Sozialversicherungsprüfung effizient vorbereiten

fokus
Sozialversicherungsprüfung effizient vorbereiten – er folgreich durchführen
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Sozialversicherungsprüfung
effizient vorbereiten –
erfolgreich durchführen
Firma Manfred Müller erhielt per Post eine Mitteilung vom Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung Bund über die Durchführung einer Betriebsprüfung. Die Ankündigung zur Sozialversicherungsprüfung beinhaltet die Aufforderung, verschiedene
Unterlagen (Lohnkonten, Bescheinigungen, Nachweise etc.) am
Prüfungstag vorzulegen.
Nun gilt es, sich auf die anstehende Prüfung umgehend und
zielgerichtet vorzubereiten. Der Beitrag stellt die Grundzüge der
Sozialversicherungsprüfung dar und zeigt aktuelle Prüfungsschwerpunkte auf, die im Rahmen der Vorbereitung und erfolgreichen Durchführung zu berücksichtigen sind.
Sozialversicherungsprüfung im Überblick
Im Rahmen der Sozialversicherungsprüfung (§ 28p SGB IV) erfolgt durch den Prüfdienst des zuständigen Rentenversicherungsträgers eine Überprüfung der Abführung der gesetzlichen
Pflichtbeiträge durch den Arbeitgeber. Die Prüfung ist mindestens 14 Tage vorher anzukündigen.
Der Arbeitgeber ist regelmäßig für die Abführung der Beiträge
verantwortlich und alleiniger Haftungsschuldner für nachträglich zu entrichtende Beiträge.
Die Prüfdienste der Rentenversicherungsträger sind gesetzlich verpflichtet, bei jedem Arbeitgeber spätestens alle vier
Jahre eine Betriebsprüfung durchzuführen (§ 28p Abs.1 Satz 1
SGB IV). Ad-hoc-Prüfungen (ohne Vorankündigung) erfolgen
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auf Verlangen der Einzugsstellen, bei Insolvenzverfahren, Verdachtshinweisen auf Schwarzarbeit/illegale Beschäftigung, Betriebsschließungen (Liquidationen) sowie bei Vermutung von
Beitragshinterziehungen in größerem Umfang.
Der Prüfer weist sich durch seinen Dienstausweis aus und
macht den Beginn der Prüfung nach Datum und Uhrzeit aktenkundig. Über die festgestellten Sachverhalte und die möglichen
Auswirkungen unterrichtet der Prüfer den Arbeitgeber nach
Möglichkeit bereits während der Prüfung.
Die Prüfung findet während der üblichen Geschäfts- oder Arbeitszeit statt, die Dauer ist auf das notwendige Maß zu beschränken.
Zuständigkeit der Rentenversicherungsträger
Die Rentenversicherungsträger stimmen sich im Hinblick auf
die jeweilige Zuständigkeit ab. Die Prüfaufteilung erfolgt anhand der Prüfziffer in der Betriebsnummer des Arbeitgebers
oder des Sitzes der Abrechnungsstelle. Die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV Bund) prüft Arbeitgeber, in deren Betriebsnummer die Prüfziffer 0 bis 4 lautet, die Regionalträger
der Deutschen Rentenversicherung in ihrem Zuständigkeitsbereich Arbeitgeber, in deren Betriebsnummer die Prüfziffer 5 bis
9 lautet.
Die örtliche Zuständigkeit der Betriebsprüfungen richtet sich
für die DRV Bund bzw. die Regionalträger nach dem Sitz der
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Lo h n + Gehalt > März 2011
Loh n + G e h a lt > März 2011
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Eine erfolgreiche Sozialversicherungsprüfung
will gut vorbereitet sein.
ófokus > Betriebsprüfung
Lohn- und Gehaltsabrechnungsstelle des Arbeitgebers. Die Zuständigkeiten sind intern in Prüfbezirke aufgeteilt. Maßgebend
für die Zuständigkeit ist der Betrieb, sofern die Buchhaltung im
Haus bearbeitet wird, ansonsten der Hauptbetrieb oder die Abrechnungsstelle.
