lista para incluir sólo interlocutores comerciales sin detalles de
facturación haciendo clic en el botón Collapse All. Haga clic en Next de nuevo para ir al paso 6,
99
5
donde se puede guardar el conjunto de parámetros y salir, guardar el informe de recomendación
como borrador y salir, o imprimir las cartas de reclamación y salir. Para más información sobre el
asistente de reclamaciones, vaya a Help
Sales - A/R
Dunning Wizard.
Informe de reclamación. El informe de antigüedad de créditos del cliente constituye la base
del módulo de ventas y deudores. En este informe se muestra todo el dinero que se debe a la
empresa y la duración de la deuda. Este informe es esencial para gestionar el flujo de caja de la
empresa y evaluar la calidad del crédito de los clientes. Para generar este informe, seleccione
Sales
A/R
Sales Reports
Customer Receivables Aging.
Repercusión en contabilidad y en el
inventario
A continuación se resumen las implicaciones más importantes en contabilidad y en el inventario de
los documentos de ventas de SAP Business One estudiados en este capítulo.
Documento de
ventas
Repercusión en contabilidad
Repercusión en el inventario
Oferta de ventas
Pedido de cliente
No contabiliza
No contabiliza
Aumenta la cantidad
comprometida
Nota de entrega
Crea un cargo en la cuenta de coste de
productos vendidos y un abono en la
cuenta de inventario
Crea un cargo en la cuenta de
devoluciones de inventario y un abono en
la cuenta de coste de productos vendidos
Si la factura de deudores se basa en una
nota de entrega, crea un cargo en la
cuenta de control de deudores del
interlocutor comercial y un abono en la
cuenta de ingresos de ventas
Devolución
Factura de
deudores
No contabiliza
Si la factura de deudores no se basa en
una nota de entrega, crea un cargo en la
cuenta de control de deudores del
interlocutor comercial y un abono en la
cuenta de ingresos de ventas; también
crea un cargo en la cuenta de coste de
cuenta de inventario
Reduce el inventario disponible
Aumenta el inventario
disponible
si la factura de deudores se
crea sin referencia a una nota
de entrega
100
5
Factura de
deudores más
pago
Abono de
deudores
Crea un cargo en la cuenta de control de
deudores del interlocutor comercial y un
abono en la cuenta de ingresos de ventas;
crea un cargo en la cuenta de coste de
cuenta de inventario; crea un cargo en la
cuenta de cheques recibidos y un abono
en la cuenta de control de deudores del
interlocutor comercial
deudores del interlocutor comercial y un
abono en la cuenta de ingresos
Aumenta el inventario
disponible
101
5
Lista de verificación de ventas
Introducción
Los datos maestros de cliente contienen direcciones exactas de envío y
facturación
Se han definido las condiciones de pago y los parámetros de reclamación
Los datos maestros de los artículos contienen productos o servicios vendidos
anteriormente
Paso 1: Oferta de ventas
Abra un documento de oferta de ventas
Seleccione un cliente existente o potencial o bien introduzca uno nuevo
Introduzca los artículos, las cantidades y los precios
Paso 2: Pedido de cliente
Copie una oferta de ventas o abra un nuevo documento de pedido de cliente
Seleccione un cliente o introduzca uno nuevo
Introduzca los artículos, las cantidades y los precios
Paso 3: Entrega
Realice el picking, embalaje y envío de los artículos a los clientes
Confirme la entrega mediante la nota de entrega
Si el cliente devuelve algún artículo o si existen errores en los documentos base, utilice
un documento de devolución
Paso 4: Factura de deudores
Solicite el pago al cliente con una factura de deudores
Si realiza una venta en efectivo a un cliente puntual, utilice una factura de deudores
más pago
Si el cliente devuelve algunos o todos los artículos o si se detectan errores en los
documentos base después de contabilizar la factura de deudores, utilice un abono de
deudores
102
6
Pedidos de compras y cuentas de
acreedores
Visión general del proceso de compras y cuentas de acreedores
Introducción: estructura común y datos clave
Paso a paso
Repercusión en contabilidad y en el inventario
Lista de verificación de compras
El hecho de comprar no se limita a pedir y pagar lápices y clips para sujetar papeles. Las compras
son el proceso para garantizar un flujo estable de materiales que entran en la empresa en el momento
y el lugar necesarios. Como aplicación totalmente integrada para una completa gestión empresarial,
SAP® Business One le facilita el proceso de compras, empezando por el pedido de compras y
siguiendo con el resto de documentos. SAP Business One captura información automáticamente
en cada paso para conocer en todo momento la disponibilidad del inventario, así como el estado
financiero actualizado de la empresa. La vista en tiempo real permite identificar una posible
infracobertura antes de que se produzca (consulte los detalles sobre la planificación de necesidades
de material en el capítulo 7). Un historial preciso permite hacer el seguimiento de los proveedores
que responden con regularidad.
En este capítulo nos centramos en los pasos básicos para ejecutar un pedido de compras en SAP
Business One y otros documentos de compra derivados.
Visión general del proceso de compras y
cuentas de acreedores
En esta sección trataremos el proceso básico de tres pasos para solicitar, recibir y pagar productos o
servicios. El diagrama de flujo de la Figura 6-1 muestra a grandes rasgos la relación entre los
103
6
Pedidos de compras y cuentas de acreedores
documentos de compra de SAP Business One, incluidos los pasos opcionales, que se explican en la
sección siguiente.
Figura 6-1: Flujo de documentos de compras en SAP Business One
A veces el proceso no es fluido porque pueden surgir problemas. Por este motivo, SAP Business One
permite crear otros documentos de compras relacionados para hacer frente a circunstancias
especiales. Estos documentos de compras adicionales permiten responder automáticamente a todas
las circunstancias que puedan surgir en el proceso de acreedores, como tener que devolver artículos
defectuosos, pagar aranceles u otros derechos, etc. Es obvio que esto permite ahorrar mucho tiempo
y trabajo, ya que se elimina la necesidad de hacer cuadrar manualmente los cambios con los
documentos de compras originales.
104
6
Definiciones
El término artículo se utiliza de forma muy específica en SAP Business One. Únicamente se
refiere a mercancías y materiales comprados, fabricados, vendidos y almacenados.
El pedido de compras es el documento que se proporciona al proveedor y que especifica los
artículos o servicios que desea comprar, incluidas las cantidades y los precios acordados.
La factura de anticipo de acreedores es similar a un pedido pero incluye una petición de
pago. Se utiliza cuando el proveedor requiere el pago anticipado antes de entregar un artículo o
servicio.
La entrada de mercancías es el documento que indica la entrega de mercancías de un
proveedor a una empresa. Se utiliza para actualizar las cantidades y los valores del inventario.
El documento de devolución de mercancías permite anular una entrada de mercancías una
vez contabilizado. Se utiliza cuando parte o todas las mercancías recibidas se devuelven al
proveedor.
El documento de precios de entrega se utiliza cuando existen costes adicionales en la compra
de artículos, generalmente extranjeros, como aranceles, honorarios de agentes, etc.
La factura de acreedores es el documento en el que las cuentas de acreedores pasan a la
información de la factura del proveedor y definen el pago.
El abono de compras (o cargo de acreedores) permite anular la factura de acreedores, en
parte o totalmente, una vez contabilizada. Crea un abono en la empresa por los productos
devueltos al proveedor.
Introducción:
Estructura común y datos clave
Todos los documentos de compras de SAP Business One comparten una estructura similar y
utilizan muchos datos comunes. Antes de profundizar en los documentos, seguidamente
describimos la parte común de cada uno.
Estructura de documentos común
Todos los documentos de compras de SAP Business One tienen campos similares en la parte superior
e inferior de la página y tres pestañas Contents, Logistics y Accounting. Esta estructura ayuda a
garantizar que se recopilen todos los datos importantes a medida que avanza el proceso de acreedores
iniciado por un pedido.
105
6
Los campos de la parte superior aparecen en todas las ventanas de los documentos de compras. Aquí
se introducen datos de proveedor y fechas de entrega siempre que SAP Business One no lo haga
automáticamente como parte del flujo de proceso.
Los campos de la parte inferior aparecen en todas las ventanas de los documentos de compras y
contienen los totales calculados de la compra, incluidos los gastos de transporte y los impuestos.
La pestaña Contents es donde se introduce toda la información específica de los artículos o
servicios solicitados, como cantidad, precio, número de artículo y descripción.
La pestaña Logistics contiene la dirección de envío de los artículos o servicios, así como la de los
pagos. Aquí también se especifica el método de envío. La mayoría de la información se obtiene de
datos maestros preconfigurados de la empresa y de datos de proveedor.
La pestaña Accounting contiene información relevante de la cuenta de mayor correspondiente a la
compra obtenida de los datos maestros de contabilidad financiera. En el capítulo 4 se ofrece más
información sobre la determinación de cuentas de mayor y sobre cómo SAP Business One gestiona
los asientos de diario automáticos desde los módulos de compras, ventas e inventario.
Figura 6-2: Anatomía de un documento de compras en SAP Business One
106
6
Datos clave
Si se obtienen los datos más importantes desde el principio, esto garantiza que los procesos de
acreedores sean fluidos y evita posteriores problemas innecesarios, especialmente porque SAP
Business One permite crear documentos a partir de documentos existentes (consulte "Creación
de un documento a partir de otro" más adelante en este capítulo). Por lo tanto, en todos los
documentos de compras es muy recomendable asegurarse de que la información que contienen sea
completa y correcta.
Alerta sobre la introducción de datos. Únicamente los usuarios con la debida autorización
pueden introducir o actualizar los datos maestros de los interlocutores comerciales u otros datos
maestros. Consulte el capítulo 10 para obtener más información.
Datos clave: Proveedor
Los datos de proveedor identifican quién suministra los productos y servicios. Para poder crear
documentos de compras, debe introducirse el proveedor en la lista de interlocutores comerciales de
SAP Business One. En el capítulo 4 se describe cómo introducir datos maestros.
Para localizar la información existente del proveedor, haga clic en el botón a la derecha del campo
Vendor en la cabecera del documento o pulse la tecla Tab en el campo Vendor. List of Business
Partners aparece en una ventana emergente.
Si está autorizado, puede introducir nueva información del proveedor al crear un documento de
compras. Para ello, haga clic en el botón New al final de la ventana emergente List of Business
Partners.
Alerta sobre el método de pago. Si desea emitir un cheque para el proveedor mediante el
asistente de pago, asegúrese de definir el método de pago en el registro de datos maestros del
proveedor. En el capítulo 4 se ofrece más información sobre la gestión de datos maestros.
107
6
Figura 6-3: Especificación de un proveedor
Datos clave: Artículo
Los datos de artículo identifican qué se compra. Para localizar List of Items (productos y materiales),
pulse la tecla Tab desde el campo Item No. en la pestaña Contents del documento. En la ventana
emergente que aparece, puede seleccionar de la lista o introducir datos nuevos haciendo clic en el
botón New.
108
6
Figura 6-4: Especificación de un artículo
Sugerencia de utilización. Se pueden seleccionar varios artículos en la lista manteniendo
pulsada la tecla Ctrl y haciendo clic en todos los artículos que desee.
Se puede introducir información de proveedores o artículos nueva o actualizada directamente en los
campos relevantes del documento de compras. Sin embargo, cabe recordar que esta información no
actualiza el registro de datos maestros y solo es relevante en el documento de compras donde se
introduce. Si cambia el nombre de un proveedor o la descripción de un artículo directamente en el
documento de compras, pulse Ctrl + Tab para continuar cuando haya acabado. Sin embargo, si
desea realizar un cambio permanente o crear un artículo o un proveedor nuevo, recomendamos que
cambie el registro relevante de datos maestros o cree un artículo o un proveedor nuevo. De esta forma,
los datos actualizados o el artículo o proveedor nuevo estarán disponibles en adelante.
109
6
Como se muestra en la Figura 6-5, se puede cambiar el formato de cualquier fila en la pestaña Contents
de cualquier documento de compras de SAP Business One para insertar texto o un subtotal de la fila
anterior. No hay más que hacer clic en la lista desplegable del campo Type y seleccionar T (para texto) o
(para subtotal). Al seleccionar T, aparece la ventana emergente Text Editor. A partir de aquí,
introduzca texto predefinido de la lista desplegable o introduzca su propio texto. Esta opción resulta
especialmente útil si se desean dar instrucciones específicas al proveedor sobre cómo se deben
fabricar, gestionar o enviar los artículos.
Figura 6-5: Modificación del formato de una fila en un documento de compras
Datos clave: Direcciones de pago y envío
Es importante entender como se utilizan las direcciones Ship to y Pay to en el proceso de compras.
Dirección Ship to: Esta información aparece en la pestaña Logistics y se puede definir en dos lugares
del módulo Administration. Se puede modificar la dirección Ship to en los documentos de compras
para garantizar que las mercancías se envíen al lugar adecuado.
110
6
Dirección Pay to: Esta información aparece en la pestaña Logistics y se define en el registro de datos
maestros del proveedor. Asegúrese de que la dirección Pay to es la que desea para una compra
determinada, ya que estos datos se imprimen en el cheque cuando se emite el pago.
Figura 6-6: Lugar donde se definen las direcciones Ship to y Pay to
Alerta de aprobación. La casilla Approved solo se selecciona si la persona que crea el
documento de compra está autorizada a contabilizarlo. Consulte el capítulo 10 para obtener más
información.
Paso a paso
A continuación estudiaremos el proceso con más detalle, paso a paso, empezando por el pedido de
compras.
Paso 1: Pedido de compras
La creación de un pedido es la primera tarea y la más básica de cualquier aplicación de compras. En
pocas palabras, un pedido de compras es un documento comercial que el comprador emite al
vendedor especificando los artículos (productos o materiales) o servicios –junto con las cantidades
acordadas y el precio– que el vendedor proporcionará al comprador.
Creación y contabilización de pedidos
Puede crear un pedido haciendo clic en el nombre del documento en el menú del módulo o basándolo
en un pedido de cliente existente. Esta última función resulta especialmente útil si el mantenimiento
del inventario en el almacén es caro o peligroso (por ejemplo, con diamantes o materiales
111
6
inflamables) y la empresa pide el producto al proveedor (es decir, crea el pedido) sólo si el cliente
desea comprar el producto (es decir, si crea el pedido de cliente).
Si se han realizado las tareas con datos maestros descritas anteriormente, sólo hay que introducir la
información siguiente en el pedido:
Delivery Date: Es la fecha en la que desearía recibir los artículos (o servicios) del pedido.
Vendor: Consulte “Introducción: estructura común y datos clave” anteriormente en
este capítulo. En la Figura 6-7 se muestra cómo especificar un método de pago.
Pestaña Contents: En el campo Item/Service Type, compruebe que el tipo que
selecciona corresponde a lo que solicita, como se muestra en la Figura 6-8. Introduzca
todos los artículos (o servicios, aunque no se pueden mezclar artículos y servicios en un
solo documento de compra) que desea solicitar en la tabla. (Consulte “Introducción:
estructura común y datos clave” anteriormente en este capítulo.)
Figura 6-7: Especificación del método de pago
112
6
Figura 6-8: Compra de artículos o servicios
Una vez introducida esta información en la cabecera y la pestaña Contents del pedido, el resto del
documento se rellena con los datos necesarios para emitir el pedido. Si no está listo para añadir el
pedido (haciendo clic en el botón Add), puede guardarlo como borrador (pulsando Alt + S o
haciendo clic en File
Save as Draft; consulte el capítulo 10 para obtener más información sobre
los borradores de documento). En SAP Business One, el pedido es el único documento de compras
que se puede modificar después de añadirlo.
¿Cómo se crea un pedido limitado? Para crear un pedido limitado de artículos o servicios a
entregar durante un período determinado o de forma periódica (por ejemplo, alquileres de
oficinas y equipos o contratos de servicio), cree un pedido de compras con tantas posiciones
como sean necesarias (por ejemplo, 12 posiciones para cubrir entregas mensuales durante un
año). A continuación, se puede cerrar una línea cada vez a medida que se entregan los artículos
o servicios, hasta que se agote el pedido.
Paso opcional: Factura de anticipo de acreedores
La factura de anticipo de acreedores es similar a un pedido pero incluye una petición de pago. Se
utiliza cuando al proveedor le preocupa su solvencia y requiere un pago anticipado antes de entregar un
artículo o servicio.
La factura de anticipo de acreedores combina un pedido y una petición de pago. Puede crearse
nueva o a partir de un pedido existente. Una vez contabilizado, el documento carga las cuentas
relevantes en el libro mayor sin repercusión en las cantidades del inventario ni los valores. La factura
de anticipo de acreedores no puede utilizarse para servicios.
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6
Sugerencia sobre los procedimientos de aprobación. En SAP Business One, no sólo se
puede especificar quién puede iniciar pedidos de compras y quién debe autorizarlos, sino que
también se pueden definir límites de gasto para cada persona autorizada. Consulte el capítulo
10 para obtener más información.
