Mewis NT 2.0 Handbuch

Transcription

Lippische
Landeskirche
Schulungshandbuch zur Einführung
von MEWIS NT 2.0
(2013)
Dieser Text wurde auf der Grundlage des Schulungshandbuches „Multiplikatorenschulung
2012 MEWIS NT 2.0“ der Evangelischen Kirche im Rheinland erstellt und an die Gegebenheiten in der Lippischen Landeskirche angepasst.
Wir danken für die Genehmigung, den Text verwenden zu dürfen.
Schulung 2013 MEWIS NT 2.0
Schulungshandbuch ©
A.
Einführung
7
1.
Allgemeine Informationen zu den Schulungsunterlagen
7
2.
Symbole (Icons) in MEWIS NT 2.0
8
2.1
2.2
2.3
Allgemeine Symbole
Kirchenbuch und Bezirke (zusätzliche Symbole)
Regionaldaten (zusätzliche Symbole)
8
8
9
3.
Nützliche Tasten
9
4.
Nützlicher Link
9
5.
Wichtige Internetoptionen
10
5.1
5.1.1
5.1.2
5.1.3
5.1.3.1
5.1.3.2
5.1.4
5.1.5.
5.2
5.2.1
5.2.2
5.2.3
Internet-Explorer – Internetoptionen
Register Allgemein – Browserverlauf – Einstellungen
Register Sicherheit – Stufe anpassen
Register Datenschutz
Popupblocker
Erweiterte Datenschutzeinstellungen
Register Erweitert
Register Inhalte – AutoVervollständigen – Einstellungen
Modzilla Firefox
Menü Ansicht – Zeichenkodierung
Menü Extras – Einstellungen – Inhalt
Einstellungen – Erweitert – Netzwerk
10
11
11
12
12
13
14
15
16
16
16
17
6.
Anmeldung in MEWIS NT
18
7.
KRO-Auswahl und Mehrfachzugriff
19
8.
Menüführung
20
8.1
8.2
8.3
Startseite
Eigener Ordner
Hilfe
20
21
22
Seite 2 von 106
B.
Meldewesen
23
1.
Startseite Meldewesen – Einfache Suche
23
2.
Navigation in einer Trefferliste
25
3.
Ausführliche Daten zu einer Person
26
3.1
3.2
3.3
3.4
3.4.1
3.4.2
3.5
3.5.1
3.5.2
3.6
3.7
Kirchliche Sperren hinterlegen
Parallele Änderungen von Personendaten
Der Familienverband
Aktivitäten
Bearbeiten
Hinzufügen
Erreichbarkeiten
Bearbeiten
Hinzufügen
Bezirke
Änderungen (kommunal)
27
28
29
29
30
30
31
31
31
32
32
4.
Suche (Meldewesen)
34
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
Abfrage
Allgemeines
Person
Wohnung
Bezirke
Änderungen
Aktivitäten
Amtshandlungen
Erweiterte Datumssuche
35
36
37
38
39
39
41
43
43
5.
Aktivitäten
45
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
Neue Aktivität hinzufügen
Aktivität bearbeiten
Aktivität löschen
Massenzuordnung von Aktivitäten
Massenlöschung von Aktivitäten
45
46
46
47
47
6.
Bezirke
46
6.1
6.1.1
6.1.2
6.1.3
6.1.3.1
6.1.3.2
6.1.3.3
6.1.4
6.1.5
6.2
6.2.1
6.2.2
6.2.3
6.2.4
Bezirke hinzufügen und bearbeiten
Bezirk neu hinzufügen
Straßenzuordnungen neu hinzufügen
Festlegung von Straßenzuordnungen
Ganze Straßenabschnitte zuordnen (A, G, U)
Teilstücke zuordnen (T)
Straßenabschnitte zu einem Pfarrbezirk zuordnen (E)
Zugepfarrte zuordnen
Eigenerfasste zuordnen
Kommunale Sicht
Alle Straßen
Mit Bezirken
Ohne Bezirke
Mit freien Teilstücken
49
49
49
51
51
52
52
52
53
54
54
55
55
55
7.
Eigenerfassung
56
8.
Listen
58
8.1
8.2.
8.3
Eigener Ordner
Umgang mit Sperren beim Druck
Direktlisten
58
59
60
Seite 3 von 106
8.3.1
8.3.1.1
8.3.1.2
8.3.1.3
8.3.2
8.3.2.1
8.3.2.2
8.3.2.3
8.3.2.4
8.3.2.5
8.3.2.6
8.3.2.7
8.3.2.8
8.3.2.9
8.3.2.10
8.3.2.11
8.3.2.12
8.3.2.13
8.3.2.14
8.4
8.4.1
8.4.2
8.5
8.5.1
Amtshandlung
Amtshandlungsvergleich
Austritt, Bestattung, Eintritt (Aufnahme), Konfirmation, Taufe, Trauung
Jubiläumslisten – Konfirmation und Trauung
Gemeindearbeit
Adressenliste
Aktivitäten
Änderungsliste
Änderungsliste_erweitert
Auswahlliste_Kurz
Auswahlliste_Mittel
Bezirke
Ehejubiläum und Geburtstagsliste
Etiketten
Sterbeliste
Straßenliste
Umzugsliste
Wegzugsliste
Zuzugsliste
Druck Personenauswahl (Trefferliste)
Alle_Amtshandlungen
Eigene Exporte
Druckvorlagen Einzelperson
Anmeldung zu einer Amtshandlung
60
60
61
62
62
63
64
64
65
65
65
66
67
68
69
69
70
71
71
72
72
73
74
74
9.
Statistiken
77
9.1
Ortsteilstatistik
77
10.
Adressbuch (Startseite Regionaldaten)
78
10.1
10.2
Anschriften ändern und hinzufügen
Logo für Anschreiben hinterlegen
78
79
Seite 4 von 106
C.
Kirchenbuch
80
1.
Die Startseite Kirchenbuch
80
2.
Neues Kirchenbuch – Kirchenbuch eröffnen
81
3.
Kirchenbuchführer
81
4.
Eintrag hinzufügen – exemplarisches Beispiel Taufbuch
83
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
Personendaten – Personen im Meldewesen suchen
Amtshandlungsdaten erfassen
Eltern
Paten
Wohnsitzgemeinde hinterlegen
83
84
85
86
87
5.
Alternative Sichten der anderen Kirchenbücher
88
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
Konfirmationsbuch
Traubuch
Bestattungsbuch
Aufnahmebuch
Verzeichnis der Austritte
88
88
89
90
90
6.
Suche
91
7.
Direktlisten
92
7.1
7.1.1
7.1.2
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
Taufbuch
Kirchenbuchblatt
Export Kirchenbuchblatt
Konfirmationsbuch
Traubuch
Bestattungsbuch
Aufnahmebuch
Verzeichnis der Austritte
93
93
93
93
94
94
94
95
8.
Abschluss der Kirchenbücher
95
9.
Statistiken
96
9.1
9.2
9.3
Amtshandlungsstatistik
Amtshandlungen je Jahrgang
Altersstatistik Kirchenbuch
96
97
98
10.
Parameter
98
11.
EKD-Statistik Tabelle II
99
Seite 5 von 106
D.
Einstellungen
102
1.
Startseite
102
2.
Eigene Etiketten
103
3.
Eigene Exporte
103
E.
Systeminfo
1105
1.
Startseite
105
2.
Kontakt
106
Seite 6 von 106
A. Einführung
1.
Allgemeine Informationen zu den Schulungsunterlagen
Die Schulungsunterlagen beinhalten einen Überblick über die wichtigsten Funktionen von
MEWIS NT 2.0 und deren Handhabung.
Die hier gezeigten Programmpunkte können - abhängig von den Ihnen zugeteilten Rechten - abweichend dargestellt werden.
Zur einheitlichen Gestaltung der Schulungsunterlagen werden Interaktionsfelder wie folgt hervorgehoben:
Seite 7 von 106
Seite 8 von 106
Kirchenrecht zum Nachschlagen: http://www.kirchenrecht-lippe.de
Seite 9 von 106
5. Wichtige Internetoptionen
5.1 Internet-Explorer – Internetoptionen
Um die volle Funktionalität von MEWIS NT 2.0 zur Verfügung zu haben, müssen Sie im Internet Explorer einige Internetoptionen gezielt einstellen. Sie wählen das Menü Extras und dort
den Punkt Internetoptionen. Sollten Ihnen die Menüs nicht angezeigt werden, drücken Sie bitte
kurz die Alt-Taste. Hiermit werden Ihnen die Menüs eingeblendet.
Seite 10 von 106
5.1.1 Register Allgemein – Browserverlauf – Einstellungen
Mit Klick auf die Schaltfläche <Einstellungen> gelangen Sie in den Bereich „Temporäre Internetdateien und Verlauf“. Hier muss die Einstellung bei jedem Zugriff auf die Webseite vorgenommen werden. Wählen Sie hier auch den empfohlenen Speicherplatz von 50 MB.
Mit <OK> gelangen Sie wieder ins Hauptfenster.
5.1.2 Register Sicherheit – Stufe anpassen
Durch den Klick auf die Schaltfläche <Stufe anpassen…> gelangen Sie in die „Sicherheitseinstellungen – Internetzone“. Unter dem Punkt Download müssen alle drei Optionen auf Aktivieren eingestellt werden.
Mit <OK> erscheint ein Warnhinweis,
Seite 11 von 106
den Sie mit <OK> bestätigen, womit Sie wieder ins Hauptfenster gelangen.
5.1.3 Register Datenschutz
5.1.3.1 Popupblocker
Der Popupblocker verhindert das Öffnen unerwünschter Seiten im Internet. Da MEWIS NT im
Bereich „Drucken“ mit Pop-Up-Fenstern arbeitet, müssen Sie diese Internetseite bzw. Domäne
ausdrücklich zulassen. Dies erreichen Sie, indem Sie beim Popupblocker auf <Einstellungen>
klicken. Im Bereich Adresse der Website, die zugelassen werden soll geben Sie die Adresse
www.mewis-nt.net ein (sowie die gleiche Adresse mit www2 und www3 für die Schulungsdatenbanken) und klicken auf <Hinzufügen>. Nun öffnen sich nur Pop-Up-Fenster von MEWIS
NT.
Mit <Schließen> gelangen Sie wieder ins Übersichtsfenster „Datenschutz“, wo Sie noch auf
<Übernehmen> klicken müssen.
Seite 12 von 106
5.1.3.2 Erweiterte Datenschutzeinstellungen
Mit Klick auf die Schaltfläche <Erweitert> gelangen Sie in die „Erweiterten Datenschutzeinstellungen“.
Bei Automatische Cookiebehandlung aufheben muss der Haken
gesetzt sein. Zusätzlich
muss „Cookies von Erstanbietern“ Annehmen und „Cookies von Drittanbietern“ Blocken eingestellt sein.
Alternativ dazu können Sie Cookies auch nur gezielt für MEWIS NT zulassen, indem Sie im
Register „Datenschutz“ auf die Schaltfläche <Sites> klicken. Hier können Sie durch Eingabe der
offiziellen Anwendungsadresse bzw. den Domänenamen „mewis-nt.net“ unter [Adresse der
Website:] festlegen, dass Cookies von MEWIS NT immer zugelassen werden, indem Sie die
Schaltfläche <Zulassen> drücken.
Seite 13 von 106
5.1.4 Register Erweitert
Im Bereich „Browsen“ darf bei „Kurze HTTP-Fehlermeldungen anzeigen“ kein Haken gesetzt
sein. Änderungen in diesem Fenster müssen Sie <Übernehmen>.
Haben Sie alle notwendigen Einstellungen vorgenommen, können Sie die Internetoptionen wieder mit <OK> verlassen. Am zuverlässigsten ist nach solchen Änderungen der Neustart des
Internet-Explorers.
Seite 14 von 106
5.1.5. Register Inhalte – AutoVervollständigen – Einstellungen
Der Internet-Explorer bietet – gerade im Zusammenhang mit MEWIS NT – eine nützliche Einstellung, die etliche Eingaben in MEWIS NT (und im Internet) verkürzen – das AutoVervollständigen. Diese finden Sie im Register „Inhalte“ bei „AutoVervollständigen“ mit Klick auf der
Schaltfläche <Einstellungen>.
Die Haken bei „Adressleiste“ helfen Ihnen beim allgemeinen Arbeiten im Internet-Explorer.
Der nützlichste Haken in Bezug auf MEWIS NT ist der Haken bei
Formulare. Durch diese
Einstellung „merkt“ sich der Internet-Explorer Ihre Eingaben in bestimmten Feldern und bietet
Ihnen bereits nach den ersten Buchstaben, die Sie schreiben, eine Auswahl an. Diese können
Sie mit den Pfeiltasten markieren und mit der Tab-Taste übernehmen.
Beispiel: Sie suchen in MEWIS NT eine Person, deren Name mit „R“ beginnt. Sobald Sie in
[Familienname] diesen Buchstaben eingeben, bietet Ihnen MEWIS NT alle Ihre bisherigen Namen mit diesem Buchstaben in einem Listenfeld an.
WICHTIG: Bitte haken Sie NIE „Benutzernamen und Kennwörter für Formulare“ an. Wer im
Meldewesen arbeitet, unterliegt verschärften Datenschutzkriterien. Würden Sie Benutzernamen und Kennwörter automatisch speichern, könnte sich jeder an Ihrem
PC den Zugang zu MEWIS NT verschaffen!!!
Man kann in den beim Eintrag angebotenen Auswahllisten von AutoVervollständigen gezielt
einzelne Einträge mit der Entf-Taste löschen, oder man löscht den kompletten Verlauf über die
Schaltfläche <Verlauf von AutoVervollständigen löschen…> im Register „Inhalte“ der Internetoptionen.
Seite 15 von 106
5.2 Modzilla Firefox
Für Modzilla Firefox sollten die Standardeinstellungen übernommen werden.
5.2.1 Menü Ansicht – Zeichenkodierung
Die Zeichenkodierung sollte in der Ansicht auf „Unicode (UTF-8)“ eingestellt sein.
5.2.2 Menü Extras – Einstellungen – Inhalt
Im Register „Inhalt“ muss bei „Pop-up-Fenster blockieren“ unter <Ausnahmen…> die Internetadresse von MEWIS NT hinterlegt sein, da Sie sonst keinerlei Listen öffnen können.
Seite 16 von 106
5.2.3 Einstellungen – Erweitert – Netzwerk
Wenn aus dem „Eigenen Ordner“ nichts mehr heruntergeladen werden kann, überprüfen Sie
den Offline-Speicher im Register „Netzwerk“. Entweder leeren Sie ihn oder Sie erhöhen den
Cache.
Außerdem empfiehlt es sich, im Register „Verschlüsselung“ die Einstellung „Jedes Mal fragen“
für Zertifikate vorzunehmen.
Seite 17 von 106
6. Anmeldung in MEWIS NT
Nach Eingabe der MEWIS NT-Adresse in Ihrem Internetbrowser erscheint folgende Anmeldemaske:
Nach Eingabe Ihres Benutzernamens (auf dem Bildschirm lesbar) und des entsprechenden
Kennworts (auf dem Bildschirm nicht lesbar) müssen Sie <Anmelden> anklicken oder Enter
drücken. Bei korrekter Eingabe (bitte beachten Sie bei der Kennworteingabe die Passwortkonvention – siehe hierzu auch das Rundschreiben: 516-1/2/2/ Nr. 13609 vom 05.08.2013 -) wird
die Startseite Meldewesen (einfache Suche) von MEWIS NT eingeblendet:
Seite 18 von 106
7. KRO-Auswahl und Mehrfachzugriff
Sie starten nach der Anmeldung grundsätzlich mit der KRO-Nummer, mit der Sie beim letzten
Mal MEWIS NT verlassen haben.
Sollten Sie mehr als eine KRO-Nummer im Zugriff haben, können Sie über den Pfeil
im
Kopfbereich der Anwendung, unter dem Ihr Anwendername eingeblendet steht, gezielt eine
gewünschte KRO auswählen:
Es öffnet sich ein Fenster mit allen Ihnen zur Verfügung stehenden KRO-Nummern. Sie klicken
auf das Kästchen vor der gewünschten Nummer und bestätigen diese Auswahl abschließend
mit der Schaltfläche <OK>.
Benötigen Sie mehrere KRO-Nummern gleichzeitig im Zugriff, können Sie bis zu 20 KRONummern in den vorne liegenden Kästchen anhaken. Benötigen Sie diese Mehrfachauswahl
regelmäßig, können Sie sie abspeichern, indem Sie in dem Eingabefeld [MehrfachauswahlName] zwischen den Schaltflächen <Speichern> und <Umsortieren> einen Namen eingeben
(hier: „Rheinland-Pfalz“) und zum Abschluss die Schaltfläche <Speichern> drücken. Diese gespeicherte Mehrfach-Auswahl können Sie dann bei Bedarf über das Listenfeld „Gespeicherte
KRO-Mehrfachauswahl“ jederzeit anwählen.
Seite 19 von 106
8. Menüführung
8.1 Startseite
Wenn Sie MEWIS NT starten, befinden Sie sich automatisch auf der Startseite des Programmmoduls Meldewesen.
Im Kopfbereich finden Sie die verschiedenen Links zu den einzelnen anderen Programmmodulen horizontal angeordnet:




Kirchenbuch
Regionaldaten
Einstellungen
Systeminfo
Im linken Bildschirmbereich (Navigationsleiste) finden Sie das jeweilige Menü des gewählten
Programmmoduls mit den Links in vertikaler Anordnung, beim Start also das Menü für den Bereich Meldewesen mit verschiedenen Links (Startseite, Suche, Direktlisten usw.) sowie den
„Eigenen Ordner“ und die „Hilfe“:
Durch Klick auf das Registerblatt „Menü“ können Sie den Menübereich aus- und wieder einblenden, um mehr Platz auf dem Bildschirm zu erhalten. Mit einem erneuten Klick auf „Menü“
werden die Menüs wieder eingeblendet.
Seite 20 von 106
8.2 Eigener Ordner
Alle Druckanforderungen werden im „Eigenen Ordner“ zur Verfügung gestellt. Wie gewohnt ist
jede Datei passwortgeschützt. Der Aufbau dieses Ordners hat sich ein wenig verändert.
Es stehen Ihnen hier ab sofort zwei Verzeichnisse zur Verfügung: Exporte, wo Sie alle normalen Druckanforderungen und Statistiken, wo Sie alle angeforderten Statistiken vorfinden werden. Durch Klick auf den gewünschten Ordnernamen erhalten Sie die Auflistung aller Druckanforderungen. Mit Klick auf … gelangen Sie wieder auf die höhere Ebene.
Im Kopfbereich dieses Fensters wird Ihnen angezeigt, ob eventuell noch Listen in der Warteschlange stehen. Sollte dies der Fall sein, können Sie mit <Aktualisieren> die Anzeige Ihres
„Eigenen Ordners“ auf den aktuellen Stand bringen.
Wählen Sie für ein Dokument den Pfeil
so können Sie entscheiden, ob das Dokument geöffnet oder gespeichert werden soll. Mit
können Sie Druckergebnisse wieder löschen.
Bitte beachten Sie: Alte Listen können nur veraltete Daten liefern. Eine Verteilerliste des Vormonats kann aufgrund der Überarbeitung im Bereich Bezirke vollkommen verkehrt sein. Oder
sie enthält Personen, die bereits verzogen sind. Deswegen sollten Sie regelmäßig in Ihrem „Eigenen Ordner“ „aufräumen“. Sie erkennen an den Dateinamen durch die vorgestellten Zahlen,
wann Ihre Liste erstellt wurde (20120221_142258 => 21. Februar 2012, 14:22:58 Uhr) und wissen somit, ob sie noch aktuell genug ist.
Seite 21 von 106
Möchten Sie mehrere Druckergebnisse gleichzeitig <Herunterladen> oder <Löschen>, können
Sie die Kästchen vor den Dateinamen anhaken und den gewünschten Befehl ausführen.
Möchten Sie alle Druckaufträge bearbeiten, haken Sie
mente markiert werden.
Dateiname an, wodurch alle Doku-
8.3 Hilfe
Zu einem späteren Zeitpunkt werden Sie unter „Hilfe“ eine sogenannte „kontextsensitive“ Hilfe
zur Verfügung gestellt bekommen.
MEWIS NT wird erkennen, in welchem Modul und welchem Menü Sie sich befinden, wenn Sie
die Hilfe durch Klick anfordern. Für diesen Programmteil wird Ihnen dann gezielt eine Hilfe
(Auszug aus dem Handbuch) zur Verfügung gestellt.
Zum Zeitpunkt des Drucks des Handbuchs stand noch nicht fest, wo das Handbuch der KIGST
zu MEWIS NT 2.0 hinterlegt wird. Wir werden Ihnen diese Information zu gegebener Zeit zukommen lassen.
Seite 22 von 106
B. Meldewesen
Gemäß § 14 Kirchenmitgliedschaftsgesetz – KMG (RS 103) in Verbindung mit § 27 Verwaltungsordnung – VO (RS 930) ist für jede Kirchengemeinde ein Verzeichnis der Kirchenmitglieder mit ihren Familienangehörigen (Gemeindegliederverzeichnis) nach den hierfür geltenden
Bestimmungen zu führen.
Hierzu hat die EKD die Verordnung über die in das Gemeindegliederverzeichnis aufzunehmenden Daten der Kirchenmitglieder mit ihren Familienangehörigen GVerzVO (RS 104) erlassen.
Dieser Verordnung sind die Inhalte der Meldedaten und der kirchlichen Daten der Kirchenmitglieder und ihren Familienangehörigen zu entnehmen.
Dies sind die Grundlagen, wonach Sie verpflichtet sind, ein Gemeindegliederverzeichnis zu führen und welche Inhalte Ihr Gemeindegliederverzeichnis haben muss.
MEWIS NT wurde genau zu diesem Zweck entwickelt. Mit Hilfe von MEWIS NT erfahren Sie die
größtmögliche Arbeitserleichterung zur Realisierung dieser Aufgabe.
1. Startseite Meldewesen – Einfache Suche
Die „(Einfache) Suche“ auf der Startseite hat sich gegenüber der Vorversion etwas geändert
und erscheint komplexer. Im Grundhandling jedoch ist sie fast identisch mit der Version 1.9.
Sie können hier - wie gewohnt - nach [Familienname] und [Ruf-, Vorname] suchen und Ihnen
werden dann alle aktiven, evangelischen Personen mit dem gesuchten Namen angezeigt.
Allerdings haben Sie nun auf der Startseite noch einige andere einfache Auswahlmöglichkeiten
in Form von Listfeldern zur Schnellsuche zur Verfügung, die ausführlicher bei der „(Erweiterten)
Suche“ erklärt werden:
Seite 23 von 106
Außerdem können Sie auf der Startseite direkt die gewünschte „Sortierung“ der gefundenen
Datensätze vorgeben:
Zusätzlich können Sie auf der Startseite bereits in der „(Erweiterten) Suche“ gespeicherte „Abfragen“ oder die „berühmte“ Geburtstagstorte (Wer hat heute Geburtstag?) auswählen:
Wenn Sie alle Suchvorgaben eingestellt
haben, kommt die erste große Neuerung in der neuen Version 2.0:
Sie lösen Ihre Suche mit
der Enter-Taste (↵)aus (oder betätigen
in altbewährter Manier die Schaltfläche
<Suchen> mit der Maus)! Die EnterTaste löst in jedem Modul den am
höchsten wahrscheinlichen Befehl aus
(z.B. Suchen, Speichern, Drucken
usw.). Das Suchergebnis wird in der
gewohnten Form dargestellt:
Seite 24 von 106
Nach wie vor haben Sie zu einzelnen Angaben der Personen sogenannte Tooltipps zur Verfügung, z.B. werden Ihnen Ortsteilname und –nummer angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger auf
den Straßennamen stellen.
Personen mit kommunaler oder kirchlicher Sperre werden in farbiger Schrift hervorgehoben (rot
= kommunale Sperre, lila = kirchliche Sperre) und nicht mehr mit einem Farbbalken hinterlegt,
was die Lesbarkeit erhöht. Bei eigenerfassten Personen wird der Familienname – wie gewohnt fett dargestellt, bei Personen mit parallelen Änderungen kursiv.
2. Navigation in einer Trefferliste
Haben Sie eine Suche durchgeführt, deren Trefferliste recht groß ist und mehr als eine Bildschirmseite in Anspruch nimmt, stellt Ihnen MEWIS NT sowohl im Kopf- als auch im Fußbereich
der Trefferliste Navigationshilfen zum schnelleren Blättern der Bildschirmseiten zur Verfügung.
Über das Listenfeld „Seite“ können Sie gezielt eine bestimmte Bildschirmseite ansteuern.

