Lexware lohn + gehalt pro 2010 - HERDT

Werner Seeger
1. Ausgabe, September 2010
Lexware
lohn + gehalt
pro 2010
LW-LG2010
I
Inhalt
1 Lexware lohn + gehalt pro 2010....................4
1.1
Vorwort ...........................................................4
1.2
Vorbereitende Arbeiten .................................5
10.5
Lohnsteueranmeldung ............................... 102
10.6
Lohn- und Gehaltsbelege ........................... 103
11 Der Monatswechsel.................................... 106
2 Allgemeines zu Lexware lohn + gehalt
pro 2010 ..........................................................8
2.1
Programm starten ...........................................8
2.2
Die Datensicherung.........................................9
2.3
Die Navigation im Programm .......................12
3 Anlage einer neuen Firma ...........................16
4 Grundlagen und allgemeine
Stammdaten .................................................28
11.1
Grundlagen ................................................. 106
11.2
Monatswechsel durchführen...................... 106
12 Die laufende Lohnbuchhaltung................. 110
12.1
Grundlagen ................................................. 110
12.2
Privat Versicherte........................................ 110
12.3
Geringfügig Beschäftigte ........................... 114
12.4
Variable Bezüge .......................................... 120
13 Geldwerter Vorteil ..................................... 126
4.1
Grundlagen ...................................................28
13.1
Einführung .................................................. 126
4.2
Verwaltung....................................................29
13.2
Private Kfz-Nutzung ................................... 127
4.3
Der Lohnartenstamm ....................................31
4.4
Bankverbindungen........................................33
4.5
Gesetzliche Rechengrößen
Bundesländer ................................................35
5 Der Mitarbeiterstamm .................................38
5.1
Vorbereitende Arbeiten ...............................38
5.2
Mitarbeiter anlegen......................................39
6 Die Lohndatenerfassung..............................54
6.1
Grundlagen ...................................................54
6.2
Erfassung der Lohndaten..............................55
6.3
Vortragswerte erfassen.................................57
6.4
Monatliche Abrechnungsdaten erfassen .....69
7 Listen und Protokolle ...................................76
14 Einmalzahlungen und
Direktversicherung..................................... 132
14.1
Grundlagen ................................................. 132
14.2
Einmalzahlung erfassen.............................. 133
14.3
Direktversicherung erfassen ....................... 134
15 Die Korrekturabrechnung.......................... 148
16 Jahresabschlussarbeiten ............................ 156
16.1
Grundlagen ................................................. 156
16.2
Auswertungen zum Jahresschluss .............. 156
16.3
Das Jahreslohnkonto .................................. 157
16.4
Die Lohnsteuerbescheinigung.................... 163
16.5
Die Berufsgenossenschaftsliste................... 171
16.6
Daten für die Betriebsprüfung................... 173
16.7
Der Jahresabschluss..................................... 177
8 Datensicherung.............................................80
8.1
Allgemeine Hinweise zur
Datensicherung .............................................80
8.2
Die Datensicherung bei Lexware..................81
17 Das ELENA-Verfahren ................................. 182
17.1
Allgemeine Hinweise .................................. 182
17.2
Erstellung der ELENA-Meldung .................. 182
17.3
Der elektronische Entgeltnachweis
(ELENA)........................................................ 185
9 Die erste Lohnabrechnung...........................84
9.1
Grundlagen ...................................................84
9.2
Erstellung der Lohnabrechnung...................85
9.3
Schätzung der Beitragsnachweise ................85
18.1
Einführung .................................................. 188
9.4
Korrektur der laufenden Abrechnung .........93
18.2
Das Bescheinigungswesen .......................... 188
18.3
Optionen ..................................................... 189
18.4
Abkürzungsverzeichnis............................... 190
10 Abrechnungslisten .......................................96
10.1
Allgemeine Hinweise ....................................96
10.2
Das Prüfungsprotokoll ..................................97
10.3
Das Lohnjournal ............................................98
10.4
Die Buchungsliste........................................100
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18 Tipps und Tricks .......................................... 188
19 Abschließende Fragen und Aufgaben ...... 192
Stichwortverzeichnis....................................... 194
3
1
Lexware lohn + gehalt pro 2010
1
Lexware lohn + gehalt pro 2010
In diesem Kapitel erfahren Sie
D welche Kenntnisse dieses neue Schulungshandbuch vermitteln möchte
D wie Sie sich auf die Arbeit mit dem Programm vorbereiten sollten
Voraussetzungen
D Grundkenntnisse der Lohn- und Gehaltsabrechnung
D Grundlegende PC-Kenntnisse und eine installierte Version des entsprechenden
Lexware-Programms
1.1
Vorwort
Dieses Schulungshandbuch wurde geschrieben, um dem Anwender von Lexware lohn +
gehalt pro 2010 die praxisorientierte Lohn- und Gehaltsabrechnung mit diesem Programm
zu vermitteln. Mit Übungen aus dem Tagesgeschäft einer Lohnbuchhaltung wird gezeigt,
wie diese mit dem Programm umgesetzt werden können.
