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So gehts
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Software
Thema
Version/Datum
I.
WISO Unternehmer Suite, WISO Lohn & Gehalt
Entgeltumwandlung (Direktversicherung, VWL)
26.09.2013
Einleitung
Die Entgeltumwandlung ist einer der häufigsten Vorgänge im Bereich der Lohnabrechnung.
Dabei werden Beträge aus den Entgeltansprüchen eines Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber direkt vom Bruttolohn abgezogen, also nicht an den Arbeitnehmer ausgezahlt, sondern
umgewandelt bspw. in Beiträge für eine Direktversicherung, vermögenswirksame Leistungen
(VWL) oder eine Altersvorsorge. Dadurch mindert sich das steuer- und/oder sozialversicherungspflichtige Einkommen des Arbeitnehmers und es fallen weniger Lohnsteuern und/oder
Sozialabgaben an. Diese Verwendung von Teilen des Gehaltes für unbare Leistungen wird als
Entgeltumwandlung bezeichnet.
Die folgende Anleitung zeigt die Vorgaben und Einstellungen bei der Abrechnung einer Entgeltumwandlung in den Programmen WISO Unternehmer Suite und WISO Lohn & Gehalt.
Dabei ist jedoch zu beachten, dass es im Rahmen der Entgeltumwandlung zahlreiche unterschiedliche Varianten gibt. Die hier aufgeführten Beispiele und Abbildungen gelten nur für
Beschäftigte mit dem Beitragsgruppenschlüssel 1111. In anderen Fällen (Minijob, Geschäftsführer etc.) sind eventuell weitere Vorgaben zu beachten. Informationen über die Steuerund SV-Pflicht oder Freiheit der Entgeltumwandlung lassen sich meist den entsprechenden
Vertragsunterlagen zur Direktversicherung, der VWL o.ä. entnehmen. Welche Lohnarten und
Einstellungen im jeweils konkreten Fall anzuwenden sind, liegt in der Verantwortung des
Arbeitgebers. Für die Richtigkeit aller Eintragungen und Hinterlegungen in der Lohnsoftware
ist stets der Anwender verantwortlich.
Sofern Sie sich bei Ihren Eingaben nicht sicher sind, empfehlen wir die Konsultation eines
Steuerberaters.
Hinweis: Lohnarten lassen sich im Bereich „Personal > Stammdaten“ unter dem Reiter
„Lohnarten“ neu anlegen oder kopieren. Bei allen im Folgenden beschriebenen Lohnarten ist
unter dem Reiter „Weitere Kennzeichen“ keine „Berücksichtigung für Lohnfortzahlung“ einzutragen. Auch das Häkchen bei „Gesamtbetrag dieser Lohnart bezieht sich auf den Erstattungszeitraum“ ist nicht zu setzen.
Die Schritte einer Entgeltumwandlung in der Übersicht:
1. Minderung des Bruttolohns (AN-Anteil)
1.1 Um Entgeltbetrag verringerten Bruttolohn erfassen
oder
1.2 Bruttolohn mit eigener Lohnart mindern
2. Zuzahlung Entgeltumwandlung (AN-Anteil)
2.1 steuer- und SV-frei,
2.2 steuerpflichtig, aber SV-frei oder
2.3 steuer- und SV-pflichtig
3. Eventuell Zuschuss des Arbeitgebers (AG-Anteil)
4. Abzug Entgeltumwandlung (AN + AG-Anteil)
4.1 über Lohnart
oder
4.2
über Vertragsabzug
II.
