Formale Briefkonventionen

Korrespondenz
Formale Briefkonventionen
Wenn Sie morgens zur Arbeit gehen oder abends das Haus verlassen, um auszugehen, kleiden Sie
sich sorgfältig und werfen noch rasch einen prüfen den Blick in den Spiegel. Dasselbe sollten Sie tun,
wenn Sie Briefe auf Reisen schicken, denn vergessen Sie nicht: Briefe sind Stellvertreter ihres
Absenders. Erfolg versprechendes Korrespondieren steht und fällt mit der Pflege vieler Details. Ob
kurzer oder langer Brief, er muss gezielt wirken und eine überzeugende Einheit von Form und Inhalt
bilden. Der erste Eindruck entscheidet. Sauberkeit und rationelle Anordnung eines Brieftextes
beeinflussen den Leser nicht unwesentlich. Nicht zu vernachlässigen sind ausserdem bestimmte
Normen und Vorschriften, die für Geschäftsbriefe, Briefe an Behörden, Bewerbungen und andere
Formen von «offiziellem» Briefverkehr gelten.
Formale Darstellung
Für die moderne Geschäftskorrespondenz gilt, dass Briefe in der Blockmethode (nicht zu verwechseln
mit Blocksatz) zu gestalten sind. Verzichten Sie also auf das Einrücken der ersten Zeile eines neuen
Abschnittes. Briefe werden heute mit Zeilenabstand 1 und in der Schriftgrösse 11 - 12 geschrieben.
Der ansprechende Brief ist richtig geordnet: Ähnliche Gedanken sind in einem Abschnitt
zusammengefasst, das heisst der Brieftext ist in geeignete und sinnvolle Abschnitte gegliedert. Damit
bieten Sie dem Leser Blick- und Orientierungshilfen an. Zwischen den Abschnitten liegt jeweils eine
Leerzeile.
Ort und Datum
- Das Datum muss rasch und eindeutig lesbar sein
- Das Wort «den» nach der Ortschaft ist heute nicht mehr zeitgemäss
- Längere Ortschaftsnamen dürfen gekürzt werden
Beispiele
Bern, 6. Juli 2007 (mehrheitlich in der Schweiz verbreitet, falls in der Adresse die Ortschaft nicht steht)
Rapperswil, 03.07.2007
Solothurn, 2007-09-14 (gemäss internationaler Normierung ISO)
H'buchsee, 13. Dezember 2007
Bezugszeichen
Bezugszeichen können auf Briefpapier ohne« Vordruck» direkt hinter dem Datum stehen.
Beispiel
Basel, 31. Oktober 2007 S/ba (S = Verfasser des Briefes/ ba = Sachbearbeiter/Sachbearbeiterin)
Adressen
Korrekte Adressen tragen einiges bei zur raschen und sicheren Postbeförderung. Die Anschrift muss
den Empfänger so genau bezeichnen, dass jede Ungewissheit ausgeschlossen bleibt, die zur
Fehlleitung der Postlieferung führen kann. Heute wird der Bestimmungsort nicht mehr unterstrichen
und auch nicht g e s p e r r t geschrieben; denn die automatischen und elektronischen Lesegeräte der
Post können bei Unterstreichungen gestört werden, wenn die Unterlängen von Buchstaben wie f, g, g,
p, q usw. mit dem Unterstreichungsstrich zusammentreffen. In Adressen werden keine Leerzeilen
zwischen Domizil (Strasse)/ Postfach und dem Bestimmungsort mehr eingefügt.
Der aktuelle Zustellnachweis für wichtige Sendungen lautet immer noch „Einschreiben“, obschon
zwischenzeitlich ein „Lettre signature“ beziehungsweise „Lettre assurance“ unterschieden wurde. Ein
eingeschrieben geschickter Brief wird nur gegen Unterschrift des Empfängers ausgehändigt. Auf diese
Weise kann die Zustellung jederzeit nachgewiesen werden.
Christoph Egli
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Korrespondenz
Aufbau der Adresse
1. Vor- und Nachname des Empfängers
2. Beruf, Branchenbezeichnung (fakultativ)
3. Strasse oder Postfach
4. Postleitzahl und Bestimmungsort
Beispiele
Herr(n)
Bernhard Lorenz
(Architekt HTL)
Schützenstrasse 58
8360 Eschlikon
Frau
Dr. med. Martina Ritz
Augenärztin FMH
Baselstrasse 2
4500 Solothurn
Die Adresse wird immer mit Zeilenabstand 1 geschrieben. Auch die Anschrift wird in der praktischen
Blockdarstellung angeordnet, was ein rationelles Arbeiten gewährleistet. Akademische Titel gehören
zum Namen. Die Berufsbezeichnung steht unter dem Namen. Bei mehreren Empfängern ist je nach
Beziehung derselben untereinander die richtige Darstellungsform zu wählen. Der Berufstitel steht auf
der 1. Zeile hinter «Frau» oder «Herr». Der Zusatz «c/o» oder «bei» ist überflüssig. Beförderungs- und
Behandlungsvermerke können über der Adresse stehen. Zusatzbezeichnungen wie «An» und
«Firma» sind veraltet. «8» = Stockwerk- oder Eigentumswohnung-Nummer.
