REVISI KODE ETIK 2016

REVISI KODE ETIK 2016
KODE ETIK
DAFTAR ISI
1. PENDAHULUAN DAN DEFINISI
1
1.1. Pendahuluan
1
1.2. Definisi
3
2. PRINSIP-PRINSIP INTI Applus+
4
3. KODE ETIK Applus+
3.1. Apakah tujuan dari Kode Etik ini?
5
3.2. Siapa yang harus mematuhi Kode Etik ini?
5
3.3. Komisi CSR (CSR) dan Chief Compliance Officer (CCO)
7
3.4. Saluran Komunikasi Applus+
8
3.5. Proses pengaduan, investigasi, dan prosedur disipliner untuk setiap pelanggaran Kode Etik
9
3.6. Komunikasi dan pelatihan
10
3.7. Tinjauan terhadap Kode Etik
10
4. ATURAN PERILAKU
4.1. Menjunjung martabat di tempat kerja
11
4.2. Pencegahan terhadap risiko kesehatan dan keselamatan serta penghargaan terhadap hak-hak karyawan
11
4.3. Perlindungan terhadap data dan privasi
12
4.4. Perlindungan terhadap lingkungan
13
4.5. Persaingan pasar dan para konsumen
14
4.6. Pencegahan terhadap korupsi di Applus+
14
4.7. Tanggung jawab sosial, sponsor, dan donasi
15
4.8. Kebenaran informasi dan pengarsipan
16
4.9. Informasi rahasia dan terbatas
16
4.10. Integritas kita dalam pelayanan
17
4.11. Konflik kepentingan
18
4.12. Pemanfaatan sumber daya Applus+
19
KODE ETIK
1. PENDAHULUAN DAN DEFINISI
1.1. Pendahuluan
Ini merupakan suatu kebahagian bagi saya untuk dapat menyampaikan Kode Etik Applus+ Group.
Kode Etik ini menjabarkan suatu kerangka kerja yang berusaha melampaui kepatuhan bukan hanya terhadap hukum. Semangatnya dipandu oleh integritas dan
profesionalisme pengambilan keputusan kita, menetapkan seperangkat prinsip-prinsip umum yang harus menuntun perilaku kita sehari-hari di mana pun kita
beroperasi di seluruh dunia.
Kita semua mengetahui akan pentingnya memiliki integritas dan tanggung jawab. Rangkaian nilai, prinsip dan standar etika yang ditetapkan dalam Kode Etik
ini jauh melampaui daripada yang dibayangkan, bukan sekadar untuk melindungi citra dan reputasi Perusahaan kita maupun untuk menghindari masalah yang
terkait dengan hukum. Integritas memungkinkan kita untuk mempertahankan lingkungan yang berkesinambungan yang merupakan suatu kebanggaan dan
memperkuat aktivitas profesional. Kode Etik ini akan membantu kita dalam proses pengambilan keputusan dan telah dirancang untuk memandu perilaku kita
dalam semua urusan bisnis yang akan dilakukan dalam proses bekerja.
Mengembangkan bisnis dan mempertahankan standar tinggi dalam hal manajemen dan kepatuhan terhadap regulasi merupakan elemen yang saling menguatkan.
Membangun sikap saling percaya dengan masyarakat yang lebih luas dilakukan secara bertahap dan memerlukan usaha yang berkelanjutan. Oleh karena itu, sudah
merupakan tanggung jawab kita semua untuk menjaga reputasi perusahaan Grup, yang berarti bertindak dengan jujur dan memperlakukan rekan kerja internal dan
eksternal kita, pelanggan, pemegang saham, mitra, dan pemasok kita secara adil dan jujur.
Kita yakin bahwa Anda memberikan dukungan penuh dan memiliki komitmen untuk membantu Applus+ agar tumbuh menjadi perusahaan di masa depan yang
dibangun di atas nilai-nilai intinya yang terkandung dalam Kode Etik Grup.
Kita berharap Anda membaca Kode Etik ini dengan saksama dan menjadi pelindungnya yang setia. Terima kasih sebelumnya atas kontribusi Anda untuk
melaksanakan Kode Etik dalam Grup ini. Dengan bantuan Anda, Applus+ akan terus memperoleh rasa percaya diri yang telah kita miliki sampai saat ini.