Die Schritte bei der Entgeltumwandlung
1. Minderung des Bruttolohns (AN-Anteil)
Dies kann auf zwei Wegen erfolgen:
1.1. Der Bruttolohn des Mitarbeiters wird bereits vermindert erfasst, d.h. statt
eines Gehalts von EUR 2.000,00 werden bspw. nur EUR 1.900,00 hinterlegt. Das
führt aber eventuell zu Verwirrung beim Mitarbeiter, da er nicht den vollen
Lohnbetrag auf der Lohntasche findet. Daher wird meist die zweite Variante gewählt:
1.2. Das volle Gehalt wird erfasst und mit einer eigenen Lohnart gemindert. Kopieren Sie dazu bitte im Bereich „Übersicht/Stammdaten > Lohnarten“ jene
Lohnart, mit der der Bruttolohn erfasst wird (bspw. „100 Gehalt“ oder „111 Stundenlohn“). In der Erfassung verwenden Sie nun zur Minderung des Bruttolohns
die neue Lohnart. Geben Sie dabei als Menge „-1“ und den Betrag der Entgeltumwandlung ein.
Der Schritt 1 entfällt im Fall von vermögenswirksamen Leistungen, die ohne Zuzahlung des
Arbeitnehmers ausschließlich vom Arbeitgeber getragen werden.
2. Zuzahlung Entgeltumwandlung (AN-Anteil)
Hier wird der Betrag der Entgeltumwandlung (ohne eventuellen Arbeitgeberzuschuss) angerechnet. Zusammen mit dem unter Punkt 1. geminderten Bruttolohn ergibt sich damit wieder der reguläre Gesamtlohn des Mitarbeiters. Die Zuzahlung erfolgt über eine Lohnart. Dabei ist zu unterscheiden, ob die Entgeltumwandlung
2.1 sozialversicherungs- und steuerfrei,
2.2 steuerpflichtig, aber sozialversicherungsfrei oder
2.3 sozialversicherungs- und steuerpflichtig ist.
Der Schritt 2. Zuzahlung Entgeltumwandlung entfällt im Fall von vermögenswirksamen Leistungen, die ohne Zuzahlung des Arbeitnehmers ausschließlich vom Arbeitgeber getragen
werden.
Im Folgenden finden Sie Hinweise für die Einrichtung der Lohnarten, mit denen die Zuzahlung der Entgeltumwandlung erfasst wird. Welche Lohnart zu verwenden ist, hängt vom
konkreten Fall ab. Die zutreffende Lohnart wird im Bereich „Personal > Erfassung“ mit Menge 1 und dem Betrag der Entgeltumwandlung (AN-Anteil) verwendet.
2.1. Zuzahlung Entgeltumwandlung, steuerfrei und sozialversicherungsfrei
Bezeichnung: z.B. „Zuzahlung
Entgeltumwandlung/Direktversicherung/VWL, steuer- und sozialversicherungsfrei“
Statistik: Wählen Sie hier die für Ihren
Fall zutreffende Kategorie, bspw. „Direktversicherung“, „Zuschuss VWL“,
„Versorgungsbezug“ o.a.
2.2. Zuzahlung Entgeltumwandlung, steuerpflichtig und sozialversicherungsfrei
Bezeichnung: z.B. „Direktversicherung (Zuzahlung SV-frei)“ oder „Entgeltumwandlung Zuzahlung, steuerpflichtig und sozialversicherungsfrei“
Statistik: Wählen Sie hier die für Ihren Fall zutreffende Kategorie, bspw.
„Direktversicherung“,
„Zuschuss
VWL“, „Versorgungsbezug“ o.a.
pauschale Lohnsteuer: Sofern
die Entgeltumwandlung pauschal versteuert wird, wählen
Sie hier die zutreffende Pauschalsteuer aus. Wird nicht
pauschal versteuert, wählen
Sie die Einstellung „Keine Pauschalsteuer“, aufgrund der
weiteren Einstellungen dieser
Lohnart kommt dann die reguläre Versteuerung zum Tragen. Weitere Informationen
zur Steuer siehe *1
*1 Für steuerpflichtige und sozialversicherungsfreie Entgeltumwandlungen wie im Fall bestimmter Direktversicherungen gibt es im Programm bereits die Lohnart „321 Direktversicherung (Zuzahlung SV-frei)“. Dabei wird der pauschale Steuersatz 1 angewandt.
