Excel: Datenuebernahme LOHN

Excel: Datenübernahme LOHN
Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr. 1608
Inhaltsverzeichnis
1.
Ziel
2
2.
Voraussetzung
2
3.
Vorgehensweise
3
3.1.
Export
3
3.2.
Import
6
3.3.
Nachbearbeitung der Personaldaten
7
3.4.
Nachbearbeitung der Mitarbeiter in Fehlzeit
7
4.
Details
7
4.1.
Eintrittsdatum liegt vor dem ersten Abrechnungsmonat
7
4.2.
Arbeitgeberzuschüsse zur freiwilligen Kranken- und Pflegeversicherung
8
5.
Wichtige Informationen
8
Autor: JHO / 12.10.2016
© 2016 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 2
Info für Anwender Nr. 1608
1.
Ziel
Personaldaten (Adressdaten) können über eine Agenda-Mustervorlage (*.xls) importiert werden. Die
importierten Personaldaten sind nachzubearbeiten.
Nicht importiert werden können folgende Daten:
§ Fehlzeiten
§ Festbezüge
§ Lohnkontowerte
§ SV-Vorjahreswerte
Lohnkontowerte und SV-Vorjahreswerte können manuell in Agenda LOHN eingetragen werden.
Hinweis
Die Agenda-Software bietet vielfältige Möglichkeiten der Übernahme von Stamm- und
Bewegungsdaten. Unser Consulting steht Ihnen unverbindlich zur Verfügung.
Rufen Sie uns einfach an: 08031 2561-433
2.
Voraussetzung
Mandant muss angelegt sein
Der Mandant muss in der Anwendung LOHN angelegt sein. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie
im Info: Nr. 1601 Schnelleinstieg LOHN.
Autor: JHO / 12.10.2016
© 2016 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 3
Info für Anwender Nr. 1608
3.
Vorgehensweise
3.1.
Export
1. Personaldaten aus Fremdsystem exportieren
1. Personaldaten (Adressdaten aus Fremdsystem im Excel-Format exportieren).
2. Exportierte Datei öffnen.
2. Agenda-Mustervorlage öffnen
1. Agenda-Mustervorlage »ImportPersonaldaten.xls« öffnen. Sie finden die Mustervorlage im
Agenda-Verzeichnis: z. B. »C:\Agenda\WinLohn\Prog\ImportPersonaldaten.xls«
Hinweis
Erste Zeile und die Reihenfolge der Spalten nicht verändern! Wenn Sie mit der Maus auf das
rote Dreieck zeigen, erhalten Sie eine kurze Erläuterung zur Spalte:
2. Die Werte der Spalten in der Excel-Datei werden in folgendes Feld von Agenda LOHN eingelesen:
Excel-Datei
Agenda LOHN
Register »Adresse
Personalnummer (Mussfeld)
Anrede
Familienname
Vorname
Namensvorsatz
Namenszusatz
Titel
Straße
Hausnummer
PLZ
Ort
Adresszusatz
Land
Eintrittsdatum
Austrittsdatum
Geburtsdatum
Geburtsname
Geburt: Namensvorsatz
Geburt: Namenszusatz
Geburtsort
Geschlecht
Konto
Bankleitzahl
IBAN-Nummer
BIC (SWIFT-Code)
Bankbezeichnung
Abweichender Empfänger
Nr.
Anrede
Nachname
Vorname
Vorname
Zusatz
Titel
Straße
Nummer
PLZ
Ort
Adresszusatz
Land
Eintritt
Austritt
Geburtsdatum
Geburtsname
Vorsatz
Zusatz
Geburtsort
Geschlecht
Konto
BLZ
IBAN-Nummer
BIC (SWIFT-Code)
Bankbezeichnung
Abw. Empfänger
Autor: JHO / 12.10.2016
© 2016 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Seite 4
Info für Anwender Nr. 1608
Zahlungsart
Zahlungsart
Register »Steuer«
Art des Arbeitgebers
Gemeinde: Bezeichnung
Finanzamt: Nr.
