Dienstanweisung der Stadt Duisburg über die Benutzung und

Dienstanweisung der Stadt Duisburg
über die Benutzung und Behandlung von E-Mails
Dienstanweisung E-Mail
Inhaltsverzeichnis
Vorwort............................................................................................................... 3
1.
Allgemeines.............................................................................................. 4
1.1. Gegenstand und Ziele ............................................................................... 4
1.2. Geltungsbereich ........................................................................................ 4
2.
Voraussetzungen..................................................................................... 4
2.1. Autorisierung ............................................................................................. 4
2.2. Einrichtung und Struktur der E-Mail-Adressen .......................................... 5
3.
Grundsätze der Nutzung von E-Mail-Diensten ...................................... 5
3.1. Anwendungsmöglichkeiten ........................................................................ 5
3.2. Verwendung .............................................................................................. 5
3.3. Aktenführung ............................................................................................. 6
3.4. Veränderungsverbot .................................................................................. 6
4.
Behandlung von E-Mails ......................................................................... 6
4.1. Nutzung von E-Mails.................................................................................. 6
4.2. Mail-Eingang.............................................................................................. 6
4.3. Mail-Ausgang............................................................................................. 8
4.4. Dokumentation und Archivierung............................................................... 9
5.
Datenschutz ............................................................................................ 9
6.
Protokollierung und Kontrollen............................................................ 10
7.
Verstöße gegen diese Dienstanweisung ............................................. 10
8.
In-Kraft-Treten........................................................................................ 10
Anlage ............................................................................................................. 11
Glossar............................................................................................................. 12
Die Oberbürgermeisterin
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Dienstanweisung E-Mail
Vorwort
Mit einzigartiger Geschwindigkeit haben sich das Internet und die elektronische
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Post, sogenannte E-Mails , als wichtige, nicht mehr wegzudenkende Medien der Informationsverarbeitung etabliert. Die Stadt Duisburg ermöglicht ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Nutzung dieser Medien, um die täglichen Aufgaben durch
eine verbesserte Kommunikation zu unterstützen und kontinuierlich zu verbessern.
Ziel ist eine intensive Nutzung dieser modernen Kommunikationsformen, um eine
bessere Erreichbarkeit sicherzustellen, Bürger- und Mitarbeiterfreundlichkeit zu fördern und Verwaltungsabläufe zu vereinfachen.
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen die neuen Medien weitgehend frei und
eigenverantwortlich nutzen.
Um einen reibungslosen, ordnungsgemäßen Betrieb und verwaltungsmäßigen Ablauf der neuen Medien sicherzustellen, sind nicht zuletzt wegen der damit verbundenen datenschutzrechtlichen und sicherheitsrelevanten Aspekte entsprechende Regelungen erforderlich.
E-Mails haben den Status einer Postkarte. Es kann nicht ausgeschlossen werden,
dass E-Mails unbefugt und unbemerkt mitgelesen und verwendet werden. Beim
sorglosen Empfang und Versand von E-Mails besteht somit die Gefahr, dass die
Vertraulichkeit der Nachricht verletzt wird.
Sensible, z.B. personenbezogene Daten dürfen daher von den Beschäftigten zurzeit
nicht über dieses Medium, weder im Intranet noch im Internet, verschickt werden.
Darüber hinaus sind E-Mails grundsätzlich rechtserheblich. Sie können Willenserklärungen darstellen und somit Rechtsfolgen auslösen.
Im Rahmen des verabschiedeten Sicherheitskonzeptes wurden daher aus den o. g.
Gründen auf der Basis der „Dienstvereinbarung Internet“ die nachfolgenden Regelungen getroffen.
Als Arbeitshilfe stehen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Intranet „Tipps und
Hinweise“ für den dienstlichen Umgang mit E-Mails zur Verfügung.
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Duden: E-Mail; die E-Mails; (engl.: electronic mail = elektronische Post)
Die Oberbürgermeisterin
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Dienstanweisung E-Mail
1.
Allgemeines
1.1.
