Skype for Business

Anhang: Zusammenfassung der wichtigsten Punkte aus den Datenschutzbestimmungen zu
Lync/Skype for Business
Quelle: http://office.microsoft.com/de-de/lync-help/erganzung-zu-den-datenschutzbestimmungen-fur-microsoft-lync-2013HA102762444.aspx?CTT=5&origin=HA102762331 (bei uns deaktivierte Features sind der Übersichtlichkeit halber ausgelassen)
Skype for Business
Inhalt
Skype for Business .................................................................................................................................. 1
1
Überblick: Unified Messaging: Skype, Outlook/Exchange, Telefon ................................................ 3
1
Skype for Business – Aufbau und Hauptfunktionen ........................................................................ 5
1.1
2
3
4
Hauptfenster (persönliche Informationen, Chat, Telefon, Optionen...................................... 5
Voicemail einrichten und ändern .................................................................................................... 6
2.1
Den Anrufbeantworter über Skype einrichten oder abhören................................................. 6
2.2
Voicemail Ansage ändern ........................................................................................................ 8
Arbeitszeiten einrichten .................................................................................................................. 9
3.1
Arbeitszeiten festlegen in OWA: ............................................................................................. 9
3.2
Arbeitszeiten festlegen über Outlook: .................................................................................. 10
Kurzer Überblick über die Optionen.............................................................................................. 11
4.1
Allgemein ............................................................................................................................... 11
4.2
Persönliche Einstellungen ..................................................................................................... 11
4.3
Kontaktliste............................................................................................................................ 12
4.4
Status, Mein Bild, Telefone ................................................................................................... 12
4.5
Benachrichtigungen, Chat ..................................................................................................... 13
4.6
Klingeltöne und Sounds, Audiogerät, Videogerät ................................................................. 13
4.7
Anrufweiterleitung (≠ Durchstellen, gemeint ist dauerhafte Weiterleitung!) ...................... 13
4.8
Dateispeicherung................................................................................................................... 14
4.9
Aufzeichnung, Skype-Besprechungen (=Telefonkonferenzen) ............................................. 14
5
Kontakte verwalten ....................................................................................................................... 15
6
Status (siehe S. 23 ) ....................................................................................................................... 16
7
Suche und Sortierung .................................................................................................................... 17
8
Skype-Konferenzen........................................................................................................................ 18
8.1
9
Erweiterte Möglichkeiten bei der Besprechung:................................................................... 19
Anhang: ......................................................................................................................................... 21
9.1
Anwesenheitsinformationen und -status in Skype for Business ........................................... 21
9.2
Anwesenheitsstatus Skype .................................................................................................... 23
2
1 Überblick: Unified Messaging: Skype, Outlook/Exchange, Telefon
Entsperren:
Softkey Entsperren drücken
→ PIN (die bei der Anmeldung
am Telefon erstellte EntsperrPIN) eingeben →Fertig
Sperren:
Menü →Telefon sperren
3
Telefonieren – klassisch am Telefon
Telefonieren via Skype – wählen am PC
Sie kennen die Nummer und möchten einfach wählen:
Intern (innerhalb der Uni):
nur Endziffer (5stellig, ohne 39)
Ortsgespräche
0 + Durchwahl
Sonstige Gespräche:
0 + Vorwahl + Durchwahl
Ins Ausland:
000 + Landeskennziffer + Vorwahl +
Rufnummer
Telefonnummern aus Ihren Kontakten in Outlook, aus dem Adressverzeichnis
der JGU (globale Kontakte in Outlook) und aus Univis sind einfach per Klick
anwählbar. (Natürlich kann man auch die Nummer auf der Registerkarte
Telefon eintippen)
Sie möchten die Nummer eines Mitarbeiters wählen, der in der globalen Adressliste von Outlook eingetragen ist (Uni-MA),
oder sie möchten eine Person aus Ihren Outlook-Kontakten anrufen:
Tippen Sie die Buchstaben des Nachnamens auf der Telefontastatur. Alle in
Frage kommenden Kontakte werden auf dem Telefondisplay angezeigt.
(Je nachdem, wie die Kontakte in Outlook aufgenommen sind, kann die
Reihenfolge auch umgekehrt (Vorname*Nachname) sein.) Wählen Sie den
gewünschten Eintrag über die Pfeiltasten aus, dann die Taste Anrufen.
Tippen Sie den Namen in der Suchzeile (im Hauptfenster) von Lync ein.
Die Suchergebnisse werden darunter angezeigt. Klicken Sie mit der rechten
Maustaste auf den Namen und wählen Sie Anrufen aus dem Kontextmenü.
Sie möchten eine Nummer anrufen, die in einer E-Mail/auf einer Webseite/in anderer Form auf dem PC vorliegt:
Achten sie beim Eintippen auf dem Telefon darauf, dass das Nummernformat
richtig ist (s.o.)
