Referenzstudie - Diamant Software

Die Lösung auf einen Blick
Unternehmensportrait
Branche: Sozialwesen
Mitarbeiter: rund 1400, davon knapp 800 Vollzeitstellen
Technische Plattform und Infrastruktur
Serverdatenbank: MS SQL 2005 Windows 2003 und 2008
Client-Betriebssystem: Windows 2003
Anzahl der Computerarbeitsplätze im Rechnungswesen :
Diamant®/3 Finanzbuchhaltung:
31 User
Diamant®/3 Kostenrechnung: 3
Diamant®/3 Anlagenbuchhaltung:
2
Diamant® Controlling CHIP: 1
Programme/Module
Diamant®/3 Finanzbuchhaltung: 1. Mio Belege, Kassenbuch,
Prüferarbeitsplatz, Zentralregulierung Verbände, Rechnungseingangsbuch, Import Bankauszüge, IDEA-Ausgabeformat,
Archivierung
Diamant®/3 Kostenrechnung: 1 Mio Belege, Plankostenrechnung,
Teilkostenrechnung, Kosten- und Erfolgsplanung
Diamant®/3 Anlagenbuchhaltung: unbegrenzte Version
Diamant® Controlling Chip: Bilanz- und Finanzcontrolling, Kostenund Erfolgscontrolling, Datenmodellierer, User Entwicklung, MS
Excel-Integration
Nahtlose Integration in die Unternehmensprozesse
Kostentransparenz über Heime, Schulen und Werkstätten
Detaillierte und dezentralisierte Unternehmensplanung
im Gegenstrom-Verfahren
Einfacher dezentraler Zugang zu Berichten
Das Sankt Josefshaus mit Stammsitz in Herten nahe der Schweizer Grenze ist ein
Mit konsequent besten Lösungen für das Rechnungswesen und Controlling hilft
Durchgängiger Controllingprozess für mittlere Führungsebene
gemeinnütziges Sozialunternehmen mit einer über 125-jährigen Geschichte. Es
Diamant Software mittelständischen Unternehmen, öffentlichen Institutionen
Balanced Scorecard für oberstes Management
zählt zu den ersten Einrichtungen für Menschen mit Behinderungen in Deutsch-
und Einrichtungen des Sozial- und Gesundheitswesens ihre individuellen Ziele
land und hält ein breites Angebot an Assistenz, Förderung und Pflege bereit. Seit
flexibel zu realisieren.
dem Jahr 2005 ist man darüber hinaus auch in der Altenhilfe tätig – mit einem
Als Spezialist für Rechnungswesen und Controlling-Lösungen liefert Diamant
breiten Spektrum an Dienstleistungen und Wohnformen. Das St. Josefshaus
Software mess- und erlebbare Kosten- und Produktivitätsvorteile. Erklärtes Ziel
gehört zu den größte Sozialdienstleistern in Südbaden, rund 1200 Klienten neh-
ist es, ein bisher nicht gekanntes Niveau an Transparenz über die wichtigsten
men die Angebote an den unterschiedlichen Standorten des Unternehmens in
Unternehmenskennzahlen zu schaffen. Damit minimieren Anwender ihre Un-
Anspruch. Betreut werden sie von etwa 1400 Mitarbeitern, knapp 800 davon sind
ternehmensrisiken und erhalten Sicherheit für viele der zentralen unternehme-
in Vollzeit beschäftigt.
rischen Herausforderungen.
