Bahagian Pengurusan Maklumat Jabatan Perkhidmatan Awam

%DKDJLDQ3HQJXUXVDQ0DNOXPDW
-DEDWDQ3HUNKLGPDWDQ$ZDP
%DQJXQDQ0.1(PEDVV\7HFK]RQH
$UDV*%ORN$1R-DODQ7HNQRNUDW
&\EHUMD\D6HSDQJ
6HODQJRU'DUXO(KVDQ
7HO DWDX
(PHOKUPLVBKHOSGHVN#MSDJRYP\
HRMIS - A Platform Towards Efficient and Effective
Public Service Delivery
Maklumat Lanjut
Untuk maklumat lanjut mengenai HRMIS,
sila lawat laman Web Jabatan Perkhidmatan
Awam, http://www.jpa.gov.my di ruang
Portal & Sistem Aplikasi HRMIS.
HRMIS
More Information
For more information on HRMIS, please
visit the Public Service Department’s
website, http://www.jpa.gov.my in the
Portal & HRMIS Application System
Section.
...Ke Arah Penyelesaian Bersepadu Pengurusan Sumber
Manusia Perkhidmatan Awam Malaysia
...Towards An Integrated Human Resource Management
Solution In The Malaysian Public Service
© Kerajaan Malaysia 2008
Hakcipta Terpelihara. Penerbitan ini adalah semata-mata untuk kegunaan Projek Kerajaan Elektronik EG-HRMIS - Sistem Maklumat
Pengurusan Sumber Manusia sahaja. Penerbitan ini tidak boleh diterbitkan semula sama ada sebahagian atau keseluruhannya, disimpan
di dalam sistem capaian atau disalurkan di dalam sebarang bentuk atau sebarang cara secara elektronik, mekanikal, fotokopi, rakaman
atau sebagainya tanpa kebenaran terlebih dahulu dari pihak Kerajaan Malaysia.
HRMIS
19
© Hakcipta Terpelihara
HRMIS
© Copyright Reserved
KANDUNGAN
This module assists human resource practitioners
to formulate and evaluate the effectiveness of
policies, procedures and human resource strategies
of an organisation for continuous improvement. It
provides facilities for long-term manpower planning,
organisational development, tactical activities,
development of position norms, job evaluation and
assessment of utilisation of manpower.
KANDUNGAN
1.0
Pengenalan, Objektif dan Faedah ......
3
2.0
3.0
Persekitaran Kerja HRMIS ...............
5
Fungsi Sedia Ada & Akan Datang PSM ..
5
4.0
Ciri-Ciri Generik HRMIS ..................
7
5.0 Modul HRMIS
5.1. Modul Pengurusan Rekod Peribadi ..
5.2. Modul Data Perjawatan ..............
5.3. Modul Perolehan Sumber Manusia...
5.4. Modul Pengurusan Prestasi .........
5.5. Modul Pengurusan Kerjaya .........
5.6. Modul Penilaian Kompetensi ........
5.7. Modul Pembangunan Sumber
Manusia .............................
5.8. Modul Pengurusan Komunikasi dan Tatatertib Pekerja ....................
5.9. Modul Penamatan Perkhidmatan .....
5.10. Modul Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran ........................
5.11. Modul Formulasi Penilaian dan Strategi..............................
5.12. Modul Pangkalan Ilmu ...............
5.13. Modul Penerbitan Web ..............
5.14. Modul Direktori Kerajaan ............
5.15. Modul Sistem Maklumat Eksekutif / Sistem Sokongan Keputusan ........
6.0
Maklumat Lanjut Mengenai HRMIS ......
Benefits
Streamlined framework facilitates agency in developing
its vision, mission, strategy and human resource policy
Facilitates agency to perform long-term manpower
planning
Position norms enable human resource practitioners
to determine the number of positions required in an
organisation
11
11
13
13
13
13
Evaluation of strategy effectiveness for continuous
improvement by agency
12. Knowledge Base Module
15
This module provides a repository of knowledge
on human resource management policies and
procedures that have been successfully implemented.
It includes global human resource best practices
documents relevant to the Public Sector such as
seminar papers, conference papers and government
circulars.
15
15
15
17
17
17
17
Benefits
17
Centralised repository on human resource management
information in digital form for easy and quick
reference
19
Encourages sharing of information and creation of
knowledge
Promotes good knowledge management practices
13. Web Publishing Module
Web Publishing can be accessed by the public and
provides on-line information on human resource
policies and procedures. This includes the Federal
Constitution, Acts and Ordinances, General Orders,
Government Gazette and Procedures, Service
Circulars, Service Circular Letters, perquisites and
allowances, and Code of Ethics. This module provides
links to Treasury Circulars, Public Administrative
Development Circulars and accreditated tertiary
qualifications.
Benefits
Promotes paper-less environment
Easy on-line access to human resource management
documents
14. Government Directory Module
This module provides information on the officer’s
name, office telephone number and his workplace.
Users are able to locate the officer for enquiries
into matters under his responsibility.
HRMIS MODULES
11. Strategy Formulation and
Review Module
Benefits
Information on officers, their workplace and office
telephone number easily available
Encourages work related networking between public
service officers and clients
15. Executive Information System / Decision Support System
Executive Information System / Decision Support
System were specially developed to extract
information from HRMIS database which can be
analysed based on multiple dimension. It functionas
as a business intelligence tool for top management
in decision making.