Anrufe durchstellen
- direkt
- mit Rücksprache
Anrufe weiterleiten
Weiterleitung abschalten
Anrufbeantworter1
Anrufbeantworter einschalten
Anrufbeantworter abhören (Voicemail)
Anrufbeantworter ausschalten
Kopieren Sie die Nummer in die Suchzeile, achten Sie darauf, dass das Format
für Lync als Telefonnummer erkennbar ist (+49 usw., keine
Klammern/Schrägstriche) und starten Sie mit Enter den Anruf.
Menü -> Direkt durchstellen an -> Nummer oder Namen eingeben -> Anrufen
Menü -> Ankündigen und durchstellen -> Nummer/Namen eingeben -> Anrufen -> … -> Durchstellen abschließen
Menü -> Anrufweiterleitung ->An Kontakt oder Telefonnummer -> -> Nummer/Namen eingeben -> auswählen ->OK
Menü -> Anrufweiterleitung -> Anrufe nicht weiterleiten -> OK
Menü -> Anrufweiterleitung -> An Voicemail weiterleiten -> OK
Pfeiltasten: Neue Voicemail -> Auswählen -> Wiedergeben; zum Anrufen/Löschen usw.: Menü
Menü -> Anrufweiterleitung -> Anrufe nicht weiterleiten -> OK
Die Bedienungsanleitung zum Telefon finden Sie als PDF unter http://www.zdv.uni-mainz.de/download_files/CX600_User_Guide_de.pdf
1
Um den Anrufbeantworter nutzen zu können, muss Exchange Unified Messaging für Ihren Account aktiviert sein. Weitere Informationen dazu finden Sie unter http://www.zdv.uni-mainz.de/4020.php
4
1 Skype for Business – Aufbau und Hauptfunktionen
1.1 Hauptfenster (persönliche Informationen, Chat, Telefon, Optionen
Persönliche
Informationen
Register
-karten
SkypeOptionen
Suchfeld
Telefonstatus
5
2 Voicemail einrichten und ändern
2.1 Den Anrufbeantworter über Skype einrichten oder abhören
Wählen Sie im Skype-Hauptfenster die Registerkarte Telefon (1), dann die Schaltfläche
Voicemail (2), dann Voicemail einrichten (3).
6
Es öffnet sich Outlook Web App (mail.uni-mainz.de). Hier können Sie das grundsätzliche
Verhalten des Anrufbeantwroters konfigurieren. Zuerst legen Sie fest, was passiert, wenn ein
Anruf nicht angenommen wird. (Mailboxansageregeln). Hier können Sie dem Anrufer auch
anbieten, direkt auf eine andere Nummer weitergeleitet zu werden.
Mit den weiteren Menüpunkten links haben Sie die Möglichkeit, die Ansage aufzuzeichnen
(Ansagen), und festzulegen, ob Sie eine E-Mail erhalten möchten, wenn ein Anruf nicht
angenommen wurde (Benachrichtigungen).
Diese grundsätzlichen Einstellungen müssen Sie normalerweise nur selten ändern.
7
2.2 Voicemail Ansage ändern
Klicken Sie im Skype-Hauptfenster auf der Registerkarte Telefon auf Optionen → Ansage
ändern.
Skype verbindet Sie mit der Voicemail und öffnet ein neues Fenster:
Wenn Sie noch keinen persönlichen Text
aufgenommen haben, können Sie ihn sofort
aufsprechen. Wenn Sie schon einen Text
aufgenommen haben, aber den Text ändern
möchten, können Sie den Text hier ändern
oder wieder auf den Standardansagetext
zurückschalten. Folgen Sie dazu einfach der
Ansage im Telefon.
8
3 Arbeitszeiten einrichten
3.1 Arbeitszeiten festlegen in OWA:
Wenn Sie mit Skype automatisch Ihre Verfügbarkeit in Abhängigkeit von Ihren Arbeitszeiten
anzeigen möchten, müssen Sie die Arbeitszeiten eintragen. Öffnen Sie dazu OWA (mail.unimainz.de), klicken Sie auf Optionen (Zahnradschaltfläche rechts oben), dann links im Fenster
auf Kalenderdarstellung.
Dort tragen Sie ihre Arbeitszeiten ein. Alternativ können Sie die Arbeitszeiten auch über
Outlook festlegen.
9
3.2 Arbeitszeiten festlegen über Outlook:
Öffnen Sie den Kalender in Outlook. Dann Rechtsklick links unten auf Kalender, Optionen:
und es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Ihre Arbeitszeiten eintragen können.
10
4 Kurzer Überblick über die Optionen
4.1 Allgemein
4.2 Persönliche Einstellungen
11
4.3 Kontaktliste
4.4 Status, Mein Bild, Telefone
Unter dem Menüeintrag Mein Bild können Sie das Foto, das Sie für Outlook hinterlegt haben
(falls Sie das getan haben), in Skype anzeigen lassen.