1
Fernando Basabe
Applus+ CEO
Christopher Cole
Applus+ Chairman
2
1.2. Definisi
Di bawah ini terdapat definisi sejumlah istilah yang digunakan di seluruh Kode Etik:
Applus+ atau Grup berarti Applus Services, S.A. dan semua anak perusahaan atau perusahaan afiliasinya, termasuk perusahaan usaha patungan dengan mitra
bisnis lain.
CCO berarti Chief Compliance Officer.
Profesional adalah semua orang yang memberikan layanan kepada Applus+, tanpa memandang tipe hubungan kontrak dengan Applus+. Karena itu, profesional
mencakup karyawan, kontraktor lepas, manajer, pejabat, dan direktur.
Pihak Ketiga berarti, seperti yang dijelaskan dalam Prosedur Antikorupsi Global, setiap entitas atau individu yang berwewenang untuk bertindak atas
nama Applus+.
3
KODE ETIK
2. PRINSIP-PRINSIP INTI Applus+
Kualitas layanan dan kesuksesan bisnis kita bergantung pada banyak variabel, diantaranya bertindak secara adil dan jujur
setiap harinya sebagai individu yang memiliki tanggung jawab sosial. Kita sangat meyakini Tanggung Jawab Sosial Perusahaan
dalam konteks tempat operasi bisnis kita menghasilkan dampak positif yang signifikan pada lingkungan dan masyarakat
sekitar tempat kita bekerja.
Agar dapat mewujudkan hal ini, maka kita harus menghormati prinsip Kode inti ini, yaitu:
Integritas: Kita meyakini dan menggalakkan tindakan jujur dalam semua hubungan serta mematuhi sepenuhnya semua hukum yang berlaku.
Applus+ menghargai martabat setiap orang dan memerhatikan kesejahteraan dan keselamatan orang lain.
Transparansi: Saling menghormati, dialog, dan transparansi merupakan landasan hubungan kita. Hubungan dengan pihak berwenang, badan
pengatur, dan lembaga pemerintah harus dilakukan dengan mematuhi prinsip-prinsip kerja sama, kejujuran, dan keterbukaan.
Ketidakberpihakan dan kemandirian: Kita beroperasi secara bebas, objektif, dan otonom serta menghindari segala tipe korupsi atau konflik
kepentingan yang dapat memengaruhi pengambilan keputusan kita.
Tanggung jawab: Kita menghormati lingkungan hidup dan masyarakat tempat kita beroperasi.
Pada intinya, di Applus+, tujuan kita adalah melayani dengan integritas, kemandirian, dan ketidakberpihakan serta melampaui ekspektasi mereka
yang memercayai produk dan layanan kita secara bertanggung jawab.
4
KODE ETIK
3. KODE ETIK Applus+
3.1. Apakah tujuan dari Kode Etik ini?
Kode Etik adalah serangkaian peraturan mengikat yang menentukan
ekspektasi perilaku dan menetapkan prinsip-prinsip yang harus dijadikan
pedoman perilaku Applus+ dan semua Profesionalnya dalam pelaksanaan
tugas mereka serta dalam hubungan komersial dan profesional mereka.
Semua Profesional Applus+ wajib mematuhi perilaku yang diuraikan
dalam Kode Etik ini. Aturan dalam Kode Etik ini mewakili standar
minimum untuk perilaku etis di Applus+ yang berlaku untuk semua
negara, perusahaan, dan sistem hukum. Kode Etik ini, bersama dengan
peraturan penerapannya, menyoroti komitmen teguh yang dibuat
oleh Applus+ terhadap tata kelola perusahaan yang baik, transparansi,
dan tanggung jawab sosial.
5
Kode Etik ini mungkin tidak dapat memberikan jawaban atas setiap
situasi dan dilema etis yang kita hadapi di tempat kerja. Karena inilah
Applus+ menyediakan Saluran Komunikasi untuk semua karyawan yang
harus mematuhi Kode Etik, serta klien, pemasok, dan mitra bisnis kita,
seperti yang dijelaskan dalam Bagian 3.4 pada Kode Etik ini.
3.2. Siapa yang wajib mematuhi Kode Etik ini?
Seluruh Profesional Applus+ wajib untuk mengetahui dan mematuhi
Kode Etik ini, tanpa memandang tingkat jabatan, lokasi, atau perusahaan
Grup tempat mereka memberikan layanan. Setiap Profesional di
Applus+ harus secara tegas berjanji untuk mematuhi Kode Etik ini.