Benefits
Provides a method to analyse human resource
information from various perspective through MultiDimensional Database (MDD)
Provides a powerful forecasting tool thus facilitating
better decision-making
HRMIS
1
© Hakcipta Terpelihara
HRMIS
18
© Copyright Reserved
MODUL-MODUL HRMIS
Modul ini membantu pengamal sumber manusia menggubal
dan menilai keberkesanan polisi, prosedur dan strategi
sumber manusia sesebuah organisasi untuk penambahbaikan
yang berterusan. Modul ini juga mempunyai fungsi-fungsi
seperti perancangan tenaga manusia jangka panjang,
pembangunan organisasi, aktiviti-aktiviti taktikal,
pembangunan norma perjawatan, penilaian tugas dan
penilaian penggunaan sumber manusia.
Faedah
Rangka kerja yang seragam membantu agensi
menetapkan visi, misi, strategi dan polisi sumber
manusia
Memudahkan agensi membuat perancangan tenaga
manusia jangka panjang
Norma perjawatan memudahkan pengurus sumber
manusia menentukan jumlah perjawatan yang
diperlukan oleh organisasi
Agensi dapat membuat penilaian terhadap
keberkesanan strategi untuk penambahbaikan yang
berterusan
12. Modul Pangkalan Ilmu
Modul ini merupakan repositori ilmu berkaitan dengan
kertas kerja-kertas kerja yang menjurus kepada penggubalan
polisi dan prosedur PSM. Selain daripada itu ianya juga
menyimpan dokumen tentang amalan-amalan terbaik PSM
global yang relevan kepada perkhidmatan awam Malaysia
seperti kertas kerja seminar, kertas kerja konferens dan
pekeliling kerajaan.
Faedah
Menyimpan maklumat pengurusan sumber manusia
secara berpusat dan digital untuk rujukan yang
mudah dan pantas
Menggalakkan perkongsian maklumat dan
percambahan ilmu secara on-line
Menggalakkan amalan-amalan pengurusan ilmu
yang baik
CONTENTS
11. Modul Formulasi dan Penilaian
Strategi
13. Modul Penerbitan Web
Modul ini boleh dicapai oleh orang awam dan menyediakan
secara on-line maklumat mengenai polisi dan prosedur
PSM. Ini termasuklah Perlembagaan Persekutuan, Akta
dan Ordinan, Perintah-Perintah Am, Warta Kerajaan dan
Peraturan-Peraturan, Pekeliling Perkhidmatan, Surat
Pekeliling Perkhidmatan, Faedah-Faedah Istimewa dan
Elaun-Elaun, Kod Etika/Piawaian, Garis Panduan dan
Surat Edaran. Selain daripada itu terdapat juga pautan
kepada Pekeliling Perbendaharaan dan Pekeliling
Kemajuan Pentadbiran Awam serta Sistem Pengiktirafan
Kelayakan JPA.
Faedah
Menyumbang ke arah persekitaran paper-less
Memudahkan rujukan dokumen-dokumen
pengurusan sumber manusia secara on-line
14. Modul Direktori Kerajaan
Modul ini menyediakan maklumat nama pegawai, nombor
telefon pejabat dan tempat kerja. Pengguna boleh mengesan
pegawai bagi membuat pertanyaan tentang urusan berkaitan
dengan tanggungjawabnya.
Faedah
Mudah memperolehi maklumat mengenai pegawai,
tempat kerja dan telefon rasmi pejabatnya
Menggalakkan pewujudan jaringan kerja di antara
pegawai awam dan pelanggan
15.Modul Sistem Maklumat Eksekutif /
Sistem Sokongan Keputusan
Sistem Maklumat Eksekutif / Sistem Sokongan Keputusan
adalah sistem yang menyediakan maklumat daripada
pangkalan data HRMIS yang boleh dianalisis secara
menyeluruh dan terperinci mengikut pelbagai dimensi.
Ia bertindak sebagai business intelligence kepada pihak
pengurusan atasan dalam membuat keputusan.
CONTENTS
1.0
Introduction, Objectives and Benefits .....................................
4
2.0
3.0
HRMIS Working Environment .............
6
As-Is & To-Be HR Functions ...............
6
4.0
HRMIS Generic Features ..................
8
5.0 HRMIS
5.1.
5.2.
5.3.
5.4.
5.5. 5.6.
5.7.
5.8.
5.9.
5.10. 5.11.
5.12.
5.13.
5.14.
5.15.
Modules
Personal Record Management Module ...............................
Establishment Data Module ..........
Resourcing Module ...................
Performance Management Module ...
Career Management Module ..........
Competency Assessment Module ....
Development Module ................
Employee Communications and Behavioural Management Module ...
Separation Module ...................
Remuneration, Benefits and Reward Management Module ................
Strategy Formulation and Review Module ...............................
Knowledge Base Module ...........
Web Publishing Module ............
Government Directory Module .......
Executive Information System / Decision Support System Module ...
6.0More Information On HRMIS ............
12
12
14
14
14
14
16
16
16
16
18
18
18
18
18
19
Faedah
Menyediakan kaedah analisis maklumat sumber
manusia dari pelbagai perspektif melalui
Multi-Dimensional Database (MDD)
Menyediakan kemudahan pengunjuran sumber
manusia yang jitu bagi membantu proses membuat
keputusan
HRMIS
17
© Hakcipta Terpelihara
HRMIS
2
© Copyright Reserved
PENGENALAN
7. Development Module
Projek HRMIS adalah daya usaha kerajaan Malaysia bagi memastikan
Pengurusan Sumber Manusia dalam Perkhidmatan Awam dapat
menghasilkan pekerja yang mahir, terlatih dan bermotivasi. Projek ini telah
dibangunkan berdasarkan enam prinsip utama bertujuan untuk menjadikan
K-ekonomi satu kenyataan iaitu :
Pendekatan strategik dalam Pengurusan Sumber Manusia
Penekanan kepada nilai yang positif
Pengurusan berorientasikan prestasi
Mengutamakan sumber manusia
Syarat-syarat perkhidmatan yang menggalakkan prestasi kerja
Pengawasan dan penilaian inovasi serta pembaharuan
This module provides the facility to prepare competency
development programme that is aligned to organisational
goals. It enables the officers and supervisors to apply for
relevant competency development programmes. Officers
can also apply for short-term and long-term in-service
programmes (Diploma, Masters, PhD) with or without
scholarships.
