Anwenderbericht IT Magic

A nwenderberi cht
IT Magic
windream im „Bazaar of Wonders“
Rechnungsverwaltung bei der IT Magic GmbH
Seit 1998 existiert in Igensdorf-Pettensiedel bei Nürnberg ein Onlineshop, der sich ganz auf den Handel mit Spielwaren spezialisiert hat.
Allerdings verkauft Jörg Dengscherz, Geschäftsführer der IT Magic
GmbH, in seinem „Bazaar of Wonders“ unter www.magic-verkauf.de
kein traditionelles Spielzeug wie Plüschtiere und Modellautos.
Das „Team vom Bazaar“ versteht sich vielmehr als Komplettanbieter
für Equipment rund um die Kartensammelspiele Magic, YuGiOH!, ­Ultra
Pro sowie für Strategiespiele des britischen Herstellers Avalon Hill. Von
Startersets über Displays und Aufbewahrungsboxen bis hin zu den seltenen und deshalb heiß begehrten „Out of Print“-Karten oder so genannten „Rares“ erhalten Spielefans, Kartensammler und Strategen
alles, was sie für ihr Hobby benötigen. Dabei geht es bei der IT Magic
GmbH überhaupt nicht magisch zu, denn das Unternehmen arbeitet
seit Juli 2004 mit windream.
Keine Hexerei
Mit der steigenden Nachfrage im Bereich des
Spielequipments und dem wachsenden Umsatz stieg auch die Anzahl der Rechnungsstellungen bei IT Magic. Bis Juli 2004 archivierte der Onlineshop alle Rechnungen noch
manuell auf Papier. Ausgangsbelege wurden
einzeln gedruckt, mit Kommentaren versehen und in Aktenordnern abgeheftet.
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Aber spätestens bei der Suche nach einem
angepasst werden können. Mit windream
bestimmten Dokument hätte man magische
haben wir uns letztlich für ein System ent-
Fähigkeiten gut gebrauchen können, denn
schieden, das darüber hinaus auch noch
wie sollte man einen bestimmten Beleg bei
problemlos bedienbar ist.“
einer durchschnittlichen Quote von 100 ausgehenden Rechnungen pro Tag „‘mal eben“
Startklar schon nach einer Woche
wiederfinden?
IT Magic nahm den Produktivbetrieb mit
windream nach nur einer Woche Test und In-
Seitdem das Unternehmen windream ein-
stallation auf. Weil das System vollständig in
setzt, ist keine Magie mehr erforderlich.
das Windows-Betriebssystem integriert und
Außer bei der Rechnungsverwaltung erleich-
deshalb leicht zu bedienen ist, waren keine
tert das Dokumenten-Management- und
Anwenderschulungen notwendig. Die ver-
Archivsystem auch die Arbeit der Unterneh-
antwortlichen Mitarbeiter in der Buchhaltung
mensbereiche Kundenmanagement und
erhielten lediglich eine kurze Einweisung.
Mahnwesen: Ob bei Kundenanfragen oder
Reklamationen – alle für einen Geschäftsvorgang relevanten Rechnungen sind zentral
in windream gespeichert und können bei Bedarf sofort abgerufen werden. Zudem wurden
alle Rechnungen des Jahres 2004, die vor
dem 1. Juli verschickt wurden, nachträglich
in das DMS importiert.
Attraktiv, leistungsfähig und preiswert
Der Name windream war IT Magic-Ge-
Da die IT Magic GmbH ein selbst entwickel-
schäftsführer Jörg Dengscherz, der über
tes Workflow-System zur Bearbeitung von
langjährige Erfahrungen in der Systeminte-
Online-Bestellungen betreibt, bot es sich an,
gration und über vielfältige
windream mit diesem System zu verbinden.
persönliche Kontakte im IT-
Die Systemintegration erfolgte in Eigeniniti-
Sektor verfügt, schon seit
ative mit Hilfe des windream SDK (Software
langem bekannt: „Bei der
Development Kit), das eine vollständige Be-
Entscheidung für ein be-
schreibung des windream-Objektmodells mit
stimmtes DMS spielte die
Beispielprogrammen und Skripten enthält.
Höhe der voraussichtlichen
Mit dem SDK war es möglich, in kürzester Zeit
Investitionskosten
eine
eine Integration in das unternehmenseigene
über­­geordnete Rolle. Fer-
Workflow-System zu realisieren. Elektronisch
ner sollte das neue System
erstellte Kontaktformulare aus Online-Be-
aber auch ohne größeren
stellungen oder Bestellungen, die per E-Mail
Aufwand an unsere beste-
eingehen, werden als Workflow erfasst und
hende
lassen sich in windream archivieren.­
Eckdaten:
zz Einfache Integration
in das bestehende
Workflow-System
zz Schnelle Anpassung an
individuelle Anforderungen
zz Leichte Bedienbarkeit
zz Geringer Investitions­
aufwand
zz Ersatz für das bisherige
Papierarchiv
Systemarchitektur
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Excel-Export
Auf Basis dieser Indizes, die zusammen mit
Die erforderlichen Rechenkalkulationen zur
den assoziierten Dokumenten in windream
Erstellung der Ausgangsrechnungen werden
gespeichert werden, lassen sich alle Rech-
mit Microsoft Excel durchgeführt. Nach der
nungen bequem und schnell wieder abrufen.
Rechnungsstellung wandelt das System die
Autorisierte Anwender des IT Magic-Shop-
zu versendenden Belege automatisch in
teams können archivierte Belege zudem
standardisierte PDF-Dokumente um. Diese
auch weltweit und unabhängig von ihrem
werden anschließend in windream dauer-
momentanen Standort über das windream
haft archiviert. Um die Rechnungen später
Web Portal recherchieren. Der Zugriff erfolgt
schnell recherchieren zu können, liest das
dabei über das Internet.
Beispiel Rechnungs- und Kundennummern
Rundum zufrieden
oder Empfängernamen aus den Dokumen-
Jörg Dengscherz ist sowohl mit dem Leis-
ten aus. Die extrahierten Informationen wer-
tungsumfang des DMS und Archivsystems
den anschließend zur Indizierung der Belege
als auch mit der Handhabung „zu einhundert
in windream verwendet.
Prozent“ zufrieden. Das Team von IT Magic
wird also auch zukünftig auf magische Fähigkeiten im „Bazaar of Wonders“ verzichten
können.
windream GmbH
Wasserstraße 219
44799 Bochum
Deutschland
Telefon:+49 234 9734-0
Telefax:+49 234 9734-520
E-Mail: [email protected]
www.windream.com
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