Karena inilah mereka mendapatkan pelatihan kepatuhan spesifik saat
induksi dan minimal sekali dalam setahun.
Rasa hormat dan kepatuhan terhadap Kode Etik, serta komitmen pada
nilai-nilai Applus+ harus dipertimbangkan dalam setiap kasus pemberian
promosi di Applus+. Semua pelanggaran Kode Etik tidak dibenarkan.
Profesional Applus+ dilarang untuk membenarkan tindakan yang melanggar
ketentuan Kode Etik dengan mengandalkan instruksi dari atasan atau
sepengetahuan atasan tentang tindakan tersebut. Dalam kasus tersebut,
Profesional Applus+ harus melaporkannya melalui Saluran Komunikasi.
Keberhasilan Kode Etik tergantung pada komitmen semua karyawan,
tapi kewajiban untuk mematuhi sepenuhnya ketentuan Kode Etik
sangat penting khususnya bagi para direktur dan manajer.
Applus+ mewajibkan semua direktur dan manajernya:
Meningkatkan kesadaran dan mendorong kepatuhan sepenuhnya
pada Kode Etik,
Memilih dan mempromosikan karyawan dan rekan kerja
berdasarkan, antara lain, kriteria terkait, integritas, kualifikasi,
dan kinerja pekerjaan mereka.
Meminta pedoman dari CCO jika terdapat keraguan tentang
penerapan atau penafsiran Kode Etik, dan
Melaporkan setiap pelanggaran aktual atau dugaan pelanggaran
Kode Etik.
Prosedur perekrutan dan seleksi untuk direktur dan manajer
mempertimbangkan prestasi, kapasitas, dan komitmen mereka
terhadap nilai-nilai Kode Etik. Tingkat pemenuhan kewajiban yang
tertera di atas diperhitungkan baik dalam evaluasi kinerja maupun
keputusan promosi mereka, juga dalam penentuan remunerasi
mereka.
Melakukan langkah-langkah yang memadai untuk mengawasi agar
karyawan yang berada di bawah wewenang mereka mematuhi
Kode Etik,
6
Kita mengharapkan klien, mitra bisnis, dan pemasok kita bersikap
profesional dan jujur, serta merangkul prinsip-prinsip inti kita. Untuk
mencapai tujuan ini, Applus+ berkomitmen untuk membina di antara
mereka praktik-praktik yang sejalan dengan Kode Etik kita. Sesuai
dengan Prosedur Antikorupsi Global, Pihak Ketiga harus berjanji untuk
mematuhi Kode Etik kita.
Menyebarluaskan konten Kode Etik, merancang serta mengadakan
pelatihan kepatuhan yang diperlukan.
Mendorong dan mengoordinasikan penerapan Kode Etik oleh
berbagai perusahaan di Grup.
3.3. Komite Tanggung Jawab Sosial Perusahaan
Meningkatkan dan mendorong persetujuan kebijakan dan prosedur
internal sebagaimana diperlukan untuk penerapan nilai-nilai kita
yang efektif.
Dewan Direksi Applus+ telah mempercayakan kepada Komite CSR untuk
mewujudkan penerapan Kebijakan Tanggung Jawab Sosial Perusahaan
pada Grup dan khususnya manajemen urusan tata kelola perusahaan,
tanggung jawab sosial perusahaan, etika dan transparansi.
Menerima serta menafsirkan pertanyaan dan pengaduan yang
terkait dengan Kode Etik.
CCO, di bawah arahan dan pengawasan Komite CSR, harus mengambil
tindakan yang perlu untuk mengedepankan Kode Etik dan memantau
kepatuhan terhadap Kode Etik oleh semua Profesional Applus+.
Melaksanakan penilaian risiko yang perlu untuk menilai keperluan
guna memperbarui Kode Etik.
(Komite CSR) dan Chief Compliance Officer (CCO)
7
Karena itu, CCO bertanggung jawab untuk:
Menyelidiki pelanggaran Kode Etik dan mengusulkan tindakan
disipliner yang sesuai.