Finanzamt: Bezeichnung
Steuerklasse
Identifikationsnummer
Kinderfreibetrag
Religion Mitarbeiter
Religion Ehegatte
Freibetrag/Hinzurechnungsbetrag: jährlich
Freibetrag/Hinzurechnungsbetrag: monatlich
Hinzurechnungsbetrag
Lohnkonto: Text 1
Lohnkonto: Text 2
Art des Arbeitgebers
Stadt/Gemeinde
Finanzamt
Finanzamt
Steuerklasse
Identifikationsnr.
Kinderfreibetrag
Religion Mitarbeiter
Religion Ehegatte
Jahresbetrag
Monatsbetrag
Hinzurechnungsbetrag (Kontrollkästchen)
Text 1
Text 2
Register »BG«
Berufsgenossenschaft: Gefahrentarifstelle 1
BG: Gefahrentarifstelle 1 - Prozentanteil
Berufsgenossenschaft: Gefahrentarifstelle 2
BG: Gefahrentarifstelle 2 - Prozentanteil
Gefahrentarif 1
%-Anteil 1
Gefahrentarif 2
%-Anteil 2
Register »Meldewesen«
SV-Nummer
Angaben zur Tätigkeit (AzT): Ausgeübte Tätigkeit
AzT: Höchster allgemeinbildender Schulabschluss
AzT: Höchster beruflicher Ausbildungsabschluss
AzT: Arbeitnehmerüberlassung
Personengruppe
RV-Befreiung ab
Bundesland
Rechtskreis
Europäische SV-Nummer
Europäisches Geburtsland
Nationalität
SV-Nummer
Ausgeübte Tätigkeit
Höchster allgemeinbildender
Schulabschluss
Höchster beruflicher Ausbildungsabschluss
Arbeitnehmerüberlassung
Personengruppe
Befreiung von der RV-Pflicht liegt vor. Ab
Datum
Bundesland
Rechtskreis
Eur. SV-Nummer
Eur. Geburtsland
Nationalität
Register »SV«
Krankenkasse
Beitragsgruppenschlüssel
Umlage
KV-Gesamtbeitrag
PV-Gesamtbeitrag
KV-Basistarif
Autor: JHO / 12.10.2016
Vor dem Import sind die verwendeten
Krankenkassen in den MandantenKrankenkassen zu hinterlegen.
In der Import-Datei müssen sowohl die
Betriebsnummer als auch die
Geschäftsstellennummer entsprechend
angegeben werden.
Beitragsgruppe
1. Stelle: KV
2. Stelle: RV
3. Stelle: AV
4. Stelle: PV
Umlagesteuerung
KV-Gesamtbeitrag
PV-Gesamtbeitrag
KV-Basistarif
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Info für Anwender Nr. 1608
PV-Basistarif
Versorgungswerk: Betriebsnummer
Versorgungswerk: Mitgliedsnummer
Mehrfachbeschäftigt
Mehrfachbesch. KV-Betrag
Mehrfachbesch. RV-Betrag
Mehrfachbesch. AV-Betrag
Mehrfachbesch. PV-Betrag
PV-Basistarif
Betriebsnr.
Mitgliedsnr.
Mehrfachbeschäftigt (Kontrollkästchen)
Bemessungsgrundlage manuell bestimmen
(Kontrollkästchen) und KV Brutto
Bemessungsgrundlage manuell bestimmen
(Kontrollkästchen) und RV Brutto
Bemessungsgrundlage manuell bestimmen
(Kontrollkästchen) und AV Brutto
Bemessungsgrundlage manuell bestimmen
(Kontrollkästchen) und PV Brutto
Register »Arbeitszeit«
Monatsstunden
h/Montag
h/Dienstag
h/Mittwoch
h/Donnerstag
h/Freitag
h/Samstag
h/Sonntag
Jahresurlaub
Resturlaub Vorjahr
h/Monat
Mo.
Di.
Mi.