Multimedia Super Corridor
Koridor Raya Multimedia
Benefits
Kerajaan
Elektronik
Tidak dapat dinafikan bahawa K-ekonomi dan Pengurusan Sumber
Manusia bergerak seiring. Peralihan ekonomi sekarang ke arah K-ekonomi
akan menemui kegagalan tanpa pembangunan sumber manusia yang
mampu membentuk para pekerja yang memiliki pelbagai kemahiran dan
pengetahuan teknologi maklumat untuk memantapkan dan memperkayakan
asas K-ekonomi. Oleh itu, tindakan kerajaan membangunkan HRMIS
seharusnya mendapat sokongan serta dorongan daripada semua pihak
dalam Perkhidmatan Awam.
HRMIS adalah Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia yang
bersepadu, dimudahcarakan oleh teknologi yang menggabungkan amalan
terbaik pengurusan sumber manusia global. Ia adalah salah satu projek
perintis yang dibangunkan di bawah inisiatif Kerajaan Elektronik, dan
Kerajaan Elektronik pula merupakan satu daripada aplikasi perdana yang
diwujudkan di bawah Koridor Raya Multimedia seperti dalam Gambar rajah 1.
Objektif-Objektif HRMIS
Suasana
Kerja Yang
Baru
Membolehkan
perancangan
tenaga kerja dan
penentuan saiz perkhidmatan awam yang berkesan
melalui maklumat pengurusan sumber manusia yang
lebih lengkap
Mengautomasikan proses-proses operasi pengurusan
sumber manusia
Membangunkan maklumat sumber manusia yang
bersepadu dan kemaskini untuk tujuan perancangan
sumber manusia yang berkesan
Memudahkan komunikasi dan integrasi secara
horizontal, penyelarasan proses-proses sumber
manusia dan capaian melalui single window
Menyumbang ke arah pewujudan persekitaran paperless di kalangan agensi seperti penyebaran dasar,
manual dan pekeliling secara elektronik
Menyediakan satu sistem yang terbuka dan fleksibel
serta kemas kini bagi memenuhi keperluan proses
operasi dan pengurusan di pelbagai peringkat
agensi
9. Separation Module
This module provides a comprehensive process that
manages the exit of officers from government service either
by compulsory separation, early separation, resignation,
dismissal or death in service. The module also allows the
officer to prepare task handover note, attend pre-separation
programme and exit interview before leaving the service.
Benefits
The officer has vast opportunity for self development
Convenient one-stop processing for all separation
related matters
Human resource practitioners are able to effectively
monitor the officers’ development programmes
Smooth transition into post-service
Officers’ development programmes are designed to
meet its organisational goals
Facilitates short and long-term human resource planning
based on projected attrition rate.
Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia
HRMIS MODULES
PENGENALAN
Gambar rajah 1: Koridor Raya Multimedia
10. Remuneration, Benefits and
Reward Management Module
Faedah-Faedah HRMIS
Pengautomasian membolehkan pengurus sumber
manusia meluangkan lebih masa untuk menganalisis,
merancang dan mengenal pasti peluang-peluang
penambahbaikan
Aktiviti-aktiviti sumber manusia akan dapat dijalankan
dengan lebih mudah dan pantas dengan adanya
kemudahan maklumat secara real-time dan on-line
Polisi dan prosedur sumber manusia yang seragam
dan maklumat sumber manusia yang bersepadu
membolehkan proses-proses tertentu dijalankan secara
konsisten serta memudahkan penggunaan sistem ini
oleh semua agensi
Maklumat sumber manusia yang bersepadu
membolehkan perkongsian maklumat yang tepat dan
cepat. Ia juga memperbaiki komunikasi di antara
agensi-agensi terbabit
Produktiviti, motivasi dan kepuasan pegawai akan
meningkat dengan adanya peralatan dan kemudahan
komputer yang lebih baik, pengurangan kerja-kerja
yang bertindih, dan pengautomasian proses-proses
kerja
HRMIS
3
© Hakcipta Terpelihara
8. Employee Communications and
Behavioural Management Module
This module promotes harmonious and conducive
working environment between management and
employees through issues reporting process, and
monitoring and resolving the issues in MBJ/MBK.
The module also manages disciplinary and counselling
activities.
Benefits
Facilitates tracking of issues raised in MBK/MBJ by
organisastion
This module provides the mechanism to administer the
officer’s remuneration record for payroll preparation due
to new placement, leave (half-pay leave, no-pay leave),
promotion, competency level evaluation and changes
to schemes of service. The module also records benefits
enjoyed by the officer such as loan, medical benefits, claims,
scholarship and bonuses.
