invitation to sponsorship

6th European Transport
Research Conference
Innovative Solutions
for Tomorrow’s Mobility
www.traconference.eu
INVITATION TO
SPONSORSHIP
ST
Poland
PGE Narodowy
1
PGE Narodowy
2
SUMMARY
EDITO
04
OBJECTIVES
05
SCOPE AND TOPICS
05
COMMITTEES
06
CONFERENCE VENUE
07
HOW TO GET TO THE VENUE
08
MAJOR SPONSOR PACKAGES
09
OTHER SPONSORSHIP OPPORTUNITIES
13
BOOKING FORM 14
SALES TERMS AND CONDITIONS
15
3
EDITO
Dear Sir / Madam
n behalf of TRA 2016 organisers, we are honoured to invite you to the 6th Transport Research Arena conference
O
and exhibition, which will be held from April 18 to 21, 2016 in the Conference Centre at the PGE Narodowy.
Transport Research Arena is the most important European conference on scientific research in the area of
surface freight transport. The objectives of the conference comprise actions for the benefit of transport research,
development and innovation, as well as strengthening cooperation between the world of science, industry,
politicians and decision-makers.
The theme and slogan of the TRA2016 are respectively: “Moving Forward” and “Innovative Solutions for Tomorrow’s
Mobility”.
The initiator of the TRA2016 is the European Commission, in cooperation with the Conference of European Directors
of Roads (CEDR) and the European Technological Platforms. The Ministry of Infrastructure and Development of the
Republic of Poland and the Road and Bridge Research Institute are the co-organisers of the TRA2016.
TRA2016 is a great opportunity for all European researchers and scientists to present their practical applications
of the transport related, innovative projects’ results, which may have a huge impact of each and every one of us in
our everyday life.
This high-profile event would be a great chance to present your company among the most representative group of
people involved in creating of more advanced, ecological and efficient transport systems – involved in ‘Tomorrow’s
Mobility’.
We do hope that the next edition of TRA will prove to be, also thanks to your presence, a perfect occasion for a
dialogue between different institutions and stakeholders related to broadly understood transport sector which is
nowadays one of the most important branches of both domestic and global economy.
With this guide you will find a wide range of opportunities to take an active part as a sponsor in the TRA2016.
We look forward to welcoming you to the TRA2016 in Warsaw.
Monika Kowalska-Sudyka
TRA2016 Organising Committee Chair
4
OBJECTIVES
Effective European transport is a factor of economic growth and provides social benefits. It is necessary to consider
transport from the economic perspective, in view of environmental and societal challenges, and with regard to the
global competitiveness of Europe. Research and implementation challenges that will be addressed at the TRA
should take into account the needs of modern European society and create partnerships to promote innovation in
transport.
As the resources and funds available for research are limited, it is necessary to define the most significant research
areas in transport at the global, European and national levels. The development of common schemes and standards
for the interoperability of transport systems is also a huge challenge for policy makers as well as researchers. It is
essential to develop mechanisms to encourage cooperation and competitiveness between transport systems in
Europe and in the world, as well as to address the evolving needs in the education system to better tackle future
industrial and societal needs. It is crucial to answer a question how to conduct research in transport in order to meet
these challenges and to ensure the mobility of people and goods, and thus freedom in the political and economic
sense. There is a need to assess the allocation of resources and funding schemes to the transport system towards
increased efficiency and seamless multimodality, and to enable a better spatial planning so that transport systems
provide mobility for people and goods at the highest level of energy efficiency, reliability and safety.
TRA 2016 is an exceptional event for researchers, industry representatives and policy-makers to meet and discuss
these issues, identifying the innovative solutions that can drive a better future transport system for Europe.
SCOPE AND TOPICS
The scope of the conference covers all modes of surface transport: road, rail and waterborne, as well as comodality, applied to both passenger and freight, in urban, inter-urban and long distance settings. Airports are
integrated for their contribution to the transport systems.
The latest achievements of European research and technological developments will be presented and thoroughly
discussed by participants.
A broad spectrum of research and innovation activities will range from basic sciences to application-oriented
engineering, social, technical and economic aspects, as well as policies and standards.
The following multidisciplinary topics and modes will be addressed at the TRA2016.