Ziel ist es, sowohl Neuanwender als auch Anwender mit Vorkenntnissen oder Nutzer anderer Lexware-Programme mit Lexware lohn + gehalt pro 2010 vertraut zu machen.
Dieses Buch wurde mit dem Programm Lexware financial office pro 2010 erstellt. Es enthält
die gleiche Funktionalität wie Lexware lohn + gehalt pro 2010. Als Betriebssystem war
Windows Vista installiert. Sollten Sie mit einem anderen Betriebssystem arbeite, hat dies
keine Auswirkung auf die Programmfunktionen bzw. deren Beschreibungen. Vereinzelt
kann es jedoch Abweichungen z. B. bei Screenshots geben.
Um die einzelnen Programmfunktionen so realistisch wie möglich darzustellen, haben wir
eine Übungsfirma eingerichtet. Es handelt sich um die fiktive Firma Unger GmbH Baustoffhandel.
Ihr Geschäftszweck besteht in dem Handel mit Baustoffen und Arbeitsgeräten für die Bauindustrie.
Die Firma beginnt am 01.10.2009 ihre gesamte Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Lexware
lohn + gehalt pro 2010 durchzuführen. Ebenfalls wurde zum 01.10.2009 auch der Lexware
buchhalter 2010 installiert. Damit sind die Voraussetzungen geschaffen, in einem integrierten System auch den Datentransfer zwischen Lohnbuchhaltung und Buchhaltung maschinell
zu gewährleisten. Dies bedeutet eine erhebliche Arbeitsersparnis und verkürzt die Verarbeitungsdauer.
In der Übungsfirma werden die monatlichen Lohndaten erfasst und die Abrechnung der
Mitarbeiter sowie die erforderlichen Beitragsnachweise und Bescheinigungen erstellt. Weiterhin werden die Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbeiträge ermittelt und die erforderlichen Meldungen erstellt.
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Lexware lohn + gehalt pro 2010
1
Eine PDF-Datei mit den Lösungen der Lernzielkontrolle sowie den Datenbestand können Sie im Internet auf der Website des HERDT-Verlages unter http://www.herdt.com kostenlos herunterladen. Suchen Sie über das obere Suchfeld nach lw-lg2010 und wählen Sie
in der Trefferliste den Titel des Buches. Starten Sie den Download, indem Sie auf der anschließend angezeigten Webseite die Schaltfläche Übungsdateien betätigen.
1.2
Vorbereitende Arbeiten
Vor dem Beginn Ihrer Arbeiten mit Lexware lohn + gehalt pro 2010 sollten Sie einige nützliche Vorarbeiten erledigen. Da Sie mit dem Anlegen einer neuen Firma beginnen, ist es
sinnvoll, alle erforderlichen Informationen vorab zu erfragen bzw. aufzubereiten.
1. Existieren für das Unternehmen Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen?
2. Liegen für jeden Mitarbeiter alle Daten (Arbeitsvertrag, Steuerdaten, Bankverbindung etc.) vor?
3. Gibt es Regelungen z. B. für Altersteilzeit, geringfügig Beschäftigte, Schichtbetrieb, Kfz-Nutzung, Reisekostenabrechnung etc.?
4. Mit welchem Geschäftsjahr und Monat wollen Sie die Abrechnung beginnen?
5. Mit welchem Kontenrahmen für die Übergabe der Lohn- und Gehaltsabrechnung an die Buchhaltung soll gearbeitet werden?
6. Liegen alle Stammdaten (Bankverbindungen, Steuerdaten etc.) vor, die Sie für
die Neuanlage einer Firma benötigen?