> blättert eine Bildschirmseite weiter

< blättert eine Bildschirmseite zurück

>> blättert auf die letzte Bildschirmseite

<< blättert auf die erste Bildschirmseite
Seite 25 von 106
3. Ausführliche Daten zu einer Person
Möchten Sie die ausführlichen Daten einer Person sehen, klicken Sie auf den unterstrichenen
Familiennamen. Im Gegensatz zur Version 1.9 gibt es an dieser Stelle nicht mehr die Registertechnik, sondern Sie haben alle Angaben auf einer Bildschirmseite. Je nach der Fülle der hinterlegten Angaben ist der Scrollbalken im rechten Fensterbereich unterschiedlich groß, da natürlich nicht alle Angaben auf eine Bildschirmseite passen.
Auch auf dieser Bildschirmseite erhalten Sie mit Hilfe der Maus etliche Tooltipps, die weitere
Informationen zur ausgewählten Person liefern, z.B. den ausgeschriebenen Pfarrbezirksnamen.
Der obere Abschnitt der ausführlichen Angaben zu einer Person betrifft die kommunalen Daten
(Familienname, Vornamen, Geburtsdatum, -ort usw.), alle relevanten Daten zur aktuellen Anschrift sowie den Familienverband. Hier werden auch Angaben zu Sperren (kommunal und
kirchlich), parallelen Änderungen und Umgemeindungen sowie eigenerfassten Personen hinterlegt:
Der untere Abschnitt der ausführlichen Angaben zu einer Person betrifft die kirchlichen Daten
(Amtshandlungsdaten, Aktivitäten, Erreichbarkeiten und Bezirke).
Seite 26 von 106
3.1 Kirchliche Sperren hinterlegen
Möchte ein Gemeindemitglied z.B. keinen Gemeindebrief erhalten, so weisen Sie ihm die entsprechende kirchliche Sperre zu, indem Sie im rechten oberen Bereich den Kreis bei „Sperren“
anklicken. (An dieser Stelle können Sie übrigens auch die kommunal hinterlegten Sperren einsehen bzw. sie sich mit dem Tooltipp anzeigen lassen, indem Sie den Mauszeiger einfach auf
platzieren).
Sie erhalten folgende Auswahlmöglichkeiten:
Wählen Sie eine Sperre aus und betätigen die Schaltfläche <Speichern>, so wird die Sperre
gespeichert, die Erfassung beendet und Sie stehen wieder bei den ausführlichen Daten zur
Person. Möchten Sie dagegen noch eine weitere Sperre hinzufügen, erreichen Sie dies mit dem
Symbol „hinzufügen“
Mit dem Symbol „löschen“
können Sie eine kirchliche Sperre auch wieder entfernen. Mit
Seite 27 von 106
<Speichern> beenden Sie die Bearbeitung der kirchlichen Sperren. Sind zu diesem Zeitpunkt
schon alle Sperren hinterlegt, kommen Sie mit <Abbrechen> wieder zu den ausführlichen Daten zur Person.
3.2 Parallele Änderungen von Personendaten
Müssen Sie kommunale Daten parallel ändern, so klicken Sie auf den Kreis bei „Parallel“.
Mit <Zurück> können Sie die Eingabe paralleler Daten abbrechen, mit <Rücksetzen> widerrufen Sie Ihre letzten Eingaben seit dem letzten Speichern, mit <Speichern> nehmen Sie eine
Zwischenspeicherung der Änderungen vor und bleiben im Fenster der Paralleldaten und mit
<Speichern u. Ende> beenden Sie die parallelen Änderungen und gelangen wieder in das
Fenster der ausführlichen Personendaten.
In MEWIS NT besteht der Grundsatz: Kirchliche Daten vor kommunalen Daten! In der Praxis
heißt dies, dass Ihre parallelen Änderungen so lange in MEWIS NT erhalten bleiben, bis eine
kommunale Datenlieferung die identischen Daten liefert. Erst dann wird die parallele Eingabe
gelöscht.
Manchmal führt dies zu einigen Unstimmigkeiten. Dazu ein Beispiel: Sie setzen eine Person
parallel auf inaktiv, weil sie ausgetreten ist und keinen Familienverband mehr zu einer evangelischen Person besteht. Diese Änderung ist aber von der Kommune (warum auch immer) nie
geliefert worden. Nach 2 Jahren tritt diese Person wieder ein und wird kommunal mit der alten
Anschrift geliefert. Durch Ihre parallele Eingabe „inaktiv“ bleibt diese Person auch weiterhin in-
Seite 28 von 106
aktiv, da der kommunale Wert mit Ihrem kirchlichen Wert nicht übereinstimmt. In diesem Fall
müssen Sie die parallele Änderung „inaktiv“ wieder löschen, damit die Person bei Auswertungen auch vorhanden ist.
Fazit:
Parallele Änderungen müssen von Ihnen regelmäßig auf ihre Stimmigkeit überprüft
werden.
3.3 Der Familienverband
Einen ersten Hinweis auf den Familienverband zur angezeigten Person erhalten Sie bereits
durch einen Tooltipp, wenn Sie den Mauszeiger auf das Symbol „Einsehen“
neben der Angabe der Familienangehörigen setzen:
Klicken Sie auf dieses Symbol, so erhalten Sie die Übersicht über den kommunal hinterlegten
Familienverband:
Von hier aus können Sie einen anderen Familienangehörigen auswählen, indem Sie auf den
unterstrichenen Familiennamen klicken oder mit <Abbrechen> wieder in das Fenster der ausführlichen Personendaten zurück gehen.
3.4 Aktivitäten
Im Abschnitt „Aktivitäten“ arbeiten Sie ganz ähnlich: Sie können bereits hinterlegte Aktivitäten
mit dem Symbol
tivität zuordnen:
bearbeiten, mit
können Sie die Aktivität löschen und mit eine neue Ak-
Seite 29 von 106
3.4.1 Bearbeiten
:
Klicken Sie auf das Symbol
, erhalten Sie folgendes Fenster zur Änderung von Aktivitäten:
In der neuen Version MEWIS NT 2.0 können Sie in der „Erweiterten Suche“ gezielt auf Anfangsund Endedatum einer hinterlegten Aktivität abfragen. Diese Daten können Sie in diesem Bereich ändern.
3.4.2 Hinzufügen
:
Klicken Sie auf das Symbol
, erhalten Sie folgendes Fenster zum Hinzufügen von Aktivitäten:
Aus dem angezeigten Listenfeld wählen Sie die gewünschte Aktivität aus. Wenn Anfangs- und
Enddatum bekannt sind, können Sie diese hinterlegen, was aber nicht zwingend notwendig ist.
Sinnvoll ist zumindest ein Anfangsdatum (z.B. für Presbyter).
Mit <Speichern> gelangen Sie wieder in das Fenster der ausführlichen Personendaten, wo die
zugeordnete Aktivität nun auch zu sehen ist. Mit <Abbrechen> können Sie die Bearbeitung
jederzeit ungespeichert stoppen.
Seite 30 von 106
Haben Sie bei einer Aktivität kein Datum hinterlegt, erscheint der Hinweis „(unbefristet)“.
3.5 Erreichbarkeiten
Im Abschnitt „Erreichbarkeiten“ können Sie verschiedene Informationen zur ausgewählten Person hinterlegen. Sie können bereits hinterlegte Erreichbarkeiten mit dem Symbol
mit
können Sie sie löschen und mit
3.5.1 Bearbeiten
Durch Klick auf
bearbeiten,
eine neue Erreichbarkeit zuordnen:
:
gelangen Sie in das Fenster zur Änderung der Erreichbarkeit:
Mit <Speichern> gelangen Sie wieder in das Fenster der ausführlichen Personendaten.
3.5.2 Hinzufügen
Mit
:
gelangen Sie in das Fenster zum Hinzufügen neuer Erreichbarkeiten:
Seite 31 von 106
Mit <Speichern> gelangen Sie wieder in das Fenster der ausführlichen Personendaten, wo die
neue Erreichbarkeit nun auch zu sehen ist. Mit <Abbrechen> können Sie die Bearbeitung jederzeit ungespeichert stoppen.
Das Löschen nicht mehr gültiger Erreichbarkeiten erreichen Sie mit
.
3.6 Bezirke
Der Hinweis auf die zugewiesenen Bezirke in der ausführlichen Personenanzeige stammen
natürlich aus dem Bereich Bezirke des Moduls Meldewesen und sind an dieser Stelle nicht zu
ändern.
3.7 Änderungen (kommunal)
Der letzte Abschnitt der ausführlichen Personenanzeige ist für die Anzeige der kommunal gelieferten Änderungen zu einer Person zuständig. Aktuell wird die letzte kommunale Änderung angezeigt, in diesem Fall eine Änderung der Stellung in der Familie (StiF):
Im rechten Bereich steht ein Listenfeld zur Verfügung, das alle bis heute gelieferten kommunalen Änderungen einer Person zur Auswahl anzeigt. Öffnen Sie dieses Listenfeld, so werden
Ihnen alle Änderungen mit dem Verarbeitungsdatum in MEWIS NT angezeigt und Sie können
sie gezielt anwählen, um sich einen „historischen“ Satz anzeigen zu lassen.
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Das Gleiche bekommen Sie als Tooltipp angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger auf das Symbol
platzieren. Möchten Sie sich alle verarbeiteten kommunalen Änderungen ansehen, klicken
Sie auf dieses Symbol:
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4. Suche (Meldewesen)
Genügen Ihnen die in der Startseite vorgegebenen Suchkriterien nicht für Ihre Suche, steht Ihnen zusätzlich das Menü Suche zur Verfügung, das Sie mit der Maus anklicken.
Fühlen Sie sich erschlagen? Muss nicht sein! 
Hier haben Sie alle Möglichkeiten der gezielten Eingrenzung eines gesuchten Personenkreises,
die MEWIS NT zur Verfügung stellt. Ungewohnt ist es bei den ersten Schritten in der neuen
Version 2.0, auf die alte Registertechnik der Version 1.9 zu verzichten, die eine „portionsweise“
Eingabe der Suchkriterien zur Folge hatte (Personendaten, Amtshandlungen, Kommunaldaten,
Aktivitäten, Bezirke, Änderungsarten und Weiteres). Aber Sie gewöhnen sich recht schnell daran, alles auf einer Seite zu haben. Außerdem sorgt dies für eine komplette Übersichtlichkeit für
die hinterlegten Suchkriterien.
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4.1 Abfrage
Im Abfragebereich direkt am Anfang der erweiterten Suche stehen Ihnen fünf Schaltflächen zur
Verfügung, von denen die meisten selbsterklärend sind:
<Suche>
<Leeren>
<Sortierung>
löst die Suche der Personen nach den von Ihnen hinterlegten Kriterien aus.
löscht alle hinterlegten Kriterien in der erweiterten Suche.
ermöglicht Ihnen die Festlegung der Sortierung der gefundenen Datensätze
(siehe B1. Vorgabe einer Sortierung).
Haben Sie bereits einmal festgelegte Suchkriterien in MEWIS NT 1.9 gespeichert, stehen Ihnen
diese auch in der Version 2.0 zur Verfügung. Um eine gespeicherte Abfrage aufzurufen, drücken Sie auf <Laden>. Sie bekommen damit ein Fenster mit allen vorhandenen Abfragen, die
Sie an dieser Stelle entweder „Auswählen“, „Löschen“ oder „Weiterleiten“ können, indem Sie
auf den gewünschten Link klicken.
Haben Sie eine bestimmte Abfrage ausgewählt und somit geladen, wird Ihnen dies anschließend im Abfragebereich der erweiterten Suche angezeigt:
Möchten Sie eine neue Abfrage speichern, so betätigen Sie einfach <Speichern> mit den von
Ihnen vorgegebenen Kriterien und vergeben dieser Abfrage einen Namen mit „Wiedererkennungseffekt“, damit Sie auch noch in einigen Monaten wissen, was sich dahinter verbirgt.
Von Ihnen gespeicherte Abfragen können Sie an andere Benutzer weiterleiten, indem Sie bei
[Benutzername für Weiterleitung von Abfragen] einen Benutzernamen eingeben und anschließend bei der gewünschten Abfrage auf Weiterleiten klicken. Sie bekommen die Meldung
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4.2 Allgemeines
Standardmäßig sind hier die gewohnten Einstellungen zur Personensuche vorgegeben:



Nur aktive Person
Nur Kirchenangehörige
Kommunal gelieferte und eigenerfasste Personen
In den oben abgebildeten Listenfeldern haben Sie aber noch zahlreiche Auswahlmöglichkeiten,
Ihre Suche gezielter einzugrenzen:
Sie suchen entgegen der Voreinstellung „nur inaktive Personen“ oder „Aktive und inaktive Personen“.
Bei der standardmäßigen Einstellung „Nur Kirchenangehörige“ werden nur Personen mit den
betreuten Konfessionen EV, LT, FR und RF gesucht. Suchen Sie aber auch die Familienangehörigen, die nicht evangelisch sind, so müssen Sie dies durch „Auch Familienmitglieder“ einstellen. Suchen Sie „Nur kirchlichen Haushaltsvorstände“, also die älteste evangelische Person einer Familie, so können Sie auch diese gezielt auswählen.
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Eine weitere Differenzierungsmöglichkeit der Standardsuche ist die Möglichkeit, die Trefferliste
um weitere Familienangehörige (mit nicht betreuten Konfessionen) der gesuchten Personen zu
erweitern.
Wenn Sie eine evangelische Zielgruppe auswerten wollen, haben Sie die Möglichkeit, gezielt
weitere Personen aus dem Familienverband in die Auswertung zu bekommen.
Beispiel:
Sie suchen alle Ehepaare, die dieses Jahr Goldene Hochzeit feiern. Bei der
„normalen“ Auswertung in Abhängigkeit des Eheschließungsjahres werden Sie
nur evangelische Personen angezeigt bekommen, da die Kommunen für nicht
evangelische Personen leider kein Eheschließungsdatum liefern. Hier bleibt Ihnen nur die Möglichkeit, „Dazu Ehepartner“ auszuwählen, um beide Eheleute in
Ihrer Auswertung zu erhalten. Der Ehepartner wird auch angezeigt, wenn „Nur
Kirchenangehörige“ eingestellt ist.
4.3 Person
Die Sucheinstellungen zur Person selbst haben sich gegenüber der Version 1.9 nicht wesentlich
geändert:
Aus diesem Bereich wurden allerdings die Möglichkeiten der „Erweiterten Datumssuche“ herausgenommen, die jetzt in der Version 2.0 von MEWIS NT zusammengefasst am Ende der Erweiterten Suche unter „Erweiterte Datumssuche“ zu finden ist (Jubiläen für Geburtstag, Taufe,
Konfirmation, Eheschließung und Trauung).
In dem Bereich „Person“ können Sie ganz differenziert Ihre Auswahlkriterien für die Personensuche eingeben in Bezug auf Daten zur Person selbst (Familienname, Ruf-, Vorname, Geburtsdatum usw.), zum Familienstand und Geschlecht, zur Stellung in der Familie (StiF), Konfession
und Zuordnung...
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Die in den Listfeldern hinterlegten Vergleichoperatoren für die verschiedenen Datumsanzeigen
sind identisch mit denen der Version 1.9:
<
<=
=
>=
>
wie
zw.
kleiner als
kleiner/gleich als
ist gleich
größer/gleich als
größer als
so wie
zwischen
Suchen Sie z.B. Konfirmanden für das Jahr 2014, so können Sie das Geburtsdatum auf den
Zeitraum „zw. 01.07.1999 und 30.06.2000“ eingrenzen.
Eine Besonderheit stellt nach wie vor das Kästchen
Info bei den Sperren dar. Normalerweise
werden – wählt man bei der Suche gezielt eine Sperre aus – nur die Personen in der Trefferliste
angezeigt, die auf der eingestellten KRO-Ebene diese Sperre auch haben. Haken Sie dagegen
Info an, werden Ihnen auch Personen angezeigt, die die ausgewählte Sperre auf einer anderen Ebene hinterlegt haben.
4.4 Wohnung
Neben der Suche nach Gemeindemitgliedern unter einer bestimmten Anschrift haben Sie hier
auch die Möglichkeit, gezielt nach Zuzugs- oder Wegzugsdatum zu suchen. Außerdem finden
Sie hier die Vorgaben für den Wohnungsstatus, der für die Gemeindemitgliedschaft ja ein wichtiges Kriterium ist. Beim Wohnungsstatus werden unterschieden:






A
H
P
N
K
M

V
alleinige Wohnung
Hauptwohnung
parallel eingetragen
Nebenwohnung
künftige Wohnung, die der Einwohner bei der Abmeldung angibt
mehrfacher Wohnungsstatus A oder H (bekommt die Wohnung mit dem älteren Einzugsdatum
Wohnung, in die der Einwohner lt. Rückmeldung verzogen ist
Die Bedeutung der Abkürzungen wird Ihnen natürlich auch als Tooltipp angezeigt.
In der Version 2.0 hat sich die Anzeige bei der Suche nach dem Wohnungsstatus ein wenig
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geändert, um das Suchergebnis eindeutiger gestalten zu können. Hat man in der Version 1.9
nach Personen mit dem Wohnungsstatus „N“ gesucht, bekam man alle Nebenwohnsitze der
ausgewählten KRO angezeigt. Beispiel: Die Kirchengemeinde Aachen sucht Personen mit Nebenwohnsitz und bekommt in der Version 1.9 alle Nebenwohnsitzanschriften in Aachen angezeigt.
In der Version 2.0 bekommt man nun mit der gleichen Sucheinstellung alle Personen der Kirchengemeinde, die einen Nebenwohnsitz haben, angezeigt und zwar mit der Anschrift des Nebenwohnsitzes. Möchte man aber nur die Nebenwohnsitze aus Aachen sehen, muss man nun
den Haken in der Checkbox Nur Wohnungen in KRO:
setzen.
Die Suche nach neuen Gemeindemitgliedern wird in Kombination mit den „Änderungen“ ermöglicht und im Abschnitt 4.6 beschrieben.
4.5 Bezirke
Im Listenfeld „Bezirke“ können Sie gezielt Personen zu den eingerichteten Bezirken suchen,
indem Sie einen Bezirk hier auswählen.
4.6 Änderungen
Die Möglichkeit, gezielt nach Änderungen durch kommunale Lieferungen zu suchen, finden Sie
im Bereich „Änderungen“ der erweiterten Suche:
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Beliebt war an dieser Stelle im Jahr der Taufe 2011 die Suche nach der Änderungsart „Geburt“.
Aber auch die Suche nach neuen Gemeindemitgliedern ist in vielen Kirchengemeinden eine
Routine, um diese mit einem Begrüßungsschreiben willkommen zu heißen.
An dieser Stelle kommen wieder die Abfragemöglichkeiten aus dem Bereich „Wohnung“ mit
zum Tragen. Um neue Gemeindemitglieder zu ermitteln, benötigen Sie folgende Sucheinstellungen:




Zuordnung = K und Z
Status = A und H
AGS/KRO = „Einzug AGS = Einzug KRO“
Änderungsarten (über das Listenfeld auswählen und mit weitere hinzufügen:
o Änderung der Konfession
o Nacherfassung
o Umzug
o Wiederzuzug
o Zuzug
Sie haben die Möglichkeit, bei dem Datum der Änderungen zwischen Verarbeitungs- und Ereignisdatum zu wählen:
Das Verarbeitungsdatum bezieht sich auf das Datum der Verarbeitung der kommunalen Änderungsdienste in MEWIS NT, das Ereignisdatum ist das Datum, an dem die Kommune die Änderung erfasst hat.
An dieser Stelle empfehlen wir, grundsätzlich nach dem Verarbeitungsdatum zu suchen. Hintergrund hierbei ist die Tatsache, dass manchmal erst mehrere Wochen nach dem tatsächlichen
Ereignis die Änderung auch von den Kommunen geliefert und in MEWIS NT verarbeitet wird.
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Haben Sie – wie im obigen Bild angezeigt – das Verarbeitungsdatum für den Monat Oktober
vorgegeben, so können bei dieser Auswertung durchaus noch Zuzüge aus dem Monat August
herauskommen. Geben Sie an dieser Stelle das Ereignisdatum vor, so werden Ihnen auch wirklich nur Zuzüge aus dem Monat Oktober angezeigt. Der erst jetzt (im Oktober) gelieferte Zuzug
aus dem Monat August wäre nicht in der Auswertung, und das neue Gemeindemitglied bekäme
nie ein Begrüßungsschreiben!
Noch eine Empfehlung: wenn Sie regelmäßig neue Gemeindemitglieder begrüßen möchten und
diese Abfrage häufiger benötigen, speichern Sie sie am besten ab (siehe 4.1 Abfrage).
4.7 Aktivitäten
Im Bereich „Aktivitäten“ können Sie nun von Ihrer Datenpflege profitieren. Voraussetzung ist
natürlich, dass Sie Personen auch gewisse Aktivitäten zugeordnet haben (siehe 3.6 Aktivitäten).
Im vordersten Listenfeld haben Sie die Möglichkeit, vorgegebene „gruppierte Aktivitäten“ auszuwählen, wie z.B. „Presbyterium“. Dort sind die wichtigsten Aktivitäten im Zusammenhang mit
dem Presbyterium hinterlegt und eine mühsame Schritt-für-Schritt-Auswahl muss nicht mehr
eingegeben werden:
Suchen Sie Personen mit anderen Aktivitäten, können Sie diese Aktivitäten im rechten Listenfeld auswählen und bei mehreren Aktivitäten weitere mit dem
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hinzufügen.
Sobald Sie mehr als eine Aktivität als Suchkriterium vorgeben, müssen Sie Ihre Suchbedingung
genauer definieren:
Als Verknüpfungsbedingung ist immer ODER vorgegeben. In diesem Fall würden Sie alle Personen, die entweder die Aktivität „Konfis 2013“ oder die Aktivität „Konfis 2014“ angezeigt bekommen. Eine Oder-Verknüpfung fordert also nur die Erfüllung eines Suchkriteriums.
Davon unterscheidet sich die UND-Verknüpfung. Mit dieser Einstellung werden nur die Personen angezeigt, die alle hinterlegten Aktivitäten besitzen:
Mit dieser Suchabfrage werden nur Personen gesucht, die sowohl die Aktivität „PT Presbyter/in“
als auch die Aktivitäten „PT Arbeit mit Kindern…“ und „Krabbelgruppe Sonnenschein“ haben.
Die Möglichkeiten der Suche nach Aktivitäten kann man auch verknüpfen und sogar bestimmte
Aktivitäten dabei ausgrenzen:
In diesem Beispiel werden alle Konfirmanden 2013 ODER 2014 gesucht. UND gleichzeitig dürfen sie nicht die Aktivität „Zeltlager 2012“ haben.
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4.8 Amtshandlungen
Im Bereich „Amtshandlungen“ können Sie die unterschiedlichsten Suchkriterien vorgeben:
Mit den obigen Einstellungen würden Sie alle Personen angezeigt bekommen, die im Jahr 2011
in der „Christus(kirche)“ getauft wurden. Voraussetzung ist natürlich, dass diese Amtshandlungsdaten auch akribisch im Meldewesen gepflegt werden!
Oder Sie suchen die Konfirmanden des Jahres 2011, bei denen noch kein Taufdatum im Meldewesen hinterlegt ist:
Im Gegensatz zu den Aktivitäten liegt hier aber ausschließlich eine UND-Verknüpfung vor und
alle Bedingungen der Suchvorgabe müssen erfüllt sein, damit die Personen angezeigt werden.
4.9 Erweiterte Datumssuche
Der letzte Bereich der erweiterten Suche ist die „Erweiterte Datumssuche“. Hier verbirgt sich für
Sie die Möglichkeit, z.B. Ihre Jubilare zu suchen.
Sie können hier folgende Abfragen vornehmen:





Geburtstagsjubiläum
Taufjubiläum
Konfirmationsjubiläum
Ehejubiläum (staatliches Eheschließungsdatum)
Traujubiläum (kirchliches Traudatum)
Im ersten Listenfeld können Sie einen vorgegebenen Zeitraum auswählen, im zweiten Listenfeld
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entscheiden Sie, welches Jubiläum gesucht werden soll:
Im Eingabefeld [des Jahres] geben Sie das gewünschte Auswertungsjahr (hier 2012) ein und im
folgenden Eingabefeld Ihre Alters- bzw. Jahresvorgaben. Bei Geburtstagskindern kann man
z.B. hier mehrere Altersvorgaben, mit einem Komma getrennt, vorgeben, z.B. 70, 75, >=80.
Mit der „Flexiblen Datumssuche“ haben Sie die Möglichkeit, einen selbst definierten Zeitraum
vorzugeben. Dafür müssen Sie den Haken bei
Flexibel setzen und bekommen die Eingabefelder für den von Ihnen festgelegten Zeitraum. Sie hatten z.B. zum letzten SeniorenGeburtstagskaffe am 13.12.2011 alle neuen Geburtstagskinder eingeladen und möchten nun zum
nächsten Senioren-Geburtstagskaffe am 23.03.2012 einladen:
Über das
können Sie noch weitere Suchkriterien vorgeben, allerdings auch hier wieder nur
als UND-Verknüpfung.
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5. Aktivitäten
Das Arbeiten mit Aktivitäten bietet Ihnen einen schnellen Weg, einen bestimmten Personenkreis
in MEWIS NT auszuwerten. Sie gelangen in diesen Bereich, indem Sie in der Navigationsleiste
„Meldewesen“ das Menü Aktivitäten anklicken.
Im oberen Listenfeld werden Ihnen die „Aktivitäten aus übergeordneten Kirchlichen Objekten“
angezeigt, die in jeder Kirchengemeinde benötigt werden und deshalb schon standardmäßig
hinterlegt sind. Diese vorgegebenen Aktivitäten können Sie nicht beeinflussen, d.h. weder umbenennen noch löschen, aber jeder beliebigen Person zuordnen.
5.1 Neue Aktivität hinzufügen
Anders verhält es sich mit von Ihnen angelegten Aktivitäten, die Ihnen im unteren Listenfeld
angezeigt werden:
Über das
können Sie eine völlig neue Aktivität anlegen. Es zeigt sich dann folgendes Bild:
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Mit <Speichern> beenden Sie die Erfassung einer neuen Aktivität, die Sie nun einzelnen Personen oder Personengruppen zuordnen können.
5.2 Aktivität bearbeiten
Möchten Sie den Text der Aktivität verändern, steht Ihnen das Icon
zur Verfügung.
Auch hier wird die Eingabe mit <Speichern> abgeschlossen.
5.3 Aktivität löschen
Sie haben die Möglichkeit, Aktivitäten zu löschen. Dies ist jedoch nur möglich, wenn keiner Person mehr diese Aktivität zugeordnet ist. Dies ist aber leicht erkennbar an dem Button
:
Vorsichtshalber erscheint beim Löschen ein Warnhinweis, den Sie mit <OK> bestätigen müssen, damit diese Aktivität endgültig gelöscht wird.
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5.4 Massenzuordnung von Aktivitäten
Nehmen wir an, dass alle Konfirmanden der Jahre 2013 und 2014 am Zeltlager 2012 teilnehmen. Bei drei Konfirmanden war bereits die Aktivität „Zeltlager 2012“ hinterlegt. Zuerst suchen
Sie in der Erweiterten Suche alle Personen mit der Aktivität „Konfis 2013“ oder „Konfis 2014“.
Steht die gefundene Personenauswahl auf dem Bildschirm, haben Sie im oberen Bereich die
Schaltfläche <Aktivität zuordnen>. Wenn Sie diese betätigen, erhalten Sie folgendes Fenster:
Hier können Sie die neu zuzuordnende Aktivität aus dem Listenfeld auswählen, evtl. ein Anfangs- und Endedatum hinterlegen und <Speichern> drücken.
In diesem Fall bekommen Sie den Hinweis, dass 98 Personen die neue Aktivität zugeordnet
wurde und 3 Personen diese bereits zugeordnet war.
5.5 Massenlöschung von Aktivitäten
Voraussetzung für das Massenlöschen von Aktivitäten in MEWIS NT 2.0 ist, dass Sie vorher
auch alle Personen mit einer bestimmten Aktivität suchen lassen. Nur so wird die Schaltfläche
<Aktivität löschen> aktiviert.
Nach Betätigung dieser Schaltfläche wird Ihnen angezeigt, welche Aktivität bei der angezeigten
Personenauswahl gelöscht wird.
Natürlich wird nur die Zuordnung der Aktivität zu den Personen
gelöscht und nicht die Aktivität.
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6. Bezirke
Das Arbeiten mit Bezirken hilft Ihnen, auf einfachem Weg z.B. Listen für die Verteilung der Gemeindebriefe zu bekommen. Sie gelangen in diesen Bereich, indem Sie in der Navigationsleiste
„Meldewesen“ das Menü Bezirke anklicken.
In diesem Modul steht die Zuordnung von Straßen zu bestimmten Bezirken im Vordergrund.
Dabei stehen Ihnen mehrere Bezirkekategorien zur Verfügung:






Besuchsbezirke
Ortsteile
Sammlungsbezirke
Seelsorgebezirke
Sonstige Bezirke
Verteilerbezirke
Zuerst wählen Sie die gewünschte Bezirkekategorie (hier: Verteilerbezirke) aus und starten mit
<Suchen> die Suche.
Alle gefundenen Verteilerbezirke werden Ihnen angezeigt und Sie können diese einsehen und
bearbeiten
oder löschen
:
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6.1 Bezirke hinzufügen und bearbeiten
6.1.1 Bezirk neu hinzufügen
Möchten Sie einen neuen Verteilerbezirk anlegen, betätigen Sie <Hinzufügen>. Damit gelangen Sie in den ersten Bereich
„Bezirksdaten“.
Hier vergeben Sie im Eingabefeld [Bezirk-Name] einen Namen für den neuen Verteilerbezirk
und <Speichern> Ihre Eingaben.
6.1.2 Straßenzuordnungen neu hinzufügen
Mit <Weiter> gelangen Sie in den zweiten Bereich
„Staatlich-kirchliche Zuordnungen“.
Hier wird Ihnen, wenn Sie <Suchen> drücken, die bereits vorhandenen Zuordnungen des Verteilerbezirks angezeigt (falls vorhanden). Um eine neue Straße zuzuordnen, betätigen Sie
<Hinzufügen>.
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Haben Sie mehrere Kommunen in Ihrer Kirchengemeinde, müssen Sie erst die gewünschte
Kommune mit
auswählen, um die vorhandenen Straßen angezeigt zu bekommen.
Die AGS-Nr. (Allgemeiner Gemeindeschlüssel, hier: 05166004) und der Name der Kommune
(hier: Brüggen) wird übernommen und alle vorhandenen Straßen aufgelistet, wobei in der Spalte „zugeordnet“ zu erkennen ist, welche Straßen bzw. Teilstücke von Straßen schon zugeordnet
sind.
Gesucht wird hierbei übrigens über die komplette Kirchengemeinde, da bei der KRO-Nummer
die Nummer der Kirchengemeinde, gefolgt von einem Prozentzeichen %, vorgegeben ist.
Möchten Sie gezielt nur die Straßen eines bestimmten Pfarrbezirks sehen, können Sie das Prozentzeichen löschen und die gewünschte Pfarrbezirksnummer, z.B. 02 eingeben.
Empfehlung: Wir sprechen an dieser Stelle die Empfehlung aus, Bezirke grundsätzlich auf
Gemeindeebene zu verwalten und nicht auf Pfarrbezirksebene. Nur auf Gemeindeebene haben
Sie die komplette Übersicht, ob auch alle Straßen der Gemeinde tatsächlich zugeordnet sind.
Auch erspart man sich damit den ständigen Wechsel zwischen den Pfarrbezirken, wenn man
seine Bezirke strukturiert gestalten möchte.
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6.1.3 Festlegung von Straßenzuordnungen
Ihnen stehen folgende Möglichkeiten für die Zuordnung von Straßen bzw. Teilabschnitten zur
Verfügung:






N = Straße nicht zuordnen
A = Straße komplett zuordnen
G = alle geraden Hausnummern zuordnen
U = alle ungeraden Hausnummern zuordnen
T = Teilstücke einer Straße zuordnen
E = alle der zum KRO gehörigen Hausnummern der Straße zuordnen
Standardmäßig sind alle Straßen mit N zum „nicht Übernehmen“ markiert. Sie können jetzt individuell jede Straße einzeln dem Verteilerbezirk im gewünschten Rahmen zuordnen.
6.1.3.1 Ganze Straßenabschnitte zuordnen (A, G, U)
Betrifft Ihre Zuordnung komplette Straßenabschnitte, so müssen Sie nur bei der zuzuordnenden
Straße den entsprechenden Buchstaben anklicken.
Wie Sie am obigen Beispiel sehen können, hinterlegt MEWIS NT 2.0 bei eindeutigen Festlegungen (A, G, U) für Sie automatisch die [Teilstücke] (komplett, 0-9998, 1-9999).
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6.1.3.2 Teilstücke zuordnen (T)
Möchten Sie einem Verteiler nur bestimmte Hausnummern einer Straße zuordnen, müssen Sie
T markieren und im Eingabefeld [Teilstück] die gewünschten Hausnummern hinterlegen.
Die Eingabe erfolgt immer getrennt nach geraden und ungeraden Hausnummern, bei mehreren
unterschiedlichen Abschnitten einer Straße mit Komma getrennt (hier: 1-5,13-21,0-20). Die
Eingabe der Abschnitte muss ohne Leerzeichen erfolgen, da es sonst zu einer Warnmeldung
kommt:
6.1.3.3 Straßenabschnitte zu einem Pfarrbezirk zuordnen (E)
Ist eine Straße auf mehrere Pfarrbezirke verteilt, haben Sie die Möglichkeit, unter „KRONummer“ anstelle des Prozentzeichens die Pfarrbezirknummer einzugeben und bei der entsprechenden Straße das E zu markieren. Damit wird dem Verteiler nur der Straßenabschnitt
des eingestellten Pfarrbezirks zugeordnet.
Wählen Sie das E auf Kirchengemeindeebene bei einer Straße, die bereits in Teilabschnitten
zugeordnet ist, werden alle restlichen Nummern zugeordnet. Die Lücke in den Zuordnungen
wird also geschlossen.
6.1.4 Zugepfarrte zuordnen
Haben Sie dem ausgewählten Verteiler alle Straßen zugeordnet, gelangen Sie mit der Schaltfläche <Weiter> in den dritten Bereich
„Zugepfarrte“.
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Hier werden Ihnen – falls vorhanden – die bereits dem Verteilerbezirk zugeordneten Zugepfarrten (Optanten) angezeigt. Im Bedarfsfall können Sie die Zuordnung hier mit
wieder löschen.
Mit der Schaltfläche <Hinzufügen> werden Ihnen alle Optanten Ihrer Kirchengemeinde angezeigt:
Ist ein Optant noch frei für eine Zuordnung, erkennt man dies an dem Kästchen
, das Sie
dann einfach anhaken können . Ist kein Kästchen vorhanden, so ist der Optant schon einem
anderen Verteiler zugeordnet. Ist das Kästchen mit Haken grau hinterlegt, so ist der Optant dem
aktuellen Verteiler bereits zugeordnet.
Wenn Sie entschieden haben, Ihren Optanten den Gemeindebrief grundsätzlich per Post zukommen zu lassen, können Sie einen Verteiler mit dem Namen „Postzustellung“ anlegen. Ordnen Sie hier keinerlei Straßen zu, sondern haken im dritten Bereich „Zugepfarrte“ das Kästchen
neben der Spaltenüberschrift „Name“ an. Damit werden alle Optanten markiert und können
komplett dem neuen Bezirk zugeordnet werden.
6.1.5 Eigenerfasste zuordnen
Mit <Speichern> schließen Sie die Zuordnung der Optanten ab und gelangen mit <Weiter> in
den vierten und letzten Bereich
„Eigenerfasste“.
Hier gehen Sie genauso vor wie bei den Optanten.
Am Ende schließen Sie die Bearbeitung des Verteilerbezirks mit der Schaltfläche <Beenden>.
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6.2 Kommunale Sicht
Das Menü Kommunale Sicht bietet Ihnen eine komplette Kontrolle Ihrer Zuordnungen in der
ausgewählten Bezirkskategorie.
Hier haben Sie folgende Suchmöglichkeiten nach:




Alle Straßen
Mit Bezirken
Ohne Bezirke
Mit freien Teilstücken
6.2.1 Alle Straßen
Mit dieser Option werden Ihnen alle Straßen Ihrer Kirchengemeinde angezeigt. Haben diese
eine Zuordnung, so wird der Name der Bezirke ausgewiesen, bei Teilzuordnungen auch die
zugeordneten Hausnummern.
Hinweis: Die unterstrichenen Spaltenüberschriften sollen Ihnen anzeigen, dass hier eine Sortierfunktion hinterlegt ist. Möchten Sie die Sortierung nach Bezirken haben, klicken Sie einfach
auf die Spaltenüberschrift Bezirk(e). Standardmäßig ist hier die Sortierung nach Straßen-Nr.
eingestellt.
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6.2.2 Mit Bezirken
Es werden Ihnen lediglich Straßen angezeigt, die Verteilern zugeordnet sind. Hierbei ist es unerheblich, ob die Straßen vollständig zugeordnet sind oder nicht.
6.2.3 Ohne Bezirke
Hier bekommen Sie alle Straßen angezeigt, die noch keinerlei Zuordnung haben.
6.2.4 Mit freien Teilstücken
Mit dieser neuen Option in MEWIS NT 2.0 bekommen Sie alle Straßen angezeigt, die nur teilweise zugeordnet sind, also Lücken in der Zuordnung aufweisen.
Wie Sie an diesem Ausschnitt sehen, können Sie im Bereich Kommunale Sicht keinerlei Zuordnungen vornehmen. Er ist ein reines Kontrollinstrument zur Überprüfung der vollständigen Zuordnung aller Straßen zu einem (Verteiler-)Bezirk. Die Änderungen der Zuordnung für eine unvollständig zugeordnete Straße können Sie nur von der Startseite der Bezirke ausgehend vornehmen, indem Sie dort den Verteilerbezirk auswählen, dem eine solche Straße zugeordnet
werden soll.
Sie gelangen über die Schaltfläche <Abbrechen> wieder auf die Startseite der Bezirke.
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7. Eigenerfassung
Wenn Sie das Recht auf Eigenerfassung haben, so können Sie in der Navigationsleiste das
Menü Eigenerfassung auswählen und erhalten folgende Ansicht:
Alle rot hinterlegten Eingabefelder sind Pflichtfelder, wobei die KRO-Nummer automatisch in
Abhängigkeit der eingestellten Nummer hinterlegt wird. Ohne diese ausgefüllten Pflichtfelder ist
ein Abspeichern des eigenerfassten Datensatzes nicht möglich und es erscheint ein Warnfenster:
Je nach Recht müssen Sie zuerst festlegen, ob es sich um ein Kirchenmitglied handelt oder
nicht.
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Exkurs: Kirchenmitglied kann nur ein betreutes Gemeindemitglied der eigenen Kirchengemeinde sein. Dies impliziert automatisch, dass die Erfassung eines Kirchenmitglieds auf
Pfarrbezirksebene erfolgen muss, nämlich in dem Bezirk, dem die Straße seiner
Wohnanschrift auch zugeordnet ist. Gleichzeitig wird in solchen Fällen auch die mitgliedschaftsbegründende Amtshandlung (Taufe, Taufe/ Gleichstellung, Aufnahme,
Aufnahme/Gleichstellung) als Information erwartet.
Evangelische Personen, die nicht mit Hauptwohnung im Gebiet der Kirchengemeinde wohnen, gelten nicht als Kirchenmitglieder. Hier kann die Erfassung auch
auf der Ebene der Kirchengemeinde erfolgen (z.B. Chormitglieder o.ä.).
Bei der Eigenerfassung stehen Ihnen folgende Schaltflächen zur Verfügung:
Mit <Neu> gelangen Sie in die leere Eigenerfassungsmaske. Vorsicht: wenn Sie seit der letzten Speicherung noch Eingaben vorgenommen haben, werden diese nicht automatisch gespeichert!
Mit <Rücksetzen> können Sie alle Eingaben seit der letzten Speicherung innerhalb der Eigenerfassung löschen.
Mit <Löschen> können Sie den momentanen Eigenerfassten komplett löschen, auch wenn Sie
ihn schon gespeichert hatten.
Sind alle Pflichtfelder gefüllt, können Sie mit <Speichern> zwischenspeichern und bleiben in
der Erfassung.
Mit <Speichern u. Neu> können Sie die nächste Eigenerfassung vornehmen und alle Daten
des aktuellen Erfassungssatzes werden endgültig gespeichert.
Möchten Sie die Eigenerfassung wieder verlassen, klicken Sie einfach auf das gewünschte Modul bzw. Menü, in dem Sie weiter arbeiten möchten.
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8. Listen
Alle Listen, die man in MEWIS NT anfordert, werden im „Eigenen Ordner“ passwortgeschützt
zur Verfügung gestellt.
8.1 Eigener Ordner
Wie bereits am Anfang erwähnt, hat sich der Aufbau dieses Ordners ein wenig verändert und
sei an dieser Stelle im Zusammenhang mit den Listen nochmals erläutert.
Es stehen Ihnen hier ab sofort zwei Verzeichnisse zur Verfügung: Exporte, wo Sie alle normalen Druckanforderungen und Statistiken, wo Sie alle angeforderten Statistiken vorfinden werden. Durch Klick auf den gewünschten Ordnernamen erhalten Sie die Auflistung aller Druckanforderungen. Mit Klick auf ... gelangen Sie wieder auf die höhere Ebene.
Im Kopfbereich dieses Fensters wird Ihnen angezeigt, ob eventuell noch Listen in der Warteschlange stehen. Sollte dies der Fall sein, können Sie mit <Aktualisieren> die Anzeige Ihres
„Eigenen Ordners“ auf den aktuellen Stand bringen.
Wählen Sie für ein Dokument den Pfeil , so können Sie entscheiden, ob das Dokument geöffnet oder gespeichert werden soll. Mit
können Sie Druckergebnisse wieder löschen.
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Bitte beachten Sie: Alte Listen können nur veraltete Daten liefern. Eine Verteilerliste des Vormonats kann aufgrund der Überarbeitung im Bereich Bezirke vollkommen verkehrt sein. Oder
sie enthält Personen, die bereits verzogen sind. Deswegen sollten Sie regelmäßig in Ihrem „Eigenen Ordner“ „aufräumen“. Sie erkennen an den Dateinamen durch die vorgestellten Zahlen,
wann Ihre Liste erstellt wurde (20120221_142258 => 21. Februar 2012, 14:22:58 Uhr) und wissen somit, ob sie noch aktuell genug ist.
Möchten Sie mehrere Druckergebnisse gleichzeitig <Herunterladen> oder <Löschen>, können
Sie die Kästchen vor den Dateinamen anhaken und den gewünschten Befehl ausführen. Möchten Sie alle Druckaufträge bearbeiten, haken Sie
Dateiname an, wodurch alle Dokumente
markiert werden.
8.2. Umgang mit Sperren beim Druck
In MEWIS NT 2.0 gibt es nach wie vor zwei Möglichkeiten, eine gewünschte Personenauswahl
in Papierform zu erhalten: Direktlisten (9.3) und Druck Personenauswahl (Suchergebnis) (9.4).
Wichtig: JEDER Druck wird standardmäßig nur Personen ausweisen, die keinerlei Sperre in
MEWIS NT hinterlegt haben!!! Möchten Sie in einer Auswertung auch Personen mit
Sperren ausgedruckt bekommen, so müssen Sie bei jeder Liste diese Sperren auch
markieren.
Bitte überlegen Sie immer ganz genau, wer Ihre Zielgruppe für den Druck ist: Für
Gemeindebriefverteilerlisten darf z.B. die Sperre 1001 (Gemeindebrief – Keine Zustellung des Gemeindebriefs) NICHT markiert sein, alle anderen müssen hingegen
markiert werden. Denn: wer nicht im Gemeindebrief genannt werden möchte oder
nicht besucht werden möchte, legt schon Wert auf den Gemeindebrief.
Bei Listen für den Besuchsdienst hingegen dürfen natürlich keine Personen mit den
Sperren 1002 (Jubiläen – Kein Besuch) und 1003 (Kontakt – Kein Besuch) ausgewertet werden. Andere Sperren widersprechen einem Besuch nicht und müssen daher
markiert werden.
Zum Markieren der Sperren nutzen Sie bitte die Maus in Kombination mit der Strg-Taste. So
können Sie jede Sperre gezielt und einzeln zum Druck auswählen (und auch wieder abwählen).
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8.3 Direktlisten
Direktlisten wählen Sie ohne eine vorherige Suche an. Hierbei stehen Ihnen zwei größere Bereiche zur Verfügung: „Amtshandlung“ und „Gemeindearbeit“.
8.3.1 Amtshandlung
Folgende Listen werden Ihnen angeboten:
8.3.1.1 Amtshandlungsvergleich
Bei dieser Liste werden Eintragungen in den Kirchenbüchern in der Hinsicht überprüft, ob eine
Verknüpfung zum Meldewesen besteht oder nicht.
Personen, die fett gekennzeichnet sind, wurden über MEWIS NT eigenerfasst und angeglichen.
Kursiv gekennzeichnete Personen wurden manuell im Kirchenbuch erfasst. Somit wurden diese
Amtshandlungsdaten nicht ins Meldewesen übergeben!
Sie haben also hier die Kontrollmöglichkeit, ob die Amtshandlungsdaten auch tatsächlich an
den Meldewesendatensatz „übergeben“ wurden oder nicht.
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Die Liste enthält folgende Spaltenüberschriften:
Beispiel für die Überprüfung: Haben Sie in der Liste einen Hinweis auf eine Taufe, die nicht ins
Meldewesen gespeichert wurde, wird Ihnen dies im Taufbuch bestätigt, da Sie bei einer manuellen Eingabe der Daten im letzten Schritt den Hinweis erhalten
wobei auch kein Kästchen zur Übergabe ins Meldewesen vorhanden ist. In diesem Fall können
Sie unter Schritt
Personendaten die Person nochmals suchen und übernehmen, um die
Verknüpfung zum Meldewesen herzustellen und die Daten mit <Speichern> zu übergeben.
8.3.1.2 Austritt, Bestattung, Eintritt (Aufnahme), Konfirmation, Taufe,
Trauung
Bei der Suche und dem Druck von Amtshandlungen haben Sie relativ großen Einfluss durch
Ihre Vorgaben:
Grundsätzlich werden alle Personendaten in MEWIS NT gesucht, bei denen im Meldewesen die
gewählte Amtshandlung nach Ihren Vorgaben hinterlegt ist.
In diesen Listen können Personen durchaus mehrfach erscheinen, wenn es zu ihnen mehrere
inaktive Datensätze gibt, bei denen die Amtshandlung hinterlegt ist. Möchten Sie dagegen nur
aktive Personen auswerten, können Sie von den Direktlisten hier keinen Gebrauch machen
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sondern müssen die Personen gezielt suchen und die Trefferliste (siehe 9.4) drucken.
Die Amtshandlungslisten sind einheitlich aufgebaut und mit folgenden Spaltenüberschriften versehen:
Im Meldewesen inaktive Personen werden in der Liste grau schattiert.
8.3.1.3 Jubiläumslisten – Konfirmation und Trauung
Bei den Jubiläumslisten haben Sie – wie in der erweiterten Suche – die Möglichkeit, zusätzliche
Angaben zur Datumssuche vorzugeben:
Sie geben den Zeitraum vor (hier: aktuelles Jahr 2012) und die Zahlen für das Jubiläum (bei
mehreren Zahlen ohne Leerschritt mit Komma getrennt). Alternativ können Sie auch erst – wie
hier – das Jubiläum „50“ vorgeben und über
das Jubiläum „25“ hinzufügen.
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8.3.2 Gemeindearbeit
Für die Gemeindearbeit steht Ihnen eine Vielzahl an Listen zur Verfügung:
8.3.2.1 Adressenliste
Die Adressenliste stellt Ihnen eine Liste von Personen nur mit Adressdaten zur Verfügung (ohne
Geburtsdatum u.ä.).
Bei dieser Liste als Direktliste haben Sie nur die Möglichkeit, einen [Familiennamen], [Ruf-, Vornamen] und/oder ein [Geburtsdatum] vorzugeben.
Diese Liste in MEWIS NT ist die Liste mit dem geringsten Informationsgrad und einem hohen
Grad an Datenschutz.
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8.3.2.2 Aktivitäten
Bei der Direktliste „Aktivitäten“ geben Sie die gewünschte Aktivität für Ihre Auswertung vor. Mit
können Sie auch mehrere Aktivitäten hinterlegen. Achten Sie hier auf die UND/ODERVorgabe.
Haben Sie mehrere Aktivitäten ausgewählt, wird die Liste nach Aktivitäten gruppiert und nach
Namen sortiert. Zu den Personen wird die Anschrift, Erreichbarkeit und die Aktivität angezeigt.
8.3.2.3 Änderungsliste
Mit der Direktliste „Änderungsliste“ können Sie eine Auswertung auf von Ihnen festgelegte
kommunal gelieferte Änderungen zu Personen bekommen.
Sie erhalten eine Liste mit folgenden Spaltenüberschriften:
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8.3.2.4 Änderungsliste_erweitert
Im Vergleich zur „Änderungsliste“ sind die Angaben in der „Änderungsliste_erweitert“ wesentlich
ausführlicher:
8.3.2.5 Auswahlliste_Kurz
Die wohl am meisten verwendete Liste in MEWIS NT ist die „Auswahlliste_Kurz“. Sie liefert kurz
und knapp die wichtigsten Daten zu einer Person.
8.3.2.6 Auswahlliste_Mittel
Ausführlichere Daten erhält man mit der „Auswahlliste_Mittel“. Zu den wichtigsten Personenund Adressdaten erscheinen hier noch Informationen zu kirchlichen und kommunalen Daten.
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8.3.2.7 Bezirke
Über Direktlisten „Bezirke“ hat man z.B. die komfortable Möglichkeit, für alle Gemeindebriefverteiler gleichzeitig ihre Verteilerlisten erstellen zu lassen.
Im „Eigenen Ordner“ können Sie alle Verteilerlisten anhaken und auf der Festplatte speichern.
Beim Entpacken dieser ZIP-Datei müssen Sie dann nur einmalig Ihr Passwort eingeben. Die
entpackten PDF-Dateien können Sie im Explorer markieren und im markierten Bereich mit der
rechten Maustaste den Befehl „Drucken“ auswählen. Es werden dann alle Verteilerlisten auf
einmal gedruckt. Die Druckreihenfolge der Dokumente kann leider nicht beeinflusst werden, da
sie abhängig von Windows ist, und sie entspricht in der Regel nicht Ihrer Markierung.
Sollte der Speicher Ihres Druckers zu gering für den Druck aller Dateien sein – das Ergebnis
werden Hieroglyphen sein  - empfehlen wir, jeweils nur fünf PDF-Dateien zum Drucken auszuwählen.
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8.3.2.8 Ehejubiläum und Geburtstagsliste
Ähnlich wie bei Jubiläumslisten („Konfirmation“ und „Trauung“) haben Sie die Möglichkeit, Eheund Geburtstagsjubilare ausdrucken zu lassen.
Mit der „Datumssuche“ entscheiden Sie über den Zeitraum der Auswertung, wählen eine „Sortiervorlage“ (bei der Geburtstagsliste nicht vorhanden, da sie chronologisch nach Geburtsdatum
sortiert ist), und entscheiden, welche gesperrten Personen gedruckt werden sollen.
NEU
in MEWIS NT ist die Möglichkeit, diese Jubiläumslisten in Abhängigkeit zu einem bestehenden Bezirk erstellen zu lassen. Dies erleichtert die Arbeit für die Besuchsbezirke enorm.
Die Liste „Ehejubiläum“ beinhaltet folgende Informationen:
Die Geburtstagsliste enthält folgende Informationen:
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8.3.2.9 Etiketten
Der Druck von Etiketten ist unverändert geblieben im Vergleich zur alten Version von MEWIS
NT.
Sie entscheiden über die Form, Sortierung und das Aussehen der Etiketten, ob „Ortsteilangaben“ und der „Absender der Kirchengemeinde“ mit gedruckt werden sollen, wie die „Anrede“
gewählt wird und ob der Druck in Abhängigkeit zu einem bestehenden Bezirk erfolgt.
Wichtig:
Alle PDF-Dokumente – so auch die Etiketten – werden mit Hilfe des Adobe Acrobat Readers gedruckt. Beim erstmaligen Druck eines Dokuments aus MEWIS
NT ist es wichtig, dass Sie eine kleine Änderung im Druckmenü des Adobe Acrobat Readers vornehmen:
Bei „Anpassen der Seitengröße“ MUSS die
Einstellung „Keine“ stehen. Ist dies nicht der Fall,
kommt es zu unerwünschten Verschiebungen bei
den Etiketten.
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8.3.2.10 Sterbeliste
Auch bei der Sterbeliste können Sie jetzt zusätzlich einen Bezirk für die Auswertung zuweisen.
Sie enthält folgende Informationen:
Außerdem werden das Sterbealter, der Sterbeort und ggfs. der Geburtsname ausgewiesen.
8.3.2.11 Straßenliste
Arbeiten Sie nicht mit Bezirken, haben Sie die Möglichkeit, für jede zu Ihrer Kirchengemeinde
gehörende Straße separat eine Verteilerliste zu erstellen, indem Sie bei [Straßenname] ein Prozentzeichen (für alle Straßen) eingeben.
Zu jeder Straße wird Ihnen angezeigt, welche Personen dort wohnen und wie viele es insgesamt sind.
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8.3.2.12 Umzugsliste
Ganz neu in MEWIS NT 2.0 sind die Umzugslisten. Wenn Sie bisher in der alten Version neue
Gemeindemitglieder ermittelt hatten, stand Ihnen nur die Zuzugsliste zur Verfügung. In dieser
war nicht erkennbar, wie die Personen innerhalb einer Kommune umgezogen waren. Auch diese Liste ist mit Bezirken kombinierbar.
Als Änderungsart ist hier natürlich „Umzug“ voreingestellt. Sie können den Verarbeitungszeitraum vorgeben und entscheiden, ob nur Kirchenangehörige oder auch Familienangehörige
ausgewertet werden sollen.
Die Umzugsliste bietet Ihnen folgende Informationen:
An diesem Datensatz können Sie anhand der KRO-Nummer der alten Anschrift erkennen, dass
der Umzug innerhalb der Kirchengemeinde erfolgt ist. Bei einem anderen Datensatz stehen
folgende Informationen:
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Hier erkennen Sie wiederum an der KRO-Nummer, dass die Person aus einer anderen Kirchengemeinde durch den Umzug zugezogen ist.
In der Wegzugsliste können Personen aufgeführt sein, die grau hinterlegt (inaktiv) sind und anstelle der alten Anschrift innerhalb der Kommune nur das Zuzugsdatum in die Kommune als
Information haben. Dies zeigt Ihnen an, dass durch den Umzug innerhalb der Kommune ein
Wechsel der Wohnsitzkirchengemeinde stattgefunden hat.
8.3.2.13 Wegzugsliste
Durch Festlegung eines Zeitraums der Wegzüge können Sie sich eine Liste mit den weggezogenen Gemeindemitgliedern erstellen.
8.3.2.14 Zuzugsliste
Die letzte Direktliste für die Gemeindearbeit ist die Zuzugsliste.
Wenn Sie – wie gewohnt – den Zeitraum der Auswertung vorgeben, zeigt Ihnen diese Liste neben den Personendaten die neue Anschrift mit neuer KRO-Nummer und Einzugsdatum sowie
die Zuzugsdaten. In der Regel sind diese Personen neue Gemeindemitglieder und können mit
einem Schreiben begrüßt werden.
Auch diese Liste ist mit vorhandenen Bezirken kombinierbar, so dass Sie diese Auswertung z.B.
direkt für einen Besuchsdienst nutzen können.
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8.4 Druck Personenauswahl (Trefferliste)
Möchten Sie das Ergebnis Ihrer Suchabfrage drucken, stehen Ihnen alle Listen, die Ihnen unter
Direktlisten angeboten werden, auch hier zur Verfügung:
8.4.1 Alle_Amtshandlungen
Zusätzlich zu den Direktlisten steht Ihnen hier noch im Amtshandlungsbereich die Liste „Alle_Amtshandlungen“ zur Verfügung, die zu den ausgewählten Personen alle Amtshandlungen
ausdruckt.
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8.4.2 Eigene Exporte
Die Exporte „Kurz“ und „Lang“ sind identisch mit denen aus der Version 1.9. Neu hingegen ist
hier das Angebot, „Eigene_Exporte“ auszuwählen. Das Erstellen „Eigener Exporte“ ist im Abschnitt „E 4 – Einstellungen – Eigene Exporte“ beschrieben. Auf diese eigenen Exporte können
Sie an dieser Stelle nun zurückgreifen.
Wählen Sie als Ausgabe „Eigene_Exporte“, wird Ihnen ein Listenfeld für Ihre „Exportvorlagen“
angeboten, aus der Sie den gewünschten Export auswählen können.
Exportdateien werden– wie gewohnt – in Ihrem „Eigenen Ordner“ als ZIP-Datei zur Verfügung
gestellt. Sie können Sie direkt mit Excel öffnen.
In der momentanen Schulungsversion besteht noch das Problem, dass die Exportdaten in Excel
nur in der Spalte A – getrennt mit Semikolon – angezeigt werden. Um die Daten wie gewohnt in
getrennten Spalten angezeigt zu bekommen, muss man die Spalte A markieren und im Menü
„Daten“ den Punkt „Text in Spalten…“ anwählen. Im sich öffnenden Textkonvertierungsassistenten müssen Sie im 1. Schritt „Getrennt“ wählen, im 2. Schritt den Haken bei „Semikolon“
setzen und abschließend <Fertig stellen>. Nun stehen Ihnen die Daten in gewohnter Form zur
Verfügung.
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8.5 Druckvorlagen Einzelperson
Alle in der alten Version 1.9 hinterlegten Ausdrucke zu Einzelpersonen stehen Ihnen natürlich
auch in der gewohnten Form in der Version 2.0 zur Verfügung.
Neu hingegen ist die „Anmeldung zu einer Amtshandlung“.
8.5.1 Anmeldung zu einer Amtshandlung
Sie suchen die gewünschte Person, klicken auf den Familiennamen und gelangen in die ausführlichen Personendaten. Über <Drucken> erhalten Sie das obige Fenster für die Druckvorlagen und wählen z.B. die „Anmeldung zur Taufe“, die hier exemplarisch als Beispiel erläutert
wird.
Die kommunalen Daten der gewählten Person werden automatisch in diese Anmeldung übertragen. Auch die Angaben zu den Eltern (wenn vorhanden) werden automatisch ergänzt.
Die Erfassung der restlichen Daten ist ein geringer Aufwand und erleichtert später die Erfassung im Taufbuch.
Benötigen Sie ein leeres Anmeldeformular, so können Sie einfach die Schaltfläche <Formular>
betätigen.
Erst nach dem <Speichern> des ausgefüllten Formulars steht Ihnen <Drucken> zur Verfügung, womit die ausgefüllte Anmeldung ausgedruckt wird.
Selbstverständlich können Sie eine gespeicherte Anmeldung auch wieder <Löschen>. So lange Sie dies jedoch nicht gemacht haben, ist dieses Formular weiterhin bei der Person hinterlegt.
Mit <Zurück> gelangen Sie wieder zu den ausführlichen Personendaten.
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Gespeicherte Anmeldungen zu einer Amtshandlung erkennt man, wenn man zu dieser Person
einen Druck anfordert, an den gelb hinterlegten Anmeldungen im Druckvorlagenbereich.
Die Maske für die Anmeldung zur Taufe sieht folgendermaßen aus:
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Wichtig:
Das Anmeldeformular wird unter der KRO-Nummer gespeichert, wo es auch erstellt wurde. Nur auf dieser Ebene kann das Formular weiterhin bearbeitet oder gelöscht werden. Daher empfehlen wir, die Erfassung grundsätzlich auf der Ebene der Kirchengemeinde
vorzunehmen und zu speichern.
So sieht die fertige Anmeldung aus:
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9. Statistiken
Die Statistiken in MEWIS NT 2.0 sind größtenteils identisch mit den Statistiken der Vorgängerversion. Dafür wählen Sie im Modul Meldewesen das Menü Statistiken:
Sie können diese Statistiken entweder als PDF-Dokument oder als CSV-Datei (zur Weiterverarbeitung in Excel) erstellen lassen.
9.1 Ortsteilstatistik
Neu in der Version 2.0 ist die „Ortsteilstatistik“. Hier erhalten Sie zur gewählten KRO-Nummer
alle Straßen zu den einzelnen Ortsteilen mit der Anzahl der Kirchenmitglieder, getrennt nach
Haupt- und Nebenwohnsitz, aufgelistet
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10. Adressbuch (Startseite Regionaldaten)
Jeder Benutzer in MEWIS NT, der das Recht auf Bearbeitung des Adressbuchs hat, bekommt
das Modul Regionaldaten zumindest mit dieser Startseite angeboten, um dort Änderungen vornehmen zu können. Die Auswahlmöglichkeiten sind den Rechten des Benutzers entsprechend
angepasst (siehe E. Einstellungen).
10.1 Anschriften ändern und hinzufügen
Über den Bearbeitungsbutton
haben Sie die Möglichkeit, vorhandene Adressen zu ändern:
Mit <Speichern> beenden Sie die Eingabe. Die gleiche Maske erhalten Sie auch für die Neuerfassung von Adressen, wenn Sie „weitere Adresse“ <Hinzufügen> drücken. Mit dem Löschbutton
können Sie natürlich nicht mehr gültige Anschriften endgültig löschen.
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10.2 Logo für Anschreiben hinterlegen
Sollten Sie noch kein Logo in Ihrem Briefkopf hinterlegt haben, so haben Sie im Kopfbereich der
Startseite die Möglichkeit, eine JPG-Datei als Logo in MEWIS NT hoch zu laden:
Die Größe der JPG-Datei sollte 1 MB nicht überschreiten. Die vorgegebene Größe beträgt 18
cm Breite und 3 cm Höhe. Das Logo wird rechtsbündig in der Kopfzeile der Anschreiben angeordnet. Daher empfiehlt es sich, die Datei in der vorgegebenen Größe zu erstellen, weil man so
besser beurteilen kann, wie die Positionierung in MEWIS NT sein wird.
Möchten Sie ein neues Logo hinterlegen, so müssen Sie das alte Logo erst <Löschen>.
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C. Kirchenbuch
Das Kirchenbuch in MEWIS NT ist ein grundlegendes Element, das der Verpflichtung der Kirchengemeinden, alle Amtshandlungen zu beurkunden und im Gemeindegliederverzeichnis festzuhalten, in komfortabler Form Rechnung trägt.
*
Gemäß § 5 Abs. 3 Kirchenbuchordnung (KBO) (RS 990) sind Sie als kirchenbuchführende Stelle verpflichtet, die sich aus den Kirchenbüchern ergebenden Daten über Taufen, Konfirmationen, Trauungen und Bestattungen sowie die Daten über Aufnahmen und Austritte von Kirchenmitgliedern umgehend der Stelle mitzuteilen, die das Gemeindegliederverzeichnis führt.
1. Die Startseite Kirchenbuch
Sie gelangen zu diesem Modul, indem Sie auf den Link Kirchenbuch klicken. Auf der Startseite
werden Sie folgendermaßen begrüßt:
Der Start erfolgt immer im aktuellen Kirchenbuchjahr, das im Listenfeld „Jahrgang“ voreingestellt ist. Dort können Sie natürlich auch einen anderen Jahrgang auswählen.
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2. Neues Kirchenbuch – Kirchenbuch eröffnen
Voraussetzung zur Führung der Kirchenbücher in MEWIS NT ist natürlich, dass Ihnen die gewünschten Kirchenbücher auch zur Verfügung stehen. Wenn nicht, müssen Sie die Kirchenbücher erst eröffnen. Dies erreichen Sie durch den Klick auf das Menü Neues Kirchenbuch:
Hier geben Sie den gewünschten Jahrgang ein und entscheiden, ob alle Kirchenbücher eröffnet
werden sollen oder nur einzelne. Standardeinstellung ist der Haken
gesetzt.
bei allen Kirchenbüchern
Das Eröffnen von Kirchenbüchern schließen Sie mit <Speichern> ab und befinden sich anschließend wieder auf der Startseite des Kirchenbuchs.
3. Kirchenbuchführer
Da gemäß § 3 KBO (RS 990) der Name und die Amtsdauer der jeweiligen Kirchenbuchführerin
oder des jeweiligen Kirchenbuchführers in den Kirchenbüchern zu vermerken sind, müssen Sie
nur noch – bei Bedarf – dies im Kirchenbuch hinterlegen. Dies erreichen Sie durch Klick auf das
Menü Kirchenbuchführer:
HINWEIS:
Gem. § 3 (2) KBO ist Kirchenbuchführer oder Kirchenbuchführerin:
a)die zuständige Pfarrerin oder Pfarrer oder
b) eine vom Leitungsorgan bestellte Person
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Mit <Speichern> beenden Sie die Erfassung und bekommen auf der Startseite die/den aktuelle(n) Kirchenbuchführer(in) unterhalb der Kirchenbücher angezeigt. Möchten Sie einen vorhandenen Eintrag ändern, übernehmen Sie ihn mit , nehmen die Änderungen vor und <Speichern> ihn ab.
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4. Eintrag hinzufügen – exemplarisches Beispiel Taufbuch
Möchten Sie einen neuen Eintrag in einem Kirchenbuch vornehmen, müssen Sie hier auf der
Startseite beim gewünschten Kirchenbuch den Link Eintrag hinzufügen anklicken. Bitte achten
Sie auf den oben eingestellten Jahrgang.
Sie werden in mehreren Schritten durch die Neuerfassung eines Kirchenbucheintrags geführt.
Die Anzahl der Schritte variiert von Kirchenbuch zu Kirchenbuch.
Beim ersten Schritt „Personendaten“ haben Sie die Möglichkeit, die betroffene Person
direkt im Meldewesen suchen zu lassen und damit alle kommunalen Daten direkt ins Kirchenbuch zu übernehmen.
4.1 Personendaten – Personen im Meldewesen suchen
Der Weg, eine Person vom Meldewesen in das Kirchenbuch zu übernehmen, ist die Suche über
den Familiennamen, Vornamen und das Geburtsdatum. Dafür klicken Sie auf die Schaltfläche
<Suchen> und es öffnet sich das folgende Fenster, in dem Sie die Suchdaten eingeben und die
Person dann wiederum über <Suchen> im Meldewesen suchen lassen können.
Wenn Ihnen ein Treffer angezeigt wird, können Sie die Meldewesendaten mit Klick auf den Fa-
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miliennamen ins Kirchenbuch übernehmen. Ergibt die Suche keine Treffer, brechen Sie den
Eintrag ins Kirchenbuch ab und nehmen erst die Eigenerfassung vor. Danach übernehmen Sie
mit der Suche im Kirchenbuch diesen eigenerfassten Datensatz und fahren mit der Erfassung
der Amtshandlung fort.
Der im Meldewesen vorhandene (eigenerfasste) Datensatz hat in diesem Beispiel als Konfession „OA“ hinterlegt. Diese Konfession wird ins Listenfeld „Taufkonfession“ übertragen und ist
natürlich hier zu korrigieren. Die rot umrandeten Eingabefelder sind Pflichtfelder und müssen
alle ausgefüllt sein.
Übrigens: Je mehr KRO-Nummern Sie in MEWIS NT zugeordnet haben, umso mehr Personen
werden Ihnen bei dieser Suche angezeigt, da sich die Suche nicht auf die KRONummer des gewählten Kirchenbuchs beschränkt sondern alle Ihnen zugeordnete
KRO-Nummern durchsucht. Bei zentraler Kirchenbuchführung bringt dies natürlich
eine hohe Zeitersparnis.
4.2 Amtshandlungsdaten erfassen
Mit der Schaltfläche <Weiter> gelangen Sie zum zweiten Schritt „Amtshandlungsdaten,
wo Sie alle Daten zur Amtshandlung erfassen:
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„KRO-Nr.“, „Jahrgang“, Erfassungsnummer“ und „Kirchenbuchnummer“ werden in MEWIS NT
automatisch festgesetzt. Bitte geben Sie nun alle Ihnen bekannten Daten ein, wobei zu bedenken ist, dass gerade für das Gemeindemitglied der Amtshandlungsspruch große Bedeutung hat
.
Wird ein nicht getaufter Jugendlicher konfirmiert, liegt im Sinne der Kirchenbuchordnung eine
„Taufe anstelle der Konfirmation“ vor, die Sie ins Taufbuch eintragen müssen. In diesem Fall
setzen Sie den Haken entsprechend bei dieser Option. Automatisch wird dann der Haken bei
„Gleichstellung mit Konfirmierten“ eingetragen. Diese Einstellungen gewährleisten, dass im
Meldewesen bei dieser Person alle daraus resultierenden Rechte (Recht auf Patenamt, Wahlberechtigung) zu ersehen sind und auch berücksichtigt werden (z.B. bei der Kirchenvorstandswahl).
Liegt eine Nottaufe vor, so setzen Sie den Haken entsprechend bei „Nottaufe“ und tragen den
Namen der bestätigenden Person ein.
4.3 Eltern
Mit <Weiter> gelangen Sie zum dritten Schritt „Eltern“. Stehen die Eltern bereits im
Meldewesen, so werden sie automatisch ins Taufbuch übertragen. Fehlen Sie hingegen, können Sie sie hier ergänzen.
Geben Sie die Hoffnung hier nicht zu früh auf. Werden nicht beide Elternteile übernommen, so
haben Sie immer noch die Möglichkeit, ein Elternteil separat zu suchen. Dafür stehen Ihnen hier
sowohl neben der „Mutter“ als auch neben dem „Vater“ die Schaltfläche <Suchen> zur Verfügung. Die Suche erfolgt genauso, wie im Schritt 1 beschrieben. Im Bedarfsfall können Sie natürlich ein Elternteil manuell ins Taufbuch eintragen.
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4.4 Paten
Mit <Weiter> gelangen Sie zum vierten Schritt „Paten“. Auch hier können Sie auf die
Suchfunktion zurückgreifen, indem Sie auf die Schaltfläche <Hinzufügen> klicken, Familiennamen und Rufnamen vorgeben und <Suchen> lassen:.
Mit <Hinzufügen> schließen Sie die Erfassung des ersten Paten ab. Müssen Sie weitere Paten
erfassen, klicken Sie wiederum auf die Schaltfläche <Hinzufügen> im Kopfbereich dieses
Fensters.
NEU:
Wie Sie an obiger Abbildung erkennen können, können Sie in der neuen Version von
MEWIS NT die Reihenfolge der Paten genau durch Ihre Erfassung vorgeben.
Sind alle Taufpaten erfasst, gelangen Sie mit <Weiter> zum fünften und letzten Schritt „Speichern“.
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4.5 Wohnsitzgemeinde hinterlegen
Sollte in Ihrer Kirchengemeinde eine Amtshandlung bei Personen vorgenommen worden sein,
die nicht im Bereich Ihrer Kirchengemeinde wohnen, muss gemäß § 4 KBO die Wohnsitzkirchengemeinde (ff. Wohnsitzgemeinde genannt) alle Informationen zu dieser Amtshandlung erhalten. Ausnahme hierbei sind gemäß § 4 Abs. 1 Sätze 2 und 3 Bestattungen, die mit Nummer
grundsätzlich im Kirchenbuch der Wohnsitzgemeinde einzutragen sind. Da in MEWIS NT ein
Schreiben zur Benachrichtigung der Wohnsitzgemeinde standardmäßig vorhanden ist, sollten
Sie die Anschrift der entsprechenden Kirchengemeinde direkt im Kirchenbuch hinterlegen. Die
Suche verläuft analog zu der Suche nach dem Einwohnermeldeamt, indem Sie den Haken bei
„Wohnsitzgemeinde“ setzen und anschließend auf <Suchen> drücken.
Nutzen Sie bei der Suche nach der Wohnsitzgemeinde die Möglichkeit, mit Hilfe des Prozentzeichens nur Teile des zu suchenden KRO-Namens eingeben zu müssen (z.B. „%zions%“).
Denn schließlich weiß man nie genau, wie die exakte Schreibweise des Namens der Kirchengemeinde in MEWIS NT ist (z.B. Ev. oder Evangelisch). Mit
Anschrift.
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übernehmen Sie die gewünschte
5. Alternative Sichten der anderen Kirchenbücher
Die „Personendaten“ als Schritt
des Kirchenbuchs sind im Grunde identisch. Je nach Kirchenbuch unterscheiden sich in geringen Teilen die „Amtshandlungsdaten“ und die Hinterlegungen von Benachrichtigungen an andere Stellen in Schritt
.
5.1 Konfirmationsbuch
Im Gegensatz zum Taufbuch kann man hier natürlich gegebenenfalls nur die Wohnsitzgemeinde hinterlegen.
5.2 Traubuch
Im Traubuch hat man die Möglichkeit, zwei Wohnsitzgemeinden – für Ehefrau und Ehemann –
zu hinterlegen.
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5.3 Bestattungsbuch
Im Bestattungsbuch hat man die Möglichkeit, die Angehörigen zu hinterlegen. Die Erfassung ist
identisch mit der Erfassung der Paten im Taufbuch.
Beachten Sie bitte, dass Bestattungen grundsätzlich bei der Wohnsitzgemeinde mit Nummer
erfasst wird.
Die Hinterlegung der Anschrift der Wohnsitzgemeinde ist deshalb hier natürlich auch möglich.
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5.4 Aufnahmebuch
Da es sich um eine mitgliedschaftsbegründende Amtshandlung handelt, besteht natürlich – genau wie bei der Taufe – die Möglichkeit, sowohl Einwohnermeldeamt als auch die Wohnsitzgemeinde zu hinterlegen.
5.5 Verzeichnis der Austritte
Da der Austritt ausschließlich beim Amtsgericht bzw. Standesamt erfolgen muss, wird er nur bei
der Wohnsitzgemeinde im Verzeichnis der Austritte festgehalten. Daher gibt es im Schritt „Speichern“ auch keinerlei Hinterlegungsmöglichkeiten für eine andere Wohnsitzgemeinde oder das
Einwohnermeldeamt.
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6. Suche
Die Suche nach vorhandenen Kirchenbucheinträgen ist in MEWIS NT 2.0 erweitert worden und
bietet nun noch mehr Abfragemöglichkeiten. Sie können sie im Menü Suche des Kirchenbuchs
starten.
Folgende Auswahl steht Ihnen unter „Allgemeines“ in Listenform zur Verfügung:
Im Vergleich zur Version MEWIS NT 1.9 sind hier folgende Punkte hinzugekommen:


Ausführender
Kirchenbuchnummer

Ohne Einwohnermeldeamt

Noch nicht übermittelte (Einwohnermeldeamt – EW)


Noch nicht übermittelte (Wohnsitzgemeinde – WG)
„Benachrichtigung“ (EW und WG)
Immer wieder wurde gewünscht, die Amtshandlungen nach dem „Ausführenden“ filtern zu können. Diesem Wunsch ist nun Rechnung getragen worden. Voraussetzung ist natürlich die einheitliche Schreibweise der Ausführenden in den Kirchenbüchern, um eine verlässliche Auswertung zu erhalten.
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Um gewährleisten zu können, dass alle mitgliedschaftsbegründende Amtshandlungen sowie die
Benachrichtigungen an die Wohnsitzgemeinde auch wirklich erstellt wurden, haben Sie – sogar
auf Kirchenkreisebene – die Möglichkeit, sich noch ausstehende Meldungen anzeigen zu lassen
– mit Sicherheit eine Erleichterung für die zentrale Kirchenbuchführung.
Hinweis: „Erstellt“ ist nicht identisch mit „verschickt“. Bitte vergessen Sie nicht, das/die Schreiben auch tatsächlich zu verschicken! 
Wenn Sie den Mauszeiger in der Trefferliste auf das Handlungsdatum platzieren, wird Ihnen die
Kirchengemeinde angezeigt, bei der der Eintrag hinterlegt ist. Sie können den Eintrag auch auf
der Kirchenkreisebene bearbeiten.
Unabhängig von Ihren Suchkriterien, wird die Trefferliste immer nach Handlungsdatum aufsteigend sortiert.
An den unterstrichenen Spaltenüberschriften können Sie erkennen, nach welchen Spalten zusätzlich eine Sortierung angeboten wird.
Möchten Sie einen Eintrag bearbeiten, so können Sie ihn mit
rungen vornehmen und erneut abspeichern.
übernehmen und Ihre Ände-
7. Direktlisten
Jede Form von Drucken von Dokumenten müssen Sie über das Menü Direktlisten ansteuern. Je
nach Kirchenbuch werden Ihnen verschiedene Möglichkeiten angeboten:
Bei jedem Druck müssen Sie entscheiden, wie Ihre Kopfzeile gestaltet werden soll und welcher
Absender dem Schreiben zu Grunde liegt.
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7.1 Taufbuch
Folgende Listen stehen Ihnen im Taufbuch zur Verfügung:
7.1.1 Kirchenbuchblatt
Wählen Sie „Kirchenbuchblatt“ und lassen alle Täuflinge <Suchen>. Sie können entweder für
eine begrenzte Personenanzahl (durch einzelne Haken) die Kirchenbuchblätter drucken lassen
oder das komplette Taufbuch inklusive Deckblatt und alphabetischem Taufbuch-Register.
7.1.2 Export Kirchenbuchblatt
Die letzte Form der Direktlisten ist der Export des Kirchenbuchblatts. Hiermit erhalten Sie alle
relevanten Daten zum Täufling mit den entsprechenden Taufdaten in einer CSV-Datei zur Verfügung gestellt, die Sie beliebig in Excel weiter verarbeiten können.
7.2 Konfirmationsbuch
Für das Konfirmationsbuch stehen Ihnen als Direktlisten zur Verfügung:



Kirchenbuchblatt
Meldung an die Wohnsitzgemeinde
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7.3 Traubuch
Für das Traubuch stehen Ihnen als Direktlisten zur Verfügung:




Kirchenbuchblatt
Meldung an die Wohnsitzgemeinde(n)
Traubescheinigung
Im Traubuch kann durchaus der Fall auftreten, dass ein Ehepartner römisch-katholisch ist. In
diesem Fall wurde ja vor der Trauung das Dispens der katholischen Kirchengemeinde erteilt.
Für den katholischen Ehepartner wird im Traubuch unter Schritt 4 die Anschrift der katholischen
Kirchengemeinde erfasst. Dies ist immer ein manueller Eintrag, da in MEWIS NT nur die Kirchengemeinden der Ev. Kirche im Rheinland hinterlegt sind.
Wählen Sie nun unter Direktlisten die Traubescheinigung im Traubuch, werden Ihnen die von
Ihnen hinterlegten „anderen“ Wohnsitzgemeinden unter „Wohnsitzgemeinde Andere“ zur Auswahl angezeigt und Sie können <Suchen>. In der Trefferliste haken Sie die gewünschte Trauung an und klicken <Drucken> an, woraufhin Ihnen das Anschreiben mit allen Anlagen in Ihren
„Eigenen Ordner“ unter Exporte zur Verfügung gestellt wird.
7.4 Bestattungsbuch
Für das Traubuch stehen Ihnen als Direktlisten zur Verfügung:





Etiketten
Kirchenbuchblatt
Export Angehörige
7.5 Aufnahmebuch
Für das Aufnahmebuch stehen Ihnen als Direktlisten zur Verfügung:





Änderung des Konfessionsmerkmals
Aufnahmebescheinigung
Kirchenbuchblatt
Seite 94 von 106
7.6 Verzeichnis der Austritte
Für das Verzeichnis der Austritte stehen Ihnen als Direktlisten zur Verfügung:


Kirchenbuchblatt
8. Abschluss der Kirchenbücher
Wenn Sie die Entscheidung treffen, dass alle Amtshandlungen eines Jahrganges fertig eingetragen sind, müssen Sie den Jahrgang abschließen.
Das Dezernat Meldewesen des Landeskirchenamts empfiehlt hier aus Erfahrung, ungefähr bis
nach den Herbstferien mit dem Abschluss des Vorjahres zu warten. Oftmals erreichen Meldungen von Amtshandlungen erst auf einigen Umwegen und zeitlich eigentlich viel zu spät die Kirchenbuchführer. Ist ein Kirchenbuch abgeschlossen, so muss man dann z.B. eine Taufe aus
dem Jahr 2010 ins Taufbuch 2011 mit einer entsprechenden Bemerkung eintragen.
Ist ein Jahrgang im Kirchenbuch abgeschlossen, ist dies an dem Symbol
zu erkennen:
Nach Abschluss eines Kirchenbuchs besteht nur noch Möglichkeit, einen Nachtrag zum Kirchenbucheintrag hinzuzufügen.
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9. Statistiken
Ganz neu im Bereich der Kirchenbücher ist die Möglichkeit, drei verschiedene Arten von Statistiken zu bekommen. Wenn Sie das Menü Statistiken anklicken, erhalten Sie ein Listenfeld mit
folgenden Auswahlmöglichkeiten:
Diese Auswertungsmöglichkeit wird jedem Benutzer zur Verfügung gestellt, der zumindest das
Leserecht für das Kirchenbuch hat.
9.1 Amtshandlungsstatistik
Der Aufbau der Fenster ist für alle drei Statistikarten identisch. Wie bei jeder Statistik können
Sie bei der Erstellung als „Ausgabeart“ zwischen PDF- oder CSV-Format auswählen. Im Bereich „Statistik zum Druck“ wählen Sie das gewünschte Kirchenbuch und den gewünschten
Jahrgang aus. Sie können die Statistik Mit Ausführenden oder ohne erstellen lassen.
Zum Abschluss betätigen Sie <Drucken> und die Statistik wird in Ihrem „Eigenen Ordner“ zur
Verfügung gestellt.
Die Amtshandlungsstatistik baut sich folgendermaßen auf:
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9.2 Amtshandlungen je Jahrgang
Die Statistik „Amtshandlungen je Jahrgang“ baut sich folgendermaßen auf:
Hat man den Haken gesetzt bei
renden erstellt:
Mit Ausführenden, wird die Statistik unterteilt nach Ausfüh-
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9.3 Altersstatistik Kirchenbuch
Die Altersstatistik baut sich folgendermaßen auf:
Mit Ausführenden stellt sich die Statistik wie folgt dar:
10. Parameter
Im Menü Parameter können Sie, wenn Sie Lese- und Schreibrechte im Kirchenbuch haben,
festlegen, ob in den Kirchenbuchstatistiken grundsätzlich die Möglichkeit zur Auswertung mit
dem Ausführenden angeboten werden soll oder nicht.
Nehmen Sie den Haken hier weg und <Speichern> dies, wird bei den Statistiken die Checkbox
Mit Ausführenden gar nicht erscheinen.
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11. EKD-Statistik Tabelle II
Am Anfang eines jeden Jahres wird von allen Kirchengemeinden eine Statistik zum kirchlichen
Leben des Vorjahres seitens der Evangelischen Kirche in Deutschland (EKD) gefordert. Diesen
Fragebogen erfassen Sie direkt in MEWIS NT Kirchenbuch.
Wenn Sie das Menü Tabelle II anklicken, wird Ihnen auf dem Bildschirm der aktuellste Fragebogen angezeigt. Möchten Sie ein neues Jahr eröffnen, klicken Sie auf Tabelle 2 eröffnen.
In dem Moment, wo Sie die neue Jahreszahl unter [Jahr] eingeben, wird automatisch der Zusatzbogen eingetragen, den die EKD für das angelegte Jahr erwartet. Mit <Eröffnen> schließen Sie diesen Vorgang ab.
Die EKD-Statistik II baut sich folgendermaßen auf:
Neun Schritte (oder weniger) leiten Sie durch diese Statistik, wobei Sie die Schritte auch beliebig durch Mausklick auf der Zahl anwählen können. Hier finden Sie z.B. im Jahr 2010:
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Die ersten fünf Seiten sind jedes Jahr gleich, ab Seite 6 unterscheiden sie sich von Jahr zu Jahr
– je nach den Vorgaben der EKD.
Wenn Sie das Kirchenbuch von MEWIS NT nutzen, haben Sie zumindest mit der ersten Seite
„Amtshandlungen“ nur wenig Arbeit. Ihnen stehen zwei Schaltflächen zur Verfügung, die Ihnen
eine mühsame Zählung der Gemeindegliederzahlen und der Amtshandlungen ersparen:
<Meldewesen> Durch Drücken dieser Schaltfläche wird die Anzahl Ihrer Kirchenmitglieder aus
dem Meldewesen in die Statistik übertragen.
Beachten Sie bitte, dass dies immer der aktuelle Stand ist mit dem Tagesdatum, an dem Sie diese Schaltfläche betätigen. Sinnvollerweise sollte
man diese Schaltfläche zeitnah nur einmal am Anfang des Jahres drücken
und diese Zahl unverändert lassen oder manuell korrigieren, was in jedem
Eingabefeld natürlich jederzeit möglich ist.
<Kirchenbuch> Durch Drücken dieser Schaltfläche werden die Daten aus den Kirchenbüchern
ermittelt und in die Statistik übertragen. Sollte MEWIS NT einen Kirchenbucheintrag nicht eindeutig zuordnen können, so werden Sie einen Hinweis
erhalten, dass Sie diesen Eintrag manuell in der Statistik zuordnen müssen.
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Am Ende einer jeder Seite haben Sie zwei allgemeine Felder zur Verfügung:
Im Feld „Bearbeiter/in“ tragen Sie bitte alle gewünschten Informationen zwecks Rückfragen
ein. Unter „Bemerkungen“ haben Sie die Möglichkeit, erklärende Zusätze zur Statistik einzugeben. Und ganz wichtig: hier steht Ihnen die Schaltfläche <Speichern> zur Verfügung, die Sie
am Besten jedes Mal betätigen, wenn Sie eine Seite ausgefüllt haben. Mit <Weiter> gelangen
Sie zur nächsten Seite der Statistik.
Zu guter Letzt befindet sich im unteren Bereich über diesen beiden Schaltflächen das Kästchen,
mit dem Sie die EKD-Statistik Tabelle II abschließen können ( Eintrag abschießen), wenn Sie
alle Einträge vorgenommen haben. Sollten Sie versehentlich einige Felder nicht korrekt gefüllt
haben, erhalten Sie einen Hinweis auf die Felder, die nicht ordnungsgemäß gefüllt sind.
Erst wenn alle Felder gefüllt sind, können Sie die Statistik endgültig abschließen. Das Landeskirchenamt wird dann die Daten automatisch abrufen. Somit ersparen wir uns alle den Postversand. Für Ihre Akten können Sie einen Ausdruck der Statistik machen, indem Sie auf die Schaltfläche <Drucken> im Kopfbereich klicken. Die PDF-Datei wird Ihnen in Ihrem „Eigenen Ordner“
unter Exporte zur Verfügung gestellt.
Auf Klassenebene haben Sie die Möglichkeit, sich eine Übersicht der erstellten Statistiken und
deren Status anzeigen zu lassen, indem Sie auf KRO Info klicken:
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So lange das LKA die abgeschlossene Statistik noch nicht abgerufen hat, besteht auf Klassenebene die Möglichkeit, den Abschluss zurück zu setzen und die Bearbeitung der Statistik damit
wieder frei zu geben.
D. Einstellungen
Zu diesem Modul gelangen Sie, indem Sie auf den Link Einstellungen klicken.
An den einzelnen Menüpunkten ist erkennbar, dass Sie hier hauptsächlich die Elemente vorfinden, die in der Version 1.9 unter „Systemdienste“ zu finden waren.
1. Startseite
Auf der Startseite werden Sie in etwa (Rechte abhängig) folgendermaßen begrüßt:
Seite 102 von 106
Hier werden Ihnen als Erstes Ihre eigenen Benutzerdaten angezeigt. Mit den entsprechenden
Rechten können Sie an dieser Stelle eventuelle Änderungen im [eMail]- und [Telefon]-Bereich
vornehmen und <Speichern>.
Auch haben Sie hier die Möglichkeit, die „Maximale Anzahl pro Seite“ für die Anzeige der Datensätze einer Trefferliste auf einer Bildschirmseite, die auf maximal 100 begrenzt ist, individuell
einzustellen.
An dieser Stelle gibt es einen kleinen Wermutstropfen in der neuen Version 2.0: Da der Programmieraufwand unverhältnismäßig groß war, gibt es nunmehr keine Möglichkeit, zwischen
unterschiedlichen Bildschirmfarben zu wählen . Als Trost sei gesagt, dass die vorgegebenen
Bildschirmfarben die geringste Augenbelastung im Vergleich zu den anderen hat und gewährleistet, dass Sie als User auch alles „richtig“ sehen.
2. Eigene Etiketten
Standardmäßig sind in MEWIS NT 2.0 zwei der üblichsten Etikettenformate vorhanden und
zwar Zweckform 3422 und Zweckform 3475.
Sollten Sie mit anderen Etiketten arbeiten, können Sie diese selbstverständlich in MEWIS NT
hinterlegen. Wenn Sie unter Einstellungen das Menü Eigene Etiketten anklicken, bekommen
Sie folgendes Erfassungsfenster, in dem Sie die entsprechenden Werte Ihrer vorliegenden Etiketten erfassen und dieses Etikett mit einem eigenen Namen <Speichern>.
Somit steht Ihnen Ihr eigen erfasstes Etikett in jedem Modul zum Drucken zur Verfügung.
3. Eigene Exporte
Selbstverständlich stehen Ihnen in allen Modulen von MEWIS NT – wie gewohnt – standardmäßig die Exporte kurz und lang zur Verfügung. Der Export kurz beinhaltet alle kommunalen
Daten mit Namen, Vornamen, Anschrift usw. inklusive der KRO-Nummer(n) und der hinterlegten Sperren der Personen, wohingegen beim Export lang noch alle Amtshandlungsdaten und
mehr zur Verfügung gestellt werden.
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Oftmals benötigt man nur einen Bruchteil der exportierten Informationen, um z.B. einen Serienbrief zu erstellen. Dem Bedürfnis, angepasste Exporte vornehmen zu können, trägt die neue
Version MEWIS NT 2.0 nun Rechnung.
Wenn Sie unter Einstellungen auf das Menü Eigene Exporte klicken, erhalten Sie ein Fenster
mit allen verfügbaren Feldbezeichnungen (Spaltenüberschriften) des langen Exports. Mit der
Maus können Sie eine gewünschte Feldbezeichnung anklicken und mit gedrückter Maustaste in
das Feld „Ausgewählt“ ziehen. Wenn Sie die Maustaste wieder loslassen, steht das ausgewählte Feld zur Verfügung.
Haben Sie alle gewünschten Felder ausgewählt, vergeben Sie einen [Namen] für diesen eigenen Export und <Speichern> ihn. Ab sofort steht Ihnen dieser individuelle Export in allen Modulen zur Verfügung. Bei gedrückter Maustaste können Sie die Position eines Feldes jederzeit
verschieben. Im Listenfeld „Suchabfrage“ werden Ihnen alle eigenen Exporte angezeigt. Sie
können diese <Laden> und ändern oder <Löschen>.
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E. Systeminfo
Das letzte Modul, das Ihnen in MEWIS NT 2.0 zur Verfügung steht, ist Systeminfo.
1. Startseite
Auf der Startseite haben Sie die Möglichkeit, sich im Bedarfsfall für MEWIS NT benötigte Programme herunter zu laden.
MEWIS NT unterstützt zwei Browser:


Microsoft Internet Explorer ab Version 8 und
Mozilla Firefox.
Für die Funktionalität von MEWIS NT sind einige Hilfsprogramme nötig:


Adobe Reader (zum Öffnen von Formularen)
ein ZIP-Programm, wie z.B. WinZip, WinRar oder 7-Zip zum Entpacken von Dateien
Auf dieser Startseite werden zu einem späteren Zeitpunkt auch die Handbücher zu MEWIS NT
2.0 zu finden sein.
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2. Kontakt
Im Menü Kontakt haben Sie die Möglichkeit, allgemeine Anfragen zum Programm zu stellen,
Fehler zu melden oder Erweiterungsvorschläge einzubringen.
Sie wählen einen „Betreff“ aus und schildern im weißen Fenster Ihre Probleme, Wünsche oder
Vorschläge. Mit <Abschicken> beenden Sie diesen Schritt.
Ihre Anregungen werden unmittelbar an die Abteilung Meldewesen im Landeskirchenamt weiter
geleitet. Daher bitten wir Sie um fehlerfreie Angaben Ihrer Kontaktdaten, damit wir uns bei
Rückfragen sofort an Sie wenden können.
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Mewis NT 2.0 Handbuch

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