Topics:
1. Environment – Decarbonisation, Sustainability and
Energy Efficiency
2.Vehicles & Vessels Technologies,
Design and Production
3. Urban and Long-Distance People Mobility Systems and Services
4. Urban and Long-Distance Freight
Transport and Logistics
5. Safe, Secure and Resilient Transport Systems
6. Transport Infrastructure
7. Human Factors, Socio-Economics and Foresights
8. Automation and Connectivity
9. Enabling Environment for Innovation
Implementation
Modes:
A. Road
B. Rail
C. Waterborne
D. Airports
E. Cross-Modal
5
COMMITTEES
MANAGEMENT COMMITTEE
PROGRAMME COMMITTEE
Fernando Liesa (ALICE)
Dirk ´t Hooft (ALICE)
Małgorzata Kirchner (ALICE)
Martin Russ (Austria Tech TRA2018)
Evelinde Grassegger (BMVIT TRA2018)
Pieter De Winne (CEDR)
Pat Maher (CEDR)
Steve Phillips (CEDR)
Alessandro Damiani (European Commission)
Liam Breslin (European Commission)
Keir Feitch (European Commission)
Dennis Schut (ERRAC)
Nicolas Furio (ERRAC)
Umberto Guida (ERRAC)
Jean-Luc di Paola-Galloni (ERTRAC)
Josef Affenzeller (ERTRAC)
Andrzej Urbanik (IBDiM), MC Deputy Chair
Leszek Rafalski (IBDiM), PC Chair
Adam Zofka (IBDiM), PC Deputy Chair
Monika Kowalska-Sudyka (IBDiM), OC Chair
Patrick Mallejacq (IFSTTAR TRA2014)
Paulina Potemski (IFSTTAR TRA2014)
Waldemar Sługocki (MIiR), MC Chair
Monika Kusina-Pycińska (MIiR), MC Deputy Chair
Mariusz Bartosewicz (MIiR), OC Deputy Chair
Willem Laros (Waterborne TP)
Thomas Witolla (Waterborne TP)
Jean-Noel Theillout (Airports)
Fernando Liesa (ALICE)
Małgorzata Kirchner (ALICE)
Albert Veenstra (ALICE)
Christian Chimani (Austria Tech, TRA2018)
Karin Tausz (Austria Tech, TRA2018)
Anne Beeldens (BRRC, TRA 2010)
Rikard Engstrom (CEDR)
Joanna White (CEDR)
Albert Daly (CEDR)
Maria C. Astorga-Llorens (European Commission)
Maria-Cristina Marolda (European Commission)
Patrick Mercier-Handisyde (European Commission)
Yves Amsler (ERRAC)
Mark Robinson (ERRAC)
Manuel Pereira (ERRAC)
Zissis Samaras (ERTRAC)
Heather Hamje (ERTRAC)
Karen Vancluysen (ERTRAC)
Katarzyna Prokop (GDDKiA)
Łukasz Skorupski (GDDKiA)
Leszek Rafalski (IBDiM), PC Chair
Adam Zofka (IBDiM), PC Deputy Chair
Andrzej Urbanik (IBDiM)
Monika Kowalska-Sudyka (IBDiM)
Bernard Jacob (IFSTTAR, TRA2014)
Patrick Mallejacq (IFSTTAR, TRA2014)
Monika Kusina-Pycińska (MIiR)
Mariusz Bartosewicz (MIiR)
Marcin Zaręba (PKP)
Willem Laros (Waterborne TP)
Thomas Witolla (Waterborne TP)
Alistair Greig (Waterborne TP)
Aleš Žnidarič (ZAG, TRA2008)
Panos Papaioannou (SASTH,TRA2012)
MC INVITED MEMBERS
Luc Bourdeau (ECTP)
Juliusz Zach (ECTP)
Katarzyna Prokop (GDDKiA)
Łukasz Skorupski (GDDKiA)
PC INVITED MEMBERS
Miguel Segarra (ECTP)
Laura Tordera (ECTP)
Luc Bourdeau (ECTP)
6
CONFERENCE VENUE
The PGE Narodowy is located in the centre of Warsaw, on the right bank of the Vistula river. It is a modern facility
constructed for the Football European Championships EURO 2012. It is a vibrant place, loved by the Varsovians. It
is mainly a sports competition arena. It houses football matches, athletics, speedway or windsurfing competitions.
Numerous book or fashion fairs are also organised there.
A state-of-the-art Conference Centre enables the organisation of both great international events such as e.g.
United Nations Climate Change Conference COP19 in 2013 and private business meetings.
The citizens of Warsaw use the areas around the Stadium for cycling, rollerblading, running or just resting in the
shadow of the trees on benches, desk chairs and hammocks.
The PGE Narodowy is located just 12 km away from Warsaw Chopin Airport. There is convenient and quick access
to the stadium for all means of transport!