Repercusión de los pedidos en contabilidad y en el inventario
Cuando se añade un pedido de compra en SAP Business One, no se producen cambios de valor en
contabilidad. Sin embargo, las cantidades del pedido se muestran en la gestión del inventario. Los
artículos y las cantidades del pedido se pueden ver en varios informes y ventanas, como el informe de
estado de inventario y la ventana Item Master Data. Resulta evidente que el hecho de tener acceso en
tiempo real a esta información puede ser determinante para optimizar los procesos empresariales de
gestión de compras e inventario de la empresa.
Cómo se utiliza posteriormente la información del pedido
En el transcurso de un proceso de acreedores de jardinería, cuando se reciben las mercancías, los
pedidos de compras se comparan con las listas de embalaje y las facturas de proveedor antes de
pagar las facturas. En SAP Business One, este proceso es automático: el pedido de compras puede
vincularse a la entrada de mercancías (información de la lista de embalaje), que a continuación puede
vincularse a la factura de acreedores (información de la factura del proveedor), lo que garantiza la
coherencia de la información a lo largo del proceso. Nunca hay que introducir los datos dos veces,
especialmente si se han seguido las instrucciones sobre datos maestros descritas anteriormente.
Informe de reclamación. El informe de antigüedad de deudas del proveedor y el informe de
análisis de compras son informes esenciales del módulo de compras y acreedores. El informe de
antigüedad de deudas del proveedor muestra todo el dinero que debe una empresa y la duración
de la deuda. Este informe resulta esencial para gestionar el flujo de caja de una empresa y elegir
las facturas que se pagarán primero en caso de escasez de efectivo. El informe de análisis de
compras permite ver las compras por proveedor, artículo, empleado de compras y otros criterios
que permiten realizar un análisis detallado de las pautas de compra. Ambos informes están
disponibles en Purchasing Reports en el área Purchasing - A/P del menú principal.
Paso 2: Entrada de mercancías
En SAP Business One, se crea una entrada de mercancías al recibir productos de un proveedor. En la
mayoría de empresas, la persona del almacén o la oficina responsable de aceptar la entrega de
mercancías ejecuta la entrada de mercancías. En el caso de los servicios, la persona a la que se
prestan los servicios suele emitir el documento.
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6
Creación y contabilización de entradas de mercancías
Los pedidos de entrada de mercancías pueden crearse nuevos seleccionando el nombre del
documento en el menú del módulo o a partir de un pedido existente (en la figura 6-9 se muestran
ambos métodos). Si la entrada de mercancías se basa en un pedido existente, se pueden copiar todos
los datos del pedido o utilizar el asistente de obtención de documentos (consulte el capítulo 10) para
seleccionar los datos a copiar de uno o varios pedidos existentes. Aunque copie todos los datos de un
pedido existente, se pueden ajustar las cantidades y los precios –así como la fecha, el proveedor y la
información del artículo– antes de contabilizar (añadir) el documento.
Figura 6-9: Creación de una entrada de mercancías desde cero y a partir de un pedido existente
Independientemente de cómo se cree la entrada mercancías, no debería haber diferencias entre los
datos del pedido y el documento de envío del proveedor (lista de embalaje) enviado con los artículos,
ya que los detalles del documento del proveedor son legalmente vinculantes. Si existen discrepancias
entre los datos del pedido base y el documento de envío del proveedor, deberían resolverse con el
proveedor antes de contabilizar la entrada de mercancías.
Paso opcional: devolución de mercancías
Naturalmente, siempre puede ocurrir que los artículos recibidos sean defectuosos o inaceptables y deban
devolverse al proveedor. Como no se puede cambiar ni cancelar una entrada de mercancías, se puede
crear un documento de devolución de mercancías, como se muestra en la Figura 6-10. El documento
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6
de compras anula en parte o totalmente los cambios de cantidad y de valor de la entrada de
mercancías creado al recibir los artículos.
Figura 6-10: Creación de un documento de devolución de mercancías
Paso opcional: Precios de entrega
De vez en cuando, puede ser necesario contabilizar los costes derivados de la importación de
artículos, como aduanas, intermediarios y seguros. Por ello, en SAP Business One se puede crear un
documento de precios de entrega con el fin de actualizar el coste de los artículos importados,
necesario para calcular la valoración del inventario, el ingreso bruto o cualquier otro cálculo
relacionado con el inventario. Obligatoriamente este documento de compras debe basarse en una
entrada de mercancías. Puesto que SAP Business One utiliza la entrada de mercancías como
documento base de todo el proceso de importación, asegúrese de introducir el precio y la cantidad
de los artículos correctamente al crear la entrada de mercancías. Después de contabilizar el
documento de coste total del producto descargado se actualiza el precio de los artículos importados.
Y puesto que también contiene todos los costes asignados, el documento de coste total del producto
descargado crea un asiento de diario para reflejar los costes adicionales de importación en
contabilidad.
116
6
Repercusión de la entrada de mercancías en contabilidad y en el
inventario
Es esencial que las cantidades y los precios de la entrada de mercancías coincidan con el documento
de envío del proveedor. A diferencia de los pedidos de compras, los pedidos de entrada de
mercancías no pueden modificarse cuando se han añadido a SAP Business One porque desencadenan
transacciones de inventario y contabilidad.
Paso 3: Factura de acreedores
La factura de acreedores es el documento de compras en SAP Business One que "acredita" la factura
que envía el proveedor por artículos o servicios solicitados o recibidos. El interventor suele crear
la factura de acreedores necesaria para solicitar el pago del proveedor. La factura de acreedores se
traduce en una transacción de diario que refleja un aumento del pasivo de la empresa para con el
proveedor y actualiza las cuentas fiscales y las de gastos relevantes.
Creación y contabilización de facturas de acreedores
Se puede crear una factura de acreedores nueva seleccionando el nombre del documento en el menú
del módulo o basándola en uno o varios pedidos de compras o de entrada de mercancías. Si la factura
de acreedores se basa en uno o varios documentos de compras existentes, se pueden copiar todos los
datos del pedido o utilizar el asistente de obtención de documentos (consulte el capítulo 10) para
seleccionar los datos a copiar de uno o varios pedidos de compras o de entrada de mercancías
existentes. Aunque copie todos los datos de documentos de compras existentes, se pueden ajustar las
cantidades y los precios –así como la fecha, el proveedor y la información del artículo– antes de
contabilizar el documento.
Sugerencia de introducción de datos. En el campo Document Date del encabezado de la
factura de acreedores se puede introducir la fecha de la factura del proveedor. Esto es
importante por motivos de contabilidad y auditoría porque la fecha de factura y la de
contabilización pueden variar. También puede ser útil cambiar el nombre del campo Vendor
Ref. No. en el encabezado del documento por Vendor Invoice No. Este campo se imprime en el
cheque y permite al proveedor vincular el pago a su factura. Consulte los detalles en la Figura
2-15.
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6
Paso opcional: Abono de compras
El abono de compras se utiliza en SAP Business One para anular en parte o por completo las
transacciones de inventario o contabilidad contabilizadas por una factura de acreedores en caso
de devolver artículos con posterioridad o apreciar errores que no se han corregido en la
introducción de datos de documentos de compras anteriores relacionados. Los abonos de
compras se crean con la factura de acreedores como documento base (como se muestra en la Figura
6-11) si desea establecer un vínculo entre ambas transacciones. Sin embargo, también se puede crear
un abono de compras sin ningún documento base.
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6
Figura 6-11: Creación de un abono de compras
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6
Sugerencia de utilización. Se pueden seleccionar varios artículos para anularlos
manteniendo pulsada la tecla Ctrl y haciendo clic en todos los artículos que desee.
Si, antes de ejecutar una factura de acreedores, ha devuelto artículos y el proveedor le ha enviado
un documento de devolución de mercancías, cree primero una devolución de mercancías en SAP
Business One que actualice las cantidades y los valores del inventario. Cuando reciba un abono
de los artículos devueltos por el proveedor, cree un abono de compras para actualizar las
transacciones de contabilidad.
Repercusión de las facturas de acreedores en contabilidad y en el
inventario
Una vez contabilizada en SAP Business One, las facturas de acreedores no se pueden modificar
porque se trata de un documento legal de contabilidad que crea registros en el libro mayor. La
factura de acreedores contabilizada también actualiza las cuentas relacionadas del proveedor en
contabilidad.
En los casos en que llega la factura del proveedor antes de recibir artículos cuyo pedido se gestiona
en el almacén, la factura de acreedores resultante también aumenta las cantidades y los valores del
inventario.
Muchos de estos documentos tienen una gran parte de la información en común. SAP Business One
permite crear los documentos de compra "destino" descritos aquí a partir de los documentos
"base" anteriores en el proceso.
Por ejemplo, los pedidos de entrada de mercancías suelen crearse a partir del pedido de los artículos.
Cuando se crea un documento a partir de otro, toda la información relevante se copia del documento
base al nuevo. Esto permite ahorrar un tiempo valioso reduciendo la entrada redundante de datos y
también reduce los errores de entrada de datos. Sin embargo, se pueden crear documentos de compras
en SAP Business One a partir de cero creando el documento desde el menú principal sin copiar
datos de documentos existentes.
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6
Alerta sobre el tipo de documento. Al copiar un documento de compras en otro, asegúrese
de que el documento base y el de destino sean del mismo tipo, tanto si se trata de artículos
como servicios. En los documentos de compras no se pueden mezclar artículos y servicios, y los
documentos de compra de artículos no se pueden cruzar con documentos de compra de
servicios.
121
6
Localización de documentos base
Los documentos base a partir de los que crear los documentos de compra de destino se pueden
localizar de varias maneras. Consulte el capítulo 10 para obtener más información sobre la gestión de
documentos.
Estos son los dos métodos más habituales:
Vaya a Main Menu
Purchasing – A/P
Purchasing Reports
Open Items List
Seleccione el tipo de documento base que busca en la lista desplegable
Seleccione el documento base que desea y haga clic para abrir
Una vez abierto el documento, seleccione en la lista desplegable del botón Copy To el
tipo de documento de destino que desee y haga clic para crearlo
Si desea crear el documento de destino a partir de datos de dos o varios documentos
base, utilice el asistente de obtención de documentos. En el capítulo 10 se ofrece más
información y en la Figura 6-11 se muestra un ejemplo.
122
6
Repercusión en contabilidad y en el
inventario
En la tabla siguiente se resumen las implicaciones más importantes en contabilidad y gestión de
inventario de los documentos de compras de SAP Business One estudiados en este capítulo.
Documento de
compras
Pedido de
compras
Factura de
anticipo de
acreedores
Entrada de
mercancías
Devolución de
mercancías
Precios de entrega
Factura de
acreedores
Abono de compras
Repercusión en contabilidad
Repercusión en el inventario
No se contabilizan cambios de valor
Las cantidades del pedido se
pueden ver en varios informes y
ventanas, como el informe de
estado de inventario y la ventana
Item Master Data.
Crea un cargo en la cuenta acumulada
de acreedores/imputación y un abono en
la cuenta de control de cuentas de
acreedores del interlocutor comercial
Crea un cargo en la cuenta de inventario
y un abono en la cuenta acumulada de
acreedores/imputación
Crea un cargo en la cuenta acumulada
de acreedores/imputación y un abono en
la cuenta de inventario
Crea un cargo en la cuenta de inventario
y un abono en la cuenta de coste total
de entrega
Si la factura de acreedores se basa en
una entrada de mercancías, crea un
cargo en la cuenta acumulada de
acreedores/imputación y un abono en la
cuenta de control de acreedores del
interlocutor comercial
Si la factura de acreedores no se basa
en una entrada de mercancías, crea un
cargo en la cuenta de inventario y un
abono en la cuenta de control de
acreedores del interlocutor comercial
acreedores del interlocutor comercial y
un abono en la cuenta de inventario
Permite ver las cantidades
solicitadas
Aumenta la cantidad del
inventario
Reduce la cantidad del inventario
Actualiza el último precio de
compra de los artículos
importados –que contienen todos
los costes imputados– en listas de
precios
No contabiliza cambios en el
inventario (factura de acreedores
con referencia a la entrada de
mercancías)
Contabiliza cambios en el
inventario (factura de acreedores
sin referencia a la entrada de
mercancías)
Reduce las cantidades del
inventario sólo si no se basa en
devolución de mercancías
123
6
Lista de verificación de compras
Introducción
Los datos maestros del proveedor contienen proveedores actuales
El método de pago está definido
Los datos maestros de los artículos contienen productos o servicios comprados
anteriormente
Paso 1: Pedido de compras
Cree un pedido seleccionando datos de proveedores y artículos existentes o
introduciendo datos nuevos
Especifique Delivery Date en el encabezado del documento
Si el proveedor requiere el pago anticipado de los productos o servicios, utilice una
factura de anticipo de acreedores en lugar de un pedido
Paso 2: Entrada de mercancías
Recibe artículos o servicios del proveedor
Documente la recepción de los artículos o servicios mediante la Entrada Mercancías
Si tiene que devolver mercancías después de crear la entrada de mercancías pero
antes de contabilizar la factura de acreedores, utilice el documento de devolución de
mercancías
Si tiene que contabilizar costes adicionales de compras relacionados con
importaciones, utilice el documento de compras de precios de entrega basado en una
entrada de mercancías
Paso 3: Factura de acreedores
Recibe una factura del proveedor
Introduzca los datos de facturación en una factura de acreedores, que permite emitir
el pago una vez contabilizada la factura
Si devuelve mercancías después de contabilizar una factura de acreedores, utilice un
abono de compras
124
7
El ABC de MRP
Definición de la planificación de necesidades de material
Preparación de una ejecución de MRP
Uso del asistente para realizar una ejecución de MRP
Lista de verificación de MRP
La planificación de necesidades de material (denominada MRP) es, en un sentido genérico, un
conjunto de técnicas de planificación que utilizan datos de listas de materiales, datos de inventario y
datos de suministro de pedidos de compras programados y órdenes de fabricación, así como datos de
demanda de pedidos reales o previstos, con el fin de calcular las necesidades de material para
artículos fabricados o comprados. El resultado de una ejecución de MRP es un conjunto de
recomendaciones para volver a solicitar o fabricar materiales, así como alertas sobre los materiales
que faltarán. Según los resultados de una ejecución de MRP, se puede acelerar la llegada de
materiales y responder a los retrasos de fabricación con cambios de programación. MRP también es
útil para mantener un nivel adecuado en el inventario de artículos comprados para vender.
En este capítulo se explica cómo gestionar adecuadamente el inventario y la demanda de productos
para poder utilizar SAP® Business One para agilizar el proceso de MRP en su empresa.
Definición de la planificación de
necesidades de material
SAP Business One ajusta el proceso de MRP genérico para satisfacer las necesidades de las
pequeñas y medianas empresas manufactureras. Cuando una empresa considera el uso de MRP, el
primer paso y el más importante es entender exactamente cómo se lleva a cabo el proceso en SAP
Business One. En otras palabras, antes de utilizar MRP, es importante conocer las posibilidades de
SAP Business One.
125
7
El ABC de MRP
Términos relacionados con MRP. Para los que conozcan cómo se aplica MRP en el sector, es
importante definir con precisión los términos que se emplearán en este capítulo.
El término proceso genérico de MRP se refiere a la definición general de MRP más
utilizada. Este término lo utilizamos para referirnos al concepto amplio de MRP, no sólo a lo
que SAP Business One aplica de MRP.
El término proceso de MRP se refiere al ámbito y a la definición del proceso genérico de MRP
con que trabaja SAP Business One.
El término funcionalidad de MRP significa la funcionalidad de SAP Business One compatible
con el proceso de MRP.
El término ejecución de MRP significa utilizar el asistente de MRP de SAP Business One para
ejecutar el proceso de MRP y que los resultados puedan utilizarse para programar y
gestionar eficazmente la fabricación y abastecer el inventario necesario.
Estos términos facilitan la comprensión de cómo se aplica MRP en SAP Business One.
La función básica de una ejecución de MRP es bastante similar a algunas de las funciones de
programación que ofrece el software de gestión de proyectos. En una aplicación de gestión de
proyectos, se introducen los recursos disponibles, las tareas específicas, su duración y los recursos
necesarios. También se introducen las dependencias entre las tareas –es decir, qué tareas deben
finalizar para poder iniciar otras. La mayoría de aplicaciones de gestión de proyectos toman esta
información como punto de partida y planifican después la duración del proyecto. Este cálculo de
planificación puede empezar por la fecha límite de la última tarea o por la fecha inicial de la primera
tarea.
Una ejecución de MRP es un cálculo de planificación que utiliza los pedidos de cliente como factor
más importante, aunque para el comercio de mercancías, el nivel mínimo de inventario también es
crucial. Una ejecución de MRP utiliza la fecha del pedido de cliente que indica cuándo debe
entregarse el producto al cliente como base para la planificación. Esto es como utilizar la fecha de la
última tarea que debe realizarse en una planificación de proyectos. La ejecución de MRP funciona
hacia atrás y calcula las fechas en que los artículos deben estar disponibles en la fábrica, mediante la
lista de materiales y la información que describe el tiempo que se tarda en comprar o fabricar los
artículos especificados en la lista de materiales.
126
7
El ABC de MRP
Recordatorio del ámbito del proceso de MRP. Las funciones de MRP de SAP Business One
suponen que hay suficiente capacidad de producción. Los resultados de una ejecución de MRP
deben ajustarse a la planificación de producción de la fábrica.
La clave para aprovechar al máximo las funciones de MRP en SAP Business One consiste en
entender cómo se configura el inventario y la demanda y cómo utiliza la ejecución de MRP esta
información. Esta es la definición de MRP tal como se aplica en SAP Business One:
El estado actual del inventario se configura a partir del nivel de artículos disponibles en
cada almacén, además de los artículos que están en camino mediante pedidos de compras u
órdenes de fabricación.
El estado actual de la demanda se configura mediante los pedidos de cliente abiertos,
el nivel mínimo de inventario, las órdenes de fabricación abiertas y las previsiones.
Pueden incluirse o excluirse categorías completas de demanda. Por ejemplo, se puede
configurar una ejecución de MRP para que sólo considere pedidos de cliente y haga
caso omiso de las previsiones o, alternativamente, hacer que los pedidos reales tengan
en cuenta las cantidades previstas para evitar inflar el inventario.
Los resultados de una ejecución de MRP es un conjunto sugerido de pedidos de
compras y órdenes de fabricación. Estas órdenes de fabricación y pedidos de compras
sugeridos pueden convertirse fácilmente en pedidos reales. En caso de que no vaya a
haber suficientes materiales disponibles a su debido tiempo, la ejecución de MRP
indica cuándo una cantidad necesaria no cumplirá la fecha de vencimiento de acuerdo
con el plazo de comercialización. En el informe de recomendación se destacan las
compras recomendadas o las órdenes de fabricación atrasadas. En la ejecución de MRP
no se sugiere si sería mejor retrasar la fecha de entrega de los pedidos de cliente ni intentar
acelerar la llegada de los artículos necesarios.
A medida que entran y salen materiales del inventario y se fabrican productos, la contabilidad
financiera de todo ello se realiza automáticamente debido a la forma en que cada artículo, pedido de
compras y orden de fabricación se vincula automáticamente a las cuentas pertinentes mediante la
determinación de cuentas registrada en los datos maestros. Consulte el capítulo 4 para obtener más
información sobre la determinación de cuentas.
127
7
El ABC de MRP
Recordatorio del ámbito del proceso de MRP. En las empresas con varios almacenes y
fábricas, los almacenes, el inventario y los pedidos de cliente incluidos en una ejecución de MRP
deben elegirse cuidadosamente porque el modelo de SAP Business One no asocia almacenes
específicos a plantas de producción específicas. Eso significa que si la fábrica está en Nueva
York y uno de los almacenes está en California, los artículos en el almacén de California se
consideran parte del inventario en la ejecución de MRP, aunque los artículos necesarios de
California no son útiles hasta que no se encuentran en la fábrica de Nueva York. Asegúrese de
incluir únicamente almacenes relevantes en la ejecución de MRP.
El motivo de utilizar MRP es sencillo: sustituye la planificación de producción informal, para casos
concretos y susceptible de errores basada en el instinto de un par de personas por un proceso más
estructurado que permite que participen más personas con mejor información. Estos son algunos de
los errores que las funciones de MRP de SAP Business One pueden evitar y algunos puntos fuertes
que pueden introducirse:
Si el personal del almacén tiene el inventario actualizado, los responsables de
aprovisionamiento no tienen que preocuparse de comprobar la exactitud del nivel de
inventario y pueden centrarse en un aprovisionamiento estratégico: cerrar mejores
tratos con los proveedores.
Para reducir el coste de aprovisionamiento, pueden definirse intervalos para los
pedidos con el fin de regularizar las compras de artículos similares. Las cantidades
mínimas de pedido y los pedidos múltiples permiten aprovechar los descuentos
aplicables correspondientes.
Si hace falta una respuesta sobre la posibilidad de realizar un pedido importante, no
hay que esperar a que el personal del almacén vuelva de vacaciones. Uno mismo puede
realizar la ejecución de MRP y tener una idea de si se dispone de los materiales
necesarios.
Se reduce el nivel de inventario porque se sabe la cantidad de los artículos necesarios
que están disponibles. Se puede reducir el exceso de inventario mantenido como
garantía para evitar situaciones de escasez, así como evitar inflar el inventario como
consecuencia de que dos empleados observen la falta de un artículo y realicen pedidos
por separado sin que el otro esté al corriente.
SAP Business One aplica MRP de forma estructurada y flexible a la vez, de manera que la intuición
sobre los pedidos que puedan llegar o no puede representarse en los modelos de inventario y
demanda e incluirse en las ejecuciones de MRP. La aplicación no realiza pedidos automáticamente,
128
7
El ABC de MRP
sino que los sugiere. A continuación, los profesionales de compras y los gestores de fabricación, con
experiencia que supera la información incluida en la aplicación de MRP, pueden evaluar y mejorar estos
pedidos. Tanto para las pequeñas como para las medianas empresas, esta arquitectura proporciona el
equilibrio perfecto entre automatización y control manual.
Preparación de una ejecución de MRP
La mayor parte de la preparación de una ejecución de MRP tiene lugar en la rutina habitual de
utilizar SAP Business One para la gestión de la empresa. Si los datos maestros de artículos,
inventario, listas de materiales, pedidos de compra, órdenes de fabricación, pedidos de cliente,
previsiones, etc. se mantienen actualizados, MRP puede aportar una idea clara y precisa de las
necesidades de la empresa.
Visión general del proceso de MRP
Como se muestra en la Figura 7-1, para realizar una ejecución de MRP, los datos de producción,
abastecimiento y demanda tienen que ser precisos. Una vez finalizada la ejecución, pueden abordarse
los problemas para que la fabricación avance con fluidez.
Configuración de los datos maestros clave relacionados con
MRP
La mayoría de los documentos y datos que forman parte del proceso de MRP son sencillos y claros.
Las órdenes de fabricación, los pedidos de compras y los pedidos de cliente son documentos que
recogen artículos que se compran o venden.
Tres tipos de datos maestros representan el núcleo del proceso de MRP: la lista de materiales
especifica los artículos necesarios para producir un artículo manufacturado, los datos del artículo
especifican el plazo de comercialización para adquirir cada artículo y los datos de inventario
representan la cantidad de cada artículo que hay disponible. A continuación se ofrecen sugerencias
para tener estos datos maestros actualizados y garantizar que la ejecución de MRP sea un reflejo fiel
de cómo fabricar las mercancías.
Lista de materiales
En la lista de materiales se enumeran todos los artículos utilizados como entrada en un proceso de
producción. Los artículos de las listas de materiales pueden hacer referencia a artículos que se
129
7
El ABC de MRP
compran o se fabrican. Los artículos fabricados tienen que tener su propia lista de materiales, que
puede incluir otros artículos fabricados, etc. La ejecución de MRP empieza con los productos en
todos los pedidos de cliente abiertos, órdenes de fabricación, previsiones y niveles mínimos de
inventario y, a continuación, recorre las listas de materiales pertinentes para ver si todos los artículos
necesarios estarán disponibles cuando sea preciso.
Figura 7-1: Proceso de MRP
130
7
El ABC de MRP
Recordatorio sobre los costes de personal. Algunas aplicaciones de MRP disponen de lo que
se denomina "ruta", que es una descripción del camino que siguen los artículos en los procesos
de personal y fabricación cuando se fabrican. SAP Business One dispone de un proceso de MRP
simplificado que no recoge la capacidad de producción. Sin embargo, pueden tenerse en
cuenta los costes de personal. Para obtener el coste total de fabricación de un artículo, hay que
introducir un elemento especial para representar los costes de personal, además de todos los
artículos de la lista de materiales.
Datos maestros de artículos e inventario
En la Figura 7-2 se muestra el campo Lead Time en la pestaña Planning Data de la ventana Item
Master Data (disponible eligiendo Inventory en Main Menu). Este es uno de los campos más
importantes que debe especificarse correctamente porque la exactitud y utilidad de la ejecución de
MRP se rige por estos datos.
Figura 7-2: Campo Lead Time utilizado en cálculos de MRP
Los pasos clave para asegurarse de que la ejecución de MRP funcione correctamente son los
siguientes:
Comprobar que exista un registro de datos maestros para cada artículo de nodo
superior y de componente mantenido en el inventario y utilizado en las listas de materiales
131
7
El ABC de MRP
Introducir el balance actual del inventario para cada artículo
Definir el método de planificación de MRP para cada artículo. Si el método de
planificación definido no es MRP, no se puede seleccionar el artículo en el asistente de
MRP.
Definir el método de aprovisionamiento del artículo como "fabricar" o "comprar".
Introducir los intervalos o los múltiples del artículo, así como la cantidad mínima
Especificar el plazo de comercialización para comprar o fabricar el artículo, como se
132
7
El ABC de MRP
Uso del asistente para realizar una
ejecución de MRP
Una vez definido el modelo preciso de la empresa, está listo para la ejecución de MRP, que le ayudará a
averiguar cómo disponer a tiempo de los materiales necesarios para fabricar o vender productos.
La ejecución de MRP comporta realizar los pasos siguientes:
1) Crear un escenario de MRP o elegir uno existente
2) Seleccionar fuentes de datos de suministro y demanda
3) Realizar la ejecución de MRP y analizar las recomendaciones
4) Tomar medidas según las recomendaciones de la ejecución de MRP
La imagen completa de cómo realizar una ejecución de MRP se explica con tres ejemplos. En el
primer ejemplo, que trata de cómo las funciones de MRP gestionan una lista de materiales
multinivel, se describe cada paso detalladamente. En los otros dos ejemplos, que tratan de la
reducción de previsiones y de la consolidación de pedidos, se explican estos dos aspectos avanzados
del proceso de MRP a un nivel superior.
Ejemplo 1 de MRP: Lista de materiales multinivel
Una de las principales características de las funciones de MRP en SAP Business One es su forma de
analizar una lista de materiales multinivel, donde una lista de materiales hace referencia a otra lista
de materiales que a su vez puede hacer referencia a otras. El reto consiste en asegurar que cada
artículo necesario esté disponible a tiempo para poder fabricar los componentes con suficiente
antelación para cumplir el plazo del artículo de nivel superior que los incluye. En los productos
complejos, las listas de materiales pueden propagarse varios niveles.
Paso 1: Creación o selección del escenario
Para iniciar una ejecución de MRP, primero hay que seleccionar Main Menu
MRP
MRP
Wizard. Aparecerá una sencilla pantalla de bienvenida que lleva a una lista de escenarios existentes.
Cada escenario define el ámbito de la ejecución de MRP. En este ejemplo, se analiza una lista de
materiales de dos niveles:
133
7
El ABC de MRP
Lista de materiales de la impresora Lexmax
Componente
Tarjeta de
memoria
Cabezal de
impresión
Unidad de
alimentación
Plazo de
comercializ
ación
(días)
Fabricar
o
comprar
2
Comprar
0
Comprar
1
Fabricar
Cantidad
disponible
0
0
0
Lista de materiales de una unidad de alimentación
Componente
Adaptador de
CA
Fuente de
alimentación
Plazo de
comercializ
ación
(días)
Fabricar
o
comprar
2
Comprar
0
Comprar
Cantidad
disponible
0
0
Al realizar la ejecución de MRP, se crea un pedido de cliente de 10 impresoras Lexmax con una
fecha de vencimiento de 25 de julio. No hay una cantidad disponible para responder al pedido en su
fecha de creación, 16 de julio. La ejecución de MRP determina qué hay que tener disponible para
satisfacer el pedido. En la Figura 7-3 se muestra la ventana Scenario Details del MRP Wizard, que
aparece después de la ventana de bienvenida.
134
7
El ABC de MRP
Figura 7-3: Ventana Scenario Details
Las dimensiones más importantes de un escenario controlado en la ventana Scenario Details son el
horizonte de planificación que se analizará y los artículos que se incluirán en la ejecución. Esta
ejecución de MRP tiene un horizonte de planificación de 30 días que analizará todas las fuentes de
demanda en el período de 19 de julio a 17 de agosto. La ejecución de MRP calcula las órdenes de
fabricación y los pedidos de compras necesarios para todos los artículos incluidos en la lista de
materiales. El botón Save Scenario que aparece en esta ventana y en las siguientes del proceso
guarda la configuración utilizada en la ejecución de MRP.
Paso 2: Selección de fuentes de datos
En la ventana siguiente del MRP Wizard, que aparece en la Figura 7-4, se especifican las fuentes de
datos utilizadas para calcular la demanda.
135
7
El ABC de MRP
Figura 7-4: Ventana Data Source
En la ventana Data Source se especifican los tipos de documentos que se utilizan para
calcular la demanda de productos, como órdenes de fabricación, pedidos de cliente o
pedidos de compras, y se identifican los almacenes donde se encuentran las cantidades
disponibles iniciales para incluirlas en la ejecución. Como se ha descrito anteriormente,
asegúrese de utilizar sólo almacenes relevantes.
Paso 3: Ejecución de MRP y análisis de las recomendaciones
La ejecución de MRP se lleva a cabo haciendo clic en el botón Run de la esquina inferior derecha
de cualquiera de las ventanas del MRP Wizard. Esta acción desencadena las funciones de MRP que
calculan el inventario actual y la demanda de productos, informan de si se dispone de suficientes
materiales y recomiendan medidas a tomar para obtener materiales suficientes. En la Figura 7-5 se
muestran los resultados de la ejecución de MRP que hemos descrito hasta ahora.
136
7
El ABC de MRP
Figura 7-5: Lista de artículos de una ejecución de MRP
Observemos con atención cómo las funciones de MRP llegaron a los resultados que se muestran en
la Figura 7-5:
La ejecución de MRP creó una necesidad del artículo de nodo superior, la impresora
Lexmax, para responder al pedido de cliente de 10 unidades con fecha de vencimiento
de 25 de julio.
La impresora Lexmax tiene un plazo de comercialización de 3 días de fabricación, de
manera que la ejecución de MRP cuenta 3 días hacia atrás desde la fecha de
vencimiento de 25 de julio para determinar la fecha de vencimiento de cada uno de los
componentes de primer nivel necesarios para montar la impresora Lexmax. El 22 y 23
de julio se omiten al contar porque son fin de semana y se consideran días no
laborables. Por lo tanto, se determina que la fecha de vencimiento de los componentes
de primer nivel es el 20 de julio.
El siguiente paso es que la ejecución de MRP determine las necesidades de los
componentes de segundo nivel. Uno de los componentes de primer nivel, la unidad de
alimentación, es una subunidad con dos artículos que requiere un día de fabricación.
Para que la unidad de alimentación esté disponible el 20 de julio, el adaptador de CA y
la fuente de alimentación tienen que estar disponibles el 19 de julio.
Resultados: El adaptador de CA tiene un plazo de comercialización de dos días, por lo
que se marca en rojo para indicar que se ha superado la fecha de vencimiento. Si hoy es
137
7
El ABC de MRP
19 de julio y el adaptador se necesita para hoy, es imposible que el artículo esté en el
inventario a tiempo para responder a la necesidad.
En la ventana MRP Results (mostrada en la Figura 7-5), se pueden desglosar los datos maestros
de cada artículo mediante las flechas de navegación de color naranja. Además, se pueden
examinar los pedidos de compras, los pedidos de cliente y las órdenes de fabricación existentes;
revisar las previsiones de demanda y ver el nivel de inventario de los artículos (en la pestaña
Inventory de la ventana Item Master Data).
Para ver las versiones recomendadas de órdenes de fabricación necesarias para crear los artículos del
pedido de cliente, haga clic en el botón View Recommendations (no aparece en la Figura 7-5). Si
hace clic en el botón Save Recommendations, acepta y guarda las recomendaciones y hace que estén
disponibles en el informe de recomendaciones de pedidos. Recuerde que el hecho de guardar las
recomendaciones no significa que se creen las órdenes de fabricación y los pedidos de compras
recomendados en el informe; sólo significa que se guardan las recomendaciones para más adelante.
Siga leyendo para obtener más información sobre este informe.
Paso 4: Acciones a partir de los resultados de una ejecución de MRP
El paso final del proceso de MRP consiste en utilizar el informe de recomendaciones de pedidos para
crear las órdenes de fabricación y los pedidos de compras nuevos y necesarios para satisfacer la
demanda de productos. En este paso, toda la experiencia y los conocimientos del usuario se aportan
al proceso para complementar los resultados de SAP Business One. Entre otras, se pueden tomar las
medidas siguientes:
Cambiar las fechas en las órdenes de fabricación, los pedidos de compras o los pedidos de
cliente y notificar los cambios a los proveedores y clientes.
Cambiar las cantidades en los pedidos de compras para aprovechar ofertas especiales o
para redondear por arriba o por abajo la cantidad de los lotes que puedan suponer
mejores precios.
Decidir fabricar artículos en lugar de comprarlos, o viceversa
Cambiar el inventario de un almacén a otro
Cambiar la planificación de producción
138
7
El ABC de MRP
Una vez realizados estos cambios e introducidos en SAP Business One, pueden realizarse otras
ejecuciones de MRP para asegurarse de que todos los artículos necesarios estén disponibles a
tiempo.
Ejemplo 2 de MRP: Reducción de las previsiones
En el ejemplo anterior se muestra cómo el análisis de MRP calcula hacia atrás a partir de la fecha de
vencimiento de un pedido, empezando con el plazo de comercialización de los artículos de un pedido
de cliente y propagando después los demás plazos de comercialización de las listas de materiales de
componentes para determinar si se pueden obtener todos los materiales a tiempo. También es
importante entender que el análisis de MRP prevé y reduce las cantidades previstas para que el
inventario no crezca demasiado innecesariamente.
A veces se producen excesos de inventario cuando las empresas hacen previsiones anuales,
trimestrales y mensuales del número de unidades que creen que necesitarán con el fin de evitar
situaciones de escasez y garantizar las entregas a tiempo. Si una empresa planifica la producción
según las cantidades previstas y posteriormente añade las cantidades pedidas reales a las previsiones,
la producción puede superar las necesidades reales y el inventario puede estar hinchado. Para evitar
esta situación, SAP Business One dispone de una función que indica a la aplicación que reduzca
las cantidades previstas según las cantidades reales de los pedidos. En consecuencia, solo se
añadirá la cantidad prevista neta (previsión menos cantidad solicitada) a la ejecución de MRP.
Esta función de MRP de SAP Business One es importante porque las previsiones se consideran
fuentes de demanda en MRP. Esto significa que si existe una previsión que genera pedidos de 50
unidades durante un período determinado, MRP trata esa previsión como pedidos reales y genera
órdenes de fabricación para que los artículos estén listos cuando se necesiten. Siguiendo con este
ejemplo, suponga que entra un pedido real de 10 unidades. En este caso, MRP ajustará la previsión a
la baja según las 10 unidades pedidas para evitar un exceso de inventario. Esto se denomina
reducción de la previsión.
Consideremos otro ejemplo. Suponga que ha recibido un pedido de cliente de 10 impresoras Lexmax
con una fecha de vencimiento de 25 de julio. En la fecha de creación del pedido, 16 de julio, no hay
una cantidad disponible suficiente para satisfacer el pedido. Además del pedido de cliente creado,
hay una demanda prevista de 50 unidades el 24 de julio. MRP está configurado para que los pedidos
de cliente incluyan la previsión. (Esto se encuentra en Administration
General Settings
pestaña Inventory
pestaña Planning.) En nuestro ejemplo, el valor definido
139
7
El ABC de MRP
es de 7 días hacia atrás, lo que significa que la aplicación busca en los 7 días anteriores a la fecha de
vencimiento (25 de julio) las cantidades previstas que pueda incluir.
El análisis de MRP se realiza de la manera siguiente. Según la configuración del método de inclusión
de la previsión, el análisis cuenta 7 días hacia atrás y permite que los pedidos de cliente reales
incluyan las cantidades previstas. En nuestro ejemplo, el pedido de cliente de 10 unidades que vence
el 25 de julio utiliza 10 unidades de la cantidad prevista a partir del 24 de julio, lo que reduce la
cantidad prevista a 40 unidades, como se muestra en los resultados de la MRP mostrada en la Figura
7-6.
Figura 7-6: Resultado del escenario de MRP en el que se reduce la previsión de pedidos
Ejemplo 3 de MRP: Consolidación de pedidos
Otra de las útiles funciones de MRP en SAP Business One es su capacidad de consolidar pedidos
para comprar en cantidades que garanticen el máximo descuento. Por ejemplo, si existiera un
descuento importante en las tarjetas de memoria Lexmax compradas en lotes de 100, la función de
MRP consolidará los pedidos necesarios de cualquier tarjeta de memoria Lexmax hasta una cantidad
de 100 para maximizar el descuento. Las condiciones que describen cuándo deben consolidarse los
pedidos se almacenan como datos maestros de artículos.
140
7
El ABC de MRP
Lista de verificación de MRP
Preparación de los datos maestros de artículos
Comprobar que haya registros de datos maestros para cada artículo
Introducir el balance actual del inventario para cada artículo
Definir el método de planificación de MRP para cada artículo
Definir el método de aprovisionamiento de cada artículo como "fabricar" o "comprar".
Introducir los intervalos o múltiples en los que deberán fabricarse o comprarse los
artículos
Introducir la cantidad mínima de cada artículo
Especificar el plazo de comercialización para fabricar o pedir cada artículo
Ejecución del asistente de MRP
Seleccionar un escenario
Definir el horizonte de planificación
Especificar los artículos que se incluirán
Especificar las fuentes de datos utilizadas para calcular la demanda
Ver los resultados y las recomendaciones
Realizar los ajustes necesarios
141
8
Oportunidades de ventas
Introducción a las oportunidades de ventas
Gestión de oportunidades de ventas en SAP Business One
Gestión de oportunidades de ventas en Microsoft Outlook
Creación de informes sobre oportunidades de ventas
Lista de verificación de oportunidades de ventas
Cerrar negocios o convertir los clientes potenciales en ventas son acciones vitales para el flujo de
ingresos de su empresa. Para poder ver el flujo de ventas en su conjunto debe supervisar todos los
clientes potenciales y tratar a cada uno de ellos como si fuese su única venta. SAP® Business One le
ofrece un modo sencillo de introducir y gestionar oportunidades de ventas, proporcionándole
información esencial para la gestión y el análisis de informes. Asimismo, el trabajo diario que
implica convertir los clientes potenciales en ventas, como concertar citas de calendario, convocar
reuniones y enviar correos electrónicos se puede gestionar en SAP Business One o en Microsoft
Outlook.
En este capítulo se describen las herramientas que SAP Business One pone a su disposición y que
le ofrecen:
Un método sencillo de mover un cliente potencial por todas las fases de ventas
La capacidad de ver la previsión de ventas de comerciales concretos o de la empresa en
conjunto
Una potente función de creación de informes
Una visión de 360 grados de los clientes potenciales y los clientes
La capacidad de trabajar con ofertas de ventas directamente desde Microsoft Outlook
SAP Business One le proporciona todas las herramientas necesarias para mantener un nivel
máximo de ventas, convertir los clientes potenciales en ingresos y, lo que es más importante, en
clientes satisfechos que volverán muchas veces.
142
8
Introducción a las oportunidades de ventas
Es necesario que realice un seguimiento del factor más importante para los resultados de su empresa:
los acuerdos durante el proceso que se convertirán en su flujo de ingresos. Usted crea un registro de
oportunidades de ventas para cada oportunidad y, como es muy probable que trabaje en varios
acuerdos con un mismo cliente, SAP Business One le permite realizar un seguimiento por
oportunidad, no sólo por cliente y cliente potencial.
Visión general del proceso de oportunidades de ventas
El proceso básico para gestionar las oportunidades de ventas en SAP Business One se muestra en la
Figura 8-1.
Figura 8-1: Visión general del proceso de oportunidades de ventas
Paso 1: Configuración de la información relacionada con las ventas
Los responsables de ventas establecen información importante como las fases por las que pasa una
venta y la probabilidad (en porcentaje) de cerrar una venta en una fase determinada. Esta
información ayuda con la previsión de ventas. Los informes son clave en el proceso de ventas y la
configuración del módulo de oportunidades de ventas de SAP Business One está relacionado casi
143
8
íntegramente con la creación de informes. ¿Qué desea supervisar? ¿Qué desea saber? ¿Desea
informes sobre quién son sus competidores? Esta información se debe introducir de forma que le
permita generar informes que le ayuden a supervisar lo más importante: el proceso de ventas.
Paso 2: Gestión de las oportunidades de ventas
Los comerciales introducen las oportunidades de ventas y las gestionan durante todo el proceso. Una
sola pantalla de SAP Business One les proporciona información pormenorizada sobre una
oportunidad de ventas concreta. Una vez más, cuantos más detalles introduzca sobre la oportunidad
de ventas, más visibilidad tendrá cuando genere informes sobre clientes potenciales, tanto los suyos
propios como los de su equipo.
Las citas permanentes, las llamadas de teléfono, las tareas y la gestión de contactos se pueden realizar
con SAP Business One o con Microsoft Outlook, como se describe más adelante en este capítulo.
Paso 3: Creación de informes
Los informes sobre oportunidades de ventas le aportan visibilidad sobre las ventas previstas, las
oportunidades ganadas y perdidas y la previsión de ventas, entre otros aspectos.
Configuración de la información relacionada con las ventas
Puede configurar la información de la que desea realizar un seguimiento de las oportunidades de ventas
en Administration
Setup
Sales Opportunities. Aquí puede configurar las fases de ventas, los
competidores, los partners y las relaciones. Quizá desee configurar todos estos parámetros, aunque
los fundamentales para la previsión de ventas son las fases de ventas.
Algunos ciclos de ventas son largos y otros cortos. Algunos tienen diez fases y otros dos. La
configuración de las fases de ventas y la probabilidad de cierre que tenga en función de dichas fases
es muy importante para poder realizar una previsión de ventas acertada. Por ejemplo, si un acuerdo
tiene un importe potencial de 100.000 dólares, pero se encuentra en una fase en la que las
posibilidades de cierre son del 20%, su importe ponderado es de 20.000 dólares.
En la ventana Sales Stages – Setup, que se muestra en la Figura 8-2, se especifica un nombre para
cada fase, un número de fase y un porcentaje de cierre. Por ejemplo, pongamos que hay seis fases de
ventas, desde Lead, que tiene un porcentaje de cierre del 6%, hasta Order, que tiene un
porcentaje de cierre del 95%. ¿Cómo se determina el porcentaje de cierre? Mírelo de este modo. Si
144
8
tiene 100 clientes potenciales ¿cuántos se convierten en ventas? La cifra es el porcentaje de cierre
para esa fase de ventas. Si la respuesta es 20 de cada 100, tiene un porcentaje de cierre del 20%.
Figura 8-2: Ventana Sales Stages – Setup
¿Qué ocurre si luego descubre que los porcentajes más realistas son superiores o inferiores a los que
se indican aquí? No pasa nada. Sólo tiene que volver a la configuración y cambiarlos, todas las
previsiones de ventas se ajustarán de forma automática. De hecho, el informe Stage Analysis, que se
crea al elegir Sales Opportunity
Sales Opportunities Reports
Stage Analysis y se muestra en
la Figura 8-3, se ha concebido para ayudarle a ajustar los porcentajes de cierre de acuerdo con el
historial real. Al final del capítulo dispone de información adicional sobre informes de ventas.
Figura 8-3: Informe Stage Analysis
145
8
Las funciones de SAP Business One que hemos comentado hasta el momento le ayudan a
gestionar el estado de sus clientes potenciales y a pronosticar el resultado. Pero, ¿qué ocurre con
el trabajo diario de convertir un cliente potencial en una venta? Esto implica contactos estratégicos
con personas clave, lo cual incluye llamadas telefónicas, reuniones y correos electrónicos. También
implica el envío de documentos importantes como las ofertas de ventas. Y es fundamental que tenga
la posibilidad de observar toda esta información en un mismo lugar.
Puede realizar estas importantes actividades bien directamente en SAP Business One bien en
Microsoft Outlook mediante la aplicación complementaria de integración de Microsoft Outlook
para SAP Business One. En primer lugar, le ofrecemos un resumen de cómo realizar estas
actividades en SAP Business One. En la sección siguiente se describe la integración de Microsoft
Outlook.
Gestión de oportunidades de ventas en
SAP Business One
El módulo de oportunidades de ventas le permite crear una oportunidad de ventas en la aplicación
justo después de identificarla. Por ejemplo, un contacto interesado le consulta sobre determinados
productos que vende su empresa. Puede responder inmediatamente creando una oportunidad de
ventas, lo cual le permite realizar un seguimiento de este contacto interesado e informar a los demás
sobre el estado del cliente potencial.
Introducción de una oportunidad de ventas
Para introducir una oportunidad de ventas y realizar su seguimiento, vaya al menú principal de SAP
Business One y elija Sales Opportunities
Sales Opportunity para ver la ventana Sales
Opportunity (consulte la Figura 8-4). En esta sección, le ofreceremos información detallada sobre
esta ventana y las pestañas más importantes.
146
8
Figura 8-4: Anatomía de una oportunidad de ventas en SAP Business One
¿Quién es su contacto interesado?
El primer paso para introducir una oportunidad de ventas es identificar a su contacto interesado.
Haga clic en el botón situado a la derecha del campo Business Partner Code para visualizar la
ventana List of Business Partners. Si su contacto interesado ya se ha introducido como cliente o
como cliente potencial, aparecerá aquí. En caso contrario, haga clic en el botón New para ver la
ventana Business Partner Master Data. El capítulo 4 ofrece información sobre la introducción de
datos maestros de interlocutores comerciales.
Si está realizando una venta a un cliente existente, la cabecera Sales Opportunity incluye datos
como el total de todas las facturas que debe el cliente en ese momento teniendo en cuenta cualquier
abono que pueda tener. Evidentemente, esta información no es aplicable a clientes potenciales
nuevos.
147
8
Business Partner Territory y Sales Employee vienen predefinidos desde el registro de datos
maestros de interlocutores comerciales, pero se pueden modificar. Owner indica quién dirige el
trabajo de esta oportunidad de ventas (y quién debe recibir cualquier comisión que genere).
Puede especificar un nombre para la oportunidad en el campo Opportunity Name; SAP Business
One le asigna un número de forma automática. El valor propuesto del campo Status es Open; la
oportunidad de ventas continúa abierta hasta que la cierre en la pestaña Summary, lo cual le
permite continuar el seguimiento de la oportunidad, si lo desea, incluso después de que se cierre la
venta y se realice la entrega a fin de garantizar la satisfacción del cliente.
Closing % está asociado con la fase de la oportunidad de ventas, como ya se ha comentado.
Fíjese que sólo la pestaña Potential tiene campos obligatorios, pero cada pestaña tiene un tipo
concreto de información que le ayuda a realizar un seguimiento no sólo de esta venta, sino de todas
las oportunidades de ventas en conjunto.
El resultado: ¿Cuál es el potencial de esta oportunidad de ventas?
Los responsables de ventas están especialmente interesados en la pestaña Potential como se muestra
en la Figura 8-4, igual que usted si recibe una comisión por la venta.
En esta pestaña se introduce información sobre cuándo se puede cerrar esta venta. En el campo
Predicted Closing In puede introducir una Predicted Closing Date o un número de días, semanas o
años en los que espera que se cierre la venta (la lista desplegable le permite especificar días,
semanas o meses). Al rellenar un campo, SAP Business One calcula el otro, de forma que si escribe
una fecha, no hace falta que introduzca el número y viceversa.
Debe rellenar el Potential Amount correspondiente a su venta. SAP Business One calcula el
Weighted Amount en función de la probabilidad de que esta venta se cierre. En el ejemplo (consulte
la Figura 8-4), el 6% de los clientes potenciales se convierten en ventas. Por lo tanto, se ha calculado
un Weighted Amount de 21.002,82 dólares, lo cual es el 6% (Closing %) de 350.047 dólares
(Potential Amount). En la pestaña Stages, como veremos, cada fase de ventas está asociada a un
porcentaje que se utiliza para calcular cuál es la probabilidad de que se cierre una venta determinada
(el campo Closing % de la cabecera muestra el porcentaje de la fase actual de la venta). Con esta
metodología se genera una previsión más realista.
148
8
Otro factor importante para la previsión es el Level of Interest. ¿Se trata de un cliente potencial
predispuesto o más bien indiferente? Este campo desplegable contiene entradas definidas por su
empresa.
Interest Range le ayuda a realizar un seguimiento de los tipos de cosas en las que está interesado
este cliente; las anotaciones que realice aquí pueden serle de utilidad en el futuro para realizar otras
ventas a este contacto interesado. Puede indicar el interés principal del contacto interesado mediante
una casilla de verificación.
Ajuste de la oportunidad de ventas
Las demás pestañas de la ventana Sales Opportunity le ayudan a realizar un seguimiento de varios
datos importantes.
En la pestaña Stages, puede realizar un seguimiento de la oportunidad de ventas a través de las
fases, pasándola de una a otra a medida que avanza el acuerdo. El Potential Amount quizá no
cambie de una fase a otra (aunque puede hacerlo), pero el Weighted Amount varía porque las
últimas fases suelen tener una probabilidad mayor de cierre que las primeras. Como se ha
comentado en la sección anterior, la empresa define las fases.
La pestaña General le permite gestionar oportunidades de ventas en las que un tercero, como un
distribuidor, gestiona la venta por usted. En cambio, la pestaña Partners está disponible para definir
relaciones de cualquier tipo. Si usted es un contratista general, por ejemplo, puede incluir
subcontratistas en la pestaña Partners. Con estas dos pestañas puede gestionar oportunidades de
ventas complejas en las que participen varias partes.
En la pestaña Competitors se especifican las otras personas que constituyen la competencia en esta
venta y el grado de amenaza del competidor. La intensidad de la competencia se mide en el campo
Threat Level; donde puede seleccionar el valor predeterminado de este competidor o elegir un
grado de amenaza diferente para esta oportunidad concreta.