Pengaduan yang terkait dengan kecurigaan yang terbukti tidak berdasar tidak dengan sendirinya merupakan pengaduan
dengan iktikad buruk. Tapi pengaduan yang dilakukan dengan iktikad buruk (yaitu bersifat jahat atau menggunakan
informasi yang diketahui palsu) akan diselidiki dan dikenakan tindakan yang sesuai.
Mengawasi implementasi Kode Etik dengan benar, tanpa
mengabaikan tugas-tugas Audit Internal.
pertanyaan atau keraguan mengenai penafsiran dan penerapan
Kode Etik.
Memantau kepatuhan terhadap Kode Etik, dengan bantuan
Departemen Audit Internal jika perlu.
Semua pertanyaan akan diterima dan dijawab dengan segera dan
dengan cara yang sensitif.
Setiap tahun CCO akan menyusun dan menyerahkan laporan tahunan
untuk mendapat persetujuan Dewan, yang berisi semua tindakan yang
dilaksanakan sesuai dengan kewajiban yang dipaparkan di atas guna
mengevaluasi tingkat Kepatuhan terhadap Kode Etik. Untuk membantu
CCO dalam pelaksanaan tugas tersebut, Applus+ menunjuk petugas
penghubung kepatuhan di tingkat divisi dan regional.
3.4. Para Pejabat Applus+:
[email protected]
Pertanyaan
Saluran Komunikasi Applus+ tersedia bagi semua Profesional Applus+,
juga untuk klien, pemasok, dan mitra bisnis kita, untuk mengajukan
CCO bertanggung jawab atas pengelolaan Saluran Komunikasi dan
pengalihan keraguan yang tidak terkait dengan Kode Etik kepada
orang yang tepat.
Pengaduan
Semua Profesional Applus+, juga Pihak Ketiga, harus melaporkan
melalui Saluran Komunikasi setiap indikasi atau dugaan yang
beralasan tentang tindakan yang melanggar aturan yang ditetapkan
dalam Kode Etik ini.
Jika pengaduan tersebut berkaitan dengan CCO atau Departemen
Kepatuhan, pengaduan dapat dilaporkan kepada atasan, petugas
penghubung kepatuhan divisi atau regional, Departemen Legal, atau
Komite CSR, yang akan mematuhi aturan yang ditetapkan berikut ini.
8
Agar dapat menjamin keamanan dan memberikan perlindungan secara
maksimal atas orang yang melaporkan pelanggaran tersebut, Applus+
memiliki komitmen untuk:
Mematuhi undang-undang perlindungan data sehubungan dengan
sistem pengaduan.
Secara ketat menjaga kerahasiaan atas keluhan apapun. Dengan
demikian, Applus+ tidak akan mengungkapkan identitas pelapor
tanpa seizin yang bersangkutan, kecuali diwajibkan oleh hukum.
Mencegah, menyelediki, dan melawan tindakan pelecehan atau
pembalasan dalam bentuk apapun terhadap pelapor.
Mematuhi undang-undang perlindungan data yang berlaku.
9
3.5. Proses pengaduan, investigasi dan prosedur
disipliner untuk setiap pelanggaran Kode Etik
CCO akan memproses setiap pengaduan yang dilaporkan melalui
Saluran Komunikasi. CCO akan mengarahkan dan mengoordinasikan
setiap investigasi dan semua Profesional Applus+ harus mengikuti
instruksi CCO dalam hal itu, Applus+ akan menerapkan prosedur
internal untuk manajemen pengaduan dan kinerja investigasi internal.
Kode Etik dan kebijakan terkaitnya bukan hanya merupakan serangkaian
“praktik terbaik” atau rekomendasi. Kepatuhan terhadap Kode Etik
dan kebijakan ini bersifat wajib. Karena itu, setiap pelanggaran akan
dikenakan tindakan disipliner hingga dan termasuk pemutusan
hubungan kerja, sesuai dengan undang-undang ketenagakerjaan yang
berlaku.
3.6. Komunikasi dan pelatihan
3.7. Tinjauan terhadap Kode Etik
CCO bertanggung jawab untuk mendukung penyebarluasan konten Kode
Etik di kalangan profesional, klien, pemasok, dan mitra bisnis Applus+.
Untuk mendukung penyebarluasan di kalangan Profesional Grup, CCO
akan menyiapkan pelatihan internal dan rencana komunikasi internal.