Do.
Fr.
Sa.
So.
Jahresurlaub
Resturlaub Vorjahr
Register »Firma«
Betriebsstätte: Nr.
Abteilung: Nr.
Stundenlohn: Faktor/Lohn 1
Stundenlohn: Faktor/Lohn 2
Stundenlohn: Faktor/Lohn 3
Stundenlohn: Faktor/Lohn 4
Wehrdienst/Zivildienst: Beginn
Wehrdienst/Zivildienst: Ende
Kostenstelle 1
Kostenstelle 1 %
Kostenstelle 2
Kostenstelle 2 %
Kostenstelle 3
Kostenstelle 3 %
Kostenstelle 4
Kostenstelle 4 %
Kostenstelle 5
Kostenstelle 5 %
Kostenträger 1
Kostenträger 1 %
Kostenträger 2
Kostenträger 2 %
Kostenträger 3
Kostenträger 3 %
Kostenträger 4
Kostenträger 4 %
Kostenträger 5
Kostenträger 5 %
Arbeitserlaubnis bis
Aufenthaltserlaubnis bis
Autor: JHO / 12.10.2016
Nr. Betriebsstätte
Nr. Abteilung
Faktor/Lohn 1
Faktor/Lohn 2
Faktor/Lohn 3
Faktor/Lohn 4
Beginn
Ende
Kostenstelle 1 – 5 (1. Zeile)
%-Anteil (1. Zeile)
Kostenstelle 1 – 5 (2. Zeile)
%-Anteil (2. Zeile)
Kostenstelle 1 – 5 (3. Zeile)
%-Anteil (3. Zeile)
Kostenstelle 1 – 5 (4. Zeile)
%-Anteil (4. Zeile)
Kostenstelle 1 – 5 (5. Zeile)
%-Anteil (5. Zeile)
Kostenträger 1
%-Anteil
Kostenträger 2
%-Anteil
Kostenträger 3
%-Anteil
Kostenträger 4
%-Anteil
Kostenträger 5
%-Anteil
Arbeitserlaubnis bis Kontrollkästchen
Aufenthaltserlaubnis bis
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Info für Anwender Nr. 1608
Telefon 1
Telefon 2
Fax
E-Mail
Telefon 1
Telefon 2
Fax
E-Mail
3. Werte in Agenda-Mustervorlage kopieren
1. Die Werte aus der Datei mit den exportierten Daten (Exportdatei) in die richtige Spalte der
Agenda-Mustervorlage kopieren.
Achtung
Dabei müssen Sie entscheiden, welche Spalten der Exportdatei in welche Spalten der
Mustervorlage passen!
2. Mustervorlage speichern.
3.2.
Import
Daten in Agenda LOHN importieren
1.
»LOHN | Transfer | Import Personaldaten aus Fremdprogramm | Import Excel«.
2. Musterdatei auswählen.
3. Daten über
»Datei lesen« prüfen.
4. Oben werden die importierbaren Datensätze angezeigt. Darunter befindet sich das
Einlese-Protokoll.
Geprüft werden die Mussfelder und Plausibilitäten der Personaldaten. Wenn beispielsweise im
Fremdprogramm ein Mitarbeiter ohne Hausnummer angelegt wurde, wird dies als Fehler angezeigt,
da es sich in LOHN um eine Musseingabe handelt.
5. Protokoll über
drucken (für die Nachbearbeitung der Daten).
6. Import-Optionen festlegen:
<Vorhandene überschreiben>
Bereits angelegte Datensätze mit der gleichen Nummer
(Personalnummer) werden komplett überschrieben.
<Nur markierte>
Die markierten Datensätze werden importiert. Markieren:
Linksklick auf ersten Datensatz, Umschalttaste gedrückt halten,
auf den letzten Datensatz klicken.
<Keine der beiden Optionen sind Alle angezeigten Datensätze werden importiert. Datensätze mit
gewählt>
gleicher Personalnummer werden nicht überschrieben.