Die Prozentwerte der einzelnen pauschalen Steuersätze finden Sie in den Parametern. Unter
der neuen Ansicht der Software finden Sie die Schaltfläche „Parameter“ unter dem Reiter
„Start“ rechts oben auf Ihrem Bildschirm. Unter der alten Ansicht klicken Sie bitte auf „Bearbeiten > Parameter“. Im Bereich der Parameter unter „Abrechnung > Abrechnungsvorgaben“ klicken Sie bitte im rechten Teil des Fensters doppelt auf die zum Zeitpunkt der Ent-
geltumwandlung gültige Abrechnungsvorgabe. Wählen Sie im sich öffnenden Fenster den
Reiter „pauschale Sätze“. Dort finden Sie Angaben zu den einzelnen pauschalen Steuersätzen. Bitte beachten Sie: Sofern Sie hier nachträglich Änderungen vornehmen, werden für
den Gültigkeitszeitraum der Abrechnungsvorgabe entsprechende Korrekturen erstellt.
Sofern kein pauschaler Steuersatz zur Anwendung kommen soll, sondern die Entgeltumwandlung der regulären Versteuerung unterliegt, ist kein pauschaler Steuersatz bei der
Lohnart einzustellen. Die Lohnart 321 kann als Vorlage für die Kopie einer eigenen Lohnart
verwendet werden. Um eine Lohnart zu kopieren, klicken Sie die Lohnart in der Liste aller
Lohnarten mit der rechten Maustaste an und wählen „Neu > Kopieren“ beziehungsweise
„Bearbeiten > Kopieren“.
2.3. Zuzahlung Entgeltumwandlung, steuerpflichtig und sozialversicherungspflichtig
Bezeichnung: z.B. „Direktversicherung
(Zuzahlung SV-pflichtig)“ oder „Zuzahlung
Entgeltumwandlung, steuerpflichtig und
sozialversicherungspflichtig“
Statistik: Wählen Sie hier die für Ihren
Fall zutreffende Kategorie, bspw. „Direktversicherung“, „Zuschuss VWL“,
„Versorgungsbezug“ o.a.
pauschale Lohnsteuer: Sofern
die Entgeltumwandlung pauschal versteuert wird, wählen
Sie hier die zutreffende Pauschalsteuer aus. Wird nicht
pauschal versteuert, wählen
Sie die Einstellung „Keine Pauschalsteuer“. Mit den weiteren
Einstellungen
dieser
Lohnart kommt dann die reguläre Versteuerung zum Tragen. Weitere Informationen
zur Steuer siehe *²
*² Für steuerpflichtige und sozialversicherungspflichtige Entgeltumwandlungen gibt es im
Programm bereits die Lohnart „320 Direktversicherung (Zuzahlung SV-pflichtig)“. Dabei wird
der pauschale Steuersatz 1 angewandt.
Die Prozentwerte der einzelnen pauschalen Steuersätze finden Sie in den Parametern. Unter
der neuen Ansicht der Software finden Sie die Schaltfläche „Parameter“ unter dem Reiter
„Start“ rechts oben auf Ihrem Bildschirm. Unter der alten Ansicht klicken Sie bitte auf „Bearbeiten > Parameter“. Im Bereich der Parameter unter „Abrechnung > Abrechnungsvorgaben“ klicken Sie bitte im rechten Teil des Fensters doppelt auf die zum Zeitpunkt der Ent-
geltumwandlung gültige Abrechnungsvorgabe“. Wählen Sie im sich öffnenden Fenster den
Reiter „pauschale Sätze“. Dort finden Sie Angaben zu den einzelnen pauschalen Steuersätzen. Bitte beachten Sie: Sofern Sie hier nachträglich Änderungen vornehmen, werden für
den Gültigkeitszeitraum der Abrechnungsvorgabe entsprechende Korrekturen erstellt.