Kode Etik akan direvisi dan diperbarui secara berkala, sesuai dengan
laporan tahunan CCO. Komisi CSR, Departemen Audit Internal, dan CCO
akan dapat menyusun proposal untuk menyempurnakan Kode Etik. Setiap
revisi Kode Etik membutuhkan izin dari Komite CSR dan Dewan Direksi.
10
KODE ETIK
4. ATURAN PERILAKU
Aturan perilaku yang berasal dari prinsip-prinsip inti Applus+ dipaparkan dalam bagian ini pada Kode Etik.
4.1. Menjunjung martabat di tempat kerja
Komitmen Applus+ terhadap nilai-nilai dalam Kode Etik ini tidak akan
kredibel jika tidak tercermin dalam hubungan kerja berdasarkan pada
penghormatan martabat setiap karyawan. Hubungan kerja harus bebas
dari penyalahgunaan wewenang atau tindakan yang mungkin dengan
serius menyinggung orang lain.
Applus+ beroperasi di beragam budaya, dengan perbedaan adat yang
harus kita pelajari dan hormati, bertindak dengan sikap hormat dan
sesuai dengan normal sosial yang berbeda.
Kebijakan Antidiskriminasi kita difokuskan pada pencegahan setiap
tipe diskriminasi dalam keputusan perekrutan, promosi profesional,
organisasi tempat kerja, atau tindakan disipliner.
11
4.2. Pencegahan terhadap risiko kesehatan
dan keselamatan serta penghargaan terhadap
hak-hak karyawan
Lingkungan kerja yang sehat dan menghormati martabat karyawan
juga mencakup penghormatan terhadap hak-hak karyawan. Grup kita
menghormati standar internasional yang didukung oleh Organisasi
Buruh Internasional (ILO) di mana pun Grup beroperasi.
Kebijakan Kesehatan dan Keselamatan Kerja Applus+ mencegah risiko
serta mewujudkan Kesehatan dan Keselamatan di tempat kerja.
Penindasan dan pelecehan seksual di tempat kerja adalah perilaku yang tidak dapat dibiarkan dan harus
dilaporkan oleh siapa pun.
Applus+ berkewajiban menjaga serta melindungi kesehatan, keselamatan,
dan kesejahteraan para Profesional kita dan semua Profesional berhak
mempertanyakan dan berwenang untuk menghentikan pekerjaan
kapan pun mereka memiliki kekhawatiran tentang keselamatan.
Sebaliknya, semua Profesional berkewajiban untuk mengetahui dan
mematuhi kebijakan dan prosedur Kesehatan dan Keselamatan Grup,
dan memastikan keselamatan mereka sendiri serta keselamatan semua
orang yang mungkin terdampak oleh aktivitas mereka.
Applus+ mengakui bahwa semua karyawan di dalam organisasi kita
berhak untuk berafiliasi secara bebas dengan serikat pekerja.
4.3. Perlindungan terhadap data
Pengelolaan bisnis sekarang ini membutuhkan perlindungan terhadap
data pribadi yang dikumpulkan dalam lingkup pekerjaan. Meskipun
undang-undang yang berkaitan dengan perlindungan data bervariasi di
berbagai negara tempat kita beroperasi, Applus+ mempertimbangkan
unsur-unsur berikut sebagai dasarnya:
Applus+ akan menyusun Kebijakan Perlindungan Data berdasarkan
undang-undang perlindungan data yang berlaku di setiap negara
dan disesuaikan dengan setiap kerangka hukum.
Selain semua hukum setempat, semua karyawan atau pejabat harus
menghormati aturan-aturan dasar berikut ini:
Kecuali Departemen Sumber Daya Manusia, Departemen Legal
dan CCO, tak satu pun pejabat atau karyawan boleh mengakses
file milik Profesional mana pun, selain milik mereka sendiri,
kecuali akses tersebut diperlukan untuk melaksanakan tugas
mereka atau mereka memiliki izin yang diberikan secara tegas.
Data pribadi hanya dapat dikumpulkan dan diarsipkan sebatas
keperluan untuk mencapai tujuan bisnis yang sah, dan informasi
tersebut hanya dapat digunakan untuk mencapai tujuan
pengumpulan tersebut.
12
Data pribadi setiap Profesional Applus+ dapat diakses selama
investigasi jika terdapat alasan yang wajar untuk mencurigai
bahwa Profesional tersebut telah melanggar Kode Etik, sesuai
dengan hukum yang berlaku.
