Solution Send Report List

Solution
Send Report List
V1.5
Inhaltsverzeichnis
1
2
3
Verwendung ........................................................................................................................... 2
Prozessbeispiele .................................................................................................................... 2
Funktionsumfang ................................................................................................................... 3
3.1
Mehrsprachigkeit ........................................................................................................... 3
3.2
Die E-Mail ...................................................................................................................... 3
3.3
PDF-Datei und Anzeige.................................................................................................. 4
3.4
Das Hinweisprotokoll ..................................................................................................... 4
4 Systemvoraussetzungen und Installation ............................................................................... 5
4.1
Voraussetzung für SAPOffice......................................................................................... 5
4.2
Voraussetzung SMTP Mail ............................................................................................. 5
4.3
Konfiguration des SAPConnector .................................................................................. 5
4.4
Textvorlagen für E-Mail-Text definieren ......................................................................... 6
4.5
Reportvarianten anlegen................................................................................................ 7
4.6
Generierungsvorschrift für SMTP E-Mails ...................................................................... 7
5 Über projekt0708 ................................................................................................................... 8
6 Impressum ............................................................................................................................. 8
6.1
Ansprechpartner ............................................................................................................ 8
6.2
Copyrightvermerk .......................................................................................................... 8
6.3
Warenzeichen ................................................................................................................ 8
1 Verwendung
Dieses Programm ermöglicht
den
Versand
von
HRReportlisten an den SAP
Business
Workplace
(SAPOffice) oder - via SMTP
(Simple Mail Transfer Protocol)
- an einen beliebigen E-MailClient (z. B. MS-Outlook).
Die HR-Reportliste wird hierbei
als Attachment im PDFFormat versendet.
Zur Anzeige einer solchen
PDF-Datei benötigen Sie das
Programm Acrobat Reader
von Adobe, welches Sie
kostenlos im Internet unter
http://www.adobe.com
downloaden können.
2 Prozessbeispiele
1. Mit Hilfe dieser Lösung
können Sie die an der
Zeitwirtschaft teilnehmenden
Personen Ihres Unternehmens
regelmäßig und umkompliziert
über
deren
jeweiligen
Zeitstatus informieren. Senden
Sie Ihnen einfach das Standard
Zeitnachweisformular
(RPTEDT00) via E-Mail! Das
umständliche ausdrucken und
verteilen z. B. durch dezentrale
Zeitbeauftragte kann gänzlich
entfallen - das spart sowohl
Papier als auch Arbeitszeit!
Ferner können die Mitarbeiter
ihre Zeitnachweise somit in
elektronischer Form (im PDFFormat) aufbewahren.
Abbildung 1: Der Selektionsbildschirm der Solution Send Report List
2. Gleiches gilt für den Versand des Entgeltnachweises
(RPCEDTD0) des Mitarbeiters oder in Bezug auf seinen
Reisekostennachweis
(RPRTEF02).
3. Versenden Sie z. B. die Meldungen (RPTERL00), die zu
einem Abbruch der Zeitauswertung führen an die
zuständigen Sachbearbeiter, die betroffenen Mitarbeiter
oder deren Vorgesetzte. Somit sind alle tangierten
Personen zeitnah über die Fehlerursache informiert und
können
diese
entsprechend
abstellen.
4. Auch die Ergebnisse von kundeneigene Reports
(Z*/Y*-Programme) welche speziell für Ihr Unternehmen
entwickelt wurden können – sofern diese auf den
logischen Datenbaken PNP, PCH oder PCH basieren –
jederzeit problemlos versendet werden.
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3 Funktionsumfang
3.2
Das Programm unterstützt den Versand von allen
erzeugten Reportlisten an den SAP Business
Workplace (SAPOffice; Transaktion SBWP) eines
einzelnen oder mehrerer R/3-Benutzer und den
Versand mittels SMTP an eine oder mehrere frei
wählbare Internet-Mail-Adressen (z. B. nach MS
Outlook, oder einen beliebigen Freemail-Account wie
etwa von Web.de oder Yahoo.com). Sie können somit
alle Reportlisten an eine einzelne Person (z. B. den
Vorgesetzten einer Abteilung) oder an mehrere
Personen
(z.
B.
alle
Sachbearbeiter
der
Personalabteilung) senden.
Innerhalb
der
Registerkarte
"E-Mail-Aufbereitung" können
Sie
eine
zuvor
angelegte
Textvorlage auswählen und als EMail-Text gemeinsam mit der
generierten PDF-Datei versenden.
