Presentación completa - Pemex Gas y Petroquímica Básica

Documentos Pemex Gas
N° 2007-04
Modernización e impacto del proceso
de suministros en Pemex Gas
Febrero, 2007
8º Congreso y Expo Internacional de Ductos
RESUMEN
Etapa 1.- En esta etapa se contemplan dos
Escenarios básicos:
Escenario 1 es el escenario en el que se da la
generación y tratamiento de órdenes de
surtimiento al amparo de contratos abiertos,
previamente formalizados para su alta en el
sistema y el;
Escenario 2 que es el escenario en el que se
formalizan electrónicamente contratos por marca
determinada
A finales del 2002, Pemex Gas y Petroquímica
Básica (PGPB) a través de la Gerencia de
Recursos Materiales (GRM) dueño del proceso
de suministro, inicia los trabajos para la
implantación del SRM de SAP como una
estrategia en la solución de negocios y
reingeniería de su proceso de suministro.
Cabe señalar también que esta iniciativa es una
de las primeras en implantarse y forma parte
integral del gran macroproyecto denominado
“Transformación e Innovación de la Cadena de
Valor” TICV.
La Gerencia de Recursos Materiales aprovecho
la modalidad de Rampop para la implantación
del SRM que en ese entonces ofreció SAP,
siendo con ello PGPB la primera empresa en
América Latina en utilizar esta innovación, SRM
es en si la evolución al ambiente Web del
sistema de suministros de SAP/R3 tradicional.
Durante el rediseño del nuevo proceso de
suministros, se analizaron todas las etapas del
proceso que estaban vigentes y se fueron
eliminando todas aquellas actividades que no
agregaban valor al proceso de suministro.
Etapa 2.- Se contempla un Escenario 3 en el
que se prevé el despliegue de los procesos de
adquisición de bienes y contratación de servicios
contemplados en la Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios del Sector Público,
mediante presentación de ofertas electrónicas y
esquemas de colaboración, evaluación y
desarrollo de proveedores.
PGPB tuvo la visión de transformar su proceso
de suministro, incorporando las prácticas de
negocio internacionales, con la implantación de
un Mercado Electrónico basado en SRM de
SAP.
Con la implantación de esta solución, Pemex
Gas se constituye en una de las empresas a
nivel mundial en habilitar todos los componentes
de la solución de negocios SRM, logrando con
ello optimizar el ciclo de suministro, en un
ambiente de colaboración abierto y transparente
y con tecnología de vanguardia.
Actividades que internamente PGPB, se había
impuesto para tener un mayor control, pero que
sin embargo hacían mas burocrático el proceso
al tener un mayor número de actividades y
requisitos adicionales a los que marca la Ley.
El propósito de este trabajo es compartir la
experiencia de una implantación de una solución
de negocios innovadora, en la gestión de
suministro en la paraestatal más importante de
América Latina.
Pemex Gas planeo en dos etapas ó fases la
migración de todos sus procesos en materia de
adquisición de bienes y contratación de servicios
proceso de suministros de SAP/R3 a la solución
de negocios SRM, que son:
2
º
de Ductos
al8 Congreso
SRM, así y Expo
como Internacional
la habilitación
de los
proveedores estratégicos, para la migración
progresiva.
INTRODUCCION
Para la reingeniería del proceso de suministros
de Pemex Gas se inicio con la revisión de todas
las actividades que involucraba el proceso en su
momento.
Se identificaron las necesidades actuales del
usuario final y, se analizaron los procesos y
fuentes de información de las área involucradas
con el proceso, se tuvieron innumerables
sesiones de trabajo de análisis, se propuso el
nuevo esquema de compras, mismo que se
valido con las diversas áreas involucradas con el
proceso de suministro, tales como finanzas,
tesorería, almacenes y finalmente elaboró un
prototipo de la primera etapa del proyecto que
se presento en forma esquemática, mismo que
se presento a en el tercer bimestre del 2003, se
tuvo la autorización y se realizó la logística y las
pruebas necesarias para realizar un proceso
completo en el sistema en un ambiente de
pruebas, se realizó la presentación en este
ambiente de un proceso completo del prototipo
el cual nuestras autoridades aprobaron y con
ello se dió inicio a la formalización para construir
el ambiente productivo.
A finales del primer cuatrimestre del 2004, entra
en ambiente productivo la Segunda Etapa del
proyecto, que consta de un escenario y
contempla el despliegue de los procesos ó
esquemas siguientes:
Escenario 3: 1).- Las adquisiciones de bienes y
servicios a través de los procesos de
adjudicación directa por monto máximo, de
invitación a cuando menos tres personas y de
licitación pública mediante la presentación de
ofertas electrónicas; 2).- La implantación del
Cockpit de suministro que contribuirá, entre
otros aspectos a: realizar la selección de los
mejores proveedores; la evaluación estratégica
del mercado; la negociación de contratos de
largo plazo y la planeación y agregación de
requerimientos. 3).- La evaluación y desarrollo
de proveedores, con base en el cumplimiento de
las condiciones contractuales y la percepción del
usuario final; El análisis de gasto, inteligencia de
mercado y administración electrónica de
contratos. 4).- La notificación del aviso de
entrega en tiempo real del proveedor al usuario;
y 5).- La recepción y revisión electrónica de
facturas.
En julio del 2003 entra en ambiente productivo la
Primera Etapa del proyecto, con el:
Escenario 1: Que consiste en el envió y
formalización electrónica de órdenes de
surtimiento generadas al amparo de contratos
abiertos, adjudicados como resultado de un
proceso de contratación establecido en la ley en
la materia.
Con el inicio del escenario 3, en esta etapa del
proyecto, fue necesario definir la etapa de
implantación, para lo cual se definieron diversas
estrategias con el objeto de llevar a cabo la
migración progresiva, del proceso de suministro
tradicional de SAP/R3 al SRM.
Y Escenario 2: Que consiste en la formalización
electrónica de contratos que deriven de
adjudicaciones directas, al amparo de los
artículos 41 y 42 de la ley en la materia, con
base en Catálogos Electrónicos previamente