Benefits
Automation of processes makes it easy for the officer
to apply for benefits on-line eg, application for loan,
leave, claims and medical benefits
Enables officer to check benefits eligibility on-line
according to his position and grade such as leave,
loan and allowances
Error free calculation of claims or requests as the
system will execute the activity based on specified
business rules
Faster resolution of cases through automation and
streamlined processes
Behavioural management takes on a more proactive
approach through counselling activities
HRMIS
16
© Copyright Reserved
MODUL-MODUL HRMIS
Modul ini mempunyai kemudahan untuk menyediakan
program pembangunan kompetensi pegawai supaya selari
dengan matlamat organisasi. Ia membolehkan pegawai dan
penyelia memohon menghadiri program pembangunan
kompetensi yang berkaitan. Selain itu, pegawai juga boleh
memohon program latihan jangka pendek dan jangka
panjang (diploma, ijazah sarjana, ijazah kedoktoran)
dalam perkhidmatan sama ada dengan biasiswa atau tanpa
biasiswa.
Faedah
Pegawai mempunyai peluang yang luas untuk
pembangunan diri
Pengamal sumber manusia boleh memantau program
pembangunan pegawai secara dengan lebih berkesan
Program pembangunan pegawai dapat disesuaikan
dengan matlamat organisasi
INTRODUCTION
9. Modul Penamatan Perkhidmatan
Modul ini menyediakan proses yang menyeluruh dalam
mengurus peralihan keluar pegawai dari perkhidmatan
kerajaan melalui persaraan wajib, persaraan awal,
perletakan jawatan, buang kerja dan kematian. Di samping
itu, modul ini juga mempunyai proses bagi pegawai
menyediakan nota serah tugas, menghadiri program
pra penamatan perkhidmatan dan ditemuduga sebelum
meninggalkan perkhidmatan.
Faedah
Kemudahan mengurus semua proses penamatan
perkhidmatan secara setempat
Memudahkan peralihan pegawai ke pasca perkhidmatan
Kemudahan membuat perancangan sumber manusia
jangka pendek dan jangka panjang berdasarkan
unjuran pegawai yang akan bersara atau meninggalkan
perkhidmatan
HRMIS is the Malaysian government’s effort to ensure that human resource
management in the Public Service will produce skilled, trained and
motivated workers. The project was developed based on six key principles
aimed at realising the K-economy i.e :
8. Modul Pengurusan Komunikasi dan
Tatatertib Pekerja
Modul ini menyediakan kemudahan untuk meningkatkan
kerjasama dan perhubungan yang harmonis di antara
pihak pengurusan dan pegawai melalui proses pelaporan
isu, pemantauan serta penyelesaiannya dalam MBJ/MBK.
Di samping itu, modul ini juga menyediakan kemudahan
menguruskan aktiviti kaunseling dan kes tatatertib.
Faedah
Memudahkan organisasi mengesan isu-isu yang
dibangkitkan dalam proses MBK/MBJ
Proses-proses yang diautomasikan dan seragam
mempercepatkan masa penyelesaian kes
Pengurusan tatatertib mengambil pendekatan yang
lebih proaktif melalui aktiviti-aktiviti kaunseling
Multimedia Super Corridor
Strategic approach towards human resource management
Emphasis on positive values
Performance oriented management
Giving priority to human resource
Terms of service that encourages performance
Monitoring and evaluation of innovation and reforms
It is undeniable that K-economy and human resource development need to
progress in tandem with each other. The present economic transition towards
K-economy will undoubtedly fail without human resource development to
produce multi-skilled workers equipped with knowledge of information
technology in order to consolidate and enrich the fundamentals of
K-economy. As such, the government’s decision to develop HRMIS should
be supported and encouraged by all parties in the Public Service.
HRMIS is an integrated, technology-enabled Human Resource Management
Information System incorporating Global Best Practices in human resource
management. It is one of the pilot applications developed under the
Electronic Government initiative, and the Electronic Government is one of
the Flagship Applications of the Multimedia Super Corridor as illustrated
in Figure 1.
10. Modul Pengurusan Saraan,
Faedah dan Ganjaran
INTRODUCTION
7. Modul Pembangunan Sumber Manusia
HRMIS Objectives
Figure 1: Multimedia Super Corridor
HRMIS Key Benefits
Modul ini menyediakan mekanisma untuk mentadbir rekod
saraan pegawai bagi proses penyediaan gaji berikutan
proses-proses seperti penempatan, bercuti (separuh gaji,
tanpa gaji), kenaikan pangkat, penilaian tahap kecekapan
dan perubahan skim perkhidmatan. Di samping itu, modul
ini juga menyediakan kemudahan mentadbir rekod faedah
yang dinikmati oleh pegawai seperti pinjaman, perubatan,
tuntutan dan pendahuluan diri, biasiswa dan imbuhan
tahunan.