Telefone gibt Ihnen die Möglichkeit, weitere eigene Telefonnummern auf Ihrer Visitenkarte
(die Kontakten in Skype angezeigt wird) anzeigen zu lassen.
12
4.5 Benachrichtigungen, Chat
Unter dem Menüeintrag Chat können Sie Einstellungen wie Rechtschreibprüfung und
Erscheinungsbild für Chat festlegen.
4.6 Klingeltöne und Sounds, Audiogerät, Videogerät
Über Klingeltöne und Sounds können Sie individuelle Klingeltöne für Anrufe von
Mitgliedern bestimmter Gruppen einstellen. Ebenso können Sie hier festlegen, dass unter
bestimmten Umständen keine Töne abgespielt werden.
Audio- bzw. Videogerät gibt Ihnen, falls mehrere solcher Geräte an Ihrem PC angeschlossen
sind, die Möglichkeit, das zu verwendende Gerät auszuwählen und Einstellungen (z.B.
Lautstärke) vorzunehmen.
4.7 Anrufweiterleitung (≠ Durchstellen, gemeint ist dauerhafte Weiterleitung!)
13
4.8 Dateispeicherung
Hier geben sie den Speicherort für Dateien an, die Ihnen über den Chat geschickt werden.
4.9 Aufzeichnung, Skype-Besprechungen (=Telefonkonferenzen)
Unter dem Menüpunkt Skype-Besprechungen können Sie festlegen, ob Sie in Besprechungen
ein Chatfenster und eine Teilnehmerliste angezeigt bekommen.
14
5 Kontakte verwalten
Die Kontakte bilden das persönliche Telefonbuch von Skype. Man kann Kontakte anzeigen
lassen nach Gruppenzugehörigkeit (Registerkarte Gruppen), nach Status (wer ist gerade
verfügbar, beschäftigt, offline …) und nach Beziehungsstatus.
Hier kann man neue
Gruppen oder neue
Kontakte hinzufügen
Hier werden Personen
angezeigt, die mich zu ihren
Kontakten hinzugefügt haben,
aber noch nicht in meiner
Kontaktliste sind.
Kontakte, die in Skype eingerichtet wurden, erscheinen automatisch in Outlook! (im
Unterordner Skype-Kontakte).
Umgekehrt gilt das aber nicht: Ein Kontakt in Skype ist nie automatisch „da“ – er muss
manuell zu einer Kontaktgruppe hinzugefügt werden. Von Kontakten, die zu einer Gruppe
der Kontakte hinzugefügt wurden, kann man den Anwesenheitsstatus und evtl. weitere
persönliche Angaben sehen – was jeweils sichtbar ist, ist abhängig vom eingestellten
Beziehungsstatus.
15
6 Status (siehe S. 23 )
Automatisch: Abhängig von Outlook (Termine) und Anmeldestatus am Rechner. Am Telefon,
In einer Besprechung und einige weitere Zustände werden automatisch eingestellt.
Manuell: Einstellbar im Hauptfenster, über die Taskleiste (mit der Maus kurz auf dem SkypeSymbol bleiben) und, wenn vorhanden, am Telefon.
Folgende Einstellungsmöglichkeiten gibt es:
Damit zusammenhängend sind die Beziehungen/der Beziehungsstatus:
Neu hinzugefügte Kontakte, wenn ich sie keiner besonderen Gruppe zugeordnet habe
(andere Kontakte), werden automatisch als „Kollegen“ eingestuft, sie können in Skype meinen
Anwesenheitsstatus sehen, solange ich nichts anderes einstelle.
Kontakte, denen ich einen anderen Status zuordne (Rechtsklick auf den Kontakt – private
Beziehung ändern), können weitere Informationen oder weniger Informationen erhalten –
Details in der Tabelle auf S. 21.
Mitglieder der Gruppe Arbeitsgruppe haben die meisten Rechte – sie dürfen auch stören,
wenn der Status auf „Nicht stören“ steht!
16
7 Suche und Sortierung
Die Suche in Skype (Suchleiste) bzw. im Telefon durchsucht:



das Uni-Adressbuch (=globale Adressliste in Outlook – aber man kann nur anrufen,
wenn auch eine Telefonnummer eingetragen ist!)
die eigenen Kontakte/Personen in Outlook (aber: keine Unterordner!)
die Skype-Kontakte
Die Sortierung hängt grundsätzlich davon ab, wie der Kontakt in Outlook aufgenommen ist:
Die Sortierung nach Nachnamen ist für Outlook Standard, manchmal sind einige Kontakte
aber trotzdem falsch sortiert. Um eine Sortierung nach dem Nachnamen zu erhalten:
Öffnen Sie Outlook, öffnen Sie den Kontakteordner und den Eintrag mit dem falsch sortierten
Kontakt. Stellen Sie sicher, dass der Eintrag unter Name … korrekt ist und die Reihenfolge bei
Speichern unter stimmt.