convenidos con los proveedores habilitados.
Paralelamente con la implantación se define la
estrategia de migración de los contratos abiertos
NOMENCLATURA
PGPB: Pemex Gas y Petroquímica Básica
GRM: Gerencia de Recursos Materiales
SAP/R3: Solution Application Products /
Release 3
3
Rampop: Modalidad de implantación de SAP,
previo a la liberación en el
mercado, como una solución de
negocios.
SRM: Supplier RelationShip Management
BugsEye: Componente SRM de búsqueda del
catálogo.
eMerge: Componente SRM del catálogo que
administra la información del
proveedor y del catálogo.
EBP:
Enterprise
Buyer
Profesional,
componente central de SRM.
Bidding Engine: Componente SRM, que inicia
proceso de compras cuando no se
tiene fuente de aprovisionamiento.
BW: Bisness Warehouse, componente SRM,
para
análisis
y
explotación
de
información.
cFolders:
Expediente
electrónico
de
compras.
SUS: Supplier Self-Service, componente
SRM, que permite al proveedor el
acceso al sistema para tratamiento
e intercambio de documentos.
XI: Exchange Infraestructure, componente
SRM que permite la colaboración y
extiende la integración con otras
entidades dentro y fuera de la
empresa.
Sourcing Cokpit: Componente SRM, que
posibilita la agregación de la
demanda y por lo tanto definir el
tipo de procedimiento de compra.
Líneas de negocio de PGPB: Transporte por
Ductos; Producción (Complejos
Procesadores de Gas); Terminales
de Gas Licuado.
º
(personal
del yCentro
Competencia),
así como
8
Congreso
Expo de
Internacional
de Ductos
un equipo de trabajo multidisciplinario que se
encargara de implantar el nuevo esquema de
compras (SRM), así como del rediseño del
proceso de suministro utilizando la solución de
negocios SRM. En primer lugar se tuvo al grupo
de consultores de SAP (Alemanes en su
mayoría), que se encargaron en primer lugar de
entender la logística y marco normativo vigente
en su momento de nuestro proceso de
suministro en su momento, los consultores de
SAP también conformados por especialidad
tales como: Catálogos Electrónicos; BugsEye; eMerge; EBP; Bidding Engine; BW; cFolders;
SUS; XI; Sourcing Cokpit; GRM por su parte
como dueño del proceso de suministro de
PGPB, integró a un equipo de compradores
especialistas en la adquisición de bienes y
contratación de servicios que con su experiencia
aportarán ideas e inquietudes, tendientes a
mejorar el proceso de suministro; otro equipo se
integro con los especialistas del centro de
competencia que tuvieron dos funciones la de
recibir directamente la transferencia del
conocimiento de configuración del software
sistema de los consultores de SAP (de acuerdo
a las necesidades de PGPB), así como la del
mantenimiento del sistema, también se
conformo otro equipo del centro de competencia
para la instalación y configuración del hardware
necesario para la operación, almacenamiento de
datos productos de la operación del sistema,
otro equipo del centro de competencia se
encargo de las comunicaciones a través del
portal de PGPB así como la interacción en las
comunicaciones externas de Pemex con los
proveedores, y finalmente se seleccionó a una
persona por cada una de las líneas de negocio
de PGPB (usuario requirente de bienes y
servicios) cuya función era de la aportar su
experiencia como usuario, primero apoyar en la
reingeriría del proceso, para eliminar actividades
que no agregaran valor al proceso de suministro
y segundo para lograr las mejoras necesarias en
el front-end del sistema, es decir definir el
DESARROLLO
La conformación de los equipos de trabajo y
organización para iniciar el proyecto SRM.
Se conforma de la plantilla de los lideres del
proyecto, por una parte del área funcional
(GRM) y por la otra parte el área técnica
4
8º Congreso y Expo Internacional de Ductos
diseño y proponer ideas para que el sistema en
la vista final sea amigable y sencillo al usuario
requirente. En la selección de este equipo se
busco también que el personal tuviera alguna
experiencia en la anterior implantación del
SAP/R3.
A continuación se muestra en forma
esquemática la conformación de la solución de
negocios en la que se visualiza la integración de
los componentes principales de SRM, así como
la forma de integración y colaboración con los
proveedores con el mercado electrónico de
PGPB.
SUS es el componente de SRM, que permite el
acceso a proveedores sin importar su
infraestructura
tecnológica,
soporta
el
intercambio de documentos, cubre el proceso
completo con el tratamiento de: Las órdenes de
compra-venta; notificación de entrega; remisión
de factura y Pago.
XI es la pieza central de la estrategia de SAP,
que facilita la colaboración a través del Web
Brouser y portal de PGPB; También posibilita la
integración con diferentes sistemas SAP y no
SAP; Así como permite la automatización de los
procesos de compra-venta.
En lo que respecta al catalogo electrónico de
SRM, es el componente que permite dar al
usuario final de Pemex, la innovación del
concepto de autoservicio de compras, al poder
acceder a catálogos de bienes (materiales y
equipos) y servicios.
5
º implanta la etapa 1 en aproximadamente 7
Se
8
Congreso y Expo Internacional de Ductos
meses tiempo record, se identifican en esta
etapa los principales retos en la implantación:
1).- La depuración de los materiales que
migrarán al nuevo ambiente de compras y que
se darán progresivamente de alta en el catálogo
electrónico del SRM, para solventar este reto se
aplico la estrategia del método de olas.
Se previó que por procedimiento los materiales
del catalogo de SRM, estén actualizados con
textos de pedido de acuerdo a estándares
internacionales y precios dicho catálogo cuenta
con diversos criterios de búsqueda amigable al
usuario y un manejo sencillo en la operación
para generar los requerimientos desde un
ambiente Web, lo asociado a la simplificación de
las actividades relacionadas con los procesos de
contratación disminuye considerablemente el
ciclo del suministro.
Método en el cual la selección de los materiales
que en primera instancia se habilitaron para su
alta fueron los que representaban un bajo
esfuerzo de implantación y una mayor
recompensa en el impacto del suministro.
Principales retos de la Etapa 1