©PGE Narodowy, Warsaw
7
HOW TO GET TO THE VENUE
©PGE Narodowy, Warsaw
©PGE Narodowy
Al. Ks. J. Poniatowskiego 1
03 – 901 Warszawa
By car: The Stadium is located by Al. Ks. Poniatowskiego and
ul. Zieleniecka, ul. Siwca and Wybrzeże Szczecińskie.
Both underground and overground car parks are available.
By bus:Rondo Waszyngtona bus stop, bus routes:
102, 111, 117, 123, 128, 146, 147, 158, 166, 507, 509, 517,
521, N02, N22, N24, N72.
By tram:Rondo Waszyngtona tram stop, tram routes:
7, 8, 9, 22, 24, 45, 77.
By overground:
Warszawa Stadion Station, SKM and Koleje Mazowieckie
operated trains.
By Veturilo city bicycle:
Rondo Waszyngtona - Stadion Narodowy Stop.
By underground:M2 line, direction from the city centre: Dworzec Wileński, Stadion
Narodowy Stop.
8
MAJOR SPONSOR PACKAGES
PLATINUM SPONSOR 50,000 € EXCL. TAX
open to 1 sponsor
This EXCLUSIVE partnership package includes:
1. Promotion in the Gala Dinner, offering:
- 10 minutes speech at the opening of the Gala Dinner
- the sponsor’s logo on the signage and communication material of the dinner
- 2 invitations to the dinner
2. 45m2 indoor exhibition space including:
- carpet wrapped in plastic before use
- 2 tables and 6 chairs
- basic electricity supply (extra electricity supply is available upon request with
extra charge)
- entry passes to the exhibition for 6 people (no access to conference)
3. Free full registrations to the conference for 4 persons
4. The sponsor’s logo as a Platinum Sponsor displayed on the:
- conference website with a hyperlink to your website
- preliminary programme
- final programme
5. Insertion of literature in the delegates’ bags
6. Insertion of one full page advertisement in the final programme (excl. 2nd and
back cover)
7. Free parking place for 1 car
9
MAJOR SPONSOR PACKAGES
GOLD SPONSOR 25,000 € EXCL TAX
open up to 2 sponsors
SPONSOR 1
Exclusive sponsoring of the welcome reception:
- 10 minutes speech during the welcome reception
- the sponsor’s logo on the signage and communication material
OR
SPONSOR 2
Exclusive sponsoring of the lunches:
- the sponsor’s logo on the signage and communication material every day
Additional benefits for both gold sponsors:
1. 27m2 indoor exhibition space including:
- carpet wrapped in plastic before use
- 2 tables and 6 chairs
- basic electricity supply (extra electricity supply is available upon request with extra charge)
- entry passes to the exhibition for 3 people (no access to conference)
2. Free full registrations to the conference for 2 persons
3. The sponsor’s logo as a Gold Sponsor displayed on the:
- conference website with a hyperlink toward your website
- preliminary programme
- final programme
4. Insertion of literature in the delegates’ bags
5. Insertion of half page advertisement in the final programme
6. Free parking place for 1 car
10
MAJOR SPONSOR PACKAGES
SILVER SPONSOR 12,500 € EXCL TAX
open up to 8 sponsors
SPONSOR 1 - 2
Exclusive sponsoring of the delegates bags with your logo
SPONSOR 3 - 4
Exclusive sponsoring of the USB sticks boxes with your logo
SPONSOR 5 - 6Exclusive sponsoring of the coffee breaks with your logo on
the signage
SPONSOR 7 - 8
Exclusive sponsoring of press kit with the insertion of a
specific page about your company
Additional benefits for 8 silver sponsors:
1. 18m2 indoor exhibition including:
- carpet wrapped in plastic before use
- 2 tables and 6 chairs
- basic electricity supply (extra electricity supply is available upon request
with extra charge)
- entry passes to the exhibition for 2 people (no access to conference)
2. Free full registrations to the conference for 1 person
3. The sponsor’s logo as a Silver Sponsor displayed on the:
- conference website with a hyperlink to your website
- preliminary programme
- final programme
4. Free parking place for 1 car
11
MAJOR SPONSOR PACKAGES
BRONZE SPONSORS 8,000 € EXCL TAX
open up to 9 sponsors
SPONSOR 1-3
SPONSOR 4-6
SPONSOR 7-9 sponsoring of the notebooks and pens with your logo
sponsoring of the preview room with your logo
sponsoring of internet access zone with your logo
Additional benefits for 9 bronze sponsors:
1. 9m2 indoor exhibition space including:
- carpet wrapped in plastic before use
- 1 table and 3 chairs
- basic electricity supply (extra electricity supply is available upon request
with extra charge)
- entry passes to the exhibition for 2 people (no access to conference)
2. Free full registration to the conference for 1 person
3. The sponsor’s logo as a Bronze Sponsor displayed on the:
- conference website with a hyperlink to your website
- preliminary programme
- final programme
4. Free parking place for 1 car
12
OTHER SPONSORHIP
OPPORTUNITIES
6,000 € EXCL TAX POCKET AGENDA
Sponsoring of the pocket agenda with one advertisement page inserted
in the delegate’s badge.