To achieve effective staffing and right-sizing of civil
service through better availability of human resource
management information
Automation would enable human resource manager
to devote more time for analysis, planning and
identifying improvement opportunities
To automate human resource management operational
processes
Human resource activities would be facilitated in terms
of ease and speed with the availability of real-time and
on-line information
Faedah
To achieve better communication, horizontal
integration and more streamlined processes through
establishing a richer collaborative systems environment
among the agencies so as to provide a single window
access to human resource management transactions
which usually cut across agencies
Proses-proses yang diautomasikan memudahkan
pegawai membuat permohonan secara on-line untuk
urusan seperti permohonan pinjaman, cuti, tuntutan dan
perubatan
Pegawai dapat menyemak kelayakan secara on-line
mengikut jawatan dan grednya bagi perkara seperti cuti,
pinjaman dan elaun-elaun
Tiada kesilapan pengiraan tuntutan atau permohonan
berlaku kerana sistem akan mengira mengikut business
rules yang ditetapkan
HRMIS
15
© Hakcipta Terpelihara
To build up-to-date consolidated human resource
management information for effective human resource
management planning among agencies
To improve paperless human resource management
capabilities among agencies such as electronic
distribution of human resource policy, manuals and
circulars
To provide an open and flexible system which
will fulfill and improve the information needs of
operational and managerial processes at different
level of agencies
The streamlined human resource procedures and
policies and the integrated human resource information
would ensure consistency in performing certain
processes and ease of use of the system by all
agencies
Integrated human resource information would
facilitate the sharing of information which is accurate
and timely. It would also improve communication
among agencies
Employee productivity, motivation and satisfaction
would be enhanced with the availability of better
equipment and computers, reduction of repetitive work
and automation of work processes
HRMIS
4
© Copyright Reserved
PERSEKITARAN
HRMIS akan mewujudkan persekitaran kerja
baru bercirikan kepada kepantasan, ketelusan,
kemampuan mengesan tindakan yang diambil dan
kebolehpercayaan. Persekitaran ini juga berasaskan
organisasi pembelajaran di mana setiap pegawai
digalakkan menjadi pegawai berilmu.
Persekitaran ini dihasilkan oleh reka bentuk
sistem yang dibina berdasarkan ciri-ciri integrasi
dan saling bergantungan antara modul. Ini
menggalakkan pegawai dan pasukan memahami
dan mempelajari keperluan semua pihak untuk
menyampaikan perkhidmatan pelanggan yang
terbaik. Setiap pegawai juga digalakkan belajar
pelbagai cara untuk mencapai kecemerlangan di
dalam persekitaran pengurusan sumber manusia
yang dimudahcarakan oleh teknologi.
Fungsi Sedia Ada & Akan Datang PSM
3. Resourcing Module
HRMIS telah menyusun semula 27 fungsi pengurusan sumber
manusia (PSM) sedia ada kepada 10 fungsi PSM yang bersepadu
dan lebih mantap.
FUNGSI SEDIA ADA PSM
FUNGSI AKAN DATANG PSM
Perancangan Sumber Manusia (P)
Pembangunan Organisasi (P)
Skim Perkhidmatan (P)
This module enables the organisation to identify short
term human resource requirement, apply for additional
positions, and fill vacant positions through the process of
acquisition, reassignment and secondment. It also aims
to ensure that the officer assigned to a specific position is
ready to perform the designated task.
Benefits
Formulasi & Penilaian
Strategi
Latihan (P)
Provides vacancy information for planning and
execution of acquisition and reassignment of human
resource
Pembangunan Kerjaya (P)
Officers can apply on-line for transfer
Perhubungan Majikan/Pekerja (P)
Human resource practitioners are able to place the
‘best fit’ officer in a vacant position by matching
the competency required by the position with the
competency of the officer
Faedah & Saraan (P)
Hal-Hal Perkhidmatan (P)
Perancangan Sumber Manusia (O)
Perlantikan (O)
Penempatan (O)
Perolehan
Sumber Manusia
5. Career Management Module
This module enables HR manager to perform succession
planning for strategic positions. The officers can chart
their career through self planning or by consulting career
development experts in their organisation.
Benefits
Officers have a better understanding of their
organisational goals and their career paths
Human resource practitioners have a systematic and
structured approach in preparing potential officers for
succession
Organisation is able to increase its organisational
effectiveness through human resource development and
professionalism
Naik Pangkat (O)
Pengesahan Dalam Perkhidmatan
Pengurusan Gaji (O)
Panduan Kerjaya (O)
Naik Pangkat (O)
Pengurusan
Prestasi
Pengurusan
Kerjaya
Latihan (O)
Pembangunan
Pengisytiharaan Harta (O)
Pengurusan
Rekod Peribadi
Perhubungan Majikan/Pekerja (O)
Kaunseling (O)
Tatatertib (O)
Pengurusan Komunikasi &
Tatatertib Pekerja
Pengesahan Dalam Perkhidmatan (O)
Pemprosesan Pinjaman (O)
Pentadbiran Perubatan (O)
Pemprosesan Tuntutan (O)
Pemprosesan Cuti (O)
Pengurusan Saraan,
Faedah & Ganjaran
4. Performance Management Module
This module aligns an officer’s annual performance plan
to organisational goals and enables his supervisor to assess
his performance. Through this process, the supervisor or
manager can chart the officer’s career path, development
needs and determine his eligibility for excellence service
award.
Benefits
Promotes self development
On-line monitoring of officers and team performance
Pengurusan Gaji (O)
Pemprosesan Gaji (O)
Penamatan Perkhidmatan (O)
P - Pengurusan
6. Competency Assessment Module
Penilaian
Kompetensi
Peperiksaan (O)
HRMIS MODULES
Persekitaran Kerja HRMIS
This module records and analyses the officer’s competency
level. The officer or management is able to identify the
gap between the competency required for the position and
the competency of the officer. Subsequently, appropriate
measures can be taken to reduce the gap through relevant
competency development programmes provided under the
Development Module. The competency data is utilised in the
Resourcing Module for purposes of acquisition, placement
and promotion. It also enables the officers to apply for
service examination and the examination secretariat to
process the application, schedule the examination and update
examination results.
