Erstellen einer Dokumentvorlage - Paul-Ehrlich

Erstellen einer Dokumentvorlage
für ein offizielles Schreiben (nach Form B, DIN 676)
1. Seite einrichten:
Im Register "Seitenränder" unter "Oben" 4,8 cm eintragen und im Register "Layout"
unter Kopf- und Fußzeilen "Erste Seite anders" aktivieren.
2. Kopfzeile (Briefkopf) einfügen:
"Ansicht", "Kopf- und Fußzeile" wählen, auf "zentriert" klicken, Anschrift eingeben,
Name markieren und hervorheben (Fett, größere Schrift, Kursiv, Kapitälchen usw.).
Evtl. Firmenlogo einfügen mit "Einfügen", "Grafik", "aus Datei…"
Tipp: Mit der Option "Passend" aus dem Menü "Textfluss" (Symbolleiste "Graphik"
oder " Zeichnen") lässt sich die eingefügte Grafik beliebig verschieben.
3. Erste Falzmarke (in Kopfzeile) einfügen:
Einfügemarke am Ende der Anschrift positionieren, waagrechte Linie aus Symbolleiste "Zeichnen" mit gedrückter -Taste erzeugen (Länge beliebig).
4. Erste Falzmarke formatieren:
Linie mit rechter Maustaste anklicken, "Autoform formatieren…", im Register "Größe"
Breite = 0,4 cm, Höhe = 0 cm eingeben. Im Register "Layout" auf "Weitere…" klicken, im Registerblatt "Bildposition" Horizontal: Abs. Position 0,6 cm rechts von
Seite und Vertikal: Abs. Position 10,5 cm unterhalb Seite einstellen, nur Checkbox
"Verankern" aktivieren.
5. Zweite Falzmarke einfügen und formatieren:
Erste Falzmarke (z.B. mit gedrückter Steuerungstaste) kopieren, sonst wie unter
Punkt 4, aber bei Vertikal Abs. Position auf 21 cm unterhalb Seite einstellen.
6. Lochmarke einfügen und formatieren:
Falzmarke mit gedrückter Steuerungstaste kopieren, jeweils Rechtsklick, sonst wie
unter Punkt 4, aber bei Breite = 0,6 cm, Horizontal: Abs. Position 0,9 cm rechts
von Seite und Vertikal: Abs. Position 14,85 cm unterhalb Seite einstellen
7. Anschriftenfeld einfügen:
Kopfzeile schließen, 12-mal Eingabetaste drücken und Einfügemarke vor die erste
Absatzmarke setzen. Mit "Einfügen",
ein "Textfeld" beliebiger Größe aufziehen.
Danach mit Rechtsklick auf den Rand "Textfeld formatieren" auswählen und im Register "Textfeld" zu Positionsrahmen umwandeln".
8. Positionsrahmen formatieren:
siehe nebenstehendes Dialogfeld.
9. Absender in Pos.-Rahmen eingeben:
Im Positionsrahmen die erste Zeile in
Schriftgröße 8 und unterstrichen
eingeben. Restliche Zeilen in
Schriftgröße 11, PLZ und Wohnort in
fett, nicht unterstrichen.
10. Datum, Anrede und Grußformel:
In Höhe der ersten Falzmarke
rechtsbündig Datum einsetzen (mit
"Einfügen", "Datum und Uhrzeit".
Nach zwei Leerzeilen Betreffzeile in
fetter Schrift vorsehen und nach zwei
weiteren Leerzeilen die Anrede.
Nach dem Brieftext eine Leerzeile, dann
die Grußformel und nach drei Leerzeilen
evtl. den Namen
11. Dokumentvorlage speichern:
"Datei", "Speichern unter", Dateityp
"Dokumentvorlage" (*.dot) und
passenden Dateinamen wählen.
12. Brief mit dieser Vorlage schreiben:
"Datei", "Neu", "Mit Vorlage beginnen",
"Allgemeine Vorlagen…", "Neu erstellen", hier "Dokument", nicht "Vorlage" wählen.
© H. Zapf
Seitenlayout von Briefen
nach DIN 676
Form A
Form A mit einem 27 mm hohen
Briefkopf eignet sich für private
Briefbögen oder für Geschäftsbriefbögen mit kleinen Firmenlogos.
Durch das Falzen entsteht durch das
verkürzte obere Drittel ein kleiner
Versatz.
Form B
Form B mit einem 45 mm hohen
Briefkopf ist in der Geschäftskommunikation die am meisten
verbreitete Variante.
Nach dem Falzen schließt der obere
Teil des Briefbogens bündig ab.
Quelle: http://www.lernen-mit-hilfe.de/Normen_im_Schriftverkehr.pdf