Gegenstand und Ziele
Gegenstand dieser Dienstanweisung ist die Nutzung von E-Mail-Diensten
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durch die Beschäftigten der Stadtverwaltung Duisburg.
Ziel dieser Dienstanweisung ist,
1.2.
•
die Nutzung des E-Mail-Dienstes (Senden, Empfangen, Weiterleiten) zu
regeln und damit
•
die Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität der E-Mail-Daten sicherzustellen.
Geltungsbereich
Diese Dienstanweisung gilt für alle Ämter und Institute, sonstige Organisationseinheiten ohne eigene Rechtspersönlichkeit und „wie ein Eigenbetrieb“ geführte Einrichtungen (nachfolgend als „Betriebe“ bezeichnet) der Stadt Duisburg.
Die bestehenden Regelungen (z.B. Allgemeine Dienstanweisung, Dienstvereinbarung Internet) bleiben von dieser Dienstanweisung unberührt.
2.
Voraussetzungen
2.1.
Autorisierung
Grundsätzlich sollen die Beschäftigten der Stadt über eine dienstliche E-MailAdresse verfügen. Die Autorisierung der Beschäftigten zur Nutzung von EMail-Diensten erfolgt durch die Leitung der Organisationseinheiten.
Weitere aufgabenbezogene Adressen (s. Punkt 2.2.) können bei Bedarf eingerichtet werden. Die Verantwortlichkeiten sind vom jeweiligen Amt, Institut
oder Betrieb zu regeln.
2
Ein Hinweis zur Sprachregelung: Der Artikel „der“, „die“ oder „das“ ist bei Personenbezeichnungen
und bei der Bezeichnung von Personengruppen nicht generell als Markierung des Geschlechts zu
verstehen (Institut für deutsche Sprache, Mannheim). Dies gilt auch für die vorliegende Dienstanweisung. Sofern nicht ausdrücklich anders bezeichnet, ist stets die weibliche und die männliche
Form gemeint.
Die Oberbürgermeisterin
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Dienstanweisung E-Mail
2.2.
Einrichtung und Struktur der E-Mail-Adressen
E-Mail-Adressen werden zentral vom Institut für Informatik eingerichtet und
verwaltet.
Das System der E-Mail-Adressen bei der Stadtverwaltung Duisburg ist hierarchisch gegliedert:
Die zentrale Adresse für die Stadtverwaltung lautet:
[email protected]
Eine Adresse für jedes Dezernat (z.B. [email protected])
Eine Adresse für das einzelne Amt, Institut oder den Betrieb
(z.B. [email protected])
Eine abteilungsbezogene Adresse (z.B. [email protected])
Eine persönliche Adresse für den Beschäftigten.
Erster Buchstabe des Vornamens(Punkt)[email protected]
(z.B. [email protected]).
3.
Grundsätze der Nutzung von E-Mail-Diensten
3.1.
Anwendungsmöglichkeiten
Mittels E-Mail können grundsätzlich alle digitalen Informationen (z.B.: Texte,
Tabellen, Bilder und sonstige Daten) übermittelt werden, soweit rechtliche
Gründe bzw. nachstehende Regelungen nicht entgegenstehen. Zum Senden
und Empfangen der E-Mails darf ausschließlich das standardmäßig auf dem
Rechner eingerichtete Programm verwendet werden.
3.2.
Verwendung
Grundsätzlich ist die persönliche und/oder für die Ämter, Institute und Betriebe
eingerichtete E-Mail-Adresse (s. Punkt 2.2.) im externen und internen Geschäftsverkehr zu verwenden bzw. anzugeben. In der Regel werden E-Mails
direkt bei den zuständigen Beschäftigten (persönliche E-Mail-Adresse) eingehen.
Die Oberbürgermeisterin
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Dienstanweisung E-Mail
3.3.
Aktenführung
Das Versenden von rechtserheblichen Dokumenten über E-Mail entbindet
(bis zur Einführung eines entsprechenden rechtssicheren elektronischen Archivierungssystems) nicht von der Pflicht zur herkömmlichen Aktenführung.
Ausgenommen hiervon bleibt die reine Weiterleitung von Dokumenten.
3.4.
Veränderungsverbot
Jede rechtswidrige Veränderung einer E-Mail (z.B. Verfälschung des Absenders oder des Inhalts) ist verboten.
4.
Behandlung von E-Mails
4.1.
Nutzung von E-Mails
4.1.1 Die Nutzung des E-Mail-Dienstes ist ausschließlich für dienstliche Zwecke zulässig.
4.1.2 Zur Privatnutzung zugelassen sind ausschließlich Dienste von Free-MailServern im Internet mit speziell dafür eingerichteten privaten Postfächern. Privat genutzte E-Mail-Konten dürfen nicht für dienstliche Zwecke genutzt werden.
Das Abspeichern von Dateianhängen und das Versenden von Dateianhängen auf verwaltungseigenen Rechnern ist in diesem Rahmen nicht
zulässig.
Private E-Mails unterliegen dem Fernmeldegeheimnis nach § 85 Abs. 1 TKG
(Telekommunikationsgesetz) und dürfen nicht ohne Einwilligung der Kommunikationspartner Dritten zugänglich sein.
Die private Nutzung ist nur in Arbeitspausen zulässig, soweit der Dienstbetrieb
hierdurch nicht beeinträchtigt wird.
4.2.
Mail-Eingang
4.2.1 Für die Behandlung der Eingänge bei zentralen Postfächern (s. Pkt. 2.2.) sind
die Zuständigkeiten und die damit verbundenen Aufgaben der Beschäftigten
von den jeweiligen Organisationseinheiten eigenverantwortlich festzulegen.
Die Oberbürgermeisterin
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Dienstanweisung E-Mail
4.2.2 Das E-Mail-Programm soll nach Möglichkeit ständig im Hintergrund aktiv sein, damit
der Eingang neuer Nachrichten sofort angezeigt wird. Ist dies nicht möglich, ist der
Posteingang mindestens einmal pro Arbeitstag auf Neueingänge zu prüfen.
4.2.3 Bei vorhersehbarer Abwesenheit (z.B. Urlaub, Fortbildung, Dienstreisen) kann
ein automatischer Antworttext an den E-Mail-Absender geschickt werden, in
dem auf die Abwesenheit des Empfängers hingewiesen bzw. eine andere
dienstliche E-Mail-Adresse genannt wird. Andernfalls hat der zu Vertretende
zu veranlassen, dass eine neu eingehende E-Mail automatisch an die Vertreterin bzw. den Vertreter weitergeleitet wird.
4.2.4. Für nicht vorhersehbare Abwesenheit (z.B. Erkrankung) sind Regeln durch
die Leitungen der Organisationseinheiten zu treffen.
4.2.5 Eine erkennbar falsch adressierte E-Mail ist nach Möglichkeit an die richtige
Stelle oder die zentrale Adresse (s. Pkt. 2.2.) elektronisch weiterzuleiten. Der
Absender erhält eine Abgabenachricht, wenn die Stadt Duisburg für die Beantwortung nicht zuständig ist.
4.2.6 Ist eine E-Mail nicht lesbar, nimmt die Empfängerin/der Empfänger Kontakt
mit dem Absender auf, um das Problem zu lösen.
4.2.7 Gehen Erklärungen, die besonderen Formvorschriften unterliegen, per E-Mail
ein (z.B. Widersprüche), ist der Eingang der E-Mail gegenüber dem Absender
schriftlich zu bestätigen. Auf die fehlerhafte Form und die damit verbundene
Rechtsunwirksamkeit ist unter Nennung der erforderlichen Formvorschriften in
geeigneter Form unverzüglich hinzuweisen.
4.2.8 Bei E-Mail-Eingang von rechtserheblichen Erklärungen mit elektronischer Signatur ist zu prüfen, ob das Verwaltungsverfahren elektronisch signierte Dokumente gestattet und die Signatur die erforderliche Sicherheitsstufe aufweist.
4.2.9 Grundsätzlich kann davon ausgegangen werden, dass ein elektronisch signiertes Dokument echt ist und tatsächlich von dem Unterzeichner herrührt. Bei
Zweifeln ist in Zusammenarbeit mit dem Institut für Informatik die Echtheit des
Zertifikates zu prüfen.