30 Jahre Markterfahrung aus tausenden Kundenprojekten garantieren Exper-
Ansprechpartner
tenkompetenz und eine nachweislich erfolgreiche Einführungsmethode – und
Matthias Wettig, Qualitätsmanagement
St. Josefshaus
sichert Investition in Software und Service. Im Umgang mit seinen Kunden setzt
St. Josefshaus Herten
Hauptstraße 1
30169 Hannover
79618 Rheinfelden
tät und gute persönliche Beziehungen.
fon: +49 (0) 7623 / 470 - 250
fax: +49 (0) 7623 / 741 988 - 03
Sunderweg 2 • 33649 Bielefeld
E-mail: [email protected]
Internet: www.sankt-josefshaus.de
Diamant Software auf partnerschaftliches Handeln, Qualität, Innovation, Stabili-
Referenzstudie
Ansprechpartner
Diamant Software GmbH & Co. KG
fon +49 (0) 521 / 942 60 20, fax +49 (0) 521 / 942 60 29
Diamant Software GmbH & Co. KG
Feringastr. 6 • 85774 München
fon +49 (0) 89 / 992 16 187, fax +49 (0) 89 / 992 16 200
E-mail: [email protected]
internet: www.diamant-software.de
Pflege mit Plan
St. Josefshaus
„Unsere Softwarelandschaft ist nur so gut, wie sie uns die relevanten
Informationen liefert, um unser Haus weiterhin erfolgreich zu steuern.“
Matthias Wettig, Qualitätsmanagement, St. Josefshaus
St. Josefshaus: Pflege mit Plan
den Planungen von unten (Bereichsverantwortliche) zusammengeführt werden.
verträge reduzieren? „Unsere mittlere
Vereinfacht wird dieses Verfahren durch die bi-direktionale Excel-Integration von
Führungsebene ist jetzt weitgehend in die
Diamant: Als Werkzeug für die Bereichsleiter hat das Controlling in der Tabellen-
Unternehmenssteuerung eingebunden“,
kalkulation Planungsvorlagen erstellt und in das Rechnungswesen eingebunden.
so Roswitha Fallenbüchel-Bonow, „damit
Damit übernehmen Roswitha Fallenbüchel-Bonow und ihre Kollegen die erfor-
ist der erste Meilenstein unseres Projekts abgeschlossen.“ Der nächste Schritt
derlichen Daten aus Diamant automatisiert per Web-Services in die Vorlagen
hin zu einem umfassenden Controlling hat aber bereits begonnen. Mit der inte-
und verschicken diese per Mail an die insgesamt 24 Leiter von Heimen, Schulen
grierten Business Intelligence-Software von Diamant baut das St. Josefshaus ein
und Werkstätten.
Kennzahlensystem für sein oberstes Management auf. Am Ende steht eine Balan-
Matthias Wettig
ced Scorecard innerhalb des auf die Belange des St. Josefshauses abgestimmten
In den Vorlagen brechen die dezentralen Führungskräfte dann die globalen Plan-
EFQM-Modells und als zentrales Instrument der Unternehmenssteuerung. Ganz
Das St. Josefshaus in Herten macht es vor: Moderne Managementsysteme sind im Sozialwesen längst kein Fremdwort mehr.
werte weiter herunter. Beispiel Personalkosten: Die Excel-Mappe zeigt, welches
im Sinne von Qualitätsmanager Matthias Wettig.
Mit Diamant Software bauen die südbadischen Spezialisten für Behinderten- und Altenhilfe ein umfassendes Controlling auf.