Así mismo, para esta selección de materiales se
tomo en cuenta también el histórico de compras
de los últimos tres años de la empresa, en
cuanto a cantidad y montos contratados.
2).- La habilitación de los proveedores
estratégicos por marca con convenios con ITS,
para solventar este reto se invito directamente a
los proveedores a formar parte del Mercado
Electrónico de PGPB y se aprovecho la
coyuntura del termino del contrato entre ITS y
PGPB, para que se contemplara dentro de la
normatividad
interna
(POBALINES)
la
formalización de convenios del mercado
electrónicos con proveedores por marca
6
8º Congreso
y Expo al
Internacional
de Ductos
órdenes
de servicios
amparo de un
contrato
abierto, Servicios Variables.
Escenario 2 de Bienes: Generación de prepedidos
de
Bienes
con
fuente
de
aprovisionamiento determinada con fundamento
en los artículos 41 y 42 de la LAASSP.
Escenario 2 de Servicios: Generación de prepedidos
de
Servicios
con fuente de
aprovisionamiento determinada con fundamento
en los artículos 41 y 42 de la LAASSP.
Escenario 3 de Bienes: Generación de Cesta
de Compras de Bienes.
Escenario 3 de Servicios: Generación de
Cesta de Compras de Servicios.
determinada (incluyendo los proveedores de
ITS).
3).- La liberación de la firma electrónica, para la
formalización de contratos, para solventar este
reto se dio a la tarea de cumplir con los
requerimientos que solicito el OIC, para
garantizar los niveles de seguridad que se
requiere en la confidencialidad de la firma del
usuario (final de PGPB y proveedores) en el
sistema.
4).- Utilización de contratos abiertos, en
materiales de uso común y recurrente, para
solventar este reto se elaboro el procedimiento
para dar de alta en el sistema, los contratos
abiertos
que
ya
estaban
formalizados
previamente en SAP/R3, el reto se tiene ahora
para implementar ahora este proceso en todas
las líneas de negocio de PGPB, que no tenían
implementado este recurso. Cabe señalar que
este recurso le da a la empresa la optimización y
garantía de contar con los materiales en el
momento oportuno, y coadyuva a reducir los
niveles de inventarios de los almacenes, así
como de homologar la calidad requerida en los
materiales.
Rol Comprador Profesional:
Escenario 2 de Bienes: Formalización de prepedidos
de
bienes
con
fuente
de
aprovisionamiento determinada con fundamento
en los artículos 41 y 42 de la LAASSP.
Escenario 2 de Servicios: Formalización de
pre-pedidos de servicios con fuente de
aprovisionamiento determinada con fundamento
en los artículos 41 y 42 de la LAASSP.
Escenario 3 de Bienes: Realización de un
procedimiento de contratación de bienes
licitación pública, invitación a cuando menos tres
personas y adjudicación directa.
Principales retos de la Etapa 2
Se implanta la etapa 1 en aproximadamente 7
meses tiempo record, se identifican en esta
etapa los principales retos en la implantación:
1).- Cubrir todos los procesos de adquisición de
bienes y contratación de los servicios, para
solventar
esto se complementaron los
escenarios y se elaboraron manuales de usuario
por roles para cubrir todos los procesos de
suministro, quedando como sigue:
Rol Usuario Requirente:
Escenario 1 de Bienes: Generación de órdenes
de surtimiento al amparo de un contrato abierto.
Escenario 1 de Servicios: A).-Generación de
órdenes de servicio al amparo de un contrato
abierto, Servicios Fijos. B).- Generación de
Escenario 3 de Servicios: Realización de un
procedimiento de contratación de servicios
licitación pública, invitación a cuando menos tres
personas y adjudicación directa.
Rol Licitante-Proveedor:
a).- Aceptación de contratos y órdenes de
surtimiento de bienes con fuente de
aprovisionamiento determinada; notificación de
entrega y verificación preliminar de facturas.
b).- Escenario 1 de servicios: Aceptación de
órdenes de servicio al amparo de un contrato
abierto -servicios fijos.
7
8º Congreso y Expo Internacional de Ductos
c).- Escenario 1 de servicios: Aceptación de
órdenes de servicio al amparo de un contrato
abierto -servicios variables.
d).- Escenario 2 de servicios: Aceptación prepedidos
de
servicios
con
fuente
de
aprovisionamiento determinada, con fundamento
en los artículos 41 y 42 de la LAASSP.
e).- Escenario 3 de bienes: Preparación de
propuestas técnico-económicas y participación
en procedimientos de contratación de bienes licitación pública, invitación a cuando menos tres
personas y adjudicación directa.
En el cual la selección de los servicios que en
primera instancia se habilitaron para su alta
fueron los que representan un bajo esfuerzo de
implantación y una mayor recompensa en el
impacto del suministro.
f).- Escenario 3 de bienes: Aceptación
de
contratos de bienes resultado de procedimientos
de contratación a través de licitación pública,
invitación a cuando menos tres personas o
adjudicación directa.
3).- Interacción con la entrada en operación de
los módulos del TICV. Para ello cabe señalar
que derivado a que el SRM fue uno de los
primeros módulos del TICV en iniciar y terminar
su proceso de implantación, se tenia el reto de
actualizar las versiones del SRM, para
interactuar correctamente con las versiones de
los módulos tales como: de finanzas
(presupuestos), de materiales, Portal, etc.
g).- Escenario 3 de servicios: Preparación
de
propuestas técnico-económicas y participación
en procedimientos de contratación de servicios licitación pública, invitación a cuando menos tres
personas y adjudicación directa.
2).- La migración progresiva de los servicios de
SAP/R3 al SRM, para ello al igual que los
materiales en la Etapa 1, se aplico la estrategia
del método de olas.
4).- Las comunicaciones con externos para
recibir propuestas en los procesos concursales,
para ello se trabajo intensamente con el equipo
técnico en comunicaciones electrónicas en
ambiente Web y Portal de Pemex, especialistas
del centro de competencia y de SAP, para
garantizar los procesos concursales derivados
de una licitación pública, invitación a cuando
menos tres personas.
CONCLUSIONES:
8
1.
8º Congreso y Expo Internacional de Ductos
Pemex Gas y Petroquímica Básica
transforma su proceso de suministro,
incorporando las mejores practicas de
