Praxisbeispiel BMZ

DOMEA-Einführung im BMZ
Projektbericht zum BArch-Forum am 05.06.2008
Inhalt
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Einführungsphasen im BMZ
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Aktueller Status
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Projektstrategien und Leitlinien
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Entwicklungsphasen
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Organisatorische und Funktionale Kernpunkte
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Konzepte
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Ablauf der hausweiten Einführung
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Erfahrungen
Unser Weg zu Domea
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Grundsatzentscheidung für Domea Ende 2001
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3-stufiges Einführungskonzept
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Domea-Registratur (Produktiv seit April 2003)
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Elektronische Aktenführung
 Konzeption und Entwicklung 2004-2005
 Labortest und Pilotierung mit 5 Fachreferaten Jan.-Mai 2006
 Stufenweise hausweiter Rollout im Produktivbetrieb ( Sommer
2006 bis Anfang 2008)
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Einführung Vorgangsbearbeitung ab Ende 2008
Aktueller Status
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Insgesamt 48 Referate plus Leitungsbereich mit ca. 540
Bediensteten
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Davon 43 Referate im Produktivbetrieb
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5 Referate in der Einführungsphase
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15.000 eAkten und 32.000 eVorgänge im System
 (136.000 Papierakten in der Altregistratur)

610.000 elektronische Dokumente im DMS

UAL/AL-Ebene wird am Ende der Einführungsphase
integriert

Leitungsbereich wird gesondert betrachtet
Strategie
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Keine Standardprodukt-Einführung, frühzeitiges
customizing

Keine vollständige Konzeptphase vor der
Implementierung

Permanentes Monitoring der Entwicklungsphasen
durch eine hausweite Arbeitsgruppe
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Parallel: Intensives Marketing, Bewusstseinsbildung

Mehrstufige Pilotierung ( hausweit über alle
Fachbereiche)
Projektverlauf
1.Phase: Bedarfsanalyse und
Grobkonzept
2.Phase: technischer
Pilot zur Machbarkeitsfeststellung
3.Phase: Feinkonzeption in einer
hausweiten Arbeitsgruppe
4.Phase: Erprobung des Prototypen
in Pilotreferaten
5.Phase: Rollout
parallel: Weiterentwicklung
des Prototypen
Projektverlauf 3. Phase
Prototyperarbeitung durch
Designteam und
AG auf Basis der
Themenschwerpunkte
1
organisatorisches
Konzept
technisches Konzept
Konzeption Pilotphase
und Labortest
2
Pilot in Referat 106
und Labortest
3
4
Dokumentation Pilot
und Labortest
Pilot in Referat 11x
Pilot in Referat X
Konzept Pilotphase
Testkonzept
6
5
Schulungskonzept
7
9
Einführungskonzept
Kommunikationskonzept
Pilot in Abteilung X
Leitungsentscheidung
8
Managementfassung /
Leitungsvorlage
10
Rollout
Organisatorische Leitlinien
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Kein Parallelbetrieb während Einführungsphase
Kein generelles Nachscannen von Papierakten
Auslösung der klassischen Zentralregistratur; Integration der
Registraturkräfte als BSB in die Arbeitseinheiten
Aktenreduktion
Transparenz
Kein klassisches Registratursystem, sondern universelles
Arbeitswerkzeug
Schwerpunkt auf Bildung von Ablagestrukturen und
Übernahme von elektronischen Dokumenten
Keine Vorgangsbearbeitung in der ersten Rollout-Stufe
Funktionale/organisatorische Eckpunkte

Alle eAkten werden in Ordnerstrukturen im DMS verwaltet,
Metadaten der Papierakten in Gruppenarbeitskörben

Hausweiter Lesezugriff auf alle Aktenbestände

Initial werden die Referatsplatteninhalte in Domea
übernommen

Jeder im Referat darf Vorgänge in einer Akte anlegen

Papierpost wird zentral gescannt und in
Referatseingangsstellen abgelegt

Dezentrale Scanstellen übernehmen das Nachscannen von
papiergebundenen Geschäftsgängen

Geschäftsgangbearbeitung ist mailbasiert bis Sts-Büro
Konzepte
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

KBST-Organisationskonzept
Ergänzungsmodul Scanprozesse
BMZ:
 Testkonzept
 DOMEA-Einführung und Nutzungskonzept
 Konzept zum Aufbau elektr. Akten
 Strukturkonzepte für Fachbereiche
 Hybridaktenführung
 Entwurfsbehandlung
 Rechtekonzept
 Einbindung von AL/UAL-Ebenen
 Papieraufbewahrung, Negativliste Scann
 Dokumentenaustausch mit Vorfeldorganisationen
 BSB-Konzept
Vorgehensweise während der hausweiten
Einführung

Intensives Marketing und Problemsensibilisierung auf allen Ebenen

Einheitliche Ablagestrukturen für vergleichbare Arbeitseinheiten

Individuelle Einführung pro Referat ( Dauer ca. 8 Wochen)

12 Punkte Plan
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Schriftgutverwalter und „Kümmerer“ organisieren den Einführungsprozess
im Referat
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Betreuungskonzept, Schulungsmaßnahmen

Starter-Kit und CBT‘s als Online-Hilfe

Eigene Hotline, zentrale Mailadresse

2 halbtägige Schulungen als Basiskurs, regelmäßige
Themenworkshops und Aufbaukurse, vertiefende Schulungen für
Schriftgutverwalter
Ablauf ( „12-Punkte-Plan“):
1.
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12.
Kickoff im Referat
System-Schulung „Referatskümmerer“
Aktuelle Ablagestrukturen sichten
Reduzierung des Aktenbestandes
Erarbeitung von Vorschlägen einer neuen Ablagestruktur
Testübernahme der Referatsplatte
Testakten anlegen
Ordner und Dokumente in Echtbetrieb übernehmen
System-Schulung aller Referatsangehörigen
Akten/Vorgänge im Echtsystem anlegen
Abschlussbesprechung; Beginn des Wirkbetriebes
Individuelle Nachbetreuung
Erfahrungen

Übersichtlichkeit in der Aktenstruktur ist der wesentliche Mehrwert

Schnelle Einarbeitung neuer Personen

Jederzeit einfacher Zugriff auf Akteninhalte

Erschließung der Akten erfolgt primär durch Navigation im
Ablagebaum, selten durch Suchfunktionen

Die Erbarbeitung einer optimalen Referatsstruktur ist sehr
zeitaufwendig (jedoch lohnenswerter als eine Aktenplanreform)

Referatsleitungen müssen intensiv in den Einführungsprozess
eingebunden sein

Ergonomie und Windows-Konformität ist die zentrale Anforderung

Notwendigkeit einer integrierten Vorgangsbearbeitung wird sehr
kontrovers diskutiert
Danke für Ihr Interesse !