Gesamtbudget dem Heimleiter insgesamt zur Verfügung steht, in der Planungsvorlage kann er es dann auf die einzelnen Teams verteilen. Hat er seine Planung
Was die Unternehmens-IT leisten muss, dazu hat Qualitätsmanager Matthias
schäftsprozess.“ Neben den Technikern hatten aber auch die Controller im Haus
Wettig eine klare Meinung: „Unsere Softwarelandschaft ist nur so gut, wie sie
klare Vorstellungen: „Mit Diamant können wir Daten aus den Excel-Formularen,
uns die relevanten Informationen liefert, um unser Haus weiterhin erfolgreich
die unsere Heimleiter für ihre Bereichsplanungen nutzen, in die zentrale Control-
zu steuern.“ Das Managen des St. Josefshauses ist geprägt vom wachsenden Ko-
ling-Datenbank zurück schreiben. Eine solche bi-direktionale Excel-Integration
stendruck. Ein detailliertes und vor allem dezentrales Controlling ist notwendig,
konnte uns auf diese Weise kein anderer Anbieter zusichern“, erläutert Controlle-
das eine genaue Betrachtung der einzelnen Heime erlaubt. Besonders im Fokus:
rin Roswitha Fallenbüchel-Bonow. „Sehr charmant ist auch die Möglichkeit, unse-
die Personalkosten, die über 70 Prozent der Gesamtkosten ausmachen. Mit der
re Führungskräfte direkt und ohne nennenswerten administrativen Aufwand an
Rechnungswesen- und Controlling-Software „Diamant®/3“ hat das St. Josefshaus
ihren Arbeitsplätzen mit einem Zugang zu Berichten auszustatten.“ Last but not
deshalb ein System aufgebaut, das die Heimleiter in einen geschlossenen Kreis-
least war es die integrierte BI-Software (Business Intelligence) zur Erstellung von
lauf aus Planung, Kontrolle und Steuerung einbezieht.
Kennzahlen, mit der Diamant überzeugte.
abgeschlossen, sendet der Heimleiter die Vorlage zurück an das Controlling. Hier
werden die Zahlen geprüft und auf Knopfdruck in der Diamant-Datenbank ge-
Die Anwendung im Überblick
speichert, wo auf diese Weise der detaillierte Plan für das Gesamtunternehmen
entsteht. Natürlich sind die Bereichsleiter angehalten, die Vorgaben der Zentrale
Die Herausforderung
einzuhalten. Generell gibt es aber auch die Möglichkeit, diese zu ändern – etwa
Aufgrund des massiv gestiegenen Kostendrucks benötigt das St.
wenn es im Heim Aufnahmen gibt, die nicht vorherzusehen waren. Lassen sich
Josefshaus ein detailliertes und durchgängiges Controlling, das auch
deshalb die wesentlichen Größen des Wirtschaftsplans nicht erreichen, wird die-
die dezentralen Einrichtungen des Sozialunternehmens berücksichti-
ser angepasst, und der Abstimmungsprozess beginnt erneut. „Die Excel-Integra-
gt. Sowohl die mittlere als auch die oberste Führungsebene müssen
tion erlaubt uns heute eine sehr differenzierte Planung, wie wir sie früher nicht
mit den Informationen versorgt werden, die sie für die erfolgreiche
durchführen konnten“, erläutert Roswitha Fallenbüchel-Bonow. Der Grund: „Wir
Steuerung des Unternehmens benötigen.
haben 150 Kostenstellen und 450 Konten. Eine manuelle Beplanung geschweige
Controlling als Teil eines durchgängigen Prozesses
Excel-Integration ermöglicht detaillierte Planung
Die Auswahl der geeigneten Software für dieses Vorhaben erfolgte zuvor im Rah-
Mit Hilfe dieser Software-Eigenschaften konnte das St. Josefshaus einen durch-
men eines übergreifenden IT-Projekts. Mit dem Ziel, standardisierte Prozesse im
gängigen Controlling-Prozess aufsetzen, der von einem integrierten Gesamt-
ganzen Haus einzuführen, suchte man eine Lösung für die Kernleistungen des
system getragen wird. Ausgangspunkt ist dabei immer der Wirtschaftsplan.