Data pribadi yang diproses hanya dapat dikomunikasikan kepada
pihak ketiga guna mematuhi kewajiban yang secara langsung
terkait dengan aktivitas Perusahaan, selalu hanya dengan seizin
orang yang bersangkutan. Applus+ juga dapat membagikan data
pribadi yang dimilikinya jika diwajibkan oleh pihak berwenang.
13
Applus+ dan semua Profesionalnya menghormati hak privasi
Profesional lain, klien, pemasok, dan mitra bisnis dalam segala
bentuknya.
4.4. Perlindungan terhadap lingkungan
Perusahaan kita akan mematuhi semua hukum yang berkaitan dengan
perlindungan terhadap lingkungan dan berkomitmen untuk menjaga
kelestariannya. Oleh karena itu, kita wajib mematuhi Pedoman Praktik
Terbaik Lingkungan serta kebijakan dan prosedur internal yang berlaku.
Dilarang keras membuat kesepakatan ilegal dengan pesaing, menyuap atau memberikan imbalan tidak
pantas kepada pejabat publik atau karyawan perusahaan lain.
Jika Anda memiliki pertanyaan, silakan segera menghubungi CCO melalui Saluran Komunikasi.
4.5. Persaingan pasar dan para konsumen
4.6. Pencegahan terhadap korupsi di Applus+
Applus+ percaya bahwa inovasi dan kepatuhan terhadap undangundang anti monopoli merupakan dasar pertumbuhan ekonomi. Oleh
karena itu, hal-hal berikut ini dilarang keras untuk dilakukan:
Applus+ mematuhi hukum nasional dan internasional yang terkait
dengan pencegahan korupsi di semua negara tempat kita berdiri.
Setiap kesepakatan ilegal yang dimaksudkan untuk berbagi pasar
atau menetapkan harga atau persekongkolan dalam tender di sektor
publik atau swasta.
Pemanfaatan yang tidak benar dan/atau pengungkapan rahasia
dagang atau informasi rahasia atau hak kekayaan intelektual (seperti
merek dagang, hak cipta, dan paten) milik pihak ketiga, misalnya
dengan cara spionase industri.
Pembuatan segala jenis penawaran atau iklan yang mungkin
menyesatkan atau menipu klien.
Karena itu, Profesional Applus+ dan Pihak Ketiga memiliki kewajiban
untuk menghindari segala tipe praktik korup. Applus+ telah
menerapkan Kebijakan Antikorupsi Global untuk semua negara
tempat kita beroperasi.
Kebijakan ini melarang aktivitas berikut:
Berjanji atau memberikan apa pun yang bernilai kepada pejabat
publik atau karyawan perusahaan lain agar memperoleh perlakuan
atau imbalan tidak pantas.
Memberikan apa pun yang bernilai kepada pejabat publik atau
karyawan perusahaan lain di luar batasan spesifik yang ditetapkan
dalam kebijakan kita atau tanpa mematuhi Prosedur Antikorupsi
Global.
Meminta atau menerima apa pun yang bernilai dari perusahaan
lain guna memberikan imbalan tidak pantas kepada perusahaan
tersebut atau pihak ketiga.
14
Applus+ menganjurkan kepada Profesionalnya dan Pihak Ketiga untuk tidak memberikan atau menerima hadiah atau jamuan atas
nama Applus+. Penerimaan atau pemberian hadiah atau jamuan apa pun harus sepenuhnya mematuhi Prosedur Antikorupsi Global.
Apa pun yang bernilai mungkin berupa:
• Uang tunai, kartu hadiah, atau apa pun
• Hadiah
• Undangan untuk menghadiri acara atau kegiatan rekreasi (acara olahraga, berburu, dll.)
• Makanan dan biaya perjalanan
• Tawaran pekerjaan untuk anggota keluarga atau teman dekat
• Penghapusan utang
Memanfaatkan hubungan pribadi dengan pejabat publik, anggota
keluarganya, atau dengan pejabat atau anggota partai politik yang
bersangkutan dengan cara yang tidak patut guna mendapatkan
perlakuan menguntungkan atau imbalan tidak pantas untuk Applus+.
Membayarkan uang kepada Pihak Ketiga yang bertindak atas
nama Applus+ tanpa mengonfirmasikan terlebih dahulu integritas
profesional mereka dan kemampuan mereka untuk mematuhi
Kebijakan Antikorupsi kita.