6,000 € EXCL TAX LANYARDS
Your logo on the lanyards of the congress (provided by TRA2016).
4,000 € EXCL TAX CONFERENCE PROGRAMME SCREENS
Your slide will appear on the conference programme screens at the end of the
plenary sessions.
4,000 € EXCL TAX ADVERTISING POSTER ON THE CONFERENCE
Your advertising poster displayed on the conference site.
Location to be determined. Poster provided by the sponsor and subject to acceptance
of the Organising Committee.
3,000 € EXCL TAX ADVERTISING ON THE CONFERENCE WEBSITE
1,600 € EXCL TAX INSERTION OF A DOCUMENT OR CD IN THE DELEGATES’
BAGS
Documents (of A4 format as a maximum) or CDs to be supplied by the sponsor.
1,600 € EXCL TAX YOUR BANNER ON THE TRA2016 NEWSLETTER
(cost per Newsletter)
FINAL PROGRAMME ADVERTISING
Back cover page 4,000 € EXCL. TAX
2nd and 3rd cover page 3,000 € EXCL. TAX
Full inside page 2,000 € EXCL. TAX
Half page 1,000 € EXCL. TAX
13
BOOKING FORM
Company : …………………………………………………....Signatory : …………………………………….............
Organisation contact : ………………………………............Intracommunity VAT number : ……………................
Invoicing address : ………………………………………………………………........................................................
Tel : …………………………………Fax : …………………………………Email : ……………..................................
MAJOR SPONSOR PACKAGES
□
Platinum
□
Gold
□
Silver
□
Bronze □ Notebooks and pens
PRICES EXCL. VAT
50 000,00 €
□ Welcome reception
□ Bags
□ Lunches
□ USB stick boxes
25 000,00 €
□ Coffee breaks
□ Preview
□ Internet zone
OTHER SPONSORSHIP OPPORTUNITIES
12 500,00 €
8 000,00 €
PRICES EXCL. VAT
□
Pocket agenda
6 000,00 €
□
Lanyards
6 000,00 €
□
Conference programme screens
4 000,00 €
□
Advertising poster
4 000,00 €
□
Insertion of a document in the delegate bags
1 600,00 €
□
*Back cover Page
4 000,00 €
□
*2nd cover page
3 000,00 €
□
*3rd cover page
3 000,00 €
□
*Full inside page
2 000,00 €
□
*Half page
1 000,00 €
□
Newsletter Banner
1 600,00 €
□
Advertising on the conference website
3 000,00 €
TOTAL AMOUNT (Excluding Tax)
VAT depending on the place of the registered office of the entity
*Advertising in the final programme
14
□ Press Kit
…….......……€
Art. 1 - General Terms and Condi ons: These General Terms and Condi ons shall apply to Sponsors par cipa ng in the Transport
Research Arena 2016 - 6th European Transport Research Conference organised by Instytut Badawczy Dróg i Mostów. These
General Terms and Condi ons cons tute an integral part of the agreement between the Organiser and the Sponsor.
Art. 2 – Defini ons: For the purpose hereof the terms listed below shall have the following wording:
a) TRA2016 Conference Transport Research Arena 2016 - 6th European Transport Research Conference to be held in
Warsaw, Poland, from 18 un l 21 April 2016;
b) Organiser - Instytut Badawczy Dróg i Mostów (IBDiM), with its registered office in Warsaw, at ul. Instytutowa 1,
entered into the entrepreneurs' register of the Na onal Court Register under KRS no. 158240;
c) Sponsor - legal person or organiza on conduc ng business or research ac vity, which acquired at least one sponsor
package the Sponsor is en tled to par cipate in the TRA2016 Conference on the terms and condi ons indicated in
the “Invita on for Sponsorship” available on the website www.traconference.eu;
d) Stand – an exhibi on space for the exclusive use of the Sponsor, the list of available Stands and their size as well as
exhibi on plan may be found on the website www.traconference.eu.