4.2.10 Der Empfänger hat in analoger Anwendung der geltenden Bestimmungen
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über die Postbehandlung seinen unmittelbaren Vorgesetzten über eingegangene E-Mails zu unterrichten.
4.2.11 Es ist davon auszugehen, dass die Absender dem Medium entsprechend eine
kurzfristige Reaktion erwarten. E-Mails sind daher unverzüglich zu bearbeiten.
4.2.12 Der Eingangszeitpunkt jeder E-Mail wird auf dem Mailserver der Stadtverwaltung Duisburg mit Eingangsdatum und Uhrzeit registriert.
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s. ADA 3.32.2.5.2
Die Oberbürgermeisterin
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Dienstanweisung E-Mail
4.3.
Mail-Ausgang
4.3.1 Der E-Mail-Dienst ist zurzeit noch nicht geeignet, das konventionelle schriftliche Verfahren zur Kommunikation nach außen (verwaltungsextern) gänzlich
abzulösen. Geschäftsverkehr mit allgemeinem Informationsgehalt kann jedoch über E-Mail abgewickelt werden.
4.3.2 Verwaltungsintern soll soweit wie möglich der E-Mail-Dienst für die tägliche Dienstpost genutzt werden. Im internen Geschäftsverkehr ist E-Mail
nur dann nicht anzuwenden, wenn Schriftlichkeit nach entsprechenden
Rechtsvorschriften erforderlich ist.
4.3.3 Aus Gründen der Rechtssicherheit dürfen Informationen mit rechtserheblichem Charakter nicht ausschließlich als E-Mail versendet werden. Auf die
rechtliche Unverbindlichkeit ist hinzuweisen. Die Aktenvollständigkeit ist bis
zur Einführung eines entsprechend rechtssicheren Archivsystems weiterhin zu
gewährleisten.
4.3.4 Nachrichten mit rechtserheblichem Inhalt können nach Autorisierung durch
die Ämter, Institute und Betriebe (s. Anlage) im Verwaltungsverfahren mittels
E-Mail versandt werden.
4.3.5 Der Absender einer E-Mail entscheidet in Absprache mit dem jeweiligen direkten Vorgesetzten - soweit im Einzelfall keine anderweitige Regelung besteht -,
ob im Rahmen dienstlicher Erfordernisse weitere Vorgesetzte oder Beschäftigte zu informieren sind.
4.3.6 Ausgehende E-Mails müssen erkennen lassen, dass es sich um eine Nachricht der Stadtverwaltung Duisburg handelt. Hierzu sind die Schreib- und
Gestaltungsregeln für die Textgestaltung des Deutschen Instituts für Normung
(DIN 5008) als Abschluss zu verwenden:
Mit freundlichen Grüßen
Im Auftrag ( gez. ( -
es gelten die entsprechenden Unterschriftsregelungen -)
j e we i l i g e r N a c h n a m e d e r M i t a r b e i t e r i n o d e r M i t a r b e i t e r - )
Stadt Duisburg
Die Oberbürgermeisterin
(- Amt, Institut oder Betrieb einsetzen-)
Telefon: +49 203 283 ( N e b e n a n s c h l u s s )
Fax:
+49 203 283 ( F a xa n s c h l u s s )
E-Mail: ( - P e r s ö n l i c h e E - M a i l A d r e s s e s . P u n k t
Internet: www.duisburg.de
2.2
-)
Die Oberbürgermeisterin
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Dienstanweisung E-Mail
4.3.7 Die Verwendung eingescannter Unterschriften oder anderer typographischer Schriftzüge ist nicht zulässig.
4.3.8 Damit die E-Mail von allen Computersystemen korrekt gelesen werden kann,
ist die E-Mail als ein „Nur Text“ (ASCII-Text) Format zu versenden (Standardeinstellung).
4.3.9 Aus Sicherheitsgründen dürfen Programmdateien oder Anlagen, die unmittelbar oder mittelbar ausführbare Dateien enthalten, nicht versandt werden.