Auch im Auftrag des Arbeitgebers tätige Steuerberater, Lohnbüros, Rechenzentren und ähnliche vergleichbare Einrichtungen
sind zu prüfen (§ 12 BVV). Auch hier gilt die örtliche Zuständigkeitsregelung. Ein Arbeitgeber, der für einen anderen – von
ihm völlig unabhängigen – Arbeitgeber Löhne und Gehälter
ausrechnet, ist als Abrechnungsstelle im Sinne von § 28p Abs.
6 SGB IV anzusehen. Die Zuständigkeit richtet sich daher hier
immer nach dem Betrieb selbst, nicht aber nach der abrechnenden Stelle.
Umfang der Betriebsprüfung
Die Sozialversicherungsprüfung erstreckt sich auf sämtliche
Pflichten des Arbeitgebers im Zusammenhang mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag (GSV):
• der Gesamtsozialversicherungsbeitrag besteht aus Pflichtbeiträgen der kraft Gesetzes versicherten Beschäftigten (Arbeitnehmer) in den Zweigen der
−− Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung
(SGB)
−− Umlagen U1, U2 nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG)
−− Führung und Sicherung von Wertguthaben (Flexi II)
−− Künstlersozialabgabe (KSVG) für selbständig für den Arbeitgeber Tätige
−− Gesetzliche Unfallversicherung (BG)
• Obligatorische Auswertung des Lohnsteuer-Haftungsbescheides
• Optionales Einbeziehen des Rechnungswesens
Aufgabe des Betriebsprüfers ist es, alle mit der Beurteilung
der Versicherungspflicht oder -freiheit sowie mit der Beitragsberechnung einschließlich der Erstattung nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) erfolgten Abrechnungen zu prüfen. Dabei sind die Arbeitgeber verpflichtet, auch die Bescheide
und Prüfberichte der Finanzbehörden (Lohnsteuerhaftungsbescheide) vorzulegen, weil eine steuerrechtliche Nachforderung
in aller Regel auch eine sozialversicherungsrechtliche Beitragsnachforderung nach sich zieht. Die Prüfer sind sogar verpflichtet, die Feststellungen der Finanzbehörden im Rahmen einer
Lohnsteueraußenprüfung sozialversicherungsrechtlich auszuwerten und für nach erhobene steuerpflichtige Entgelte auch
gegebenenfalls Sozialversicherungsbeiträge nachzufordern.
Die Prüfer sind berechtigt, über den Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung hinaus auch den Bereich des Rechnungswesens in die Prüfung einzubeziehen (§ 11 Abs. 2 BVV). Dies dient
etwa dem Auffinden von Honorarrechnungen der freien Mitar-
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beiter, die grundsätzlich nicht innerhalb der ordentlichen Lohnund Gehaltsbuchhaltung geführt werden.
Entgeltunterlagen (§ 8 BVV)
Die Betriebsprüfer der Rentenversicherung sollen sich gem. § 11
Abs. 1 BVV stichprobenartig innerhalb einer angemessenen
Zeit einen Überblick über die Entgeltabrechnung bei den Arbeitgebern verschaffen.
An die Führung von Entgeltunterlagen (Lohnkonto) hat der Gesetzgeber bestimmte Mindestanforderungen gestellt. Im Sozialversicherungsrecht müssen die Unterlagen hinsichtlich ihrer
Gestaltung und ihres Aufbaus den Vorschriften des Sozialgesetzbuchs IV (SGB IV) und der Beitragsverfahrensverordnung –
BVV – entsprechen.
Der Arbeitgeber hat in den Entgeltunterlagen gem. § 8 BVV
unter anderem die folgenden Angaben über die Beschäftigten
aufzunehmen:
• den Familien- und Vornamen und ggf. das betriebliche Ordnungsmerkmal
• das Geburtsdatum
• bei Drittstaatsangehörigen (außerhalb des EWR) die Staatsangehörigkeit und den Aufenthaltstitel
• die Wohnanschrift
• den Beginn und das Ende der Beschäftigung
• den Beginn und das Ende der Altersteilzeitarbeit
• das Wertguthaben aus flexibler Arbeitszeit einschließlich der
Änderungen (Zu- und Abgänge), den Abrechnungsmonat
der ersten Gutschrift sowie den Abrechnungsmonat für jede
Änderung und einen Nachweis über die getroffenen Vorkehrungen zum Insolvenzschutz; bei auf Dritte übertragenen
Wertguthaben sind diese beim Dritten zu kennzeichnen
• die Beschäftigungsart
• die für die Versicherungsfreiheit oder die Befreiung von der
Versicherungspflicht maßgebenden Angaben
• das Arbeitsentgelt nach § 14 SGB IV, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung, ausgenommen sind Sachbezüge und Belegschaftsrabatte, soweit für sie eine Aufzeichnungspflicht nach dem Lohnsteuerrecht nicht besteht
• das beitragspflichtige Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung
• den Unterschiedsbetrag nach § 3 Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe b
des Altersteilzeitgesetzes
• den Beitragsgruppenschlüssel
• die Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag
• den vom Beschäftigten zu tragenden Anteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag, nach Beitragsgruppen getrennt
• die für die Erstattung von Meldungen erforderlichen Daten,
soweit sie in den anderen Daten nicht enthalten sind
• bei Entsendung Eigenart und zeitliche Begrenzung der Beschäftigung
Lo h n + Gehalt > März 2011
fokus > Betriebsprüfung ó
• gezahltes Kurzarbeitergeld und die hierauf entfallenden beitragspflichtigen Einnahmen.
Bestehen die Entgeltunterlagen aus mehreren Teilen, sind diese
Teile durch ein betriebliches Ordnungsmerkmal zu verbinden.
Die Angaben nach Satz 1 Nr. 10 bis 15 und 18 sind für jeden
Entgeltabrechnungszeitraum erforderlich. Die Beträge nach
Satz 1 Nr. 11 und 12 sind für die Meldungen zu summieren. Berichtigungen zu den Angaben nach Satz 1 Nr. 10 bis 15 und 18
oder Stornierungen sind besonders kenntlich zu machen. Die
Angaben nach Satz 1 Nr. 8, 9 und 14 können verschlüsselt werden.
Die folgenden Unterlagen sind zu den Entgeltunterlagen zu
nehmen:
• Unterlagen, aus denen die nach Absatz 1 Satz 1 Nr. 3, 9 und
17 erforderlichen Angaben ersichtlich sind
• die für den Arbeitgeber bestimmte Bescheinigung nach § 175 Abs. 2 SGB V
• die Daten der erstatteten Meldungen
• die Erklärung des geringfügig Beschäftigten gegenüber dem
Arbeitgeber, dass auf Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung verzichtet wird
• die Erklärung des Beschäftigten gegenüber dem Arbeitgeber, dass auf die Anwendung der Gleitzonenberechnung in
der Rentenversicherung verzichtet wird
• die Niederschrift nach § 2 Nachweisgesetz
• die Erklärung des kurzfristig geringfügig Beschäftigten über
weitere kurzfristige Beschäftigungen im Kalenderjahr
• eine Kopie des Antrags nach § 7a Abs. 1 SGB IV mit den von
der DRV Bund für ihre Entscheidung benötigten Unterlagen
sowie deren Bescheid nach § 7a Abs. 2 SGB IV
• den Bescheid der zuständigen Einzugsstelle über die Feststellung der Versicherungspflicht nach § 28h Abs. 2 SGB IV
• die Entscheidung der Finanzbehörden, dass die vom Arbeitgeber getragenen oder übernommenen Studiengebühren
für ein Studium des Beschäftigten steuerrechtlich kein Arbeitslohn sind
• den Nachweis der Elterneigenschaft nach § 55 Abs. 3 SGV XI
• die Erklärung über den Auszahlungsverzicht von zustehenden Entgeltansprüchen (Einmalzahlungen).