Art. 3 - Sponsors' Admissions: any Sponsor, who acquired a sponsor package, is en tled to reserve the Stand according to the
sponsor package and select par cular Stand among those available for reserva on. The reserva on request shall be drawn up on
the official reserva on form available on the website www.traconference.eu, signed by person(s) authorized to represent the
Sponsor. The Sponsor shall accept these General Terms and Condi ons and submit signed reserva on form to the Organiser by
post or by e-mail to offi[email protected]. The Organiser shall confirm the reserva on of the indicated Stand or inform the Sponsor,
that the elected Stand is not available. In such a case the Sponsor shall elect other Stand within those available and inform the
Organiser within 5 days in wri ng. The Sponsor has a priority in elec ng the Stand among those available.
Art. 4 – Conclusion of Agreement: Filling in and signing the reserva on form by authorized representa ve, acceptance of these
General Terms and Condi ons and submission of the reserva on form by the Sponsor to the Organiser and confirming the
reserva on by the Organiser shall be deemed as a conclusion of the agreement for one or more Stands during the TRA2016
Conference.
Art. 5 – Payment: Terms for payment by Sponsors are determined in the sponsorship agreement. The Organiser shall issue a VAT
invoice and send it to the Sponsor within 5 working days a er confirma on of the reserva on by the Organiser. The total
remunera on shall be paid within 14 days a er the receipt of the relevant invoice from the Organiser. The payment is deemed to
be made on the day the amount is credited to the Organiser's bank account. The full remunera on is due even if the Sponsor has
not used the Stand or has used it in a shorter period. In case of delay in payment the Organiser is en tled to charge due interest
for delay in the statutory rate. In case the Sponsor is in delay with the payment of the remunera on or its part for more than 14
days, the Organiser may terminate the agreement without no ce (with immediate effect).
Art. 6 – Resigna on: In case the Sponsor resigns from par cipa on in the TRA2016 Conference before November 1st 2015, the
Organiser will retain 40% of the total amount of the remunera on. In case the Sponsor resigns from par cipa on in the TRA2016
Conference from November 2nd 2015 un l December 31st 2015, the Organiser will retain 80% of the total amount of the
remunera on. In case the Sponsor resigns from the par cipa on in the TRA2016 Conference a er January 1st 2016 the
Organiser will retain 100% of the total amount of the remunera on. The above-men oned amounts will be retained by the
Organiser as contractual penalty for resigna on by the Sponsor from the par cipa on in the TRA2016 Conference. The
resigna on shall be prepared in wri ng, signed by a person authorized to represent the Sponsor and delivered to the Organiser in
wri ng by le er sent by post and/or by e-mail to offi[email protected].
Art. 7 – Prepara on of the Stand: The services, which may be provided to the Sponsors are described in detail in “Invita on to
sponsorship” and exhibitors' guidelines which will be available for review on the website www.traconference.eu; at a later date.
Art. 8 – Dismantling of the Stand: The Sponsors shall dismantle and remove the Stand's equipment immediately a er the end of
the TRA2016 Conference The detailed deadline for dismantling of the Stand will be communicated to the Sponsor un l April 1st
2016. Any and all objects brought by the Sponsor shall be removed from the TRA2016 Conference site on April 21st 2016 un l
11:00 p.m. at the very latest. In case this obliga on is breached by the Sponsor, the Organiser may remove such objects and store
them at the cost and risk of the Sponsor. All costs related to the dismantling of the Stand shall be borne by the Sponsor.
Art. 9 – Rules and safety instruc ons: A technical file for the Sponsor shall be distributed at a later date, the file will also be
available for review on the website www.traconference.eu. The file will include the Stands' layout and furniture ren ng rules as
well as the safety regula ons and informa on on all necessary services (telephone, maintenance, storage, customs clearance,
etc.). The Sponsors, their employees and subcontractors shall observe any and all rules of the TRA2016 Conference including
binding legal provisions, the PGE Narodowy Func oning Principles and Rules (available for review on the website
www.traconference.eu), other regula ons and safety instruc ons, as well as instruc ons specified in the technical file. The
Sponsors are liable for the materials they exhibit as well as the one they will rent or set up at their stand. The Organiser
recommends the Sponsor to conclude relevant insurance agreements regarding par cipa on in the TRA2016 Conference (i.e.
civil liability insurance, property insurance).