4.3.10 Die Gesamtgröße einer E-Mail soll - inklusive Anlagen - 2 MB nicht überschreiten.
4.4.
Dokumentation und Archivierung
4.4.1 Hinsichtlich der Archivierung von E-Mails gelten die Vorschriften der Allgemeinen Dienstanweisung (ADA4) der Stadtverwaltung Duisburg entsprechend.
4.4.2 Solange keine elektronischen Akten geführt werden, sind Verwaltungsverfahren betreffende E-Mails aus Gründen der Rechtssicherheit in Papierform zu
dokumentieren. Insbesondere bei rechtserheblichen oder archivwürdigen
E-Mails ist ein Ausdruck zu den Akten zu nehmen.
5.
Datenschutz
Bis zur Einführung zugelassener Ver- und Entschlüsselungsverfahren ist die
Übermittlung personenbezogener oder sonstiger vertraulicher Daten mittels EMail unzulässig.
Sollten kryptologische Verschlüsselungssysteme in Ämtern, Instituten oder
Betrieben eingeführt sein, sind -soweit in einer E-Mail bzw. einem Anhang
personenbezogene Daten innerhalb der Stadtverwaltung weitergegeben oder
an Dritte übermittelt werden- die Vorschriften des Datenschutzgesetzes des
Landes Nordrhein-Westfalen (§§ 14 ff. DSG NRW) und etwaige Spezialnormen (z.B. §§ 67 ff. Sozialgesetzbuch, Teil X, §§ 15 ff. BDSG) zu beachten.
Die Ämter, Institute und Betriebe sind als speichernde Stellen bei der Nutzung
des E-Mail-Dienstes für die Beachtung des Sicherheitskonzeptes und die Einhaltung der maßgeblichen Bestimmungen des Datenschutzes, insbesondere
der bereits geltenden Dienstanweisungen, verantwortlich.
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ADA 9. Aktenverwaltung
Die Oberbürgermeisterin
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Dienstanweisung E-Mail
Die Beschäftigten sind in gleicher Weise zur Gewährleistung von Datenschutz und Datensicherheit (nutzerbezogene Datensicherheit) verpflichtet.
Private E-Mails, die beim Eingang auf Postfächern der Ämter, Institute oder
Betriebe fälschlicherweise zunächst als dienstliche Mail angesehen wurden,
sind, sobald sie als private Mail erkannt wurden, dem betroffenen Beschäftigten durch Weiterleitung zur alleinigen Kenntnis zu geben.
6.
Protokollierung und Kontrollen
Das E-Mail-System führt Protokolldateien mit Sende- und Empfangsdaten
(keine Inhaltsdaten) über ein- und ausgehende E-Mails.
Der Umgang mit den Protokollen ist in § 7 der „Dienstvereinbarung Internet“
vom 05.04.2001 geregelt.
Die protokollierten Daten werden spätestens zwei Monate nach ihrer Aufzeichnung auf allen Datenträgern gelöscht.
7.
Verstöße gegen diese Dienstanweisung
Verstöße gegen diese Dienstanweisung werden dienst-, arbeits- und strafrechtlich verfolgt. Für den Fall, dass der Stadt Duisburg Schäden aus dem
jeweiligen Verstoß entstehen, bleibt die Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen ausdrücklich vorbehalten.
8.
In-Kraft-Treten
Diese Dienstanweisung tritt am Tage nach ihrer Unterzeichnung in Kraft.
Duisburg, den 01.08.2003
Zieling
Oberbürgermeisterin
Die Oberbürgermeisterin
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Dienstanweisung E-Mail
Anlage
Verwaltungsverfahren der Stadt Duisburg, in denen elektronisch signierte E-Mails
eingesetzt werden:
Verwaltungsverfahren
Annahme signierter elektronischer Post
(E-Mail) möglich
Ja/Nein
erforderliche
Sicherheitsstufe des Zertifikats
Ausgangselektronische
Post (E-Mail)
signieren
Ja/Nein
Stand: ______________
Die Oberbürgermeisterin
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