<Beide Optionen sind gewählt> Alle angezeigten Datensätze werden importiert. Datensätze mit
gleicher Personalnummer werden überschrieben.
7. Einlesevorgang starten.
Autor: JHO / 12.10.2016
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Info für Anwender Nr. 1608
3.3.
Nachbearbeitung der Personaldaten
Daten nachbearbeiten
1.
»Stammdaten | Personaldaten«.
2. Importierte Daten nachbearbeiten.
Das heißt, alle mit einem gelben Warndreieck gekennzeichneten Mitarbeiter mit Doppelklick öffnen.
Angezeigt werden alle Mussfelder, die nachzubearbeiten sind. Es sollten die Daten vollständig
kontrolliert werden.
3.4.
Nachbearbeitung der Mitarbeiter in Fehlzeit
Mitarbeiter mit Krankengeld, Krankentagegeld oder Mutterschaftsgeld sind in Agenda LOHN im
Rahmen der optimierten Lohnberechnung im Kalender nachzubearbeiten: »Stammdaten |
Personaldaten | Register: Kalender«.
Nr. 1649 Kalender in Agenda LOHN.
4.
Details
4.1.
Eintrittsdatum liegt vor dem ersten Abrechnungsmonat
Wenn das Eintrittsdatum des Mitarbeiters vor dem ersten Abrechnungsmonat mit Agenda LOHN liegt,
wird mit der ersten Monatsberechnung automatisch eine Anmeldung mit dem Grund 13 »Anmeldung
wegen sonstiger Gründe« erstellt.
Diese Anmeldung ist abzugeben, wenn das bisherige Abrechnungsprogramm eine Abmeldung mit dem
Grund 36 »Abmeldung wegen Wechsel des Entgeltabrechnungssystems« erzeugte. Wenn keine
Abmeldung mit Grund 36 erstellt wurde, ist dort als Austrittsdatum der letzte Tag der Abrechnung zu
erfassen.
In LOHN ist in diesem Fall als Eintrittsdatum der erste Tag der Abrechnung mit Agenda LOHN zu
erfassen.
Beispiel
Abrechnung mit dem bisherigen Lohnprogramm bis Juni 2016. Erster Abrechnungsmonat mit Agenda
LOHN ist Juli 2016. Eine Abmeldung mit Grund 36 wurde durch das bisherige Abrechnungsprogramm
nicht erzeugt. In diesem Fall ist im bisherigen Abrechnungspro-gramm im Juni 2016 bei allen
Arbeitnehmern als Austrittsdatum der 30.06.2016 zu erfassen. Es wird eine Abmeldung mit Grund 30
erzeugt. In Agenda LOHN muss als Eintrittsdatum der 01.07.2016 in den Personaldaten erfasst
werden: »Personaldaten | Adresse«. Dadurch wird eine Anmeldung mit Grund 10 erzeugt.
Autor: JHO / 12.10.2016
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Info für Anwender Nr. 1608
4.2.
Arbeitgeberzuschüsse zur freiwilligen Kranken- und Pflegeversicherung
Sollen die Beiträge und Arbeitgeberzuschüsse zur freiwilligen Kranken- und Pflegeversicherung
automatisch berechnet werden, aktivieren Sie die Option <Freiwillige KV/PV> in den Personaldaten:
»Stammdaten | Personaldaten | SV | Freiwillige KV/PV«.
5.
Wichtige Informationen
Nr. 1605 DATEV Lohn & Gehalt: Datenübernahme LOHN
Nr. 1606 DATEV LODAS: Datenübernahme LOHN
Hinweis zu Aufbewahrung und Datenzugriff bei Systemwechsel (GoBD)
Beachten Sie die Randziffern 142 – 144 im Kapitel 9.4 »Auslagerung von Daten aus dem
Produktivsystem und Systemwechsel« des Infos Nr. 1269 BMF-Schreiben vom 14.11.2014, IV A
4 - S 0316/13/10003.
Autor: JHO / 12.10.2016
© 2016 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG