Bundesarchiv Behördenberatung

Dezember 2006
Newsletter Nr. 1 - Newsletter Nr. 1 - Newsletter Nr. 1 - Newsletter Nr. 1 - Newsletter Nr. 1 - Newsletter Nr. 1 - Newsletter Nr. 1
Bundesarchiv Behördenberatung - Elektronische Akten
Rückschau – Vorschau – Thema: Bundesarchiv entwickelt EfA-Dienst
Liebe Leserinnen und Leser,
wir freuen uns, Ihnen die erste Ausgabe unseres Newsletters präsentieren zu können. Von
jetzt an möchten wir Sie in regelmäßigen Abständen über unsere Arbeit, das Digitale
Archiv des Bundesarchivs und über allgemeine Fragen der Schriftgutverwaltung
informieren. Wir möchten uns herzlich bei Ihnen für Ihr großes Interesse an unseren
Informationsveranstaltungen und an unserem Beratungsangebot bedanken und freuen
uns auf die Zusammenarbeit im nächsten Jahr. Wir wünschen Ihnen eine geruhsame
Weihnachtszeit und alles Gute für das Neue Jahr.
Ihre BBeA
Rückschau: Arbeitsbericht
Um von Seiten des Bundesarchivs dem wachsenden Beratungsbedarf bei Bundesbehörden im Zusammenhang
mit der Einführung von elektronischen Vorgangsbearbeitungssystemen auch zukünftig gerecht werden zu
können, haben wir im März diesen Jahres das Kompetenzteam "Bundesarchiv-Behördenberatung Elektronische Akten" (BBeA) gegründet. Wir sind derzeit acht Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des
Bundesarchivs aus verschiedenen für das Schriftgut der Bundesverwaltung zuständigen Referaten. Mit externen
und internen Fortbildungen haben wir uns auf die neue Aufgabe vorbereitet. So konnten z.B. durch
Präsentationen einzelner Anbieterfirmen Kenntnisse über die Funktionsweise verschiedener Produkte gewonnen
werden. Bei Behördenbesuchen konnten wir Einblick nehmen in Vor- und Nachteile unterschiedlicher
Einführungsszenarien. Erste Außenwirkung erlangte BBeA durch eine Fragebogenaktion, mit deren Hilfe eine
Übersicht über den Stand der Einführung elektronischer Vorgangsbearbeitungssysteme in den Bundesbehörden
erarbeitet werden konnte. Auf zwei Infoveranstaltungen in Bonn und Berlin im September 2006 haben wir unter
anderem die Auswertung der Fragebogenaktion vorgestellt. Ein weiteres erfreuliches Ergebnis der
Fragebogenaktion bestand in einem direkten Kooperationsangebot des Kompetenzzentrums
Vorgangsbearbeitung und Geschäftsprozessoptimierung (CC VBPO) des Bundesverwaltungsamtes, das
Beratungsleistungen für Projekte zur elektronischen Vorgangsbearbeitung anbietet oder an externe Berater
vermittelt. Bei Fragen der Schriftgutverwaltung und der Aussonderung arbeiten wir künftig zusammen.
Seit den Informationsveranstaltungen haben sich bereits zahlreiche Behörden mit der Bitte um Unterstützung an
uns gewandt. Dabei handelte es sich um umfassende Hilfeersuchen ebenso wie um ganz spezielle Anfragen, wie
zum Beispiel zur Bildung von Geschäftszeichen. Weiterhin wurden wir gebeten, Feinkonzepte und Ausschreibungsunterlagen für Vorgangsbearbeitungssysteme zu kommentieren und bei Aktenplanrevisionen zu
beraten.
www.bundesarchiv.de/service/behoerdenberatung
Ansprechpartnerin:
Kerstin Schenke
0261/505-306
Bundesarchiv
Potsdamer Str. 1, 56075 Koblenz
[email protected]
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Vorschau: Planungen
Im nächsten Jahr möchten wir zwei themenbezogene Workshops anbieten. Ein Workshop wird sich mit Fragen
rund um den Aktenplan beschäftigen, der zweite mit dem Umgang mit Hybridakten. Termine und Orte werden
Anfang nächsten Jahres bekanntgegeben.
Weiterhin steht Ihnen natürlich unser individuelles Beratungsangebot zur Verfügung. Wenn Sie sich mit uns in
Verbindung setzen, vereinbaren wir einen Termin. Gern organisieren wir für Sie auch Besuche im Bundesarchiv
oder in unseren Zwischenarchiven.
Mit unserem Newsletter möchten wir Sie dreimal jährlich über unsere Arbeit und allgemeine Themen der
Schriftgutverwaltung informieren.
Thema: Bundesarchiv entwickelt EfA-Dienst
Die KBSt fördert das vom Bundesarchiv geplante StandardArchivierungsModul (SAM) für elektronische Akten
als Einer-für-Alle-Dienst (EfA-Dienst). EfA-Dienste stellen im Rahmen der eGovernment-Initiative des Bundes
Teil-Funktionalitäten von Fachverfahren zur Verfügung, die in vielen E-Government-Anwendungen benötigt
werden.
Zwingende Voraussetzung für die Archivierung elektronischer Unterlagen sind Programme, die dafür sorgen,
dass Daten und Metadaten aus disparaten Produzenten-Systemen der Behörden übernommen sowie kontrolliert,
fehlerfrei und effizient archivtauglich aufbereitet und in das Bundesarchiv überführt werden können, damit dort
die dauerhafte Verfügbarkeit der Unterlagen für Bürger, Forschung und die abgebenden Behörden sichergestellt
werden kann. In den Behörden sind zur Zeit diverse Produkte zur elektronischen Aktenführung resp.
Vorgangsbearbeitung im Einsatz, die trotz DOMEA-Zertifizierung nicht hinreichend in der Lage sind,
archivtaugliche Aussonderungsdateien zu erstellen. Damit das Bundesarchiv auch zukünftig seinen gesetzlichen
Auftrag erfüllen und somit auch den Bundesbehörden einen dauerhaften Rückgriff auf ihre archivwürdigen
elektronischen Unterlagen gewährleisten kann, sind plattform- und herstellerunabhängige Standardprogramme
erforderlich. Im Rahmen des Bundesarchiv-Projektes „Aufbau eines Digitalen Archivs“ soll die EfADienstleistung die Schnittstelle zwischen Bundesbehörden und Bundesarchiv abdecken. Es ist beabsichtigt, für
die Behörden ein Modul zur Verfügung zu stellen, mit dem aus unterschiedlichen Vorgangsbearbeitungssystemen über eine XML-Schnittstelle Daten (Primärdokumente) und Metadaten exportiert und in
ein Standardschema umgesetzt werden können. In einer soeben beendeten vierwöchigen Pilotphase wurde das
Konzept im Bundesarchiv erfolgreich getestet. Der Echtbetrieb ist für Ende 2007 geplant.
www.bundesarchiv.de/service/behoerdenberatung
Ansprechpartnerin:
Kerstin Schenke
0261/505-306
Bundesarchiv
Potsdamer Str. 1, 56075 Koblenz
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