Art. 10 – Exclusivity: The reserva on of the Stand compel the Sponsor not to organise or privilege, any mee ngs or gathering on
the TRA2016 Conference topics that had not been declared or authorized by the Organiser in advance in wri ng. The Sponsor
declares that was informed that TRA2016 Conference is accessible only for registered par cipants.
Art. 11 – Use of the Stand, Distribu on of Materials: The Stand is appropriated for sole use of the Sponsor indicated in the
reserva on form, and may not be rendered for use against payment and/or gratuitously, to any third party. Distribu on of
promo on, adver sement, marke ng materials and/or similar materials is permi ed only on the Stand.
Art. 12 – Rights and liabili es of the Organiser: The Organiser is en tled to decide on all unforeseen ma ers in these General
Terms and Condi ons. All its decisions will be taken with no possible recourse and shall be immediately implemented. A breach of
any clause hereof shall give rise to immediate, temporary or defini ve exclusion of the Sponsor from the TRA2016 Conference
with no possibility for the la er to claim any refund or compensa on. The Organiser shall be free to decide accordingly. The
Organiser shall not be held liable for a small number of registered delegates or any lack of interests for the whole TRA2016
Conference. The Organiser shall bear no liability for things le on the Stand, which have been destroyed or damaged, elements of
the Stand that have been destroyed or damaged and damages caused to the Sponsor by other Exhibitors, Sponsors, par cipants
and/or any other third party. The Organiser shall only be liable for damages caused to the Sponsor willfully by the Organiser or its
representa ve. The Organiser's liability is limited to the amount of actual damage sustained by the Sponsor.
Art. 13 – Cancella on of the event: in case of force majeure, the dates of the TRA2016 Conference and the exhibi on could be
changed or simply cancelled. In this case the available amounts a er payment of the expenses incurred will be shared between
the Sponsors on a pro rata basis with no possibility of recourse against the Organiser.
Art. 14 – Disputes: Any dispute arising from these General Terms and Condi ons shall be se led by the common court
competent for the Organiser's registered office.
Art. 15 – Applicable Law: In all ma ers not regulated herein Polish law shall apply.
Art. 16 – Language: These General Terms and Condi ons have been prepared in Polish and English language versions. In case of
any discrepancies the Polish language version shall prevail.
Par. 1 – Warunki Ogólne: Niniejsze Warunki Ogólne obowiązują Sponsorów uczestniczących w Transport Research Arena 2016
- 6th European Transport Research Conference organizowanej przez Instytut Badawczy Dróg i Mostów. Niniejsze Warunki Ogólne
stanowią integralną część umowy zawartej pomiędzy Organizatorem a Sponsorem.
Par. 2 – Definicje: Dla celów niniejszego dokumentu, określeniom wyszczególnionym poniżej nadano następujące znaczenie:
a) Konferencja TRA2016 – Transport Research Arena 2016 - 6th European Transport Research Conference,
któr odbędzie się w Warszawie, w Polsce, w dniach 18-21.04.2016 r.;
b) Organizator – Instytut Badawczy Dróg i Mostów (IBDiM) z siedzibą w Warszawie, przy ul. Instytutowej 1, wpisany
do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 158240;
c) Sponsor – osoba prawna lub organizacja prowadząca działalność gospodarczą lub badawczą, która nabyła
przynajmniej jeden pakiet sponsorski. Sponsor jest uprawniony do uczestnictwa w Konferencji TRA2016
na warunkach zawartych w "Zaproszeniu do Sponsoringu" („Invita on to sponsorship”) dostępnym na stronie
internetowej: www.traconference.eu;
d) Stoisko – przestrzeń wystawowa na wyłączny użytek Sponsora, spis dostępnych Stoisk wraz z informacją na temat
ich wielkości oraz plan wystawy dostępne są na stronie internetowej www.traconference.eu.
Par. 3 – Dostęp dla Sponsorów: każdy Sponsor, który nabył pakiet sponsorski jest uprawniony do zarezerwowania Stoiska zgodnie
z pakietem sponsorskim i wyboru Stoiska spośród Stoisk dostępnych do rezerwacji. Wniosek rezerwacyjny należy sporządzić na
oficjalnym formularzu rezerwacyjnym dostępnym na stronie internetowej: www.traconference.eu. Wniosek powinien zostać
podpisany przez osobę(-y) upoważnioną(-e) do reprezentowania Sponsora. Sponsor zobowiązany jest zaakceptować niniejsze
Warunki Ogólne oraz przedłożyć podpisany formularz rezerwacyjny Organizatorowi pocztą lub pocztą elektroniczną na adres
offi[email protected]. Organizator zobowiązany jest potwierdzić rezerwację wskazanego Stoiska lub poinformować Sponsora,
iż wybrane Stoisko nie jest dostępne. W takim przypadku Sponsor winien wybrać inne Stoisko spośród dostępnych
i poinformować Organizatora o swoim wyborze w formie pisemnej, w terminie 5 dni. Sponsor ma pierwszeństwo wyboru Stoiska
spośród dostępnych stoisk.