Weiterhin können Sie jeden Mitarbeiter die für Ihn
relevante Reportliste (also z. B. sein persönliches
Zeitnachweisformular) zusenden. In diesem Fall
müssen die unten 4.1 Technische Voraussetzungen
genannten Voraussetzungen in Ihrem Unternehmen
gegeben sein.
3.1
Die E-Mail
Innerhalb der Textvorlage können
Textvariablen
zum
Einsatz
kommen, die dann mit den
entsprechenden Werten beim
Versand
dynamisch
gefüllt
werden. Somit können Sie den
Mitarbeiter z. B. mit seinem
individuellen Namen ansprechen.
Auch der E-Mail Betreff und die
Bezeichnung
der
PDF-Datei
können Sie innerhalb dieser
Registerkarte frei wählen.
Mehrsprachigkeit
Das Programm ist derzeit in den Sprachen Englisch
und Deutsch verfügbar.
Weitere Sprachen könnten bei Bedarf realisiert
werden.
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3.3
PDF-Datei und Anzeige
Defaultmäßig werden die in PDF-Dateien
umgewandelten
Reportlisten
lediglich
temporär vorgehalten, d. h. während des
Versands einer E-Mail z. B. auf der
Festplatte Ihres PC´s zwischengespeichert.
Nach erfolgtem Versand werden diese
temporären PDF-Dateien aus Platzgründen
automatisch wieder gelöscht. Sofern
notwendig, können Sie die PDF-Dateien
auch dauerhaft erzeugen, d. h. die Dateien
werden nach dem Versand nicht gelöscht.
Eine so erzeugte Datei wird unter dem
Namen
SAP_reportlist_<jeweilige PerNr>.pdf
auf dem von Ihnen ausgewählten
Downloadverzeichnis abgelegt.
Sie können sich die der Solution Send
Report List erzeugten PDF-Dateien direkt
innerhalb des SAP Systems anzeigen
lassen.
Mittels
der
bekannten
Blätterfunktionen der Symbolleiste können
Sie dann zwischen den Dateien je
Personalnummer wechseln und erhalten so
Einblick
in
die
zu
versendenden
Reportlisten.
Abbildung 2: Anzeige der generierten PDF Datei in SAP
3.4
Das Hinweisprotokoll
Sie haben die Möglichkeit sich ein
Hinweisprotokoll anzuzeigen. In diesem
Hinweisprotokoll erhalten Sie alle ggf.
aufgetretenen Fehler-, Warnung- oder
Infomeldungen.
Im
Falle
einer
Fehlermeldung ist es dem Programm
unmöglich, die entsprechende Reportliste
bzw. PDF-Datei zur Person zu versenden.
Stellen Sie die Fehlerursache ab und starten
Sie das Programm erneut.
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4 Systemvoraussetzungen
und Installation
4.1
Voraussetzung für SAPOffice
Der Mitarbeiter muss über einen
aktiven SAP Benutzer verfügen.
Ferner muss dieser Benutzer dem
Stammsatz
der
entsprechenden
Person
über
den
Infotypen
"Kommunikation" (0105) Subtyp 0001
zugeordnet worden sein.
4.2
Voraussetzung SMTP Mail
Der
sog.
SAPConnector
des
entsprechenden SAP Systems muss
konfiguriert worden sein (siehe
nächster Absatz). Die SMTP-E-MailAdresse der Person wird anhand der
folgenden
dreistufigen
Logik
ermittelt:
1. Es wird versucht die E-MailAdresse der Person anhand dessen
Infotypen "Kommunikation" (0105)
Subtyp 0010 (E-Mail) zu lesen. Sofern
dieser Infotyp nicht vorhanden ist,
versucht das Programm,
2. die E-Mail-Adresse aus dem Benutzerstammsatz
der Person zu lesen. Selbstverständlich muss die
Person hierzu einen SAP Benutzer besitzen und
diesen im Infotypen "Kommunikation" (0105) Subtyp
0001 zugeordnet bekommen haben. Weiterhin muss
eine E-Mail-Adresse am R/3-Benutzer (Typ: INT)
hinterlegt gegeben sein. Sollte auch dieser Versuch
scheitern, so tritt
3. die Generierungsvorschrift für die SMTP-E-MailAdresse gem. ABAP-Coding in Kraft. Diese kann bei
Bedarf über den Parameter "E-Mail-Adresse ggf.
generieren" ein- oder ausgeschaltet werden.