7. Sollen externe Programme (z. B. Datev) mit Daten versorgt werden?
8. Wie soll das Programm installiert werden (Einplatz oder Mehrplatz)?
9. Wie wird die Datensicherung organisiert?
(Eine regelmäßige Datensicherung auf ein externes Medium ist zwingend erforderlich; eine Sicherung auf der Festplatte ist keinesfalls ausreichend.)
Schauen Sie sich die einzelnen Betriebsbereiche an. Machen Sie sich mit den Abläufen vertraut. Achten Sie auf Besonderheiten und evtl. Sonderregelungen. Je besser Sie das Unternehmen kennen, umso leichter fällt es Ihnen, die Informationen richtig einzuordnen und
richtig abzurechnen.
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Lexware lohn + gehalt pro 2010
Gesetzliche Neuerungen 2010
Die wohl bedeutendste Änderung ist die seit 01.01.2010 vorgeschriebene monatliche Übermittlung der Entgeltdaten jedes Beschäftigten an die Zentrale Speicherstelle (ZSS). Das Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises (ELENA-Verfahren) wird im Zusammenhang
mit der Übungsfirma näher behandelt.
Ab 2010 wurde ein Faktorverfahren für den Lohnsteuerabzug eingeführt. Danach können
Ehegatten auch die Steuerklassen IV/IV in Verbindung mit einem vom Finanzamt einzutragenden Faktor wählen. Durch diese Faktoren werden die einkommensteuerlichen Freibeträge und die steuermindernde Wirkung des Splittingverfahrens bereits beim Lohnsteuerabzug für beide Ehegatten berücksichtigt.
Die bestehenden Freibeträge und Bemessungsgrenzen wurden auch für das Jahr 2010
wieder angehoben.
Die Beitragssätze für die gesetzlichen Krankenkassen, die für alle Krankenkassen gelten,
sind gleich geblieben. Einige Krankenkassen erheben bei ihren Mitgliedern Zusatzbeiträge,
die jedoch von den Versicherten privat bezahlt werden müssen. Sie werden in der Lohnund Gehaltsabrechnung nicht berücksichtigt. Der Arbeitgeber übernimmt davon keinen
Anteil.
Wichtige Neuerungen bei Lexware lohn + gehalt pro 2010
Die Anforderungen, die durch die Übermittlung der Entgeltdaten an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) entstanden sind, wurden in das Programm aufgenommen.
Alle gesetzlichen Änderungen und die Anpassung der Sozialversicherungs-Rechengrößen
sind im Programm berücksichtigt.
Meldungen an die Berufsgenossenschaften beinhalten ab 2010 auch die geforderten Angaben über die Arbeitsstunden.
Das Lexware service center wurde um noch mehr Informationen und Fachwissen erweitert.
Symbolerläuterungen
Wichtige Grundinformation
Praxistipp
Warnhinweis
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Lexware lohn + gehalt pro 2010
9
Die erste Lohnabrechnung
In diesem Kapitel erfahren Sie
D wie die Abrechnung durchgeführt wird
D wie evtl. Korrekturen durchgeführt werden
Voraussetzungen
D Grundkenntnisse der Lohn- und Gehaltsabrechnung
D Kenntnisse der bisher behandelten Kapitel
9.1
Grundlagen
Nachdem alle Lohndaten erfasst und geprüft sind und eine Datensicherung erstellt wurde,
kann der erste Abrechnungslauf gestartet werden.
Bei der Übernahme der Abrechnung vom Steuerberater bietet es sich an, erst einmal ein
oder zwei Monate parallel abzurechnen und die Zahlen abzustimmen. Das hilft, Fehler zu
erkennen, und gibt mehr Sicherheit.
Sollten Sie einen bereits abgerechneten Monat korrigieren müssen, steht Ihnen der
Korrekturmodus zur Verfügung (über BEARBEITEN Æ Korrekturmodus).
Hier öffnet sich der Assistent
zur Durchführung einer Korrektur eines bereits abgerechneten
Monats.
Im Falle einer Korrekturabrechnung müssen alle Abrechnungslisten und -belege neu gedruckt und bereits erfolgte Zahlungen gegebenenfalls manuell korrigiert werden.
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Die erste Lohnabrechnung
9.2
9
Erstellung der Lohnabrechnung
Zur monatlichen Abrechnung gelangen Sie über die
Startseite und den Menüpfad EXTRAS Æ
Abrechnungs- und Beitragsnachweis-Assistent …
… oder über den Programmbereich Beitragsnachweise
und anschließend einen Klick auf Beitragsnachweise
erstellen.
Der folgende Assistent führt Sie systematisch durch die
gesamte Abrechnung.
9.3
Schätzung der Beitragsnachweise
Bevor mit der Abrechnung der Mitarbeiter begonnen werden kann, muss eine Schätzung
für die Beiträge zur Sozialversicherung erstellt werden.
Seit 2006 sind die Beiträge zur Sozialversicherung bereits zum drittletzten Banktag des Abrechnungsmonats fällig. Dies bedeutet, dass die Beitragsnachweise bereits vorher erstellt
und an die Krankenkassen übermittelt werden müssen.
Erfolgt eine Entgeltabrechnung für den Monat nach dem Stichtag, so ist die voraussichtliche
Beitragsschuld auf der Basis des Vormonats so genau wie möglich zu schätzen.
Falls Veränderungen in dem Monat vorhersehbar sind, müssen diese bekannten Veränderungen dann angegeben werden.
Dies können u. a. sein:
•
Veränderungen der Arbeitstage bzw. Arbeitsstunden
•
Einmalzahlungen (beachten Sie die Behandlung von Einmalzahlungen in der SV)
•
Änderungen bei Gehältern, Stundenlöhnen und Zuschlägen etc.
•
Veränderung in der Anzahl von Beschäftigten
Ab Januar 2007 ist auch ein vereinfachtes Schätzverfahren möglich. Wenn Sie die Voraussetzungen hierfür erfüllen, setzen Sie im Firmenstamm über den Pfad Lohn+Gehalt Æ
Sozialversicherung das Häkchen bei Die Voraussetzungen für das vereinfachte
Schätzverfahren werden erfüllt.
In der Eingabemaske Einstieg beginnen Sie daher mit der Alternative: Beitragsnachweise
erstellen.
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9
Lexware lohn + gehalt pro 2010
Markieren Sie Beitragsnachweise erstellen, um die
Schätzung durchzuführen.
D Bestätigen Sie mit
.
Es wird wiederum ein Assistent zur Durchführung der Schätzung geöffnet.
D Nachdem Sie die Information gelesen haben, bestätigen Sie mit
.
In der folgenden Eingabemaske können Sie Änderungen für jeden Mitarbeiter vornehmen.
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9
Die erste Lohnabrechnung
Lohnabrechnung bearbeiten: Über diese Schaltfläche gelangen Sie zur Erfassung der
Abrechnungsdaten und können die Werte direkt verändern.
Stundenerfassung bearbeiten: Wenn Sie für die Abrechnung die Stundenerfassung nutzen, können Sie die abzurechnenden Stunden ändern.
Vorschau Lohnabrechnung: Die Auswirkungen Ihrer Änderungen können Sie anschließend in einer Vorschau der Abrechnung kontrollieren.
Da uns bei Eingabe der Abrechnungsdaten bereits die endgültigen Werte vorlagen, müssen
keine Korrekturen vorgenommen werden.
D Wechseln Sie mit
zur nächsten Maske.
D Beginnen Sie mit einem Klick auf Beitragsnachweise kontrollieren.
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Lexware lohn + gehalt pro 2010
Zur Kontrolle erhalten Sie je Krankenkasse den folgenden Beitragsnachweis als Vorschau:
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Die erste Lohnabrechnung
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D Kontrollieren Sie die Vorschau und drucken Sie sie anschließend aus.
Danach wird die Vorschau der Beitragsabrechnung erstellt.
Seite 1
Seite 2
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Lexware lohn + gehalt pro 2010
Seite 3
Nachdem alles kontrolliert wurde, können Sie anschließend die Beitragsnachweise erstellen.
D Setzen Sie vor dem Ausdruck beider Formulare das Häkchen für mit der Abrechnungserstellung fortfahren und klicken Sie auf
90
.
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9
Die erste Lohnabrechnung
Nach dieser Zwischenarbeit gelangen Sie wieder zurück in den Abrechnungsassistenten.
Es folgt die Eingabemaske Mitarbeiter.
Empfehlenswert ist, die Abrechnung für alle Mitarbeiter
gleichzeitig durchzuführen.
D Klicken Sie auf
und Sie gelangen zur Registerkarte Bezüge.
Falls noch Korrekturen der
Lohndaten erforderlich
sind, haben Sie hier die
Möglichkeit, die Abrechnung zu öffnen.
D Bestätigen Sie mit
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.
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Lexware lohn + gehalt pro 2010
Es folgt die Druckauswahl.
Markieren Sie
alle Ausdrucke,
die nach der Abrechnung automatisch gedruckt werden
sollen. Sollten
Sie mehrere Kopien benötigen,
können Sie dies
über die Anzahl
Ausdrucke eingeben.
D Nach einem Klick auf
erhalten Sie eine Übersicht über die ausgewählten
Ausdrucke.
D Bestätigen Sie mit
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.
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Die erste Lohnabrechnung
Hier starten Sie den
Ausdruck der Auswertungen.
Setzen Sie diese
Markierung, wenn
Sie anschließend die
elektronische Übermittlung der Lohnsteuer starten
wollen.
D Wenn Sie die Ausdrucke nicht erstellen wollen, schließen Sie die Maske durch einen
Klick auf
9.4
.
Korrektur der laufenden Abrechnung
Wird eine Korrektur der Abrechnung für den laufenden Monat notwendig (der Monatswechsel darf noch nicht durchgeführt sein), erfolgt diese über die normale Abrechnung.
Bereits gedruckte Abrechnungslisten und Auswertungen müssen nach einer Korrektur der
Abrechnung neu gedruckt werden, bereits erfolgte Zahlungen sind manuell zu korrigieren.
Eine Korrektur bereits abgeschlossener Monate erfolgt im Korrekturmodus.
Bei der Eingabe der Abrechnungsdaten wurde übersehen, dass Frau Feller einen VWLVertrag abgeschlossen hat. Für den Vertrag bezahlt Frau Feller monatlich € 52,00 ein. Der
Arbeitgeber übernimmt davon € 26,00.
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Lexware lohn + gehalt pro 2010
D Öffnen Sie zur Erfassung dieser Daten die Jahresübersicht über DATEI Æ Jahresübersicht öffnen Æ Frau Feller.
Mit einem Doppelklick in dieses Feld
wird die VWLErfassungsmaske
geöffnet.
D Öffnen Sie durch einen Doppelklick in das Feld Oktober/VWL die VWL-Erfassungsmaske und geben Sie in die folgende Maske die Daten gemäß Abbildung ein.
Für jeden Mitarbeiter können bis zu drei Verträge erfasst werden.
D Schließen Sie diese Erfassungsmaske, um wieder in die Jahresübersicht zu gelangen.
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Die erste Lohnabrechnung
Arbeitgeberanteil an den
VWL
In der Jahresübersicht erscheint nun der Arbeitgeberanteil an den VWL, und das GesamtBrutto wurde neu ermittelt.
D Schließen Sie die Übersicht.
Aufgrund dieser Änderung ist es zwingend erforderlich, die Abrechnung noch einmal zu
wiederholen.
Wenn Sie die erneute Abrechnung diesmal über das Register Lohnabrechnung aufrufen
und nur für den geänderten Mitarbeiter durchführen, denken Sie daran, nicht nur einen
geänderten Lohnbeleg für den betroffenen Mitarbeiter zu drucken. Sie müssen auch die
anderen Berichte, wie Lohnjournal, Buchungsbeleg, Lohnsteueranmeldung, Krankenkassenbeiträge usw., neu drucken, da sich hier ebenfalls Änderungen ergeben.
Lernzielkontrolle
1. Was ist vor jeder Abrechnung zu tun? Warum ist das so wichtig?
2. Was ist der Unterschied zwischen der Korrektur einer Abrechnung und einer
Abrechnung im Korrekturmodus?
3. Wie wird eine Abrechnung für den aktuellen Monat korrigiert?
4. Wie oft kann eine solche „Korrekturabrechnung“ durchgeführt werden?
5. Welche Daten sind für einen VWL-Vertrag zu erfassen?
6. Erläutern Sie den Unterschied zwischen Beitragsnachweis und Beitragsabrechnung.
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