Par. 4 – Zawarcie Umowy: Wypełnienie i podpisanie formularza rezerwacyjnego przez upoważnionego przedstawiciela,
akceptacja niniejszych Warunków Ogólnych oraz przedłożenie formularza rezerwacyjnego Organizatorowi przez Sponsora,
a także potwierdzenie rezerwacji przez Organizatora zostanie uznane za zawarcie umowy dotyczącej jednego lub więcej Stoisk na
Konferencji TRA2016.
Par. 5 – Płatność: Warunki płatności dla Sponsorów zawarte są w umowach sponsorskich. Organizator wystawi fakturę VAT i
prześle ją Sponsorowi w terminie 5 dni roboczych od dnia potwierdzenia rezerwacji przez Organizatora. Całość wynagrodzenia
zostanie uiszczona w terminie 14 dni od otrzymania odpowiedniej faktury od Organizatora. Płatność uznaje się za dokonaną
z chwilą uznania rachunku bankowego Organizatora. Pełna kwota wynagrodzenia jest wymagalna nawet, jeśli Sponsor
nie skorzystał ze Stoiska lub korzystał z niego przez krótszy okres. W przypadku opóźnienia w płatności Organizator
jest uprawniony do naliczania odsetek za zwłokę według ustawowo obowiązujących stawek. W przypadku, jeśli Sponsor zalega
z płatnością wynagrodzenia lub jego części przez okres dłuższy niż 14 dni, Organizator może rozwiązać umowę bez
wypowiedzenia (ze skutkiem natychmiastowym).
Par. 6 – Rezygnacja: W przypadku rezygnacji Sponsora z uczestnictwa w Konferencji TRA2016 przed 01.11.2015 r, Organizator
zatrzyma 40% całkowitej kwoty wynagrodzenia. W przypadku rezygnacji Sponsora z uczestnictwa w Konferencji TRA2016
w terminie od 02.11.2015 r. do 31.12.2015 r., Organizator zatrzyma 80% całkowitej kwoty wynagrodzenia. W przypadku
rezygnacji Sponsora z uczestnictwa w Konferencji TRA2016 po 01.01.2016 r., Organizator zatrzyma 100% całkowitej kwoty
wynagrodzenia. Wyżej wymienione kwoty zostaną zatrzymane przez Organizatora jako kary umowne za rezygnację przez
Sponsora z uczestnictwa w Konferencji TRA2016. Rezygnację należy sporządzić w formie pisemnej, z podpisem osoby
upoważnionej do reprezentowania Sponsora oraz przesłać Organizatorowi w formie pisemnej pocztą i/lub pocztą elektroniczną
na adres offi[email protected].
Par. 7 – Przygotowanie Stoiska: Usługi, które mogą być świadczone Sponsorom, są opisane szczegółowo w "Zaproszeniu
do Sponsoringu" („Invita on to sponsorship”) oraz wytycznych dla wystawców, które będą dostępne do wglądu na stronie
internetowej: www.traconference.eu w późniejszym terminie.
Par. 8 – Demontaż Stoiska: Sponsorzy zdemontują i usuną wyposażenie Stoiska niezwłocznie po zakończeniu Konferencji
TRA2016. Sponsorzy zostaną poinformowani o szczegółowym terminie ostatecznym demontażu Stoiska do dnia 01.04.2016 r.
Wszelkie przedmioty przyniesione przez Sponsora zostaną usunięte z obszaru Konferencji TRA2016 najpóźniej do godz. 23.00
dnia 21.04.2016 r. W przypadku naruszenia ww. obowiązku przez Sponsora, Organizator może usunąć takie przedmioty
i przechowywać je na koszt i ryzyko Sponsora. Sponsor ponosi wszelkie koszty związane z demontażem Stoiska.