Si el competidor consigue la venta en última instancia, marque la casilla de verificación Won. Al
realizar un seguimiento de esta información, más adelante puede realizar análisis competitivos sobre
qué ventas se están ganando y perdiendo, quién se está quedando con sus negocios y por qué, si
conoce el motivo.
149
8
La pestaña Summary es importante para indicar el estado de esta oportunidad: si está abierta,
ganada o perdida.
En la pestaña Attachments puede buscar documentos relacionados como pedidos de cliente u
ofertas de ventas, así como mensajes de correo electrónico, documentos de Microsoft Word, hojas
de cálculo y presentaciones, es decir, cualquier tipo de documento. Al mantener junta toda esta
información, puede crear una visión coherente de esta oportunidad de ventas concreta.
Sugerencia sobre adjuntos. Puede adjuntar documentos relacionados con una oportunidad de
ventas en un servidor compartido o en su PC. Si adjunta documentos almacenados en su PC, SAP
Business One crea una copia del documento en un directorio del servidor central, de forma que
esté disponible para cualquier persona que consulte la oportunidad de ventas. Si adjunta un
documento a una oportunidad de ventas, lo que hace en realidad es compartir el documento con
cualquier persona que pueda consultar la oportunidad de ventas.
Gestión de actividades de ventas
En SAP Business One, todo lo que haga con un cliente se denomina actividad. Hay cinco tipos de
actividades: llamadas telefónicas, reuniones, tareas, notas y “otras”, que pueden incluir correos
electrónicos, por ejemplo.
Seleccione Business Partners
Activity en el menú principal de SAP Business One para
visualizar la ventana Activity (que se muestra en la Figura 8-5). (Tenga en cuenta que también
puede adjuntar actividades a los documentos de ventas, explicados en el capítulo 5.) En la ventana
Activity puede configurar recordatorios que aparecerán en SAP Business One. Las actividades
también se reflejan en el calendario de SAP Business One. Puede vincular documentos y adjuntos,
así como contenido de formato libre como mensajes de correo electrónico.
150
8
Figura 8-5: Introducción de actividades de ventas en SAP Business One
Para programar reuniones, sólo tiene que hacer clic en el icono del calendario de la barra de
herramientas de SAP Business One. El calendario le ofrece varias vistas, incluida una vista de grupo
que puede facilitar la programación de reuniones de equipo. Haga clic en una fecha y hora
determinadas y SAP Business One le lleva a la ventana Activity (Figura 8-5) donde puede describir
actividades y vincularlas a interlocutores comerciales y documentos.
Las actividades no sólo informan de lo que ha hecho con un contacto determinado, sino también lo
que tiene previsto hacer. Por ejemplo, registró una llamada de teléfono y estableció un recordatorio
de seguimiento para volver a llamar.
Cuando entra en SAP Business One aparecen recordatorios para actividades programadas que le
ayudan a gestionar su trabajo con los clientes.
151
8
Gestión de oportunidades de ventas en
Microsoft Outlook
Es cierto que con SAP Business One puede gestionar actividades de ventas y que esto puede
resultar muy práctico para actualizar oportunidades de ventas o introducir pedidos de clientes, por
ejemplo. Pero como muchas personas utilizan Microsoft Outlook para gestionar su correo
electrónico y su agenda diaria, tiene la posibilidad de utilizar la aplicación complementaria de
integración de Microsoft Outlook para que SAP Business One pueda realizar un seguimiento de
su trabajo diario con oportunidades de ventas.
La integración de Microsoft Outlook le permite consultar datos de ventas sin tener que acceder
permanentemente a SAP Business One. Esto es especialmente útil para los responsables de ventas
que viajan con frecuencia y necesitan ser capaces de consultar datos de clientes y de personas
interesadas mientras están de viaje. Por ejemplo, un responsable de ventas necesita prepararse para
una reunión en las instalaciones del cliente. La integración de Microsoft Outlook le permite
sincronizar la información entre sus contactos en Microsoft Outlook y sus interlocutores
comerciales en SAP Business One.
Alerta sobre la instalación de la aplicación complementaria de integración de
Microsoft Outlook. La integración de Microsoft Outlook requiere que su consultor de
implementación instale una aplicación complementaria de SAP Business One.
El responsable de ventas puede generar una instantánea en Excel con datos de clientes adicionales,
como actividades abiertas, entregas abiertas y facturas, así como ofertas y pedidos que es necesario
procesar. Puede cambiar datos y sincronizar los cambios posteriormente con SAP Business One.
También es posible que un responsable de ventas cree ofertas directamente desde Microsoft Outlook
y las envíe al cliente por correo electrónico. En la sincronización siguiente, la oferta se importará a
SAP Business One y estará disponible para que el departamento de ventas la continúe procesando.
La Figura 8-6 muestra la funcionalidad de la aplicación complementaria de integración de Microsoft
Outlook.
152
8
Figura 8-6: La integración de Microsoft Outlook con SAP Business One sincroniza su trabajo en
Microsoft Outlook con su trabajo en SAP Business One
¿Qué se puede hacer con la integración de Microsoft Outlook? Observe la lista siguiente:
Importar contactos desde SAP Business One y sincronizarlos con Microsoft Outlook
Guardar mensajes de correo electrónico y documentos adjuntos como actividades de
SAP Business One
Importar a Microsoft Outlook tareas y actividades de calendario creadas en SAP
Business One
Editar, ver y crear ofertas de ventas y guardarlas en SAP Business One
Crear instantáneas totalmente actualizadas de actividades de ventas de clientes y
compras de proveedores
Lo más importante es que la integración de Microsoft Outlook le ayuda a aumentar su productividad
y a simplificar su trabajo. Le proporciona un modo global e integrado de gestionar su agenda, correo
electrónico y actividades a la vez que le permite acceder a la última información desde SAP Business
One.
153
8
¿Qué aspecto tiene la integración de Microsoft Outlook?
La Figura 8-7 muestra la integración de SAP Business One en Microsoft Outlook. Para trabajar
con la aplicación complementaria de integración de Microsoft Outlook, debe haber iniciado una
sesión en SAP Business One.
Figura 8-7: Menú de SAP Business One en Microsoft Outlook
Sincronización de SAP Business One y Microsoft Outlook
SAP Business One tiene personas de contacto, actividades y documentos. Microsoft Outlook
tiene citas de calendario, contactos y tareas. Dado que esta información se almacena en bases de
datos separadas, es importante sincronizarla. Y para sincronizar esta información necesitamos un
vínculo común entre Microsoft Outlook y SAP Business One. La información del interlocutor
comercial sirve de vínculo común entre las dos aplicaciones.
Por lo tanto, para la sincronización con SAP Business One, cada cita de calendario, contacto o tarea
en Microsoft Outlook debe estar asociada a un interlocutor comercial. Para asociar un contacto
con un interlocutor comercial, visualice el contacto en Microsoft Outlook y seleccione SAP Business
One
Associate with para abrir la ventana Associate with que se muestra en la Figura 8-8.
154
8
Figura 8-8: Asociación de un contacto de Microsoft Outlook con un interlocutor comercial de SAP
Business One
Haga clic en el botón de consulta situado a la derecha del campo Business Partner Code para
visualizar una lista de interlocutores comerciales o haga clic en Recommend para ver la ventana
Select Contact from Recommendation. En esta ventana se muestran los interlocutores comerciales
que comparten el mismo nombre de dominio de correo electrónico con el contacto de Microsoft
Outlook. Seleccione el interlocutor comercial que corresponda y haga clic en OK.
Si los nombres de contactos de Microsoft Outlook y de SAP Business One son diferentes, se
activa de forma automática el botón Create as New Contact Person. Si los nombres son los
mismos, el botón Use Existing Contact está activado. Haga clic en Synchronize This y, después en
OK para cerrar el mensaje que aparece. A continuación, haga clic en Save and Close. En este punto,
puede ir a SAP Business One y comprobar si el contacto de Microsoft Outlook está incluido en el
registro de interlocutores comerciales.
Las tareas y citas de calendario se asocian con interlocutores comerciales de SAP Business One de
un modo intuitivo similar. Cuando añade una cita a su calendario de Microsoft Outlook y sincroniza
la información, se actualiza su calendario de SAP Business One. Las tareas se añaden como
actividades a SAP Business One de forma parecida.
155
8
Alerta sobre supresión de citas de calendario, tareas y contactos. Cuando borre una cita
de calendario, tarea o contacto en Microsoft Outlook, compruebe si se debe borrar también en
SAP Business One. Puesto que las supresiones son irreversibles, no se realizan de forma
automática.
Sincronización masiva
Generalmente, no querrá sincronizar sólo un contacto, una cita de calendario o una tarea, sino varias
a la vez. Para realizar una sincronización masiva, en Microsoft Outlook seleccione SAP Business One
Synchronization
Quick Synchronize. Si quiere tener un control restringido de lo que se
sincroniza, elija Synchronization
Synchronize. Consulte la ayuda en línea para obtener
información más detallada.
Guardar un correo electrónico como una actividad
Mantener mensajes de correo electrónico dentro de un registro de interlocutores comerciales es una
gran estrategia. Todas las personas de la empresa pueden ver el correo electrónico relacionado con
un interlocutor comercial determinado, lo cual permite a todo el mundo tener la información
completa sobre un determinado cliente o contacto interesado.
Otra ventaja fundamental de guardar el correo electrónico como actividad es que puede crear
automáticamente actividades de seguimiento que le recuerden determinadas acciones. Para
especificar cuál debe ser la actividad de seguimiento en Microsoft Outlook seleccione SAP Business
One
Default Settings
Save E-mail as Activity.
Para guardar un correo electrónico como actividad, abra el mensaje de correo en Microsoft Outlook,
elija Quick Save E-mail as Activity o Save E-mail as Activity del menú de SAP Business One en
Microsoft Outlook. De manera similar a la sincronización, la selección de Save E-mail as Activity
le permite tener un control restringido sobre cómo se guarda exactamente el correo electrónico,
incluyendo, si fuese necesario, la creación de una nueva persona de contacto para el interlocutor
comercial. Puede decidir si quiere guardar cualquier documento adjunto con el mensaje de correo
electrónico. La Figura 8-9 muestra el aspecto de un mensaje de correo electrónico en SAP Business
One. Este mensaje de correo electrónico era una actividad de seguimiento de la llamada telefónica.
Para ver un documento adjunto, sólo tiene que hacer doble clic en la pestaña Attachments de la
ventana Activity.
156
8
Figura 8-9: Correo electrónico de Microsoft Outlook guardado como actividad en SAP Business
One
Trabajar con ofertas en Microsoft Outlook
Las ofertas en Microsoft Outlook funcionan de un modo ligeramente diferente al que hemos
explicado hasta el momento. Para importar ofertas de SAP Business One, vaya al menú SAP
Business One en Microsoft Outlook y elija Quotations
Set Filter para visualizar la ventana
Quotations Filter. En esta ventana se configuran las opciones que filtran qué ofertas se importan.
Haga clic en Save and Refresh para importar ofertas con estas opciones. Las ofertas se almacenan en
una carpeta de correos electrónicos denominada Quotations, que se muestra en la Figura 8-10.
Puede crear ofertas en SAP Business One y después importarlas a Microsoft Outlook. Después de la
importación, puede visualizarlas, editarlas o enviarlas como correos electrónicos. También puede
crear nuevas ofertas directamente en Microsoft Outlook. La ventana Quotation le proporciona
acceso directo a información como por ejemplo cantidades de almacén y los últimos precios, tal
como estén creadas las ofertas en SAP Business One. De hecho, cuando añade o actualiza ofertas a
través de Microsoft Outlook, se actualizan o se añaden a SAP Business One y no es necesario ningún
otro paso adicional (como la sincronización).
157
8
Figura 8-10: Importación de ofertas de ventas a Microsoft Outlook
Generación de instantáneas de la actividad de interlocutores
comerciales
Las instantáneas le ofrecen información detallada y potente para que pueda trabajar de manera eficaz
con clientes y clientes potenciales. La integración de Microsoft Outlook le ofrece la oportunidad de
ver una instantánea de información sobre interlocutores comerciales cuando sincroniza
información de un contacto determinado. Si selecciona Synchronize This en el menú SAP Business
One de Microsoft Outlook, se le solicita que cree una instantánea de información para ese interlocutor
comercial. Las instantáneas son libros de trabajo de Excel que proporcionan información detallada
sobre un interlocutor comercial concreto. Puede elegir entre 10 plantillas de instantáneas o crear las
suyas propias.
Puede seleccionar una instantánea y generarla en un paso al visualizar el contacto en Microsoft
Outlook y elegir SAP Business One
Associate with. Aparece la ventana Associate with, tal como
se muestra en la Figura 8-11.
158
8
Figura 8-11: Selección de una instantánea
En la pestaña Snapshot, elija una Snapshot Template de la lista desplegable. Para generar la
instantánea, haga clic en Synchronize This.
La instantánea que se crea aparece en la pestaña General del registro de contactos de Microsoft
Outlook. Haga doble clic en la instantánea para abrirla en Microsoft Excel, tal como se muestra en
la Figura 8-12.
Figura 8-12: Una instantánea de un cliente abierta en Microsoft Excel
159
8
La instantánea incluye una página de resumen (se muestra de por defecto) que está vinculada a hojas
de trabajo detalladas para toda la información resumida. Para ver más detalles sobre las llamadas de
servicio en la instantánea que se muestran en la Figura 8-12, por ejemplo, haga doble clic para ir a la
página del libro de trabajo o simplemente elija la pestaña Service Calls situada en la parte inferior del
libro de trabajo.
De Microsoft Outlook a SAP Business One
En las secciones anteriores se ha definido lo que se puede hacer en Microsoft Outlook para gestionar
su trabajo diario de convertir clientes potenciales en ventas. Todavía hay una cosa más que puede
hacer en Microsoft Outlook para que le resulte más fácil gestionar estos datos: SAP Business One
dispone de datos clave sobre previsiones e informes de ventas que se deben actualizar con
regularidad. ¿Por qué no configura un recordatorio en Microsoft Outlook una vez que decida la
frecuencia de actualización de las oportunidades de ventas en SAP Business One, ya sea diaria,
semanal o bisemanal? En concreto, actualice el valor de la oportunidad (si varía), la fase de ventas a
medida que progresa y el estado de cada oportunidad.
Creación de informes sobre oportunidades
de ventas
La creación de informes sobre oportunidades de ventas es un paso clave, tanto para los comerciales
individuales como para los responsables comerciales y los directivos de la empresa. El menú
principal de SAP Business One contiene 11 informes de ventas estándar que puede crear para
gestionar las oportunidades de ventas y realizar previsiones y análisis. Para generar cualquiera de
estos informes, seleccione Sales Opportunities
Sales Opportunities Reports y elija el informe en
el que esté interesado. La tabla de la página siguiente resume los informes disponibles.
Con estos informes, puede analizar todos los aspectos del proceso de ventas para determinar el
estado de las oportunidades que están actualmente sobre la mesa, así como de aquellas que se han
cerrado. Estos datos ayudan a sus responsables de ventas a planificar la estrategia y a evaluar lo que
funciona y lo que no en términos de obtención de nuevos negocios.
160
8
Criterios de selección
Información que muestra
Interlocutor comercial, territorio,
empleado de ventas principal,
último comercial, fase, fecha,
sector, documentos, importe,
porcentaje, orígenes, partners y
competidores
Igual que la previsión de
oportunidades más el estado
Todas las oportunidades de ventas
abiertas
Orden de clasificación: territorio,
empleado de ventas principal,
interlocutor comercial (dos niveles
de agrupación)
Previsión que puede facilitar las
perspectivas de ingresos a la
larga; puede incluir oportunidades
cerradas
Orden de clasificación: mes,
trimestre y año
Oportunidades abiertas, ganadas,
perdidas y totales
Orden de clasificación: igual que
previsión de oportunidades más
número de artículo y grupo de
artículos (dos niveles de
agrupación)
Informe
Previsión de
oportunidades
Previsión de
oportunidades a lo
largo del tiempo
Estadística de
oportunidades
Oportunidades
Análisis de la fase
Distribución de
orígenes en el
tiempo
Oportunidades
ganadas
Oportunidades
perdidas
Mis oportunidades
abiertas
Mis oportunidades
cerradas
Igual que previsión de
oportunidades a lo largo del
tiempo
tiempo
Rango de fechas de inicio, rango
de fechas de cierre previstas,
fase de ventas, empleado de
ventas, interlocutor comercial y
se pueden incluir, de forma
opcional, oportunidades con una
fecha de cierre vencida
tiempo
Rango de fechas de inicio, rango
de fechas de cierre, empleado
de ventas e interlocutor
comercial
Igual que oportunidades
ganadas
Sin criterios de selección
Sin criterios de selección
Lista simple ordenada por número
de oportunidad
Un informe gráfico (consulte la
Figura 8-3) que se puede utilizar
para analizar las fases en las que
están las oportunidades y los
porcentajes de cierre reales para
cada venta
Oportunidades de ventas por
origen; se puede visualizar en
formato gráfico
Oportunidades de ventas que se
han ganado
Oportunidades de ventas que se
han perdido
Oportunidades de ventas abiertas
Oportunidades de ventas cerradas
161
8
Oportunidades
previstas
Interlocutor comercial, empleado
de ventas, fase, fecha,
documentos, importes y
porcentaje
Visualización gráfica de las ventas
previstas (Figura 8-13); haga clic
con el botón derecho en el gráfico
para crear un análisis de
oportunidades dinámicas (Figura
8-14)
Ejecución del informe de oportunidades previstas
Quizá uno de los informes más importantes sea el informe Opportunities Pipeline, que se muestra
en la Figura 8-13, ya que proporciona una respuesta visual a la eterna pregunta de ventas “¿Qué
tenemos en perspectiva?” Este informe se utiliza para analizar las oportunidades abiertas en las
previsiones de ventas y facilita la tarea de identificar la proporción de oportunidades abiertas en cada
fase con relación a todas las oportunidades abiertas.