negocio
internacionales,
con
la
implantación de un “Mercado Electrónico
del Suministro (MES)”, basado en la
solución SRM de SAP.
Impactos en la empresa:
2.
Se incorpora el concepto de autoservicio
de compras para los usuarios finales, al
habilitar catálogos de materiales y de
servicios actualizados con estándares
internacionales y precios, que permite
tramitar
con mayor facilidad sus
requerimientos en un ambiente web, lo
que asociado a la simplificación de las
actividades relacionadas con los procesos
de
contratación
disminuye
considerablemente
el
proceso
de
suministro y se obtienen los siguientes
beneficios:
Beneficios
Se integra la innovación de agregación de
demanda por grupo de artículos.
Reducción del ciclo de suministro y eliminación
de actividades que no agregan valor al proceso.
9
8º Congreso y Expo Internacional de Ductos
Se implementa el proceso de habilitación de
proveedores para tres procesos principales, uno
para la participación en concursos electrónicos
para poder participar en licitaciones públicas e
invitaciones a cuando menos tres personas; otro
para la habilitación de proveedores por marca en
la que se pacta con un “Convenio Electrónico
Pactado CME” y una lista de materiales y
precios disponibles en el catálogo electrónico
para el usuario final y otra habilitación cuando
existe un contrato abierto previamente
formalizado y se pública en el catálogo
electrónico, habilitación necesaria para la
generación, envío y aceptación de órdenes de
surtimiento y/o órdenes de servicio al amparo de
ese contrato.
Soporte para intercambio de documentos del
proceso de suministro con usuario internos y
externos.
Se implementa el extractor de información para
manejo de información y reportes con BW.
10
Fortalecimiento
proveedores.
de
colaboración
con
8º Congreso y Expo Internacional de Ductos
los
3.
El “Mercado Electrónico para el Suministro
(MES) para PGPB”, permite una
colaboración mayor con lo proveedores y
prestadores de servicio, propiciando el
intercambio electrónico de documentos
asociados al proceso de suministro y por
consiguiente, la reducción de tiempo,
costos y errores que deberá de impactar
favorablemente los precios de los bienes y
servicios.
4.
La entrada en operación de los diferentes
escenarios de negocio se realizó en un
ambiente controlado, por lo que la
habilitación de proveedores y productos se
efectúa de una manera gradual, bajo una
estrategia bien definida, que garantice el
entendimiento adecuado de la nueva
funcionalidad y de los nuevos roles
incorporados a los procesos.
Con la implantación de esta solución,
Pemex-Gas se constituye en unas de las
primeras empresas a nivel mundial en
habilitar todos los componentes de la
solución SRM, logrando con ello optimizar
el ciclo del proceso de suministro, en un
ambiente de colaboración abierto y
transparente y con la aplicación de
tecnología de vanguardia.
Impactos del SRM en los procesos de negocio.
5.
Impacto de las comunicaciones en el proceso de
suministro en ambiente Web, innovación que
permite el acceso a proveedores sin importar su
infraestructura tecnológica.
11
6.
El reto común para ambas etapas 1 y 2 y
el logró en las mismas consistió en
modernizar el proceso de suministro con
tecnología de punta, que cumpliera con un
marco normativo vigente y al mismo
tiempo que proporcionara un proceso
transparente de acuerdo a las políticas e
iniciativas de la empresa.
7.
Adicionalmente los lideres del Proyecto
SRM tuvieron la visión e iniciativa para
implantar y certificar un sistema de gestión
de la calidad, que permitiera al “Mercado
Electrónico del Suministro de Pemex Gas”
garantizar la mejora continua en marco de
transparencia y rendición de cuentas y en
estricto apego al marco normativo vigente,
para satisfacer los requerimientos de los
clientes en las mejores condiciones
técnicas y económicas, con la mayor
oportunidad posible y aplicando practicas
internacionales en materia de suministro.
8º Congreso y Expo Internacional de Ductos
AGRADECIMIENTOS
A todo el personal técnico de las áreas de
compras, al personal técnico del centro de
competencia, al equipo de consultores de SAP
Alemania y a las áreas requirentes de PGPB,
que directa ó indirectamente facilitaron la
presentación de este proyecto.
REFERENCIAS
1.
2.
Etapa No.1, Proyecto de Implantación del
SRM, TICV, 2003-2004.
Etapa No.2, Proyecto de Implantación del
SRM, TICV, 2004.
12
Modernización e
Impacto del Proceso de
Suministro de Pemex
Gas (S.R.M.)
Octavo Congreso y Expo Internacional de Ductos
11.11.05
Contenido
I. Modelo de negocio
III. Impacto en los procesos de compra con SRM en
las lineas de negocio de PGPB.
III. Beneficios esperados
14
I. Modelo de negocio
MES de Pemex Gas
(SRM)
Proveedores
Template
del
ácatlogo
Integración de componentes de SRM
BW
Analytics
cFolders
BugsEye
e-Merge
EBP
ónActualizaci
PCW
SAP
R/3
Proceso
de
suministro
Bidding
Engine
Licitante
Sourcing
Cokpit
Compras
electrónicas
MM
FI/CO
Demanda
Proveedores
O.S.
XI
Entrega
Inventarios
SuS
 Acuse de
reci bo
Análisis
4
16
Macroproceso de Suministro
Proveedor
 Colaboración
Proceso de
Habilitación
SuS
SuS
l i i
Formalización
(,
i
(OS,
Pedido)
rii
tRequerimiento
ri
Producción
rrtTransporte
i
Recepción
i
debienes
EBP / Catálogo MM
l
Cesta de la
compra
Archivo
electrónico
de compras
MM
ii
Orden de
surtimiento
i
Pedido
l
SolPed
riliiComercialización
Admvos
i i r
y ffinancieros
i i i
Notificación
ídeenvío
lcFolders
i i i
Verificación
de
facturas y pago
Sourcing Cockpit
Bidding Engine
MM / SuS
i
Agregación de
demanda
l
(SolPed)
. i
Adj.
IInvitacióna
i i Directa
3
i i i
li
LicitaciónPública
l i i
Formalización
i
Contrato abierto
l
Contratonormal
PM -PS
FI / CO
Proceso relacionado
Módulos R/3 SAP
Sistema relacionado
Función del proceso
Verificación presupuestal
Relevos presupuestales
Pago
Afectaciones contables
BW
Abastecimiento estratégico
Evaluación de proveedores
Comparación de ofertas
rtCompranet
MDM
Depuración de datos
maestros
Publicaciones
Envío electrónico
de ofertas
Definición de escenarios en el mercado electrónico
Escenario 1 >
Envío y formalización de ÓRDENES DE SURTIMIENTO electrónicas al amparo de Contratos Abiertos.