4.3
Konfiguration des SAPConnector
Um SMTP-E-Mails aus einem SAP System
versenden zu können muss der sog. SAPConnector
(Transaktion SCOT) konfiguriert worden sein. Sollte
dies bei Ihnen noch nicht gegeben sein so wenden
Sie sich bitte an Ihren SAP Systemadministrator.
Einen Leitfaden zur Konfiguration des SAPConnector
finden Sie im Internet unter folgender URL:
http://help.sap.com/saphelp_webas630/helpdata/de/
2b/d925bf4b8a11d1894c0000e8323c4f/frameset.htm
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4.4
Textvorlagen für E-Mail-Text definieren
Über die Transaktion SO10 können Sie sog.
Standardtexte anlegen. Diese Standardtexte dienen
als Textvorlage und können dann als E-Mail-Text
zusammen mit der PDF-Datei versendet werden.
Nutzen Sie zur Anlage einer solchen Textvorlage die
Text-ID "HR_G" (Allgemeine Mitteilungen).
Innerhalb
einer
Textvorlage
können
Sie
Textvariablen (z. B. &PERNR&) einsetzen, die dann
beim Versand einer E-Mail dynamisch durch die
Angaben der entsprechenden Person ersetzt
werden.
Hinweis:
Dies gilt nur für E-Mails, die direkt an die jeweilige
Person gesendet werden. Bei allen anderen
Empfängern, wie etwa dem Sachbearbeiter der
Person, werden die Textvariablen nicht ersetzt.
Grund: Die E-Mails für diese Adressaten werden
„gesammelt“ versendet, d. h. es ist nicht immer ein
eindeutiger Personenbezug gegeben, weil die
versendete Reportliste evtl. mehr als eine Person
beinhaltet.
Um eine Textvariable in eine Textvorlage einzufügen,
starten Sie die Transaktion SO10; rufen Sie eine
bereits vorhandene Textvorlage im Änderungsmodus
auf bzw. legen Sie eine neue an; wechseln Sie ggf.
über den Menüpfad Springen --> Editor wechseln in
die "neue" Editor-Oberfläche. Fügen Sie nun über
den Menüpfad Bearbeiten --> Kommando -->
Einfügen Kommando eine der rechts genannten
Textvariablen an der gewünschten Stelle als
"Symbol" ein. Achten Sie hierbei auf die „&“-Zeichen
an erster und letzter Stelle.
Textvariablen zum Infotyp 0001
&PERNR&
8stellige PerNr der Person
&KOSTL&
Kostenstelle
&WERKS&
Personalbereich
&BTRTL&
Personalteilbereich
&BUKRS&
Buchungskreis
&PERSG&
Mitarbeitergruppe
&PERSK&
Mitarbeiterkreis
&SACHN_P&
Sachbearbeiter Personal
&ANRDE_P&
Sachbearbeiter Personal
&TELNR_P&
Sachbearbeiter Personal
&SACHN_Z&
Sachbearbeiter Zeitwirtschaft
&ANRDE_Z&
Sachbearbeiter Zeitwirtschaft
&TELNR_Z&
Sachbearbeiter Zeitwirtschaft
&SACHN_A&
Sachbearbeiter Abrechnung
&ANRDE_A&
Sachbearbeiter Abrechnung
&TELNR_A&
Sachbearbeiter Abrechnung
Textvariablen zum Infotyp 0002
&ANRDE&
Anrede der Person
&TITEL&
Titel der Person
&NACHN&
Nachname der Person
&VORNA&
Vorname der Person
&ENAME&
Aufbereiteter Name Person
Textvariablen zum Infotyp 0105
&E_MAIL&
E-Mail-Adresse der Person
&USER&
SAP Benutzer der Person
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4.5
Reportvarianten anlegen
Damit Sie eine Reportliste versenden
können, müssen Sie zuvor eine
Reportvariante
für
das
entsprechende Programm anlegen.
Um beispielsweise das Standard
Zeitnachweisformular versenden zu
können, müssen Sie also eine
Variante innerhalb von RPTEDT00
anlegen. In dieser Variante können
Sie z. B. das gewünschte Formular
zum Zeitnachweis hinterlegen oder
die Parameter für die Listgestaltung
beliebig setzen.