Beispiele
Frau Beate Oberholzer
Herr Kurt Wägli
Brother Handels AG
Täfernstrasse 30
5405 Baden
Familie
Marianne Schlup Kobi und
Peter Kobi
Inselquai 27
6005 Luzern
Herr und Frau
K. und B. Wirz-Brändli
Kalkofenstrasse 44
D-79111 Freiburg
Herr Direktor
Andreas Bühler
Delfterstrasse 4/8
5000 Aarau
Einschreiben
Iseli + Albrecht AG
Unternehmensberatung
Forstweg 26
4153 Reinach
Nach Duden sind «Herr» und «Herrn» richtig (Wer erhält den Brief? «Herr... »/ Wem schreiben wir den
Brief? «Herrn...) Die Schreibweise «Herr» ist rationeller und setzt sich heute immer mehr durch. In
militärischen Adressen setzt man keine Punkte. Anstelle von «Feldpost» kann man «Militär» setzen.
Die Postleitzahl muss je nach der Postorganisation des betreffenden Landes richtig platziert werden.
Beispiele
Herr
Konrad Zwiegart
Postlagernd
5001 Aarau
Kpl Erich Weber
Füs Kp 1/25
Feldpost
Swiss Credit Bank
100 Wall Street
New York, NY 10005
USA
Betreff
Die Betreffszeile enthält eine Inhaltsangabe des Briefes. Die vorangestellten Wörter «Betrifft»,
«Betreff» und «Gegenstand» werden heute nicht mehr geschrieben. Brieftitel werden heute fett und in
der gleichen Schriftgrösse wie der andere Brieftext geschrieben. Ein kurzer Betreff genügt. Längere
Betreffzeilen werden zweizeilig geschrieben. Am Ende der Inhaltsangabe setzt man keinen Punkt.
Beispiele
Ihre Lieferung vom 12. Mai 2007
Ihr Inserat in der BZ vom 9. Mai 2007
Vollamtliche Rektoratssekretärin (60 %)
Christoph Egli
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Korrespondenz
Anrede
Im Briefverkehr heute ist allgemein üblich, dass die Anrede «Sehr geehrte ...» und «Sehr geehrter ...»
verwendet wird. Alle amtlichen und dienstlichen Anreden treten im gesellschaftlichen Verkehr immer
mehr zurück. Mehr und mehr scheint es «guter Ton»zu werden, auch den Regierungsrat Müller mit
«Herr Müller» anzureden und die Ständerätin Monika Weber mit «Frau Weber». Entgegen dieses
Trends hört und liest man trotzdem, vor allem in Deutschland «Frau Botschafterin», «Herr Minister»,
«Herr Präsident» usw.
In der Schweiz wird nach der Anrede kein Komma gesetzt, in Deutschland und Österreich jedoch
schon! Während in der Schweiz jeder Brief mit einem Grossbuchstaben beginnt, fällt bei unserem
nördlichen wie auch östlichen Nachbar der Briefbeginn klein aus!
Für die Schweiz gilt, wenn der Brief an eine bestimmte Person gerichtet Ist:
Sehr geehrter Herr Blocher
Sehr geehrter Herr Dr. Blocher
Sehr geehrter Herr Bundesrat (Anmerkung: Ex-Bundesrat!)
Ist der Brief an mehrere Personen gerichtet, so schreibt man:
Sehr geehrte Damen
Sehr geehrte Herren
Sehr geehrte Damen und Herren
Wenn der Brief an die Direktion oder Geschäftsleitung einer Firma bzw. an eine Behörde, den
Vorstand eines Verbandes, eines Clubs oder eines Vereins gerichtet ist, schreibt man immer eine
Anrede. Neben den allgemeinen Standard-Anreden gibt es einige auflockernde Formen wie
Sehr geehrter Inserent
Sehr geehrte Leserin
Guten Tag
Guten Tag liebe Leser/innen
Guten Tag Herr Stalder
Liebe Familie Zürcher
Grussform
Im Briefschluss sind Grussformel, Firmenname, maschinenschriftliche Angaben der Unterzeichner
sowie die Unterschrift(en) enthalten.
Geschäftlich und amtlich gilt heute für die Grussformel (ohne Satzzeichen):
Freundliche Grüsse (Schweiz)
Mit freundlichen Grüssen (Deutschland)
Folgende Grussformeln sind veraltet
Mit freundlichen Grüssen (CH)
Mit freundlichem Gruss
... und grüsse Sie freundlich
... und verbleibe mit freundlichen Grüssen
Mit vorzüglicher Hochachtung
Hochachtungsvoll / Hochachtend
Der Firmenname darf in Gross- oder Kleinbuchstaben geschrieben werden. Bei zwei Bezeichnungen
schreibt man die wichtigere in Grossbuchstaben.
Die Wörter „Beilagenvermerk“ oder „Beilagen“ werden heute nicht mehr geschrieben. Solche
Vermerke stehen unterhalb der letzten geschriebenen Angabe im Brief. In Deutschland heisst der
Vermerk nicht Beilage, sondern Anlage!
pp. Peter Meier
- Kopie Rechnung Nr. 33
pp. oder ppa. bedeutet per Prokura
(Handlungsvollmacht)
i. V. bedeutet in Vertretung
Quelle: Fankhauser, Susanne et al.: Aktuelle Korrespondenz. Die Grundlagen. Bern 2005.
Christoph Egli
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