Bienes de uso recurrente, en contratos anuales o multianuales ( sustancias químicas, equipo de
seguridad, perfiles estructurales, papelería, etc.)

Servicios fijos previamente pactados en contratos anuales o multianuales ( servicios administrativos y
generales, técnicos especializados, estudios ambientales ).

Servicios variables con base en catálogos pactados de partes y servicios en contratos anuales o
multianuales ( mantenimiento preventivo y correctivo a equipos dinámicos y estáticos, vehículos,
control distribuídos, etc).
Escenario 2 >
Envió y formalización de PEDIDOS con base en “Catálogos Electrónicos Pactados” (artículos 41 y
42 de la LAASSP) convenidos con proveedores primarios.

Equipos y Refaccionamientos originales.

Servicios a equipos originales

Contratos Marco de Servicios Técnicos Especializados (IMP, IPN, UNAM, COMIMSA, CIATEQ,
CFE, IIE )

Listas de Precios contenidos en los Contratos Preparatorios de ITS.
6
18
>Invitación a cuando menos tres personas
>Licitaciones públicas y adjudicaciones directas por monto máximo
Agregación de demanda de Bienes y servicios con diversas opciones de
suministro.
Formalización de contratos fijos o abiertos con ejercicio anual o multianual.
Definición de escenarios en el
mercado electrónico
Escenario 3 >
ASN – Facturación >
Compras de bienes y servicios cuando no existe fuente de abastecimiento, a través
de concursos electrónicos de:
Notificación electrónica de entrega
Creación de aviso electrónico de entrega por parte del proveedor
Registro de entrada de mercancía en R/3 con base en el aviso electrónico de entrega
Definición de escenarios en el
mercado electrónico
Escenario 3 >
Verificación electrónica de factura
Envío electrónico de factura por parte del proveedor para verificación
Registro electrónico de la factura en R/3 para su programación y pago
Definición
escenarios
en el mercado electrónico
Escenario 1de
- Bienes
-
Escenario 3 >
Pemex-Gas
Proveedor
SRM
SAP R/3
Enterprise Buyer
• Escenario 1:
Suministro de
bienes vía
pedidos
abie rtos
Búsqueda
Catálogo electrónico
Verifica presupuesto
Crear Cesta
de Compras
Creación automática
de orden de surtimiento
Envío electrónico
Comple tado en
la Fase 1 del
Proye cto
SuS
Registro
confirmación de pedido
Aceptación electrónica
Orden
Aceptación
de la orden
Entrada de mercancía
Verificación factura
Pago
24
SAP R/3
• Escenario 2:
Enterprise Buyer
Verificación
de existencias
Form aliza ción
de pedidos
con base en
“Ca tálogos
Ele ctrónicos
Pactados”
Comple ta
do
en la Fase 1
del Pro yecto
Verificación
presupuestal
SuS
Búsqueda
Catálogo electrónico
Crear Cesta
de Compras
Creación automática
de Pedido no liberado
Aprobación (WF) y CAAS
Creación automática
del Pedido
Registro del pedido
Envío electrónico
Confi rmación
electrónica
Recep. Pedido
Aceptación
Electrónica del
Pedido
Entrada de mercancía
Verificación factura
Pago
25
Escenario 3
2 -- Bienes
Bienes –-Pemex-Gas
SRMProveedor
Escenario
Invitación
a 3 personas
Pemex-Gas
SRM
SAP R/3
EBP / Bidding Engine
SuS / Proveedor
Crear Cesta
de Compras
Crear SolPed
Archivo electrónico
de compra
Sourcing Cockpit
BW
Evaluación de
proveedores
Crear invitación
cFolders
Recibe invitación
electrónica
Especificaciones técnicas
Bases comerciales
Preguntas y respuestas
P ropu e st as t é cn i ca s
Actas de apertura
Evaluaciones técnicas
Acta del evento
Dictamen
Fallo.......
Crea oferta en
Bidding Engine
BW
Evaluación de ofertas
Determinar ganador
(Fallo)
Crear Pedido o
Pedido abierto
Envío electrónico
Recibe orden
Aceptación
de la orden
0
26
Escenario 3 - Licitación pública – Bienes y Servicios
Pemex-Gas
SRM
SAP R/3
EBP / Bidding Engine
SuS / Proveedor
C rear Cesta
de Compras
Crear SolPed
Archivo electrónico
de compra
Sourcing Cockpit
Especificaciones técnicas
Bases comerciales
Documentos SUBREBA
Preguntas y respuestas
Propuestas técnicas
Evaluaciones técnicas
Crear Licitación
Crean propuestas en
Bidding Engine
BW
Evaluación de
propuestas
Envío electrónico
Actas de evento s
Dictamen
Fallo ......
Contrato
Publicación de
la Licitación
Envío
propuestas
Publicación de
documentos
Bases
Visita a sitio
Determinar ganador
(Fallo)
C rear Contrato
normal o abierto
c Folders
Recibe contrato
Formalización
del contrato
Junta de
aclaraciones
Actas de
apertura
Fallo
Contrato
SuS-MM
Notificación electrónica de entrega
Proveedor
aceptó orden
Embarca bienes
y envía
Elabora notificación
de envío en
SuS (ASN)
Registro electrónico
en R/3 del
aviso de entrega
Recepción física
en
CentrodeTrabajo
Registro entrada
de bienes con
referencia al ASN
Verificación electrónica de factura
Crea factura en
SuS con referencia
a ASN
Registro electrónico
en R/3 con
estatus bloqueado
Presenta factura
impresa
Libera factura
para pago
cp a g o
Procesa pago
Proceso SRM
Proceso SAP R/3
Proceso Manual
28
Ruta de implantación para bienes
Indi rectos
Ola 1
Indirectos
Ola 2
Directos
Ola 3
Abr
May
Jun
Jul
Ago
Sep
Oct
Nov DIc
Los grupos de compras se irán incorporado gradualmente con la identificación de grupos de
artículos relacionados con los pro veedores y los requerimientos de PGPB
Los grupos de compras serán habilitados por olas de acuerdo con los siguientes criterios:




Número de contratos formalizados
Monto de la contratación (2000 – 2003)
Número de procedimientos de contratación
Programa anual, 2004
31
Grupo de artículos
Ola 1
Materiales Indirectos
Ola 2
Materiales Indirectos
Ola 3
Materiales Directos
Productos
químicos
Protección y
seguridad
Turbinas
Compresores
Aire acond.
Equipos de
med ición y
control
Eq. y refac. Elec.
Eléctrico y de
comunicación
Equipo y
artículos de
cómputo
Envases
Materiales para
maniobras
Equipo de
proceso
calderas
Equipos de
transporte
carretero
Materiales p/
construcción y
m
Juntas y sellos
mecán icos
Artículos de
limp ieza
Artículos de
oficina
Tubería,
válvulas y
conexiones
Bombas
Equipo manejo
de combustible
Equipos de
Combustión
interna
a
n
t
t
o
Torn illería
.
C
o
p
l
e
Bandas
s
Metales y
soldadura
Herramientas
Variadores de
velocidad
Mangueras y
accesorios
Mobiliario
Abrasivos
Alto
Esfuerzo de implantación
Bajo
32
Ruta de implantación para Servicios
Escenario 1
Escenario 2
Escenario 3
Abr
May
Jun
Jul
Ago
Sep
Oct
Los grupos de compras se irán incorporando gradualmente con la identificación de categorías
relacionadas con los pro veedores y los requerimientos de PGPB
La implantación de Servicios será similar a la de la Fase I, empezando con el escenario 1 y 2
Para el escenario 3 se requeire de un catálogo de servicios que se encuentra en desarrollo
Los grupos de compras serán habilitados por olas de acuerdo con los siguientes criterios:




Número de contratos formalizados
Monto de la contratación (2000 – 2003)
Número de procedimientos de contratación
Pro grama anual, 2004
35
Servicios
Escenario 3
Escenario 1
Escenario 2
Instituto
Mexicano del
Petróleo
Rehabilitación
de equipos
Mantto. a Turbocompresores
Mantto. Parque
vehicular
CIATEC
Transporte
de Azufre
Capacitación
comunicación
virtual
Rehabilitación
de Bombas
COMIMSA
Fotocopiado
Mensajería y
paquetería
Mantto. a
equipos
Servicio de
compresión
Mantto. Equipo
de cómputo
UNAM
Conducción de
señales vía
i te
satél
Fumigación
Hielo
Mantto.
vehicular
Mon itoreo
Agua
Transporte de
personal
Alto
Instituto de
Investigaciones
Eléctricas
Recolección
de basura
Mensajería y
paquetería
IPN
Esfuerzo de implantación
Retiro de
desechos no
peligrosos
Bajo
36
II. Impacto en los procesos de compra con SRM
de las líneas de negocio de PGPB.
37
Pro veedor B Proveedores PYMES
Pro veedor A
Marketplaces
 Análisis global del gasto
 Homogeneización de procesos
 Agregación de demanda
 Catálogos únicos en PGPB
 Negociación de contratos de
largo plazo
SRM
 Optimización del manejo de
i nventarios
 Análisis del proceso integral
 Autoservicio de compras
 Evaluación y desarrollo de
proveedores
 Planeación de requerimientos
 Esquemas de colaboración
 Automatización del proceso de
compras y reducción de
tiempos
 Inteligencia del mercado
 Mayor visibilidad y
transparencia
PGPB
SAP/R3
38
Impacto en los procesos de compra con SRM de las
lineas de negocio de PGPB.
Palancas de
generación de valo r
Estrategia de
suministro
focal izada
Beneficios
cuantificables
Valor creado
1
óActivacin de
proveedores
Mejora de la
selección y
admon. de
fuentes de
suministro
2
Estándares de
compras
compartidos y
cumplimiento
normativo
3
Optimización
procesos de
suministro
Iniciativas PGPB
Red ucción costos
óSeleccin de
fuentes de
suministro
-Balance
ScoreCard
óReduccin de
tiempos de ciclo
ónInnovaci
ónColaboraci
E- procurement
4
Ejercicio en tiempo
del presupuesto
Menores costos
de bienes y
servicios
Mejor utilización de
activos
Cumplimiento
normativo y
transparencia
39
Mercado Electrónico para el Suministro (MES), certificado
bajo la norma ISO 9001:2000 con enfoque a la satisfacción del
cliente.
Mejora continua y monitoreo de indicadores para usuarios
internos, con soporte en su Sistema de Gestión de la Calidad,
con acceso a la información en:
http ://igas.gas. pemex.com
Autoservicio de compras y generación de requerimientos en
un innovador concepto, en ambiente Web, para el usuario
interno de PGPB a través del portal de Pemex Gas en:
https://portal.gas.pemex.com
Esquemas de colaboración en ambiente Web, que agilizan el
proceso de suministro, el tratamiento y entrega de los pedidos
con proveedores habilitados en el Mercado Electrónico a
través del portal de Pemex Gas en la opción “Sistema de
información a Proveedores” en la pagina:
www.gas.pemex.com
40
Reseña Operaciones SRM 2003
Escenario
Oper. MMP
E1 (Ordenes de
surtimiento de materiales)
01
00.06
E1 (Ordenes de servicio)
00
0.00
E2 (Contratos
de Materiales)
01
00.19
E3 (Procedimiento de
bienes mediante I-3)
00
0.00
00
0.00
E3 (Procedimiento de
servicios mediante I-3 y A.D.)
Inicio de operaciones el 3 de Julio del 2003
CPG Cactus genera la primera orden de
surtimiento con referencia a un contrato
abierto
Sector de Ductos Cd. Mendoza genera
el primer pre-pedido por marca
determi nada
02 operaciones
00.25 MMP