Sofern kein pauschaler Steuersatz zur Anwendung kommen soll, sondern die Entgeltumwandlung der regulären Versteuerung unterliegt, ist kein pauschaler Steuersatz bei der
Lohnart einzustellen. Die Lohnart 320 kann als Vorlage für die Kopie einer eigenen Lohnart
verwendet werden. Um eine Lohnart zu kopieren, klicken Sie die Lohnart in der Liste aller
Lohnarten mit der rechten Maustaste an und wählen „Neu > Kopieren“ beziehungsweise
„Bearbeiten > Kopieren“.
3. Zuschuss Arbeitgeber
Eventuell zahlt der Arbeitgeber einen Zuschuss, beispielsweise zu den vermögenswirksamen
Leistungen. Ein solcher Zuschuss des Arbeitgebers wird hinsichtlich der Steuer- und SVFreiheit oder Pflicht nicht zwingend nach denselben Vorgaben abgerechnet wie der unter 2.
beschriebene Anteil des Arbeitnehmers. In jedem Fall ist eine eigene, neue Lohnart anzulegen. Deren Ausgestaltung können Sie gemäß dem bei Ihnen vorliegenden Fall den Beispielen
unter „2. Zuzahlung Arbeitnehmer“ entnehmen. Im Fall von vermögenswirksamen Leistungen gibt es für den Zuschuss durch den Arbeitgeber bereits die Lohnart 400 „VWL“.
4. Abzug Entgeltumwandlung (AN + AG-Anteil)
Da die Beträge der Entgeltumwandlung nicht an den Mitarbeiter ausgezahlt werden, ist der
gesamte Betrag ggf. inklusive eines vom Arbeitgeber gewährten Zuschusses wieder abzuziehen. Dies geschieht entweder
4.1.
über eine Lohnart oder
4.2.
die Hinterlegung eines Vertragsabzugs in den Mitarbeiterstammdaten.
Bei der Erfassung eines Vertragsabzugs lassen sich noch weitere Informationen erfassen, bspw. zu einem VWL-Vertrag.
Zur korrekten Berechnung darf nur eine der beiden Methoden verwendet werden.
4.1. Abzug über eine Lohnart:
Auch für den Abzug des Entgeltumwandlungsbetrages sind in der Software bereits Lohnarten vorhanden, z.B. die Lohnart 820 „Abzug Direktversicherung“. Diese Lohnart kann verwendet oder als Kopiervorlage für eine eigene Lohnart verwendet werden. Beim Eintragen
der Lohnart in der Erfassung geben Sie die Menge 1 und den Gesamtbetrag der Entgeltumwandlung (AN + AG-Anteil) ein.
4.2. Abzug über „Vertragsabzüge“
Öffnen Sie im Bereich „Stammdaten > Mitarbeiter“ den Datensatz des betroffenen Mitarbeiters und wählen den Reiter „Lohn-Abrechnungsdaten“. Wählen Sie darunter links den
Eintrag beziehungsweise den Karteireiter „Abrechnungsvorgaben“. Legen Sie eine neue Abrechnungsvorgabe an mit dem Startdatum des Monats, ab dem die Entgeltumwandlung als
Vertragsabzug erfasst werden soll. Im Fenster der Abrechnungsvorgabe wählen Sie den Reiter „Vertragsabzüge“. Hier haben Sie die Möglichkeit, Angaben zur Entgeltumwandlung zu
hinterlegen wie beispielsweise die Vertragsart („VWL-Vertrag“, „Anderer Vertrag“ u.ä.), den
Betrag (AN + AG-Anteil) und die Vertragsnummer. Der hier hinterlegte Betrag wird dann in
der Abrechnung des Mitarbeiters und auf seiner Lohntasche als Abzug aufgeführt und abgerechnet.