Membayar pejabat publik, selain dari pajak, cukai, dan biaya resmi,
meskipun diizinkan oleh hukum setempat, bahkan untuk mendapatkan
izin atau mempercepat atau melancarkan proses administrasi.
15
Di beberapa negara atau wilayah geografis, Applus+ mungkin
menerapkan Kebijakan Antikorupsi khusus, yang akan mengikuti
ketentuan kebijakan umum.
4.7. Tanggung jawab sosial, sponsor, dan donasi
Sebagai anggota masyarakat yang bertanggung jawab secara sosial,
Applus+ mendukung budaya, sains, dan seni melalui aktivitas pemberian
sponsor dan donasi. Setiap pemberian sponsor dan donasi harus
memiliki tujuan sah, harus diresmikan secara tertulis, dan disetujui
menurut Prosedur Antikorupsi Global.
Dilarang keras memberikan kontribusi pada partai politik atau serikat
dagang atas nama Applus+, di mana pun di seluruh dunia.
4.8. Kebenaran informasi dan pengarsipan
4.9. Informasi rahasia dan terbatas
Menjamin integritas, keandalan, dan keakuratan informasi merupakan
tanggung jawab semua orang. Kita harus memastikan keakuratan dan
kebenaran informasi yang kita berikan kepada para pemegang saham,
kepada pasar tempat saham kita terdaftar dan badan pengaturnya, dan
kepada setiap administrasi publik. Dalam situasi apa pun, Profesional
Applus+ dilarang memberikan informasi yang salah secara sadar.
Semua Profesional Grup harus menjamin kerahasiaan semua
informasi tersimpan yang dapat mereka akses sebagai akibat dari
kegiatan profesional mereka di Applus+. Karena kegiatan kita, kita
memiliki akses ke informasi sensitif pemasok dan klien yang harus
kita lindungi dan perlakukan secara rahasia. Ini mencakup kewajiban
untuk tidak mengungkapkan informasi ini tanpa seizin pemilik
informasi.
Applus+ juga berjanji untuk memberikan informasi yang memadai,
benar, dan objektif tentang evolusi Grup kepada para pemegang
sahamnya. Semua transaksi keuangan Applus+ harus didokumentasikan
serta dicatat dengan jelas dan akurat.
Semua indikasi wajar mengenai kebocoran informasi rahasia
atau penggunaan informasi tersebut untuk kepentingan pribadi
harus dilaporkan oleh pihak yang mengetahuinya melalui Saluran
Komunikasi.
16
Informasi rahasia termasuk:
Rahasia komersial atau perdagangan Applus+ atau pihak ketiga, seperti kebijakan harga, proyek
penelitian, basis pelanggan, akuntansi atau informasi keuangan, tata cara, rencana pemasaran atau
pengembangan usaha atau material apapun yang bertanda “rahasia” atau “confidential”.
Selain itu, Profesional Applus+ harus menghindari mendapatkan
keuntungan pribadi dari suatu peluang yang mereka ketahui sebagai
akibat dari akses saat mereka bekerja dengan informasi rahasia. Kebijakan
Keamanan Informasi menjelaskan kewajiban ini dengan lebih rinci.
Setiap informasi rahasia atau terbatas milik perusahaan terdaftar,
termasuk Applus+, dilarang untuk digunakan dengan tujuan, baik secara
langsung maupun tidak langsung, melakukan (atau merekomendasikan
kepada pihak ketiga agar melakukan) segala jenis transaksi dalam saham,
derivatif keuangan, atau sekuritas lainnya. Profesional yang memiliki
akses ke semua informasi terbatas Grup harus mematuhi kewajiban,
batasan, dan larangan yang ditetapkan dalam Peraturan Internal untuk
Perilaku dalam Pasar Sekuritas (Internal Regulations for Conduct in the
Securities Markets).
17
4.10. Integritas kita dalam pelayanan
Kita harus memberikan layanan dengan cara yang profesional, mandiri
dan tidak memihak, sesuai dengan prosedur, praktik dan kebijakan
Applus+ dan hukum dalam setiap negara. Rekomendasi, pendapat
profesional, data, hasil dan pada umumnya setiap menegaskan fakta harus
didokumentasikan secara hati-hati, sesuai dengan kebijakan internal.