Reporte al 04 / Julio / 2003
41
Escenario
Oper.
MMP
%
E1 (Ordenes de
surtimiento de materiales)
1,049
150.81
54.72
E1 (Ordenes de servicio)
277
6.57
2.39
E2 (Contratos
de Materiales)
49
E2 (Contratos
de Servicios)
2
1.32
0.48
E3 (Solped de
Bienes I-3 y A.D)
19
2.46
0.89
E3 (Solped de
Servicios de I-3 y A.D)
5
1.48
0.54
Al termino del ejercicio
presupuestal 2004, se
incrementaron las
operaciones por un monto
de $275.33 MMP con
respecto al año 2003
112.93 40.98
1,401 operaciones
275.58 MMP
•
Reporte al 31 / Diciembre / 2004.
42
Reseña Operaciones SRM 2005
Escenario
Oper.
MMP
%
E1 (Ordenes de
surtimiento de materiales)
1,581
220.92
12.31
E1 (Ordenes de servicio)
876
13.76
0.77
E2 (Contratos
de Materiales)
184
569.97
31.75
E2 (Contratos
de Servicios)
20
67.18
3.74
E3 (Solped de
Bienes I-3 y A.D)
275
682.17
38.00
E3 (Solped de
Servicios de I-3 y A.D)
54
Al 30 de Septiembre del
2005, se incrementaron
las operaciones por un
monto de $1’51 9.50 MMP
con respecto al año 2004
241.08 13.43
2,990 operaciones
1,795.08 MMP
•
Reporte al 30 / Septiembre / 2005.
43
Con su mercado el ectrónico
e mP ex-Gas tra nsforma el proceso de su ministro
Todas las modalidades
de contratación
habilitadas
Colaboración Integral
con proveedores
GAS Y PETROQUIMICA BASICA
44 24
III. Beneficios esperados
Beneficios en el ciclo de compras
Reducción de tiempos
Situación actual
Situación propuesta
TOTAL DE
TOTAL DE
18 A 41
57 A 203
Simplificación del proceso




Eliminación de captura, errores y duplicidades
Registro automático y único de las transacciones en R/3
Reducción de actividades manuales
Transmisión electrónica de documentos en un ambiente de colaboración con
proveedores
46 26
Beneficios
Escenarios de negocio
Escenario 1
Escenario 2
Escenario 3
I3
Beneficios específicos
Reducción en el ciclo del proceso
75 %
33 %
25 %
Eliminación de actividades
64 %
17 %
11 %
Automatización de
actividades
75 %
60 %
41 %
60 %
33 %
25 %
Eliminación de documentos requeridos
que no agregan valor al proceso
47
Beneficios comunes
 Impacto en los bienes y servicios por disminución de costos administrativos de los proveedores: 2 %
 Disminución en niveles de inventarios basada en la reducción del ciclo de suministro: 25 %
 Porcentaje de ahorro por automatización de la contratación de acuerdo a cifras internacionales de
Benchmark ajustadas a Pemex: 13 %
49
SRM: Marco conceptual
ónDefi n ici
 SRM surge como una nueva tendencia para incrementar la
competitividad de las empresas mediante el fortalecimiento
de las relaciones con los proveedores con un enfoque
integral.
 Se define como la práctica de negocios necesaria para
manejar las relaciones y la interacción con proveedores,
desde la planeación de requerimientos hasta el pago de
pedidos, a fin de aumentar la rentabilidad de una empresa.
50
SRM: Estrategia y Objetivos
Estrategia:
 Modernización de la función de Suministro de Pemex Gas,
incorporando las mejores practicas de negocio que permitan
a la empresa un proceso flexible, ágil y eficiente a fin de
satisfacer sus necesidades de bienes y servicios
asegurando bajos costos de operación y cumpliendo con el
marco normativo vigente.
Objetivos:
 Optimizar el proceso integral de suministros a través de
medios electrónicos.
 Ofrecer visibilidad en todos los niveles de procura.
 Red ucir el tiempo del ciclo de com pras.
 Contribuir al programa de Up-Time.
 Favorecer la transparencia del proceso de suministro de la
empresa.
51
Catálogo electrónico
Proveedores
Pemex-Gas, red interna
óInformacin
de R/3
e-Merge
ónInformaci
del proveedor
ónActualizaci
BugsEye
Búsqueda flexible de productos:
 Búsqueda rápida
 Índ ice de prod uctos
 Tabla de contenidos
 Búsqueda avanzada
 Cualquier atributo del material
52 30
Enterprise Buyer Professional (EBP)
SAP Enterprise Buyer Prof.
R/3
M RP/P M/PS
Componente central de la
solución SRM
Órdenes de
su rti miento
Prepedidos
Autoservicios de compras para
el usuario final
Generación automática de
órdenes de surtimiento
Verificación presupuestal
Integración con los procesos de
pago
EBP
Bidding Engine (BE)
Implementa el proceso de compra cuando no se tiene
fuente de aprovisionamiento predeterminada:
 Invitación a cuando menos tres personas
 Licitación pública
Proveedores
SuS
R/3
EBP
MRP/PM/PS
Bidding
Engine
Solicitudes
de pedido
Licitante
Interface
Demanda
óCreacin
RFI
óCreacin
RFQ
óRecepcin
de ofertas
Cuadros
comparativos
ó Seleccin
del ganador
54 32
Supplier Self-Service (SuS)
 Permite el acceso a
proyeedores sin
importar su
i nfraestructu ra
tecnológica
Pro yeedor 1
R/3
SuS
Pro y eedor 2
EBP
– Notificación de
entrega
– Remisión de factura
–
Pago
Pro y eedor n
Sourcing Cockpit
 Todas las cestas de compra
llegan al Sourcing Cockpit
i
Usuarios
PGPB
Cesta de
compras
SRM
 El comprador profesional
(nuevo rol) lleva a cabo la
consolidación de
requerimientos
Catálogo
R/3
PM -PS
 Todos los requerimientos se
colectan por grupo de material
Sourcing Cockpit
 Posibilita la agregación de
demanda y por tanto definir el
tipo de procedimiento de
compra
 Permite realizar la evaluación
de proveedores
Adjudicaciones
directas por
monto ámximo
óInvitacin a
cuando menos
3 personas
 Mejora la selección de
proveedores en el proceso de i3
con base en la evaluación de su
comportamiento y la percepción
del usuario
Licitaciones
públicas
56
cFolders
 Vista general de funciones
que permite ver todos los
documentos de
colaboración entre los
diferentes actores en el
p roceso
 Acceso a documentos vía
“Estatus y Tipos”
 Mantiene un histórico de
las versiones de los
diferentes documentos
 Seguridad en los
documentos a través de
perfiles de autorización
57
Expedien te
electrónico
de compras
Crea un
esquema de
colaboración
para integrar
todos los
documentos
del pro ceso de
com pras
R/3 workflow
Usuarios
Esp.
Técnicas
Propuesta
Técnica
Compradores
Bases
Unidad de
Licitaciones
Planeación,
Grupo de
Trabajo
Inspección
Propuesta
Económica
Inspección
FALLO
Administradores
Integración con
el pro ceso
>Al crear una
SolPed
>Al crear una
invitación
R/3 workflow
cFolders
R/3
EBP
COMPRANET
58
Exchange
cFolders Infraestructure (XI)
SRM
ónColaboraci
http(s)
SAP Enterprise Portal
Enterprise
Buyer
Catalog
BW
Dinamic
Bidding
Web
Browser
SAP R/3
Supplier
Self
Service
CROOM
PEP
PR
 PGPB
PPQ
Exchange Infrastructure (XI)
 Pieza central de la estrategia de SAP que facilita la
óncolaboraci
 Posibilita la
óIntegracin con diferentes sistemas SAP y no SAP
 Extiende la
ón integracicon otras entidades dentro y fuera de la
empresa (EIA)
 Permite la
compraventa
ón automatizacide los procesos de 37
59
Analytics (BW)
Análisis y explotación
de la información
 Análisis del gasto
global
 Identificación de
ahorros potenciales
 Evaluación de
proveedores
 Evaluación del
desempeño del
proceso
 Identificación de
indicadores de
mercado
 Agregación de
información de
diferentes sistemas
60
Reportes en BW
Acceso a reportes de BW vía:
Vendor list
Sourcing Cockpit
Bidding engine
Evaluación de proveedores
Información de proveedores
Perfil de proveedores
Todos los reportes para la comparación de las
ofertas se accesan a través de Bidding Engine
Cuestionarios
61
FORTALECIMIENTO DE LA
COLABORACIÓN CON EL PROVEEDOR
óExtensin del control del proceso hacia los proveedores...
ón Colaboración Colaboración Colaboracien
en el
ño d i s e e n la orden
aprovisionamiento