Der Eintrag bei Speichern unter ist wichtig – er regelt normalerweise die Sortierung und
kann auch individuell geändert werden (untypisch für ein Drop-Down-Feld, aber es geht!)
17
8 Skype-Konferenzen
Es gibt zwei Möglichkeiten, Konferenzverbindungen mittels Skype herzustellen: Über die OutlookTerminplanung oder als „Sofortbesprechung“.
1. Konferenzplanung über Outlook
Im Kalender: Erstellen Sie einen neuen Termin, indem Sie auf Neue Skype-Besprechung klicken.
Der Termin wird automatisch mit einem Link versehen, auf den die Teilnehmer klicken können,
um an der Besprechung teilzunehmen. Die Besprechungsanfrage können Sie wie üblich
versenden.
Klicken Sie (zum Besprechungszeitpunkt) auf den Link in der Einladung. Damit werden Sie in den
virtuellen Besprechungsraum verbunden. Wenn die anderen Teilnehmer erscheinen, sehen Sie
das im Besprechungsfenster.
2. Sofortbesprechung
Aus dem Hauptfenster können Sie über die Optionenschaltfläche -> Sofortbesprechung direkt
eine Besprechung aufrufen:
18
Auch hier erscheint dann das Besprechungsfenster.
Das Besprechungsfenster kann unterschiedlich aussehen, abhängig von Ihren Einstellungen:
3.
Besprechungsfenster links mit Chat und Teilnehmerliste, rechts ohne beide.
Sie können über Weitere einladen oder über die +Schaltfläche oben rechts Teilnehmer
hinzufügen.
Die Schaltflächen unten sind immer vorhanden.
8.1 Erweiterte Möglichkeiten bei der Besprechung:
Unter den Schaltflächen für Präsentieren (Bildschirmsymbol) und Weitere Optionen (Punkte) finden
Sie viele weitere Funktionen, die Sie in einer Skype-Besprechung anwenden können:
19
Präsentationen von Powerpoint-Dateien, geöffneten Programmen oder dem gesamten Desktop Ihres
Rechners, eine Möglichkeit, um gemeinsam mit allen Teilnehmern an einem Whiteboard zu arbeiten,
Umfragen sowie die Möglichkeit, Dateien und One-Note-Notizen hinzuzufügen.
Unter Weitere Optionen finden Sie unter anderem die Möglichkeit, die gesamte Besprechung
aufzuzeichnen.
20
9 Anhang:
9.1 Anwesenheitsinformationen und -status in Skype for Business
Was genau sind Anwesenheitsinformationen?
Ihre Anwesenheitsinformationen umfassen Ihren Verfügbarkeitsstatus (wie etwa Verfügbar
oder Abwesend), den farbig kodierten Anwesenheitsindikator (z. B. grün, gelb oder rot), den
Zeitplan, den Standort und persönliche Notizen oder Abwesenheitsnotizen.
Was sind private Beziehungen?
In Skype steuern private Beziehungen, in welchem Umfang anderen Personen Ihre
Anwesenheitsinformationen angezeigt werden. Jeder Ihrer Kontakte steht in einer von fünf
privaten Beziehungen zu Ihnen, und jede dieser Beziehungen erteilt Zugriff auf eine
unterschiedliche Menge an Informationen. Kontakte mit der Beziehung Kollegen
beispielsweise, die standardmäßig allen neuen Kontakten beim Hinzufügen zugewiesen wird,
erfahren mehr über Ihren Aufenthaltsort, wann Sie verfügbar und wie Sie zu erreichen sind, als
Externe Kontakte, aber weniger als Arbeitsgruppe. Freunde und Familie, wie Sie wohl
erwartet haben, können mehr derartige Informationen sehen als alle anderen. (Die Ausnahme
hier sind jedoch Kontakte, zu denen Sie in einer Beziehung Arbeitsgruppe stehen – diese
müssen ggf. imstande sein, Sie am Arbeitsplatz anzutreffen, daher können nur diese Kontakte
Ihre Besprechungsorte sehen und Sie mithilfe von Skype benachrichtigen, selbst wenn Sie Ihren
Status auf "Nicht stören" festgelegt haben.)
21
INFORMATIONSART
VERFÜGBAR FÜR
Externe
Kontakte?
Kollegen?
Arbeitsgruppe?
Freunde und
Familie?