162
8
Figura 8-13: Informe de oportunidades previstas
163
8
Puede visualizar Opportunities Pipeline como un gráfico de cambio dinámico seleccionando Goto
Dynamic Opportunity Analysis o haciendo clic con el botón derecho en Opportunity Pipeline y
seleccionando esta opción (consulte la Figura 8-14).
Figura 8-14: Representación dinámica de las oportunidades de ventas previstas
La ventana Dynamic Opportunity Analysis representa cada oportunidad de ventas como un globo
cuyo tamaño se corresponde al importe potencial de la oportunidad de ventas. Se incluyen las
oportunidades de ventas abiertas y cerradas. Cada división vertical representa una fase del proceso de
ventas. Los globos se mueven de acuerdo con su estado cambiante a lo largo del eje longitudinal, que
representa las fases del proceso de ventas.
164
8
Lista de verificación de oportunidades de
ventas
Configuración de oportunidades de ventas
Vaya a Administration
Setup
Sales Opportunities
Configure fases de ventas y defina un porcentaje de cierre para cada fase
Configure competidores, partners y relaciones
Introducción de una oportunidad de ventas
Desde el menú principal, vaya a Sales Opportunities
Sales Opportunity
Seleccione un interlocutor comercial o cree uno nuevo para este cliente potencial
Introduzca una fecha de cierre prevista
Introduzca un importe potencial para esta venta
Introduzca otra información que desee, por ejemplo competidores y partners
Creación de informes sobre oportunidades de ventas
Desde el menú principal, vaya a Sales Opportunities
Seleccione un informe de la lista
Sales Opportunities Reports
Introducción de una actividad de ventas en SAP Business One
Seleccione Main Menu
Business Partners
Activity
Especifique una actividad
Especifique un interlocutor comercial, una fecha y cualquier otro dato adicional
Asociación de un contacto de Microsoft Outlook con un interlocutor comercial de
SAP Business One
En Microsoft Outlook, seleccione un contacto
Elija SAP Business One
Associate with
Seleccione un interlocutor comercial
Sincronización de SAP Business One y Microsoft Outlook
En Microsoft Outlook, elija SAP Business One
Synchronization
Synchronize
Configure los parámetros de sincronización y resuelva cualquier conflicto
Sincronización de un contacto y creación de una instantánea
En Microsoft Outlook, seleccione un contacto
En la ventana Contact, elija SAP Business One
Synchronize This
Cuando se le solicite que cree una instantánea para este interlocutor comercial,
haga clic en Yes
165
9
XL Reporter
Visión general de XL Reporter
Creación de un informe en Report Composer
Guardar los informes
Ampliación de los conocimientos de XL Reporter con Report Designer
Ahora que SAP® Business One ya está instalado y en funcionamiento y ya comprende la lógica
empresarial, le interesará utilizar la información de SAP Business One para tomar decisiones
fundamentadas. Con XL Reporter puede crear vistas personalizadas de información sobre sus
actividades empresariales que pueden ser tan globales o tan detalladas como desee.
Es muy posible que un responsable de ventas, antes de revisar 10 informes, prefiera un panel que
muestre dónde se encuentran las oportunidades de ventas previstas, los 10 clientes potenciales
principales clasificados por la importancia del negocio y un análisis competitivo. Un director
ejecutivo puede querer información resumida de los informes en módulos diferentes (créditos
generales, un resumen de datos de ventas, informes de inventario y, por supuesto, los resultados: un
resumen de pérdidas y ganancias). O quizá un panel con una serie de los 10 informes principales,
como las 10 principales ofertas abiertas, las 10 oportunidades de ventas principales, los 10 pedidos
principales, etc.
Con la herramienta XL Reporter puede crear todos estos informes y muchos otros. Esta herramienta
le ofrece unas posibilidades ilimitadas. Sean cuales sean las necesidades de su empresa, puede
utilizar XL Reporter para consultar el gran almacén de datos de SAP Business One y utilizar estos
datos para tomar decisiones fundamentadas sobre cómo conseguir que su empresa crezca y prospere.
En este libro hemos explicado un gran número de informes estándar y también hemos destacado
muchos. XL Reporter le permite ampliar estos informes estándar o crear sus propios informes para
satisfacer las necesidades particulares de su empresa y sus objetivos.
166
9
XL Reporter
Visión general de XL Reporter
XL Reporter, como su nombre indica, está totalmente integrado con Microsoft Excel, lo cual le
proporciona una interfaz familiar y le permite aprovechar los conocimientos que ya posee para crear
sus propios informes. Le informa sobre datos productivos, lo cual garantiza que los informes ofrecen
información actualizada de SAP Business One. Puede ver datos en forma de resumen y, después,
acceder al nivel de transacción desglosado si lo desea.
XL Reporter ofrece funciones sofisticadas, como la capacidad para programar la generación y
entrega de informes. Con XL Reporter puede crearlo todo a partir de consultas rápidas que responden
preguntas urgentes en paneles personalizados para los responsables de la toma de decisiones, que
necesitan estar siempre al tanto del negocio.
Componentes de XL Reporter
XL Reporter está formado por tres módulos: Report Composer, Report Designer y Report
Organizer.
Alerta sobre la instalación. XL Reporter es una aplicación complementaria de SAP Business
One, por lo que se debe instalar por separado.
Report Organizer
Cuando inicie XL Reporter, verá Report Organizer, que tiene una interfaz similar al Explorador de
Windows. Le permite empaquetar, distribuir y organizar los informes que cree. También le permite
agregar informes al menú principal de SAP Business One.
Report Composer
Gracias a la interfaz de arrastrar y soltar de Report Composer es más fácil comenzar a crear
consultas e informes personalizados inmediatamente. Incluso en esta herramienta básica, los
informes ofrecen la funcionalidad de desglose.
Los informes que crea con Report Composer se pueden imprimir, guardar y distribuir. Se les puede
dar formato con plantillas de Excel. A continuación, puede guardar estos informes como definiciones
de informe y mejorarlos con Report Designer.
167
9
XL Reporter
Report Designer
Report Designer utiliza Microsoft Excel como interfaz. Combina la potencia de Microsoft Excel
con las herramientas de XL Reporter, lo cual le permite crear informes y paneles avanzados. Con
Report Designer puede crear fórmulas personalizadas y diseños de informes, así como ver y
ejecutar informes acabados.
La tabla siguiente le permite comparar de un vistazo Report Composer y Report Designer.
Característica
Report Composer
Report Designer
Formato
Básico (utiliza plantillas
predefinidas)
Avanzado
Informes gráficos
Sin gráficos
Filtros
Filtros básicos
Se trabaja en la interfaz
sencilla de arrastrar y
soltar de Report
Composer
Interfaz de usuario
Formato de fichero de los
informes producidos
Paneles personalizados
Formación necesaria
Capacidad para aplicar las
plantillas de diseño de
Microsoft Excel
Capacidad para combinar
funciones de Microsoft Excel
con funciones de XL Reporter
Diagramas completos y
gráficos de Microsoft Excel
Filtros amplios
Se trabaja directamente en
Microsoft Excel
Microsoft Excel
Microsoft Excel
No
Sí
Recursos de formación
disponibles en el portal de
clientes de SAP Business One
Ninguna; interfaz
guiada sencilla
Sí
Sí
No
Sí
¿Quién utiliza XL Reporter?
Generalmente, una o dos personas de la empresa aprenden a utilizar XL Reporter. Los usuarios de
XL Reporter suelen pertenecer al departamento de TI, pero pueden ser de contabilidad, ventas u otro
departamento con necesidades de creación de informes importantes. Deberá comentar la
implementación de XL Reporter con su consultor de implementación para tratar cuestiones relativas
a los permisos. Estas cuestiones pueden ser importantes porque las personas que utilicen XL
Reporter deben estar autorizadas como superusuario en SAP Business One. Si desea utilizar XL
Reporter y no tiene acceso de superusuario, puede configurar una empresa de demostración o de
prueba donde podrá crear informes que luego se podrán importar a la empresa de producción.
168
9
XL Reporter
Creación de un informe en Report Composer
Durante nuestro recorrido por XL Reporter aprenderá a crear consultas que proporcionan respuestas
inmediatas. También aprenderá cómo convertir una consulta en una definición de informe que se
pueda guardar y ejecutar desde el menú principal de SAP Business One, si lo desea.
Inicio de XL Reporter
XL Reporter es una aplicación complementaria de SAP Business One. Las aplicaciones
complementarias se pueden iniciar de forma automática o manual, en función de cómo estén
configuradas. En el menú Tools, compruebe si aparece XL Reporter, tal como se muestra en la Figura
9-1.
Figura 9-1: Menú Tools de SAP Business One
Si XL Reporter está instalado pero no aparece en el menú Tools, puede iniciarlo en esta sesión
seleccionando Administration
Add-Ons
Add-On Manager, después XL Reporter y, a
continuación, haciendo clic en Start. Si desea que XL Reporter se inicie de forma automática
cuando inicie SAP Business One, lo cual significa que la opción XL Reporter siempre aparecerá
en el menú Tools, seleccione Administration
Add-Ons
Add-On Administration. Configure el
grupo predeterminado de XL Reporter como automático y haga clic en Update. La próxima vez que
inicie SAP Business One, XL Reporter se iniciará automáticamente.
169
9
XL Reporter
Para iniciar manualmente XL Reporter, seleccione Tools
XL Reporter. XL Reporter se ejecuta
como un programa independiente, por lo que debe seleccionarlo de la barra de tareas de Windows;
aparece en su propia ventana, tal como se muestra en la Figura 9-2.
Figura 9-2: Interfaz de Report Organizer
En este capítulo, después de crear un informe analizaremos con más detalle Report Organizer. Por
ahora, haga clic en el icono Report Composer
para abrir Report Composer.
170
9
XL Reporter
Creación de un informe con Report Composer
En esta sección, crearemos un informe de muestra en Report Composer, descrito en la Figura 9-3.
La ventana Report Composer está dividida en varias áreas, que incluyen un área de datos, un área
de selecciones, un área de agrupación azul y una gran área gris de visualización de informes.
Figura 9-3: Ventana de Report Composer
El área de datos tiene pestañas que agrupan elementos de datos en los módulos de SAP Business
One. Cada pestaña ofrece elementos de datos que puede seleccionar y arrastrar para incluirlos en el
informe. Sólo tiene que hacer clic en un elemento y arrastrarlo al área gris de visualización de
informes situada cerca de la parte inferior de la ventana.
171
9
XL Reporter
Si observa con más detalle el área de datos, puede ver un icono a la izquierda de cada elemento de
datos. Este icono ofrece información sobre el tipo de elemento de datos y qué se puede hacer con él.
Los iconos hacen referencia a tres tipos básicos de elementos de datos:
Dimensiones
: las dimensiones son elementos de datos con atributos. El interlocutor
comercial es una dimensión y tiene numerosos atributos, incluido un saldo de cuenta,
nombre, límite de crédito, dirección de facturación y número de fax, por mencionar
sólo algunos. Después de arrastrar una dimensión al área de visualización del informe,
puede hacer clic con el botón derecho sobre él para agregar sus atributos al informe.
Dimensiones ligeras
: estas dimensiones se denominan “ligeras” porque son
elementos de datos simples que no tienen atributos. Algunos detalles relacionados con
los documentos, como las fechas, son dimensiones ligeras.
Medidas
: las medidas son números como cantidades, importes y precios.
Concretaremos con un ejemplo estos elementos de datos y su aplicación práctica. En esta sección del
capítulo puede seguir las indicaciones como si fuese un tutorial y adquirir los conocimientos
necesarios para crear sus propios informes especiales.
Si utiliza la empresa de demostración que incluye SAP Business One, OEC Computers, los
resultados serán similares (aunque no idénticos) a los que se muestran en este capítulo. Si no utiliza
esta empresa, puede continuar, pero los datos que va a obtener de SAP Business One y los que se van
a visualizar en XL Reporter serán diferentes.
Selección de elementos de informe
Para comenzar, seleccione la pestaña Sales-A/R en el área de datos próxima a la parte superior de la
ventana Report Composer. Seleccione Business Partner y arrástrelo al área de visualización de
informes, la gran área gris situada cerca de la parte inferior de la ventana. Haga clic con el botón
derecho en Business Partner para visualizar el menú contextual, como se muestra en la Figura 9-4.
172
9
XL Reporter
Figura 9-4: Visualización de atributos de Business Partner
Al crear informes, este menú contextual es muy importante, así que examinaremos más de cerca
algunas de sus opciones:
Delete Business Partner - BP Code: elimina la columna actual
Delete All Columns: elimina todas las columnas y vuelve a empezar
Expand Business Partner as Column: crea una columna para cada interlocutor
comercial
Display Business Partner BP Name: muestra el nombre del interlocutor comercial en
lugar de su código
Display Code for All Dimensions: muestra el código en lugar del nombre de todas las
dimensiones incluidas
Display Name for All Dimensions: muestra el nombre en lugar del código de todas las
dimensiones incluidas
Display More Attributes: accede a un menú con los atributos posibles de una
dimensión (recuerde: sólo las dimensiones tienen atributos)
173
9
XL Reporter
Seleccione Display Business Partner BP Name: XL Reporter consulta la base de datos y, a
continuación, muestra los nombres de los interlocutores comerciales de la lista, tal como se muestra
en la Figura 9-5.
Figura 9-5: Visualización de nombres de interlocutores comerciales
Ahora volvamos al área de datos y seleccionemos más elementos de datos. Puede desplazarse por la
lista tecleando la primera letra del nombre del elemento de datos. Escriba S para llegar el siguiente
elemento de datos que empieza por S, que debería ser Sales Document Type. Arrastre este elemento
a la zona de visualización de informes. Ahora arrastre Sales Employee a la zona de visualización de
informes. A continuación, el informe necesita una medida. Escriba R varias veces (o desplácese)
para llegar a Row Total y arrástrelo al área de visualización de informes.
Aunque la columna Business Partner tiene datos (los nombres), las otras columnas (Sales Document
Type, Sales Employee, and Row Total) están en blanco, como se muestra en la Figura 9-6.
174
9
XL Reporter
Figura 9-6: Elementos de datos que inicialmente tenían columnas en blanco
Haga clic en el icono de actualización
de la barra de herramientas para rellenar el informe
con datos productivos, como se muestra en la Figura 9-7.
Figura 9-7: Al hacer clic en el icono de actualización el informe se rellena con datos
Especificar una selección
En este momento el informe enumera todos los documentos de ventas. Pero ¿y si quisiéramos ser
más específicos y mostrar sólo los pedidos de cliente? Esto se denomina una selección. Como sólo
175
9
XL Reporter
vamos a visualizar un tipo de documento de ventas, primero eliminamos la columna Sales Document
Type arrastrándola a la papelera de reciclaje situada a la derecha de la ventana.
Ahora seleccione Sales Document Type del área de datos y arrástrelo al área de selecciones
situada en el centro de la ventana. A la derecha de Sales Document aparece un campo en el que
podemos especificar una selección, como se muestra en la Figura 9-8. Haga clic en el botón
de lista de la selección para visualizar la ventana Dimension Lookup. (La X situada a la derecha
del botón de lista de la selección le permite cancelarla.)
Figura 9-8: Especificación de una selección
La ventana Dimension Lookup le permite especificar uno o varios tipos de documentos de ventas
para incluirlos en el informe. Al hacer clic en Sales Order, como se muestra en la pestaña List en la
Figura 9-8, se añade este criterio al área Selection situada en la parte inferior de la ventana.
También puede agregar otros criterios seleccionando, por ejemplo, ofertas de ventas además de
pedidos de cliente.
Una selección puede ser una dimensión o una dimensión ligera, como una fecha. No es posible
utilizar una medida como criterio de selección. Si selecciona una fecha, aparecerá un calendario
donde podrá elegirla en lugar de la ventana Dimension Lookup.
Haga clic en OK para terminar su selección y, a continuación, haga clic en el icono de actualización.
Ahora el informe sólo muestra los pedidos de cliente.