Benefits
Officers are able to perform self assessment for their
career development
Human resource practitioners can ensure optimal
resource utilisation through effective monitoring of
officers’ competency levels
Organisation is able to create the culture of selfdevelopment and continuous learning
Penamatan Perkhidmatan
O - Operasi
HRMIS
5
© Hakcipta Terpelihara
HRMIS
14
© Copyright Reserved
MODUL-MODUL HRMIS
Modul ini membolehkan organisasi mengenalpasti
keperluan sumber manusia jangka pendek, permohonan
untuk perjawatan tambahan dan urusan pengisian melalui
proses pengambilan, penempatan dan pinjaman. Modul
ini juga bertujuan memastikan setiap pegawai yang akan
ditempatkan di sesuatu jawatan telah bersedia untuk
melaksanakan tugas yang ditetapkan.
Faedah
Menyediakan maklumat kekosongan jawatan bagi
tujuan perancangan dan pelaksanaan pengambilan dan
penempatan sumber manusia
Pegawai boleh memohon pertukaran secara on-line
Pengamal sumber manusia boleh membuat pengisian
jawatan berdasarkan pemadanan kompetensi sesuatu
jawatan dengan pegawai yang mempunyai kompetensi
yang paling sesuai
HRMIS Working Environment
5. Modul Pengurusan Kerjaya
Modul ini membolehkan pengurus sumber manusia
melaksanakan perancangan penggantian untuk jawatan
strategik. Di samping itu, pegawai boleh merancang
kerjayanya secara kendiri atau melalui khidmat nasihat oleh
pakar-pakar kemajuan kerjaya di organisasi mereka.
HRMIS brings along with it a new environment, an
environment characterised by speed, transparency,
traceability and reliability. The environment is
that of a learning organisation where officers are
encouraged to be knowledge workers.
Faedah
The environment is created by the system design that
is built based upon integration and interdependence
between modules. It encourages officers and teams
to understand and learn each other’s requirements
in order to provide the best customer service.
Officers are also encouraged to acquire new ways
of learning in order to perform in a technologyenabled human resource environment.
Pegawai dapat memahami matlamat organisasi dan
laluan kerjaya dengan lebih baik
Pengamal sumber manusia dapat mengguna pendekatan
yang sistematik dan teratur dalam menyediakan
pegawai yang berpotensi untuk tujuan penggantian
Keberkesanan organisasi dapat dipertingkatkan melalui
pembangunan sumber manusia dan profesionalisme
ENVIRONMENT
3. Modul Perolehan Sumber Manusia
As-Is & To-Be HR Functions
HRMIS has redefined the current 27 human resource functions
to 10 integrated and coherent human resource functions.
AS-IS HR FUNCTIONS
TO-BE HR FUNCTIONS
Manpower Planning (M)
Organisational Development (M)
Scheme of Service (M)
Remuneration & Benefits (M)
Service Matters (M)
Strategy Formulation &
Review
Training (M)
Career Development (M)
Employee Relations (M)
Manpower Planning (O)
Resourcing
Recruitment (O)
Placement (O)
Promotion (O)
Confirmation (O)
Salary Management (O)
Career Guidance (O)
Promotion (O)
6. Modul Penilaian Kompetensi
4. Modul Pengurusan Prestasi
Modul ini menyelaraskan sasaran kerja tahunan pegawai
dengan matlamat organisasi dan membolehkan penyelianya
menilai prestasi beliau. Melalui proses ini penyelia atau
pengurus dapat merancang laluan kerjaya, keperluan
pembangunan dan mengenalpasti kelayakan pegawai untuk
anugerah khidmat cemerlang.
Faedah
Menggalakkan pembangunan diri
Pemantauan secara on-line ke atas prestasi pegawai
serta pasukan
Modul ini merekod dan menganalisis tahap kompetensi
pegawai. Pegawai atau pihak pengurusan dapat
mengenalpasti jurang di antara tahap kompetensi
jawatan dan kompetensi pegawai. Seterusnya tindakan
untuk merapatkan atau mengatasi jurang dapat diambil
melalui program-program pembangunan kompetensi
yang disediakan dalam Modul Pembangunan Sumber
Manusia. Maklumat kompetensi juga boleh digunakan
dalam Modul Perolehan Sumber Manusia bagi tujuan
pengambilan, penempatan dan kenaikan pangkat. Modul
ini membolehkan pegawai memohon peperiksaan
perkhidmatan dan urusetia peperiksaan pula memproses
permohonan peperiksaan, menjadualkan peperiksaan dan
mengemaskini keputusan peperiksaan.
Performance
Management
Career
Management
Examination (O)
Competency
Assessment
Training (O)
Development
Asset Declaration (O)
Employee Relations (O)
Counselling (O)
Disciplinary (O)
Personal Record Management
Employee Communications &
Behavioural Management
Confirmation (O)
Loan Processing (O)
Faedah
Medical Administration (O)
Pegawai boleh melaksanakan penilaian diri bagi
tujuan kemajuan kerjaya
Pengamal sumber manusia boleh memastikan
penggunaan sumber manusia yang optimum melalui
pemantauan tahap kompetensi yang berkesan
Organisasi dapat mewujudkan budaya pembangunan
diri dan pembelajaran yang berterusan
HRMIS
13
© Hakcipta Terpelihara
Claims Processing (O)
Leave Processing (O)
Remuneration, Benefits &
Reward Management
Salary Management (O)
Payroll Processing (O)
Separation
Separation (O)
M - Managerial
O - Operational
HRMIS
6
© Copyright Reserved
CIRI-CIRI GENERIK HRMIS
Aplikasi HRMIS telah dibina berasaskan kepada 11
Prinsip Rekabentuk Utama iaitu :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Prinsip Rekabentuk Utama ini dapat dilihat dalam
ciri-ciri teknikal aplikasi HRMIS seperti berikut :
Layan Diri
Keanjalan Dalam Pergerakan Sumber Manusia
Berorientasikan Pelanggan
Piawaian
Kemudahan Memperolehi Maklumat
Disentralisasi
Peranan Sumber Manusia Yang Strategik
Penambahbaikan Berterusan
Dipacu Oleh Teknologi
Keberkesanan Proses
Kompetensi
1. Berteraskan Kompetensi
Semua fungsi sumber manusia dikendalikan
berdasarkan kepada elemen kompetensi seperti
menempatkan pegawai yang sesuai pada jawatan
yang sesuai melalui pemadanan kompetensi pegawai
dengan keperluan kompetensi perjawatan, memberi
ganjaran apabila pegawai tersebut mencapai tahap
kompetensi yang diperlukan dan merancang
pembangunan sumber manusia untuk mengurangkan
jurang kompetensi.