Hinweis:
Legen Sie die Reportvarianten unter
der Prämisse an, dass diese jeweils
für eine einzelne Person ausgeführt
wird. Schränken Sie also nur bedingt
auf Personalbereiche, Mitarbeitergruppen, Abrechnungskreise etc.
ein. Derartige Selektionen steuern
Sie
dann
direkt
über
das
Selektionsbildschirm der Solution
Send Report List
4.6
Generierungsvorschrift für SMTP E-Mails
Für Personen bei denen keine E-Mail-Adresse
und/oder
SAP
Benutzer
im
Infotypen
"Kommunikation" (0105) hinterlegt wurde, kann
eine
SMTP-E-Mail-Adresse
vom
Programm
generiert werden. Generierung bedeutet hierbei,
dass die E-Mail-Adresse z. B. aus Vor- und
Nachnamen der Person + der Domain-Endung
Ihres Unternehmens „zusammengesetzt“ wird.
Die jeweilige Reportliste wird dann an die so
generierte
E-Mail-Adresse
versendet.
Die
entsprechende Generierungsvorschrift können Sie
im ABAP-Coding an die Gegebenheiten Ihres
Unternehmens anpassen. Sie benötigen hierzu nur
geringfügige ABAP-Kenntnisse. Suchen Sie nach
dem folgenden Kommentar im Quelltext:
E-MAIL GENERIERUNG - BEI BEDARF ANPASSEN
7/8
6.3
5 Über projekt0708
projekt0708 unterstützt seine Kunden auf
höchstem
betriebswirtschaftlichem
und
technischem Niveau – in der SAP HCM
Softwareentwicklung (u. a. auf Basis von
ABAP/OO, BSP, WD4A, SAP Workflow), der
SAP Prozessanalyse und –optimierung oder
im Bereich des SAP Projektmanagements
bzw. –leitung.
Unsere Kernkompetenz liegt hierbei klar auf
der personalwirtschaftlichen Lösung der
SAP: SAP ERP Human Capital Management
(HCM) - besser bekannt als SAP Human
Resources (HR). Hier wiederum liegen unsere
Stärken im Bereich des Talent Managements.
6 Impressum
Scheffler & Galas Betriebswirt (VWA) und
staatl. gepr. Informatiker IT Beratung
Partnerschaft
c/o projekt0708
Reichenbachstraße 7a
80469 Munich
Germany
6.1
Ansprechpartner
Herr Michael Scheffler
Email:
[email protected]
Phone:
+49 (0) 179 504 68 66
Fax:
+49 (0) 89 71 04 96 33
Web:
www.projekt0708.com
6.2
Copyrightvermerk
© Bilder und Grafiken: www.Photocase.de
Warenzeichen
Microsoft®, WINDOWS®, NT®, EXCEL®,
Word®, PowerPoint® und SQL Server®
sind eingetragene Marken der Microsoft
Corporation.
IBM®, DB2®, DB2 Universal Database,
OS/2®, Parallel Sysplex®, MVS/ESA,
AIX®, S/390®, AS/400®, OS/390®,
OS/400®, iSeries, pSeries, xSeries,
zSeries, z/OS, AFP, Intelligent Miner,
WebSphere®, Netfinity®, Tivoli®, Informix
und Informix® Dynamic ServerTM sind
Marken der IBM Corporation in den USA
und/oder anderen Ländern.
ORACLE® ist eine eingetragene Marke der
ORACLE Corporation.
UNIX®, X/Open®, OSF/1® und Motif®
sind eingetragene Marken der Open
Group.
HTML, DHTML, XML, XHTML sind Marken
oder eingetragene Marken des W3C®,
World
Wide
Web
Consortium,
Massachusetts Institute of Technology.
JAVA®
und
JAVASCRIPT®
sind
eingetragene
Marken
der
Sun
Microsystems, Inc., verwendet unter der
Lizenz der von Netscape entwickelten und
implementierten Technologie.
MarketSet und Enterprise Buyer sind
gemeinsame Marken der SAP AG und
Commerce One. SAP, SAP Logo, R/2, R/3,
mySAP, mySAP.com und weitere im Text
erwähnte
SAP-Produkte
und
Dienstleistungen
sowie
die
entsprechenden Logos sind Marken oder
eingetragene Marken der SAP AG in
Deutschland
und
anderen
Ländern
weltweit. Alle anderen Namen von
Produkten und Dienstleistungen sind
Marken der jeweiligen Firmen.
8/8