176
9
XL Reporter
Agrupación del informe
Ahora vamos a agrupar, o a ordenar, este informe por empleado de ventas. Para hacerlo, simplemente
arrastre la cabecera de la columna Sales Employee al área de agrupación azul situada justo encima
de ella. El informe se actualiza automáticamente y se ordena por empleado de ventas, tal como se
Figura 9-9: Agrupación del informe
Nota sobre agrupación. Puede tener varios niveles de agrupación; por ejemplo, puede agrupar
por territorio de ventas y, a continuación, por empleado de ventas.
Adición de período financiero
Por ahora, hemos estado trabajando con campos en la pestaña Sales-A/R. Generalmente, usted utiliza
campos de un solo módulo para crear sus informes en el Report Composer, pero algunos campos se
pueden incluir desde otros módulos. El período financiero es un campo útil para incluir en los
informes.
Seleccione la pestaña Financials y, a continuación, pulse la tecla F para llegar a Financial Period.
Arrastre Financial Period al área gris de creación de informes. XL Reporter agrega una columna
en blanco para Financial Period.
177
9
XL Reporter
Cuando haga clic en el icono de actualización, XL Reporter reorganizará las columnas situando
Financial Period antes de Row Total.
Despliegue de columnas
¿Y si quiere que el informe muestre cada período financiero en una columna separada? Para ello,
deberá hacer clic con el botón derecho en la columna Financial Period y seleccionar Expand
Financial Period as Column. XL Reporter añadirá una columna para cada período financiero, tal
como se muestra en la Figura 9-10.
Figura 9-10: Despliegue del Financial Period como una columna
Tenga en cuenta que XL Reporter no muestra todos los períodos financieros, sólo aquellos en los que
había pedidos de cliente.
Adición de totales al informe
¿Qué es un informe sin totales? Los totales le permiten ver al instante los resultados. Para añadir
totales al informe, haga clic con el botón derecho en cualquier parte del informe y seleccione Totals.
XL Reporter añade una fila de total general para todos los importes cerca de la parte superior del
informe, así como una fila de totales para cada empleado de ventas, como se muestra en la Figura
9-11.
178
9
XL Reporter
Figura 9-11: Informe final, con filas para un total general y para los demás totales
Guardar los informes
Acabamos de crear una consulta potente que muestra muchas de las funciones de Report Composer.
¿Qué podemos hacer con esta consulta? Podemos imprimirla utilizando el icono imprimir
de la
barra de herramientas. Pero ¿qué hacemos para guardarla?
Guardar el informe como una consulta
Es posible que empiece a trabajar en una consulta y quiera seguir con ella más tarde. Para guardar el
informe como una consulta, haga clic en el icono guardar
, escriba un nombre para la consulta y
haga clic en Save en la ventana emergente. Se sigue viendo la consulta. En este momento, puede
cerrar Report Composer si lo desea. Como ejercicio rápido, haga clic en el icono consulta nueva
para borrar la pantalla (después de haber guardado el informe). Ahora haga clic en el icono abrir
, seleccione la consulta que ha guardado y haga clic en OK. Se vuelve a mostrar la consulta que
creó anteriormente.
Guardar el informe como una definición de informe
¿Qué ocurre si queremos variar el formato o manipular los datos? ¿Y si queremos añadir este informe
al menú principal de SAP Business One para que otras personas puedan ejecutarlo? XL Reporter
179
9
XL Reporter
nos ofrece estas posibilidades guardando el informe como una definición de informe. Una definición
de informe se puede guardar, revisar y volver a generar las veces que se desee como una copia del
informe actualizada, una instantánea de los datos. Piense en la copia del informe como si fuera una
tarta; la definición de informe es la receta que le permite preparar la tarta siempre que quiera. Otras
personas también pueden preparar la tarta o cambiar la receta. Y se puede guardar en un fichero de
receta compartida. La diferencia, claro está, es que es mucho más fácil elegir una opción y generar
un informe que preparar una tarta. De hecho, lo que hace SAP Business One es preparar la tarta
por usted, utilizando la definición de informe para generar un informe con datos actualizados
cuando lo desee.
Más concretamente, el informe que hemos iniciado en Report Composer se puede seguir mejorando,
tanto en lo referente al formato como al contenido de datos, en Report Designer.
Alerta sobre la creación de informes. Si genera un informe y crea una copia del informe o
guarda el informe como una definición de informe, debe incluir una dimensión ligera o una
medida, según los requisitos de Report Designer. Si no incluye una dimensión ligera ni una
medida, el informe generado o definición de informe sólo incluirá títulos, no datos.
Para guardar el informe como una definición de informe, haga clic en el icono generar
para abrir la
ventana Generate que se muestra en la Figura 9-12.
Figura 9-12: Ventana Generate
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9
XL Reporter
Escriba un nombre para el informe que sea lo más descriptivo posible. Este nombre aparecerá en el
menú de SAP Business One, por lo que es necesario que sea descriptivo, como por ejemplo
“Pedidos de cliente por empleado de ventas.” La opción para trabajar con esta consulta como
definición de informe, Edit Definition, está seleccionada de forma predeterminada. La otra opción,
Generate Report, crea una sola copia de este informe (en otras palabras, una tarta en vez de una
receta que se puede volver a utilizar). Marque Use Excel Template y haga clic en OK.
Sugerencia de formato en Report Composer. Su consultor de implementación puede
proporcionarle una plantilla de Microsoft Excel que esté personalizada para su empresa. Abra la
plantilla en Microsoft Excel y guárdela como una plantilla para poder utilizarla con XL Reporter.
XL Reporter abre una ventana donde puede seleccionar una plantilla de Microsoft Excel que puede
utilizar para dar formato al informe. Seleccione la plantilla que le ha proporcionado su consultor de
implementación y haga clic en OK para visualizar la definición de informe en Report Designer,
como se muestra en la Figura 9-13.
Figura 9-13: Interfaz de Report Designer
Si lo desea, puede hacer clic en el icono para generar informes
situado en la barra de
herramientas de Report Designer para crear una copia del informe en Microsoft Excel.
181
9
XL Reporter
Describiremos Report Designer y sus ventajas más adelante en este capítulo. Ahora, cierre Microsoft
Excel haciendo clic en Yes para guardar la definición de informe.
A continuación, vaya a Report Organizer haciendo clic en el icono de fichero de la barra de
herramientas de Report Composer. El informe que hemos creado aparece ahora en Report Organizar,
tal como se muestra en la Figura 9-14.
Figura 9-14: Definición de informe que aparece en Report Organizer
Adición del informe al menú principal de SAP Business One
Ahora queremos añadir el informe de pedidos de cliente por empleado de ventas al menú principal
de SAP Business One. Nos gustaría que apareciese en el módulo Sales-A/R, así que arrastraremos la
definición de informe a esa carpeta de ficheros.
Seleccione File
Update SAP Business One Main Menu. De este modo añadimos el nuevo
informe al menú principal de SAP Business One. Ahora volvamos a SAP Business One para
comprobarlo. Vaya a Main Menu
Sales - A/R
Sales Reports y desplácese hasta la parte
inferior de la lista para ver el informe que hemos creado. Las definiciones del informe creado con XL
Reporter empiezan por XL, así que el informe se llamará XL – Pedidos de cliente por empleado
de ventas (Sales orders by Sales Employee), tal como se muestra en la Figura 9-15. Es posible
que vea otras definiciones de informe de muestra que puede ejecutar y, si lo desea,
personalizar en Report Designer.
182
9
XL Reporter
Figura 9-15: Definición de informe como opción del Main Menu de SAP Business One
Ampliación de los conocimientos de XL
Reporter con Report Designer
A medida que mejoran sus conocimientos de XL Reporter, puede crear paneles como el que se
muestra en la Figura 9-16. Si se fija en Report Designer, quizá se dé cuenta de que Report
Composer ofrecía una vista simplificada del panel Advanced Report Builder de la ventana
Dimension Lookup que utilizamos en el tutorial. Los conocimientos que adquirió al utilizar Report
Composer le serán útiles para aprender a usar las numerosas funciones de Report Designer, que
incluyen:
Creación de fórmulas y parámetros personalizados
Diseño de presentaciones que muestran los datos visualmente, lo cual ofrece una visión
de conjunto a los responsables de la toma decisiones
Optimización de las características y funciones de Excel a la vez que se exploran los
datos productivos de SAP Business One
183
9
XL Reporter
Figura 9-16: Panel creado en Report Designer
Cuando utiliza XL Reporter dispone de una ayuda en línea con sólo hacer un clic. Para obtener
información más pormenorizada, la mejor fuente para mejorar su conocimiento de XL Reporter, o
cualquier aspecto de SAP Business One, es el portal de clientes de SAP Business One en la
http://service.sap.com/smb/sbocustomer. Allí encontrará la siguiente información:
Definiciones de informes que puede descargar y personalizar
Guías “How-to” que proporcionan instrucciones de tutorial para crear informes
concretos y útiles en Report Designer
Cursos de e-learning, presentaciones grabadas y demostraciones de Adobe Flash
Una amplia gama de documentación
Información sobre formación presencial
184
10
Creación de documentos,
autorizaciones y aprobaciones
Visión general de las funciones de creación de documentos
Autorizaciones, procedimientos de aprobación y borradores de
documentos
Aceleración de la creación de documentos con asistentes
En este capítulo se examinan las funciones de creación de documentos como por ejemplo los
borradores de documentos, la creación de documentos a partir de otros y la creación masiva de
documentos. Estos son los tres modos con los que SAP® Business One ayuda a los usuarios a
acelerar y automatizar el proceso de creación de documentos. Al combinar autorizaciones y
aprobaciones con funciones de creación de documentos, la aplicación proporciona un poderoso
conjunto de herramientas para que los usuarios realicen sólo las tareas que son adecuadas para su
nivel de responsabilidad y autoridad.
Visión general de las funciones de creación
de documentos
Las funciones de creación de documentos de SAP Business One facilitan todo lo posible las
tareas repetitivas, de forma que con poco esfuerzo y trabajo sistematizado puede crear
rápidamente los documentos que necesite. Puesto que la creación de documentos es una
actividad central de SAP Business One, existen diferentes métodos para actuar en las diferentes
situaciones en las que se encuentran los usuarios. En las dos figuras siguientes se muestran los dos
modos más comunes de crear documentos manualmente y de forma individual: con el modo de
adición o utilizando un borrador de un documento existente.
Al desplazarse por el menú principal, el documento suele abrirse en modo Adición. Cuando busque
documentos o se desplace por ellos, puede entrar en el modo Adición pulsando Ctrl + A o haciendo
clic en el icono del modo Adición (consulte la Figura 10-1). En el modo Adición, aparece el botón
185
10
Creación de documentos, autorizaciones y aprobaciones
Add en la parte inferior izquierda de la pantalla. Una vez introducidos los datos, puede contabilizar el
documento o añadir datos maestros haciendo clic en el botón Add.
Figura 10-1: Creación de documentos utilizando el modo Adición
En lugar de hacer clic en el botón Add, puede utilizar el menú File para guardar documentos como
borradores, como se muestra en la Figura 10-2. Un documento guardado como borrador se puede
utilizar como plantilla para crear documentos similares las veces que desee. Los borradores de
documentos también se utilizan para almacenar documentos que avanzan en un procedimiento de
aprobación.
186
10
Figura 10-2: Utilización de borradores de documentos para crear documentos
Estos dos métodos de creación de documentos son directos y consisten en el proceso habitual de
rellenar y guardar un formulario.
Además de admitir la creación manual de documentos, SAP Business One ofrece dos asistentes para
la creación de documentos: el asistente de obtención de documentos y el asistente de creación de
documentos, que se explican con más detalle posteriormente en este capítulo.
Autorizaciones, procedimientos de
aprobación y borradores de documentos
Los procedimientos de aprobación y las autorizaciones son dos aspectos de definición de roles en
SAP Business One. Al conceder y limitar las autorizaciones de un usuario concreto, usted determina
a qué funciones puede acceder el usuario y qué acciones puede realizar. Los procedimientos de
aprobación proporcionan al administrador un modo de ajustar lo que puede hacer cada usuario.
Quizá se pregunte qué relación existe entre autorizaciones, procedimientos de aprobación y creación
de documentos. Todas estas características se pueden combinar; por ejemplo, un comercial puede
crear pedidos de cliente y conceder porcentajes de descuento específicos. Como administrador, usted
puede ajustar esta autorización de forma que el comercial pueda crear pedidos de cliente hasta un
importe determinado. También puede configurar procedimientos de aprobación de forma que el
187
10
responsable del comercial tenga que aprobar los pedidos de cliente que superen un determinado
porcentaje de descuento.
Autorizaciones de usuarios
El proceso de configuración de autorizaciones en SAP Business One es parecido a entregar una serie
de claves que permiten acceder a ciertas características y funciones. Las autorizaciones permiten o
impiden que determinados usuarios o grupos de usuarios realicen funciones como:
Crear ciertos tipos de documentos
Ver o gestionar determinados tipos de datos
Crear cuentas de usuario
Establecer permisos para otros usuarios
Acceder a funciones del menú principal
Las autorizaciones utilizan el modelo organizativo de su empresa para que el acceso pueda estar
controlado por el nivel directivo de un miembro del personal. Las autorizaciones se pueden copiar de
un usuario a otro y se realiza un seguimiento de todos los cambios que se efectúan en las mismas.
El mecanismo de autorización de SAP Business One proporciona un control restringido de las
funciones de la aplicación a las que puede acceder cada usuario. Como se muestra en la Figura 103, en la ventana Authorizations (que se abre al seleccionar Administration
Authorizations) se recopila una lista de usuarios y una lista de todas las funciones disponibles en
cada módulo de SAP Business One.
188
10
Figura 10-3: Ventana Authorizations
Cada módulo incluye una lista de las funciones disponibles y el acceso a los datos que se puede
conceder o denegar a cada usuario. Esta ventana proporciona parámetros adicionales para descuentos
máximos, salidas de caja y la utilización del cifrado.
Recomendación sobre el portal. Para conocer información detallada sobre las autorizaciones de
usuario puede consultar la guía “Cómo definir autorizaciones” disponible en
http://service.sap.com/smb/sbocustomer.
189
10
Procedimientos de aprobación
Los procedimientos de aprobación de SAP Business One son una recopilación de potentes
mecanismos para controlar qué puede hacer cada persona y a quién se le debe solicitar la
concesión de excepciones. Los procedimientos de aprobación implican el establecimiento de
límites de tamaño y naturaleza de las transacciones empresariales que cada usuario está autorizado a
ejecutar. Cuando alguien intenta contabilizar un documento que supera el límite establecido en los
procedimientos de aprobación, este documento se guarda de forma automática como borrador
durante el proceso de aprobación.
SAP Business One admite umbrales para aprobaciones, fases de aprobaciones y un mecanismo
con fines generales que puede someter a aprobación a casi cualquier tipo de documento. Cuando
un documento avanza por el proceso de aprobación, se guarda como borrador hasta que se concede la
aprobación y entonces la persona que inició el documento puede contabilizarlo.
Las aprobaciones tienen dos dimensiones:
Los umbrales de aprobación, que son criterios por encima o por debajo de las
aprobaciones y son necesarios para varias categorías de documentos.
Las fases de aprobación, que son los pasos que sigue una aprobación desde la persona
que creó la solicitud hasta una o varias personas que deben aprobar el trabajo
El mejor modo para comprender cómo funcionan las aprobaciones es con un ejemplo. Imaginemos
que Fred, el responsable de un departamento encargado de realizar pedidos de material de oficina,
tiene un límite de 1.000 dólares por pedido de compras. Un día, para preparar una gran reunión,
Fred tiene que realizar un pedido por un importe de material de oficina muy superior al normal. El
pedido de compras asciende a 2.000 dólares. Cuando Fred intenta añadir ese pedido de compras
recibe un mensaje que le indica que necesita una aprobación y que ya se ha solicitado. El pedido de
compras no se ha añadido, pero se ha guardado como borrador y se envía un mensaje al responsable
de Fred. Si el responsable de Fred concede la aprobación, Fred podrá añadir el pedido de compras.
En la Figura 10-4 se muestran los pasos del proceso de aprobación.
190
10
Figura 10-4: Pasos del proceso de aprobación
SAP Business One implementa el proceso descrito en el ejemplo mediante plantillas de aprobación
a las que se puede acceder a través del menú principal seleccionando Administration
Procedures
Approval
Approval Templates.
191
10
Las plantillas de aprobación incluyen cuatro tipos de información:
En la pestaña Originator se especifican los usuarios a los que se aplica el
procedimiento de aprobación. El responsable del departamento del ejemplo debería
aparecer aquí.
En la pestaña Documents se indican los documentos que necesitan aprobación.
Siguiendo el ejemplo anterior, el pedido de compras estaría especificado aquí.
En la pestaña Stages se definen las fases de la aprobación. En nuestro ejemplo, habría
una fase creada para la aprobación del responsable.
En la pestaña Terms (que se muestra en la Figura 10-5) se establecen umbrales que
pueden iniciar una aprobación. Aquí es donde se fijaría el umbral de 1.000 dólares.
Se puede especificar un nombre para las plantillas (la plantilla de la Figura 10-5 se denomina
PO_APPROVAL). La casilla de verificación Active (situada a la derecha del campo Name) debe
estar marcada para que se aplique la plantilla de aprobación. Las plantillas de aprobación pueden
regir parámetros muy diversos; por ejemplo, en la Figura 10-5 se muestra una norma que requiere
una aprobación para un pedido por valor de más de 1.000 dólares.