2. Berteraskan Web
Aplikasi berasaskan web membolehkan capaian
melalui internet dari mana-mana lokasi di seluruh
dunia tertakluk kepada kebenaran.
Layan Diri
Peranan
Sumber
Manusia
Yang
Strategik
Keanjalan
Dalam
Pergerakan
Sumber
Manusia
Penambahbaikan
Berterusan
3. Senibina Pelbagai Peringkat
Sistem ini beroperasi menggunakan senibina
yang menyediakan infrastruktur yang
fleksibel dan selamat.
Berorientasikan
Pelanggan
Pengguna mempunyai pilihan untuk
menggunakan versi Bahasa Malaysia
atau Inggeris.
Piawaian
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Personal Record Management Module
Establishment Data Module
Resourcing Module
Performance Management Module
Career Management Module
Competency Assessment Module
Development Module
Employee Communications and Behavioural
Management Module
Separation Module
Remuneration, Benefits and Reward Management Module
Strategy Formulation and Review Module
Knowledge Base Module
Web Publishing Module
Government Directory Module
Executive Information System /
Decision Support System Module
1. Personal Record Management Module
This module stores basic information of the officer such as
personal data, family data, language proficiency, academic
qualifications, driving licence, bank account number,
employment experience prior to joining the Public Service
and awards received. This module also stores information
on service profile and asset declaration.
Benefits
Officers are able to access and update their own
personal data
Family members of officers enjoy the benefits
according to the officers’ position and grade
On-line sharing of up-to-date information with the
other modules
2. Establishment Data Module
This module stores establishment data such as schemes
of service and service groups, business unit and activity,
organisational structure, standard position, actual position,
task description, competency required, key result areas and
logistical resources required by the position.
Benefits
4. Dwibahasa
Dipacu Oleh
Teknologi
HRMIS Application consists of 15 integrated and
coherent HR modules as follows :
HRMIS MODULES
HRMIS Application
Ciri-Ciri Generik HRMIS
Standard record of Establishment Data facilitates
analysis of position and other matters related to
Establishment Data
Provides easy access to establishment information
for viewing position status and organisational
structure
Keberkesanan
Proses
Clear, precise and up-to-date information
on establishment data supports strategic HR
management decision making
Kemudahan
Memperolehi
Maklumat
Kompetensi
PRINSIP-PRINSIP
REKABENTUK
UTAMA
Disentralisasi
HRMIS
7
© Hakcipta Terpelihara
HRMIS
12
© Copyright Reserved
MODUL-MODUL HRMIS
Aplikasi HRMIS mengandungi 15 modul pengurusan
sumber manusia yang bersepadu seperti berikut :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Modul Pengurusan Rekod Peribadi
Modul Data Perjawatan
Modul Perolehan Sumber Manusia
Modul Pengurusan Prestasi
Modul Pengurusan Kerjaya
Modul Penilaian Kompetensi
Modul Pembangunan Sumber Manusia
Modul Pengurusan Komunikasi dan Tatatertib Pekerja
Modul Penamatan Perkhidmatan
Modul Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran
Modul Formulasi dan Penilaian Strategi
Modul Pangkalan Ilmu
Modul Penerbitan Web
Modul Direktori Kerajaan
Modul Sistem Maklumat Eksekutif /
Sistem Sokongan Keputusan
1. Modul Pengurusan Rekod Peribadi
Self-Service
Modul ini menyimpan maklumat asas pegawai seperti
maklumat peribadi, keluarga, kemahiran bahasa,
pencapaian akademik, lesen memandu, nombor akaun
bank, pengalaman bekerja sebelum menyertai perkhidmatan
awam dan anugerah yang diterima. Modul ini juga
menyimpan maklumat mengenai profil perkhidmatan dan
perisytiharan harta.
Strategic
HR Role
KEY DESIGN
PRINCIPLES
Flexibility Of
Movement
Faedah
Continuous
Improvement
Pegawai dapat mencapai dan mengemaskini
maklumat peribadi sendiri
Keluarga pegawai dapat menikmati kemudahan
mengikut kelayakan jawatan dan gred pegawai
Perkongsian maklumat terkini secara on-line dengan
modul yang lain
2. Modul Data Perjawatan
Modul ini menyimpan maklumat mengenai perjawatan
seperti skim perkhidmatan dan kumpulan perkhidmatan,
unit dan aktiviti organisasi, struktur organisasi, jawatan
standard, jawatan sebenar, keterangan tugas, tahap
kompetensi diperlukan, bidang hasil utama dan sumber
logistik yang diperlukan oleh sesuatu jawatan.