Dalam laporan dan sertifikasi, kita harus menyertakan hasil dan temuan
serta pendapat profesional yang terkait. Applus+ dalam memberikan
layanannya, mematuhi sepenuhnya dan menghindari segala jenis
batasan dan limitasi hukum terhadap layanan yang dapat diberikannya.
4.11. Konflik kepentingan
Suatu konflik kepentingan muncul ketika kepentingan pribadi
Profesional Applus+, secara langsung atau tidak langsung,
bertentangan dengan kepentingan Grup atau melibatkan mereka
dalam cara pribadi dalam layanan apa pun yang diberikan oleh
Applus+. Kepentingan pribadi Profesional ada saat masalah tersebut
memengaruhi Profesional atau orang yang terkait dengannya.
Profesional Applus+ harus menghindari situasi yang dapat menimbulkan
konflik kepentingan atau dapat memengaruhi kapasitas mereka untuk
bertindak atau memutuskan secara netral dan demi kepentingan
terbaik Applus+.
Saat berhadapan dengan potensi konflik kepentingan: sampaikan kepada
atasan Anda, bertindaklah dengan profesionalisme dan loyalitas terhadap
Applus+, dan hindari melakukan intervensi atau memengaruhi transaksi.
Aturan lebih lanjut tentang hal yang dipandang sebagai konflik kepentingan
dan cara bertindak saat berhadapan dengan konflik kepentingan dapat
ditemukan dalam peraturan internal tentang konflik kepentingan.
Contoh umum dari konflik kepentingan adalah:
Mempekerjakan anggota keluarga atau teman tanpa persetujuan.
Memiliki kepentingan keuangan di perusahaan yang bersaing
dengan Applus+, atau yang merupakan klien atau pemasok Grup.
Menjalankan aktivitas berbayar apa pun terkait dengan tipe
layanan yang mungkin disediakan Applus+, selain dari pekerjaan
yang dilakukan di Applus+.
Memberikan layanan lain kepada klien Applus+ kecuali
mendapatkan izin sepenuhnya.
Menggunakan pekerjaan di Applus+ untuk mendapatkan peluang
bisnis atau komersial apa pun demi keuntungan pribadinya.
Semua perilaku di atas dapat diizinkan oleh atasan Anda sesuai
dengan kebijakan internal yang berlaku.
18
4.12. Pemanfaatan sumber daya Applus+
Sebagaimana ditentukan dalam Kebijakan Keamanan Informasi Applus+
dan kebijakan-kebijakan terkait lainnya, akun surel perusahaan adalah
milik Perusahaan dan oleh karena itu, tidak tepat jika digunakan untuk
kepentingan pribadi. Setiap penggunaan akun surel perusahaan untuk
kepentingan pribadi merupakan pembebasan privasi atas isi surel-nya.
PC, laptop, tablet, ponsel, akses internet dan sistem komunikasi lain
yang disediakan Applus+ untuk digunakan Profesionalnya adalah untuk
penggunaan profesional dan hanya boleh digunakan untuk masalah
pribadi, jika penggunaannya tidak mengganggu kinerja kegiatan
profesional. Dalam hal apa pun, Applus+ berhak untuk mengontrol
penggunaan sarana-sarana tersebut, termasuk komunikasi yang
dilakukan di masa lalu, selalu mematuhi hukum yang berlaku.
19
Penggunaan arsip dan perangkat lunak eksternal menimbulkan risiko
keamanan bagi kita dan dapat mengakibatkan sanksi pidana dan
perdata yang serius bagi Applus+. Karena itu, dilarang mengunduh atau
menggunakan perangkat lunak tanpa otorisasi, mengunduh konten
yang tidak patut atau tindakan apa pun yang melanggar hak kekayaan
intelektual.
Sumber daya Applus+ lainnya hanya dapat digunakan secara eksklusif
untuk mengembangkan pekerjaan kita dan dalam hal apapun, tidak
pernah digunakan untuk kepentingan pribadi. Semua Profesional
harus merawat sumber daya yang ditugaskan kepada mereka dengan
semestinya dan harus menghindari kerusakan, pencurian atau
penyalahgunaan sumber daya tersebut.
KODE ETIK 2016
Campus de la UAB • Ronda de la Font del Carme, s/n
E-08193 Barcelona • España / Spain
www.applus.com