Figura 10-5: Pestaña Terms de Approval Templates – ventana Setup
192
10
Recordatorio sobre creación de informes de aprobación. Hay dos informes clave para la
utilización diaria de las aprobaciones. El informe de estado de la aprobación muestra el estado de
la solicitud de aprobación a las personas que la iniciaron. El informe de decisión de la aprobación
muestra a los autorizadores todos los documentos que están pendientes de aprobación. Ambos
informes son opciones que se encuentran en Administration
Approval Procedures.
Con plantillas de aprobaciones configuradas correctamente, las aprobaciones se gestionan como se
indica a continuación. Cuando un usuario crea un documento que necesita ser aprobado, SAP
Business One envía un mensaje a la persona responsable de aprobar el documento (puede ser
necesaria una cadena de aprobaciones). La persona que autoriza puede aprobar o rechazar el
documento utilizando la ventana Messages/Alert Overview (mostrada en la Figura 10-6). Si tiene
avisos pendientes, esta ventana aparecerá cuando inicie la sesión en SAP Business One. Esta ventana
también puede aparecer cuando esté en la aplicación, dependiendo de la configuración que haya
realizado el administrador del sistema en Administration
Alerts Management.
Figura 10-6: Ventana Messages/Alert Overview
En la ventana Messages/Alert Overview se muestra información sobre el documento que está
pendiente de aprobación; las personas responsables de la autorización pueden consultar
rápidamente los documentos que requieren su aprobación haciendo clic en las flechas de
navegación naranja. Estas personas pueden añadir comentarios que aclaren los motivos de sus
decisiones.
193
10
Independientemente del resultado, en cuanto una persona responsable de la autorización realiza una
acción en un documento, SAP Business One envía un mensaje a la persona que creó el documento y
este mensaje se muestra en la ventana Messages/Alert Overview de ese usuario.
Si el documento está aprobado, la persona que lo creó puede convertir el borrador aprobado en un
documento directamente desde la ventana Messages/Alert Overview, si así lo desea.
Si la persona responsable de la autorización no aprueba el documento, la persona que lo creó también
recibe un mensaje que le informa al respecto. Como cabe esperar, en este caso el borrador no se
puede convertir en un documento normal.
Creación manual de borradores de documentos
Los procedimientos de aprobación crean borradores de documentos de forma automática. Por
diversos motivos, también es posible crear borradores de documentos manualmente. Esto puede ser
necesario cuando un documento sólo se ha rellenado parcialmente y quiere completarse más tarde. O
si alguien sabe cómo rellenar parte del documento pero necesita ayuda para acabar otra parte. Los
borradores de documentos también se pueden utilizar como plantillas de documentos que se deben
rellenar varias veces con pocos cambios.
La creación manual de borradores de documentos en SAP Business One es simple y directa. Los
borradores de documentos se pueden crear para documentos de ventas y de compras. Cuando se
crean documentos en estas dos áreas, aparecerá activada la opción de menú Save as Draft en el menú
File (Figura 10-7).
Figura 10-7: Menú File para crear borradores de documentos
194
10
Si guarda un documento como borrador, queda disponible para ser utilizado posteriormente. El
siguiente paso para utilizar un borrador de documento es buscar los borradores existentes y, a
continuación, elegir uno como base para crear un documento nuevo; este proceso se resume en la
Figura 10-8.
Figura 10-8: Buscar borradores de documentos
Después de abrir el borrador del documento, puede ajustar la información y volver a guardarlo como
borrador o como documento normal.
A continuación se muestran otros ejemplos de modos habituales de trabajar con los borradores de
documentos además de los que se han mencionado hasta ahora:
Crear plantillas para documentos periódicos
Guardar el trabajo para que lo utilicen otros miembros del personal
Capturar información para un documento que no está autorizado a aprobar
Guardar el trabajo en curso para retomarlo más tarde
195
10
Los borradores de documentos se pueden borrar del informe Document Draft (consulte la Figura 108) haciendo clic con el botón derecho sobre el borrador y seleccionando Remove del menú
contextual. Si añade un documento utilizando un borrador, éste no se borra automáticamente. Lo
puede borrar cuando ya no lo necesite. Los usuarios pueden guardar sus propios borradores y utilizar
los que creen otros usuarios.
Aceleración de la creación de documentos
con asistentes
SAP Business One ofrece dos asistentes para automatizar la creación de documentos El asistente de
obtención de documentos le orienta por el proceso de creación de un documento nuevo utilizando
información procedente de uno o varios documentos como punto de partida. La copia automatizada a
y desde documentos en documentos nuevos ahorra tiempo y reduce los errores. Por ejemplo, envía
una oferta para un lote de productos y, después de hablar con el cliente, se da cuenta de que las
cantidades solicitadas han cambiado en varios artículos y uno de ellos ya no figura en el pedido. La
ventaja es que no tiene que volver a introducir los datos de la oferta en un pedido de cliente; puede
copiar la oferta en un pedido o copiar el pedido de una o varias ofertas. De este modo, SAP Business
One le ayuda a ahorrar tiempo y a evitar errores.
El asistente de creación de documentos crea de forma automática varios documentos de ventas
nuevos utilizando otros documentos de ventas como punto de partida. De este modo, por ejemplo,
todos los pedidos recogidos en un centro de atención telefónica se pueden convertir en notas de
entrega a la vez, de forma que dichos productos se pueden registrar como enviados desde el almacén.
O, si un pedido de cliente contiene artículos que se van a enviar a dos puntos, se pueden crear dos
notas de entrega para un pedido de ventas. Ambos asistentes se explican en las secciones siguientes.
Asistente de obtención de documentos
El asistente de obtención de documentos le ayuda a crear un documento nuevo a partir de uno
existente orientándole paso a paso a través del proceso y asesorándole al mismo tiempo. El asistente
está disponible para la mayoría de los documentos de los módulos de ventas y compras. Para
empezar proceso, puede crear una versión en blanco del documento. Por ejemplo, después de abrir
un pedido de cliente en blanco y especificar el cliente pertinente, ejecute el asistente haciendo clic
en el botón Copy From situado en la esquina inferior derecha de la ventana (consulte la Figura 109).
196
10
Elija el documento que desea utilizar para crear un documento nuevo en la lista de ofertas de ventas
seleccionables que se muestra. Se pueden utilizar varias ofertas de ventas en la creación de un nuevo
pedido de ventas.
Al elegir un documento se ejecuta el asistente de obtención de documentos, el cual le ofrece varias
opciones para personalizar y modificar los datos de acuerdo con el documento que se esté creando y
los documentos de origen utilizados para crearlo. Por ejemplo, puede decidir si desea utilizar el tipo
de cambio de cuando se creó la oferta de ventas o el tipo de cambio vigente que se actualiza día a día
en la tabla de tipos de cambio.
Figura 10-9: Inicio del asistente de obtención de documentos
Tal como se muestra en la Figura 10-10, puede optar por personalizar los datos a nivel de artículos:
aquí puede modificarlo prácticamente todo. Puede borrar filas, cambiar cantidades, modificar precios,
incluir descuentos, etc.
197
10
Figura 10-10: Utilización del asistente para crear un pedido de cliente
El pedido de cliente recién creado tiene una nota que se crea automáticamente que indica qué oferta
u ofertas de ventas se han utilizado para crearlo. También es posible determinar el documento base a
partir del cual se ha creado un documento o el documento de destino creado a partir de un
documento base utilizando dos iconos de la barra de herramientas. Cuando se abre un documento
haciendo clic en el icono del documento base
aparece una lista de documentos que se utilizaron
como base del documento actual. Al hacer clic en el icono documento de destino
aparece el
último documento de destino creado utilizando como base el documento que esté abierto en
ese momento. Este modo de buscar documentos base y destino también funciona en el nivel de fila
de artículos específicos. Si marca una fila concreta y a continuación hace clic en los iconos de
documentos base o destino, puede ver el documento que fue base o destino de esa fila.
Asistente de creación de documentos
El asistente de creación de documentos automatiza el proceso de creación de documentos utilizados
en el proceso de ventas y suministro de SAP Business One. Cuando utilice el asistente, puede decidir
si crea documentos de destino como notas de entrega o facturas de forma automática utilizando
pedidos de cliente, entregas, devoluciones o facturas de deudores como base. El asistente de creación
de documentos está destinado a empresas que producen lotes de facturas o notas de entrega una vez
al día o una vez por semana.
198
10
Recordatorio sobre copias de seguridad. El asistente de creación de documentos puede
crear decenas o cientos de documentos de cada vez, muchos de los cuales tienen un impacto
significativo en la contabilidad y son difíciles de anular. Por este motivo, debe utilizar este
asistente con cuidado y, generalmente, sólo después de haber realizado una copia de seguridad
de toda la base de datos. De este modo, la recuperación tras una acción equivocada se limita a
restaurar la base de datos, en lugar de deshacer cientos de asientos de diario. Otra forma de
trabajar de modo seguro con la creación de documentos es configurar el asistente para crear un
borrador de documento que le permita ejecutar el asistente y ver si todo funciona correctamente
antes de contabilizar los documentos.
Dada su utilidad, normalmente su consultor de implementación le enseñará a utilizar el asistente de
creación de documentos. En esta sección se ofrece un resumen de los principales pasos de la
utilización del asistente de creación de documentos.
El asistente, que se inicia desde el módulo de ventas – cuentas de deudores, se abre con una pantalla
de bienvenida a la que sigue otra para el paso 1, que le permite recuperar un conjunto de
parámetros definidos guardados para una ejecución de creación de documentos. La pantalla del
paso 2 del asistente se muestra en la Figura 10-11.
Figura 10-11: Parámetros de documentos de destino
199
10
Los parámetros de documentos de destino que se muestran en esta figura le permiten controlar el tipo
de documento que está creando (pedidos de cliente, notas de entrega, devoluciones o facturas) y
personalizar otras partes del documento.
En el paso 3 del asistente puede especificar qué documentos se utilizan como documentos base para
la creación de documentos. Igual que ocurría con el asistente de obtención de documentos, este
asistente le permite seleccionar documentos para utilizarlos en la creación de otros nuevos. En la
Figura 10-12 se muestra la pantalla que se utiliza para seleccionar los documentos base.
Figura 10-12: Selección de documentos de base
Una de las más potentes funciones del asistente de creación de documentos es su forma de
comprender qué documento tiene una autoridad mayor. Por ejemplo, si un pedido de cliente se creó a
partir de una oferta de ventas y tanto el pedido como la oferta están incluidos como documentos
base, el asistente de creación de documentos omite la oferta de ventas porque el pedido de cliente
200
10
prevalece sobre ella. También se pueden utilizar los iconos de documentos base y destino para
buscar documentos base y destino que se crearon con el asistente de creación de documentos.
En el paso 4 del asistente, debe seleccionar si quiere consolidar documentos y cómo quiere hacerlo,
ya que se puede hacer por nombre de envío, condiciones de pago, método de pago o criterios
personalizados. En el paso 5, elija clientes específicos para los que deben crearse documentos en la
ejecución. En el paso 6 se especifica qué debe ocurrir si faltan datos o existen errores de contabilidad
o inventario al crear los documentos. Las opciones son saltar al documento siguiente, al cliente
siguiente u obtener una confirmación de forma interactiva.
En el paso 7 puede guardar los parámetros para la ejecución utilizando el nombre y la descripción,
iniciar la ejecución o ambas cosas. Antes de iniciar la ejecución, la aplicación le recuerda que debe
tener una copia de seguridad actual. En el paso 8, el asistente es un listado de los documentos que se
han creado, junto con cualquier mensaje de error que se pueda haber generado.
Aunque este resumen ofrece una buena descripción de lo que puede hacer el asistente de creación de
documentos, se recomienda solicitar la ayuda de su consultor de implementación o realizar
numerosos ensayos en un entorno de prueba antes de utilizar esta función en producción. Su gran
potencia va acompañada de una gran responsabilidad.
201
A
Selección de accesos directos de
teclado
En este apéndice se han recopilado accesos directos de teclado prácticos que acelerarán su eficacia al
trabajar con SAP® Business One. Quizás le resulte útil tener una copia de este apéndice cerca del
teclado para consultarlo fácilmente.
Accesos directos generales
Tarea
Acceso directo
Visualizar el menú principal de SAP Business One
Imprimir el documento o registro actual
Visualizar un diario de transacciones
Salir de SAP Business One
Deshacer
Volver a hacer
Cortar
Copiar
Pegar
Ctrl + 0 (cero, no la letra O)
Ctrl + P
Ctrl + J
Ctrl + Q
Ctrl + Z
Ctrl + May. + Z
Ctrl + X
Ctrl + C
Ctrl + V
Escribir letras en el campo
nombre o descripción *
Tabulador
Mantener pulsado Ctrl y
hacer clic en los artículos que
desee
Ctrl + May. + U
Ctrl + flecha derecha
Ctrl + flecha izquierda
Buscar clientes o artículos que comiencen por una letra
concreta
Seleccionar varios artículos
Ver campos definidos por el usuario
Ver el registro o documento siguiente
Ver el registro o documento anterior
Pasar al modo Adición (si se visualiza un documento o
datos maestros, se abre un documento en blanco o una
pantalla de datos maestros)
Pasar al modo Buscar
Cambiar un nombre de campo
Especificar la fecha actual en el campo de fecha
Especificar una fecha del mes actual
Especificar una fecha del año actual
Cerrar todas la ventanas salvo el menú principal de SAP
Business One
Ctrl + A
Ctrl + F
Ctrl y doble clic en el nombre
de campo
* y tabulador
Día del mes y tabulador
Día, mes y tabulador
May. y hacer clic en la X de
la esquina superior derecha
de la ventana
202
A
Selección de accesos directos de teclado
Accesos directos de tabla
Tarea
Acceso directo
Añadir una fila
Duplicar una fila
Eliminar una fila
Ctrl + I
Ctrl + M
Ctrl + K
Doble clic sobre la cabecera
de la columna
Alt + doble clic sobre la
cabecera de la columna
Ctrl + L
Ctrl + H
Ctrl + E
Ordenar la tabla por columnas en orden ascendente
Ordenar la tabla por columnas en orden descendente
Mostrar información detallada sobre una fila
Ir a la primera fila
Ir a la última fila
Accesos directos en documentos de
compras y de ventas
Tarea
Acceso directo
Calcular el beneficio bruto
Especificar un método de pago
Ctrl + G
Ctrl + Y
Calcular el volumen y el peso
Ctrl + W
Abrir documento base
Abrir documento de destino
Ir al campo de código de interlocutor comercial
Ir al campo Remarks
Ctrl + N
Ctrl + T
Ctrl + U
Ctrl + R
Ctrl + Tabulador en el
campo Item Quantity
Ctrl + tabulador en el
campo Item Price
Ctrl + tabulador en el
campo Item No.
Después de hacer clic en el
icono de bolsa de dinero para
especificar un pago entrante,
pulse Ctrl + B para copiar el
importe en el documento
Elegir un número de serie para un artículo
Comprobar los últimos precios
Visualizar artículos alternativos
Copiar un importe al especificar un pago
203
Configuración de interlocutor
comercial y artículo
B
En las tablas siguientes se muestran los requisitos previos para la configuración de interlocutores
comerciales y datos sobre artículos. Esta información es especialmente relevante cuanto se utiliza la
herramienta DTW (Data Transfer Workbench) para la transferencia de datos.
Aunque la mayor parte de los elementos de datos no son obligatorios, si los ha definido, puede
configurarlos desde el inicio y sacar partido a toda la información que posee sobre interlocutores
comerciales y artículos para crear las vistas más completas que sea posible con esta información.
Estas tablas incluyen todos los elementos de datos de configuración básicos que se pueden añadir a
cada registro de datos maestros. Los elementos críticos se marcan como “S” de recomendado
(Suggested) o “M” de obligatorio (Mandatory).
Requisitos previos de configuración de
datos maestros sobre interlocutores
comerciales
Recomendado
Elemento de datos
u obligatorio
S
S
S
S
M
S
Grupo de clientes o proveedores
Clase de expedición
Empleado de ventas
Territorio de ventas
Códigos de estado o provincia de todos los estados o provincias que no
pertenezcan a Estados Unidos
Condiciones de pago
Tipo de tarjeta de crédito
Métodos de pago (al menos uno de entrada y otro de salida)
Cuenta de control de acreedores o deudores
Lista de precios
Cuentas de banco propio
Código del IVA
Propiedades de clientes o proveedores
204
B
Configuración de interlocutor comercial y artículo
Requisitos previos de configuración de
datos maestros sobre artículos
Recomendado
Elemento de datos
u obligatorio
M
S
M
Cuenta de mayor (pestaña Inventory)
Grupo de artículos
Clase de expedición
Fabricante
Proveedor preferido (se deben haber añadido primero los proveedores)
Almacén (sólo para artículos de inventario)
Varios pedidos
Propiedades de artículos
Lista de precios
205

SAP Business One

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