Faedah
Data Perjawatan yang standard memudahkan
analisis tentang perjawatan dan lain-lain perkara
yang berkaitan dengan Data Perjawatan
Memudahkan akses kepada maklumat perjawatan
bagi pemaparan status jawatan serta struktur
organisasi
Maklumat data perjawatan yang jelas, tepat dan
terkini menyokong proses membuat keputusan
strategik pengurusan sumber manusia
HRMIS Generic Features
HRMIS Application is developed
based on 11 Key Design Principles
that is :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Customer
Focus
Self-Service
Flexibility Of Movement
Customer Focus
Standardisation
Information Availability
Decentralisation
Strategic HR Role
Continuous Improvement
Technology Driven
Process Efficiency
Competency
These Key Design Principles are reflected in
HRMIS application technical features as follows:
1. Competency-Based
All HR functions are conducted based on competency
element such as in assigning the right officer to the
right position by matching the officer’s competency
to the required competency for the position,
rewarding the officer upon acquiring the required
11
competency
level and planning human resource
development to reduce competency gap.
Technology
Driven
Process
Efficiency
Standardisation
Competency
Information
Availability
Decentralisation
2. Web-Based
Web-based application enables access
through the internet from any location in
the world subject to authorisation.
HRMIS GENERIC FEATURES
Aplikasi HRMIS
3. Multi-tier Architecture
The system operates on multi-tier
architecture that provides flexible and safe
infrastructure.
4. Bilingual
Users have the option to use Bahasa
Malaysia or English version.
HRMIS
11
© Hakcipta Terpelihara
HRMIS
8
© Copyright Reserved
CIRI-CIRI GENERIK HRMIS
HRMIS Generic Features
5. Standard Interface
5. Antara Muka Standard
Semua skrin mempunyai ciri-ciri dan rupa bentuk
yang sama bagi memudahkan pembelajaran.
All screens have a common set of features and
appearance, facilitating ease of learning.
6. Bersepadu
6. Fully Integrated
Integrasi antara fungsi berlaku melalui :
Integration between functions occurs through:
Perkongsian data asas yang sama dan data
transaksi melalui pangkalan data berpusat
Business rules yang terbina dalam sistem
sebagai rujukan standard bagi semua agensi
Permulaan sesuatu proses kerja dan
pemberitahuan transaksi melalui aliran kerja
Integrasi dengan sistem legasi dibuat melalui
enjin integrasi
9.Berpandukan Pendekatan
Strategik PSM
Membolehkan penjajaran matlamat PSM
dengan objektif organisasi
Menterjemahkan strategi-strategi PSM ke
dalam bentuk proses-proses operasi
Mengautomasikan fungsi-fungsi operasi bagi
membolehkan pengurus sumber manusia
memberi lebih tumpuan kepada aktivitiaktiviti strategik seperti polisi-polisi PSM,
pembangunan kompetensi dan perancangan
PSM
7. Self-Service Facilities
7. Kemudahan Layan Diri
Membolehkan pegawai mencapai dan mengemas
kini rekod peribadi dan membuat permohonan
berkaitan urusan sumber manusia secara
on-line seperti cuti, pinjaman, tuntutan, program
pembangunan kompetensi dan kaunseling.
Mereka juga boleh memantau prestasi kerja serta
merancang pembangunan kerjaya.
10. Sistem Mengambil kira
Business Rule/Polisi-Polisi
Proses verifikasi berlaku di permulaan proses
melalui business rules yang terbina dalam
sistem
Mengurangkan proses semakan oleh pengamal
sumber manusia
Memastikan kelayakan yang betul mengikut
jawatan dan gred pegawai
8. Keselamatan Berdasarkan
Peranan Dan Hak Capaian
Setiap modul mempunyai satu set peranan untuk
menjalankan fungsi-fungsi sumber manusia yang
berkaitan. Peranan dan capaian akan ditetapkan
mengikut tugas dan tanggungjawab jawatan yang
disandang oleh seseorang pegawai.
Sharing of common base data and
transactional data through centralised
database
Built-in business rules as a standard reference
across agencies
Triggering of process and notifications of
transactions via workflow
Integration with legacy systems performed
via an integration engine
11. Berpandukan Aliran Kerja
Proses-proses sumber manusia dipacu oleh
enjin aliran kerja. Keseluruhan proses sumber
manusia dilaksanakan melalui aliran kerja di
mana peranan ditetapkan secara pre-set mengikut
jawatan pegawai.
12. Keseluruhan Spektrum
Fungsi PSM
8. Security Based On Roles And Access
Rights
Each module has a set of built-in roles to perform
the relevant HR functions. Roles and accessibility
will be assigned to the officer according to his
position, task and responsibilities.
Alignment of HR goals with organisational
objectives
Cascading HR management strategies to
operational processes
Automate operational functions to allow HR
practitioners to be more focussed on strategic
activities such as HR policies, competency
development and HR planning
10. System Incorporates Business Rules/Policies
Verification process at point of entry through
built-in business rules
Minimises process of checking by HR
practitioners
Ensure the appropriate benefits eligibility
according to the officer’s position and
grade
11. Workflow Driven
HR processes are driven by a built-in workflow
engine. A complete HR process is executed via
workflow through pre-set roles assigned to the
officer.
12.Full Spectrum Of HR Functions
Sistem menyediakan kemudahan melaksanakan
semua fungsi pengurusan sumber manusia.
HRMIS
Allow employees to access and update their
personal records and make HR requests online such as leave, loan, claim, competency
development programmes and counselling. They
can also monitor their performance as well as
plan their career development.
9. Driven By Strategic HR
Positioning
HRMIS GENERIC FEATURES
Ciri-Ciri Generik HRMIS
9
© Hakcipta Terpelihara
The system provides facility to perform all human
resource management functions.
HRMIS
10
© Copyright Reserved