Par. 9 – Zasady dotyczące bezpieczeństwa: Dokumenty techniczne zostaną przekazane Sponsorowi w późniejszym terminie,
dokumenty będą również dostępne do wglądu na stronie internetowej www.traconference.eu. Dokumenty będą zawierały plan
Stoisk i zasady najmu umeblowania jak również zasady dotyczące bezpieczeństwa i informacje dotyczące wszystkich
niezbędnych usług (telefon, serwis, przechowywanie, odprawa celna itp.). Sponsorzy oraz ich pracownicy i podwykonawcy
zobowiązani są przestrzegać wszystkich przepisów Konferencji TRA2016, w tym wiążących przepisów prawnych, Zasad
Funkcjonowania i Regulaminu Stadionu Narodowego (dostępnych na stronie internetowej www.traconference.eu), innych
przepisów i instrukcji dotyczące bezpieczeństwa jak również instrukcji wyszczególnionych w dokumentach technicznych.
Sponsorzy ponoszą odpowiedzialność za wystawiane materiały i produkty jak również za przedmioty, które wynajmą lub ustawią
na swoim Stoisku. Organizator zaleca Sponsorowi zawarcie odpowiednich umów ubezpieczenia, dotyczących uczestnictwa
w Konferencji TRA2016 (tj. umów ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, umów ubezpieczenia mienia).
Par. 10 – Wyłączność: Rezerwując Stoisko Sponsor zobowiązuje się nie organizować lub umożliwiać organizacji wszelkich spotkań
i zebrań na tematy dotyczące Konferencji TRA2016, które nie zostały ogłoszone lub autoryzowane przez Organizatora
z wyprzedzeniem, w formie pisemnej. Sponsor oświadcza, że został poinformowany, iż Konferencja TRA2016 jest dostępna tylko
dla zarejestrowanych uczestników.
Par. 11 – Korzystanie ze Stoiska, Dystrybucja Materiałów: Stoisko przeznaczone jest do wyłącznego użytku Sponsora
wskazanego na formularzu rezerwacyjnym i nie może być udostępniane do odpłatnego lub darmowego korzystania przez osoby
trzecie. Dystrybucja materiałów promocyjnych, reklamowych, marke ngowych i/lub podobnych materiałów jest dozwolona
wyłącznie na Stoisku.
Par. 12 – Prawa i zobowiązania Organizatora: Organizator ma prawo decydować we wszystkich sprawach nieprzewidzianych
niniejszymi Warunkami Ogólnymi. Wszystkie decyzje Organizatora będą nieodwołalne i zostaną niezwłocznie wdrożone.
Naruszenie jakiegokolwiek punktu niniejszych Warunków Ogólnych spowoduje natychmiastowe, tymczasowe lub definitywne
wyłączenie Sponsora z Konferencji TRA2016 bez możliwości dochodzenia zwrotu kosztów lub zadośćuczynienia przez Sponsora.
Organizator ma prawo decydować zgodnie z powyższym. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za niewielką liczbę
zarejestrowanych delegatów lub brak zainteresowania Konferencją TRA2016. Organizator nie ponosi odpowiedzialności
za przedmioty pozostawione na Stoisku, które zostały zniszczone lub uszkodzone, elementy Stoiska, które zostały zniszczone lub
uszkodzone oraz szkody wyrządzone Sponsorowi przez innych Wystawców, Sponsorów, uczestników i/lub jakiekolwiek osoby
trzecie. Organizator ponosi wyłącznie odpowiedzialność za szkody wyrządzone Sponsorowi umyślnie przez Organizatora lub jego
przedstawicieli. Odpowiedzialność Organizatora ograniczona jest do wysokości szkody rzeczywiście poniesionej przez Sponsora.
Par. 13 – Odwołanie imprezy: W przypadku siły wyższej, terminy Konferencji TRA2016 i wystawy mogą zostać zmienione
lub odwołane. W takim przypadku kwoty dostępne po odliczeniu poniesionych kosztów zostaną proporcjonalnie podzielone
pomiędzy Sponsorów bez możliwości występowania z roszczeniem regresowym przeciwko Organizatorowi.
Par. 14 – Spory: Wszelkie spory wynikające z niniejszych Warunków Ogólnych będą rozpatrywane przez sąd powszechny
właściwy dla siedziby Organizatora.
Par. 15 – Obowiązujące Prawo: W sprawach nieuregulowanych niniejszymi Warunkami Ogólnymi, zastosowanie mają przepisy
prawa polskiego.
Par. 16 – Język: Niniejsze Warunki Ogólne zostały sporządzone w polskiej i angielskiej wersji językowej. W przypadku
rozbieżności, obowiązuje polska wersja językowa.
TRA2016
Outdoor e
Inner ring
Gallery Expo
19
Contact:
www.traconference.eu
[email protected]
+ 48 22 39 00 258
+ 48 22 39 00 251