Hauses – Pflege, Betreuung, Dokumentation. Die Entscheidung fiel auf „Viven-
Gemeinsam mit der Geschäftsleitung prüft das zentrale Controlling die Rahmen-
di“, eine Branchensoftware für das Sozialwesen des Herstellers Connext GmbH
bedingungen und erstellt alternative Szenarien: Wie werden sich die Belegungs-
aus Paderborn. Dieser wiederum empfahl für die Bereiche Rechnungswesen und
zahlen voraussichtlich entwickeln? Welche Tarifänderungen sind angedacht? Wie
Controlling die Lösung seines Partners Diamant. Matthias Wettig, als Qualitäts-
viel muss wo investiert werden? Das Ergebnis sind mehrere in Diamant abgespei-
manager auch für das IT-Projekt
cherte Alternativen, die globale Planwerte enthalten. Eine davon wird für die
verantwortlich: „Diamant kam
operative Steuerung ausgewählt. Sollten sich die Rahmenbedingungen ändern,
unseren Anforderungen am wei-
kann das St. Josefshaus flexibel umplanen und eine andere Alternative wählen.
testen entgegen. Aus EDV-Sicht
Hat der Aufsichtsrat den Wirtschaftsplan verabschiedet, wird er den nächsten
war dies vor allem eine hohe Inte-
Ebenen kommuniziert. Dabei wendet das St. Josefshaus das so genannte Ge-
grationsfähigkeit in unseren Ge-
genstrom-Verfahren an, bei dem die Vorgaben von oben (Geschäftsleitung) mit
„Wir haben 150 Kostenstellen und 450 Konten. Eine manuelle Beplanung
geschweige denn Abstimmung wäre schlichtweg unmöglich.“
Roswitha Fallenbüchel-Bonow
Roswitha Fallenbüchel-Bonow, Controllerin, St. Josefshaus
denn Abstimmung wäre schlichtweg unmöglich.“
Die Lösung
Die Rechnungswesen- und Controllingsoftware Diamant lässt sich
Heimleiter analysieren Personalkosten am PC
dank ihrer offenen Architektur problemlos in die vorhandene Sys-
Die so ermittelten Planwerte bilden die Grundlage für das unterjährige Control-
temlandschaft einbinden, dezentrale Führungskräfte können leicht
ling im St. Josefshaus. Jeder Heimleiter hat ein Zugriffsrecht auf persönliche
angeschlossen werden. Die bi-direktionale Excel-Integration ermögli-
Berichte, die Diamant monatlich erzeugt, und kann diese somit auch innerhalb
cht eine dezentrale Unternehmensplanung in einem durchgängigen
eines Monats direkt am PC-Arbeitsplatz einsehen. Einer dieser Berichte erlaubt
Gesamtsystem. Für den Aufbau eines Kennzahlensystems steht eine
die Analyse der Personalkosten in Abhängigkeit von der Heimbelegung. Dies ist
integrierte BI-Software (Business Intelligence) bereit.
deshalb wichtig, weil die geplanten Personalkosten sich immer auf eine geplante
Belegung beziehen. Liegt die Belegung unter Plan, reichen die erzielten Pflege-
Der Nutzen
entgelte nicht aus, um die geplanten Personalkosten zu decken. Deshalb führt
Die mittlere Führungsebene des St. Josefshauses ist in einen Control-
der Report jeweils Ist- und Planwerte, kumulierte Werte und Vorjahreswerte auf.
lingkreislauf aus Planung, Kontrolle und Steuerung eingebunden, der
Die Ist-Werte fließen dabei direkt aus Branchensoftware Vivendi (Belegungen)
nahtlos IT-gestützt abläuft. Die Leiter der Heime, Schulen und Werk-
bzw. der eingesetzten Lohnsoftware „s+p“ (Personalkosten) ein. So werden die
stätten erhalten dadurch Transparenz über ihre Kosten und können
Heimleiter auf Abweichungen aufmerksam gemacht, können diese analysieren
bei drohenden Fehlentwicklungen gezielt eingreifen. Dem obersten
und gegebenenfalls Maßnahmen einleiten: Wieviele Bewohner muss ich zusätz-
Management steht für die Unternehmenssteuerung künftig eine Ba-
lich aufnehmen, um meine Personalkosten zu decken? Was kann ich durch Abbau
lanced Scorecard zur Verfügung.
von Überzeiten einsparen? Um wie viel Prozent muss ich unsere flexiblen Arbeits-