Die Entgeltunterlagen können vom 01.01.2008 an auch in elektronischer Form (auf maschinell verwertbaren Datenträgern)
geführt werden. Dabei ist sicherzustellen, dass die Vorschriften
der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) für die Aufbereitung
der Daten eingehalten werden. Bei einer Betriebsprüfung muss
jederzeit ohne zeitlichen Verzug ein Zugriff auf die Daten möglich sein.
Lohnkonto
Das Lohnkonto bietet dem Prüfer die einzige Möglichkeit, die
persönlichen Daten jedes einzelnen Beschäftigten und die Brutto-/Nettoabrechnung je Abrechnungszeitraum zusammenhängend und überschaubar darzustellen. Die gesammelten Daten
je Beschäftigten sind entweder als Jahreslohnkonto oder als
zeitlich geordnete Sammlung von Lohn-/Gehaltsabrechnungen
anzulegen.
Beitragsabrechnung (§ 9 BVV)
Zur Prüfung der Vollständigkeit der Entgeltabrechnung sowie
der Eintragungen im Beitragsnachweis hat der Arbeitgeber für
jeden Abrechnungszeitraum alle Beschäftigten mit den folgenden Angaben in Listenform und nach Krankenkassen (Einzugsstellen) getrennt zu erfassen (Krankenkassen-Liste).
Die Liste ist entsprechend der Sortierfolge der Entgeltunterlagen mit folgenden Inhalten zu erstellen:
• dem Familien- und Vornamen und ggf. dem betrieblichen
Ordnungsmerkmal
• dem beitragspflichtigen Arbeitsentgelt bis zur BBG der Rentenversicherung
• dem Betrag nach § 3 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. B AltTZG
• dem Beitragsgruppenschlüssel
• den Sozialversicherungstagen
• dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag, nach Beitragsgruppen getrennt
• dem gezahlten Kurzarbeitergeld und die hierauf entfal>
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Werden die Entgeltunterlagen in elektronischer Form geführt,
ist eine zusätzliche Aufbewahrung in Papierform nicht mehr
notwendig.
Loh n + G e h a lt > März 2011
mgm – Management-Beratung
im Gesundheitswesen GmbH
Kirchheimer Straße 49d|67269 Grünstadt
Tel.: 0 63 59 / 8 20 77|Fax: 0 63 59 / 8 17
63 50
[email protected]|www.mgm-gmbh.de
ófokus > Betriebsprüfung
lenden beitragspflichtigen Einnahmen, (diese sind zu summieren) und den hierauf entfallenden Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung
• den beitragspflichtigen Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlägen
• den Umlagesätzen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz und dem umlagepflichtigen Arbeitsentgelt
• den Parametern zur Berechnung der voraussichtlichen Höhe
der Beitragsschuld einschließlich der Differenzbeträge zwischen voraussichtlicher Beitragsschuld und der Entgeltabrechnung.
In der Beitragsabrechnung sind zusätzlich Beschäftigte, für die
Beiträge nicht gezahlt werden, mit dem Familien- und Vornamen und ggf. dem betrieblichen Ordnungsmerkmal sowie dem
Arbeitsentgelt nach § 14 SGB IV zu erfassen. Im Falle von Berichtigungen oder Stornierungen sind diese besonders kenntlich zu machen (§ 8 Abs. 1 Satz 5 BVV).
Prüfungsergebnis und Auswirkungen
Die durch eine Betriebsprüfung entstehenden Kosten hat der
Arbeitgeber gem. § 7 Abs. 2 BVV allein zu tragen. Unmittelbar
vor Abschluss teilt der Betriebsprüfer dem Arbeitgeber das Ergebnis der Prüfung in einer Schlussbesprechung mit. Bei diesem Gespräch können aufgetretene Zweifelsfragen sofort abschließend geklärt werden.
Der Rentenversicherungsträger, der eine Prüfung durchgeführt hat, erstellt einen Prüfbericht (§ 7 Abs. 3 BVV). Sofern
Beiträge nachzufordern oder gutzuschreiben sind, wird der
Prüfbericht der jeweiligen Einzugsstelle sowie der Künstlersozialkasse (§ 7 Abs. 4 Satz 4 BVV) übersandt. Das Ergebnis
der Prüfung soll dem Arbeitgeber innerhalb von zwei Monaten
nach Abschluss der Prüfung schriftlich mitgeteilt werden (§
7 Abs.4 Satz 1 BVV). Führt die Prüfung zu keinerlei Beanstandungen, so ergeht eine sogenannte Prüfmitteilung. Bei Erteilung eines Beitragsbescheids zur Nachforderung von Sozialversicherungsbeiträgen setzt der Rentenversicherungsträger dem
Zahlungspflichtigen eine Zahlungsfrist zur Begleichung der Beitragsforderungen. Bei Bescheiden, die bis zum 15. eines Monats
erstellt werden (Bescheiddatum), ist als Zahlungsfrist der 15.
des Folgemonats, ansonsten der 15. des übernächsten Monats
zu setzen.
Die zuständige Einzugsstelle (Krankenkasse) überwacht die Einhaltung der Frist und muss bei verspäteten Zahlungen Säumniszuschläge erheben und ggf. das Verwaltungsvollstreckungsverfahren einleiten (§ 28 h Abs. 1 Satz 2 SGB IV).
Der Prüfbericht ist vom Arbeitgeber bis zur nächsten Betriebsprüfung aufzubewahren (§ 7 Abs. 4 Satz 2 BVV).
Summenbeitragsbescheid
Nach § 28f Abs. 2 SGB IV kann – nur – der Rentenversicherungsträger bei Verletzung der gesetzlichen Aufzeichnungspflichten
Alle vier Jahre wieder – Betriebsprüfung in der Entgeltabrechnung
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fokus > Betriebsprüfung ó
durch den Arbeitgeber die Beiträge zur Sozialversicherung und
die Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz aus der
Summe der gezahlten Arbeitsentgelte erheben (§ 28f Abs. 2 Satz
1 SGB IV). Ist die Summe dieser Arbeitsentgelte jedoch nicht bekannt, können diese auch geschätzt werden (§ 28f Abs. 2 Satz 3
SGB IV). Dies setzt voraus, dass die personenbezogene Feststellung der Versicherungspflicht, der Beitragspflicht oder der Beitragshöhe wegen der Verletzung der Aufzeichnungspflichten
nicht oder nur mit unverhältnismäßig großem Aufwand möglich ist. Ein Summenbeitragsbescheid reduziert gleichzeitig in
nicht unerheblichem Maße den Dokumentationsaufwand beim
Arbeitgeber. Bezieht sich ein Summenbeitragsbescheid auf Arbeitsentgelte gemeldeter Arbeitnehmer, ist bezogen auf die vom
Summenbeitragsbescheid erfassten Kalenderjahre eine Quotierung der beim Arbeitgeber am 01.07. vertretenen Krankenkassen vorzunehmen. Ansprüche auf Sozialversicherungsbeiträge
verjähren in vier Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres der Fälligkeit. Ansprüche auf vorsätzlich vorenthaltene Beiträge verjähren in 30 Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie fällig
geworden sind (§ 25 Abs. 1 SGB IV).
Beispiel
Bei einer SV-Prüfung stellt der Prüfer fest, dass für die jährlich
erstatteten Kontoführungsgebühren i.H. von 8.000 € (800 Beschäftigte x 10 €) keine SV-Beiträge abgeführt worden sind. Obwohl
eine personenbezogene Nachberechnung möglich gewesen wäre,
wurde ein Summenbeitragsbescheid erteilt. Die Vorgehensweise
ist zulässig, da eine personenbezogene Nachberechnung mit einem
unverhältnismäßig großen Verwaltungsaufwand verbunden gewesen wäre und die Auswirkungen für den einzelnen Versicherten
nicht von Bedeutung sind.
Dies gilt jedoch nicht, wenn der Beschäftigte seinen Pflichten
nach § 28o Abs. 1 SGB IV vorsätzlich oder grob fahrlässig nicht
nachgekommen ist. Zu diesen Pflichten gehört, dem Arbeitgeber die zur Durchführung des Meldeverfahrens und der Beitragszahlung erforderlichen Angaben zu machen und erforderliche Unterlagen vorzulegen. Zudem hat er auf Verlangen den
zuständigen Versicherungsträgern unverzüglich Auskunft über
die Art und Dauer seiner Beschäftigungen, die hierbei erzielten
Arbeitsentgelte, bei Mehrfachbeschäftigung seine weiteren Arbeitgeber und die für die Erhebung von Beiträgen notwendigen
Tatsachen zu erteilen und alle für die Prüfung der Meldungen
und Beitragszahlung erforderlichen Unterlagen vorzulegen. Ein
Widerspruch sowie eine Klage vor dem Sozialgericht gegen die
Nachforderung nach § 7a Abs. 7 SGB IV haben eine aufschiebende Wirkung.
Prüfungsschwerpunkte
Die Prüfungsschwerpunkte der Rentenversicherung sind einem
permanenten Wandel unterzogen, neben der Beitragspflicht
von Arbeitsentgelten im Allgemeinen rücken gegenwärtig die
folgenden Punkte besonders in das Visier des Prüfers:
1. Feststellung der Krankenversicherungspflicht, -freiheit
2. Betriebliche Altersversorgung (bAV)
3. Führung und Sicherung von Wertguthaben (Flexi II)
4. Künstlersozialabgabe
5. GmbH-Geschäftsführer
6. Freie Mitarbeiter (Scheinselbständigkeit)
7. Studenten, Praktikanten, Schüler, Rentner
8. Minijobs und kurzfristig Beschäftigte
9. Phantomlohn (laufende Entgelte)
10. Unfallversicherung (Gefahrenklassen) ab 2009
Beitragsvorenthaltung
Die Beitragsvorenthaltung ist strafbar gemäß § 266a Abs. 1
StGB. Gleichzeitig entsteht auch ein Schadensersatzanspruch
der Einzugsstelle gemäß § 823 Abs. 2 BGB in Höhe der Arbeitnehmerbeitragsanteile zur Sozialversicherung. Der Schadensersatzanspruch ist nach der Rechtsprechung selbst dann gegeben,
wenn der Arbeitgeber, ohne Lohn bzw. Gehalt an seine Arbeitnehmer gezahlt zu haben, die Arbeitnehmerbeitragsanteile zur
Sozialversicherung bei Fälligkeit nicht an die Einzugsstelle abführt, obwohl es ihm möglich gewesen wäre.
Gemäß § 28g SGB IV kann der Arbeitgeber jedoch den auf den
Arbeitnehmer entfallenden Anteil des Gesamtsozialversicherungsbeitrags von diesem zurückverlangen. Dieses ist indes
nur dann möglich, wenn der unterbliebene Abzug bei den
nächsten drei Entgeltzahlungen auch nachgeholt werden kann.
Später kann er nur dann nachgeholt werden, wenn der Abzug
ohne Verschulden des Arbeitgebers unterblieben ist. Die Arbeitnehmeranteile, die von dem Arbeitgeber nicht zurückgefordert
werden können, stellen einen geldwerten Vorteil dar, sodass sie
lohnsteuerpflichtig sind.
Loh n + G e h a lt > März 2011
MBA Dipl .-Ing. R aschid Bouabba
Geschäftsführer der MCGB GmbH
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