Anwesenheitsinformationen
Ja
Ja
Ja
Ja
Anwesenheitsstatus
Ja
Ja
Ja
Ja
Anzeigename
Ja
Ja
Ja
Ja
E-Mail-Adresse
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Position *
Telefon (geschäftlich) *
Mobiltelefon *
Ja
Telefon (privat) *
Ja
Telefon (weitere)
Ja
Ja
Ja
Ja
Firma *
Ja
Ja
Ja
Ja
Büro *
Ja
Ja
Ja
Ja
SharePoint-Website *
Ja
Besprechungsort #
Ja
Besprechungsthema #
Ja
Ja
Ja
Frei/Gebucht
Ja
Ja
Ja
Arbeitszeiten
Ja
Ja
Ja
Standort #
Ja
Ja
Ja
Notizen
(Abwesenheitsnotiz)
Notizen (Persönlich)
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Zuletzt aktiv
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Webadresse des persönlichen
Fotos (sofern anwendbar)


Ja
Ein Sternsymbol (*) in der oben aufgeführten Tabelle gibt an, dass diese Information
unabhängig von der privaten Beziehung für alle Kontakte in Ihrer Organisation sowie für
externe Kontakte (wenn diese im Netzwerk Ihrer Organisation konfiguriert sind und erkannt
werden) sichtbar ist, wenn sie im Verzeichnisdienst einer Organisation definiert ist.
Ein Gatterzeichen (#) gibt an, dass diese Information standardmäßig sichtbar ist.
22
Ändern der privaten Beziehung zu einem Kontakt
So zeigen Sie Ihre Kontakte nach den festgelegten privaten Beziehungen an:

Öffnen Sie Skype und klicken Sie in Ihrer Kontaktliste auf die Registerkarte Beziehungen im
Bereich direkt oberhalb der Kontakte (die anderen Optionen hier sind Gruppen, Status und
Neu).
So ändern Sie die private Beziehung, in der Sie mit einem Kontakt stehen:

Klicken Sie in der Kontaktliste mit der rechten Maustaste auf einen Kontakt, zeigen Sie auf
Private Beziehung ändern, und klicken Sie dann auf eine neue private Beziehung für den
Kontakt.
Standardmäßig werden Kontakte beim Hinzufügen zur Kontaktliste der privaten Beziehung
Kollegen zugeordnet. Wenn Sie über Kontakte verfügen, denen Sie später eine andere
Beziehung zugewiesen haben, können Sie die private Beziehung wieder zu Kollegen ändern,
indem Sie entweder auf Kollegen oder auf Beziehung automatisch zuordnen klicken.
9.2 Anwesenheitsstatus Skype
In dieser Tabelle werden die Kontaktanwesenheitsstatus mit ihrer jeweiligen Bedeutung
beschrieben, die anderen angezeigt werden können, und es wird erläutert, wie sie festgelegt
werden.
ANWESENHEITSSTATUS
BESCHREIBUNG
Verfügbar
Sie sind online und für Kontakte verfügbar. Automatische oder
benutzergesteuerte Einstellung.
Beschäftigt
Sie sind beschäftigt und möchten nicht unterbrochen werden.
Automatische (wenn sich der Benutzer in einer mit Outlook
geplanten Konferenz befindet) oder benutzergesteuerte Einstellung.
Am Telefon
Sie befinden sich in einem Skype-Anruf (zwischen zwei
Gesprächspartnern) und möchten nicht gestört werden.
Automatisch.
In einer Besprechung
Sie befinden sich in einer Besprechung (per Skype oder Outlook)
und möchten nicht gestört werden. Automatisch.
In einer
Telefonkonferenz
Sie befinden sich in einer Skype-Telefonkonferenz/Besprechung
und möchten nicht gestört werden. Automatisch.
23
Nicht stören
Sie möchten nicht gestört werden und Unterhaltungsbenachrichtigungen nur dann sehen, wenn diese wurde von jemandem aus
Ihrer Arbeitsgruppe gesendet werden. Benutzergesteuert.
Hält Präsentation
Sie führen auf Ihrem Computer eine Präsentation vor oder haben
Ihren Desktop in anderer Weise freigegeben und dürfen nicht
gestört werden. Automatisch.
Bin gleich zurück
Sie sind für kurze Zeit nicht an Ihrem Computer. Benutzergesteuert.
Abwesend
Ihr Computer ist seit einiger Zeit inaktiv (Standardwert 5 Min., der
Wert ist einstellbar). Automatisch.
Nicht bei der Arbeit
Sie arbeiten nicht, und es kann kein Kontakt mit Ihnen
aufgenommen werden. Benutzergesteuert.
Offline
Sie sind nicht angemeldet. Wenn Sie die Anzeige Ihrer Anwesenheit
für einzelne Personen blockiert haben, werden Sie diesen als
„Offline“ angezeigt. Automatisch.
Unbekannt
Ihre Anwesenheit ist unbekannt. Wenn andere nicht Skype for
Business als Chatprogramm verwenden, wird diesen Personen Ihre
Anwesenheit möglicherweise als unbekannt angezeigt.
Automatisch.
Archivierung
Skype für Business kann Sofortnachrichten und Upload von Dateien in Meetings archivieren. Der Zugriff auf die archivierten Daten ist
aber nur Personen gestattet, denen der Anwender das ausdrücklich erlaubt.
Aufzeichnung von Gesprächen/Konferenzen:
Jeder Teilnehmer kann während Gesprächen und Konferenzen die Aufzeichnung aktivieren. Eine Nachricht, dass die Besprechung
aufgezeichnet wird, wird dann für alleTeilnehmer eingeblendet.
24
Anhang: Zusammenfassung der wichtigsten Punkte aus den Datenschutzbestimmungen zu
Lync/Skype for Business
Quelle: http://office.microsoft.com/de-de/lync-help/erganzung-zu-den-datenschutzbestimmungen-fur-microsoft-lync-2013HA102762444.aspx?CTT=5&origin=HA102762331 (bei uns deaktivierte Features sind der Übersichtlichkeit halber ausgelassen)
Funktion
Zweck
Was wird gespeichert
Anrufdelegierung
Skype verwendet die Kontaktinformationen
der Stellvertretung, um diese in die Lage zu
versetzen, im Namen der Person, deren
Stellvertretung sie übernommen hat, Anrufe
zu tätigen sowie Besprechungen zu planen
oder daran teilzunehmen.
Kontaktinformationen der Stellvertretung
werden bereitgestellt. Der Delegierte kann im
Namen des „Chefs“ Anrufe tätigen.
Anruflisten
Der Benutzer kann mithilfe von Anruflisten
seine Anrufe protokollieren und anzeigen.
Informationen zu Sprachanrufen (Startzeit,
Dauer, etc.) werden im Outlook Ordner
Aufgezeichnete Unterhaltungen gespeichert
(nicht: der Inhalt der Sprachanrufe). Chats
werden gespeichert. Besprechungen:
Teilnehmer, Zeit, Inhalte werden in
Besprechungsordner gespeichert.
Anrufer-ID (Besprechung) Beim Beitritt zu einer Besprechung wird die
Anrufer-ID des Teilnehmers für andere
Teilnehmer in der Teilnehmerliste der
Besprechung angezeigt.
Die Anrufer-IDs der Besprechungsteilnehmer
werden gesammelt.
Clientseitige
Protokollierung*
Die in den clientseitigen Protokollen
gesammelten Informationen können vom
Kundensupport des Benutzers verwendet
oder an Microsoft gesendet werden, um
Probleme mit Skype zu behandeln. Aktiviert,
vollst. Protokollierung ist
Standardeinstellung.
Auf dem Computer des Benutzers werden
bestimmte Nutzungsinformationen
protokolliert und gespeichert.
Visitenkarte
Die Visitenkarte wird verwendet, um Kontakt-,
Standort- und Anwesenheitsinformationen zu
Personen in der Organisation des Benutzers
anzuzeigen. Die Menge der Informationen,
die in den Skype- und Outlook-Kontakten
eines Benutzers angezeigt wird, kann mithilfe
der Einstellung für Private Beziehungen und
durch den Datenschutzmodus gesteuert
werden.
Die statischen Informationen der Visitenkarte
werden im Unternehmensverzeichnis
gesammelt. Die dynamischen Informationen
wie Frei-/Gebucht-Informationen aus dem
Kalender werden von
Microsoft Exchange Server abgerufen.
Aufgezeichnete
Unterhaltungen
Aufgezeichnete Unterhaltungen können in
Skype auf der Registerkarte Unterhaltungen
im Hauptfenster angezeigt werden und
versetzen den Benutzer in die Lage,
vergangene Unterhaltungen anzuzeigen und
fortzusetzen.
Der Inhalt von Chatunterhaltungen und
statistische Daten zu Sprachunterhaltungen
(Datum, Uhrzeit, etc.) werden gesammelt.
Chats werden in Outlook gespeichert.
Achtuung: Andere speichern meine Chats auch!
Programm zur
Verbesserung der
Benutzerfreundlichkeit
(CEIP)*
Deaktiviert, aber aktivierbar. Microsoft
verwendet diese Informationen, um die
Qualität, Zuverlässigkeit und
Leistungsfähigkeit von Microsoft-Software
und –Diensten zu verbessern.
Grundlegende Informationen zu Ihrer
Verwendung von Programmen, des Computers
oder des Geräts und der angeschlossenen
Geräte werden gesammelt.
Desktop- und
Anwendungsfreigabe
Sie können die Desktop- und
Anwendungsfreigabe verwenden, um mit
anderen Teilnehmern einer Unterhaltung
oder Besprechung zusammenzuarbeiten.
Je nach freigegebenem Element können alle
Teilnehmer einer Unterhaltung den bzw. die
Monitore, den gesamten Desktop oder
ausgewählte Anwendungen auf ihrem
Computerbildschirm sehen, wenn eine
Freigabesitzung gestartet wird.
Steuerung von
Die Steuerung des Desktops oder der
freigegebenen Desktops Anwendung kann an eine andere Person
und Anwendungen
übertragen werden.
Teilnehmer an Unterhaltungen oder
Besprechungen können die Steuerung des
freigegebenen Desktops oder der Anwendung
übernehmen, während Sie und die anderen
Teilnehmer die Aktionen beobachten.
Standortfreigabe
Standort und Zeitzone von Skype werden auf Geographischer Standort und Zeitzone oder
der Visitenkarte für andere Benutzer
eigener Text
angezeigt. Die formatierte Adresse (Anschrift)
wird nicht über die Anwesenheitsfunktion
bereitgestellt.
Anlagen für
Besprechungen
Hochgeladene Besprechungsanlagen können
für Besprechungsteilnehmer freigegeben und
von diesen heruntergeladen werden. Die
Verfügbarkeit von Anlagen kann auf
bestimmte Teilnehmerrollen (Organisator,
Referenten, Jeder) beschränkt werden. Wenn
der Zugriff auf eine Anlage auf eine
bestimmte Rolle beschränkt ist, wird sie nicht
in der Anlagenliste aller Teilnehmer
angezeigt.
Die hochgeladenen Dateien für Besprechungsteilnehmer werden solange auf dem SkypeServer
gespeichert, bis die eingestellte
Aufbewahrungsperiode abgelaufen ist. Nur zugelassene
Teilnehmer dürfen Dateien sehen.
Anruf aus
einer Besprechung
Die Anrufer-ID wird verwendet, um den
Anrufer gegenüber der Person zu
identifizieren, die den Anruf erhält.
Anrufer-ID (=Telefonnummer) des
Besprechungsorganisators oder des
Besprechungsteilnehmers
OneNoteIntegration
Dieses Feature ermöglicht Skype-Benutzern
Alle in das Notizbuch eingefügten Inhalte sind
an der OneNote-Zusammenarbeit
für alle Besprechungsteilnehmer ersichtlich,
teilzunehmen und Informationen freizugeben oder für die, denen man den Link freigibt.
und anzuzeigen.
Add-In für OutlookOnlinebesprechung
Die Informationen werden lokal auf dem
Computer des Benutzers gespeichert und an
den Skype-Server weitergegeben. Darüber
hinaus werden Informationen zur
Besprechung und zur Telefonkonferenz an
den Skype-Server weitergegeben.
Alle zur Besprechung dienenden Informationen
werden im MS Outlook-Client gespeichert.
Ein Protokoll wird erstellt.
Peer-to-PeerDateiübertragung
Die Benutzer wählen aus, dass die
Dateiübertragung initiiert und die Datei
übertragen werden soll. Der Empfänger der
Datei muss explizit bestätigen, dass er die
Datei empfangen möchte. Übertragene
Dateien werden nicht auf dem Skype Server
gespeichert.
Die Datei wird direkt zwischen dem Besitzer der
Datei und dem anderen
Unterhaltungsteilnehmer übertragen.
Persönliches Bild
Die Informationen (Bilder) werden auf dem
Skype-Server gespeichert.
Das persönliche Bild und alle
benutzerdefinierten Bilder, die hochgeladen
wurden.
Umfragen
Mithilfe dieses Features kann die
Zusammenarbeit verbessert werden, da
Referenten schnell die Vorstellungen der
Teilnehmer ermitteln können.
Umfragen werden für eine festgelegte Zeit auf
dem Skype-Server gespeichert.
Zusammenarbeit mit
PowerPoint
Dank der Zusammenarbeit mit PowerPoint
können die Teilnehmer einer Unterhaltung
Präsentationen wirkungsvoll vorstellen und
Feedback erhalten.
PowerPoint-Dateien werden nach Maßgabe der
vom Admin definierten
Inhaltsaufbewahrungsrichtlinien auf dem
Skype-Server gespeichert. Der Dateibesitzer
kann festlegen, dass die Datei von anderen
Benutzern nicht gespeichert werden kann.
Anwesenheits- und
Kontaktinformationen
Anmeldeadresse und Kennwort werden für
die Anmeldung bei Skype und die Herstellung
der Verbindung zum Skype-Server
verwendet. Basierend auf der Konfiguration
der Datenschutzeinstellungen des
Benutzers können andere Skype-Benutzer
und Programme auf Anwesenheits-, Kontaktund Statusinformationen (sofern
veröffentlicht) zugreifen, damit die Benutzer
besser miteinander kommunizieren können.
Anmeldeadresse, Kennwort für Anmelde- und
Authentifizierungszwecke; Telefonnummer,
Abwesenheitsnotizen, Statusinformationen,
Verfügbarkeitsinformationen.
26
Datenschutzmodus
Mit dieser Einstellung kann der Benutzer
festlegen, wie seine Anwesenheitsdaten
freigegeben werden.
Anwesenheitsinformationen je nach
Einstellung.
Verbindungen mit
öffentlichen
Chatdiensten
Benutzer können Kontakte aus anderen
öffentlichen Chatdiensten zu ihren SkypeKontaktlisten hinzufügen,
Chatunterhaltungen führen und
Anwesenheits-informationen anzeigen.
Visitenkarteninformationen wie Name, E-MailAdresse und Anwesenheitsinformationen.
Datensammlung und
Berichte für Quality of
Experience (QoE)
Der Unternehmensadministrator kann auf
diese Informationen zugreifen und dadurch
Feedback zur Medienqualität im System
sammeln. Dies schließt auch IP-Adressen von
Benutzern ein.
Nach Aktivierung werden Daten zur
Medienqualität in der QoE-Datenbank
aufgezeichnet.
Aufzeichnung (hier nur
für Besprechungen)
Die Aufzeichnung wird lokal auf dem
Aufzeichnungen werden auf dem jeweiligen
Computer des Benutzers gespeichert und
Computer der Besprechungsteilnehmer
kann vom Besitzer ebenso verwendet und
gespeichert.
freigegeben werden wie jeder andere
Dateityp. Wenn während der
Veröffentlichung einer Aufzeichnung Fehler
auftreten, kann es vorkommen, dass Daten,
die erfasst wurden, während die
Aufzeichnung angehalten war, versehentlich
in die Aufzeichnung einbezogen werden.
Wenn bei der Veröffentlichung Fehler
auftreten (überprüfen Sie den AufzeichnungsManager auf Warnungen), sollten
Aufzeichnungen nicht an andere Personen
verteilt werden, selbst wenn sie in
irgendeiner Form wiedergegeben werden
können.
Intelligentes
Zuschneiden
Die Koordinaten werden verwendet, um das
eingehende Video auf den korrekten Teil
zuzuschneiden.
Die Koordinaten der Kopfposition des
Benutzers im Sichtfeld der Kamera werden dem
Videobitstream hinzugefügt.
Einheitlicher Kontaktspeicher
Kontaktinformationen aus den
Anwesenheitsinformationen, Active Directory
und Outlook werden auf der
Benutzeroberfläche von Skype angezeigt
(Kontaktliste, Visitenkarte, Suchergebnisse
usw.).
Kontaktinformationen aus den
Anwesenheitsinformationen, AD und Outlook
werden zusammengefasst und intern von Skype
verwendet.
Verbesserte Sprachqualität
Anhand der Informationen, die während des
Gesprächs an die anderen Teilnehmer
gesendet werden, können diese die
Anrufqualität verbessern.
Informationen über die Einrichtung von
Audiogeräten, Netzwerk und anderen
Medienverbindungen werden in Skype erfasst.
Bei einem Problem mit der Sprachqualität wird
der Endbenutzer informiert. Anderen
Teilnehmern wird nur der Hinweis angezeigt,
dass ein vom Endbenutzer verwendetes Gerät
Ursache der schlechten Audioqualität ist. Sie
erfahren nicht, welches Gerät der Endbenutzer
verwendet.
Zusammenarbeit an
Whiteboards
Mithilfe des Whiteboard-Features wird die
Zusammenarbeit verbessert, da die
Besprechungsteilnehmer schnell Ideen
diskutieren, Brainstormings durchführen,
Notizen erstellen und weiteres mehr
durchführen können.
Anmerkungen, die auf Whiteboards erstellt
werden, sind für alle Teilnehmer sichtbar. Beim
Speichern wird das Whiteboard mit allen
Anmerkungen auf dem Skype-Server
gespeichert und nach Maßgabe der
Ablaufrichtlinien für Besprechungsinhalte
aufbewahrt, die vom
Unternehmensadministrator des
Unternehmens definiert werden.
* Informationen können an Microsoft gesendet werden.
27
Datenschutzmodus
Bei uns ist der erweiterte Datenschutzmodus aktiviert.
Klicken Sie im Hauptfenster von Skype auf die Schaltfläche Optionen.
Klicken Sie im Dialogfeld Skype-Optionen auf Status. Hier können Sie wählen, ob die Sichtbarkeit Ihrer Anwesenheitsinformationen auf
die Personen beschränkt sein soll, die Sie Ihrer Kontaktliste hinzugefügt haben. Dazu wählen Sie eine der folgenden Optionen im Fenster
Optionen -> Status aus:

Jeder kann meinen Anwesenheitsstatus sehen

Personen unter "Kontakte" meine Anwesenheit anzeigen
Blockieren eines Kontakts
So verhindern Sie, dass ein Kontakt Sie in Skype per Chat oder Anruf erreichen kann:
1.
2.
Klicken Sie in der Kontaktliste mit der rechten Maustaste auf den Kontakt, der blockiert werden soll.
Klicken Sie auf Private Beziehung ändern und dann auf Blockierte Kontakte.
HINWEIS
Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse sind für blockierte Kontakte weiterhin sichtbar.
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