Diseño de productos nuevos
Manejo colaborativo del
proyecto





Información de cuentas
Notificación del proceso de
licitación
Manejo de la orden
Proceso de facturación
Resolución de disputas

Notificación anticipada de
embarq ue
óReduccin de aspectos administrativos para la
óComunicacin con proveedores


Reducción de trámites en Ventanilla
Eliminación de uso telefónico y de fax en los
procesos de contratación
40
Habilitación de proveedores estratégicos
Proceso de óhabilitacin de proveedores
SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
ESC. 1 AL ADJUDICAR UN
CONTRATO ABIERTO
ESC. 2 IDENTIFICACIÓN
DE ÁREAS USUARIAS DE
BIENES ESTRATÉGICOS
INVITACIÓN A
PROVEEDORES
ANÁLISIS DE
INFORMACIÓN
PARA INTEGRAR
CATÁLOGO
ELECTRÓNICO
INVITACIÓN POR ESCRITO INTEGRACIÓN DE
PLANTILLAS
REALIZACIÓN DE
REUNIONES DE TRABAJO ESC. 1 POR PARTIDAS DE
CONTRATO ABIERTO
PARA MOSTRAR LA
FUNCIONALIDAD SRM
ESC. 2 OFERTA DE BIENES
CONVENIO DE
PARTICIPACIÓN EN CAPACITACIÓN A
______________
PROVEEDORES
EL MERCADO
ELECTRÓNICO
FORMALIZACIÓN DE
CONVENIO PARA LA
TRANSMISIÓN DE
INFORMACIÓN POR MEDIOS
ELECTRÓNICOS
EN EL USO DE LA
FUNCIONALIDAD SUPPLIER
SELF SERVICE “SUS”
ACTIVACIÓN
AL SUSCRIBIR EL
CONVENIO Y ACORDAR
EL CONTENIDO EN
CAT ÁLOGO
ELECTRÓNICO
ESTRATÉGICOS POR MARCA
DERTERMINADA
BENEFICIOS DE LA
ÓHABILITACIN DE PROVEEDORES
 El proveedor dispondrá de una herramienta que le permitirá recibir y enviar en forma electrónica documentación relacionada
con el proceso de contratación de sus bienes.
 El proveedor podrá administrar los contratos que PGPB le adjudique, llevando un control preciso del estatus de los mismos.
 Al aprobarse la firma electrónica, el proveedor no requerirá presentarse en ventanilla a formalizar contrato alguno.
 Se propiciará reducción de gastos al eliminar el desplazamiento del proveedor a las áreas contratantes de PGPB para trámites
administrativos, lo que a mediano plazo repercutirá en mejores precios.
ESCENARIO UNO
 Las necesidades de compra son directamente generadas por el usuario
 Se elimina la autorización por marco de facultades, considerando que ya existe un contrato previamente formalizado
 El usuario envía electrónicamente la orden de surtimiento al proveedor, sin intervención de las áreas contratantes.
 El usuario tendrá certidumbre respecto a la fecha de entrega de los bienes y garantía de abastecimiento.
ESCENARIO DOS
 Se fortalecerán las relaciones con los proveedores bajo un esquema colaborativo.
 Se optimizará la administración de catálogos por el proveedor.
 Se garantizan las mejores condiciones de precio en el mercado de los bienes estratégicos, así como la razonabilidad de
precios durante la vigencia de la lista acordada en el Catálogo Electrónico.
41